一、提高质量和效率，以机制创新为核心。
社会机构采购为辅，以新机制促效率。建立以政府集中采购为主。各单位分散采购相结合的政府采购管理新机制，充分利用采购单位和机构的管理资源，调动其参与政府采购积极性，加强对采购和分散采购的政策业务指导，建立市级政府采购有形市场，将采购开标业务纳入统一监管，全面规范采购行为，整体提高质量和效率。
继续巩固和完善限时审批、采购前置等制度，进一步优化管理方式和方法。重点抓好项目限时执行；加强采购后期监管，提高合同签订、验收、资金支付环节的效率；探索建立采购周转金制度，解决年初采购资金支付滞后的问题，提高财政支付效率；扩大定时批量采购范围，发挥政府采购的规模效应。
二、规范采购行为，以制度完善为保障。
增强法规制度的执行力。制定《市政府采购非公开招标采购方式实施暂行规程》规范我市政府采购非公开招标采购方式实施程序；制定《市政府分散采购管理暂行办法》加强分散采购业务监管，进一步健全和完善政府采购管理监督制度体系。规范各单位分散采购行为；制定市市级政府采购有形市场相关管理办法，加强有形市场的规范管理和监督，推进政府采购市场健康持续发展；制定《采购机构操作流程管理办法》规范我市政府采购机构分段式业务操作流程；制定《市政府采购供应商质疑投诉处理实施细则》保护政府采购供应商的合法权益，建立规范高效的政府采购质疑投诉处理机制；制定《市市级政府采购专家评审费发放标准》解决各机构评审费发放不一致的问题。
三、提升管理水平,以信息建设为抓手。
增强信息、价格指导、电子交易等功能。扩大网上询价采购范围，提升我市政府采购网站水平。规范相关管理程序。探索采用网上商城、网上竞价等方式改革定点采购和协议供货管理模式，加强网站信息的规范化管理和监督。配合政府采购有形市场建设，建立全方位信息管理和监督系统，大力推行电子辅助评标，增强音视频监控功能，切实提高评审质量。加快政府采购评审专家库区县分库建设，缓解区县评审专家匮乏矛盾。强制推行区县评审专家语音抽取，实现市级部门专家远程抽取。配合相关部门搞好政府采购电子监察。提高区县政府采购统计水平，提高统计报表质量和效率。
四、做到应采尽采,以提高预算占比为目标。
二、计划管理在海南核电设备采购中的应用
在EPC总承包模式下，按照中国核工业集团公司“计划-预算-考核”JYK管理体系的总体思路，海南核电设备采购计划管理主要分为编制与分交、执行与监督、执行考核3大部分。
1.采购计划的编制与分交
计划的编制是一切采购工作的起点，也是设计、施工协调工作的开端。计划编制的依据是海南昌江核电工程二级网络进度计划，设备采购三级进度计划及其下级工作计划,工程公司设计部门或分包设计院提交的设备采购文件（规格书、图纸或清单等），公司单项外委的设计单位体检的设备采购文件，以及企管处批准下达的专项物资采购立项申请。采购计划一般包括以下节点：采购文件提交时间、发标时间、收标时间、合同签署时间、接口资料提交时间、设备发货时间以及设备到货时间。海南核电设备采购计划主要分为九类，分别是设备采购三级进度计划、设备采购年度计划、设备采购年度投资计划、设备采购管理处月工作计划、设备采购资金需求计划、专项采购计划、设备制造进度节点控制计划、设备监造计划、年度到货计划。在这里就几项较为重要的计划做简要介绍：
（1）设备采购三级进度计划。
在海南昌江核电工程二级网络进度计划的基础上，由海南核电监督工程公司编制、设备采购三级进度计划，作为设备采购工作进度控制的依据。其中明确了设备规格书提交时间、设备发标和收标时间，设备最晚签约时间、交货时间等信息。此计划经海南核电组织审查认可后，由工程公司批准实施。
（2）设备采购年度计划。
由海南核电监督工程公司于每年的11月底前（随公司总体要求可调整），根据设备采购三级进度计划编制完成下一年的设备采购年度计划，其中明确了下一年度计划采购的设备名称、负责部门、完成订货的时间、采购文件应提交的时间。此计划由工程公司自行审查批准并报海南核电备案。
（3）设备采购年度投资计划。
由海南核电监督工程公司于每年的10月底（随公司总体要求可调整），根据设备采购与制造进度进行审查并结合自主采购设备投资需求，编制设备采购年度投资计划。其中明确了项目、投资额、形象进度、预计时间等，并根据费用类别进行必要的分类。在总承包模式下，根据工程公司内部采购分交的原则，海南核电一直负责跟踪、督促工程公司采购部所采购设备的质量和进度控制情况，并监督工程公司的采购分交工作，确保设备采购质量和进度控制管理要求不被降低，当由于工程公司内部采购分工可能导致这一情况出现时，则及时要求工程纠正，或联系公司其他相关职能部门予以跟踪。
2.采购计划的执行与监督
有效的执行与监督可以保证采购项目按照预先设定的计划轨道行驶，使采购项目不偏离预定的发展进程。海南核电设备采购计划的监督工作主要分为对设备采购文件、设备供方评价和设备采购计划和执行反馈四方面的跟踪与监督。
（1）设备采购文件的跟踪与监督。
海南核电督促工程公司根据批准的设备采购三级进度计划、设备采购年度计划编制满足采购需要的设备设计进度计划，并负责跟踪、落实设计计划，纳入设计考核的范畴，并根据总承包合同规定，按时组织完成设备采购文件的审查工作，以保障采购计划的实施。
（2）设备供方评价的跟踪与监督。
海南核电要求工程公司提交采购供方评价计划，跟踪、监督工程供方评价情况，以保障采购计划的顺利实施。对于自主采购设备，海南核电则根据采购计划，自行组织开展供方评价工作。
（3）设备采购计划的执行跟踪与监督。
海南核电组织对工程公司的采购计划进行跟踪与监督，全面掌握计划执行情况，对工程公司采购计划实施过程中存在的问题及时提出建议或要求。对于自主采购设备，海南核电则在采购计划下达后按时自行组织开展采购工作计划执行跟踪和监督过程中，海南核电与工程公司保持紧密的日常沟通，切实掌握设备供货进度，一旦发生拖期现象，甚至可能影响到工程二级网络进度计划的采购与制造进度偏差，则及时与工程公司或制造厂召开专题会议，分析延期原因和影响，落实纠正措施，减少或消除对设备制造关键节点和设备交货时间的影响。
（4）设备采购计划的执行反馈。
海南核电对工程公司采购计划及自主采购计划进行跟踪与督促，全面掌握计划执行情况。海南核电设备采购管理处专业科室每周像计划科室提交详细的周报及下周主要工作计划，并就工作计划向计划科室提出建议、反馈执行情况，计划科室充分考虑并与工程公司统一协调或调整，定期编制并设备周报、处室工作月报等，定期就采购计划的执行情况、设备投资完成情况、设备制造质量、进度控制情况进行统计与分析，定期组织双周工作例会，对前两周处内工作计划完成情况进行简要总结、提出需关注的问题，汇报计划未完成（若有）的原因和存在问题，并由领导部署下两周计划的实施，确保计划保质保量完成。
3.采购计划的执行考核
海南核电在设备采购领域有着较为完整的考核体系，包括对工程公司总承包合同的考核、设备采购管理处室考核的考核等等。海南核电设备采购领域对工程公司总承包合同的执行以季度为单位，以打分形式定期进行考核，考核内容包括监造投入、监造覆盖范围、见证点出席率、质量监督监造有效性、Ⅱ/Ⅲ类设备不符合项关闭率、设备不符合项处理、较大及以上设备质量事件、设备到货完成率、设备制造里程碑、设备制造进度节点、总承包合同管理等几个方面。并通过海南昌江核电厂1、2号机组工程总承包合同考核报告对考核结果进行公布。海南核电通过全员年度考核以及ATS中处室月度工作计划的关闭情况对处室及个人进行考核，并且要求每个处室建立独立的处室绩效考核管理办法，设备采购管理处则以季度为单位，通过绩效考核管理手段，对各科室工作计划的执行情况进行全面考核，以确保采购计划的高效顺利完成。此考核以每个员工的岗位职责和所承担的工作任务为基本依据，结合公司绩效考核办法及KPI指标，主要考核处内员工履行岗位职责的能力、工作业绩、工作态度及工作计划完成情况。海南核电也会定期对自主采购设备供货商进行考核，考核内容包括：设备合同管理组织情况，设备制造、供货质量控制，设备交货进度情况，现场交验情况、交验遗留问题的处理，安装调试期间现场服务情况，设备运行情况、设备产品性能符合性，售后服务情况，产品历史价格评估。对于连续两次考核结果为优秀的设备供货商，在后续设备招标是，同等条件下优先推荐。对于考核不及格的供货商，则无法再参与其他设备项目投标或签订供货合同。
三、设备采购计划管理中的常见问及几点建议
1.建立详细规范的计划管理程序
在多项目核电设备采购计划管理工作下，设备采购周期长、质量标准高、人员接口多，为保证设备采购工作保质保量完成，圆满实现预期采购计划，一份详尽的设备采购计划相关管理程序是不可或缺的。按照程序制定的方法和原则，将采购工作落实细化到每一个步奏，通过设置相关角色，明确角色固有的职责，对每一项工作、每一个环节进行有条不紊的跟踪、预警、落实。计划管理相关程序的建立，使采购工作处于受控状态。海南核电也对制订了公司设备采购计划管理程序，对各部门的职责进行细分，对计划管理的具体流程进行了规定。在工程建造期间、调试阶段，此程序对工程公司设备采购计划的跟踪、监督、控制及业主自主负责采购的生产备品备件采购计划管理起着指导性的作用。
2.设计、采购、建安计划的不匹配问题
