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中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0178-01
前 言：在我国城市化建设水平不断提高的当下，城建工作所涉及的道路桥梁、地下管线、房屋建筑和基础设施等工程项目的数量也越来越多，给城建档案管理工作到来了一定的挑战。城建档案作为城市发展进程研究的重要依据，传统的纸质档案管理方式已经无法适应现代化的发展需求，特别是在以互联网为代表的信息时代中，无法满足人们对信息实现传递和共享的实际要求，且存在调阅困难、占用空间大、管理效率较低等缺点，如何以计算机技术为依托，大力推进城建档案管理数字化建设已经成为城市发展中的重要内容，因此必须要亟待解决的实际问题。
一、 档案管理数字化概述
档案管理数字化的实现是通过扫描仪、数码相机等图像采集设备，对原始纸质档案信息进行完整的采集，进而形成能够被计算机系统所识别的文件类型，最后存储到磁带、光盘等信息载体之中，以提高对档案的管理效率，实现资源共享。档案管理的数字化建设是一项复杂且系统的工作，主要涉及到了资料整理、数据备份、设备选择、存储与建库、扫描录入等多方面的工作内容，在科学技术水平不断发展的现阶段主要呈现出以下两方面的的态势：一是在全社会范围内都开展了档案管理数字化建设工作，在高校、城建、企业等各个行业领域中都尝试了档案管理方式的转变；二是初步形成较为合理的管理体系，虽然纸质档案仍是主要的保存方式，但数字化建设已经成为档案管理的必然发展趋势。
二、 城建档案管理数字化建设的意义
（一） 符合时展的需要
在城市现代化发展的过程当中，推进城建档案管理数字化建设，创新传统管理模式，是是到发展的必然趋势。依托计算机信息技术，在城建各部门中建立起档案管理的数字化平台，一方面彻底改变了以往分散式管理的模式，使得档案的查询统计等工作的效率实现了提高，另一方面又为档案资料信息的共享提供了实现的可能。
（二） 利于城建档案管理的规范化
推行城建档案管理的数字化建设，将城市建设中的所有工程项目都纳入到数字化管理的体系当中，通过网络和数据操作技术等，按照统一的标准对城建档案进行管理，确保了其工作的安全、准确和高效，使得档案管理各项工作的开展都更加的规范化，从而为城市建设提供更好的基础服务。
（三） 利于城建档案的开发
城建档案管理数字化建设，对于城建档案的开发产生了极大的促进作用。城建档案管理数字化建设为用户构建了信息资料查询的平台，用户只需要直接登录到城市基础设施建设信息服务平台，就可以进行相关的信息搜集和业务申请，并与社会其他行业领域之间形成合作，进而形成了集成化管理的运行模式，实现了数字化资源的整合。
三、 城建档案管理数字化建设的内容
城建档案管理数字化建设是城市实现现代化规划和建设的重要参考，对于城市的可持续发展具有着十分重要的现实意义，开展和完善城建档案管理数字化建设的工作，应该对原有的思维定式进行突破，并从以下几方面内容进行着手：
（一） 规范城建档案管理数字化的指标和要求
规范城建档案管理数字化的指标和要求是推动其工作开展的前提条件和主要方式，特别是对档案资料信息的收集、整理、加工和存储等一系列工作而言，进而实现对城建档案管理的规范化和标准化控制。在参考国家和行业标准的基础之上，对以下工作要求进行明确：①城建档案信息资源的数据格式要保持一致，以保证信息传递的有效性，消除交流障碍；②城建档案业务处理的要求要实现各部门的统一，特别是档案数据统计口径的统一设计，以保证档案数据的实用性；③对档案管理工作者的行为进行规范性指标的要求，尽可能的避免因人为原因而出现的工作漏洞，以保证城建档案的安全性和真实性。
（二） 合理设计档案信息数据库存储功能系统
城建档案管理系统通常是由专业的软件开发企业来承担建设的，但是为了保证系统建设的科学合理性，其档案管理部门的工作人员也应积极参与到前期的方案设计工作当中，使得管理系统的网络建设中的硬件平台和软件平台都具有稳定性和可靠性；其次，要对数据库进行合理的设计，主要涉及到文档库、空间库和影像库三方面，且三者之间存在相互联系，对其进行资料编码，以保证用户能够准确的调取所需要的内容；再次要创建高效的检索系统，利用多媒体技术对不同载体的档案信息进行高效整合，实现对档案资源的多层次开发，以保证档案数据信息的安全性。
（三） 加大城建数字化档案馆建设的力度
城建档案馆的建设是实现城建档案管理数字化建设工作中的重要环节，其是对城建档案进行集中管理的主要场所，是社会资源消费的系统之一。数字城建档案馆的建设应该以信息资源的高效利用为最终目的，以数字信息系统平台为途径，以面向馆内的“统一管理平台”和面向馆外的“统一门户网站”为核心，实现信息服务从“被动”向“主动”模式的转化。加大城建数字化档案馆的建设力度，实际上就是在城市中建立较为完善的信息化网络，将城市建设项目、发展规划等多方面实现综合，在城市建设部门、审批部门和管理部门等实现资源共享和协调配合，实现城市科学合理化的未来发展。
（四） 发展城建档案数字化管理的人才队伍
档案管理工作人员的自身素质和水平能力是影响其管理工作质量和效率的直接因素，因此为了保证城建档案管理数字化建设的有序性，必须要建立档案数字化管理的专业人才队伍。一方面要通过开展多种渠道和形式的业务培训活动，使得工作人员能够熟练的掌握现代化信息技术，提高其运用计算机网络平台的技能；一方面要通过开展多种形式的教学教研活动，向其介绍最新的科技动态的应用现状，以提高城建档案管理人员的素质；另一方面还要对领导层人员的知识结构和领域进行更新，确保城建档案管理数字化建设具备优秀的领路人。
结束语：综上所述，城建档案管理数字化建设是一项系统且复杂的工程，要想切实发挥出城建档案管理的重要功能，提高城建档案管理工作的效率和水平，就必须要转变工作人员陈旧的管理理念，打破传统纸质档案管理的模式，从发展信息化人才队伍、完善档案管理制度体系、设计数据库存储系统等方面来实现城建档案管理的数字化建设；当然，由于城建档案管理数字化仍然处于一个探索的阶段，还需要工作人员对其进行不断的深入研究，以推动城市经济的可持续发展。
参考文献
[1]韩双. 城建档案数字信息化建设管理探讨[J]. 信息系统工程，2014，12：62.
