通过纸质档案与电子档案间的比较可以看出，虽然纸质档案具有原始凭证的价值，但是它也有较明显的不足。主要表现在以下几点：第一，纸质档案占用的空间较大。由于水电工程项目不断的增多，越来越多的资料需要归档管理，如果这些文件资料采用纸质归档，占用的空间也会相当大。第二，纸质档案查询难。针对水电工程项目具有经验性较强的特点，借鉴同行业工程项目的成功经验，吸取有关教训，可以避免同类事故的发生。第三，纸质档案整理的工作量较大。水电工程项目档案管理的内容涉及范围广，对文件资料的整理以及归档工作量大。
（二）电子档案的优缺点
电子档案与纸质档案相比，电子档案虽然具有查询快捷、保存不受实体库房空间的限制，但是，它也存在一些局限性，主要表现在存储介质的风险性、电子文件的保密性、对电子产品的依赖性以及原始数据的合法性等缺陷。
二、水电工程归档资料的有关要求
水电工程档案工作的基?A是归档，档案工作的起点是收集资料。当工程项目停工或项目完成时，务必将其形成的工程资料以及技术文件资料等进行系统的整理，同时，由保管单位注明密级并填写保管期限，经项目负责人审查后，应及时进行归档。具体如下：（1）设计人员需收集有关设计过程中的原稿以及校审单，按照提出的校审意见对设计产品进行修改。同时，对于校审意见，还需要以书面的形式提出自己的整改建议，最后将校审意见以及原稿上交项目负责人，经项目负责人仔细校对后，交给部门秘书。（2）对收集好的有关归档资料由部门秘书进行相应检查，只要有问题就需要及时进行更正，再移交给档案室等待验收。（3）由于工程项目持续时间长，收集归档资料时间也较长。为了避免缺文、漏归等现象的发生，部门秘书需要做好收集工作，档案管理人员需要对部门秘书做到督促的义务。
三、水电工程项目档案管理存在的问题
（一）工程管理体制不完善
在水电工程档案管理中，工程管理体制的建设是影响档案管理制度滞后的重要原因。随着经济的不断进步，水电工程建设管理体制也发生了很大的改变，但是，在实际工程中，未能及时修改和调整档案管理法规以及制度的现象时有发生，新的体制未能及时有效的运用在水电工程档案管理中。
（二）不够重视工程档案的管理
随着档案管理在水电工程建设中发挥着越来越重要的作用。其关键在于它不仅是一项针对性特别强的工作，而且它还是一项服务性的工作。就目前情况而言，主管单位和建设单位常常忽视了其重要性，有的未配有专业人员进行技术档案管理，有的尽管有专职人员进行管理，但采取的档案管理形式比较单一，未能使档案管理的作用完全发挥，使工程档案的质量受到一定程度的影响，进而使工程档案资料无法确保其及时、无误和完整，严重影响了水电工程建设管理的发展。
四、提高水电工程项目档案管理工作的建议
（一）加强主管人员档案管理的意识
为了更好的促进水利工程建设，发挥工程档案管理的重要作用。加强档案管理是关键。只有进一步提高档案管理工作，加强主管人员的档案管理意识，才能保证其在管理、制度、设施等方面得到有序的进行。
（二）完善项目的档案网络工作
湖北化肥公司切实履行主体责任，从一开始就提前谋划，设立专班全程全面介入工程项目建设进行档案管理，为项目顺利通过档案专项验收和工程全面竣工验收创造了条件，为湖北化肥公司的档案管理工作再创新高台阶和企业的转型发展奠定了基础。
一、统一部署，建立档案管理机制
为了汲取在工程建设中曾经出现的归档不全、散失严重的历史教训，公司在组建项目管理部时，就统筹考虑将档案管理纳入项目管理职责范围，在综合部设立档案工作组，指定一名副部长专门负责档案工作，配备数名专职档案管理员，提前介入，全程参与，不仅管理建设单位档案，还对所有参建单位的档案形成资源管理进行指导和监督。
二、建章立制，规范档案管理流程
