时间：2022-05-05 17:42:58
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随着现代社会信息化程度的提高，人们对信息的需求越来越大，信息网络技术迅猛发展，信息化已成为各行各业发展的大趋势。促进企业档案的信息化建设，提升企业在市场经济中的核心竞争力已成为各企业档案工作发展的当务之急。
一、档案信息化建设的必要性及存在的缺陷
（一）档案信息建设的必要性
时代的进步和发展，要求档案工作必须走信息化道路。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。因此，企业档案信息化建设是企业提高竞争力的必然选择，对推动企业经济社会继续发展具有十分重要的作用。可见，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。
（二）企业档案信息化建设中存在的缺陷
（1）虽然近年来各级档案部门对档案信息化的认识有所提高，但总体来说有些档案部门对档案信息化的认识还不是很明确，再加上有些档案部门档案信息化建设的基础设施差，使用的计算机陈旧，型号不一，规格各异，不能建立基本的信息化工作平台，影响了档案事业的改革与发展，使企业档案信息化建设进程缓慢
（2）目前大多数企业档案信息化建设还处在初级发展阶段，在信息标准化和规范化管理方面相对较薄弱，虽然已有一些相关的标准规范出台，但还不能满足档案信息化建设快速、有序地发展，缺乏档案信息化建设的标准规范，信息化条件下档案管理的标准制定也较缺乏，从而严重制约了高科技设备在档案工作中的利用水平。
（3） 档案工作的开展对网络的依赖程度越来越高，网络已经成为档案工作正常运转的重要载体。然而，信息时代在带给我们方便的同时，也产生了一定的弊端。与一般信息相比，档案信息材料对保密、安全等方面的要求更严格，在信息化网络管理中，使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的病毒、网络黑客对计算机的入侵外，网络系统的开放性、集成性、共享性等特点，也会使档案信息的安全受到威胁
（4）随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，过去那种坐、等、靠、要的管理体制已经行不通了。从目前档案部门人员的素质来看，一是缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象；二是缺乏现代信息网络化知识；三是缺乏创新意识、尤其是计算机管理档案的复合型人才严重短缺等。多种因素的存在，造成了档案信息化建设的滞后。
二、加强档案信息化的建设的策略
（一）加强档案的信息化管理
档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业档案信息网络，实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
（二）加强档案部门的设施建设管理
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。
（三）加强档案电子化信息资源建设管理
所谓档案信息电子化，是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化为二次文献信息供人们利用。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。（可喜的是，电力系统已开发一套档案管理平台软件正在推广中）加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于检索利用。
（四）加强档案目录数据库建设管理
好多企业至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
（五）加强档案信息化人才队伍建设管理
推进档案信息自动化的关键是人才，加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训， 提高档案人员运用信息技术的能力，引导档案人员不断满足信息化要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
四、结束语
档案信息化建设是一个全新的课题，是社会信息化发展对档案工作提出的必然要求，也是档案工作由手工操作向现代化方式转变、由实体化管理向信息化管理发展的必然选择。但新技术的发展又会带来新的问题，所以档案工作者应及时发现新问题，研究新情况，采取有效的对策，保证档案信息化顺利、健康地发展。
1.1 一体化的管理模式
在过去,企业档案管理的实现是不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档的过程。而信息化的档案管理则改变了这一状态,信息化的管理模式可以将企业的文件,部门的基本文档进行有机的结合,从而实现归档与管理的同步,将不同部门对于同一事务或者同一事务的不同角度的记录归入档案数据库中,实现档案管理的一体化。通过对档案管理自动化系统的应用,实现公文和业务性文件整理与归档工作在同一时间完成,既可以节省大量的时间,节省劳动力,而且提高了档案管理的准确性。从事档案管理的工作人员可以从繁杂的工作中抽离出来,从而获得更多的学习时间,加强档案管理信息资源的开发。与此同时,负责档案管理工作的部门也能够通过自动化系统对公文以及业务性文件的管理状态进行随时的掌控,以便尽快的做出指导,实现档案管理的预见性。
1.2 方便存储与查找
企业的行政部门与业务部门,可以通过对档案管理自动化系统的应用,将已经形成的有查考利用价值的文件随时存储到服务器上。而档案管理工作人员他也可以把原有档案的扫描件存储到服务器上。这样,只需要通过身份验证,用户就可以通过企业内部的局域网查找所需要的档案信息,即节省了时间,又节省了资源,真正实现了信息化档案管理给企业的工作带来的方便。
1.3 档案业务管理自动化
企业档案管理工作非常复杂,其全过程不仅包括统计、鉴定、借阅还包括了参考资料的编研工作,甚至是资料的销毁,这都需要管理人员定期对档案的情况进行分析,而且企业领导的决策提供参考资料。实现档案信息化管理模式,可以对档案进行随时随地的管理,例如各种数据的统计、各种报表的打印、借阅登记、催还提醒等,这样可以便于领导或各部门通过电脑获取所需要的资料和数据,避免了因为距离问题而造成的时间浪费。
2 企业档案管理信息化存在的问题
2.1 档案管理的信息化意识不足
实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。
2.2 档案管理信息载体的破损
在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。
2.3 标准化建设不够完善
