摘 要：现代化信息技术的发展与高校教育体制的改革，不仅提高了高校的档案管理效率，而且对档案的有序管理提出了新的要求.高校档案规范化整理的关键是重新划分不同档案的保管期限，并且将保管期限写入档号，实行新型的整理模式[1].本文针对当前阶段高校档案管理工作中存在的主要问题，提出新背景下优化档案管理模式的具体措施.
关键词 ：新背景；网络应用；高校档案；规范整理；思考
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）03-0173-02
高校档案的整理工作不仅是一项公益性的信息服务工作，更是为了实现其真正的社会价值，档案的社会价值是档案工作深入展开的根本目的，也是推动档案整理工作逐渐规范化的动力[2].在网络信息化的时代背景下，高校的教育工作也进入了一个新的发展阶段，档案管理也要主动适应新背景下的发展要求，提高档案管理的规范化水平，保证档案管理工作高效有序的进行.
1 高校档案规范整理概述
档案是指机关、组织或者个人在社会生活中形成的可用于考查的图像、声音、文档等各种资料，对人员和团体管理有着重要的参考作用.而档案管理则是指包括收集、整理、保管、鉴定在内的一系列活动，高校的档案管理工作一般由档案室负责，并直接对档案信息进行管理和提供参考服务，是国家档案管理的重要组成部分[3].
高校的档案整理工作分类更加具体、明确，要分别对人事、教学等信息进行管理和保存.高校的档案整理工作要为高校管理的各项工作提供可靠的参考和服务，因此与其他档案管理工作相比，具有更加重要的社会价值.现代化信息技术的发展推动了教育体制改革不断向前发展，网络信息技术成为高校运行管理的重要手段，各类电子资源大量增加，促使档案整理工作向着信息化、规范化的方向发展，这也是新形势下高校档案管理工作的必然趋势.
高校的档案整理工作要迎合社会的发展趋势，与网络信息技术融合，才能有效的提升档案整理工作的效率，网络管理的应用使新背景下的高校档案整理工作发生了质的变化，但是由于规范化管理的程度不高，在实际的档案管理工作中还存在一些问题.
2 当前阶段高校档案整理工作中存在的问题
2.1 档案管理观念落后
高校师生信息资源的现代化管理离不开档案工作的有序开展，因此，高校的档案整理工作不仅需要进行形式上的创新，更要注重对实质内容的改变[4].有些学校没有意识到档案整理工作对推动教育进步的重要意义，认为档案整理工作只是一项没有实质要求的附带工作，因而对档案整理工作的支持力度不够，没有养成良好的使用档案的习惯.有些学校的档案部门只注重对档案的编目和查阅接待，却没有制订合理有效的馆藏、服务优化目标，一些档案管理工作人员文化素质不高，导致档案整理工作的创新力度不够，跟不上时代的发展脚步.
2.2 工作效率低下
档案管理工作往往琐碎繁重，纸质档案的校对和整理都需要耗费大量的人力和物力，导致整理过程中容易出现遗漏和错误，工作效率不高.一些学校认为档案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年纪比较大的人员安排到档案管理的岗位上，导致整理工作出现错误的频率增加，整理效率不高.
2.3 现代化装备设施条件差
投入资金不足导致现代化的信息设备不到位，使档案整理工作仍停留在人工校对的阶段，阻碍了档案整理工作的快速发展.有些学校虽然配备了现代化的计算机设备来辅助档案管理工作，但是设备的利用率仍然很低，使得档案整理工作大部分还是通过人工进行[5].现行的档案管理软件和实际的档案管理工作有一定的出入，涵盖的内容不全面，分类标准不明确，导致软件系统不能很好的适应档案管理工作.
2.4 资源无法共享
学校的档案管理与师生人事管理中心往往分属不同的职能部门，因此无法真正实现信息之间的共享.部门之间对档案信息进行分别统计、管理，有些档案信息也因为部门之间缺乏沟通而被反复收集，浪费了多余的人力物力.
2.5 高校信息合并带来的新问题
近年来政府为了扩大高校规模，整合教育资源，往往将几所学校进行合并，这也给学校的档案整理工作增加了难度.学校合并之前的师生档案容易在合并过程中流失，合并的几所学校之间档案整理的标准也不尽相同，导致重新统一整理的难度增加，档案管理岗位的人事变动也导致档案的交接困难，无法及时补录档案信息.
3 有关档案管理工作规范的颁布施行
国家档案管理总局早在2000年就已颁布了《档案文件整理规则》（以下简称“《规则》”），之后又对档案材料的归档范围和保管期限进行详细具体的规定，在全国范围内全面推行文件管理的规范化、标准化和科学化，实现档案整理的简化与档案检索的深化.当前高校的档案整理工作都是按照国家教育委员会于1993年颁布的《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》进行整理和立卷，但是在全国范围内施行的《规则》在高校中却没有得到广泛的推行，究其原因是因为高校档案管理工作人员的因循守旧思想与整理技术层面的缺乏，许多高校档案在分类、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在档案规范化整理的社会趋势下，就需要高校依照相关的法律法规有效的开展档案整理工作[6].
4 信息化背景下高校档案整理网络应用的必然趋势
高校的档案整理工作不仅是为了对文件资料进行合理的保存，更是对档案资料进行开发利用促使其创造更多的社会价值，档案信息的社会价值才是档案整理工作的最终目的.世界上许多其他的高等学校已经进入了一个以信息技术应用为中心的全新发展阶段，在信息化以及网络化的时代背景下就需要高校档案的整理工作必须主动适应新的发展趋势，才能提高高校档案的信息化管理水平.高校档案管理工作的快速有效运行仅仅依靠现有的人力物力还远远不够，需要与网络信息技术融合，才能促进整体效率的提高.
4.1 当前阶段高校档案整理工作网络应用的现状
当期阶段我国高校档案管理工作的网络化应用与世界上许多先进的院校相比，还存在较大的差异.许多高校的档案管理工作还是采用传统的手工处理方式，即使有些院校已经开发了一套档案信息管理系统，但是系统本身存在的缺陷与使用上的不合理也导致了档案管理系统成为一种摆设[7].档案整理人员的网络应用意识不高，虽然能够利用计算机打印出规范整洁的目录，但是档案管理的网络化程度仍然很低.
4.2 实际工作中应用网络信息技术进行档案整理的不足
有些高校的档案管理系统只适合单机操作，数据系统设计的也较为简单，只是简单的实现了档案资料的自动编目与自动检索，却没有开发其他实质性的应用，辅助立卷的出现虽然扩充了信息技术的应用范围，但是仍然没有实现信息之间的共享，单机网络环境下的档案管理软件已经与网络时代的信息共享严重不符，必然阻碍档案资料之间的信息共享与交流.
高校档案类型不只是包括纸质的资料，还包括其他的图像、音频、视频等档案信息，对这些信息的管理就不能采取与文本档案相同的管理方式.多媒体技术的复杂性限制了其在信息管理中的广泛应用，因此也无法对文本之外的其他档案信息进行有效的管理.即使有些软件可以处理多媒体信息，但是没有形成一个统一的数据库，其完整性和操作性水平都不高，增加了检索的难度.