编制信息与文档管理程序文件。项目启动后，档案工作组编制了《信息与文档管理程序文件》，从总体上提出了文档管理计划，具体明确了责任主体该做什么，如何做，确保文件流转环环相扣，在保证文件有效使用的前提下，防止文件散失，使档案的形成具有可追溯性。编制项目归档文件资源体系。档案工作组研究了项目工程档案的构成，从总体上把握档案架构，以项目建设过程为总体脉络，将项目档案分为前期准备、设计、施工、试生产、竣工验收等阶段档案，并对每一阶段将要产生的文件进行分类，开列文件“菜单”，进而编制了《项目归档文件资源体系》，通过贯彻学习该体系，改变了档案管理人员和工程技术人员在收集环节出现的茫然不知所措。编制随机资料管理规定。档案工作组编制了《设备随机文件收集、归档管理办法》，明确了设备随机资料的管理责任分工，确定了设备随机文件的归档范围，对设备随机文件的分发与借阅作出了规定，同时提供了整理归档方法。制定案卷归档整理规范。随着工程交工，文件资料归档进入倒计时，档案工作组按照国家和行业标准制定《项目案卷归档整理规范》，侧重于操作环节，为档案工作人员提供具体可操作的方法流程。
三、培训交流，提高员工素质能力
培养全员档案意识。档案工作组利用各种会议，见缝插针，强势宣传档案法律法规，用档案的实际利用价值体现强调档案管理的重要意义，用反面案例现身说法，强调档案缺失造成的严重后果，提高工程建设者的档案意识，养成注重收集整理资料文件的习惯，为档案管理工作营造了广泛的群众基础和来源基础。加强技能培训和技术交流。档案管理人员的工程专业知识储备不足使其管理行为受到制约，为了拓宽档案管理人员知识结构，增强对工程建设的感性认识，工作组聘请专业技术人员授课，从宏观层面讲述项目的形成和总体布局，介绍概略的工艺流程和土建安装基本知识，还鼓励档案员经常下现场实地观察，克服了他们对工程建设的生疏感，提振搞好工作的信息。
四、分门别类，抓住管理关键环节
（一）项目前期档案管理。由于立项之前没有项目部统一管理，经办单位多，经办人员习惯于将文件留在手上，若等到工程竣工再来收集整理将存在极大的散失风险。作为建设单位不能将眼睛只盯着各承包单位，还要注重自身形成文件的归档，防止出现档案管理的“灯下黑”，企业要早做准备，要求经办单位随办随归。
（二）设计文件管理。档案工作组应要求各方设置文档单点联系人（DCC），所有图纸文件经由一人办理交接手续，把好进出口关，做好登记台账，保持工作的延续性，避免因错乱出现无谓的纠纷。工程竣工图是具有法律效力的图纸文件，必须如实反映现场实际。现代档案管理理论要求档案专项验收不仅是对档案形式的验收，还注重对内容的检查，竣工图除了要求设计资质章、竣工图章要齐全，签字要到位外，确保图纸归档合格。
（三）交工技术文件管理。工程建设期间，施工单位必须按照《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T3503-2007）等标准正确选用表格，记录准确翔实，签字盖章齐全，编制移交交工技术文件，要做到卷册类别清晰，层次分明；对于电力、交通、港务等独立系统工程，要求施工单位提供相关行业标准，并按其行业标准编制移交交工技术文件。
（四）设备随机资料管理。设备抵达现场后，项目部组织供应商、施工、监理开箱共检，普通设备由采购部门逐一登记保管，整体移交归档；重要设备则由档案工作组直接接收管理。设备随机资料版面大小不一，样式繁多，内容庞杂，档案工作组要做好分类，保证资料一台一档，内容完整。
五、思维创新，力行全程主动作为
湖北化肥公司属于炼化生产企业，对工程管理不是强项，对项目档案管理更没有成熟的经验作支撑，但是档案工作组不断学习、创新思维、巧借经验、主动作为，担当起乙二醇项目档案管理重任，并一次通过档案专项验收。历经乙二醇项目建设，对比其它化工项目，我们感到，项目档案管理应该提前谋划，统一布局，从源头抓起，强化过程管控，强调主动作为，实现对项目档案的“全生命周期”管理。
【参考文献】
（2）人员配备不到位。由于新校建设大都是时间紧、任务重，同一时间内开工建设的单体建筑较多，大部分管理人员的时间和精力还没有转移到基建档案管理的制度化和规范化，基本没有配备专职档案员，档案管理意识较差，这都导致了基建档案难以形成有效的管理，在执行上存在“疲软”现象。
（3）规章制度不健全。新校建设之初各方管理人员往往比较重视工程进度和工程质量，而忽视对基建档案原始材料的收集整理，由于缺少相应的规章制度进行制约，基建档案管理从一开始就无章可循、无据可依，直到临近建设项目竣工交付时，才会发现基建档案零零碎碎，残缺不全，而此时收集起来难度加大，最终造成资料移交不全、归档内容质量不高。
