一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
1.2网络系统设计（1）设计原则：开放性：实用性；先进性；可缩放性；可靠性；安全性；可管理性。（2）网络技术选型：综合考虑当前网络技术的发展及研究所计算机网络应用对计算机网络系统的要求，在网络设计中将采用快速以太网技术、虚拟局域网技术和三层交换技术来构建本所的计算机网络系统。（3）网络设备选型。根据我所的需求，依据以上设计原则和技术选型，及对各主要网络产品厂商设备性能的综合评估，选用华为3COM的产品和技术来做为我所计算机网络系统设计的网络解决方案。（4）网络信息点分布情况及设备数量。信息点分布情况：我所的信息点分布在两栋楼上，每栋楼四层。主楼与辅楼距离较近。中心机房设在主楼4层。（5）网络结构总体说明。计算机网络主干采用三层交换机，工作组级及接入层采用交换式快速以太网技术。信息网络中心机房设在主楼4楼。核心交换设备采用华为3COMLS-7506R-AC-XG三层交换机。接入层交换设备采用华为3COMLS-3600-28P-SI配置终端接入端口。
1.3主机、存储备份系统及UPS不间断电源选型随着信息化建设的不断发展，如何建设一个合适的综合信息服务平台，在其上建立与集成适应单位信息化需求的功能强大、使用方便、易于管理、界面友好的各种应用，是单位信息化建设成功的关键。初步设想：网络中心配备一台数据库服务器、二台应用服务器，一台防病毒服务器，一个磁盘阵列柜、一个磁带机、一台不间断电源（UPS）。随着应用系统的应用，将产生大量数据，为了确保数据的安全，我们采用SUN架构，部署一套全光纤的存储和备份系统，存储设备采用HPMSA1000企业级磁盘阵列柜，存储容量可以按照需求增加，同时这些数据也应实时备份到HP磁带库中去。考虑到我省近几年供电比较紧张，同时为了预防突发时件，我所应对重要的网络设备提供不间断供电，综合考虑所有设备的功率和供电时间要求，我所选用山特20千瓦（三进单出）主机做供电方案的主机型。
1.4信息安全保障体系随着网络技术的普及和发展，网络上承载的应用越来越多，应用越来越复杂，针对应用层的攻击越来越多。当前的企业网络正在面临着Web滥用、病毒泛滥、黑客攻击和来自于企业内部的安全威胁等安全问题。如何确保整个网络处于有效的安全防护下，也是我所信息化建设的重点。本次项目我所信息网出口处部署防火墙设备，核心交换机上部署入侵检测设备，为了加强对网络的控制和监控能力，部署一套安全审计系统（对网络、终端、数据库进行安全审计）。另外我所信息网应该能够对网络病毒形成有效的防御和查杀，需部署一套服务器版杀毒软件。
1.5应用系统设计我所的信息化管理系统的建设主要围绕着我所的实际需求展开的，其内容可以概括为：建立一个我所服务型门户网站，完成所内办公自动化管理系统、档案管理系统、科技项目管理系统、人力资源管理系统等的建设。
1.5.1办公自动化管理系统办公自动化就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使我所内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为我所的管理和决策提供科学的依据。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。
1.5.2档案管理系统该分系统主要为档案等相关管理部门提供一个相关科研文档、公文文档、会议纪要文档、图书管理以及科技情报管理等方面的综合信息管理工具。实现电子资料与实物档案的统一管理，包括电子文档和实物档案的借阅申请审批流程，电子文档的下载、实物档案借阅和归还，库存、催归等功能；并与协同办公管理模块集成，实现公文档案的自动归档；为档案管理人员提供各种档案的统计及报表功能。
1.5.3科研项目管理系统本系统提供了科研项目的申请、立项、执行、验收、成果申报及项目费用等的科研自动化和流程化管理。立项管理提供对科研项目的申请、审批及项目立项等管理；执行管理提供对科研项目执行过程中的阶段管理、合同管理(如技术转让合同，技术开发合同等)、项目验收等信息的维护查询功能；成果申报管理提供对科研项目最终成果的申报、获奖等信息的维护、查询统计管理；经费管理提供对整体科研项目经费划分、拨款、使用记录的信息维护功能；具体项目经费的使用申请、审批、领用等过程管理；归档管理提供对科研项目的基本信息、立项信息、验收信息、成果申报信息、经费领用信息的归档管理。
1.5.4人力资源管理系统该系统融合了现代人力资源管理的先进理念，为研究所人力资源管理提供了辅助管理和决策支持功能。系统涵盖人力资源管理的各项业务，具体包括组织机构、人事管理、薪资与福利、考勤管理、出差管理、招聘管理、培训与发展、绩效评估等，为领导和人力资源管理部门提供强有力的日常管理、决策分析等功能。
1.6工作成果以先进、成熟的计算机技术和通信技术为主要手段，建立一个高质量、高效率的水利水电标准服务型门户网站；建成一个覆盖全所的智能化办公自动化系统，提供所内信息交换平台，实现所内办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。
2项目的组织实施
在项目实施方面，项目经理在制定项目计划时必须对项目可能遇见的风险进行评估和预防。在项目进展中，项目经理应及时与工程管理部进行沟通，共同处理可能遇到的棘手的问题。在项目验收后，将设立针对本项目的服务小组，负责本系统建成后的维护和与专业公司人员联系，及时解决系统问题。项目领导小组协调各种资源，处理和决策重大事件和问题，保证项目的顺利实施。
3项目的经济效益
3.1充分利用信息技术、提高整体形象：通过建设办公自动化系统，提高我所的整体办公效率。
3.2机制转变、提高效率：传统的办事方式受到时间和空间的限制，而网络化的服务方式几乎不受时间和空间的限制，真正提供了一个随时随地为用户服务的立体服务平台。
引言
办公自动化的出现掀起了一场办公革命，它极大地改变了秘书工作的理念、流程、职能，使秘书工作也因此实现了信息化、系统化。办公自动化已经成了现代秘书工作的一部分，它的出现不但减轻了传统秘书工作的压力，还促使秘书工作顺利完成了自我升级。随着信息技术的进一步发展，办公自动化也将随之不断发生更新换代，并且进一步促进秘书工作的高科技化。因此，研究办公自动化对秘书工作的影响，并且在此基础上分析秘书应该如何应对办公自动化的浪潮，对于办公自动化和秘书工作都具有重要的意义。
因此，本文就是在这样的背景下，针对办公自动化对秘书工作的影响展开一些研究。本文在研究过程中充分运用了理论分析、实证分析的研究方法，在理论联系实际的基础上，详尽分析了办公自动化对秘书工作的影响。希望本文的研究成果能够对我国办公自动化的发展进程以及提高秘书工作的效率方面能够产生一些良好的影响。
一、办公自动化基本理论
（一）办公自动化的概念
办公自动化是随着当代信息技术的出现而出现的。办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。
在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。
