声像档案信息化建设是适应声像档案工作标准化、规范化、信息化管理的发展需要，是以专业管理软件为核心，对声像档案信息资源进行集中有效管理，通过网络方式相互连接和提供利用，实现声像档案信息的资源共享；档案网络化系统，它是一种互动的，提供分散于不同部门或地区的声像档案信息资源的有效利用管理平台，实现声像档案资源数字化、数据传递网络化、信息服务快捷化，最终实现声像档案的立体管理及各档案部门数据及时收集归档为一体的管理模式，从而全面提升的声像档案为宣传报道服务、更广泛的交流信息、深入科学研究、提升声像档案艺术欣赏价值。声像档案的数字化管理工作最终应实现以下目标：
1、在全市建立统一的声像档案管理系统。
根据目前声像档案信息化发展趋势结合本馆自身特点站在统筹全市城建声像档案信息化发展工作的高度，开发出一个安全、灵活、高效的声像档案管理系统，用于本馆及下级单位。
2、在本馆上搭建起声像档案管理和服务平台。
建立物理集中及客户端工具分离的方式，面向各下属立档单位提供声像档案管理和利用服务，充分体现“智慧档案”的管理理念；
3、将系统建设成与本市城建信息化建设总体战略目标相协调的服务平台。
系统建成后，应实现声像档案接收一体化、声像档案归档网络化、声像档案管理自动化、声像档案借阅便捷化、声像档案资源社会化的目标，使声像档案信息资源更好地为本市的现代化建设发挥更大的作用，为全社会提供更加优质的服务。
（二）声像档案综合管理平台应满足档案数字化管理工作的核心要求
声像档案数字化管理系统，核心的业务过程可以包括三个环节：
1、声像档案入库流程：
将声像档案采集导入到eRhea系统，档案著录编目审核、资料生命周期管理流程，包括采集导入、编目著录、审核三个环节。
2、档案存储管理：
视音频资源导入过程中同时生成两路不同码率素材，同资源可以在导入完成后由系统后台调用Service进行浏览码率的生成。资源后，可以手动或者按照迁移策略将资源迁移到数据流磁带机/库中进行归档/备份存储，同时有资源源格式输出需求时，归档系统自动从近线带库回迁资源到在线供输出。
3、声像档案再利用流程：
用户可通过资源管理页面或者全文检索定位到需要的声像档案资料，可以在线预览相关档案资源，从页面发起资源下载或者导出请求，对于在线资源可以直接通过页面下载，对于受限（需审批需准备）资源可以发起下载申请，发起下载导出请求，审批通过后或者资源准备完成后，通过页面或者专业声像处理工作站下载导出。
4、系统架构
系统功能主要从声像档案管理模式、来源导入、再利用、系统管理及第三方接口等方便说明系统功能。整体系统支持在单位局域网中进行部署，整个架构在千兆局域网中。前端工作站包括声像处理工作站、非编工作站、著录管理工作站和检索查询工作站，系统部署于现有办公局域网后，整个办公网办公机器亦可以查询检索声像档案。系统后台服务器包括应用服务器、数据库服务器、转码服务器、在线存储和数据流磁带归档系统等。后台服务器系统可以集中部署核心机房，并且可以根据规模和预算进行虚拟化部署。声像档案系统是一个专门为声像档案管理设计的一个应用平台，在功能涵盖声像档案管理的全过程：声像档案数字化（视音频采集）、声像文件智能处理、声像档案整理编目（立卷和归档）、声像档案利用（借阅与查询、视频再制作）、声像档案编研制作、声像档案交换、声像视频长期归档安全管理、声像档案统计等辅助管理（统计、接收、移交）、系统管理等。所有考虑应用环节较多，应用流程具有一定的特殊性，其体系架构必须以档案应用为出发点，以实现声像档案管理过程中高效可靠的应用。
二、声像档案数字化管理工作价值分析
（一）有效改善档案管理工作现状
声像档案管理系统的建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而将会促使档案管理理论、声像档案管理技术和方法的变革，并且通过最大程度的实现声像档案信息资源的有效利用和共享，发挥声像档案信息的增值作用，彻底改变档案封闭、半封闭的状况，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升声像档案工作在本单位中的作用和地位。从声像档案管理角度看，声像档案管理系统建设可为声像档案管理人员提高工作效率。从声像档案利用角度看，声像档案管理系统可为档案利用人员提高工作效率。以前，为了查一些声像档案需要与一些设备连接才可以查看，有了该系统，即使没有读取查看声像档案的设备，也可以直接进行网上查找和浏览。同时，声像档案管理系统可以实现资源共享，用户只需一次交互操作就可以找到自己所需要的信息。另一个方面，声像档案相对于纸质载体档案而言，有着自身的特性，例如：直观的形象性。收集、保管的特殊性、是其他载体档案的必要补充。
随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。
一、高校声像档案数字化的概念和意义
本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。
二、高校声像档案数字化管理问题分析
（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]
三、高校声像档案数字化管理策略
（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]
作者:梁骁 单位:贺州学院
[参考文献]
[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).
