作为我国的一项基本国策，计划生育是我国经济可持续发展的重要内容。而计划生育档案管理作为抓好计划生育工作的首要内容，在计划生育工作中所占比例较大，且对我国计划生育管理工作效率的影响越来越重要。因此，计划生育档案管理工作的好坏关系着我国计划生育国策的实施，从而影响一方经济的稳定、可持续发展。多年来，我国政府始终重视民生档案的管理，并在档案局《关于加强民生档案工作的意见》中着重强调了档案工作对“维护党和政府的威信”、“维护公民权益”以及“维护社会稳定”有着重要意义，因而在从地方到基层的计划生育档案管理工作都从未松懈。然而，在新的形势下，我国计划生育档案管理面临着诸多挑战，不但包括网络化和信息化技术带来的人们工作方式的改变，而且包括计划生育档案管理效率逐渐落后于其他部门的管理效率。因此，本文基于当前新形势下计划生育档案管理面临的问题，从人的角度寻找问题的成因，从而给出提高计划生育档案管理效率的对策和建议。
一、计划生育档案管理中存在的问题
（一）计划生育档案管理的效率受到信息化和网络化的挑战。随着信息技术和网络的普及，目前各行各业的数据管理和档案管理已经引进了数字化设备进行管理，并且大大提升了管理效率。同时，档案管理中对信息化技术的应用为计生档案管理工作效率的提高提供了难得的机会。然而，目前计划生育工作中对计算机信息网络设备的引入范围还很有限，即便是引入了计算机信息管理设备的单位，对往年的计划生育档案进行数据化处理的进程很慢，无法建立起数据库，对工作效率的提升效果不大。
（二）计划生育档案管理工作组织管理缺乏效率。根据笔者的工作经验，目前计划生育档案的管理工作从属于计划生育管理工作中，没有统一的部门或机构专门进行管理。这就导致大部分计划生育档案管理工作人员之前并没有档案管理的专业知识，在对档案的管理程序方面了解不够深入，这导致在日常的档案管理工作中存在很多不科学之处，效率处于次优状态。
（三）计划生育档案管理工作的资金投入不够。由于信息技术的不断发展，计划生育档案管理进行数字化管理的需求越来越强烈。然而，目前各地方计划存在着对计划生育档案管理工作不够重视的意识，或者是受到由于计划生育档案传统管理方式的影响，对计划生育档案管理进行信息化管理的重要性意识淡薄，因而在这方面的资金投入就较少，无法完成计划生育档案管理的信息化以及效率的提升。
二、计划生育档案管理中的问题成因
计划生育档案管理工作目前面临着网络化和信息化的需求，同时又犹豫档案工作管理缺乏组织性和资金支持而陷入了低效率境地。而计划生育档案管理工作中目前存在的问题可归结为计划生育档案管理参与人的问题，这里本文应用管理学的方法，对档案管理工作中问题涉及到的人群进行分析，得出计划生育档案管理中问题的根源。
（一）档案管理人员意识淡薄。由于计划生育档案管理人员对计划生育工作重要性的认识不够，因而对于投资于高效管理的信息化设备引进等能省则省，导致目前信息化大潮中，计划生育档案管理工作处于落后地位。目前，由于对之前档案的处理标准化程度低，且处理数量不够，目前档案管理数据库普遍数据不足，数据库建设滞后，无法真正实现效率的本质化提升。
（二）档案管理人员的素质有待提高。在一些引入了信息化设备和网络技术的计划生育档案管理部门，这些新技术和新设备的引入并没有引发档案管理模式的变化，这主要是由于档案管理人员的专业素质比较差，对于这些信信息技术的学习能力较弱，因而对于引入的设备利用率较低，并没有达到改变档案管理模式、提高档案管理效率的目的。
（三）计生部门的管理缺乏科学性。档案管理中出现的组织化程度低问题，其实质是档案管理所处的计生部门对档案管理工作的管理缺乏科学性。不但计划生育档案管理部门的组织化程度较低，而且人员的配置方面缺乏科学的规划，导致计划生育的档案管理过程中出现了信息化程度低、工作缺乏效率等问题。
三、提高计划生育档案管理效率的对策
（一）增强对档案管理工作人员的培训。针对档案管理中出现的问题进行成因分析后发现，目前计划生育档案管理中出问题的主要在于档案管理人员、计生部门领导。针对工作人员的管理意识淡薄和管理素质较低的情况，笔者建议各计生单位的档案管理部门应当注重对计生档案管理人员进行专业的档案管理知识培训，并且将引入的信息化设备及技术的应用落实到实处。
（二）档案管理部门领导应增加对档案管理的重视程度。档案管理工作目前在很多单位没有专门的部门进行管理，且没有足够的资金投入进行信息化设备和技术的引进，这说明了领导的不重视。因此，档案管理工作接下来的进展，最重要的还需要领导部门的重视，给与档案管理以科学的管理，从而实现档案管理工作模式和效率的实质性改变。
（三）加快档案管理的信息化，根本上改变管理模式。档案管理的信息化是未来计生部门档案管理的发展方向。因此，我国计生部门应当充分意识到这一趋势的必然性，从根本上加快档案管理的信息化，包括引入数据库管理、信息设备等的管理，并将信息和网络技术应用到未来的档案管理工作中，摆脱过去传统的档案管理模式，实现管理模式的本质性改革。
参考文献
（一）计划生育档案管理的效率受到信息化和网络化的挑战。随着信息技术和网络的普及，目前各行各业的数据管理和档案管理已经引进了数字化设备进行管理，并且大大提升了管理效率。同时，档案管理中对信息化技术的应用为计生档案管理工作效率的提高提供了难得的机会。然而，目前计划生育工作中对计算机信息网络设备的引入范围还很有限，即便是引入了计算机信息管理设备的单位，对往年的计划生育档案进行数据化处理的进程很慢，无法建立起数据库，对工作效率的提升效果不大。