[2]赖宇凌. 信息化新时代对于城建档案电子化的思考[J]. 办公室业务，2014，23：71-72.
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01
传统的纸质档案管理方式存在很多不足之处，如档案资源的调阅费力、耗时以及占用空间大等。应加强城市档案管理的信息化建设，增强城建档案管理的数字化能力。为此，要借助先进的计算机硬件和软件设施，以电子化的形式保存城建档案，注重城建档案的信息化管理，以提升城建档案的管理效率，更加有效地体现城建档案的重要功能。
1 规范城建档案信息化建设指标和要求
城建档案信息化的指标是推动档案信息化建设的前提条件和基础保障，也是档案信息化建设的主要方式。在城建档案信息化建设的进程中，它逐步成为一个关键性组成部分，为使共享信息资源更加有效，要确保档案信息的准确性与真实性。为此，应严格要求档案信息的搜集、整理、储存、加工等一系列工作，确保档案信息资源的有效性。这要求相关人员根据行业规范和国家要求，制定有关指标规范，其主要涵盖：①城建档案信息资源的数据格式要求。信息管理系统中录入的信息需要确保格式一致，以增强信息资源共享和传递的有效性；②处理业务的要求，换言之，即涉及档案业务的要求；③管理性的指标和要求，规范管理档案管理工作者的行为和设备等，包括提取与录入档案信息，以及规范档案管理工作者的行为等。
2 建设城建档案信息管理系统
目前，一般由专业开发软件的企业来建设城建档案管理系统，但档案管理部门的工作者也应参与前期的方案探究与调研事项，并认真调试测试软件。除此之外，为更加有效地共享信息资源，应当统一电子政务资源以及城建档案信息管理系统，提高城建档案管理的起点，使其可从更高的视角上进行信息化建设，大大提高城建档案管理效率。对于档案信息管理系统的网络建设，应在实现各种开放需求的过程中，创建一定的硬件平台与软件平台，提升网络的稳定性与可靠性，规避档案信息化风险。
3 设计城建档案管理系统的数据库储存
目前，城建档案管理信息化的基础性条件业已具备，且逐步健全了硬件与网络设备，城建档案信息化建设的另一重点是管理和设计数据库。因此，要科学设计数据库。首先，城建档案管理数据库需涵盖三项内容，即文档库、影像库、空间库。其中，数据库不同，文件的储存格式也不同，所有的数据库间存在相互联系，在用户调取某一种信息的过程中，其他文件库都能对其实施管理和编码。其次，创建高效检索系统。有效检索信息资源是档案信息化建设的关键，否则，信息系统就仅成为记录数据的工具。在设计数据库的过程中，要借助先进的多媒体技术以及计算机技术有效整合不同载体的档案信息资源，多层次开发档案信息资源。从某种意义上来讲，整个系统的工作效率受系统检索效率的制约，因此，在设计档案管理数据库时，应遵循科学与安全原则，并注重提高信息检索的效率。
4 应用及管理城建档案信息资源
在应用及管理城建档案信息资源的过程中，要注意以下几点。首先，创建与完善信息化安全管理机制。立足于我国相关的法律和法规，创建与完善档案管理制度和体系，清楚划分登录系统不同工作者的责任与权限，提升系统信息的安全性。其次，注重培养信息化的专业性人才，持续提高档案管理工作者的素质，有效实现城建档案信息化建设。
5 注重建设城建档案管理的信息化人才队伍
城建档案信息化的一个重要保障是具备一支综合素质较高的信息化人才专业队伍。建设人才队伍除要提高内部管理工作者的业务素质外，还应培训、引进现代化的管理人才和信息技术开发的技术性人才，以优化队伍结构。尤为关键的是，要不断更新各个级别领导的知识领域和结构，确保城建档案信息化具备一个优秀的引路人，且形成一支强大的人才队伍链，在城建档案管理工作者和信息技术开发工作者紧密配合的基础上，实现城建档案的信息化建设。
6 结 语
城建档案管理的数字化建设处于一个理想的发展阶段，人们的认知能力与思想意识的改变决定了其发展趋势与发展方向。档案管理人员不能停留在以往陈旧的管理理念和管理模式中，应创新思想，立足于城建档案管理的现代化和信息化，纵观历史发展趋势和新形势，确保城建档案管理的数字化建设能有效推动城市经济的发展与社会文明的进步。
主要参考文献
档案管理的数字化建立在现代网络技术与档案管理理念的基础上，即为数字化的档案处理，也是档案管理工作由人为化向数字化的系统转变。利用档案管理的数字化建设可实现信息载体的革新，还可实现数字化档案管理体系的建立。优化资源建设，规避物理载体储存信息的弊端。全部以数字形式记录于磁盘等计算机信息存储器中的处理办法，更有利于构建数字化档案管理体系。其中数字化的档案管理工作又可看作是信息化的收集与保管以及现代化的规章制度。
一、数字化档案管理的特点
（1）经济效益高。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。
（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。
（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。
二、提高档案数字化管理的建议
（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。
（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。
（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。
参考文献：
中图分类号： G250.76 文献标识码：A
信息技术进驻人们生活的各个领域，带来了一场数字化变革。图书馆的档案管理应该改变传统耗时耗力的管理方式，积极引进信息技术，开展数字化建设。档案管理的数字化在世界各国已经广泛应用，其实效显著，应该成为我国图书馆档案管理研究的方向。
一、图书馆档案管理数字化建设的意义
（一）提高信息利用率。
档案管理数字化将档案信息转变为数字化的信息资源，且可通过计算机进行识别，使信息载体发生改变，使图书馆档案管理更具活力。数字化的档案管理方式，告别了档案信息采集困难、费时费力、查询不便、难以共享的旧时代，使信息利用率大大提升。
（二）提升社会服务质量。