[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).
[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,2007,(01).
[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,2011,(03).
导致拍摄内容不齐全完整的原因：一是工作人员兼职较多，没精力去做；二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划，没办法去做；三是对城市原貌的拍摄范围把握不准，什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存，搞不清楚；四是拍摄人员或是由于技术水平不高，责任心不强，或是因为计划性不周，对整个情况不了解，失掉了许多拍摄机会；五是由于经费有限，没资金拍摄。一些单位面对老化的设备，或因资金困难，无力更换，或因控办限制，无法购买，使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来，直接影响了此项工作的开展。
2收集难。主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，连同自己拍摄的工作照片也一同卷走，还说这属于个人知识产权。
另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。
3管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。
二、解决集中管理难的对策
上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：
1执法建制守规范。
收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。
2领导重视是关键。
解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
3人、财、物是条件。
要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。
另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。 随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓(1)。 一、 声像档案管理存在的问题 （一） 声像设备存在着一硬一软的现象 一硬是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较硬。一软是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了硬件硬、软件软的现状，而且软的方面直接影响了硬的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。 （二） 摄录人员中存在着一强一弱的现状和两种误区 摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着一强一弱的现状。强表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是强的一面；弱表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属自 。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是弱的一面。 调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。 事实证明，摄录人员弱的一面影响了强的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是亡羊补牢了。 （三） 声像档案管理混乱，问题复杂 1、 管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理 调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。 2、 档案意识不强，声像档案难以及时完整归档 声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是一盘带子反复用，原始录音（像）没有保存下来
Abstract:Theacousticimagefileisreferstothestateinstitution,theSocialorganizationaswellasinisengagedineachkindofactivitytoformhasthepreservedvaluepicture,thenegative,themovie,thephonographrecord,therecordingtape,therecordingtapetothecountryandthesocietyandsoondifferentmaterialisacarrierpersonally,byphantom,soundprimarily,andauxiliarybywritingexplanationhistoricrecord.Theacousticimagefileisaunitfileimportantcomponent.
keyword:Acousticimagefile;Recordsmanagement;Supervisorywork
前言
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（三）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
（五）结合实际，创造条件，力求妥善保管
另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。