（二）计划生育档案管理工作组织管理缺乏效率。根据笔者的工作经验，目前计划生育档案的管理工作从属于计划生育管理工作中，没有统一的部门或机构专门进行管理。这就导致大部分计划生育档案管理工作人员之前并没有档案管理的专业知识，在对档案的管理程序方面了解不够深入，这导致在日常的档案管理工作中存在很多不科学之处，效率处于次优状态。
（三）计划生育档案管理工作的资金投入不够。由于信息技术的不断发展，计划生育档案管理进行数字化管理的需求越来越强烈。然而，目前各地方计划存在着对计划生育档案管理工作不够重视的意识，或者是受到由于计划生育档案传统管理方式的影响，对计划生育档案管理进行信息化管理的重要性意识淡薄，因而在这方面的资金投入就较少，无法完成计划生育档案管理的信息化以及效率的提升。
二、计划生育档案管理中的问题成因
计划生育档案管理工作目前面临着网络化和信息化的需求，同时又犹豫档案工作管理缺乏组织性和资金支持而陷入了低效率境地。而计划生育档案管理工作中目前存在的问题可归结为计划生育档案管理参与人的问题，这里本文应用管理学的方法，对档案管理工作中问题涉及到的人群进行分析，得出计划生育档案管理中问题的根源。
（一）档案管理人员意识淡薄。由于计划生育档案管理人员对计划生育工作重要性的认识不够，因而对于投资于高效管理的信息化设备引进等能省则省，导致目前信息化大潮中，计划生育档案管理工作处于落后地位。目前，由于对之前档案的处理标准化程度低，且处理数量不够，目前档案管理数据库普遍数据不足，数据库建设滞后，无法真正实现效率的本质化提升。
（二）档案管理人员的素质有待提高。在一些引入了信息化设备和网络技术的计划生育档案管理部门，这些新技术和新设备的引入并没有引发档案管理模式的变化，这主要是由于档案管理人员的专业素质比较差，对于这些信信息技术的学习能力较弱，因而对于引入的设备利用率较低，并没有达到改变档案管理模式、提高档案管理效率的目的。
（三）计生部门的管理缺乏科学性。档案管理中出现的组织化程度低问题，其实质是档案管理所处的计生部门对档案管理工作的管理缺乏科学性。不但计划生育档案管理部门的组织化程度较低，而且人员的配置方面缺乏科学的规划，导致计划生育的档案管理过程中出现了信息化程度低、工作缺乏效率等问题。
三、提高计划生育档案管理效率的对策
1.1 计划生育档案管理制度不健全
目前，在绝大多数乡镇、社区都制定了比较健全的计划生育管理制度，对各类各级工作人员的职责进行了明确划分。但是对于计划生育档案管理制度的建设、责任划分、考核却很少过问。现阶段，计划生育档案管理制度不健全，档案资料收集、整理效率低下，管理不集中，信息资源缺乏整体性。制度建设不完善，有价值的档案材料得不到充分的重视，资料收集效率低下，信息管理和档案管理严重脱节，档案工作逐渐失去了其自身的完整性，很多的档案信息资源缺乏有效的整合。
1.2 计划生育档案管理手段落后
现阶段，计划生育档案管理过程中手段和方法都比较落后，这和相关领导部门的不重视有很大的关系。在很多基层地区计划生育档案管理依然采用人工方式进行处理，计算机技术、网络技术和数据库技术在计划生育档案管理中应用较少。传统的人工管理方式，不仅工作效率低下，而且还很容易出现错误，对计划生育档案内容的真实性和科学性产生了深远的影响。此外，计划生育档案管理法规政策落实不到位。尽管最近几年，国家制定出台了多种法规和政策，但是这些法规和政策在具体实施过程中还存在不少问题，法规执行能力不足。
1.3 计划生育档案管理人员工作素质参差不齐
人才专业素质是影响计划生育档案管理质量和效率的又一个重要因素。目前，从事计划生育档案管理工作的专业工作人员在专业素质、专业理论水平和文化程度方面还存在很大的差异性，人员配置随意性大，人员流动性大，高素质专业人才普遍缺乏。工作队伍专业知识掌握程度不足，并且计划生育档案管理缺少专职人员，大多数是由从事行政、工会等部门的工作人员兼职的。现阶段，计划生育档案管理人员少，专业技术跟不上时展进程，缺少正规培训的机会，存在专业知识老化，知识面狭窄，知识结构不合理的现象。此外，计划生育档案管理工作由于缺少重视，薪资待遇较低，难以全面调动起计划生育档案管理人员的工作积极性，工作效率低，经常出现重大错误，不利于我国计划生育工作的顺利开展。
2 计划生育档案科学管理措施分析
2.1 强化制度建设
在原有档案管理工作的基础上，我们进一步完善了档案管理工作的各项规章。按照《档案法》规定，在档案局的具体指导下，结合地区实际情况，建立健全档案管理制度，即：档案保管制度、档案查、调阅利用制度、档案收集制度、档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案员岗位职责。将这八项制度切实落实到实际，促进其在档案管理中发挥更好的作用。同时，还要加强基础设施建设。要保证档案室条件完备，基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮等要求，保证档案的安全存放。档案人员办公室还配备办公桌椅、电脑、复印机，为档案工作的顺利开展提供可靠的物质保障。
2.2 强化自身建设
关键词 ：计生工作 档案管理 问题 对策
随着计生工作中越来越多的数据需要记录、完善。计生档案管理部门也面临越来越庞大的数据资料记载，本文认为我国目前阶段计生档案管理工作存在一些问题，还需要改善，使得计生档案管理工作更加与时俱进。
一、我国目前计生档案管理工作存在的问题