核电设备设计计划、采购计划和建安三个板块计划相互承接，环环相扣，上游计划的完成情况直接影响着下游计划的执行，因此需要将设计、采购、建安计划作为一个整体计划管理，其中，设备采购计划在一体化计划中充当承上启下的关键角色。而很多核电项目中，三领域间不匹配不协调的状况绝不鲜见，在海南核电中，也遇到不少设计输入不全、设计文件出版滞后，设备供货与现场需求不匹配的情况，造成变更较多、供货范围变大，不仅增加了不必要的工作量，同时也耽误了采购进度。同时我们也发现许多到了的设备并无法得以使用，而是堆积在现场仓库，给现场库存带来了巨大的压力，一定程度上造成经济损失。在制定采购计划的时候，业主方应加强组织工程公司对各板块计划的匹配性进行检查，对三级以下计划也应关注协调，计划执行过程中，业主方应紧密跟踪进展情况，加强沟通交流，督促工程公司加强定期与施工、调试进行计划匹配性复查，必要时组织专题会议并及时调整计划，编制赶工计划并派专人驻厂监督，最大程度减少对现场工程的影响，满足现场安装需求。通过一系列的措施，自2013年至今，计划内到货率逐步从20%左右直线提高到80%左右，实现了飞跃式的进步。
3.计划管理风险预警机制
计划与实施之间也会存在一定的偏差，当这些偏差积累到一定程度则会导致计划的拖延甚至是失效。采购过程中无疑会伴随着很多的风险和不确定性，而风险和风险管理也在当下受到企业前所未有的关注。风险管理指的是通过识别、衡量和评估影响组织目标实现的各种不确定性因素，并及时采取相应措施将其控制在可接受范围内，一般流程包括目标的设定、风险识别、风险评估、风险应对措施和风险评价几部分。良好的采购计划为采购工作提供依据，利于资源的合理配置，可以有效地规避风险、保证采购质量、减少经济损失。但在现实采购中，仍有不少企业仅注重制定计划，却忽视计划工作中的各种风险因素，往往导致文件提交不及时，合同签署未按计划进行等，对设备的到货乃至工程进度产生不良影响。风险预警在核电设备采购计划管理中同样重要，核电设备供货商成百上千，更有很多国外供应商，在设计、制造和交验的过程中，总会面临各种各样的风险，建立采购计划风险预警体系，通过设置预警线来控制风险，对风险进行可行性分析、预报，当预警信号出现后，就应立刻执行应急措施，预先管理、规避风险，对风险程度进行事前控制，做到防患于未然。在海南核电项目中，公司也一直对各领域包括采购领域进行风险跟踪，每月、每季度都利用重大风险清单对风险辨识、风险分析、风险评价、风险应对和风险管控情况进行统计和反馈。业主也应该针对采购计划管理进行更细化更系统的风险预警体制，做好进度管控，使风险的概念贯穿整个采购过程，减少设备到货延期的现象。
4.加强对计划执行情况的考核及赔付制度
核电是一个庞大的工程项目，对进度、投资和质量要求甚高，接口涉及面广，关系复杂，面对着众多的设备厂家和承包商单位，若对计划的执行情况没有规范的考核及赔付制度，一旦出现问题往往会引发很多推卸、争议、甚至是纠纷，实难管理。纵使在ERP大环境下，且采购过程中合同明确规范了各供应商的交货时间，但还是出现了延期交货或未按要求提交等现象，不期而至的偏离的预期的计划。诚然，长周期的采购过程中存在着许多不可避免的客观因素，但也有许多人因造成的不良后果，还需要有专门的考核及赔付制度去进行有力的控制及保障，采购过程中应保留好一系列过程文件，作为支持性材料，尤其是重大项目、重大变更的相关材料。对计划执行情况产生不良影响或考核结果不合格的，应处以相应惩罚并通过违约金等手段进行赔付，甚至是终止合作关系。
5.建立先进有效的信息系统
在高速发展的21世纪，企业规模不断扩大，数量不断递增，尤其是在经济全球化的社会背景下，各大企业的设备采购计划管理日益繁杂。以往人机作坊的报表模式、文字记录早已过时，完全不能满足和适应当今社会的设备采购管理模式，以信息技术为基础和手段的信息化管理已得到越来越多企业的关注。尤其是核电这种设备系统极多、设备数量极大，设备范围较难控制、设备要求极高的企业，如果利用人工跟踪和核对检查，难免会出现较大偏差和遗漏，也必然会耗费掉大量不必要的人力投入，但若合理运用各种领域的知识、结合计算机开发的设备采购信息管理系统，便可大大提高采购计划管理的时效性和精准度。核电承包商应按照现实需求选择适用的软件，并在该软件的基础上做二次开发，真正建立实用完善的设备采购信息管理系统，对计划起草、计划修改、计划实施跟踪、完成结果统计、业主监控等一系列进行数字化管理，将采购过程清晰记录，方便业主公司检查及跟踪，可第一时间反映出计划当前的完成情况和现存矛盾及风险，势必在很大程度上节省人力，提高采购的整体效率。
一、前言
对于煤炭企业而言，采购是煤炭企业的重要经营手段，同时也是煤炭企业主要的资金支出，如何提高采购的合理性和实效性，关系到煤炭企业的资金使用效率，对煤炭企业而言具有重要意义。在煤炭企业的经营管理过程中，只有认识到采购的重要性，并积极做好采购计划管理，才能保证煤炭企业的采购行为满足实际需要，为煤炭企业的发展提供有力支持，确保煤炭企业的采购管理工作取得积极进展。为此，我们应结合煤炭企业采购管理实际，制定具体的采购计划管理措施。
二、煤炭企业要想做好采购计划管理，就要编制详细的采购计划
物资采购计划是实施物资采购活动的主要依据，其影响涉及物资采购全过程，一经确定便不能随意变更，但在实际工作中物资采购计划的编制还存在随意性，有些物资计划人员，受计划经济时代的思维影响较大，形成的手中有粮心中不慌的思想，力求有备无患，过分追求储备的品种全、从储量足的保供观念出发，不考虑目前市场经济供求关系，社会资源充足，交通便利的现状，编制采购计划过大。这样不仅浪费人力、财力，造成储备资金占用大，周转迟缓，甚至有时还影响企业的生产经营活动。基于这一认识，煤炭企业在采购计划编制中，应做好以下几个方面工作：
（1）明确编制采购计划的必要性。考虑到煤炭企业在生产经营管理中的现实需求，物资采购是满足生产经营管理需求的重要措施。但是由于煤炭企业所需采购的物资种类繁杂，并且需求量不确定。因此，只有编制详细的采购计划，才能有效指导采购行为。
（2）认真分析影响采购计划编制的因素。编制材料的采购计划需要根据材料的需求计划和分析经济采购批量等因素。材料的需求计划一般有物资需求单位技术人员编制，需求量核算不准确，则难以编制出符合要求的采购计划。编制好的材料需要计划是物资部门确定经济采购量和编制材料采购计划的主要依据。编制采购计划还要考虑近年的实际消耗情况，充分了解和掌握现有库存情况，认真做好平衡利库工作，避免重买、多买或遗漏现象的发生。
三、煤炭企业采购计划编制的注意事项
（1）为了保证煤炭企业的采购计划在编制过程中满足企业的实际需要，我们应注意采购计划的前瞻性、完整性、科学性和可操作性。只有满足这几个要求，才能保证采购计划编制取得积极效果。
（2）计划要充分考虑与库存的平衡。使计划合理准确，最大限度接近需求量。计划数=库存-需求量-最低库存。合理确定采购批次和批量，补足库存与需求之间的差额，提升库存货物周转率。
（3）计划要考虑与生产环节的平衡。生产流程往往有诸多工序组成，对于单独产品，过早的采购末端工序材料极易产生占用库存空间的现象，而且中间供需发生变化，后期将无回转余地。
（4）要考虑计划与物流之间的平衡。远途运输物资应适当提前计划，周边物资采购的周期短，计划安排可以相对紧凑。
四、煤炭企业要想做好采购计划管理，就要优选供应商
在煤炭企业采购计划管理中，合理选择优质供应商，是保证采购计划管理取得积极效果的关键。从目前煤炭企业的采购计划管理工作来看，在供应商选择上，应从以下几个方面入手：
（1）供应商评选的目标。获得符合企业总体质量和数量要求的产品和服务；确保供应商能够提供最优质的服务、产品及最及时的供应。煤炭企业在采购计划管理过程中，应对供应商的进行资格评价，并建立供应商入网制度，严格控制供应商数量，把握采购计划管理原则，明确供应商评选目标，最终达到优选供应商的目标，保证供应商符合煤炭企业要求。
（2）确定科学合理系统的评审项目。市场和企业是变化的，对供应商的评价需依据市场规律，根据供应商的经营状况、企业资信、制造能力、技术水平、品质性能、管理绩效等指标。由于煤炭企业自身发展速度较快，在供应商评选标准的制定过程中，也应注重评审项目的变化和更新。根据目前煤炭企业的自身需要，只有确定科学合理系统的评审项目，才能保证供应商选择和评价取得积极效果。
（3）供应商的选择与管理要有机结合。不允许任何部门以任何理由对所购材料进行指定供应商。从现有的采购经验来看，指定供应商容易产生采购腐败行为，危害企业的自身利益。为了避免这一情况的发生，在供应商的选择上，要进行公开招标，避免暗箱操作，同时要坚决杜绝指定供应商的行为。
五、煤炭企业要想做好采购计划管理，就要合理选择采购方式
从煤炭企业物资采购的支出金额来看，采购成本已经占到了煤炭企业资金支出的30%～40%。如此大规模的资金支出，只有合理选择采购方式，才能保证煤炭企业的采购计划管理取得实效。为此，应从以下几个方面入手：
（1）招标采购。对于数量和价值较大的物资要采用公开招标采购的方式。由纪委、财务、技术以及使用单位的有关人员参加。招标采购的优势在于对所有的供应商都是一视同仁，并且整个招标过程中公平合理，透明度较高，有利于对企业物资采购行为的有效监督和控制。目前招标采购在煤炭企业中已经得到了重要应用，并取得了积极效果，满足了煤炭企业的采购需要。