档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。
3 改善企业档案管理信息化建设的建议
通过对企业档案管理信息化建设过程中出现的问题的分析,可以看出,只有在一定范围内实现资源的优化配置,完善档案管理人员的培训,才能彻底实现档案管理的信息化,具体来说可以从以下几个方面着手。
3.1 完善档案管理制度
所有工作的顺利展开与进行都离不开规范的要求和对标准的参考,企业档案管理也不例外。实现档案管理信息化的前提是健全的管理制度与明确的部门职责,而同时这也是档案管理部门为企业提供更高级别的服务的先决条件。所以,为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,现代化的企业必须要建立健全档案管理制度,尤其要制定档案自动化管理制度,通过合理的制度规范档案管理信息化的实现。
3.2 加强监管工作
在企业建立局域网时,要有计划的实施档案一级管理,对于文件从形成到归档的全过程要实施监管,尤其是从文件行程的最初阶段,以保证文件的整个生命周期都能在可控范围内,使整个过程都做到规范化、标准化并努力贯彻执行。
3.3 理顺工作流程
不同企业的工作流程不一样,相应的档案管理自动化程序也是不一样的,所以要明确各部门工作的先后顺序,例如档案部门与文书,只有这样才能保证档案管理信息化过程中避免走弯路。档案管理要与企业所讲
转贴于
求的效应原则保持一致,尽量以最少的投入来保证企业对于信息资源需求的满足。理顺档案管理工作的流程,首先要做好数据收集与资料库的维护工作;另外要充分利用计算机的功能,根据企业发展的需求,及时编写一些档案文件汇编,并提供企业领导用于决策所需要的信息。
3.4 实现管理工具的信息化
0引言
在全国档案工作“十一五”规划中，档案信息化建设已放到突出位置，得到高度重视，但按现状看，档案信息化建设至今仍未全面普及推广，目前只限于政务公开、民生档案建设等层面，中小型企业对档案信息化建设工作的实际推广实在太少，这种发展的不平衡现象众所周知，不容忽视，现结合本单位（小型企业）的实际情况，浅析企业档案信息化建设中存在的问题及对策：
1企业档案信息化建设存在的问题
1.1领导重视不够。每件事情要大力推广，领导们的高度重视是离不开的，但目前大部分中小型企业的领导都没有认识到档案信息化建设的重要性，经费上不予以支持，使企业档案信息化建设进程缓慢。
1.2软件不适用。本企业也在推行“无纸化”办公，设立OA平台，把档案的基本信息录入电脑，通过搜索关键字查找所需文件。但由于本企业的OA系统较适用于文书档案，对于科技档案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。
1.3存储设备落后。本企业的档案室是2001年建成，当时并未考虑对电子档案进行管理，缺少专门的磁介质档案存储设备，而数字档案对设备的依赖性是比较强的，这对电子档案的管理带来了一定困难。
1.4电子文档管理不完善。本企业已使用局域网，电子文件可储存在“资料库”，全体员工根据各自权限读取文件。本来这是一个很好的沟通渠道，但由于管理不够完善电子文件存放的位置（路径）没有明确规定，甚至有部分员工把文件只存本机，造成档案的不完整，查找不便利。
1.5人员素质未能适应需求。目前本企业的2名档案工作者均为兼职，只通过市档案局的上岗培训，对电子档案处理并无深入学习及参加市档案局组织的培训。档案知识不够专业，对新规定新要求了解不够，信息接收不够及时。这样，不利于档案信息化建设的实施。
2企业档案信息化建设的对策。
2.1加强领导对档案信息化建设的重视。企业领导应认识档案信息化建设的重要性，其目的在于提高企业领导的决策和管理水平，并且应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求，同时，加大力度推广档案信息化建设，要求全体员工积极配合。
2.2选择适用于本企业的档案管理软件。目前，市面上的档案管理软件种类繁多，有的偏重于文书档案，有的偏重于科技档案，应根据本企业的实际需要选择，最好能与开发商协商，量身订造合适的软件。
2.3完善存储设备。档案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，档案装具要齐备、充足，符合规范要求，各门类、不同载体的档案存放科学、合理、有序，既方便日常查找，又能保证突发事件中的及时抢救。
1.1领导重视不足。许多企业管理人员对企业档案管理信息化的重要性认识不足，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。一些领导管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受网络办公的方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。
1.2技术手段落后。目前，很多企业房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是对互联网的认知度、参与度等都远低于其他行业。大多数企业的房产管理部门管理介质仍为纸质档案，光盘技术和机读方式运用十分有限，数据库的建设与当今信息传输的技术要求相差甚远，档案应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。
1.3档案管理人员专业素质不高。目前，企业的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷的办公目的。
2如何建立房产档案管理的信息化建设
2.1提高对档案管理信息化建设的认识。要建立完善的档案信息化管理，首先，要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术不断发展，档案内容多样化，档案载体发生了很大的变化，随着计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。
2.2完善房产档案信息归集、检索系统。为了全面、准确地收集信息，一方面，房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面，要利用扫描仪、数码相机等先进设备，将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此，档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。