5 提高高校档案规范化整理水平的具体措施
5.1 实现档案信息的数字化管理
档案信息的数字化管理是提高档案规范化整理水平的重要途径，档案信息的复杂性与精确性使传统的人工管理方式无法适应大量的档案管理工作，因此需要管理人员改变传统的思维模式，采用更加科学的方法实现档案信息的数字化管理.档案信息的数字化管理与技术的实现是一项非常庞大的系统工程，不仅需要大量的技术资金支持，还需要投入大量的人力物力.馆藏档案中有真正利用价值的信息并不多，多半是更需要长期保存的馆藏档案，因此就需要加大对现有馆藏档案的鉴定力度，对使用频率较高，更具有社会效益和经济效益的档案信息进行数字化处理，对那些基本没有利用价值的档案进行暂时保存，提高档案信息数字化管理的效率[8].
5.2 高校档案管理模式的优化
当前高校的档案管理不外乎两种管理模式，纳入式的管理模式和非纳入式的管理模式.纳入式的管理模式是指将高校各部门的档案信息全部交给档案馆进行统一管理，而非纳入式的档案管理则是指由各部门对本部门的档案进行分别管理，非纳入式的管理模式具有多种表现形式，不同部门之间的管理模式也不尽相同.纳入式的管理模式与非纳入式的管理模式相比具有更多的优点，具体表现在可以精简机构和管理人员，实现各部门档案信息之间的信息资源共享，但是需要对档案人员进行合理的分工安排.非纳入式的档案管理模式可以使档案人员在其他部门档案中查找本部门没有归档的信息资源.两种管理模式各有利弊，高校只有根据本身的档案整理现状采取更加有效的档案管理模式，最大限度的实现信息资源的互补和共享，才能实现各类档案信息的保管和有效利用.
6 结语
当前阶段的高校档案整理工作还存在许多的不足和缺陷，这就需要高校根据自身的工作实际，逐渐适应新背景下的网络应用发展趋势，结合国家档案局和教育部颁布的有关规定，采取更加合理、科学的档案管理模式，减少人力、物力资源的浪费，保证自身的档案整理水平向着科学化、规范化的方向发展.
参考文献：
〔1〕周美兰.新背景下高校档案规范整理思考[J].档案管理,2014（01）:37-38.
〔2〕郭怀珍.“大档案”管理体制下高校档案资源整合途径研究[J].兰台世界,2013（14）:42-43.
〔3〕林世凤.信息化背景下的高校档案管理建设[J].改革与开放,2013（15）:90-91.
〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校档案馆的功能定位与发展趋势[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2011（02）:40-41.
〔5〕庞莉,赵豪迈.电子文件背景下高校档案集中管理模式初探[J].兰台世界,2011（06）:15-16.
一、文书档案管理原则
（一）区分不同价值
档案提供利用是以馆（室）藏档案信息资源为基础，通过一定的方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。实现档案价值的逻辑起点是指档案在满足人们需要，体现其使用价值的具体实践的逻辑行程中所经历的首要环节。因此，我们要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围不同文件价值，划定不同保管期限。通过将不同价值的文件区别整理，可以合理使用人力，物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案进行保管利用，以及到期移交进馆也提供了方便。由此可见，档案客体一经形成，就与未来的档案用户之间存在着一种潜在的价值关系。而档案的价值只有当档案客体获得档案用户的实际利用时，其与档案用户主体所构成的潜在价值关系才能转化为现实的价值关系，档案价值才得以真正实现
（二）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系
在整理原则中，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值。是手段，“便于保管和利用”则是最终目的。因此，保存档案并非是档案工作的目的，而只是档案工作的开始，遵循文件的形成规律，提供档案为社会主义现代化建设服务，并产生良好的社会效益和经济效益是一切档案管理工作的最终目的。所以，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（三）要便于保管利用
这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。执行文件级整理，正是新形势下对这一原则的合理发挥。从根本上说，保管和利用是相互影响，相互制约的关系，任何片面地强调某一方面，忽视甚至无视另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部门采取取消分类，排列时不强调事由，不区分保管期限。完全按归档文件形成时间或文号对归档文件进行排列，依靠计算机进行检索。这种做法从目前能够满足利用需要，但由于档案间缺乏逻辑联系，以及同一事由或问题的档案被分散到多个档案盒中，从长远看，特别是对档案移交进馆之后，将会给系统利用档案带来很大困难。因此，在处理类似问题时，要坚持以便于保管利用为出发点，具体情况具体处理，才能更好地实现文件整理目的。
二、不断规范文书档案管理途径
（一）做好分类，严格登记
对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归档文件之间的内在联系，便于系统地提供利用，而且对将来馆室的系统化管理都有重要的意义。首先，在一年度下进行归档文件分类。这是以“件”为单位进行分类。归档文件的分类是整理工作中的一个非常重要的环节，分类工作的好坏直接关系到归档文件整理的质量。各单位要根据自身的特点，按照科学、适用的原则，选择分类方法，制定分类方案。其次，按“年度―保管期限”方案分类。按这种方案分类的单位，就是将一年度应归档的文件材料按永久、长期和短期三种保管期限分开。但在这一阶段因还未对文件进行划分保管期限，所以，按这种方案整理的单位，在此只按确定“件”的原则，将一“件”的文件材料分在一起。等到归档文件划分保管期限时，再按保管期限分开。另外，要严格登记。对本单位的收发文件进行登记，保证本单位主要文件的系统齐全。本单位发文，应编号发出，单位收文应先登记后使用。通过登记，对来往行文、机关内部文件、会议文件等逐件建帐，做到家底清楚，有据可查。
（二）提高档案管理人员的综合服务能力
档案人员要练就过硬的业务技能，档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案服务成为一项面向大众的服务，让越来越多的人能正确认识和利用档案。
（三）要提前布置、完善机制
首先，要提前布置。档案是反映专员办业务工作的重要载体。因此，我们必须要求将档案建设作为深化本单位工作、推进业务机制建设和全面提升内部管理水平的基础工作，做好整理归档。其次，要完善机制。重点是要按照《档案法》规定做好文书档案保管期限表，结合实际完善本单位的文书档案管理规定，确保文书档案管理规范有序。本单位档案管理部门要及时对各档案员进行辅导，并按照新要求做好文书档案的整理归档工作，确保档案资料归档及时完整、保管规范有序、调阅快捷方便。第三，注重规范整理方面。落实专人负责档案工作，严格按档案归档整理的要求进行归档和整理，并结合电子设备进行操作，确保档案规范化、信息化；在注重档案“收、管、用”方面。按档案保管要求，进行专柜保管，并明确档案管理、保管、利用、借阅等各项制度，确保档案保密性和借阅的规范性。
三、结束语