1.计生档案管理工作敷衍了事。计生档案管理部门的工作人员工作意识淡薄，工作态度不认真，工作上得过且过。有些领导部门也不够重视计生档案管理工作，认为这是形式主义，有领导来检查的时候可以做造假文献。欺上瞒下，假文件、假证明等现象的司空见惯，使得基层档案记录的数据失去其原有的参考利用价值，不能正确地知道我国的计划生育工作，反而会给计划生育工作带来负面影响。
2.档案管理工作人员素质不高。计生档案管理部门的工作人员大都是文化水平不高的人员，加之上级领导不够重视计生档案管理工作，常常用办公室的勤杂人员或者退休的老弱人员兼管档案管理工作，这样基层工作人员往往认识不到档案管理的重要性，缺乏档案管理工作的专业知识，实际工作能力不足，不能给计生档案管理提出有效的建议。
3.档案管理方式陈旧。我国目前阶段信息化还不够全面，在大多数的乡村以及偏远的山区的计生档案还沿袭以往的手工方式记录数据，很少有人认识到计算机对于档案管理工作的重要性，有些地区认识到计算机的重要性，往往也很少有人能胜任该项工作，抵触新的工作方式，不想改变现有的工作方式，而传统的手工管理方式已经越来越不能满足现代计生档案工作庞大的数据需求。
4.案卷资料记录不完整。目前计生档案管理工作中从工作人员、工作工具到工作方式水平都处于较差阶段，档案的编目不够齐全，记录资料不完整，没有详细的工作标准约束档案记录工作，使得档案记录混乱，时间混乱，存档方式随意。档案的文件管理也是管理工作的重要内容之一，但是当前大多数的档案管理部门的文件装订都是我行我素，不按照统一的标准装订，文书填写字迹潦草随意，缺少监督，不利于计划生育工作的进行。
二、加强计生档案管理工作的对策
随着我国计划生育工作的越来越深入，基层计生档案管理工作也应该越来越完善，在新的形势下我们应该加强计生档案管理工作，不断地满足越来越庞大的数据记录工作的需求，提出有效的计生档案管理工作建议，提高工作效率。
1.端正基层档案管理人员的工作态度。基层档案管理工作人员，首先要准确地进行自我定位，档案管理工作关系到我国计划生育的大计，要充分认识到档案管理工作的重要性，端正工作态度，认真工作，切不可敷衍了事。
2.信息化办公，实现档案管理工作的无纸化办公。我国的人口基数大，需要记录越来越多的数据，传统的手工档案管理工作已经远远不能满足计生档案管理工作的需求。计算机技术越来越发达的今天，我们要充分利用计算机和网络强大的功能，来解决我们现在面临计生档案管理工作中遇到的问题，把传统的手工方式转移到无纸化办公已经不再遥远，引进先进的管理理念，针对现在档案管理工作中不适应的一些工作方式进行变革。计生档案管理部门的工作人员要不断地学习新技能，提高自身的业务水平，才能使计生档案管理工作更上一层楼。
3.建立有效机制，规范计生档案管理。各个计生部门要围绕计划生育工作的各种要求指标，有针对性地加强档案管理工作。针对档案记录的资料不完善、弄虚作假等问题要实行相应的惩罚措施，在日常的管理工作中要加强计生档案管理工作的检查监督、考核评价工作，切忌形式主义。并把计生档案管理工作的要求落到实处，形成部门的制度，工作人员要严格按照工作标准制度工作。只有建立有效的工作机制才能使计生档案管理工作形成新的管理模式。
总之，计生档案管理是一门结合我国计划生育工作需求的特殊部门，其要记录的数据之庞大、繁琐，使得传统的档案记录方式远远无法满足工作需求。信息化的不断发展，给我们提供了极大的便利，我们要对现阶段不适应的工作方式进行变革，形成新的计生档案管理工作模式，促进计生服务工作更好的发展。
参考文献
相较于其他国家来说，我国作为目前世界人口最多的国家，更应该要看到人口和计划生育工作的重要性，因为人口和计划生育工作对于我国能否实现人口与经济、人口与社会、人口与环境的可持续发展具有关键性的作用。 虽然我国已制定好相应的法律、法规对计划生育工作进行管理，但这些法律文件要想在实践中也能取得良好的成效还需相应的档案管理措施来予以保障，因为计划生育档案工作是各项计划生育工作的法律依据和重要凭证，是提高计划生育工作效率和质量的必要条件，是维护历史真实面貌的计划生育部门的重要任务。虽然计划生育档案工作经过有关部门的多年努力已经取得了不小的成绩，但是仍然存在着不容小觑的问题。
1 计划生育档案工作中存在的问题
1.1缺乏对档案工作重要性的认识
即使为了提高对于计划生育档案工作重要性的认识进行了大力的宣传与教育，但是在实际的计划生育档案工作过程中仍有不少的工作人员疏于职守，看轻甚至忽视档案管理工作，因此档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。或者有的基层部门的领导自己都不注重计划生育的档案工作，以致单位制度严重滞后，无法形成科学的考核体系，从而为相关工作的进行带来了极为不利的影响。
1.2缺乏专业的计划生育档案管理工作人员
由于只注重技术服务专业人员的素质和水平，缺乏对于计划生育档案工作重要性的认识，所以大多数人口计划生育部门的档案管理工作的门槛变低，用人方面存在着严重的问题，工作人员存在着学历水平、理论知识、专业素养、管理水平较低的问题，思想观念和管理水平跟不上时展，仍然停留在传统经验上，缺乏面向现代化的意识，缺乏创新和活力。由此也阻碍了计划生育档案工作向着科学、高效的信息化方向发展。
1.3缺乏科学的计划生育档案管理手段和模式