2.3建立准确的房地产档案数据分析系统。房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且，也应该为企业职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。通过数据分析系统，对房地产市场的现状和发展趋势作出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使企业房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。
【中?D分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0132-02
1 引言
档案管理信息化是指在档案管理过程中全面应用计算机等现代信息技术，对档案信息资源的收集、整理、著录、鉴定、利用等进行处置、管理，实现档案管理现代化的进程。
2 企业档案管理信息化的必要性
随着社会信息化发展步伐的不断加快，各种档案资料的不断增多，纸质档案自然老化和人为损害、查找利用率低的问题日益突出，传统的档案管理模式已经无法满足档案管理的现实需求，档案管理模式应当由以档案实体为重心向以档案信息为重心转变。首先，档案管理信息化可以省去人工整理档案的时间，减少档案管理所需的人力、物力 、财力，可以改进档案管理工作，进一步提升档案管理工作的效率。其次，档案管理信息化能节约存储空间，快捷传输，方便检索，提高查询速度和准确率，既可以节省空间，减少管理成本，又能节约资源，为企业管理决策提供可靠的信息，提高档案的使用价值。再次，档案管理信息化能实现档案信息资源的实时性与动态性，随着计算机技术和网络技术的广泛应用，有利于实现企业档案信息资源共享，便于对信息资源的整理和加工，让利用者以更快捷的方式获取所需要的信息资料，提高服务的智能化和人性化水平。
3 如何实现档案管理信息化
档案管理信息化包括档案资源数字化、管理科学化、信息安全化和利用网络化。
3.1 档案资源信息数字化
一是馆存档案资源数字化。随着计算机技术和信息技术在档案工作中的应用，档案数字化已成为一种必然趋势。档案数字化指采用扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术对以纸质档案、照片、录音、录像等为载体的各种档案进行数字化加工，将其转化为能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。根据2005年国家档案局、中央档案馆印发的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》（档发[2005]1号）、《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发[2002]8号）等文件的要求，企业应将“加快现有档案的数字化进程”列为主要任务，采用现代信息处理手段，本着统一规划、分级建设、安全保密的方针，以文档一体化为原则，推动现有库房档案的数字化进程，逐步完成馆藏档案数字化和著录工作。为保障数字化进度和效率，企业要优先开展开放档案、珍贵档案、易损档案、高利用率档案的数字化处理，待条件成熟后，再对剩余档案进行数字化处理，逐步拓宽档案数字化覆盖面。在推进档案数字化工作过程中，要严格遵守保密规定，遵循工作标准，做到流程规范、存储格式统一、字段完整，保障档案数字化的质量。实施数字化既减少了对档案原件的损坏，节约了保管费用，降低了档案原件丢失的风险，又推进了档案信息化建设[1]。
二是电子档案软件管理化。是指将数字化后的档案和现有的电子档案利用档案管理系统软件进行系统整理、排列、著录、统计和提供利用，实现电子文件和电子档案的规范化管理，逐步建成档案信息网络，实现档案利用网络化，这样省时省力，减轻了档案人员的劳动强度，大大提高了工作效率，档案人员有时间深入挖掘档案信息，加强档案编研工作，精心选题，打造一批有助于弘扬正确历史观，有助于丰富职工精神文化生活的企业档案编研成果，在企业文化建设、职工教育等方面发挥积极作用。
3.2 档案管理科学化
档案信息化让档案管理焕发了新的生机，企业应运用科学的管理方法和制度，推动档案管理的发展。第一，整章建制，实现管理规范化。首先要结合档案数字化实际需要，制定档案数字化标准、工作规范和流程，避免数据在档案数字化及后期管理过程中出现流失泄密的情况。第二，要建立电子档案接收应用系统，按照《电子文件归档与电子档案管理办法》规范归档电子文件的收集、整理、存储、备份、鉴定、迁移、利用等工作。第三，要不断补充、修订和完善各项档案信息化管理制度，规范各部门的职责、权力和义务，推动档案管理信息化工作制度化、科学化和规范化。第四，加大物力财力投入力度。要实现档案管理信息化，首先需要配备计算机、扫描仪、服务器、光盘、网络等现代化设备。其次需要开发档案管理的相关软件和系统，以实现档案自动立卷、排列、编目、检索、标引、文档一体化、信息资源共享等档案业务和管理工作。第五，需要配备既懂档案专业知识又懂计算机信息技术和网络技术的综合型人才。因此企业要加大技术、资金、人员等方面的投资和支持力度，加快档案数字化、档案管理标准化、档案服务网络化进程。第六，加强和提高档案人员信息化管理意识和水平。数字化的档案、电子档案需要与档案管理信息系统软件连接建成健全的电子档案数据库，在企业局域网、专网利用计算机完成收集、整理、著录、统计和提供利用等工作。这就要求档案管理人员不仅要懂得档案专业知识，掌握编号、排列、编目、统计、鉴定和提供利用等工作流程，还要懂得计算机技术、信息技术、网络技术，能对档案进行数字化处理，做好资料编号及存储工作，建立数据库和索引目录，方便对档案信息的查询。目前多数档案管理人员计算机水平较低，因此，企业要加强对档案管理人员进行计算机相关学科的培训，为推进档案管理信息化奠定良好基础[2]。
3.3 信息安全化
随着档案管理信息化的实现，信息化之后档案资料的安全问题就变得尤为突出，在企业局域网环境下，传输、存储和提供利用电子档案信息，可能造成档案信息的泄露、失真等不安全情况，影响档案信息资料的真实性与有效性。因此，要采取一定的措施确保档案信息安全。第一，建立相关制度。首先应制定确保档案在数字化过程中信息安全的制度，如严禁“一机两网”，档案数字化所用的计算机和网络要与其他网络物理隔离，严禁数字化加工人员带有存储功能的设备进入加工区等制度；其次应制定档案信息与网络连接和使用过程中安装防病毒软件、外接优盘、移动硬盘等相关规章制度，以确保档案信息安全。第二，设置访问权限。根据不同岗位和级别，分别设置一般访问者、特殊访问者和管理者权限，只有当访问者的身份通过档案访问权限验证后，才可进入档案查询系统利用相对应的已开放的电子档案，这样可以有效预防不相关人员随意查阅电子档案，提高了电子档案信息的安全性。第三，采取异地备份。首先是可以避免因当地自然灾害、社会灾害等造成的威胁档案信息安全的风险；其次是可以避免因操作不当、病毒侵害等造成的电子档案信息的丢失和损坏风险，从而最终确保电子档案信息的完整性、准确性和可用性[3]。
3.4 利用网络化
关键词 档案管理 档案管理信息化系统 档案工作人员