（4）管理手段落后，主动提供服务的意识不强。档案管理工作最终目的是要为社会提供服务，新校基建档案也要为学校发展服务，为教育发展服务。由于档案管理人员流动性太强、缺少系统培训、更新知识较慢，导致新校基建档案管理手段没有适应现代化要求，档案管理还存在着传统的“为保管而保管、重保管轻利用”思想，主动参与开发利用档案的意识较弱。
2教育建设项目档案管理的对策与建议
（1）依法治档，用法治思维强化基本管理。法制国家必然要求社会各行各业都要依法行事。依法治档就是要求主体单位按照国家档案管理的有关法律法规对基建档案进行合法、科学的管理，新校区基建档案的管理要依法办事，都要严格依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设项目（工程）档案验收办法》等要求来进行，档案的收集、整理、归档、移交等各个环节都是有法必依，必须依法进行。
（2）科技兴档，用现代化手段提高信息化管理水平。实现学校基建档案的信息化管理，一是要做好基础数据建设，这是基本前提，二是要注重网络环境建设，实现上下一体化，三是要加强业务流程建设和档案目录数据库建设，在管理标准化、规范化基础上实现业务重组。这样可以通过建立电子档案数据库实行远程传输、查阅、保管和利用，提高基建档案管理效率。
（3）强化认识，树立科学化管理的正确方向。领导重视是搞好新校基建档案管理工作的关键。学校领导要有较强的档案意识，认识到新校建设档案对学校今后管理工作的深远影响，强化档案形成意识，建立责任追究制度，如有档案失真、散失、遗漏、损毁而严重影响基建档案质量的，要追究有关人员的责任。同时，档案管理工作要纳入学校整体管理制度，从制度上提升档案管理的重要性，解决档案不被重视管理的问题。
（4）提前介入，建章立制，专人负责，从体制机制上做到未雨绸缪。没有规矩，不成方圆。比如，某院校新建时，提前制定了诸如《学校基建档案收集整理移交流程》、《学校基建档案管理员岗位职责》、《学校基建档案责任追究制度》等10多个相关文件和办法，新校建成后共整理了2632卷档案，基本包括了建设项目前期、后期、结算等所有的过程资料。
中图分类号：U673.2 文献标识码：A
1 前言
随着企业的发展，投资项目越来越多，加强对投资项目的档案管理就显得尤为重要。一般地，建设单位对建设项目管理比较重视，从项目立项到项目建设的实施，都会制订计划，检查计划的实施情况。但对于建设项目管理中很重要的一个方面――项目档案管理却没有得到相应的重视，最终将影响建设项目的总体验收和建设成果在生产经营等方面的运用。近年来，随着国家、地方等各级部门对项目档案管理相关规定的出台而有了很大的转变。本文从项目档案管理的角度，谈一下做好项目档案管理与项目管理同步实施的重要性。
2 充分认识建设项目档案的重要性
国家对建设项目档案越来越重视，要求也越来越严格。根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案的保管期限一般长于项目实体的存在期限，项目档案比项目实体的生命周期更长、信息价值更大。如果项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大的效益。
3 建设项目管理与项目档案管理不可分割
工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。做好建设项目管理是项目建设得以完成的重要环节，一个项目从立项、施工到建成投产，管理贯穿全过程，并相应产生大量的文件、材料。这些文件、材料记载着项目实施的全过程和成果，对将来的利用起着重要的作用，这就意味着项目管理与项目档案是一体的。因此，项目档案管理是建设项目不可缺少的重要部分，是与建设项目管理不可分割的。所以，在项目管理过程中必须坚持执行“四同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。
4 项目管理人员重视项目档案的必要性