总之，文书档案管理是本单位档案管理的重要组成部分，规范和改进文书档案管理的方法对于一个单位有着十分重要的影响。不仅仅是保证了单位档案资料的完整性和真实性，也对有些重要资料的存储和整理起到了很好的保存作用，同时也能为本单位文书档案管理提供了很d好的实践经验。
参考文献：
干部档案管理是档案管理工作人员的一项基本工作，工作人员根据档案的分类进行分区管理。通过干部档案的管理可以真正认识熟悉干部的工作经历、学习经历等等，也是普通工作人员通过领导督促自己学习的好方法。本文主要介绍人事档案审核整理的重要性及如何进行人事档案审核整理两个方面的内容。
一、干部人事档案审核整理的重要性
《干部档案工作条例》第二条指出：干部档案是干部个人经历和社会实践的记录，是干部思想品德、业务能力和工作情况的反映，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的一个重要依据。同时，干部的人事档案审核主要包括年龄、工龄、党龄（三龄），学历、工作经历等。由于这些档案资料对干部升级、职称评比有着非常重要的作用，同时由于我国机关事业单位落后的人事档案管理队伍和档案管理工作人员的能力欠缺，从而使得干部人事档案审核整理变得越来越重要。
（一）干部人事档案管理的重要性。干部档案管理工作是一项重要的工作内容，也是认识和了解干部的基本依据，只有认真管理好干部人员的档案，才可以为干部所在的机关事业单位带来便利。但是，有的机关事业单位对干部档案管理中，虽然设立了专门的档案管理室，但是并没有给档案管理室配备专业的档案管理人员，其中的许多档案管理人员都是招聘的退休人员或者是没有相关知识经验的工作人员。这些人员由于没有专业的档案管理知识素养，并不能很好地去管理档案相关工作。比如，档案管理人员认为只要档案内容不丢失、不泄露就认为他们的工作做的够好了，但是，对干部档案资料内容不丢失、不泄露是档案管理人员必须具备的工作素质，此外，还需要保证管理人员对干部的档案管理熟悉，如果需要找某个领导的相关资料，而不用去随便翻找，直接就可以知道所需资料的具置。因此，整理和管理好干部人事档案变得越来越重要。
（二）干部人事档案审核的重要性。档案可以说几乎包含了一个人的所有信息，不论是领导干部还是普通人，档案材料都是重要的。同时，对于干部档案中干部的学业经历、工作经历等，这些材料对于后期干部的升迁有着非常重要的影响。特别是对于干部寻找新的工作岗位时，用人单位便会根据该干部以前的工作经历、学习经历等确定干部以后的工作方向。但是，由于档案管理工作人员没有接受档案管理相关专业的学习，对档案中材料的填写规范或填写要求不是很清楚，从而导致，很多干部档案资料的内容填写不规范，内容填写也不完整，更有甚者发生比较严重的问题。因此，为了避免发生比较严重的问题，对于干部的档案资料必须进行严格的审核，只有审核通过才能进行档案的存档。从而，干部人事档案审核对档案的正常管理起着非常重要的作用。
二、如何进行人事档案审核整理
（一）如何进行人事档案整理。人事档案整理的好坏对干部本人和用人单位都有着很重要的影响，因此，为了使档案管理工作规范化，可以从以下两个方面人事n案整理研究。一方面，人事档案的整理可以通过不同省份进行整理，这样不仅可以获取同一机关单位的干部人员各省份的分配，同时也给档案管理工作人员带来了很大的便利性。另一方便，由于档案管理工作人员专业水平较差，如果不能从根本上提高档案管理人员的能力，也会给以后的档案管理埋下不必要的麻烦，因此，需要通过对档案管理工作进行相关方面的培训，只有这样才可能在根本上解决问题。
（二）如何进行人事档案审核。由于干部人事档案填写不规范、不完整将会对干部以后的工作带来一定的影响，因此，需要对人事档案审核。同时，干部人事档案的审核可以从以下两个方面介绍：一方面，对于干部的档案资料填写需要档案管理相关的领导审核，若领导审核通过后需再次找到档案管理相关的专家审核，最后档案管理部门的最高领导审核，只有全部通过才可以认为该干部的档案信息填写完整、规范、正确。另一方面，干部的档案资料进行审核时，须严格执行审核的要义：严、细。只有严格地审核所有档案，才能使档案不会出错，并且审核档案时还要保持一定的耐心，认真仔细地一条条审核，特别是“三龄二历一身份”中每一项内容都要严格审核。
三、结论
干部档案管理是档案管理工作人员的一项基本工作，工作人员根据档案的分类进行分省管理。本文主要介绍人事档案审核整理的重要性及如何进行人事档案审核整理两个方面的内容。只有做好档案管理人员培训、加强对档案管理工作的监督检查，才会实现档案管理的规划化。
【参考文献】
中图分类号：G710 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2012）-10-0202-02
房屋权属档案，是指房产行政管理部门在房屋各类权属登记、调查、测绘等房屋权属管理工作中形成的有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，是城市房屋权属登记管理工作的重要依据，在房屋权属管理工作中发挥着无可替代的作用，形成了独特的价值。
权属档案的收集与整理，指按照国家的法律规定，遵循文件材料形成的自然规律，依据归档立卷的规范标准，把房屋权属登记形成的各种资料，以及司法、政府行政职能部门等对相关权属的执行文书及文件等各种载体文件材料，有计划地收集起来，经过分类整理，并按一定的归档制度、程序、规范形成档案卷宗，集中保管到档案室。通过对权属档案的收集与整理，能够完整地反映城市房屋权属的现状及其变迁历史，是房屋权属档案管理的基础性工作。
一、房屋权属档案收集工作的要求
1.收集房屋权属档案要完整。房屋权属档案完整包括一是种类齐全，要能全面、真实地反映房地产本来面貌，反映房屋权属的归属、沿革、变动等各种载体；二是材料完整，收集的各类房产档案材料要系列化，能完整地反映房屋权属情况。
2.收集房屋权属档案要准确。房屋权属档案记录的内容要与实况相符，记录的权利人姓名、权利种类、范围、房地面积等要准确，不能有误差。
3.收集产权档案要规范。一是档案内容规范，收集的产权档案达到“十清”，即产权人清、产权来源清、产权性质清、建成年份清、结构层次清、房屋建筑面积清、占地面积清、四邻界址清、房屋用途清、产籍图号清。二是文件材料规范，收集的产权档案要有利于永久保存，有利于装订保管。收集的产权档案一般应为原件。按规定可收复印、复制件的还应由收件人进行核对，并注明核对人及核对日期。复印、复制件必须清晰和规范，原则上采用16K纸复印。三是档案收集规范，立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为房产档案保存的各种介质文件材料，及时移交房地产档案室归档。
二、房屋权属档案收集的内容
（一）房屋权属登记的文件材料
1.房屋产权来源的有关证明文件：房屋买卖合同书、房屋转移（交换、析产、拆迁补偿安置）协议、出售公有住房合同、房产转移的批文、约定、法院判决（调解、裁定）书及协助执行通知书、房产继承（赠与、遗赠）公证书、仲裁文书、购房发票、付款凭证、完税证明、土地使用证或用地证明文件、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、综合验收证明、房屋所有权证及公有权证、初始登记证、预告登记证明等。
2.房屋权利人身份证明：身份证、军（士）官证、护照、户籍证明、单位的营业执照或组织机构代码证、结婚证、户口簿、夫妻关系证明、离婚证、离婚调解书或判决书、《婚姻状况声明书》、未（再）婚证明、离异或丧偶证明；工龄、职级或职称证明、授权委托书、委托公证书等。
3.房产测绘报告书：计算书、勘测表、分间平面图、产权证附图、定点图、墙界表等。