3管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。
二、解决集中管理难的对策
上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：
1执法建制守规范。
收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。
2领导重视是关键。
解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
3人、财、物是条件。
要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。
另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。
主要表现在：
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
很多单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，很多单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。
5、重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
声像档案主要是以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等现代多媒体技术材料为载体，以影像、声音为主要表现形式，文字说明为辅助记录形式，它是现代档案资源体系的不可或缺的组成部分，是国家、社会、个人在从事各种活动中形成的具有保存价值的内容，在社会变迁记录、历史原貌再现方面都发挥着重要作用，具有至高的价值地位。
一、当前制约声像档案价值鉴定的主要因素分析
价值鉴定工作是档案工作中最为重要也是最为困难的一项工作， 其有效开展受诸多因素制约。当前，在声像档案价值鉴定工作中，制约该工作有效开展的因素主要有：
（一）心理因素。我国档案工作的重心很长一段时间侧重于文字型档案的管理和应用，相对而言，以胶片、磁带、光盘等为载体的声像档案却很难开展，几乎处于边缘状态，声像档案的价值鉴定工作必然被档案工作部门冷落。这种状态的形成，主要受我国长期以来的档案工作重心及档案工作意识的影响，“重文字型档案、轻声像型档案”的发展态势制约着声像档案价值鉴定工作。此外，档案机构及其工作人员在声像档案价值鉴定中，由于害怕承担风险、责任，多是遵循保守原则，能用不能用的都尽量保留，这样很多没有用处或者价值性一般的声像资料也都一并保留下来，多而繁杂，导致档案的分类选用都很麻烦，不利档案的后期使用。
（二） 技术因素。声像档案价值鉴定工作需要遵循一系列科学严谨的鉴定程序、标准、方法，其技术性强。然而，现阶段我国在声像档案价值鉴定中还没有形成理论和技术系统，其工作多采用文字型档案价值鉴定的方法和标准，由于理论和技术的差别和不足，对于我国声像档案价值鉴定的规范操作、标准制定、鉴定质量等合理发展都是极为不利的。所以说，当前制约我国声像档案价值鉴定工作的重要因素就是技术不足。
（三）人才因素。声像档案价值鉴定工作正常开展的基础是具备优秀的档案鉴定人才。目前，我国声像档案鉴定行业（学术界、工作界）的专业人才寥寥无几，非常匮乏。现在的档案工作部门的专职档案鉴定人才一个部门仅1至几名，高素质鉴定人员更不用说了。其原因是多方面的：一方面，我国档案学专业人才培养不足。目前，我国各大高校中，开展档案学专业人才教育学科的非常少，而在博士硕士培养层次更是寥寥无几。另一方面，声像档案价值鉴定工作正常开展需求更高素质的人才。这就要求，鉴定人才除了要有非常扎实的专业理论知识，更要具有丰富的实践经验，其人才培养是一个长期的过程。
二、 做好声像档案价值鉴定的几点建议
对此，我们要努力促进声像档案价值鉴定工作的有效开展，具体如下：
（一）提升声像档案价值鉴定的意识。首先，加大声像档案工作的宣传力度。根据我国声像档案工作及价值鉴定不受重视的情况，加大对其工作的重要意义、具体要求的宣传，提高其社会知晓和认知率，为工作开展奠定良好的社会心理基础。其次，采用多种措施和手段，提高声像档案利用效果。我们可以从声像档案信息资源的开发、声像档案信息数据库的建立的方面着手，采用多种措施利用声像档案，从而增强声像档案的社会影响力，在社会上形成声像档案及其价值鉴定非常重要的意识形态，引导档案工作人员认真对待声像档案工作，为其后期工作的开展奠定良好的心理基础。
（二）深化声像档案价值鉴定理论与方法研究。构建科学合理的鉴定理论与方法体系，有利促进声像档案价值鉴定科学有序地进行。一方面，各声像档案工作部门要积极组织声像档案鉴定工作方法的研讨会。在声像档案基本理论的基础上，不断探寻影响档案价值及其鉴定核心的因素，并以鉴定问题作为重点探讨课题，结合国内外档案理论和实践经验，不断地科研、实践，最后形成一套有理有据的声像档案工作及价值鉴定的科学方法体系。另一方面，理论与实践结合，研讨部门要将科研成果积极同实践部门合作，在实践中不断完善理论的操作性、可行性，形成科学合理的鉴定理论和方法体系，为声像档案价值鉴定工作提供切实可行的理论指导、操作规范等，保证声像档案价值鉴定工作稳定开展。
（三）加强声像档案鉴定人才培养工作。鉴定人才是声像档案价值鉴定工作实施的根本保证。在当前，加强声像档案鉴定人才培养，可以从以下几个方面进行：其一，通过建立档案工作部门与高校档案学教育单位联系培养的模式，根据各档案工作部门的实际需要定向培养声像档案鉴定人才，以解当前人才不足的“燃眉之急”。其二，加强继续教育，对已有的从业人员，通过在职培训、远程教育等方法提高其声像档案鉴定的知识和技能，在实践中培养声像档案鉴定人才。其三，引进相关专业技术人才如摄影专业人才、历史专业人才等，充实声像档案价值鉴定人才队伍。
【参考文献】
[1] 何庄. 试论当代档案文献考据方法的演进[J]. 档案学通讯， 2011（01）.
[2] 程燕.图像处理技术在声像资料鉴定中应用研究[J]. 电信科学， 2010（S2）.