在网络技术的帮助之下，信息的传达更加快捷、顺畅，公众通过网络可以享受到优质的档案信息服务，使大范围的信息共享成为可能。档案信息的开放化程度更高，信息传递的过程更加规范标准，使档案资料不再局限于图书馆内部，更加面向大众，提升社会服务质量。
（三）提高档案管理工作效率。
图书馆档案数量庞大，人工管理十分耗时耗力，档案管理数字化的引入，使管理人员从繁杂的工作中解脱出来，利用计算机及网络技术就可以快速完成档案管理工作，自动化程度更高。合理运用数字化技术不仅提升了档案管理水平，还使工作效率大大提高。
（四）满足用户多样化需求。
用户需求随着网络时代的推进也在不断发生改变，足不出户却能快速获得想要的信息是很多用户的追求。数字化的档案管理方式可以在很大程度上满足客户这一需求，通过网络进行信息共享，使档案信息的流动不再受到地域的限制。远程沟通得以实现，用户多样化的需求得到满足，图书馆的档案信息服务也更加优质。
二、图书馆档案管理数字化建设的方法
（一）构建档案数字化平台。
图书馆应将计算机网络技术带入到档案管理当中，运用信息技术对档案数据进行统筹，建立一个完善的数据中心。档案指南、文件汇编、用户目录、音频视频等资料都应该纳入到该数据中心当中，形成资料完备的数据库，以备查阅和使用。还需要对服务器、操作系统等基础设施进行建设，应用档案管理的先进软件，开展网络化管理，为图书馆的档案管理搭建起数字化平台。
（二）创新信息化档案管理模式。
要改变档案管理模式，创新信息化手段，首先要对内部的档案网络进行结构及系统的优化，提升性能，使之符合国家对局域网的要求，确保运行安全。其次是档案外网的建设，外网面向的是社会大众，有信息公开的要求，让公众可以感受到信息化档案管理带来的便捷与高校。但是对内外网的安全要求必须提高，采用科技手段进行信息隔离，确保信息的流通更加安全、稳定。同时要注意网络功能的提升，大力推进数字化，使档案管理的模式不断创新，全面实现信息化管理。
（三）完善档案信息服务体系。
及时准确地提供档案信息服务是开展档案管理的一个重要目的，因而要着力完善档案信息服务体系。以信息化标准为基础，从图书馆自身情况出发进行信息资源的补充，为跨库检索提供便利。在互联网环境之下，使档案的目录、内容及编码呈现一体化。积极推进档案制度的建设，促使档案管理数字化更加科学规范，投入力度进行数字系统的维护与管理，并发挥监控的功效，使数字系统的运行更加可靠。为了满足公众对信息质量的高要求，需要改变资源开发的手段，提升知识含量，使档案信息形成一个全面的体系，从而提升信息服务水平。另外，在主管部门对档案管理的要求之下，将档案系统的维护工作进行外包，使其运行更加规范，公众在使用档案信息时也更加便利。
（四）打造复合型的档案管理人才。
档案管理的数字化建设要充分发挥人的能动作用，要改变图书馆档案管理人员素质低下的现状，着重选择和培养复合型的管理人才。应数字化建设的要求，档案管理者必须既有档案管理知识，又精通信息技术，因而，要将更多的档案管理专业、图书馆专业的人才引入档案管理队伍，并且对其信息技术素质进行考核。对现任的档案管理人员的数字化技术培训也不能放松，力求档案管理队伍的整体素质可以满足数字化建设的需求。
三、结束语
综上所述，图书馆的档案管理数字化建设在实现资源共享、提高工作效率、提升信息利用率方面意义重大，需要图书馆管理者、社会大众给予重视，从系统、模式、管理人员等多方面采取措施来加快建设进程。使档案管理的数字化更好地运用于高校、单位及社会图书馆的档案管理工作中，力求与信息化的时代步调一致。
（作者：河南工业职业技术学院图书馆，职称：助理馆员）
参考文献：
一、为什么要建设图书馆
档案管理数字化
图书馆档案管理数字化具有馆藏档案信息数字化、信息组织与传输网络化、档案管理自动化、服务范围大众化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。为此，通过加强图书馆档案数字化建设，在优化档案馆藏、细化档案管理、强化档案服务等方面具有特别重要的意义。
1.档案信息的数字化，提高了信息的利用率。档案信息数字化是指利用信息存贮技术把各种档案信息加工成计算机可识别的数字化信息资源，形成电子文献，实现知识信息载体的革命性变革。数字化在图书馆档案管理中的应用给传统的图书馆档案管理带来了生机和活力。长期以来，图书馆档案都是以纸质的实物形式存在，这给档案信息的采集、保存和利用带来费时费力、管理成本高、查询困难多、资源共享难等诸多问题。档案管理数字化与传统图书馆档案管理的最大区别，就是利用了现代信息技术，将以往传统介质的档案转化为数字信息，实现信息的数字化、信息存储的无纸化，节约了图书馆档案的贮存空间，减少馆藏副本的存量，提高了信息的利用率。
2.档案管理的自动化，提高了管理工作的效率。随着计算机存储技术的发展，过去那种大量的、重复的、烦琐的仅靠人力来完成的档案管理工作，现在可以依靠计算机操作轻而易举地实现。比如利用计算机技术、扫描技术、存储技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等多种高科技，对图书馆档案进行立卷、归档、存储、检索和利用，便于图书馆档案管理人员开展各项档案管理工作，实现了图书馆档案管理的自动化，不仅有效地节约了大量的人力、物力和财力，而且大大地提高了档案管理人员的工作效率和工作水平。
3.信息传递的网络化，提升了社会化服务的质量。传递网络化是指通过利用网络技术和通讯技术环境，图书馆档案数字化可以为用户提供高速连接的信息服务，实现了更大范围的档案信息共享，为远程教育培训提供了必要的条件，使档案服务管理在内容、方式和效果等方面实现了重大突破。信息传递网络化还具有跨时空的信息服务、高度开放的信息利用以及信息传递的标准化、规范化和现代化等特征。
4.资源利用的共享化，满足了用户个性化的多种需求。资源利用共享化是指信息技术和网络技术可以打破地域界限，适应了不同用户需求日益社会化的趋势，可以从多角度满足众多用户个性化的需求，用户能随时随地与数字系统相互交融，促进了信息资源的合理流动，实现了广泛的信息交流和资源共享。据此，图书馆档案用户不仅仅局限于本地区、本系统、本校园，还可以为远程用户使用图书馆档案信息资源提供方便快捷的优质服务。
二、怎样实现图书馆档案管理数字化
