时间：2024-04-02 14:40:43
序论：速发表网结合其深厚的文秘经验，特别为您筛选了11篇数字化管理的内容范文。如果您需要更多原创资料，欢迎随时与我们的客服老师联系，希望您能从中汲取灵感和知识！
［中图分类号］G21 ［文献标识码］A
传统出版向数字化出版转型，是当今出版业积极探寻的发展之路。在数字化出版事业的进程中，编辑工作转型的重要性和迫切性日益凸显。编辑的“角色”也悄然发生着变化，即从内容的加工者，逐步升级为内容与信息服务的提供者。
从传统出版模式向数字化服务业态转型过程中的重要一步，是搭建符合出版要求的内容管理平台。基于这一平台，数字化内容资源分类入库，集成使用，传统纸质书变为其形式之一。高等教育出版社第一本全过程数字化线上编辑加工的试验教材《环境工程微生物学》（第三版），由笔者担任责任编辑，全书共50万字，完全在内容管理系统中进行编辑加工，历时半年的试验和改进，达到出版要求，内容、编校质量均检验合格，得到该教材编写者的认可。以下简要介绍此书的数字化编辑加工流程、特点及改进建议。
采用一种新的编辑形态，就意味着要出现运作方式的相应变更。在内容管理系统中，编辑工作的一个重要转变是从传统的纸介质办公转变为在网络平台进行数字化办公。传统的编辑、出版和发行的配套运作已相对成熟，因而整个流通程序比较固定和规范。传统工作模式一旦发生变革，可能在最初会遇到一些困难。由于反复试验和不断调试系统、改进流程，往往会耗费更多的时间，但从长远的角度来讲，内容管理系统中的数字化编辑加工一旦试验成功，会逐步成熟并走向规模化，届时，将具有很强的先进性和便利性。
1.工作模式的先进性
根据数字化内容管理和编辑加工要求重建图书生产流程，建设新的内容引擎，使其直接与有关信息化平台接口，搭建一个作者和编辑协同工作的网络平台，就成为必然。在平台的虚拟工作区中，作者、编辑、审稿、设计和校对人员等可以进行各自的工作并互相沟通，这意味着将基于信息化技术来重组、优化生产流程。各项工作基于同一平台开展，也便于实现全流程各环节的质量统一管理和实时控制。
在一部书稿到印刷环节时，它也同时到网络课程、电子读物等立体化教材呈现环节，即纸质书只是内容管理平台上数字化产品的形式之一，而不再像以往那样，纸质书的完成是进行内容数字化的前提条件。如果在之后要进行修改，则只需修改它的内容源头，即可实现各个产品相关内容的修改，增强了内容的一致性和精确性，便于做到实时同步更新。基于数字化内容管理平台的新型出版流程，将会显著减少内容创建和内容维护的时间和成本。
2.加工操作的便利性
在数字化内容管理系统中，编辑通过系统提供的编辑器和流程管理系统，对稿件进行编辑处理。这包括对原稿的编辑加工，也包括对排好版式的清样文件进行通读和修改。每一流程执行完毕，自动进入下一流程。每位编辑均可直接在稿件上进行修改，系统会通过不同颜色的设置来标识不同的审稿级别，并自动记录稿件加工痕迹与操作者信息。系统为各环节操作人员设置了具体的级别权限，如一审、二审、三审等。编辑终审完毕后，可进入到发排、数据库生成、网上等程序。
加工书稿时，为了保证稿件内容的科学规范，编辑可利用内容管理平台的巨大信息资源库，对文稿中的资料数据等关键性内容进行查询和确认。此外，数字化操作所特有的格式自动检查、统查、统改、编号顺改、跟踪操作等功能，将使加工工作的效率和准确性大大提高。
数字化加工后的书稿可以按照传统的模式做成纸介质出版物；与此同时，它的内容可以被重新拆分、集成和再创造，从而实现资源的多次利用和多种媒体形式。
3.避免批改错漏
在传统书稿加工时，原稿掺杂各审次的加工痕迹，也存在一些批改错漏，编辑往往到清样环节还要从档案室调出原稿，进行对比、纠正和修改。用计算机进行线上操作即可免除这样的麻烦。每个环节的编辑、设计人员，隐藏批改标记后，即可随时检验编辑、设计的效果，如果发现批改不妥，立即改正。
根据我们在线上加工试验教材书稿方面的经验，下面简要介绍其编辑加工流程与传统纸质书稿加工流程的区别，如图1所示。
由图1可以看出，基于内容管理系统的编辑加工，与传统的纸质书稿的加工，在流程及操作方法上均存在多方面的不同。首先，作者交来的稿件要先经多媒体部门完成初步的格式、体例的规范，然后转成可以在内容管理系统上加工的XML文稿，直接在线上对其进行版式设计。设计好的XML文稿，发至编辑加工环节，由责任编辑及二审、三审进行逐级加工。编辑要在线上审读书稿内容的基础上，运用标签进行内容和格式的修改。在完成一个审读段落后，对有价值的内容进行内容拆分和标注，存入媒体素材库中，为其他载体的组合做准备。展开标签后的XML编辑器工作界面如图2所示：
系统会清晰地记录各审次的加工时间及加工痕迹，每完成一个环节，文稿对上一环节操作者自动锁定，由“写入权”改为“只读权”；而处于当前工作环节中的操作者获得“写入权”；各审次编辑可随时调出文稿，检查加工进度。
当稿件三审加工完成，已达到发稿要求时，即可从编辑加工环节至排版环节。XML文稿利用新型多媒体技术进行排版（如3B2等）。排版后为PDF版电子校样，作者阅读清样、校对人员逐字校核、编辑誊红及通读工作样等，都在电子校样上完成。其中校对人员的工作变化较大，由原来的以折校为主，改为现在的PDF文件（校样）对照XML文件（原稿）校对。
经过数字化的编辑加工后，作者交来的Word原稿就变成了一套立体化教学资源。印刷出版只是它的整体形式之一，通过素材拆分、整合变换等，同步生产出的还有跨媒体、多载体产品。
三、常用标签和使用方法介绍
当作者交来的Word文稿经过多媒体技术人员的XML转化，并进行了初步的版式设计后，就形成了XML格式的动态文件，即编辑加工前的“原稿”。原稿由内容和标签组成，分别对应数据及元数据。元数据定义数据的属性，限定数据的使用环境，实现数据的呈现方式。隐去XML语言的标签，编辑可以像阅读Word文档一样审读内容，增删、修改一般内容。如涉及内容属性的改变，则需要修改XML语言标签。这是线上编辑加工的基本操作原则。编辑可查找XML语言语法规则文件，即DTD（Document Type Definition），来选择合适的标签，并随时用该语法规则检验语句的完整和逻辑的闭合。本试验使用的是高等教育出版社推出的HEPDTD V1.0版，包括DTD词汇二百余个，主要分为结构类、内容类、版式类及重用类。各类别标签举例如表1所示：
在编辑加工书稿前，技术人员根据对Word原稿的初步判断，已经将各类标签加入XML原稿中。一般来说，编辑对结构类标签的改动并不大，而经常涉及的是内容类、版式类的修改和增删。举例如下：
1．内容标签
提取段落的小标题，是编辑加工中经常要做的工作。在传统加工模式中，采用“插入”的校对符号；在数字化加工时，我们用更为严格的“标题”标签实现：
隐去标签后的上述内容显示如下：
2．版式标签
版式标签中最重要的是强调样式（Emphasis）标签。通过Emphasis Font调整字体，通过Emphasis Type调整格式。例如：
四、对于内容管理系统的改进建议
由于线上加工书稿属于首次尝试，系统和流程随编辑加工的推进而不断调整，编辑亦需边学边用，在技术人员的帮助下，探索、熟悉和改进加工操作技术。通过全流程线上加工及征求各环节的意见，内容管理系统尚需进一步修改。修改建议如下：
1.必须检入并脱机保存关键环节的文件版本
在内容管理系统的网络中每检入一次文件，就会生成一个版本的文件，记录当前的所有更改信息；而脱机保存就是将当前文件保存到本地计算机硬盘中，防止网络故障等其他偶然情况的发生。
根据系统规定，在流程过渡中，每次设置状态前必须检入当前文件的版本。此外，建议责任编辑还要检入并脱机保存的文件是三审意见确认后准备内容集成并发稿的文件。此时先不要接受所有修订，而应带修订痕迹脱机保存到本地硬盘上，然后再带修订痕迹检入到网络系统中，这样，就会在本地机和网络系统中生成一个加工完成的带有一、二、三审修订意见标记的文件，此文件可作为传统编辑流程的“发稿”环节的稿件，即生产环节所依据的“原稿”。
有了最终加工完成的带标记的“原稿”，校对人员可依此对排版文件或校样进行校对。
