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实用采购工作计划样例十一篇

时间:2022-06-02 06:05:03

实用采购工作计划

实用采购工作计划例1

一、背景概述

2013年,国家局出台了《烟草企业采购管理规定》,对烟草行业的采购行为从采购范畴到采购计划,从采购实施到采购全过程监管,都提出了具体的要求;2014年,是烟草行业全面推行精益管理的开局之年,精益管理已成为行业能否持续健康发展的必要之行,成为企业能否实现转型升级的关键之举,其中,也对作为精益管理的重要一环——精益采购,提出了更为明确的方向:烟草企业应以质量、价格、技术和服务为依据,以降低采购成本、提高采购效率为切入点,建立健全物资采购保障体系,实施科学决策和有效控制,着力推进精准预测、精准采购与精准供应。因此,精准预测采购需求,科学合理编制采购计划,是企业开展采购工作流程的第一步,也是确保企业实现精益采购的关键一步。

二、福建中烟采购计划及实施的整体情况分析

1.采购计划管理组织运作模式。经过近年的实践与摸索,公司已基本建立省公司董事会审议批准省公司本级及所属企业宏观战略及计划、省公司管委会审定省公司本级及所属企业具体制度和实施方案、各级企业管办和其他业务部门负责落实细化的三级管理体制;建立以《管理委员会工作规则》及其《实施细则》为流程核心,以《采购管理程序》为流程依据,以信息系统为流程载体的三大管控体系,确保了全省采购工作的有效运行。2.采购计划管理与过程管控。在计划管理方面,采购办要求各单位要严格按照年度采购计划及其实施方案确定的采购项目、采购方式、采购金额实施采购计划。在计划执行过程中,对确实因为生产经营需要调整的项目,采购办及时组织调研,召开专题会议进行分析评审,严格按照规定程序进行申报、审批。在过程管控方面,采购办以全国烟草行业贯彻落实《烟草企业采购管理规定》电视电话会议精神为指导,严格执行行业、企业采购管理制度,加强对项目实施环节关键节点的控制,重点做好招标文件评审、拦标价格设置、评标办法、评标标准、定标原则、评标过程管理以及档案管理等工作。充分利用采购综合管理信息系统,按照采购管理制度,加强对项目实施环节关键节点的控制,严格把关,严格落实“上一个环节没有通过不得进入下一个环节”的工作要求,不断强化程序的硬约束作用,确保董事会和管委会会议各项决议在实际执行过程中无偏差、不走样。

三、采购计划管理中的差距

1.采购计划与投资计划的衔接有待进一步加强。对于卷烟工业企业的发展而言,技术改造起着相当关键的推动作用。以福建卷烟工业系统为例,十年来,公司投资项目量多面广,投资量大,先后完成固定资产投资和信息化投资近百亿元,技术装备、基础设施、科技研发和信息化水平得到了全面提升,因此,投资计划中的采购项目是公司年度采购计划中十分重要的部分。

1.1采购计划与投资计划编制范围不同。根据《烟草行业采购管理规定》要求,采购计划编制的范围为以合同方式取得的物资、工程(含信息化项目)和服务的所有采购项目,由各级公司的采购办进行编制汇总;投资计划编制的范围为固定资产投资项目(整体改造、局部技改、生产设施、工艺设备、辅助生产设施、公用动力设施、科学教育设施、后勤保障设施、烟叶仓储设施等)、信息化投资项目、多元化投资项目,不含建筑物的维护加固、设备的大修理等维护性工程及工器具、车辆、办公家具、计算机软硬件购置项目,由各级公司的投资管理部门进行编制汇总。

1.2采购计划与投资计划管理流程不同。投资项目管理流程为:投资项目按照行业投资项目管理要求实行计划管理,各级公司在每年9月份启动投资计划编制工作,省公司的生产制造中心、信息中心于10月份对新增项目中与生产相关的项目、信息化项目进行职能评审,投资管理处11月初汇总、初审各单位提交的年度投资计划,经总经理办公会、管委会、董事会审议后于12月上报国家局。国家局于次年2-3月份下达投资计划,投资管理处根据国家局下达的投资计划及时进行投资计划分解,经总经理办公会、管委会审议、董事会审批后下发投资计划。采购计划管理流程为:省公司于每年12月下发采购计划编制通知,各单位根据下一年度生产经营目标于次年1月份报送采购计划,采购办汇总、初审全省采购计划,并由财务、审计、法规、监察等职能部门进行集中评审后,经管委会审议、董事会审批后下发采购计划通知,全省采购计划方可生效实施。

1.3采购计划与投资计划信息传递相对滞后。由于全省的投资与采购计划,在计划的编制起点、审批的权限、编制的范围等方面均存在较大差异,同时基层企业投资管理部门与采购管理部门间对投资计划调整的沟通相对滞后,信息化平台尚未实现两个系统的关联,使得投资计划与采购计划目前无法实现实时的对接,无法在第一时间将审批后投资计划的调整情况及时传递到采购计划编制部门进行更新分解。

2.尚未建立采购计划进度跟踪与采购计划执行情况考评体系。采购绩效评估是指通过建立科学、合理的评估指标体系,全面反映和评估采购政策功能目标和经济有效性目标实现程序的过程。我司采购计划实行按年度编制,分月实施的原则;在年度中期可对采购计划进行半年调整,对下半年度拟新增、采购金额拟变更、采购方式拟变更及拟取消的项目在总计划盘子中进行相应调整。虽然在采购实施方案的审定中对采购进度安排一并进行了评审,但对是否完成及是否按进度完成并未考核,尚未建立一套符合公司特性的采购计划进度跟踪与执行情况的考评体系,缺乏对项目实施过程中时间上的约束及奖惩激励措施。某些项目,尤其是货物及服务类项目,部分子公司或承办部门在项目实施中存在时间上的松散性和随意性,导致某一月份采购项目扎堆实施,某一月份采购项目零实施,或者到了年末才决定不予实施或结转至下年度实施,进度计划形同虚设,给采购办工作人员组织采购带来了不便,也为全省精益采购目标的实现和绩效的提升带来的阻碍。

3.采购计划管理信息化仍存在可提升空间。

3.1尚未建立采购绩效评估模块。对于采购计划执行环节的评估,最直接的标准便是采购计划执行的进度。目前省公司的采购管理信息化平台尚未建立绩效评估模块,未能直观、客观的来衡量各采购部门的采购目标是否达成,缺乏对子公司采购计划执行情况的实时比较与观测。

3.2尚未建立采购计划趋势预测模块。采购预测是指企业在商品采购市场上调查取得的资料的基础上,经过分析研究,并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品或服务市场的供求及其变化趋势,从而为采购决策和制定采购计划提供科学的依据。通过信息化手段预测采购需求在公司的采购管理中尚属空白,若能借助信息化平台,对以往的采购信息进行整合,结合企业发展战略,发现市场供求变化和规律,对各子公司、各类采购的项目的需求趋势预测做到心中有数,将有助于提高采购计划编制的准确性,确保全省采购策略制定的合理性,从而提高采购计划编制精度,降低采购风险。

四、烟草工业企业采购计划管理的优化策略与方案

1.通过专案调整,实现采购计划与投资计划的有效对接。目前我司采购计划实行按年度编制,分月实施的原则,除个别零星应急调整的项目外,均在年度中期对全省的采购计划进行一次全盘的批量计划调整。在采购计划半年调整的现有模式上,针对投资计划下达后所带来的采购计划的增减情况,可在每年的11月份将由各级公司的投资、采购部门将投资与采购计划先行对接,于次年2-3月份投资计划下达后及时进行一次采购计划的专案调整。由各级公司的投资管理部门与采购部门共同牵头,加强沟通,密切配合,对采购年度计划中涉及的固定资产投资项目及信息化投资项目的项目数,项目金额,调整理由等进行对接与核实,由下至上汇总,由省公司采购办向公司董事会统一申报专案调整计划;由各级公司采购部门及时在系统中进行分解、录入与维护,加快企业内部信息流的高效流动,以此实现投资计划与采购计划的无缝对接。

2.通过绩效评估,建立采购计划考评体系。

2.1对采购计划考核标准进行界定。将采购计划执行率纳入各部门绩效考核指标,合理设置审批环节。明确各节点业务办理和审批所需耗用的时间,测算出五种采购方式的采购项目从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间,以此作为采购计划进度考评的依据,促进各承办、职能部门提高工作效率。经公司董事会审定的采购项目执行计划,应于当年全部完成。对于招标采购项目执行情况以招标公告送为项目完成节点;对于招标以外的其他采购项目以商务文件发送至谈判对象为项目完成节点;对于已经完成招标所有程序但招标失败或流标的项目,视同完成。

2.2对采购计划进行进度分解。省公司各部门及各子公司要严格按照制定的采购进度计划完成采购的各环节工作,如无法按进度计划完成的需向采购办提交书面说明进行进度调整。在编制采购计划时应注意:根据采购物资、工程或服务的规模和数量,具体的技术规范与规格,使用性能要求,对每批货物、服务或工程从准备到交货或结算需要多长时间做出安排。

2.3将采购计划执行率纳入年度绩效考核。对于没有按照年度采购计划完成计划实施也未进行进度调整的子公司或省公司相关部门(政策性因素或不可抗力因素除外),可由省公司采购办通知企业管理处,企业管理部根据实际情况对责任部门绩效进行考评。

3.通过优化信息化平台,提高工作效率和改善作业流程。

3.1实现与投资系统的及时对接。每年在国家局下达投资计划后,由省公司严格按照国家局下达的年度投资计划和拟建项目自主审批权限额度进行明细分解后,各级公司投资部门便可同时在投资管理信息系统中进行录入维护,形成本年度准确的投资计划。通过采购管理信息系统与投资管理信息系统的对接与关联,由项目实施部门在采购信息系统的计划管理模块上直接对数据进行更新,实现针对投资计划变更带来的采购计划变更的线上专案调整。

3.2实现绩效考评。采购绩效指标体系包括采购计划完成及时率、采购周期、采购从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间等。通过上述数据在系统中的体现,建立子公司或部门的绩效评估体系,与采购实施过程关联,在系统中动态、持续的进行评价,正确及时反馈考评结果。

3.3实现采购需求趋势预测。采购计划是对未来计划期内采购管理活动所做的预见性的安排和部署,以确定从组织外部采购哪些产品和服务,以最好的满足企业内部的需求,而采购量与采购计划金额提供的是代表采购支出情况的数字预报。为了使这些预测的数据体现出最大价值,采购管理系统中应当建立一个趋势预测模块,建立采购需求趋势模型。以系统中存储的现有历史数据资料为基础,通过指数平滑法等定量的分析方法进行横向与纵向的对比,结合卷烟工业企业的生产经营情况及宣传促销计划,反映采购需求,市场行情的变化,形成采购计划编制的初步依据,为企业的采购决策提供支持。

五、结语

采购计划是在企业的战略目标框架之内提出的,应服务服从于企业的生产经营需要,只有趋于精准、科学、合理的采购预测与采购计划编制,才能从源头上推进采购实施的规范与高效,为实施精准采购、精准供应提供最基本的依据,杜绝采购中的各种资源的浪费,从而真正实现精益采购。

参考文献:

[1]孙丽.采购管理实操手册.北京:中国电力出版社.2012.

