时间：2023-05-16 10:11:01
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【关键词】
人事档案管理；信息化
0 引言
目前，我们已经进入了一个崭新的信息化社会。信息技术也开始不断地深入到社会的各个方面，要想使得人事档案管理这项工作平稳有效进行，管理人员必须将信息技术运用到这项工作中来，这也使得信息技术成为了人事档案管理工作的重要方式。其根本就是合理有效的利用计算机技术将传统的档案用电子文档做出来，实现人事档案信息化、规范化，并能够在允许的前提下进行资源共享，有效提高档案的利用效率。
1 人事档案管理信息化建设的意义
根据有关报道，我们可以了解到信息化是促进一个国家发展的必然选择，只有大力推进信息化的发展，才能实现现代化建设。信息技术是当今社会一项十分重要的技术，也是表示人事档案现代化管理的象征。在信息化社会的前提下，将其应用到人事档案管理也成为了一种必然选择，更是一种全新的方式。
1.1与信息化社会相协调，是人事档案管理信息化的表现
在近些年来国家档案管理局出版的相关文档中明确指出了信息化管理是档案管理的必然趋势，并明确了当今社会教师人事档案管理信息化的各阶段的任务和目标。
1.2使人事档案资源得到共享，为当今社会发展做出一部分贡献
随着信息化技术的飞速发展，电子文档资源已成为了人们进行社会活动和个人活动的重要资源。所谓的档案管理信息化建设，就是将教师人事档案信息化提升为整个国家信息化建设的总框架，以档案的利用率为基础，以人事档案的信息化为目标，加速促进教师人事档案电子化、管理规范化、信息利用简便化的在网络上进行的进程，使得教师人事档案管理工作持续快速发展，为实现社会信息化提供一份力量。
2 人事档案管理中存在的不足
人事档案是指社会上一些组织和部门进行人事管理的管理人员在选用人才等一些工作中所积累而成的很珍贵的人员资料，它记载着不同的人在不同阶段的发展经历，还客观真实地记录了一个人的社会阅历、家庭以及社会关系、个人品质等等方面的资料。由于诸多方面的因素形成了当今社会教师人事档案管理中存在的一些问题，具体有以下几个方面：
2.1管理者对教师人事档案重要性的认识过于片面
管理者对这项工作不够重视，基本都表现在教师人事档案管理的工作中，有很大一部分领导者在对档案机密性的认识上存在不足，认为这项工作只要将这些档案保管好不丢失就行了。所以，他们都忽视了档案管理工作的机密性，不能很好地将档案进行保密处理，工作人员不能拥有良好的工作环境，也没有足够的经费进行支出，这项工作也就很难做好。
2.2教师人事档案机密性不足
根据国家的相关人事档案管理方案指出，任何人不得私自调用个人或者亲属的档案资料。人事档案进行保密的目的一方面是便于统一管理，另一方面是为了防止安全事故的发生，也正是这种机密性大大的降低了教师人事档案的真实可靠性，管理者的意见而不是本人意见，导致档案的随意性也随之增加。
2.3教师人事档案真实性不高
人事档案的价值来源于其真实性，就目前的人事管理方式而言，档案造假的现象时常发生。也有部分领导为了打击报复而通过修改职工的档案，最后给职工造成巨大的心理和生活上的伤害。各种不同方式的造假现象也不断发生，使得教师人事档案管理制度的真实性面临着巨大的威胁。
2.4教师人事档案资料不够全面
教师人事档案内容不够齐全，资料内容不全面。造成这些不足的原因一大部分是因为进行教师人事档案管理工作的人员不具备必须的责任心，没有积极负责的收集各个方面的资料，导致档案资料不足。
2.5教师人事档案管理制度不够先进
随着目前各种制度改革的不断进行，人才的使用和流动频率也逐渐增高，选用人才的手续也由复杂 变得简单。由于教师人事档案管理制度不够先进，没有紧跟时代的潮流，而且没有及时的修改，对人才的流动造成了一定的阻碍作用。有些单位甚至不择手段将人才的档案进行扣留，造成了教师人事档案不齐全，给一些急需人才的单位的工作造成了不便。
3 教师人事档案管理信息化建设的新方式与对策
3.1建设现代化的人事档案管理设施，完善教师人事档案信息
在进行教师人事档案管理的信息化建设道路中，要紧随时代的步伐，使基础设施处于最先进阶段，以便于提高教师档案的安全可靠性。在建设基础设施的过程中。也要充分利用网络科技，加快建设教师人事档案数据库的步伐。同时也要建设先进的档案管理和使用系统，在全社会统一使用达到科技要求的档案使用和管理软件，为信息的安全合理使用提供有效的保障。
3.2健全教师人事档案管理制度
在进行现代化建设的过程中还要注意不断健全各种规章制度，并提出合理可靠的意见，并经过开会表决，选取最为有效的意见并投入使用，以推动制度的制定和健全的进度。提出相应的奖励措施，推进制度的合理化建设。其建设重点是研制出一些合理的档案信息化准则，运用符合实际的宣传措施进行传达消息，使得进行教师人事档案管理的工作者的心里都有一个标准，最后达到完善教师人事档案的管理制度的目的。
3.3培养高素质的专业管理队伍
教师人事档案的信息化管理建设对于每一位进行档案管理的工作者都做出了很高的技术要求，它要求档案管理人员在进行工作的同时还要不断的加强专业知识的学习，在进行专业知识学习的同时，还要加强对网络技术以及教师人事档案管理软件的学习，以提高工作人员对现代化设施的运用能力，最后成为一名高素质、高能力、高水平的全能型人才。与此同时，领导者还要对档案管理人员进行政治思想的教育，使他们具备较强的责任心，不会为了达到某种目的而去弄虚作假，最后造成严重的后果，并且还能尽快实现档案管理的信息化和现代化。
4 总结
总的来说，教师人事档案管理工作的发展只有顺应时代的要求，以信息化建设为前进方向，才能完完整整的把这项工作做好，才能加快教师人事档案管理信息化建设的步伐，最终使得教师人事档案的管理更加合理规范。
【参考文献】
党校教务档案是党校校史的重要组成部分，是党校工作业绩的展示窗口，也是党校开展教学、科研，提高教学质量和实现科学管理的必备材料。随着信息化时代的到来，如何更有效地运用现代化手段管理教务档案，则是新时期教务档案管理的重点课题。
一、当前教务档案管理存在的问题
1.收集、管理不够规范
目前，教务档案的管理工作往往得不到学校领导的重视，工作人员对档案管理工作也缺乏足够认识，各科室没有专职的档案管理人员，档案材料收集不齐全、不规范，有些科室只重视纸质档案，而忽视其他介质档案。而且，随着学校的发展，教学不再限于课堂讲授，还广泛开展了公开课，论文研讨，下乡调研，教学互动尝试等活动，所形成的教学档案数量增多，载体也日益多样化。一些党校所采用的仍然是传统的档案管理模式，即组卷、立卷、拟定标题装订等等，工序多，操作难，工作量大。这种方式收集整理的档案，其查准率是可想而知的。
2.内容缺乏系统性