笔者认为，这个概念科学地揭示了办公自动化的内涵，因此，本文的讨论是基于这个概念展开的。
（二）办公自动化的层次
办公自动化分为三个层次，分别是：事务型办公自动化系统、信息管理型OA系统、决策支持型OA系统。
（1）事务型办公自动化系统。
这一层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。
（2）信息管理型OA系统。
信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。
（3）决策支持型OA系统
决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：1、集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。2、智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。3、多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。4、运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。
（三）办公自动化的作用
办公自动化在企事业单位的日常运行中发挥了重要的作用，基本满足了人们对于效率和质量的双重需求。而在以往，工作效率和工作质量是一对很难调和的矛盾，必须依靠人自己来解决。但是办公自动化的出现改变了这一状况，使人们从繁重的手工劳动中解放了出来。总体上看，办公自动化的作用主要体现在以下几个方面：
（1）提高办公效率
以电子计算机为中心形成的信息处理系统是办公自动化的标志，办公自动化的功能之一就是数据处理。例如：企业的库存管理、报表统计、帐目计算、情报检索，甚至单位的日常事务管理等大量的数据信息处理。在以往，这一切数据的处理都必须依靠各自独立的部门的多位员工，通过统计、计算，手工制成报表上报领导。而今借助OA数据处理功能中的各个子系统，各部门只要1人就能及时、准确地把报表传输给领导。以便领导尽快做出判断。所以，办公自动化是精简单位人员的有力措施，能极大地提高办公效率。[①]
这种利用高科技来处理信息的手段显然优越于人工处理的方式，事实上，信息技术就是凭借其高效率，才改变了人们原来的工作方式，在固定的时间内完成比人工操作多好几倍的工作量。
（2）提高办公质量
办公自动化在实现高效率的同时并没有降低其质量，相反还在程度上提高了办公质量。办公自动化依托的是当代的计算机技术，利用计算机强大的信息处理技能来实现信息高效、精准地处理。在传统的秘书工作中，秘书必须在纸张上用笔起草、核算、修改等，整个流程是单线程的，而且由于人自身的因素，整个过程中难免会发生错漏。但是在办公自动化的办公环境下，信息处理系统能够最大程度上避免这些疏漏。事实上，利用计算机进行文件复制、传输，一般是不会出现错误的。
（3）促进办公面貌的转变
办公自动化促进了办公面貌的整体改变，使整个办公过程呈现出条理化、系统化。而在以往，办公室里可能堆满了纸张、文件、书籍、草稿等，整个办公室凌乱不堪。这些状况严重影响了办公的效率和质量，在这样的工作环境里，工作人员难免会产生一些错误，此外还会造成精神的过分紧张和焦虑。
办公自动化则很大程度上改变了这种面貌。在采用了办公自动化的企事业单位的办公室里，人们见到是是一副有条不紊的景象，人们利用高科技的通信手段实现信息的互通和共享。在这样的工作环境中，人的精神也比较轻松、愉快，工作起来不用像以前那样承受巨大的压力，有利于促进员工的身心健康。
（4）促进观念转变
办公自动化同时也促进了人们观念的转变。以员工招募这个环节来说，以往用人单位可能会选择那些字写得工整漂亮的人员来担任相关工作。但是现在用人单位更倾向于将工作岗位给那些熟悉办公自动化、熟悉信息处理的人员。
对于秘书来说，办公自动化也改变了他们的观点，能否使用和驾驭办公自动化操作，使他们首先要考虑的事。
二、办公自动化对秘书工作的影响
上文简要介绍了办公自动化的一些理论，笔者认为，办公自动化对秘书工作产生了重大的影响，因为秘书是整个办公场所的核心，秘书工作是办公室工作的主要组成部分。因此，在接下来的论述中，本文将详细介绍办公自动化对秘书工作的影响。
三、秘书工作应对办公自动化的策略分析
从上文的分析可以看出，办公自动化对秘书工作产生了深远的影响，这些影响既有正面影响又有负面影响，但是主要是积极的影响。在办公自动化被广泛采用的今天，秘书以及企事业单位自身也应该对办公自动化作出一定的回应，只有这样才能充分发挥办公自动化的作用。笔者认为，秘书工作对办公自动化的应对主要体现在以下几个方面：
此外，秘书在办公自动化的环境下同样需要具备统筹安排各项事务的能力，秘书可以充分利用办公自动化环境提供的设备进行记录、通联、筹划各种事项，但是需要加强协调能力，以便将领导的计划付诸实施。
结语
本文研究了办公自动化的基本概念，在此基础上分析了办公自动化对秘书工作的影响，本文的主要观点是，办公自动化对秘书工作的影响非常大，既有积极影响也有消极影响，但是总体上说办公自动化对于提高工作效率和工作质量有着重要的意义。办公自动化只是一种工作手段，其本身不能代替人们发挥创造性，因此，秘书在工作过程中应该加强自身综合素质的提高，不能过度地依赖于办公自动化。办公自动化对于秘书的心理素质和协调能力提出了更高的要求，需要秘书在工作中积极应对，以更好地完成秘书工作。
参考文献
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面对日新月异的网络时代，各家医院都在实现医疗行政办公事务的信息化、自动化，现代化办公方式正在不断改造着传统意义上的办公室，管理水平和服务功能的强化使我们可以方便地获取信息、共享信息和处理信息，实现文件传递、函件来往、资料交换等[1-2]。
1.医院办公自动化的现状
近年来，计算机在医院行政大楼管理部门中普及率非常高，许多机关处室几乎人手一台电脑，而且都上了医院的内网，推出了一些网上办公的举措，对整个医院的数字化建设起到了推动作用，经过一年多的发展，功能从简单的汉字录入及文件打印到采用领先的B/S（浏览器/服务器）结构，集成内部通讯平台、信息平台、日常办公、文件管理、会议管理、档案管理、辅助办公等价值的功能模块，达到了迅速获取医院内部的、外部的信息，形成无纸化的电子文书管理体系，并对医院行政管理、工作调度等起到辅助作用，大大提高了工作效率。
2.系统设计思路与策略
2.1网络建设采用了医院信息系统（HIS），运行了医院业务日常工作，包括财务管理、病人信息管理、物资库管理，整个行政、机关办公楼都采用办公自动化系统（OA），处理日常办公，例如院领导日常处理请示报告审批，院行政事务的通知，与临床医技部门的信息交流等等，再有外网（Internet），用于向广大公众提供信息服务，宣传医院、专家信息、网上业务等等