（2）询价采购。询价采购只有在达不到招标采购条件时采用。而且询价采购必须是属于标准规格且价格弹性不大的产品。在大宗物资招标采购之外，对于数量较少的物资，可以采用询价采购的方式，根据物资市场价格，合理选择供应商，使所采购物资在价格和品质上都能满足企业需要。目前询价采购在煤炭企业的小规模物资采购中得到了重要应用。
（3）单一来源采购。对于某些特殊物资，市场上供应商数量较少，物资来源相对单一，要想做好这些物资的采购，就要充分了解市场，并与需用单位充分结合，重点掌握供应商信息，优化供应商选择，选择定点采购方式，满足煤炭企业的物资需要。
六、煤炭企业要想做好采购计划管理，就要加强临时物资的采购管理
在煤炭企业生产经营管理过程中，有些物资虽然是临时需要的，但是却关系到煤炭企业的正常生产。因此，加强临时物资的采购管理，是满足煤炭企业采购计划管理需要的重要手段。为此，我们应从以下几个方面入手：
（1）明确临时物资采购产生的原因。煤炭企业生产的不确定性是临时物资采购计划产生的主要原因。即使物资采购计划编制的再完善，遇到煤炭企业生产经营管理的变化，出现临时物资需求也是非常常见的，基于这一现实特点，在物资采购中，我们要认识到临时物资采购的必然性，并做好临时物资采购，满足煤炭企业现实需要。
（2）分析临时物资采购对采购管理的影响。使物资正常的采购程序无法执行。因要求物资紧急供应，采购时间较短，使得招标等采购方法无法正常实现，破坏了正常的采购程序。
临时物资采购的出现，对现有的物资采购方式和物资采购秩序都产生了重要影响，不但破坏了现有的物资采购规则，同时也不利于采购计划的控制。因此，减少和避免临时物资采购，是提高采购计划管理有效性的重要措施。
（3）制定临时物资采购的应对措施。减少不必要的临时物资采购计划，是降低临时物资采购对现有采购秩序影响的重要措施。但是考虑到煤炭企业生产经营管理的现实特点，只有不断完善采购计划的编制，保证采购计划的完整性和超前性，才能做到减少临时物资采购行为的发生。
七、煤炭企业要想做好采购计划管理，就要做好采购人员的管理
在煤炭企业采购计划管理工作中，采购人员是采购计划编制和推行的重要力量，只有不断提高采购人员的专业素质和工作能力，才能保证采购计划管理取得实效。为此，做好采购人员的管理，是满足采购计划管理需要的重要措施，为此，我们应从以下几个方面入手：
（1）做好采购人员的选择。采购管理人员其思维和行为方式必须和采购流程相一致，只有做好采购人员的选择，在采购人员招聘过程中，注重采购人员的专业素质和工作能力，并注重采购人员的道德水平，才能保证采购人员符合采购工作需要，为提高采购效果和优化采购流程提供有力支持。
（2）做好采购员工的培训。对采购各岗位人员的培训包括：业务培训、法律常识培训、企业制度培训等。采购员工的培训是提高采购人员专业素质和业务能力的重要手段，只有积极开展采购员工的培训，才能更好地满足煤炭企业的采购需要，为煤炭企业的采购工作提供有力支持，保证煤炭企业的采购取得积极效果。
（3）加强对采购员工的指导。煤炭企业在采购工作中，除了要做好采购人员的选择和培训之外，还要加强对采购员工的指导，使采购员工明确采购计划管理的重要性，并把握采购原则，严格执行采购程序，保证煤炭企业的采购制度得到全面有效的落实。
八、结论
通过本文的分析可知，在煤炭企业采购计划管理中，要想提高采购计划管理的实效性，就要从编制详细的采购计划、优选供应商、合理选择采购方式、加强临时物资的采购管理和做好采购人员的管理等方面入手，保证采购计划管理工作得到有效开展。
参考文献：
[1]王忻宇，孙园梅.试论煤炭企业物资采购与管理的重要性[J].黑龙江科技信息，2012（10）.
[2]江妍，郭桂琴.煤炭企业物资采购管理思考[J].黑龙江科技信息，2012（30）.
[3]顾振东.浅谈物资采购中的成本管理[J].铁道物资科学管理，2013（02）.
1.1软件开发环境与开发技术
系统采用浏览器和(或)服务器(browser/server，B/S)作为架构，通过Web浏览器处理事务逻辑，主要的工作在Web服务器上实现。B/S架构系统不仅免安装，且可降低用户端的数据处理量和用户端承担的负载，并将所有软件部署在服务器上，能够轻松做到远程维护和升级，可极大减轻系统维护与升级消耗的工作量和费用[4-5]。为了顺利、高效地完成系统开发，实现软件与Windows兼容，为友好的用户界面提供保证，选择服务器端安装Windows2003Server操作系统。采用高性能、高可用性的Oracle10g，Oracle数据库是目前使用最为广泛的数据库管理系统，其稳定性、安全性及拓展性均很强[6]。前台开发工具采用VisualStudio2010，VisualStudio，其完全按照B/S体系结构研制设计，采用面向对象技术的应用开发环境，数据库开发工具实用，接口程序则采用可移植性强的C#语言编写[7]。
1.2软件总体设计与特点
设备采购计划管理软件将流程简化为系统配置、采购计划申请、采购计划审核和采购计划执行4个阶段，使设备采购计划流程清晰简单，采购工作按照流程有序、有效进行[8-9]。其流程如图1所示。(1)采购软件流程。管理员在基础信息中配置采购计划相关信息提示各科室提交年度采购计划申请表格并设置具体的时间科室根据各自采购需求填写采购计划申请并在规定时间内提交审核人员通过软件查看所有科室提交的采购计划申请并对其进行审核给予同意或者拒绝审核通过后传至上一级继续审核直至所有审核人员通过开始执行采购计划[10]。(2)采购软件的优势。医疗设备采购计划管理软件的设计充分考虑医疗设备购置各环节的实用性，可满足各科室人员的各项需求，申请人和审核人可随时查看采购计划处于采购各个阶段，了解其最新动态，缩短采购申请周期。此外，管理软件的设计能够节约科室人员的工作时间，提高医疗设备采购的工作效率[11]。
2医疗设备采购计划管理软件的应用
医疗设备采购计划管理软件的使用包括申请人、审核人和管理员3种角色，三者均需通过网站首页进入窗口登陆，对系统进行访问和维护，其权限不同，使用范围也相应不同。
2.1系统采购申请人功能应用
医疗设备采购申请人登陆系统输入账号后进入页面，页面内容主要包括采购计划管理和年度计划申请两个栏目，并需符合申请人权限。当科室有医疗设备采购需求时，科室负责人进入系统填写年度计划申请表格，表格中红色内容为必填项，黑色内容为选填项。表格中主要内容包括设备名称、应用类型、预计单价、数量、金额及资金来源等，其中科室及申请人等信息可根据账号自动生成，申购理由、物价依据等重要信息的填写会有提示性语句，以保证填写的申购信息为有效全面的信息。根据医院设备采购管理相关规定，设定当拟采购设备单价＞3万元时，经济效益预测、成本核算等信息自动转变为红色，提示申请人必须填写，以作为审核时的重要依据。若科室还有其他需要采购的仪器设备，可再次重新建立并填写年度计划申请表格。年度计划申请表格如图2所示。在采购计划管理页面中可查询本科室所有拟申请的设备计划申购情况，并对选中的计划进行查看、复制、修改、删除、提交及导出等操作[12]。确认表格填写无误并提交年度计划申请后，科室负责人可通过该模块随时查看本科室所有的采购计划以及具体的申请计划处于采购计划流程的每一阶段，极大提高了医疗设备申购的工作效率。
2.2系统采购审核人功能应用
医疗设备采购审核人通过“采购业务”可查看各科室提交的所有年度计划申请，根据设备类型、申请科室等情况，审核人员可优先处理紧急申请计划。采购计划管理软件提供申请科室、申请人、设备名称及时间等字段，方便审核人员按照自己的需要填写查询条件自动查询[13]。当查看到某申购计划时，审核人员进行审核意见的填写，给出具体的审核意见，然后选择同意审核或拒绝审核。若审核通过则送往下一级审核人员进行经费预算、成本核算的复审，直至申购计划全部通过审核后由采购负责人开始执行采购计划。
2.3系统管理员功能应用
系统管理员可在基础信息中设置设备的分类、标准名称管理以及资金来源等基础信息，使申请人在年度设备购置计划申请表格中的相关信息可以进行勾选，规范年度设备购置计划申请的填写内容，方便后期对购置申请的审核及整合管理。在系统配置中管理员选择是否可以提交年度设备购置计划申请以及具体时间，只有选择提交年度设备购置计划申请按钮以及相应的时间后，采购申请人填写完表格后方能在规定的时间内提交计划申请，便于集中审核与处理[14]。
引言
物资采购计划管理是整个物资管理的重要环节，是物资管理的重要组成部分。科学、合理的物资采购计划可以有效的降低市场风险性，指明企业物资采购方向，促进物资供应程序有条不紊的开展，为企业节省物资采购成本，在提高企业经济效益上起到了重要的促进作用。笔者通过自身的工作经验，对物资采购计划有着深刻的认知，对企业提高物资采购计划的举措有着相应的意见和建议，仅供参考。
一、物资采购计划管理的定义
物资采购计划管理的定义指的是，企业物资部门为了更好的实现物资采购计划，在物资采购计划管理中需要进行市场调研、质量监督调查、物资品控、考核总结等一系列管理活动，同时从物资的货源选取、比价、采购等过程也需要进行管理。要想做好物资采购计划管理工作，必须要从实际出发，做好物资计划分配，从而确保企业生产所需物资能够实现综合平衡。