除了“发稿”后的校对外，在XML文档录入后、编辑加工开始前，也应增加校对人员对XML文档根据作者提供的Word稿件进行毛校，以降低差错率。
当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。国土资源管理系统通过引入数字化管理后，相关管理内容能通过软件进行归类管理，将大量的纸质文件变换成数据和数字形式的计算机管理，不仅有利于文件的长期保存，还有利于科学管理的实施。当前国家的经济正在不断的发展，国土资源的利用不断的发生变化，国土资源档案的调用使用的比较频繁，通过数字化档案管理，相关人员通过计算机的资源共享，能够迅速的查阅了相关的软件，减少了以往纸质文件的调用时间，在档案的更新和归档中也能够通过计算机的录入及时的实现，为国家的国土资源管理和国家的革新经济建设提供了方便，高效利用时间的同时也间接的促进了国家经济效益的提升。
二、数字化档案管理在国土资源管理中的适应性分析
1、数字化档案管理符合国土资源多样化管理要求。
国土资源档案种类极多，包括了综合类档案、地籍管理档案、建设用地档案以及矿产资源档案，还有国土资源监察档案、测绘管理档案、会计、声像、科研、基建设备、实物和电子档案等等。而且仅就地籍档案来说，又分成集体土地地籍档案和国有土地地籍档案两类。这充分体现了国土资源档案的多样化特征。根据数字化档案管理特征来看，可以针对不同的档案资料进行数字化转换，从而将这些资源统一纳入到数据库中，并利用智能化分析技术，实现对档案的高效管理，从国土资源档案多样化特点上来看充分显示了数字化档案管理的高度适用性。
2、数字化管理能够解决国土资源档案复杂性特点
国土资源档案管理的相关内容比较复杂，其主要是对国土使用历史的记录，长期积累了较多的文件，在长时间的国家城市建设和规划中，同一地点经历了不同的建设规划，其用房的性质，产权所有人等都发生了变动。因此，在同一地点，国土资源的使用情况不同，其档案也就有多个文件记录，档案之间也存在着相互的联系。面对我国众多的地区和建设工程，可知国土资源档案的复杂性。而数字化管理能够通过智能软件对复杂的工作内容简化记录和保存，当然并不是对内容简化，而是将其管理模式进行简化，通过数字化模型的建立，将庞大的档案文件相互间的关系进行智能的整理，相关人员在录入和查找中只要输入相关信息就可以实现档案的综合利用，实现了管理流程的数字化和科学化。
3、数字化管理能够适用国土资源易变更性特点。国土资源种类繁多，其中地籍方面档案资源就非常容易出现信息变化。特别是当前我国经济快速发展，城镇化建设速度不断加快，地籍信息经常会出现改变。在数字化管理模式下，利用智能化的信息系统，将相关的信息统一搜索出来，并统一进行修改，从而极大地提升管理效率。因此，数字化管理能够轻松应对国土资源信息容易变更的问题。
4、数字化管理能够适用国土资源完整性特点。国土资源档案是一个系统性的资源集合，很多资源并不是独立信息个体，而是将多种信息资源综合在一起形成一个完整性资源，因此如果某一个资源信息出现缺失就容易造成国土资源信息的不完整，从而影响资源的检查和监督作用。在数字化管理模式下，这种相关性的建立已经通过数据库完成，因此很容易轻松调用并进行修改，极大地提升了国土资源档案管理的效率。
三、推进国土资源档案数字化管理的应用
数字化档案管理的具体含义，即通过多媒体等信息技术手段，将传统的纸质资料或是相应的录音或视频资料通过数据的转换，使其成为统一整体的多媒体信息内容，并将其依据相应一致的数据格式储存于数据库当中。进而利用强大的数据库资源对国土资源信息进行统一的处理和管理，从而高效的提高对国土资源信息的利用及处理能力。
1、改变观念充分认识数字化管理的重要作用
在推进国土资源档案管理的数字化过程中，必须要有相关的领导进行推动才能够实施，因为国土资源本身的复杂性会涉及到诸多部门的通力合作，如果这些部门的信息没有纳入到数据库系统中，就难以转化成知识库，从而实现高效的系统化管理。所以只有所有领导摒弃门户之见，转变观念，将国土资源档案信息统一收集被纳入到数据库系统中，并在日常的工作中使用数字化管理系统，才能够有效提升国土资源管理效率。
2、制定实施计划分步实施
首先要明白国土资源档案数字化管理的难度，这是一个系统性的综合工程，涉及到诸多部门的支持，同时还需要相关人才的支持。所以不可能一步完成，所以在实施过程中要通过制定完善的实施计划着手。然后再进一步落实资金、实施单位和基础设施构建、人才培训和意识培养等一系列工作。接着当数字化管理系统搭建完成之后，就需要组织相关的人员对传统的国土信息资源，如纸质档案、录像带资料等进行手工录入和数字化前期的标准化、规范化工作推进，并且在录入数据库系统时，需要对数据内容进行严格审核，确保在数字化转换过程中，信息资源没有失真，只有如此才能够有效提升国土资源档案的使用效果。
3、搞好安全性建设
通常定义下的数字化档案，指的是随着计算机技术的发展和多媒体技术的应用，产生的一种信息化的档案管理模式。具体是指应用现代化的科学技术和计算机技术等手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案,系统组织成的一种档案信息资源，用数字代替档案中的文字记录、图像记录、声音记录、视频记录等档案记录方式，对档案资料进行传输，使档案资源能够得到快捷的利用，实现档案资源在一定区域内的共享。高校档案主要记载的是高校的教学、科研及重大事项等实践活动内容，其中也包括各种形式的记载内容，内容比较繁杂，高校档案使用数字化管理模式之后，大大提高了高校档案的管理效率，为高校档案数字化管理发展提供技术基础，进一步促进高校整体的发展。
二、当前我国高校在档案数字化管理中出现的问题
虽然高校档案管理使用数字化管理模式，但是由于数字化系统建设和档案管理人员的数字化技术能力比较薄弱，高校档案数字化处理技术的水平偏低等原因，高校档案数字化管理工作仍然存在诸多问题。接下来就对高校档案的数字化管理过程中出现的问题，进行具体分析，主要从以下几个方面进行阐述：
1.高校内部机构数据库不兼容。
我国大多数高校目前都使用了数字化档案管理系统，建立了各类档案数据库，基本上实现了档案数字化管理。但是由于高校各管理部门的内部机构比较复杂，使用数字化管理系统时没进行沟通，各自为政，所以导致高校部门使用的管理系统和档案管理部门的档案系统不匹配，致使数据库连接时出现了诸多问题。主要表现在：档案数据库建立缺乏整体性和系统性，档案部门和学校其他部门分别建立自己使用的数据库，这类数据库的标准化程度相对比较低，而且信息记录的也不全面，并且各部门之间可能会出现数据库重复建设的问题，对数据库的使用和资源优化产生了不利影响，而且数据库里的数据信息也不规范，数据库的信息资源的利用只有在自己部门的管理系统中所使用，高校的各部门之则不能共享档案信息，无法满足其他用户的需求。
2.高校档案数字化管理的存在安全性问题。
由于数字化档案管理是建立在计算机技术和多媒体技术的基础上的，因此，档案信息、数据传送是依赖互联网和校园网来完成的，它的优点是传递速度快捷、便利，但容易泄密和丢失数据。所以，档案信息的安全性就得不到保障。虽然高校档案的数字化管理评价指标是档案数字化管理的过程中必不可少的一项内容，能够对高校档案数字化管理中出现的问题进行及时把握分析，但是对于数据泄露和丢失等问题却难以发现，对高校档案的安全保护问题造成困难。
三、解决高校档案运用数字化管理出现问题的措施
由于高校档案数字化管理过程中，存在着诸多问题，针对高校档案数字化管理的问题，要提出解决措施。解决高校档案运用数字化管理出现问题的措施，主要从以下几个方面进行论述：
1.档案数字化建设的核心是档案数据库的建设。
在高校档案馆数字化建设中,数据库的结构标准化的规范化体系的确立，是高质量建设档案数字化的坚实基础，也是数字化档案能否实现最大范围共享的前提。各高校的档案管理部门在开发应用档案管理软件的同时，要汇同学校其他主要管理部门进行协商，开发使用兼容性比较强的档案管理系统，要紧密联系学校各部门的实际，建立实用性、可靠性强的数据库，要有更新和控制功能。对有关档案数字化管理的系统进行完善，建立档案目录数据库和档案全文数据库，对档案自动检索系统以及对档案全文信息的链接起到决定性作用,并能实现网络共享。