2.2应用程序与数据库结合，体现系统服务功能。PHP技术；PHP是一种公开源代码，运行在WEB服务顺端的HTML内嵌式的脚本语言，提供了简单、实用的动态主页解决主案，PHP的价值在于它将很多不同的技术组合为一个完整的套件，而且提供了编程环境与接口。数据库采用MYSQL开源数据库，MYSQL是一个精巧的SQL数据库，它的强大功能、灵活性、丰富的应用编程接口（API）以及精巧的系统结构，受到了广大自由软件爱好者甚至是商业软件用户的青睐。
2.3确定办公自动化系统的模式
针对医院内部的管理流程，选择了B/S（BROWOWSE/SERVER）结构模式，所有软件都安装在服务器端，客户口端不需安装任何程序，只要有浏览器就能运行系统，减少了维护人员的工作量，降低了系统的维持成本，极大地方便了工作。
3系统的主要功能模块
3.1内部通讯平台
电子邮件使用电子邮件可与医院内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。
在线短信可以即时感知工作人员是否在线，可使用在线短信功能实时交流和留言。
可发送手机短信，当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线工作人员手机中，确保重要事件的及时通知。
3.2信息平台
网上业务该栏目是为医院将来设置，如网上挂号、专家咨询、费用查询、网上招标，目前还没有实施。
远程办公提供的移动办公、网上办公功能，即便医院领导出差在外地，也能像在办公室一样高效率地处理事务。
院内通报可以各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。
个人论坛为职工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。
信息查询对各种常规医疗政策、药品信息、医疗图书资料等查询如：医疗法规查询、英汉字典、省厅网站链接、药品查询等实现网上收集、编辑和单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上，所有用户都可以参加投稿和阅览已的各类刊物。
3.3日常办公
网上审批网上办理医院内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办，部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。
公文处理实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记拟办、批办、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。
工作监控领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个职工工作的办理情况，并可进行催办。
3.4文件管理
文件管理文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。
文件库设置可根据医院的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理访问权限提供针对库、文件夹和文件的多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全
3.5会议管理
提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括：计划拟定，计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括：纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。
3.6档案管理
办公中形成的各类文件可直接归档到档案管理系统，并按档案管理规范进行管理和利用，实现文档管理的一体化。
3.7辅助办公
日程安排提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，这样能够更有效地安排自己的工作时间。
活动安排提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。
人事管理提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和报表输出。
物品管理提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能
图书管理提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能
车辆管理提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。
领导意见箱为领导和各部门工作人员之间增加一种方便的沟通方式，工作人员可以直接向院长汇报工作，交流思想。
医院办公自动化系统建设是一项复杂庞大、综合性强的系统工程，近年来，在我院信息化建设的过程中，随着计算机应用的普及，职能部门对计算机应用的需求也在不断的提高。实施办公自动化的过程中，医院领导给予了高度重视，我院通过这一系统的应用，使我院的计算机应用水平上升到了一个新阶段，使我院拥有一支掌握现代化办公软件应用技术的文员队伍。我院的职能部门办公正在逐步实现无纸化办公和工作流程自动化，实现文件管理制度化、标准化、规范化和网络化。现在办公自动化系统已经成为我院职能部门日常办公中不可缺少的重要手段和工具。
中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）03（c）-0015-02
1 办公自动化简介
办公自动化，也就是人们日常所说的OA系统，是一种将计算机技术与办公流程、办公业务有效结合的一种现代化办公模式。从其概念可以看出，办公自动化的核心是依托于计算机的技术平台。办公自动化最大的优势在于信息处理的多元形式以及办公便捷化，其中信息处理的多元化形式指的是利用办公自动化系统不仅仅可以简单处理文字内容，还可以处理其他诸如影音、视频、图像等其他形式的数据，同时数据的存储展现形式也更加丰富和集中；办公业便捷性，则是指通过办公自动化系统，无论是工作人员的交流、异地业务处理都可以利用先进的计算机通信技术进行有效的解决，这是传统办公模式所不具备的优势。总之，办公自动化随着计算机技术的深入发展，必将会有更加广泛的应用。
2 办公自动化中的计算机技术应用方法研究
2.1 办公数据信息处理
办公自动化最为常见的应用就是办公数据信息处理，数据处理过程通常涉及到以下几个方面的内容，首先是文字数据处理，文字数据包括日常办公文件的起草、修改、过程，也包括日常办公文字数据信息的处理；其次是表格数据处理，表格数据给人一种直观形象的感觉，例如个人信息填报、工资清单等数据信息通常都是以表格的形式进行处理的；再次即报表数据的形成，报表能够动态地反映数据组成、数据变化情况，能够为办公决策提供极其直观的参考依据，这也是常见的办公数据处理形式；最后则是办公数据库的应用，计算机数据库的产生一方面是为了更加有效地利用计算机存储空间，提供一种更加安全合理的数据存储形式；另一方面也为用户动态查询、分析、处理提供了一种极其灵活的形式，作为一种较为高级的数据信息处理过程，数据库的存储必然会越来越重要。总之，办公数据处理是在办公自动化过程中应用计算机技术最为广泛的方面。
