第二，提高业务能力，落实会计档案管理责任。会计档案管理人员的素质要求较高，应是业务多面手，是集多种技能于一身的复合型人才，既要熟悉掌握一般档案管理的理论及技能，又要精通财务专业知识，还要具备一定的计算机信息处理技术。一名优秀的档案工作人员，应该知识结构合理、技术精湛、经验丰富、道德品质高尚、敬业爱岗，要有强烈的求知欲望和创新精神。因此要加强业务技能培训和职业道德教育，提高认识转变观念，不断更新知识结构，提高业务水平，培养造就一支德才兼备的高素质档案管理队伍。岗位培训是提高会计档案规范化管理的有效途径，定期举办会计档案管理人员的知识培训，学习档案管理法律法规和岗位操作技能，使会计档案管理人员熟练掌握会计档案管理的基础知识和操作技能。在加强政治思想教育的同时，必须要求档案员真正做到业务精通、爱档如珍、兢兢业业、服务企业。同时，各职能部门也确定一名兼职档案管理工作人员，负责收集和管理本部门的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证企业的各种档案资料齐全完整。
3.财务报告类:月度、半年、年度财务报告(包括全套会计报表、附表、附注及文字说明,各类审计评估报告,财务情况说明书)、其他财务报告。
4.其他类:年终结转资料,会计科目和建账资料,评估资料,银行存款余额调节表,银行对账单,纳税申报及相关税务批复资料,对账资料及差异处理报告,预算资料,工作移交清册,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。
二、档案管理职责
财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为:负责制定和完善会计档案管理办法,负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配,负责会计档案的装订、保管与安全,负责向公司档案部门统一归档,负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。
三、会计档案整理及装订
1、会计凭证整理和装订
会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)。
(1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后,将与之对应的会计凭证打印,形成一套完整的纸质会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)后,按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。
(2)整理过程中需对凭证进行手工调整,凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放,避开凭证装订线,避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象,尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。
(3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出,清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。
(4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册,注意上一册尾号与下一册尾号的接续,每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订,但不得与其他会计凭证混装。
2、会计账簿整理和装订
(1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印,并将打印完毕的账簿分类摆放。
(2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订,日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面,注明账簿性质,分册序号,账簿所属主体等信息。
3、会计报表整理和装订
(1) 会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好
(2)装订后在会计报表上附封面,并注明报表所属期间、主体等信息。
4、其他档案整理和装订
(1)银行存款余额调节表,银行对账单,审计评估报告,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理
会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案,会计档案管理人员整理登记后直接归档,其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。
银行存款余额调节表,对账资料及差异处理报告,预算资料;会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册按年立卷。
(2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面,并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。
(3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项,同时电子文档形式制作档案保管清册。
四、会计档案保管
1、会计档案保管时间规定
会计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作,期满后向公司档案管理部门进行移交。
2、会计档案保管要求
(1)建立专门的纸质会计档案库,作为纸质会计档案的存放地点。
(2)会计档案室应保持通风、透光,并有适当的查阅空间。
(3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品 ,进入档案库房严禁携带火种及易燃、易爆、易潮、易腐蚀物品。档案库房内严禁使 用明火,严禁吸烟,除照明用电外,严禁使用与档案保护无关的用电设备。 (4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好,档案室的钥匙仅档案员配备,其他人员不得私自配备钥匙
。
(5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位,装盒上架,档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放,并按照年份、类型和凭证号排列整齐。
五、会计档案借阅
1、会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。
2、会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。借阅人在系统中提交借阅申请,同时向档案管理人员提交部门领导、财务部领导签字同意的纸质申请表,档案管理人员将纸质申请表与电子申请核对一致,调出对应的会计档案供借阅人查阅。
3、如需特殊原因需外借档案,外借时间原则上不能超过15天,如超过规定时间需要再次办理借阅手续。
4、档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。非档案管理人员不得进入档案室。
5、 公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。
6、严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、 拆封和抽换等情况。
六、会计档案移交
当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。
一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性
高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定，指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度，建设会计机构，不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能，落实会计人员的岗位责任制度，并对会计的基础工作做出规范，重视会计档案管理工作，并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法，这就要求档案管理要确保质量，保障所有的会计资料都是准确和客观的，这样才能真正落实高校的内部控制。因此，高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用，能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足
