除了基于计算机技术特性的档案数据风险，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重视的一项风险因素。由于我国档案数字化建设是近些年才逐步发展起来的，因此，与之相关的法律、法规并不完善。在档案数字化进程中，从电子文件的形成到归档保存，都应该有严格规范的程序管理、科学统一的标准体系和业务管理制度，而现实上却并非如此。一般来说，档案数据灾难发生的可能性微乎其微，这样就造成了档案管理人员的麻痹大意和侥幸心理，还由于防范数字档案风险的成本较高，出于经济方面的考虑，很难为了提高数字档案的安全性投入过高的资金。此外，因为档案管理系统是多用户、多管理的系统，如果管理不善或者管理人员的操作失误，很可能导致数字档案载体的损害及误删除、误覆盖、恶意篡改、越权访问等安全事故的发生。
1.2基于自然灾害的档案数据风险
对于那些突发的灾难，如火灾、雷电、水灾、飓风、地震等，一旦发生，其破坏程度非常高，范围广，而且几乎没有预见性，很难进行预防，因此，无论是对实体档案还是数字档案来说，其破坏程度都是难以估量、极具毁灭性的。
2数字档案安全管理策略
2.1构建行之有效的数字档案安全管理机制
首先，要贯彻前端控制思想。在数字档案安全预防措施中，前端控制是重要内容，实现事前预防、未雨绸缪，把灾难控制在萌芽状态。在建设数字档案馆的设计之初，就要对档案馆的抵御灾难方面的设计重点考虑，并且合理制定数字档案的操作规程，进一步完善应急预案、抢救预案等配套措施。为了防止由于软硬件升级过快所带来的读取问题，在选择设备时，要选择技术成熟度高的档案管理软件和普及程度高的数字档案存贮介质。对于档案技术力量进行合理配置和储备，不断地对数字档案运行环境进行优化。通过前端控制的方法，可以有效地提高数字档案保存和维护的稳定性。其次，要开展日常维护、灾难备份、恢复和抢救等活动在内的全程管理。全程管理贯穿数字档案整个生命周期，通过有效的全程管理，对数字档案安全实现全程监测。最后，要对数字档案安全管理机制进行后续监督和评价。划定数字档案安全评价系统的范围，选择适当的评价方法和评价指标，对有关数据进行收集、统计、分析，根据评价结果，不断地进行改进，从而提高数字档案信息安全管理体系的有效性，提高具体过程的效率，让数字档案信息更加保密、完整、易于使用。
2.2加强数字档案管理的人力资源建设
要建立健全安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度，加强安全管理制度的培训和考核。数字档案是由人来进行管理的，因此提高档案人员的个人素质、业务能力以及提高安全意识是档案管理工作的重心。只有安全意识提高了，档案人员才会对数字档案工作真正重视起来，杜绝麻痹大意的思想，自觉遵守各项规章制度。对于管理操作数字档案信息内容的档案员，尤其要加强安全保障技术的培训。
2.3采用安全有效的技术手段与措施
2.3.1对数字档案进行异质转换所谓数字档案的异质转换，就是把数字信号转换成文字、图像、声音等信号，把数字档案转换成纸质档案、缩微胶卷、声像档案等，即异质转换或异质备份，对于重要的数字档案，这是对其长期、安全防护的有效途径。因为其脱离了数字信号的局限性，读取时不再过多地依赖设备和技术，读取方便，因此适合长期保存。经过异质转换的档案，脱离电子设备和环境，信息安全性提高，不易丢失。信息被"固化"到新的载体上，不仅避免的人为篡改的可能性，还可以对母本信息的真实性加以检验，甚至可以用来作为校正其母本的真实版本或可靠版本，成为真正意义上的档案。2.3.2对数字档案进行迁移新型信息存取设备对旧型档案载体的不完全兼容性导致了必须采取数字档案迁移的措施。计算机设备和软件正以飞快的速度进行升级、换代、淘汰，几年甚至几十年后，现在使用的设备就会被完全淘汰，不复生产，最终消失。以此，必须处于淘汰期的旧电子档案信息存取设备进行储备，用于迁移或载体转换时读取旧型档案载体上的信息。此外，新/旧信息存取接口转换设备也是要考虑的一项，如IDE/SATA接口转换器，接口转换设备可以有效延长旧型信息存取设备的生命周期。2.3.3对数字档案进行同质备份建立由数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划组成的备份与恢复系统。天灾人祸的发生难以预见，但是可以通过一系列措施，将灾害的破坏程度降到最低，甚至完全避免。数字档案信息的备份就是一个行之有效的措施，通常采取静态备份和同步备份相结合的方式。静态备份用以保证历史信息的完整，可以离线异地保存历史记录。同步备份用以保护当前系统的所有数据，适用于硬盘数据恢复、网络数据恢复、数据库修复等灾难数据恢复。2.3.4加强信息安全新技术的应用数字档案安全包括很多方面，其中最重要的就是档案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止数字档案信息被篡改或丢失，安全性则是要防止内容被非法用户获取。电子签名技术和数据加密技术是保障档案信息内容安全的有效手段。电子签名技术能够可靠地保证自形成时起，内容保持完整、未被更改。目前最成熟的电子签名技术就是“数字签章”；加密技术主要涉及加密、解密算法和密匙，数据加密技术可以保障数字档案信息的安全性和保密性。
【关键词】数字档案/信息安全/互联网
【正文】
1.数字档案网络化应用的安全问题
数字档案的产生、移交、归档、管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行。系统的应用模式主要采用两种方式（即基于浏览器的Browser/Server结构和基于客户服务器模式的Client/Server结构），这两种方式都可以实现网上对档案信息的转换、存贮和访问。在数字档案的归档、管理和服务利用等过程中，档案数据的安全问题往往表现在多个层面。
1.1网络级安全。是指支撑系统运行的物理设备的安全问题，包括网络基础建设如网络布线、网络联接、局域网和广域网环境的构建、设备的选型及其各个环节安全策略的考虑。往往会根据需要采用适当的防火墙设备及网络管理软件来确保局域网的内外用户的访问权限和网络上数据包的检测与过滤；选用可靠的硬件安全设备保证整个系统的稳定运行，如双机热备份、磁盘阵列等设备的采用来保证一台服务器出现故障而不会导致整个系统的瘫痪问题，等等。网络级安全策略是整个系统得以安全运行的基本保障，这是需要在系统规划阶段严格把关的重要内容之一。
