随着市场经济不断向前发展，我国人事档案管理也逐渐向着制度化、现代化以及规范化的方向发展，并逐步完善其管理模式，以便在人事档案管理中发挥更大的作用。但是，由于我国人事制度的革新与企业管理方式的不断变化，在新时期人事档案管理方式开始逐步显现出一些问题与不足，影响着人事档案管理的发展，阻碍市场经济的发展。新形势下人事档案管理面临着人事档案管理的意识不强、档案使用效率偏低、档案管理管理手段落后以及从业人员素质不高等问题。正是我国目前人事档案管理中存在的一些问题，分析研究这些问题，并提出相应的对策，是当前新形势下推进人事档案管理工作不断进步的必然要求。
一、人事档案管理的概念
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的原始记录。人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
二、人事档案管理工作存在的问题
1、关于人事档案管理的重要性认识不够
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况，这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
2、管理水平不高，管理力量薄弱，管理手段落后
随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。
3、人事档案管理的科学化、信息化程度不高
随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
4、人事档案利用工作水平较低
其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。
三、加强人事档案管理工作的对策
1、建立健全科学合理的人事档案管理制度
在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况的规章制度,必须进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真,确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确,装订整齐;在递转档案中要做到按章办事,确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时,要热情服务而又不失原则,注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系,及时更新、补充档案新材料。这一切,都离不开严格合理的规章制度。
2、充分利用现代管理技术,使企业人事档案管理信息化
要加强和改善企业人事档案管理工作,必须充分利用现代科学管理技术,加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,冲破档案利用的种种局限,使档案管理从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。
3、提高人事档案管理的使用率，提高人事档案的使用价值
人事档案管理的利用价值通过为使用者提供有效准确、多层次多方位的信息资源而体现出来。这就要求档案管理者对档案记录内容进行有效的整合，保证人事信息的完整性以及条理性。同时，档案管理人员应当随时对数据库进行维护和更新，还应该做好信息保密与信息使用之间的关系。在保证人事档案资料的安全性的前提下，同时也要提供相应的信息服务，提高档案信息的利用效率。
4、提高人事档案管理人员的专业素质，加强人事档案管理队伍的建设
人事档案管理从业人员的水平直接影响了其工作水平，所以在实践工作中，从业人员要运用先进的管理技术和方法，提高工作质量，保证档案管理的规范性，增强责任感和使命感，做好人事档案管理工作。同时也要加强对优秀的具有专业知识经验的人才引入，为人事档案馆工作提供充足的人力支持，为人事档案管理工作不断注入新的血液。
5、进一步加大投入，进一步夯实档案工作基础
财政在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
四、结语
人事档案是人才信息的缩影，是对各类人才的社会实践活动的原始记录，是人才整体素质的综合反映。注重人事档案的科学管理，可以使各类人才的面貌、特点和专业得到较为全面地得到展现，为人才考察和了解的重要依据。加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。因此，新时期人事档案管理工作要不断与时俱进，开拓思维方式，利用先进科学的信息技术，培养高素质的管理人才，建立健全的规章制度才能使人事档案管理在新时期的发展形势下，提高人事档案信息的利用效率，科学可持续的向前发展。
中图分类号：G27文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）005(C)-0185-01
一、人事档案管理工作中存在的问题浅析
1、档案资料内容质量不高，过于形式化和片面化。现阶段各企事业单位中，所整理和存留的人事档案的内容大多关于个人经历、工资、政治面貌、学历等形式上的内容，而针对当前的发展状况、需要改进的地方以及发展前景规划等方向的描述过少，无法全面、实质的反映发展现状。2、档案手段管理落后，管理硬件设施缺乏。现如今，人事档案资料相当的繁杂和冗长，若仅仅以传统意义上的手段和方法去管理和政治，将会滞后于时展的要求，当前人事档案管理手段落后、硬件设施缺乏等问题都有待了解和解决。3、没有配备专职档案管理人员，员工素质有待提高。在大多数企事业人事档案管理工作中，采取的管理方式多是“兼管”，而不是“专管”，这就使得档案管理人员的水平和素质不能满足人事档案发展的需要，档案管理人员的综合素质有待改善和提高。
二、加强和改进人事档案工作有效途径的探究
1、进一步完善、落实人事档案管理制度，配备专职管理人员。良好的制度有利于一个组织更好地开展工作，不仅可以提高效率，而且在促进企业发展方面也有着不可替代的重要作用。要完善和落实人事档案管理制度，一是要根据人事档案的工作内容，依据企事业单位的实际情况，逐步建立和形成比较系统、全面的制度；二是在制度确定的基础上，要从手续是否齐全、内容是否符合、形式是否多样等方面加以落实和改进，真正使得人事档案工作更加制度化、规范化。同时，要配备专门的人员去从事和管理档案工作，通过优质选拔以及培训等方式，加强管理人员的工作素质和业务水平，用档案理论方面的新知识开阔员工的视野、提高其工作的效率，让人事档案管理工作适应新时期档案发展的最新趋势，发挥出人事档案的最大效能……总之，制度的落实和完善，人员的配备和培养，在提高人事档案管理工作方面发挥着不可取代的重要作用，也是企事业单位发展过程中必备的因素之一。2、深入探究和开发人事档案信息资源，使得档案发挥真正的效能。我们都知道，随着社会和各企事业单位的不断发展，人事档案的资料越来越多，如果能很好地做一个甄别和选择，那么人事档案就会促进单位的进步和发展。具体来说，首先要完善和丰富人事档案中的内容，增加诸如反映个体特点和业绩、个人道德品质、诚信记录等实质性内容，让档案真正符合个体发展特征；其次，对于人事档案的资料和内容作一个选择和提取，剔除掉毫无实用价值的繁琐内容，留下资料中有利于促进个体和整体发展的精华部分以及重要内容，简化工作程序和提高工作效率；再者，可以试图建立区域性人事档案管理中心，将目前的个人发展资料、工作成效、诚信档案等分门别类地进行整理，方便工作处需要其中一点的寻找……上述措施的实行，可以有效地提高人事档案管理工作的效率，推动人事档案管理制度的面貌向焕然一新的方向发展。