二、加强企业物资采购计划管理的重要意义
(一)有利于企业物资配置综合平衡
物资采购计划管理会根据企业生产实际情况，制定科学有效的物资采购计划工作，可以实时把控企业物资供需关系，然后进行有计划的采买工作，避免公司出现盲目采买物资现象，降低企业经济成本，有利于企业物资配置综合平衡提高企业的经济效益。
(二)有利于加强对物资采购的监管力度
物资采购计划管理会在整个物资采购计划实施过程中进行各部门、各环节的实时监管和跟踪，这样可以避免出现有的个别采购员非法牟利，损坏企业经济利益等现象，加强物资采购监管力度，可以确保物资采购计划真正落实，避免企业出现不必要的风险性。(三)有利于提升企业市场竞争力随着市场经济的快速发展，企业生产经营必须要把控好源头物资方面的管理，物资采购计划管理可以有效的把控企业对物资采购方面的费用开支，根据企业生产活动，把握物资市场行情进行有计划的、科学的、合理的计划采购，有效的为企业采购降低成本，提升企业市场竞争力。
三、实施企业物资采购计划管理的具体举措
(一)改变传统的物资采购计划的管理观念
目前，很多企业对物资采购计划方面的管理认知存在误区，管理层次分级很少，不注重对物资采购计划工作方面的严格管理，认知制定采购计划没有实际的意义，从而导致出现物资采购计划不够精准，盲目采购物资情况屡见不鲜，给企业带来经济损失。对此，企业要改变对物资采购计划的管理观念，树立正确的认知和重视程度，加强物资采购管理的软、硬件设施的大力支持，确保物资采购计划管理更加具有弹性和灵活性。
(二)制定详尽的物资采购计划
企业要做好日常的物资采购计划，以市场需求为依据，严格经济核算、实行择优选购的原则，制定详尽的物资采购计划，物资采购计划主要包括采购物资的品种、规格、型号、数量、技术要求、计划单价、进货时间、采购地点，以及采购成本的考核等，如表1所示，详尽的企业物资采购计划可以帮助企业进行科学的推算，做好监督指导作用，减少企业物资采购的盲目性。
(三)提升物资采购计划的精准度
在多元化的市场竞争中，企业要想提升自身的核心竞争力，在物资管理方面必须要提升物资采购计划的进准度，对物资采买的时间的合理性、物资的质量把控、物资的价格对比、物资运输的跟踪和物资存储的监督等等，方方面面都需要有着精准的把握，以降低企业生产成本。当企业物资受到季节性的影响，如煤炭在冬季的价格高于夏季，企业必须要根据实际情况，可以选择在物资采购时间上选择夏季，节省一部分企业采买物资的成本。
(四)发挥物资采购计划执行中的监督力度
企业在实施物资采购计划过程中，必须要发挥其监督管理的职能，对各部门、各环节都应进行实时的监管和跟踪，确保物资采购计划是否落实到位，如大体对物资采购计划实施过程中的监督主要有三个部分，即订单的执行、合同的签订以及物资入库，还要对物资采购人员进行监督管理，制定监督管理制度，对于违规者严惩不贷。同时还要对于物资采购过程中隐藏的潜在风险上，要及时的调整和规避，确保物资采购计划能够顺利实施。
四、结语
要想做好物资采购工作，科学合理的物资采购计划是必不可少的。对此，企业必须要树立正确的物资采购计划的管理观念，避免出现因物资短缺、物资积压导致出现盲目采购现象，给企业带来经济损失，要加强对物资采购计划方面的管理，将采购管理的各项有关工作都融入其中，确保物资采购的精准性，从而提升物资管理水平，提升企业经济效益。
参考文献：
[1]李青.试论电力企业物资管理中存在的问题及相应对策[J].低碳世界,2013,05.
[2]赵敬林.试论企业如何更好地加强物资采购管理工作[J].企业与管理,2013,05(05):255.
[3]孔琳.加强物资需求计划管理提高物资采购效率和质量[J].经营管理,2013,02(02):39.
在核电建设项目中，设备采购费用约占总投资额的60%，因此设备采购管理是核电项目成本控制的重要环节。而设备采购计划作为设备采购工作开展的重要依据，其作用更是不容小觑。核电设备设计计划、设备采购计划、建安三个板块计划相互承接、环环相扣，上游计划的完成情况直接影响下游计划的执行，因此需要将设计、采购、建安计划作为一个整体计划管理，其中核电设备采购计划在一体化计划中充当承上启下的关键角色。本文将从一体化计划的角度对核电设备采购计划板块的管理进行探讨。
一、核电设备采购计划与设计、建安计划的接口管理
基于设备设计、采购、建安一体化计划，设备采购计划需要控制好“输入”和“输出”两方面内容。其中，“输入”是指由上游设计单位所出版的设计文件，包括技术规格书、
设备及材料采购清单、改单、图纸等，这些设计文件是开展采购工作的依据；“输出”是指下游建安单位安装工作所需要的设备及相关文件。而对“输入”和“输出”两方面的管理，又需要从范围、进度、质量等方面进行严格控制，以达到设计文件满足采购需求，采购交付设备满足建安需求的目的，从而实现一体化计划各板块完全匹配的效果。
二、核电设备采购计划管理的内容
核电设备采购计划管理主要包括计划编制及下达、跟踪、升版及调整、再次跟踪直到计划完成。
（一）计划的编制及下达
计划编制是采购工作的开始，计划编制的范围依据是承包合同内的设备和材料范围，时间依据为工程项目二级进度计划以及设计计划和建安计划。采购计划一般包括以下节点：设计文件接收（与设计计划相关联）、发标、收标、评标、合同签署、接口资料提交、加工制造、设备发货、设备到货。设备采购计划编制完成后，需要控制部牵头组织设计部、采购部和施工部各单位共同进行各板块计划匹配性的核查，获得批准及经过会签后，便可正式执行。
（二）计划跟踪管理
设备采购计划跟踪管理是对已的计划执行情况进行跟踪督促，保证计划得以按时执行完成。在一体化计划中，除了对采购计划内部工作进行跟踪外，还需要对制约采购计划执行的上游设计计划进行跟踪预警。因此，按照执行阶段可将采购计划的跟踪管理划分为四个阶段：设计文件接收阶段、采买阶段、合同执行阶段、到货阶段。下面将对各阶段的具体管理方式进行详细阐述。
1、设计文件接收阶段
设计文件的按时出版与否直接影响到采购工作是否可以按计划启动，为了保证设备采购工作的顺利开展，需要对上游设计文件的按时出版进行有效的预警和催促。一般采购计划管理人员采取提前3个月预警措施，向设计单位催要即将到期的设计文件；对于已逾期出版的设计文件，计划人员需要与设计人员进行沟通预计出版时间，并分析是否可以采取压缩采购周期的措施保证设备按原计划到场，若对于设计文件严重逾期导致设备无法按时到场，需提前向控制部汇报，并要求重新调整计划。
2、采买阶段
接收到设计文件后便可以启动设备采购工作，对此阶段主要控制发标和合同签署的节点，由计划管理人员跟踪督促，合同负责人负责招投标及合同签署工作。依据的采购计划将工作任务分解到每个月中，即编制月度计划，并形成定期反馈机制，每周由合同负责人将月度计划的执行情况反馈给计划管理人员。对于逾期且影响下一阶段接口资料提交的合同，及时向控制部门汇报协调调整接口资料提交计划，对于无法调整的，在合同谈判期间，需要将接口资料相关参数在合同技术附件中锁定，如此，便可消除由于合同签署滞后导致对接口资料提交进度的影响。
3、合同执行阶段
在合同签署完毕后，便进入了合同执行阶段。此阶段计划主要由设备制造进度负责人监督厂家完成。设备负责人需要对厂家提交的设备制造进度计划进行核查，并提交采购部门进行审核签字后方可执行。设备负责人应对厂家制造进度进行全面实时跟踪和控制，并定期汇报制造进展，并分析设备制造过程中可能存在的风险。对于制造拖期但不影响交付的设备，应及时向计划管理人员及直属领导申请调整制造计划，但不得突破采购计划中加工制造完成时间节点；对于影响设备交付的，计划管理人员向控制部门申请调整采购计划，由控制部门进行统一协调。
4、到货阶段
设备到货是采购计划的最后节点。设备按时到货对于建安工作有序开展具有非常关键的作用。在编制计划时设备到货时间根据现场需求时间确定，在后续执行过程中原则上按此时间执行，但是由于核电项目设备系统较多，设备数量巨大，执行过程中到货时间会存在调整。为了尽量减少设备无法按时到货对现场安装的影响，在到货节点的控制上，由到货计划管理人员编制12个月滚动到货计划，根据现场需求及实际加工制造情况每个月升版一次，对于到货有风险的设备，及时汇报制造进度组进行分析控制，通过编制赶工计划及派员驻厂等方式，尽最大努力满足现场需求。
（三）计划升版及调整
一般来讲，设备采购计划在如下两种情形时会进行升版工作：1、二级进度计划升版；2、采购计划后累计调整较多。而其它情形下，例如如前所述，在计划跟踪管理阶段，经常需要对采购计划进行调整。
三、采购计划管理过程中常见的几个问题及建议措施
（一）设计、采购、建安计划不匹配
在采购计划编制阶段，组织各板块计划负责单位对各板块计划匹配性进行审核，在执行过程中，由各板块计划管理人员负责跟踪维护计划完成情况，在计划需要调整时，向控制部门发出申请，由控制部门统一对各板块计划进行相应调整。另外，各板块计划在执行过程中，需要定期组织专题会议对计划匹配性进行复核，此项工作可以提前预知存在交货风险的设备，找出风险所在，并将风险及时分散消化，避免造成对安装调试阶段的影响。今后，采购部将继续提前与施工、调试进行计划匹配工作，以期尽早发现风险，识别风险，分散或降低风险，保证工程项目的顺利开展。