2.加大对专业人才的培养，确保档案信息利用安全。
档案数字化建设是一个对技术要求比较高的工作，所以高校在档案数字化建设的过程中要加大对专业人才的培养，使他们能够对一些问题作出正确的判断和决策，并指导档案管理的工作人员进行工作，使管理人员在高校档案管理过程中发挥最大的作用。强化高校档案数字化管理人员的工作能力，增强他们对高校档案数据安全保护意识，确保高校的档案数据安全，防止信息泄露，给高校的教育教学工作带来麻烦。增强高校档案数据管理人员的数据安全意识，是高校档案管理过程中非常重要的环节，也是高校档案数字化管理人员的职责所在。要加强高校档案数字化管理的数据安全性，强化基础设施建设。高校的档案中包含着高校长期以来重要文件资料等内容，一旦泄露，就会对高校的发展产生不利影响，所以要建立数字化的评价体系，对档案数字化管理进行评价，防止数据泄露和丢失。另外，要保证高校档案数据的安全性，要加强对基础设施的建设，信息化基础设施是高校档案数字化管理的基础保障。高校档案实现数字化管理，是档案管理模式发展的必然趋势。高校档案是对学校的教学、科研管理及学校重大活动等各方面的真实记录，对高校的发展有着十分重要的作用。高校档案的数字化管理，虽然给档案管理工作带了很多便利，但同时也为高校的档案信息安全埋下了隐患。因此，要加强对高校档案数字化管理的安全管理，促进高校档案管理工作的顺利进行，促进高校的健康发展。
作者：樊丽君 单位：沈阳建筑大学档案馆
现阶段，基于数字化技术的房地产档案管理技术以其巨大的存储量，智能化以及可以实现信息共享等优点已经逐步取代传统的以手工操作为主的房地产档案管理技术。基于数字化的房地产档案管理在房地产行业的广泛应用，大大提高了房地产档案管理的速度，促进了资源共享，满足了当今房地产行业信息化的需求，提升了房地产档案管理的质量，推动了房地产行业的发展。
1 房地产档案数字化管理的内涵
1.1 房地产档案数字化管理的含义
房地产档案数字化管理是基于数字化技术的档案管理，具体是将传统的房地产档案资源通过先进的数字化信息技术处理转化为数字化的信息并将其进行保存，主要的数字化信息技术有数字摄影技术、数据库技术、计算机技术、扫描技术等。然后将保存的数字化信息通过网络信息技术实现资源的共享，形成一个档案信息化的数据库，再由计算机系统将档案信息化的数据库实现房地产档案数字化管理。通过房地产档案数字化管理，大大提高了房地产档案管理的效率与质量，促进了房地产实现信息化与数字化。
1.2 房地产档案数字化管理的原则
1.真实性
房地产档案数字化管理具有真实性。真实性是档案管理的首要原则，房地产档案在数字化管理的过程中及时纠正错误的档案信息，数字化技术的应用也将房地产档案信息透明化，提高了房地产档案管理的准确性与真实性。
2.快捷性
房地产档案数字化管理具有快捷性。房地产档案管理通过数字化技术，将传统以手工为主的档案管理转化成以信息技术为媒介的档案管理，实现信息的数字化，提高了房地产档案管理的速度，对于档案管理的工作人员来说，也提高查阅档案资料，修改档案信息等工作的速度，实现了档案信息快捷的浏览。
3.安全性
房地产档案数字化管理具有安全性。数字化技术的应用，保障房地产档案管理实现了信息的安全，使得档案信息不再受人为因素危害，避免了房地产信息的泄露与流失，以信息化的方式保存提高了房地产档案信息在存储过程中的安全性。
2 房地产档案数字化管理的现状
我国房地产档案数字化管理从上个世纪九十年代开始的，虽然时间不是很长，但也取得了很大的突破。房地产档案管理从传统以手工为主逐步过渡到了信息化档案管理，对我国房地产行业起到了极大地推动作用。然而在房地产档案数字化管理的发展过程中仍然存在一些问题。这些问题的出现，阻碍了房地产档案数字化管理的发展，具体归纳为以下几点：
（1）收集存储档案信息的过程中存在问题
数字化信息技术的应用的确使得房地产档案管理实现了快捷与便利，但是与此同时，发达的互联网信息每天的更新速度也是相当迅速，这就使得房地产档案管理的信息在整理与搜集的过程中存在一定的难度，这就可能使得档案信息出现缺失。事物的好坏都是相对的，在信息便利的同时，仍会出现各种不可避免的难题，阻碍房地产档案信息管理的发展。
（2）缺乏创新的服务理念
传统的房地产档案管理以服务消费者的理念为主，一直延续到现代基于信息化的房地产档案信息管理。长时间以来，房地产档案管理只是提供消费者便于查询或者证明档案信息等表面上的工作，而档案管理人员忽略了对档案信息深入的挖掘与创新，只停留在表面，没有对档案信息进行深入的开发。因此档案管理人员应变被动为主动，提高自身创新的服务理念，深入开展房地产档案管理工作。
3 房地产档案数字化管理的改进措施
3.1 建立健全房地产档案数字化管理制度
建立健全管理制度是房地产档案管理改进的重中之重。只有建立健全管理制度，房地产档案管理才能够有章可循，严格根据管理制度来实现房地产档案管理工作。档案管理制度的内容如下：一是严格管控机密档案，对房地产档案进行机密性分级，对机密指数高的档案内容进行加密处理，或者将其与其他档案资料分离开单独脱机储存，避免档案内容的更新与修改。二是加强房地产档案管理的环境保护工作。对房地产档案管理的机房人员的出入进行严格的管理，并且对档案管理的环境条件给予充分地保障，防护自然灾害的发生。三是对房地产档案管理应用系统实行安全保障措施。对档案管理应用系统的操作权限，监督管理，数据恢复管理，档案备份管理以及计算机软件的防护管理工作严格落实到具体个人，并通过相关的互联网技术预防对房地产档案进行人为的随意更改。严格按照房地产档案数字化管理制度，加强房地产档案管理的防护工作。
3.2 加强创新型档案管理人才的培养
培养创新型的档案管理人才对改进房地产档案数字化管理起到十分重要的作用。要调整档案管理人才的知识结构，培养高水平，具有创新意识的人才队伍。使其对档案管理的维护，存储与整理工作可以深入细致的开展，使其能够熟练掌握数字化信息技术，提高管理人员的业务水平，促进数字信息化对房地产档案管理的建设。
3.3 建立健全电子档案信息系统
传统的房地产档案管理是通过人工录入档案信息，而基于数学化的档案管理通过先进的数字化信息技术，例如扫描技术，将房地产档案录入房地产信息数据库，保证了档案的准确性与完整性。要保证电子档案数据系统的完整性才能使得房地产数据信息准确无误。同时，还要建立档案目录数据库，这样有利于档案管理人员方便整理，查询档案信息，使得档案管理工作井然有序。因此，建立健全电子档案数据系统极大地改进房地产档案数字化管理。
4 房地产档案数字化管理的意义
房地产档案数字化管理对房地产档案管理具有重要的意义。数字化的档案管理将房地产档案信息转变成方便快捷的电子档案，使房地产档案信息实现了共享，提高了房地产档案管理的效率与质量，改变了传统的房地产档案管理模式。通过基于数字化技术的房地产档案管理模式的运用，使房地产行业实现了互联网时代的变革。随着改革开放和数字信息化的深入建设，房地产行业也将不断发展壮大。
5 结语
基于数字化技术的房地产档案管理是房地产档案管理发展的必然趋势。运用数字化技术也将成为房地产行业未来发展的重要目标。数字信息化将房地产档案信息通过电子档案信息系统存储与互联网中，实现了信息的共享，使房地产档案信息由有形变为无形，方便整理与查询，促进了房地产档案管理的数字化发展，实现了房地产行业在互联网时代的变革。
参考文献
[1]刘蓉.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].办公室业务，2014，（21）：154-155.
[2]袁涛.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].山东档案，2013，（2）：47-48+58.
[3]张小虹.房产档案管理中数字化技术的用分析[J].科技创新与应用，2012，（12）：290.
[4]陈永霞.数字信息化在房地产档案管理中的应用分析[J].现代商业，2014，（24）：64-65.
