2）档案管理工作水平有待提高。目前，我国部分地质勘查单位的档案管理水平，还停留在人工收集、整理与检索阶段，可接触和获取的信息量较小，非常不利于档案的二次开发和利用。
3）档案管理工作开展欠缺协调、合作。部分地质勘测单位的档案管理工作人员与同单位负责其他工作人员之间欠缺协调、合作，没有更好的利用协调、合作支持档案管理工作开展，导致档案管理工作变成了单位里的一块“世外桃源”，档案管理工作效果始终不甚明为。
4）档案管理工作未与地勘行业建设实现同步规划、发展。任意一个地勘单位都有自己的近期、远期规划，规划涉及地勘单位的未来规模、发展技术水平、形成何种人员结构等都会做出详细规划；而这些规划中却很少涉及单位的档案管理，导致单位的档案管理工作水平落后于地勘事业发展，势必会影响地勘单位整体管理工作水平的提高。
5）监督、指导工作不到位问题。本级档案管理部门工作离不开上级档案管理部门的监督、指导，起到把关下属单位档案管理的作用。但在实际工作过程中，由于欠缺上级部门的监督、指导，本级档案管理部门不能及时发现、纠正工作过程中存在的问题，导致本级档案管理部门工作水平难以得到有效提高。
6）管理经费不足问题。部分地勘单位由于经济效益不高影响，可用于档案管理的经费严重不足，这样用于档案管理的设施、设备就难以及时得到更新，严重限制单位档案管理工作水平的提高。
7）工作人员队伍素质问题。较高的地勘单位的档案管理工作水平，离不开高素质的档案管理工作人员，特别是工作人员高水平的专业素质支持。存在部分地勘单位档案管理工作由其他工作人员兼职现象，这些“兼职”人员的档案管理专业素质势必不高，加之这些人员的频繁调动、调整也会进一步影响到单位的档案管理工作。
8）不能得到有效开放和利用问题。新时期的我们必须充分发挥档案及其管理工作作用，使档案能真正的为社会主义经济建设、社会发展服务，而这些目标的实现离不开档案的开放和利用。开放恰恰是地勘单位档案管理工作的短板，原因一方面是数字化档案工作相对滞后，不能很好支持档案开入工作，另一方面则是受到管理观念落后影响不能大胆进行档案开放、利用工作。
二、地质勘查单位档案管理工作问题对策与建议
（一）建立、健全档案管理制度，拓展档案归档范围
通过建立科学的档案管理体系来进一步健全地勘单位档案管理工作规章制度，是提高地勘单位档案管理工作水平的关键。伴随社会的转型与发展，必须建立与现代社会发展相适应的档案管理制度，必须建立与现代社会发展相适应的档案管理体系。比如，在地勘单位内部建立专门的档案科室，明确档案管理工作职能，以及将档案管理工作与单位其他工作共同纳入到单位发展规划、制度制定和考核范围之中。
（二）做好档案收集、整理、归档工作
文件收集是档案归档的重要环节，收集人员要与各部门定期进行沟通联系，建立良好的协作关系，做到重要文件、材料不分散、遗失，能够完好无缺的归档。
（三）促进档案的科学化、规范化管理
为保证地勘单位档案管理工作的科学化、规范化，首先要增强地勘单位领导、职工的档案管理工作意识，领导干部的档案管理工作意识尤为重要。因为领导重视是地勘单位档案管理工作顺利开展的前提和基础，必须视作为地勘单位重要的工作内容来抓，地勘单位档案管理工作与其他工作同样重要，同样需要制定相关发展规划来促进档案管理工作的科学化、规范化发展。
（四）加强对档案管理工作的监督和指导
上级档案管理部门有责任、有必要对下级部门的档案管理工作进行监督和指导；首先，在做好本级档案管理工作基础上，要加强对下级档案管理工作的监督和指导，工作效果的坚决予以表彰，不符合相关要求、规范的坚决予以通报、批评，并限期整改；其次，逐步扩大对下级档案管理工作的监督、指导范围，除对工作进行成果监督外，还要尝试监督其工作过程，保证档案管理工作的规范化操作。
（五）加大档案管理投入，保证管理质量
各级地勘单位都应该有计划的加大档案管理工作经费投入，目的在于确保地勘单位档案管理工作的顺利开展和工作水平的顺利提高。无论是硬件条件还是软件条件都需要一定经费的投入。档案管理专用设施是档案管理工作的硬件条件，例如档案消毒灭菌机、防磁声像柜、除湿机、移动密集架等对档案具有极强的保护作用，而档案管理系统则是软件条件，它也是档案管理工作逐步实现信息化的关键条件。
一、我国煤田地质档案信息网络化建设现状
地质档案资料是地勘单位在多年工作实践中积累的一种宝贵财富。我国煤田地质档案资料经过长期积累,到目前为止共形成了近6000个项目的地质报告。但长期以来,由于技术滞后和管理理念的缺失,纸质媒介形式单一、数字化处理不够,地质资料汇交不畅,资料共享困难,影响了档案的使用和挖掘。为推进我国地质档案信息化水平,2006年国土资源部和国家保密局下发了《关于建立健全地质资料网络服务体系的通知》,要求全国各煤田地质局着力建设地质资料管理网站和服务栏目。目前我国地质档案信息网络化建设成效显著:
(一)全国地质资料目录服务电子网络初步建成
截至2007年4月,除外,各省(区、市)都建立了煤田地质资料管理与服务栏目(网站),全国地质资料目录电子网络服务体系基本建成,实现了地质资料信息互通共享。国土资源部网站上了超过22万余条地质资料目录数据,全国地质资料馆网站提供了2078份图文地质资料全文(附图除外)在线浏览和下载服务,实现了在线地质资料服务方式从目录服务向内容服务的突破。
(二)馆藏成果资料查阅利用率有较大提高
2007年,部省两级地质资料馆藏机构共为3.9万人次提供了地质资料服务,利用资料达16.6万份次,约265.7万件。全国地质资料馆网站访问量达27000多人次,资料数据服务各栏目网页访问总量达42000余次,馆藏资料查阅利用246480份次。[2]
二、网络环境下煤田地质档案信息管理安全面临的挑战
目前,我国国家、省市煤田地质局所属档案部门均建立了馆室内部的档案局域网和接入互联网络的档案站点,在网络环境下开展工作,促进了工作效率和服务水平的提高,但是由于计算机网络具有共享性、开放性、复杂性等特征,对机密信息的安全管理,构成了严峻挑战。
(一)境外间谍、黑客的入侵
随着全球对稀有金属、矿产资源争夺的加剧,作为世界最大的煤炭出口国,西方国家加大了通过地质档案信息网络窥测、窃取我国煤田储量和产能情报的力度。据调查,2006年下半年来自美国计算机的网络攻击占到全球总数的1/3,对大陆进行网站攻击最频繁的国家和地区为:美国(40%)、日本(11%)、台湾省(10%)和韩国(8%),中国则是网络黑客攻击的最大受害者之一,“黑客”造成的损失高达76亿元。
(二)信息管理部门安全意识不足
1、机密信息审核不到位。为满足社会对资源信息的需求、履行政府公共服务职能,2006年国土资源部与国家保密局联合《关于开展地质资料清理工作的通知》,《通知》明确:除核放射性矿产地质资料、以大比例尺地理地形图为底图形成的地质图以及少量在有国际领土争议地区取得的地质资料外,今后我国绝大部分地质资料将可以提供给社会公开利用。有关部门对煤田类机密地质资料的模糊认识,导致信息上传把关不严,大量有价值信息外泄。
2、安全意识淡漠。由于当前我国地质档案的管理是以国家、省级地质勘查基金为主体、各种社会渠道为补充,信息技术人才少,经费少,人员网络安全意识差,忽视网络安全的现象还普遍存在,例如文件数据不备份,安全监管形同虚设,网络防火墙、杀毒软件、信息加密、机密信息入侵自动报警等技术薄弱,用电子邮件、U盘随意收发、拷贝等现象普遍存在。网络安全令人担忧。
三、加强地质档案网络信息安全管理的对策
由于煤田地质信息关系到国家资源的安全以及档案信息特有的原生性、凭证性、不可替代性,因此,在网络传输中必须采取强有力的安全保障机制。
(一)加强信息安全技术的应用
1、访问控制和信息加密。一是入网访问控制,控制用户登录服务器并获取网络资源。二是权限控制,控制用户对文件、目录、设备的只读、改写、创建、删除、查找、存取控制。三是防火墙控制,阻止机要信息、专利信息从该机构的网络上非法输出。四是网上电子文档信息用异步数据加密机进行加密处理或使用阿帕比系统对用户进行阅读、打印、复制设定控制。
3、系统安全监测报警与审计技术。VPN技术综合了传统数据网络链接结构简单和低成本以及专用网络数据安全等特点,今后要在全国进一步推广应用。
(二)加强信息保护的制度与规范建设
1、建立健全计算机和网络系统的各项规章制度。对计算机操作人员和网络工作人员的职责需严格规范,加强对密码、口令、授权的管理,重视软件、数据库的管理维护工作,禁止使用电子邮件随意传送机密文件、非法安装未经数字签名的软件等。
2、实施信息分类管理。为了保证煤田地质档案的绝对安全,应实施信息分类,对于公开的免费信息可以上网交流;有价值的商业技术信息采用计算机安全保护,可有限制的上网;秘密信息、机密信息和绝密信息禁止上互联网,甚至进入局域网,实施物理隔离。
总之,地质档案的网络信息化和社会服务化趋向不可阻挡,但网络的安全也是不容忽视,必须统筹兼顾、慎重操量,才能实现“服务和安全”的双赢。
参考文献:
【关 键 词】文件运动规律/阶段性/螺旋式……
【 正 文】
文件（档案）作为一种客观存在物，它与所有的客观事物一样，总是在一定条件下按照一定规律阶段性、螺旋式地向前发展变化的。其阶段性表现为文件（档案——下同）运动的周期性，其螺旋式表现为文件运动周期的连续性与循环性。在档案学研究中，其阶段性特点已为档案学家发现并概括为文件生命周期理论，而螺旋式特点则为档案学家们所忽略，近年来，国内档案学者有所研究，但主张为“文件运动的回流形式”，其认识仍未超越文件生命周期理论。笔者认为，文件运动的阶段性和螺旋式正是文件运动微观与宏观的两个互补性规律，并就此略陈管见。
一、文件生命周期理论作为文件运动阶段性质变的微观规律，既是世界档案实践和理论的一般原理，也是各国档案实践和理论的个别结论
文件从现行——半现行——非现行是一个相对独立而完整的运动过程，通常称作文件生命周期，它是客观世界物质运动阶段性在文件运动中的一种表现形式。最早发现文件运动周期性特点的是美国档案学家，最早形成理论成果的是英国档案学者，该理论自20世纪50年代初诞生以来，经过半个多世纪的发展，现已相当成熟了。随着经济全球化和科技国际化的加速，各国文件、档案工作实践的发展，国际档案界对该理论的认识和运用也显现出求同存异的时代特性，即在不断增强和扩大共识之时，也很重视与本国实际相结合，这一特征既符合事物发展的客观规律，也顺应了世界多元化发展潮流。
首先，从文件生命周期理论的形成过程和运用范围来看，它实际上是国际档案界集体智慧的结晶。现代世界档案学史表明，文件生命周期理论的实践和理论源头来自：20世纪40年代美国的文件中心和文件生命周期论述，正式提出则是由英国档案学者在1950年第一次国际档案大会上完成的，其后又经加拿大、阿根廷等国档案学家的丰富和发展，才不断完善起来。作为新的档案工作实践的科学总结，文件生命周期理论不仅清晰地揭示了“文件”转化为“档案”的阶段性质变的基本规律与特点，而且普遍适用和作用于各国档案工作实践。尽管各国国情不尽相同，对该理论认识和接受的程度也参差不齐，但是，只要建立了档案工作的国家大多受到这一理论的影响，这是不争的事实。
其次，从文件生命周期理论的具体运用情况来看，各国又结合本国社会经济制度、历史文化背景与文档工作实际，作出了不同的理解、反映和表达，又表现出一定的实践与理论的个性。我国档案学者在这方面的研究成果就很有典型意义，如20世纪的60年代初曾三从我国文档工作实践中发现的“档案自然形成规律”，80年代陈兆＠①提出的“文件运动周期理论”，90年代何嘉荪提出的“文件运动规律”等。这些中国式的文件生命周期理论，不仅具有我国档案实践和理论的特色，而且丰富了世界档案学理论宝库，为文件生命周期理论更加国际化充实了新内容。
第三，文件生命周期理论的重大贡献。文件生命周期理论虽然只是反映文件运动阶段性质变规律的理论，但是，从半个多世纪档案工作实践和理论发展的实绩来看，其贡献是不可低估的。一是理论贡献，它对于深入研究和把握文件运动的周期规律、正确认识和处理文件与档案对立统一的辩证关系、科学地指导文档工作实践，具有十分重要的理论意义。二是实践贡献，它对于科学合理地组织文档工作流程、切实有效地实行文档一体化管理、促进文件向档案健康有序的转化，具有极其重大的实践意义。三是创新性贡献，除包括上述两大贡献外，它还对进一步探索文件运动的基本特征，拓宽研究视野和提高认识层次，为发现文件运动的其他规律，奠定了基础、创造了文件和提供了可能性，因此，档案学界称它为20世纪档案学史上“划时代的里程碑”。