4.房屋产权登记中形成的文件：登记申请表、房屋权属登记审核表、房屋登记收件收据、房改售房估价表、联系单等。
5.登记机构认为需要的其他有关证明、报告、说明、批文、文件、决议、章程等材料。
（二）房屋抵押登记的文件材料：借款合同、抵押合同、同意抵押的证明、房屋权利人身份证明、抵押登记申请书、审批表、收件收据、登记机构认为需要的其他有关证明材料等。
（三）反映房屋权属状况的卡片：房屋栋卡、产权索引卡、地名索引卡等。
（四）反映房屋状况的薄册：发证记录薄、产权清册等。
（五）反映房屋权属状况的信息资料：摄影照片、录像磁带、计算机存储的光、磁盘等。
（六）其它房屋权属资料：法律文书、代管文件、历史形成的各种房屋权属证明等。
（七）登记机构认为需要的其他有关介质材料等。
三、房屋权属档案的整理
（一）组卷要求
1.按照一证一卷的原则进行组卷和立档，非特定情况不并档，每套房屋的产权登记要建立关联索引。
2.房屋他项权利登记形成的有关资料，单独立卷、建档，并与产权登记形成的档案从信息上建立关联及数据索引。
3.房屋拆迁注销登记实行收回房屋权属证书与注销资料单独立卷，并做好查询索引。
（二）档案卷排序
对卷内文件排序的目的是要保持卷内文件之间的有机联系，给每份文件材料以固定的位置，使卷内文件系统化、层次化，以利于查找。一般遵循以房屋权属变化、权属文件形成的时间先后及权属文件的主次关系为序的原则。
1.产权档案的排序：a、房屋权属登记审核表。b、房屋所有权登记申请书。c、房屋登记收件收据。d、合同或协议书：包括购房合同、房屋转让协议、房屋交换协议、出售公有住房合同等。e、估价表。f、测绘成果：包括计算书、勘丈表、分间平面图、产权证附图、定点图等。g、委托书：包括授权委托书、公证的委托书等。h、法律文书：包括协助执行通知书、裁定书、调解书、判决书等。i、公证文书：包括赠与、（接受）遗赠、（放弃）继承、拍卖等公证书。j、申请书或承诺书：包括个人或单位出具的所有申请书和承诺书。k、证明：包括个人或单位出具的所有证明、墙身归属证明、出售公有住房证明和清册。l、约定。m、报告或说明：包括房屋安全鉴定报告、门牌号与合同不一致的说明等。n、联系单。o、董事会决议和章程。p、发票；包括发票、付款凭证、收据、完税证明等。q、建设规划证书：包括规划许可证、竣工验收合格证、建筑执照、立项批文等。r、身份证明：包括个人的身份证、军官证、护照、户籍证明，单位的营业执照或组织机构代码证；结婚证、户口簿、夫妻关系证明、离婚证、离婚调解书或判决书、《婚姻状况声明书》、未（再）婚证明、离异或丧偶证明：工龄、职级、职称证明。s、土地使用证：包括土地使用证或用地证明文件。t、房产登记证书：包括房屋所有证、共有权证、初始登记证、预告登记证明等。u、上述未列书证。
2.抵押档案的排序：a、他项权利登记审核表。b、他项权利登记申请表。c、房屋登记收件收据。d、合同或协议书。e、抵押物清单。f、委托书。g、承诺书。h、联系单。i、公证文书。j、证明。k、批复。l、评估报告。m、董事会决议和章程。n、建设规划证书。o、身份证明。p、土地使用证。q、上述未列书证。
（三）编号规定
档案编号采用流水号（00000001—N）。该号主要表示了档案在盒中存放的顺序，即盒内顺序排放。
按照档案的类型编排档案属性号。其编号为：类号+库号+列号+组号+层号+盒号，共8位，编号具体规则如下：
1.类号：采用1位数字，该号主要用于区分登记种类，“C”表示转移、变更登记等产生的房产档案，“D”表示他项权利登记产生的抵押档案。另外，根据需要增加档案上架种类。
2.库号：采用1位数字。将各库房统一编号。
3.列号：采用2位数字（01—88）。
4.组号：采用1位数字（1—8组），每列共8组。
5.层号采用1位数字（1—4）。每组固定为4层。
6.盒号：采用2位数字（01—20）。每层规定摆放20盒档案。
（四）整理档案的规定和流程
1.资料整理
a、资料核对：与资料交接清单核对资料份数、证号是否相符，与收件收据核对资料件数是否相符。
b、资料剪贴：按照16K纸张的尺寸，裁剪或粘贴资料，去除金属物。
c、排序编页：根据档案卷排序的要求对资料排序，在档案资料正面右上角用铅笔编写页码。
d、档案移交：将整理完后的档案分类移交到档案编号。
2.档案编号
a、编档案号：按照档案号编号规定，在系统中进行编号。
b、打印目录：按照档案的分类打印卷内目录，对每盒的所有卷打印盒内目录。
进一步落实责任，加强工作指导力度，聚焦巩固提升我县脱贫攻坚工作，规范2014-2020年脱贫攻坚档案管理，全面、真实、及时、完整记录我县脱贫攻坚的历程，确保我县精准扶贫档案真实、完整、准确、安全、规范，高质量完成全县精准扶贫档案规范化管理工作。
二、基本原则
（一）坚持统一领导、分级实施。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室、县档案部门联合监督指导，各乡镇是精准扶贫档案实施主体，除负责乡镇本级档案资料外，还需组织指导各村及时做好村级精准扶贫档案规范管理工作。负责实施县级扶贫专项的牵头部门，要严格对照每年的实施方案、目标任务，及时规范和完善专项扶贫档案。
（二）坚持系统收集、分类管理。要按照省档案局省扶贫和移民工作局印发的《关于进一步规范脱贫攻坚档案工作的意见》（川档发〔2017〕1号）和省档案局印发的《省扶贫开发项目档案管理细则》（川档发〔2016〕15号）文件要求，对照县、乡、村、户扶贫资料清单进行分类收集和整理归档，要重点做好精准扶贫文书档案、科技项目档案、会计档案、照片档案、音像档案以及实物档案的管理工作。
（三）坚持集中保管，及时移交。县脱贫攻坚办各类精准扶贫档案由县扶贫开发局集中管理，县级扶贫专项档案资料由各专项牵头部门集中管理；乡级各类精准扶贫档案由各乡镇集中统一管理；村级精准扶贫档案由各村集中保管，个别村不具备档案保管条件的可由乡镇政府代为保管。具备移交条件的档案，要及时依法向县档案部门移交。
三、工作任务
（一）建立精准扶贫档案规范管理工作机制。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室统一协调指导，并牵头组织扶贫、档案部门联合对专项牵头部门、乡镇和村精准扶贫档案工作推进情况进行监督检查。
（二）配备适应精准扶贫档案规范管理工作开展和满足档案安全管理的设施设备。县级扶贫专项部门、各乡镇要为精准扶贫档案规范管理工作开展，提供必需办公设备和条件。精准扶贫档案库房要符合防光、防尘、防潮、防虫、防高温、防盗、防鼠、防火等要求，确保档案安全保管。
（三）建立文件材料齐全完整、整理规范的精准扶贫档案。
精准扶贫档案文件材料要收集齐全完整，规范整理。特别是特殊载体类档案要广泛收集反映脱贫攻坚历史伟业和先进感人事迹的图片、音像、实物等珍贵资料，做到应收尽收、应归尽归。
四、工作要求
（一）时间节点
县、乡、村三级2014—2020年度精准扶贫档案规范管理工作自本方案下发日起，村级档案在2021年4月10日前完成；乡级档案在2021年4月20日前完成；县级档案在2021年4月30日前完成。
（二）分类管理
精准扶贫档案相关文件材料应收集齐全完整，归档的文件材料要真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备。归档文件材料的印制书写材料、纸张和装订材料等要符合要求。