当前的计划生育档案管理工作仍旧采取传统的手工管理模式和手段，没有紧跟时代将现代化信息技术运用其中，比如说档案的收集、管理和整理只能通过手工进行；各部门对计划生育档案管理信息化认识不到位；一些偏僻或者落后的地区没有一个健全的档案管理制度和档案管理设备；能在计划生育文化网站上进行查询的信息资料过少等。这些都易使计划生育档案管理工作出现混乱，从而影响到档案管理工作正常有序的进行。
2 计划生育档案工作问题的应对策略
2.1提高整个计划生育部门的档案意识
针对计划生育工作人员档案意识不强这一项，可以采取多种形式来 开展广泛持久的档案管理法规宣传教育，普及相关的法律法规，全面提高计划生育干部尤其基层的县、乡级计划生育干部对于档案管理重要性的思想认识，再通过分级指导，提高档案管理工作人员的业务水平。
2.2提高档案工作人员的专业素养
培养高水平的档案专业人员、提高档案管理工作人员的专业素质是档案工作向着科学化和现代化行进的必要条件。从档案管理工作者自身来看，最重要的是要找准自己的角色定位，充分认识到档案工作对于整个计划生育工作的重要程度，另外要热爱档案事业，努力去学习专业知识，熟悉自己所管的档案内容，熟悉相应档案法规。从计划生育部门来说，首先要注重选拔与任用综合素质比较高的管理工作者要不断加强对于档案管理工作者的培训教育，普及信息化管理知识。利用在职培训、进修、研讨、考察学习等方式使档案管理工作人员的专业素养达到现代信息化管理的需要；通过设立相应的奖励与惩处制度来坚决杜绝工作中的散漫现象。长此以往，通过不断提升档案管理工作者的工作水平硗贫整个计划生育工作的稳步前行。
2.3创新管理模式，完善管理制度
随着现代社会的发展，计划生育档案管理工作在新时生了一系列的变化，传统的手工管理方式已经不适用于现代档案管理的需求，现代化信息管理模式势在必行。除此之外，为适应这些新变化，进行档案管理工作时要具备一定的超前意识，创新档案管理的思路，拓宽档案管理渠道，让使用者满意。此外，任何计划生育部门都应建立好一套完备的档案管理制度。要求各项计划生育档案工作都能在制度的笼罩下进行；注重使用者的反馈，配备专职人员定期与相关人员进行交流谈话，以求获得工作上的主动权；设立相应的考核制度来加强各方面工作的协调，发挥制度的保障作用，推行目标责任制。通过类似的方案去完善计划生育档案管理制度，发挥档案管理工作应有的作用去推动整个计划生育工作的顺利进行。
3 结语
综上所述，计划生育档案记录了我国科学技术快速发展的新面貌，档案管理对于计划生育工作的作用和意义是巨大的，所以我们必须要对这项工作高度重视，做好与档案管理相关的每一项工作，使档案工作能在计划生育工作中发挥越来越大的作用。
参考文献：
档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物。计生档案，就是计生部门在进行各项职能活动时形成的全部档案的总和，是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料，是搞好人口和计划生育工作的重要基础。
（一）提高各级人口计生部门主要领导对人口档案管理的认识
只有在认识上提高了，才能进一步落实行动。能不能把人口档案管理摆上日程，领导是关键，因为人口档案管理涉及到人、财、物的支持，也需要各业务部门的积极配合，只有通过各级领导部门的协调合作，才能真正把工作落到实处。提高各级领导和业务部门对人口档案管理的认识、途径和方法是多种多样的。可以通过加大宣传力度，通过简报、杂志、培训等各种各样的形式向有关同志进行宣传，提高大家对档案管理重要性的认识，注意保管好手中的资料，按次序摆放归纳。也可以采取加强考核评估，每一次对人口档案的考核评估，就是一次很好的宣传和指导，也是一种有效的激励措施。
（二）建立档案网络化管理体系，实施计生档案的分级管理
系统网络化管理体系能够有效地保证工作的正常运转。要做到上下一心，共同努力。作为主导部门的人口和计划生育档案管理领导小组，这是工作的主心骨，人口计生局各科室具体承担着计划生育工作的各项任务，汇集着各方面的资料。乡镇和行政村基层各业务部门、科室建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成一根纵向线。同时，这些纵向线要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要纵横交错，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本制度，也是计划生育档案收集、管理的系统体系。
（三）推进计生档案先进化管理的进程
在计生档案管理当中最为重要的就是合理使用档案，只有档案使用得当才能够充分地发挥出其作用，而使用计算机进行档案管理只是为了可以提高计生档案的利用速率，在使用计算机进行管理的时候，档案应该按照其重要程度、价值多少以及利用率高低进行排序，将核心内容可以开放的档案和使用率偏高的档案进行特别整理。
（四）优化计生档案管理人员队伍
重视对人才素质的培养，我们处在信息化发展的时代，在这阶段的计生档案特点是不但需要妥善管理档案，而且要有熟练的计算机使用技术，并且具备一定的信息处理能力、知识体系结构完整等。因此，档案管理人员的综合素质的提高有助于计生档案管理，吸纳工作人员的管理能力、创新意识和顶尖技术，综合其自身能力进行档案管理。对计生档案管理人员进行在职培训，不断优化人才结构。
二、计生档案管理的重要性及其表现
（一）计生档案见证了人口与计划生育事业发展的历程
