以新时代中国特色社会主义思想为指导，积极践行社会主义核心价值观，巩固**市创建全国文明城市改造成果，全面强化自身建设，推动企业改革与转型，共同提升业主服务体验和幸福指数，提升小区品质，培育具有国有底蕴、***物业服务品牌，提升***物业管理服务水平和整体形象。
二、领导机构
为确保竞赛活动扎实有效开展，成立活动领导小组。
组 长：****
副组长：***
成 员：****
活动领导小组办公室设在**，**兼任办公室主任****兼任办公室副主任。
三、活动内容
（一）聚焦业主满意，持续转观念强素质。
1、加强人员素质培养，树立正确服务观开展好“物业讲习堂”、项目经理培训、内训师培养等活动，从法律法规、行业规范、技能培训等方面，培育员工重承诺、懂技术、明理知法的意识，推动人才强企工程有效开展。定期组织物业服务大讨论活动，着重强调服务礼仪、服务意识的重要性，潜移默化推动服务观念转变。结合技能竞赛，深化导师带徒活动，选树优秀物业人才，以传帮带的形式层层培育专业技能人才，激发企业造血功能。建立项目部间人才交流输送机制，加速思想碰撞，促进丰富且高质量的服务供给。
2、理顺管理流程机制，推动制度落实落地。优化内部管理模式，形成有效的、执行力强的管理制度。持续推行基层制度建立，以三基工作为统揽，强化“三标”建设、基层班组建设和项目建设，全面提升基层精细管理水平。持续推进“三会三公开”制度落实落地，认真落实物业服务收费规定，按照质价相符原则，定期公布服务内容、收费标准等事项，健全财务帐目，主动接受业主和物价部门的监督，公开投诉渠道和方式，公开公共部位收益等信息，不断强化业主监督职能。
3、强化监督考核，提高运行保障水平。完善三级考核体系，进一步量化考核，科学运行并注重实效。坚持实施“低老坏”现场曝光会、差评案例制度，增加劣质服务曝光度，对问题突出、屡查屡犯的项目，实施 “黄牌警告，红牌重罚”原则，“红牌”双倍扣罚绩效，并取消评先树优资格。持续推行“居民恳谈会”、居民满意度调查问卷，聚焦居民反映突出的热点、难点、焦点问题，建立问题清单，针对解决业主反映强烈问题开展专项行动，进一步降低投诉率，提升满意度。
（二）聚焦提质升级，持续强化基础服务。
一、物业概况某某区位于滨河大道东段，前拥白河，背靠独山，风景十分秀美某某区占地约000㎡，分为办公（酒某某区和某某区两部分。办公（酒店）大楼地面以上楼高0层，地下室一层，建筑面积为000㎡，各项配套设施齐全；大楼以00轴线为界，西侧为某某某某区域，建筑面积000㎡；东侧为某某区域，建筑面积000㎡；首层入口分别位于大楼西侧和大楼正面；办公（酒某某区广场地面为花岗岩石材铺砌。某某区位某某区后半部分，为0幢1单元和1幢4单元的7层单体住宅楼，6、7层为复式楼；室内水电等各种配套设施齐全；总建筑面积为00㎡。机关大楼的建筑主体均为框支结构，外墙面贴有瓷砖、干挂石材；某某区入口设某某区前侧，某某区入口设某某区的东侧，均设有门卫室，安装有电动伸缩门，某某区四周建有封闭围栏，某某区三面围墙一面围栏。
某某区实施了亮化工程，各种路灯、草坪灯、地埋灯、射灯等灯具齐全（有酒店经营者负责管理维护）。
绿化占地约12200㎡，其中：办公（酒某某区绿化面积约3000㎡（有酒店经营者负责管理维护），某某区绿化及园林小品占地面积约9200㎡。
机关大楼安装有3台开利空调主机、3台上海三菱电梯（某某区域2部，某某区域1部），设有消防喷淋、消防栓、消防自动报警及监控系统、供配电、给排水、空调（制冷、供热）系统；办公（酒某某区、某某区各设一套安防闭路电视监控系统和远红外线防盗报警系统。供电系统室外配臵有四台箱式变压器。
大楼的供电、供热（制冷）、消防、供水等系统与其后面某某区共用一套系统。安防系统办公（酒某某区和某某区分设。某某区（不含酒店）有化粪池1个，容积20 m3；深水井7眼，深水泵7台（套），地下蓄水池一个，容积300 m3。地下有供水管道，雨、污水管道，地温空调及热水管道若干。
某某区有管理和商业用房10间约250㎡，公共车棚一座约140㎡，公共卫生间一处，公用液化气瓶房两某某区间道路硬化。庭院路灯43盏。某某区有化粪池6个，容积36 m3；地下供水管道，雨、污水管道，地温空调及热水管道若干。
办公及某某区有线电视、电话及宽带网线均入室进户。
物业管理用房约90㎡（不含各专用值班室）。
住某某区尚未成立业主委员会，暂有某某办公室行使业主委员会职责。
二、分析说明
从物业管理角度对比某某市其它办公、生某某区（楼宇），某某机关的物业管理呈现如下特点：
2.1 建筑容积率低，占地面积大; 需控制的入口多，从而使物管服务单价偏高。
2.2 绿地面积大，多为沙石垃圾物填垫，土层薄，肥力差，耐涝怕旱，耗水量大，绿地养护成本高。
2.3 机关大楼装有中央空调，虽节能，但其运转维修费用较高；由于某某区入住率低，大楼宾馆部分开业启用还需一段时间，会造成单位面积承担固定性费用过高。
2.4 大楼的供电、供热、消防、供水等系统比较复杂，且与其后面某某区共用一套系统，对物业公司的工程管理水平要求高（这对提高设备利用率降低设备运作成本至关重要）。
2.5 由于设备共用，各部分费用的分摊管理有一定的难度。
2.6 室外管网、大楼屋顶、住宅局部、部分门窗、供应安装水暖电器室调设备等，由于施工过程长，不同程度存在隐患，返修率会比较高。
2.7 新设立公司一无资质，二无经验，员工未经专业培训，服务质量和工作效率与业主期望有较大差距。
2.8 某某机关某某区、某某区定位高某某区，物业管理服务质量、标准应与之匹配。
三、管理服务目标
3.4 常规性的物业管理：提供高质量、高稳定性具有较强抗风险能力的物业管理服务，并保证各项物业管理过程处于实时监督、有效控制和持续改进中，具体的管理指标参照物业管理评优标准。
在提供优质物业管理的同时，通过有效降低和控制成本，在可行的情况下，可酌情开展经营性收益来减少某某涉及物业管理的经济负担，使物业管理质价相符，物有所值。
依据有关法规和规范的规定，进行规范化的运作，保证局机关物管公司与局机关各科室、各住户建立良好的沟通渠道，并保持密切的联系; 虚心听取意见，并及时处理，以此来促进物业管理工作更好地开展，增加业主对服务的满意度。
3.5 “业主至上，服务第一！”局机关物业公司全体员工将以扎实的工作作风，专业的技术实力，无微不致的服务，为局机关提供超值的物业管理服务。
3.6 氛围文化
倡导“自然和谐”的价值观，推进环境文化，将氛围文化服务作为某某机关物业管理公司的一项重要工作。
四、局机关物业管理重点工作
局机关物业公司主要管理人员均来自系统内各单位，虽无物业管理的专业经验，但有信心和热情，并有从事多年机关管理服务的经验，其管理水平应勿庸臵疑。在此，仅就以下重大工作和措施承诺如下：
4.1：履行应尽职责，严格依法依规管理，服务公开、规范、透明
某某机关办公室与局机关物业管理公司是一个委托被委托的关系，正确处理两者的关系对于协调处理物业管理有很大关系和重要意义。加强彼此之间的合作关系，
加大沟通力度，为此我们将采取下列方法：
4.1.1、严格执行《国家物业管理条例》，同时按照公司内部管理体系规范运作，协调各方关系，建立合作、协调、监管、互利的共赢关系。
4.1.2、充分利用各种形式的宣传与沟通的途径，开展某某区内各部门信息反馈和互通，认真正确地对待每一位人员提出的问题，每年两次开展机关内意见调查，了解各部门和各住户的需求，及时处理、反馈，努力提高大楼内各部门的满意率。
4.1.3建立健全财务管理制度，坚持财务公开制度，每半年向某某办公室汇报一次管理服务、财务收支报表和本体基金报表，接受某某机关的监督。
4.1.4每季度至少召开一次物管联系会议。评议物业管理绩效，倾听各部门和业户的意见，使联系会议成为某某机关与物业管理公司之间沟通的桥梁。
4.1.5遇到重大经营活动或较大的变革，及时与某某办公室沟通。
4.1.6本着对某某机关负责的态度，管理中采取各种节约措施降低成本，减轻某某的负担。
4.2服务精神的树立