二、文件运动螺旋式发展作为文件运动整体性变化的宏观规律，既是文件运动周期性质变的扩展和深化，也是文件运动周期之间质变的内在逻辑联系
从系统论、信息论、控制论的角度来认识，文件运动作为社会大系统中的一个信息系统，它是根据利用者需要，通过人工干预使“文件”与“档案”两种不同的社会价值循环转化的一个信息流。其特点有时间的无限性、空间的转换性、内容的一致性、价值的互变性和动态的可控性等；其实质是客观世界物质运动质量互变规律和否定之否定规律在文件运动中的具体表现，也真实地反映了社会主体对文件和档案的需求愿望、利用目的及工作机制的发展变化。现作下述简要分析。
（一）在一个相对独立的文件运动周期内，“文件——档案”的转化呈线性运动状态，文件生命周期理论的科学性就是揭示了这一规律，同时其局限性也正在于此，所以，它无法对“档案——文件”的转化过程及其关系作出合理的解释。“档案——文件”的转化，作为档案利用中不可回避的客观事实，首先在理论上正视和研究它的是何嘉荪、潘连根，他们称之为“文件运动的回流形式”，并试图用文件生命周期理论来作其“回流”观的理论依据。然而，由于文件生命周期理论本身的局限性和研究者认识的局限性，何、潘两人仅勉为其难地作了一些形而上学的论证，并没有透视出该运动形式的实质。可见，就文件运动而言，文件生命周期理论只是揭示了其中一部分规律，并没有穷尽它的全部规律。尽管如此，文件生命周期理论仍然启发我们：文件与档案之间在社会利用价值上存在着一定或明或暗的必然联系。这就为我们提供了一把解开文件运动规律秘密的钥匙。从文档工作实践和档案学基本理论来看，笔者认为，“文件——档案”转化规律体现了两者之间的显性联系（明），“档案——文件”转化规律则反映了两者之间的隐性联系（暗）。前者已获得中外档案界的普遍认同，并已形成文件生命周期理论；而后者则刚刚进入档案学者的研究视野，正所谓“路慢慢其修远兮，吾将上下而求索”。
（二）辩证唯物主义认为，事物总是在矛盾的对立统一和普遍联系中不断向前发展的，静止不变是相对的，运动变化是绝对的。“文件——档案——文件——档案”螺旋式发展的运动过程充分证明了这一点。
1.文件运动的普遍联系性表现在其价值定位的纵、横两个方面。
从横向来看，文件运动中各种价值的定位，总是与利用者的价值取向、需求意愿和预设目标的定位密切相关的，即文件（档案）一定的价值形态与利用者一定的需求期望值是基本一致、相辅相成的。从纵向来看，“文件——档案”或“档案——文件”的转化，总是与其自身价值实现方式的定位紧密联系的，即一定的文件运动形态与其一定的价值时态是基本一致、相辅相成的。因此，在一定的主、客观条件下，文件就是文件，档案就是档案，其价值定位是十分明确的；当主、客观条件发生变化的，“文件——档案”或“档案——文件”的价值转化也就随之发生了。
2.文件运动的对立统一性表现在其价值转化的时、空两个方面。
从时间上看，“文件——档案”的转化是信息的现行价值与历史价值从对立到统一，“档案——文件”的转化则是信息的历史价值和现行价值的再对立统一。从空间上看，“文件形成者——档案管理者”的转移是信息的文件价值与档案价值由对立而统一，“档案管理者——文件形成者”的转移则是信息的档案价值与文件价值的再对立统一。决定上述转化的内因是文件和档案之间具有信息来源一致性、信息内容等同性及其利用价值可互变性，其外因是文 件和档案的信息价值都具有社会需求性和可实现性，而且仅当内、外两方面条件都充分具备时，“文件——档案”或“档案——文件”的价值转化才由可能变成现实。
3.文件运动螺旋式发展的基本形式及其特点。
（1）文件运动螺旋式发展呈现出文件生命周期连环结构的运动状态。如图所示：
附图
（2）分析上图，我们可以发现文件运动螺旋式发展的以下特点：a.从信息内容来看，具有转化关系的各期文件与档案之间均保持着信息内容的同一性，即此信息即彼信息；从信息存在来看，具有转化关系的各期文件与档案之间又都保持着时、空的独立性，即此文件（或档案）非彼文件（或档案）。这样就形成了既相对独立又相互联系的不同的文件生命周期，为文件运动的持续进行提供了物质条件和实践支撑。b.从信息利用价值的角度来看，“文件——档案”的转化是档案对前文件利用价值的扬弃，“档案——文件”的转化则是后文件对前档案利用价值的再扬弃。从社会职能的角度来看，“文件——档案”的转化是档案对前文件社会职能的否定，“档案——文件”的转化则是后文件对前档案社会职能的再否定。其中“档案”身兼二用：一为链接前、后文件利用价值和社会职能的路径；二作两次扬弃和否定从低级向高级发展的阶梯，“后文件”的作用亦然。这样就使文件和档案遵循着自然形成规律、一个周期套着一个周期连续不断地螺旋式地向前发展，构成了文件运动的全部历史过程。
4.文件运动的基本规律、定律、判断和规则。
（1）基本规律：在一定条件下，文件能直接转化为档案，档案也可直接或间接转化为文件。
（2）定律：当文件的现实目的已经实现或基本实现且具有备以查考价值和历史文化价值时，现行文件就直接转化为档案。当档案能在现实社会活动中发挥现行文件作用时，档案可以并能够直接或间接转化为现行文件。
（3）判断：a.凡现实目的已经实现或基本实现了的现行文件都可以直接转化为档案，凡档案都是现实目的已经实现或基本实现了的前现行文件。b.凡具有备以查考价值与历史文化价值的现行文件都必然直接转化为档案，凡档案都必是具有备以查考价值与历史文化价值的前现行文件。c.凡能在现行社会活动中发挥现行文件作用的档案都可以直接或间接转化为有效现行文件，凡能转化为有效现行文件的档案都必须具有现行文件价值。
（4）规则：a.文件能直接转化为档案且只能通过档案来作用于后文件，而档案则不能逆转为和反作用于前文件。b.档案可以转化为后文件且只能通过已转化的文件来作用于后档案，而文件则一般不宜反作用于前档案。
三、文件运动规律给予我们的新启示
（一）文件运动具有多样性和不平衡性的特点。
文件运动作为一个物质运动系统，在一定主观与客观、内部与外部等因素的影响和制约下，通过文件与档案、主体与客体的相互作用，总是在阶段性质变规律的基础上按照螺旋式发展规律不断向前运动的。这一现象正是客观世界物质运动多样性和不平衡性在文件运动中的综合反映。只有认识到这一点，建立在“文件——档案”运动基础上的现行理论中才会有“档案——文件”运动的合法地位。
（二）文件运动是文件的周期运动和周期连续运动有机结合的历史过程。
“文件——档案”和“档案——文件”作为文件运动两种基本形式，充分反映了文件运动规律普遍性和特殊性的辩证统一。从普遍性来说，“文件——档案”的转化是文件运动中普遍存在的显性运动方式，也是文件运动的主流。从特殊性来说，“档案——文件”的转化是文件运动中个别存在的隐性运动方式，也是文件运动的支流，并常常为主流所遮蔽而令人“不识庐山真面目”。“青山遮不住，毕竟东流去”，由于它们的客观存在，并在其价值规律的作用下统一于一个共同的运动体内，因此才构成了一个完整的文件运动的历史过程。这一事实告诉我们，文件运动规律不仅要揭示“文件——档案”的微观运动规律，而且也要揭示“文件——档案——文件——档案”的宏观运动规律，只有这样，它才是符合文件运动实际的科学理论。
（三）文件与档案相互转化是一定历史条件下文件、档案价值规律和社会需求规律相互作用的结果。
文件与档案之所以能够相互转化，一方面是因为利用主体随着社会实践的发展对客体价值的认知不断深化和需求不断发展，另一方面是因为客体价值可互变规律为利用主体的认知和需求提供了客观依据，两者相互作用就推动了“文件——档案——文件——档案”的周期性、螺旋式的向前发展。
（四）文件运动规律为正确认识文件与档案的性质及其关系提供了理论根据。
从表象上看，文件和档案似乎为同一种事物，但文件运动规律清楚地说明：一是文、档在物质形式上是一种继承关系，在实质上是社会职能完全不同的两种事物，有着不可混淆的界限。二是不同时期的文件、档案是在不同时期的社会活动中根据利用主体的需要而形成的，它们在适用对象和具体作用上都有明确的分工，在时间和空间上是不可替代的。因此，把“档案——文件”的转化认为是“文件运动的回流形式”的观点就值得商榷了：一是缺乏充分的理论和实践根据；二是将会产生时间可以倒流、历史可以篡改、档案可以伪造的误导。
综上所述，深入探索文件运动规律，对于电子信息时代深入认识文件和档案的本质属性、科学构建文档管理模式及其理论体系，都是重要的和必要的。
【参考文献】
1.黄存勋、倪道善等著：《文档一体化——网络时代的文件与档案管理》，四川大学出版社2000年版。
2.何嘉荪、傅荣校著：《21件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年版，
3.邹吉辉：《文件生命周期的实质是文件利用价值转化过程》，《兰台内外》1999年第3期。
【关键词】文件运动规律/阶段性/螺旋式……
【正文】
文件（档案）作为一种客观存在物，它与所有的客观事物一样，总是在一定条件下按照一定规律阶段性、螺旋式地向前发展变化的。其阶段性表现为文件（档案——下同）运动的周期性，其螺旋式表现为文件运动周期的连续性与循环性。在档案学研究中，其阶段性特点已为档案学家发现并概括为文件生命周期理论，而螺旋式特点则为档案学家们所忽略，近年来，国内档案学者有所研究，但主张为“文件运动的回流形式”，其认识仍未超越文件生命周期理论。笔者认为，文件运动的阶段性和螺旋式正是文件运动微观与宏观的两个互补性规律，并就此略陈管见。
一、文件生命周期理论作为文件运动阶段性质变的微观规律，既是世界档案实践和理论的一般原理，也是各国档案实践和理论的个别结论
文件从现行——半现行——非现行是一个相对独立而完整的运动过程，通常称作文件生命周期，它是客观世界物质运动阶段性在文件运动中的一种表现形式。最早发现文件运动周期性特点的是美国档案学家，最早形成理论成果的是英国档案学者，该理论自20世纪50年代初诞生以来，经过半个多世纪的发展，现已相当成熟了。随着经济全球化和科技国际化的加速，各国文件、档案工作实践的发展，国际档案界对该理论的认识和运用也显现出求同存异的时代特性，即在不断增强和扩大共识之时，也很重视与本国实际相结合，这一特征既符合事物发展的客观规律，也顺应了世界多元化发展潮流。
首先，从文件生命周期理论的形成过程和运用范围来看，它实际上是国际档案界集体智慧的结晶。现代世界档案学史表明，文件生命周期理论的实践和理论源头来自：20世纪40年代美国的文件中心和文件生命周期论述，正式提出则是由英国档案学者在1950年第一次国际档案大会上完成的，其后又经加拿大、阿根廷等国档案学家的丰富和发展，才不断完善起来。作为新的档案工作实践的科学总结，文件生命周期理论不仅清晰地揭示了“文件”转化为“档案”的阶段性质变的基本规律与特点，而且普遍适用和作用于各国档案工作实践。尽管各国国情不尽相同，对该理论认识和接受的程度也参差不齐，但是，只要建立了档案工作的国家大多受到这一理论的影响，这是不争的事实。
其次，从文件生命周期理论的具体运用情况来看，各国又结合本国社会经济制度、历史文化背景与文档工作实际，作出了不同的理解、反映和表达，又表现出一定的实践与理论的个性。我国档案学者在这方面的研究成果就很有典型意义，如20世纪的60年代初曾三从我国文档工作实践中发现的“档案自然形成规律”，80年代陈兆＠①提出的“文件运动周期理论”，90年代何嘉荪提出的“文件运动规律”等。这些中国式的文件生命周期理论，不仅具有我国档案实践和理论的特色，而且丰富了世界档案学理论宝库，为文件生命周期理论更加国际化充实了新内容。
第三，文件生命周期理论的重大贡献。文件生命周期理论虽然只是反映文件运动阶段性质变规律的理论，但是，从半个多世纪档案工作实践和理论发展的实绩来看，其贡献是不可低估的。一是理论贡献，它对于深入研究和把握文件运动的周期规律、正确认识和处理文件与档案对立统一的辩证关系、科学地指导文档工作实践，具有十分重要的理论意义。二是实践贡献，它对于科学合理地组织文档工作流程、切实有效地实行文档一体化管理、促进文件向档案健康有序的转化，具有极其重大的实践意义。三是创新性贡献，除包括上述两大贡献外，它还对进一步探索文件运动的基本特征，拓宽研究视野和提高认识层次，为发现文件运动的其他规律，奠定了基础、创造了文件和提供了可能性，因此，档案学界称它为20世纪档案学史上“划时代的里程碑”。
