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关键词] 文书档案；电子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。
1 文书档案电子化的理论基础
（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。
（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。
（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。
（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。
2 文书档案电子化的管理办法
（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。
档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。
档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
医院行业是科技含量较高的行业，在医疗实践活动中;拥有大批先进的医疗仪器设备，这些设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。如何加强设备和设备档案的管理，最大限度地发挥设备在医疗、科研中的作用是医院管理者面临的重要课题。
一、医院设备档案的形成
设备档案是医院在购置设备过程中形成的以纸质为载体的文字材料，它主要包含了以下几个方面的内容：（1）各种文件：如设备申请材料、可行性论证报告、有关调查材料、批复文件；（2）各种记录：如谈判记录、招标记录、定货合同、协议等；（3）各种原始凭证：如到货通知、提货单、发票影印件；装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸；（4）开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告；（5）设备使用操作章程、维修管理办法、制度；（b）人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录[1]；（7）设备报废申请及处置结果。从设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，因此，设备档案的管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。
二、建立医疗设备档案的意义
首先，建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考[2]。
其次，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于热力、化学原素的作用，一些零部件会磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。
第三，利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出。
三、医疗设备档案的科学管理的原则
医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。
医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则，这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案有其特殊性:一是档案材料多，归档时间长，如一台大型医疗设备，从论证、购置到安装将会形成大量材料，并且还有以后的使用和维修直至报废，有一个很长的周期。二是多种多样，设备有国产的、进口的，档案材料势必牵涉到多种文字，如中文、英文、日文等；其载体有纸张、照片、录音带、录像带等。三是档案使用牵涉多个科室，特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料，使用很频繁。因此，如不集中统一管理，很容易造成文件的破损和丢失，破坏档案的完整性，影响档案的利用价值。
四、如何加强医疗设备的档案管理
1、建立完善的管理网络
设备档案的管理必须坚持集中统一的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中，与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合，保证设备文件的完整、准确、系统。建立、完善管理网络广泛深入地宣传《档案法》，强化各级管理人员依法治档的意识。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、科室、操作人员三级管理网络，定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入院部对科室的目标考核，及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好日常设备记录；每次使用后，要将使用情况认真做好记录；每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后交档案室存档，在全院形成一个有效的管理网络[3]。
2、确定医疗设备档案的归档范围
我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室[3]。同时将有关材料复印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。
3、建立健全归档制度。
首先要明确管理范围。对于中等以上医院，凡是1000元以上的教学、医疗、科研仪器设备，不论其资金来源、购买渠道如何，均要建立设备档案，纳入管理范围。其次要确定归档范围。上述管理范围的仪器设备，在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机技术资料，均应归档保存。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等[4]。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备，还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般按年度归入设备档案。
五、小结
当今医疗设备技术飞速发展，要求设备管理人员必须了解有关医疗设备的发展动态和产品现状，以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整，充分发挥档案的作用，以此来促进有关工作的进行，使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥，投资得到良好的效益回报，促进医疗各项建设的发展。
参考文献：
[1]史维新.医院设备档案的管理[J].苏州丝绸工学院学报，2000（6），340.