1.2数据级安全。主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题，包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮策略等，以防止数据版本的更新、数据格式的转换、硬件设备的意外损坏、存贮介质的老化、失效、自然灾害等造成的数据丢失、数据损坏甚至是计算机系统的破坏和瘫痪。操作系统和数据库管理系统的安全问题虽说主要是取决于软件供应商所开发的商品化软件的稳定性和安全的保障问题，但对于建立网络化档案管理信息系统，首要考虑的是选择什么样的操作系统来确保应用系统的安装和运行，目前主流的操作系统有Unix、Windows和Linix，他们各自有其优越性，安全问题也各有特点，关键是如何选择满足用户实际需求的操作系统和数据库管理系统。当然考虑档案元数据的存放规则和保管策略也是本阶段非常重要的问题之一，如数据库的分布式或集中式存放模式、数据的异地备份、电子数据格式的定期升级和保存介质的更换等，需要一定的保管制度来约束。这些都是在系统设计和具体实现的过程中需要综合考虑的关键因素，也是档案应用系统能够安全运行的根本保障。
1.3应用级安全。是指档案管理信息系统在实际应用操作的过程中应考虑的基本问题，主要取决于档案部门所采用的应用系统的用户模型的定义模型和使用规则。一般情况下，档案管理信息系统的用户模型分多个层次、多个角色、多种功能或多种形式混合使用，来分别定义用户权限。系统常常按功能权限划分为系统管理、数据操作和数据浏览等3大类用户：每类用户角色的定义可以按照各业务职能的实际需求，对其操作权限和操作功能进行定义，如单位领导、部门领导、普通业务员等。但不论采用哪种用户模型，要求应用级的安全至少包括两项功能，一是对系统中各个功能模块的操作权限的定义，另一个是对系统数据的分层管理和操作权限的定义。比如，两个不同的用户可以操作同一个功能模块，但所能看到的数据只能是本用户所在单位的数据，而不应看到另一个用户所在单位的数据，这是网络版档案管理信息系统的基本操作需求；再如上级领导能够看到下级人员所操作的数据，而下级人员则无权看到上级领导权限范围内的数据。
2.网络基础环境的安全技术方案
网络基础环境的安全建设是防止系统外部非法用户和不安全数据包侵犯的主要措施，常常采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。防火墙技术是实现内外网的隔离与访问控制的最基本、最流行、最经济的、也是很有效的措施之一，这里以防火墙为例来讨论数字档案的网络基础环境的安全解决方案。
2.1防火墙安全解决方案。
防火墙是多个网络之间的安全隔离网，其基本原理是设置安全策略，控制（允许、拒绝、检测）出入网络的数据包，它本身具有较强的抗攻击能力，可以实现以下几种安全功能：一是限制未被授权的用户进入内部网络，过滤掉不安全的数据包；二是防止入侵者接近本系统的防御设施；三是限定内部网络用户访问特殊站点；四是为监视Internet安全提供方便。清华大学档案馆防火墙安全运行结构采用了三台对外提供服务利用的服务器，都部署在非军事管辖区（DMZ区），服务器通过特定的端口对外提供服务，如Web服务的8085端口，数据服务的1528等，避免了外界用户对服务器其他端口访问的可能性。如果少数的档案室需要数据服务器特别指定用户，可以采用防火墙用户认证及用户规则来限制，这样除了经过已认证的用户外，所有本局域网以外的用户在访问内部网络时都需要通过防火墙进行过滤和筛选，具体使用时可以通过对客户端IP地址或者网卡的MAC地址进行判断和识别，以及通过对可疑数据包的检测进行过滤，以保证整个网络系统的安全运行。
这种链接方式是采用了防火墙的路由模式来实现的。档案馆内部的办公PC统一使用内部定义的网址如192.168.X.X，为私有IP，通过防火墙的NAT功能访问互联网，保证了安全性。外界不能直接访问到档案馆内部的PC，减少被攻击的可能性；提高了可管理性，所有PC都可以实现MAC地址绑定，可以针对需要控制内部用户的上网时段和访问内容。
2.2网络安全管理的人文策略。
硬件设备和网络管理软件是保证网络安全运行的基本手段，同样加强网络的安全管理，采取科学有序的管理策略也是非常重要的人为因素，往往诸多的不安全因素恰恰反映在组织管理和防范不当等方面，因此必须引起足够的重视。
系统管理员采用双人负责制和任期有限的基本原则，防止人员流动或缺岗造成损失，避免职位垄断或由于时间过长。
安全级别确定应根据工作的重要程度来确定，根据确定的安全等级，确定安全管理的范围。
制定的机房管理制度：对于安全等级要求较高的系统，要实行分区控制，限制工作人员出入与己无关的区域。出入管理可采用证件识别或安装自动识别登记如门禁系统，采用磁卡、身份卡等手段，对人员进行识别、登记管理。
制定严格的操作规程：操作规程要根据职责分离和多人负责的原则，各负其责，不能超越自己的管辖范围。
制定完备的系统维护制度，如数据保护，数据备份等工作计划。重要数据维护时要首先经主管部门批准，并有安全管理人员在场，随时将出现故障的原因、维护内容和维护前后的情况要详细记录。
制定应急措施，保证紧急情况下，如何尽快恢复的应急措施，使损失减至最小。建立人员雇用和解聘制度，对工作调动和离职人员要及时调整相应的授权。
3.档案管理信息系统的安全方案
数字档案信息的录入和维护主要依靠管理信息系统所提供的各项功能来完成，由于用户角色的不同，权限的差异，要求应用系统能够提供一套完整的用户安全管理策略，以保证档案信息的完整性和安全性。档案管理信息系统的安全管理主要体现在3个方面。一是要采用成熟先进的计算机应用系统运行结构：二是对系统用户按照工作需要进行角色和等级的区分；三是对档案数据的安全管理级别如保密、开放等状态按照档案法规定和实施细则进行多级安全管理，以区别不同类型用户的访问。
3.1应用系统的体系结构。
三层Browser/Server体系结构有着多层数据安全机制、日常维护工作量小、对客户端的运行环境要求也比较低（只要有浏览器即可）、客户端物理位置可以灵活设置等诸多优点，因此采用三层B/S的系统结构无疑是一个先进且明智的选择。安全防护措施有三级，即防火墙安全措施、应用系统的身份认证安全措施以及数据库管理系统的安全模型，