二、文件运动螺旋式发展作为文件运动整体性变化的宏观规律，既是文件运动周期性质变的扩展和深化，也是文件运动周期之间质变的内在逻辑联系
从系统论、信息论、控制论的角度来认识，文件运动作为社会大系统中的一个信息系统，它是根据利用者需要，通过人工干预使“文件”与“档案”两种不同的社会价值循环转化的一个信息流。其特点有时间的无限性、空间的转换性、内容的一致性、价值的互变性和动态的可控性等；其实质是客观世界物质运动质量互变规律和否定之否定规律在文件运动中的具体表现，也真实地反映了社会主体对文件和档案的需求愿望、利用目的及工作机制的发展变化。现作下述简要分析。
（一）在一个相对独立的文件运动周期内，“文件——档案”的转化呈线性运动状态，文件生命周期理论的科学性就是揭示了这一规律，同时其局限性也正在于此，所以，它无法对“档案——文件”的转化过程及其关系作出合理的解释。“档案——文件”的转化，作为档案利用中不可回避的客观事实，首先在理论上正视和研究它的是何嘉荪、潘连根，他们称之为“文件运动的回流形式”，并试图用文件生命周期理论来作其“回流”观的理论依据。然而，由于文件生命周期理论本身的局限性和研究者认识的局限性，何、潘两人仅勉为其难地作了一些形而上学的论证，并没有透视出该运动形式的实质。可见，就文件运动而言，文件生命周期理论只是揭示了其中一部分规律，并没有穷尽它的全部规律。尽管如此，文件生命周期理论仍然启发我们：文件与档案之间在社会利用价值上存在着一定或明或暗的必然联系。这就为我们提供了一把解开文件运动规律秘密的钥匙。从文档工作实践和档案学基本理论来看，笔者认为，“文件——档案”转化规律体现了两者之间的显性联系（明），“档案——文件”转化规律则反映了两者之间的隐性联系（暗）。前者已获得中外档案界的普遍认同，并已形成文件生命周期理论；而后者则刚刚进入档案学者的研究视野，正所谓“路慢慢其修远兮，吾将上下而求索”。
（二）辩证唯物主义认为，事物总是在矛盾的对立统一和普遍联系中不断向前发展的，静止不变是相对的，运动变化是绝对的。“文件——档案——文件——档案”螺旋式发展的运动过程充分证明了这一点。
1.文件运动的普遍联系性表现在其价值定位的纵、横两个方面。
从横向来看，文件运动中各种价值的定位，总是与利用者的价值取向、需求意愿和预设目标的定位密切相关的，即文件（档案）一定的价值形态与利用者一定的需求期望值是基本一致、相辅相成的。从纵向来看，“文件——档案”或“档案——文件”的转化，总是与其自身价值实现方式的定位紧密联系的，即一定的文件运动形态与其一定的价值时态是基本一致、相辅相成的。因此，在一定的主、客观条件下，文件就是文件，档案就是档案，其价值定位是十分明确的；当主、客观条件发生变化的，“文件——档案”或“档案——文件”的价值转化也就随之发生了。
2.文件运动的对立统一性表现在其价值转化的时、空两个方面。
从时间上看，“文件——档案”的转化是信息的现行价值与历史价值从对立到统一，“档案——文件”的转化则是信息的历史价值和现行价值的再对立统一。从空间上看，“文件形成者——档案管理者”的转移是信息的文件价值与档案价值由对立而统一，“档案管理者——文件形成者”的转移则是信息的档案价值与文件价值的再对立统一。决定上述转化的内因是文件和档案之间具有信息来源一致性、信息内容等同性及其利用价值可互变性，其外因是文件和档案的信息价值都具有社会需求性和可实现性，而且仅当内、外两方面条件都充分具备时，“文件——档案”或“档案——文件”的价值转化才由可能变成现实。
3.文件运动螺旋式发展的基本形式及其特点。
（1）文件运动螺旋式发展呈现出文件生命周期连环结构的运动状态。如图所示：
附图
（2）分析上图，我们可以发现文件运动螺旋式发展的以下特点：a.从信息内容来看，具有转化关系的各期文件与档案之间均保持着信息内容的同一性，即此信息即彼信息；从信息存在来看，具有转化关系的各期文件与档案之间又都保持着时、空的独立性，即此文件（或档案）非彼文件（或档案）。这样就形成了既相对独立又相互联系的不同的文件生命周期，为文件运动的持续进行提供了物质条件和实践支撑。b.从信息利用价值的角度来看，“文件——档案”的转化是档案对前文件利用价值的扬弃，“档案——文件”的转化则是后文件对前档案利用价值的再扬弃。从社会职能的角度来看，“文件——档案”的转化是档案对前文件社会职能的否定，“档案——文件”的转化则是后文件对前档案社会职能的再否定。其中“档案”身兼二用：一为链接前、后文件利用价值和社会职能的路径；二作两次扬弃和否定从低级向高级发展的阶梯，“后文件”的作用亦然。这样就使文件和档案遵循着自然形成规律、一个周期套着一个周期连续不断地螺旋式地向前发展，构成了文件运动的全部历史过程。
4.文件运动的基本规律、定律、判断和规则。
（1）基本规律：在一定条件下，文件能直接转化为档案，档案也可直接或间接转化为文件。
（2）定律：当文件的现实目的已经实现或基本实现且具有备以查考价值和历史文化价值时，现行文件就直接转化为档案。当档案能在现实社会活动中发挥现行文件作用时，档案可以并能够直接或间接转化为现行文件。
（3）判断：a.凡现实目的已经实现或基本实现了的现行文件都可以直接转化为档案，凡档案都是现实目的已经实现或基本实现了的前现行文件。b.凡具有备以查考价值与历史文化价值的现行文件都必然直接转化为档案，凡档案都必是具有备以查考价值与历史文化价值的前现行文件。c.凡能在现行社会活动中发挥现行文件作用的档案都可以直接或间接转化为有效现行文件，凡能转化为有效现行文件的档案都必须具有现行文件价值。
（4）规则：a.文件能直接转化为档案且只能通过档案来作用于后文件，而档案则不能逆转为和反作用于前文件。b.档案可以转化为后文件且只能通过已转化的文件来作用于后档案，而文件则一般不宜反作用于前档案。
三、文件运动规律给予我们的新启示
（一）文件运动具有多样性和不平衡性的特点。
文件运动作为一个物质运动系统，在一定主观与客观、内部与外部等因素的影响和制约下，通过文件与档案、主体与客体的相互作用，总是在阶段性质变规律的基础上按照螺旋式发展规律不断向前运动的。这一现象正是客观世界物质运动多样性和不平衡性在文件运动中的综合反映。只有认识到这一点，建立在“文件——档案”运动基础上的现行理论中才会有“档案——文件”运动的合法地位。
（二）文件运动是文件的周期运动和周期连续运动有机结合的历史过程。
“文件——档案”和“档案——文件”作为文件运动两种基本形式，充分反映了文件运动规律普遍性和特殊性的辩证统一。从普遍性来说，“文件——档案”的转化是文件运动中普遍存在的显性运动方式，也是文件运动的主流。从特殊性来说，“档案——文件”的转化是文件运动中个别存在的隐性运动方式，也是文件运动的支流，并常常为主流所遮蔽而令人“不识庐山真面目”。“青山遮不住，毕竟东流去”，由于它们的客观存在，并在其价值规律的作用下统一于一个共同的运动体内，因此才构成了一个完整的文件运动的历史过程。这一事实告诉我们，文件运动规律不仅要揭示“文件——档案”的微观运动规律，而且也要揭示“文件——档案——文件——档案”的宏观运动规律，只有这样，它才是符合文件运动实际的科学理论。
（三）文件与档案相互转化是一定历史条件下文件、档案价值规律和社会需求规律相互作用的结果。
文件与档案之所以能够相互转化，一方面是因为利用主体随着社会实践的发展对客体价值的认知不断深化和需求不断发展，另一方面是因为客体价值可互变规律为利用主体的认知和需求提供了客观依据，两者相互作用就推动了“文件——档案——文件——档案”的周期性、螺旋式的向前发展。
（四）文件运动规律为正确认识文件与档案的性质及其关系提供了理论根据。
从表象上看，文件和档案似乎为同一种事物，但文件运动规律清楚地说明：一是文、档在物质形式上是一种继承关系，在实质上是社会职能完全不同的两种事物，有着不可混淆的界限。二是不同时期的文件、档案是在不同时期的社会活动中根据利用主体的需要而形成的，它们在适用对象和具体作用上都有明确的分工，在时间和空间上是不可替代的。因此，把“档案——文件”的转化认为是“文件运动的回流形式”的观点就值得商榷了：一是缺乏充分的理论和实践根据；二是将会产生时间可以倒流、历史可以篡改、档案可以伪造的误导。
综上所述，深入探索文件运动规律，对于电子信息时代深入认识文件和档案的本质属性、科学构建文档管理模式及其理论体系，都是重要的和必要的。
【参考文献】
1.黄存勋、倪道善等著：《文档一体化——网络时代的文件与档案管理》，四川大学出版社2000年版。
2.何嘉荪、傅荣校著：《21件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年版，
3.邹吉辉：《文件生命周期的实质是文件利用价值转化过程》，《兰台内外》1999年第3期。
笔者在《一部有益于档案学基础理论研究的探索之作》（见刊于《档案管理》2016年第6期）一文中，通过对该书论述特色的分析，认为其对档案学基础理论研究做出了有益的贡献，但这并不说明就完全赞同刘先生书中的观点。其中对“档案的定义及其本质属性”“档案形成在前”（已经由“档案不可能形成在前――与刘东斌先生商榷”一文，见刊于《档案管理》2015年第5期，所以此次不再骜述）、否认“档案是由文件转化而来的”等观点均有不同的认识。为此，本文仅就对档案的定义及其本质属性谈些基本认识，以与刘先生商榷。
1 《档案直接形成论》关于档案的定义及其评析
1.1 《档案直接形成论》给档案下的定义。刘先生在该书第二章“档案”中首先指出：“为什么档案界不断地给档案重新定义？为什么有140余种档案定义？为什么要放弃‘文件’作为档案的属概念？为什么要采用‘原始记录’‘文献’‘信息’‘材料’‘集合’等作为档案的属概念？答案就是‘文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的’观点不能正确客观地反映‘档案’这种现象。”（29页）
针对我国有关档案定义的沿变，刘先生对“档案”这一概念给出了自已的认识。该书在第五章“档案学逻辑起点”中的“关于采用‘档案’概念的问题”中指出：“那么，在本书原始记录性逻辑起点下的三个档案定义：1.档案是原始记录；2.档案是原始记录性文献；3.档案是原始记录性信息。它们都可以作为本书的基本档案概念，关键是其内涵‘原始记录性’”（125页）。
1.2 对《档案直接形成论》中档案定义的评析。笔者认为，刘先生这样给档案下定义是不科学的，其定义的结果也是难以准确的。
1.2.1 “档案是原始记录”不是科学意义上的定义。从这个定义来看其结构并不完整，乍一看“档案是原始记录”好像是挺完整的一个定义，即“档案”是被定义概念，“记录”是属概念，“原始”是种差。但根本的问题是本书的一个基本观点就是“原始记录是档案的本质属性”，即：“原始记录性是档案固有的本质属性。档案的原始记录性是在其形成过程中生而造就的，而不是后来转化出来的，也不是从文件那里继承下来的。”（54页）所以从本书的论述环境来看，“原始记录”就成了一个有机的整体即档案的本质属性，于是这个定义的属概念无形之中就被偷走了（在其后两个定义中分别有“文献”“信息”作属概念），于是实际上就成了一个没有属概念的不完整的定义。
1.2.2 三个定义的属概念不一。刘先生在对档案下定义时从三个不同的范畴入手，将“记录”“文献”“信息”三个概念作为档案的属概念。该书在第五章“档案学逻辑起点”中指出：“如果将‘档案’限定在‘记录’范围内，那么，可这样定义：档案是原始记录。”“如果将‘档案’限定在‘文献’范围内，那么，可这样定义：档案是原始记录性文献。”“如果将‘档案’限定在‘信息’范围内，那么，可这样定义：档案是原始记录性信息。”（126页） 在同一本专著中的同一论述切口下采用三个概念来作为档案的属概念是不够严谨的。
所谓“属概念”，“亦称‘上位概念’，与‘种概念’（下位概念）相对，在具有从属关系的两个概念间，外延较大的概念。”[1]如果在一本书中将档案定义中的属概念做出三种不同的论述，那么档案定义的属概念到底是什么呢？