因为建设项目档案记载了建设项目活动的全过程和成果，是固定资产投资的重要技术档案，并且档案的主要作用就是利用价值。因此，项目的档案工作不同于项目的其他工作，它是一项特殊的全员参与的工作。它要求的是建设过程的真实反映，需要参与项目建设的每个人在各环节上把好关，确保归档资料完整、准确、系统。所以，建设项目档案的完整、准确和系统，最关键是具体负责项目工作的人员对工作过程所产生文件材料的审查、收集和归档。因为管理项目的人员清楚项目实施过程所产生的文件材料情况，档案人员只是知道按规范应该会产生什么文件材料。例如1：负责招投标工作的人员，整个招投标过程所产生的文件材料，只有经办的人员收集完整、准确并归档，这部分的文件材料才能完整和准确。例如2：施工单位提交的竣工图，如果是在一张作废的施工图上作竣工图，并且没有提供设计修改依据，图纸目录也是修改前的目录。这样，由于档案人员没有管工程，因此是不知道图纸是作废的。一般来说，档案人员只是对照图纸目录和设计修改依据检查竣工图是否有漏项，而管理工程的人员，应该知道在这项工程中图纸修改的情况，作竣工图就应该使用有效的图纸，否则竣工图是无效的，将来利用这张图纸的时候就跟实际不一致。例如3：某个分项工程，按照招投标文件及合同内容，都说明包括在某项工程里面了。而在实际施工的时候，由于施工单位资质达不到要求，放弃了这部分的工程量，档案人员没有参与工程管理，就会不清楚，这项工程档案里面就会缺了这部分资料。只有工程管理人员清楚，这就需要工程管理人员与档案人员沟通，档案人员在收集、编制档案时才能将这项工程的施工文件完整。因此，项目管理人员充分认识项目档案的重要性，是有效保证档案的完整和准确的一个重要途径。
5 项目档案管理工作必须提前介入
每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，建设程序复杂、环节多，参建单位多，形成的文件材料多而杂。由于分工的原因，项目档案的形成和运转分散在各业务部门和参建单位，而项目管理部门对档案管理不是很清楚，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，提到项目档案验收了，才知道项目档案还有整理、验收要求，安全保管有库房“八防”等验收内容，这时往往积压了很多工作需要处理，搞得很被动，对档案的收集也往往容易漏项。档案人员要逐个部门、逐个参建单位地收集文件、检查归档质量。档案工作的复杂程度高、难度大。并且在建设工期很长的情况下，难免会有相关人员变动、工作交接不畅等现象，给项目档案的收集增加难度。所以，需要建设单位档案部门提前介入项目档案的收集、整理工作，制定相关的工作制度和流程，及时跟踪项目建设进度，从项目开始实施，档案管理就要同步开展工作，对项目管理人员、参建单位的档案工作进行业务指导和档案业务培训，做到“事前关注、事中介入、事后跟踪”，以保证项目档案的齐全完整、应收必收。为做好项目档案管理奠定良好的基础。
6 项目档案管理与项目管理同步实施的主要措施
（1）各级领导高度重视项目档案工作，建立健全项目档案管理的规章制度。建设项目由于规模大、工期长、形成文件材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或项目管理部门少数几个人的力量是办不到的。因此，做好项目档案工作，必须使项目档案管理的全过程有法可依、有章可循。同时明确项目档案工作归口管理部门，建立项目档案工作人员网络体系，明确工作职责。
（2）落实项目档案工作“三纳入”、“四同步”措施，坚持“从源头抓起、全过程参与、与工程建设同步”的指导思想，项目档案工作与工程建设进程同步。建设项目申请立项时，即开始项目文件的收集、整理、审查工作；建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制项目档案管理质量。同时，将档案工作列入项目建设实施计划，定期召开项目档案工作会议、项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。