[2]梁雪贤等.现代采购管理实务.北京:科学出版社.2011.

[3]孙佩红,唐磊等.企业采购控制精细化管理全案.北京:人民邮电出版社.2012.

[4]李育蔚.采购人员标准化工作手册.北京:人民邮电出版社.2012.

[5]成毅.工厂采购精细化管理手册.北京:人民邮电出版社.2014.

实用采购工作计划例2

一、前言

对于煤炭企业而言,采购是煤炭企业的重要经营手段,同时也是煤炭企业主要的资金支出,如何提高采购的合理性和实效性,关系到煤炭企业的资金使用效率,对煤炭企业而言具有重要意义。在煤炭企业的经营管理过程中,只有认识到采购的重要性,并积极做好采购计划管理,才能保证煤炭企业的采购行为满足实际需要,为煤炭企业的发展提供有力支持,确保煤炭企业的采购管理工作取得积极进展。为此,我们应结合煤炭企业采购管理实际,制定具体的采购计划管理措施。

二、煤炭企业要想做好采购计划管理,就要编制详细的采购计划

物资采购计划是实施物资采购活动的主要依据,其影响涉及物资采购全过程,一经确定便不能随意变更,但在实际工作中物资采购计划的编制还存在随意性,有些物资计划人员,受计划经济时代的思维影响较大,形成的手中有粮心中不慌的思想,力求有备无患,过分追求储备的品种全、从储量足的保供观念出发,不考虑目前市场经济供求关系,社会资源充足,交通便利的现状,编制采购计划过大。这样不仅浪费人力、财力,造成储备资金占用大,周转迟缓,甚至有时还影响企业的生产经营活动。基于这一认识,煤炭企业在采购计划编制中,应做好以下几个方面工作:

(1)明确编制采购计划的必要性。考虑到煤炭企业在生产经营管理中的现实需求,物资采购是满足生产经营管理需求的重要措施。但是由于煤炭企业所需采购的物资种类繁杂,并且需求量不确定。因此,只有编制详细的采购计划,才能有效指导采购行为。

(2)认真分析影响采购计划编制的因素。编制材料的采购计划需要根据材料的需求计划和分析经济采购批量等因素。材料的需求计划一般有物资需求单位技术人员编制,需求量核算不准确,则难以编制出符合要求的采购计划。编制好的材料需要计划是物资部门确定经济采购量和编制材料采购计划的主要依据。编制采购计划还要考虑近年的实际消耗情况,充分了解和掌握现有库存情况,认真做好平衡利库工作,避免重买、多买或遗漏现象的发生。

三、煤炭企业采购计划编制的注意事项

(1)为了保证煤炭企业的采购计划在编制过程中满足企业的实际需要,我们应注意采购计划的前瞻性、完整性、科学性和可操作性。只有满足这几个要求,才能保证采购计划编制取得积极效果。

(2)计划要充分考虑与库存的平衡。使计划合理准确,最大限度接近需求量。计划数=库存-需求量-最低库存。合理确定采购批次和批量,补足库存与需求之间的差额,提升库存货物周转率。

(3)计划要考虑与生产环节的平衡。生产流程往往有诸多工序组成,对于单独产品,过早的采购末端工序材料极易产生占用库存空间的现象,而且中间供需发生变化,后期将无回转余地。

(4)要考虑计划与物流之间的平衡。远途运输物资应适当提前计划,周边物资采购的周期短,计划安排可以相对紧凑。

四、煤炭企业要想做好采购计划管理,就要优选供应商

在煤炭企业采购计划管理中,合理选择优质供应商,是保证采购计划管理取得积极效果的关键。从目前煤炭企业的采购计划管理工作来看,在供应商选择上,应从以下几个方面入手:

(1)供应商评选的目标。获得符合企业总体质量和数量要求的产品和服务;确保供应商能够提供最优质的服务、产品及最及时的供应。煤炭企业在采购计划管理过程中,应对供应商的进行资格评价,并建立供应商入网制度,严格控制供应商数量,把握采购计划管理原则,明确供应商评选目标,最终达到优选供应商的目标,保证供应商符合煤炭企业要求。

(2)确定科学合理系统的评审项目。市场和企业是变化的,对供应商的评价需依据市场规律,根据供应商的经营状况、企业资信、制造能力、技术水平、品质性能、管理绩效等指标。由于煤炭企业自身发展速度较快,在供应商评选标准的制定过程中,也应注重评审项目的变化和更新。根据目前煤炭企业的自身需要,只有确定科学合理系统的评审项目,才能保证供应商选择和评价取得积极效果。

(3)供应商的选择与管理要有机结合。不允许任何部门以任何理由对所购材料进行指定供应商。从现有的采购经验来看,指定供应商容易产生采购腐败行为,危害企业的自身利益。为了避免这一情况的发生,在供应商的选择上,要进行公开招标,避免暗箱操作,同时要坚决杜绝指定供应商的行为。

五、煤炭企业要想做好采购计划管理,就要合理选择采购方式

从煤炭企业物资采购的支出金额来看,采购成本已经占到了煤炭企业资金支出的30%~40%。如此大规模的资金支出,只有合理选择采购方式,才能保证煤炭企业的采购计划管理取得实效。为此,应从以下几个方面入手:

(1)招标采购。对于数量和价值较大的物资要采用公开招标采购的方式。由纪委、财务、技术以及使用单位的有关人员参加。招标采购的优势在于对所有的供应商都是一视同仁,并且整个招标过程中公平合理,透明度较高,有利于对企业物资采购行为的有效监督和控制。目前招标采购在煤炭企业中已经得到了重要应用,并取得了积极效果,满足了煤炭企业的采购需要。

(2)询价采购。询价采购只有在达不到招标采购条件时采用。而且询价采购必须是属于标准规格且价格弹性不大的产品。在大宗物资招标采购之外,对于数量较少的物资,可以采用询价采购的方式,根据物资市场价格,合理选择供应商,使所采购物资在价格和品质上都能满足企业需要。目前询价采购在煤炭企业的小规模物资采购中得到了重要应用。

(3)单一来源采购。对于某些特殊物资,市场上供应商数量较少,物资来源相对单一,要想做好这些物资的采购,就要充分了解市场,并与需用单位充分结合,重点掌握供应商信息,优化供应商选择,选择定点采购方式,满足煤炭企业的物资需要。

六、煤炭企业要想做好采购计划管理,就要加强临时物资的采购管理

在煤炭企业生产经营管理过程中,有些物资虽然是临时需要的,但是却关系到煤炭企业的正常生产。因此,加强临时物资的采购管理,是满足煤炭企业采购计划管理需要的重要手段。为此,我们应从以下几个方面入手:

(1)明确临时物资采购产生的原因。煤炭企业生产的不确定性是临时物资采购计划产生的主要原因。即使物资采购计划编制的再完善,遇到煤炭企业生产经营管理的变化,出现临时物资需求也是非常常见的,基于这一现实特点,在物资采购中,我们要认识到临时物资采购的必然性,并做好临时物资采购,满足煤炭企业现实需要。

(2)分析临时物资采购对采购管理的影响。使物资正常的采购程序无法执行。因要求物资紧急供应,采购时间较短,使得招标等采购方法无法正常实现,破坏了正常的采购程序。

临时物资采购的出现,对现有的物资采购方式和物资采购秩序都产生了重要影响,不但破坏了现有的物资采购规则,同时也不利于采购计划的控制。因此,减少和避免临时物资采购,是提高采购计划管理有效性的重要措施。

(3)制定临时物资采购的应对措施。减少不必要的临时物资采购计划,是降低临时物资采购对现有采购秩序影响的重要措施。但是考虑到煤炭企业生产经营管理的现实特点,只有不断完善采购计划的编制,保证采购计划的完整性和超前性,才能做到减少临时物资采购行为的发生。

七、煤炭企业要想做好采购计划管理,就要做好采购人员的管理

在煤炭企业采购计划管理工作中,采购人员是采购计划编制和推行的重要力量,只有不断提高采购人员的专业素质和工作能力,才能保证采购计划管理取得实效。为此,做好采购人员的管理,是满足采购计划管理需要的重要措施,为此,我们应从以下几个方面入手:

(1)做好采购人员的选择。采购管理人员其思维和行为方式必须和采购流程相一致,只有做好采购人员的选择,在采购人员招聘过程中,注重采购人员的专业素质和工作能力,并注重采购人员的道德水平,才能保证采购人员符合采购工作需要,为提高采购效果和优化采购流程提供有力支持。

(2)做好采购员工的培训。对采购各岗位人员的培训包括:业务培训、法律常识培训、企业制度培训等。采购员工的培训是提高采购人员专业素质和业务能力的重要手段,只有积极开展采购员工的培训,才能更好地满足煤炭企业的采购需要,为煤炭企业的采购工作提供有力支持,保证煤炭企业的采购取得积极效果。

(3)加强对采购员工的指导。煤炭企业在采购工作中,除了要做好采购人员的选择和培训之外,还要加强对采购员工的指导,使采购员工明确采购计划管理的重要性,并把握采购原则,严格执行采购程序,保证煤炭企业的采购制度得到全面有效的落实。

八、结论

通过本文的分析可知,在煤炭企业采购计划管理中,要想提高采购计划管理的实效性,就要从编制详细的采购计划、优选供应商、合理选择采购方式、加强临时物资的采购管理和做好采购人员的管理等方面入手,保证采购计划管理工作得到有效开展。

参考文献:

[1]王忻宇,孙园梅.试论煤炭企业物资采购与管理的重要性[J].黑龙江科技信息,2012(10).