精准扶贫档案应按照相关标准规范进行整理，文书档案按照《归档文件整理规则》(da/t22-2015)进行整理。扶贫项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2008)进行整理。扶贫资金档案按照《会计档案管理办法》进行整理。照片档案按照《数码照片归档与管理规范》(da/t50-2014)进行整理。电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(gb/t18894-2016)和《数字档案室建设指南》进行整理。
特殊载体类档案，按照国家有关标准、规范整理，并与关联纸质档案建立档号对应关系。
户别管理类按照“一户一档”进行整理归档。
以卷为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—案卷号，以件为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—件号。
五、保障措施
（一）加强组织领导
县、乡、村三级必须明确精准扶贫档案规范管理工作具体负责人员。县脱贫攻坚办联合档案部门抓好业务指导和监督检查工作,各乡镇、扶贫专项牵头部门要具体抓好组织实施。
（二）加强监督考核
1 档案法的法律部门归属
要搞清档案法的法律部门归属，有必要首先搞清楚以下几个基本概念。
1.1 法律部门。法律部门，又称为“部门法”，是根据一定标准和原则所划定的调整同一类社会关系的法律规范的总称。在现行法律规范中，由于调整的社会关系及其调整方法不同，可分为不同的法律部门，凡调整同一类社会关系的法律规范的总和，就构成一个独立的法律部门。[1]我国的法律体系大体上分为：宪法及宪法相关法、民商法、行政法、经济法、社会法、刑法、诉讼与非诉讼程序法七个法律部门。也有人将其划分为：宪法、行政法、民商法、刑法、经济法、诉讼法、劳动法、自然资源法和环境法、军事法、科教文卫法十个法律部门。但不论怎样划分，行政法都是我国法律体系中不可或缺的重要法律部门。
1.2 行政法。“所谓‘行政法’，是指调整行政关系的，规范和控制行政权的法律规范系统。”[2]首先，行政法是调整行政关系的法。从形式上讲：“行政法是国家重要部门法之一，它是调整行政关系的法律规范的总称，或者说是调整国家行政机关在行使其职权过程中发生的各种社会关系的法律规范的总称。”[3]从内容上讲：“行政法是规定国家行政机关的组织、职责权限、活动原则、管理制度和工作程序的，用以调整各种国家行政机关之间，以及国家行政机关同其他国家机关之间、企业事业单位、社会团体和公民之间行政法律关系的各种法律规范的总和。”[4]我们可以理解为，行政法是调整行政主体在行使行政职权时与行政相对人之间发生的各种关系，接受行政法制监督过程中与行政法制监督主体之间发生的各种关系，以及行政主体内部发生的各种关系的法律规范的总称。“所谓调整行政关系，从本质上说，就是规定行政关系各方当事人之间的权利义务关系。”[4]
其次，行政法是控制和规范行政权的法。“其重心是控制和规范行政权，保护行政相对人的合法权益。”[5]通俗地讲，就重本文由收集整理在管政府的行政管理部门，而不是管老百姓。行政法一般应由规范行政主体和行政权设定的行政组织法，规范行政权行使的行政行为法、规范行政权运行程序的行政程序法，规范行政权监督的行政监督法和实施行政救济的行政救济法三大部分组成。通过控制行政权的权源，规范行政权行使方式，制约行政权滥用三种途径对行政权进行控制、制约和规范。
最后，行政法是调整行政法律关系的法律规范的总称，是指“行政法是由不同法源中的行政法律规范构成一个法律规范系统的法”。[2]或者说，行政法是有关调整行政法律关系一类法律规范的集合，而非一部法律。行政法可分为一般行政法和特别行政法两类。《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的专门法律，应当归属于行政法中的特别行政法范畴。
1.3 行政法律关系。行政法律关系，“是指受行政法律规范调控的因行政活动（权利活动和非权利活动）而形成或产生（引发）的各种权利义务关系”。[6]或者说，由于“行政法调整的对象是行政关系，行政关系被行政法调整时即为行政法律关系”。[7]行政法律关系由行政法律关系的主体、客体、内容等要素构成。
行政法律关系主体：是指参加行政法律关系中，权利、义务的承担人。由行政主体和行政相对人构成。行政主体是“能以自己的名义对外行使行政职权，以实现行政任务，并能独立承担因此而产生的法律责任的组织”。[8]行政相对人，是指行政法律关系中与行政主体相对应的另一方当事人，“即行政主体行为影响其权益的个人、组织”。[9]行政相对人可以是我国公民、法人和其他组织，也可以是在我国境内的外国组织、外国人及无国籍人。
行政法律关系客体：是指行政法律关系主体的权利、义务所指向的对象，包括物、行为和精神财富（智力成果）。
行政法律关系内容：是指行政法律关系主体间的权利（职权）和义务（职责）。
2 行政法视角下的《档案法》
《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的特别行政法，自然具有行政法的共性要素，即调整行政关系，控制和规范行政权，行政权受不同法源中的行政法律规范所控制、制约和规范。
2.1 《档案法》应是调整档案行政关系的法。行政法的内容是由行政法的调整对象决定的。《档案法》调整的对象是档案行政关系，包括：档案行政管理关系、档案行政法制监督关系、档案行政救济关系和内部行政关系。
2.1.1 档案行政管理关系。即档案行政机关、法律法规授权的组织等档案行政主体在行使档案行政职权的过程中，与公民法人和其他组织等档案行政相对人之间发生的各种关系。档案行政主体是指：各级档案行政管理机关（档案局）和法律法规授权的组织（各级各类档案馆及行政管理部门的内设档案管理机构）。档案行政相对人是指：受档案法律法规约束的其他机关、组织和公民个人。
档案行政主体与档案行政相对人之间形成的档案行政管理关系，是档案行政关系中最主要的部分。档案行政主体实施的档案行政行为，如行政指导、行政许可、行政检查、行政裁决、行政处罚、行政奖励等，大部分都是以档案行政相对人为对象实施的，从而与档案行政相对人之间产生档案行政关系。现有《档案法》的主要条款多是为调整与规范档案行政管理关系而设定。
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2.1.2 档案行政法制监督关系。即档案行政法制监督主体在对档案行政主体及其工作人员进行监督时发生的各种关系。现有《档案法》中对此没有设定相应的条款。
2.1.3 档案行政救济关系。即档案行政相对人认为其合法权益受到档案行政主体做出的档案行政行为的侵犯，向档案行政救济主体申请救济，档案行政救济主体对其申请予以审查，作出向相对人提供或不提供救济的决定而发生的各种关系。现有《档案法》中对此也没有设定相应的条款。
2.1.4 内部档案行政关系。即档案行政主体内部发生的各种关系，包括上下级档案行政机关之间的关系，平行档案行政机关之间的关系，档案行政机关与其内设机构之间的关系，档案行政机关与其工作人员之间的关系，档案行政机关与法律、法规授权组织之间的关系，档案行政机关与其委托行使某种档案行政职权的组织的关系，等等。现有《档案法》中对此设定了某些相应条款。
在上述四种档案行政关系中，档案行政管理关系是最基本的档案行政关系，档案行政法制监督关系和档案行政救济关系是由档案行政管理关系派生的关系，而内部档案行政关系则是从属于档案行政管理关系的一种关系，是档案行政管理关系中的一方当事人——档案行政主体单方面内部的关系。
需要强调的有三点：一是档案行政法律关系不同于档案行政关系。档案行政关系是档案行政法调整的对象，而档案行政法律关系是档案行政法调整的结果。档案行政法并不对所有档案行政关系作出规定或调整，只调整其主要部分。因此，档案行政法律关系范围比档案行政关系小，但内容层次较高。