再者，在这三个概念中“文献”和“信息”显然不合科学：“文献，是指以文字、图像、公式、声频、视频、代码等手段将信息、知识记录或描述在一定物质载体上，并能起到存贮和传播信息情报和知识作用的一切载体。”“现在通常理解为图书、期刊等各种出版物的总和。”[2]看来我们所论述的档案显然超过了文献的范畴。而“信息，是指音讯、消息、通讯系统传输和处理的对象，泛指人类社会传播的一切内容。”“文字、图形、图像、声音、影视和动画等不是信息，而文字、图形、图像、声音、影视和动画等承载的内容才是信息。”[3]我们所说的档案是载体、记录方式和内容三者的综合体，而档案承载的内容只是我们日常所说的“档案信息”而已。相比之下，在这三个属概念中，只有“记录”比较合适，故在下文中也采用“记录”作为档案的属概念。
1.2.3 三个定义的种概念过简。“种概念”“亦称‘下位概念’。与‘属概念’（上位概念）相对。在具有从属关系的两个概念间，外延较小的概念。”[4]种概念的表述结果是将被定义项的这个种概念与同属于其他同级种概念在内涵上的差别揭示出来，即种差，且其中必定有一项种差是被定义概念所反映的对象同其他对象的本质区别。在刘先生给出的档案定义中的种差显然太过简单，从而无法很好地揭示档案的属性乃至本质属性。假如我们设想刘先生是为了将种概念表述得精炼到极致的话，那还真是只有“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”，抑或是其他相类似的表述才会相对准确一点儿（关于这一点会在后面“档案的本质属性”一部分中详细论述）。
2 《档案直接形成论》关于档案本质属性的论述及其评析
档案本质属性到底是什么？这是一个多年来一直在档案学理论研讨中比较突出的问题，而且从档案学理论尤其是基础理论的发展来看，档案本质属性又是一个无法回避的重大问题。
2.1 《档案直接形成论》中对“档案本质属性”的论述。该书在第三章“档案的本质属性”的第一节中，从分析原始记录性、直接历史记录事后有用性、原始记录性材料内容的潜在有用性、历史再现性、可追溯性等五个方面的“原始记录性说”类，以及备以查考性、归档保存性、三属性的交集、结构、鉴定和整理、内在有机联系性、非现行性等七个方面的非“原始记录性”说类入手，对档案本质属性的现有研究做了较为全面的综述。并继而得出结论“原始记录性是档案固有的本质属性，档案的原始记录性是在其形成过程中生而造就的，而不是后来转化出来的，也不是从文件那里继承下来的。”（54页）并在第五章“档案学逻辑起点”中讲到，“而‘原始记录性’既具备了逻辑起点的四个要件，又将档案的本质属性、档案定义的核心内容包含在内，这一抽象概念满足了哲学对理论逻辑起点的描述和规定，可以说应该是档案学的逻辑起点。”（104页）
为了说明“原始记录性”是档案本质属性的正确性，作者在该书63-68页分析了“档案本质属性是原始记录性的认识危机”后，仍然得出结论“档案的本质属性是原始记录性”，指出“档案的原始记录性反映了档案的本质特征，它是档案与其他材料最根本的本质区别。”（75页）“原始记录性是档案固有的本质属性，而其他的所谓档案本质属性，要么是源于原始记录性或者是原始记录性的延伸，要么是档案的外在表象或是人们（档案整理人）外加给它的。”（75页）
2.2 对《档案直接形成论》中“档案本质属性”论述的评析。那么让我们来看看“原始记录性”到底是不是“档案固有的本质属性”呢？笔者认为回答应当是否定的。
2.2.1 “原始记录性”并非档案所独有。在“原始记录性”中“记录”是上位概念，“原始”则是对“记录”的限制。记录是“把所见所闻通过一定的手段保留下来，并作为信息传递开去”[5]；原始则是指“最初的、开始的、第一手的”。事实上“最初的、开始的、第一手的原始记录”很多，如人们为了交流需要而随手写的便条、平时在超市购买商品时打印出的小票和大量的购货凭证、学校教学中老师在课堂上写的板书和学生在校或回家完成的作业等，都是在各自活动中直接形成的原始记录，但这些原始记录会形成档案吗？又有谁会说它是档案呢？还有如一般文件（报告）的历次修改稿，它相对最后定稿而言更是原始记录，但按照现有的法规规定和档案工作的实际，它们一般是不会形成档案的（特别重要的文件和报告除外）。由此可见，大量并不会进入档案领域的记录也具有原始记录性。
2.2.2 有些档案是“原始记录”和“非原始记录”的综合物。有些材料只有在加入了必要的而又非原始记录的信息时才会形成为档案。如围绕一次重大活动、重要会议、重大建设工程等形成的大量照片，我们并不能直接将其称为档案，因为它还无法承担起像刘先生在书中论述的功能：“档案作为记忆工具，记录着其直接形成的全部过程，保存着其直接形成全部过程的信息，并可以再现这个记录的全部过程。”（151页）这些照片只有通过归档环节，经过挑选，并为每张照片配上与画面对应的简要说明以及拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、归档编号等内容后，才能将所选照片与其他照片区别开来并转化为档案。而这些在整理中加入的内容相对照片而言已经算不得原始记录了，但正是因为有了这部分内容与照片构成了完整的照片档案，才能还原记录信息的原貌。
3 档案定义及其本质属性之我见
3.1 档案定义之我见。
3.1.1 我国档案定义不断更新中存在的主要问题。我国对档案定义的讨论虽然经过几次集中讨论式的高潮，又经过持之以衡的讨论，但至今除《档案法》给出的法定档案概念外，还没有一个相对比较公认的档案定义。笔者以为，这里的主要问题就是我们在档案定义中删除了不该删除的内容和把着眼点放错了地方。
首先，正是由于我们在档案定义中删除了类似“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”原本确实属于档案本质属性（起码在人类认识领域是这样）的限制，才使得档案的定义削弱了专指性，因而每当面临人们认识领域扩展之时便会摇摆不定。尽管持论者的主观意图是好的，即为了消除档案形成过程中的人为因素，避免档案是人的主观意识的产物这种唯心主义的认识论在档案界的影响，但其结果是终究将无法找到满意的答案。
其次，就是我们将讨论档案定义的着眼点放错了地方。我们往往致力于对档案定义中属概念的精细化，力求从中找到解决问题的答案。正像刘先生指出的一样：“随着档案工作的不断深入和扩展，越来越多的档案纳入档案工作的范围，以文件为对象（文件为属概念）的档案概念越来越不能适应档案工作的需要和对档案的认识，文件的概念越来越不能涵盖档案概念，只好将‘文件’改为‘文件材料’或不断地加括号专门注明包括某某。”（42页）从已有的实践来看，这样做根本就无法真正找到解决问题的途径。要想有效地解决这个问题，我们更为需要的是将着眼点放到对档案定义中“种差”的精细化之上。
3.1.2 档案定义中的属概念。当然，寻找一个相对科学合理的属概念也确实非常需要，但相对来说还是比较易于做到。我们已经使用过的“原始记录”“文献”“信息”“材料”“集合”等概念，都有它一定的合理之处，只是体现了不同时期我们认识的侧重点不同而已，如随着信息时代的到来，就采用“信息”作为档案的属概念即是一个例证。以笔者陋见，由于“原始记录”已经对“记录”做出了限制，所以只要采用“记录”作为档案定义的属概念即可。也许有学者会说，用“记录”作为档案的属概念也并不合适。其实，再合适的属概念也需要通过找出档案的本质属性来作为其种差才是最为关键的，所以本论题的重点也是放在对档案本质属性的论述上。
3.2 档案本质属性之我见。其实，尽管在给档案下定义中对档案属概念的精细化非常重要，但却注定无法从根本上解决问题，因为只有在定义的种差部分中对档案本质属性部分论述的精细化才是解决问题的根本。我们只有不断通过对定义中种差的精细化，即使得档案的本质属性越接近本真，才越是能够找到解决问题的正确途径。
对于事物的本质属性，从理论层面上认识比较容易，但要从客观存在物中认识并给予科学的表达则是一件难度极大的事情。因为本质属性是隐蔽在事物内部的，往往会通过现象甚至假象表现出来，所以我们必须依靠辩证的思维才能透过现象挖掘到本质。只有经过一番艰苦的努力之后才能使我们所论述的本质属性更接近真实和科学，而对其衡量的标准就是唯一性，即只有该事物才会具有这个特性，而其他那怕是同处一个属概念之下的其他种概念都不会具有这一属性。
3.2.1 本质属性具有唯一性。“任何事物都有许多的属性，在事物的诸多属性中，有些属性是某个或某类事物所特有的，决定该事物的本质，使某一事物之所以成为它自己的最低限度，并把这种事物与其他事物区别开来。这种最低限度所包含的性质就是事物的本质属性，它是事物本质的规定性。”[6]
档案的一般属性可以有多个，如原始记录、直接形成、历史再现、有机联系结构、非现行性等等，都是档案的一般属性。这些属性对于“档案”这一事物而言是充分条件，即只要具备了其中某一个条件，就有可能是档案，然而却又不是只有档案才具有此类特性。而档案的本质属性则是必要条件，具有唯一性。即不仅仅是只有具备了这个属性才有可能进入档案行列，而且只有档案才会具有这个属性，而档案以外的任何事物都不具有这一属性。对于这一点刘先生也有如是说：“档案的原始记录性本质属性应该具有排他性，是惟档案独有的。档案的原始记录性应该是它生成时造就的，而不是转化来的，也不是继承来的。”（66页）
3.2.2 本质属性在定义的表述中不能省略。在下定义的过程中，属概念确定之后，主要精力就是找出被定义概念与属概念的区别之处，并将其罗列出来作为种差的表述内容。为了定义的精炼，表述方法则既可逐一罗列，也可择其要旨只列本质属性，但被定义概念的本质属性是绝对不能省略的。所以，档案的本质属性只能在定义的种差里寻找。大凡以档案定义中的属概念来衡量档案的本质属性，那就不可能得出正确的答案，如“原始记录性”就是一例。
3.2.3 档案的本质属性是客观存在进入人们认识领域的结果。“档案”作为一种客观事物的表现形式是它的客观存在，它既不依赖于人们的认识而存在，也不因人们认识的疏漏而消失。档案的属性是档案作为客观存在物的一种自然表现形式。它可以是多种多样，精彩纷呈的，即各个具体的档案存在物极有可能体现出各种不同属性的结果，但作为其本质属性，却又只能归属于一个相对比较一致的认识。
因此，对于档案本质属性的认识必定需要经过一个漫长的过程，这就是人类的认识过程，即存在物对于人类认识作用的结果。当档案本质属性这个客观存在物对人类认识作用的不断积累，并达到一定的量变时，便能进入人类认识之中。同时，辩证唯物主义又不仅认为意识是物质的反映，物质是第一性的、意识是第二性的；而且认为，意识对物质的反映是能动的，意识在一定条件下，能够反过来对物质发展进程起巨大的作用。于是，当人们完成了一个由存在到意识的过程时，社会意识对社会存在又具有反作用，即人们会对“档案本质属性”作出论述。所以，对档案本质属性的认识已经属于人类意识的产物，是一个人为的结果。对于档案本质属性的论述是人们通过对无数作为客观存在物的档案的研究、总结、归纳、提炼的结果，属于意识领域，势必烙上人为的因素。
3.2.4 档案本质属性的返璞归真。对档案本质属性的认识是一个渐进的过程。既然对于档案本质属性的论述是属于人们意识的范畴，那么不同时期的人们站在不同的角度观察，对档案本质属性的认识就会产生差异。即使是同一时期的人们因其理论认识与实践积累的不同，对档案本质属性的认识也会有所差别。再说，随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论势必始终处于不断的建设之中，所以对档案本质属性的认识也必然是一个不断丰富、不断完善的渐进过程。
在我国档案学理论建设之初，曾经就将“立卷归档”作为档案的本质属性，随后又被逐渐放弃，已经经过了一个循环。究其原因，也许是人们认为“立卷归档”不仅仅是人们纯主观意识的体现，而且还是一种工作环节。如“‘立卷归档’‘集中保存’‘鉴定’‘整理’等档案工作都与档案的产生没有关系，也不能改变档案。”（322页）也许这就是此种表述逐渐被档案定义所淘汰的缘故。