辩证唯物主义的认识论者，向来重视正确的认识对于工作实践的指导意义。建设和发展科技档案事业，最基本的条件之一是必须明确科技档案工作的具体管理对象。大连会议的第一个重要贡献是正确认识了科技档案工作的管理对象，描述了科技档案的基本特征，揭示了科技档案的本质属性，并且以科学的语言形成了科学技术档案概念。
建国初期，随着国民经济恢复和大规模经济建设的进行，产生了许多新型文件，特别是以技术为内容而具特殊形式的文件材料。这些材料是什么，要不要管，由谁来管，怎么管？当时人们的认识，首先是对这些材料的性质和认识，是模糊甚至是混乱的。主要有三种看法。
第一、认为是技术资料或资料，把所有这些以技术为内容而以图样和文字为表现形式的材料，统统称作技术资料，在观念和认识上远离档案范畴。因此，相关的人员、工作和机构被称为技术资料员、技术资料工作、技术资料室。
第二，被称为技术档案资料。同前者"远离档案范畴"相比，这种认识有了一定的质变，即把对象同"档案"联系起来，承认它们是"档案"，这是一个很大的进步，没有这个进步就不会有后来的"科学技术档案"概念。但它仍然有很大的局限，即把对象同时又看作是资料，没有认识到档案和资料是本质上互相区别的两种事物，相反把这两种性质上完全不同的事物用一个名词串连起来，形成"科技档案资料"这样一个非甲非乙的混沌概念。
第三，使用了"技术档案"的称谓。中国人民大学历史档案系1956年和1958年先后编写的科技档案管理学讲义《技术档案管理与组织》都开始使用了技术档案的称谓。1959年6月由该系编辑出版的学习参考书，定名为《技术档案的整理与保管》，也明确使用了"技术档案"称谓。这同前述第二种认识相比较，当然更符合实际、贴近真理。但事实上仍处于认识上的犹疑和不确定状态，就在1958年编写的讲义内容中，却又出现了"技术档案资料"的提法，反映了理论认识上的不确定性。
上述事实表明，当时对管理对象在认识上的混乱和模糊，其核心问题是对科技档案和科技资料这两种不同性质的材料混淆不清。之所以会出现这种情况，是由客观和主观两方面的原因造成的。从客观的因素讲，在"一五"计划时期，我国所进行的重大建设项目，基本上都是由国外进行设计的，外来图纸和文件成为指导建设、施工、生产的主体；外来设计文件，自行设计文件，同交流购置来的资料同时存在，科技文件、科技资料甚至科技情报混杂在一起，加以如此大规模的经济建设，如此汹涌而来的数量巨大的技术图纸、文件和资料，是中国档案工作者所从来没有经历过的。从主观的因素来讲，建国伊始，新中国的档案事业处于创建初期，我们还来不及对科技和经济建设事业中形成的新型档案特别是科技档案进行比较深入的研究。人们对科技档案和科技资料的认识基本上处于感性认识阶段，二者在内容和形式上的相同或相近，很容易造成人们在认识上的混淆。
然而，管理对象问题不解决，正常的科技档案工作就无法建立，新中国国家规模的科技档案事业就不容易发展。正是技术档案工作大连会议正确地解决了这个问题，明确了科技档案工作的管理对象，从理论和实践的结合上科学地解决了科技档案和科技资料的区分问题：科技档案是"记述和反映一个单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动，具有保存价值，并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保存起来的技术文件材料（包括图纸、照片、表报、文字材料等），它不仅在生产、建设和科学研究工作中具有参考使用的价值，而且具有积累经验、保存历史面貌和参考凭证等作用"，而"技术资料则是一个单位为了参考的目的而收集和复制的技术文件材料，它只具有参考使用的价值，根本不能起真凭实据的作用"。这就从性质和作用两个基本方面科学地把科技档案和科技资料正确地区分开来，以此为基础，确定了科技档案工作的管理对象是科技档案，同时要兼管科技资料。
四十年前的大连会议，正确地提出了必须实行科技档案同科技资料的科学区分，指出"技术档案和技术资料不分是一个普遍存在的问题，这个问题不解决，技术档案工作就无法建立、健全和发展"。四十年后的今天，我国国家规模的科技档案事业取得了长足的发展，不仅科技档案同文书档案等实现了综合统一管理，而且科技档案、科技资料、科技图书实行了一体化综合管理，这是一个巨大的进步，但是一体化和综合统一管理仍然是建立在科技档案同科技资料实体实行正确区分的基础上，没有这个区分，就没有科学意义的科技档案、科技资料、科技情报、科技图书的一体化综合管理。
二、抓好归档，从基础做起，建立和健全科技档案工作
大连会议十分强调归档制度和归档工作。指出："建立和健全技术文件材料的归档制度，是建立和健全技术档案工作的基础"，"没有归档制度，就没有健全的档案工作，也就不会有完整的档案"。