二是档案行政法律关系的主体不同于档案行政关系的主体。档案行政法律关系的主体包括档案行政主体与档案行政相对人；而档案行政主体则是各级档案行政管理机关（档案局）和法律法规授权的组织（各级各类档案馆及行政管理部门的内设档案管理机构）。
三是档案行政法律关系的客体不同于档案行政关系中的行政相对人。档案行政法律关系的客体是指与档案相关的物、行为和精神财富（智力成果），而档案行政关系中的行政相对人是受档案法律法规约束的其他机关、组织和公民个人。
2.2 《档案法》应是控制和规范档案行政权的法。“行政法是调整行政关系的法，这是就行政法的内容而言。行政法就实质而言，则可以界定为控制和规范行政行为的法。”[10]从这个意义上讲，作为行政法下位法的《档案法》同样应当是控制和规范档案行政行为的法，即控制和规范档案行政权的法。
档案行政权涉及的面非常之宽，包括制定档案行政法规、规章的行政立法权与（制发）制度、标准及规范性文件的权力；命令、制订计划、规划的档案行政命令权；进行行政许可、行政征收的档案行政处理权；进行行政检查、调查、审查、统计的档案监督权；进行罚款、没收的档案行政处罚权；提出建议、劝告、警示、信息的档案行政指导权，进行表彰、奖励的档案行政奖励权，等等。
如此多的档案行政权力，如果不加以控制与规范就有可能造成滥用，从而对档案行政相对人的权益造成损害。就档案行政权而言，由于档案行政相对人更多的是法人而非公民个人，似乎对公民个人的权益影响不大。但如果仔细分析，我们会发现，公民个人在与各个行政权力单位的各种联系中产生的记录，大都会以这些行政权力单位档案的形式保留下来，进而进入档案行政关系的视野。这种间接性成为档案行政权对公民个人权益影响的一大特点。所以，要对档案行政权进行控制与规范，除了档案行政权力可能被滥用，档案行政权力直接或间接涉及几乎所有法人与公民个人之外，还有一个非常重要的原因，是档案行政机关自己制定规范，自己执行这些规范，自己裁决因为执行这些规范而发生的与行政相对人的争议、纠纷。这种既当运动员又当裁判员的情况，如果不加控制与约束，必然会导致档案行政权的滥用。
行政法对行政权的控制与约束主要“通过行政组织法，控制行政权的权源。通过行政程序法规范行政权行使的方式。通过行政法制监督法、行政责任法、行政救济法制约行政权滥用”。[11]《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的特别行政法，同样，应当具备上述行政法控制与约束行政权的功能。但从上文对档案行政关系的分析中我们看到，现行《档案法》在上述三个方面并不完善，特别是对档案行政权行使的方式与档案行政权滥用的限制方面缺少必要的规定。也正是因为这种情况，使得许多同志，特别是基层档案行政管理机关的同志，误以为《档案法》是一部规范档案行政行为的法，甚至认为《档案法》只是一部为管理档案行政相对人而制定的法。不知道《档案法》还是一部限制档案行政权的法。
尽管《档案法》中缺少对档案行政权行使的方式和档案行政权滥用限制方面的条款，但是，《档案法》还是对档案行政权进行了一些限制。如，限制档案行政管理的范围、行政强制权等。
应当承认，从行政法的视角看，《档案法》并不是一部十分完备的行政法律。但这并不意味着《档案法》必须是一部十分完备的行政法律，更不表示因《档案法》中缺少对档案行政权行使的方式和档案行政权滥用限制方面的条款，档案行政主体就可以忽视和放弃对档案行政权的控制与规范。因为档案行政权除受《档案法》的控制与规范外，更多地受不同法源中的行政法律规范的控制、制约和规范。
2.3 档案行政权受不同法源中的行政法律规范的控制、制约和规范。行政法不同于刑法、民法，由于其调整的行政关系广泛复杂、多种多样，不稳定、易变动；难以形成一部统一的法典，而且，今后，也难于制定一部集所有行政法律规范于一体的统一法典，“其法律规范通常散见于各种不同种类、不同位阶的法律规范文件之中”。[12]《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的特别行政法，面对同样广泛复杂、多种多样，不稳定、易变动的档案行政关系，不可能也没有必要成为一部囊括所有档案行政法律规范的档案法典。
首先，宪法原则及行政法原则是行使行政权时必须遵循的准则，同样是档案行政权行使时必须遵循的。这些原则不论在《档案法》中是否有表述，档案行政主体在行使档案行政权时都必须十分清楚，并使其得到落实。其次，已有的一般性行政法律法规对行政主体的控制与规范适用于档案行政主体。一般性行政法律规范中对行政行为与行政权的控制与规范同样适用于档案行政行为与档案行政权。例如，通过《行政许可法》对档案行政许可权进行控制，通过《政府采购法》对档案行政采购行为进行约束；通过《行政监察法》、《信访条例》对档案行政权进行监督。再次，除《档案法》之外的特别行政法律法规对行政主体的控制与规范，涉及档案行政主体的适用于档案行政主体，同样，对档案行政行为与档案行政权实施控制与规范。此外，还见于国家档案行政管理主管部门（国家档案局）、国务院各部委、地方各级人民政府制定与颁布的行政法律规章及规范性文件中。
二、加大资金投入，进一步完善档案管理硬件设施。该局在今年办公经费十分紧张的情况下，先后投入专项资金，建成了经济户口档案室_个，综合档案室_个，阅档室一个，并全部安装了防盗门和防盗网，做到了“三分设”。在原有设备的基础上购买了__列档案密集柜，配齐了空调、灭火器、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等档案专用设备。达到了“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防霉、防污染）要求。更新了复印机，添置了扫描仪，使档案管理向高标准、现代化方向发展。
【关键词】
民生档案；资源建设；收集归档
民生工作已成为各级党委、政府高度关注、着力解决的问题，民生档案工作事关构建和谐社会大局，是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节。开展民生档案收集整理管护工作，是档案工作者树立落实科学发展观，贯彻党的十七大提出的“着力保障和改善民生”精神的重要举措，我们要站在历史发展的高度，把民生档案资源体系建设摆在突出的位置，下大力气去抓。
1 强化思想转变观念。
档案部门要充分认识档案资源整合工作的重要性和紧迫性，实施“以人为本”战略，转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，增强工作的主动性和敏锐性，突破传统观念，充分发挥档案服务公益性的优势，把民生档案作为档案资源体系建立的突破口。
2 认真学习，全面把握民生档案的新内涵
民生档案主要涉及以下领域及内容；
2.1民主政治方面，包括公民在参与民主选举、保障权益、申诉个人利益问题等六个方面所形成的档案。
2.2国有企业转制方面，包括企业资产评估、流向、转让、拍卖、重组以及职工安置、分流、政策处理等方面所形成的档案；
2.3社会保障领域，包括公民在劳动就业、失业、工资福利、收入分配、低保、社会救助、养老保险、生产安全等方面所形成的档案；
2.4教育卫生领域，包括学校教育收费、学生招录、学籍管理及群众看病、就诊、医保、医患处理、病案等方面形成的档案；
2.5安居乐业方面，包括土地承包，山林延包、拆迁征用、房屋权属、人口、计生、婚姻、公证、户籍、农民工、转业复退、知青安置、环境居住、食品安全等方面形成档案；
2.6公共服务方面，包括公民在发行、旅游、休闲、娱乐等方面所形成的档案。
3 加强对民生档案工作的监督指导
档案局要从源头抓好民生档案的监督指导工作，规范民生档案的管理.