3、在人事档案工作中采用信息化的管理模式，促进档案工作的时代化进程。在现代信息技术飞速发展的今天，传统意义上的档案管理模式已经不能适应时展的要求，只有利用信息化的管理模式进行人事档案的管理和改革，才会使得档案历久弥新，随时代的进步而发展。从以下几个小点详细说明：要通过自主学习以及培训的方式，引导管理人员提高自己信息技术方面的素质，能有效迅速地运用计算机等网络媒介处理文件和管理资料；建立符合企事业单位发展特征、符合时代要求的档案信息检索系统，并在工作中不断地创新和完善，提高档案的利用率；确定和完善档案管理的相关规定和条文，加强工作人员的职业道德，提高对重要档案资料的保密工作程度；对于已经损坏的纸质档案，要通过扫描仪等方法对其进行恢复和整修，减少资料流失现象的发生，更好地保护重要人事档案信息；尽可能多的利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统进行档案的归类和存储，减少工作人员的工作量，并且提高档案工作的管理效率……总而言之，信息化的管理模式是每个企事业人事档案管理工作中必然采用的方式，对于档案的历久弥新、企业的长足发展有着重要的推动作用。
结束语：在竞争激烈的市场中，各企事业单位要想获得长足发展，就要重视人事档案管理工作，为自身的发展提供更加坚实的基础保证。在日常的管理工作中，还要通过各种方式和途径补充和完善档案信息的内容，根据市场经济发展的情况以及社会的需求变化不断地调整档案管理工作，使得人事档案能为组织的各项工作提供更优质的服务，同时为企事业的发展开拓出更加广阔的发展空间。
作者单位：江苏油田组织部
参考文献：
一、夯实人事档案基础，提高人事档案管理水平
今年来，部门高度重视人事档案管理工作，坚持档案工作为干部管理服务的理念，立足于抓基础、抓管理不断完善档案工作内在质量，公司人事档案工作有的了良好的工作格局，且做出了一些成绩。一是修订工作规范，做到规范管理。根据人事档案工作的最新要求，于今年11月份将公司人事档案管理工作规范，进行了修订，将规范中的人事档案借阅审批表、人事档案查阅审批表以及人事档案材料摘抄、复制登记表都按照《中共中央纪委办公厅、中共中央组织部办公厅关于规范组织人事部门协助纪检监察机关（机构）查阅、调取领导干部个人有关事项报告等材料工作的通知》（组 厅字【2019】24号）进行修订。二是全面更换档案盒，建立人事档案目录电子台账，保障档案的有序、规范管理。公司目前存有档案1300多份，分别使用档案袋封装。其建档时间大都在2013年，历时6年大多数档案袋已经损坏，且档案袋存放部便于查找，公司于今年3月够买了新的档案盒，将在职人员的档案袋全部进行了更换。并通过EXCEL建立的人事档案目录查阅表，随着人事档案目录查阅表的建立能够精确定位档案位置，大大缩短了档案的查找时间。三是全面清理部门人事档案相关材料，保证材料全部归入人事档案。今年来共新建档案255份，归集材料835份，其中党员材料58份、学籍材料18份、报到证177份、劳动合同434份、员工信息登记表116份、其它材料32份。随着今年人事档案材料的集中归集，基本保障了职工在我单位的人事档案的完整。
二、切实做好职业健康工作，落实职业病防治措施
今年来部门按照“预防为主，防治结合，分类管理，综合治理”的职业病防治方针，通过开展职业健康相关工作切实提高了公司职业防治水平。一是组织相关人员参加职业健康培训，切实提高职业健康管理水平。今年8月公司总经理、安全环保部部长、人力资部部长以及二级单位相关领导参加了綦江区组织的职业健康主要负责人以及职业健康管理人的培训，并取得了相应的管理证书。二是做好职业危害因素检测，保障职工工作环境安全。公司今年5月与重庆美高科技有限公司签订了合作合同，并于6月完成了现场职业危害因素检测。本次职业危害因素检测的开展有利于公司及时掌握工作场所职业病危害因素的种类及危害程度，有利于公司为职工职业健康提供有针对性的防控措施。三是多种方式做好夏季防暑降温工作。通过在食堂、铝业、发电大屏幕滚动播放防暑降温宣传短片，邀请中医院副主任医师到公司开展夏季防暑降温与急救救护培训，以及深入基层各个班组宣传正确穿戴劳保用品以及了解高温期间员工思想动态切实做好夏季防暑降温工作。四是开展接尘接毒职工疗养工作切实贯彻《职业病防治法》。今年7月公司于九锅箐进行和合作，对了10名接尘接毒的骨干人员进行疗养。本次接尘接毒职工疗养是一项民生工程，体现了公司对职工的关心和劳动者权益的保护，是贯彻落实《职业病防治法》的具体行动。
随着我国经济的迅速发展，人们生活水平的不断提高，“企业”这一名词被人们广泛提及，企业之间的竞争力有所增加，关于企业人事档案工作的管理和利用这一问题，企业的人事档案管理工作有些不得当的地方，笔者就企业人事档案管理出现的问题进行分析，探讨新时期背景下人事档案工作的管理和利用问题。
一、新时期背景下人事档案工作是完善企业竞争策略的先决条件
一个企业想要更好的提高自身的核心竞争力，就要进行企业的竞争策略建设，在企业竞争策略建设中，人事档案工作的管理和利用是企业提高核心竞争力的先决条件。进行企业竞争策略建设，实现提高企业核心竞争力的目标，使企业在优胜劣汰的市场竞争中立足。学习和实践企业人事档案工作的管理和利用是一件必须长久持之以恒的事情，对于正在发展的企业集团而言，人事档案工作的管理和利用取得成功的最大障碍就是急于求成的浮躁心态，即使企业人事档案工作的管理和利用可以在短期内取得显著的效果，但人事档案工作是没有止境的，由于企业间竞争环境是不断变化的，企业必须坚持“持续改善”的原则，完善新时期背景下人事档案工作的管理和利用，靠企业自身的团队学习和实践。
二、人事档案管理工作是推进企业核心管理的关键
在目前我国企业发展中，我国企业在发展时间和能力的积累上都相对落后，我国企业管理层面都或多或少存在一些问题，一些企业的人事档案管理者的管理能力和素养有待提高，管理技术需要强化掌握，企业人事档案管理者在发现问题、解决问题、独自处理能力上面有所欠缺，在这些问题之上，企业的人事档案管理理念落后，这就需要企业实施人事档案精益化管理，以促进企业人事档案管理工作的完善，企业人事档案管理工作的实现需要实施企业管理改革，对企业人事档案管理者进行先进管理理念的培训。
企业人事档案工作的管理和利用首先是一种科学的企业人事档案管理方法，企业人事档案工作的管理和利用能够将有限的资源发挥到最大效能，企业人事档案工作的管理和利用是一种管理理念，体现了组织对管理的完美追求，贯彻了人事档案管理严谨化、精益求精的思想。企业人事档案工作的管理和利用基于企业战略清晰化、资源效益最大化、企业档案内部管理规范化的基础上进行，企业人事档案工作的管理和利用能够将短期利益与长期利益相结合，是企业短期利益和长期利益的综合需要。
三、人事档案工作的管理和利用之人事档案基本信息构建
企业人事档案工作的管理和利用中的人事档案基本信息构建是指建立、管理与企业人事档案管理工作息息相关的基本信息，人事档案基本信息的构建优点在于既可以用来指导企业逐步完善人事档案管理和利用体系，以便充分的做好企业人事变动之前的准备工作；又可以为企业运营管理过程中的人事档案工作决策和指导工作提供人事变动后的人事档案管理恢复工作提供有力的信息上的支持。
四、确保新时期背景下人事档案工作管理人员的专业化