引言：这几年来，大力倡导精细化管理的是国有煤炭企业。在迈向精细化管理的经过中，煤炭企业怎样充足整合与运用企业内外部信息变得特别主要。加快煤炭企业档案信息化建设，有利于改变全新的档案管理模式，掌握档案信息的数字化存储并提供优质服务，从而完成档案管理网络化。所以，只有加快煤炭企业档案信息化建设，才可以推动煤炭企业的安全高效发展。
一、国有煤炭企业信息化现状
（一）国有煤炭企业信息化的关键进展
为了把粗放的发展模式摆脱，这几年来在信息化方面投入了大量资源的国有煤炭企业，并获得了很大的进步。信息技术渐渐使用于煤矿开采加工、运输与销售、企业结构管理等几个程序。详细来看，不少的大型国有煤炭企业都建设了比较完善的信息网络，在矿井综合自动化体系在生产程序时使用比较多，在流通程序中运用了运输管理信息体系，在销售步骤中运用了国有煤炭企业信息化，在企业管理程序中运用了OA办公体系、工程管理体系、财会体系和企业网站等几种方式的现代信息技术。
（二）国有煤炭企业信息化存在的问题
首先，不高的国有煤炭企业信息化建设程度。就算国有煤炭企业对于信息技术发生了充分的注重，但是对于很多企业而言，对于信息技术的配置与运用依然处于初级阶段。一方面，很多国有煤炭企业对于信息化建设的投入总体不足，让信息化的全体水平不高；另一方面，很多国有煤炭企业的信息技术专业人员不够配置，很难有效的运用与发挥目前的信息技术功能。其次，国有煤炭企业信息化建设缺少全体规划。现在国有煤炭企业信息化建设的基本思路，是依据煤炭企业对信息技术的现实要求来配置对应的信息技术设备与人员。最后，国有煤炭企业信息化滞后的管理水平。对于很多国有煤炭企业而言，现在普遍只有财务体系与生产监控体系可以完成集团统一的信息化管理，而生产经营中的其他职能部门对于信息的管理依然是割裂的。
二、加快煤炭企业档案信息化建设的高效途径
（一）档案数据库和档案网络要完善
这阶段，档案信息自动化体系还停留在由文件解决向信息管理体系的过渡阶段，对数据库的信息化建设导致严重阻碍。完成档案信息化的关键前提在于完成高效的数据库管理，加强检索服务体系的时效性。经过运用计算机对档案信息的解决技术，能灵活捕捉照片、纸张档案材料，而且把全部的档案信息转换为数字方式，方便长期保存。
（二）完成优化的专业结构，加强队伍建设
档案工作发展与日俱进，不断提高对档案工作人员专业水平的要求。所以，档案工作人员一定要继续更新知识构造，主动参加在职培训等每一种方式的再教育活动，以适应新技术的发展要求。单一的档案管理人员构造已经不能满足档案工作信息化的发展趋向，所以，一定要继续加强信息技术、网络技术等方面人才的培养和引进。
（三）优化煤炭企业档案数据库系统，实现档案全文数字化
为了完成档案的数字化发展，一定要做好下面几点的工作：首先，建设收藏档案目录数据库。在企业档案信息化建设中，依据单位每一类档案状况，经过著录标引，在计算机中录入单位收藏的文本类、图形图像类与影音类档案型号等，从而建设基本数据库。其次，建设基层报表数据库。在建设煤炭企业档案数字化管理体系经过中，继续健全状态数据库和基层报表，同时，经过网络体系把每一个部门需要报送的数据、反馈信息录入建设的数据库中，并实施适当的调整。
（四）以人为本，通过提升档案工作者的素质来提升档案管理信息化水平
档案管理工作者第一要具备必须的语言文字能力和科学文化素养。只有站在对于每一种知识有所认识的前提下，依据本身的语言能力，才可以简明扼要的对于每一种档案实施分析与归类，才可以第一在入库的经过当中做到“去其糟粕取其精华”的结果。档案管理的宗旨是提升各种信息资源的运用率，因此在面对较为庞大的信息档案资料的时候，档案人员一定要具备档案的分析，检索，筛选的功能才可以打好档案信息化建设的基础。在信息化管理当中，档案工作人员的工作是很辛苦的，常常要付出很大的脑力劳动，因此必须要加强他们的责任感，充足发挥他们的主观能动性，不然假如他们的主动性不高，在疲惫的状态之下，也许会造成整个体系运行与更新的停滞，甚至还有安全的隐患。因此作为领导者，与他们实施主动沟通与交流是一定要的，让他们意识到自己责任的同时，也必须要让他们感觉得到自己在整个管理事务体系中的主要性。在实施培训与学习的时候，必须要提升培训的规范化程度。
三、结语
煤炭企业档案信息化建设属于一个长期的经过，牵涉的内容比较广泛。它可以反映出一个企业的全体教学教育水平。假如在信息化的前提下对于档案资源实施了充分高效的运用，有助于企业管理提高，对于更好的服务于广大职工，有着巨大的推动作用。
信息化建设就是充分利用先进的企业思想以及先进的技术手段，对企业内部的生产经营以及管理活动进行有效的资源配置以及调控，使得企业的管理做到科学化、有效化，从而促进企业利润的增加，不断提高企业的核心竞争力。对于档案管理工作来说也是如此，企业档案管理信息化，可以极大地提高企业档案管理的科学性以及有效性，实现对于企业档案管理的网络、信息化，通过档案管理信息化以及数字化，实现企业档案服务的高效化，从而实现企业档案管理的资源共享，提高企业档案管理的效率，为企业档案管理的进一步发展提供便利。
二、企业档案管理信息化存在问题
企业档案管理信息化是一项复杂科学的工作，企业档案管理信息化建设好坏直接影响着企业的档案管理的健康稳定发展，对于提高企业档案管理科学性以及有效性至关重要。我国企业在档案管理信息化建设方面经验还不是很丰富，在实际的企业档案管理信息化建设中存在着众多的问题。总体来讲，企业档案管理信息化建设存在的问题主要由以下几个方面，第一，档案信息化建设发展不平衡。我国很多企业进行了档案管理信息化建设，但是总体来讲，档案管理信息化建设水平与程度都存在着不平衡的现状。规模大、效益好的企业可以实现档案管理信息化建设高效化，但是对于那些规模小、效益差的企业，档案管理信息化建设设置无从谈起。第二，基础条件薄弱，技术、资金不足。档案管理信息化建设对于企业基础条件、技术、资金的要求很高，很多企业尤其是中小型企业很难做到基础条件、技术、资金的高水准，加上企业档案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相应的设备以及技术支持，导致企业对于企业档案管理信息化建设深度以及力度不够，给企业档案管理带来不便。第三，缺乏统筹规划，盲目建设。目前我国企业在档案管理信息化建设方面普遍存在着规划以及组织建设，另外，加上企业在档案管理信息化建设规章制度以及标准建设缺乏统一的规定，导致企业档案管理信息化低效率、高重复建设建设问题严重。第四，与其他信息管理没有实现有效衔接。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，是同企业其他管理以及建设项目相结合的，例如文书处理、生产活动等方面都与档案管理信息化密切相关。由于我国企业在档案管理信息化建设机制以及管理机制上存在问题，导致企业档案管理信息化同其它管理环节以及生产环节缺乏必要的联系，为能够实现档案管理信息化建设同其他信息化管理的有效结合。