声像档案包括以照片、扫描图片、幻灯片、缩微胶片、唱片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等不同介质保存并能够再现声音以及图像，对国家、社会和个人有保存价值并辅以文字说明的历史记录，种类丰富。本文主要结合录音录像档案在制作、保存与利用的不同阶段应当引起重视的一些问题进行分析，并提出一些确保声像档案保存与利用效果的针对性措施。
一、源头干预：录制模式的最优选择与录制标准的最少变动
档案部门主动加强对声像档案音视频文件摄录标准的质量控制和源头干预，并将声像档案的收集积累工作拓展到对摄录器材以及摄录存储介质的挑选和购买，拓展到对摄录人员进行指导与培训，实现音视频文件录制质量与录制格式的规范化和标准化，是顺利做好录音录像档案归档保存和利用工作的首要环节。
（一）确保声像档案中音视频文件摄录格式的规范化
为确保声像档案中音视频文件摄录格式的规范化，选择声像档案制作的技术平台，使其在制作之初就能满足当前标准与最新技术要求，是保证声像档案长期存取安全的第一道防线。这就需要标准制定者在选择音视频文件存储格式时，应选择那些市场占有率高、占用存储空间小，具有较强通用性、开放性和可移植性，对计算机软硬件平台依赖程度低的格式，以避免技术标准的频繁变更。
目前，根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的规定：“对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi为通用格式。”“对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以wav、mp3为通用格式。”
（二）确保摄录文件存储介质的标准化
根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的规定，存储介质按优先顺序依次为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。软磁盘不能用作归档电子文件长期保存的载体。
档案部门通过采取质量认证、加贴认证标志的方式对达到能够制作档案级光盘要求的可记录光盘、光盘刻录机采取准入制度，是确保摄录文件存储介质标准化的必要措施。
磁带存储系统具有成本低、技术成熟、可靠性高、标准化程度高、互换性好的特点，是备份声像档案的首选介质。在磁带格式技术中，lto技术是一种开放格式的技术。同时，lto还特别规定，由第三方进行每年一次的兼容测试，以确保产品的延续性。
从mb到gb再到tb级，移动硬盘在用户可以接受的价格范围内，成为满足很多用户在存储容量、数据传输速度和便捷性方面不同要求的首选存储工具。鉴于一旦硬盘突然失效，上面存储的数据就很难恢复，特别是对硬盘频繁进行读写操作也增加了病毒入侵的可能性，移动硬盘不适宜作为声像档案长期保存的存储介质。
二、归档管理：对归档声像文件的严格校验与妥善保存
声像档案信息在其制作、保存和利用过程中，应避免遭到破坏或更改，确保其真实性、完整性和有效性，对含有重要或敏感信息的声像档案还要确保机密性。
（一）严接收：坚持归档声像文件入库格式的规范化、入库内容的选择性
根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的要求，对归档的声像文件的真实性、完整性、有效性必须进行检验和审核。
1.把好对拟归档声像文件所记载内容的挑选关
并非所有音频视频资料都有长期保存的价值，对声像文件在管理、财务、法律、证据或信息等方面的持久价值与档案价值进行鉴定，是归档前对声像文件内容重要性进行评估，并在此基础上对拟归档文件进行挑选的第一步。声像档案只是从音频视频资料中挑选出来的有必要长期、持久保存的声像文件。
2.把好对拟归档声像文件格式的校验关
从理论上讲，为了保证声像档案的原真性，无论是数字化采集还是直接形成的需长期或永久脱机保存的声像档案，均应保存未压缩或无损压缩的格式。但是在实际工作中，在符合国家规定的存储格式及存储载体相关技术参数要求的前提下，既要保证视听质量，又要尽可能地实现存储空间的最小化。
3.把好对拟归档声像文件所确定的密级、保存要求与保管期限的鉴定关
在对拟归档声像文件确定密级与保存期限时，应根据其所记载的内容，参照国家对同类内容的纸质文书档案的管理规定执行。需要引起重视的是，由于声像档案存储介质本身的物理及化学性质的不稳定性，使其即使在符合规定的保存条件下存放，也难以达到长期安全存放的要求。因此，及时对声像档案所记载的信息进行更新或迁移是非常必要的。