建设高素质的人事档案管理队伍，不仅是新时期背景下企业人事档案管理工作自身发展的内在需要，也是新形势下人事制度改革的必然要求。新时期背景下企业人事档案管理工作人员应当具备合理的知识结构和过硬的业务技能，实现由“专才”向“通才”的转变。一要具备较强的综合素质。以科学发展观为统领，认真贯彻党的路线、方针、政策；不断学习新时期人事制度改革的文件和有关规定，准确把握政策标准；熟悉人事工作相关业务，如工资政策、考录、调配、编制业务和人才开发、员工管理等业务。二要提高现代管理能力。现代人事档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技能，还要善于运用计算机进行档案的信息化管理，并进行档案信息资源的开发利用。三要提高理论研究能力。善于总结工作经验，认真开展理论研究，积极探索，开拓创新，不断提高理论联系实际的能力。
五、确保企业人事档案工作的管理和利用手段的现代化
一是建立人事档案数据库，实施动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备，将人事档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像资料转变成数据资料，推进人事档案信息化进程，以实现档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作的无纸化操作。人事档案数据库的建立，不仅能够全面反映员工的基本情况、工作履历等固定信息，还可以记录员工工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦员工基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入计算机，保证员工信息的时效性、真实性和准确性。二是实现人事档案网络化管理。建立员工人事档案局域网，在安全保密的基础上，通过局域网之间的相互联结，实现人事档案的网络化管理，保证各级领导根据不同的工作需要，随时调阅所需档案资料，从而提高人事档案信息利用的效率。
结束语：
新时期背景下企业人事档案工作的管理和利用是企业提升核心竞争力的必然趋势，现代的企业市场竞争走企业人事档案工作管理和利用的道路。推进企业人事档案建设是完善企业竞争策略的先决条件。本文介绍了新时期背景下人事档案工作是完善企业竞争策略的先决条件，提出了人事档案管理工作是推进企业核心管理的关键、人事档案工作的管理和利用之人事档案基本信息构建、确保新时期背景下人事档案工作管理人员的专业化以及确保企业人事档案工作的管理和利用手段的现代化。
参考文献：
[1]韩颖，王玲.高校人事档案利用工作的现状与对策[J].黑龙江史志，2007，（02）
[2]白杨，孟繁英.关于提高高校人事档案管理工作水平的思考[J].吉林省教育学院学报，2010，（04）
1.社会对人事档案管理工作普遍不够重视
人事档案管理工作是一项平凡琐碎的工作，不直接产生经济效益，更不容易干出工作成绩，所以很难引起社会的重视。一些单位领导对人事档案管理工作往往是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”，认为人事档案工作无非就是“修修补补、抄抄写写、查查看看”的事务性工作，不是单位的重要工作。有些档案管理人员“半路出家”，缺乏应有的专业知识。许多用人单位尤不愿在人事档案管理方面投入人员和财力。许多毕业生意识不到档案的重要用途，工作后流动性强，档案又不能随身自带，只好把档案长期留在学校或人才交流中心置之不理，导致大量“死档”。
由于对档案管理工作普遍重视不够，导致人事档案管理工作常常处于被动应付状态，难于充分发挥其服务功能。
2.档案管理内容不能与时俱进
目前人事档案收集归档的材料主要包括个人履历、自传、鉴定考核、学籍和职称、政审情况、党团关系、奖励与处分、职务任免、工资晋升等方面的材料。这些档案材料只能片面反映一个人的历史面貌和静态情况，很难全面、完整地将个人的特点和才能表现出来。近年来干部人事制度改革中形成的能够真实反映干部德能勤绩廉表现、具有长期查考价值的材料（如年终测评分数、个人特长、信用记录等）未能及时补充到干部人事档案中来。这样就使人事档案很难对人才进行全面深入的考核，对用人单位的参考价值也就非常有限。
3.档案材料不够规范
一是档案材料没有及时更新，造成材料缺失现象严重。现代社会人才流动非常频繁，客观上给档案材料的及时收集造成了困难；另一方面，有些用人单位档案管理人员责任心不强，档案转出和转入单位档案管理人员缺乏沟通协调，没有及时提供新的材料，造成很多档案材料不连续，出现空白，造成“断档”。二是档案材料格式混乱。有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力；有些材料用纸大小不一，难以进行装订；有些档案装订混乱，乱孔、脱页现象较多，影响档案的保存。
4.档案材料失实现象严重
有些档案材料如考核鉴定、个人总结、入党申请等只写成绩，不写问题，只写优点，不写缺点，只写对自己有利的，不写对自己不利的，不能实事求是地反映一个人的情况；有些人为了利益需要，擅自涂改年龄、工龄等档案信息，更有甚者，不惜买假文凭、造假档案，欺骗组织，近年来发现的王红英、黄梅芳、王亚丽、薛新民、徐楷、沈庆华等档案造假案典型地反映出当前人事档案诚信缺乏的严重程度。这些现象，严重影响了档案的权威性和公信力。
5.档案管理的信息化程度不高
大多数单位档案管理工作电子化、信息化程度很低。有些只是录了工作人员“三龄一历”、职称、职务等基本信息和人事档案目录，没有使用专用档案管理软件进行档案管理，没有实现档案数字化等；有些单位档案管理工作甚至还处在手工、半手工状态。这种状况造成档案管理工作效率低下，容易对档案造成一定的污染和毁损，容易弄虚作假，难以实现资源共享。
二、加强人事档案管理工作的对策
1.加大宣传培训力度，真正重视人事档案管理工作
领导干部要重视档案管理工作。挑选热爱档案管理工作、原则性强，保密意识强、兢兢业业、甘于奉献的人员从事档案管理工作；要对档案管理人员进行专业、系统的培训，尤其是要认真学习《中华人民共和国档案法》、《保密法》、《干部人事档案管理工作细则》、《干部档案工作条例》、《干部任用条例》等文件，熟练掌握干部人事档案工作的基本知识、程序和要求，熟悉计算机操作并掌握档案管理方面的相关软件应用技术。通过培训，不断提高人事档案管理人员的工作能力和专业素质。
同时，要向广大企事业单位积极宣传档案的重要作用；督促其及时更新、收集员工的档案材料，保持档案材料的连续性。向各单位员工和高校毕业生宣讲档案在就业、升职、出国等方面的重要作用，尽量避免“弃档”、“死档”等现象。
2.完善丰富档案内容，提升档案利用价值
在档案内容上，要与时俱进，除了现行规定收集归档的材料外，还应逐步建立起档案管理部门与用人单位、教育、纪检、公安、银行、民政、社保等部门的合作机制，收集平时工作业绩材料（包括工作实绩、获得奖励、科研成果、培训学习等）、个人信用记录材料（包括银行信用和社会信誉记录等）、缴纳养老金材料、户籍材料、签订合同材料以及个人特色材料等，提升人事档案的社会服务功能。
3.统一档案材料要求，促进档案材料规范化
一要规范档案材料收集途径、内容、时间，确保及时归档、更新；二要督促用人单位和相关部门及时收集档案材料，避免档案材料的缺失；三要严格把关，规范档案材料的手续，对于缺少日期、签名、印章等的材料要求有关部门和人员及时完善，避免档案材料的效力缺失；四要尽量统一纸张大小，便于档案材料的整理和装订。
4.加大教育和惩处力度，增强人事档案的公信力