二、企业档案数字化管理的必要性
企业档案的数字化管理就是在企业的档案管理过程中使用先进的计算机技术把传统使用文字、数字和图片等纸质方式的存贮转变成数字信息储存。比如，指纹录制、照片记录以及档案管理系统等。对企业各类纸质档案进行数字化处理，为其建立集中数字档案馆势在必行，档案数字化管理，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。
三、企业档案数字化管理的应用分析
在信息社会中的档案数字化管理已经不再陌生。比如企业的人事管理，企业的财务管理企业自动化办公等等。数字化的企业档案管理模式不单单克服了传统企业档案管理中的人工查找困难以及查找方式局限性大的问题，还使得企业的档案管理更加的精细化。数字化的企业档案管理顺应社会发展的需要，但同时不能完全否定企业的纸质档案管理，比如企业的合同管理、文书档案管理，底图管理、工程档案等也需要保持传统的纸质管理作备份。因此，我们需要对企业档案中如何进行数字化管理以及数字化管理的具体内容进行确定。
四、企业档案数字化管理的优势分析
首先，企业档案的数字化管理大大地提高了企业的办公效率。数字化档案管理中使用的数据库比如EXCEL以及OA等，使得档案管理的工作更加的便捷。其次，数字化的档案管理对档案存储的原件保护措施得到了完善和增强。只要数字化系统中的硬盘设施不被破坏，数字化的档案将不受到影响。传统的新闻类档案、产品类档案的纸质保管也可以借鉴数字化档案管理的方法，做出数字化的信息，进而使得合同、新闻、产品档案管理更加的高效，同时提高档案的保护措施强度。
五、如何开展企业档案的数字化管理
（一）规范企业的档案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加强企业档案数字化管理过程中，需要逐渐使其规范化。所以，我们需要借助计算机等技术办法，使得人力资源以及数字化加工设备（扫描设备）的能力得到提升，并根据档案管理的内容和方式进行不断的探索，最终使得工作流程规范化。这是保障企业数字化档案管理的关键。以我单位的工程档案为例。使用的是双套双备的管理开发模式。在具体的实施中，把纸质的工程档案转化成电子档案进行存储，同时将电子档案上传到自动化系统数据库中。这样可以使得档案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要备份的电子档案和纸质档案进行双套备份，然后在纸质转化成电子的过程中还需要保持数字化的效果。使得数字化的档案管理工作更加的高效。例如大部分企业现在都利用内部局域网进行办公，文书档案已是在线归档，在线利用。再如：企业档案数字化一条龙服务模式。所谓数字化“一条龙”服务模式就是对企业各个部门整理或扫描的档案材料按顺序完成收集、整理、扫描（数字化）、消毒杀虫、数据备份等系列程序后，将纸质档案归档整编进入档案库，备份档案数据导入数字化档案服务器中，方便查阅利用。
（二）更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念。为了使得企业的数字化档案管理更加的具有高效率，需要培养专业的档案管理团队进行企业的数字化档案管理。如何进行档案管理人员的培养，并使得其管理水平得到提高是我们需要关注的重点问题。首先，要将企业的档案管理理念更新，并使得企业管理者的视野得到开阔。只有管理者充分重视企业的数字化档案管理，才能使得企业内部可以推行数字化的档案管理。数字化的档案管理技术也在大数据的促进下变得日新月异，因此档案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的数字化档案管理水平跟上时代的步伐，进而提高企业的档案管理水平。数字化与传统档案各有利弊，除去一些特殊情况如打官司等要传统纸质档案之外，数字化在利用的方便高效，是企业发展的趋势。
（三）充分地利用先进的计算机技术。计算机改变生活，网络使得人与人之间的距离逐渐缩短，查阅文件已经不需要去图书馆或者档案室中进行查询，只需要连上网络在档案数据库中进行检索。所以，企业档案的数字化管理要充分的利用计算机的便捷性，进而使得档案的查询和管理的流程逐渐变得高效率。但是，在此过程中，也需要注重企业档案数据库的安全保密工作。例如当前会计档案中的纸质发票在逐步转变成电子发票，这样使得发票报销程序更加的快捷。公司的工程档案与企业网络办公相融合，进行数字化的全程跟踪管理，使公司对工程的进展可以全面了解管控。
六、结语
综上所述，本文对企业档案的数字化管理进行分析，首先介绍了企业档案的数字化管理，接着对企业档案数字化管理的应用进行分析，然后提出如何开展企业档案的数字化管理。再具体执行过程中，需要规范企业的档案管理流程、更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念以及充分地利用先进的计算机技术。企业引进档案数字化管理时，需要跟进时展的步伐，提高企业数字化管理的水平，进而使得企业的档案管理的效率更高。
档案数字化管理是现代的一种新型管理模式，通过各种渠道来将档案资源进行转换，变成数字档案信息，用数字化的形式来进行保存，借助计算机和网络的便捷来进行传递和应用，建立一个庞大的档案信息库，提高档案的利用率，达到资源共享的目的。现阶段，我国的信息化程度比较高，电子商务等新型的商务模式相应出现，这是我国档案事业发展的最佳时代，档案数字化工作目前已经正式启动，在不断的深化当中。
1、数字化档案概述
自二十一世纪以来，电子技术、网络技术、通信技术的发展就越来越快，高科技时代已经到来。档案数字化是计算机技术、数据库技术等新型技术的应用扩展。资源转化市档案管理的重要方面，在资料的管理当中需要将纸质的资料转换为网络的文档形式，或者在资料整理的时候就以文档的形式进行板寸。档案数字化需要对其规范性进行统一，使用标准的档案数字化标准来实现管理和应用；档案数字化需要以实际为立足点，通过组织来确保工作的正常开展，抓好文件的质量问题；档案数字化建设要以完善的系统为基础进行发展，需要将目前的系统进行完善化；档案数字化建设重点工作是数据库的建立和维护。
目前的信息化程度越来越高，如何快速的对信息服务进行利用，减少工作中的失误，让工作变得规范化、系统化、程序化，让我们的工作目标能够快速实现，降低工作成本，提升效益，这些是目前的档案管理部门所需要去思考的问题。档案信息过去是以纸质的形式来进行存储，使用和查阅都非常的不便，浪费人力和无力。因此，需要使用数字化档案信息管理来实现更加高效的应用，满足社会快速发展的需求。
2、目前档案管理数字化建设存在的问题
我国的数字化档案管理发展的比较晚，数字化档案管理系统还不健全，处于发展初级阶段。因此，存在很多问题：第一，没有有效的领导。科技的发展如此的快速，数字化档案管理体现的重要性已经得到大家的认可，但是领导对于数字化管理仍然有着太多的不足之处。因此，管理上要是摸索阶段，这样就缺乏一个系统的领导，来以科学和规范的档案管理制度和模式来对数字化档案管理系统进行管理；第二，没有完善的保障。数字化档案管理体系是以大量的档案管理人才和数字化档案管理人才组成的，目前的数字化档案管理工作中，人才比较缺乏。因此，人才的总量和结构存在一定的不合理。因此，高层次、高技术的人才缺口比较大，而数字化档案管理工作还不完善，没有足够的培养人才的能力，导致了发展缓慢。而且硬件跟不上时代，软件落后，兼容性差；第三，网络安全性低。网络是数字化档案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易导致信息的丢失，对于信息的应用是非常大的损失。
3、数字化档案管理的基本行为准则
数字化档案管理的工作原理主要是通过先进的计算机技术将档案资料储备在计算机内部进行档案资料的分类和管理。只有通过对这些档案资料的信息分类才能够促使数字化管理的有效性和合理性。总体而言，对数字化档案管理的基本行为准则的内容需要进行全面掌握，主要从以下几个关键点进行规范：第一、需要对计算机技术进行不断提高，对档案管理的人员进行计算机技术的培训，同时，不断更新档案管理方面的计算机设备，加强计算机方面的基础设施。第二、在档案管理方面需要不断加强管理，只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤。在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容，这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐，更得益于这种资料的管理方法便于管理，有利于档案资料的管理。第三、数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益，增强企业对于资料管理的能力，提高管理资料的效率，促进资料管理的高效完成。提高办事效率是这项资料管理的有效的方法，可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行。
4、数字化档案管理的重要意义