4.2.1在员工培训中强化服务的意识和理念，培养员工服务工作的职业素养，并以案例及实践来锻炼员工的品质，建立自信。
4.2.2严格按公司《员工守册》、《作业指导书》来规范员工的着装，行为。
4.2.3作为管理服务的一线员工，其表现直接体现出物管的工作水平。
4.2.4、某某区接收运作平稳后，服务中心开展大堂礼仪接待服务。
4.3平稳交接进驻
根据要求和实际情况，我们充分地准备，做出了如下部署和安排：
4.3.1机关物业管理公司参加移交人员是来自局机关，移交期人员配臵充分，全面接收，实行专业对口交接，确保移交顺利进行，保障某某机关的正常运作。
4.3.2局机关物业管理公司将组成以副经理赵宏运为组长、副经理张献为副组长，全面领导移交工作，各部门主管及聘请的各专业工程师组成的移交接管工作小组，根据某某实际工作需要，水电、空调、管网、消防、监控等工程序列工作由公司副经理赵宏运带领专业技工提前进驻。
4.3.3移交工作分为工程设备组、资料组及保安组、按专业领域对移交项目、现状问题，实行逐项移交，登记造册，留备后查。
4.3.4设备机房和运行管理责任移交后，实行24小时机房值守和严格的机房准入制度，确保设备正常运行。
4.4各系统设备的可靠运行和良好养护
4.4.1制定科学的设备操作指引，并严格执行，按要求填写相关运行记录表，及时备案。
4.4.2对设备安排24小时值守，实时监控，及时发现问题，确保设备万无一失。
4.4.3针对某某某某区的具体情况，制定各种应急预案，并多次演练，确保危机能够妥善化解。
4.4.4详细制定设备的维保方案，对设备进行强制定期维保，保证设备时刻处于良好状态。
4.5合理安排资金，有计划、分步骤精心组织实施小本体、设备、设施和环境的改造更新工程
我们认为：要达到高水平的管理应软硬件齐抓，在抓服务抓质量的同时，对某某机关某某区、某某区不合理或不经济的部分硬件完善提高。
具体实施方案和计划须公司移交进驻后在年度计划中以附件的形式提出。
五、管理方式、工作计划和物质装备
5.1 管理方式
公司在某某机关物业管理的全方位服务中，充分发挥管理层敬业精神，充分利用某某品牌形象和资源优势，吸收同业先进的物业管理理念，建立完善的约束激励机制和责权分明、层层负责的工作管理体系，坚持以人为本原则，实行人性化管理
5.2 管理体系
根据局机关物业管理的要求，我们采用直线型组织结构。它的特点是：各种职务按垂直系统排列，体现南阳某某办公楼管理结构简单，责任分明，联系简捷，适合量化管理的要求。
某某机关物业管理公司的组织构架，实行某某办公室监督与专业服务相结合的管理方式; 实行自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展企业化管理，严格履行“某某市某某机关物业服务管理合同”中规定的权务、义务和责任。
机关物业管理服务公司组织构架图
5.2.1 部门职责
综合服务中心
①负责公司对外公共关系的处理与协调;
②负责某某办公室、访客以及业户等提出的服务申请、投诉受理和处理。并定期组织进行各办公单位和业户意见调查，回访、统计、分析工作。
③某某区域内清洁、绿化、安保等管理控制;
④负责组织公司的安全、质量检查、提出质量改进建议，负责纠正措施的验证; ⑤负某某区文化的开展;
⑥某某区域内物业管理各类信息、记录的汇集、整理统计、分析和及时传递; 定期形成日、月统计报表。为管理决策、质量分析提供依据;
1.来源广泛。物业档案的形成涉及方方面面，其中物业管理行政职能部门产生的物业档案内容有：物业企业资质管理档案；维修资金管理档案；业委会管理档案；综合整治档案；物业执法档案等。由房管所转制而成的物业公司形成的档案内容有：产业类档案，包含每户居民的公房凭证副本（存根）、产业管理手册等；业务类档案，包含记录每户居民租赁使用情况的业务件袋、住房调配单、售后公房资料等；测估类档案，包含测估手册、各类图纸；维修管理类资料，包括房屋大修资料、房屋完损等级评定记录、各类设备维修保养资料、群众来信和投诉处置情况、维修资金管理资料等。开发商组建的物业公司所形成的资料包括物业建筑、结物业档案管理现状与建议构、隐蔽工程竣工图；业主（住户）管理手册；各类设备维修保养记录；维修资金管理资料；群众来信和投诉处置情况等。
2.内容丰富。物业档案包含了基建、设备、经营、管理、服务等多方面内容。物业档案的形成涉及到方方面面，如建设单位移交的物业前期资料；与水泵、空调、电梯、锅炉、化粪池、安保门禁等设备的生产厂家、安装公司、保养单位之间形成的有关资料；消防、供电、供水、供气、电话、网络、有线电视等方面资料；物业服务企业的物业资质证明、物业管理招投标文件、各类经济合同方面的资料；业主委员会成立、运作、改选方面的资料；维修资金使用、审批、监管方面的资料；投诉和物业管理方面的政策法规等文件。
3.动态变化。不论是住宅小区、高层楼宇还是酒店、办公楼、商业场所，各类物业在使用过程中都会发生各种变化。如物业的各种设施、设备需要进行维修、更换；因客户不同的使用需求而改变物业原有的布局，重新进行装修；业主因权属的变更而发生变化；租户的频繁变动。另外，随着旧区改造的深入发展，城市地形面貌发生了很大的变化，物业档案中各类图纸须及时进行修测；房屋完损等级评定记录每年调整一次。围绕着这些变化，物业档案也需及时补充新的内容，以确保档案资料的完整、准确。
二、物业档案的作用
1.为加强直管公房管理提供有效的依据。物业档案资料详细地记载了每幢房屋的结构、类型，以及所有直管公房的产业情况。如果将全市直管公房的产业资料汇集起来，就能全面、真实地反映出全市直管公房的面积数量，便于正确掌握全市授权物业公司管理的直管公房的房屋状况，为有关部门加强对授权的直管公房管理提供有效的依据，为制定旧区改造政策提供参考数据，防止国有资产流失。
2.物业服务企业从事日常管理的依据。物业档案资料详细地记载了每户居民的居住面积、家庭成员及物业管理等费用的交付情况；售后公房出售时同住的家庭成员以及家庭成员同意与否等情况。这些档案内容是维护居民合法权益的原始凭证，使物业服务企业能够有针对性地为居民提供各类服务。
3.物业服务企业顺利开展各项工作的基础资料。物业档案是物业服务企业以往各项工作的真实记录，它可以为物业服务企业解决合同纷争、化解各种矛盾提供备查的依据，使物业服务企业在各种经济纠纷中立于主动地位。同时，物业档案既是物业服务企业开展各项工作、维持正常管理、保持各类设备正常运转不可缺少的基础资料，也是开展物业维修、设备保养和更新改造等必不可少的依据材料。
三、改进物业档案管理工作的建议
1.重视物业档案管理工作。房屋管理部门应充分重视物业档案管理工作，加大物业档案的管理力度，将留在业务部门与经办人员手中的物业管理资料及时地收集归档，确保业务管理部门形成的物业档案能系统、完整地归档入库。同时，各有关部门应加强房管办事处的档案业务指导工作，对兼职档案人员开展业务培训，提高他们的档案意识，形成办毕就归档的工作流程，确保所有的物业档案都能按时归档。
1引言
在当前的社会中，人们对各方面的服务质量提出更高的要求，在物业服务之中也同样如此。而物业档案管理与物业服务质量有着直接性的影响，优化物业档案管理工作对提升物业服务质量有着非常大的帮助，下面对优化物业档案管理问题的相关策略展开具体研究。
2物业档案管理存在的问题分析
在当前的物业档案管理工作中存在着较多的问题，这些存在的问题严重影响到当前物业服务的质量，对物业企业的发展带来较大的不良影响。其主要体现在以下几个方面：
2.1管理层对物业档案管理不够重视
在当前物业企业中高层领导者中对于物业档案管理的意识较为薄弱，没有充分认识到物业档案管理与物业服务质量之间的关系，从而在对物业企业中远期规划建设之中，在物业档案管理的投入上较少，在人才的引进上没有引起重视，在相关信息设备的采购上没有进行合理的规划。这就造成物业档案管理工作效率十分低下，影响到最终物业企业的整体服务质量，实质上造成这一点的根本原因在于领导者没有看到物业档案管理工作带来的长期效益，进而影响到其在这上面的重视度。