3.2应用系统用户权限管理：
1传统“开放原则”的思想承继和内涵扩展
“数字化档案信息开放利用原则”并非是“空穴来风”或“生造概念”，其蕴涵的“权利意识”和“人本意识”与历史上由来已久的“档案开放原则”一脉相承，其实现的政策环境直接依赖于我国从“历史档案开放”方针到《中华人民共和国档案法》一以贯之的“开放利用”规定，同时又是新的历史条件下对传统“开放原则”内涵的扩展。
1.1对“开放原则”思想的承继
“档案开放原则”在国际档案界的提出和普及经历了一个从“档案馆开放”(法国1794年4月7日法令确立)到“档案开放”的思想演变过程，在中国档案界经历了一个从“历史档案开放”(1980年中共中央的决定)到“档案开放”的实际操作过程。《档案法》使面向我国“公民”的“档案开放”由行政指令转变为法律行为，增加了档案开放的规范性和透明度。尽管目前档案开放时间和范围时常受到社会的质疑，但“开放利用”的指导思想则一直是相当明确的。
随着社会信息化浪潮下国家对信息资源开发重视程度的提高，随着以信息技术为依托的档案生成和管理电子平台的设计实施和推广，档案开放利用自然而然地扩及到了数字化档案信息利用领域，使得“数字化档案信息开放利用原则”具备了与传统“档案开放原则”在思想上、理论上、政策法规上的一致性。而且，目前主要通过网站建设、网络、数据库在线检索、Email传递等方式提供利用服务的数字化档案信息的利用越来越注重利用过程的“以人为本”，无论是网站设计的信息构建和信息内容的选择，都在技术人性化的趋势中开始考虑人本精神的体现，让“档案的人权”在“比特”世界中也能受到尊重和保护。“数字化档案信息开放利用原则”在精神内涵上继承了“档案开放原则”的人本理念和人权思想，以保证社会所有公民对数字化形式的档案信息的方便获取和自由利用权利。
1.2对“开放原则”内涵的扩展
以网络化为特色的数字化档案信息利用所带来的不仅是基于技术革新的原有服务范围和类型的扩大，更造就了新的思想观念的形成，新的研究视野的定位，新的利用群体(服务对象)的出现，以及利用性质的转变(从有目的学术利用到无目的休闲利用)和服务流程的重组。从历史发展背景和理论发展规律来看，“数字化档案信息开放利用”应比“传统档案开放利用”具有更为深广的内涵，并非侧重于强调从隔离到接触，从保密到解密，而倾向于倡导一种“系统开放”、“面向用户”的利用服务，更加关注服务理念、渠道、模式、技术的开放性，关注利用过程中障碍的消除、信息交流的普及和推广，关注符合用户需求和个性需要的信息组织和加工。
当然，由于现阶段大部分数字化档案信息只是纸质传统档案的“电子副本”，纸质“原件”不开放，数字化信息即使生成也无法开放利用，只能体现保管功能而未发挥利用优势。所以，数字化档案信息开放利用的实现仍然迫切需要国家各级各类档案馆加快档案解密开放工作的步伐，尽快缩小规定和实际开放度之间的差距。但笔者提出“数字化档案信息开放利用原则”的侧重点不在解密开放(这涉及信息敏感度、历史原因、政治体制、国际形势等复杂因素和法律法规、鉴定技术、专家培养的跟进)．而在于确立具有时代气息的“用户利用导向”的“开放式”数字化档案信息服务宗旨和目标，为多种途径的数字化档案信息利用提供原则和依据(完整全面的数字化档案信息开放利用原则体系包括基本原则、具体原则和实施原则三个层次，其中“系统开放原则”、“用户中心原则”是其基本原则，内涵要义笔者已另撰文阐述)。
“数字化档案信息开放利用原则”在精神实质上与“档案开放原则”具有历史上的渊源关系，同时又通过信息技术的优势弥合了从“开放”到“利用”的时空间隔、范围局限和方式限制，体现了对现实问题的回应和突破。
2档案信息利用的困境突破和现实回应
社会档案利用水平和服务程度是新型档案利用原则和理念萌发的现实土壤，档案利用的现实状况和外部环境决定了新型档案信息形态能否诞生以及新的档案利用方式是否具有生命力，是“数字化档案信息开放利用原则”提出的现实基石。
2.1突破档案信息利用困境
目前档案信息利用正处于困境之中。有学者从国家档案局1994-2003年的统计数据中揭示出“馆藏档案利用与99％以上的人不相关、档案利用与90％以上的馆藏档案不相关”的窘迫局面。
档案信息利用困境的产生既有档案信息本身的特点所内生的利用障碍，也有档案利用过程中时空间隔、范围局限和方式限制所带来的制约因素，还受到档案信息提供者、管理者、服务者以及利用档案的用户意识和行为的多重影响。对于档案信息的本质特点所导致的利用障碍，通过转换档案信息形态或载体性质，组织和深度加工档案信息内容，可以部分弥补和相对弱化，这正是“数字化档案信息”产生和迅速增长的源动力。对于档案利用活动中各参与主体消极影响的规避，只有依靠对档案信息价值的充分认知，依靠相关制度对各自行为的规范约束才能实现，这正是“档案开放”原则和制度不断调整修改、档案利用理论和法规不断补充完善的动力。而在利用服务过程中实现时空超越，扩大范同和灵活方式，是突破档案信息利用困境最立竿见影的有效方式。
首先，“数字化档案信息的开放利用”能够突破时空边界。“数字化档案信息”以“二进制代码”形式存在，以“比特”形式传播，只要服务器和数据库能正常工作，档案用户就能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需信息，在利用上突破时空边界。实际上，图书情报界早已多次探讨了基于互联网技术的3A服务(anytimeanywhereanyway)的重要意义，并在网络信息利用服务上开展了大量工作。信息技术在档案领域催生了大量数字化信息，确立“数字化档案信息开放利用原则”既是对传统服务方式的变革，又是对信息化社会冲击的适应。