人事制度是在我国经济体制转型时期衍生的一种过渡的创新的人力资源管理方式，它在人事制度改革和维稳环节发挥着至关重要的作用，优化了事业单位和企业在人事管理方面的资源配置。通过经政府人事部门批准或授权指定的人才中介服务机构，为单位或个人提供有关人力资源管理业务和社会化服务，有利于人才的合理流动和潜能开发。人事档案管理是人事工作中重要的一环和不可或缺的部分，它包括档案的保存、管理和传递，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录材料的合集，是单位人事、组织、劳资部门在日常工作中记录的第一手材料信息，也是个人升学、流动、晋职过程中的参考依据。
随着社会发展，事业单位改革，企业发展、工作岗位流动性加快，越来越多的单位和个人开始重视人事档案，人事工作也得到了迅猛发展，但同时也暴露出一些问题。
一、人事和档案管理工作存在不足
1.概念混淆，缺乏有力宣传途径
相当一部分人清楚档案管理但并不了解人事，也有一部分人进行过人事但没有执行档案管理。人事档案的形成是从就读大中专高校开始，人事是从参加工作将档案进行托管获得相应服务开始。通常情况下，大中专高校会对毕业生进行就业指导，宣传人事和人事档案，但有些高校则直接将档案退回原籍或存放在大中专毕业生就业指导中心或交由个人存放，如果没有正规单位要求进行档案转递，这部分档案就会一直沉睡。部分人员将档案进行人事后就不闻不问，多年不续签，不查档不补充，形成“死档”;部分人员为了申报职称或是开具一些证明，与人才中心签订人事协议，之后又不实行档案的转递，造成人才中心存放大量“空白档”。导致“死档”和“空白档”形成的主要原因正是因为整个社会对人事了解不够，而人才中介又缺乏有效的宣传途径，致使部分人员将人事与档案管理混为一谈、概念混淆。
2.人档分离，不利于人事档案利用
近年来，随着各单位体制改革不断推进，事业单位人事制度改革全面实施，人事管理形成了“传统人事档案模式+人事档案委托管理模式”的局面。以湖南省卫计委人才交流服务中心为例，集中管理中南大学湘雅医学院附属3家医院、委直8家省级医院的新进人员、高级职称以下的人事档案，湖南省旺旺医院等5家民营医院的所有人事档案，同时，也为这些单位提供相应的人事服务。但是，由于人事实行人档分离，客观上造成了用人单位阅档不便，而受聘人员的工资调整、福利待遇、培训、晋升考核、出国政审等都与档案息息相关，因此，人事干部为了调阅受聘人员档案不得不经常往返于单位与人才中心之间，很大程度上加大了用人单位的人事管理工作量，人事干部也需耗费更多精力和时间进行管理对接。
3.信息不全，更新档案材料滞后
档案材料是随着个人生活、工作、学习经历增加而不断充实调整，因此，人事档案也应随着个人生活、工作等因素的调整而发展变化。人事的主要任务是帮助人员和单位收集处理档案材料，以便利用搜集到的档案材料为委托者提供相应服务，而“死档”和“空白档”的存在，使得人才中心无法收集到有效的档案材料。相关信息资料不全，以至于人才中心无法联系本人，从而又造成档案资料补充不及时、不到位，甚至造成许多归档范围内的材料流失，严重破坏了人事档案的完整性。
4.制度不健全，定义界定不清晰
一方面，目前人事档案管理制度还不够健全，很多环节没有形成统一的切实可行的规章制度，各个人事机构规定不同、服务权责相异、收费标准有出入;人才交流中心和用人单位的职责范围不明确，权利和义务也不明确;在人事档案收集、查阅、传递等方面的虽制定了一些相应的制度，但贴合实际还不够，还需要进一步完善。另一方面，一些政策文件定义不清晰、概念模糊。以《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）为例，《通知》明文规定“不得拒收符合存放政策的流动人员人事档案”，又规定“通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带档案转递”，那么个人自带的档案到底收不收;人才中心向非流动人员收取费用的标准和依据是什么;档案转递途径需通过机要交通，又应该怎样收取费用;档案转递一般都有时间要求，机要交通的转递时间较长效率低，又该如何提高档案转递的时效性等等，这些问题都没有一个明确的规定和实操方案，不便于人才中心开展工作。
二、对策与思考
1.广泛宣传，拓展人事影响面
大力宣传人事重要性，从多角度多方位多渠道加大宣传力度，让更多的人通过宣传渠道进一步熟悉人事和档案管理的区别，通过广泛宣传不仅要使人事量增加，还要使人事逐步走活、走强，使人事档案充满生命。为了实现这个目标，我们必须不断规范人事的各种手续，并在人才中心和单位之间进行良好的沟通，签署合同，将权责明确划分，只有规范过程才能推进人事档案管理工作逐渐走向正轨。
2.科学管理，实行人事档案网络化
要紧跟时代变化发展，充分将电子信息技术引入现代人事工作中。一是由多个人事机构联合投入经费开发建立人事数据软件，并在信息通讯和计算机网络的技术支持下实行远程人事档案信息查询，用人单位借助网络平台，查阅本单位所属人事人员的电子档案，切实解决人员“人档分离”的问题，推进档案数字化，实现数据向上集中，完善资源共享、异地查阅、统计分析等功能。二是建立流动人员人事档案基本情况定期统计分析和信息报送制度，探索建设诚信档案、业绩档案等，充分发挥人事档案的凭证、依据和参考作用。
3.更新观念，强化档案意识
一是制定详细的宣传手册，通过手册的发放告知档案材料内容、如何补充等;二是加强档案管理，在人事期限内形成的人事材料及时定期或不定期地归入本人档案，并要求单位及人员按人事档案的管理规定及时送交有关材料;三是完善人事模式，简化人事管理程序，坚持按需服务。在维持原来的人事业务的基础之上，包括人事档案和人际关系的管理，工龄计算转正定级、职称考评、代缴社保、调整档案工资、开具存档证明、党员关系、集体户口落户等，新增为单位提供用人指导、人才交流、岗位评估、年终考核等等，为个人提供个性职业指导等服务。
4.有章可循，深化人事新发展
首先，不断的完善人事制度，确保人员档案管理的规范化、科学化、专业化。制定具有实操性的规章制度，明确各个部门、单位的职责、权利和义务。其次，要健全与人事档案的收集、查阅、转递相配套的服务体系，如机要渠道，规范档案的进、管、出。再次，加强人事档案管理服务人员队伍建设，选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的中共党员从事档案管理工作，定期开展党性教育、理论学习、业务培训、岗位交流等多种形式的教育培训活动，提高人员政治素质、政策水平和业务能力，为人事者提供优质、方便、快捷的服务。
总之，人事和档案管理工作中存在的问题远不止上述几种，它因地域、文化、经济等因素不同而有所差异，它也势必随着时展呈现不同形态，随着人事制度改革的不断深化，必将带来人事制度高速发展，对人事机构来说既是挑战，也是机遇。倘若管理经营不善，档案管理量能萎缩，人员流失，单位抱怨，必将导致闭门现象发生。因此，应积极转变观念、健全各项规章制度、保证制度的公平性、激励性、有效性，推行人性化管理、建立合理的管理程序，积极开拓创新人事内涵与实施环境，更新传统思想观念。只有这样，才能真正发挥人事档案制度的优势，打造优质的人才服务平台。
参考文献
[1]黄鹃.卫生人事制度的实践与思考[J].中国卫生资源，2007（3）
[2]项密竹.人事中的档案管理中存在的问题及对策[J].网友世界-云教育，2014
[3]吴倩.人事中的档案管理问题探析[J].人力资源管理，2014
[4]艾克元，桑文俊，李清.浅谈我省卫生事业单位人事现状[J].青海医药杂志，2004（10）