（3）建立工程合同制、监理制等约束机制。在签订项目施工、监理、设备采购等合同或协议时，明确提出移交的项目档案的数量、套数、归档时间和质量要求等事项、经常检查项目档案各阶段、各环节的收集、整理情况。工程和设备款项支付时要有档案管理部门签字，不提交齐全完整的工程档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范项目档案的质量。
2现阶段建设项目管理中的档案管理现状
2.1建设项目管理中的档案管理意识薄弱
现阶段，很多建设项目单位的档案管理意识比较薄弱，没有充分认识到项目档案管理工作的重要性。在建设项目管理中，总是存在一种"重建设、轻档案"的思想，建设单位的领导及管理层都没有认识到建设项目档案是整个建设项目管理的重要依据，对建设项目档案管理缺乏责任感。尤其是在建设项目施工中，因为建设施工的任务比较重、项目较多，所以建设单位的领导层都比较重视工程施工的质量与进度等，往往忽视了建设项目的档案管理工作，没有将档案管理工作落实到位。建设单位通常在建设工程快要完工的时候，将档案管理纳入每日议程中，这样就不能够保证项目档案的准确性与真实性，从而影响到日后建设单位对建设档案的使用，对建设工程质量不能完全保证。
2.2项目档案管理的机制不健全，运行机制不完善
在重大建设项目施工建设中，涉及到的工程参建单位会比较多，比如说建设项目的法人、施工、设计等工程参建单位。由于建设单位的项目档案管理机制不健全，档案部门虽然制定了一系列档案管理规章制度，但是存在着形同虚设的现象，在工程建设中没有形成有效的管理机制，使得建设单位对档案管理制度的执行力不够。再加上建设总承包公司对建设项目的档案管理任务分配不明确，不能够很好的协调档案管理工作，不能形成良好的档案管理网络，对每个职能部门的职责划分不明确，部门之间缺乏一定的沟通与配合，这样就直接造成了建设项目的文件材料管理不顺畅，档案的完整性得不到保证，最后对建设项目的档案收集、整理及归档工作造成很大的影响，从而影响到建设工程质量。由于建设项目管理中档案管理的运行机制不完善，在建设项目开始建设时，建设单位很容易忽视项目档案的管理工作，从而忽视建设项目各个环节中文件及资料的形成、积累以及整理归档的过程；还可能导致大部分的资料分散在各个分包单位，在工程竣工时，如果建设单位没有提前去收集档案资料，等工程竣工之后，收集这些资料的难度更是难上加难；还可能造成工程建设的监督不足，建设单位没有按照国家的档案管理规定进行整理，监督不力，致使建设项目施工的档案资料收集零乱。
2.3建设项目管理中的档案管理缺乏保障机制
由于建筑施工单位和监理很多时候都是采用比较灵活的用工制度，而项目档案管理经常会被认为是一项没有很高技术含量的工作，最后致使专职管理项目档案的人员越来越少。建设项目工程的档案资料比较多，而档案管理人员较少，使得一个档案管理人员兼职管理档案较多，人员流动比较频繁。现阶段，很多建设单位没有将比较重要的工程档案文件的形成、积累以及整理归档纳入到相关档案管理人员的职责范围，这样就很很容易造成档案资料的流散。由此可见，我国的很多建设单位在建设项目管理中的档案管理缺乏一定的保障机制，建设单位应该对档案管理工作予以重视。
3加强建设项目档案管理的具体措施
3.1完善建设项目的档案管理制度
档案管理部门应该根据本单位建设项目的实际情况制定一系列可操作的规章制度，对建设项目档案的收集、移交、整理等管理工作提出具体的要求，从而保证建设项目的档案管理有效执行。完善建设项目的档案管理制度，需要由建设项目单位带头建立项目档案管理网络，从而要求项目的施工单位、设计单位等配备专职档案管理人员负责项目建设期间的工程档案资料的收集、整理及归档。建设单位还应配备一个专职项目档案主管人员来负责项目档案工作，做好整个项目工程档案管理的统筹与协调工作，明确分配档案管理部门的职责，将档案管理工作真正的渗透到项目建设的每一个建设环节。通过建设单位的对项目档案管理进行统一领导、分级管理，整个项目工程的档案资料将会完全处于受控的状态，有利于建设单位对项目档案的收集、整理及归档，确保了项目档案资料的完整、准备。