归档，历来是我国科技档案工作中的重要问题。在当时，处于初创时期的科技档案工作千头万绪，又没有经验，从哪里入手做好档案工作，是一个至关重要的问题。抓住归档，就抓住了"龙头"，抓住了最重要、最关键的一个基础性工作环节。
1、抓好归档，解决了大量积存文件的清理建档问题。建国十年，企、事业单位形成和积累了大量科技文件，包括设计文件，科研文件和工艺文件等等。这些文件基本上处于无序和分散状态，亟需进行清理和收集，抓好归档工作，就解决了这些文件的收集建档问题。
2、建立和健全归档制度，实现科技档案的集中统一管理。科技文件归档的实质是科技档案的集中统一管理问题。集中统一管理，是我国档案工作的基本制度，应该说，直到大连会议召开之前，这一制度尚未真正触及到科技档案领域，许多企、事业单位形成的科技文件，都是分散在各形成部门或科技工作者个人手里。通过建立和健全科技文件归档制度，做好科技文件向科技档案部门归档工作，从根本上解决科技文件分散管理问题，使档案工作的基本原则在科技档案工作中得到真正的贯彻执行。
对此，针对当时存在的集中统一管理是否影响"自由"问题，会议曾指出："个人分管或者各个科室分管，看起来是自由的，从长远来看是不自由的。有了专门的档案室集中保管，随时要随时就可以拿出来，那才是自由的。"所以，建立归档工作，实现科技档案集中管理，在我国科技档案工作的创始阶段，在科技管理领域曾经是一场重要的"革命"。
但是，"归档"的意义，远远不止于科技档案工作的初创时期，四十年后的今天，抓好归档，仍然具有十分现实的意义。大连会议所揭示的真理，昭示我们即使到了电子文件时代，归档问题仍然是一个常抓常新的重要问题。
三、建立和健全机构，探索了科技档案工作微观和宏观管理体制
建立相应的机构，是开展科技档案工作的组织保证。科技档案工作包括主体和客体两大基本要素，二者缺一不可。通过归档制度和归档工作，解决了科技档案工作的客体问题，建立相应的机构则是开展科技档案工作的主体问题。大连会议强调要尽快建立和健全基层科技档案机构，指出"就今天来说，要建立起技术档案工作，关键问题在于建立机构，把基层档案室工作做好。"因此，经会议讨论通过的《技术档案室工作暂行通则》规定："各单位都必须建立健全技术档案室工作，并根据具体情况设立机构或者配备专人管理技术档案，可以成立统一的档案室，也可以成立单独的技术档案室。"
这是我国有史以来，第一次经由全国性会议提出，并列入全国性法规，要求在企、事业单位建立科技档案机构。
大连会议不仅正确地解决了科技档案工作机构的设置问题，而且对科技档案工作的领导问题提出了一个重要思想，即基层企、事业单位的科技档案机构应该"由一位副厂长或总工程师直接领导"，这就事实上明确了企、事业单位科技档案工作的领导或管理体制问题。四十年来的科技档案工作实践证明，在企、事业单位内部，这一管理体制是完全正确的，它对推动科技档案工作的发展发挥了重要作用。
在我国，国家对科技档案工作的宏观管理体制，是发展国家规模科技档案事业的重要问题。大连会议对此也提出了一些重要思想和具体要求："国家档案局加强对技术档案工作的指导、监督和检查"；"中央各工业交通和科学技术的主管机关，对本系统的技术档案工作进行必要的业务指导，并相应地加强本机关的档案管理部门"；"着手编制本专业的技术档案保管期限表，制定本专业的制度办法和着手规划技术档案馆的建设和布局问题"。
档案工作就是管理档案和开发档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。国家管理机器的正常运转、民族文明的传承以及经济与社会的进步都依赖于档案管理工作的正常开展。随着信息化社会的到来，计算机网络技术、多媒体技术与现代通讯技术不断介入，档案集成管理应运而生。档案集成管理，就是对传统档案信息中的各要素进行优化重组，形成相互之间的竞争性互补关系，通过竞争冲突，来实现彼此互补匹配的功能。
1档案集成管理的特点
1.1非线性相干性
非线性相干性是集成管理的本质特征，管理的投入和产出不再是一一对应的简单的相加关系而是呈非线性关系，非线性相干性主要表现在以下几个方面：第一，对档案进行管理各环节间的相互作用不再是简单的数量相加，而是相互制约。第二，档案集成要素的非对称性。即档案管理的各个环节不是呈对称状态排列的，而是在同一集成体中处于不同侧重的状态。
1.2动态开放性
动态性要求我们在集成管理过程中必须时刻关注系统内外环境要素的变化，并且及时调整相关的内容，以保证管理系统的适应外界的变化要求。开放性是指集成管理的运行是全方位开放状的，管理系统可以随时和外界发生能量、物质、信息、知识等各方面的交换。随着外部环境的变化，系统参数进行调整，从而适应环境并随之进化，从而使管理系统能够有效地运转。
1.3是一种柔性化管理