随着数字化管理方式的深入落实很多的企业开始对档案管理的工作效率进行关注。只有充分改善数字化档案管理的工作水平才能够促进工作效率的提高。数字化档案管理具有重要的意义。具体表现在三个方面：第一、可以提高资料管理的工作效率，促进工作的积极完成。通过计算机等高科技设备的引进提高了企业的工作效率，减轻了工作者的工作的繁琐程度，在很大程度上减轻了工作人员的工作负担。现代社会是信息化时代，只有充分将这些信息进行整理和保存才能够将工作进行整体的规划，促进信息的畅通无阻。第二、计算机的办公设备给工作人员带来了很大的帮助，很多的资料通过计算机就可以传递，工作人员通过计算机就可以进行信息的交换。同时，应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存。第三、计算机技术的普及对于档案资料的保存也具有重要的意义。通过计算机备份系统可以讲大量的信息同构文档的形式储备起来，促进工作的完成。关于信息的保存在充分利用计算机技术的前提下不断改善技术改善措施，增强工作人员的管理水平。总之，数字化档案管理的技术对于信息和资料的高效管理做出了很大的贡献，值得进行普遍推广。
5、数字化档案管理的优越性分析
数字化档案管理在各个方面都有很多需要注意的问题，其优越性白哦现在很多的地方，主要是为提高工作效率，储备信息的可靠性以及节省工作人员的工作量等多个方面，具体而言，首先，数字化档案管理的工作方法对档案管理的人员进行计算机技术的训练有助于不断更新档案管理方面的计算机设备，加强计算机方面的基础设施。其次，在档案管理方面需要不断加强管理，只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤。综合服务的管理体系是现代化企业管理发展的最终方向和追求目标。在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容，这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐，更得益于这种资料的管理方法便于管理，有利于档案资料的管理。最后，数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益，增强企业对于资料管理的能力，提高管理资料的效率，促进资料管理的高效完成。提高办事效率是这项资料管理的有效的方法，可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行。只有综合将数字化管理的方方面面进行整合才能够配合管理效率的提高，促进数字化档案管理的管理模式的改善。
6、总结分析
由文件处理向数字管理系统的转化和发展是数字化档案管理的目前发展现状，对于这个转变的完成非常需要建立数据库，建立数据库是进行资料保存和整理的关键，数字化档案管理的工作方法结合了计算机技术、网络技术以及现代的管理方法。只有综合在各个方面进行提高才能够将数字化档案管理的水平真正提高上去。我们应该知道，由于应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存，在很多方面都存在很多的优势，因此需要在各个领域进行推广。
参考文献
中图分类号：N9211 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）13-0314-01
一、档案数字化的概念
数字化本质就是将人们感受到的信息抽象为可以度量的用符号表达的数字、数据，再将这些数字、数据按照一定的数字化模型转换为一系列计算机可以识别的二进制代码，从而可以通过计算机对这些数据进行高效的处理、储存、传输，这就是数字化的基本过程。档案数字化无疑就是将存储于传统载体上的档案信息进行数字化，在信息化技术日益发展的今天，档案数字化也随之迅速发展起来。事实上，各种原始的档案资料数字化具有技术的可行性，在我们描述信息的二进制序列过程中，无论采样的频率有多高，总是存在于实际事物的差别。
档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它使人们进行社会实践活动附带的产物，或者它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。尽管不能机械地理解原始性的含义，但是毫无疑问档案的历史性、真实性是其本质属性。
档案信息数字化的工程不能成为一种时尚，而要在保证档案基本属性的情况下借助于现代信息技术扩展其作用范围，提高其效率。因此需要从档案的特点、成本、效益等方面综合考虑，确定出数字化与非数字化的界限，按照科学合理的方案进行数字化建设。
二、档案管理数字化的目标
档案有两种基本价值，一种是历史凭证价值，从档案的基本属性和档案的内容、形式、特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力；另一种是情报信息价值，从档案的信息存储和所反映的内容来看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。由此可见档案管理的主要价值体现在真实的凭证作用方面，而对效率要求相对处于较次要的地位。
对现实中的信息完全数字化的优势，在于其强大的计算机处理能力、高效的查询功能及信息管理与共享能力，在效率优先的前提下数字化是必须的工作。而对档案的数字化处理必须结合其档案利用的特点与数字化的优势，找出一个最好的结合点。
因此，我个人认为档案管理信息化的目标是在保证档案原始凭证性、真实性、安全性的前提下，利用数字化的优势，提高其管理、查询与传输效率，扩展其服务功能特别是数据挖掘功能。
三、档案管理的数字化现状与问题研究
现有的数字化档案管理系统大部分基于关系数据库系统，基本实现了档案的编目、检索、统计、出借等日常管理，其本质是在原有的档案管理体系上附加了计算机软件，这在一定程度上提高了档案管理工作的效率。但就当前现状而言，档案管理数字化工作面临着一些问题。主要表现在以下几个方面：
1.档案管理数字化的界限问题
档案中哪些内容数字化、哪些内容以原始的内容保存或者二者都进行，都不能十分明确，极端的做法是尽其所能通过键盘、采集卡及扫描设备将其内容全部数字化。
2、档案管理数字化的标准问题
档案信息数字化无相关电子数据标准，不同档案部门数据结构格式不统一，尽管可以通过大量元数据来克服这样不一致的问题，但不利于网络条件下的档案信息的高效率共享。
3、档案数字化信息的管理问题
工作不协调，数字化过程与对数字化信息的管理不能同步进行，所有原始材料的数字化虽然技术上容易实现，但是对于较大型的档案管理部门数字化将是漫长的工作，即使完全数字化了，将会涉及大量异构数据的检索、转存及管理。如果相应的检索和验证管理软件跟不上的话会使问题复杂化，许多前期工作将会前功尽弃。
4.档案数字化信息的安全性问题
数字化后的电子信息安全性与可靠性问题十分突出，如何保证数字化后的信息不被随意访问、篡改、复制是一个十分复杂的问题。要解决这样的安全问题，需要利用计算机数据安全技术，单从技术特征来说要解决的问题是数据的完整性、保密性和可用性，涉及的技术包括数据加密与数字水印。档案信息是需要长期保存的，这将导致加密密钥的管理变的十分困难，因为密钥安全性不仅在于计算的复杂性，而且还在于不断更新，而数字水印技术在一定程度上必然导致原始数字信息的失真，从而进一步破坏档案的原始凭证。
以上数字化过程中，如何平衡各个影响因素，需要我们仔细分析，事实上，以上所有问题都是由界限不清晰带来的，即所有档案材料中，哪些部分数字化、哪些内容不数字化不是十分明确。
四、档案管理的数字化界限划分
如果从档案管理的主要作用来分析，既然是用来作为凭证的，其效率要求相对来说较低。对所要求的凭证信息在一日内一般都能查询确定，就目前的管理体系来说完全能够达到其所要求的效率。因此，数字化的作用在于提高利用效率的同时，扩展原有档案信息的利用价值，即除了其凭证功能外扩展其分析价值，通过对以前档案资料的统计分析及信息挖掘为决策未来提供必要的支持
在实现了对档案的目录、案卷、出借、查询、统计等基本外延信息计算机管理的基础上，我们可以将进一步的档案内容数字化按照需求分为两种，一种是以方便管理应用为主要需求的数字化工程，一种是以分析应用为主要需求的数字化工程。对于大部分单位的档案管理来说，前者不具有普遍性，因此通过分析我们知道，从应用的角度分析其所带来的好处只是检索速度的提高与信息共享的方便，但是，以上均不是档案管理信息主要利用价值的体现，因为其存储、检索与安全维护的代价是巨大的，况且对大量异构数据的管理与应用会增加档案利用的复杂性，从成本利益及安全角度考虑也是不科学的。
所以，以分析应用为主的数字化实现才是最佳的选择，它可以在保证档案管理最基本特征及利用价值的基础上，利用现代信息技术扩展其利用价值，通过对其以前的信息进行数据挖掘，从而为决策分析提供服务。在此前提下应该建立档案管理信息系统、数据仓库、原始档案材料三级管理与应用模式。
1.档案管理信息系统
档案管理信息系统是对档案材料存在与利用信息的数字化及管理系统，具体数字化及管理的内容主要包括：档案的实物存储位置信息、属性信息、审核信息、出借利用信息、统计信息等。
2、数据仓库
与事务处理数据库系统不同，数据仓库是从多个数据源中收集的一个信息仓储，是整合的、主题导向的、长期积累的且内容不频繁更换的数据集合。采用数据仓库的技术，将来源于不同档案部门管理信息的信息资源复制集中到一个数据库中，形成一个资源信息中心。