1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位，可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门，无论是科学研究还是人才培养过程中，财务部门都发挥着非常重要的服务作用，是高校的核心部门之一。但是，从实际的情况来看，大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上，包括财务预算、核算和决算等，但是却没有充分认识到档案管理的重要性，对会计档案的认知程度不够，这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少，没有对会计档案进行有效的管理，领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱，这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来，随着我国高等教育的普及化，导致很多高校都在不断扩招，学生数量越来越多，高校的各种经济活动也越来越多样化。所以，会计档案的资源信息也在日渐增多。当前，高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理，随着信息技术的不断发展和进步，这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足，无法对海量的数据存储进行处理。近年来，内部控制规范建设也在不断进步，财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展，由于信息技术的介入，导致档案信息的储存介质也变得更加多样化，而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容，存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此，高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间，在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定，但是，对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目，当前的高校会计档案管理系统还很难实现，这就要求要采用电子查询系统，发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目，同时还可以调取打印已经成像的原始凭据，并且对于电子档案还能够进行加密，能够确保电子档案的真实性和可靠性，这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前，大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门，但是，由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高，所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式，真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时，一般是以我国的会计档案管理法来开展工作，高校自行制定的会计档案管理的制度比较少，这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性，并非是纯粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的会计档案管理在实际的工作中，不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行，陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性，导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定，而很多高校并没有结合自身发展的具体情况，来制定健全的财务会计档案管理的制度，最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高，但是，从实际的情况来看，部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员，并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室，和其他的业务科室相比，会计档案管理受到的重视不够，缺乏专业的会计档案管理人员，很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职，导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理也朝着数字化的方向发展，这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于会计档案管理人员的专业化水平比较低，导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现，不符合内部控制建设的要求。
三、高校财务会计档案管理的内控制度建设
1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视，深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性，重视预算管理，并在预算管理的过程中做好各项经费预算，结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时，一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去，对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算，确保基本建设有充足的经费，建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范，并建立健全的会计档案管理制度，以制度为导向，让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法，同时，也要结合高校的实际情况来进行调整，详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作，形成系统、规范工作流程，通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设，在会计档案管理的过程中，如果管理的层级比较多，那么将会导致管理的力量分散，会严重影响管理的效果。当前，高校会计档案在管理过程中，档案职能在业务科室，在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达，这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点，要按照制衡性的原则来进行管理，而会计档案的管理当前功能不独立，没有形成平等的关系，这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响，使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来，影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况，就要求高校会计档案要独立设置科室，由会计管理部门直接领导，会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系，相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中，一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范，尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室，并选择2～3人来做好会计档案管理的专职工作，会计档案保存和查询有专门的人员负责，建立台账，会计档案的查阅都要做好登记备案，建立对应的台账和查阅制度流程，想要查账要先提交申请，经过财务管理部门的人员签字之后才能查账，并且只能在档案室查账和拍照，以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要经过内部授权审批才能执行，会计管理相关的负责人同样需要签字，并且要约定好归还的时间，使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统，提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制，升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此，会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级，使其和财务核算的平台能够相适应，将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中，以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施，不仅要对传统的纸质档案进行存档，同时还应该利用扫描仪扫描原始单据，并进行存档，这样在档案查阅时就更加便捷，只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外，还应该提升会计档案管理人员的专业素质，加强信息化建设，对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训，不断提升会计档案管理人员的综合素养。
四、结语
当前，高校财务部门面临着新的挑战，在内部控制制度的背景下，财务部门要加强对会计档案的管理工作，将其当成核心的业务，并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作，让会计档案的管理效率和质量得到显著提升，以此来适应当前社会的需求和环境变化。
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在社会发展及科技进步的推动之下，财务会计核算方法产生了很大的改变，而会计电算化的应用愈加广泛，得到了很多行业的重视，它主要是借助计算机对财务信息进行分析、处理以及统计等操作，对信息技术进行了充分的利用，使得财务管理工作也获得了现代化的发展，财务档案管理人员需要不断学习提升自身专业能力，熟练的掌握会计电算化知识，积极提高财务档案管理工作水平。
一、会计电算化的特点分析