[2]江妍,郭桂琴.煤炭企业物资采购管理思考[J].黑龙江科技信息,2012(30).

[3]顾振东.浅谈物资采购中的成本管理[J].铁道物资科学管理,2013(02).

实用采购工作计划例3

采购计划是开展产品生产的开始,在炸药厂日常运营中发挥着巨大的作用,科学合理的材料采购计划有助于保障炸药厂物资供应的充足,从而推进炸药厂健康可持续发展。材料采购计划对于企业竞争力的提升具有积极的促进作用,企业可以通过制定科学合理的材料采购计划,降低采购过程中的风险,避免出现重大经济损失,从而增强企业的竞争实力。本文重点分析材料采购计划在炸药厂物资供应中的作用,以及探讨如何发挥采购计划对炸药厂物资供应作用的措施分析。

一、材料采购计划的编制分析

采购计划的编制工作所包含的内容较多,并且这也是整个采购工作开展的基础,因此炸药厂在制定采购计划时必须高度重视其可行性经济性,这样才能够保证后期采购活动的正常高效的开展。同时设计人员在编制采购计划时还需要对企业的各项经济活动有一个大体的了解,其中具体包括资金的周转、成本的降低、提升原料利用率等指标,这样可以为其编制采购计划提供依据。此外采购计划的编制工作还与企业的规划密切相关,这就需要工作人员详细解读企业本年的预算计划以及战略规划,以保证采购计划内容详细的记录采购物资的名称、数量、质量要求、金额等标准,这样可以为后期采购活动提供强有力的指导。

1.编制采购资金计划

采购资金计划的编制工作在材料采购计划中占据重要地位,因为资金是保证企业正常运行的基础,如果出现资金链断裂的情况很容易导致企业的破产倒闭,因此在制定采购计划时工作人员必须将采购资金计划纳入到整体的考量标准之中,并且通过制定科学合理的采购资金计划来提高炸药厂资金的利用效率,提高资金的周转率,保证企业的日常运行,从而为企业带来巨大的经济效益。

2.编制采购物资计划

炸药厂应该根据物资供应的实际情况编制采购物资计划,其具体内容应该报告材料采购的数量、质量、技术规格等内容,必要时还应该考虑材料供应商。为了确保物资采购计划编制的科学性和合理性,炸药厂必须针对物资的使用和储存情况开展详细的调查,具体内容应该包括以下几个方面:首先调查往年炸药厂物资的使用情况和物资采购的数量,为编制采购计划提供一定的依据;其次工作人员还应该对物资的现有库存开展调查,并且保证安全库存标准的科学合理,如果物资出现库存不足的情况,这应该及时补充;最后在实际采购过程中必须要各个部门之间相互协作沟通,加强部门间信息沟通的效率水平,从而避免出现重复采购的情况,这也是提高物资采购计划科学性的重要依据。

二、编制采购计划的具体内容

在编制采购计划之前,必须做好充分的准备工作。采购准备的重要内容之一是进行广泛的市场调查和市场分析,从而熟悉市场,掌握有关项目所需要的产品和服务的市场信息。炸药厂物资供应中采购计划的编制工作涉及到的内容较多,并且各个内容还具有密切的联系,因此编制人员应该对材料采购计划编制内容有一个全面的掌握,这样才能保证工作人员编制出符合实际情况的物资采购计划。材料采购计划主要包括了以下几个方面的内容:第一,市场调查,材料的采购价格会随着市场供需情况出现波动,在制定采购计划时工作人员必须开展相应的市场调查,并且还应该对调查结果进行详细的记录,这样可以为后期的采购计划的编制工作提供依据,能够准确的把握各种材料的价格走势,从而降低企业的经济损失。第二,采购预算计划,在开展采购计划编制时必须对采购预算进行深入分析,采购预算主要内容为材料采购所需要花费的资金,为了确保整个物资采购工作的效率,保证采购资金的利用效率,炸药厂就必须编制科学合理的采购预算计划,同时在后期还应该对各项采购资金进行跟踪调查,以确保各项配置资金真正落实到实际的物资采购,进而保证炸药厂物资采购的效率和质量水平。第三,供应商选择,炸药厂在制定物资的采购计划时必须充分考虑到供应商的选择问题,一般情况下可以通过招标的方式进行,但是必须考虑到供应商的社会信誉,以及供应商材料的质量和技术规格是否满足炸药厂日常运行的需要,防治出现材料质量不合格的问题。同时还应该加强对材料运输和储存的管理,进而为企业日常运行提供质量可靠的物资供应。

三、建立供应商档案管理,确定准入标准

为了提高炸药厂物资供应的质量和提高材料采购计划编制的科学性,炸药厂应该加强对供应商的管理,具体可以建立供应商诚信档案管理,并且严格落实准入管理制度,对于诚信缺失的供应商应该剔除,这样可以保证供应商提供材料的质量水平。炸药厂在对供应商开展诚信档案管理工作时应该重点从以下几个方面开展:首先对供应商的资质进行评价,这样可以确保其产品质量满足相应的技术要求;其次还应该对材料进行定期抽样检测,一旦发现质量不合格的问题应该及时向上级反映,并且记录到档案之中;再次炸药厂应该安排专人对供应商进行实时的追踪评价,这样可以保证评价结果的实时性和科学性;最后炸药厂需要保证三家以上的稳定供应商,这样可以保证物资供应渠道,避免出现物资供应紧张的情况,同时还可以防治供应商过度提高价格现象的发生,从而确保企业的经济效益。

四、探究炸药厂发展现状,推动炸药厂材料采购成本控制的对策

1.我国炸药厂的发展现状分析

近年来,炸药厂在得到快速发展的同时,越来越多的问题也逐渐暴露出来。炸药厂生产工艺滞后就是比较突出的问题。主要体现在炸药厂生产工艺智能化、机械化、自动化等方面水平很低。炸药厂在以往的发展过程中过于重视经济效益,忽视了技术层面上的创新,导致炸药厂技术创新能力不足,无法做到与时俱进,炸药厂缺乏高新科技产品的支持,所以很难打造出全国都知名的品牌,这不仅使得炸药厂服务质量被降低,还使得炸药厂逐渐向劳动密集型企业发展。科技是第一生产力,炸药厂的技术创新能力在很大程度上体现着炸药厂的发展潜力,随着时代的不断进步,炸药厂的不断发展,技术创新能力的重要性愈发突显,这就使得国家也相继出台了关于技术创新方面的进步指导意见,所以,炸药厂要想得到更好的发展,就必须做到与时俱进,不断更新发展观念,重视技术的创新,积极引进先进技术,加大新技术、新工业的推广和应用力度。与此同时,为了促使产品更新换代速度的加快,提高产品的使用性和安全性,还应不断提高民爆产品质量,这样还能在一定程度上起到环保作用,进一步提高炸药厂效益。此外,炸药厂还应具有前瞻性,成立企业内部研发机构并加大资金投入,加强同行之间的技术交流与合作,重视技术层面的创新,以此促使企业科研水平与技术创新能力得到有效提高,积极借鉴国际先进经验,引进先进技术,进一步完善企业自身。

2.炸药厂物资供应中企业材料采购成本的控制措施

(1)加强原材料储存与分类管理加强原材料存储与分类管理能够避免不必要的原材料损耗。特别是炸药厂的原材料,属于特殊性质的化学材料,价格昂贵且危险性很高。在原材料入库存储之前,应按照相关规定对原材料进行合理分类,对于接触后容易发生化学反应的原材料应分开进行存储,对于易燃易爆的原材料必须严格按照相关安全规范进行合理安置。不同原材料,所具有的特性也不同,所以在选择存储方式和区域时应根据原材料特性来选择。具体应该是,在入库储存前要根据相关规定对其进行基本的分类,易发生化学反应的原材料应分别存储,避免原材料在存储过程中在一些特殊条件下如光照、高温等条件下相互接触发生化学反应造成损耗。易燃易爆的原材料还应按相关安全要求的规定进行安置。其次,根据不同原材料的特性选择合理存储地点和方式。(2)加强材料采购控制加强材料采购控制是降低材料成本的重要途径。采购人员在选择材料供应商时做到货比三家,优中选优,选择资质实力雄厚、市场信誉高、能够长期供货的材料供应商。确定材料供应商后,应与其多加沟通,争取建立长期合作关系,而后就材料价格方面进行商议,尽量降低采购材料价格,即便不能低于市场材料均价,也必须与市场材料均价保持一致。原材料的采购资金量较大,在结算时宜采用承兑汇票的结算方式,这有利于节约材料成本。在编制原材料采购计划时,编制工作人员必须对企业的实际情况有充分了解,例如企业实际生产能力、原材料使用量等情况。编制好材料采购计划后应进行验证,确保材料采购计划内容符合企业需求。在材料采购时,要求采购人员必须严格按照采购计划进行采购工作。材料采购计划与企业生产计划有着密切关联,若是企业生产计划发生变化,则应根据变化后的生产计划和材料库存情况,重新制定材料采购计划。材料库存量与生产进度有密切关联,为了保证生产进度,应定期对材料库存进行盘点,并将盘点结果予以通报。材料管理人员应做好管理工作,充分发挥工作职能,避免出现材料浪费或丢失现象。一旦发现有上述情况必须及时进行制止,并上报上级领导。依据情节的严重程度采取相应的处罚措施与力度。另外,还应实时监控市场原材料价格,若是市场原材料价格呈上涨趋势,则应减少采购量,以此控制好采购成本,若市场原材料价格呈下降趋势,则应根据企业生产计划和材料库存量情况,尽量加大采购量。(3)制定科学的材料成本管理制度制定科学的材料成本管理制度,能够有效提高企业材料成本管理水平,对材料预算、采购到入库、使用等环节进行规范,促使企业各部门做到有规章制度可依循。在制定材料成本管理制度时应对企业各部门实际情况进行充分全面的考虑,以此确保制定的管理制度具有针对性、可操作性。同时,还应建立监督考核机制,从而正确评价工作成果。建立专职部门,采取定期或不定期抽查的方式对材料管理工作进行检查,建立指标考核体系,通过考核实行奖优罚劣,以此提高工作人员的工作积极性。(4)重视预算管理,实行统一招标管理一是通过预算能够为企业的经营发展提供方向指导,其重要性不言而喻,所以企业必须重视预算管理。企业应结合去年企业的实际经营发展情况在年初就合理制定出可行性高的年度计划,对企业生产计划与规模以及工作人数等方面的因素进行全面考虑,从而科学制定出企业业务收入和成本预算计划,同时充分考虑企业成本变化因素,结合预算可操作性,从而有效分解企业的全年预算。企业各部门以企业制定的总年度计划为基础依据,合理制定部门自身年度计划,然后将企业全年预算分解融入到企业各部门制定的年度计划中,与此同时,企业各部门再将年度计划分解到月计划中。二是在预算监督控制中融入过程检验。企业通过年度考核、季度分析、月计划等方式来控制成本,促使企业做到及时发现问题,迅速采取有效方法进行解决。三是在年初除了制定年度计划外,还应确定统一招标项目,实行统一招标管理。通常情况下最少宜选择两到三家中标单位,然后对供应商情况进行评估,从而选择最佳的供应商。(5)重视内部管理,落实年度经营目标责任制一是实施分级控制。企业必须重视内部管理,促使管理部门对自身的职能有充分明确,这有利于提高管理人员的工作积极性,充分发挥管理工作的真正效用,从而促使企业各项经济指标均根据其性质有效分解,并落实到各部门及各个工作人员中,做到分级控制。二是加强费用审批控制。企业所有成本费用在支出前都必须进行严格的审批,只有通过审批后才能支付费用,以此保证成本费用的合理性。三是加强库存成本控制,加强库存管理,实现库存管理的科学化和信息化,确保库存量始终处于合理范围内,避免库存量过大而占用资金,从而保证库存工作的及时性与准确性。