（二）设计输入管理不规范、出版滞后的问题
采购过程中经常面临设计输入不全、管理不规范、设计文件出版滞后等问题，造成变更较多、供货范围变化较大，给采购部增加不必要的工作量，同时影响采购工作的有效和及时开展。对此，采购部采取以下方式尽量减少设计问题对采购工作带来的影响。首先，协调设计部门针对所发变更及时出版设计修改通知单，以便采购部及时开展工作；其次，提前1个月向设计预警需要出版的文件，对于设计文件出版滞后的文件，采购部提前做好准备工作，以尽量节省从技术文件接收到启动采购之间的时间，保证设备采购三级进度计划的按时完成。再次，对由于设计施工图出版滞后造成制造周期紧张的设备，为不影响现场安装，采购部编制赶工计划并派专人驻厂监督，尽最大努力满足现场安装需求。最后，对由于设计文件出版滞后造成无法按时到货的设备，采购部及时与施工单位沟通，使其早做准备，将对现场产生的影响降至最小。最后，编制设备采购包对应的适用文件清单，并定期发设计部门确认。
（三）核电设备数量巨大，范围较难控制
设备采购三级进度计划细化到每台设备KKS码，同时将每个采购包的供货范围与规格书（包括升版及变更）、合同文本进行核对确认，以保证对供货范围有清晰的掌控。
参考文献：
[1]任德曦.核电站项目管理.中南大学出版社，2003（8）
［关键词］
采购管理；流程优化；实验室管理系统
1研究问题的提出
当前企业信息化程度日益提高，我所内部已经运行实验室管理系统，该系统的设备采购模块集成了采购申请的审批、询价比价单审批、合同的审批、付款的审批。但是采购计划的填报与、供应商管理等功能未实现集成，信息化建设还需要加强。另一方面，计量课题的研究周期越来越短，往常5年的研究周期，现如今一个课题项目从立项到验收，通常为2～3年的时间，因此采购周期也进行了缩短。同样，航天产品研发速度越来越快，以往十几年研发一型产品，现在研发周期也大大缩短。由于研制周期的降低，有时甚至要求采购周期缩短为原来周期的十分之一。我所采购流程中的采购申请审批环节通常审批时间较长，效率较低，无法满足采购周期急剧缩短的现状。
2存在的主要问题
2．1采购作业信息化覆盖面不全
随着对采购管理要求的提高，采购作业规范性要求也越来越高。原有的采购模块没有采购计划填报和询价比价单功能，实际工作中的采购计划填报和比价询价审批环节仍然通过纸质或电子表格形式进行处理，这就存在管控不规范、可能出现采购填报信息不准确、审批过程缓慢、有效信息无法保存和重复利用等问题。
2．2采购审批时间过长
我所采购流程中的采购申请审批环节通常审批时间较长，而且不区分是计划内采购还是计划外采购。该采购审批是对申请部门提交的采购信息进行初审，主要考查的是采购需求是否已经列入了年度采购计划，采购信息的内容是否符合计划要求，比如采购需求是否是在项目中列支的，预算是否在项目的规定经费中，填报的型号是否符合项目要求，采购人员进行初步询价和采购需求的核对。
3设备采购管理流程的优化措施
针对采购管理中存在的两个主要问题，对其产生的成因进行分析，我们给出了以下解决方案，促进采购管理水平不断提升。
3．1加强采购全过程的信息化和规范化
3．1．1采购全过程信息化和规范化设计
原有的采购模块没有采购计划管理功能，这就存在管控不规范、可能出现采购填报信息不准确、审批过程缓慢的问题，针对这些问题，我们在实验室管理平台上新增了采购计划填报、采购计划功能。
3．1．2采购模块信息化和规范化设计效果
首先，在实验室管理系统的采购流程中增加采购计划填报和采购计划表单。将采购计划的填报实现网上填报，流程审批结束后由采购管理员进行初步汇总。最终确定年度的采购计划。有助于企业内控及资产的合理利用，降低成本。采购计划的填报在准确性、统一性、及时性都有很大的提高，增加了归口部门的职责，对采购计划的填报进行了初审，大大提高了采购计划的准时性及准确性，为后续采购工作的开展打下了坚实的基础。其次，增加了计划内采购备选库对后续的采购申请流程优化提供了数据来源基础，不需要重复录入。
3．2优化采购申请流程
3．2．1采购申请流程设计
采购申请中约80％以上的申请是计划内采购，其他是计划外采购。因此我们把原采购流程区分为计划内和计划外两种类型。对于计划内采购流程步骤重新设计，精简冗杂的审批过程，缩短审批时间，同时计划外采购审批流程不变。由程序根据申请人选择的计划类型来判断后续流程步骤。
3．2．2优化后的采购申请流程的效果
通过此流程的优化，可减少审批的环节，避免了领导因工作忙碌或不在，而导致无法及时审批通过的情况发生，以及重复审批的过程，使采购申请平均审批周期缩短30％以上，大幅加快了审批速度。另外，对可以并行审批的部门实现会签，节省审批时间，缩短了串行审批的时间，缩短采购管理周期，提高采购效率。
4结语
本文在深入分析原有采购流程的基础上，增加了采购计划填报、采购计划、计划内采购备选库，同时优化了原有采购申请流程，把采购申请流程区分为计划内采购和计划外采购，并精简了计划内采购流程。实践证明优化后的采购管理方式使我所的采购业务工作流程更加科学、更加规范，并且大大缩短了审批时间，提高了我所采购效率和规范化，满足了实际应用需求。
作者：郭根 琚小琳 单位：北京无线电计量测试技术研究所
主要参考文献
［1］中央企业管理提升活动领导小组．企业采购管理辅导手册［M］．北京：北京教育出版社，2012．
1.审计所购材料是否有采购计划，是否与订货合同一致，是否与验收入库单相符，各项签字手续是否完备；
2.审查发票上的数据计算是否准确无误，增值税、运输发票使用的税率是否符合国家税收政策；
3.审查采购价格是否异常，是否符合当前的市场行情；
4.对经审查价格过高的材料品种手工编制“高价采购与低价采购损失情况对比分析表”，以便进一步分析处理；
5.根据“分析表”提供的涨价幅度和损失金额，进行市场调查分析，作出处理。属于市场行情变化引起的合理涨价，可以办理审计签证手续；属于不合理涨价的，通知采购主管及采购人员与供货单位交涉，进行调价处理或退货处理，属于采购人员的违纪行为，移交纪检部门进行处理；
6.办理审计签证手续；
7.汇总计算一定时期内物资采购实际价总成本、计划价总成本、价差额等；
8.手工编制材料采购审计报表，做出审计报告。
二、本公司实现计算机参与物资采购审计的必要性
1.随着市场经济的逐步健全，我公司的物资供应渠道发生了重大变化，生产所需的材料由原来的短缺经济时代转变为多渠道的市场采购，其采购价格随着供求关系的变化、进货渠道的不同以及市场行情的波动而出现较大的差异。在对材料采购价格合理性进行审核时，要求审计人员必须全面掌握各种材料的市场价格信息，而就我公司生产所需的各种材料而言，配件大到成台套设备，小到螺丝帽，有近万种，单靠人的记忆力是无法准确掌握的，是手工无法解决的问题，这就要求运用现代化的共进帮助审计人员快速、全面地掌握各种材料的价格信息。
2.在材料采购审计工作中，需要审查所购材料是否有采购计划，数量、品种、规格型号是否与进货合同一致，审查来货发票、运费结算单等结算凭证中的数据计算是否正确，需要对每个数据进行复核求证，需要做好审查记录并定期对记录中的采购信息及数据进行分析，这些工作在手工操作方式下，存在着工作量大、工作效率低、准确性差甚至出现人为的估算等问题，不能满足现代审计工作时效性的要求，必须运用计算机加以解决。
3.我们企业目前已基本构建了计算机管理办公自动化雏形，先后应用了《财务管理系统》《办公自动化管理系统》《劳资管理子系统》等一系列应用软件，已形成局域网，《远方通用物资管理系统》将为实现物资采购审计提供了必要的基础。
三、物资采购审核计算机辅助系统应具备的功能
1.账务处理功能。包括计算机采购计划、合同、出入库、库存、统计分析、核算、报表管理。
物资管理系统包括物资采购计划管理、合同管理、出入库管理、库存管理、核算、统计分析、报表管理。计划的编制通过计算机录入方式将经生产技术部确认后各生产部门年度、季度、当月生产需求采购计划输入《远方通用物资管理系统购》，通过系统自动核对现有库存量和库存高限量，通过程序设定的“计划采购数量-（库存量-库存最高限量）”自动生成物资采购计划表，然后审核人员可通过一批审核或逐一审核后产生采购计划表。这样避免了在手工操作方式下，存在着工作量大、工作效率低、准确性差等问题。
来货发票和仓库收料单上的物资名称、规格型号、数量、价格、供货单位、采购人等有关信息按照一定的数据格式录入到物资管理系统中（物资名称、规格型号只需输入物资编码就可自动显示），这项工作是取得市场价格信息的重要途径之一，也是汇总采购量、计算价差率、计算加权平均实际进价的基础，也是进行信息查询、进行价格合理性判断的基础。将月度采购计划录入计划管理的数据库中，是为了日常办理物资采购审计，自动核对计划，同时也可得到采购计划平衡表，采购计划完成情况一目了然，可及时发现工作中存在的缺陷。
汇总计算是对《物资管理系统》中贮存的数据按不同的标志进行分类汇总，如某种物资一定时期内的采购数量、实际价格、加权平均进货单价、计划价、材料价差额等。通过计算分析综合价差率可以考核材料采购成本的升降情况，评价采购过程的经济效益。通过计算分类价差率和各类物资采购量在全部采购量中所占的比重，进一步分析影响综合价差率变化的重要因素，找出物资采购审计工作的重点。按采购员、供货单位为标志进行分类汇总计算，通过价格水平的比较，可以评价采购人员的工作业绩，可以为选择可靠的供货单位提供依据。从而可避免人情采购或幕后交易，真正做到我公司一直要求的“公平、公正、公开”的采购原则。