会计电算化的实现是基于计算机信息技术发展而来的，计算机技术与会计核算的结合产生了会计电算化，计算机技术取代了原来的手工记账、报账、信息处理等工作，使得财务工作变得更加简洁，减轻了工作人员的负担，而财务档案管理工作也变得更加规范起来，工作效率得到了提升。会计电算化主要具有几个方面的特点，一个就是它对数据信息处理方式进行了革新，在会计电算化技术的应用之下，财务核算实现了人机交互管理的新模式，具体的使用过程非常简单，只要将数据成功输入到核算机制之中，通过财务软件作用的发挥就可以直接对会计分录进行计算与处理了，最后在机制凭证审核完成之后对数据信息进行输出，这样会计报表就制作完成了。另外，原有的财务档案是由人工管理的，其具有可视性的特点，而电算化档案只能在相应的财务管理平台进行观看查阅，如果安全措施不到位，那么财务信息就容易被别人随意入侵修改。财务档案管理工作人员也需要符合会计电算化的应用要求，需要具备丰富的工作经验，熟练掌握会计核算工作内容，同时对计算机的相关操作也需要学习了解，这样才能确保财务档案的安全性，达到较好的档案管理效果。
二、基于会计电算化下的财务档案管理工作的完善策略
1.完善财务档案管理的软硬件设施
基于会计电算化下的财务档案管理工作的开展，主要选择具有档案管理功能的计算机软件，确认其管理功能是否健全，同时还需要对计算机系统进行定期的安全维护，为电算化档案管理营造一个更加安全的运行环境[1]。在计算机的应用过程中，还需要采取定期的杀毒处理，避免财务档案信息被随意篡改。在财务档案管理的硬件设施上，也应该配备相关的先进设备，，比如激光打印机、喷墨打印机等，这样能够实现财务信息载体的质量的提高，对纸质档案进行存放，需要选择整洁，温度湿度都比较合适的地方，延长纸质档案的保存期限，确保档案的完整性。
2.提高财务档案管理人员的专业素质
会计电算化下的财务档案管理属于人机交互的管理模式，人们能够对计算机的安全性进行自主的控制，因此，财务档案管理人员的素质在财务档案管理工作的开展就显得尤为重要了[2]。一方面需要根据具体的职位要求对工作人员的岗位进行划分，对不同岗位的工作职责进行明确的规定，使得每一位财务档案管理人员都能够对自己的工作负责。另外，就是需要注重对管理人员进行相关的培训，将软件操作、网络财务安全等知识作为培训的重点内容，提高管理人员的电算化核算水平，培养更多的复合企业发展需要的复合型人才，促进财务档案管理水平的提升。
3.建立完善的会计电算化财务档案管理机制
基于会计电算化背景下，为了增强财务档案管理的规范性，就需要实现相关管理机制的不断完善，对不同管理环节的制度加强重视[3]。一方面，为了实现财务档案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷归档制度，财务档案管理人员需要对产生的财务报表等数据进行及时的打印，根据审计部门提出的具体要求去进行账簿的打印，处理结束后立卷，形成纸质的档案。另一方面，需要对电子财务档案管理制度进行确立，在对财务档案进行备份的时候，最好选择质量合格的磁盘进行信息的存储，对存储磁盘与备用内容进行分开存放，对电子档案的存储还需要注重后期的保养，要满足电子档案防光、防尘的要求。在存放之前还需要对电子财务档案进行分类，按照不同的类别进行编号储存，将建档的详细日期以及档案的主要内容进行明确的标注，也可以制作成小卡片的形式，这样方便后期对档案的查找，减少不必要的时间上的浪费。对财务档案的借用也需要形成完善的管理机制，财务档案中包含的信息内容是非常复杂广泛的，档案中记录的信息非常重要，不能随意的进行借用，否则容易造成信息的无故泄露[4]。所以，在进行财务档案的借阅的时候，需要根据一定的借阅步骤去规范的进行操作，企业内部人员如果需要借阅财务档案，则需要先去财务部门进行申请，经过审批允许之后再进行借阅。如果是企业外部人员需要借阅档案，则需要持有企业开具的介绍信或者相关的审批文件才能成功借阅，通过遵守这样的借阅制度，能够大大的提升财务档案管理的安全性，有效的避免了信息泄露问题的发生。基于会计电算化的应用，财务档案管理工作中还需要注意对档案进行定期的备份，形成比较完善的档案备份管理制度，财务档案管理人员需要对相关的档案信息进行定期的备份，将所有的备份档案单独的储存在一个专门的数据库之中，对档案备份的主要内容、备份时间等信息进行完整的记录，加强管理，防止出现备份档案损坏的问题。
三、结语
在财务档案管理工作的开展中需要不断的适应新时代的要求，进行工作上的改革创新，会计电算化技术的应用推广，满足了财务档案管理创新的要求，同时也面临着很多新的挑战，新时期，财务档案管理工作需要不断提升自身的安全性，积极培养更多优秀的会计电算化管理人才，完善管理制度，使得财务档案管理过程中的软硬件都符合会计电算化的发展要求，这样会计电算化就能够发挥出更大的效用了。
参考文献：
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企业单位的财务会计档案是指在企业生长于经营的过程中，因财务会计工作而产生的专业材料，简而言之就是财务会计工作核算取得的会计资料。传统的企业财务会计档案主要包括了企业的财务报告、会计凭证和其他相关的表格与凭证等。通过企业单位的财务会计档案，能够真实有效的表现出企业运行过程中的财务状况、同时也能够从侧面反映出发展方向、经营环境、甚至人员流动等诸多方面的问题。而企业单位的财务会计档案管理则是针对企业财务会计档案本身，进行的一种包含了分析、归纳、汇总、储存等内容的管理工作。做好企业财务会计档案的管理，能够便于企业的管理者快速准确的了解企业的经营情况和发展动向，从而对企业的经营活动进行合理的调整，同时还可以为企业发展计划的制定提供充分的第一手资料，对保证决策层做出符合市场变化规律的科学计划有着十分重要的意义。因此，对与企业单位来说，做好财务会计档案的管理工作，是保证企业财务工作顺利进行，推动企业健康稳步发展所必不可少的重要任务。
二、当前企业单位财务会计档案管理中存在的问题
1.企业单位财务会计档案管理的重视程度有待提高
当前企业单位的财务工作中，普遍存在有“重会计业务，轻档案管理”的现象，导致企业财务会计档案管理工作长期得不到应有的重视，档案管理水平也难以提高，无法与高速提升的会计工作水平相适应，大大降低了企业单位财务会计档案管理工作的质量，对企业的经营与发展造成了阻碍。而在企业组织财务人员培训时，也往往更为重视会计业务的培训，未能将档案管理的相关知识纳入到培训范围，导致企业财务工作人员在财务会计档案管理方面的知识储备相对陈旧，很难利用身边现有的资源充分的展开档案管理工作，影响了档案管理工作水平的提高。
2.缺乏较为系统的档案管理制度
完善严整的档案管理制度是企业单位财务会计档案管理工作开展的依据与支撑，如果企业单位内部缺少健全的档案管理制度，会增加档案管理工作的展开难度，不利于企业财务会计档案管理工作的规范化，导致档案管理的水平长期难以得到有效的提高。当前我国部分企业在进行财务会计档案管理时，往往忽视了很多细节，造成档案管理混乱，甚至很多重要的档案由于保管不少而受到不同程度的损害，或出现部分缺失的现象，令企业的财务会计档案丧失了自身的价值，在无形中给企业带来了损失。而在企业财务会计档案管理逐渐电算化的过程中，管理缺乏规范同样也会导致电子档案管理混乱、缺失等状况，不利于企业财务会计档案的整理和利用。
3.急需具备良好业务素质的专业档案管理人员
由于部分企业对财务会计档案管理的工作缺乏重视，使其内部未能配备专门的档案管理人员，而企业内部的会计工作者虽然具备有完备的会计知识和良好的业务水平，却对财务会计档案管理的工作缺乏足够的了解，导致会计档案管理制度无法得到有效的实施，致使档案管理工作难以顺利展开。特别是在财务会计档案管理电算化的过程中，由于电算化的档案管理要求操作人员必须具备一定的业务水平，而大部分会计工作者恰恰缺乏关于档案管理的相关知识，就造成了业务素质较高的专业档案管理人员日益紧缺的现象，阻碍了财务会计档案管理电算化过程的进行，对提高企业财务会计档案管理的工作质量和工作效率造成了十分不利的影响。
4.企业财务会计档案管理电算化过程进展缓慢
虽然计算机技术的发展已经使电算化在会计工作中得到了广泛的普及，但是在财务会计档案管理工作中，电算化进程的起步相对落后，因而缺少适合电算化档案管理的有效制度，当前的档案管理电算化制度依旧更多的针对于会计数据的处理，而对档案的管理则没有做出严格的规定。这就造成了档案管理人员缺乏足够的责任意识，又难以根据制度对工作中遇到的问题做出准确的反应，导致电算化后的档案管理工作长期无法得到规范，甚至会出现会计档案被修改的现象，严重影响了企业单位财务会计档案管理工作电算化进程的推进。
三、提高企业单位财务会计档案管理水平的有效措施
1.加强对财务会计档案管理工作的重视力度
想要从根本上提高财务会计档案管理的水平，企业单位需要由上至下，全面的提高各级工作人员对财务会计档案管理工作的重视力度，在日常工作中将档案管理与会计工作并重，切实的加大对财务会计档案管理工作的投入力度，改善财务会计档案管理人员的工作环境，提高档案管理人员的业务水平，并加快档案管理的电算化速度，建立健全电算化环境下的企业财务会计档案管理制度，使企业内部形成重视档案管理工作的良好风气，从根本上促进财务会计档案管理工作水平的提升。
2.制定完备的财务会计档案管理制度
建立健全企业单位的财务会计档案制度，可以保证档案管理工作有据可查，有章可依，降低管理人员的工作难度，规范工作人员的管理行为，令企业的财务会计档案管理工作走入规范化发展的阶段。同时，要逐步细化档案管理的责任划分，将档案管理工作的责任具体落实到人，并配合明确的赏罚制度，提高档案管理人员的工作积极性，使其在日常工作中主动学习档案管理的最新知识，不断提升自身的业务水平，有效的降低人为失误发生的可能性，从人员角度提高企业财务会计档案管理的水平。
3.加快企业财务会计档案管理工作的电算化进程
企业财务会计档案管理工作的电算化，有效的提升了档案管理的工作的准确性与工作效率，减少了日常管理过程中档案保存于调阅的难度，但是好的措施必须伴随着好的制度与好的人员。为此，企业应当加强财务会计档案管理基础设施的建设力度，做好档案的收集、保存、整理以及利用等工作，同时制定出符合电算化背景下档案管理的科学制度，并积极组织管理人员进行相关的业务培训，全面促进企业财务会计档案管理的电算化，更好地实现档案管理的根本目的。
总结：企业单位的财务会计档案管理是企业财务活动的重要组成部分，分析当前我国企业财务会计档案管理工作中存在的问题，并有针对性制定恰当的解决措施，退订档案管理工作的电算化，能够快速的提高档案管理工作的科学性与规范性，进一步发挥企业财务会计档案管理在企业发展过程中的积极作用，推动企业单位的快速稳步发展。
参考文献：
[1]王萍.关于加强企业会计档案管理的思考.China's Foreign Trade.2011(4).