1.积极推广应用计算机技术，构建信息化环境下的档案数字化平台。坚持推广应用计算机技术，按照国家和地方信息化建设整体规划，以档案核心业务的数据存储、处理和交换等主要功能，统筹好图书馆档案数据中心建设。数据中心主要应内设档案用户目录数据库、图书馆档案指南资料库、音频视频资源库以及史料文件汇编资料库等四大数据库。同时，要加强对网络系统、服务器、档案数字化技术支持等基础设施建设和档案管理应用软件及操作系统软件建设，实行档案的计算机网络化管理，建立图书馆档案数字化平台。
2.优化完善档案信息网络设施建设，创新信息化环境下的档案管理模式。首先，要加强非涉密图书馆档案专网（内部局域网）建设。内部局域网是用于与本系统、地方政府的连接，按照国家和地方的整体要求，建设完善本级图书馆档案网络系统，优化网络结构，提高网络性能，增强网络安全运行能力。其次，要完善图书馆档案外网（因特网）建设。外部局域网是连接互联网的公众网，要及时更新和维护外网设备，确保外网安全稳定运行，使之成为信息公开、与公众沟通展示图书馆档案成果的主要渠道。为了保证数字化档案管理运行中的安全性，对内、外网要进行物理隔离，着重提高网络安全和信息传输的稳定运行和安全可靠。同时，要进一步完善内、外网相关功能，逐步形成档案管理数字化，不断创新信息化环境下的档案管理方式、方法。
档案是一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，档案管理数字化建设是信息技术发展的必然需求。而所谓档案管理数字化，就是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。虽然目前档案数字化的建设已经成熟，但在数字化的过程中依然存在着不少问题。为了更好地建设档案管理的数字化，本文拟从档案管理数字化的途径、内容及遇到的相关问题等方面加以阐释。
1.档案数字化建设的途径
单就档案数字化而言，其途径是很多的。计算机数据录入、电子扫描、数码照相、模拟信息的计算机转换等，都是实现档案数字化的方法和途径，而其主要方法就是对档案信息的计算机数据录入。那么，对过去已有的非数字档案进行数字化的时候，可不可以同样采用档案信息的数据录入方法呢？换句话说，就是可否把过去形成的所有档案，回过头来再重新一字一句地进行计算机数据录入呢？这当然不行。因为，第一，劳动量太大，要完成现有非数字档案的录入工作，就如档案著录一样，动则需要几十年时间，甚至成为“永远还不完的债”；第二，重新录入档案文件，仅是完成了档案文件信息内容的录入，而档案原件的外观原貌、真实可靠性标志、法律地位和权威性等等，却通通无法转移到新录入的电子版本中。这样，数字化后的档案就完全丧失了法律效用和凭证作用，成为不足为凭的依据。所以，对于过去形成的非数字档案的数字化，只能采用电子扫描、数码照相、缩微转换（先拍成缩微胶片，再通过计算机软件转换为电子档案存储在计算机中）等，才能实现档案原文原貌的数字化储存和利用。
2.档案数字化建设所包括的内容
档案数字化建设，不仅包括各种机关、企事业单位档案室的数字化建设，也包括各级各类档案馆的数字化建设。需要指出的是，无论是档案室的数字化建设，还是档案馆的数字化建设，都不仅仅是把过去形成的非数字档案转化为数字档案存储于计算机就能大功告成的。因为，档案数字化建设不仅是一个技术概念，而且是一个历史概念，是指为适应数字化时代的档案管理要求所应该做的所有工作和建设。这就至少应解决以下几个方面的问题：一是在数字化时代，电子文件的真实可靠性、法律地位、安全性怎样进行保障？二是在数字化时代，电子文件应该怎样归档移交、安全保管和提供利用？三是对过去形成的非数字档案应该怎样数字化？四是数字档案管理应该怎样联网？五是怎样通过网络对数字档案进行查询、利用、实现资源共享？等等。其中，有的问题应特别引起我们的重视。比如，电子文件的长期安全保存问题，由于计算机硬件、软件不断在发展变化，不要说上百年，就是十年八年以后，今天储存的电子档案就可能无法识读而成为“密码”，不仅破解困难，而且代价极高，成了实际上无法完成的工作。这就是说，计算机所记录和保存的信息，随着时间的推移将可能全部丢失。正因如此，国家档案局明确提出，对电子档案实行双轨制管理，即纸张载体和电子档案同时保存。因此，在档案数字化建设中，实际上必须同时进行两项工作：一是把非数字档案转化为数字化的电子档案；二是电子文件（档案）的非数字化过程，即把已经生成的电子文件（档案）及时输出打印为纸质文件（档案）存档。而这后一项工作，对于档案室而言尤为重要，因为它涉及到档案能否长期保存下去的问题，即能不能把今天的历史长期保存下去的问题。这是档案室在档案数字化建设中的历史使命。如果说档案室与档案馆在档案数字化建设中有什么不同的话，就是档案室在档案数字化过程中，比档案馆承担着更多的保存历史的任务。就是说，档案室在档案数字化过程中，一方面要把过去历史上形成的非数字档案转化为数字化的电子档案；另一方面要指导文件形成部门将电子文件与纸质文件同时存档保存。
当然，这不是说档案馆的数字化建设就显得轻松和容易。档案馆有档案馆的工作，它既要把过去历史上形成的非数字档案进行数字化处理，还要在接收档案进馆时，按双轨制管理的要求，一方面要接收档案室移交的纸质档案及其它非数字档案，另一方面要接收档案室与非数字档案并行的数字化档案。可是，数字化档案怎么接收就是一个新问题。是实际接收，即将档案室的电子档案复制或通过网络传输到档案馆；还是虚拟接收，即以档案室保存的电子档案为基础，制定法律和规章制度，通过网络与档案室分享其电子档案的管理和使用，建立虚拟数字档案馆。这其中涉及方方面面的问题，均须加以研究和解决。这是档案数字化建设的重要内容之一。
此外，档案数字化建设绝不仅仅是将纸质档案及其它非数字档案转化为数字档案储存保管起来那样简单，它有着相当广泛的内容和严格的要求，是档案管理现代化进程中三个阶梯（观念现代化、建立健全科学的管理制度、采用现代技术管理档案）中的第三个阶梯。可见，在实践中，档案数字化建设绝不仅仅是单纯的技术问题，它必然涉及观念的改变和管理理念的创新，以面对不断产生的新问题。所以，档案数字化建设也是一个摸着石头过河的过程。
3.档案数字化建设中会遇到的相关问题
档案数字化建设是用现代信息技术来武装档案管理，是比较新的事务，必定会遇到很多新问题，需要引起我们的注意。