目前，档案的保管期限仍然划分为永久、长期和短期三种。国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》中规定：档案分为“永久和定期两种，定期又分为长期和短期两种。永久，就是无限地保存下去；长期的保存十六年至五十年；短期的保存十五年以下。”这就是说，凡已列入“永久”的档案，便要世世代代，无休无止地保存下去，用不着再作鉴定，除非是该档案自生自灭或遭到天灾人祸。凡永久保管的档案就一律无限期地保存下去，这一认识已经融于档案工作的实践之中，在理论界似乎也已经成为定论。档案法规、档案业务规范以此为基点，档案学教科书和绝大多数档案工作者也概不置疑。笔者认为，这种规定在我国档案工作已经高度发展的今天已经不符合实际，从我国各级各类档案馆室馆藏档案的现状来看，它们中有的受档案人员业务素质的限制，当时划分就不准确，应该重新鉴定；有的利用价值已经发生变化，无限期地保存下去，只会劳民伤财，得不偿失。因此，档案管理也必须与时俱进，坚持具体问题具体分析，冲破永久保管的档案就应该不加分析无休无止地保管下去、这一不可逾越的警戒线，区别情况，定期鉴定，合理调整保管期限，对有的已经失去保管价值的永久档案作降级直到销毁的处理。
1、对永久档案实行无限期地保管不能脱离档案形成的历史条件和档案工作的实际状况。档案的保管期限是相对的，划定档案的保管期限不能脱离档案形成的历史条件和档案工作的实际状况。档案形成的年代愈久远，保存下来的档案愈稀少就愈珍贵，这是千百年来广大史料工作者、档案工作者总结出来的一条规律，也是指导我们档案工作实践的重要经验。在我国，民国以前形成的档案由于战乱的破坏，保管不慎及年代久远的自然损毁和其他种种主客观因素，所存档案资料已经微乎其微。这批珍贵的历史资料，是中国几千年文明史的缩影。所以，对这批历史资料，应当适度放宽档案的保管期限，绝大多数档案都应定为永久档案，世代保存。
从建国初期到十一届三中全会以前，新中国的档案工作处于起步阶段，社会档案意识淡薄，保管条件落后，档案管理法规不健全，加之浩劫，所存档案仍然很少。而且这批档案大多数是在十一届三中全会以后档案工作大发展时期才整理出来的，不少保存价值不大的文件材料在整理中已经剔除，现存档案保管期限的划定是经过相当长时间检验论证的，具有一定的准确性。对这批档案的保管也必须持极其审慎的态度，宁宽勿严。这对于反映国家发展的真实历史面貌，积贮国家的历史文化财富，是必要的。
2、对建国后形成的永久档案进行鉴定的实践依据。十一届三中全会以后，我国的档案工作有了日新月异的发展，永久档案的数量猛增，质量不高。截止2002年底，我国有各级国家档案馆3070个，保存档案由1983年的0．55亿卷（件）到2002年的1．9亿卷（件）；有各级各类档案室20192个，保存档案1．7亿卷（件）。馆藏档案数量的突飞猛增，既是档案工作兴旺发达的标志，也是档案管理的忧患所在。一是影响馆藏质量。档案的保管期限都是由立档单位划定的。但由于档案人员受业务水平、认识水平的限制和对文件材料的内容不熟悉，不能够准确判定档案的保存价值而错定或误定为永久档案，导致进馆档案的先天不足。二是由于我国永久档案划定面宽，所占比例太大，加之过去在划定档案保管期限上长期推行“可长可短的一律从长，介于永久和定期之间的一律永久”，致使我国进馆永久保存的文件比例则高达30―50％，随着时间的推移，部分永久档案已经降低或失去继续保存的价值。三是馆藏超负荷。由于永久档案“只生不死”，尤其从七十年代起，各部门（单位）永久档案激增，加大了馆藏的负荷，特别在无条件建造新馆的贫困地区，馆舍库房已不堪重负，档案用房与迅猛增长的馆藏量不相适应的矛盾日益突出。
3、对建国后形成的永久档案进行鉴定的理论依据。世界上的一切事物都在不停地运动发展着，档案也不例外。按唯物辩证法的观点，档案的永久保管是相对的，在划定档案保管期限时，档案工作者基于当时的社会历史条件和自身的认识水平，认为某档案应该永久保管，但随着时间的推移，社会进步了，科学技术发展了，环境条件变化了，社会对档案信息的需求也发生了变化。原定永久保管的档案可能已消减或失去利用价值，再无永久或继续保管的必要。如果机械地将“永久”档案绝对化，不论有无利用价值，不加区别地花费人力、物力、才力，无休无止地去保管下去，是与唯物辩证法的基本原理相悖的。譬如，某高校由于校园规划的调整，已将五十年代修建的部分办公、实验及师生生活用房拆除，其竣工图、管线图纸早已失去了保管的初衷，却仍然永久保管在档案馆，而且还得无限期地保管下去。虽然我们可以说这些档案真实地反映出了当时的建筑水平和一个时期学校发展的历史面貌，但这种普通得不能再普通的建筑，何处不有？家家都这样沉积下去，保管的类似材料重复太多，无疑是一种人力、物力、财力的巨大浪费。可见，最初确定的永久档案，过了十年、二十年或更长一段时间之后，其需求意向可能已经发生变化。再鉴定其价值大小，或许不够“永久”资格，而需退到长期这个位子上，甚至被剔除销毁亦是不足为奇的。
4、借鉴国外经验，对“永久”档案应有量的控制。国际上，许多国家对永久档案均有量的控制。据第七届国际档案会议公布的材料可知：英国永久档案约占文件总量的1―2％，美国占1―4％，加拿大和法国占5―10％，最高的如澳大利亚、芬兰、法国、挪威、罗马尼亚、瑞典、阿根廷、奥地利、丹麦、瑞士等国，也能控制在10―15％。而我国对永久档案的选定一直以来仅有定性而无定量的控制，结果我国的永久档案“多的达50―60％，少的达30―40％，比例远远高于国外。目前我国档案馆（室）藏问题中，一方面业务经费缺乏，库房容积不足，一方面又有大批未经鉴定或鉴定后因依据不足而不敢下决心销毁的档案文件占据着大量的库房空间并消耗着本来十分紧张的保管经费。借鉴国外经验，从我国档案工作现状出发，确定合理的“永久”档案比例数值很有必要。只有这样才能更有效地规范、指导档案鉴定实践，控制“永久”档案的数量，限制移交进馆的档案文件。
二、“纸质档案”不要了？
随着科学技术的进步，现代化的办公手段已在我国各机关、团体、企事业单位广泛采用。电子档案也应运而生。由于以磁性材料为载体的电子档案能使载体与内容信息实现分离，摆脱了纸质等载体档案所具有的时空局限性，因此一些档案工作者开始思考纸质档案和电子档案的命运。有的档案工作者认为电子档案存储、检索、传递方便快捷，是纸质档案所不能比拟的，用不着再保存纸质档案了。笔者认为这种认识是极其片面的，在当前这种时期只保存电子档案，不保存纸质档案是非常有害的。我们必须认清电子档案在相当长的时期内只能部分取代纸质档案的功能，不能最终取代纸质档案；电子档案和纸质档案不是哲学意义上的一对新、旧事物的关系，是两种差异明显的事物，它们之间没有继承性和相互否定性。它们各有所长，互为补充，纸质档案和电子档案将长期并存。道理十分简单：
第一，构成替代的关系是要具备一定的优势条件，这些条件突出地表现为，新的记录材料应包含被替代材料的最基本的优点，否则将无法构成替代关系。从我们目前所能看到的情况来分析，纸张与磁记录材料似乎不存在一种替代的关系。纸张记录材料其中稳定性的特点是磁记录材料所不具备的，磁记录材料的不稳定性是不适合作为档案载体材料的最基本的要求的。因此，当档案室一方面保存磁记录材料的同时，又对应地保管了大量的纸质载体档案，这就是档案界所讲“双轨制”。也就是说，磁记录材料如果解决不了其稳定性的问题，那么纸质材料就将难以被取代。
第二、电子档案出现不久，理论与实践中还有一些问题未能得到最终解决。电子档案原始性认定的艰难性使其难以像纸质档案那样被接受。纸质档案的原始性鉴定通常采用“原件”鉴定法。一般包括对档案的载体是否为产生该档案所属时代产物的鉴定；档案信息形态包括印章、签字笔迹等的真实性鉴定及档案信息的原始性、真实性鉴定。由于其直观性，鉴定工作比较简单，一般鉴定，普通人员都能掌握。而电子档案的内容信息可与他的载体分离，可以从一个载体复制到另一个载体，无原件复制件之分，很难区分内容更改前后的状况。惟一能确定电子文件原始记录性的依据是该文件内容的原始性、真实性与完整性。其鉴定不仅要对内容价值作判断，还要对其进行技术鉴定，对其载体进行性能测定。这使得档案的原始记录性受到巨大的冲击，给人们带来一种恐惧，其真实性让人难以放心。信息与载体的分离性使人们再也无法像纸质档案那样直接领略到档案的原始记录性，使得电子档案的原始真实性、凭证权威性及法律效用受到质疑。电子档案信息的安全保管保护还是一个大问题。电子档案具有易复制、修改、删除的特点，原作者、管理者、黑客都有非法更改档案信息的机会，而且复制、修改、删除之后不易被察觉。电子文件对计算机及其操作系统的强烈依赖性，使得作为档案保存的电子文件的再利用价值大打折扣。
在以上这些问题解决之前，纸质文件就会长期使用，纸质档案就会长期存在。正是由于以上原因，现在从中央到地方、从国内到国外，在实行计算初‘办公、使用电子文件的大部分机关单位中，对珍贵、重要的文件档案，都实行了在保管上的“双套制”，就是为了确保重要文件、档案信息安全保管上的万无一失。
第三，纸质档案目前还是人们的偏爱。纸质档案使用近两千年，对人类社会影响久远、根深蒂固，既有实物的真实感，又有历史的沧桑感，人们不仅在思想上、习惯上，对纸质文书、档案的使用，情有独钟，偏爱有加；而且，从现实上讲，至今在国内外的一些特殊行业、部门、工作环节及相当一部分人群中，由于计算机及其电子文件档案生成的特殊性等多方面原因，纸质文件档案的统治地位仍未被电子文件档案所取代。若干年后，即使以上电子文件档案使用中的一些问题得以解决，由于国家与机关单位财力问题、计算机及相关设备的选型购置问题，以及人员培训等问题都一一解决后，电子档案也不可能成为档案大家族中的惟一，纸质档案在相当长的一个历史时期内存在是肯定无疑的。
三、文件的“联系”指的啥？
大凡档案工作者都知道档案整理理论的核心是“遵照文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用”。然而并非所有的人都搞清了什么是文件之间的联系以及怎样保持文件之间的联系。
档案行业标准《归档文件整理规则》对传统的归档文件整理方法进行了大刀阔斧的改革，明确要求：将“归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化”，这一规定旨在简化档案整理手续，减轻档案工作者劳动强度，加速档案管理现代化的步伐，无疑顺应了时展的要求。然而，许多档案工作者被传统观念所束缚，片面认为新“规则”规定归档文件按件整理，不再立卷，势必“割裂文件之间有机联系”，给档案工作带来混乱。事情真会这样吗？
《中华人民共和国档案法》从国家法律的层面对机关档案室的角色定位作出明确规定：“负责本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。其他相关法律法规也对档案室的职责与基本任务进行明晰，强调档案室应对本单位的档案工作进行管理、监督、指导，并负责档案的移交。可见，法律法规中机关档案室的角色定位是明确的：对本单位的档案工作负责，使本单位的档案得以妥善保存并合理提供利用，最终顺利移交给档案馆。
（二）传统档案学理论对档案室的角色定位
在传统的档案学理论中，档案室是“把各行各业的工作与档案工作相结合，与社会相沟通，把档案工作与文书部门的有关工作相联系，把自身的工作同档案馆工作相配合”的“综合部”。它有三个方面的性质：“机关的内部组织机构”、“保存档案的过渡性机构”、“主要任务是服务于本机关”。传统档案学理论强调机关档案室作为连接文书部门与档案馆工作的中枢机构，具有非常重要的承上启下作用。
（三）机关档案室对纸质环境中的角色定位
我国相关法律法规更强调档案室对机关档案工作的管理作用，强调其作为机关信息集合部门的职责。而在理论研究中，则是从文件生命周期的角度出发，指出机关档案室处于其中的重要作用。双方各有侧重，但基本观点是一致的：机关档案室的作用是负责本单位的档案工作，使其能够为本单位的业务活动所利用，并将需要永久保存的档案移交给档案馆。
二、电子政务环境中档案工作的变化
电子政务系统的应用，不仅带来文件载体形式的改变，更是对业务部门的工作流程进行再造和优化。对于档案部门来说，它改变了其管理的根本——保管载体，并由此引发了管理活动的变化。
（一）新的管理要求