根据《物资管理系统》中的采购审计明细账，月度分类汇总分析报表，高价采购与低价采购损失情况对比分析表，物资价格目录表等资料，从中得出结论，写出准确的审计报告，给公司主管领导传递准确的信息，以便领导层做出有效的决策。
2.信息管理功能。主要包括价格信息查询、采购计划情况执行查询、月采购情况查询、月分类采购情况查询、按供货单位查询、按采购员查询、高价采购与低价采购对比情况查询等内容。其中价格信息查询是核心内容，通过查询将近期内某种材料每次进货的价格信息进行对比，为价格审计提供可靠的依据。
3.辅助决策功能。主要包括自动核对计划；自动审查购货发票上的数计算是否正确，对采购价格的合理性进行审查分析，并自动生成“高低价格损失情况对比分析表”等功能。
四、如何利用计算机实现上述功能
1.我公司应用的《物资管理系统》基本流程设计
利用计算机进行物资采购统计、审计，内容涵盖物资需求计划制订，采购计划制作，物资出入库管理，购销合同管理，物资核算，物资分析全过程。各模块之间有机结合，通过填写日常出入库单，自动完成物资的库存管理，并提供多口径进行物资统计和审计，可自动生成企业所需的物资统计报表和审计分析报表。
系统的初始设置全部采用自定义式，出入库记账方式可自由选择，提供了计划价、先进先出、后进先出、加权平均、个别分批五种计价方式，可根据实际情况选用。对照我公司的实际情况，我们选用了加权平均的计价方式。
计划、合同管理用于对物资采购和耗用进行规划和控制，以达到满足生产，保证日常库存需要，减少盲目采购，尽量减少库存资金占用和进行合理的采购物资分配的目的。
2.如何实现计算机自动审计
计算机审计的过程就是在物资出入库工作时将采购合同号或采购计划号填入“入库类单据”中的“采购合同”、“采购计划”显示框中，按照发票明细和仓库收料表将物资代码（每个物品均有唯一的物资代码）填入相应的位置，将数量和来票金额录入，最后按“结单”按钮，不符合采购计划部分将会出现提示，可选择结单或放弃，如结单在后续的审计过程中将出现不良记录。如发票来货是成批计划，则按“计划填单”或“合同填单”按钮即可，如有差错，则不良记录也同样被记录下来。实际采购量小于计划采购量，或实际采购量大于计划采购量，屏幕上也出现提示，由出入库工作人汇报审计人员，审计人员根据具体情况做出相应的措施。
购货发票数据计算正确性的审查。某种材料在通过有无采购计划和订货合的审查后，系统要自动进行数据正确性的校验。对于发票中出现任何一种差错，系统都要给出误差金额的提示，并留下不良记录。在每录入一张“出入库单”记录后，系统还应自动计算出每种材料的计划价格总额，材料价差额和材料价差率，以便对材料的验收入库情况进行审查。如果屏幕显示的计划价格总额与验收入库单上的计划价总额不符，则说明在材料的验收方面存在错误，可能是数据计算错误，也可能是任意改变了计划单价，还可能是仓库保管员确实未收到足够数量的材料，这要由审计人员进一步调查分析处理，对于验收单上填写错误的要退回更正。对于供货方未发够货物的要追索欠发的货物。对于材料价差率太高的，审计人员要注意审查其购货价格是否合乎市场行情。
价格合理性的审查。某种材料通过了以上各种审查后，系统还要对其价格的合理性自动进行审查。以上几种审查都有严格的标准和固定的计算公式，具有确定性，从而可找出价格差异的原因。
物资管理系统在对已录入计算机的购货凭证进行自动审查的过程中，如果在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误，都发出相应提示信息，管理人员在查明原因并的到审计人员核准后做出相应的处理。同时，物资管理系统对相应的记录做出特殊的标记。在后续的统计报表中出现相应不良数据，以便审计人员写出正确的审计报告。每一个系统操作人员的权限均是固定的，互不干涉，不能修改其他系统管理人员所录入的数据，从而保证了数据的真实、有效性。
五、应用计算机进行物资采购审计的好处
物资采购工作工作要求审计人员善于发现问题、分析问题、解决问题，而运用计算机进行材料采购审计就是要让计算机帮助审计人员快速发现问题，然后由审计人员进行分析，加以解决，从而真正更好地服务于“阳光采购”。
1.为企业物资采购审计人员及时提供物资价格信息，使对物资采购价格的审计更加全面、有据、有力，并有效地堵塞漏洞。
2.有利于严格把握采购价格关，从而降低采购成本。
3.提高审计工作效率，节约人工费用开支。
21世纪的今天，计算机的应用已经普及到各行各业。对于我们刚转型为民营的发电企业物资采购的采购过程、账目审计应用计算机管理也势在必行，这样才能更好地满足于采购工作时效性的要求，使物资采购工作有序、高效地进行，从而真正实现了“阳光采购”。
一、本公司物资采购审计应用计算机参与管理前，物资采购审计事项及管理模式
1.审计所购材料是否有采购计划，是否与订货合同一致，是否与验收入库单相符，各项签字手续是否完备；
2.审查发票上的数据计算是否准确无误，增值税、运输发票使用的税率是否符合国家税收政策；
3.审查采购价格是否异常，是否符合当前的市场行情；
4.对经审查价格过高的材料品种手工编制“高价采购与低价采购损失情况对比分析表”，以便进一步分析处理；
5.根据“分析表”提供的涨价幅度和损失金额，进行市场调查分析，作出处理。属于市场行情变化引起的合理涨价，可以办理审计签证手续；属于不合理涨价的，通知采购主管及采购人员与供货单位交涉，进行调价处理或退货处理，属于采购人员的违纪行为，移交纪检部门进行处理；
6.办理审计签证手续；
7.汇总计算一定时期内物资采购实际价总成本、计划价总成本、价差额等；
8.手工编制材料采购审计报表，做出审计报告。
二、本公司实现计算机参与物资采购审计的必要性
1.随着市场经济的逐步健全，我公司的物资供应渠道发生了重大变化，生产所需的材料由原来的短缺经济时代转变为多渠道的市场采购，其采购价格随着供求关系的变化、进货渠道的不同以及市场行情的波动而出现较大的差异。在对材料采购价格合理性进行审核时，要求审计人员必须全面掌握各种材料的市场价格信息，而就我公司生产所需的各种材料而言，配件大到成台套设备，小到螺丝帽，有近万种，单靠人的记忆力是无法准确掌握的，是手工无法解决的问题，这就要求运用现代化的共进帮助审计人员快速、全面地掌握各种材料的价格信息。
2.在材料采购审计工作中，需要审查所购材料是否有采购计划，数量、品种、规格型号是否与进货合同一致，审查来货发票、运费结算单等结算凭证中的数据计算是否正确，需要对每个数据进行复核求证，需要做好审查记录并定期对记录中的采购信息及数据进行分析，这些工作在手工操作方式下，存在着工作量大、工作效率低、准确性差甚至出现人为的估算等问题，不能满足现代审计工作时效性的要求，必须运用计算机加以解决。
3.我们企业目前已基本构建了计算机管理办公自动化雏形，先后应用了《财务管理系统》《办公自动化管理系统》《劳资管理子系统》等一系列应用软件，已形成局域网，《远方通用物资管理系统》将为实现物资采购审计提供了必要的基础。
三、物资采购审核计算机辅助系统应具备的功能
1.账务处理功能。包括计算机采购计划、合同、出入库、库存、统计分析、核算、报表管理。
物资管理系统包括物资采购计划管理、合同管理、出入库管理、库存管理、核算、统计分析、报表管理。计划的编制通过计算机录入方式将经生产技术部确认后各生产部门年度、季度、当月生产需求采购计划输入《远方通用物资管理系统购》，通过系统自动核对现有库存量和库存高限量，通过程序设定的“计划采购数量-（库存量-库存最高限量）”自动生成物资采购计划表，然后审核人员可通过一批审核或逐一审核后产生采购计划表。这样避免了在手工操作方式下，存在着工作量大、工作效率低、准确性差等问题。
来货发票和仓库收料单上的物资名称、规格型号、数量、价格、供货单位、采购人等有关信息按照一定的数据格式录入到物资管理系统中（物资名称、规格型号只需输入物资编码就可自动显示），这项工作是取得市场价格信息的重要途径之一，也是汇总采购量、计算价差率、计算加权平均实际进价的基础，也是进行信息查询、进行价格合理性判断的基础。将月度采购计划录入计划管理的数据库中，是为了日常办理物资采购审计，自动核对计划，同时也可得到采购计划平衡表，采购计划完成情况一目了然，可及时发现工作中存在的缺陷。
汇总计算是对《物资管理系统》中贮存的数据按不同的标志进行分类汇总，如某种物资一定时期内的采购数量、实际价格、加权平均进货单价、计划价、材料价差额等。通过计算分析综合价差率可以考核材料采购成本的升降情况，评价采购过程的经济效益。通过计算分类价差率和各类物资采购量在全部采购量中所占的比重，进一步分析影响综合价差率变化的重要因素，找出物资采购审计工作的重点。按采购员、供货单位为标志进行分类汇总计算，通过价格水平的比较，可以评价采购人员的工作业绩，可以为选择可靠的供货单位提供依据。从而可避免人情采购或幕后交易，真正做到我公司一直要求的“公平、公正、公开”的采购原则。