（二）妥保存：根据存储介质和读取方式的特殊性，对声像档案采取相应的安全措施
为确保声像档案具备可理解性和可被利用性，以及信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性，还应当做好以下几项工作：
1.做好提前备份工作，避免因存储介质损坏或技术淘汰危及声像档案安全
备份介质应选用较耐久的材质，以减少存储或利用过程中的损坏几率；应使用标准的软件和文件格式存储备份数据，以减少长期保存中数据迁移带来的风险；应减少数据迁移的频率，以降低数据丢失的风险。提前制作存储介质的备份，备份后实行远距离异地存储，既可以防止存储介质因污迹、霉变、介质层间开裂等原因导致声像档案无法读取，也可以避免因水灾、火灾、风暴、地震等自然灾害或人为损坏危及声像档案的安全。
2.对归档的声像档案要定期检查
声像档案的形成单位和保管部门每年均应对声像文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。由于声像档案一般都是脱机保存在唱片、磁带、光盘等存储介质上，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性。如不兼容，必须保存原播放设备及播放软件，同时注意做好声像档案的载体转换工作。
3.对存储介质要适时更新
通过将声像档案的内容信息从原存储载体转换到新的或稳定性更高的同类载体上，是避免因存储载体的老化或损坏造成档案内容信息损失的基本方法。尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式，都是提高更新质量、降低更新损失的有效方法。
4.对存储信息要适时迁移
近年来，开盘录音、盒式录音等模拟录音方式逐渐被数字录音方式取代，磁带录音机的市场份额急剧下降，无论是生产厂家还是维修单位都迅速减少，适时采取数字录音方式按照最新的技术标准转录备份，并实现规模化集中储存和备份，可以为将来的进一步转换升级创造更加便利的条件。对于目前已经基本淘汰的唱片、钢丝录音带等录音档案更应抓紧转录。
5.操作系统与应用软件的同步保留与及时备份
尽管数据的丢失与存储介质的损坏有很大关系，但由于数字声像档案必须在一定的系统环境中才能被利用，因而由于软件与硬件技术的迅速更新而导致的技术淘汰，常常成为影响音频或视频声像档案长期存取安全的主要因素。根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的规定：“对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”
6.播放设备的同步配置与同步维护
尽管有些电子产品升级换代后还可以读取此前的信息，如dvd机可以读取cd光盘，但是随着电子产品更新换代的加速，曾经被普遍采用的读取设备几年之后就难觅踪影，甚至荡然无存。因此，原则上，声像档案的保存单位应当具备读取自身所藏全部声像档案的软件系统与硬件设备。如果难以实现同步配置与同步维护，应当优先确保可识别声音与图像能够实现跨存储媒介、跨操作系统、跨播放工具的再现与保留，而不要拘泥于原始技术信息的保存。
三、有效利用：读取方式的最优选择与最佳效果
为了更加有效地利用录音录像档案，提高读取方式的安全性和内容检索的便捷性是非常必要的。
（一）提高读取方式的安全性
提高录音录像档案读取方式的安全性，就是要提高录音录像档案存储信息的安全性、阅读工具的安全性和存储介质的安全性。确保录音录像档案存储信息的安全，主要是防止录音录像档案存储内容被改动，归档后的声像文件应当被设置成禁止写操作的状态。确保录音录像档案阅读工具的安全，主要是指防止遭受计算机病毒的侵害。如果在归档过程中未能按照相关规定进行严格的检查，声像档案尤其是视频档案就有可能带有计算机病毒。确保录音录像档案存储介质的安全，主要是指防止存储介质在借阅过程中被损坏，供查阅使用的电子文件在利用时应使用拷贝件。
（二）提高内容检索的便捷性
尽管目前并不要求建立与音频、视频声像档案所录制的语言信息相对应的文字文本，然而随着录音录像档案中语言类音频、视频文件总数的不断增加，从海量的库存中快速检索特定语言信息的难度越来越大。如果建立声像档案信息检索系统，将与特定录音录像档案相对应的，能够全面准确地反映录音录像档案语音信息的内容摘要、发言底稿或录音文稿，以及发言者的姓名、发言的时间、地点等信息都录入到系统中，对于克服录音录像档案不能像电子文本那样进行海量搜索的缺点，提高对关键信息的查找能力是非常有价值的。