三、企业档案管理信息化策略探析
(一)加强档案管理信息化人才培养
档案管理信息化人才是企业做好档案管理信息化的关键，毕竟信息化档案管理工作是由档案管理信息化人才来执行的。为此，企业应该加强档案管理信息化人才招聘以及培养。档案管理信息化建设是一项极其科学。专业性强的工作，它对于档案管理信息化人才的要求极高。档案管理人员应该不断增加档案管理信息化管理基础以及专业知识学习，包括信息技术、法律、管理学科以及计算机技术的学习。另一方面，档案管理信息化人才还应该转变思想观念，树立档案管理市场意识，使得档案管理信息化适应市场需求。另外，企业还应该加大对于新技术的引进，从资金、技术等各个方面做好档案管理信息化建设，加强档案管理信息化队伍建设。
(二)加快档案信息化标准规范制定
标准规范以及规章制度是企业进行档案管理信息化建设的基础，是企业进行档案管理信息化建设的制度保障，只有在一定的标准规范以及规章制度约束下，才可以更好地做好档案管理信息化建设。首先，企业应该建立档案管理信息化管理机构，增强人员档案管理信息化管理责任意识，强化档案管理信息化管理机构管理职能。其次，建立健全档案管理信息化管理制度体系建设，在基本信息化管理制度体系的基础上，还应该加强信息化管理制度体系执行力，使得企业档案管理真正的做到有法可依、有规章制度可依，从而促进信息化档案管理的科学化。
(三)企业档案管理信息化建设注意原则
企业档案管理信息化建设注意的问题有很多，总体来讲，档案管理信息化建设应该注意以下原则。第一，实用性原则。企业档案管理信息化建设的目的在于促进企业档案管理信息资源的共享，提高企业的社会效益以及经济效益，促进企业档案管理的科学化、有效化。第二，逐步推荐原则。企业档案管理信息化建设并不是一朝一夕所能解决的，它需要企业投入大量的时间以及精力，企业应该抓住档案管理信息化建设大好时机，实现企业管理与档案管理信息化建设同步前进。第三，效益原则。企业进行档案管理信息化建设的主要目的是为了获得更多的利润，一旦进行档案管理信息化建设，企业应该将档案管理信息化建设同企业的短期以及长期效益相结合。第四，全面协调发展。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，需要同其他部门其他人员进行相应的合作，必须与企业的信息化建设和经济基础相协调，必须与企业的信息需求相协调，必须与信息技术发展相协调，必须与全国信息化工程相协调。
随着科学技术的不断发展，我国企业传统的档案管理方法已经越来越不适应社会的发展，为了促进企业档案管理的发展，提升档案管理的工作效率，为企业创造更多的经济效益，企业必须要转变思路，加快档案管理信息化进程，推动企业更快、更好地发展。新形势下，加强企业档案管理信息化建设是企业进行档案管理改革的重要内容，也是企业实现可持续发展的必然趋势。
1 企业档案管理信息化建设的必要性
1.1 是企业信息化发展的要求
档案是企业重要的参考资料。当前，随着办公自动化的发展和网络技术的普及，企业在生产经营活动中产生了大量的文件和数据，是企业进行各项生产和经营活动的基础，为企业提供了重要的参考依据，具有长期的保存价值。
1.2 是现代企业档案管理发展的需要
社会形势的不断发展和网络技术的革新，促进了各行各业的进步。企业传统的纸质档案管理模式已经越来越不适应企业现代化管理的需求，加强企业档案管理工作对于提升企业的工作效率，实现企业办公自动化具有重要的现实意义。档案管理工作是企业日常工作的重要组成部分，因此要加快企业信息化管理，适应市场经济的需求，满足企业的发展。随着各类信息系统在企业中的应用，企业的各类文件逐渐增加，给企业的资料查询带来了一定的困扰。为了促进企业档案资源的利用率，必须要加大档案信息化建设。另外，由于近年来，网络技术的发展，信息技术已经渗透到企业发展的方方面面，所以必须要加强对档案的数字化建设，提升企业档案管理的软硬件条件，促进企业档案管理的现代化发展。
1.3 工作效率及工作成本的需要
加强档案管理信息化建设，有效地提升了企业的工作效率，节省了企业的工作成本。我国企业传统的纸质档案资料在收集的过程中不仅需要大量的人力、物力、财力，在查询过程中也会耗费大量的时间，因此阻碍了企业的发展。信息技术在企业档案管理中应用以后，极大地提升了企业的办事效率，为企业日后资料的查询也提供了很大的方便。另外，由于企业规模的不断扩大，档案的数量也在无形之中增长，这就要求企业扩大档案储存室面积和设备，增加档案管理人员，给企业增加了很多成本支出。信息化在档案管理中的普及，不仅减少了企业的成本，还方便了工作人员的查询，实现了资源共享，提升了工作效率。
2 企业档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 档案管理信息化制度不够完善
档案管理信息化制度的完善与否也在一定程度上制约了档案管理工作的有效进行。长期以来，我国很多企业一直采用的是传统的档案管理方法，没有将现代信息技术与档案管理相结合，因此在信息技术日益发展的今天就会出现很多问题，使得档案管理工作无法适应新时代的发展，档案在企业发展过程中也没有发挥其最大功效，甚至有些企业只是将档案管理工作当作一种形式，影响了企业日常管理工作的有效进行。
2.2 档案管理信息化建设缺乏资金支持
档案管理信息化建设过程中由于缺乏资金支持，使得档案管理信息化建设的效率不高。企业进行档案管理的过程中需要大量的资金和设备作为支持。但是很多企业的档案信息化建设由于缺少资金，使得信息化建设的步伐缓慢。另外，部分企业虽然也设置了相关的经费进行档案管理信息化建设，但是这些经费远远不能满足档案管理信息化建设的要求，因此影响了档案管理信息化工作的开展。
2.3 档案管理人员的综合能力有待加强
要提升企业档案管理信息化建设的有效性，必须要提升档案管理人员的综合素质。这是因为档案管理人员在档案信息化建设过程中发挥着非常重要的作用。但是，在企业信息化建设过程中仍然存在一些问题影响了档案管理信息化建设的效率。比如，档案管理人员的专业素质不高，使得他们在实际的工作过程中会出现多种问题，如果这些问题得不到及时解决，就会影响档案管理的效果。此外，由于档案管理人员对计算机技术掌握不够扎实，导致在使用办公软件的过程中就会出现一些问题，阻碍档案管理信息化建设的有效进行。因此，企业必须要提升档案管理人员综合素质，让档案管理人员逐渐学习现代化信息技术，及时掌握一些最新的档案管理技术，并将其应用到实际工作中来，这样不仅能够节省大量的时间，还能够节约大量的人力和物力，最终还能取得较好的工作效果。
2.4 档案管理信息化建设的技术缺失
档案管理信息化建设的过程中，由于技术缺失使得档案管理的效率得不到很快地提升。这是当前档案管理信息化建设中面临的一个非常重要的问题。在企业档案管理信息化建设过程中，需要的技术比较专业，由于人员和设备配备不到位，导致企业信息化建设工作不能得到有效落实。另外，由于企业信息化建设技术指导和技术管理缺失，导致档案管理信息化建设没有完全发挥其作用。因此，我们说档案管理信息化建设技术和管理缺失，影响了档案管理信息化建设的进程。