2.2管理制度上存在较多漏洞
在当前的物业档案管理制度中存在着较多不完善的地方，其中主要体现在以下三个方面：第一，在基础管理工作上缺乏统一有效的管理标准。在进行物业档案管理的过程中没有对如何进行分类、信息保管时间的长短等做出统一，在操作上表现出较大的随意性，影响到物业档案管理的质量。第二，在档案信息的管理上过于分散。对于许多的物业企业来讲，在档案管理工作中都是将信息管理分散到各个部门之中，并没有对档案信息进行集中统一，不仅容易造成档案信息的遗失，而且对档案信息的利用效率也较为低下。第三，物业档案管理缺乏前期档案介入。
2.3物业企业档案管理人员综合素质较低
当前，物业档案管理存在缺乏专业人才的问题，该管理工作属于一种基层的管理工作，很难吸引一些具有高素质的人才，这就造成在当前物业企业档案管理中许多管理人员在专业性上较弱，在理论知识上较为缺乏。甚至一些物业企业采用兼职的方式来进行物业档案管理，没有专门的物业档案管理人员，由其他的一些工作人员代为进行管理，在这种情况之下严重影响到物业档案管理的水平和质量。
3优化物业档案管理问题的策略研究
针对当前物业企业档案管理中表现出来的一系列问题，物业企业应当重点针对这些问题展开优化，采取有效的物业档案管理策略，从而有效提升物业企业服务的整体质量，促进物业企业健康发展。
3.1提升管理层物业档案管理意识
物业企业领导人员对物业档案管理的重视程度直接影响到物业档案管理的效果，因此在对物业档案管理问题进行优化时，首先需要提升物业企业管理层物业档案管理的意识，让他们充分意识到加强物业档案管理对提升物业服务质量的重要性。为此需要加强对物业企业管理人员档案服务工作的宣传教育，通过宣传教育来改进和提升他们的管理意识。
3.2不断完善物业档案管理制度
物业档案管理工作的开展必须具有完善的档案管理制度，才能够更好地对管理工作进行约束和规范，从而提升物业档案管理的质量，其主要可以从以下几方面加以完善：第一，建立统一完善的标准，对物业档案信息的分类、保存时间做出明确的规定，对于重要档案信息需要做好保密工作等，实现对物业档案的规范化管理。第二，根据物业企业的实际情况，选取科学合理的物业档案管理方式。明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高。
3.3提升物业企业档案管理人员综合素质
提升物业企业档案管理人员的综合素质对优化物业档案管理问题起到关键性的作用。首先，物业企业档案管理人员应当在招聘时选取更加专业，具有较强的专业知识和专业技能，能够独力高效地处理各种物业档案管理问题的人才；其次，物业档案管理人员必须具备较强的信息技术能力，能够熟练应用相关的管理软件，这也是现代物业管理工作必备的技能之一；最后，物业企业应当加强对档案管理人员的培训工作，通过定期对物业档案管理人员进行培训，提升他们的专业知识和专业技能。
4结语
综上所述，物业档案管理工作在现代物业服务中有着非常高的重要性，物业企业应当对此引起足够高的重视，对当前物业档案管理工作中存在的问题引起关注，并针对这些问题采取科学有效的优化策略，以此来不断提升物业档案管理的质量，让物业服务的整体质量得到提升，从而有效提升当前物业企业的综合竞争力，促进物业企业的健康发展。
参考文献
[1]杨志刚.新形势下物业档案管理初探[A].新常态下的档案工作新思维[C].国家档案局档案科学技术研究所,2015.
[2]周雅枫.完善由“房管所”起步的物业档案管理的思考[J].黑龙江档案,2014（1）.
1引言
在当前的社会中，人们对各方面的服务质量提出更高的要求，在物业服务之中也同样如此。而物业档案管理与物业服务质量有着直接性的影响，优化物业档案管理工作对提升物业服务质量有着非常大的帮助，下面对优化物业档案管理问题的相关策略展开具体研究。
2物业档案管理存在的问题分析
在当前的物业档案管理工作中存在着较多的问题，这些存在的问题严重影响到当前物业服务的质量，对物业企业的发展带来较大的不良影响。其主要体现在以下几个方面：
2.1管理层对物业档案管理不够重视
在当前物业企业中高层领导者中对于物业档案管理的意识较为薄弱，没有充分认识到物业档案管理与物业服务质量之间的关系，从而在对物业企业中远期规划建设之中，在物业档案管理的投入上较少，在人才的引进上没有引起重视，在相关信息设备的采购上没有进行合理的规划。这就造成物业档案管理工作效率十分低下，影响到最终物业企业的整体服务质量，实质上造成这一点的根本原因在于领导者没有看到物业档案管理工作带来的长期效益，进而影响到其在这上面的重视度。
2.2管理制度上存在较多漏洞
在当前的物业档案管理制度中存在着较多不完善的地方，其中主要体现在以下三个方面：第一，在基础管理工作上缺乏统一有效的管理标准。在进行物业档案管理的过程中没有对如何进行分类、信息保管时间的长短等做出统一，在操作上表现出较大的随意性，影响到物业档案管理的质量。第二，在档案信息的管理上过于分散。对于许多的物业企业来讲，在档案管理工作中都是将信息管理分散到各个部门之中，并没有对档案信息进行集中统一，不仅容易造成档案信息的遗失，而且对档案信息的利用效率也较为低下。第三，物业档案管理缺乏前期档案介入。
2.3物业企业档案管理人员综合素质较低
当前，物业档案管理存在缺乏专业人才的问题，该管理工作属于一种基层的管理工作，很难吸引一些具有高素质的人才，这就造成在当前物业企业档案管理中许多管理人员在专业性上较弱，在理论知识上较为缺乏。甚至一些物业企业采用兼职的方式来进行物业档案管理，没有专门的物业档案管理人员，由其他的一些工作人员代为进行管理，在这种情况之下严重影响到物业档案管理的水平和质量。
3优化物业档案管理问题的策略研究
针对当前物业企业档案管理中表现出来的一系列问题，物业企业应当重点针对这些问题展开优化，采取有效的物业档案管理策略，从而有效提升物业企业服务的整体质量，促进物业企业健康发展。
3.1提升管理层物业档案管理意识
物业企业领导人员对物业档案管理的重视程度直接影响到物业档案管理的效果，因此在对物业档案管理问题进行优化时，首先需要提升物业企业管理层物业档案管理的意识，让他们充分意识到加强物业档案管理对提升物业服务质量的重要性。为此需要加强对物业企业管理人员档案服务工作的宣传教育，通过宣传教育来改进和提升他们的管理意识。
3.2不断完善物业档案管理制度
物业档案管理工作的开展必须具有完善的档案管理制度，才能够更好地对管理工作进行约束和规范，从而提升物业档案管理的质量，其主要可以从以下几方面加以完善：第一，建立统一完善的标准，对物业档案信息的分类、保存时间做出明确的规定，对于重要档案信息需要做好保密工作等，实现对物业档案的规范化管理。第二，根据物业企业的实际情况，选取科学合理的物业档案管理方式。明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高。
3.3提升物业企业档案管理人员综合素质
提升物业企业档案管理人员的综合素质对优化物业档案管理问题起到关键性的作用。首先，物业企业档案管理人员应当在招聘时选取更加专业，具有较强的专业知识和专业技能，能够独力高效地处理各种物业档案管理问题的人才；其次，物业档案管理人员必须具备较强的信息技术能力，能够熟练应用相关的管理软件，这也是现代物业管理工作必备的技能之一；最后，物业企业应当加强对档案管理人员的培训工作，通过定期对物业档案管理人员进行培训，提升他们的专业知识和专业技能。
4结语
综上所述，物业档案管理工作在现代物业服务中有着非常高的重要性，物业企业应当对此引起足够高的重视，对当前物业档案管理工作中存在的问题引起关注，并针对这些问题采取科学有效的优化策略，以此来不断提升物业档案管理的质量，让物业服务的整体质量得到提升，从而有效提升当前物业企业的综合竞争力，促进物业企业的健康发展。
参考文献
[1]杨志刚.新形势下物业档案管理初探[A].新常态下的档案工作新思维[C].国家档案局档案科学技术研究所,2015.