值得高度重视的是，将语音识别及人像识别技术应用于声像档案的信息检索，很可能会成为今后提高声像档案信息查询的准确性与便捷性、提高声像档案内容快速检索能力的一个重要突破口。
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中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）07-0203-02
在信息技术突飞猛进的时代，中国传媒事业得以迅速发展，以声音、影像资料为主要特征的传媒信息资料正以其方兴未艾的生命力和包罗万象、丰富翔实的信息功能为社会所瞩目。这些资料真实地记录了国家政治、经济、文化、军事、科学技术的变迁，它是重大历史事件的可靠见证。人们对信息的需求剧增，声像档案作为一种重要的信息资源在推动国家经济发展、文化知识普及等诸多方面的作用愈来愈突出。因此，在计算机与传播融合的现代传媒环境下如何高效利用声像档案信息资源成为大家关注的问题。
一、现代传媒环境下声像档案开发利用的机遇与挑战
按照传播媒介的变迁，可以将人类历史划分为口头传播时期、书面/印刷传播时期与电子传播时期三个时期。毋庸置疑，我们已然置身于电子传播时期。随着人类传播历史的演进我们的档案工作也逐步进入了电子文化时期，在当今信息时代里，影像信息作为电子传播有力的一支力量，正在重构着人类信息资源开发利用的新形式。
1.声像档案发展的新契机。传媒技术的发展，为声像档案开发利用提供了新渠道。随着新传媒时代的来临，声像档案作为新时期人类活动记忆的重要信息资源，其重要性日益引起人们的注意。为了有效地开发利用声像档案资源，中国在积极地借助现代化技术和设备进行声像档案信息资源的开发，所以，在新时期声像档案必将迎来新的发展。同时，在影像技术飞速发展的今天，档案记录历史的方式出现了崭新的变化。声像档案给人类带来了一个新的听觉、视觉世界，它能够以一种更吸引人、更通俗易懂的方式将实施表现出来，它还能广泛的用于广播、电视、网络，向社会重现历史事件。声像档案所具有的这些特性均有利于档案信息资源的传播，传播新技术的发展也将为声像档案信息资源的开发与利用提供新的渠道。利用计算机所具有的强大的信息存储、检索以及自动处理功能，使繁杂的声像档案管理和检索工作变得方便、快捷、科学高效，为我们充分利用这些宝贵的资源提供有利条件。
2.声像档案面临新的问题。由于传媒技术的发展，声像新技术、新产品源源不断地推出，但在实际工作中，声像技术人员忽视档案方面的实际应用问题，而档案技术人员对声像新技术的学习、掌握不够深入，档案技术人员对新技术的学习和掌握能力有待进一步提高。在新传媒环境下，中国的声像档案的管理必须突破技术问题，赶上现代传媒的发展。此外，通过现在传媒手段进行声像档案信息的发掘利用时，档案的安全和保密性等问题也随之而来。因此，在进行声像档案信息资源发掘利用的同时，有必要考虑到它的服务范围问题，如何既能够使声像档案信息资源发挥它应有的作用，实现其利用价值，又不违反相应的规章制度，这对声像档案信息的开发利用提出了一个现实而严峻的问题。
二、声像档案信息资源的开发利用滞后于现代传媒业的发展
随着广播电视等现代传媒事业的飞速发展，声像资料的数量也在呈几何级数增长，原始的手工管理和利用既费工又费时，无法提高工作效率，更无法充分发挥声像信息资源再创新利用的优势。近几年，随着以网络技术为代表的信息技术的飞速发展，开发利用声像档案信息资源已经被越来越多的部门所重视。然而，在现代传媒环境下，声像档案资源的开发利用仍然远远落后于传媒事业的发展。
1.开发利用服务的手段落后，提供利用的层次较低。档案馆作为传递声像档案信息的主渠道，但大多数档案馆提供声像档案信息的方式单一，“你来我查”是声像档案在馆内阅览服务的主要形式。声像档案信息提供利用的基础工作，如编目、归档等虽然做得不少，但还没有很好的与利用有机地结合起来，检索工具种类少，标引质量差，且一般都是内部使用或利用者上门使用，没有通过一定形式在较大范围内予以分布交流，因而使用范围较窄，功能较差。除此之外，档案部门所能提供的声像档案信息仍然存在分散、凌乱、缺乏系统性的问题。声像档案信息资源的利用渠道较窄，未能充分利用网络等传媒工具，声像档案信息还不能较多地通过广播、电视、网络等媒介向社会主动地输出和传递。