一开始，计划生育工作单纯的为降低人口出生率，转变发展到现在，计生工作已经与经济社会发展紧密结合，通过采取综合措施统筹解决人口问题，优生优育的观念逐步形成。从社会制约行政干预逐步转变为建立计划生育利益导向和社会制约相结合，与宣传教育、综合服务、科学管理相统一的机制。结合现实制订出台各种优先优惠政策，严格落实各项优先优惠政策，让优质的计划生育技术服务深入人心，实现计生档案在新时期计划生育工作思路和工作方式方法的两个转变，进一步成为人口和计划生育事业发展历程的重要凭证。
（二）计生档案对计划生育利益导向政策发挥着重要作用
近年来，随着社会的转型，计划生育工作思路的提升，工作方式方法的转变，计划生育利益导向机制不断深入，从国家到省市各级人民政府以及相关职能部门都相应出台了一系列的优先优惠政策。例如 “农村部分计划生育家庭奖励扶助金”“计划生育家庭特别扶助金”和地方上出台的为独生子女中招加分等等这些优先优惠政策，而在计生档案管理过程中，相关文件的文书档案和计划生育工作中形成的各类档案，以及二孩生育证管理档案为享受优惠政策人员提供了重要佐证材料，对计划生育利益导向政策发挥着重要作用。
（三）人口计生档案可为人口计划生育工作服务
定期搞好人口计划生育政务公开工作，通过公开的活动促进公平公正，树立良好的形象，维护人民群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
（四）电子档案提高了计生工作管理水平
随着科学技术的进步，广大育龄群众对计划生育技术服务的要求也越来越高，科学技术在我国计划生育工作中正在发挥着日益突出的作用。各省市为便于地方工作开展而自主创新建立的《MIS人口信息系统》、《出生人口信息综合服务平台》、《二孩生育证管理服务平台》等各种数据系统，逐步实现了人口和计划生育工作的科学现代化管理。电子检索工具和信息系统各类计生电子档案极大地加快了计生日常工作效率和查档效率，进一步成体现了计划生育工作科学管理水平。
1.可以为政府在制定相应计划生育政策过程中提供必要的资料
人口和计划生育档案准确的反应了我国人口统计的人数。因此国家对人口和计划生育当然进行科学的分析，得到的分析结果就可以用于政府制定、修改、完善适合当地的计划生育政策，这样就可以提高当地经济发展能力。
2.可以为国家内流动人口提供良好的服务
我国人口基数大，每天都有大量的人口流动，因此国家想得知并管理人口流动的方向就可以通过分析人口和计划生育档案来获得信息，这样就能实时的得知我国流动人口婚育状况。利用人口和计划生育档案进行流动人口的管理和制定相应的政策进行管理，这样在引导流动人口进行计划生育的同时也可以提高两地社会抚养费的征收，也可以避免两地出现的发错证件、反复发证等工作失误。
3.为我国农民进行正确的引领
我国在对人口和计划生育档案进行分析的过程中，我们可以得到很多有用的信息，可以使得政府能够制定出正确的、科学的、有效的、适合农民的计划生育政策，提高他们的生活水平。利用人口和计划生育档案里所提供的信息，向他们传递政府对于独生子女户的优惠政策、奖励制度，以此来帮助农民认识带“少生快富”的道理。让他们能够在这些信息的引导下，在相应的优惠政策扶持下奔向小康社会。
二、我国进行人口和计划生育档案工作的科学管理中出现的不足
1.我国相关部门对于人口和计划生育档案管理工作不够重视
相关部门在对于人口和计划生育档案的管理工作过程中，并没有重点进行对我国基层人口计划生育档案的整理工作。这里面一些管理者不够重视人口计划生育档案的整理工作，所以，这就导致了基层的人口和计划生育档案工作进行的状况很差。而且基层的人口和计划生育档案的工作中的管理制度并不完善，从而，从事此工作的人员对于我国人口的计划生育档案记录敷衍了事。
2.我国人口和计划生育档案管理工作实施条件差
当前，相关部门在对于人口和计划生育档案的管理工作过程中，并没有重点进行对我国基层人口计划生育档案的整理工作。这就造成了我国从事计划生育工作人员对于保护计划生育档案的意识淡薄，都与我国《档案法》中的规定相违背。在大部分基层部分中对于档案保存的库房、保管设施都建设的不够完备，这些都为档案管理工作有效开展设立形成了阻碍。
三、针对我国进行人口和计划生育档案工作的科学管理建设的建议
1.提高管理人员素质
对于人口和计划生育档案科学管理工作是否能够顺利的开展，档案管理工作水平是否能够提高都和管理人员的知识文化水平、技能掌握程度息息相关。因此，相关部门应该提高工作人员的素质水平，应该设立技术和业务能力提升培训班，以此来提升工作人员管理能力与加深技术掌握程度。与此同时，也要加大工作人员对计算机知识的学习、理解，在当今信息化普及的时代，学会利用计算机辅助工作，会使得工作量大大减少并且使得档案录入管理工作变得更加准确。
2.将档案中的主题词在录入时换为关键词
查找方式繁琐、冗长、不具备高效性这些都是主题词存在的不足之处，而关键词具备查找方便、有代表性的特点，因此在档案管理录入时可以采用关键词来代替主题词的办法，即用适当的词汇来总结出档案所体现出来的主题，将这样的词汇当作关键词对档案进行标识，然后利用计算机的批量处理功能进行整理。
计生档案对计生部门的各项工作有着重要的作用，必须给予高度重视，促使其充分发挥作用，并对其进行合理开发。实现档案管理的规范化、制度化，更好地为计划生育工作做出积极的贡献。
计生档案工作的主要作用