其次，“数字化档案信息开放利用”能够提升档案开放度。一方面，政府信息极强的公开时效要求推动了网上现行文件目录和全文的公开利用。这种“数字化的文档信息”在开放时限上已经与历史档案开放具有“天壤之别”，有的信息甚至是一生成即提供网上利用。在政务公开和信息化建设大环境下开展的“文件公开”实际上已经实现了当今档案的“高开放度”，必然提升未来档案开放的整体开放度。另一方面，档案开放度一直以来被界定为已开放档案数量与馆藏档案总量或已满30年馆藏档案数量的比值。这种开放度是一种客观的从档案保管和管理机构视角衡量的开放度。但是，由于当今信息传播和利用方式的灵活多样性，实际上社会利用者主观感知的“开放度”并不与客观的档案馆“开放度”完全一致。正如美国原史密森研究院档案馆馆长威廉·W·莫斯早在1999年就指出的“开放利用”强调的是档案的“可利用性”应从“对利用者友好”角度来衡量。对于越来越庞大的网民团体和在信息社会成长的一代，信息“可利用性”往往等同于“网上可获取性”。档案开放如果无法达到“数字化档案信息”的“网络化”开放利用层次，其开放度在社会利用者心中的认同必然大打折扣，这也是为何政府信息公开在提供纸质定点文件利用的同时尤其重视政府网站的电子文件公开。确立并执行“数字化档案信息开放利用原则”能提升档案开放度在网络用户心中的实际感知。最后，互联网世界的开放精神、现代社会对民主、权利、透明度的追求也将给历史档案开放进程带来更多压力和动力，促进其开放度的提高。
2.2回应电子政务信息公开利用
“数字化档案信息开放利用原则”提出的现实基础既建立在对档案事业内部利用服务现状的审视和考察上，以触动现实的“坚冰”、实现困境的突破为目标；同时，也立足于国家大力推进信息化建设这一外部环境，以积极回应政府信息化的重点内容——电子政务建设全面推进的需要，准确及时把握社会环境中的有利契机；顺应加强社会信息资源开发利用的时代呼唤，服务国家和政府当前的“中心”工作。
2001年8月，党中央重新组建国家信息化领导小组，其常设办事机构——国务院信息化工作办公室随之成立，电子政务建设开始进入全面推进阶段。电子政务建设的全面推进加快了信息化与政府管理的结合，促进了信息技术在政府办公、业务工作、公共管理、社会服务中的广泛应用，客观上产生了海量的丰富多彩的数字化档案信息。这不仅拓展了档案信息的种类、档案工作对象和学术研究领域，而且鼓励并刺激了社会信息获取和利用需求，为“数字化档案信息的开放利用”提供了物质条件和意识条件，创造了新的机会和动力。同时，也突显了传统档案信息传播利用渠道较窄、速度较慢、时空制约度较大、实现共享利用代价过高等缺陷，使得档案信息数字化转换和网络化服务变得更为紧迫。档案信息与政府信息的紧密联系使得数字化档案信息成为了电子政务信息资源深度开发和及时处理的核心资源。政府文件在政府信息中的极大比重和权威性，具有中国特色的文档管理体制决定了数字化档案信息开放利用是电子政务信息是否能够传播共享和有效利用的关键环节。
档案界对电子政务建设的积极回应也已进入了项目规划阶段。列入档案事业发展“十一五”规划的三大重大项目之一的“国家数字档案建设与服务工程”建设的总体目标是：“以3127个国家综合档案馆为建设对象，以分布式档案数据库建设为核心，重点建设涵盖全部馆藏档案的全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系；建立适应各级党委政府电子政务建设需要的电子文件归档管理和电子档案接收管理系统。”“数字化档案信息开放利用原则”的及时提出和确立能够为档案部门融入电子政务信息建设和服务提供指导性意见。
3未来利用需求的趋势分析和积极应对
“档案工作一直把用户的需求放在第一位，但主要是到阅览室进行利用的用户。”“在线用户可能永远也不会造访档案馆”，“亲自到档案馆的用户只是用户的一种，而且在我们的用户中所占比例将越来越小。”英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向：越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户，越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。
3.1档案利用新需求的尊重和应对
现代信息技术对信息用户的影响在档案领域同样深远而广阔。作为一种不可替代的社会信息资源，档案信息不仅被传统的习惯于利用纸质档案原件或复印件，习惯于到档案馆使用照片档案和声像档案的档案利用者所需要，也是熟练掌握各种信息工具，习惯于轻点鼠标在网上冲浪的信息用户应该享有的宝贵财富。目前，信息资源管理界在用户研究和信息服务领域十分关注如何解决因信息素养、信息能力、信息基础设施条件的差异而导致的“数字鸿沟”和信息利用“不公平”问题。但是，对于信息化建设较为落后的档案界而言，因为传统观念和服务手段转变过慢而导致的另一种“信息不公平”更应该引起重视。正如我们不应强迫那些习惯档案目录卡片检索、喜欢领略档案原件风貌、偏爱到馆内使用档案的传统档案利用者都转而成为档案网站的在线用户，同样，我们也必须尊重那些喜欢享受网络世界跨国界、超时空、大容量、快捷方便信息服务的利用者的信息获取习惯和行为方式。对于已经将互联网作为主要的信息获取和利用方式的用户而言，如果没有“数字化档案信息开放利用”的配套措施、技术和服务，如果无法通过网络搜索、浏览、下载档案信息以获取知识和查阅资料，那么他们的档案信息需求将无法满足或者被抑制于萌芽状态。对于这些不想利用原始档案资料的网络用户来说，档案信息形态的单一、提供场所的独有也是对他们的需求习惯和方式的“不尊重”和“不公平”。只在档案馆内开放而无法网络利用，对其而言也是一种不方便的利用和不彻底的开放。
毫无疑问，未来的档案信息需求将越来越多地从实体转向内容，从纸张型转向数字化、多媒体，从到馆查阅原件转向搜索和点击档案网站。只有尊重新型档案利用需求的出现，重新定位利用者类型，并对未来利用需求进行理性判断和预测，才能在社会变化中仍然较好地发挥档案的信息价值。这正是“数字化档案信息开放利用原则”提出的长远考虑和对未来档案利用变革的意义。
【英文摘要】Thearticlethinksthatininformationera,double-setsarchivesmanagementhasnecessityandrationalitytoexist.However,itisconditional.Onlyimportantarchivesneeddouble-setssystemmanagement.Double-setssystemmanagementforallarchivesisnotonlyunnecessarybutalsoharmful.