档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。
（一）档案的定义
“档案”一词在我国始见于明代，但最经常被引用的出处是清康熙十九年（1680年）的《起居注》。该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。
我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义多有论及，提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道：“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料（包括技术、影片、照片、录音带等等）。”1985年国家标准局的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（《中华人民共和国档案法》第二条）。
（二）物业文件与物业档案
物业管理工作形成的文件主要有两大部分，即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后，就过渡为物业档案。
物业管理公司日常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。物业管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料、设备和产权资料；形成的专业性文件包括住户入住后不断形成并补充的业主（住用人）资料；常规物业管理过程中形成的物业维修文件、物业租赁文件和管理服务文件；物业管理公司开办多种经营活动形成的经营管理文件等。
（三）物业档案的分类
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也不断增加，但总的来看，物业档案基本上可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。
二、物业档案管理现代化
（一）物业档案管理现代化的含义和内容
管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
档案管理现代化的内涵包括两方面：一是指现代科学技术和方法的应用；二是要达到优化、取得最佳效益。对物业档案管理来说也是如此。
（二）物业档案管理标准化
我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准，国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。由于物业管理工作在我国仅有十几年历史，物业档案管理更是档案行业和物业管理行业中双重的新课题，所以国内尚未制订出关于物业档案管理的标准。在具体工作中，应尽量参照各相关标准，如《档案著录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案号编制规则》、《档案工作基本术语》等作为工作指导。对一些较为成熟的物业管理公司来讲，如果条件具备，完全可以自行制订本公司的物业档案管理标准。
（三）现代化对物业档案工作人员的要求
档案管理现代化是不断完善深化的过程，这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等。
树立科技进步和科学管理的观念是提高人员现代化意识的基础。既然现代化是一个永无止境的进程，人员也就必须习惯于不断反省、不断思变，在总结经验、着手当前的同时放眼未来。既然物业档案管理是一个新课题，就必然存在许多有待完善之处，在巨大的潜力可挖掘。物业档案管理这一领域是大有可为的，要想永立这一行业潮头，必须有要有前瞻性，首先就是要打好思想意识这个基础。
三、物业档案的特点
（一）档案种类多样化
由于物业档案的主体包括物业服务公司、物业服务人员、物业的使用者、物业的开发商、设计者、工程设计方、承建商，以及政府有关部门如计委、国土局和房管局、城市规划局等单位。因此，在物业服务活动中就形成了各种类型的专门档案，如产权档案、会计档案、科技档案（基建档案、设备档案）等专门档案。这也是物业档案不同于其他类型的专门档案的一个显著特点。
（二）载体形式多样化
物业档案种类的多样化决定了物业档案形式多样，主要有图、文字、卡、册、表。其中“，图”是指根据实际需要绘制的各类平面图、示意图。 “文字”是指在物业服务活动中形成的各类文字材料，包括早期介入文件、接管验收文件、房屋及设备的修缮工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同、业主和住户来访记录、代收费用的协议等。这部分材料数量大、种类多，是物业档案的主要组成部分。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片，包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量、提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业户情况登记表、房屋装修申请表。
（三）档案的动态性较强
物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住户更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去，从而形成物业档案的一个显著特点——动态性较强。
（四）公开性和隐秘性并存
物业档案具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，如物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐秘性，因为它也包含着大量的隐私内容，这部分档案内容是不便于公开的，如业主（或住户）的个人资料、物业中的产权资料等。
（五）档案的完整性
物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，体现出一种完整性。
（六）和人们的日常生活息息相关
物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。
四、物业档案的作用
物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。
五、当前物业管理行业存在的主要问题
1.企业规模总体偏小。由于房地产开发规模普遍较小，开发方大多自行组建物管公司或成立物业管理处等，造成了一般物业企业难以快速实现高规格、大规模发展，企业规模总体偏小的现状。
2.物管投诉多，社会认可程度低。物业投诉产生的重要原因，一方面是物管企业提供的服务和住户期望与理解产生了一定差距。另一方面是开发方没有足够重视所建物业后期管理须要的客观条件与运作成本。还有政府未下力气引导群众对物业管理消费形成正确认识，造成其社会认可度偏低
六、产生以上问题的原因主要有以下三方面
（一）观念落后，认识错误
1.关于物业管理：物业管理是针对物业产权多元化发展状态而产生的，业主自管则不在《物业管理条例》调整范畴，不属于条例规定和承认的物业管理。
2.关于物业收费标准：由于各类物业的类型不同，其管理服务的项目有所差异，需要管理服务的内容和管理服务的难度、深度及细度也不尽相同。不同物业的收费标准应根据不同类型的物业，不同管理服务项目，不同物业管理服务标准，按照国家计委、建设部等有关规定，分别测定出不同物业项目管理服务费的收费标准，报当地物价行政主管部门备案后施行，这才是最科学的收费标准。
（二）配套法规政策规定实施细则严重滞后
由于配套政策规定实施细则严重滞后，使现实中出现的很多问题没法快速裁判。物业管理涉及方方面面，一些纠纷问题的解决上，主管部门因缺少可依据的配套法规与细节难以出据权威意见，造成公说公有理婆说婆有理。
七、恰当用物业档案解决物业管理中存在的问题，推动和谐社会的建立
解决当前物业管理中普遍存在的热点、难点问题，我们应转变观念，多方下手，观念的转变不仅在于物业管理公司，业主的转变也是不可或缺的，观念可以用合同、协议等方式来体现，双方互相认可，彼此遵守执行，自然矛盾就减少了，即使有不愉快发生，也便于划分责任，快速解决问题，这也就要求订立合同时要严谨、细致、科学、合理，合同定立后要正确妥善保存，具体在合同中需要体现哪些理念，怎么体现？这都对我们物业档案管理工作者提出了新要求。