3 加强企业档案管理信息化建设的对策
3.1 建立完善的信息化档案管理机制
完善的档案信息化管理制度对于档案管理工作效率的提升有着重要作用。为了建立完善的档案管理信息化制度，可以从以下几个方面做起：
第一，对原有纸质档案资源进行妥善保管，另外，还要对一些硬盘中的信息资料进行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及时对档案资料进行备份，防止由于计算机损坏带来的损失；第三，建立健全的档案管理信息化使用制度，在使用档案资料的过程中要严格按照制度进行，对档案资料的使用要做好审批和登记工作，使档案资料保持完整性和安全性，减少由于疏忽带来的损失。
3.2 加大对档案管理信息化的资全投入
加大资金投入是企业进行档案管理信息化的基础。首先，企业要充分利用政府提供的资金支持，加快档案管理信息化建设；其次，企业要利用现有的经费进行软硬件设备的配备，使资金使用达到最大化。
3.3 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员的综合素质直接决定了档案管理信息化建设的效率。首先要提升档案管理人员的责任意识和职业道德观念；其次，要加强对档案管理人员信息化建设培训，提升他们的档案管理专业知识和实践能力；再次，加强档案管理人员计算机专业技能培训，使其掌握最基本的档案管理办公软件操作技能，保证档案管理现代化建设的有效进行，进而才能促进企业的健康、稳定发展。
3.4 加强对档案管理信息化建设的技术指导
近几年来，中国企业连续不断地跨越了工业化、市场化，然后进入了信息化阶段，而档案信息化工作又是企业信息化建设的极其重要组成部分，且信息时代档案事业的一个重要分支就是企业档案信息化建设。数字化时代下的企业档案信息具有三个特点：普遍性、集成性和动态性。为适应我国信息化社会的发展形势，企业对企业档案信息的管理工作越来越重视，信息技术为档案信息化带来了很多机遇，同时相随而来的也有一大堆问题。
一、档案的信息化进程中所产生问题的探究
1、标准化问题
数字化和信息化的档案的前提是标准化的规则。数字化后的档案信息在该行业中通行无阻则需要建立起来行业统一认证共同认可的规则。因此，需要在业务、技术和管理三个方面进行改进。
（1）业务流程规范化。业务流程规范化不仅可以大大地提高档案信息系统的工作效率，而且对行业内处理事务的能力的提高也有极大的帮助。计算机作业，任务是多通道和多对象，这样极大地提高了信息管理工作的效率，并且对于部门和多余人员进行精简和整合。
（2）技术性的规范化。对于技术性的规范化要求，需要在档案信息化过程中软件和硬件两面方面着手。软件方面，包括系统和平台的建设指标和相关的操作规范，软件所需要达到的功能和软件开发进展的规划等信息。另外，档案信息化过程中数据的精度、存储格式及所建的档案网站平台的技术参数等等都需要进行详细的规定。
（3）企业信息化管理应遵循“先搭台子后唱戏”的法则。传统档案管理由于历史局限存在许多问题，如传统档案收集整理需要大量的专业人才且还要大量的时间。另外，传统档案的保存不仅占据较大的空间，并且存量增长的需求得不到保证。还有一点，传统档案的安全性保障很低，那些纸质记录时间久了会遭受虫咬鼠啃、火情、雨情、盗情等一系列事情。因此，档案资料进行信息化管理势在必行。
2、档案职能分类面对的处境分析
（1）类目层次过多，分类过细且职能分类给文件准确定位带来困难。比如，某类文件数量很少，但也需要设一个数据库，而这样计算机的批量检索效率就会大大降低。另外，由于现代企业职能分工越来越细化，因此有时候无法涵盖一些新的职能活动。
（2）档案职能分类法容易造成企业档案与文件归属管理事实上的冲突，因此职能分类法有碍文档的一体化管理。文件分类其实是按照文件传阅、办理对象来分的。对此，有两种分类方法，一种是完全的组织机构分类法，另一种是组织机构与职能联合分类法。在面临分类困境时，要进行仔细考量，对这两种方法择优而行。
3、档案工作职能定位不准确
（1）档案人员，尤其在企业，不少档案工作人员是兼职的，很多时候由于不了解文件的使用价值属性，因此无法准确判定文件保管期限，所以，档案人员划分单位文件的保管期限和密级，不科学，不合理。
（2）鉴定工作在极大的程度上还是盲区，鉴定工作客观性和技术内涵有所欠缺。在分类过程中，对文件没有开展价值的鉴定与分析，档案人员无法从专业技术角度对文件进行全面、真实性的鉴定。
（3）档案管理要求与专业领域规定脱节。例如财务报表的保存，一般月、季度报表，除财务分析报告外，财务部门的规定是三年，但是许多档案管理却要求一律规定为永久保存。
二、企业档案信息化建设中存在的问题分析。
1、企业领导重视程度不够，经费不到位
档案信息化需要消耗大笔资金的硬件和软件的支持，例如：信息化管、理技术的提升、档案数据库、管理系统及安全的防护等等，这些都离不开一定的经费的支撑。还有，档案的信息化和数字化也需要一大批多媒体设施的配合。企业领导往往对此不加以重视，在档案建设信息化建设中，减少经费或将一些经费投资在其他部门，而硬件设备以及软件投入滞后则阻碍了企业档案信息化建设。
2、企业档案信息化建设处于弱势
电子计算机和网络技术的广泛应用，产生了越来越多的电子文件。电子文件的产生不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标志着人类记录信息、承载信息、传达信息、留存信息和开发信息的方式发生了深刻的革命。这场革命是纸张发明和近现代档案学理论的产生，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论及思维观念。目前，不少企业对档案人员配备不全，很多是兼职管理，这些企业档案管理人员虽然在档案信息化建设中做了大量工作，但可以说与信息时代计算机发展的惊人速度相比，仍处于弱势。
3、信息安全有待提高
随着信息化的快速发展，档案信息的安全也面临着巨大的挑战。在开放性的网络环境下，家喻户晓的病毒入侵、黑客入侵，造成了档案信息的泄密以及相关资料信息损毁等后果。设备本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是网络环境和操作过程中的安全防范措施，这就要求一定的技术。
4、企业档案信息化建设发展不平衡，相应的标准规范欠缺
对于一些中小企业的档案信息化建设，在各种因素的影响下，档案部门的生存和发展面临着一系列威胁，档案工作倍受冷落，比如企业的档案部门受到企业的减员增效所波及。另外，我国的档案信息的建设相应的标准规范欠缺。就我国现在情况，不遵守相应制度的行为已经对档案信息的数字化进程产生了不小的障碍。因此，制定相应标准、规范、法规，馆藏档案数字化和电子文件接收，都应该坚持所制定的规范性原则。企业各个部门之间应加强交流协作的精神以及信息资源的共享手段。各个部门之间实现无成本的即时的信息交流，会大大加快企业档案数字化的进程，提高管理软件的通用性。