五、结束语

综上所述,炸药厂物资供应中对材料采购计划的依赖性较强,因此必须确保材料采购计划的科学性和可行性,其中在制定采购计划时工作人员必须确保提高采购资金的利用效率,不仅仅要采购炸药厂日常运行过程中所需要的物资,而且还应该确保资金的周转率,提高采购工作的效率和质量水平,这都需要制定科学合理的采购计划。因此炸药厂物资供应中应该根据实际情况组织专业人员制定材料采购计划,以保证炸药厂健康持续发展。

参考文献

[1]郑桂玲.关于节约民爆企业生产成本的研究[J].中国总会计师,2015,(12):112-113.

[2]刘丹.企业材料采购计划在物资供应中的重要性探讨[J].现代商贸工业,2015,(20):42-43.

[3]曾艳.民爆企业成本控制与管理模式探析[J].经营管理者,2015,(20):187.

[4]楼毓.民爆企业的材料成本管理研究[J].财经界(学术版),2014,(20):142.

实用采购工作计划例4

21世纪的今天,计算机的应用已经普及到各行各业。对于我们刚转型为民营的发电企业物资采购的采购过程、账目审计应用计算机管理也势在必行,这样才能更好地满足于采购工作时效性的要求,使物资采购工作有序、高效地进行,从而真正实现了“阳光采购”。

一、本公司物资采购审计应用计算机参与管理前,物资采购审计事项及管理模式

1.审计所购材料是否有采购计划,是否与订货合同一致,是否与验收入库单相符,各项签字手续是否完备;

2.审查发票上的数据计算是否准确无误,增值税、运输发票使用的税率是否符合国家税收政策;

3.审查采购价格是否异常,是否符合当前的市场行情;

4.对经审查价格过高的材料品种手工编制“高价采购与低价采购损失情况对比分析表”,以便进一步分析处理;

5.根据“分析表”提供的涨价幅度和损失金额,进行市场调查分析,作出处理。属于市场行情变化引起的合理涨价,可以办理审计签证手续;属于不合理涨价的,通知采购主管及采购人员与供货单位交涉,进行调价处理或退货处理,属于采购人员的违纪行为,移交纪检部门进行处理;

6.办理审计签证手续;

7.汇总计算一定时期内物资采购实际价总成本、计划价总成本、价差额等;

8.手工编制材料采购审计报表,做出审计报告。

二、本公司实现计算机参与物资采购审计的必要性

1.随着市场经济的逐步健全,我公司的物资供应渠道发生了重大变化,生产所需的材料由原来的短缺经济时代转变为多渠道的市场采购,其采购价格随着供求关系的变化、进货渠道的不同以及市场行情的波动而出现较大的差异。在对材料采购价格合理性进行审核时,要求审计人员必须全面掌握各种材料的市场价格信息,而就我公司生产所需的各种材料而言,配件大到成台套设备,小到螺丝帽,有近万种,单靠人的记忆力是无法准确掌握的,是手工无法解决的问题,这就要求运用现代化的共进帮助审计人员快速、全面地掌握各种材料的价格信息。

2.在材料采购审计工作中,需要审查所购材料是否有采购计划,数量、品种、规格型号是否与进货合同一致,审查来货发票、运费结算单等结算凭证中的数据计算是否正确,需要对每个数据进行复核求证,需要做好审查记录并定期对记录中的采购信息及数据进行分析,这些工作在手工操作方式下,存在着工作量大、工作效率低、准确性差甚至出现人为的估算等问题,不能满足现代审计工作时效性的要求,必须运用计算机加以解决。

3.我们企业目前已基本构建了计算机管理办公自动化雏形,先后应用了《财务管理系统》《办公自动化管理系统》《劳资管理子系统》等一系列应用软件,已形成局域网,《远方通用物资管理系统》将为实现物资采购审计提供了必要的基础。

三、物资采购审核计算机辅助系统应具备的功能

1.账务处理功能。包括计算机采购计划、合同、出入库、库存、统计分析、核算、报表管理。

物资管理系统包括物资采购计划管理、合同管理、出入库管理、库存管理、核算、统计分析、报表管理。计划的编制通过计算机录入方式将经生产技术部确认后各生产部门年度、季度、当月生产需求采购计划输入《远方通用物资管理系统购》,通过系统自动核对现有库存量和库存高限量,通过程序设定的“计划采购数量-(库存量-库存最高限量)”自动生成物资采购计划表,然后审核人员可通过一批审核或逐一审核后产生采购计划表。这样避免了在手工操作方式下,存在着工作量大、工作效率低、准确性差等问题。

来货发票和仓库收料单上的物资名称、规格型号、数量、价格、供货单位、采购人等有关信息按照一定的数据格式录入到物资管理系统中(物资名称、规格型号只需输入物资编码就可自动显示),这项工作是取得市场价格信息的重要途径之一,也是汇总采购量、计算价差率、计算加权平均实际进价的基础,也是进行信息查询、进行价格合理性判断的基础。将月度采购计划录入计划管理的数据库中,是为了日常办理物资采购审计,自动核对计划,同时也可得到采购计划平衡表,采购计划完成情况一目了然,可及时发现工作中存在的缺陷。

汇总计算是对《物资管理系统》中贮存的数据按不同的标志进行分类汇总,如某种物资一定时期内的采购数量、实际价格、加权平均进货单价、计划价、材料价差额等。通过计算分析综合价差率可以考核材料采购成本的升降情况,评价采购过程的经济效益。通过计算分类价差率和各类物资采购量在全部采购量中所占的比重,进一步分析影响综合价差率变化的重要因素,找出物资采购审计工作的重点。按采购员、供货单位为标志进行分类汇总计算,通过价格水平的比较,可以评价采购人员的工作业绩,可以为选择可靠的供货单位提供依据。从而可避免人情采购或幕后交易,真正做到我公司一直要求的“公平、公正、公开”的采购原则。

根据《物资管理系统》中的采购审计明细账,月度分类汇总分析报表,高价采购与低价采购损失情况对比分析表,物资价格目录表等资料,从中得出结论,写出准确的审计报告,给公司主管领导传递准确的信息,以便领导层做出有效的决策。

2.信息管理功能。主要包括价格信息查询、采购计划情况执行查询、月采购情况查询、月分类采购情况查询、按供货单位查询、按采购员查询、高价采购与低价采购对比情况查询等内容。其中价格信息查询是核心内容,通过查询将近期内某种材料每次进货的价格信息进行对比,为价格审计提供可靠的依据。

3.辅助决策功能。主要包括自动核对计划;自动审查购货发票上的数计算是否正确,对采购价格的合理性进行审查分析,并自动生成“高低价格损失情况对比分析表”等功能。

四、如何利用计算机实现上述功能

1.我公司应用的《物资管理系统》基本流程设计

利用计算机进行物资采购统计、审计,内容涵盖物资需求计划制订,采购计划制作,物资出入库管理,购销合同管理,物资核算,物资分析全过程。各模块之间有机结合,通过填写日常出入库单,自动完成物资的库存管理,并提供多口径进行物资统计和审计,可自动生成企业所需的物资统计报表和审计分析报表。

系统的初始设置全部采用自定义式,出入库记账方式可自由选择,提供了计划价、先进先出、后进先出、加权平均、个别分批五种计价方式,可根据实际情况选用。对照我公司的实际情况,我们选用了加权平均的计价方式。

计划、合同管理用于对物资采购和耗用进行规划和控制,以达到满足生产,保证日常库存需要,减少盲目采购,尽量减少库存资金占用和进行合理的采购物资分配的目的。

2.如何实现计算机自动审计

计算机审计的过程就是在物资出入库工作时将采购合同号或采购计划号填入“入库类单据”中的“采购合同”、“采购计划”显示框中,按照发票明细和仓库收料表将物资代码(每个物品均有唯一的物资代码)填入相应的位置,将数量和来票金额录入,最后按“结单”按钮,不符合采购计划部分将会出现提示,可选择结单或放弃,如结单在后续的审计过程中将出现不良记录。如发票来货是成批计划,则按“计划填单”或“合同填单”按钮即可,如有差错,则不良记录也同样被记录下来。实际采购量小于计划采购量,或实际采购量大于计划采购量,屏幕上也出现提示,由出入库工作人汇报审计人员,审计人员根据具体情况做出相应的措施。

购货发票数据计算正确性的审查。某种材料在通过有无采购计划和订货合的审查后,系统要自动进行数据正确性的校验。对于发票中出现任何一种差错,系统都要给出误差金额的提示,并留下不良记录。在每录入一张“出入库单”记录后,系统还应自动计算出每种材料的计划价格总额,材料价差额和材料价差率,以便对材料的验收入库情况进行审查。如果屏幕显示的计划价格总额与验收入库单上的计划价总额不符,则说明在材料的验收方面存在错误,可能是数据计算错误,也可能是任意改变了计划单价,还可能是仓库保管员确实未收到足够数量的材料,这要由审计人员进一步调查分析处理,对于验收单上填写错误的要退回更正。对于供货方未发够货物的要追索欠发的货物。对于材料价差率太高的,审计人员要注意审查其购货价格是否合乎市场行情。