3.1指导涉民部门制定相关的业务标准和规范，完善民生档案管理的制度体系；
3.2建立民生档案登记制度，对涉民部门形成的各类民生档案进行排查和登记，全面掌握民生档案形成规律管理现状和利用需求等情况，实施有效监管和指导；
3.3建立民生档案工作年度检查制度，将民生档案纳入档案年检范围，对民生档案整理、保管、利用等情况进行检查，确保民生档案的完整、安全和有效利用。
3.4加强基层组织民生档案的监督指导。要将与人民利益相关的土地、住房、婚姻、医疗保健、劳动就业、失业、低保等档案信息，收集齐全，有效管理好，不流失不损毁，保证各个行业档案的齐全完整。
4 进一步加强民生档案资源建设
民生档案资源的完整与丰富是开展档案利用的前提和基础，要加强民生档案资源的前端控制管理，对行业单位加强规范化指导，开展重点检查与监管，确保民生档案的收集齐全整理规范，要拓展民生档案的收集范围，加强民生档案资源的集中保管。单位形成民生档案应按照相关规定，定期向档案馆移交，部分档案可根据实际情况推行“实体分散保存，由资源集中共享”等管理模式。将民生档案形成部门和单位，纳入档案资源收集重点管理范围。
5 加强民生档案收集力度，规范民生档案管理
5.1积极指导林改工作，巩固林改成果。在林改期间，派专人对林改档案进行业务指导，深入各乡镇跟踪服务，加大林改档案工作的培训力度。提高林改档案工作人员的素质，开展了林改档案整理试点工作，通过制定归档办法，试点引路，抽派业务骨干指导整理，确保了林改档案资料收集完整、整理规范，全县林改档案已全部整理归档，建立起林改档案目录数据库，63个村的林改档案，共接收档案 3828卷， 林改档案成为查询历史资料、解决林权争议、保证林权顺畅流转的重要依据，成为巩固改革成果，维护林地林木权利人的合法权益，稳定和完善农村林地林木承包经营关系，确保农村社会和谐稳定的重要保证。
5.2加大改制、破产企业档案业务指导力度和接收进馆工作，派档案骨干对改制破产企业档案进行监督指导收集整理，并接收42个撤停企业文书档案1969卷、会计档案12575卷进馆，确保改制、破产企业档案资料收集归档，使改制破产企业档案不流失、不损毁。
5.3开展婚姻档案规范化整理并接收进馆。主动与民政部门涵接，加大婚姻档案指导整理力度，协助县民政局整理了2012年前婚姻档案，建立了婚姻档案目录数剧库，并完成了1972年至2012年的婚姻档案12090卷接收进馆工作。
5.4加强教育档案规范化整理并接收进馆。积极与教育部门涵接，加快教育档案整理力度，帮助教育局整理了2012年前教育档案，建立了教育档案目录数据库，完成了1970年至2012年的教育档案29875卷的接收进馆工作。
5.5积极指导并接收农村土地承包经营权证档案。为确保农村土地承包经营权证档案材料的齐全完整、整理规范、安全保管。一是统一规范整理方法，统一业务标准；二是加强业务培训；三是实行分片区派专人跟踪服务；四是严把土地档案进馆质量关。目前接收55个农村土地承包经营权证档案进馆，共接收档案4350卷，并建立起档案目录数据库，另8个村因档案不符合进馆要求退回重新整理。
5.6严格执行人力资源和社会保障部、国家档案局制定的《 社会保险业务档案管理规定》，加大督导检查力度，制定业务档案管理工作流程，明确归档的范围和内容，认真做好社会保险业务文件材料的收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定和销毁等一系列规章制度，加强社会保险业务档案管理人员培训。经过不懈努力，医保档案基本达到规范化、信息化、专业化的要求，部分档案已完成文件级目录录入，2569卷档案整理规范接收进馆。
5.7指导各医疗单位建立居民健康档案，几年来在档案局监督指导和管理下，建立健全档案管理各项制度，将建档工作纳入职责考核范围，确保建立72508件居民健康档案收集齐全、整理规范、管理科学、便于利用，为民生档案资源建设奠定良好基础，现已完成文件级目录录入，建立电子信息档案，抓紧接收进馆。
《会计法》明确规定：“国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位），须依照本法办理会计事务。”各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。会计机构、会计人员依照本法规定进行会计核算、实行会计监督。会计机构、会计人员依法真实、完整地办理了会计事务，也就是说，会计人员生产出合格“产品”了。那么，如何把这一合格“产品”—即会计档案保管好、使用好，是各单位普遍存在的问题。本文就拟把会计档案管理规范化和管理专业化结合统一方面进行探讨。
财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知，自1999年1月1日起执行，对会计档案管理有了明确规定。但是目前的状况是：有的单位会计档案管理比较规范，有的单位会计档案管理的随意性比较大，有的单位在会计核算年度终了，把会计档案往库里一堆了事。没有专职档案人员进行管理，也没有配备兼职人员进行管理，谁需要资料谁都可以查找，严重违反了会计档案管理办法。
随着我国社会主义市场经济的发展，会计工作越来越重要。会计记录的经济活动信息都归集在会计档案中。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各级政府经济信息统计基础性资料，是微观和宏观经济规划的重要依据，也是单位负责人是否廉洁施政的重要证据，会计档案是经济活动综合的反映。
1.会计档案管理的专业化
会计档案管理的专业化，包括两个层面的含义：既包括了会计档案管理需要有专业化的队伍承担管理工作，有包括了管理会计档案的工作人员的专业化工作水平。
县团级以上企事业单位，会计业务量大的，应配备专职会计档案管理人员。事业单位会计档案管理人员应给出编制。国有大型企业配备专职会计档案管理人员，应从会计人员选拔产生。县团级以上企事业单位，会计业务量比较小的，应当在会计机构内部指定专人保管。只有专业化，才能规范化。专业化是会计档案管理规范化的前提和基础。只有专业化和规范化有机结合，才能达到会计档案管理规范的有序统一。
一个单位内部，有不同的会计主体：即一级法人单位，还有二级会计核算单位（即非法人分支机构或二级报账制单位）。不论什么样的会计主体，都有大量的会计档案需归档。单位内部还有不同的行业，会计核算、会计监督对象也不同，客观上也要求会计档案管理的规范化和专业化。不能简单地把会计档案一归档就了事。造成经济信息资源永久沉淀，得不到及时开发和利用。