1.业主与物业管理企业是平等关系。在物业管理工作中，物业管理企业受托对物业实施管理，给业主和使用人提供服务，物业管理服务合同一签订，双方就是平等的合同关系，没有主仆这种带有奴性的错误区分。
2.业主委员会与物业管理公司应当目的相同。业主委员会与物业管理公司目的应是一致的，即共同管好小区。
3.物业管理企业不是什么都管。物业管理公司终归是企业，职责是以合同的形式约定的，很多社会问题不在物业企业职责范围之内。
4.物业管理服务不是“免费的午餐”。不少人习惯于过去住房的福利型政策，对物业管理“谁受益，谁付费”原则不理解，甚至持抵触态度，拒交管理费。其实，业主在享受物业管理提供服务的同时，就有支付物业管理服务费、维护物业完好的义务。事实上物业管理公司实施物业专业化管理，为业主和使用人提供服务，是需要投入成本的，物有所值是最简单的道理。
5.物业管理治安防范不是看家护院。物业管理公司给住户、使用人提供的是安全防范服务。物业管理公司主要是按照服务承诺落实相应的防范措施，住户、使用人不能认为交了物业管理费用，就可以放松警惕性，应以积极的态度做好个人和家庭的安全措施，防患于未然。
6.物业管理企业不是水电供应商。由于历史的原因，物业管理企业普遍一直为水、电等公用事业部门无偿向业主、使用人代收水、电费用，甚至承担因业主、使用人拖欠、拒交水电费而垫付，物业管理企业“赔了夫人又折兵”。
7.物业管理企业应当依法维权。对于物业公司来说，业主、业委不一定就是弱势群体，实践中住户往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服务费，而物业企业却没有很好的办法应对解决。另外，一些部门、机构人为导致增加物业管理企业负担。因此，物业企业也有依法维权的权利。
8.在物业管理区域内不光是物业管理公司说了算。个别物业管理企业因缺乏有效学习而沉醉在理所当然的“管理者”角色里，没有依照相关规定，自己想怎么干就怎么干，成为物业管理行业的害群之马，这些则应由主管部门查处纠正。
我们应该充分认识物业档案管理在推动和谐社会的建立上的重要作用，物业档案管理对构建和谐社会主要有以下三方面社会功能：
（一）它具有教化和益智的社会功能
现代物业管理追求的是一种小区的情调、小区的感觉、小区的文化与品味，使住户有一种情感的归属。这样的物业管理，能增长住户的见识，开阔视野，陶冶情操，在潜移默化中提高居民的素养。应尽可能多地提供特色服务，努力做到"人无我有，人有我新"。比如在小区内可建立局域网，物业公司通过网络向业主和使用人及时各种服务通知和信息，同时也利用网络来加强物业公司和业主，以及业主和业主之间的沟通。只有通过这些普通小区没有的特色服务，才可以提升小区的管理品位。
（二）具有促进居民身心健康的功能
在衣食无忧的现代都市人群中，追求舒适、个性的生活小区正成为人们更高层次需求的集中表现。生活在高档小区，享受着高档物业管理，能产生“物我两忘”的身心体验。这样人就会心情舒畅，心胸开阔，身心健康，提高生活质量。因此，就要求物业公司首先在人员的选择上，应根据岗位的要求，制定严格的录用标准，把好进人关。比如对管理人员，应尽可能地选用那些具有酒店管理经验的，利用他们良好的服务意识，增加物业服务的内在品质。在安全护卫队员的选择上，除了外形的要求，还要在其综合素质，思想品质等方面进行严格的考察和筛选，并辅以不断的培训，提高其工作责任心，以最大限度地保证小区的安全。
其次，在服务标准上，不能局限于普通住宅小区的服务要求，可参照商务写字楼和酒店服务的标准，制定专门的保洁、绿化、维修和安全防范服务标准。如对小区内的单元楼道，至少每天进行一次拖、扫、抹，同时加大保洁巡视力度，最大限度地保证楼道地面、扶手的整洁。大力提倡社会效益和环境效益。物业公司应努力在小区内营造以美化、亮化、香化为主题的良好的居住、生活、休闲环境，让住户真切的感受到居住在这儿就是一份品位和一种尊荣。
一、根据物业管理特点完善档案内容
物业档案的形式多样,主要有档、图、卡、册、表。“档”是指在物业管理活动中形成的各类文字材料,包括早期介入文件、接管验收文件、委托管理合同副本、租赁合同副本、业主和住户来访记录等,是物业档案的主要组成部分。“图”是指根据实际需要绘制的房屋分幢平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、屋内线路图、管道走向图、井下水道位置图等。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片,包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量,提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业主情况登记表、房屋装修申请表等。物业档案管理状况是考察评定物业服务企业资质情况的依据,是检验小区物业管理水平的标志,所以加强物业档案管理至关重要。
二、建立健全物业档案管理制度体系
物业服务企业应根据《档案法》、《公司法》、《合同法》、《物业管理条例》等有关法律法规来制定物业档案规章制度,使其覆盖物业档案的收集、整理、归档、移交、日常保管、提供利用等各个环节,以制度的形式对其具体操作行为作为规范。在此基础上要狠抓落实,明确责任,依法管理,确保物业档案各项管理制度的执行力度和执行效果,做到有章可循、有法必依,使物业档案管理逐步变成自觉的行动,逐步进入制度化轨道。
三、加强物业档案流转的规范性
物业档案是某一区域物业管理的原始记录,具有从属性与唯一性,其产权属于全体业主共同所有。但其使用保管权却时常异动:小区建成后,在办理物业承接验收手续时,由小区建设单位向小区物业服务企业进行相关档案的移交,包括竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料,设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料,物业质量保修文件和物业使用说明文件以及物业管理所必须的其他资料;物业服务企业在受聘管理的期限内,对物业档案负有形成、收集、归档和妥善保管的职责;并应在物业服务合同终止时将上述资料移交给业主委员会;物业服务企业变更后,业主委员会再将物业档案移交给新的物业服务企业,原物业管理单位也应该将物业开发建设的文件材料和在物业管理中形成的维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。移交时,双方要查验移交档案的数量及质量,并履行签字盖章等相关移交手续,确保物业档案的来源清楚,去向明确。
四、注重物业档案在物业管理中作用的实现
在物业管理中,物业服务企业在为小区居民服务的过程中形成了大量的动态档案,包括各种交费、报修、维修记录,业主出租情况记录,、投诉及解决办法记录,参与街道、社区居委会活动记录,冬季、雨季以及重大节假日进行安全检查的记录,对房屋共用部位和公共设施进行日常管理和维修养护的记录,对违反规划私搭乱建和擅自改变房屋用途等行为的记录等。这些物业档案系统而翔实地记录着物业管理各方面的情况和数据,其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果。因此,物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源,是物业服务企业开展物业管理、提供物业服务、处理突发事件、解决物业纠纷的重要依据。通过物业档案,物业服务企业可以全面地了解业主(或住户)的情况与需求,从而为业主(或住户)提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如,当从档案中了解到住户大部分是工作繁忙的高收入阶层时,可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务;而如果住户中老年人较多,则可开设“老年人活动室”等场所。
一、进一步提高对整治后的老小区推行准物业管理工作重要性的认识