引言
近年来，信息化发展给单位财务会计档案的日常管理带来十分重要的帮助，以此同时，信息化时代的到来也给档案管理带来了新的机遇和挑战。在信息化高速发展的环境下，如何满足单位、工作需求，并提供科学、有效的档案管理尤为重要。因此，本文作者通过结合自身工作经验，对信息化环境下单位财务会计档案管理的创新问题进行探究。
1信息化环境给财务会计档案管理带来的机遇和挑战
随着信息化的高速发展，信息化正逐渐渗透财务管理的各个方面。目前我国的单位财务会计档案管理信息化建设逐渐完善，但仍有一些问题存在。因此，信息化环境下的财务会计档案管理，机遇与挑战并存。一方面，信息化的高速发展，有效的带动了电子政务、电子公务等基础建设的推进。另一方面，在实际工作中，乡镇的某些地方基础设施不完善、制定的法律法规不健全等问题都严重的阻碍了信息化的面开展[1]。
2财务会计档案信息化管理创新的内容
2.1会计凭证、账簿、报表等档案的电子化建设
财务会计档案管理信息化的工作内容主要体现在电子化，相对应的其他工作内容也是围绕着电子化为核心展开。与传统方法采用的纸质档案相比，会计档案的电子化建设有如下几点优势：①电子档案易于修改粘贴复制，同时易于传递、发现错误；②电子化档案有多种存储方式，便于保存打印，另外，电子档案中的数据易于计算和分享，从而提高工作效率以及工作质量。总体来说，各项会计核算的专业资料正逐渐从纸质档过渡到数字化载体的过程[2]。
2.1财务会计档案存储调用的网络化建设
财务会计档案进行网络化建设是管理创新工作中最为重要的内容之一。具体工作内容是通过联网来加强以及提高档案的存储能力，方便档案之间的调动。通过建设财务会计档案网络管理，提高档案管理人员的工作效率。实现档案管理的远程检索等功能，对公司配置资源进行合理的配置，提高其单位的工作效率[3]。
2.3专业会计档案信息化管理团队的建设
在财务会计档案的管理中，人才队伍的建设具有十分重要的意义。信息化管理，硬件配置是基础，但归根结底，仍需要有人去管理、操控。因此，要建立一个信息化、科学化、高效率的办公团队，团队的领导与员工各司其职，充分发挥自己的特长和优势，实现团队的全面职业化。
2.4纸质档案与数字档案二者相辅相成
在信息化背景下，并不是意味着纸质档案的淘汰。二者其实在工作中可以相辅相成，使单位的财务会计档案的管理能够有更好的模式。具体来说，有的具有代表意义的档案是以手写的方式留下来的，工作人员需要将其进行信息化录入，记载于数字档案中，但是这份纸质档案应该加以合理保管，使得在进行档案查阅时能更加便捷。
3财务会计档案信息化管理策略分析
3.1财务会计档案管理策略部署、预期效果
通过加强对财务会计档案的信息化管理，可有效运行财务会计档案信息化的工作。单位负责人以及管理人员是财务会计档案管理信息化的决策者和推进者。因此，加强单位负责人和管理人员的信息化意识至关重要。单位负责人应统筹兼备，充分认识到信息技术和网络科技在财务会计档案管理中的重要地位。并给予充分的人力、物力、财力支持，将财务会计档案管理信息化作为单位发展的重要内容之一，努力实现信息程度最大化。最后，管理人员也应具备信息化建设管理能力，努力提高自身水平，单位内部上下齐心，努力打造信息化环境下单位财务会计档案管理的创新模式[4]。
3.2加强财务会计档案管理基础设施建设
由于财务会计档案特殊性要求，办公自动化软件的配置需求相对较低，而档案管理信息化建设的基础设施相对较高，单位仍需要进一步提升硬件配置。档案管理信息化基础设施建设应达到安全、稳定、保密三个方面[6-7]。因此，软硬件基础设施在信息化建设中至关重要。另外，在财务软件方面，应与有关设计单位签署保密协议，着重是为了考虑安全、保密方面的问题。
3.3加强创新性方法的建设
运用目标管理体系的方法，单位财务会计管理部门制定出相关的目标，使每位财务人员能够在大目标的背景下制定自己的小目标，单位也能开始新目标的管理循环。这样的管理模式是具备较高的可行性的，管理部门将目标和要求在信息化的平台下进行细致的量化，此基础上分配个人的份额，让工作更加规范和健全，并以信息化的方法进行考核，结合大数据将个人的工作生成一份考核和份额占比表，明确个人的工作状态，单位能够从中看出自身规划目标以及未来发展趋势，这对于单位的财务工作是具有极大的促进作用，对单位的整体发展也能做到指明方向的作用。
4小结
随着信息化的高速发展，财务会计档案管理也将逐渐成为信息化建设中的新型方向，利用信息化进行大数据处理、数据存储的功能正逐渐被大家认识。通过加强各有关部门人员的信息化意识，落实好信息化建设流程，不仅能够提高工作效率，同时也利于财务管理[8-10]。综上所述，在今后的工作中，应努力综合各个方面的资源，统筹兼备，加强财务会计档案信息化管理建设，提高工作效率和工作质量，促进单位往更好的方向发展。
参考文献
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[3]彭翔鹰.基于信息化环境的会计档案管理探析[J].经营管理者,2015,17(08):135.
[4]汤志星.信息化环境下单位财务会计档案管理的创新[J].办公室业务,2013,27(05):196.
[5]杨丽萍.信息化环境下单位财务会计档案管理的创新分析[J].卷宗,2016,6(6):134.
[6]毛新桓.财务档案信息化管理的探讨[J].城市建设理论研究(电子版),2015,5(19):807-807.
[7]徐燕飞.财务会计档案管理中存在的问题及措施[J].科技与创新,2014,7(13):110-110,114.
[8]宋传芬.财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].大科技,2014,18(33):325-326.