第一，电子档案的信息安全问题，包括档案信息的丢失、篡改、盗取、遭受攻击等等，在计算机网络档案环境下可以随时发生和实现。比如，电子文件以数字形式记录信息，使它很容易被篡改和删除；网络中密码易被破解，使其很容易被盗取，也很容易遭受恶意攻击而受到毁灭性破坏等。因此，不仅要采用已知的一切方法来加以防范，而且要研究更加有效的措施来保护电子档案信息安全。
第二，加强元数据的管理问题。所谓元数据，是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境，以及文件和图形处理软件、字符集等数据。档案数字化建设中要在若干场合大量使用到元数据：如在编目中用元数据概括地描述档案文件的形式和内容；在电子文件的存档、保护、传输过程中用元数据来保证电子文件的法律地位、抗拒数据被修改以保证电子文件的真实性和可靠性；或者使用元数据来指明今后阅读、复制电子文件的途径等等，其用途很多。元数据之于电子文件的种种功用及如何选择使用元数据问题，不仅档案部门在研究，图书、文献部门也在研究，我们可以借助一些外在的智力。而对于档案部门自身而言，则要以元数据为杠杆推动档案著录项目的研究以提升档案的著录水平。元数据究竟应该怎样选择和使用是一门相对独立的学问。笔者认为，电子档案和传统档案管理（编目和著录的项目实际上也是元数据）中使用元数据的种种场合，统统都可以看作是档案著录；著录所使用的项目数据，统统都可以看作是元数据。在编目、著录和各种使用元数据的场合，其核心问题都是选择元数据，而不是创造元数据，都仅仅是从档案文件的内容和形式中选择元数据、确定元数据、抽取元数据、使用元数据。
第三，要以“实际运用”带动档案数字化建设。进行档案数字化建设的目的，就是为了提高档案管理的效率、提高档案服务质量。因此，进行档案数字化建设，一定要以“用”字当头，要把档案数字化的成果，尽快运用到档案管理和档案服务工作中去，绝不能为数字化而数字化。此言绝非无病，那些总结工作、上报统计时标榜的建立了多少数据库、输入了多少万条目录，而档案的管理和利用还是老样子的情况，实在屡见不鲜。“运用”是档案数字化建设的灵魂和动力，只有积极运用，才能促进档案数字化工作不断改进，不断完善，保质保量地持续进行；只有积极运用，才能把档案数字化建设有始有终地坚持到底。
4.结束语
综上所述，档案管理数字化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下的档案管理工作发展的必然趋势。在信息高速发展的今天，做好档案管理数字化建设，不仅可以极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，还可大大减少了管理工作人员的投入，降低了联系渠道的费用支出，为档案管理做贡献。
1城建档案数字化工程的基本概念
档案数字化，就是把纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等变成数字信息，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。档案数字化工程目前主要是纸质档案数字化，即将档案文字、图表、图纸等变成数字信息，从而实现利用计算机进行存储、检索、分析的目的。在王村新城档案数字化管理过程中，主要包括了以下三个方面内容。
1.1档案目录的数字化
（1）档案的目录统一使用excel电子表并加入超链接，点击超链接直接查找档案合同扫描件，以便查阅合同具体内容。
（2）卷内目录填写规范，序号：以一件自然件或一组文件为一顺序号；文件编号：完整的代字代号；合同名称：合同全称或规范化简称；日期标准格式为：20010101，同一条目内时间取文件最后形成时间。
1.2实体档案的图文信息数字化
王村新城所有的合同档案通过扫描、摄影、摄像等方式进行数字化采集，从而实现图文信息的计算机存储、调阅、分析。
1.3日常档案管理业务的数字化
将档案的业务指导内容，审核意见，审核结果，图书资料的著录，档案变动登记，档案的始由、贮藏、借阅、变动等档案管理信息，通过计算机软件管理的方式进行数字化。
2实施过程是纸质档案数字化工程的核心（图1）
（1）设立专用的档案储藏室，定做专业的图纸档案柜，方便图纸、档案存放和查阅。实施过程根据档案储藏室面积，有重点、有步骤的实施，对使用频率高的或重点工程档案先进行数字化存档。纸质档案数字化流程一般为档案整理档案扫描（文字、图纸）图像处理图像存储目录建库数据挂接数据验收数据备份。在整个流程中要注意几个关键点。
以作者所在项目为例，相关建设合同签订了123份，每份合同都根据纸质版扫描生成PDF文件存档。为防止出现混乱，对档案原件带来损坏、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和与之配套的管理制度。因此，在数字化工程筹备阶段就对纸质档案数字化工程各步骤的具体细节多次进行预演推敲；就各操作环节中容易出现问题的节点建立了工作流程、管理制度、技术标准；在实际工作中严格按工作流程规则操作，按技术标准验收。认真填写纸质档案数字化转换过程各类登记表并及时整理、汇总、装订成册，在数字化完成的同时建立起完整的记录，从而确保整个档案数字化工作计划有序、操作流程清晰、责任分工明确、验收严格把关。
（2）扫描、编辑处理及存储。数字化工程的实施重点是扫描与编辑处理，其较为复杂。首先，在扫描时严格按文件分类扫描，根据纸张情况选择扫描方式、确定扫描分辨率及相应参数，扫描过程中及时调整亮度、对比度，使扫描后的影像尽可能保持档案原貌，使图像清晰不失真，亮度适当，同时生成jpg或pdf等相应格式的影像文件。其次，图像编辑处理是整个扫描过程中保证图像质量最关键的技术部分，因此要对影像文件进行纠偏、去污、裁边等编辑处理，同时去除影像文件背景，其可以有效节约存储空间。处理完成后的影像文件要进行存储。
3数据的存储与安全是实现数字化的最终保障
当今任何一种计算机的存储技术都还不能实现100%的可靠性，在档案数字化应用中可能会遇到突发性的灾害，因人为过失、计算机故障、存储介质损坏等各种原因，基础数据都可能会遭到毁灭性的损失，因此对基础数据要采取多介质、多地点的存储与保管方式。在此基A上还要建立数据备份制度，定期对基础数据进行及时地备份。对备份数据同样采用定期检测，三重乃至多重备份等必要的方式，以确保基础数据的高度安全性。
4王村新城档案数字化管理取得的成效