纸质文件载体与内容的一致性、不可分离性，使得传统档案工作较为简单明了，重点要确保载体的安全性、可靠性。而电子文件特有的信息与载体的可分离性、系统依赖性、信息的易变性与可操作性等特点，使其易于被修改并总是处于不断变化中，从而引发了管理方式的变革，给档案工作带来了巨大的挑战。在电子文件的保管中，要解决的核心问题是如何对具有原始性的电子文件进行长久保存。这包括两个方面的内容：一是电子文件原始性的认定问题；二是电子文件的长期保存问题。与传统档案管理相比，电子文件的管理具有相关因素多、各因素之间的相关度高、变量多、目标复杂、技术含量高、更新快等特点，对管理活动提出了更高要求，需要从政策、制度、技术方法等不同层面共同采用新的对策。
（二）新的业务流程
有学者曾指出：“计算机应用到了一定程度，不可避免地要改变业务流程。”电子环境下，原有的许多观念与做法都不可避免地要发生相应改变，原有的业务流程也要改变。在传统的档案管理中，文件的生成、归档和最终处置三个环节将文件生命周期清晰地划分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段。文件的生成、收集、整理、鉴定、归档、移交或销毁等管理环节都是相对独立的，并形成前后衔接、在顺序和时间上不可逆的、单一性的线性流程。在电子办公环境中，文件管理环节之间的界限逐渐模糊，不同的业务环节交叉进行或同时进行，各管理阶段的界限不像在纸质环境中那么明显，导致各个环节出现互相穿插、互相衔接、我中有你、你中有我的复杂关系，业务流程变得多样而复杂。
三、电子政务环境对档案工作本质的影响
保管载体、保管环境的变化是否会对档案管理活动造成根本性的改变？是否需要构建全新的管理理论？厘清这些问题，就必须明晰电子文件管理活动变化的本质，即管理理论最本质的两个方面——逻辑起点与管理职责是否发生改变。如果这两个方面发生了改变，那么必然要构建新的管理理论体系，但如果只是由于载体的不同而引起管理方法、管理流程的相应调整，那么这种变化就不是根本性的，就没有必要完全抛开传统的档案管理理论。
（一）逻辑起点
档案部门在纸质档案管理中的逻辑起点是明确的：业务部门按规定将需要归档的文件移交给档案室，标志着文件工作的完结，标志着文件管理权限与管理责任的转移，也标志着档案工作的正式开始。而电子环境下业务环节的非线性，导致档案部门管理工作的起点也变得模糊进而引发争议。由于电子文件及其元数据易被篡改、易丢失、易损坏，档案部门必须将归档工作前移，实时在线归档，才能更好地维护档案的真实性、完整性与安全性。尽管归档的时间提前了，但只有在文件归档之后，档案部门才能获得文件管理权限，档案管理工作才能正式展开。因此，从管理的逻辑起点看，无论是纸质档案还是电子档案，都是始于文件归档。
（二）管理职责
电子办公环境对档案管理环节最显著的改变是归档环节的提前。尽管管理的时间点提前了，但档案部门仍然是在归档之后才履行管理职责，管理权限并没有扩展。归档前，电子文件的真实性、完整性、可靠性由文件形成部门负责；归档后则转由档案部门负责，文件形成部门可以对档案进行利用，但无权对其进行更改、删除等操作，这与传统的档案管理理论也是相符的。因此，从管理职责上看，电子档案的管理并未发生根本性的改变。综上，电子政务系统中档案室的管理工作有所提前，但工作范围并没有本质性的扩张，管理边界是和传统的管理方式一致的。因此，档案室并不需要已有的管理理论，建立新的电子档案管理理论，而应该清楚地认识到电子政务环境给档案工作带来的“变”与“不变”，这样才能正确地把握自己的角色定位，更好地开展核心业务。
四、电子政务环境中档案室的角色定位
电子政务流程的再造与文档管理活动的变化，虽未触及档案管理理论的本质，但还是对档案室的角色定位造成一定的改变，因此不可避免地要讨论全程管理理论与前端控制理论的合理性与可行性。
（一）全程管理理论与前端控制理论的可行性探讨
全程管理理论与前端控制理论的定义都是比较简单明了的，但是关于如何操作、如何实施并没有统一、具体的阐释。目前对这两个理论的研究主要存在两个问题：
1.构建了理想的管理模式，难以实现。全程管理和前端控制理论构建了一种理想状态，即档案部门可以对文件从形成直至销毁或永久保存的全过程进行统一管理。然而，文件在不同阶段是由不同的部门负责管理的，档案部门与业务部门是平等的业务对接关系，不存在上下级的领导关系。档案室可以对业务部门的文件管理工作提出建议与意见，但并不能实施真正意义上的管理。此外，档案部门包含了档案室与档案馆，它们分属不同的立档单位，档案馆并无权限干涉不同立档单位业务部门的文件管理工作；同理，档案室既不能对前端的业务部门进行管理，也不能对后端的档案馆工作进行监管，而是要接受档案馆对其档案管理工作的指导与监督。因此，无论是从权职划分还是具体分工来看，档案部门都无法实现对电子文件的全程统一管理。
2.模糊了前端控制的内涵，混淆概念。有的学者认为“保存即归档”就是实现了前端控制，是把归档环节“纳入到前端收、发文流程当中”。这种说法模糊了“控制”的真实涵义。保存即归档是归档时间的提前，实现了管理环节的交叉，但档案室仍然负责归档工作，并没有参与前端的文件形成的工作中去，更没有对前端工作起到实质性的“控制”作用。可见，业务环节的提前，并不是“前端控制”的实现。因此，全程管理理论与前端控制理论对档案部门作为电子文件全过程管理者的角色定位是无法实现的，也是不现实的。
（二）机关档案室在电子政务系统中的角色定位
露西安娜•杜兰蒂教授认为，在从电子文件到电子档案的整个生命周期中，文件的形成者和档案的保管员共享管理者的角色和职责。也就是说，文件的形成者与档案的保管者各有分工、各司其职，共同承担从电子文件到电子档案全生命周期的管理责任。我国机关档案室与文件形成部门和档案馆紧密相连，处于电子文件整个生命周期的“中端”。传统的档案学理论中，档案部门除了扮演档案实体保管者和社会记忆捍卫者之外，还应肩负档案信息管理专家、档案信息中介、档案文化传播者等重要角色。而在电子文件管理理论研究中，很多学者在提倡“全程管理”与“前端控制”的同时，提出要建立新型的文档一体化管理机构，作为电子文件管理全过程的中部枢纽。在实践工作中，档案室也“多数仅被定位为档案实体的管理者、检索提供的服务者，监督指导本单位档案工作和信息服务的职能基本处于缺失状态”，档案室开展机关资源整合等工作往往被认为有“越位”之嫌。忽视档案室的作用，建立新的、独立于业务机构之外的档案管理机构，使档案室的地位不仅尴尬、作用被边缘化，而且造成管理上的混乱。因此，当务之急应明确档案室的角色定位，使其在电子政务系统中发挥应有的作用。既然电子文件的管理与纸质文件的管理并无根本性区别，那么档案室在电子政务环境下的角色定位应与传统纸质文件管理类似。档案室还是以机关档案工作的管理者、文件流转的中纽这两个角色为主，并肩负起机关信息建设工作的参与者等职责。具体来说，机关档案室在电子政务环境下的角色定位主要包括：
1.机关档案工作的负责者。作为机关档案工作的负责部门，档案管理工作是档案室最重要的职责，具体包括：（1）妥善接收并保管各业务部门应归档的文件。与纸质文件归档类似，档案部门最大限度地接收不同业务部门产生的电子文件。由于要求各业务部门生成的电子文件都是格式规范、结构完整、符合要求的，也只是最理想的状态，现实中是很难做到的。面对版本形式多样、不完全符合归档标准等情况，档案室也应该最大限度地接收、维护前端产生的电子文件，以确保后续管理工作的顺利进行。（2）为业务部门的文件管理工作提供专业意见。档案部门最清楚应如何确保电子文件的安全可靠性，对于电子文件形成过程的凭证性保障也有着更深刻的认识。因此，档案室可以对前端业务部门的文件管理工作提供专业意见，使电子文件更规范、有序地流转。
2.机关档案信息资源的管理者。档案室通过对机关电子文件的管理，拥有对机关信息资源的管理权。一方面，应积极进行电子文件内容的分析与挖掘，并利用电子政务系统进行资源共享，提高对信息的搜集、分析、传递和利用能力，建立更加丰富、全面的档案资源体系；另一方面，应提供多途径的档案检索与利用服务，使业务部门能够快速、便捷地获取所需的档案信息资源。通过为电子政务提供更有效的决策支持，提高政府整体的管理水平和行政效率。
3.档案馆基础工作的支撑者。档案室移交的档案，其完整程度、价值高低、整理质量、保管状况等都直接影响到档案馆的馆藏建设情况，影响到国家文化遗产累积和保护状况。只有最大限度地接收、妥善保管业务部门产生的电子文件，并将其完整地移交给档案馆，才能确保档案馆工作的顺利开展。
1 “直接形成论”难以证明档案不是转化而来的
1.1 从档案的源头上看难以证明档案不是转化而来的。《档案直接形成论》认为“档案不是由文件转化而来的”，“档案是直接形成的”。在第六章“档案的直接形成历程”中讲道：“档案之意先于文件，可以从‘结绳记事’、‘刻木为契’等档案起源时的原始档案中看出端倪。档案起源的动因只是为了满足人们记忆的需要，人们发明‘结绳’、‘刻契’等原始记事方法，其记事的主要目的在于帮助人们记忆，起到记事备忘的作用。它只有档案的记忆作用，而没有文件的管理办事功用。”（146页）
如单从这段文字来看，确实像笔者在《一部有益于档案学基础理论研究的探索之作――〈档案直接形成论〉读后感（之一）》（刊于《档案管理》2016年第6期）中讲的：如果顺着刘先生的思路来理解其结果，那么从人类产生档案的源头上来论述“档案形成在前”的观点似乎还是有些道理的。但这些相对来说看似有点儿站得住脚的认识，其实存在的疑问也是非常明显的。因为人们很自然地会想到此时在人们的认识领域中还没有“档案”一说，那又如何能如此顺利地将“结绳记事”和“刻木为契”等就称为“档案”了呢？毕竟从这些被刘先生称为档案的记录的出现，距人们认识到“档案”的产生还差着几千年的时间哩，怎么就能直接说这些是档案了呢？是拿人们后来的认识去套指的吗？那不又具有了人为的因素吗？
1.2 自“档案”概念出现以后形成的档案更难说明档案不是转化而来的。《辞海（第六版缩印本）》对“文件”的定义是：“组织或个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料。是人们记录、固定、传递和贮存信息的一种工具。”[1]就我们当前认识的档案而言，其前身“文件”的草稿、修改稿直至定稿和签发中的大部分原始记录，在其形成之初早已并不是为了记忆的需要，因为谁也无法理解人们为了要留下记忆而去形成一个文件。那么为何这些就可以直接称其为档案呢？它们还只是具有记忆功能吗？随着社会的发展显然已经讲不通了。而刘先生却认为：“‘文件’从起草到草稿、一稿、二稿……定稿，经过了一个过程，然而，必须清楚，起草的文件不等于文件，文件的草稿也不等于文件，定稿同样也不等于文件，你可以说‘文件’是从其形成之初开始着原始记录的，但是，这个‘文件’记录的‘原始记录’，并不是那个具有现行效用的‘文件’。记录这个‘文件’形成的全部过程的是档案，而不是‘文件’。”（151页）然而，事实上我们形成文件的目的就是为了实施某项工作，而此项工作又是需要在一定的区域范围、有众多的部门或人员参加，为了统一号令（如完成的标准、时间等）才会需要发出一个文件。所以，从草稿的产生直到文件的发出和督促执行，均是为了围绕完成某一项特定的工作而实施的行为，而并不是为了记忆。刘先生还说：“所以说，几乎所有的文件自形成之时起就被一切组织或个人所‘保存’贮藏。”（23页）事实上，“几乎所有的文件自形成之时起”就是为了被执行和应用，而并非保存和贮藏。那我们现时还能认为这些“文件的初稿、修改稿直至定稿、签发”是为了记忆的需要而形成的吗？如果不是，那么怎能直接称其为档案呢？显然不能！它们只能被称为该文件的原稿，只有当它与其对应的一份（有的归档两份）文件被归档保存起来以后，才成了这件档案整体的一个组成部分（关于这一点在本文第四点中会具体论述）。
1.3 档案不仅仅是由“文件”转化而来的。刘先生认为：“事实上档案不是文件的转化物，笼统地讲档案是从文件转化而来的，把文件与档案的关系按前后、按阶段区分是很不科学的，也不符合客观实际，并没有反映出档案与文件的客观真实面貌。”（50页）