计生档案是计生部门的基础性工作。社会的发展，人类的进步，现代化建设的腾飞，都离不开档案和档案工作，凡是有人类活动的地方都有档案，都有档案工作，特别是社会已进入了信息时代，更是如此。档案对研究历史、认识社会、指导工作具有重要的凭证和参考作用。所谓计生档案，就是计生部门在进行各项职能活动时形成的全部档案的总和。档案工作就是负责管理档案专门业务，即在统一管理计生档案的原则上，建立专门档案制度，科学地管理这些档案，以便于利用。作为记述和反映计生工作活动的计生档案，既可以为单位领导者提供决策依据，又可以为档案利用者了解国家各项方针政策提供帮助，还能为制订计划，开展今后工作，处理问题提供可靠的参考材料。在计生工作活动中，无论是全国性的人口普查、人口统计的数字调查、计生人员工资调整，还是行政执法工作的深入开展、基建工程的规本文由收集整理划与实施、计划生育队伍的建设与整训、计划生育经费的管理、再生育人员调查、奖励扶助对象的奖金发放等都离不开档案，如果档案资料不齐全，不准确，就会影响以至延缓这些工作的正常开展。特别是领受新任务，制订新的工作计划，或遇到新问题，出现新情况，需要做出正确的决策时，档案的参考和借鉴作用更不可缺少。档案的信息作用越来越被人们所认识，所重视。计生档案是计生工作中一个不可缺少的重要组成部分，是其它工作所不能替代的，已成为计生部门管理工作中不可缺少的一项基础性工作。
计生档案也在创造价值和效益。计生档案除直接记述和反映计生工作活动外，还能创造出经济效益和社会效益。因为档案工作人员每年都要为单位的各项工作提供大量的文件、资料、信息，为利用者避免了重复劳动，节约了时间，间接产生了经济效益和社会效益。
计生档案是不可再生的宝贵财富。计生档案真实地记录了机关的行政管理、计生各项工作的全过程，凝聚着计生管理的成功经验，是全体人员辛勤劳动和智慧的结晶，它作为计生工作的重要组成部分，既具有现实作用也具有长远作用。因为计生事业需要一代一代地继承和发展，各项工作也要一代一代地往下传。社会活动不停止，档案工作就不会停止。其它财富，损坏了可以补偿，档案损失了，却无法弥补。因此，我们不仅享有利用前人积累的档案财富的权力，更有继续为后人积累和增加财富的义务，这是事业的需要，也是对历史负责的表现。
计生档案工作的规范化
系统网络化。计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分。要充分认识做好档案工作的重要性，把档案工作作为一项重要工作内容，明确专人，落实责任，加强管理，实现计生档案工作管理系统网络化。
实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转。要做到上边一根针，下边千条线，线不断，针不软。作为“司令部”的人口和计划生育档案管理领导小组，这是工作的针，人口计生局各科室具体承担着计划生育工作的各项任务，汇集着八面来风，是“针眼”，是关键，乡镇和行政村基层各业务部门、科室建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成一根纵向线。同时，这些纵向线并非完全孤立，毫不相干，除对上负责外，还要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要横到边，纵到底，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时也是计划生育档案收集、管理的系统体系。另外，要定期对这些专兼职档案员进行业务培训，使其熟悉档案业务，经考核合格后，发放上岗证。实践证明，完整的领导机构，过硬的工作队伍和健全的基层网络，是做好新形势下计生档案工作的重要基础。
职责明确化。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案
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工作提供物质基础。
工作制度化。人口计生工作十分繁杂，区人口计生局和各乡镇、村级计生办以及各级计生服务站要经常接触为数众多的相关生育人群。计划生育的重要工作之一是进行计生技术服务工作，任务是为社会提供计生技术服务。在这种情况下，就需要制定一套完整的制度来规范约束。根据多年工作的实践经验，这些制度应包括以下五个方面。一是对专兼职档案员实行月初评季考核年奖惩制度。二是计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准，进行操作。三是实行定期谈话制度。专兼职档案人员要定期与服务对象谈话，取得工作主动权。四是实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的b超室、x光室、手术室、妇产科等相关科室专门配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来。五是实行档案收集整理专业时间制度，规定各科室下班前要收集归档当日的资料，每月上报一次档案材料。另外，还要制定一些辅助制度，依次保证上述各项制度的落实。只有严格有关规章制度，才能确保档案完整安全。
中图分类号：G279.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）18-0352-01