各级储备部门属于国家战略物资储备管理机构，是保障国家军事安全和经济安全后备力量，优质高效的档案管理对提高储备部门管理效益来说至关重要。档案管理主要是通过文字、图表、音像等方式将具有重要价值的信息资料保存下来，以便于能够结合以往资料信息作出正确的战略性分析和决策。从当前科技发展现状来看，储备部门档案管理加强数字化建设已经势在必行。本文在此指出储备部门实现档案数字化管理的重要意义，并提出几点加强档案管理数字化建设的重要路径。
1 档案管理数字化建设的重要意义
（一）确保档案管理规范进行
档案管理工作繁琐枯燥，传统的手动式管理模式容易导致档案信息出现杂乱、失真、缺失等问题，难以实现规范化、科学化的管理目标[1]。而档案管理数字化建设则可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互联网信息系统软件对档案各项内容实现规范化管理，大大提升了档案管理的有序性，实现信息资源为经济建设和社会发展提供更好地服务的目的。另外，通过加强档案管理数字化建设还可以避免档案信息资料被恶意撰改，提高档案信息的真实性和全面性，这对档案管理的规范化进行也具有重要意义。
（二）提升档案管理工作效率
由于储备部门档案涉及内容繁多，在档案管理上很容易出现错误，并且许多档案内容要想查找，必须要将档案“归档”后才能够进行，而数字化建设后的档案管理则可以利用信息技术准确呈现出当前档案信息。通过加强档案管理数字化建设还可以显著提升档案搜集、整理、归类、分析及总结等流程效率，大大缩减工作时间，确保档案能够及时归档，让档案管理人员从传统繁琐的管理步骤中解脱出来，提升储备物资管理局档案管理工作效率。
（三）提高档案内容开发利用
以往人工式档案管理模式只能保证档案的完整安全保管与单个文件的查找利用，实现档案数字化管理后，各类档案的电子文件集中存储于计算机硬盘上，电子文件经立卷后，利用者通过检索工具，可搜索到体现所需要信息的所有相关联的电子文件，帮助利用者了解事情的来龙去脉，满足利用者关于某一专题的深层次查询需求，大大提高档案内容开发利用效果。
2 储备部门档案管理数字化建设实施路径
（一）增强数字化档案管理建设理念
储备部门领导及档案管理者应增强数字化档案管理建设观念，加强对档案管理数字化建设的认识，了解数字化建设必要性和紧迫性，并在系统内内展开宣传，提高职员对数字化建设理解，从而促使系统内所有职工积极投身于档案管理数字化建设当中。同时，储备部门还应创新档案管理理念，由以往静态管理模式转变为动态管理，结合系统内管理实际情况树立正确数字化管理观念。最另外，储备部门还应从宏观上将档案管理数字化化建设纳入自身发展战略规划中，在实践中及时发现档案数字化建设中存在的问题，准确把握问题产生的原因，，并从不同方位分析档案管理数字化建设过程中还可能产生的弊端，尽早制定针对性解决措施。
（二）加大档案数字化基础设施建设
加大基础设施建设是确保档案管理数字化建设高效进行的前提[2]。对此，储备部门应首先提高财政支持，确保数字化建设资金到位，为具备档案管理工作配备计算机刻录设备，针对重要文件、数据、信息等进行刻录储存，且要注意刻录格式的通用性。购入必要软件设备，保证管理软件能够正常运行，防火墙、防病毒软件应进行自动升级，借助软件设备保障储备部门档案上传、下载等环节安全。若资金允许，储备部门还可以适当多购入硬件设备，包括路由器、存储设备、数据库服务器以及图文影响扫描设备等。除此之外，还要重视硬件设备管理，创设良好设备保管环境，确保设备处于温度、湿度、光线适宜环境，避免磁场或腐蚀性物质对硬件设备造成损坏。
（三）完善内部数字化档案管理体系
制度体系是确保一切项目高效、有序实施的重要条件，因此档案管理的数字化建设也应制定出相应的管理体系来确保建设的顺利进行。数字化建设是档案管理发展的必然趋势，对此储备部门应制定完善的数字化档案管理体系，实现信息资源的共享，提高档案的使用效率和单位的办事效率，更好的服务群众、服务社会。完善、有效的管理体系能够确保储备部门档案管理数字化建设过程得到监督和制约，确保在其建设过程满足国家相关法律法规及章程制度要求。此外，完善管理制度还能够显著提升档案管理人员工作积极性、主动性和创新性，加快档案管理数字化建设进程。储备物质管理局应充分利用内部管理体系加强数字化建设的监督，及时准确地发现档案管理数字化建设中可能出现的问题或潜在隐患，及时解决或解决，确保高效、安全档案管理数字化系统的建设。
（四）制定档案管理安全化保障制度
数字化建设虽说对档案管理有诸多积极意义，但随着数字化建设进程的加快，互联网技术带来的信息安全性问题也越来越明显。数字化档案管理存在使用权限问题，容易被黑客攻击、病毒侵袭，或第三方入侵者恶意篡改或监视，安全问题难以得到保障[3]。因此，储备部门在进行档案管理数字化建设过程中，还必须要制定安全化保障制度，以此确保档案管理安全性和保密性。在数字化建设中应严格依照国家及储备部门相关法律法规及章程制度来进行，制定保障制度来提高管理人员安全防患意识，避免档案泄密、失密情况的出现。另外还利用电子身份认证系统、防火墙技术、数据加密技术、杀毒软件等防护技术保障档案信息安全。
（五）注重数字化档案管理人才培养
储备部门内部档案管理工作枯燥、繁琐，且档案管理工作者晋升空间则不大，晋升难度相对较高。再加上档案管理人员数字化信息技术欠缺，也是阻碍档案管理数字化建设一个重要问题。因此还需加强档案管理人员自身专业技能和综合素质的提升，努力培养与之相符的现代信息化、数字化、专业化档案管理人才。一方面，储备部门应重视对系统内现有档案管理人员数字化专业知识的培训，鼓励其加强继续教育，定期对其展开培训，并且注重培训工作的数字化针对性，结合管理人员自身实际情况制定培训计划。另一方面，储备部门还可以引入具有数字化技术知识背景的档案管理人员，提升档案管理人员政策待遇、薪酬待遇，优化档案工作环境，做到能够“吸引人才、留住人才”。除此之外，储备部门不仅要重视提高管理人员数字信息专业技术水平，更要重视档案管理人员综合素质的提升。
3 结语
总而言之，在互联网信息化发展时代下，信息高速公路进一步拓宽，数字化档案管理将成为档案管理现代化的必由之路。储备部门也应顺应时代形势，全面认识档案管理数字化建设对系统内各项事物工作开展的积极促进意义，深入探索研究出与储备部门实际情况相符的档案管理数字化建设路径，逐步推动储备部门档案管理数字化建设脚步，为保障局内各项工作的高效开展奠定基础。