根据《物资管理系统》中的采购审计明细账，月度分类汇总分析报表，高价采购与低价采购损失情况对比分析表，物资价格目录表等资料，从中得出结论，写出准确的审计报告，给公司主管领导传递准确的信息，以便领导层做出有效的决策。
2.信息管理功能。主要包括价格信息查询、采购计划情况执行查询、月采购情况查询、月分类采购情况查询、按供货单位查询、按采购员查询、高价采购与低价采购对比情况查询等内容。其中价格信息查询是核心内容，通过查询将近期内某种材料每次进货的价格信息进行对比，为价格审计提供可靠的依据。
3.辅助决策功能。主要包括自动核对计划；自动审查购货发票上的数计算是否正确，对采购价格的合理性进行审查分析，并自动生成“高低价格损失情况对比分析表”等功能。
四、如何利用计算机实现上述功能
1.我公司应用的《物资管理系统》基本流程设计
利用计算机进行物资采购统计、审计，内容涵盖物资需求计划制订，采购计划制作，物资出入库管理，购销合同管理，物资核算，物资分析全过程。各模块之间有机结合，通过填写日常出入库单，自动完成物资的库存管理，并提供多口径进行物资统计和审计，可自动生成企业所需的物资统计报表和审计分析报表。
系统的初始设置全部采用自定义式，出入库记账方式可自由选择，提供了计划价、先进先出、后进先出、加权平均、个别分批五种计价方式，可根据实际情况选用。对照我公司的实际情况，我们选用了加权平均的计价方式。
计划、合同管理用于对物资采购和耗用进行规划和控制，以达到满足生产，保证日常库存需要，减少盲目采购，尽量减少库存资金占用和进行合理的采购物资分配的目的。
2.如何实现计算机自动审计
计算机审计的过程就是在物资出入库工作时将采购合同号或采购计划号填入“入库类单据”中的“采购合同”、“采购计划”显示框中，按照发票明细和仓库收料表将物资代码（每个物品均有唯一的物资代码）填入相应的位置，将数量和来票金额录入，最后按“结单”按钮，不符合采购计划部分将会出现提示，可选择结单或放弃，如结单在后续的审计过程中将出现不良记录。如发票来货是成批计划，则按“计划填单”或“合同填单”按钮即可，如有差错，则不良记录也同样被记录下来。实际采购量小于计划采购量，或实际采购量大于计划采购量，屏幕上也出现提示，由出入库工作人汇报审计人员，审计人员根据具体情况做出相应的措施。
购货发票数据计算正确性的审查。某种材料在通过有无采购计划和订货合的审查后，系统要自动进行数据正确性的校验。对于发票中出现任何一种差错，系统都要给出误差金额的提示，并留下不良记录。在每录入一张“出入库单”记录后，系统还应自动计算出每种材料的计划价格总额，材料价差额和材料价差率，以便对材料的验收入库情况进行审查。如果屏幕显示的计划价格总额与验收入库单上的计划价总额不符，则说明在材料的验收方面存在错误，可能是数据计算错误，也可能是任意改变了计划单价，还可能是仓库保管员确实未收到足够数量的材料，这要由审计人员进一步调查分析处理，对于验收单上填写错误的要退回更正。对于供货方未发够货物的要追索欠发的货物。对于材料价差率太高的，审计人员要注意审查其购货价格是否合乎市场行情。
价格合理性的审查。某种材料通过了以上各种审查后，系统还要对其价格的合理性自动进行审查。以上几种审查都有严格的标准和固定的计算公式，具有确定性，从而可找出价格差异的原因。
物资管理系统在对已录入计算机的购货凭证进行自动审查的过程中，如果在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误，都发出相应提示信息，管理人员在查明原因并的到审计人员核准后做出相应的处理。同时，物资管理系统对相应的记录做出特殊的标记。在后续的统计报表中出现相应不良数据，以便审计人员写出正确的审计报告。每一个系统操作人员的权限均是固定的，互不干涉，不能修改其他系统管理人员所录入的数据，从而保证了数据的真实、有效性。
五、应用计算机进行物资采购审计的好处
物资采购工作工作要求审计人员善于发现问题、分析问题、解决问题，而运用计算机进行材料采购审计就是要让计算机帮助审计人员快速发现问题，然后由审计人员进行分析，加以解决，从而真正更好地服务于“阳光采购”。
1.为企业物资采购审计人员及时提供物资价格信息，使对物资采购价格的审计更加全面、有据、有力，并有效地堵塞漏洞。
采购计划是开展产品生产的开始，在炸药厂日常运营中发挥着巨大的作用，科学合理的材料采购计划有助于保障炸药厂物资供应的充足，从而推进炸药厂健康可持续发展。材料采购计划对于企业竞争力的提升具有积极的促进作用，企业可以通过制定科学合理的材料采购计划，降低采购过程中的风险，避免出现重大经济损失，从而增强企业的竞争实力。本文重点分析材料采购计划在炸药厂物资供应中的作用，以及探讨如何发挥采购计划对炸药厂物资供应作用的措施分析。
一、材料采购计划的编制分析
采购计划的编制工作所包含的内容较多，并且这也是整个采购工作开展的基础，因此炸药厂在制定采购计划时必须高度重视其可行性经济性，这样才能够保证后期采购活动的正常高效的开展。同时设计人员在编制采购计划时还需要对企业的各项经济活动有一个大体的了解，其中具体包括资金的周转、成本的降低、提升原料利用率等指标，这样可以为其编制采购计划提供依据。此外采购计划的编制工作还与企业的规划密切相关，这就需要工作人员详细解读企业本年的预算计划以及战略规划，以保证采购计划内容详细的记录采购物资的名称、数量、质量要求、金额等标准，这样可以为后期采购活动提供强有力的指导。
1.编制采购资金计划
采购资金计划的编制工作在材料采购计划中占据重要地位，因为资金是保证企业正常运行的基础，如果出现资金链断裂的情况很容易导致企业的破产倒闭，因此在制定采购计划时工作人员必须将采购资金计划纳入到整体的考量标准之中，并且通过制定科学合理的采购资金计划来提高炸药厂资金的利用效率，提高资金的周转率，保证企业的日常运行，从而为企业带来巨大的经济效益。
2.编制采购物资计划
炸药厂应该根据物资供应的实际情况编制采购物资计划，其具体内容应该报告材料采购的数量、质量、技术规格等内容，必要时还应该考虑材料供应商。为了确保物资采购计划编制的科学性和合理性，炸药厂必须针对物资的使用和储存情况开展详细的调查，具体内容应该包括以下几个方面：首先调查往年炸药厂物资的使用情况和物资采购的数量，为编制采购计划提供一定的依据；其次工作人员还应该对物资的现有库存开展调查，并且保证安全库存标准的科学合理，如果物资出现库存不足的情况，这应该及时补充；最后在实际采购过程中必须要各个部门之间相互协作沟通，加强部门间信息沟通的效率水平，从而避免出现重复采购的情况，这也是提高物资采购计划科学性的重要依据。
二、编制采购计划的具体内容
在编制采购计划之前，必须做好充分的准备工作。采购准备的重要内容之一是进行广泛的市场调查和市场分析，从而熟悉市场，掌握有关项目所需要的产品和服务的市场信息。炸药厂物资供应中采购计划的编制工作涉及到的内容较多，并且各个内容还具有密切的联系，因此编制人员应该对材料采购计划编制内容有一个全面的掌握，这样才能保证工作人员编制出符合实际情况的物资采购计划。材料采购计划主要包括了以下几个方面的内容：第一，市场调查，材料的采购价格会随着市场供需情况出现波动，在制定采购计划时工作人员必须开展相应的市场调查，并且还应该对调查结果进行详细的记录，这样可以为后期的采购计划的编制工作提供依据，能够准确的把握各种材料的价格走势，从而降低企业的经济损失。第二，采购预算计划，在开展采购计划编制时必须对采购预算进行深入分析，采购预算主要内容为材料采购所需要花费的资金，为了确保整个物资采购工作的效率，保证采购资金的利用效率，炸药厂就必须编制科学合理的采购预算计划，同时在后期还应该对各项采购资金进行跟踪调查，以确保各项配置资金真正落实到实际的物资采购，进而保证炸药厂物资采购的效率和质量水平。第三，供应商选择，炸药厂在制定物资的采购计划时必须充分考虑到供应商的选择问题，一般情况下可以通过招标的方式进行，但是必须考虑到供应商的社会信誉，以及供应商材料的质量和技术规格是否满足炸药厂日常运行的需要，防治出现材料质量不合格的问题。同时还应该加强对材料运输和储存的管理，进而为企业日常运行提供质量可靠的物资供应。
三、建立供应商档案管理，确定准入标准
为了提高炸药厂物资供应的质量和提高材料采购计划编制的科学性，炸药厂应该加强对供应商的管理，具体可以建立供应商诚信档案管理，并且严格落实准入管理制度，对于诚信缺失的供应商应该剔除，这样可以保证供应商提供材料的质量水平。炸药厂在对供应商开展诚信档案管理工作时应该重点从以下几个方面开展：首先对供应商的资质进行评价，这样可以确保其产品质量满足相应的技术要求；其次还应该对材料进行定期抽样检测，一旦发现质量不合格的问题应该及时向上级反映，并且记录到档案之中；再次炸药厂应该安排专人对供应商进行实时的追踪评价，这样可以保证评价结果的实时性和科学性；最后炸药厂需要保证三家以上的稳定供应商，这样可以保证物资供应渠道，避免出现物资供应紧张的情况，同时还可以防治供应商过度提高价格现象的发生，从而确保企业的经济效益。
四、探究炸药厂发展现状，推动炸药厂材料采购成本控制的对策
1.我国炸药厂的发展现状分析