【关键词】数字化/档案/双套制
digitization/archive/double-setssystem
【正文】
中图分类号：G272文献标识码：A文章编号：1001-5264(2003)06-0006-02
一、档案双套制问题产生的背景及研究现状
关于档案双套制问题，并不是现在才提出的什么新问题，其实早在20世纪80年代末期档案学界就开始对此进行了讨论。但是，我们现在所说的档案双套制问题，与早期所说的档案双套制问题是不完全相同的。那时，计算机的应用尚不普及，电子文档很少，人们所说的档案双套制，还主要是指对同一纸质档案的双套归档保存。而90年代以来，随着现代办公自动化(OA)的兴起、发展、普及，缩微技术的应用，以及当前在建设数字档案馆过程中对现有馆藏纸质档案的数字化，便产生了大量电子档案、胶质缩微品档案，这就出现了同一内容而两种不同载体的档案文件是否都要同时保存的问题，这就是近年来档案学界又在讨论的档案双套制管理问题。可见，当前，研究档案的双套制问题与过去研究档案的双套制问题所面临的环境和条件已大不相同。
为了了解近年来对档案双套制管理问题研究的新情况、新进展，笔者检索了清华CNKI全文期刊数据库。笔者按篇名输入检索词“双套制”，查到从1994年至2003年10月，有关档案双套制问题方面的文章仅为5篇（详见参考文献），因此，可以认为，从1994年至今，档案学界对档案双套制问题的研究不够活跃，成果很少。但这并不等于说档案双套制问题不重要，不值得研究，恰恰相反，在信息化时代，特别是在当前大力倡导建设数字化档案馆的时候，档案双套制问题的研究更有其必要性和特殊的意义。
在早期的研究中，主张纸质档案双套保存，主要是基于档案的安全和利用的方便这两个基本目的，但这种内容和载体完全相同的档案双套保存，是一种重复保存。少量特别重要档案可以这样做，但如果大部分档案的归档保存也实行双套制，势必增加大量的人、财、物的投入，不符合我国的基本国情，弊大于利，不值得提倡。因此，在档案只有单一载体的时代，对于档案是否双套保存问题，比较容易决断。但在当今档案载体出现了多元化的时代，同一内容但不同载体的两种档案由于其作用、特点不尽相同，实行双套制，已不属于重复保存，在这样的背景下，进一步讨论档案的双套制问题显得尤为必要和迫切。
二、档案双套制有其存在的必要性和合理性
在讨论有无必要实行档案双套制之前，除了要明确双套制的涵义外，还要进一步界定所讨论的双套制的数量限度问题。因为在实现办公自动化和档案现代化管理的过程中，不管我们主观上是否愿意实行档案双套制，其实在机关办公室、档案室和同级档案馆中，都必然会客观存在或多或少的档案既有纸质载体又有其它非纸质载体的情况，就这部分档案而言，虽然也是双套保存，但这种情况并不是我们所要讨论的档案双套制。我们所说的双套制是指在普遍意义上和大规模层面上需不需要搞档案双套制，如果离开了“度”和数量的限制，讨论双套制问题便会失去意义。
双套制有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式都完全相同，双套制则是完全重复保存制，显然是无此必要的，但如果两套档案只要在某方面存在差异，那双套制就不算重复保存制，该不该实行双套制就要做具体分析了。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。主要表现在以下几方面：
以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；寿命短，其影像记录的稳定期限不长。纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。缩微品档案也有局限性，它的设备成本高，缩微胶片保管条件非常严格，一般档案部门难以达到其所要求的温湿度标准，从实际应用情况看，大多数缩微设备利用率普遍不高，操作技术较复杂，人员配备相对多，其存贮密度、信息容量、检索速度等远远比不上光盘。
而双套制正好融合了纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性，对此不能简单否定，在电子档案的局限未得到根本克服之前，在电子档案的法律地位未得到完全确认之前，应该实行双套制，至少对重要档案、珍贵档案应该实行双套制。双套制的存在，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存，这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点。
三、档案双套制面临的问题与对策
鉴于上述原因，当前我们要讨论的不是该不该实行档案双套制的问题，从所查到的全部文章来看，都一致主张实行双套制，只是研究的侧重点不一样。现在要解决的问题是怎样实行档案双套制的问题，这恰恰是目前研究得很少的问题。
两套档案的来源，主要包括两个方面：一是随着当前办公自动化的应用和普及所产生的大量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一并进入档案室并移交给档案馆；二是随着数字档案馆的建设，现有档案馆藏纸质档案也将逐渐实行数字化，也会随之产生大量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的全部档案都存在两套的情况，而只有发文部分才会既有纸质文件又有电子文件，收文却只有纸质文件，电子文件存放在对方发文机关。不过，当全国所有机关间的办公都实现了网络化后，文件的传输和阅读都在计算机上进行时，就没有这种区别了。但是，由于人们长期形成的阅读纸质文件的习惯，想必人们还会将机上文件下载转化为纸质文件阅读，这样也将出现电子文件和纸质文件并存的局面。
如果对实行档案双套制没有什么异议的话，那么实行档案双套制面临的最大难题，则是在多大程度上实行档案双套制，或者说哪些档案该实行双套制。虽然笔者主张实行档案双套制，但却反对将所有档案不加选择地统统实行双套制，这不仅是不必要的，而且也是有害的。
目前要明确而具体地划定实行双套制的档案范围是极其困难的，本文无力完成这一重任，这需要我国档案学界对此做深入的调研，特别是国家档案局要尽快出台有关方面的法规和规章。目前我们可以首先制定实行双套制的原则。笔者认为，至少应包括这几方面：我国档案部门在人力、物力和财力方面具有承受力，有利于档案的安全保管和方便利用，所选档案要有典型性和代表性。
根据以上原则，作为一种过渡性措施，笔者认为，双套制档案范围基本上可以以我国目前各类档案的归档范围及其保管期限表为依据。因为我国现行的档案归档范围及其保管期限表是经过长期的调研和实践而制定出来的，具有相当的科学性和可操作行，特别是保管期限表已考虑了档案的重要程度和保存价值，这正是确定双套制档案范围的重要依据，完全可以参照执行，不必另搞一套。
机关档案是档案馆档案的主要来源，机关档案双套归档保存的范围，就决定了档案馆双套档案的范围，因此应严格把关。机关档案部门作为双套保存的档案范围，应当限定在具有永久保存价值的档案部分，保管期限为长期的档案不必搞双套制。此外，在机关档案部门，两套不同载体档案如何统一保管且便于检索也很值得研究，要把电子档案和纸质档案做有机的对应，建立相互准确可靠的标识关系。
档案馆如何实行档案双套制呢？笔者认为，档案馆除了接收机关档案部门移交的符合要求的双套档案外，另一方面就是原有馆藏档案如何实行双套制问题。目前我国各类档案馆馆藏档案基本上都是纸质档案，鉴于数字档案馆的发展是大势所趋，因此今后现有馆藏纸质档案将会逐步实施数字化，但由于我国现有馆藏纸质档案数量巨大，有的大型综合档案馆馆藏量多达几十万甚至百万卷册以上，加之不少档案又是历史上形成的，若全部数字化，工作量实在太大，成本实在太高，实在无此必要。对档案馆现存的纸质档案应维持现状，不必做过多的折腾，只需对其中具有永久保存价值的档案和部分年代久远需抢救的珍贵档案实施数字化，并实行双套制保存。总之，现有档案馆既成的纸质档案不是双套制的重点。
【参考文献】
[1]彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002,(1).