在档案管理的运作过程中表现出很强的弹性，是一种人本核心的管理运作方式。管理实施主要是依赖非强制性的软性手段和方式推动。因为在档案的集成中，人的智力和创造性思维是不可缺少的，不管技术和设备是多么的先进，都要靠人去实行和操作，人始终在管理中占据着突出的地位。如果没有档案人员对档案各业务环节的操作，对信息技术的支持，对档案工作的创新性思考，档案集成管理系统将难以运作，档案事业也难以发展。
1.4是基于知识平台的集成管理
档案集成管理，是基于知识平台的集成管理。是在知识平台基础上的信息和数据的集成，将分散的专业知识进行分类、汇总变成具体的、系统性的知识，它是在信息、科技、智慧为代表的知识体系基础上，将人力资源的不同方面、信息管理、信息利用与开发服务等内容有机地协调统一起来，更好的完善档案事业的管理和创新，实现资源的使用和配置最优化和便捷。
2档案集成管理的主要内容
档案集成管理是信息的集成、任何组织的集成、技术的集成和多学科的集成。
2.1信息集成
档案系统信息集成是整个档案集成管理的基础，是在知识平台的基础上，将档案文件与管理中文字、图像、声音、空间、时间等各种信息的集成，同时将信息进行整理、分类、汇总，输入的是分散的信息，输出的是系统的信息。只有在信息集成构建的信息通道基础上，各不同功能的部门、环节才能克服时间、空间以及不同环境的障碍，实现信息的自由流通，各部门才能得以良好的沟通和协调，才能提高档案管理运作整体水平与效益。
2.2人和组织的集成
不论是多么先进的技术装备都是由人来操作和完成的，因此人是系统中最为重要和活跃的因素。首先是对各类人员的协调工作，档案管理工作人员只有同心协力，相互配合才能保证总体工作目标的实现；其次是实现人与计算机的协调，即保证计算机能更好的为人所用，这就要建立合理的培训和激励机制，增强工作人员的专业知识和进去意识；最后，培养具有协调性、创造性的企业文化，使我们的活动都遵照一定的文化价值标准，增强工作人员的凝聚力和对组织的融合力。
2.3技术集成
随着科学技术的发展，多种技术联合应用成为现实，档案集成管理同样也需要现代化的技术手段的支持，要依靠数据库技术、计算机网络技术以及硬件条件的支持等等。简单的说档案集成管理就是现代科学技术在档案管理中的综合运用。
2.4多学科集成
档案集成管理是多学科的集成，是图书、情报、档案的一体化管理。我们通过对文献信息进行科学的分类和处理，保证文献信息获取、加工、贮存、传递等渠道的畅通，提高文献信息之间的传递效率和利用率；通过网络共建、资源共享等手段，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备等各种要素之间的匹配与磨合，为用户提供集成的一站式服务。
3档案集成管理的应用
3.1档案人力资源集成管理
档案人力资源集成管理是指在档案工作中要重视人才的培养，建立一整套吸引人才、培养人才的制度，使人员集成在整个档案集成系统中发挥应有的作用。他体现的是以人为本的思想，不管现代的科学技术多么的发达，人始终是操作和实行的核心。档案人力资源集成管理不但要协调各类人员的工作，还要实现人与技术的集成，人与计算机的集成，以及培养具有协调性、创造性的企业文化。档案人力资源集成管理主要从以下几方面入手：第一，合理配置人力资源，将最优秀的人安排到最合适的岗位，在体现员工价值的同时，可以激发员工的工作积极性。第二，建立完善的培训机制，培训是企业送给员工的福利，也可以增强员工的专业知识和对企业的向心力，只有专业知识丰富的人才能驾驭高科技航向，只有专业知识丰富的人才能在信息社会立于不败之地。第三，建立竞争激励机制，有竞争才会有动力和进步，要适当的对员工进行激励，鼓励其增强自身的专业知识和操作技能。3.2档案信息服务集成管理
档案信息服务集成管理是是一种基于网络的复杂服务功能集成，是指将分散的资源和服务按照一定的规则链接成一个整体，从而灵活配置所需的信息系统或信息服务流程，它要求建立一个能够集成各种类型的数字资源的统一的检索平台，实现档案信息资源的共享。要实现档案信息服务集成管理，第一，要更新观念，用系统的思考方式对待新的档案工作流程。第二，充分利用现代科学技术。档案信息服务集成是以网络技术、集成数据环境的实现为前提的。只有当我们掌控了数据、文本、图像和声音的多媒体数据库技术，建立了多功能界面的环境下，信息集成服务才会成为可能。第三，就是要提高档案人员的综合素质。人是一切的主导，再先进的技术都要人来操作和实行，因此要重视人才的培养。
4结论
档案集成管理是信息时代对档案管理提出的新要求，它真正实现了信息、技术和人的集合和统一，档案集成管理不仅要求对档案文件进行控制，而且还要求在这个管理系统中的要素能够竞争互补，发挥更大的作用与功效；它也是实现档案信息资源完全数字化的技术基础。只有实现了档案管理集成化，档案工作才能实现真正的进步。
参考文献：
[1]李宝山.集成管理——高科技时代的管理创新[M].中国人民大学出版社.