3.2提高项目档案管理意识
在这个信息化时代，及时的信息能够对增强建设项目管理人员的档案管理意识。建设单位应该充分的利用报刊、电视等媒体，将与项目工程档案的有关的重要信息传播出去，建立一个档案管理信息化共享平台，通过法律的手段，对每一个建设单位的职责要明确，利用管理人员与系统的有效结合，从而增强建设单位档案管理人员的管理意识。现代建设项目工程的档案管理也需要与当地的经济发展相适应，建设单位应该加强对项目工程的关注，及时将有关信息化的有关消息反映到建设单位的管理层，管理层应该将这些信息化消息加以提炼，应用到建设项目的档案管理规定中，从而提高项目工程档案管理人员的管理水平。
3.3档案管理部门应当参加建设项目的竣工验收
对建设项目的工程档案审阅是工程竣工验收中的法定内容，档案管理部门应当参加工程的竣工验收，能够让档案管理部门充分认识到档案管理在整个项目建设过程中占有的重要位置，从而引起档案管理部门对今后档案管理工作的重视。对于建设项目验收过程中发现的有关于档案管理问题，建设单位的档案管理部门应该要及时的解决。档案管理部门要对档案管理坚持高标准、严要求，才能够在一定程度上保证项目档案的质量。
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
引言：我国经济体制改革不断深入，为建筑业的发展带来了机遇与挑战，但是随着越来越多的建筑企业的不断加入，也出现了不少质量问题，豆腐渣工程屡见不鲜，工程质量是所有建筑企业应该放在首位的要素。而工程档案能否真实地记载工程建设的整个过程，直接关系着工程质量是否值得人们信赖，也关系着企业的信誉以及收益。一个合格的工程档案还可以在使用后的管理和维修方面起到关键的作用，一个完备详尽的工程档案就是一项工程的成长记录，也是一份良心的见证。
1.工程档案管理与项目管理的概述和关系
1.1工程档案管理与项目管理的概述
通常所说的工程档案管理是指研究档案的内容是否可靠，分析档案的信息，以总结工程进程；还有就是搜集并整理文件，建立相关的鉴定方案，统计相关数据，最后存档保管。二项目管理当然就是对整个工程项目的宏观控制，通过临时组建一个组织机构，针对特定的工程项目进行有计划的组织领导，掌控整个工程活动的全过程，以便进行及时进行动态指导。
1.2工程档案管理和项目管理的关系
在一个工程中，我们可以认为档案管理就是一个项目，对它进行有规划的、系统的管理。工程档案的建立时间就是工程开工的的时间，也就是此时开始对工程项目进行管理，因此可以这样说，工程档案管理与工程项目管理相辅相成，共同作用于工程建设之中。只有二者之间有机配合，才能达到整个工程的预期目标。这就需要建立一个管理体系，制定相关管理规划，并且定期进行整理分析，以确保工程保质保量完成，同时也可以提高工程档案的管理水平。
2. 工程档案管理存在的问题分析
2.1工程档案管理机制有问题
主要就是现在运行的工程档案管理机制已经落伍，不符合当前社会主义市场经济体制，时代在发展，而工程档案管理机制却没有创新，必然导致管理模式的落后。没有及时建立档案管理的新的网络体系和办事机构，没有意识到档案管理在新时代的工程建设中的新内涵，不能将档案管理资料的收集及整理同步到工程建设进度，将工程档案管理工作提升到日程工作法案中去。目前，工程档案管理体制还不够健全，有些分工还不够明确，造成管理上的混乱局面。工程档案管理办法中应该对档案管理方面的具体要求做出详细的说明和规定，但是这些内容在现行的制度中未曾体现，而大部分的单位也只是冷眼旁观，不能用具体行动来进行体制的创新，以致领导和岗位责任制度得不到落实。
没有大力推行相关的规章制度，缺乏相应的业务指导。
2.2工程档案的质量不过关