[2]方莹芬.试论电子文件归档的双套制[J].浙江档案，2000,(11).
学校是一个数字化基础设施相对较好、绝大部分人员年轻、思想比较活跃、文化层次和数字化信息水平相对较高、人员流动性比较大、对档案信息的利用率比较大的特殊社会板块。在学校开展档案的数字化和网络化运用，有着优良的社会基础和重要的特殊意义。虽然在一些条件优越的高校，档案的信息化和网络化已经有了长足的进展，但绝大部分学校档案室仍然是一块未开垦的处女地，与学校的数字化网络化发展水平极不相称。如何充分利用学校得天独厚的有利条件开展档案的数字化和网络化，对学校档案的数字化和网络化建设具有启迪和推进作用。
一、学校档案数字化和网络化的现状
学校档案门类较多，除文书、人事、基建、会计、声像档案外，还有教学、学籍、科研成果等档案。在档案行政管理部门的指导下，绝大部分学校领导都比较重视，都建立的自己的档案室，配各有专兼职档案员，档案都进行了规范整理。部分学校大部分为可对相关人员开放查阅的非机要保密档案，服务对象广泛，是建立两个体系实行两个转化的重点领域。而且学校档案利用率和实用性都比较高，特别是学籍档案，在为毕业生就业就学报考、出国深造提供学历证明等方面具有重要的依据和凭证作用，查阅利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分学籍档案在形成制作过程中，因填制和书写不规范或打印不清楚，造成字迹模糊，无法为师生和社会提供利用。档案数字化和网络化在省级以上条件较好的高校有所发展，一些学校还利用自身优势研发了自己的档案管理系统，并在各部门建立了局域网，可以在网上进行立卷归档，有的还进行了数字化全文扫描。但地州市级以下包括高校在内的绝大部分的学校，档案的归档整理和查阅利用仍然停留在手工操作的状况。
导致这些状况的原因，一是学校领导认为资金的投入应该放到教学上，只有把教学质量搞上去，把生源数量搞上去，学校才能做大做强。档案的投入不能产生经济效益，没有数字化照样查档案。对手工传统的档案管理也是现状，很难有资金投入，至于数字化和网络化，在领导的思想意识中还没有这个概念；二是一些学校经济效益也不是很好，资金本身有限；三是很多学校档案员缺乏计算机基本技能、更没有数字化网络化知识和经验，因循守旧不积极主动争取和创新发展。
要实现学校档案的数字化和网络化，除了针对以上来提高学校领导的档案意识，增加档案的投入资金，提高档案员的素质这些常规方法外，学校还可以从以下途径，创造性地开展数字化和网络化。
二、与教学设备相配套，解决学校档案数字化设备
学校开展计算机技术教学和科研，已经是很普遍的现象。在条件较好的小学，都设置有计算机或多媒体教室，而在条件较好的中等以上的学校，大部分部门都配备了计算机，条件更好的则组织了校园网络。但是，很多这样的学校的档案室却没有配备一台电脑。而这些没有电脑的档案室，就可以充分利用这些设备，进行资源共享，从事档案的数字化和网络化建设。数字化的设备，除了计算机，还需要有扫描仪，而一般学校因以计算机为教学重点很少购置。但用其作为数字化的重要工具对学生计算机技术的学习也还是很有必要的，而且其价格也不高，如果建议学校购买应该是没有问题的。共享这些设备资源的办法，首先是向学校领导提出共享方案，与教学部门达成协作共识，在把档案数字化的数据库建立在教学用的主机或服务器上，档案室可配备一台低造价的终端。如果这还办不到，则可与教学用电脑分时段使用，档案室可在没有教学任务的时候由档案员上机使用。也可把档案的数字化与教学内容结合到一起，在进行数字化教学的同时，也巧妙地利用了教学设备对档案进行数字化。
三、与教学对象相结合，发动师生动手建立档案数据库
在一般学校，档案员并不是专职而是兼职人员，除了档案工作还有其他很多工作，而学校档案数字化的任务比较大，仅靠档案员是很难完成的；其次绝大部分档案员不具备电脑技术，开展数字化和网络化有很大的困难。与此相反，担任电脑教学任务的老师，都是具备较高计算机技能水平的人员，他不仅可以当作档案数字化网络化的指导老师，在教学任务不太紧张的情况下，还可以亲自动手参与档案的数字化和网络化。更重要的是，他还可以指导学生，来在课堂或课外建立包括自己的档案在内的数字化档案，形成一个数字化档案制作的强大队伍。以解决学校档案数字化巨量工程的人员投入问题。在具体的数字化过程中，我们可以根据“利用为本，常用先上”的思路，首先在档案的年度上由近及远地进行，从当年的档案开始，然后向上推进；在内容上首先对学校利用率最高的文书档案、然后对利用率较高的教学档案和学籍档案、最后对利用率一般的教师档案、基建档案、会计档案、声像档案进行目录的录入和全文扫描，对全部室藏档案实行数字化，建成完整、系统的档案信息数据库。
四、与校园网络相链接，有效开展数字化档案利用
(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念，在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施，并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的，它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师，要树立数字化管理意识，从源头上下手，对教案、教学计划制订固定的统一格式，对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理，对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。
二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件
加大经费投入，搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台，是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作，可以从以下几个方面入手:
(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求，如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外，随着技术的进步和市场的变化，还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案，它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。
(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源，这不仅要有一个畅通的网络环境，更要有一个科学合理的信息服务系统。
(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面，包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等，并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。［1］
三、推进教学档案管理的机制创新
推进教学档案数字化管理，不仅是理念和技术的问题，同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺，教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。
(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新，就应当变革现有的教学档案管理机制，诊断其中存在的问题，建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制，建立上下衔接、灵活有效的工作流程，为数字化教学档案管理提供条件。
(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构，作为推进数字化教学档案管理的决策部门，及时发现并解决其中的问题。
(三)以人为本，建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本，就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点，不断满足广大师生员工对档案信息的需要，开展个性化服务、主动化服务。个性化服务，就是要满足不同档案利用群体的不同需求，针对不同的利用者采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务，必须分析高职院校教学档案用户类型、需求，这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者，它需要通过档案工作者的主观努力，发挥创造精神，以各种形式为高职院校各项工作提供服务。［2］
四、提升教学档案管理人员的基本素质