无论是上述何种会计档案的管理方式，都需要对从业人员进行专业化知识的培训，提高管理人员的档案管理水平。需要做到以下几个方面：首先，从领导层面上要增强对会计档案管理工作的重要性认识，意识会计档案对于本单位开展工作的重要意义和潜在的经济利益；第二，给予一定的物质、经济支持，会计档案的收藏与保管需要一定的物理场地，保证会计档案的安全完整也是提高会计档案馆里专业化水平的重要指标之一；第三，对档案管理人员提供培训的支持，目前很多从事会计档案管理的人员对档案管理知识较为缺乏，或者是对专业性质较强的会计档案的管理缺乏一定的认识，所以对管理人员进行专业化的培训，既有利于提高会计档案的信息质量和保存价值，又有利于提高对会计档案中蕴藏的信息的开发与使用。
2.会计档案管理的规范化
《会计档案管理办法》明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严禁毁损，散失和泄密。”明确了会计档案保管期限和目的，就是要及时对会计档案信息资源有效开发利用。一定时期经济信息资源及时采集利用，可能会对经济社会有极大地推动作用和促进作用；过了保管期限，随着经济的发展，经济和社会工作中的新情况、新问题不断出现，原经济信息资源开发利用价值也就随之终结。及时开发利用会计档案信息资源是关键，把握时代脉搏，需要不断学习型人才，才能有效开发利用会计档案经济信息资源。从开发利用角度看，也需要会计档案管理规范化和专业化。
会计档案管理的规范化需要从制度上进行建设。《会计档案管理办法》是各个单位对会计档案管理制度建设的基本原则，在此基础上对会计档案的立案归档、管理利用、编纂开发和鉴定销毁形成规章制度。实施的细则需要包括以下的几个方面：第一，要建立制度保证会计档案的安全完整，这是会计档案发挥作用的基本前提；第二，要建立档案制度的保管制度，会计档案的主要作用就是为了日后的对于账目的清查鉴定的作用，因此需要建立制度对会计档案的归档期限、范围、种类和使用人员的范围有明确的制度规定；第三，要建立会计档案的鉴定与销毁制度，虽然建立会计档案是为了防止财会人员，但是会计档案还是存在着一定保管规律，要对会计档案的要建立完整的鉴定制度，及时对超过保管期限的档案进行销毁，同时也要对销毁档案的流程和方法进行制度建设，即建立起销毁制度。
根据卫生部卫生监督规范要求，监督所对日常工作制订了详细的工作程序，明确各项工作应遵循的原则、工作方法、步骤以及工作中应保存的资料和保存资料应涵盖的信息等，这些资料将作为档案资料的重要来源，并以此作为评价工作质量高低的重要依据。
二、档案管理方式
档案按照科技事业单位档案管理标准进行收集、整理，实行所、科两级负责、全所统一管理的模式。
（一）成立组织。监督所成立档案管理委员会，设专职档案管理员，负责全所档案资料的收集、整理、管理、使用，并负责对各科档案的收集、整理、管理、使用进行监督、指导。各科室设兼职档案员，负责本科资料的收集、整理、归档。
（二）资料的收集、归档。一是完整性资料。完整性资料按照工作程序要求，明确归档的资料，各科室应于次年1月15日前移交所档案室，所档案管理委员会指定专人负责档案的接收。交资料时，接收人应逐项审核移交档案的完整性、规范性，符合要求的交接双方签字，由档案室按档案管理要求装订成卷，对不符合要求但可弥补的由科室在规定时间内进行充实完善，符合要求后再移交。对不可弥补的，由科室写出说明交档案室一并整理归档。二是跨年度性资料。对一些年度内不能完成的工作，由所档案管理委员会审核签字认可，待工作完成后资料再移交归档。三是延续性、活动性资料。对一些延续性、活动性内容不能固定的资料，科室每年写出总结性材料报所档案管理委员会，所档案管理委员会逐项审核后，形成活页档案，由科室保管。如工作延续性终止或资料内容不再变化，随时按程序整理归档。
（三）档案资料的保管。各科移交资料整理归档后，对反映主要业务工作总体水平的资料以及在基础工作中形成的综合性、分析性并具有一定学术价值和保存价值的档案，原则上由所档案室统一管理。科室使用频繁或需在一段时间内集中使用的资料，科室可办理借阅手续，由科室保管。
（四）电子档案的管理。随着办公自动化速度的加快，一些档案资料电子化速度也在加快，所按照各项工作程序研制开发了相应软件，对这类档案资料，年终也需随文字材料一起移交档案室，所档案管理委员会按标准审查合格后收集整理，刻录光盘存档。
三、考核
严格的考核是规范档案管理，促进工作上水平的关键。各科档案管理考核由所档案管理委员会负责，纳入所综合目标管理考核中，从资料的收集、整理，到档案资料的管理、使用都有明确的考核细则和量化标准。考核分为定期考核、不定期考核和年终移交档案考核3种形式。
（一）定期考核。定期考核即是所档案管理委员会每季度对各科资料的完整性、规范性进行检查，对检查出的问题提出改正意见限期改正，并在下次检查中作为必查内容进行复查，再次检查仍不合格的予以通报批评，并按标准扣除综合目标管理得分。
（二）不定期考核。不定期考核即是所档案管理委员会不定期抽查科室资料，发现问题及时提出改正意见，并作为定期检查时的必查内容。再次检查仍不改正的将依照标准扣除综合目标管理得分。
（三）年终移交档案考核。年终移交档案时，所档案管理委员会对各科资料完整性、规范性、及时性进行全面细致的考核，发现不规范、不及时的，责令其限期改正，对逾期不进行改正或造成档案资料缺失不能弥补的，除通报批评和按标准扣除综合目标得分外，并取消其先进科室评选资格，有关责任人不得评为年度考核优秀和先进工作者。
档案目录电子数据报送工作自年在全区开展以来，对全面促进机关、事业单位档案工作规范化管理和提高档案工作的质量和效率起到了积极作用。各单位要进一步提高对做好档案目录电子数据报送工作重要性和必要性的认识，切实加强年度文件材料归档和档案目录电子数据报送工作的领导，及时研究解决工作中出现的实际问题，给予必要的人力、物力、财力的保障，确保文件材料归档和档案目录电子数据报送工作得到落实。
二、收集齐全、整理规范
文件材料收集齐全完整是做好档案工作的前提和基础，关系到文件材料的存毁。各单位要进一步加大文件材料的收集力度，从文件材料形成的源头作为档案工作的起始点，明确各部门的归档范围、归档时间和归档要求，并将其纳入各部门及专兼职档案人员的岗位责任制，加大考核力度，严禁应归档文件材料滞存在部门或个人手中，确保本单位在履行职能活动中形成的对国家和社会有保存价值的文件材料收集齐全完整，得到集中统一管理。在做好文件材料收集工作的同时，还应注重文件材料保管期限的判定工作，将反映本单位主要职能活动和人员情况、涉及重大活动和维护公民权益的文件材料列入归档范围并确定较长的保管期限，保证归档的文件材料所确定的保管期限划分准确。