开办党校的最终目的是进行我党理论和工作的宣传以及对党员进行党性知识教育，党校教育的结果应该被记录在案并且形成系统，有助于党校进行教育总结。但是，现实的情况是有些班次的材料在办班结束后没有及时移交给档案管理人员或因种种原因不慎丢失；有些教师科研成果，只报送论文题目，没有按时把科研成果复印存档，导致工作衔接不到位，造成科研成果丢失；有些党员教育工作你开展得很好、效果也十分明显，但是这些教育总结资料并没有形成系统的档案资料被保存下来。对档案资料整理的缺乏直接导致党校教务档案不完整，没有系统性，影响了教务档案的质量和利用价值。
3.信息缺乏共享性
保守秘密是档案管理人员的神圣职责，党校教务档案中包含了大量党校学员的个人信息，这些是必须加以保密的档案内容，但党校教务档案中也包含了很多可以被利用与其他党务工作中的资料，例如对学习班教学效果的总结、党校开办过程中产生的问题及解决方法的探讨等，这些资料如果能够被有效利用，则可以有效提高党校的办学效率。但是，在传统的保密观念影响下，党校教育档案工作存在重保轻用，利用不良的现象。对党校教务信息的共享缺乏导致些弊端：首先，大多数教务档案工作保密多，内需利用多，对外交流共享少，有些重要的、有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，档案管理工作的实际作用被抹杀了；其次，党校教务档案信息资源的开发利用始终处于原始、简单的数据整理状态，信息含量低、封闭，无法实现资源共享，也就无法与外校进行有效交流，致使党校教学本身的质量迟迟得不到提高。
4.重要档案没有专人管理
党校教务档案不仅包括参加党校学习的党员和部分群众的基本信息，还包括党校学习班的教学具体内容、教学实际过程和结果的总结，有些教学过程当中出现的对教学内容的分析和深度反思则体现在参与党校学习人员的日常汇报和笔记中；教务工作人员的科研成果可能保存在各自的电脑上。因此，党校教务档案来源渠道很多，材料繁而杂，没有指定专人管理，很难做到分类明确，归档有序。另外，没有专人管理也使材料容易混杂，使得要找的材料不易找到。
5.缺乏现代化管理手段
档案管理对我国各项事业的发展都具有极为重要的作用，因此，进行现代化的档案管理成为我国档案管理事业发展的主要趋势之一。现代化管理手段的应用时基于档案管理信息化的，这就要求档案管理工作人员必须具备相应的计算机文件处理能力和网络化信息处理能力。但是，党校教务档案管理人员多是年龄较大的工作人员，这些工作人员计算机应用水平普遍不高，较少参加业务培训，管理方面习惯于旧模式，以传统的手工方式管理教务档案，材料分类立卷装订，很少进行档案信息化处理，致使档案提取和调用的效率很低。此外，党校办公系统的信息化建设中的应用软件缺少文档一体化功能模块，使档案信息化工作进展不顺畅，没有办法对教务档案实施彻底的现代化管理。
二、加强党校教务档案管理的对策
1.加强宣传，提高领导的档案意识
教务档案管理人员要抓住时机，加大宣传力度，从而提高有关人员特别是领导同志的档案意识，为做好档案工作打下坚实的思想基础。能够加强档案管理宣传力度的方式包括以下三点：第一，以提高档案服务管理意识为基础进行档案应用性宣传，从档案管理工作的实际作用出发提升档案管理意识；第二，去先进单位观察信息化档案管理的好处；第三，进行档案管理服务改革。对档案管理工作的重视则是实现档案信息化管理的基础，档案管理工作重视与否，关键在领导，如我们市委党校，就专门配备了一名档案管理人员，还配备了计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、铁皮柜等。由于领导思想的重视，并从人力、物力上给予大力支持，使得该单位的档案管理工作非常规范。
2.建章立制，规范教务档案的收集整理制度
进行党校教务档案信息化的第二个步骤，就是要对档案管理工作进行制度建设，以健全的档案收集和整理制度作为档案信息化建设的根本。党校档案管理工作部门需要做的是，在《档案法》的基础上，根据国家档案局有关规定，结合新的管理方式，档案网络信息化的要求及学校当前实际，制定和完善教务档案管理的规章制度。具体包括制定和完善教学档案、教师业务档案、学员学籍档案、科研成果档案、基层党校活动档案以及其他档案管理实施细则，特别是要制定声像档案、电子档案管理的实施细则，并对档案的收集、整理、保管、利用等环节做出具体规定，使档案管理进入规范化、制度化、程序化轨道。
3.更新观念，努力实现教务档案管理信息化
随着电子政务在快速发展，各级立档单位所产生的电子文件与电子档案正逐步取代传统载体的纸质档案，档案是否有能力接收和安全保管越来越多的电子文件与电子档案等新型载体档案，已成为衡量档案事业发展阶段的新的标准，档案信息化势在必行。这就要求学校的档案工作者要更新理念，调整思路，切实领悟到教务档案信息化对档案管理工作的实际作用、观察并了解到教务档案的应用对档案信息化建设的迫切需求，从自身的档案工作观念更新出发，将将档案管理的实际操作从手工建档的工作中解脱出来，以“件”为单位整理教务档案，利用计算机录入教务档案信息，建立教务档案信息数据库，实现网络化管理和利用。
4.明确重点，指定专人收集重要档案材料
要根据教务档案的特点，明确各科室收集档案材料的范围，指定专人收集具有保存价值的重要档案资料。如：①文件类：县委、县政府文件、上级文件以及学校制定的教学科研工作文件和实施方案等；②综合类：教学通知、各科室工作计划总结、教学工作会议材料等；③教学类：教学课程表、干部培训进程表、考试安排、考核办法等；④学籍类：各班次花名册、成绩单、结业证及毕业证书、学历证书电子数据等；⑤教师业务类：本校教师以及外聘教师基本情况材料、考核情况、进修情况、骨干教师的培养考核材料、教学评价、教学竞赛和教学奖励；⑥科研类：教学改革方案、下乡下企业调研资料、教学评估和反馈、校际之间的交流材料、情况材料等；⑦教材类：征订的教材、各类教学参考书、本校教师参与编写的教学材料等；⑧其他类：主要包括电子档案、照片档案、录音录像档案、多媒体材料等，只有指定专人负责收集整理，才能使材料归档做到完整准确、系统、规范。
5.严守秘密，处理好教务档案的开发利用与保密的关系
在教务档案的开发利用过程中，要坚持档案工作的保密原则，完善保密制度。同时也要正确处理好所有权、隐私权的关系，档案的开发开放不能危害学校集体的安全和利益，不得侵犯教师和学员的合法权益，对教务档案中诸如有关教师基本情况，对教师的评价、奖惩情况，学员的基本情况等内容应加以保密。要公开上网的，要经过学校认真审核。但对于那些可以及时开放的档案信息，也要及时上网，避免造成信息利用价值的损失，从而使档案的利用向广泛、纵深发展，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，也使档案的社会功能得到充分发挥。
6.加强队伍建设，提高档案管理人员的素质
社会的发展，科学技术的不断进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。因此，要加强对档案管理人员的业务培训工作，提高他们的综合素质。一是要提高思想素质，营造一种爱岗敬业的良好氛围，具有强烈的档案意识和服务意识以及良好的职业道德和心理素质。二要注重自身学习，主动参加岗位培训，不断提高管理教务档案的水平，做到依法治档。三要成为复合型人才，既有档案管理的专业能力，又要善于运用现代化手段，擅长计算机的应用和网络信息管理的技术。因此，档案管理人员要主动参加计算机等的考试，熟练地运用计算机技术管理电子档案，以便对电子档案管理和电子文件实行“前端控制”，争取做到及时接收电子文件。