?P者认为，档案确实不只是由文件转化而来的，但笼统地讲“档案不是文件的转化物”同样也是不科学的。因为事实上档案的主体确实是由文件转化而来的，只是“档案不仅仅是由‘文件’转化而来的”，因为除了文件之外，一切我们曾经试图用“大文件”观或是“不断地加括号专门注明包括某某”等所要解决问题的对象，均有可能转化为档案。原因是随着档案工作实践的深入，档案虽然仍然没有脱离由各种记录转化而形成的实质，但已经不仅仅是由“文件”转化而来的了。转化为档案的记录即档案的前身可以有很多，如大量的文件转化为文书档案，而还有大量的不是文件也转化为了档案，如，大量的会计账簿、会计凭证等算不得文件的转化成了会计档案；大量的照片转化成了照片档案；更有甚者，随着“实物档案”这一概念的出现，这些转化为档案的前身显然也算不得文件。所以确切地说：档案的主体是由文件转化而来，但又不仅仅是由文件转化而来的。要说明这个问题，关键还是要找到档案的上位概念，即档案定义中的属概念。既然笔者在《论档案的定义及其本质属性――〈档案直接形成论〉读后感（之二）》一文（刊于《档案管理》2017年第1期）中采用了“记录”作为档案的属概念，那为了论述方便起见，本文在以下论述中就采用“档案是由各种记录转化而来的”说法。
2 各种记录转化为档案的环节
《档案直接形成论》在第四章“档案的形成观”中指出：“将‘归档’作为有意识形成档案的先决条件，是把现代档案工作制度强加给档案本身的，是把对这一事物的要求强加给另一事物。……既然‘归档’属于管理活动，作为管理对象的档案就必然先于‘归档’之前就存在，而后才能产生相应的管理活动。怎能够把‘归档’作为有意识形成档案的必备条件呢？”（90页）“按照‘归档’是有意识形成档案的必备条件的观点，也就是说大多数基层档案室接收的不是档案。既然接收的不是档案也就不能称之为档案接收工作了，这显然与档案的收集工作相矛盾。”（91页）“‘立卷归档’、‘集中保存’、‘鉴定’、‘整理’等档案工作都与档案的产生没有关系，也不能改变档案。”（322页）在“档案与档案工作的关系”中又指出：“档案不等于是‘归档’的文件，档案在‘归档’前就是档案了。”（328页）
其实由于“‘归档保存’能够把档案与其他事物从根本上区别开来，是档案之所以为档案的‘最低限度’”， [2]所以，归档环节便成了档案与各种记录的分水岭。至于“按照‘归档’是有意识形成档案的必备条件的观点，也就是说大多数基层档案室接收的不是档案”（91页）的问题，那就更好解释了，因为档案室就是在做归档工作，收集的是列入归档范围的各种记录，这是因为目前没有真正实行文书处理部门立卷归档制度，实际是由档案室代行整理归档工作而出现的现象。至于档案的收集（接收）工作是针对档案馆而言的。于是笔者还是愿意回到我国早先的档案学理论认识上去，认为归档工作是各种记录向档案转化的分水岭，归档之前属于文书工作（或其他工作）的领域，而归档之后便进入了档案工作领域。所以转化为档案的环节确实是归档，而且只有将这一环节产生的因素作为档案的本质属性，才能有效地将档案与“记录”中的其他下位概念明确地加以区别。
3 各种记录转化为档案中的“人”
刘先生在第十一章“档案与档案工作的关系”中讲道：“那么什么是‘有一定保存价值’呢？只能人为地规定。怎么判定‘有一定保存价值’呢？只有通过档案工作者的鉴定来实现。”“那些被判定没有保存价值的，不一定就没有保存价值，而那些被判定‘有一定保存价值’的，也不一定就有保存价值。有没有保存价值不是形成档案的必要条件。”（312页）“档案的产生不仅与档案工作没有关系，与档案工作的主体――档案工作者也没有关系。”（323页）
在刘先生以上的论述中涉及两个方面的问题：一是“有没有保存价值不是形成档案的必要条件”；二是档案的形成不应当掺入人为的因素。就第一个问题而言，笔者实在想不出为什么没有保存价值的还具有要作为档案保存下来的理由。也许这里的问题是在于刘先生混淆了档案的“产生”和“形成”这两个概念，刘先生在书中所述档案的原始记录性时，更多是用了“形成”一词，但笔者认为此时这些被称为档案的应当是“产生”而非“形成”。 “产生”与“形成”尽管有着诸多的联系，但毕竟还是存在着一定的区别：“产生”是某一事物的原始性出现，是其展示给外部的基本“特征”，如人的长相特征为高矮、胖瘦等，属于客观存在的范畴；而“形成”则是对某一事物的人为性过程，是该事物内在的经由人们认识提炼所赋予的“属性”，如性格上的内向、外向等。如果我们将“档案的原始记录性”作为这些记录的“产生”的话，那么刘先生的观点就可以得以成立，因为确实不管这些记录有没有保存价值，它都是实实在在地产生了。但当我们要将这些记录形成档案的话，如果没有什么保存价值那为何还要将其作为档案保存下来呢？至于第二个方面的问题，笔者将在后面专门予以表述。
3.1 各种记录转化为档案必定具有人为的因素。刘先生指出：“而‘备以查考性’说、‘归档保存性’说、‘三属性的交集’说、‘结构性’说、‘鉴定和整理’说、‘内在有机联系性’说等认识都是以档案整理后的所谓存在形式来探讨档案本质属性的，这些属性无不打上档案整理人外加的烙印，是档案整理人的人为规定造成的，是档案整理后的外在表象，显然不是档案的本质属性。”（75页）事实上，我们对于档案本质属性的认识是人的意识对档案这一客观存在物的总结、梳理、归纳，是人的认识对于客观存在反作用的结果，必然具有人为的因素。
3.2 决定各种记录转化为档案的人只能是档案工作者。刘先生指出：“首先，来看档案有意识形成过程中的起作用的‘人’。如果这里的‘人’是社会主体的‘人’，那么，应该说上述有些认识还是正确的。但是，上述论述中说的‘人’，其实并不是社会主体的‘人’，而是‘档案人（档案整理、保管者或者说是档案工作者）’”。（95页）在第十一章“档案与档案工作的关系”里又讲道：“然而，遗憾的是这里的‘人’并不是社会主体的‘人’，?@里的‘人’已经被偷换概念变成了档案‘人’――档案工作者。‘档案的形成离不开主观能动性’中的‘人’是档案工作者而不是社会主体的‘人’。”（326页）
其实，长期的档案工作实践证明，在记录转化为档案这一过程中起到决定作用的确实是档案工作者，也只能是档案工作者，因为这种现象是由于社会分工而确定的。如果我们顺着刘先生的思路，应当由“社会主体的‘人’”来进行“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”才算“上述有些认识还是正确”的话，那请问如何才能让“社会主体的人”来有意识地形成档案呢？即便是就“文件的密级由起草或发文单位来确定”这一环节而言，也只有能够或有条件参与形成有可能进入档案保管的记录的部分社会人来实施。事实上，由于社会分工和专业知识的差异等诸多原因，所以终究不可能真正实现由“社会主体的人”来承担这项任务。
当然，这里除了社会分工的必然导致以外，还需要有一个社会赋予档案人权力的问题。其实档案人在“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”工作中的权力问题，在《档案直接形成论》97～98页中列举的若干法规文件，就说明了档案人的权力正是来自这些规定。依照我国有关法律、法规的规定，档案工作者不仅要承担收集、管理和提供利用档案的义务，同时也享有依法做好这些工作的权力。
3.3 归档中的人为因素与“唯心主义的认识”观无关。刘先生在第十一章“档案与档案工作的关系”中讲道：“三是在所谓的档案工作对档案的进一步产生有一定的能动作用下的‘文件可以通过档案工作来实现向档案的转化’，……其实质就是档案工作者认定什么是档案什么不是档案。这显然就是主体产生客体的唯心主义的认识。”（324页）确实，这些档案工作、档案工作者与档案的“产生”（作为一种客观的自在物）确实没有关系，但与档案的“形成”（对客观事物的人为性过程）却存在着必然的决定性的关系。这一现象与“主体产生客体的唯心主义的认识”毫无关系。我们知道唯心主义与唯物主义的根本区别在于：唯心主义认为意识第一性，物质第二性，意识是世界的本原，先有意识，后有物质，意识决定物质；唯物主义则主张物质为第一性、精神为第二性，世界的本原是物质，精神是物质的产物和反映。从这两者的本质区别中其实已经非常清楚地看到问题的实质，因为档案人是坚信“物质为第一性、精神为第二性，世界的本原是物质，精神是物质的产物和反映”的。即各种记录是客观存在的自在物，而要真正成为人们意识领域的档案，则还需要档案人在其间发挥其主观能动作用。
4 归档保存的档案是一个整体
刘先生在否定档案是由文件转化而来的同时，强行把作为一个整体的档案（文件的初稿、修改稿直至定稿、签发以及文件的正本）分解为“档案”和“文件”两个部分。认为：“档案与文件有没有本质区别？肯定有本质区别。”（22页）“文件‘转化’为档案，只是文件与定稿一同作为档案的统一体归档保存的，而不是文件转化成档案的。”（50页）并且指出：“‘发文’文书档案的实体应该是文件的定稿，而非文件（发文）本身，也就是说从归档角度看应该归档的是文件的定稿，而不是文件。”（184页）又说：“由于时代的发展，档案变得越来越复杂，发文（文件）实际是定稿（档案）的副本，发文（文件）并不是‘直接形成的’‘原始记录’，发文（文件）与定稿同时归档保存，不过是现代印刷技术印刷条件下一种无奈的‘双轨制’选择，这是在档案历史长河中特殊阶段中的一种特殊现象。”（236页）
关键词：档案馆员；专业素质；管理
中图分类号：g271 文献标识码：a
收录日期：2012年12月7日
随着社会的进步，档案服务也在不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，对档案工作提出了更高的标准和要求。档案馆员综合素质的高低是加快实现档案工作现代化进程的关键。因此，档案馆员不仅要具备较好的政治素质，更要具备良好的专业素质。
一、档案馆员必须注意自身的学习和知识的积累
档案工作是一项专门的业务，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用到编研等工作，都有一套完整的理论和操作方法，档案馆员只有通过学习，每天抽出一点时间，持之以恒，日积月累，把理论与实际工作有机地结合起来，才能有效地扩大知识面，提高自身的业务素质。事实上，自学是提高自身素质的重要途径。专业理论知识和操作技能一方面来自书本理论知识的学习；另一方面来自工作实践，两者不可偏废。因此，要求档案馆员通过对工作实践经验的总结来提高专业理论水平；通过学习先进单位的经验和书本理论知识来指导自己的工作实践，进而全面提高理论水平和操作技能，同时要注重档案部门组织的各类培训。培训学习是提高档案馆员综合素质的一个很好的方式，同时还要注重网络技术学习，增强现代化管理知识。网络技术在档案工作中的应用是社会发展的必然趋势，是档案信息传递的发展方向，通过网络技术可极大地提高档案管理和信息开发利用的工作效率和质量。
二、档案馆员必须尊重历史，维护历史的真实面貌
档案是人们社会活动的原始记录。档案馆员维护档案的原貌和历史事实的原貌，既是工作性质的要求，又是衡量职业道德的准则。无论何时何地，在任何情况下，档案馆员都要坚持据实立档，尊重历史事实，决不含糊迁就因某种需要而歪曲档案内容、篡改历史事实，把维护档案真实的、实事求是的精神贯穿于档案工作的各个环节中。在整理档案时，注意保持文件间的有机联系，而不能人为地将其割裂开来；在鉴定工作中，要运用全面的、历史的、发展的眼光判断档案的价值和作用；在编研工作中，保持文件的真实面貌，而不能随意编写、篡改档案；在提供利用中，要防止档案被破坏或被涂改；在提供档案证明时，决不能片面地解释和提供档案内容。
三、档案馆员必须具备爱岗敬业、无私奉献的精神
档案工作是一项功在当今，利在千秋的伟大事业。档案馆员应不负历史重任，以高度的责任感来激发自己对档案事业的热爱。确实，档案馆员的成果，大多是从各行各业利用者的工作中体现出来的，社会上利用档案取得的效益和成果随处可见，但却不能留下档案人员的姓名。档案人平凡但不平庸、无位但不无为，他们通过自己的努力焕发着档案事业的青春。所以，档案馆员要做好档案工作就必须具备耐得住寂寞，甘为人梯和无私奉献的精神。
四、档案馆员必须遵纪守法、严守机密
改革开放以来，我国逐步开放了历史档案和各类档案信息资源为社会各项工作服务，在档案信息越来越广泛地被各行各业所传播、利用的同时，涉及一个被利用档案的保密问题。缺乏保密观念，对档案无视其秘密性，无限地扩大利用范围，是一种失职行为，但一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，也是一种不负责任的行为。因此，档案馆员必须把握、处理好档案的开发利用与档案保密之间的关系，在充分开发利用档案资源的情况下，严守党和国家的秘密。牢固树立“保守党的秘密，慎之又慎”的思想，不该说的不说，不该看的不看，不该提供利用的档案资料坚决不提供利用。