三、关于企业档案信息化建设的建议。
1、企业要在信息化建设上加大投入，档案信息化的软硬件基础设施建设是前提，尤其是对于对于开放型企业来说，它们生存发展的基础就是档案信息化建设。企业发展需要档案支持，而企业规模和效益决定了其信息化水平。
2、档案数据库和档案管理系统是实现档案信息化的软件保证，企业档案主管部门要加强对企业档案信息化建设的指导和协调。并且，企业应不定期地对档案人员进行培训，提升各种知识结构，掌握信息和网络运用技能。
3、企业要把档案信息化工作列入重要工作日程，强化档案管理，实现档案管理系统的信息化和档案业务管理自动化。档案信息化管理系统的目标是升级强化档案管理。
4、改革档案管理体制，充分发挥企业主体档案的优势。企业档案主管部门应该掌握主营业务知识人员的专家团队。专家往来灵活机动，处理问题目的性强，效率高，十分有利于企业档案信息化建设。
参考文献
[1]范桂红.知识管理视阈下的企业档案信息管理研究[D].黑龙江大学2011
档案信息的质量、建设标准会对信息化水平和质量产生影响，我国目前很多企业已经实现了办公自动化，因此，应该提高档案信息化的水平，促进基础工作质量的进一步提高。
1.档案信息化建设的现状及存在问题
在档案管理的过程中，存在着企业领导认识不完善，缺乏对人员配备、硬件配备、软件配备等方面的综合性考量，档案管理人员多为兼职，无法有效集中精力，缺乏对知识的掌握水平，无法使用计算机知识，不能准确应用相关软件进行管理，一些企业虽然开设了相关软件的培训讲座，但是不仅没有降低员工工作强度，还增加了工作负担，最终导致对信息化档案建设产生影响。
1.1档案员对档案的数据缺乏安全性和保密性意识
在一些企业档案室中，存在着数量众多的机读目录，但是没有进行备份，很多员工甚至不了解备份的程序，档案室之中的电脑任何人都能够触碰，只要输入正确的口令，就可以对记录进行修改、阐述和增添，存在着保密性和安全性较低的特征，很容易造成数据的泄密和丢失，很多档案室的控制和开放目录共同存在于数据库之中，频繁操作，具有较高的使用率，在机读的过程中，很容易产生信息的泄漏，安全性很低，在一些有条件的企业中，应该将档案室网络和公众网相连接，提高数据安全水平。
1.2数据错误较多
在一些企业的档案室中，为了满足检查的需求，经常进行突击录入等工作，随着机读目录的不断增加，档案管理人员在校对和检查等方面的工作无法满足实际工作的需求，会产生质量问题。
2.做好档案室信息化建设的几点建议
2.1加强档案信息化人才队伍的建设
随着信息化水平的不断增加，对管理人员的素质需求也不断提高，管理人员应该了解管理知识、技术知识，对业务领域的新技术和新工艺进行实时了解，提高著录格式的准确性和统一性。
2.2统一著录格式标准
在工作之前了解工作规范，保证著录格式的统一性，使检索途径不断向多元化等方向发展，针对工作的实际水平选择项目，使著录格式满足工作需求。
2.3加快档案目录数据库建设的速度
档案室保管档案数量不多，应制定方案争取在十五期间完成目录的录人工作，
2.4注重档案数据的安全、保密
档案室的工作人员应该重视安全性工作，关注相关领域的法律规范，重视对网络和设备的管理，结合规定对档案信息网络进行隔绝，进行严密的防护，建设完善的质量监管体系，及时纠正错误，不能够直接使用未经检查的数据。
2.5 树立档案信息化管理意识
意识的能动作用说明，强烈的社会意识会对社会发展起到较大的能动作用。树立企业档案信息化建设意识，有助于提高档案信息化管理系统的建设效率和质量，也是企业档案信息化建设的主要推动力量。所以，档案信息化建设能够在一定程度上理解为“意识信息化”。企业档案信息化建设的实现，需要以档案管理人员为基础，档案管理者需要在档案信息化管理过程中发挥自身作用。
3.档案信息化建设的意义
3.1对于职能部门的意义
3.1.1提高整个部门的工作效率
信息化水平提高之后，档案室工作人员可以提高工作效率，降低工作强度，避免档案室工作人员只进行保管和打字的工作，重视对搜集和编研工作的投入，提高部门职能。
3.1.2提高整个部门的技术水平
企业不断向网络化、数字化和信息化的方向发展，企业之中的每一个部门都应该不断投入精力，提高档案室信息水平，与公司的整体发展相适应，满足社会环境的需求，提高企业的市场竞争力。
3.1.3有效的进行档案的收集工作
搜集档案具有较大的工作强度，在整编和分类档案的时候需要投入大量的人力，因此，应该使用完善的管理工具，建设管理平台，避免产生档案不完整等现象。
3.1.4有效的为科研服务
档案室信息化水平的提高，有助于实现网络信息共享，技术人员通过网络能够及时查找资料，使工作效率大幅度提高，实现对资料的发开和使用，提高综合竞争力和工作水平。
3.1.5有效的为决策服务
科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投人大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。
3.2对于公司的意义
首先，能够有效管理和收集档案。档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料档案是一种历史活动的原始记录.大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容主要包含合同、科技和文档等多方面的信息，能够对企业发展史进行详细记录，为同行业企业提供借鉴，有助于对信息的搜集和管理。
第二，便于二次使用，提高使用效率。企业当年的档案在下一年才能够整理完成，但是在尚未整理完善之前，档案已经开始使用，对其使用效率造成很大影响，同时，已有的档案在使用过程中具有复杂性的特征，需要登记，在较多档案中进行查找，会造成破坏。
第三，有助于解决丢失和破损等多种问题。以往在搜集和借阅档案的过程中使用人工操作的方式，会导致破坏和丢失，使用计算机进行管理能够避免产生上述危害。
第四，建立完善的信息网络。传统的档案信息无法形成完善的信息网络，在档案借阅的时候十分不便，不利于进行交流、统计和管理等工作，使工作效率降低，因此，应该在企业内部形成信息网络。
第五，建立信息资源体系。电子化管理能够促进和国际的接轨，形成资源体系，有助于今后企业各项工作的展开。
第六，使工作人员的劳动强度降低。科技档案具有较大的经济价值，实现信息化之后，可以通过网络实现档案的浏览、借阅和查阅，避免繁琐的工作，使工作人员的效率不断增加。
4.企业档案信息化建设的主要发展方向
企业档案信息化管理的过程也就是其档案建设的过程，这一过程是十分漫长且复杂的。各个部门要首先收集本部门的档案资料并进行资料整理，这一工作贯穿于企业档案管理的全过程之中，该情况能够在一定程度上提高企业档案管理的难度和复杂度，加强企业档案信息化建设，能够明显提高企业档案管理工作的效益和效率。