一、新形势下高校教学档案管理呈现的新特点
随着高等教育体制改革的迅速发展与办学规模的逐步扩大，高校管理机制和范围都发生了根本性的变化，文件资料的产生与日俱增，高校教学档案管理面临着新形势，产生了一些新特点。
1.教学档案管理的开放性更强
随着信息技术的飞速发展，互联网技术越来越成熟，国家之间、组织之间、个人之间的交流将更加方便，非涉密档案的封闭性被打破，最终成为公众资源。
2.教学档案管理趋向虚拟化
信息化条件下，高校教学管理的虚拟化主要表现为教学管理主体和管理客体的虚拟化、教学管理环境的虚拟化和教学资源的虚拟化。
3.教学档案管理的交互性更强
信息化条件下校园网的管理平台的交互性更强，从而使高校教学档案管理主客体之间的交互性更强，交互方式更多，本文由收集整理且主要以非同步交互为主。
4.教学档案管理矛盾突出
高校教学档案管理软硬件水平与新形势下教学管理要求间存在的矛盾日益突出。
二、高校教学档案管理发展的障碍性分析
教学档案是在高校的教学活动中形成的，它反映了教学研究、教学实践、教学管理的全过程，是高校教学管理工作的重要组成部分。收好、管好、用好教学档案，无疑是高校档案工作的重要内容之一。不可否认，目前不少高等院校在教学档案管理方面有了进步，但多数高校的教学档案管理仍存在许多不足之处，如有些文件材料收集不全面、内容填写有遗漏、书写不符合要求，等等。同时，高校的教学档案管理面临新的形势，出现新的特点，有些新出现的问题可称为雪上加霜，严重影响了教学档案管理的质量，主要受以下主客观因素的制约。
1.主观制约因素
（1）档案意识薄弱。一是学生不重视自己的个人档案，不了解学籍表与自身的关系，不愿意认真填写自己的个人信息，使得学籍表不能体现学生的真实情况，影响档案的真实性，也降低了保存价值；二是学校领导缺乏档案意识，对档案管理工作不够重视，没有在政策上、经费上给予保证，也没有把教学档案管理工作作为重点项目来对待，只是疲于应付检查；三是各部门具体负责档案管理的工作人员对工作缺乏正确的认识，对档案不够重视。
（2）高校教学档案管理人员存在不稳定性，没有足够的专业知识。考虑到各方面原因，很多高校的教学档案管理人员并非经过严格招聘而来，大多数都没能接受档案管理的正规教育，不具备相应的档案管理理论与实际操作技能。部分高校的二级学院也没能配备具有专业素质的教学档案管理人员，基本上都是由教务教学管理人员兼任教学档案管理一职，且变动非常频繁，正是因为身兼数职，才给教学档案管理带来了更多不利局面。
（3）现代化管理手段落后，不能与时俱进地体现教学档案的系统性、完整性和科学性。当今社会已经进入信息化管理的时代，教学档案的管理也必将随着这一划时代的历史进程而发生巨大的变化，走出传统的思维和工作模式。但大多数高等的档案信息管理和开发还处于相对滞后的状态，尤其是教学档案的管理，不管是管理手段，还是服务方式，都十分陈旧老套，不能与时俱进。
（4）规章制度难以落到实处。目前，高校制定的某些规章制度和工作职责看似很周详，条条框框很多，但不够务实。在实际操作过程中，往往会出现职责不清、分工不明的现象，很多工作执行起来很困难，往往难以落到实处。教学档案管理工作方面也存在同样的问题，如主管部门对档案管理工作缺乏常规性的检查和监督，也没有相关部门给予经常性、专业性的指导，使得档案管理工作水平难以得到持久、有效的提高。
2.客观制约因素
（1）经费投入不足，软硬件设施落后。由于长期以来对教学档案管理工作的忽视，缺少对该项工作的经费投入，由此造成档案管理软硬件设施很落后。没有独立的办公场所、良好的办公环境和现代化的信息检测系统，检索手段十分原始。器重，一部分完全靠大脑的记忆，一旦忘记，检索起来很困难；另一部分，则是靠手工制定一个简单的只有自己知道的检索目录来检索。这些，都使得教学档案的信息资源优势得不到充分发挥。
（2）收集的教学档案系统性不强，材料不规范。高校教学档案的内部是一个非常复杂的结构。教学管理过程中，由于没有形成一定的管理规范，缺少制度保障，这一过程中形成的原始材料不齐全，不完整；并且，教学安排统计表格格式混乱，与档案内容无法对应。
三、加强高校教学档案管理创新的对策
1.创新管理观念，强化管理意识，建立教学档案
创新管理观念，就是要求档案人员转变固有的管理思想观念，通过各种宣传手段，加强相关文件和规定的学习，使全体师生员工充分了解教学档案的内涵，认识到加强教学档案管理工作的重要性和必要性，认识到教学档案管理是学校教学管理工作中的一项必不可少的基础性管理工作；强化管理意识，特别是领导要强化档案管理领导意识，从学校长远发展和人才培养的高度，加强对学校档案工作的领导，把教学档案管理工作列入重要工作议事日程，在人财物方面予以支持，并积极引导广大师生重视教学档案，用好教学档案，把档案的保管与收藏转变成档案的开发和利用。另外，改革旧的管理模式，加强档案信息的双向沟通与交流，实行开放型的科学管理，也可以以此强化档案管理的意识，确保建立高质量的教学档案。
2.创新管理制度，健全管理体制，完善管理体系
创新、健全和完善有效的管理制度是做好档案管理工作的基础，是搞好教学档案管理工作的保证。一方面，学校教学档案管理需要校领导层继续制定具有前瞻性的管理制度进行规范管理；另一方面，学校教学档案管理更需要建立健全符合自身特色的制度作保证，主要是在人、财、物的保障上，以及检查与奖惩制度上，建立行之有效的管理制度。在此基础上，建立起由分管领导、教学部门负责人、教学部门专职教学秘书等组成的教学档案管理网络，明确岗位责任制，实行定期检查制度，成立校综合档案室，负责全校档案的综合管理。各院、处室应明确一名兼职档案员负责本部门档案的收集整理和移交工作，形成一个以档案室为中心的强有力的管理网络体系。
3.创新人才培养，充实管理人员，加强队伍建设
档案管理人员的专业素质和技能水平是教学档案现代化建设的最重要的主观条件，引进管理人才与加强档案管理人员的业务培训，理应成为当前档案管理的重中之重。首先，高校要引进专业管理人才，争取安排专人负责教学档案管理工作，不能安排专人的则要保持兼职管理人员的相对稳定，注重充实管理人员；其次，学校档案管理工作领导小组应该有计划、有步骤、有针对性地组织档案专业性工作人员进行多种形式的教育培训，促使他们系统学习和掌握档案业务的知识规律和方法，加强人才的培养。同时，要通过建立和完善有效的培训机制和考核机制，为档案管理水平的不断提高提供人力资源上的有力保证，以保证各级档案的整体性及系统性；最后，要不断提高专兼职档案管理人员的职称和待遇，努力改善其办公条件和环境。只有管理人员心安了，业务素质提高了，管理队伍壮大了，教学档案管理才能持续健康发展。
4.创新管理设备，改善管理条件，提高管理水平