参考文献
建设工程档案简称工程档案，是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值和利用价值的文字、图表、工程价款结算书、审计结论、声像等各种形式的历史记录。随着信息技术的快速提高，医院各个项目的档案管理也从以往的纸质管理提升为电子档案管理，管理模式也发展为多形式、多方面、多层次的模式，强化和提高档案收集、整理、保管和利用等各环节的手段和效率，跟上社会信息电子化发展的步伐，经济社会各项工作提供优质、高效、便捷的服务。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。现通过对医院工程建设电子档案管理数字化建设中存在的问题进行探讨，提出相应应对策略，从而提高医院建设工程电子档案管理的质量。
1 医院建设工程电子档案的特点
医院建设工程项目时，组成相应的档案管理部门，使内部各部门承担相应自己的职责的档案责任，对于外部根据相应的档案管理条例，明确承接单位与本单位之间的档案事务关系以及本单位与涉及到的工程项目单位签定的各种合同得到有力的执行的重要保证。电子档案是档案管理部门通过数字电子设备生成以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依靠计算机设备进行阅读处理，并可在通信网络上传送的电子文件，它具有一般档案的特性，即记录的原始性。其本身是含有科学技术信息的资料，如果能正确的利用好这些资料，将会提高工作效率和质量、在人力、物力、财力上也能节省，甚至于可以缩短整个工程设计、工程施工及工程结算周期；因此工程电子档案为医院的工程建设提供详尽的治疗信息，为医院基建领导果断正确地决策提供有价值的参考。对工程电子档案充分的认识和正确的科学的使用医院工程建设档案管理中提供的信息及其使用价值，就能体现出电子档案管理的社会效益和经济效益，更好的服务于医院建设。建设工程电子档案是档案的一种，建设工程电子档案归纳起来有专业性、成套性、阶段性、动态性、依赖性等特点。
2 医院建设工程电子档案的作用
医院建设工程电子档案比纸质档案更具有优势，因为电子档案具有几乎不占据物理空间的优点，建设工程档案随着医院规模的飞速扩大，文件资料愈来愈多，运用电子文件及电子档案可缩小占用储存面积，解决档案库房不够的问题。电子档案的建立、处理和保存都比纸质档案方便，备份管理得当，也不会丢失，更不会老化，随着电子计算机及网络的普及，越来越多的文件会以电子文件的应用形式产生和存储。通过拷贝到移动u盘或刻录成只读光盘等方式多份备份，以提高建设工程档案抵御自然灾害、应对突发事件的能力，确保建设工程档案的安全，充分发挥建设工程档案在医院扩建重建和房屋日常维修等工作中的重要作用，建设工程档案的作用自然也就得到认可和提高。
3 建设工程电子档案的归档管理
在归档时间上有一定的要求，要求要在竣工验收后的三个月内，将所有文件移交给档案部门；建设工程电子文件档案应与纸质工程文件归档的档案内容完全一致，例如文本文件、图样文件、各类表格文件等等。在实际工作中因为各方面的原因电子档案管理中也存在一定的问题，由于对这个专业的重视程度不够，往往工作人员都是非专业的，从而缺乏建设工程档案的专业知识导致在档案资料整理中出现一些不完整，不够真实严谨的资料，甚至将电子档案信息资源随意丢失、损毁，这样给档案的管理带来了许多困境，还有档案管理人员的管理水平底下、思想观念陈旧都是直接影响档案管理水平提高的不利因素；再次档案管理的重视度不够，硬件资金投入不足，电子档案管理的设备匮乏，掌握网络技术人员相对较少，这些因素都是导致电子档案管理不能满足要求的重要原因。
4 医院工程建设电子档案数字化平台建设
医院基建工程电子档案可以重复利用，也可作为日常保养维护提供依据，在突飞猛进的信息化时代，现代科技的发展为医院电子档案数字化管理提供了便利的条件，也搭建了这样一个平台，当然也对档案管理提出了更高的要求，也面临着严峻的挑战。鉴于医院建设工程档案管理的重要性，认真搞好建设工程档案的建设，就是要把建设工程的档案收集、整理和管理提到相应的工作日程上，我们急于做好以下几个方面的工作。①制定完善的健全的电子档案数字化管理制度，也就是要建立电子档案保管制度、归档范围、归档保管期限等规定，使医院的基建工程电子档案按规范化、合理化的流程进行管理。②加大人力资源力量，加强电子档案管理人员素质的培训，采取积极措施要让档案人员更新知识、提高技术人员的水平，使其适应信息技术和档案事业的发展的需要。因此，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作者迎接信息技术革命最根本的对策[2]。③加大财力即资金的投入，改善硬件设施，配备性能能满足需要质量可靠的计算机、软件，刻录仪器等设备，在应用方面要选择科学合理的存贮方式，引进现代化档案管理技术，为电子化提供技术支撑。可要求设计单位提供电子版竣工图纸，把设计变的更完整地在图纸上进行反映，对以前大量的有保存价值的图纸档案，可通过扫描转化为电子档案，如有条件可进一步对文件进行矢量化，以便于直接利用[3]。
综上所述，随着科学技术的不断发展，医院的档案管理也发生相应的改变，医院建设工程的档案管理要提高管理意识、改变管理方法、采用更便捷、更科学的管理手段不断的创新，建立建设工程电子档案为的工程建设提高完整的、科学的、真实的记录，为以后工程的维护保养提高详尽的资料，医院建设工程电子的档案的管理可以反映一个医院工程建设的整体水平，可见工程建设的电子档案数字化管理的重要性，只有不断地加强其建设，加大对档案管理工作的投入，认识在医院建设中的重要作用，以使更好的发挥其作用，更好的实现和应用建设工程电子档案数字化管理。
参考文献
随着科学技术的飞速发展，人类社会已步入信息社会。这一形势不仅给国有企业档案管理工作带来了新的机遇，同时也发起了新的挑战。如何改善档案管理工作、如何推动数字化建设进程、如何提高档案管理水平等一系列问题是国企档案管理人员面临的新课题。因此，积极探究国企档案管理数字化建设路径具有重要社会意义。
1 档案管理数字化建设的必要性