价格合理性的审查。某种材料通过了以上各种审查后,系统还要对其价格的合理性自动进行审查。以上几种审查都有严格的标准和固定的计算公式,具有确定性,从而可找出价格差异的原因。

物资管理系统在对已录入计算机的购货凭证进行自动审查的过程中,如果在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误,都发出相应提示信息,管理人员在查明原因并的到审计人员核准后做出相应的处理。同时,物资管理系统对相应的记录做出特殊的标记。在后续的统计报表中出现相应不良数据,以便审计人员写出正确的审计报告。每一个系统操作人员的权限均是固定的,互不干涉,不能修改其他系统管理人员所录入的数据,从而保证了数据的真实、有效性。

五、应用计算机进行物资采购审计的好处

物资采购工作工作要求审计人员善于发现问题、分析问题、解决问题,而运用计算机进行材料采购审计就是要让计算机帮助审计人员快速发现问题,然后由审计人员进行分析,加以解决,从而真正更好地服务于“阳光采购”。

1.为企业物资采购审计人员及时提供物资价格信息,使对物资采购价格的审计更加全面、有据、有力,并有效地堵塞漏洞。

实用采购工作计划例5

摘要:我公司物资部早在1997年就试用《远方通用物资管理系统》软件,从DOS版本到现在的WINDOWS XP版本一直在不断更新升级,本人独自完成了系统的所有初始设置(包括物资代码的编制、计算方法的选用、计算公式、库存限量的设置),对系统软件不适合我公司实情部分提出了修改意见并得以修改。现已利用本公司局域网络实现了多人同时共用、资源共享,为物资采购的先进管理提供了必要的基础。

关键词:采购审计;材料价格;微机管理;规范管理

21世纪的今天,计算机的应用已经普及到各行各业。对于我们刚转型为民营的发电企业物资采购的采购过程、账目审计应用计算机管理也势在必行,这样才能更好地满足于采购工作时效性的要求,使物资采购工作有序、高效地进行,从而真正实现了“阳光采购”。

一、本公司物资采购审计应用计算机参与管理前,物资采购审计事项及管理模式

1.审计所购材料是否有采购计划,是否与订货合同一致,是否与验收入库单相符,各项签字手续是否完备;

2.审查发票上的数据计算是否准确无误,增值税、运输发票使用的税率是否符合国家税收政策;

3.审查采购价格是否异常,是否符合当前的市场行情;

4.对经审查价格过高的材料品种手工编制“高价采购与低价采购损失情况对比分析表”,以便进一步分析处理;

5.根据“分析表”提供的涨价幅度和损失金额,进行市场调查分析,作出处理。属于市场行情变化引起的合理涨价,可以办理审计签证手续;属于不合理涨价的,通知采购主管及采购人员与供货单位交涉,进行调价处理或退货处理,属于采购人员的违纪行为,移交纪检部门进行处理;

6.办理审计签证手续;

7.汇总计算一定时期内物资采购实际价总成本、计划价总成本、价差额等;

8.手工编制材料采购审计报表,做出审计报告。

二、本公司实现计算机参与物资采购审计的必要性

1.随着市场经济的逐步健全,我公司的物资供应渠道发生了重大变化,生产所需的材料由原来的短缺经济时代转变为多渠道的市场采购,其采购价格随着供求关系的变化、进货渠道的不同以及市场行情的波动而出现较大的差异。在对材料采购价格合理性进行审核时,要求审计人员必须全面掌握各种材料的市场价格信息,而就我公司生产所需的各种材料而言,配件大到成台套设备,小到螺丝帽,有近万种,单靠人的记忆力是无法准确掌握的,是手工无法解决的问题,这就要求运用现代化的共进帮助审计人员快速、全面地掌握各种材料的价格信息。

2.在材料采购审计工作中,需要审查所购材料是否有采购计划,数量、品种、规格型号是否与进货合同一致,审查来货发票、运费结算单等结算凭证中的数据计算是否正确,需要对每个数据进行复核求证,需要做好审查记录并定期对记录中的采购信息及数据进行分析,这些工作在手工操作方式下,存在着工作量大、工作效率低、准确性差甚至出现人为的估算等问题,不能满足现代审计工作时效性的要求,必须运用计算机加以解决。

3.我们企业目前已基本构建了计算机管理办公自动化雏形,先后应用了《财务管理系统》《办公自动化管理系统》《劳资管理子系统》等一系列应用软件,已形成局域网,《远方通用物资管理系统》将为实现物资采购审计提供了必要的基础。

三、物资采购审核计算机辅助系统应具备的功能

1.账务处理功能。包括计算机采购计划、合同、出入库、库存、统计分析、核算、报表管理。

物资管理系统包括物资采购计划管理、合同管理、出入库管理、库存管理、核算、统计分析、报表管理。计划的编制通过计算机录入方式将经生产技术部确认后各生产部门年度、季度、当月生产需求采购计划输入《远方通用物资管理系统购》,通过系统自动核对现有库存量和库存高限量,通过程序设定的“计划采购数量-(库存量-库存最高限量)”自动生成物资采购计划表,然后审核人员可通过一批审核或逐一审核后产生采购计划表。这样避免了在手工操作方式下,存在着工作量大、工作效率低、准确性差等问题。

来货发票和仓库收料单上的物资名称、规格型号、数量、价格、供货单位、采购人等有关信息按照一定的数据格式录入到物资管理系统中(物资名称、规格型号只需输入物资编码就可自动显示),这项工作是取得市场价格信息的重要途径之一,也是汇总采购量、计算价差率、计算加权平均实际进价的基础,也是进行信息查询、进行价格合理性判断的基础。将月度采购计划录入计划管理的数据库中,是为了日常办理物资采购审计,自动核对计划,同时也可得到采购计划平衡表,采购计划完成情况一目了然,可及时发现工作中存在的缺陷。

汇总计算是对《物资管理系统》中贮存的数据按不同的标志进行分类汇总,如某种物资一定时期内的采购数量、实际价格、加权平均进货单价、计划价、材料价差额等。通过计算分析综合价差率可以考核材料采购成本的升降情况,评价采购过程的经济效益。通过计算分类价差率和各类物资采购量在全部采购量中所占的比重,进一步分析影响综合价差率变化的重要因素,找出物资采购审计工作的重点。按采购员、供货单位为标志进行分类汇总计算,通过价格水平的比较,可以评价采购人员的工作业绩,可以为选择可靠的供货单位提供依据。从而可避免人情采购或幕后交易,真正做到我公司一直要求的“公平、公正、公开”的采购原则。

根据《物资管理系统》中的采购审计明细账,月度分类汇总分析报表,高价采购与低价采购损失情况对比分析表,物资价格目录表等资料,从中得出结论,写出准确的审计报告,给公司主管领导传递准确的信息,以便领导层做出有效的决策。

2.信息管理功能。主要包括价格信息查询、采购计划情况执行查询、月采购情况查询、月分类采购情况查询、按供货单位查询、按采购员查询、高价采购与低价采购对比情况查询等内容。其中价格信息查询是核心内容,通过查询将近期内某种材料每次进货的价格信息进行对比,为价格审计提供可靠的依据。

3.辅助决策功能。主要包括自动核对计划;自动审查购货发票上的数计算是否正确,对采购价格的合理性进行审查分析,并自动生成“高低价格损失情况对比分析表”等功能。

四、如何利用计算机实现上述功能

1.我公司应用的《物资管理系统》基本流程设计

利用计算机进行物资采购统计、审计,内容涵盖物资需求计划制订,采购计划制作,物资出入库管理,购销合同管理,物资核算,物资分析全过程。各模块之间有机结合,通过填写日常出入库单,自动完成物资的库存管理,并提供多口径进行物资统计和审计,可自动生成企业所需的物资统计报表和审计分析报表。

系统的初始设置全部采用自定义式,出入库记账方式可自由选择,提供了计划价、先进先出、后进先出、加权平均、个别分批五种计价方式,可根据实际情况选用。对照我公司的实际情况,我们选用了加权平均的计价方式。

计划、合同管理用于对物资采购和耗用进行规划和控制,以达到满足生产,保证日常库存需要,减少盲目采购,尽量减少库存资金占用和进行合理的采购物资分配的目的。

2.如何实现计算机自动审计

计算机审计的过程就是在物资出入库工作时将采购合同号或采购计划号填入“入库类单据”中的“采购合同”、“采购计划”显示框中,按照发票明细和仓库收料表将物资代码(每个物品均有唯一的物资代码)填入相应的位置,将数量和来票金额录入,最后按“结单”按钮,不符合采购计划部分将会出现提示,可选择结单或放弃,如结单在后续的审计过程中将出现不良记录。如发票来货是成批计划,则按“计划填单”或“合同填单”按钮即可,如有差错,则不良记录也同样被记录下来。实际采购量小于计划采购量,或实际采购量大于计划采购量,屏幕上也出现提示,由出入库工作人汇报审计人员,审计人员根据具体情况做出相应的措施。

购货发票数据计算正确性的审查。某种材料在通过有无采购计划和订货合的审查后,系统要自动进行数据正确性的校验。对于发票中出现任何一种差错,系统都要给出误差金额的提示,并留下不良记录。在每录入一张“出入库单”记录后,系统还应自动计算出每种材料的计划价格总额,材料价差额和材料价差率,以便对材料的验收入库情况进行审查。如果屏幕显示的计划价格总额与验收入库单上的计划价总额不符,则说明在材料的验收方面存在错误,可能是数据计算错误,也可能是任意改变了计划单价,还可能是仓库保管员确实未收到足够数量的材料,这要由审计人员进一步调查分析处理,对于验收单上填写错误的要退回更正。对于供货方未发够货物的要追索欠发的货物。对于材料价差率太高的,审计人员要注意审查其购货价格是否合乎市场行情。

价格合理性的审查。某种材料通过了以上各种审查后,系统还要对其价格的合理性自动进行审查。以上几种审查都有严格的标准和固定的计算公式,具有确定性,从而可找出价格差异的原因。

物资管理系统在对已录入计算机的购货凭证进行自动审查的过程中,如果在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误,都发出相应提示信息,管理人员在查明原因并的到审计人员核准后做出相应的处理。同时,物资管理系统对相应的记录做出特殊的标记。在后续的统计报表中出现相应不良数据,以便审计人员写出正确的审计报告。每一个系统操作人员的权限均是固定的,互不干涉,不能修改其他系统管理人员所录入的数据,从而保证了数据的真实、有效性。