一、教师人事档案管理工作中存在的问题
（一）教师人事档案管理模式过于陈旧
传统的中小学教师人事档案管理模式会在一定程度上控制人才的合理调配，但传统的教师调配需要提交资料，然后经上级审批，这样会严重影响到优化人才结构的周期。由于传统模式下的教师人事档案管理方式单一，所以在对教师进行调配的过程中不仅非常被动，还会影响工作效率，阻碍教育改革的进度，这显然与高节奏的时代要求不符。
（二）没有齐全的档案管理工作软硬件配置
中小学教师人事档案管理工作需要有一个科学合理的环境，但现在的教育机构大都不会关注这一方面，以致现在教师人事档案管理设备落后，甚至有的学校根本没有设立档案管理部门。档案管理人员认为这一工作属于机械式工作，所以不会主动去了解一些与之相关的研究新成果，更不会在该领域提升自己的专业管理能力。
（三）传统的人事档案都是以纸质形式存在的，存在很多漏洞
中小学教师人事档案在归档之后会随着事件的推移不断陈旧，若纸质量较差，会出现破损，导致教师人事档案信息不准确。纸质档案也会在平时工作中被相关人员查阅，翻阅次数会随着时间的推移增多，翻阅次数过多会导致资料损坏，无法长期保存。所以，档案管理人员应尽快改善存档的形式。
（四）缺乏档案管理人员，且教师人事档案管理人员专业技能普遍较低
目前国内的教师人事档案管理人员大多没有先进的信息技术应用能力，思想仍然固化在传统的管理模式中。管理人员不会主动去学习先进的管理技术，更不用说去调整管理结构，这会从根本上抑制中小学教师人事档案管理信息化建设工作。
二、教师人事档案管理信息化建设的对策
（一）加强档案开发利用
中小学教师人事档案工作信息化建设主要包括以下几点内容：数据的建立、数据的维护、开发新系统、信息查询等等，其中最为重要的两点是开发新系统和信息的维护。在开发新系统的时候应该结合实际情况，选择正确的人事档案资料，然后把所有信息都记录在计算机系统里面，不断完善数据库。随着科学技术的发展，互联网已经走进人们的生活，档案的相关管理事物也应该利用互联网技术。所以现在应该对中小学人事档案管理工作进行改革，启动最新的管理模式，完善信息管理库，优化信息查询的过程，为人们提供更便利的服务。
（二）建设软硬件设施
随着人们要求的提高，应加强中小学教师人事档案信息化建设，提升如硬件配置，建立健全档案信息。可以选择让技术人员开发专门的中小学教师人事档案管理系统，不断优化教师人事档案管理工作体系。除此以外，还应注重培养高科技研究人员，从真正意义上做好教师人事档案管理工作。
（三）树立安全意识
有些事业单位在教师人事档案信息化建设的时候忽视安全问题，一旦硬件或软件发生事故，数据将损坏甚至丢失，给档案的管理工作带来很大困难。所以，在数据管理这方面可以利用先进的加密技术进行保管，这样不仅可以做好教师人事档案管理的保密工作，还可以保证这些信息的安全性，不影响技术人员开发新型档案管理模式。众所周知，电子档案对技术人员的专业要求极高，所以在此过程中应注意防潮、防晒、防病毒，认真工作，处理好先进技术和档案之间的关系，保证教师人事档案信息的安全性。
（四）加快档案人才的培养
在教师人事档案信息化建设过程中，应注重培养专业型人才，因为在这一过程中技术人才占有重要地位。在建设档案管理队伍中应注重提升人员的综合素质，定时对技术人员进行培训。档案管理的工作人员首先应该热爱这份工作，拥有较高的综合素质，有主动学习和法律意识，对先进的计算机技术有一定的了解，可以在信息化飞速发展的年代不断改善档案管理工作模式。所有的档案管理工作者都应该给自己制定工作要求，不断学习新技术，适应时代的发展，提升教师人事档案管理信息化的质量。此外，还应为档案管理人员定期组织活动，如专业讲座或研讨会等等，目的是学习先进的专业知识，提升自身专业技能，开发创新能力，这是教师人事档案信息化建设的坚实保障。
三、结语
综上所述，教师人事档案管理信息化建设的最终目的是更科学、更合理、更高效地做好档案管理工作，保证档案信息的安全性。做好教师人事档案管理信息化工作是提升工作效率的基础，只有这样才有可能改善管理模式，完善档案资源，实现档案信息化的存在价值。
【参考文献】
【中图分类号】G272 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2014）24-0199-01
档案整理是企事业单位不可缺少的部分，它对保存历史信息，用于工作参考，学习经验等都有重要的作用。在社会科技与文化不断发展的今天，档案整理也需要从新的视角来思考，以适应新技术、新文化带来的影响。
一 目前档案整理工作存在的问题
1.档案整理缺乏认识
由于部分单位对档案整理工作的认识不足，缺乏足够的人力财力投入，导致档案整理工作一直没有落到实处。主要体现在以下几个方面：（1）档案整理人员稀缺，在职人员有的不具备档案整理专业素质，不能高质量、高效率地完成归档的任务，还有的档案整理人员虽然具备一定的专业素质，但是由于上级缺乏重视，引起员工对工作的忽视，出现工作不认真，态度不端正的情况。（2）档案整理从业人员年龄结构不合理，偏向老龄化，缺乏专业技能培训，导致业务水平低下，档案的搜集、归档、数字化、装订等任务均不能有效完成，甚至出现遗漏、误收等现象。（3）由于档案馆大多是办公、保管、调阅为一体，没有很好的区分，对档案馆的服务性产生了影响。
2.档案整理意识薄弱
对单位而言，档案整理往往处于工作的尾端，工作性质导致其不容易出成绩，不受外界重视，甚至被认为是单纯的记录工作，不需要人力、物力、财力的投入。种种不良意识导致档案整理工作的重要性和必要性没有得到充分认识，部分单位还对资料归档工作产生了抵触情绪，这些都严重制约了档案整理工作的有效有序进行。
3.档案整理缺乏方法
由于前文提到的因素，档案整理人员对自己的工作产生了认识偏差，他们认为档案整理不重要甚至不需要进行，只需看好档案即可；同时单位又缺乏足够重视，导致档案整理还是由老一辈员工按照传统方法进行，这在飞速发展的社会与科技面前显得格格不入，档案归档缺少数字化、信息化，也缺少高效实用的整理方法。
4.档案整理缺乏规范流程
规范的档案整理工作，应配备统一、科学、标准的工作流程或操作手册，而目前的档案整理更显随意性、人为性。制度与规范没有体现在工作中，这样容易对档案的实用价值产生严重影响。
二 新视角下档案整理的方法
1.强化档案整理人员的知识技能培训
要让档案整理跟上时展的脚步，其从业人员就应当接受相应的教育，使工作更科学，方法更先进。首先应配置先进的档案整理设备，建立档案信息化系统、档案查询网络、完善档案快速录入设施，并教育员工熟练掌握设备的使用与系统的组成。另外，新视角不仅是档案整理新技术的运用，还是从业人员思想与观念的变革。对于档案的新载体、新种类、新材料，设备的新技术、新功能、新知识，都需要活跃的思想来驾驭。因此，单位还应引进年轻的档案整理人才，实现档案整理工作的知识化、年轻化、专业化转换，使档案整理水平大大提高。
2.新视角下的档案整理信息化