中图分类号：G271 文献标识码：A
一、 会计资料收集不完整、及时会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。
会计资料的收集要以会计业务为主线，凡具有保管价值的所有会计事项记录、核算资料、财务管理类的资料，都应及时收集，不得遗漏，如发现缺少的资料，应及时向有关的当事人追回或采取必要的补救措施，以确保会计档案资料的完整性。依据《会计档案管理办法》，会计档案资料主要包括：
1、 会计凭证类：包括外来和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、其他会计凭证。
2、 会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿。
3、 财务报告类：分为月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告。
4、 其他类：包括银行对账单、银行存款余额调节表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
实行会计电算化单位的会计档案主要包括三个方面的内容：
（1）由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料。这些打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料应当符合国家统一的会计制度规定，根据有关规定立卷归档保管，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
（2）以磁盘、磁带、光盘等介质存储的会计数据（会计凭证、会计账簿、会计报表等数据），在未打印成书面形式之前，应当妥善保管并留有副本。这些介质都应当视同会计资料或档案保管。
（3）会计电算化系统开发和使用的全套文档资料和软件程序，也应当视同会计档案保管。
二、会计档案的整理和归档不科学、不合理
对会计档案的整理和归档要根据《会计档案管理办法》的要求，制定科学规范的分类编号方法和归档时限，建立会计档案保管清册、移交清册、借阅登记单等，保证会计档案内容完整、整理归档及时、手续完备，并按会计档案分类编号规则整理会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，合理确定摆放各类会计档案的位置，提高利用效率。
1、会计月度终了，将会计凭证按顺序排列、整理，连同所属原始凭证，按要求装订成册，正确填写记账凭证封面，填写并粘贴包角并盖好骑缝章。正确填写会计档案凭证案卷目录。
2、年度终了，将会计账簿、会计报表（实行电算化核算的单位，首先应打印出纸质的会计帐簿、会计报表）及其他资料（主要是银行存款余额调节表、银行对账单）按《会计档案管理办法》要求分类整理、编页码、装订成册，正确填写封面各项内容，填写并粘贴标签，填写会计档案账簿案卷目录、会计档案报表案卷目录及会计档案其他类案卷目录。对于上级、财政部门下达专项资金、部门预算指标等文书档案也应及时收集交由单位档案部门整理归档。
三、会计档案的保管、移交不完好、及时财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
在明确会计业务各岗位档案处理要求的基础上，指定专人负责单位的会计档案，负责会计档案资料的收集、整理、装订、保管，并保持相对稳定。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制会计档案移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。会计档案移交清册中应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止时间和档案编号、应保管期限等内容。
四、会计档案借阅、销毁不规范、严密有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，须经本单位负责人批准，方可提供查阅或复制，并办理借阅、复制登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应建立、健全会计档案借阅、复制登记制度。
根据《会计档案管理办法》规定，各单位保管期满的会计档案，应由本单位档案部门会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁待销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等。单位负责人必须在会计档案销毁清册上签署意见并签章。会计档案销毁时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员参加，并由同级财政部门派员参加监销。国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应对照会计档案销毁清册上所列内容逐一清点核对并在会计档案销毁清册上签字盖章。
五.对会计档案管理工作的重要性认识不够， 缺乏充分的认识， 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。
一、电子化信息下财会档案管理的特点
信息化财会档案除了涵盖传统的纸质档案外，同时还涵盖了通过计算机和其他磁性介质或光盘保存起来的会计数据以及财务软件系统，一定程度上拓宽了财会档案的存储领域，但由于磁性介质太过依赖环境，电子数据常常在温度、湿度等因素的影响下发生丢失情况，所以对使用存放环境提出了更高的要求。会计电子档案不像传统的纸质档案可以直接进行翻阅，而需要一定的计算机硬件及软件系统支持方可实现查阅，计算机系统是其必不可少的一部分，同时还注重软件环境系统的优化配置。信息化财会档案由于实现了会计信息的数字化，为统计分析、报表制作等提供了便捷，有效保证了财会档案的高效利用，并且积极促进了会计信息系统与其他管理系统间的优化整合，实现了财会档案信息资源的全面共享，不过这也带来了财会档案被不法人员篡改、泄露的问题，追究其原因是因为通过文件形式存储在计算机或其他专门的存储介质上的财会档案，常常会受到电脑病毒的侵袭，最终引起数据丢失、影响系统正常运行，此外，电子档案整体信息集中在一起，使不法人员有了恶意篡改数据的机会，并且修改后的电子档案没有特别明显的痕迹，无法将数据恢复到之前正常的状态，最终降低了会计数据的真实可靠性。电子化财会档案的优势众多，但也有一定的缺陷，如何保障该档案的安全完整，促进其作用全面发挥，为需求者提供更多的帮助，这是现代财会档案管理的关键。
二、完善信息化下财会档案电子化管理的策略