2.2 办公信息
办公信息平台的构建同样是计算机技术在办公自动化应用方法的重要体现，利用办公自动化软件，管理人员可以在信息平台上进行动态的消息推送，而不必像传统信息一样，灵活性以及可达性都比较低，工作人员只需定期登录自动化平台便可以查询办公信息；除此之外，办公信息的形式也多种多样，包括多对多的数据形式（例如，常见的BBS，登录人员都可以进行公开交流），一对一的数据形式（常见的私聊信息），这种可定制的信息一方面保障数据传播的灵活性，同时也使得办公人员信息交流更为便捷和有效。信息平台并不局限于办公环境内所使用的局域网络，还可以在公共网络上进行部署，这样办公人员就可以随时随地的通过互联网获悉重要的平台数据信息。
2.3 远程接入
在实际办公过程中，往往少不了出差、休假等不在岗的情况，对于一些急需处理的办公事项，传统的交流联系方式更多的是采取电话、传真等方式，无论是效率、还是实用性都不尽人意。利用先进的计算机远程接入技术（例如VPN技术），远程用户仅仅需要一条网线和一台终端电脑便可以参与到公司的会议决策、事项处理等具体的办公业务过程中来，无论是对于公司（或单位）管理者进行远程管理公司，还是外出的员工处理办公应急业务，其便捷性与可靠性不亚于在公司局域网内进行办公，这种远程接入功能同样是目前办公自动化中计算机技术应用方法的集中体现。在可预见的未来，随着云计算平台的构建和不断完善，办公环境如果搭建于远程的云平台之上，办公人员只需要登录云账号便可以随时随地的处理日常办公业务，这对于办公便捷化更是一种质的提升。
2.4 多媒体数据处理
在办公过程中往往也会涉及到一些多媒体数据，所谓的多媒体数据通常是指诸如影音、视频、照片、工作演示稿等日常办公中常见的数据类型，传统的多媒体数据处理方式都是以单独的形式进行处理，例如对于照片的处理都是以纸质相片为主，其可查阅性与可传播性，相对不足，再比如视频数据通过都是DVD/VCD之类的专门视频播放器来进行播放，对于多媒体数据集中式处理或者展现的手段显得捉襟见肘，极其不方便。利用办公自动化中的先进计算机技术，对于各种多媒体数据处理都有各种非常专业的处理软件，并且存储展示的形式也更加多元化，既可以以传统的刻录光盘、移动硬盘的形式进行保存，也可以存储到本地磁盘或者远程的文件服务器，这种多元化的处理形式，使得数据的安全性以及保密性方面有了更加可靠的保障。由此可见，对于多媒体数据的处理，计算机技术应用方法也在办公自动化过程中有着不可替代的作用。
2.5 计算机技术应用方法在办公自动化其他方面的应用
除了上述的计算机应用方法以外，计算机技术还在业务流程的规范度方面有了更为精准的把控，利用计算机应用方法，可以动态追踪各种办公业务的进展情况，以及处理过程；另外，对于一些规模较大的机构而言，利用好计算机技术，可以有效协调各个部门、各个岗位之间的工作规范和流程，使得整个办公效率得到大幅度的提升，这是传统的办公方式所不具备的。当然，计算机技术应用方法还可以在网络视频会议、协调跨国夸区域业务等方面有着不可比拟的优势，限于篇幅的限制该文就不一一进行介绍了，总之，随着计算机技术的发展，计算机应用方法在办公自动化方面的体现会越来越多元化和深入化。
3 结语
通^该文的论述，可以看出办公自动化中计算机技术应用方法集中体现在办公数据处理、远程接入、多媒体数据处理、信息等诸多方面，对于现代办公业务流程的简化和规范性都提供了巨大的优势。相信随着信息技术的深入发展，未来计算机技术应用方法在办公自动化方面还必将大放异彩。
参考文献
[1] 王雁.办公自动化中的计算机技术应用[J].电子技术与软件工程，2016（21）：155.
[2] 高杨.办公自动化中的计算机信息传输技术应用研究[J].自动化与仪器仪表，2016（5）：8-9.
引言：计算机技术是办公自动化实现决策效能的核心，其功能体现在计算机的硬软件设施上，办公自动化运行的环节离不开计算机的设施，两者相辅相成，共同促进。深度掌握计算机技术在办公自动化中的应用，能够减轻工作重量，提高办事效率的总水平。
一、计算机技术在办公自动化中的重要性
计算机技术是对信息处理和收集的一个过程，随着信息社会的深入，企业对办公水平不断的要求高质量化。办公自动化作为优化工作质量的载体，其工作内容必须准确、及时的采集企业所需的信息，科学的处理，才能使企业在市场竞争中稳占先机，提高企业的综合效率。办公自动化以工作人员的技术为主导，运用计算机及通讯技术相结合，形成多样的办公模式，具有方便快捷、综合开放及办事效率高的特点。它通过收集信息资源，建立企业内部资源共享机制，从而全面提升计算机技术的应用效果。
二、计算机技术在办公自动化中的应用
（一）构建信息平台。企业在进行办公自动化工作时，可以利用计算机技术构建网络信息交流平台，企业的综合信息，使信息的流通快速准确，同时需要工作人员积极配合，对企业信息及时采集和处理。比如，在企业的内部网站上开发企业内部员工论坛，将员工的工作状况和工作内容等在论坛中，相互交流，吸取工作经验并要求员工在论坛中工作心得和对工作的建议，提高员工的整体工作效率，有利于企业的正常运营;企业还可以开发信息对外流通平台，使客户或同企业能出初步了解本企业的经营特点，掌握本企业的基本信息。另外，企业还可以利用计算机技术构建企业内部员工的资料信息平台，将员工的通讯率和基本信息到企业内部网站，从而提高办公自动化的工作水平。信息平台的构建，能及时查阅外部和内部的信息反馈，增强企业对外信息交流的进度，提高企业在市场中的竞争优势。
（二）强化文档管理。在进行文档管理时，企业可以利用计算机网络系统深度完成文档的批复工作。其操作过程由工作人员结合实际工作要求合理完成。对文档操作的过程、时间、修改和审阅痕迹及操作人的姓民进行保存，方便日后查阅。文档操作完成后，对文档进行管理，管理方可分为拟办方和承办方，可以根据文件的重要程度进行安置，然后制定查阅权限，防止员工对文档信息的更改。在文档管理中应用计算机技术，能够方便文档检查，保证信息的共享。另外，计算机技术运用在在文档使用的软件上，数据、文字、表格的处理是办公自动化工作的重要组成部分，既能快速的对文档进行更改和编辑，还能为文档提供大量的信息，保证文档的制作的专业性。计算机技术将纸质文档转变为电子文档，具有保密且不易丢失的效果，通过对企业的文档建立安全的文档管理数据库，加强自动化文档管理的水平，提升工作人员的工作效率。
（三）优化工作流程。企业的工作流程离不开计算机技术[1]。企业在办公自动化工作过程中，可以协调部门和岗位之间的工作内容，促进企业人才的综合利用率，部门间的工作内容且具有固定的操作特点，应严格按照工作流程办事，对工作流程进行实时的监控，保证工作的真实性。比如，企业运营过程中公告的拟定、请示、审批及发放等，工作内容相对固定，为了降低工作人员的操作失误，可以利用计算机技术制定自动化的工作流程，合理安排资源的配置，将公告上报领导且同意后，直接在网上到各个员工的账号中，使其他员工及时的查阅公告，掌握情况。还可以利用计算机技术实现自动化固定的工作管理，如在网络平台上设置会议管理、工作内容管理、用餐管理及公共物品管理等机制，既能增加员工对工作的认识，又能提高整体员工的工作效率。