按照企业档案信息化管理的实际情况，可采取高效的档案信息化管理工具和软件，从而实现档案信息化管理系统的有效运行，提高企业档案管理的信息化程度，打破传统的地域和部门方面的界限，实现档案信息化体制改革，制定和实施规范的规章管理制度，实现档案信息化交换和高度共享性，并为员工档案管理创造有利条件。建立和实施档案管理者培训和绩效考评制度，逐渐提高档案管理者的自身素质和工作能力。
在收集和整理企业档案信息时，要对数据质量进行严格掌握，因为信息的质量会对计算机管理系统运行的有效率造成直接的影响，准确、全面地输入档案信息，能够为档案信息化管理系统的高效运行提供保证。
5.总结
综上所述，通过使用现代化的计算机网络技术和设备，充分利用计算机设备的作用，能够大大提高企业档案信息化管理的效率。提高档案管理部门工作人员的网络和计算机应用能力，有助于建立信息化的档案管理系统，一方面能够为企业档案的信息化管理提供保证，另一方面，还能够大大提高企业档案管理工作的效率与质量。
中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）35-165-01
随着社会的进步，现代企业管理机制的不断完善和规范，人力资源管理作为企业管理职能中的组成部分，已经成为关乎企业长远发展的重要管理项目。加强企业人才队伍管理，关键是要加强企业人事档案管理。目前，在网络科技日新月异、咨讯交流方便快捷的时代，加强企业人事档案管理的重点就是实现人事档案的信息化管理。
一、档案信息化管理的现实意义
长期以来，人事档案工作总是隐居于各项工作背后，以“机密”对待，很少与外界建立联系。在管理方面重纸质档案的收集和整理、轻电子档案的建立，宝贵的信息资源埋藏在案卷里，影响了人力资源的开发，大大制约了档案事业的发展。企业人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础，也是企业档案信息资源的重要组成部分。21世纪是信息社会的时代，信息化管理渗透到社会的各行各业，社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。人事档案的信息化管理，其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对人事工作中产生的各类信息，特别是对人事工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为企业人事档案工作提供及时高效的服务，以实现档案资源的共享，提高人事档案管理和利用效率。
二、人事档案信息化管理的优势
1、信息全面化
建立人事档案管理系统，可以全面反映一个人各方面的情况。相对固定的一些基本情况，如姓名、性别、身份证号、家庭住址和联系电话等，并动态管理学历、工作简历、职务任免、工资、职称、奖惩、保险等情况，将历次变动情况随时在信息系统里反映。在录入信息时把好“入门关”和“更新关”，把记载在案卷里的纸质人事档案信息一一分解，从而形成一份电子化的人事档案。
2、查询快速化
传统的档案查询方式是由管理人员从一本一本的分类目录中，找出所需档案的索引编号，然后根据编号到库房中查找，既费时又费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需在计算机上输入姓名、身份证号、档案号等任一字段，便能立刻显示出所需要的人事档案信息，一目了然，无需翻开案卷逐页查找。纸质档案信息化，一方面能够减少纸质案卷因调阅次数频繁而造成的磨损，保护纸质档案，达到长期保存使用的目的；另一方面提高了查询速度，减轻了管理人员的工作量。
3、统计多样化
统计分析工作是人力资源管理工作的重要组成部分，而统计的基本信息来源于人事档案。按照传统的工作方法完成一项统计工作，往往需要投入大量的人力、物力和时间，周期长，过程繁琐，且准确性、时效性差。统计手段的落后直接影响了工作的成效。各种统计资料，用的时候出不来，出来的时候又用不上，制约了人力资源的开发。利用人事档案管理系统的统计功能，能按照年龄、学历、职称、工作单位、政治面貌等多个字段逐个或者综合统计，自动生成各类报表，并可转化成各类图表，提供给各级领导和用人单位分析和决策，提高了人力资源配置的合理性和有效性。
三、档案信息化管理的关键问题
1、原始性问题
电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
2、真实性问题
电子档案极易失真。将纸质档案转化为电子档案的操作过程中稍有失误即会导致档案信息失实，电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后不留痕迹。
3、完整性问题
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障：电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
4、安全性问题
电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
四、加强档案信息化管理的方法
1、完善人事档案管理制度是信息化的基础
在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。
2、依托专业人才是信息化的有力保证
由传统的档案实体管理转变为信息管理，只靠掌握传统档案管理技能的档案人员是难以适应的。因此，要实现人事档案的信息化管理，企业必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化的最终决定因素是人。人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理员和者的角色转换，要提高人事档案管理人员的计算机应用能力，能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。对专业人才的培训主要分为两个方面：一是基础理论和业务技能培训。档案人员应具备扎实的档案学基础理论知识，还应懂得文件与档案的管理原则，熟悉档案工作的规律、分类方法及有关的技术；二是现代化信息技术培训。培训重点应放在数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面。通过培训使档案人员能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，掌握档案管理应用软件的各种功能，成为档案信息化管理的行家里手，确保档案管理系统平稳、正常的运行。只有拥有相应素质的人才，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效地实施档案管理信息化工作，为企业服务。
3、建设人事档案管理系统是信息化的重点