老居民小区整治是我市今年城建重点工程之一，也是市委、市政府为民办实事的一项重要工作内容。通过综合整治，改善了老居民小区生活环境，提高了居民的生活质量，使老小区居民共享改革发展的成果。为巩固整治成果，在*年对整治后的小区推行准物业管理试点的基础上，市政府决定对具备条件的老居民小区整治后全面推行准物业管理，切实把好事办好、实事办实。各区政府、市各有关部门要从全市大局出发，充分认识老居民小区推行社区准物业管理的重要性和紧迫性，在抓好老居民小区整治的同时，全面做好准物业管理工作。
二、大力推行老居民小区“三位一体”准物业管理模式
经过全面调查摸底、分类排队，*-*年已整治和*年计划整治的124个小区中，共有77个小区（建筑面积427.1万平方米，占老居民小区整治总面积的66.17%）适宜推行准物业管理，*年计划全面实施准物业管理。
1、准物业服务的内容：卫生保洁、小区秩序维护、基础设施维修与管理、绿化管理、下水道及化粪池疏通。
2、准物业服务的标准：各区房管部门进行业务指导，由街道办事处牵头成立小区业主委员会，针对小区的规模和特点，结合实际，制订小区准物业服务标准。
3、组织形式：区政府负责、街道办事处具体组织实施，组织小区业主召开业主大会，依法选举产生业主委员会；成立准物业服务中心，准物业服务中心隶属街道办事处，接受区房管处的业务指导；物业服务人员由街道办事处从下岗再就业人员中公开招聘。
三、组织实施程序
老居民小区整治与推行准物业管理同步推进，在整治同时，各区要成立相应组织领导机构，明确分管领导负责准物业管理工作。
1、成立小区业主委员会。由街道办事处牵头，各区房管处负责指导每个推行准物业管理的老居民小区成立业主委员会，业主委员会成立后到区房管处、街道办事处备案，凭备案登记到公安部门指定的地点刻制业主委员会印章。
2、制订准物业服务中心实施方案。由各区政府统一组织，各街道办事处负责，根据小区的规模因地制宜设立准物业服务中心，准物业服务中心可以下设若干物业服务处。封闭的大型小区可以单独设立准物业服务中心；规模较小的封闭小区可以成立物业服务处；分散较小的小区（或组团）可按分块就近的原则成立一个物业服务处统一管理。准物业服务中心的机构设立和岗位设置由物业所在地街道办事处确定。
3、准物业服务中心进行工商注册。由物业所在地街道办事处负责，按照相关法律法规的要求，对准物业服务中心进行工商注册，自主经营、自负盈亏。
4、明确服务内容、服务标准，制定考核意见。
5、业主委员会与准物业服务中心签订《物业服务合同》。
6、做好工程竣工验收交接工作。老居民小区整治竣工验收的同时，由物业所在地街道办事处组织业主委员会进行交接，区房管处对交接工作进行督导。工程施工建设单位向业主委员会移交工程类、设施设备类等资料，移交物业服务用房，分类列出移交清单。业主委员会做好登记、保管工作，并负责移交给准物业服务中心。
7、准物业服务中心启动运行。工程竣工验收交接后，准物业服务中心同时运作。准物业服务中心要制定各项规章制度，按企业章程和相关法律法规规范运作。
8、建立“三位一体”管理机制。由街道社区居委会、业主委员会、准物业服务中心三方共同参与成立小区联合管理委员会，形成“三位一体”管理新格局。
四、具体工作计划
1、6月份，各辖区街道办事处组织工作班子，市房管局成立指导小组。
2、7-8月份，以区为单位制定组织实施指导意见；以小区为单位成立业主委员会；组建社区准物业服务中心；形成社区居委会、业主委员会、服务中心的“三位一体”管理机制，建立小区联合管理委会，形成“三位一体”管理新格局。
3、9月份，工程竣工验收后，物业所在地街道办事处组织业主委员会做好交接工作，由施工建设单位向业主委员会移交，业主委员会向社区准物业管理中心移交，物业服务中心启动运行。
五、相关部门职责
1、区政府：各区政府是组织实施的主体，要成立专门的工作机构，对*-*年三年整治的老小区分类排队，指导督促各辖区街道办事处具体制定实施方案，组织实施。
2、辖区街道办事处：物业所在地街道办事处是推行准物业管理的具体实施主体，负责对辖区整治的老居民小区因地制宜地制定组织实施方案；和区房管处共同指导小区成立业主委员会；组建社区准物业服务中心，确定服务中心机构及岗位设置，组织招聘物业服务人员；在区房管处的业务指导下，组织业主委员会制定物业服务内容、服务标准、考评方案；由街道居委会指定一名负责人作为自然人出资3万元，对新组建的物业服务中心向工商局申请工商注册；做好工程竣工后的验收交接工作；对准物业服务中心的运作进行监督指导和考核；对市、区两级物业服务补助经费的管理和使用进行监管等。
3、区房管处：区房管处是推行准物业管理的业务指导机构，与辖区街道办事共同指导小区成立业主委员会，并做好备案工作；协助各辖区街道办事处制定每个整治小区的实施方案、考核方案；协助辖区办事处指导准物业服务中心、业主委员会开展工作、对准物业服务中心的物业服务工作进行考评；组织业主委员会成员、物业服务中心人员的业务培训等。
4、市房管局：负责指导各区房管处制定准物业服务考核意见；在实施过程中进行指导检查和督促，对工程竣工验收交接进行指导；对验收后的小区采取以奖代补的形式，对验收合格的准物业服务中心，由市财政拨付5万元启动资金(资金拨付由市财政拨付区财政，区财政通过办事处拨付物业服务中心，主要用于购置设备和办公用具)，一年后进行考核验收，不合格的小区罚区政府5万元。
5、*工商局：负责对新设立的准物业服务中心进行工商注册。
随着物业管理市场的建立和完善，现代物业企业对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物业企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。
一、加强档案管理，经济效益上水平
实现经济效益是企业追求的目标，矿区物业管理企业也不例外。档案管理的重要地位不容忽视。
一方面档案资源可以发挥证据作用，为物业企业防范风险挽回经济损失。比如：2010年7月18日阳光佳苑小区B2号楼1楼房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近5万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的《房屋验收单》，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。
一个社区物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。
另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。
二、加强档案管理，领导决策上水平
北宋皇帝本着“明乎得失之迹，存王道之正，垂鉴于后世”的宗旨，责成司马光编著了历史史卷《资治通鉴》。档案资源是历史的活化石，是历史经验和教训的总结，对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验，吸取以往的教训，可以使企业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中，扮演着参谋的角色，为领导的决策提供了重要依据。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业办他人的知识信息和资源，为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多的学习和获取知识的机会，为我所用，更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。
首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求，收集所有档案信息，提供相关原始资料和准确完整的数据，还要在决策执行过程中，当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料，供领导借鉴；其次在决策落实后，更要做好收集、整理工作，将决策执行全过程所形成的各种文件资料，及时立卷归档，作为新的信息资料储备在档案之中，以便日后查考。
三、加强档案管理，竞争能力上水平
物业企业的发展主要靠市场开发和提高原有项目的收缴率两个基本途径，档案管理对这两个方面都是有帮助的。
加强档案管理，辅助市场开发。比如，在海信盈城招投标过程中，玉山一举中标，规范的档案证明了物业管理公司，为物业的招投标脱颖而出起了重要作用。