由于数据仓库不常被修改，也不用于通常的事务处理，只是用于查询、数据挖掘、分析，因此其一定程度的数据冗余是允许的。另外，数据仓库的特性也是符合档案管理的基本应用要求的。
基于数据仓库的数据的单向流动保证了数据的安全性，分布于各个档案部门的数据单向地转储到数据仓库中可以在两方面保证数据的安全性，即使从数据共享的角度来看，作为数据仓库的用户来说，本质上只有只读权限，堵塞了数据的安全漏洞。
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2011）03-0210-02
21世纪是人类全面进入信息时代的世纪，网络信息技术的高速发展，高效率、高质量的现代化管理已经成为管理部门的迫切要求和目标。高校学生公寓既是学生学习、生活、休息的地方，又是学生交流思想、培养综合素质的重要场所。公寓成为大学生的“第一社会、第二家庭、第三课堂。”良好的宿舍环境能给带来潜移默化的影响，使生活在其中的人不知不觉地接受并形成良好的生活习惯和高尚的道德情操。高校学生公寓管理应以高效、优质的管理和服务面向社会、面向学生。本文将企业数字化管理模式引入高校学生公寓管理，将科学与管理相融合，给学生创造一个平安、和谐的生活环境。
一、高校公寓数字化管理的概念、本质和内涵
1.数字化及数字化管理的概念
在了解“数字化管理”之前，首先应了解何谓“数字化”。所谓“数字化”是指将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化。“数字化管理”是指以数字化信息和网络为基础，在计算机和网络技术上建立起来的对教学、科研、管理、技术服务等学生公寓信息的收集、处理、整合、传输和运用，使学生公寓资源得到充分优化利用的一种管理模式。
2.高校公寓数字化管理的本质
高校学生公寓数字化管理是一种现代化的管理模式，与传统管理模式相比较，克服了指标化与物本主义化，改变了传统管理的价值取向，使用现代信息技术，实现以人为本的管理思想。高校学生公寓数字化管理在管理方法、内容、模式等方面不仅体现出管理的科学化、民主化,更体现了高校公寓管理的人本思想和文化底蕴。
3.高校公寓数字化管理的精髓与内涵
数字化管理的最优点是在管理和跟踪人流、物流和信息流方面的高效性。在高校公寓管理过程中存在两类运动过程，一类是人流和物流，另一类是信息流。其中，人流是指学生、教师和管理者的活动情况。物流是指各种生活、教学、管理器材的输入到辅助合格人才输出的变化过程。伴随着人流与物流，在高校公寓管理中要执行决策、计划指挥和调节等职能，而这些职能的实现都是借助固定信息与流动信息来实现的。这些信息在各个环节间的传递过程形成了高校学生公寓数字化管理的信息流。
传统的高校学生公寓管理主要是管理部门和管理者，通过自身所拥有的对资源的支配权行使管理职能，突出的是权利和管理，轻视了人性与效率。数字化管理则强调的是以人为本思想，强调管理部门和管理者对资源的高效管理和合理利用，更好地为广大学生服务，重点突出的是效率和服务。没有效率和服务理念，就没有数字化管理，这就是数字化管理的精髓和内涵。
二、高校学生公寓数字化管理的内容和构建
1.高校学生公寓数字化管理构建
（1）高校公寓数字化管理首先涉及的是数字化网络办公系统，即以基于校园网络载体上的网站作为管理服务的平台。
（2）数字化监控与核算系统。主要涉及水电用量、材料消耗、工作岗位编制、应聘人员竞聘上岗等方面的监控，涉及工作人员的上下班考勤、工作业绩考评、劳动薪资管理、月薪上报、月薪考核与发放、书写工作日志等重复性计算的核算、统计与归档。
2.高校学生公寓数字化管理的内容
利用网络摄像机视频系统监督公寓楼道安全情况，及时提供学生所需的信息查询和管理，包括房屋分配、住宿管理、统计报表等学生的基本信息查询和管理，形成公寓信息共享、床位分配自动化、门禁管理智能化、管理报表系列化的实时管理机制。
（1）公寓信息共享。通过数字化管理系统对学生公寓实施网络化管理。使得管理者根据不同的权限实现公寓信息资源的共享。只要得到系统管理者的授权，管理者可以通过网络系统查询房间数量、床位数量、用水用电情况、风扇门窗破损情况。只需轻松点击鼠标便可查知每位学生的具体在校情况。
（2）床位分配自动化。数字化管理可按照预先输入的指令计算机网络系统便可科学、快速地将学生自动分配到相应的公寓和床位 ，可达到高效、优质的效果。
（3）门禁管理智能化。数字化管理系统具备刷卡门禁功能，所以学生出入公寓需使用视频卡刷卡，值班人员可根据计算机屏幕随时显示刷卡人照片、姓名、院系、年级等相关信息。亦可防止不法分子入室偷盗等违法行为的发生。
（4）管理报表系列化。数字化管理系统具有强大的统计报表功能。如：学生信息报表、公寓信息报表、公寓人员出入表、个人出入公寓统计表、外来访客出入报表、夜不归宿学生报表、退房报表、各院系违禁情况评比表、寝室环境评比表、毕业生信息查询表等。数字化管理系统对于解决长期以来学生公寓管理中最棘手的问题有较好的作用。
三、高校学生公寓数字化管理的必要性
1.有利于建立预警机制
学生公寓是学生生活、学习、休息的重要场所，公寓服务包括饮食、住宿、消费、水、电、暖等各种服务，任何一项服务出现问题都关系万千学生的生命、财产安全，都会对学生造成不同程度的影响。为避免事态的发生，采用数字化管理，可起到及时调控、合理监督、防微杜渐的效果。
2.有利于提高管理水平和管理效率
学生公寓管理麻雀虽小，五脏俱全。大的管理有水电、房屋等基本建设，小的管理有日常生活必须。数字化管理不仅提供管理部门的办公自动化和校园网络化服务，更使得管理工作比传统管理模式更为方便、快捷、准确。各个情况数据汇总统计均由计算机自动完成，大的提高上报时间和准确率，避免了人工失误，不仅提高了工作效率还节约了管理成本。
3.有利于实现人性化管理
大学是培养人才的摇篮，而有资料显示学生大部分时间都是在学生公寓度过，因此，学生公寓管理能力和水平直接影响着大学生的成长和成才。他们既是管理的对象也是服务的对象。实现学生公寓数字化管理不仅可以向学生提供快捷、透明的服务，而且还可以培养学生自主管理能力，实现管理的双向互动，改变了传统的单一的单向管理模式，体现了以人为本的育人思想。
4.有利于提升学校的办学层次
好的学生公寓会给人的视觉留下美好的印象，但如果管理跟不上，就会使学生逐渐淡忘这些美好的印象，甚至怀疑学校的办学水平，然而，如果学校公寓实现了数字化的管理，不仅能说明学校走在了社会发展的前头，也能充分体现大学的先进文化和育人本质，当然也是学校综合实力的显现。同时，学校公寓的数字化也会大大促进学校教学、科研等环节的数字化管理，进而使学校的整体管理水平得到提升。
四、高校学生公寓实施数字化管理的现实与困境
1.高校学生公寓管理体制需要改革，数字化管理的配套政策尚未出台
学生公寓数字化管理是一项广泛而又复杂的工作，涉及的相关因素很多，影响的范围很大。公寓数字化管理的开展需要相关学校部门的协调配合。目前，高校存在单一行政化的管理需求与多元管理主体的矛盾。在协调各个部门时存在很大的难处。在实践中由于利益和服务上的多重矛盾，各执行主体参与意识不够，出现相互推诿的现象，严重阻碍公寓数字化管理的执行。由于公寓数字化管理建设在我国刚刚起步，法制建设还没有跟上，许多相关政策和法规还没有出台，缺乏法制的保障和约束，投资上容易造成盲目，管理执行也将严重受阻。
2.资金的短缺和设施落后限制了公寓数字化管理的发展
数字化管理需要的投入很大。架设专门的通信线路、购置网络管理的硬件、软件和红外线报警设备等都需要大量的资金投入。由于学校财政主要用于购置教学设备和教学相关事务，在国家尚无很大财政补贴情况下，普通高校很难有雄厚的资金对公寓进行数字化管理进行物质保障。因此，资金和设备的落后决定了高校数字化管理将是一个长期的过程。
3.高校公寓数字化管理人员的整体素质有待提高
高校原本没有数字化管理专业，而数字化管理有属于新生事物，这使得学生公寓数字化管理的专业人才缺乏。近年来，虽计算机技术知识普及较快，某些学校公寓管理员略懂计算机和网络技术，但离数字化管理人才的要求毕竟太远。绝大部分传统公寓管理员计算机操作比较生疏，根本无法解决学生在数字化设备使用过程中所遇到的问题。因此，高校公寓实施数字化管理还需大力培养一批专业知识笃实、综合素质过硬的公寓管理员。加之长期以来形成的习惯，高校公寓管理中存在管理不够精细、随意性强的特点，而数字化管理必须建立在管理标准明确，业务流程清晰的基础上。如果在基础建设和相关管理远见尚未成熟时盲目实施数字化管理，就会遇到强大的阻力而走弯路，造成管理不力甚至导致管理完全失败的结果。
五、结语
尽管高校学生公寓数字化管理的实施尚不完全具备条件，但“以人为本、高效优质”的管理理念却指明了今后学生公寓管理模式的发展方向。实施高校学生公寓数字化管理的具体措施是以成熟和先进的信息技术为工具，以现代管理思想为指导，对传统管理的各项内容与活动进行重新整合。推行公寓数字化管理是高校适应信息社会化社会发展的迫切需要，是高校进行管理体制改革的需求，是一流大学进行现代化社会建设的必经之路，也是历史发展是必然。政府相关职能部门、高等院校应本着“以人为本、高效优质”的管理理念，尽快扫清阻碍实施高校公寓数字化管理实施的障碍，为学校和学生的稳定发展营造一个和谐、健康的公寓环境。
参考文献：
[1]周彩云.当前高校公寓管理存在的问题及解决的方法[J].大众文艺：理论,2009,(14).