（1）构建完善的信息化财会档案管理制度。当前，随着财会档案信息化进程的不断加快，企业对内部基础资料进行了统一规范，制定了相应的财会档案管理流程及方法，但在颁布的财务管理实施细则中虽对财会档案管理流程作了一定的规范，实际却没有具体操作层面的制度规范。所以必须根据《电子文件归档与管理规范》、《电子档案管理办法》的标准要求，加快构建一套行之有效的会计信息化档案管理制度，涵盖了归档制度、借阅制度、保管制度等，该制度的建立有效提高了会计信息系统的安全完整性。（2）加快财会档案信息网络设施建设进程。过去的财会档案室中不存在先进的网络设备，这样在账务查账过程中，只能通过传统滞后的方式，先在财务系统中调出账务，找出所需凭证号，然后再到档案室中找寻有关凭证资料，如果档案室与财务办公场所之间相隔较远，那么就会带来极大的不便，制约了工作成效。所以加快硬件设施建设，针对档案管理实际所需优化配置先进的计算机、扫描仪等办公设施，综合财务系统与档案存放地，从而提高财会电子档案的利用率。与此同时，针对档案保管地点和财务人员查询地点之间的空间性，为了方便档案更好的查询，在相关硬件设施配备齐全后，若能研发出和财务管理系统数据有效对接的财会电子档案查询系统，那么财务人员就不再受档案管理人员的限制，可直接调取原始档案，保障了档案的有效利用。（3）构建专门的财会档案管理信息平台。在财务信息系统数据与信息单据管理基础上，为了有效处理各系统单据关联性不强、连贯性弱以及管理不够规范等问题，可构建一个专门的财会档案管理信息平台。该平台的建立能提高电子档案管理的操作水平，单据传递实现了可视性、连贯性，信息数据得到了严格保密，权限清晰，将财会电子档案贯穿于企业经营管理业务全过程，并且财会电子档案管理高度集中，由于直接使用各类电子单据，逐步摒弃了各类业务的纸质单据。现阶段，已经有企业将业务系统和财务系统进行了融合，身份认证系统得到推广与应用，签名和公章实行电子化，很好的推动了财会电子档案的信息化管理。（4）构建完善的风险防范体系，提高电子档案信息的安全性。通过设置防火墙等手段，以防范计算机硬件隐患问题，确保系统安全有效运行；此外，还应对工作流程、文件信息、信息保管方式进行规范化管理，提高会计信息传递的及时性、安全性。系统管理员的职责任务是加强流程的监管，这对系统运行的安全性提供了重要保障，同时还保证了系统内生成的财会电子档案真实完整。所以档案管理者必须注重流程管理的科学性。信息化环境下，档案管理倾向于梳理、提炼出机构文件处理流程，把档案处理的各环节、内容纳入到工作流程中并生成档案信息，因此企业应积极构建完善的财会电子档案信息安全保障体系，设置专门的电子档案数据中心，完善权限体系，通过双机热备份等有效手段为数据的安全奠定坚实的基础，并安排专业的人员做好日常维护管理工作。（5）提高财会人员素质及思想认识。财会档案电子化，除了具备传统的财会功能外，同时还必须具备使用计算机准确高效计算、分析能力的功能，而这就需要配备充足的专业人才，投身于电子档案的管理，保证会计信息的真实完整性。此外，推行会计电算化的企业，相关领导者必须高度认识对财会档案资料进行科学化管理的重要性，同时还要督促相关制度的构建。当前，依旧有部分推行会计电算化的企业，在财会档案资料管理上按手工管理时的经验进行，所以提高财会档案管理人员的综合素质，树立磁性介质档案资料的管理意识，成为了迫切需要解决的任务。（6）通过数据标准接口，实现财会信息标准化。随着财会信息化进程的加快，财会信息需要专门统一的标准，这是目前不容小觑的问题，财会信息标准化关键在于实现会计数据接口的标准化。通过数据格式标准XBRL，能提供数据标准接口，促进了各软件内数据的有效转换。运用XBRL可以对企业内部系统进行科学整合，集中各项财会信息，能对不同技术、不同平台及不同软件下形成的商业信息数据进行自由交换及安全提取，重组底层的元数据生成新的财务报表，达到现代化会计制度及其表格要求，通过高效的工具促进报表数据的再利用、传递及储存，防止了各类问题的发生，如财务软件相同但版本不同或财务软件不同都必须提供数据接口等问题，所以对于企业而言，一旦使用了XBRL，就能保证各类数据间的安全转换，实现了财务报告数据的标准统一化。XBRL技术的实践应用，不断拓宽了电子化财会档案数据的范围，同时还全面归纳汇总了标准接口达到标准的数据，实现了财会信息数据的统一。
三、结语
信息化财会档案和传统的财会档案具有紧密的联系，相互配合协作，直接反映了企业未来财会规范化的方向。所以我们应全面突出财会信息化的功能作用，加强财会档案电子化管理。档案管理人员应紧跟信息化时代的发展步伐，积极探索各类先进高效的档案管理手段，更新管理理念，丰富档案管理的技术含量，全面反映档案的潜在价值，从而为企业创造更大的效益，推动企业持续稳定发展。
参考文献
二、完善会计电算化财务档案管理的途径
随着科学技术的飞速发展，电子计算机时代已经到来，面对新技术的发展，对会计核算以及财务管理也提出了新的要求，因此，必须加强会计电算化的管理，真正实现会计工作的电算化，更好的提高财务档案管理的水平。
（一）完善会计硬软件设施建设
要加强电算化财务管理，首先要选择具有档案管理功能的软件，并且加强计算机系统的安全防护措施，要对系统进行定期的维护，更好的保证网络的安全。还要对计算机进行定期的杀毒，防止财务档案信息的恶意修改。其次，还要配备一些高清晰度的喷墨打印机或者具有打印能力的激光，作为输出纸质财务档案信息的工具，并选择温度适宜且环境干净的地方来存放档案，更好的完善基础设施建设。
（二）完善会计人员的配置体系
实现会计电算化，必须要完善会计核算体系，该体系要与电算化网络财务系统相适应，建立起一套有效的网络财务管理制度，加强财务系统的管理，更好的提高会计信息的质量。首先，要根据会计信息质量以及财务系统的核算要求，可以划分具体的岗位，并且明确各个岗位的具体任务，制定岗位具体的职责要求。其次，要做好会计人员的培训工作，提高会计人员的电算化水平，使工作人员了解软件的功能，提高计算机的电算化水平，更好的培养复合型人才，使本单位的员工能够更好的进行财务档案管理。
（三）完善电算化财务档案管理的各项制度
对于电算化档案管理系统应该完善各项制度，比如硬盘数据的保留以及软盘的备份以及保管，还有档案的管理与保存方面。首先，要建立电算化快档案的立卷归档制度。要及时的对一些账簿报表、现金日记账以及总分类账进行及时的打印，并进行立卷。并按照审计或者税务部门的要求，打印输出报表或者账簿。其次，电算化财务档案保管制度。对于电算化财务档案的管理要选择优质的磁盘介质进行备份，要注意储存盘与备用盘的分开存放。在保管的过程中，还要做好防光、防压、防尘的工作，并对电子档案进行有效的分类和编号，注明财务档案的内容以及建立时间，也可以进行制作一些档案管理的卡片。再次，严格的借用制度。由于财务信息档案蕴含的信息比较多，因此，必须建立严格的查用制度，根据档案管理的有关规定，按照手续进行借阅。本单位的成员进行借阅要通过财务部门负责人的签字，外单位的人员进行借阅时，要具有单位的介绍信以及财务部门的批准才可以，更好的保证财务信息的安全。最后，定期建立备份制度。电算化会计档案要进行定期的备份，将数据备份到磁性介质中，并且要提供一些备份的细节信息，比如备份的时间以及备份的数量等，管理人员还要定期对财务档案进行检查，防止会计信息的损坏。
随着高校改革的不断的发展和高校后勤社会化进程的不断加快，随着高校各院系、各职能部门的各类经济活动的增多、经营规模的扩大、科研项目的增加以及多方位多渠道筹措资金的情况之出现，相应的，高校与社会诸多部门发生的经济业务往来也大幅度增加，于是，相关的收付款凭证也就日益增多。在此种情形下，做好会计票据档案管理工作也就显得非常重要。加强高校的财务会计档案管理这一课题，也就摆在了我们面前。