五、应用计算机进行物资采购审计的好处

物资采购工作工作要求审计人员善于发现问题、分析问题、解决问题,而运用计算机进行材料采购审计就是要让计算机帮助审计人员快速发现问题,然后由审计人员进行分析,加以解决,从而真正更好地服务于“阳光采购”。

1.为企业物资采购审计人员及时提供物资价格信息,使对物资采购价格的审计更加全面、有据、有力,并有效地堵塞漏洞。

实用采购工作计划例6

化工项目具有建设周期长、一次性投资大等特点,目前国内煤化工项目一般采取EPC模煤式,其中采购工作是其重要一环。采购初期项目要编制采购规划,用于指导项目采购工作的顺利实施。采购规划主要内容包括采购方式、采购计划、资金使用计划、采购进度控制等,现就对以上内容进行探讨。

一、采购方式的选择

根据煤化工项目特点,对于非必须按规定进行招标的项目,企业可以自主选择适合自身特点的采购方式,一般包括竞争性谈判、询价采购、直接采购三种。

竞争性谈判,是指采购人或者采购机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的方式。 竞争性谈判采购方式的特点:一是可以缩短准备期,能使采购项目更快地发挥作用。二是减少工作量,省去了大量的开标、投标工作,有利于提高工作效率,减少采购成本。三是供求双方能够进行更为灵活的谈判。煤化工项目多数物资采用此类采购方式进行。

询价采购是对于现成的标准物资且金额较小、或采购时遗漏的、现场安装急需的物资,可采用此类方式进行采购,单一来源方式议价采购适用于项目所需物资单一(唯一性、排它性)来源的,或则必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的情形。

选择何种采购方式,还要根据煤化工项目采购物资的重要程度、采购金额等因素对物资进行分级。分级原则如下。

(一)一级物资

符合下列条件之一的材料均为一级物资。

1. 在处于关键路径的物资;

2. 采买金额超过一定额度(如100万元)的物资;

3. 在工艺路线中属于关键设备或对安全生产有重要作用的物资。

(二)二级物资

符合下列条件之一的物资均为二级物资。

1. 虽然不处于关键路径但所处路径有可能转化为关键路径的物资;

2. 采购金额在一定额度区间(超过20万元且不足100万元)的物资;

3. 在工艺路线中属于较为关键的设备或对安全生产有相当作用的物资。

(三)三级物资

符合下列条件之一的物资均为三级物资。

1.不处于关键路径的物资;

2.采购金额在一定额度以内(如不超过20万元)的物资;

3.在工艺路线中的一般设备和散装物资或对安全生产有一般作用的物资。

根据以上物资分级,采买对象为一、二级物资采购一般应采取竞争性谈判方式进行;三级物资采购可采取询价采购或直接采购方式进行。

二、采购计划的编制

采购计划是根据项目总体进度计划制定的包括采购物料、采购数量、需求日期等内容的计划表格,是对计划期内物资采购管理活动所做的预见性的安排和部署。

采购计划的编制依据有:项目总体进度计划、安装施工进度计划、设计进度计划、物资制造周期、市场价格波动、资金使用计划等。

采购计划编制,首先要对物资进行合理分包,分包原则如下。

(一)按照不同专业进行划分

如转动设备、静止设备、电气仪表设备、消防设备、暖通设备、电气仪表安装材料、管道安装材料等。

(二)相同专业的,根据不同类型进行划分

如转动设备分为风机、泵、压缩机、过滤机、捞渣机等。

(三)相同类型的,根据加工制造特点及难易程度进行划分

如风机可分为离心鼓风机、轴流鼓风机、罗茨鼓风机、混流鼓风机等;泵类可分为离心泵、往复泵、计量泵、真空泵等;压缩机可分为离心压缩机、往复压缩机、螺杆冷凝机组等。

(四)按照设备制作周期不同进行划分

根据物资的供货周期长短,一般分为:长周期设备、次长周期设备、短周期设备。长周期设备主要是指设备加工、制造、安装、调试时间较长,应优先进行采购的设备,根据总工期进度要求,一般制造周期在8个月及以上的设备,都属于长周期设备。如三类压力容器、压缩机等。次长周期设备一般制造周期在4~8个月的设备,如一二类压力容器、机泵、变压器等。短周期设备或材料一般制造周期在4个月以内的设备,如部分机械设备、过程控制仪表、电气仪表安装材料、管道安装材料等。

(五)成套设备成套采购

为节约采购周期及成本,成套设备一般成套采购。如煤粉分离设备,包括袋式过滤器、输送机、卸料阀等作为成套设备由集成商进行供货。

采购计划要与设计进度、安装进度密切配合,综合考虑市场价格波动等因素,合理分配使用资金。

三、物资采购资金使用计划

采购合同签订后,项目采购应依据合同文件规定及公司相关财务规定制定详细的资金使用计划,并根据项目进度和公司资金流状况,留有余量进行调整。

物资采购资金使用计划的编制依据有采购合同、付款方式节点、项目进度要求、公司的财务规定等。

考虑到煤化工项目建设周期长、物资金额大,考核节点多等特点,付款方式与其他项目有所不同。除预付款、进度款、到货款、质保金外,一般预留部分性能考核款,以便于对设备性能是否达到规定的技术要求进行考核。

四、采购进度控制

为规范项目采购管理行为,监控采购进度和实施动态管理,考核评价项目采购进度完成情况,一般实行采购进度报送管理制度。

报送内容包括:采购进度周(月)报、三周(月)采购滚动计划。

采购进度周(月)报内容包括:将本项目本周(月)的采购进度控制管理情况,进行周(月)度分析总结。总结内容包括:本周(月)进度完成情况和进度计划的比较,完成计划进度的经验总结,未完成计划进度的原因分析及纠偏措施,计划下周(月)完成的进度范围及应采取的改进措施等。

三周(月)采购滚动计划报告内容包括:上周(月)采购工作完成情况,本周(月)采购工作进展情况,下周(月)采购工作计划,人工时等资源投入情况等。

报告中应涵盖采购工作的主要内容包,即采买计划及合同签订情况、重大设备监造情况、采购物资催交情况、出厂验收及现场到货验收情况、大型设备运输、单体试车及售后服务情况等。

实用采购工作计划例7

一、库存、采购、计划的内在关系分析

1.库存。库存又称作是库存管理,指的是由于企业或单位生产、科研工作需要而对采购获取的物资进行保存、保管的行为,在需要时可以及时提供。库存管理工作的有效开展能够满足单位正常的生产经营活动,其一般包含以下内容:及时掌握库房库存情况,将库存始终控制在合理的范围之内,避免超量存储或者缺货问题的产生;降低库存空间占用以及库存费用;控制好库存资金占用,避免由于库存量增加而导致生产成本的增加。

2.采购。采购工作即是在某种条件和环境下从供应市场中获取产品来当作单位科研生产经营资源,从而确保科研生产活动能够正常进行。现阶段,大部分的企业和科研单位都实施差别化采购策略,供应中心能够按照不同物资市场情况以及需求情况来制定出有针对性的采购策略,对于部分关键物资做到按品种编制,同时把采购策略作为指导采购工作的总则,从而在很大程度上增强采购工作的预见性与科学性。

3.计划。这里的计划一般来说指的是采购计划,即是在充分掌握单位自身的需求状况后,对某一时间段中的采购管理工作所给出的预见性安排与部署。采购计划制定通常有下面三个方面的作用:第一是避免采购工作耗费过多的时间而导致供应的中断;第二是避免采购物资超过实际需求,从而导致物资积压,不利于资源的优化配置;第三是避免占据过多的资金资源,降低库存成本。科学的采购计划可以确保物资的及时供应,为单位科研生产计划的制定起到重要的保障作用。

4.库存、采购与计划的关系。在采购管理中需要遵循的一个原则即是实行库存控制,货物的采购管理即是直接负责货物的进销存管理,所以做好采购管理工作必须要将做好库存控制作为基础和前提。采购管理的工作准则即是制定与实施采购工作的依据以及工作效率的判别标准,采购管理工作效率的高低能够直接看出我们是否能够用最小的库存水平来确保单位科研生产材料的供应;而采购管理的基本工作即是将采购工作中的各个流程和步骤都当作是库存控制的具体工作,都必须要为库存控制做贡献。

而在供应管理工作中,采购计划制定的依据主要是实际的库存量,采购工作是严格按照采购计划来实施的,库存是按照采购数量的多少进行入库保存的。采购、计划和库存三者之间的相互依存关系构成了供应管理的整个环节。如果我们不能做好科研生产材料的采购工作,常常出现无单领料的情况或者没有办理入库就直接进行领用,这些现象都会造成库存账务卡不符,物料确认不准确的问题,从而导致仓库库存积压,对单位正常的生产管理造成很大的影响。

二、如何做好采购、库存与计划管理

首先,在采购管理工作中对物资的定价非常重要,我们要彻底改变过去那种简单的压价议价的采购策略,逐渐向理性成本定价采购转变。对于那些价格透明的物资,我们必须在深入了解其成本构成的前提下,对其价格水平进行有效控制,避免恶性竞争产生质量风险;对于独家采购的物资,经过科学的成本分析让采购价格更加合理;对产品档次存在差异、使用效果不同的物资,我们要对其进行综合评价,根据其性价比来确定采购方案。为了掌控采购工作的主动权,业务人员必须经常和兄弟单位的同类型物资采购价格进行比较,及时了解市场具体情况。

其次,采购计划的制定必须要掌握其中的三个要素:订货周期、到货周期以及安全周期。通俗的讲即是一件物资需要多少订货时间、到货时间是多久、安全库存为多少,我们只要控制好这三个要素,再加上期间需求量,即能够获得需要的计划数量。采购计划制定人员必须结合往年原料物资的价格,考虑到预期价格波动以及安全库存,编制科学合理的采购计划。

最后是库存管理工作,通常来说包含下面几方面内容:第一是进货管理,对货品做好质量检查工作,确定合格之后才能入库;第二是发放管理,严格按照领料单进行货品的发放,根据先进先出的原则进行发放,以免货物长时间存放于库房而产生质量过期的风险;第三是库存管理,主要包含了库存货品的调拨,货品报损溢,不同类型货品的捆绑与区分等。