有些工程资料由于没有及时收集和整理，导致部分资料缺失，不能完整地存档，有好多单位都存在这样的问题，特别是有关施工管理的相关文件和质量验收时的签证资料。之所以会出现这样的情形，主要是档案更新跟不上工程建设的脚步，呈现在书面上就是在合同上没有注明对工程档案方面相关要求，还有一方面就是在工程建设中偶尔也会出现施工或者监理等一些单位没有遵从工程建设的计划书，擅自推进工程进程，但是也没载入工程档案文件中，导致档案资料的缺失。有时候一些建设单位提供的施工资料不完整或者不清晰，而施工单位为了省事，也不去探个究竟，就按照原始的资料进行档案整理，最后造成档案资料的不规范。有一些档案管理人员工作水平较低，相关的专业知识掌握的不够精准，以致资料的书写不规格，与实际情况有很大出入，不注重细节等都会造成质量问题。有一些监理不负责任，现场工作不充足，造成原始的资料不准确，还有就是他们没有尽职尽责，而对一些失误问题不予理会，有些建立甚至收受贿赂而对一些人员缺席问题视若无睹，造成档案资料管理方面出现漏洞。
2.3工程档案管理人员专业水平低
一些有经验的专业档案管理人员，由于其对工作的熟悉度会很少犯错误。但是某一个工程项目的工程队伍往往是临时组建的，由于时间问题，施工单位为了方便，同时也是对档案管理不够重视，会临时找来一些没有经验或者水平较低的人员来进行档案管理，随意配备档案管理群体。因为管理上的不科学，档案管理人员的专业技能不过关就上岗，这样就造成了档案管理过于随意，给档案日后的使用带来困难。大部分企业不会重视档案部门，就会忽视档案管理部门以及档案管理人员的福问题，导致大量的高素质的专业人员的流失，使档案管理群体越来越弱，而且对档案的继续整理也是不利的。
3.加强档案管理的对策
3.1完善档案管理制度
随着时代的进步，建筑业也在蓬勃发展，过去的档案管理方案已经不能适应其发展变化的速度了，应该建立一整套的科学合理的档案管理体系，专门成立一个档案管理的领导小组，改善现有管理模式，进行分系统、分阶段、分类别的方法来管理档案，使其更加规范化。达到员工各司其职，制度完善合理，机构有效运作，监督作用强化。同时行政管理部门应该严格考核参建部门，绝不放过任何投机取巧的行为，项目法人切实起到监督的作用，使档案管理真正深入到工程建设中的每一个环节，促使工程质量的提高。档案中记录着工程建设的相关资料，在验收施工单位的归档文件时，要仔细检查档案的完整度及准确度。严格要求施工单位档案的构建，仔细对档案资料进行验收。档案资料的验收是工程竣工验收之前的一项重要内容，每一个工程完成之前都要检验它的档案资料是否完备，这也是检验工程质量的一个参考标准。
3.2档案管理部门充分发挥自身职能
档案管理部门应该加强监督管理职能，不定期的进行突击检查，形成一个完善的检查体系，并制定相关的惩处制度，将每次检查的结果记录在案，这样有助于企业提高对档案管理的重视度，从而提高档案管理水平。构建专项的档案验收机构，严格检查档案资料是否真实、完整。档案行政管理部门明确合理的档案管理办法，其中要详尽的记载个部门的职能以及档案权益保护方案，有利于档案功能的充分发挥。
3.3提高档案管理人员的业务素质
企业在挑选档案管理人员时，要严把质量关，进行专业知识的考核，以免有人滥竽充数。同时上岗后也不要放松警惕，定期的进行考试，有助于员工更加尽职尽责。还要开展档案业务培训，进行档案业务知识教育，可以联合其他公司的档案管理人员进行工作经验交流，促进员工间工作质量以及效率的提高。可以以座谈的形式或者上门培训的方法，提高员工的业务水平。教授的内容可以是有关政策法规的，也可以是档案专业知识相关的，企业可以因材施教，视公司情况而定。使档案管理实现自动化、规范化、现代化、标准化，提高档案管理的工作效率。
结语
工程档案是建筑工程施工全过程的真实记录，但是现在工程档案的管理方面还存在许多问题，这需要在不断的实践中逐渐的改革创新。创建新的档案管理模式，树立先进的档案管理理念，创建齐全的档案管理体制，以提高档案管理的工作效率，促进工程建设的快速发展。
对档案专业人员来说，做好工程项目档案管理是一项很有挑战性的工作，这既有工程项目本身专业性、复杂性的原因，也有档案专业人员自身的原因。