在新视角下，档案的电子信息化已是大势所趋，而要建立一套档案整理的信息化系统，笔者认为可从以下几方面入手：第一，条形码与二维码技术。信息工业的飞速发展使条形码成为验证商品信息必不可少的部分，二维码也在近几年开始流行于网络世界成为信息的重要载体。档案整理也可借鉴这样的先进技术，将每一份档案归入一个条形码或二维码，大大方便日后的查询与管理。第二，数据库技术。目前的数据库技术已相当成熟，这为档案整理的电子信息化提供了重要手段。企业单位可通过建立档案数据库，将档案整理电子化，简化日后的管理与查询。第三，加强档案管理的资金投入。要完善上文所说的设备，就应投入足够的资金。首先，单位应认识到档案整理的重要性，其重要性主要体现在以下几点：（1）保存经济成果，成为日后主张经济利益的凭证；（2）对企业来说，档案是质量的证明和追溯的依据；（3）档案还包含了技术开发的过程与经验；（4）档案的整理也是企业单位文化的积累，一本档案包含了单位发展历程与其厚重的文化底蕴。明确了档案整理的重要性，单位的有关负责人就应保证整理工作有充足的物质保障，要按照国家和行业标准完善档案整理的相关要求。档案人员的编制、档案工作规模、档案数量的定制等都应提上日程。这样，才能完成档案整理的建设与完善，实现数字化、信息化、标准化、规范化的档案整理工作。
三 结束语
综上所述，从加强从业人员培训与人才引进，建立完善的电子信息化档案整理系统，加大档案整理资金投入三个方面下功夫，就能在新时代更好地进行档案整理工作。
摘 要：教学档案管理工作是高校教学管理的重要组成部分，是评估教学水平和教学质量的重要指标之一。本文阐述了新时期高校教学档案管理工作中普通存在的问题，并提出了相应的建议。
关键词：高等学校；教学档案；管理；策略
高校教学档案是高校在教学过程中和教学管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、图表、声像等不同载体材料的总和。在新时代的背景下，教学档案管理作为高校日常教学管理的重要组成部分，如何适应新的形势，如何提高档案管理水平，如何数字化、精细化管理，已成为高校及档案管理人员面临的新课题。
一、新时期高校教学档案管理工作的现状及问题
1、教学档案管理部门权责不明现象较突出
长期以来，高校领导对教学档案工作还缺乏足够的认识和了解，档案管理意识薄弱，没有把档案管理工作纳入部门工作计划和议事日程中，导致教学档案的管理处于无序状态。高校教学档案管理工作涉及学校众多部门，宠大而复杂的工作关系网，使得教学档案的收集、管理和使用等工作无法良好的运转。各部门之间职权划分不够明确，也缺乏必要的沟通，使得高校教学档案管理工作经常处于各自为政的局面，因而致使教学档案材料收集、整理、保存与利用等工作不能做到统一管理，资源共享，利用充分的有效管理状态
2、教学档案管理制度不健全，教学档案整理不规范现象较普遍。
部分高校不注重教学档案管理工作，管理意识薄弱，更缺乏健全、有效的管理制度和办法。在日常教学管理工作中，从教务部门缺乏科学有效的管理制度和监督措施，到二级教学单位和教学管理工作人员缺乏高效且系统的教学档案管理方法。
3、 教学档案管理现代化、信息化程度仍较低
近几十年来，随着计算机技术的不断发展，某些领域已经基本实现了信息化管理，但高校的档案管理改革建设进程依然缓慢，信息化水平相对较低，已不能满足信息时代化的要求。原因主要为两个方面：一方面，高校将有限的经费重点放在一线教学的数字化上，而对档案工作的经费投入不足，对档案数字化建设则较为忽视，造成档案管理的现代化设备欠缺或现有设备陈旧老化严重，档案的收集、分类、编目与保存等工序仍然采取传统手工的方式；另一方面，一些高职院校虽然建立了数字化档案系统，并且与校园局域网、互联网相链接，但是在实际操作中，由于设备及管理人员现代化技术水平的局限，往往形式大于内容，仅是将数字化设备作为阅读档案的简单工具，而没有充分利用系统的导航、索引等功能，为档案的查询和利用带来便利。
4、教学档案开发利用率较低
在很多高校，教学档案管理大多只是停留在收集、整理、装订与保管等工作上，忽视了教学档案信息资源的开发利用，各部门、各教学单位之间教学档案的管理相对封闭，很少有互相借鉴与交流的机会，许多珍贵的档案长期被束之高阁，失去了档案的珍贵意义。高校教学档案管理工作仍以“管档案”为主，而非以“提供服务”为主的现象较为严重，也亟待提高其利用率。
5、教学档案管理队伍稳定性较差，档案工作人员业务素质较弱
目前，现有教学档案管理队伍中，相当一部分都是由学校其他岗位人员调任来做档案管理工作的，或者是由其他岗位的人员临时兼任的，很多高校缺乏档案专业科班出身的、受过全面的档案管理专业培训的档案管理人员。因此，由于档案管理人员的临时性和业余性，导致各级教学材料档案管理人员流动性大，影响了档案管理工作的连续性、稳定性和系统性。
二、 新时期教学档案管理工作的几点改进措施
1、 理清教学档案管理思路，实行层层负责制
推进教学档案管理工作，必须积极争取领导对档案管理工作的重视，多方面提高领导对教学档案工作重要性的认识和档案功能的了解。具体管理工作中，高校应科学合理的将教学档案管理工作任务层层分解为可执行的任务单元，遵循下级服从于上级、上级统领下级的管理方针，与组织目标的层层分解相对应，组织的权力也通过层层授权的方式形成分级管理的组织权力结构，目的就是充分发挥组织职能和组织成员的集合潜能，提高各层组织的协同效率，从而有效地实现组织目标。
2、完善教学档案工作的相关制度，规范档案管理工作
高校一方面要依法建立健全现有教学档案管理制度，包括修订原有的规章制度和补充制定新的规章制度；另一方面要理顺陈旧的档案管理制度。高校要进一步改变高度集中的管理体制，二级学院应建立独立的档案管理机构，真正建立起“统一领导、分级管理”管理模式。
为了进一步规范教学档案管理工作，高校需要建立教学档案评价指标，强化教学档案的监督职能，建立起由学校分管领导、二级学院负责人、专兼职档案管理人员组成的教学档案管理体系，明确每一层次、每一岗位的职责，并制订详细的教学档案评价指标体系，建立教学档案管理工作检查评比制度。通过教学档案评价指标体系的确立和评比制度的实施，将评价和评比结果作为衡量教学质量和管理水平的重要依据，确保教学工作与教学档案管理工作同步，各项教学材料的产生的情况与教学档案的积累程度相吻合。
3、 加强教学档案管理的现代化、信息化建设
加快高校教学档案管理工作的现代化进程，利用信息技术来提高高校教学档案管理的工作效率，创新高校教学档案管理的工作模式，是新时期高校教学档案管理工作者应当关注和解决的问题。构建高校教学档案信息化管理系统，对提高高校教学档案管理工作乃至教学水平有着十分重要的意义。首先，要准备一定的资金配备先进的计算机设备和相应的计算机网络系统，保证教学档案管理的信息化有坚实的物质基础；其次，还要建立和完善教学电子文件管理的规章制度，确定归档范围、责任、格式、程度、方法、时限和质量，明确档案数据的入库、修改、检测、备份、删除、销毁等操作的原则、方法和要求；最后，还要加大教学电子档案的服务水平、扩大利用范围，建立数字化教学档案目录，方便让广大的师生检索和查询资料，从而更好地提高教学档案的服务水平。