近年来，随着干部人事制度改革的不断深入，干部管理的新举措不断涌现，为了适应不断发展的新形势，我们紧紧围绕干部工作大局，提高人事档案的利用价值，一是增加了工作人员年度业绩考核档案。及时将工作人员的工作业绩考核情况、重大活动中的表现、重点工作中的成绩和其他能够反映工作实绩的材料归入考核档案，为考察任用干部提供必要的依据。二是增加了反映干部能力和学识水平的内容，重点收集个人学历、学位、继续教育情况、专业领域发表的专著和论文以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料。三是增加了专业技术人员档案。反映专业技术人员初评、聘任、考核等内容，为专业技术人员评聘提供了依据。
二、搭建平台，用高科技、信息化规范档案管理工作
我行从2004年起就建立了人事档案信息数据库，所辖人员的人事档案基本信息、行政职务、专业技术职务、职级、学历、学位、语言能力、培训、出国、奖惩、考核、业绩、能力、履历、工人技术等级、家庭成员、住址等全部录入微机。到目前为止，已进行了从1.0版到4.0版的多次升级，实现了人员基本信息从小到大、从简单到复杂、从内部使用到全国联网的计算机统一管理。既能迅速准确地查阅个体信息，又能提供干部队伍整体情况。还可直接生成干部任免审批表、干部履历表、花名册、工资审批表等。干部档案的微机管理减少了手工翻阅，保护了档案原件，降低了工作强度，缩短了查阅和统计时间，使查档趋于简单、轻松、快捷、准确，提高了为领导决策服务的效率。
三、应用转化干部档案信息成果，为人事管理工作献计献策
(一)为干部选拔、考察工作提供服务
2011年在处级干部竞聘上岗工作的准备阶段，我们利用干部档案信息数据库对中支现有的担任主任科员三年以上的152名工作人员，从年龄、工龄、任职时间、学历、学位、专业职称、5年来的考核情况和奖励情况进行了排队摸底。由于干部档案信息提供了符合条件人员的基本情况，使处级干部竞聘工作底子清、思路清，在此基础上，制定了《中国人民银行太原中心支行处级干部竞聘上岗实施方案》，这个方案既符合中组部、总分行党委的要求，又符合太原中支的实际。在干部考察工作中运用工作人员年度考核档案，对历年来的工作业绩打分和谈话考察相结合，较好地反映了干部的全貌。通过竞聘，选拔了22名文化程度高、工作能力强、业绩突出的优秀干部走上了处级领导岗位，使太原中支机关处级干部的年龄结构、知识结构和梯次结构得到了明显的改善和优化，竞聘工作受到了上级行和本行职工的认可。
（二）为岗位交流提供依据
我们利用人事档案信息数据库对全行干部职工分别从年龄、工龄、入行时间、工作经历、学历等方面进行了摸底。通过摸底制定了《中国人民银行太原中心支行岗位交流暂行办法》，根据《暂行办法》，在不影响工作的前提下，开展岗位交流工作。2011年太原中心机关共交流干部33人，其中交流处级干部18人，交流一般干部15人。
（三）为干部培训提供参考
在推荐参加BFT培训、推荐金融硕士学历教育前，我们利用人事档案信息数据库，对相关人员进行了筛选摸底，确保了推荐人员质量。在金融英语考试和中国人民银行岗位任职资格考试与中央广播电视大学学历教育接轨金融学专业报名前，我们首先利用人事档案信息数据库，对全行人员从外语掌握情况和具有国民教育系列专科及以上学历者进行了摸底，对符合条件的近百人组织召开了通报会，介绍情况，针对性的讲解，确保了报名工作的顺利进行。
（四）为职称管理工作提供数据情况
中图分类号：G271
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2013）04-283-02
2003年，中共中央办公厅、国务院办公厅《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》（中办发[2003]16号），各地积极贯彻落实文件精神，企业退休人员实行社会化管理的工作稳步推进。中办发[2003]16号文件中明确规定“社会化管理服务工作主要包括：……集中管理企业退休人员的人事档案……”，退休人员人事档案实施归口、集中管理势在必行。人事档案是党和国家的机密，企业的宝贵财富，人事档案管理既是一项严谨的专业管理工作，又是一项严肃的政治工作，我们应认真研究如何做好退休人员人事档案管理工作这一重要课题，使退休人员档案得到更有效地保护和利用。本文试从以下几方面阐述自己的一些看法。
一、建设档案室，选调管理人员，组织好退休人员人事档案移交接收工作
档案移交接收工作是做好退休人员人事档案管理工作的基础。首先，根据《档案库房技术管理暂行规定》（国档发[1987]19号）、档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）和《干部档案工作条例》的有关规定，选定符合要求的场所，建设退休人员人事档案室，配备必要的管理设施、设备，如：除湿器、空调、温湿度记录仪、恒温仪等。使档案室符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温、防鼠的要求，做到档案存放、阅档、工作人员办公三室分开；第二，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专以上学历的共产党员从事退休人员人事档案管理工作，应优先考虑具备档案管理工作经验的工作人员；第三，工作人员要本着对退休人员高度负责的态度，根据退休人员人事档案移交清单，认真逐卷核对，做到移交清单要与移交人事档案名单相符合，档案目录要与档案内容相符合，确保退休人员人事档案的完整。对于退休人员人事档案中职工履历表、退休审批表等档案要件，要认真检查，由于在调整退休人员养老金、办理退休人员供养直系亲属死亡待遇等事项时，需要向社会保险部门申报这些材料，如发现这些材料缺失，应要求移交单位及时补充材料，待材料收集归档后，再进行交接。同时，要建立工作责任追究制度，对移交不规范、遗失档案、泄露或擅自向外公布档案内容的行为，视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分。
二、推进档案信息数字化，抓好数据库建设，开展退休人员人事档案数字化建设
1.档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势，离不开大量的资金支持，要多渠道筹措资金，把档案建设经费列入预算，保障档案管理工作的经费。同时，要将档案管理现代化作为一项建设任务纳入重要议事日程，既要制定档案管理工作近期计划，也要制定档案现代化建设长远规划，从而有计划、有步骤地推进人事档案管理现代化。
2.退休人员人事档案管理应开展数字化建设，将信息技术应用于档案管理工作中。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位，工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。档案数字化建设的步骤可分为：第一步，结合当地退休人员管理工作实际，选择符合档案管理标准化、规范化的人事档案管理系统；第二步，对接收档案重新编码，输入数据库；第三步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现档案原件信息数字化，并将档案原件数字化信息与数据库中对应人员记录联接。档案数字化建设关键在于数据库建设，数据库建设是档案数字化建设的核心和基础，是档案数字化建设的主体。数据库建设要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。在数据库建设过程中，档案管理人员应同计算机技术人员协同配合，突出重点，使数据库由单一库向系统库发展。
从实践看，档案数字化建设应用效果显著，首先是在档案查询利用方面带来的便捷、快速、准确，查询利用便捷，只需要鼠标、键盘就可以完成一次档案查询；其次是使用档案管理系统对档案进行数字化后，原始档案的使用率下降，使得档案保存时间大大延长。