乡镇计划生育档案工作是计划生育工作的重要组成部分，管好、用好计生档案是每个乡镇计生工作者必须履行的重要职责和任务。虽然现在计划生育工作实施顺利，但是仍有很多问题有待进一步改善。只有做好乡镇计划生育档案管理工作，才能保证计划生育的工作的顺利进行。
一、 计划生育档案管理的重要性
1、人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。通过对人口档案统计数据的分析，可以帮助计划生育工作者量化人口和计划生育工作目标，为统计计生工作、明确工作重点提供可靠的数据支持。
2、能有效的对流动人口进行管理
通过有效利用人口计生档案能随时帮助有关部门掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止出现工作疏漏。
3、人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。人口档案管理可以在计划生育工作中建立群众需求信息档案，通过帮助群众解决避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问来促进计划生育工作在群众中的开展。
二、 乡镇计划生育档案管理工作中存在的问题
1、 档案工作意识淡薄
有的乡镇没有把计生档案管理工作放到重要位置，缺乏对计生档案工作重要性的认识，没有把档案工作提到议事日程上来，也没有把档案工作纳入计生的考核体系中。档案人员兼职过多，缺乏资金投入，疏于用制度管档，没有真正从对历史负责、对计生事业负责的高度去做好档案管理工作，从而影响了计生档案管理工作的健康发展。
2、 档案管理力量薄弱
档案人员素质偏低，乡镇大部分单位计生档案管理人员由老与弱的女同志承担，或办公室勤杂人员兼任，文化素质不高，档案专业知识缺乏，实际操作能力差。有的档案员对立卷归档的基本知识不了解，对档案的全宗、类别、保管期限混淆不清，常出现编错号、盖错章的现象，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。加之档案人员变动频繁，也造成了档案资料的散失。
3、 档案管理手段落后
当前乡镇计生档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低；资金保障不到位，基层计生办公经费不足，用于档案收集、整理和保管的资金投入少，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。
4、档案服务现实能力差
乡镇计生档案门类不够丰富，有的乡镇只注重文书、报表档案的收集，忽视声像以及与计生业务有关的资料的收集，影响了计生档案的系统性和完整性；计生档案资源流失严重，由于历史的或保管不善等原因，计生档案存在整年丢失的现象，部分人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。
三、 加强乡镇计划生育档案工作的建议
1.提高认识，增强责任意识
要充分认识乡镇计生档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查；要增强责任感，档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。
2、 强化培训，提高业务素质
要选好用好档案管理人员，将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，乡镇计生领导要从政治上、生活上关心他们，充分发挥他们的潜能和热情。强化档案业务培训，要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。
3、 规范管理，提高档案质量
要制订和健全收集归档材料制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集，要创新收集手段，做到广泛收集和重点收集相结合，遵循各类档案的形成规律，适时收集。同时还要积极改善档案保管环境和条件，配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备。要积极应用档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化。要编撰好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料。
4、鼓励档案人员自我成才
档案人员应积极主动地学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造良好环境，为他们学习、应用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力， 使其通过竞争增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥潜能， 营造创优争先的良好氛围。
四、 结束语
人口档案管理是做好计划生育工作的基础，是计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展的必然前提，因此要把档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置，只有这样才能从整体上提高人口档案的管理水平。
参考文献：
[1] 杨冰.电子档案长期保存的对策与措施[J].兰台世界，2006（8）.