4、提高教学档案的利用率，增强服务意识
我们应加强教学档案信息资源的开发利用，逐步推进教学档案材料数字化建设，改变传统的纸质文档档案现状，加快纸质文档数字化进程，将纸质文档信息转化为电子档案信息进行归档，并建立各类全文数据库和多媒体数据库，通过建立教学档案管理信息化服务网络，实现档案资源共享，为广大师生提供方便快捷的服务。要坚持“以利用为中心”的指导方针，使档案充分发挥其利用价值，要把现代科学技术手段运用到高校教学档案管理工作中去，让“死档案”变成“活资源”，切实大大提高教学档案的利用率。
5、 加强教学档案管理人员队伍建设
在改革高校教学档案管理工作模式的同时，也需要进一步加强教学档案管理人员队伍的稳定性，以及提高教学档案管理人员素质和业务水平。一方面是引进专业性人才或指定专人进行教学档案管理工作，明确目标与任务，尽量保证管理队伍的稳定性；另一方面是定期或不定期开展业务培训工作，通过培训提高管理人员的档案管理业务知识和水平，即：引进好“新人”，培养好“老人”，充分保证教学档案管理工作的稳定性。（作者单位：湖北第二师范学院外国语学院）
参考文献：
关键词：
中学教职工；人事档案；信息管理
中学教职工人事档案的记录工作意义重大。而职工人事档案是学校对教职工的重要评判标准，不仅关系着众多教职员工职业经历、工资福利、职称晋升、评优评先，还是学校选贤任能的重要依据。而传统的中学职教工人事档案的管理具有诸多弊病，基于新兴的网络技术，我们完全可以摒弃传统管理方式上的弊端，把网络技术融入到档案管理中来，提升档案管理水平，进而更为高效、快捷的来完善对中学教职工档案管理模式。
一、人事档案管理中常见问题
1.档案完整性欠缺
传统职教工人事档案的管理有诸多欠缺之处，在许多学校的职教工人事档案中所记录的一些关于职教工经历资历、职务考核、入党材料等重要相关的内容比较随意，加之传统档案都是纸质材料，信息化的技术操作比较少，人事部门只能搜集原始手写稿或进行材料打印，这样不利于档案的保存，人为操作还不可避免会发生遗漏、损坏档案的可能，从而引发一系列不必要的麻烦。而这些重要的档案履历无疑关系着教职工以后的发展前景，所以，如何妥善的管理这些档案就成了重中之重，教职工档案管理的效果好坏，也一定程度上影响了广大人民群众对于学校的评价。
2.管理档案安全性问题
人事档案管理中最为重要的就是档案的安全工作，档案管理只有做到绝对保密，保证安全，才能让广大教职工放心，并且档案的保密工作也关系着学校信誉度。所以，档案管理人员有没有做好安全保密工作、严格防范于未然是十分关键的问题。此外，人事档案的形成是一个循序渐进，慢慢积累的过程，在档案管理的过程中，档案管理人员交替能否做好交接工作，也是现今人事档案管理的问题所在。
3.档案的管理问题
人事档案是一个人长期成长的记录，我国的档案制度也是从个体高中阶段开始记载的，在漫长的学习工作过程中，档案也是在不断变化的。而学校教职工的档案大多已经成型，所以面临的一个问题就是档案记录的长期性、连续性，是否能够保证各种记录可以及时进入到职工的档案当中。然而学校还是会存在档案长时间管理欠缺的问题，因此这也就成为学校档案管理期间的主要问题。
二、人事档案管理问题有效对策
1.确保人事档案保存的完整性
对于这一点，现代网络信息技术发展迅速，我们可以将这些重要的档案录入到网络信息库中，并且还要指派专业的网络维护人员进行优化升级，定期做到档案更新，做到随时查询录入最新的档案信息。并且要逐步做到档案管理电子信息化，避免了人为保管不当，以及档案信息录入不及时的漏洞。充分利用信息技术手段，丰富档案保存的方式，如云端存储、多重备份等。通过网络分级授权查询，还可以更加清晰直观地了解到教职工个人履历，为学校选拔人才，领导决策提供依据，提升学校的管理水平。
2.档案管理过程的安全性
想要确保档案管理的安全，必须从筛选管理人员开始，须经过严格的思想政治素质和专业技能考核才能上任。坚决做好防盗保险工作，做到多层把关、严格控制。并且信息技术人员必须定期进行杀毒，对软件进行升级更新，保证网络数据库可以正常的运行。同时禁止闲杂人员进入档案室，把安全工作放在第一位。此外，档案管理部门要不断整合档案信息，建立建全资料库，将档案信息管理变为动态且具有可持续性的管理模式，确保资料库的实时更新，保证更新质量。充分利用信息技术手段，不断充实档案资料，形成一套健康良好的档案记录模式，更好的为教育教学服务。
3.加强档案管理人员业务水平
中学职教工档案管理的效果往往体现在管理人员业务水平上，所以，学校要任用政治思想素质过硬，具备良好专业技能的管理人员。在其进入到工作岗位以后，管理人员要时刻铭记自身的责任、明确工作态度，因为档案管理工作关系重大，关乎这广大教职工的切身利益，必须以身作则、严格把关。同时还要提高自身业务能力，学校要定期进行考核，加强业务培训工作，提升业务能力，使其做到爱岗敬业，良好的完成自己的工作使命。此外，还要有目的的强化档案管理人员的服务意识，把被动管理人事档案的方式转变成服务教职工的主观思想，让原本单纯依靠经验来管理的模式转变成依靠制度管理的先进方法，这样能够提高档案管理的工作效率，并建立起完善的档案管理规章制度，有效杜绝一切可能发生的管理漏洞。
总之，随着我国事业单位分类改革的深入推进，人才流动率相较以往也有了较大提升，而学校教职工的档案在这中间更是发挥了越来越重要的作用。中学教职工档案信息的管理，也是学校必须重视起来的问题。学校要做到以人为本，用心服务教职工，让广大职工无后顾之忧，全身心的投入到教育事业。
作者：许世英 单位：长沙市周南实验中学
实现对教育档案管理的信息化建设，能极大地保证信息传递的及时性与准确性，为教学管理工作的高效开展提供保障。随着社会的飞速发展，档案类型越来越多样化，数量也大幅度增加，使用频率越来越高，这使得档案管理的难度进一步加大。因此，各高校要积极推进教育档案管理信息化建设。
1教育档案管理信息化建设中存在的问题
1.1对档案管理信息化建设认识不清
信息化技术为各类工作的高效开展都提供了极大便利，尤其是在档案管理工作中更是发挥着不可替代的作用。由于档案管理信息化建设在教育工作中的应用时间较短，因此，很大一部分工作人员对这一工作的重要性认识不清。再加上档案管理在学校各项管理工作中所占的比例较小，学校管理人员未从根本上重视这一工作，进而导致教育资金分配不到位、信息化建设不完善等一系列问题的出现，对教育档案信息化建设工作的顺利推进造成不利影响。
1.2工作人员专业素质不高
信息化技术在教育档案管理工作中的应用，对工作人员的专业技术水平具有较高要求。但从当前教育档案管理工作的开展现状来看，大部分工作人员的专业素质较低，对信息化技术的实际应用能力也比较有限。受传统档案管理思维的影响，工作人员在学习信息化技术时就存在较大难度，学习效率低下，应用能力不高。因此，如何有效提高教育档案管理人员的专业技术水平，已经成为当前教育档案管理信息化建设面临的一个主要问题。