我单位库存管理、计划、采购的主要流程为:基层单位提出计划上报物资中心,物资中心制定计划后通知采购员,在采购员与基层单位核实后实施采购,最后通知送货。总之,只有处理好采购、库存和计划之间的关系,才能真正做好单位仓储管理,如我单位去年每两个月即进一批坩埚,每批送500只,导致库存积压很多。今年我们找到使用单位,了解到他们有一个小库房,计划员看到库存不够就提计划,导致牛鞭效应的发生,实际上是供货方先把坩埚拉到物资中心,其中一小部分去了使用单位。了解情况后,我们及时采取措施,改善操作作业,缩短订货提前期和减少订购批量,真正做好了库存管理工作。

三、结语

随着市场竞争的加剧以及现代管理理念的不断更新,供应管理在单位实际生产经营管理工作中占据着越来越重要的位置,采购、计划和库存管理工作是确保单位科研生产系统高效灵活运转的关键环节,只有正确认识采购、计划和库存之间的关系,才能够帮助我们提升经营管理水平,促进我院的健康发展。

实用采购工作计划例8

主要是对项目概况、背景、招标对象、工程承发包模式及合同等进行全面的了解并为编制提供基础依据。

2.招标采购需求分析

通过宣贯、合同交底、交流、专题会等形式,获取有关建设项目总体规划信息,包含目标、任务、范围、施工进度分解、难点分析及对策。

3.确定招标采购目标重点和任务

3.1质量目标

严格按照国家法律法规、合同约定和技术规范书等确保采购设备材料满足设计要求,注重质量指标判别,以期配合建设项目整体目标实现,进一步强化质量保修、检验、监造、缺陷处理、责任划分等受控。

3.2成本目标

严格按照制度与流程执行概算,建立失控处置办法,如:编制应急计划和替代方案;设置后备费用和后备时间,用于应付由于经济、技术、管理等因素造成的风险;风险报告与响应等,以确保经济高效采购。

3.3进度目标

严格执行审批后的工程进度及招标采购进度计划,履行调整审批手续,加强偏差管理,优化进度实施。

4.编写招标采购项目管理配套计划

招标采购项目管理配套计划是招标采购项目管理方案的重要组成部分,是依据招标采购目标重点、任务及实施思路细化成的具体实施方法,主要包括:质量与进度计划、组织保障及人力资源计划、成本费控计划、合同规划、沟通及风险防范计划等。

4.1招标采购的质量与进度计划

(1)充分利用因果分析图从人、机、料、法、环、计等方面进行分析,把各种影响因素与质量问题关联起来,分析产生原因,有针对性地制定计划与策略。在制定技术规范和合同条款时要充分考虑质量的重要性,采用资格预审招标方式,加强采购项目过程质量管理。

(2)分析工作先后关系及招标工作排序,依据项目采购特点及时间要求、限制与约束条件,应用相关工具(如:关键路径法、甘特图),根据招标采购工作内容的分解,确定各项工作的先后顺序,估计各项工作的利用时间及进度,各管理因素相互关系的平衡。特别是注意招标货物的国外、国内时限、保险、运输的安排。

4.2招标采购的组织保障和人力资源计划

依据招标采购进度计划,针对工作内容,识别记录项目角色、职责,组建团队,进行WBS任务分解,合理配置,明确招标采购各阶段人员责任并形成矩阵表,通常配置项目经理、招标、造价、技术等方面人员,不要忽略了提前做好人力资源需求梳理与申报。

4.3招标采购的成本费用控制计划

招标采购活动是控制成本的重要途径。通过制度建设、流程控制、合约规划指导生成采购费用计划,实现采购计划的成本管控,在编制标底和定标时需要比较标底价、中标价与合约规划金额,以判断标底价和中标价是否合理,合约规划是否要进行调整;通过把合约规划与采购计划相对应,就能及时反应采购金额是否和预期目标有偏差,从而有效地控制项目成本,将费用风险降到最低。成本费控分析管理工具和方法众多,如:成本费用偏差分析表、费用计划曲线等,但工程实践中常采用赢得值曲线法,即:计划工作时间预算费用(BCWS),已完工作预算费用(BCWP),已完工作实际费用(ACWP)曲线。

4.4招标采购的沟通及风险防范计划

(1)识别利益相关方,分清内、外部划分,登记角色在招标采购过程中的份量、所持态度及影响程度并编制利益相关方矩阵,有针对性地制定沟通技巧与策略。

(2)确立沟通原则,通常先关注业主,共享核心信息,进行沟通培训,提高沟通能力,使发送的信息清晰、完整、没有歧义。信息发送者有责任确保信息被正确地理解,信息接收者有责任确保完整接收和正确地理解信息。

(3)建立双向沟通机制,掌握沟通技巧,恰当使用正式沟通与非正式沟通、垂直沟通和水平沟通的方式。特别要利用好项目进展的里程碑节点、关键活动、有影响的结果等协调沟通。

实用采购工作计划例9

大唐太原第二热电厂物资供应部计划采购岗位人员构成分别由老、中、青三组年龄构成,从事采购计划岗位时间较长的计划员对采购业务相对熟悉程度较高,同时也暴露出维持现状求稳,不求上进心态明显;中间层计划员对本岗位工作积极性高,接收新事物能力相对较强;新生代计划员文化程度较高,接收新事物快,但对物资采购工作还处于积累学习阶段等不同类型的矛盾,需要在今后的工作中不断改进和提高。随着我厂现场主辅设备的不断改建、扩建及升级改造,市场供需关系、采购理念的不断更新,特别是在2012年使用集团公司财务一体化系统后,对原有的采购流程和采购理念形成较大冲击,需要所有计划员都要在不断学习中提高自己的业务能力,以满足日常采购工作需求。虽然从事物资计划采购岗位人员工作分工长期不变,供货商相对固定,采购工作得心应手,但管控和预防滋生腐败还是存在一定隐患和漏洞,也不利于对采购人员的能力发掘和培养。要改变岗位分工长期不变的弊端,需要按照本部门采购计划人员轮岗制度定期对以上人员进行轮岗。

1 采购计划人员轮岗的必要性

根据本人对轮岗工作的认识,从以下几方面进行分析:

1.1 通过岗位轮换,实现人员储备 由于物资计划采购岗位的特殊性,需要从事该岗位人员拥有丰富的现场工作经验和采购业务知识,通过对采购计划岗位的轮换可以积累更多的采购经验。通过轮岗的形式,给员工更多的学习机会,激励采购计划岗位人员根据不同分工而面对不同采购内容和供货商,实现一岗多能,为今后优化采购计划岗位结构,尽快适应现场设备的不断更新和市场供需形式的变化。

1.2 通过岗位轮换,实现内部有效沟通促进工作效率。通过计划采购人员在部门内部的轮岗,能够实现物资采购信息的共享,增进了各个岗位之间的相互了解,帮助员工在各个岗位之间换位思考,使自己面对不同的专业、不同的物资采购类别,与更多供货商进行沟通,扩大了采购业务范围,提高了采购业务能力。

1.3 通过岗位轮换,制约腐败现象产生。实施计划采购人员岗位轮换打破采购分工长期固定不变的模式,也是物资供应部门防腐倡廉的直接手段。一个人长期固守一个岗位,表面上是采购业务较为熟悉,其实容易出现采购业务面狭小,对市场了解出现空白。特别是计划采购人员岗位的“稳定”,极易出现固步自封,居功自傲,放松自我要求的现象,与部分长期固定供货商容易形成利益链,对个人成长显然不利。甚至有的人滑向贪污腐化的深渊,不仅给个人和家庭造成损失,而且对单位和国家的事业也会造成巨大损失。

1.4 通过岗位轮换,部门实现知人善任。每一次采购计划分工的调整,都是一次学习的机会,更是一种挑战。员工在轮岗制度中体验不同分工条件下的工作特点,不断丰富自身的采购业务知识。随着采购内容、服务对象、供货商的定时更新,得到更多的锻炼学习机会,进一步发挥个人在从事采购计划岗位的潜能,掌握更多的采购业务相关知识和业务技巧,从长远讲,对本部门的采购计划人员的培养起到了促进作用。

2 采购计划岗位轮岗后存在的问题及对策

2.1 轮岗后的人员对新岗位分工适应期过长。很多员工长期从事一项工作,脑海工作模式程序化,很可能拒绝或抵触轮岗工作;对调整分工后出现的重新学习,重新熟悉市场的情况不适应,也不愿去面对。针对以上情况,需要在平时的工作中加强对采购计划人员对分工调整必要性的培训学习力度,在轮岗后,能够尽快适应新岗位,胜任新岗位工作。另一方面,岗位轮换后,职工出现的消极怠工等现象也是对新岗位适应能力差的一种体现,需要不断加强自身业务能力的提高,尽快满足新岗位的要求。既是对所有采购计划岗位的人员也是一种激励倒逼机制,也会提高采购计划员的学习相关业务知识的积极性和自觉性,形成一种奋发进取,优胜劣汰的良性循环机制。

2.2 岗位轮换前期思维转换滞后,工作效率低下。加强对采购计划人员轮岗制度的学习,充分认识到轮岗工作的重要性,对共性的和个性的业务知识的培训力度进一步常态化,制度化,同时要建立和完善采购资源平台,实现采购资源的共享,缩短调整岗位后的适应期,尽快进入工作状态,便于工作的开展,提高工作效率。从而确保物资供应的及时性、准确性、可靠性。使不同年龄层次、从事不同专业分工的采购计划员的采购业务知识都得到大幅提高。

2.3 轮岗后出现职责空白点,对新岗位分工熟悉程度低。由于目前我部采购计划的工作经历、文化程度、本岗位工作经验参差不齐,要求轮岗制度尽可能做到因人而异,充分发挥每一位现有岗位人员的优点,由浅入深,由易到难,逐步进行专业跨距和业务能力的转换调整,根据轮岗目标,制订详细轮岗计划。尤其对参加轮岗的岗位、对象、人数、周期、考核评价等工作要考虑全面清晰。其中必须考虑特殊个体的差异,有目的、有计划、分步骤地实施,做到岗位无缝交接,规范移交,避免出现空白点。

2.4 轮岗使专业跨度过大,短时不能适应新专业采购业务。要减少此类现象的发生就要区分对备品采购计划和材料计划员的调整力度,使轮岗工作科学有序进行,避免出现大的波动,影响到生产采购物资的采购,对安全生产造成不良影响。对待备品采购计划人员的调整一定要对相关业务人员进行考核,必须是具有一定专业知识和本专业工作经历,对生产系统有一定了解的人员才能胜任备品采购计划岗位的相关工作。