挖掘档案潜力，提高物业收缴率。物业企业应在档案的基础上，及时总结，建立企业自己的资料库，包括服务教材、对法律法规的解释、对某一共性问题例如装修、业主缴费等业主有疑问如何解释等。这样的资料多了，就形成了企业自己的无形资产，它的实际作用是巨大的，可以产出可观的经济效益。当服务人员遇到任何问题时，只要一查，所有的必要信息和相关流程、作业方法、经典案例等都能了解和掌握，同时，员工也可以在网上随时存储相关信息，并化为行动。这样的服务功能，不仅工作效率提高，而且客户满意度也会提升。
物业企业竞争已经上升为知识竞争，通过从档案和资料库或数据库获取所需的知识资源，更为迅速、省钱、便捷，更重要的是切合企业需要。因此，知识、经验的获取和积累对企业竞争力的帮助极大，可以培养企业的创新能力和集体创造能力。
四、加强档案管理，企业文化上水平
物业企业是典型的服务企业，企业文化的建立与传承决定了这一企业的发展是否长远，因此有必要对档案加强管理，因为它对企业文化是有帮助的。
开发档案资源不仅能产生经济效益，也能起到稳定企业的作用。首先要做好管理人员的人事档案工作，从中发现问题，向领导建议解决流动性强的问题。其次是对管理人员日常的业主档案、使用的工程档案、尤其是好经验、好做法注意收集整理、及时归档。保证了企业在人员调动的情况下能照样服务照样发展，为企业的稳定和发展解决了后顾之忧。从某种程度上可以说，一个企业档案资源开发利用的程度决定着企业的生存与发展。
培训工作是物业企业发展的必要而迫切的事情。学习的内容除了其他企业好的经验，利用企业档案资源进行开发和享用，也是很重要的方面。由于物业工作的往复性和受众宏观上的一致性，决定了物业服务经验的可重复性。利用典型案例、经验讲解、举案说法等形式经常性地开展培训教育活动，不断更新员工的知识，提高其综合素质和创造能力。
物业企业应重视以企业商标档案为代表的企业文化档案的管理工作。随着经济发展，物业企业面临新的机遇和挑战，在提高自身竞争力的同时，必须注重企业商标档案的管理。因为注册商标是企业形象的标志，是企业的无形资产，也是企业财富的主要组成部分。而商标档案是确立和保护驰名商标专用权的凭证，首先要提高对商标本身价值的认识，重视对商标档案的宣传和管理，以在竞争中赢得商机。其次是收集应完整准确，因为商标的形成经历了较长时间，要多方合作。最后商标的利用多为原件查阅，从保护角度，要规范查阅和借阅制度，由专人专管。
五、加强档案管理，社区和谐上水平
但就物业管理服务义务的内容来看，物业管理公司所提供的大部分物管义务不需要对业主言听计从，他们只需要依据合同约定以及物业管理的法律、法规提供卫生、环境、保安等物管义务，达到一个大致的标准即可，而这个目标的实现则是由物管公司自行独立地完成的。如果认定将物管合同的性质认定为委托合同，按照委托合同的性质，委托合同中受托人在委托合同范围内所获得的法律后果，归属于委托人，因此委托合同由委托人承担责任。这样的结果就导致业主可能要为物管公司的物管行为承担民事责任，这显然是违背物管服务的目的的。从合同目的进行解释，就可以确定物管合同的性质并不是委托合同，至少不是单纯的委托合同。
笔者认为，在物管公司所提供的服务内容中，不仅有对全体业主的公共物业的管理，还涉及到对业主个体相关财产的保管，以及对共有物业设施的购买、更换，对物管用房的妥善利用等等。因而物管义务中所涉及的性质比较复杂，混同了保管、租赁、承揽、委托等法律关系
在物管活动中涉及的物管义务的种类多、范围广，使得对各种责任一一明确变得较为困难，这样合同双方在产生纠纷后并不能在合同中直接确定违约责任的承担。因而在对物管案件的审理中，认识到物管合同性质的复杂性非常有必要。只有明确认识物管合同的特殊性，并有针对性地对所涉及的部分合同性质做出认定，才能够正确援引相关法律法规对责任做出判断与度量。
二、物管合同的责任主体
在物业管理法律关系中，有业主、业主委员会、物业建设单位和物业管理公司等民事主体。在房屋出售前，物业建设单位依法应当选聘物业管理公司承担住宅小区的管理。而业主委员会是由物业管理区域内全体业主组成的业主大会选举产生的，执行业主大会决议的机构。业主大会在业主入住达到一定比例时，由房产行政管理部门召集。
在物业管理法律关系中，物业管理合同一般是由业主委员会或物业建设单位和物业管理公司签订的，然而物业管理合同的特殊性在于签约双方并不是合同当事人，物管合同的双方是作为委托方的业主和受托方的物业管理公司。对于与物管公司签订物管合同的业主委员会或建设单位，笔者认为其法律地位比较类同于代表人，他们签约的后果最终归结为全体业主，与签约方并无关系。对于业主不履行合同义务的，违约责任人为业主本人，而非业主委员会或建设单位。
明确了物管合同的当事人，就可以对于物业管理合同纠纷的诉讼主体有了正确的认识。司法实践中出现过由业主委员会作为原告对物管公司提讼的案例，说明我们目前对于物管合同主体的认识尚不明确。2003年杭州市中山花园业主委员会认为所委托的物管公司未如约履行物管义务而向法院提讼，法院经审查后认为，因业主委员会不是独立的自然人或法人，本身并不具备承担民事责任的组织机构或财产，不具备当事人的民事权利能力，因而不属于民诉法所规定的“其他组织”，不享有民事主体资格，该业主委员会的因而被裁定驳回。由该案例可以看出，业主委员会不仅不是物管合同的当事人，从其性质上分析，它也不符合诉讼主体的要求。
那么要追究物管公司的责任，应如何确定诉讼主体呢？笔者认为应以公共利益还是业主个体利益为区分标准。如果是出于公共物管事由而提讼的，其诉讼主体资格就应为“某小区全体业主”，因为该诉讼是为维护全体业主的利益而提出的。此外我们还应当认识到，物管服务的性质特殊，由于每个业主对于公共物管服务标准的期待值不尽一致，将对公共物管事务的诉权归于全体业主，也可以尽量使物管服务标准符合公众标准，而避免公众服务的个人意志化，使得物管公司在公共物管服务上的无可是从。这样对于促进与保护物管行业的正常发展是必要与有益的。
鉴于全体业主人数众多，在由小区全体业主所提起的诉讼中，可以选派诉讼代表。业主委员会在全体业主书面授权或经业主大会的决议确定后，也可以作为代表人参加诉讼。但如该业主委员会必须提交相关的文件证明其资格，否则其就会被驳回。[3]
当然，如果物管公司在物管服务过程中，违背了对业主个人的义务，侵害了业主个人的利益，如车辆保管义务、安全保障义务等，那么诉讼主体就应为业主个人。这里区别的标准就在于物管公司所提供的是公共服务还是可划分为个体的服务，被侵害的利益是全体业主的还是个体业主的。
此外，笔者认为目前在业主对于公共物管服务的维权渠道上尚存在困惑：业主需要怎样的途径才能够赢得业主大会的召开，使“下情上达”，需要怎样的方式才能够启动维权程序，对于业主来说都是一件既陌生又烦琐的工作。着手畅通该程序并使之具有实效，对于保障业利、监督物管活动非常重要。
三、物管责任的确定
合同法第一百二十二条规定，“因当事人一方的违约行为，侵害对方人身、财产权益的，受损害方有权选择依照本法要求其承担违约责任或者依照其他法律要求其承担侵权责任。”对于因物业管理而产生的民事责任，当事人同样可以在违约与侵权中自行选择责任的追究。[4]
1、违约责任
物业管理中的违约责任，可以来自双方当事人在合同中的约定，没有约定的则应按照实际损失确定违约责任。物管合同主要是一方提供劳务服务，另一方支付物管费用的合同，实践中双方当事人在合同中对于业主一方未按约缴纳物管费用的违约责任约定比较明确，而对于物管公司未全面、妥善提供物管服务的违约责任的约定则较不明确。以杭州为例，虽然目前并未象
商品房预售合同一样要求对物管制定统一的格式合同，但实际中当事人双方对于的物管合同内容的约定几乎都取材于《杭州市物业管理条例》。对于物管公司的违约责任，很多合同照搬了《杭州市物业管理条例》第五十四条第三款的规定，即“对物业管理企业违反本条例的行为，业主委员会有权予以制止并督促其限期改正。逾期不改正的，业主委员会可以终止物业管理服务合同。情节严重的，物业管理部门可以降低其物业管理资质等级。”。这样的约定，使一些物管公司据此认为合同双方对于违约责任已做出选择，即使物管公司存在违约行为，其所要承担的违约责任也仅限于限期整改、终止合同和接受管理部门处罚，而毋需承担其他责任。