[2]李航舟.社会化背景下高校后勤管理概论[M].济南:山东人民出版社,2007.
[3]丁恒道,黄玉良.高校后勤保障体系构建研究五点网络[M].昆明:云南大学出版社,2009.
[4]侯建设.高校后勤精细化管理[M].成都:西南交通大学出版社,2009.
[5]李俊鹏,黄春蓉,等.高校后勤社会化背景下学生公寓管理研究[J].辽宁行政学院学报,2010,(1).
[6]欧仁侠,陈洪斌,等.高校宿舍管理系统中电子设备的应用研究[J].信息传媒,2003,(18).
在经济快速发展的当下，房地产行业增长迅速，在增长过程中带来的大量档案也成为相关企业所面临的一大难题。但是随着相关数字化技术的发展相关档案管理工作得到了一个满意的解决方案，现代化的数字化技术大量使用渐渐取代了传统的手工处理方式，并且数字化技术同传统的手工处理方式相比便捷程度较高。除此之外数字化技术还具有一定的智能化特点，可以以较高的效率处理相关数据文档，基于网络还可以在一定程度上实现资源共享，加强有关方面的信息交流，进一步提升管理效率，提升房地产行业档案管理工作的水平，满足企业以及社会发展的需求。
1房地产档案管理数字化的内涵及数字化运
用所注意的事项目前房地产档案管理数字化主要通过大量的运用现代电子计算机技术以及现代化的摄影扫描技术完成，在此过程中将大量的纸质数据转化为数字化信息通过电子计算机的形式加以保存，建立相应的电子信息库，进一步方便相关数据的整理加强数据的管理，提升相关档案的使用效率，增强在档案管理方面的安全性能。在当下的房地产档案数字化管理中，档案一般被划分为三类，通常以档案原件、扫描件和数据档案的形式表现出来，数据档案是档案数字化的最终结果。在数据化档案的管理当中必须按照一定的原则对相关数据档案开展管理，这些原则中最为重要的就是安全性。虽然现代化网络技术给我们带来了很多的便捷，但是在网络环境中倘若没有较好的保护措施相关信息的安全性很难得到保障。为了总分保证相关信息的安全性，房地产企业应当做好充分的准备，从细节入手认真仔细的做好每个环节的安全工作，安装相应的防木马软件，聘请专业的技术人才充当顾问，进一步保证档案的安全，使档案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相关档案的真实性也是档案管理的重要组成部分，对于档案而言其本身最基本的特征就是真实性。在房地产档案管理数字化的过程中这一基本特征必须要得到保留加强，防止有关人员借档案管理数字化之便，对相关信息进行更改，进一步减少日后纠纷带来的不变，在公司管理上加强在该方面的监管力度要坚决杜止此类行为。档案数字化管理的根本目的在于提升数据管理的便捷程度，在档案数据化管理的过程中相关管理者要注意不断提升数据使用的便捷程度，不仅是要满足房地产行业相关管理者的使用需求，还要进一步满足普通用户的使用需求。数据的处理不能局限于管理，还要不断提升数据内容的可读性，不断满足用户的需求，增强用户的体验感。
2房地产档案数字化管理目前所面临的问题
当前我国有关档案数字化管理发展速度迅猛，这一进步推动了档案管理智能化，增强了相关档案管理的安全性和便捷度。但是一个事物的发展是长期的，在房地产档案数字化管理的过程中渐渐的也出现了很多问题需要我们解决。首先在档案数字化管理的过程中相关档案的搜集存储还存在不少问题，在相关信息搜集上还有不少难度，在搜集中的不确定性也有可能导致相关资料的错误性，这会让信息的真实性降低，进一步降低数字化管理的可信赖程度。此外相关的档案管理的数字化应用缺乏足够的创新意识，服务单一，很难满足消费者渐渐增长的需求，这让房地产档案管理数字化仅仅停留在表面，这不但限制了相关管理工作的进行，还将令相关房地产企业的业务受损导致很多服务的开展能力低，进一步限制相关房地产企业的发展。在房地产档案管理数字化开展的同时企业的相关人才结构很难满足企业数字化发展的需要，相关技术能力还有待提升。相关房地产企业应当依据企业发展实际，积极培养相关人才，增强管理者的管理能力和技术水平，进一步促使相关管理人员能够更好的进行数字化档案管理工作。档案管理数字化发展的过程中还将面临如何处理传统的信息录入同现代化数字技术档案处理的关系问题。电子档案的信息录入通过一些电子媒介，只有在一定条件的情况下才可以进行档案录入和信息化处理。而传统的信息管理模式较现代化的数字管理模式而言所受的约束条件相对较少，但是录入方式相对较为繁琐，查找不够便捷。在档案管理数字化过程中受某些客观因素影响容易造成相关数据的丢失，而面对房地产之一信息量和数据量都很巨大的行业而言一些存在的错误很难被找到。在电子档案的传播过程中，受全环境的影响这些内容的真实性极有可能得不到保证。所以相关管理者在进行相关数字化管理的过程中还应当注意保留相关的原始文件，以便于相关管理人员更好的进行档案管理工作。
3房地产档案管理数字化应用策略和方法
在房地产管理数字化日渐兴起的当下，做好管理工作不应仅仅停留在房地产数据的管理上，还要不断拓展到公司管理上。相关公司应当借助档案管理数字化的契机，进一步改革公司管理制度。培养大量的数字化、信息化人才，积极吸收相关专业人才满足企业在信息化时展的需求。在档案管理方面，相关部门要依据信息的内容作出合理的划分，依据信息内容提供相应的档案信息保存处理方案，进一步保证相关信息的安全程度，防止相关信息遭到不法分子的更改、窃取和破坏。企业还应当营造良好的信息安全环境，建立相应的安全保护制度和应急处理方案，防止信息安全遭到破坏，同时在企业信息遭到破坏时可以将损失降到最低。对于档案管理数字化的管理制度体系不能仅仅局限于某些方面，对于公司的全局包括人员、设备、以及硬件的运用都应当作出具体的规定。建立行之有效的档案管理制度，同时还应当建立相应的系统运行环境的安全管理制度。系统运行环境安全管理主要是指基于信息保护外部环境的安全的保护，包括相关人员对数字化档案管理的影响，以及信息库外部自然条件如电磁波、自然灾害、防护措施的管理等方面。应用系统运行安全管理是一项很大的工程，包括操作安全管理、操作权限管理、操作规范管理、操作责任管理、操作监督管理、操作恢复管理、应用系统备份管理、应用软件维护安全管理等。进一步从技术上防止相关数字化信息遭到窃取和破坏。在档案数据化管理的同时，相关管理者还应当注意对相关信息原件的保护，建立相应的档案室，配备专门人员保护这些信息。严格限制有关人员对档案的获取，防止相关档案被篡改，进一步保证相关档案的真实性。与此同时，建立相应的档案室保护相应的档案原件也是防止数字化档案出错的有效方法，方便在有关数字化数据出错时可以找到相关原件进行更改和查询。
4结束语
总而言之，建立一个完善并且安全程度高的档案管理数字化系统是一个漫长的过程，在这个过程当中会遇到各式各样的问题，还将会有越来越多的挑战，相关企业的经营管理者要做好充分的打算面对这一过程中的困难。要不断积累自身经验同时加强与同行业企业的相关合作，积极探索同相关计算机网络企业的合作，不断壮大发展。要积极面对在房地产档案管理数字化的挑战，积极采取相应的措施，加强对房地产档案管理数字化的风险调控，最大限度的降低存在的风险和危机，保障企业及用户的信息安全。科学技术的进步带给了房地产业管理现代化的机会，相关部门要利用好这一机会加快内部系统档案管理的升级，加快档案管理系统的内部升级，加强房地产行业的内部监管制度和外部环境监管制度，建立健全相关制度设施，建立有利于房地产行业发展的长效机制，将数字化的有效成果充分运用在房地产管理上来，将科技成果真正运用社会发展中。
作者:刘熙华 单位:南平市建阳区不动产登记中心
参考文献
[1]刘蓉.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].办公室业务，2014（21）：154~155.