目前，人员素质参差不齐，也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员，通常由教师家属担任，对于文化水平和相关业务水平没有太多要求，从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下，这些工作人员的素质亟待提升。一般来说，数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平，还有较强的专业知识，是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来，主要有如下几个方面的要求:
(一)具有一定的计算机操作能力。［3］现代科技的发展，为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质，能够操作教学档案数字化管理系统，能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则，教学档案数字化管理就难以实施。
(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员，不仅要了解国内相关信息，更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点，查找国外重要档案信息
资源。当然，这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。
(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多，如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上，才能有效完成档案管理工作。同时，电子电器类设备更新换代频繁，高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外，还要不断探索和学习，以适应新产品的功能。
(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展，除了完成日常的工作外，高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力，在实践中不断总结经验，并进行理论提升。
五、创设教学档案快速服务和高效使用平台
档案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档，而对这些库存档案的利用少之又少，甚至是无人问津。由于档案没有得到利用，没有发挥它本来的价值，档案工作甚至是档案管理人员不受重视，久而久之，档案便成了一潭死水。信息化时代的到来，可以说为沉睡的档案燃起了希望之光，可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高，更好地服务于广大教职员工。
数字化信息技术，是借助计算机网络技术和电子信息技术完成信息的产生、储存、传输、转换、处理、运算、更新、替换与交换的系统工程技术，是数字传媒中必不可缺少的辅助工具，也是数字传媒的必然趋势。数字化信息技术在档案管理中的应用就是通过对所需进行存档的图像、音频、视频、文字、图形与动画等各种信息进行存储、传输与加工等处理，将转换为一进制代码的档案信息利用数字化对信息进行检索、整理与保护等程序。数字化技术促成了档案信息的计算机管理模式，同时使档案信息从档案库房管理的传统方式中挣脱出来，其排列方式也是重新设立的程序排列，取代了传统的排列方式，与此同时对传统档案管理中的封闭式与重管轻用模式都进行了改革，被开放式与重管促用的模式所取代。所以，为了能够在档案信息馆实现信息的数字化，我们应该做好以下几方面：档案数据库的建立、数字化贯穿档案全部信息与检索程序的编制。1.档案数据库的建立前需要对信息数字化进行足够的准备在搭建多媒体平台的同时，准备完成数字化、数字存储、数字化信息输出与处理前准备的各个子系统建立，形成个成熟的信息处理技术，对档案进行制作与加工，最终形成一个完整的档案信息化的工作流程，使管理信息的工作有条不紊的开展起来。对信息技术的操作进行控制，如启动、运行和停止，并计划统一安排其相关的子程序运行的顺序时间；提供该软件程序的操作界面的相关数据库的添加与管理、生成交互控制等。在支持各个应用程序的同时保证安全有效的运行环境。再者就是需要对档案信息数字化处理的部分进行整理分类，根据需求对分类以后的档案的进行对应的处理，达成高倍的信息传输与存储效率，以节约资源为目的。使用户对档案信息数据使用与管理的需求得到满足。与此同时，管理与检测多媒体资源与环境资源也是一个重点。2.档案检索程序的编程工作目录信息的数字化是档案信息数字化的前提，建立档案数据的目录库是管理好庞大数字信息的档案信息的必要条件，只有这样才能使档案管理井井有条并发挥信息化时代强大的检索功能。第一，需要将档案信息的种类划分的清楚，对不同类别的信息进行分类的数字化处理，将检索系统建立起来，使档案信息能够迅速、全面、准确和快捷的检索出来，进而达到档案数字化管理的目的。第二，建立著录的标引与机读档案目录。对主题内容、参考价值载体的物质形态以及档案的出处来源等内容进行档案著录标引。对档案编辑目录的同时对信息特点进行分析筛选与登录工作。3.档案全文信息的数字化其数字化的目的在于在互联网上公布档案内容，充分发挥档案全球化的真正价值；使需要者能够不出家门，不受时间、地域的限制实现档案信息的查询。从传统的档案管理方式到数字化档案管理的转变中，其转变方式是多种多样的：一个是通过对原图像与文字的扫描功能进行存储与目录检索的编程；另一个是使用文本形式并且辅助档案信息检索的数据；再者就是将以上方式融合一起。使用者可以对所需文档进行搜索。
数字化档案信息的处理
国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。
（二）数字化利用没有形成气候。
城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。
（三）数字化管理人才急缺。
城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。
二、城建档案数字化管理方法
城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。
（一）打造规范的管理体系。
在建设城建档案数字化管理过程中，一开始就应该重视信息化标准体系的建设，以三个方面的标准去规范管理，即管理、技术、业务，然后认真地落实这些标准，将具体的管理责任明确到每个管理岗位、每个责任人，让城建档案数字化管理更加科学、合理。也可以通过管理条例制定城建档案数字化管理措施，以技术保障细则、经费保障法规等促进城建档案数字化管理制度更加规范有效。
（二）加强基础设施建设。
城建数字档案馆必须通过空间数据集成设施、网络基础设施改造，打造空间数据库、形成应用服务系统，以便于为城市的发展和建设提供有力的支持。硬件环境、网络环境、系统软件是三个重要的基础设施建设内容。硬件基础设施涵盖了服务器、网络通讯设备、档案数字化处理设备；网络环境是指档案馆内部局域网，和政府网、互联网有链接的公众网，将内部和外部网站办公联系起来，加强城建档案馆和相关单位及主管部门的办公联系，运用数字化加工、数字资源管理、电子档案信息收集、信息处理、开发利用等技术，全面实现城建档案的数字化管理；软件系统则是按照城建工作实际，开发、建设数据库管理系统、操作系统、系统软件平台，以促进城建档案数字化管理服务工作顺利开展，并通过和数据库系统的联系，让数据录入、数据传输过程实现全程应用。城建档案馆数字化建设的前提是网络建设，而网络环境又包括了馆内局域网、政务网、公众网等基础设施，这些是城建档案数字化管理的后推力，我们必须要高度重视。
首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考资料
随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。
一、高校声像档案数字化的概念和意义
本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。
二、高校声像档案数字化管理问题分析
（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]
三、高校声像档案数字化管理策略
（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]
作者:梁骁 单位:贺州学院
[参考文献]
[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).
[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).
[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,2007,(01).
[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,2011,(03).