在信息化社会，因特网普及与网络技术的发展使得数据资源获取、共享成为现实。在世界各个角落，人们均可通过计算机访问数据信息资源。在这种环境下，数据档案馆、档案信息系统应运而生，进一步提高了数据资源的共享程度。数字化引入档案管理不仅能够实现管理清晰化、服务流程规划化，同时能推动广大档案管理人员综合素质提升，以及专业化能力的拔高。反之，如果一味地沿用传统、旧有的管理模式，排斥对数字化进程的引入，不仅将制约国企内部管理工作流程和效率的提升，更将影响到广大档案信息的安全化实现，最终将影响到国企科学化的发展进程。
2 影响档案信息化建设的因素
（一）档案信息传输问题。档案信息通过云端存储、通过计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面的传播，而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、不可对外泄露和公开的内容，一旦云端被攻克、或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取，那么随即而来的就是档案信息安全性的全面丧失。而档案数字化建设离不开基于网络和数字信息所产生的传输性。所以说，影响档案数字化建设的首要因素即是档案信息传输安全。
（二）档案信息介质问题。当网络和计算机技术成为档案生成的重要载体时，以计算机为代表的硬件设施，其安全与否、其抗灾害能力如何，也自然成为了影响档案安全的重要因素。如，档案存储的外在介质，当其遭遇到不可抗力灾害（地震、火灾或其它类型的自然灾害）时，其中固有的信息数据则很有可能随着外在介质的被破坏，而遭到严重的损害；又如，进行信息数据维护的工作人员一旦出现擅离职守、或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成数据损坏、导致其无法还原和备份时，便将导致档案独立运作系统的全盘崩溃。
3 推动国企档案管理数字化建设的措施
相较于传统档案管理方式本身存在着的片面性、滞后性以及宣传薄弱型的特征，数字化能够充分利用既定档案内容所生成的电子数据信息，利用数据以及多媒体和网络平台，使得处于不同地域、不同工作环境的工作人员能够使用统一的管理数据系统，在基于安全的情况下，实现网络共享。因此，推动国企档案管理数字化建设是极具现实意义的。基于上述理论与笔者工作经验结合，下文将就推动国企档案管理数字化建设的具体措施展开探讨。
（一）建立网络共享服务平台，提高内部调档与查询速度。首先，可通过计算机网络技术加强对于国企档案信息的管理，完善档案信息处理过程中的各项事务的操作与运营，保障信息技术的使用能够切实为国企管理服务，并始终贯彻于档案管理工作的各个流程当中，全面推动现代化的实施。其次，建立网络共享服务平台，按照档案信息的具体内容和所属区域进行分类归档，并提供非限制和非保密性文件的统一检索和管理服务，提高调档查询速度，提升工作效率。而在这一过程当中，电子档案的收集、转化以及上传是应当给予高度重视的环节，为保障工作效率，笔者认为应建立自动上传的窗口及网络技术，在接收数字档案时，同步完成自动上传，实现收集、上传、归档等链条式的管理模式。
（二）重视档案数据信息安全，扩大管理业务的培训范围。加强对档案信息安全维护的主要手段之一，就是保障信息内容的完整性、可用性以及严密性。相对于传统纸质档案只限于纸质载体媒介的客观形式，数字化建设下的档案存储介质以扩充为光盘、硬盘等一切可以用于存储数据的电子载体，这就使得对其安全性维护变得更加复杂与艰难。为此，国企档案管理人员必须及时展开信息安全业务培训，提高对安全内涵、安全意识的重视度；从理论和实践两个角度出发，在提升档案管理人员理论素养、促其从理论上了解技术和科技发展趋势的同时，还要从实践操作的角度加强对档案管理人员基本业务技能的培训，提升其有关计算机网络应用技术、云端、大数据等的操作使用本领，切实强化技能水平。
（三）全面采取信息安全备份，强化档案信息安全性管理。非人为的不可抗力因素，是对档案信息安全造成重大损害的症结之一。计算机网络硬件故障、各类自然灾害和不可预估性事故一旦出现对于档案、尤其是对国企内部“孤本”档案所造成的危害无疑是致命性的。其不仅会威胁到企业档案信息本身的完整性，更将影响其使用价值，以及日后可用性，所以，在提高企业档案信息安全性的同时，还应当适时做好档案数据的安全备份工作，以防万一，以备不时之需。此外，为了让数字档案备份更加安全、更有保障，档案管理人员可进行多重备份，并定期进行数据在线、脱机模式下的双重检验。需要注意的是，备份至云端的数据需要及时构筑防火墙、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升提供更多重保障。同时，为了避免出现“一用皆可、一损俱损”的状况出现，对于国企数字档案的备份还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害，或是其他可能威胁到档案安全的因素，并基于此搭建异地备份平台，必要时还可增加一定的资金和设备投入，来完善对于两地同档案的备份与数据更新，以备突发事件下的特殊需求。
4 结语
立足于信息时代下，先进科学技术已逐步取代传统档案工作方式，科学技术使档案管理工作人员在繁琐的工作中解放出来，无须花费大量精力、时间处理琐碎工作，从而有更多精力投入档案资源开发中去。在档案管理中积极应用数字化技术，能有效实现信息自动化存取，促使纸质资源数字化、电子化，进一步提高档案工作效率。与此同时，在数字化技术支持下，档案资源开发也逐步朝向更深层次、高水平、智能化发展，从而能够更好的满足不同角度、不同层次读者需求。因此，国有企业应基于目前档案管理工作现状，积极创新，加强数字档案信息安全性管理，从多角度、多层面出发，定期进行网络系统的升级和排查，将电子信息的安全化使用纳入有关的法律体系当中，以免不法人员窃取相关信息而造成难以想象的损失和危害。唯有最大程度保障数字信息共享化和安全化的完美对等与平衡，国有企业档案管理数字化建设才能以一种更加和谐的状态发展，为国企可持续发展战略目标的实现提供更多服务与便利。
参考文献
[1]吴明华.档案信息化标准体系建设研究[J].办公室业务，2014（15）
首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考资料