（四）深化资源设备。办公自动化的主要工作是对企业信息进行收集、传送并配上文字或图像等业务进行处理[2]。办公自动化的开展离不开计算机技术的应用。因此计算机的设备室配合工作的关键。办公自动化工作所用的软件资源主要体现在通用软件和专用软件上，专用软件包括计算机系统软件、支持性软件及财务管理等软件;通用软件包括WORD、EXCEL、PPT、PS等图像处理软件和文字数据处理软件。软件的操作需要计算机技术的多方配合，计算机技术在办公自动化的应用为工作带来便利，具有广泛的运用效果。
结语：总之，办公自动化是计算机技术持续发展的前提，也是信息时代的重要产物，具有强化管理组织和提高办公效率的功能。企业需要不断培养员工的办公自动化工作效率，实现计算机技术的全面发展，从而提高企业的经济和社会效益。
中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2012）33-7888-03
随着信息技术的发展和信息传播速度的提高，一个现代社会对于信息掌握程度的高低是至关重要的，它关乎到一个国家的综合实力[1]。从全面推动校园信息化建设看，正确认识办公自动化并推行其建设发展，已成为提升院校办公效率、实现院校跨越式发展的必然要求。
1 办公自动化系统
办公自动化（Office Automation，简称0A）是一个很宽泛的概念，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化领域的范畴，因此可以将其理解为是一种将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公形式。
OA系统以工作流的概念为基础，以计算机和网络技术为核心，使办公室的有关事务从传统的手工文书处理与分散的文件管理方式转移到计算机网络信息集成的自动化管理方式之中，为组织内部员工方便快捷地共享信息及高效地协同工作提供了有效途径，从而达到了信息共享、提高工作效率和工作质量的目的，并且为后期高层的管理决策提供了科学依据[2]。因此，办公自动化不仅是政府机关、企业提高办公效率提升管理决策水平的重要工具，同样，也成为高校信息化建设发展水平的重要标志。
2 办公自动化系统的理论基石
2.1 基于层级关系的组织模型
韦伯对于组织的表述，指的是人类组织机构中的一般性正式结构要素，特别是政府体制中的全体人员和组织机构[3]。因此，如果参照韦伯的古典组织理论来构造办公自动化系统的组织结构模型，就可以将组织模型分解为组织树的科层制结构，从而就可以方便的设定职务级别、岗位和人员的角色模型。因此，基于层次关系的组织模型就使得OA系统具备了结构稳定、人员关系明晰、部门边界清晰、网络虚拟化程度高等显著特点。
2.2 基于协同办公的过程管理
协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它可以完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则定义来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理。通过规范管理流程，执行组织制度，充分发挥制度优势沉淀管理过程与结果，就能够形成组织知识。基于协同办公的过程管理可以减少各种繁琐的中间环节，提高办公效率，规范内部管理，使各类人员有层次的处理各种问题。同时流程管理也实现了各类事项处理中细节的可视可控，使得在OA系统中事务的整个处理过程更加清晰明朗。
3 校园网办公自动化系统的体系架构
3.1 系统网络框架
作为复杂庞大的OA系统，其部署实施必须考虑到数据中心平台在系统建设中应发挥的重要作用。数据中心平台通常包括中心服务器和磁盘阵列，实现了服务和数据分离的部署形式，OA系统应用服务器运行“办公自动化服务平台”，是整个校园网办公自动化系统的中枢神经系统；通过磁盘阵列技术，提供面向全校的信息存储服务，实现对OA系统中各类数据库、文件的管理、控制、备份、更新和维护功能。总体架构如图1所示。
图1 办公自动化系统的网络框架图
3.2 系统平台结构
校园网OA系统可以考虑通过CAS统一身份认证平台将OA系统与现有系统进行集成，实现单点登录功能，同时实现与现有其他系统的统一身份认证功能。系统平台架构如图2所示。
图2 办公自动化系统的平台结构图
协同办公平台：可以通过各种协同方式建立相关业务主题以及业务流程等，并且以此满足组织和个人的办公需求，实现各类人员及团队的基础业务管理，提升业务管理水平。公文管理平台：根据国家标准的公文管理制度以及校园的公文管理规定，实现对公文的收发、管理、统计等相关处理功能，从而改善公文管理的制度。公共信息：实现校园网上各类新闻、公告的，提高办公效率。人事档案管理：对人员调整事件进行记录，实现人员基本档案信息的搞笑管理。文档管理平台：通过有的放矢的将个人文档、单位文档、公文档案、项目文档进行共享，从而实现文档关联、推送、借阅和检索，提升校园办公中知识共享的基本水平。文化建设平台：利用各类在线沟通方式，将校园文化贯穿于日常工作中，从而辅助促进校园文化的建设和发展。移动办公应用：通过各类手机客户端软件和短信网管，实现移动办公的基本操作和离线业务提醒，从而实现移动办公的需求。
4 第三方应用系统的集成
为了达到在现有校园网中各应用系统间实现单点登录（Single Sign On， SSO）的目的，就需要通过统一身份认证系统。由此，也就可以解决随着Web应用系统不断增加而带来的诸如Web应用系统的信息孤岛以及用户恶意注册等相关问题。
CAS是一款由耶鲁大学研制的开源的单点登录统一身份认证系统，它能够为企业提供开源且具有良好结构的协议；且其开源Java服务组件可以为用户提供二次开发的可能； 与之相对应的客户端有多种，如Java，.Net，PHP，Perl，Apache，Uportal等[4]。对于校园网而言就可以通过该系统，将已经投入使用多年的应用系统集中进行集成与整合，实现校园网中各业务系统间的统一身份认证功能。
以本案的办公自动化系统为例，在统一身份认证服务器建设完毕之后，需通过该认证服务器进行用户身份认证，则应在应用程序的类库中加入统一身份认证客户端的jar文件，并在应用程序配置文件中进行统一身份认证服务器客户端的配置，从而完成OA系统与统一身份认证系统的集成。具体如图3所示。
图3 统一身份认证服务器客户端的配置
5 总结与展望
在推动信息化建设的进程中，常常会遇到各种各样的阻力，这是因为任何一项技术的成功推广都不是仅凭借成熟的技术本身，因此，必须首先加以有效的管理措施予以大力辅助支持；其次，如果希望办公自动化系统能够在日常办公中发挥其应有的作用，还必须破除原有工作思路和模式的束缚，对陈旧的办公习惯进行一场彻底的革命。办公自动化系统的推广和应用不能一蹴而就，必须人人参与、相互合作共同完成，只有这样才能将先进的技术转化成为高效的生产力，提升校园网应用和信息化建设水平。
参考文献：
[1] 汤晓莉.办公自动化及电子政务理论论析[J].电脑知识与技术，2011，11（7）：8092-8093.