科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。
一、高校科研档案归档范围需要重新界定
界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:
（一）科研项目档案
科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。
（二）科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。
（三）科研成果档案
主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因
（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。
（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。
（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。
（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。
鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。
三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解
（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。
（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。
（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。
同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。
为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:
(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。
(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。
(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。
总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。
参考文献：
随着社会的现代化发展。档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。
一、档案管理信息化的现状
社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
1、社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2、档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
3、档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电于化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、加强档案管理信息化建设
1、建立网络档案系统。
在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。
2、加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键
2.1电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。2.2电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
2.3，做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2.4解决好档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件。需要定期进行复制，以防止信息损失。
三、档案管理信息化建设应采取的措施
管理形式雷同性强是社会失范的突出症结之一，也称作“形式主义”。社会管理失范促生了呆板的档案管理形式，严重降低了档案的内在价值。现阶段，信息互动频率逐渐增加，单位之间的信息互补性进一步加强，因此，档案管理方案和管理模式范本就会流行于各个单位之间。会议和文件是管理的主要方式，无论是领导的言论，还是文件的内容都要求具有真实朴质的特点，严禁出现“套话”和“管腔”等形式主义的语言模式，然而受社会中形式主义的影响，领导演讲和文件中大多出现了缺乏实用性、创造性的观点，从而导致档案中出现重复记录的现象。比如在不同级别的文件中屡次出现“科学发展”、“人本主义精神”和“和谐团队”等方面的内容，极大地降低了档案的保存价值。档案管理方式也是提升档案价值的关键因素之一，然而单位档案管理模式多是沿用社会上通用的管理模式进行管理，对增强单位竞争力无益，不利于企业的个性化发展。
1．2档案信息失真，可靠性降低