2.开发利用人才严重不足，理论研究滞后。声像档案信息资源的开发利用工作属于档案馆/室高层次的业务工作，对工作人员的水平、素质、能力有较高的要求。目前，各馆/室的开发利用人才严重不足，工作人员大多应付日常基础工作，造成了开发层次不够深，开发项目单一等问题的出现，已不能满足现代传媒环境下高效发掘利用声像档案信息资源的需要。另外，随着开发利用实践的不断开展，其理论研究远远落后于开发利用实际，声像档案资源的开发缺乏理论的指导。
3.相关法规不完善，声像档案资源开发利用缺乏法律保障。声像档案由于种类繁多等特点，在利用中还会牵涉到版权、著作权等涉法问题，但现行的档案法规未对档案工作人员对于声像档案利用中可能出现的涉法问题做较为全面的规定，这样遇到知识产权纠纷问题时缺乏法律的指导与保障。同时，现行的声像档案管理体制已经不完全适应现代传媒环境下声像档案开发利用的要求。各类档案馆的管理标准不统一、馆际间没有形成一个档案信息交流与服务中心，这些问题的存在一定程度上影响了馆际间业务工作的协调开展，尤其不利于声像档案信息资源的开发利用。
针对以上问题，笔者认为应采取相应的策略，利用现代传媒环境来营造良好的声像档案信息资源发掘利用环境，使中国的声像档案信息资源能更好服务社会。
三、新时期声像档案信息资源的发掘利用
声像档案数量极为丰富，其内容设计到中国政治、经济、科技、艺术、教育、宗教等各个领域。声像档案来源于社会，还要服务于社会，现代传媒环境下加强声像档案信息资源的发掘利用，有力于实现声像档案为社会服务功能，推动中国档案事业的发展。
1.依靠科技，实现声像档案管理现代化。随着现代科技的进步，各种新型的声像档案载体相应产生和发展，政府必须加大对档案部门的设备经费投入，引进和应用世界最新科技成果。要在声像档案管理中广泛使用计算机，利用计算机输入信息、检索管理和建立档案资源网络，创造条件使档案信息资源走上Internet。同时，可以利用网络及计算机的巨大储存能力和快捷的处理能力，通过举办网上展览、网上声像档案编研成果展示等形式，利用网络媒体开辟新的宣传天地。此外，还要按照有关规定加强各级档案馆/室 、库房的保护建设，以保证档案的完整和安全，发挥档案资源利用的有效性，延长其使用寿命。
2.利用大众传媒，拓展信息公布形式。广播电台、电视台等作为专业化的媒介组织，它们可以运用先进的传播技术和产业化手段，以社会上的大众为对象进行大规模的信息生产和传播活动。所以，声像档案部门可以向广播电台、电视台等媒体，提供多方面的声像档案信息，向社会公布，从而扩大声像档案信息的辐射面，进而提高声像档案信息资源的利用效率。档案部门可以与广播电台和电视台进行合作，定期进行相关声像档案信息的公布。同时，配合以相关的学者进行档案信息的解读，以节目的形式使得声像档案信息得以大范围的传播，使声像档案真正成为人类知识财富的一部分。如果听众或观众需要进一步对相关声像档案进行了解，则可以利用现有的网络进行声像档案的传输，即在办理过审批手续和收取一定费用之后，通过互联网等发送装置将声像档案传递到远处，并利用终端接收装置接收，输入用户的计算机管理系统，为用户提供利用声像档案影像资料。
3.利用网络媒体进行声像档案信息的传播。网络媒体，既可以指因特网本身，因为它就是信息交流的媒体和工具，也可以特指基于因特网传播新闻和信息的媒体单位。网络媒体传播空间不分地域、没有疆界，传播空间无限广阔，这就使传播者和接受传播者随时可以进行信息交流。声像档案部门可以充分利用互联网覆盖面广、信息流量大的宣传优势，把需要让外界了解的信息放在互联网上，让人们通过浏览网页来了解情况。声像档案部门还可充分利用网络分布的动态性、开放性和非线性等特点，在网上公布馆藏指南和检索目录、定期进行声像档案信息，在互联网上开辟一个为社会各界服务的新渠道。网络媒体的及时交互性特点使得传播者和利用者随时可以进行交流，所以声像档案利用者只需要打开计算机接通互联网，进入相关网站就可以直接浏览所需信息。对于已经公布的声像档案信息，利用者可以对自己所需的信息内容和时间进行自主选择，而不必受档案部门工作时间的限制。
4.面向社会，开辟各种利用渠道。利用电视、广告、报刊等大众传媒，深入宣传声像档案价值和利用成果，引导社会对声像档案的利用。同时，采用举办展览、知识讲座、设点咨询、开展网上相片、音像展览等各种方法让社会了解声像档案，促进社会利用。通过健全检索体系、简化利用手段、强化档案编研、建立信息服务中心等手段，采取主动提供利用的服务模式。此外，要在保证党和国家政治经济利益不受损害的前提下，以对外公布、出国展览等多种形式进一步扩大声像档案信息资源的对外交流，面向世界，交流资源，提供利用。
参考文献：
[1] 尹敬媛.论现代传媒技术运用于档案工作的社会效益[J].档案学通讯，2007，(4)：51-53.