[2]袁涛.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].山东档案，2013（2）：47~48，58.
[3]黄晓屏.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].企业改革与管理，2015（14）：39.
【中图分类号】R197.3【文献标识码】B【文章编号】1008-6455（2011）04-0285-01
医院档案信息数字化是一种新型档案信息形态，是计算机大量应用于医院管理的必然结果。它把分散于不同载体的信息资源以数字化的形式存储，在现代信息技术普遍应用的基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。
1 医院档案数字化的必然性
1.1 随着信息技术的进步，尤其是医院信息系统（HIS）的投入使用，组织管理已经开始转变为面向流程的管理，特别是在医院，档案的范围由当初的文书档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科技档案、病理切片档案、计算机数据档案等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求，各医院根据自己的理解和实践在进行管理；而引入信息技术对传统医院档案管理进行流程再造，加快档案信息化建设，采用现代科学技术，对医院档案资源进行数字化管理，实现信息资源有效地整合和共享，已经成为档案管理发展的必然趋势，这也使得人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是实现医院档案事业可持续发展的一项重要内容。[1]
1.2 改善档案管理工作，提高档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。
2（HIS）的普遍应用对数字化管理提供了有利条件
医院档案主要涉及病案和行政档案两大内容，因此应当把档案管理划归管理信息系统；一般的HIS将管理信息系统细分为门诊管理系统、住院管理、药房管理、病案管理、医疗统计、人事工资管理、财务管理与医院经济核算、医院后勤物资供应、固定资产医疗设备管理、院长办公综合查询与辅助决策支持等若干子系统。HIS软件当中大都为病案和文档管理设计了相应的软件，初步解决了档案数字化的技术问题；另外，随着各类内部办公网络平台的建立，以及“电子病历”法律地位问题的逐步解决，逐步实现文档、病历的电子化只是时间问题。
3 医院档案数字化管理存在的问题和发展建议
3.1 基础建设的问题？ 数字化档案系统作为网上信息资源新的管理模式，具有高投入、跨学科、资源共享等特点，建设速度较为缓慢；技术力量、技术基础、数据库建设和人才储备等方面相对较为薄弱，这给推进档案数字化建设添加了难度。
3.2 纸质文件和电子文件并存问题:数字化档案室只是一个“信息空间”，要靠传统档案的信息资源相互联接才可以构成，它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。因此实行纸质文件和电子文件“双套制”,是纸制文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。
3.3 电子档案的安全保护问题:由于电子文件、电子档案有时可能会受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统的绝对安全，这就要求我们的档案管理员不但了解档案信息管理的有关知识，还要对计算机系统的维护、保密和反黑客任务有充分的认识。
4 对医院档案数字化建设的几点思考
4.1 改善硬件是医院档案数字化建设的基础：数字化发展硬件先行，硬件建设要有前瞻性,要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统，这样,才能为以后医院数字化建设留足发展空间。
4.2 要为数字化档案管理工作提供资金保障、资源保障和人力保障:加强数字化硬件建设和软件开发；加强环境改造提供相应的技术支持，如购置、开发一定数量的应用软件，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善满足社会各界广大用户的需求，使数字档案正常运转，保持旺盛生命力。
4.3 医院数字化资源建设是发展档案管理数字化的前提条件:医院数字化资源建设要立足于做好医院馆藏资源数字化、社会资源医院馆藏化两个方面的工作；医院馆藏资源数字化就是根据医院的学科特点、科研方向和以后的发展规模，建立个性化的数据库，社会资源医院馆藏化就是对社会上已数字化的医疗信息资源进行收集、整合和利用,大力拓展网上资源[2]。
4.4 要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能的数字化档案管理人才，这要求我们调整档案管理人员结构和知识结构,培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修,从而保障各种专业设施的正常运行；同时加快各级档案管理人员的知识结构，加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能。
4.5 要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题，正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强；但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度；我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，既在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。
总之，医院档案数字化管理与信息化建设是相铺相承的，计算机网络技术不仅可以大幅度提高办公效率，而且也使工作准确性大为提高，在高度信息化环境中，文件信息传输速度快、信息量极大，传统的文件和档案分开式管理模式已经远远不能适应，采用医院档案数字化管理将是我们档案管理的必由之路。
（一）资金投入力度有待加大
由于数字化建设需要计算机技术和相应的技术设备支持，与传统纸质档案管理方式不同，因此建设成本比传统的档案管理成本要高，但在数字化建设时，技术设备的采购工作中存在严重的资金缺乏现象，从而导致服务器或计算机等硬件设备短缺，不能满足资料存储的需求，因此档案管理的数字化建设进程发展缓慢，数字化建设工作难以有效开展。
（二）档案管理制度有待健全
档案信息化管理和运用比较混乱，主要表现在内部档案信息难以保持协调稳定状态。现在我国大部分组织单位没有明确的档案管理制度，只是将重点放在档案建设的表面工作上，真正能够用于研究应用的档案信息少之又少，所以导致现在很多档案失去了其本身的意义和价值。
（三）管理人员建设有待加强
档案管理工作是系统性和复杂性的工作，对档案管理工作人员的要求较高，不仅需要有丰富的专业知识，还需要对城市建设及相关内容有所了解，在档案录入时要求具备有较高的计算机水平，从而满足档案的录入、存储及管理需要。就目前来看，在档案管理工作中，大部分管理工作人员的专业知识储备不足，技术水平及计算机操作水平较低，难以满足城市档案管理数字化建设的需要，存在严重的人才短缺现象。
（四）安全管理工作有待落实
对档案进行数字化管理虽能有效提高管理水平和工作效率，但在管理的同时也存在较大的安全隐患，由于纸质档案具有真实性和准确性强的特点，易于长时间保存。但数字化管理工作是在计算机基础上操作的，将档案录入到计算机中，并进行网络共享。在档案管理工作中需要有先进的计算机技术和设备支持，存在较强的依赖性，当数字档案受到外界环境影响时，就会发生系统故障或受到外界黑客攻击，从而引发档案数据丢失或损坏，恢复工作十分困难，对城市建设工作来说较为不利，不利于促进城市的发展。
二、档案数字化工作中的优化策略
（一）加大投入，完善软硬件设施建设
软硬件设施建设是开展档案数字化的基础和前提，因此，要加大资金投入，购置先进的微机、扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施；要加强档案数字化管理软件的研发利用工作，不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设，以适应档案数字化建设的要求。
（二）加强管理，建立健全管理制度
1.档案数字化制度制定的时候，要对单位内部的实际发展情况进行分析，对国家的相关档案管理法规进行仔细的研究，保证制定的档案管理制度既能符合单位具体发展的需求，也能规范于国家的档案管理法规。
2.数字化管理制度。即是针对档案资源的收录和信息管理，对信息查询与信息利用提供方便，在档案资源录入时应采用同种方式录入，并对同种类型的档案资源放入同一个数据库存储，数据库的资源要进行及时更新，确保档案的时效性。
3.信息化标准。在信息收集和信息格式、信息网站建立中都需要有严格的标准支持，对档案信息管理工作进行统一的设计与规划，从而加强档案网站的规范化管理。
（三）重视人才，加强管理人才建设
首先，要引进不同知识结构的熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才，进行档案数据管理和系统维护，确保档案数据的开发利用和安全。其次，要合理配备和使用现有档案工作人员，利用他们己有的档案管理经验开展数字化工作，以提高工作效率，少走弯路。最后，要定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训，不断提高其业务素养，以更好地胜任所承担的档案数字化工作。
（四）强调安全，强化安全管理体系建设
随着计算机网络技术的迅速发展，档案信息安全问题日益凸显，档案数据安全问题应引起高度重视，在档案馆（室）开展数字化工作时，要严格按照国家的规范标准，制定相应的安全保障制度和措施，通过各种手段和技术，提高抗风险能力，建立起完整配套的档案实体安全与数据安全体系，从而排除档案数字化建设中各种安全隐患。