加强高校财务会计档案管理，不但可以为领导制定事业财务规划、预测经费开支、实行有效管理和科学决策提供必要的财务信息和资料，而且还可以为学校核实各部门或个人是否贯彻国家经济政策，是否存在经济上的过失与疏漏甚至违法犯罪行为提供佐证。就此而言，会计档案的管理与利用正在并将越来越显示出它的重要的不可替代之作用。
目前，高校对财务会计档案管理工作十分重视，高校的财务会计档案管理工作也正在走向规范化与科学化。当然，任何事物的发展都是一个动态的过程，都是随着发展过程而不断完善的，高校财务会计档案管理也不可能例外。现对高校财务会计档案管理工作提出如下建议，以期得到相应的重视。
一、 加强财务会计档案人员队伍建设
按照《中华人民共和国档案法》规定，企事业单位、国家机构、社会组织及个人从事生产科研和其他经营活动，应当对其所属单位的会计凭证进行归类监督和管理。这就要求高校有一支较高素质、既懂得会计专业知识、又懂得档案管理业务的工作人员。这些人必须忠于职守，遵纪守法，具备档案专业知识，具备优良的个性品质，热心档案工作。高校要重视这支队伍的建设。要为档案管理人员营造学习创新的文化氛围，要制定具体的目标激励机制，定期进行会计知识、档案管理知识的更新培训，特别要加强对电算化会计档案管理人员的培训，不断更新档案管理人员的知识、结构和业务能力，以适应高校会计档案管理工作不断发展的需要，保证高校会计档案管理的科学化、规范化。从而不断发挥会计档案资源在高校办学活动中的重要的基础作用。
1.重视人才管理，加强培养和培训
推进会计档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育.职业培训等造就一大批复合型人才，已被广泛关注。会计档案信息自动化系统的骨干力量应是各二级会计单位的工作人员，其专业素质和思想素质水平直接影响档案管理自动化水平的提高。努力选拔和培训一批善于管理档案和计算机人才并且能留得住的专业人员，是计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，引入竞争机制 ，对某些项目管理，保证完成档案的不断建设。
2.自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定的水平，并且通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的错误，都可能造成系统的故障。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些二级会计单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平。现行档案管理中的信息自动化系统的管理体制，要能够高度集中管理和方便使用相结合。克服目前高校档案系统管理中的分散现象，从管理制度上保证业务技术规范，上下各个层次和各专业办公自动化等都应该纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，使档案管理在鉴定.整理.转递等各个环节中，每一个材料.每一份档案都不出错误。避免造成信息分割和资源浪费，建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力。
二、探索财务会计档案管理规律，加强财务档案管理规范化、科学化建设
人们常说的会计档案也就是指，凡在某一个有效年度或一个有效时段所发生的会计业务事项，均应按照会计制度进行处理的业务形成的会计凭证及报表并且反映在当年的会计核算报表及其他财务报告，会计核算等专业资料。可见，高校会计档案之重要性与不可替代性。
1.会计档案管理是一项十分严肃的工作，必须贯彻规范化、科学化的工作标准。
高校财务部门要结合本单位的特点和实际情况，按照财政部《会计档案管理办法》，制定适合本单位的会计档案管理制度和实施细则。因为，只有健全各项制度，才能从根本上加强档案软环境建设，做到日常财务会计档案管理有章可循。
经过六十的年的全面发展和管理，我校已初步形成了门类齐全结构合理的国家档案管理体系。在坚持“统一领导.分级管理”档案工作基本原则的前提下.初步建立并推行了宏观管理体系.分类指点.依照行政的档案管理新的运行机制，作为学校的主体档案管理中心负责发展学校各个部门及各个学院的档案件指导工作。我校现在已建立完善了50多个各级各类的档案管理部门。作为会计档案的意在我校深入人心，会计档案利用成效显著，在学校的建设和学校发展的各个领域之中发挥了重要的作用。会计档案管理比较单一.档案利用手续比较繁琐有的时档案工作人员服务态度不尽人意.这是由于很多的原因造成的，档案管理工作者的工作被很多的人误解和他们的工作性质没有得到他人的尊重。因此，以科学发展观为指导思想，着力解决档案管理工作中存在的矛盾和问题，对于国家档案事业还是社会各个部门的全面发展具有及其重要的指导意义。
2由于体制改革探索的需要和满足社会的需求，这几年.在工作中我们遇到以下几种情况。单位独立..分离或由于几个单位合并成立一个新的部门，我们是怎么样处理好会计档案及其他资料的管理和交接。第一种情况是，根据业务工作的需要一个职能部门需要分离，如果原单位继续存在只是一少部分业务需要分离，我们会把会计档案原始单据及原始资料放在原单位归档单位统一保管。如果，还有的业务继续发生或者说还没有完成业务，我们可以根据业务范围划分资料管理的权限，其会计资料及档案进行双方经过协商共同管理形成资源共享，如果说分离单位需要查阅以前的资料可以到原单位查阅会计资料和相关资料、复制与其业务相关的会计档案。第二种情况是，有些部门根据业务工作的服务范围不需要解体的部门，我们完全按照[中华人民共和国档案管理法]条例执行，对其以往年度没有鉴定的会计档案进行整理编号.排序.应保管期限.已保管期限等内容。档案交接时，请我校档案馆工作人员及学校负责人到场，交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，双方经办人和监交人在会计移交清单上签名或盖章注明交接日期。第三种情况，随着社会经济发展的需要有些职能部门不需要了，需要由几个部门重新成立一个新的单位.实体.进行业务活动，这就在我们面前提出来一个问题，原来单位的各种档案及很多的资料怎么样解决。我们采取的工作方式就是把原有的各个单位的会计凭证及各种资料等按类别划分，按照国家的有关规定进行及手续进行交接，由双方当事人签字交学校档案馆进行管理。如果遇到特殊情况的我们采取了很多的措施，例如，如果原有单位的业务还没有处理完成的，我们对每一项业务进行了复印资料.合同.付款情况.图纸等等全部进行了整理复印.，具备条件的单位我们采用光盘.磁盘.等等进行资料的保存。
3.根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员好第二十次会议通过的[中华人民共和国档案法]的决定。会计档案保管期限分为永久性和定期两类。定期分为3年、5年、10年、15年、25年五类。我们学校严格按照这一规定执行，保管到期的会计档案.会计资料.由学校的档案管理机构提出，那一年到那一年的档案达到保管期限需要销毁的提出销毁意见，经学校审计部门.监查部门复合同意后编制会计档案销毁清册，列明要销毁会计档案的名称、编号、册数、起止年度和档案编号、保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计部门共同派员监督。