五、档案馆员必须具备优化的知识结构
从档案工作的性质来看，档案工作涉及的是一个特定的知识领域，除了政治性、专业性外，更具有综合性。随着社会档案意识的增强，人们对档案工作越来越重视，利用档案信息的单位和个人也越来越多。档案内容涉及各行各业，从文山会海的档案资料中去粗取精，决定取舍，并及时提供利用，不是一件简单的事情。因此，档案馆员不仅要具有丰富、扎实的档案专业知识，还要掌握与档案相关的政治、军事、经济、文学、科技等方面的知识。而且，这些知识还需要不断地更新、充实。既要熟悉档案现代化管理和现代科学知识，又要懂得社会科学及经济管理方面的知识，对计算机的应用等现代化管理手段也要有所掌握。
六、档案专业人员必须具备开拓进取、勇于创新的精神 [论文网]
档案工作要发展，就要转变观念。要把档案工作以保管为主转变为以开发利用为主；把要我服务转变为我要服务；把被动服务变为主动服务；把滞后服务变为超前服务。实现这些转变，就要求档案专业人员在继续做好档案基础工作的同时，要从服务手段、服务领域上下工夫，积极开展编研工作，多层次、多角度、多渠道、全方位地提供档案利用。
总之，档案工作是一项科学性、专业性很强的工作。档案馆员必须具备一定的专业理论知识和熟练的业务操作技能；尊重历史，维护历史的真实面貌；爱岗敬业、无私奉献；遵纪守法、严守机密；具备优化的知识结构，开拓进取，勇于创新，不断地加强学习和吸收新技术来提高自己的专业素质，使自己成为一个懂现代化信息知识的一专多能的复合型档案管理人才，力争在平凡的工作岗位上做出不平凡的业绩，使档案管理工作不断迈上新台阶。
主要参考文献：
[1]孟庆琳.浅谈信息时代的档案管理和档案资源开发[j].科技情报开发与经济，2006.2.
关键词：档案管理；合理性；必要性；建议
一、档案双套制问题产生的背景及研究现状
关于档案双套制问题，早在20世纪80年代末期档案学界就开始了讨论。档案双套制研究分为两个阶段，上世纪九十年代以前，计算机的应用尚不普及，电子文档很少，档案双套制主要是指对同一纸质档案的双套归档保存。而90年代以后，随着现代办公自动化(OA)的兴起、发展、普及，缩微技术的应用，以及当前在建设数字档案馆过程中对现有馆藏纸质档案的数字化，便产生了大量电子档案、胶质缩微品档案，这就出现了同一内容而两种不同载体的档案文件是否都要同时保存的问题，这就是近年来档案学界又在讨论的档案双套制管理问题。在信息化时代，特别是在当前大力倡导建设数字化档案馆的时候，档案双套制问题的研究更有其必要性和特殊的意义。
二、档案双套制有其存在的必要性和合理性
在讨论有无必要实行档案双套制之前，除了要明确双套制的涵义外，还要进一步界定所讨论的双套制的数量限度问题。因为在实现办公自动化和档案现代化管理的过程中，不管我们主观上是否愿意实行档案双套制，其实在机关办公室、档案室和同级档案馆中，都必然会客观存在或多或少的档案既有纸质载体又有其它非纸质载体的情况，就这部分档案而言，虽然也是双套保存，但这种情况并不是我们所要讨论的档案双套制。我们所说的双套制是指在普遍意义上和大规模层面上需不需要搞档案双套制，如果离开了“度”和数量的限制，讨论双套制问题便会失去意义。
双套制有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式都完全相同，双套制则是完全重复保存制，显然是无此必要的，但如果两套档案只要在某方面存在差异，那双套制就不算重复保存制，该不该实行双套制就要做具体分析了。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。主要表现在以下几方面：
而双套制正好融合了纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性，对此不能简单否定，在电子档案的局限未得到根本克服之前，在电子档案的法律地位未得到完全确认之前，应该实行双套制，至少对重要档案、珍贵档案应该实行双套制。双套制的存在，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存，这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点。
三、档案双套制管理的建议
两套档案的来源，主要包括两个方面：一是随着当前办公自动化的应用和普及所产生的大量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一并进入档案室并移交给档案馆；二是随着数字档案馆的建设，现有档案馆藏纸质档案也将逐渐实行数字化，也会随之产生大量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的全部档案都存在两套的情况，而只有发文部分才会既有纸质文件又有电子文件，收文却只有纸质文件，电子文件存放在对方发文机关。不过，当全国所有机关间的办公都实现了网络化后，文件的传输和阅读都在计算机上进行时，就没有这种区别了。但是，由于人们长期形成的阅读纸质文件的习惯，想必人们还会将机上文件下载转化为纸质文件阅读，这样也将出现电子文件和纸质文件并存的局面。
如果对实行档案双套制没有什么异议的话，那么实行档案双套制面临的最大难题，则是在多大程度上实行档案双套制，或者说哪些档案该实行双套制。虽然笔者主张实行档案双套制，但却反对将所有档案不加选择地统统实行双套制，这不仅是不必要的，相反是有害的。
目前要明确而具体地划定实行双套制的档案范围是极其困难的，本文无力完成这一重任，这需要我国档案学界对此做深入的调研，特别是国家档案局要尽快出台有关方面的法规和规章。目前我们可以首先制定实行双套制的原则。笔者认为，至少应包括这几方面：我国档案部门在人力、物力和财力方面具有承受力，有利于档案的安全保管和方便利用，所选档案要有典型性和代表性。
根据以上原则，作为一种过渡性措施，笔者认为，双套制档案范围基本上可以以我国目前各类档案的归档范围及其保管期限表为依据。因为我国现行的档案归档范围及其保管期限表是经过长期的调研和实践而制定出来的，具有相当的科学性和可操作行，特别是保管期限表已考虑了档案的重要程度和保存价值，这正是确定双套制档案范围的重要依据，完全可以参照执行，不必另搞一套。
机关档案是档案馆档案的主要来源，机关档案双套归档保存的范围，就决定了档案馆双套档案的范围，因此应严格把关。机关档案部门作为双套保存的档案范围，应当限定在具有永久保存价值的档案部分，保管期限为长期的档案不必搞双套制。此外，在机关档案部门，两套不同载体档案如何统一保管且便于检索也很值得研究，要把电子档案和纸质档案做有机的对应，建立相互准确可靠的标识关系。
档案馆如何实行档案双套制呢？笔者认为，档案馆除了接收机关档案部门移交的符合要求的双套档案外，另一方面就是原有馆藏档案如何实行双套制问题。目前我国各类档案馆馆藏档案基本上都是纸质档案，鉴于数字档案馆的发展是大势所趋，因此今后现有馆藏纸质档案将会逐步实施数字化，但由于我国现有馆藏纸质档案数量巨大，有的大型综合档案馆馆藏量多达几十万甚至百万卷册以上，加之不少档案又是历史上形成的，若全部数字化，工作量太大，成本过高，无此必要。对档案馆现存的纸质档案应维持现状，不必做过多的折腾，只需对其中具有永久保存价值的档案和部分年代久远需抢救的珍贵档案实施数字化，并实行双套制保存。
参考文献：
[1] 彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002,(1).
[2] 方莹芬.试论电子文件归档的双套制[J].浙江档案，2000,(11).
[3] 潘蓉.对档案“双套制”管理的思考[J].档案天地，2003,(4).
从电子文件诞生开始，在相当长的时间里将会与纸质文件共存于世，它们的共存状态及其原因复杂多样，大体上可以归结为以下两种情形：第一是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，这就是纸质文件的数字化过程。第二是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或长久可读的考虑，又将电子文件转换成纸质文件。我们可以把纸质文件与电子文件的共存状态归结为双套制两种类型。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为双套归档。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。在电子文件与纸质文件的共存状态下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合着相互之间的关系，它们既各自独立，各自发展，又互相依存，互相影响，随时调整着各自的角色与特点，承担着共同的和各自分担的责任。在这种关系中最富于积极意义的是二者之间的互相影响，两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能，提高自身效率。
要使两种载体档案的信息管理融为一体，充分发挥各自的优势，以下工作不容忽视：一是电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系；二是在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项；三是电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度，协调管理。网络技术的广泛应用，不可避免地产生大量电子文件，网络化也是提高计算机管理效率的有效途径，同时，网络化也造成了电子文件与纸质文件共存的局面。档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。传统的档案形式，其信息和载体是不可分离的统一体，而电子档案的产生则改变了这种传统模式，它可以通过计算机网络技术，使档案信息脱离原载体进行传输。这种崭新的传输模式，给档案工作带来了巨大变化，这些变化包括管理、技术、理论及思维四个方面。
1. 管理方面
随着计算机网络技术的广泛应用，新型的电子文件和档案大量产生，各个单位或部门纸质档案与电子档案并存现象普遍存在。纸质档案信息与载体相互依附，内容原始真实，凭证性强，保存耐久，而电子档案信息存储丰富，可与多媒体结合，图、文、声像并茂，形象生动，信息传输迅速、广泛。由于纸质档案与电子档案存在这些不同的特点，对于纸质档案和电子档案，必需采用不同的管理方式。纸质档案的接收、整理、管理以及开发利用，经过多年实践已积累了丰富经验，并建立了一整套完整的业务规范体系，但这些管理体系无法完全适用于新的信息环境。数字档案传载方式的特殊性，决定了对电子档案必需建立相应的管理理论、方法、技术以及法规和制度，这是档案工作者必需深入思考的问题。
2. 技术方面
对现代网络环境下电子档案应用技术的研究，是当前档案工作研究的重要内容。电子档案应用技术是一项综合性技术，它包括传输技术、多媒体技术、数据库技术、网络技术和管理技术，档案工作者必需掌握这些技术的基本理论和运用知识。要从信息学的基本理论来认识电子档案的信息特点和属性，从建设信息化社会的新视角不断调整档案信息内容的资源结构，把档案信息建设融入现代化信息社会建设的整体框架之中。通过计算机网络技术接收档案信息，或采用多媒体技术手段储存电子档案，已成为现代档案工作的重要内容。这种本质性的变化，能最大限度地提高和扩大档案信息传递的速度和范围，给档案工作带来了信息传输快捷、管理方便等好处，同时也给档案工作带来了一系列问题，使档案的原始性、真实性受到了挑战。如何保障电子档案的原始性、真实性，解决网络及信息安全技术问题，是亟待解决的重要课题，虽然国家有关部门已制定了相关管理措施和标准，但在实践中还存在很多问题，要使电子档案信息管理规范化，还有待于档案工作者的不懈努力。
3. 理论方面