计划生育档案是人口计划生育过程中所形成的具有保存价值和利用价值的各种文字、图表、音像制品等不同形式的记录，是制定人口计划生育政策重要资料，是做好人口计划生育工作的基础。最近几年，我国计划生育系统各个单位认真贯彻和执行档案法规，计划生育档案管理工作有了一定的发展，但是计划生育档案管理工作还存在很多不足，发展不平衡，在个别部门这项工作得不到切实重视，计划生育档案管理工作处于混乱无人管理的状态，档案现代化管理水平不足，严重阻碍了计划生育档案功能的进一步发挥。
1 计划生育档案管理工作存在的问题分析
1.1 计划生育档案管理制度不健全
目前，在绝大多数乡镇、社区都制定了比较健全的计划生育管理制度，对各类各级工作人员的职责进行了明确划分。但是对于计划生育档案管理制度的建设、责任划分、考核却很少过问。现阶段，计划生育档案管理制度不健全，档案资料收集、整理效率低下，管理不集中，信息资源缺乏整体性。制度建设不完善，有价值的档案材料得不到充分的重视，资料收集效率低下，信息管理和档案管理严重脱节，档案工作逐渐失去了其自身的完整性，很多的档案信息资源缺乏有效的整合。
1.2 计划生育档案管理手段落后
现阶段，计划生育档案管理过程中手段和方法都比较落后，这和相关领导部门的不重视有很大的关系。在很多基层地区计划生育档案管理依然采用人工方式进行处理，计算机技术、网络技术和数据库技术在计划生育档案管理中应用较少。传统的人工管理方式，不仅工作效率低下，而且还很容易出现错误，对计划生育档案内容的真实性和科学性产生了深远的影响。此外，计划生育档案管理法规政策落实不到位。尽管最近几年，国家制定出台了多种法规和政策，但是这些法规和政策在具体实施过程中还存在不少问题，法规执行能力不足。
1.3 计划生育档案管理人员工作素质参差不齐
人才专业素质是影响计划生育档案管理质量和效率的又一个重要因素。目前，从事计划生育档案管理工作的专业工作人员在专业素质、专业理论水平和文化程度方面还存在很大的差异性，人员配置随意性大，人员流动性大，高素质专业人才普遍缺乏。工作队伍专业知识掌握程度不足，并且计划生育档案管理缺少专职人员，大多数是由从事行政、工会等部门的工作人员兼职的。现阶段，计划生育档案管理人员少，专业技术跟不上时展进程，缺少正规培训的机会，存在专业知识老化，知识面狭窄，知识结构不合理的现象。此外，计划生育档案管理工作由于缺少重视，薪资待遇较低，难以全面调动起计划生育档案管理人员的工作积极性，工作效率低，经常出现重大错误，不利于我国计划生育工作的顺利开展。
2 计划生育档案科学管理措施分析
2.1 强化制度建设
在原有档案管理工作的基础上，我们进一步完善了档案管理工作的各项规章。按照《档案法》规定，在档案局的具体指导下，结合地区实际情况，建立健全档案管理制度，即：档案保管制度、档案查、调阅利用制度、档案收集制度、档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案员岗位职责。将这八项制度切实落实到实际，促进其在档案管理中发挥更好的作用。同时，还要加强基础设施建设。要保证档案室条件完备，基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮等要求，保证档案的安全存放。档案人员办公室还配备办公桌椅、电脑、复印机，为档案工作的顺利开展提供可靠的物质保障。
2.2 强化自身建设
强化计划生育档案工作安全第一的意识，建立必要的投入保障机制，改善库房保管条件，严格遵守规章制度，落实档案安全管理责任，抓好汛期、黄梅天、极端高温天的档案库房巡查，确保档案安全万无一失。不断提高计划生育档案安全保管的制度化、规范化水平。确保档案信息安全和实体安全。做好创建测评自查验收工作，按要求填报《先进（合格）综合档案室申报表》。通过共同努力，寻找工作中的短板，真抓实干，确保计划生育档案管理更加规范和科学。
2.3 计划生育档案科学管理队伍建设
首先，积极引起专业人才。针对计划生育档案科学管理待遇不高的问题，应该从政治和经济角度将其解决，提高领导对计划生育档案科学管理重要认识，极大对档案管理部门的投入，吸引高素质人才到计划生育档案科学管理部门开展工作。人才引进之后，要大胆启用专业人才，发挥专业人才的带头作用，通过直接和间接的指导，进一步提升整个工作队伍的专业能力；其次，开展业务培训。坚持每年举办1-2期计生档案管理员培训班，培训内容涉及政策法规、宣传教育、科技服务、流动人口服务管理、规划统计、药具管理、计生协会、档案法规、档案管理方法等各项业务工作，不断计划生育档案管理工作队伍的专业素质；最后，引入竞争机制，计划生育档案管理部门应该将工作能力、业务水平同员工的晋升联系到一起，充分调动起计划生育档案管理人员的工作积极性，激发计划生育档案管理人员主动学习，提高档案管理质量和效率。
参考文献：
[1]浅谈计划生育宣传技术服务站档案管理的信息化[J].吕小囡.世界最新医学信息文摘. 2015（52）
随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作，促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1．人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
1．存在认识上的偏差
在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2．内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。
3．监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4．人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
5．人员不固定
计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
6．管理制度不健全，手段落后
对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
7．档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。
三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
(2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。
1．重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。
2．重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。
4．合理调配人才，优化人才结构