三、注重档案管理人员的培养和教育
为了适应新时代档案工作发展的需要，提高档案管理人员业务文化素质，引进、招聘科班出身的档案专业的人才来充实档案工作者队伍，加强、引导现有档案工作者的继续教育，培养“一专多能”的复合型人才，才能推动档案工作“更上一层楼”。
（一）注重人才
从目前看，街道和社区缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分人员现代技术水平偏低，搞好退休人员档案管理工作，推进档案信息数字化的关键是人才，要求档案管理人员有较高的知识层次和先进技术水平。企业要做好三个方面的工作：
1.把住人才入口关，注意引进或招聘有专业技术、技能的人才充实档案工作者队伍。
2.注重人才的使用，要敢于选拔具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智。
3.稳定档案工作人员队伍。档案工作连续性强，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能适应和完善。档案工作人员的频繁调动，绝对影响档案工作的连续性，因此，为了维护档案工作的长远利益，必须做好档案工作者的稳定工作。关心支持他们的工作，切实解决他们的实际问题，使他们安心本职工作，促进档案工作的持续稳定发展。
（二）加强对档案工作人员的教育
1.有计划组织进修。一是结合工作实际需要和未来发展趋势，根据不同层次、不同需求，按需致用，便于操作，讲究实效。二是根据继续教育的类型和形式，因人而异。对于新进档案工作人员，培训学习基础知识、实际操作技能；对于一些经验丰富的老档案工作人员，培训一些新技术、新方法。
2.进行政治思想教育，培育档案管理人员的事业心和奉献精神。
四、建章立制，夯实基础工作，明确责任到人，做好退休人员人事档案日常管理工作
1.根据党和国家有关人事档案管理的政策、法今、法规，制定退休人员人事档案管理办法及人事档案工作人员职责、保密制度、保管与保护制度、档案查阅借阅制度、档案的转递制度、档案材料鉴别归档制度、档案材料收集补充制度、档案室安全检查制度、管理考核制度等规章制度。同时，建立完善档案转入登记台账、档案查阅借阅登记台账、接收归档材料登记本和查阅摘录、复印档案登记本等基础资料台账，做到档案管理制度化、规范化。
2.有不少人认为职工退休后，档案就没有用了，职工的《退休审批表》等重要资料都没有归档，时间长了，遇到调整养老待遇、修改出生年月、工作时间和退休时间等信息时，由于重要资料的缺失，上级社会保险管理部门无法予以认定，就会引起不必要的矛盾，因此，要将档案移交、材料及时归档作为一项重要内容规定在管理制度中，细化分解到各项工作程序中，并且将档案管理纳入单位综合考核中，确保档案及时移交及材料归档及时、完整。
3.将档案管理责任落实到人，档案管理人员按责任分工，各司其职，狠抓落实。
五、利用好档案，做好档案信息的提供利用工作
企业退休人员人事档案不仅是企业退休人员在职期间招用、调配、学习、培训、考核、选拔和任用等方面形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等有保存价值的文件材料，而且还是企业人员到达法定退休年龄时，由劳动保障行政部门审批的退休材料。它是企业退休人员在职工作期间情况的真实记录，是其办理退休手续的依据和调整养老待遇的原始凭证。我们要牢固树立档案工作为企业管理服务、为老同志服务的思想，不断强化服务意识，为落实好老同志的政治生活待遇做好档案信息的提供利用工作。
总而言之，在开展社会化管理服务过程中，街道和社区领导要高度重视此项工作，充分利用国家政策精神，把握时机，统筹解决企业退休人员人事档案管理的场所、设施和管理人员等方面的问题，积极开展档案数字化建设，不断提高管理水平，使档案管理工作科学化、现代化。
参考文献：
1.郭建军.浅论企业档案信息化管理.西部探矿工程，2006（2）
近年来，国家、省、市组织部门都对干部人事档案管理工作进行统一法规性文件指导，这些文件的实施使得干部档案的管理工作在一定时期、一定程度上基本实现了制度化、规范化。但有的法规文件要求不统一、变化相对快，有的条款只是暂时的并多次改变，如工资级别登记表1992年以前立卷归档时没放，1992年以后要放，并只须放九类1-1号，可是20__年又发文规定新整档案工资级别登记表不要放。这不仅给档案立卷工作造成一定难度，也在一定程度上影响了档案的美观。如审计材料，入党积极分子考察表，预备党员考察表，20__年下文要求归档，而要求从1996年收集，这样收集起来就有一定难度。
二、干部档案立卷不规范
1、历史遗留问题多。以前大部分管档人员专业程度普遍偏低，且又多属兼职，有的自身要求不严，对立卷归档的材料没有认真把关、鉴别，再加上部分单位领导干部对档案管理工作重视程度不够，使许多该归档的材料，有的没归档，有的填写不全，不该归档的材料混入了档案内，造成了案卷质量低。近年来对干部档案进行目标考核，干部档案管理部门为保证档案材料的完整，虽多次催交，但有的材料年代本文来源：文秘站 久远，原件无法找到。责成有关部门补办的材料虽经认真鉴别，但有失历史原貌，影响了档案的完整性、系统性和真实性。
2、纸张不统一，表格不规范。虽然明文规文秘杂烩网定档案材料要统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、红笔、铅笔等书写，但材料形成过程中，有的纸张大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超过装订线等，无形中给干部档案立卷归档工作带来了麻烦。档案目标管理要求纸张必须19×26.5规格，组织部门印制的表格都达到了此要求，但人事、教育、公检法等部门形成的材料大部分用a4纸，如报送的学历材料绝大部分都是用a4纸。凡此种种问题的出现，又必将影响到将来的档案立卷工作，影响案卷质量。
3、档案意识淡薄，部分材料散失严重，归档不及时。随着人们档案意识的增强，大多数档案都能及时立卷归档，但立卷中发现，有的档案材料短缺，如表彰材料散失严重。
三、档案管理人员不稳定，素质有待提高
干部档案立卷工作是一项专业性、知识性较强的工作，需要有一定业务知识的人才能做好。但现实并非如此，档案管理人员身兼数职，疲于应付，没有足够时间和精力从事档案管理工作，再加上有的基层领导重视程度不够，还有些档案人员认为“政治上没奔头、搞档案无尽头”，导致了干档人员调整频繁，刚刚熟悉业务，又被调到其它岗位。新的档案管理人员又开始新一轮熟悉业务的过程。
以上问题已经影响到干部档案立卷工作和案卷质量。为切实加强理档案立卷工作，提高档案管理水平，针对档案立卷管理工作中出现的问题，基层档案管理部门和上级部门要高度重视。
随着时代的发展，社会的分工越来越细化，同样，档案工作也在不断地分化细化。因此，有必要对档案工作概念进一步细分。根据《现代汉语词典》的解释：“事业”是“指人们所从事的，具有一定目标、规模和系统的对社会发展有影响的经常活动”。“事务”是指人们“所做的或要做的事情”（指单纯而琐碎的具体工作）。“业务”是指“个人或某个机构的专业工作”。“技术”是指“操作方面的技巧”。[3]将档案事业、档案事务、档案业务、档案技术的概念引入档案工作概念中有助于对档案工作的重新认识。