办公自动化（Office Automation）是利用计算机、通信、系统
科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中， 最大限度地提高办公效率和质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理办法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化、自动化。校园办公自动化技术的发展将使校园办公活动向着数字化的方向发展，最终将实现无纸化办公。
1、高校办公自动化建设的现状
1.1 网络条件日趋成熟
步入21 世纪以来，我国高校网络建设步伐不断加快，校园网在高校教育中所承担的作用也越来越明显， 它已成为高校教学、科研、办公管理不可缺少的支撑环境。
1.2 工作人员的计算机应用水平逐步提高
随着现代化办公设备的广泛使用， 计算机已经成为高校办公的一种必备工具，办公人员的计算机应用水平也逐步提高，在高校，使用办公软件、收发电子邮件都已成为人们工作、交流的重要手段。
1.3 异地化办公的需要
一是多校区远程办公。近几年来，现有高校数量减少而规模扩大，目前高校一般都有多个校区，这就要求校区间的新型办公方式出现。二是移动办公。学校领导经常出差，但又要随时了解学校情况、及时做出重要决定或对重要文件做出批示， 要求拥有与Internet 相连的办公系统，实现真正的移动办公。三是家庭办公。
2、网络办公自动化系统的设计
2.1 系统结构设计。
OA 的体系结构选择B/S 模式，它是对C/S 结构的一种变化或者改进的模式。B/S 模式（Browse/Server：Web 浏览器/服务器模式）是一个三层模型，即客户端、Web 服务器及数据库服务器，它使客户端进一步变小，客户端的任何计算只要安装了浏览器就可以访问应用程序， 可以将整个应用程序逻辑驻留在Web 服务器上。
传统的C/S 模式（Client/Server：客户机/服务器模式）是一个
两层模型，一端是客户机，一端是服务器，C/S 结构虽然采用的是开放模式，但这只是系统开发一级的开放性，在特定的应用中无论是客户端还是服务器端都还需要特定的软件， 没能提供用户真正期望的开放环境， 它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公。B/S 结构则不同，它利用不断成熟和普及的浏览器技术实现原来需要复杂专用软件才能实现的强大功能，它的前端是以TCP/IP 协议为基础的，企业内的WWW 服务器可以接受安装有Web 浏览程序的Internet 终端的访问，作为最终用户只要拥有Web 浏览器就可以，这样大大简化了客户端，并节约了开发成本。
采用B/S 模式的系统，具有下列优点：1）使用简单：象其他基于Web 的应用系统一样，客户端只要有浏览器，无需安装特别的软件即可操作，易学易用，用户易于接受；2）易于维护：系统的开发和维护只在服务器端进行，减轻了开发和维护的工作量；3）信息资源共享程度高：Internet 上的用户可以方便地访问系统外资源；
2.2 系统的主要模块设计。高校办公自动化系统主要为了实现高校的电子政务管理，改变传统手工处理的办公手段，进一步提高行政办公的规范性、标准性程度， 提高工作效率和服务质量。该系统主要分系统登录、信息、公文审批、公共查询、邮件中心、教工论坛、事务管理、个人信息、系统管理等九个功能模块。
1）系统登录。系统为每个员工都分配自己的帐户，然后员工自己设置口令，只有系统通过验证用户的合法性才能正常登录。
2）信息。信息主要包括校内通知、公告、快讯、每周安排等，信息主要完成信息的起草部门负责人审核、信息上传、信息编辑、信息的、信息状态管理等功能。
3）公文申请审批。公文申请审批主要包括请示报告处理、行文流程处理等。请示报告一般是由部门起草，经校长办公室批转给各级领导审阅或批转给其它相关职能处室， 提出处理意见后转给校领导审阅，形成处理意见后，反馈给上级部门和相关职能处室。模块主要步骤有请示报告的生成、上传、请示报告的编号、转批、会签、反馈等。行文一般是由学校各部门起草，经相关部门、领导审批后，编行文文号向全校教工。具体步骤为起草部门负责人修改审阅、校长办公室修改、校长签发、校长办公室编号、编辑下发。在各级审核中要有电子签名的功能， 在行文处理中对正文修改要保留修改痕迹等。该模块中还特别要强调保存和归档功能，保存或归档后就具有不可更改性。
4）公共查询。公共查询主要包括文件查询、通知查询、办公电话查询、会议查询等。
5） 事务管理。事务管理主要包括会议管理、办公用品管理等。会议管理是从会议申请开始到会议室的安排、会议服务提供、会议通知及会议资料汇总等一系列工作安排的管理系统。会议申请一栏主要有会议名称、会议内容、参加人员和人数、主持人、召集单位、会议室配套要求等字段，填写后各部门上报校办，校办管理员确定会议室上传形成会议安排表， 同时上传后勤接待中心负责安排落实会议室和会议的各项要求。
6）邮件中心。邮件中心类似于个人事务管理的一个模块。它主要包括日程安排、待办事宜自动提醒、个人通讯录、邮件管理等。
7）教工论坛。教工论坛主要包括领导参阅、公共论坛等。领导参阅是各部门或个人向领导提供有参考价值的信息， 上传可指定传送领导，只有领导本人可查阅相关信息。
8）个人信息。为了确保用户的信息安全资料的完整，每个用户都可以修改登录密码和更新个人信息等个人资料。
9）系统管理。系统管理主要提供对系统的配置和设置，以使系统适应本单位的具体情况。系统管理主要包括系统参数设置、公文模板设置、机构及人员帐号设置、各种权限的设置与分配、职位设置、教工论坛管理、数据备份及系统维护等。■
一、办公自动化的概述
1.办公自动化内涵。办公自动化是二十一世纪兴起的一种新型的办公方式，主要是通过利用科学原理和计算机通讯，使办公程序更加简单化。办公自动化主要涵盖的内容有文字、图像、音频等信息，计算机强大的文字以及数据处理功能的应用给办公带来了极大的便利。办公自动化的主体是人，系统科学是办公自动化的技术基础。