综上所述,我们物资部门计划采购人员轮岗制度要想成为部门培养人、激励人、保护人的一种好手段,就需认真操作,扬长避短,只要轮岗制度完善,设计合理,操作得法,轮岗工作定是利大于弊,有利于培养综合人才,提升人才素质,提高企业核心竞争力。

参考文献:

实用采购工作计划例10

引言

物资采购计划管理是整个物资管理的重要环节,是物资管理的重要组成部分。科学、合理的物资采购计划可以有效的降低市场风险性,指明企业物资采购方向,促进物资供应程序有条不紊的开展,为企业节省物资采购成本,在提高企业经济效益上起到了重要的促进作用。笔者通过自身的工作经验,对物资采购计划有着深刻的认知,对企业提高物资采购计划的举措有着相应的意见和建议,仅供参考。

一、物资采购计划管理的定义

物资采购计划管理的定义指的是,企业物资部门为了更好的实现物资采购计划,在物资采购计划管理中需要进行市场调研、质量监督调查、物资品控、考核总结等一系列管理活动,同时从物资的货源选取、比价、采购等过程也需要进行管理。要想做好物资采购计划管理工作,必须要从实际出发,做好物资计划分配,从而确保企业生产所需物资能够实现综合平衡。

二、加强企业物资采购计划管理的重要意义

(一)有利于企业物资配置综合平衡

物资采购计划管理会根据企业生产实际情况,制定科学有效的物资采购计划工作,可以实时把控企业物资供需关系,然后进行有计划的采买工作,避免公司出现盲目采买物资现象,降低企业经济成本,有利于企业物资配置综合平衡提高企业的经济效益。

(二)有利于加强对物资采购的监管力度

物资采购计划管理会在整个物资采购计划实施过程中进行各部门、各环节的实时监管和跟踪,这样可以避免出现有的个别采购员非法牟利,损坏企业经济利益等现象,加强物资采购监管力度,可以确保物资采购计划真正落实,避免企业出现不必要的风险性。(三)有利于提升企业市场竞争力随着市场经济的快速发展,企业生产经营必须要把控好源头物资方面的管理,物资采购计划管理可以有效的把控企业对物资采购方面的费用开支,根据企业生产活动,把握物资市场行情进行有计划的、科学的、合理的计划采购,有效的为企业采购降低成本,提升企业市场竞争力。

三、实施企业物资采购计划管理的具体举措

(一)改变传统的物资采购计划的管理观念

目前,很多企业对物资采购计划方面的管理认知存在误区,管理层次分级很少,不注重对物资采购计划工作方面的严格管理,认知制定采购计划没有实际的意义,从而导致出现物资采购计划不够精准,盲目采购物资情况屡见不鲜,给企业带来经济损失。对此,企业要改变对物资采购计划的管理观念,树立正确的认知和重视程度,加强物资采购管理的软、硬件设施的大力支持,确保物资采购计划管理更加具有弹性和灵活性。

(二)制定详尽的物资采购计划

企业要做好日常的物资采购计划,以市场需求为依据,严格经济核算、实行择优选购的原则,制定详尽的物资采购计划,物资采购计划主要包括采购物资的品种、规格、型号、数量、技术要求、计划单价、进货时间、采购地点,以及采购成本的考核等,如表1所示,详尽的企业物资采购计划可以帮助企业进行科学的推算,做好监督指导作用,减少企业物资采购的盲目性。

(三)提升物资采购计划的精准度

在多元化的市场竞争中,企业要想提升自身的核心竞争力,在物资管理方面必须要提升物资采购计划的进准度,对物资采买的时间的合理性、物资的质量把控、物资的价格对比、物资运输的跟踪和物资存储的监督等等,方方面面都需要有着精准的把握,以降低企业生产成本。当企业物资受到季节性的影响,如煤炭在冬季的价格高于夏季,企业必须要根据实际情况,可以选择在物资采购时间上选择夏季,节省一部分企业采买物资的成本。

(四)发挥物资采购计划执行中的监督力度

企业在实施物资采购计划过程中,必须要发挥其监督管理的职能,对各部门、各环节都应进行实时的监管和跟踪,确保物资采购计划是否落实到位,如大体对物资采购计划实施过程中的监督主要有三个部分,即订单的执行、合同的签订以及物资入库,还要对物资采购人员进行监督管理,制定监督管理制度,对于违规者严惩不贷。同时还要对于物资采购过程中隐藏的潜在风险上,要及时的调整和规避,确保物资采购计划能够顺利实施。

四、结语

要想做好物资采购工作,科学合理的物资采购计划是必不可少的。对此,企业必须要树立正确的物资采购计划的管理观念,避免出现因物资短缺、物资积压导致出现盲目采购现象,给企业带来经济损失,要加强对物资采购计划方面的管理,将采购管理的各项有关工作都融入其中,确保物资采购的精准性,从而提升物资管理水平,提升企业经济效益。

参考文献:

[1]李青.试论电力企业物资管理中存在的问题及相应对策[J].低碳世界,2013,05.

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[3]孔琳.加强物资需求计划管理提高物资采购效率和质量[J].经营管理,2013,02(02):39.

实用采购工作计划例11

本文以提高设备采购环节的效率为出发点,以确保新购设备的质量为宗旨,以详细梳理采购环节中各部门的职责为切入点,按照上报设备采购计划、技术选型、实施招标或谈判采购、组织进厂验收的设备采购步骤,逐一探讨最优的部门分工,落实责任划分,挖掘目前设备采购环节中需要完善的各个方面,从而达到设备采购流程的整体优化。全文主体可简单概括为“梳理流程、分工合作、逐点完善、全局优化”。 一、设备采购计划 设备采购计划按照年限可划分为中长期设备规划和年度购置计划。对于中长期设备规划的提出,主要依据企业的生产发展、新产品开发、设备升级、新工艺、新技术的应用等方面的需求目标来进行,需要结合企业实际情况,在企业总体发展战略和经营规划的基础上,由计划部门负责统一组织,由各生产单位、需求部门做初步需求计划编制,再由计划部门负责统一汇总、筛选、组织修订,并进行论证,然后由公司的主管经理或总工进行审批,最终形成公司中长期设备规划,同时作为设备年度购置计划的编制依据。设备年度购置计划的编制、审核、审批步骤与中长期设备规划的编制步骤基本相同,不同点在于年度购置计划在充分考虑长远计划的同时,要更加切合于眼前的生产实际和公司目前经营发展的需要。 二、设备技术选型 在设备采购计划编制过程中,必然伴随着设备的技术选型。在设备采购计划编制完成后,设备选型也应该随之完成。但是在实际工作中,由于设备购置计划申报和下达时间间隔较长,少则数月,多则几年,从而导致在上报购置计划时的设备选型,可能在实际计划下达时已经不符合实际工作需要,或是编制人员工作已经变动等原因而无从查找,需要在正式设备购置计划下达后,按照职责划分重新编制更加严谨细致的设备选型技术文件,即设备技术规格书。设备技术规格书的制定和完善,确保了将设备选型落实在纸面上,为下一步实施设备采购形成重要的依据。设备技术规格书的编制需要各专业部门分工合作,充分发挥各自专业特长和技术优势,按照编制原则不同、设备类别不同、技术含量不同,可将技术规格书的编制具体划分为:1、“谁使用谁编制”原则:主要针对非安装小型设备,这部分设备技术相对成熟,选型相对容易;2、“技术把关”原则:主要针对安全环保类设备、专业设备、工程配套设备等,需要由专业部门编制或审核技术规格书,以确保设备选型更加科学、符合生产实际的需要。设备技术规格书编制完成后,需要由设备主管部门及领导、总工等进行审核、审批,最终确定设备技术规格书,采购部门再严格按照选型好的技术规格书组织实施采购。 三、实施设备采购 在设备购置计划下达、设备技术规格书编制完成后,设备采购部门根据上级部门的采购管理要求,选取招标或谈判采购。目前,集团公司的采购方式正在逐步发展成为集中采购方式,即所有的设备采购全部集中由物资装备处主管,由物资供销公司组织实施,不允许自购,需求单位的职责主要转变为上报购置计划、技术选型、建议较优供货商、参加评标、谈判议价等。集中采购的优势在于协调并优化了各子公司间的采购资源,相对控制了子公司自购所带来的不规范行为,加大了招标采购力度,节约了采购成本,同时优选供应商,能够获得良好的售后服务。目前,公司设备采购流程主要是:在设备采购计划下达后,设备采购部门依据设备管理部门提供的设备技术规格书,在ERP系统上报月度购置计划,由物资装备处审批后,实施自购或委托物资供销公司组织采购,物资供销公司接到物资装备处的采购计划后,组织设备使用单位、审计部门、物资装备处、矿区生产运行部等人员共同参加招标或谈判采购。我们作为需求方,在参加招标谈判时,大型设备一般需要由熟悉设备技术参数的人员、设备管理和采购人员共同参加,小型设备主要由采购部门参加即可。 四、设备进厂验收 设备验收作为设备采购环节的最后一步,是进厂设备质量优劣的重要关口,是确保设备安装质量合格的关键步骤。组织缜密、多部门团结合作的设备验收工作,能够在最大程度上确保整个采购环节的质量,利于使用单位得到所需要的设备。根据以往的经验,在实际工作中,会发生购进设备质量较差、同时价格相对较高的产品。分析原因主要是对设备采购监管力量薄弱,通常表现为采购与验收权力未分离、或是职责划分不清、或是设备管理者担负主管采购职责的同时还是设备验收主管者,均可能做出由于自身疏忽或是受供应商影响等造成不同程度的渎职问题。所以,要使设备验收达到理想结果,核心问题就是要避免由采购部门独管或是主管验收,而是要由独立于采购部门的设备管理部门、质量管理部门、技术部门、或是使用部门直接负责或主管验收,以最终确定进厂设备的质量符合要求。 设备验收流程可归纳为:设备进厂或安装完成后,由设备管理部门组织并主管验收工作,设备使用单位、技术选型部门、安全环保部门、采购部门共同参加。综上,通过对设备采购流程重要环节进行梳理,逐一落实各部门职责分工,划清各自工作权限,发挥各部门专业特长,优化协作程序,力求达到使设备采购各相关部门权责相符、目标一致、分工合作通畅的直接目标,最终达到采购设备质量优良、采购环节规范、采购工作科学高效、能够保障公司生产经营工作安全可靠、持续发展的圆满结局。