笔者认为，上述关于限期整改、终止合同的约定并不能涵盖物管公司全部的违约责任，在这里对不解除物管合同的违约责任合同双方是未做出约定的。对不解除合同的违约责任仍应按照双方当事人无约定的来处理，而不能以此排斥业主对于物管公司其他违约责任的追究。至于上述关于由物业管理部门进行处罚的约定更属于行政责任的范畴，与违约责任无关，更不能以此免除违约责任。
若物管公司虽然服务欠当，但业主认为尚不必解除合同或者解除合同后业主仍存在其他损失的，应明确业主仍有权追究物管公司的其他违约责任。若物管公司不履行物管服务或履行合同未达到规定标准，致使业主拒绝交费的，应认定物业管理公司违约在先，业主拒绝交物业管理服务费属于行使合同履行中的抗辩权的行为，可根据物业管理公司提供服务的质量状况，按质定价，适当减少业主的应交物管费用，以体现对物管公司违约责任的追究。对于物管公司要求业主支付滞纳金的诉讼请求则不应支持。
2、侵权责任
违约责任是无过错责任，而侵权责任则大部分为过错责任。在物管案件中，并不是业主所有的损失，物管公司都需要无条件承担责任的。在物管活动而引起的纠纷中，不分清责任类型，势必将无谓地加重物管公司的责任，从而遏制物管工作的生存空间，造成不良后果。
目前在人民法院所审理的业主对物管公司所提出的案件中，有很大一部分是因业主认为物管公司提供的物业安全服务有瑕疵，导致其人身、财产受损而提出的。物业安全服务主要有以下两种情况：一业主住宅被盗、被抢；二存放在停车场的车辆被盗、被损。因为侵权人无从查找，业主则依据物管合同的约定转而认为物管公司存在物管安全方面的服务瑕疵，故而要求物管公司承担责任。笔者认为，对该类责任的性质应确定为过错责任，而不能认定为无过错责任。业主只有证明物管公司物管安全方面的服务存在瑕疵，而该瑕疵对于业主人身、财产的损失具有直接关系的，责任的构成要件才得以成立，其请求才能够被支持。
在笔者的司法实践中，近年来接触到两个案件较有代表性。
案例一、某小区业主在写字楼内遭遇持刀歹徒抢劫，经该业主防卫，歹徒反被刺死，但该业主也身受重伤。该业主对该写字楼的物管公司提讼，请求其对该事件中该业主所遭受的人身、财产损失进行赔偿。但在案件的审理中，物管公司提供证据证明，公司对该物业有完备的人员出入登记审查制度，所实施的安全服务并无瑕疵。
案例二、某小区业主在家中发生窃案后，认为物管公司在接受委托管理后，未妥善承担安全防范的职责，对该小区存在缺陷的监控系统不进行维修，导致窃案结果的发生，诉请判令物管公司赔偿由此给原告造成的损失。
对于上述两个案例，因为案件一的业主不能证明物管公司在安全管理上存在瑕疵，其诉请被判令驳回；案例二中的物管公司则被证明该小区监控系统破损，安全管理上存在瑕疵而被判令赔偿业主损失1000元。上述两个案件宣判后，当事人双方均服判息诉，未再提起上诉。
3、物管纠纷中的举证责任
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 01. 032
[中图分类号] F272 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）01- 0052- 02
随着社会经济的迅速发展、社会环境中危害因素的增加，在出现危及公共安全的突发事件和不可预见的紧急情况时该如何应对，均被各级政府、各地区人民高度重视。作为人口密集的居住小区，物业服务企业如何从物业服务的角度充分分析应急预案的前瞻性；如何制订和实施应急预案；特别是应急工作是否从根本上做到了领导重视、持续改进，这些问题在物业服务工作中占据重要地位。尽管我国物业管理企业在应急管理方面积累了丰富的经验，取得了重大进展，但是物业管理企业在实际的应急管理过程中，很多问题仍然存在。本文旨在研究我国物业管理企业在应急管理方面存在的问题，针对出现的问题提出相应的解决策略，为我国物业管理企业在应急管理方面的进一步发展提供借鉴。
1 物业管理企业应急管理的现状和问题
1.1 物业管理企业应急管理意识薄弱
安全工作无小事历来被人们看作是真理，物业管理企业作为特殊的企业，在城市小区居民生活中扮演着护卫者的角色，对于小区居民提供生命安全保障以及提供生活便捷服务方面起着积极的作用。然而，实际情况是，很多物业管理企业在应急管理方面应急管理意识薄弱，尤其是一些企业领导，无法真正深刻地认识到应急管理在城市居民小区安全中的重要作用，使得他们在思想意识上对应急管理不重视，如果真的发生应急事件，物业管理企业则会出现手忙脚乱，无法急速地处理这些应急事件。
1.2 物业管理企业应急管理人员及设备配备不足
物业管理企业作为企业也是以盈利作为目的的，为了赢得更多的利润，物业管理企业会在各个方面对资金进行合理掌控。例如，物业管理企业在人员招聘上往往招聘那些低素质、低能力、低学历的社会人员，他们没有最基本的应急事件管理基础知识，对于应急事件处理上缺乏科学的指导，一旦出现应急事件，他们往往无法正确处理。加上物业管理企业对于人员应急管理培训方面缺乏有效管理，更加使得他们在应急事件管理上出现问题。另外，很多物业管理企业在应急事件管理设备配备上存在问题，设备配置较低，设备数量无法满足需求等等，都在一定程度上增加了物业管理企业应急事件管理的困难度。
1.3 物业管理企业应急管理规章制度体系建设不完善
任何企业都必须在一定的规章制度体系下进行，物业管理企业应急管理在城市小区居民安全生活方面有着重要的作用，应该建立完善的应急管理规章制度体系。然而，有些物业管理企业由于对于应急管理缺乏深刻的认知，加上应急管理专业人才缺乏，最终导致应急管理规章制度体系建设不健全。总体来讲，应急管理规章制度体系主要包括应急预案体系、应急管理体系、应急运行体系这三大部分。很多物业管理企业仅仅在其中之一或之二体系建设上有所进步，但是很少能够建立健全这三大应急体系，即使三大体系健全，应急管理规章制度体系实施与执行力方面也存在着重大问题。
2 物业管理企业应急管理体系构建策略探析
2.1 建立健全和完善应急预案体系，增强应急意识，提高服务质量
应急预案体系指的是根据有可能发生的或者发生过的突发事件进行相应的预测，并针对突发事件发生特点与原因制订相应的计划与方案，保障应急事件发生时，物业管理企业能够科学合理地进行有效控制与管理。应急预案主要包括4个方面的内容，物业管理企业总体预案、针对某项应急事件的专项预案，各部门预案以及大型活动的单项预案。在制订应急预案体系时应注意，应急事件相关预案之间要做到互相衔接，逐级细化。预案的层级越低，各项规定就要越明确、越具体，避免出现“上下一般粗”现象，防止照搬照套，同时增强物业管理企业应急管理人员应急意识，提高服务质量。
2.2 建立健全和完善应急管理体制，明确应急预案类别，增强针对性防范
物业管理企业应急预案体系建立之后，物业管理企业要做的就是做好对于应急事件的管理工作。物业管理企业应该建立健全集中统一、坚强有力的组织指挥机构，集中所有力量进行应急事件处理工作。同时，物业管理企业还要实施领导责任制，强化物业管理企业领导对于应急事件的管理与监督工作。建立健全应急处置的专业队伍、专家队伍，加强对于应急事件处理人员的培训，强化应急事件处理意识与责任。另外，针对消防应急预案、电梯故障应急预案、暴风雨天气应急预案等不同的预案，明确应急预案类别，增强针对性防范。
2.3 要建立健全和完善应急运行机制，采取具体技术措施，化解风险于无形
物业管理企业应急运行机制，主要是要建立健全监测预警机制、信息报告机制、应急决策和协调机制、分级负责和响应机制、公众的沟通与动员机制、资源的配置与征用机制，奖惩机制等等。通过建立健全这一系列的应急运行机制，从每一个细节做好物业管理企业应急事件的处理与管理。同时，加强对应急事件处理技术的研究，采取具体技术措施，做到化解风险于无形，做好广大人民群众的生命安全与财产保护工作。
3 总 结
对于一个物业服务企业来说，服务和管理是并重的；对于一个物业小区而言，安居乐业是最为重要的。全方位的安全是保证物业服务企业开展所有工作的前提，也是住户安居乐业的首要保障。让物业服务企业，物业服务的每一个从业人员都认真做到居安思危，让每一位住户都更加信任物业服务公司，让物业真正成为城市居民安全生活的保卫者。因此，物业管理企业应该加强应急管理体系建设，发挥其为居民提供生命安全保障以及生活便捷服务的功能，努力塑造物业管理企业在居民中的良好形象，做好物业管理企业的本职工作。物业管理企业应该深入研究其在应急管理方面存在的问题，针对出现的问题创新应急管理体系建设策略，为我国物业管理企业在应急管理体系建设方面的进一步发展提供借鉴与参考。