（1）凭证价值――非物质文化遗产声像档案具有法律效力的重要法理依据。根据《中华人民共和国刑事诉讼法》第四十二条规定，证据必须经查证属实，才能作为定案根据。一份声像档案是否具有法律效力取决于声像档案是否有足够的证明力度和是否有证据能力。非物质文化遗产声像档案是在非物质文化遗产的保护过程中或者是记录过程中形成的，所以声像档案具有客观存在的真实性、客观事实的相关性和客观证据的合法性。
（2）可分离性――非物质文化遗产声像档案具有法律效力的现实障碍。声像档案易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹；不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的格式输出；电子计算机软硬件技术和Adobe公司推出的视频编辑软件和图像编辑软件的不断更新换代迫使声像档案必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。这使得声像的法律效力的确认面临又一大障碍。
（3）法律手段――确保非物质文化遗产声像档案具有法律效力的策略。除了采取适当的技术措施，对声像档案制作、修改、收发、签阅和传递等工作环节进行控制，另外，还要采取法律手段对技术手段处理不了或不易处理的问题加以规范、解决。通过技术手段与法律手段的有机结合，当可以保障声像信息具有依据凭证作用，并实现其法律效力。
二、完善辽宁省非物质文化遗产声像档案真实性与法律效力的要求
非物质文化遗产是人类在漫长的实践中不断总结出来的文化瑰宝，国家也非常重视对于非物质文化遗产的保护，国务院办公厅在2005年3月26日下发了《关于加强我国非物质文化遗产保护工作的意见》，并于2011年6月1日正式颁布实施《中华人民共和国非物质文化遗产法》，自此我国的非物质文化遗产的工作有了法律保障。辽宁省文化厅于2008年9月16日在沈阳挂牌成立了辽宁省非物质文化遗产保护中心，并于2010年9月6日颁布了《辽宁省非物质文化遗产代表作申报评定办法》，为辽宁省的非物质文化遗产提供了机构支持和制度支持。
（1）规范管理，建立相关的机制。对于辽宁省非物质文化遗产声像档案的保护工作应该建立一个长效机制，使得涉及非物质文化遗产声像档案的部门可以通力写作共同做好辽宁省非物质文化遗产声像档案的保护工作。
（2）及时归档。对于在非物质文化遗产工作中所收集的各种声像档案，经过档案人员和非物质文化遗产保护的工作人员的共同鉴定后，有归档价值的非物质文化遗产声像档案及时移交到专门的档案部门或是非物质文化遗产的保护工作部门，归档入库保管。
（3）保持原有的联系。对于即将进行归档保存的非物质文化遗产的声像档案一方面要保证所收集的声像档案的材料丰富、内容齐全，使档案能够全面地反映文化的风貌；另外一方面，需要保持档案内容之间的内部联系，禁止割裂文化所固有的体系和重复归档的现象发生。
（4）档案的分级保护。1987年全国人大常委会会议通过的《中华人民共和国档案法》的第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”这是用国家法律的形式确定了我国档案工作的基本原则。非物质文化遗产声像档案的管理和保管也应该遵循档案分级管理的工作原则，根据非物质文化遗产及其声像档案的价值划分其档案级别，便于系统的管理和重点保护。另外一方面，某些民间的非物质文化遗产可能会涉及某些作为保密的内容，对于反映这些内容的声像档案的管理和保管应该更加谨慎，要处理好保密和与利用之间矛盾的关系。要科学的制定非物质文化遗产声像档案的密级，做好档案的保密工作，维护非物质文化遗产的知识产权和所有权。
三、改进辽宁省非物质文化遗产声像档案真实性与法律效力的措施
（1）健全法规和制度。任何的法律法规以及相关的制度在颁布实施是都有一定的滞后性，随着时间的推移，社会的发展，这些法律法规和制度的滞后性越来越凸显出来。对于改进辽宁省非物质文化遗产声像档案真实性与法律效力的措施，首先应该健全现有的、较为滞后的法规和制度，有了健全的法规和制度，对于非物质文化遗产的保护工作就有了制度的保障。
（2）提高工作人员的水平。伴随着越来越多的非物质文化遗产逐渐被发现，相关的非物质文化遗产的声像档案也在逐渐地增加，这时需要提高相关工作人员理论水平，对工作人员进行相关的培训，提高对于非物质文化遗产声像档案工作的认识，便于非物质文化遗产声像档案的管理和保护工作可以更好地开展和进行。同时，派工作人员定期到非物质文化遗产的保护部门以及上级档案业务指导部门进行理论学习，提高自身的理论水平和业务水平。
（3）划立专门工作场所。随着非物质文化遗产声像档案工作的逐渐开展，相关档案的数量将会迅速增长，这时需要面积更大的库房以及专门的管理工作地点来保管以及管理非物质文化遗产声像档案。
（4）更新工作设备。由于声像档案依靠电脑等机器才能够读取为了不影响非物质文化遗产声像档案的读取，需要及时更换电脑等设备。当然，这不仅仅是硬件上的更新，对于软件业也需要更新，现在信息技术赈灾迅猛发展，越来越多的计算机病毒正在侵袭，在这样的情况下需要及时的更新软件以及网站的防火墙，更好地保护非物质文化遗产声像档案。