1.3管理体制不够完善
教育档案管理信息化建设的发展时间比较短，无论是从管理人员的专业性上来看，还是从管理体制的完善度上来看，其都处于较低发展水平。档案管理在教育工作中的关注度较低，且没有建立统一的管理标准，各个学校的信息管理相对比较独立，信息共享不畅，这对信息传递的及时性造成不利影响，最终导致教学档案管理工作的有效性降低。
1.4教育档案信息化系统的安全系数不高
教育档案信息化在建设的过程中经常会利用网络与学校或者是教育机构进行频繁的联系或者说是信息输送，传输的信息可能包含较多机密信息，这些机密信息应得到充分保护。但很多学校或者教育机构在进行教育档案信息化建设过程中没有注意到这方面问题，导致信息在传输过程中的安全性得不到保障。若信息在传输过程中被盗取，将会给国家或教育部门的发展带来严重影响。
2档案管理信息化建设的意义
随着时代的发展，我国的计算机技术已经非常成熟，很多行业在发展过程中都广泛利用计算机技术进行管理。教育机构也是如此。在信息化时代，各教育机构都存在大量信息，如果利用传统方式进行信息管理很不现实，这就需要我们对教育档案的管理进行信息化建设，使用最方便快捷的方式进行信息处理，以保证教育信息处理的效率。教育档案管理信息化建设是符合时代潮流且满足教育需求的，因此，加强教育档案管理信息化建设尤为必要。
3教育档案管理信息化建设的有效措施
3.1提高对教育档案管理信息化建设的认识
树立对工作开展重要性的正确认识，是保证教育档案信息化建设工作高效开展的基础。首先，教育管理部门应加强对各个学校档案管理信息的统一化管理，使各个学校管理人员提高对这一工作的认识，为教育档案管理信息化建设的开展奠定基础；其次，科学分配教育资金，及时购进相关设备，为档案管理信息化建设提供准备条件；最后，完善教育档案管理体制，实现对各个学校的统筹管理。
3.2提高工作人员的专业素质
随着科技发展水平的不断提高，计算机技术、信息化技术及网络技术等在各个领域的应用范围不断扩展。在多元化的时代背景下，档案信息的管理难度日益加大，对档案管理技术提出了更高的要求。为了更好地满足时展的需求，为教育档案管理信息化建设提供保障，就必须打造出一支专业的管理团队。首先，当地教育部门可以定期举办一些信息化技术培训活动，提高相关工作人员的专业素质水平；其次，建立考核机制，使相关工作人员认识到开展这一工作的重要性；最后，加快引进专业的技术人才，通过“帮扶制”“激励制”等方案的制定，提高工作人员专业技术水平，打造一支优秀的教育档案管理团队。
3.3建立健全教育档案管理体制
一套完善的档案管理体制能使各项工作的开展更加规范化、合理化。教育是为社会培养人才的摇篮，学生在校期间的表现，是企业招聘人才时的一项重要依据，实现教育档案的信息化管理，对社会的稳定发展十分有益。首先，为教育档案管理建立统一的标准。教育档案的数量较多、种类不一，如果没有建立统一的管理标准，会造成档案查阅、编辑难度增大，不利于档案管理工作的高效开展。其次，建立一套完善的工作人员行为管理制度。这一制度的建立能使档案管理工作的开展更加规范，防止管理人员在工作过程中出现懈怠心理，提高档案信息安全系数。最后，在对教育档案进行管理时，还应该按照国家信息安全标准，根据实际工作需要，完善档案信息数据库建设，为各类信息的交互提供可能。信息化技术在教育档案管理中的应用，能在一定程度上提高信息的共享性，但同时也使信息安全面临更大地挑战。因此，必须加强档案信息的安全化管理。
3.4提升教育档案管理信息建设的安全系数
首先，在进行教育档案管理信息化建设的过程中，相关工作人员要认识到档案信息的安全性，在进行信息传输时不断加强信息的安全程度和保密性。其次，对网络的安全性进行实时监督和管理，保证教育档案管理信息化建设的安全性。最后，教育机构在传输保密信息时要慎重，保证教育机构内部的局域网与外部网络相对隔离，杜绝信息泄漏事件的发生。
4结语
教育档案管理信息化建设符合当前时代的发展需求，不仅能为企业提供更加准确的学生档案信息，而且能有效降低学校档案管理工作的难度。因此，必须加强教育档案管理信息化建设，实现我国教育水平与社会发展水平同步提升。
主要参考文献
［1］陈航.学校档案管理信息化建设“失范”与相关对策分析［J］.卷宗,2014(5).
1.档案完整性欠缺
传统职教工人事档案的管理有诸多欠缺之处，在许多学校的职教工人事档案中所记录的一些关于职教工经历资历、职务考核、入党材料等重要相关的内容比较随意，加之传统档案都是纸质材料，信息化的技术操作比较少，人事部门只能搜集原始手写稿或进行材料打印，这样不利于档案的保存，人为操作还不可避免会发生遗漏、损坏档案的可能，从而引发一系列不必要的麻烦。而这些重要的档案履历无疑关系着教职工以后的发展前景，所以，如何妥善的管理这些档案就成了重中之重，教职工档案管理的效果好坏，也一定程度上影响了广大人民群众对于学校的评价。
2.管理档案安全性问题
人事档案管理中最为重要的就是档案的安全工作，档案管理只有做到绝对保密，保证安全，才能让广大教职工放心，并且档案的保密工作也关系着学校信誉度。所以，档案管理人员有没有做好安全保密工作、严格防范于未然是十分关键的问题。此外，人事档案的形成是一个循序渐进，慢慢积累的过程，在档案管理的过程中，档案管理人员交替能否做好交接工作，也是现今人事档案管理的问题所在。
3.档案的管理问题
人事档案是一个人长期成长的记录，我国的档案制度也是从个体高中阶段开始记载的，在漫长的学习工作过程中，档案也是在不断变化的。而学校教职工的档案大多已经成型，所以面临的一个问题就是档案记录的长期性、连续性，是否能够保证各种记录可以及时进入到职工的档案当中。然而学校还是会存在档案长时间管理欠缺的问题，因此这也就成为学校档案管理期间的主要问题。
二、人事档案管理问题有效对策
1.确保人事档案保存的完整性
对于这一点，现代网络信息技术发展迅速，我们可以将这些重要的档案录入到网络信息库中，并且还要指派专业的网络维护人员进行优化升级，定期做到档案更新，做到随时查询录入最新的档案信息。并且要逐步做到档案管理电子信息化，避免了人为保管不当，以及档案信息录入不及时的漏洞。充分利用信息技术手段，丰富档案保存的方式，如云端存储、多重备份等。通过网络分级授权查询，还可以更加清晰直观地了解到教职工个人履历，为学校选拔人才，领导决策提供依据，提升学校的管理水平。
2.档案管理过程的安全性
想要确保档案管理的安全，必须从筛选管理人员开始，须经过严格的思想政治素质和专业技能考核才能上任。坚决做好防盗保险工作，做到多层把关、严格控制。并且信息技术人员必须定期进行杀毒，对软件进行升级更新，保证网络数据库可以正常的运行。同时禁止闲杂人员进入档案室，把安全工作放在第一位。此外，档案管理部门要不断整合档案信息，建立建全资料库，将档案信息管理变为动态且具有可持续性的管理模式，确保资料库的实时更新，保证更新质量。充分利用信息技术手段，不断充实档案资料，形成一套健康良好的档案记录模式，更好的为教育教学服务。