【关键词】档案数字化/定位/选题
archivesdigitization/position/selectingsubject
【正文】
文章编号：1005-9652(2003)04-0023-02中图分类号：G271文献标识码：A
数字档案馆的建设要做好前期调研工作，包括对数字档案馆的硬件、软件、存储格式与检索标准、工作路径的选择，还包括对数字化及数字化对象系统数字化加工与商品化的数字化产品的系统建设问题。后者就是一种数字档案馆的本身定位与数字化资源选题确定问题。这是本文所讨论的重点所在。
一、定位明确
档案馆作为我国科学文化事业的重要组成部分，是广大档案用户开发利用档案信息资源的基地。档案用户广泛分布在社会的方方面面，形成一个主体部分各自独立、边缘部分相互交叉的特定用户群。这些不同的用户群，构成需求多元化、多层次、多变量的用户市场。面对这样的市场，档案馆应该明确自己的定位。定位是一种限制，是一种特色的体现。特色来于限制，体现有所为有所不为的本质。为此，档案馆数字化资源建设定位的思路应包括：
第一，个性多元、交流便捷、平易包容、丰富而不同于别家的内容。独特性与交互性是互联网的最大特色之所在。我们提倡柔性沟通，讲究品位与格调，形成独立的风格。
第二，不张扬，不显赫。因为它的建设成果主要是在于它的真实性，而不是艺术性与技巧性。
第三，受众面广还是受众准确——分众化，成为新世纪最值得注意的传媒发展趋势，我认为受众面准确更易讨好用户。
第四，注重休闲文化，淡化学术性，注重地方档案特色。
二、选题原则
以档案用户需求为原则，为档案用户服务，是档案馆工作的根本宗旨。为此，档案馆数字化资源建设应做到：
（一）以满足用户需求为原则
要认真了解、研究档案用户的需要、兴趣和接受能力，以便有针对性、有目的地考虑选题和进行选题策划，满足用户在学习、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。档案用户是复杂的社会群体，有年龄、职业和地域等方面的区别。年龄、职业、地域相同的用户，因思想文化素质不同，又分为不同的层次。这些档案用户的工作需要、学术兴趣是各不相同的，设计选题、进行选题策划时，要根据具体的档案用户的实际情况，研究、决定所选档案的内容、层次级别、载体形态、文献类型、数字化成品的类型等。
现代档案馆馆藏建设与传统档案馆馆藏建设的最大区别在于：传统是“从头做起”，是从浩瀚的档案中撷取符合本馆需要的档案，经加工编写给予档案用户参考利用；现代是“从尾做起”，掉过来操作，“整合”是其要义。换一种说法：前者是以计划为特征；后者则是以市场需求和吸引利用者为特征，靠注意力经济吸引档案用户。
（二）注重发挥档案的特殊功能
与其他网站不同，档案网站不仅要传播档案信息，还要积累档案信息。各个民族、各个时代的档案信息载入网络后，便能成为人类共同的精神财富，可以超越时代、民族、地域的界限，长期流传，造福后代，这是档案的特殊功能。档案数字化的选题，要注意发挥档案的这种特殊功能，多安排一些具有重大文化、学术价值和长远生命力的选题，即使这类档案在经济建设上暂时绩效不明显，也要从社会文化建设的长远需要出发，在财力允许的条件下尽量保证。数字档案馆能及时、准确、系统提供科技知识，它比一般数据库系统提供的检索服务方式更方便自然，也就更贴近用户。例如，数字档案馆的网上专题展览可以使档案馆这类“爱国主义教育基地”在网上活跃起来。
（三）品牌原则
档案馆的品牌原则更多地体现在重要档案主题的专藏上。重要特色档案代表档案馆的馆藏质量和工作成就，反映档案馆的馆藏宗旨和风格特色，对于提高档案馆的声誉和地位具有重要意义。因此，设计重点档案的数字化选题是选题策划工作的首要任务。对于小馆而言，应把力量集中在强势项目上，实施优势定位，依据档案馆优势资源，全力形成自身的优势形象。一个好的品牌，除了固定用户接受、认可外，经过长时间的推广和延续，更易在市场上形成好的口碑，更能吸引广大用户，提高点击率，达到事半功倍的效果。
（四）个性化、系列化原则
个性化就是选题的独创性和开拓性。独创性是指在数字化档案的内容、形式、编撰体例等方面的创新。开拓性指开发新的选题领域或者在原有的选题领域中拾遗补阙。每一个选题都应该有新的构思，形成鲜明的个性特色，避免和已经成型的网站重复雷同。一个档案馆的数字化选题策划也应该有自己的个性，有自己的编辑思路、数字化文献的风格，不能一味模仿别人。系列化也是选题工作的重要要求。由许多单个选题构成的选题计划应该向系列化的方向发展，使原来零散的选题逐步配套，构成一个统一的整体。
（五）市场原则
在社会主义市场经济条件下，市场的竞争机制、供求规律、价值规律不以人们意志为转移地起作用，档案文献数字化工作与网站建设必然受到市场的制约。因此，选题要充分重视市场作用。设计选题要考虑市场需要和档案信息的供需情况，没有市场需要，一般不宜采用，如果采用，就要使选题有比同类信息更高的质量和鲜明的特色，并要预先策划推销的策略和手段。所谓市场原则，就是让网站建设驶入个性化服务的轨道。对于网络，不仅要把它当作一种新媒体来看，要时刻周密考虑市场的需求，在每一个环节上谨小慎微，从小处着眼，从质量着眼。市场是复杂的，利用需求也是千差万别的，不考虑数字化产品的利用定位，不对市场信息做具体的分析，盲目的追求市场潮流进行数字化，就可能被市场所“误导”，导致产品背离利用者的需求。我们在认识与实践中不能陷入一个误区：把市场潮流等同于利用者需求，因而盲目随大流，忽视了利用者的真正需求。
（六）稳定、可行性原则
选题策划要有相对的稳定性和可行性。列人数字化计划的选题要力争能够成功并上网，否则就会造成工作的被动局面和人力、物力的浪费。为了达到上述目的，需要注意两个方面的问题：一是研究分析完成数字化工作应该具备的主观条件，如网站编辑力量、数字化与元数据力量、数字化工作及上传的设备条件和启动及后续资金等，都是完成策划方案应该具备的条件；二是充分估计客观情况可能发生的变化，如利用者兴趣转移、市场供求关系发生变化，都会影响计划的稳定性和可行性，在策划时应该对未来情况的变化有充分的思想准备，在策划指标、完成时间等方面注意留有余地，同时保留一部分机动力量，以便根据新的情况提出新的选题，完成新的任务。