就整体档案工作而言档案工作是事业性的，所涵盖的内容是档案事业中的各项工作，所以，档案工作是指档案事业管理工作（也可称之为“档案行政管理工作”）。而具体到一个单位时，档案工作则是单位机关工作的一部分，它和单位的人事、财务工作一样都是单位机关内部事务，属事务性的，档案工作又是指档案事务工作。如果对专业档案机构即档案馆或档案室而言，档案工作是其专业工作，档案工作又是指档案业务工作。如果档案工作具体到档案管理的某一个环节而言（如文件材料的归档、档案的保管等），因每一个具体工作都有一定的技术标准和操作规范，档案工作又是指档案技术工作。档案工作既可以指档案事业管理工作（档案行政管理工作），也可指档案事务工作、档案业务工作、档案技术工作。因而，原有的档案工作概念已不能涵盖所有的档案管理活动，如不逐一厘清将无法指导现实工作。
2 档案管理活动是一个动态的发展过程
“档案是档案管理活动的物质对象。”[4]这一物质对象流程一般是从档案的形成——单位档案机构——档案馆。依据这个流程，档案管理活动大致可分为以下几个阶段：一是对档案形成实施档案管理活动的阶段；二是对单位的档案实施档案管理活动的阶段；三是对一定区域内的档案实施档案管理活动的阶段。这个发展过程是动态的、分阶段的。每个阶段的责任主体、工作对象、工作内容、工作性质是不同的，如果不分工作对象、内容、性质都统称为“档案工作”是不现实的，也是不可行的。有必要对每个阶段的档案管理活动根据其责任主体、工作对象、内容、性质赋予相对应的工作名称和含义。为了不和原有的理论、概念相冲突，保持其连续性，需对原理论中的档案事业所包含的档案工作概念和名称进行重新定位。对未能包含的赋予新的含义和名称。
3 对相应阶段的档案管理活动的定位
3.1 对档案形成阶段管理活动的定位。关于档案的形成，主流观点认为：档案是由文件有条件转化来的。文件转化为档案是需要归档整理的。这表明，档案在形成的过程中是有要求和规范的，执行这些要求和规范的工作需要一定的操作技巧，属技术层面的工作。根据《机关档案工作条例》，这项工作的责任主体是机关内部的文书部门和业务部门，工作对象是文件材料，内容是立卷归档，性质是技术性的。档案形成阶段的档案管理活动定位应是档案技术工作。
3.2 对单位的档案实施管理活动的定位。对于单位的档案实施管理活动，档案界大都将其整体档案工作等同于单位的档案机构（档案室）工作。但现实的具体情况是，绝大多数单位的档案机构不是在编的独立机构，不能独立行使职权。单位内部档案机构（档案室）的工作，就是按规定和要求管理好本单位的全部档案，为其他各项工作提供利用服务。而其他的档案工作职能，则需要依靠其所隶属的机构办公室或以单位名义去行使。因而，有必要将其划分为两项工作：一是内设档案机构（档案室）对档案实施管理的活动；二是机关单位对档案实施管理的活动。
3.2.1 内设档案机构（档案室）对档案实施管理活动的定位。单位内设的档案机构（档案室）具体承担的是本单位的各种门类和载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等八项工作（虽然，档案馆也有这些工作，但其具体内容不同，下文详述）。工作对象是单位的全部实体档案，内容是按门类管理，性质是业务性的。对内设档案机构（档案室）对档案管理活动的定位应该是档案室业务工作。档案室业务工作八个环节中的每个环节的具体工作则是档案技术工作。
3.2.2 机关单位对档案实施管理活动的定位。机关单位对档案实施管理的活动，除单位档案机构（档案室）承担的档案室业务工作外，根据《档案法》第七条规定，还需要承担档案管理方面的建章立制、指导文书业务部门立卷归档、监督指导所属机构档案工作和为单位开展档案管理活动提供人财物等方面支持与保障等。这些工作都属于机关单位的内部事务，其责任主体是本机关单位、工作对象是本单位的所有部门和机构、内容是保障支持、性质是事务性的。机关单位对档案实施管理活动定位是单位档案事务工作。
3.3 对一定区域内的档案实施管理活动的定位。一定区域内的档案管理活动不仅是档案馆和档案局的工作，还包括区域内其他涉及档案管理活动的机构和单位应承担的工作。
3.3.1 对档案馆实施档案管理活动的定位。档案馆是一个在一定的区域内对档案实体按全宗实施统一的集约式集中保存、管理的专门机构。其责任主体是档案馆，它的工作对象虽然仍是档案实体，但它不是单一的而是多元的，涵盖的是区域内属进馆范围的单位所有实体档案，内容主要是按全宗进行管理，性质是业务性的。对档案馆实施档案管理活动的定位应该是档案馆业务工作。档案馆业务工作中所涉及的每项具体的工作则是档案技术工作。
3.3.2 对社会机构为档案管理提供服务活动的定位。围绕档案室和档案馆的业务工作，不仅需要一些社会机构提供硬件方面的支持，如设施、设备、装具等，还需要提供一些如科学研究、技术咨询、教育培训等方面的软件支持。其责任主体是与档案事务相关的社会机构，工作对象是与档案相关的产品（包括有形的和无形的），内容是软硬件方面的支持，性质是服务性的。对社会机构为档案管理提供服务活动的定位应该是档案服务工作。
3.3.3 对档案局实施档案管理活动的定位。档案行政管理部门——档案局的工作是依法行使档案行政管理权的工作，责任主体是档案局，工作对象是本行政区域内的各机关、企事业单位、档案馆、社会服务机构和其他能形成对国家和社会有保存价值的档案的社会组织、法人单位和个人，内容主要是依法行政，性质是管理性的，对档案局实施档案管理活动的定位应该是档案行政管理工作。
3.3.4 对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位。根据《档案法》第四条“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”的规定，各级地方政府承担着关系当地档案事业发展的档案机构、人员编制、工作经费等方面的具体工作，其责任主体是地方政府和政府的相关机构，工作对象是档案行政管理部门（档案局）、档案馆，内容是保障支持，性质既是行政管理性的又是政府内部事务性的。对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位应是档案行政事务工作。另外，档案行政管理部门（档案局）承担的为发展本行政区域内的档案事业而组织、指导开展的档案科研、教育、宣传、培训和对外交流等工作，也同样属于档案行政事务工作。
4 对档案工作的新认识
通过以上对不同的责任主体实施档案管理活动或承担与档案管理活动相关工作的定位分析，可以看出，“档案工作”概念是复合性的概念，具有很大的不确定性。不同的部门和不同的机构承担的档案工作因责任主体不同，其工作对象、内容、性质也不相同，目标、任务、工作机制和管理模式更不相同。要做好档案行政管理工作就必须厘清各项档案工作的准确含义，不能将档案工作既等同于档案行政管理工作又等同于档案技术工作或档案室、档案馆业务工作。应当根据档案工作的责任主体、管理对象、工作性质和内容分别将其明确为档案技术工作、档案室业务工作、单位档案事务工作、档案馆业务工作、档案服务工作、档案行政管理工作、档案行政事务工作。
准确地把握各项档案工作的含义，可基本明确各级政府、各级档案行政管理部门、档案所属单位、档案馆、档案室、档案产品生产企业、中介服务机构等在整个档案事业中，各自的主要工作职责和任务（不排除某些具体工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分开、政企分开，同时，也希望能对解决一些实际档案工作中的困惑与问题，指导现实的档案工作发挥一定的作用。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案行业标准DA/T1——2000《档案工作基本术语》.
[2]国家档案局教育处.档案管理学概要[M].北京：档案出版社，1987：17.