（一）档案管理人员素质有待提升。人们普遍认为档案管理工作只是简单的抄写以及装订工作，不需要档案管理人员有过高的专业技术知识，因此这些因素都导致档案管理人员的素质水平有待提升，部分档案管理人员没有具体的工作目标，因此，在信息化迅速发展的今天，要想促进档案管理的信息化发展，必须提升档案管理人员的专业素质，才能提升档案管理的信息化发展水平。（二）档案信息利用率过低。由于受传统档案管理观念的影响，部分档案管理人员在工作的过程中只是默默无闻地整理档案，工作的主动性比较差，因此，造成档案信息的利用率过低。虽然目前档案管理部门的主要工作是负责接待需要查阅资料的人员，但是档案管理部门提供的档案信息没有经过二次整理，档案的信息管理手段主要是以人工查阅为主，很少利用计算机作为档案管理工作的主要手段。（三）档案管理缺乏资金支持。由于现阶段对档案信息化管理不够重视，使得档案管理的信息化无法得到充足的资金支持，档案管理的硬件设施严重不足并且十分落后，无法适应现代化信息发展的需要。从信息化视角的角度出发，齐全的设备以及硬件和软件设施是档案管理信息化建设的基础之一，因此，必须加大对档案管理的资金支持。（四）档案管理网络安全问题比较突出。由于受计算机以及互联网技术的影响，对于档案管理的信息化建设来说，网络安全问题亟待人们的关注以及解决。由于信息化技术的发展，档案管理的形式以及载体也在呈现多样化发展，使得档案管理的工作能够更加方便快捷，但是开放的网络环境容易带来很多网络信息安全问题，使得档案管理资料的安全性不能得到很好的保证。
二、促进档案管理信息化建设的手段
（一）加强对档案管理人才的培养。专业的档案管理人才是档案管理工作的必备要素之一，只有不断提升档案管理人员自身的工作能力以及工作水平，才能逐渐使档案管理工作走上正轨。因此，必须加强对档案管理工作人员的培训与培养，建立起档案管理信息化建设的观念，使其不断掌握计算机操作以及数据录入等基本的信息化计算机操作技术，另外，在其掌握基本的操作方法之后，也要不断强化档案管理人员的数据库知识以及网络管理技术，并且在未来的培训工作中，要不断对其进行专业技能的培养，用专业的技术知识与技能来使得档案管理的信息化管理目标能够逐渐落到实处。（二）完善档案管理工作，提升档案信息利用率。为了促进档案管理工作的有序进行，必须建立科学资源数据库，并且逐渐形成数据规模，最终使得档案管理的信息检索功能实用化，通过用先进的数据库技术以及互联网技术来使得档案管理的服务水平以及服务能力能够有质的提高与飞跃。并且在档案管理的网络技术以及信息开发方面逐渐向高水平靠拢，提高网络通信的标准以及计算机软件系统的标准，逐渐提升档案管理的信息利用率以及利用水平。（三）加大对档案管理工作的投入。在树立起档案管理信息化建设的目标之后，首要工作就是要加大对档案管理工作的投入，已有的档案管理资金投入标准以及水平只能满足档案管理部门基本的正常运行，但是对于信息化技术迅速发展的今天，这种标准是远远不够的，因此，为了使得档案管理工作能够满足人们的需求，必须加大资金投入，提升档案管理软件以及硬件的标准。（四）加强对档案管理网络安全问题的管理。为了建立安全的档案管理系统，确保档案管理信息的安全，必须加强档案管理网络安全问题的管理，建立以及完善档案管理互联网监控机制，一旦出现任何网络安全问题，能够及时得到解决。由于部门档案信息的保密性，可能会随时面临黑客或者不法分子的网络攻击，这些因素会严重影响档案管理信息的安全以及保密性，因此，要从软件以及硬件设施上保障档案管理的网络安全。
毋庸讳言，广电档案作为广电系统一个不可少的组成部分，对于广电事业的发展有着举足轻重的作用。需要说明的是，随时计算机和互联网技术的迅速普及和广泛利用，广电系统迈入了一个快速发展的轨道。可以说，传统意义上的广电系统档案管理方式，效率低、保密性差，这对于随时产生大量的文件和数据的档案部门，对于档案需要随时查找、更新和维护带来了不少的困难，远远不能满足广电事业发展的需求。作为计算机和互联网技术应用的一部分，使用计算机和互联网技术对广电档案信息进行管理，具有着传统管理所无法比拟的优点----检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。
众所周知，广电系统不同于其他行业，档案产生量大，形式多样化，不仅包括普通的文本文件，还包括大量的图表、声像等多媒体文件，载体存在寿命低、操作复杂。在此情形下，这就需要广电系统档案部门要采用现代化的信息技术，实现存储技术与检索手段的多样化，实现有效保存和充分利用，最大限度发挥档案信息的传承与查阅功能。
2 档案管理方式变革的必要性
现代信息技术的普及和运用，为广电系统档案部门摒弃原有的管理方式、实现信息技术提供了可行性：
1、原有方式效率低下 传统管理模式依赖管理人员的经验，大量档案信息零散，系统化程度低；手工操作导致档案整理、归档中产生一定差错，修正困难，造成档案管理低效率。
2、易损毁、遗失 需要说明的是，传统档案多以纸质形式存在，而纸质文本存在缺陷，对保存温度、温度、空间大小要求高，一旦环境发生变化如自然灾害或者人为疏忽，有可能造成原始材料的损毁或遗失，损失无法挽回。
3、利用率不高 基于人工管理的传统档案管理即使是借助于计算机管理，也只是基于单机管理模式。用户即使想要查询使用信息，也必须通过档案管理人员手工查阅，需要动用大量的人力、物力，效率极低，档案的循环利用低显而易见。
3 信息化视角下的广电档案管理
基于以上所述，广电系统档案部门要充分认识信息技术在档案管理中的重要性，采用现代信息技术，实现网络智能化管理模式，提升档案循环使用价值，助力广电事业快速发展。
1、管理理念变化 实现广电系统档案信息管理的变革，不单单是管理手段、内容的信息革命，更重要的在于是档案管理人员的管理理念的变革。传统管理观念认为，档案只是作为一种记录手段，很难发挥其应有的效益功能，不少档案产生部门对档案中的内容知之甚少，甚至是一无所知，因此，档案对档案所涉及部门人员的发展和促进作用也就发挥有限。网络时代，可以让广电系统各个部门自已参与档案的管理，档案管理人员充当守门人的角色，既减轻了管理人员的工作量，也有效的发挥了其他部门的参与积极性，使得他们在管理自己档案的过程中，不断的进行反思，不断的提高自己；而广电系统档案管理人员在实施守门人角色时，也担负着非常重要的职责，要对档案信息的真实性进行把关、建立档案的索引机制，因此，需要档案管理人员精通档案管理专业知识，熟悉计算机、数字信息技术。
2、管理内容变革 原有的档案管理方式下的档案管理内容形式单一，对真实性验证存在一定困难，甚至可能存在造假行为，管理人员必须具备相当的责任心与专业能力，能够鉴别与剔除虚假信息；信息技术的运用，使档案管理采用数字化处理，数字存储技术，由纸质媒体为主向多媒体方向发展，促进了档案信息管理内容的丰富与完善，使档案内容更加能够全面的反映与展示被管理人员的信息，使得档案信息不光是被管理人工作过程的记录，也成为他们事业发展的有效的添加剂，使他们在阅读信息时不断促进自身的反思，更加全面的发展。