2.办公自动化特点。随着计算机技术不断成熟，三大技术如网络通讯技术、数据库技术和计算机技术也相应得到了发展，办公自动化在不断的改进过程中也逐渐形成了自身的特点。首先，办公自动化能够对文字、内容等进行深层次的处理，并辅助领导决策和意外时间等内容的处理，使得企业的日常工作变得更加简便化。其次，办公自动化具有多媒体办公特点，由于计算机系统能够有效处理文字、图片和声音等，从而使办公步骤更加快捷，进一步提高了办事效率。最后，办公自动化具有集成化特点，将企业员工、网络、硬件等组成了一个统一的有机整体，实现了社会信息和内部办公系统进行有效结合，从而形成了一个内部联系紧密，对外开放的办公模式。
二、基于计算机信息管理的办公自动化模式
办公自动化是一种自动化系统，能够有效利用计算机的智能系统处理信息，是一种计算机技术发展下的产物。一般而言，办公自动化就是办公室人员利用计算机对数据信息进行加工、储存等，从而实现公文档案统一管理的一种办公模式。随着科学技术的不断发展，电子商务和办公自动化也得到了跨越性的发展，相比较人工操控系统，办公自动化模式具有较大优势。在日常事务管理过程中，自动化办公能够有效处理日常事务，实现智能化操作和便利化应用，并通过借助多媒体手段，充分实现数据信息的自动化传输。随着计算机技术的不断发展，这种先进的技术对人们的日常生活也产生了积极的影响，呈现出一种扩大化的影响趋势。在办公自动化过程中，计算机技术多使用在数据处理和办公自动化中的文字上。比如，计算机技术中的Word和Wps等能够对文字进行编辑、设计和排版，并在打印机的连接功能下，将这些文字呈现出来，极大地提高了办公效率。此外，自动化办公中的Excel操作能够对相关数据进行处理，办公人员操作起来也十分方便，只需要在计算机上操作，就可以完成表格的处理、设计和制表等工作，让办公中的各项工作变得更加智能化。
三、计算机信息管理在办公自动化应用中的策略
由于计算机技术贯穿在知识经济发展的各种领域，对从事计算机操作的相关人员的要求也较高，这就需要工作人员具有一定的计算机理论知识和操作能力。当前，我国计算机软件的使用力度不够，无论是计算机硬件的购买，还是计算机人员的培训等工作存在严重不足，无法满足实际情况的需求。许多事业单位的领导对计算机应用软件的认识力度不够，现行计算机在使用过程中，没能发挥其功能，没有形成较好的效益，导致计算机技术的应用被忽视，处于一种滞后的状态。这就需要计算机高层领导和决策者要加强宏观调控，高度重视计算机的应用，推进办公自动化中的计算机技术的使用，形成一条自上而下的完整框架。另外，计算机管理体制要不断完善，企业管理人员需要根据客观情况，合理选用计算机软件。国外一些计算机软件虽然具有先进的技术和管理理论支撑，但是往往要花费高昂的费用，受到应用环境的限制，许多计算机软件不能很好的发挥其功能。为此在计算机软件的应用上，要充分满考虑国内计算机应用的实际情况，是否能够适应应用环境，能否满足行业及系统性要求，要充分考虑优缺点，合理选用恰当的计算机软件，确保使用的软件能够适应自动化管理体制的建设，根据企业内部的实际情况，做出计算机软件应用的最优选择。计算机应用外部环境的良好构建也是很有必要的。综上所述，计算机信息管理在办公环境中的充分应用，使得办公自动化数据实现了资源共享、互通互联，不仅可以跨越空间障碍实现办公资料与数据的即时传输，还在一定程度上提高了企业办公自动化的工作效率和管理水平，为企业的健康可持续发展提供了可靠的技术支持。H
参考文献
中图分类号：TP3 文献标识码：A
1 办公自动化概述
办公自动化是信息化时代的一种重要产物，通过引进先进的计算机技术，在办公室中建立自动化信息处理系统，实现自动化的办公室事务办公。工作人员利用多种计算机软件、硬件、办公设备以及通信设备，进行信息的维护、更新、储存、加工、传输和收集工作，将企业的信息处理系统、自动化办公系统、公务管理系统等集中到计算机网络中。从本质上来讲，办公自动化是一个利用、传递、处理、变化和收集信息的过程，由办公环境、办公信息、技术工具、办公制度、组织结构、工作人员等要素构成。
办公自动化采用多种现代化计算机设备，以计算机技术为核心，利用行为科学、系统科学和通讯技术进行自动化的办公，进行使用、存储和收集图像、文字、图形。数据、语音等多种信息资源的办公事务工作，以工作人员为主体，以计算机科学技术为理论指导，综合运用网络通讯技术和计算机技术实现办公自动化。办公自动化将各种信息资源、办公室和工作人员紧密结合在一起，构成一个完善的人机信息系统，以企业内部的计算机网络系统为重要平台，高效、安全、友好的进行信息沟通交流，完成各种办公事务，有效地提高办公效率。
2 计算机技术在办公自动化的重要作用
如今的信息化时代，企业办公的主要工作内容是准确、及时的收集和处理各种信息，只有准确、快速的获取市场信息，企业才能掌握先机，及时做出反应，提高企业的综合竞争力，推动企业快速发展。计算机技术作为办公自动化的基础，是信息处理和收集的重要载体，在办公自动化中发挥着不可替代的重要作用。以计算机技术为核心，办公自动化采用现代化的网络通信技术以及多种办公设备，快速、全面、广泛的使用、存储、加工、整理和收集各种信息资源，构建企业内部的自动化信息处理系统，实现企业内部资源的共享，提高办公效率。
3 计算机技术在办公自动化中的应用
3.1 计算机技术为办公自动化提供了多种软件资源和硬件设备
在日常工作中，办公自动化主要负责信息检索、信息传输、信息处理以及文字编辑等业务，而这些工作都需要使用计算机，因此无论是计算机硬件设备，还是多种计算机软件系统都是办公自动化的关键设备。办公自动化的软件资源主要包括专用软件、通用软件、支持软件和系统软件等。办公自动化的专用软件主要包括设备管理软件、整理管理软件等；通用软件主要包括图形处理软件、文字处理软件等；支持软件如计算机数据库系统，如Access、SQL server 2008等；系统软件主要是指计算机操作系统。
3.2 计算机技术实现了自动化的文档管理