真实性体现了档案的基本价值，但由于受各种社会失范形式的影响，档案管理中出现明显的信息失真和浮夸现象。比如，在现代社会中，某些单位为了逃避税收，篡改经济数据；有些行政领导为了减少自身责任，少报或者隐报管辖内的安全责任事故或者自然灾害造成的损失，从而致使档案记录缺乏真实性，不利于国家及时做出指导政策。为了局部利益而背离客观事实的做法较为常见，是形成管理失范现象的根源之一，客观的社会实践记录才是确保档案生命力的源泉。档案失真包括两个方面，即记录内容失真和管理过程失真，后者是前者的保障。内容失真主要是指档案记录没有真实反映社会实践过程和实践情况，以造假和虚构出的文字或者数字记录活动情形，无实质性的档案价值。管理过程失真，是为达到某种不正当的目的，而将真实的记录进行销毁或者更改，弱化档案的原有属性，不能真实地反映不规范的实践过程。
1．3档案内容缺失，完整性差
在现实的社会活动中，管理理性程度较弱，严重影响了档案管理内容的完整性。社会失范易导致人们做出一系列的不规范行为，比如，在会议上，某些单位领导为了推脱自身责任，而使用模棱两可的语言作为处理意见，或者谈话时避重就轻，甚至要求相关记录人员对自己的发言不予记录。在这种情况下，档案内容缺失较大，一些重大事项的处理决策和方案没有得到及时、完整的记录，或者方式较为含糊，不能为日后提供的参考依据。在社会管理缺失的环境下，各级领导对档案管理工作的重视程度普遍降低，因此，不利于日后成绩的发展。受管理缺失的影响，由于各种背景因素的影响，档案记录长期处于一种片面的记录状态，若不加以制止，不但降低了档案价值，而且容易造成档案管理短板，人们对档案完整性的追求也会逐渐消退，对社会的长远发展及其不利。
2提升档案价值的方法
2．1优化管理内容，改变虚假的记录习惯
在不同的社会中，档案始终发挥着重要作用，传统的档案是密闭的、独有的，档案中的技术和经验可以成为企业对外竞争的优势，也容易导致企业陷入孤独的境况。在现代社会中，随着信息公开程度逐渐加深，档案内容日益透明化，单位之间的信息互动越来越多，并在相互借鉴中取得共同进步。如何使公共的档案管理经验成为单位特有的竞争性力，必须结合单位实际情况，对档案管理办法进行革新。比如，对于单位内外部的技术文件、重大过失的处理方法进行收录，并进行长期保存，然而，档案的保存期限并不是越长越好，对于价值较为一般的档案通过鉴定文献类型，设定保存期限，同时按照国家相关档案保存管理条例，定期评定档案的价值，及时更新和消除“过期”文件。
2．2建立档案管理体制，灵活创建管理机构
开展档案工作，必须要有相应的组织机构保障，专门的档案管理部门也是提高档案价值的重要途径。一般情况下，档案管理组织形式分为以下两种，即集中式和分散式，档案管理形式必须与企业的发展情况相对应。目前，管理体制均有了很大的转变，从单位的发展趋势来看，一方面，单位内部各部门之间的联系日益紧密，朝着团队化组织方向发展，企业档案的管理权逐渐公开化，单位领导需要进行统一设定设置专业的管辖部门，强调档案管理的独立性。另一方面，越来越多的单位采取单位总部档案管理和项目管理档案管理相结合的方式，即单位内部设立自上而下的档案管理机构体系，任命总部的管理人员为档案部门主管，各项目的档案管理员为部门成员，进行综合管理。
2．3创新档案管理方法，吸收时代元素
档案管理方法关系到信息的有效收集量和保存价值的大小，单位应不断更新档案管理观念，及时吸纳优秀的管理方法。传统的档案管理方法已经成形若干个范式，并在相应的时期促进了单位的发展。但是随着社会的不断前进，信息化逐渐成为当今的发展趋势，又创造出更多的档案实体形式，为了更好地开展实体档案和电子档案工作，人们进行了多次尝试，但管理效果仍然没有发生根本性的改变。要向同时做好不同类型的档案管理工作，管理人员应根据不同的档案种类，确定相应的档案管理方法。比如，对于数量较大的、使用频率高的档案，使用胶片或者磁盘的形式进行存储，对于数据原始档案，通过建立数据库进行存储，对于机密性较强的档案则可利用以上两种方法进行储存。
总的来说企业的档案的重要性主要体现在以下的几个方面：
（1）企业档案有助于推动企业的科技发展；
（2）通过企业的科技档案，能够看出企业生产力的高低；
（3）通过企业档案，能够看出企业所创造的经济效益与社会效益；
（4）企业档案是组成企业文化的重要部分，对企业的发展有着十分重要的作用。
二、对加强企业档案管理的几点体会
（一）提高档案管理工作人员自身的素质
提高政治素质。要提高档案专业人员的政治素质，首先需要结合我国企业的档案工作实际，认真学习马克思列宁主义、思想、邓小平理论，树立正确的人生观、事业观、世界观，为档案事业的发展打下良好的思想理论基础。
提高档案人员的道德素养。档案工作人员想要提供更好的服务质量，首先就必须要有良好的职业道德，满足利用者的不同要求。档案专业人员应根据事实建立档案，根据事实利用档案，体现出对档案和历史的尊重；必须爱岗敬业，在政治上严格保密，以确保档案的安全。
提高档案工作人员的专业素质。要做好档案管理工作就必须要拥有扎实的专业理论作为基础。因此，必须让档案工作人员掌握档案工作的基本方法与规律，当档案业务精通。同时在还必须要掌握在档案工作中用得上的计算机知识，努力的实现档案工作从手工化转向现代化管理。
档案管理工作人员必须要树立起创新意识。知识经济时代，只有不断创新才能推动各项工作向前发展。档案管理工作人员必须要加强各种知识的学习，要能够善于发现新事物，积极的研究各种新问题与新方法。要能够善于把握机遇，能够摆脱传统思维的束缚，学会以新的思路来解决各种问题，提高档案管理工作水平，开创工作的新局面。
（二）不断进行创新，提高服务水平