三.科学发展观对于档案事业发展的着眼点
国家档案事业是一项具有普遍意义并且是长久存在的事业，是一个国家的必然产物，是一个国家事业发展的客观需要创建和发展起来的，档案管理的内容范围特别的广泛可以说在我们生活之中一切事情都建立档案。改革开放的时代机遇..经济发展的坚实的基础..档案工作传统的稳定..信息技术的飞越发展.为档案事业的全面振兴发展提供了新的活力。为了实现保护好人类档案文化遗产.传播与弘扬人类社会文化这一宏伟目标，我们必须以科学发展观为指导思想，促进和振兴档案事业的全面发展。
1.正确处理好科学的管理档案与更好的更有效的利用关系。.会计档案及其他档案管理存在一些内部矛盾，最基本的矛盾就是指科学管理与有效利用的矛盾。矛盾的产生是由于档案管理的特点，原始性.机要性.珍贵性.有用性.社会价值性等等自身存在的一些原始的东西所决定的。既要肯定科学的管理.特别的保护.永久性的存在，也有发挥档案管理的自身的作用，这一矛盾始终并存陪伴在档案管理事业的全部过程中。有效利用与科学的管理，在档案管理中必须是二者并存，但是我们在工作中往往是重视某一个方面而忽视另一个方面的片面性的东西是经常发生的，怎么样才能很好的把握这两者之间的存在关系，解决两者之间的矛盾，将成为档案事业管理者始终需要解决的重点问题。
2.我们在工作中一定要正确的把握好档案保密与服务于他人之间的关系。我们都知道档案管理工作的性质是一个特殊的工作性质，要求工作人员从各方面讲也是很严格的，从档案工作的目的性来看，档案利用是绝对的，但任何的档案利用又都是在一定的社会历史条件下进行的，必然要受到它所处的那个历史时代的限制，在不同的历史条件下进行的，档案利用的范围及利用的程度也是有所不相同的，因而相对说档案利用也是相对的，于是就存在一个档案的安全保密问题。档案的安全保密与利用服务是辩证统一的关系，二者是相互依存的。档案工作服务的范围是为了广大的群众或者说是为了历史的今天和明天这是他工作的最终目的，但安全保密原则是保障，离开了保障，工作的目的就难以实现。尤其在高速社会信息化的时代下，这两者之间的关系更加的不可分离，在档案信息化的高效益为前提的情况下，我们必须要做到以信息安全保密为前提。
3.必须正确处理好档案基础工作与档案信息化建设两者之间的工作关系。档案信息化建设标志着这项工作发展方向，是目前和未来一个长期的发展目标。档案管理工作者不仅仅收集会计档案.工作文件.历史资料.等等而且还要去整理.鉴定.其他方面的资料保管等环节是档案管理者的最基础的工作，也是档案信息化建设的信息源头与基础的保证。而档案信息化建设必须依照信息化的要求去做，探索研究现代管理理念，对档案工作的内容.流程.方法等进行比较符合信息原则的改造。尽管工作方式及工作的手段不一样，但是最终目的是一致相同的，都是为了更好实现搞好档案工作的价值。因此，必须统筹兼顾档案信息化建设与档案基础工作，在做好档案基础工作的前提条件下我们必须开展档案信息化建设，要以信息化建设为基础工作，实现两者的良性互动，其目的就是为了更好的把档案管理这项工作做的更加完善，使档案管理工作更加的持续发展。
在新形势下，高校档案工作一方面必须一方面又必须解放思想，打破传统的习惯思维。因为，只有遵行规律，严守规范，才能保证档案工作的严肃性与可靠性；而只有解放思想，打破传统习惯思维，才能不断发展，才能优化服务。高校档案部门应该切实加强高校会计档案的科学管理，推进工作创新，从而充分利用现代化信息技术，如办公自动化，电子办公系统，校园网络信息等，实现会计档案数字化、网络化、信息化与智能化，以期为利用者提供高效优质快速的服务。这项工作，对于高校教育改革和发展有着极其重要的意义。（作者单位：内蒙古师范大学财务处）
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，是会计核算的产物，是会计各环节的集中反映和副产品，主要来自立档单位的财会部门或财务会计人员。会计档案具有较强的专业性、广泛性和严密性。
一、会计档案的构成
会计档案管理办法中明确规定会计档案具体包括以下内容：
会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他凭证；会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他帐簿；财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注和文字说明，其他财务报告；其他类：银行余额调节表、银行对帐单，其他应当保存的会计核算资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。各种财政预算、财务计划、会计制度等文件材料，不属于会计档案的构成范围。
二、会计档案的整理
根据规定在整理时应当保持原会计卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和会计人员共同拆封整理，以分清责任。在整理时应当根据具体情况，主要有以下三种方法进行整理。
1.首先分开年度，把一个年度形成的会计档案分为报表、帐薄、凭证三大类，然后再把不同保管期限的会计档案分别组成单个的保管单位，一年编一个流水号。其优点是简便易行，分类与保管一致起来，便于查找利用。
2.年度――保管期限――组织机构分类法
先把一个年度内形成的会计档案按保管期分开，然后在组织机构内再按报表、帐薄、凭证分别组成保管单位，一年编一个流水号。其优点是能够反应会计档案形成的部门，体现一个单位会计档案的完整性，查找利用方便。
3.年度――会计类型分类法
按年度设大类，大类中按税收计划、税收会计、经费会计、税收统计等会计类型的性质划分属类。然后将同一属类内的会计档案报表、帐簿、凭证分别组成保管单位。它的优点是，这种分类能反映会计活动的不同阶段和性质，能保持内在联系，体现全宗内会计档案的系统性，既方便平时利用，也便于今后的使用。
对于凭证、帐簿、报表封面上原有项目没有填清填全的要由经办人补填，对于破损，缺页，装订不牢固的案卷也要由经办人修补和装订。如果条件允许，最好将那些规格不等的凭证、帐簿、报表按照案卷的排列顺序分别装盒（袋）达到形式统一。
在案卷排列上，一般是先排报表，再排帐簿，最后是凭证的顺序排列。如果各单位的党政文书档案目录已编排定号，会计档案应该单独编号，外加“会”字或其它代码，以示与文书档案相区别。会计档案数量不多的单位，可与文书档案一起统一编排目录。
三、在会计档案管理中应注意的几个问题
1.及时整理归档，确保资料完整
各会计核算单位对每年形成的资料，应当由财务会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，列出保管清单。在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，之后，要及时按清册内容移交本单位档案管理机构统一保管。接交人应当按照清册内容逐一清点，并办理交接手续，归档后，档案管理人员应按照有关规定妥善保管，并注意保密，确保资料完整。