在办公文档管理过程中应用计算机技术，在计算机网络系统平台上完成文件的批复和审阅，工作人员可以结合工作的实际要求设置工作流程，对于文档的操作人、操作时间、修改痕迹以及批阅痕迹等都可以进行保留。工作人员在收到公文时，首先在文档管理系统中进行登记，然后将文档发送给拟办人和承办人，最后将文档进行保存归档。文件归档之后，可以根据文档的机密、秘密和绝密等级进行查询，由文档管理系统的管理人员设置不同用户的查询权限。在这个过程中应用计算机技术，可以实现自动化的收发文控制，按照不同的权限和等级，使用、共享和保存各种信息、知识以及文件。计算机技术在办公自动化中的应用，用电子化文档代替传统的纸质文档，构建专门的文件管理数据库，提高了文档的保存和管理水平。
3.3 利用计算机技术构建信息平台
很多企业都利用计算机技术构建用于信息交流和信息的信息平台，例如电子刊物、电子论坛等，在信息平台上企业可以及时公布公告事项、技术交流、规章制度等，使工作人员及时了解企业的动态变化。利用企业的信息平台，可以为企业员工提供所有工作人员的电话号码查询，提供相关的法律法规、规章制度的查询，在企业内部共享多种信息资源，同时在信息平台向社会共享一些重要信息，如企业的文化内涵、形象宣传、政务公开等。
3.4 利用计算机技术实现自动化的工作流程
信息办公自动化，作为一种新型的办公方式，是现代化办公和计算机网络功能的一种有效结合，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域。作为人才培养、科学研究、社会服务重要阵地的高校，无论教学、科研还是管理、服务工作都有大量的业务、政务、事务、信息要处理，这些都需要办公自动化的辅助。办公自动化的实施和影响。给行政秘书的工作带来了新的变革。
一、办公自动化在高校行政管理中的作用
1.“上传下达”科学化。办公自动化作为信息处理与管理的数据库。是决策的支持系统和信息工具。通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。实行办公自动化后。秘书工作的大部分业务都可以借助先进的办公设备进行处理，可充分利用积累的文件数据，实行文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化管理，大大地提高了工作速度和效率。
2.“左右联系”标准化。学院办公室是学院工作的领导进行决策的场所。领导做出决策，指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向各基层单位或校级相关部门。通过应用办公自动化，可以将文档格式、文档管理编码、信息、交换格式、名词术语等标准化，有利于实现信息交换，扩大资源共享，提高工作效率。有效地保证信息的完整与安全性。
3.“内外沟通”窗口化。办公自动化在高校行政秘书工作中充当着“窗口”的角色，办公自动化程度的高低反映出行政秘书效率与质量的高低。首先，通过办公自动化。行政秘书不仅能够及时了解机关环境的变化，而且有利于机关领导及其他同事了解自身工作，拓宽对外联系面。同时。通过邮件、聊天群等，秘书可以和单位的领导或其他同事进行信息传递、信息共享。使信息流动速度加快，避免因信息流动不畅而引起的矛盾，从而有效协调内部关系。其次，行政秘书通过互联网可以不受时间和空间的限制去浏览网站，及时了解校内校外各类的相关信息或变化情况。
二、办公自动化要求行政秘书必备的素质与技能
在新的办公方式下，需使用新的办公手段。行政秘书要适应这种快节奏和高准确度的工作，必须具备相应的素质与技能。这样才能把部分行政工作进行有序化的管理，为领导进行决策提供科学有效的服务。
1.过硬的业务素质。实现办公自动化，进行高效的办公管理，就要求办公人员必须具备相应的素质与技能。在高校教育改革日趋成熟的形式下，它对行政秘书的业务素质提出了严格要求。文件的收发、传阅、执行完全靠计算机来完成，如没有过硬的信息办公自动化素质，就会在办公室工作中出现种种失误，使工作得不到及时有效地解决和处理。所以，要推进办公自动化。首先要求办公室工作人员打破传统的思维模式，接受新的信息技术，加快自身信息化素养的提高，尽快跟上时代步伐，提高对办公自动化的认识，走出认为办公自动化不如手工、纸笔、容易出错、安全性不高的误区。
2.科学的管理观念。办公自动化，在某种程度上来说也可以看作是一种以信息处理为主要特征的办公活动。它的基础是计算机技术和通信技术，而物化人类思维中科学管理的内容是实现办公自动化的关键，它体现管理智慧。并能真正意义上去实现办公自动化。在具体的实施中要用科学的管理理念规范行政秘书的工作流程，建立一个符合现代化管理的组织体系，制定具体的管理办法和规章制度，尤其是在安全性、保密性方面应做出严格规定。注重办公工作的科学管理与现代化信息技术设备的结合。从领导分工、办公室工作人员职责和工作绩效等一一加强管理，做到职、权、责有机结合，提高办公自动化的应用效率，最大限度地发挥其作用。
3.熟练的操作技能。随着计算机技术的发展，办公自动化从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用逐渐发展成为现代化的网络办公系统。我们要确立发展意识、服务意识，并且必须定期组织培训提高工作技能，熟练掌握如速记、打印、校对、使用照相机、打印复印机、传真、音频设备、投影设备等基本技能。同时具备一定的计算机硬件和软件知识，能进行编辑、表格处理、图像和图形处理，并能编写基本程序。能熟练使用电子邮政系统，进行信息的传递和交换。能适应信息社会对秘书工作高速度、高效率、高准确性的要求，为建立和实施办公信息管理的自动化提供保障。
三、结论
信息办公自动化给高校二级学院行政管理工作带来了巨大了影响与变革。计算机和网络技术不仅给行政秘书的工作创造了前所未有的环境条件，而且带来了技术手段的更新和思维方式、价值观念、生活方式的变化。而这一切的改变都要建立在良好的个人信息素养基础上。作为行政秘书，应正确认识信息办公自动化在高校行政秘书中的地位，在信息办公自动化的环境中解放思想，端正工作态度，与时俱进，不断创新，逐步培养与之相适应的能力。提高工作效率，从而更好的为学院服务。