近年来，炸药厂在得到快速发展的同时，越来越多的问题也逐渐暴露出来。炸药厂生产工艺滞后就是比较突出的问题。主要体现在炸药厂生产工艺智能化、机械化、自动化等方面水平很低。炸药厂在以往的发展过程中过于重视经济效益，忽视了技术层面上的创新，导致炸药厂技术创新能力不足，无法做到与时俱进，炸药厂缺乏高新科技产品的支持，所以很难打造出全国都知名的品牌，这不仅使得炸药厂服务质量被降低，还使得炸药厂逐渐向劳动密集型企业发展。科技是第一生产力，炸药厂的技术创新能力在很大程度上体现着炸药厂的发展潜力，随着时代的不断进步，炸药厂的不断发展，技术创新能力的重要性愈发突显，这就使得国家也相继出台了关于技术创新方面的进步指导意见，所以，炸药厂要想得到更好的发展，就必须做到与时俱进，不断更新发展观念，重视技术的创新，积极引进先进技术，加大新技术、新工业的推广和应用力度。与此同时，为了促使产品更新换代速度的加快，提高产品的使用性和安全性，还应不断提高民爆产品质量，这样还能在一定程度上起到环保作用，进一步提高炸药厂效益。此外，炸药厂还应具有前瞻性，成立企业内部研发机构并加大资金投入，加强同行之间的技术交流与合作，重视技术层面的创新，以此促使企业科研水平与技术创新能力得到有效提高，积极借鉴国际先进经验，引进先进技术，进一步完善企业自身。
2.炸药厂物资供应中企业材料采购成本的控制措施
（1）加强原材料储存与分类管理加强原材料存储与分类管理能够避免不必要的原材料损耗。特别是炸药厂的原材料，属于特殊性质的化学材料，价格昂贵且危险性很高。在原材料入库存储之前，应按照相关规定对原材料进行合理分类，对于接触后容易发生化学反应的原材料应分开进行存储，对于易燃易爆的原材料必须严格按照相关安全规范进行合理安置。不同原材料，所具有的特性也不同，所以在选择存储方式和区域时应根据原材料特性来选择。具体应该是，在入库储存前要根据相关规定对其进行基本的分类，易发生化学反应的原材料应分别存储，避免原材料在存储过程中在一些特殊条件下如光照、高温等条件下相互接触发生化学反应造成损耗。易燃易爆的原材料还应按相关安全要求的规定进行安置。其次，根据不同原材料的特性选择合理存储地点和方式。（2）加强材料采购控制加强材料采购控制是降低材料成本的重要途径。采购人员在选择材料供应商时做到货比三家，优中选优，选择资质实力雄厚、市场信誉高、能够长期供货的材料供应商。确定材料供应商后，应与其多加沟通，争取建立长期合作关系，而后就材料价格方面进行商议，尽量降低采购材料价格，即便不能低于市场材料均价，也必须与市场材料均价保持一致。原材料的采购资金量较大，在结算时宜采用承兑汇票的结算方式，这有利于节约材料成本。在编制原材料采购计划时，编制工作人员必须对企业的实际情况有充分了解，例如企业实际生产能力、原材料使用量等情况。编制好材料采购计划后应进行验证，确保材料采购计划内容符合企业需求。在材料采购时，要求采购人员必须严格按照采购计划进行采购工作。材料采购计划与企业生产计划有着密切关联，若是企业生产计划发生变化，则应根据变化后的生产计划和材料库存情况，重新制定材料采购计划。材料库存量与生产进度有密切关联，为了保证生产进度，应定期对材料库存进行盘点，并将盘点结果予以通报。材料管理人员应做好管理工作，充分发挥工作职能，避免出现材料浪费或丢失现象。一旦发现有上述情况必须及时进行制止，并上报上级领导。依据情节的严重程度采取相应的处罚措施与力度。另外，还应实时监控市场原材料价格，若是市场原材料价格呈上涨趋势，则应减少采购量，以此控制好采购成本，若市场原材料价格呈下降趋势，则应根据企业生产计划和材料库存量情况，尽量加大采购量。（3）制定科学的材料成本管理制度制定科学的材料成本管理制度，能够有效提高企业材料成本管理水平，对材料预算、采购到入库、使用等环节进行规范，促使企业各部门做到有规章制度可依循。在制定材料成本管理制度时应对企业各部门实际情况进行充分全面的考虑，以此确保制定的管理制度具有针对性、可操作性。同时，还应建立监督考核机制，从而正确评价工作成果。建立专职部门，采取定期或不定期抽查的方式对材料管理工作进行检查，建立指标考核体系，通过考核实行奖优罚劣，以此提高工作人员的工作积极性。（4）重视预算管理，实行统一招标管理一是通过预算能够为企业的经营发展提供方向指导，其重要性不言而喻，所以企业必须重视预算管理。企业应结合去年企业的实际经营发展情况在年初就合理制定出可行性高的年度计划，对企业生产计划与规模以及工作人数等方面的因素进行全面考虑，从而科学制定出企业业务收入和成本预算计划，同时充分考虑企业成本变化因素，结合预算可操作性，从而有效分解企业的全年预算。企业各部门以企业制定的总年度计划为基础依据，合理制定部门自身年度计划，然后将企业全年预算分解融入到企业各部门制定的年度计划中，与此同时，企业各部门再将年度计划分解到月计划中。二是在预算监督控制中融入过程检验。企业通过年度考核、季度分析、月计划等方式来控制成本，促使企业做到及时发现问题，迅速采取有效方法进行解决。三是在年初除了制定年度计划外，还应确定统一招标项目，实行统一招标管理。通常情况下最少宜选择两到三家中标单位，然后对供应商情况进行评估，从而选择最佳的供应商。（5）重视内部管理，落实年度经营目标责任制一是实施分级控制。企业必须重视内部管理，促使管理部门对自身的职能有充分明确，这有利于提高管理人员的工作积极性，充分发挥管理工作的真正效用，从而促使企业各项经济指标均根据其性质有效分解，并落实到各部门及各个工作人员中，做到分级控制。二是加强费用审批控制。企业所有成本费用在支出前都必须进行严格的审批，只有通过审批后才能支付费用，以此保证成本费用的合理性。三是加强库存成本控制，加强库存管理，实现库存管理的科学化和信息化，确保库存量始终处于合理范围内，避免库存量过大而占用资金，从而保证库存工作的及时性与准确性。
五、结束语
综上所述，炸药厂物资供应中对材料采购计划的依赖性较强，因此必须确保材料采购计划的科学性和可行性，其中在制定采购计划时工作人员必须确保提高采购资金的利用效率，不仅仅要采购炸药厂日常运行过程中所需要的物资，而且还应该确保资金的周转率，提高采购工作的效率和质量水平，这都需要制定科学合理的采购计划。因此炸药厂物资供应中应该根据实际情况组织专业人员制定材料采购计划，以保证炸药厂健康持续发展。
参考文献
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参与集中采购工作的职能部门包括：采购执行机关、商品最终用户、国有资产监管部门、计划部门、单位决策机构。
采购执行机关：单位内部的采购机关，是指按照采购任务，负责对外联络、组织招标、询价、草拟合同等日常采购业务的采购组或采购部门。
商品最终用户：采购的目的是实现所购商品的使用价值，直接服务于用户。因此，采购设备、材料，用户参与是必要的。以设备采购为例，用户参与的工作范围包括：确定拟购商品名称、型号，合理否定采购执行部门购货价款及其选择的供应商，设备到货验收等。
财务及国有资产监管部门：财务部门在集中采购工作中，参与管理和控制的工作环节涉及计划、预算、审签、记录、付款等。国有资产监管部门主要参与设备的采购、验收、登记固定资产账目和卡片。
计划部门：如果采购中的资金需要通过基本建设投资计划解决，采购的范围要在国家计划所列项目之中，全部采购内容应当通过计划部门逐级履行计划审批程序。
单位决策机构：单位决策机构的主要职责是确定单位年度购置需求计划、审批落实了资金来源的采购预算。决策机构中，由分管采购工作的领导代表决策机关行使审批权。
二、体现健全内部控制机制的工作环节
计划管理：集中采购工作应当建立在计划管理基础之上。购买商品所使用的资金是事业单位纳入预算管理的资金，单位都应当在一个会计核算年度之初，根据本单位开展各项工作需要，采取适当方式，确定本年购置需求。年度内，根据各项资金到位情况，陆续采购执行计划，交采购部门执行。
预算控制：预算控制是指经由财务部门落实了资金来源的计划采购项目，先由资产监管部门制定采购预算，经采购主管领导审批后，由采购部门执行的过程。由资产监管部门来制定采购预算是对采购执行机关的事前监督。一般情况下，采购执行部门的采购单价不应高于预算单价。
履行审批程序：在计划、预算、采购执行、付款等4个工作阶段，要履行必要的审批程序。在计划阶段，主要由决策层对资产监管部门汇总上报的各单位、部门的采购需求计划进行审批；在预算阶段，主要由分管采购工作的领导，对于资产监管部门制定的采购预算进行审批；在采购执行阶段，商品最终用户、采购部门、主管领导（法定代表人或授权人）要参与合同的签订，包括审阅、修改和签批。
签订合同：价值超过一定额度的采购，要签订经济合同。采购执行部门草拟的合同，要按照商品最终用户审签、特约（聘）经济律师审阅、单位法定代表人或授权人签批的工作顺序履行合同审批程序。履行审批程序的文本文件可以称为“合同批办单”。
三重验收：指商品到货、服务完成后，采购部门、用户、资产监管部门共同进行验收。
详细记录是指国有资产监管部门在商品到货、服务完成后，建立固定资产台账和固定资产卡片，详细登记设备名称、型号、供货商、价格、产品序列号、使用单位及保管人等。这是固定资产日常维护管理的基础。设备的维修、升级、盘点、处置需要依照这些基础资料。