高职院校人事档案真实地记录了教职工个人经历和社会实践，反映了教职工的个人履历、品德作风、受教育情况、工作表现和业务能力水平。人事档案收集工作，是人事档案工作的第一个环节，是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线。当前，高职院校人事档案收集工作存在收集不齐全、归档不及时、材料内容不准确、形式不规范等问题，影响了高职院校对人事档案的利用，如何做好收集工作是高职院校人事档案管理工作需要解决的问题。
一、高职院校人事档案收集工作的重要性
人事档案内容涵盖了个人履历、学历学位、思想品德、工资待遇、工作能力等方面，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高职院校人事档案一方面可以维护教职工的切身利益，例如，教职工在退休时需要人事部门出具工作年限、学籍档案证明、专业技术职务等信息，如果这些材料不全将直接影响教职工办理退休的相关事宜；再如，每年职称评审时，都需要人事部门出具参评人员的个人学籍档案证明材料，如果学籍档案材料不全会直接影响教职工个人的职称申报工作。另一方面，人事档案是高职院校选拔和任用干部的重要依据，通过人事档案提供的信息，组织可以全面地了解个人的德能勤绩，从中选出优秀的人才和干部。高职院校人事档案收集工作是人事档案工作的第一个环节，为高职院校人事档案管理提供客观物质对象，收集工作是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线，同时直接关系到后续的其他业务环节。高职院校人事档案收集的内容既包括教职工在历史上形成的又包括新近产生的人事档案材料，可以说收集工作既是人事档案工作的起点，同时又是一项经常性的工作，贯穿于人事档案工作的整个过程，因此高职院校人事档案管理始终都要加强收集工作，保障人事档案材料的完整性、真实性和有效性，为人事档案管理的其他环节打下良好的基础。
二、高职院校人事档案收集工作存在的问题
1.收集不齐全材料不齐全的现象在高职院校人事档案管理中普遍存在。干部履历表、个人自传类材料、政审材料、奖励材料、年度考核登记表、工资变动审批表等几乎在每个人员的个人档案中都有不同程度的缺失。2015年辽宁金融职业学院以人事档案专项审核工作为契机，对全校人事档案进行了统一审查和清理，发现几乎每个人的个人档案中或多或少都存在材料不全的现象。主要原因是长期以来学校对人事档案工作重视不够，教职工的档案意识不强，没有及时将发生变动的档案材料送交到人事部门，有的甚至将档案材料长期滞留在身边，造成人事档案材料的缺失。另外人事部门没有配备专职的人事档案管理人员，没能将属于归档范围的档案材料归入到个人的人事档案中去，散存在人事部门相关工作人员手中，造成了人事档案材料收集不齐全的现象发生。
2.归档不及时高职院校人事档案材料收集工作被动滞后，往往做不到第一时间归档。对于人事档案材料的归档时间，在2009年12月中组部颁布了《干部人事档案材料收集归档规定》，对人事档案材料收集和归档给予了明确要求和规定，要求在人事档案材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。高职院校档案管理部门对档案收集工作也有实施细则，细则对人事档案归档时间有明确的规定。而在实际工作中，部分材料形成部门对制度、规定执行不严格，或是对人事档案业务知识缺乏了解，加上档案管理部门主动催要不够，同时缺乏相应的督察制度，导致高职院校人事档案归档不够及时，被动滞后，不符合规定要求。在辽宁金融职业学院人事档案管理的实践中，人事档案归档工作一直难以做到及时，人事部门和教职工个人都存在归档拖沓情况。学校于2017年制定了《辽宁金融职业学院人事档案管理办法》和《辽宁金融职业学院人事档案材料归档范围及要求》两项学校内部人事档案管理制度，其中对归档时间做出了明确的规定，即各部门在材料形成一个月内送交档案部门归档。在制度执行的过程中，人事档案材料归档情况虽然较从前有所改善，但仍然存在拖沓现象，不能按规定时间及时将人事档案材料送交至档案部门归档。
3.材料内容不准确，形式不规范在高职院校的教职工个人档案中，档案材料内容不准确、手续不齐全、形式不规范的现象屡有发生。有些档案中所填写的出生日期、参加工作日期、学历、工作经历等重要信息前后不一致，甚至出入较大，很难判定真实情况，真实性是档案的生命，失去真实性就等于失去了档案赖以生存的生命线。部分档案材料形式不符合规定。如一些干部履历表缺少照片、本人签名、人事部门公章、填表日期等其中一项或多项信息；有些考核材料缺少本人签名，有的没有组织部门公章，有些奖励材料复印件没有加盖组织人事部门公章。这些情况造成人事档案缺少应有的真实性和严肃性，严重影响了人事档案工作质量，给组织人事部门提拔干部、评聘职称、晋升工资、计算工龄、核准退休时间等都制造了不小麻烦。辽宁金融职业学院在2015年人事档案资格审查时，集中清理了学校在岗在编人员的人事档案，发现有大量的人事档案材料存在内容不准确、形式不规范的现象。主要原因是辽宁金融职业学院在2002年由行业办学转制成为由辽宁省教育厅主管的大专院校，转制之后一直没有配备专职的人事档案管理人员，直到2011年通过公开招聘聘任一名档案专业的硕士研究生专门从事人事档案管理工作，这才改变了人事档案管理混乱的局面。另外一方面，辽宁金融职业学院人事档案来源广泛。教职工主要来源为大学生毕业分配、机关分流、企事业单位调入、退伍安置、公开招聘等渠道，不同来源渠道的人事档案质量参差不齐，在原单位就存在内容不准确、形式不规范的情况，需要进行重新审核和整改。
三、高职院校人事档案收集工作问题的对策
1.加大档案宣传力度，提高教工档案意识高职院校教职工对档案普遍不够了解和重视，针对这种情况，档案部门应该加强宣传，让教职工了解档案工作、认可档案工作、支持档案工作。应该摒弃以往形式单一的、互动性差的宣传方式，采取一些喜闻乐见的宣传，如举办档案知识讲座或培训，在校园网上开辟档案宣传专栏，宣传《中华人民共和国档案法》《干部人事档案材料收集归档规定》等人事档案管理相关的法律法规精神，列举档案利用效果典型事例，让教职工了解党和国家关于人事档案管理的法律法规和政策规定，认识到它是一个与每个人切身利益密切相关的大事，从而提高教职工的档案意识。
2.建立人事档案收集体系，畅通收集渠道高职院校人事档案形成的部门众多，涉及的范围较广，有学校各行政部门、各院系等，要建立以人事档案管理部门为主、其他相关部门和院系为辅的档案收集体系，各司其职，各负其责，通力配合，共同做好人事档案的收集工作。形成人事档案的部门要建立上交制度，将本部门属于人事材料归档范围的材料，积极主动上交至人事档案管理部门；建立一支人事档案信息员队伍，加强队伍的培训，并充分发挥信息员的作用，畅通人事档案收集渠道，并根据人事档案材料形成的规律和特点，采取平时收集与集中收集、定期收集与不定期收集、跟踪收集与补充收集相结合的办法，将反映干部个人德、能、勤、绩的材料全面、准确、及时地归入干部人事档案。同时人事档案管理部门要与各人事档案材料形成部门建立日常联系机制，按要求定期收集档案资料，并检查核对，如发现缺失，要及时追补，以确保高职院校人事档案材料及时收集归档。
3.从源头抓起，把好人事档案材料“入口关”对收集归档的材料，要从源头抓起，以实事求是为根本原则做好甄别和鉴定工作。干部人事档案真实地记录了每名干部的成长历程，是组织人事部门选人用人的依据，所以档案管理人员要有高度的责任心和事业心，依据国家档案管理文件的相关规定和要求，仔细甄别，严格鉴定，把好入口关，将那些经过审查的、手续齐全的、内容真实的、填写符合规定的、符合政策的人事档案材料及时归档。特别是要对档案材料中的年龄、学历、职务、履历等重要信息进行仔细甄别，一旦出现前后不一的现象要认真审核，核实后要如实重新填写，对于那些不真实的材料必须退回或清除，防止伪造、假冒的归档材料混入到人事档案中，从源头上杜绝人事档案失真问题的发生，保障人事档案的真实性。要严格规范档案材料填写的格式，材料要手续齐全、头尾清楚、信息齐全、单份材料不掉页，系列材料不少份，确保人事档案材料内容准确、形式规范。
4.充实人事档案材料内容，建立人才信息资源储备库要不断地充实人事档案材料内容，建立学校人才信息资源的储备库，为组织选人用人提供依据，为学校的发展服务。收集的重点将不再像从前那样侧重于收集反映教职工个人社会履历、学历学位、思想表现等方面的内容，而是要注重收集记录和反映教职工工作能力和兴趣爱好的各类材料。注重收集能够反映教职工教育教学水平和科研能力的科研成果和业绩方面的内容，如将各类创造发明、鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录，有突出贡献的优秀专家、国家科技奖等形成的表彰材料等充实到人事档案中，使高职院校人事档案成为学校人才信息资源完整的储备库，为高职院校选人、用人提供全面参考和重要依据。高职院校人事档案材料的收集是一项常规工作，也是一项复杂、细致的工作。要通过提高教职工的档案意识，建立人事档案收集体系，把好材料“入口关”，充实人事档案的材料内容等一系列有效措施，做好人事档案收集工作，确保人事档案材料的真实性、完整性和有效性，为人事档案管理工作的其他业务环节打下良好基础，从而更好地服务于学校和教职工个人。
参考文献：
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〔3〕何宗哲.试论高校人事档案材料的有效收集〔J〕.企业科技与发展，2018，（12）：176-177.