一是“档案员”代替不了“资料员”。在工程建设项目中，“五大员”是必备的，且需具有相应的资格证书。所谓“五大员”，即“资料员、施工员、安全员、材料员、质检员”，其中，对资料员的一般要求如下：必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力；能看懂一般工业与民用建筑施工图，能编制修改工程竣工图；了解各种施工技术并正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格等。根据以上要求，档案专业人员从事“资料员”工作往往是不能胜任的。在实际工作中，档案员除了具体的组卷整理工作外，更注重的是宏观上的管理，即规章制度的建立和执行。而资料员则更注重微观上的效果，即直接形成和掌握现场施工技术资料。资料员兼职档案员的工作容易，而档案员兼职资料员的工作则难，专业的差异和工作重点的不同，造成档案专业人员在进入工程项目档案管理这个行业时显得尤为困难，而做好工程项目档案管理工作更是难上加难。
二是档案专业人员在工程项目档案管理中“话语权”不足。在工程建设项目中，档案管理的难点和重点是如何保证文件材料的形成质量，在档案专业术语中叫做“前端控制”。在实际工作中，由于档案员不了解施工技术规范和要求，对资料员形成的施工技术资料只是被动接收，前端控制原则往往也只体现在对纸张、字迹的要求上，对施工技术资料的内容则缺乏判断能力，从而也使得档案工作人员的专业水准大打折扣，也直接导致了“档案员”这一职位的可有可无，用人单位往往直接以“资料员”取而代之。在薪酬待遇上，资料员也会高出档案员许多，在岗位定义上，资料员为“技术类”，档案员则为“文职类”。种种的差异，导致档案员在工程项目档案管理中“话语权”不足，纵然有“三纳入、四参加”制度作为保障，但也经常沦为签字、盖章的工具。
在工程项目档案管理中，档案员往往会沦为弱势群体，归根结底，还是由专业的差异性决定的。要想认真做好工程项目档案管理工作，在熟知档案管理知识的同时，档案工作人员一定要了解工程建设项目的基本知识，对工程施工技术资料的内在质量要有基本的判断能力，把档案管理专业知识融入工程项目档案管理之中，苦练内功。只有这样，档案专业人员才能变被动为主动，打破工程项目档案管理工作的困境，不断提高自身的专业能力和管理水平。
（摘自《档案界》网站 作者单位：珠海中冶基础设施建设投资有限公司）
我国在开展项目类改革活动中，最为关键的指导方向便是项目风险控制，而想要实时性制定实施有助于项目可持续竞争发展的举措，就必须时刻以项目档案管理作为基础性指导媒介。由此看来，项目档案在我国项目风险管理事务中，的确发挥着重要性影响作用和价值地位。
1 项目风险管理的内涵机理
所谓项目风险，即有可能引发项目损失危机的诸多不确认因素。相比之下，项目风险管理便是借助风险识别、校验解析和评估等途径，进行相关项目风险识别，进一步凭借此类辅因素进行各类风险有效应对的行为流程，最终避免如以往般消耗过多的成本费用。
2 项目档案在项目风险管理中的重要作用和价值
项目档案主要是在项目建设和管理环节中衍生出来的，作为一类历史记录，其存在深刻保留价值和多元化形式。特别是在项目风险管理中的影响作用和价值地位，往往是不可替代的。
2.1 项目风险的有效预防和遏制
开展项目管理活动的核心动机，在于贯彻落实项目价值的最大化目标，不过其间却要经历一类漫长的探索实践路程，从某类层面上也表明实现项目价值的最大化并非项目管理的唯一目标。项目管理还有一类目的，就是针对项目建设环节中出现的各类风险问题加以协调和遏制，避免对项目落实进程造成限制。在此期间，项目档案作为一类控制意义极为深刻的行为模式，已然被赋予极为深刻的管理内涵，就是说档案是项目管理工作中不可或缺的工具。尽管说项目风险管理属于风险意识，可并不代表任何项目都会设置完善化的风险管理部门，也并非任何项目都会组织完善化的风险监督控制活动。不过对于当代专业化项目建设管理主体来讲，基础性风险意识还是必须预先树立的，只是这类意识的强弱效应存在广泛差异而已。
2.2 项目风险管理信息的收集整合
须知项目管理职务和信息原本就是不可分割的整体，唯独信息收集、整理、归纳的足够丰富完善，最终项目风险控制措施才会彰显出应有的实效性价值。因此日后在运行项目风险管理系统过程中，务必要集中注意力进行关键性数据来源、工序流程和时间选取。所以说，项目档案是项目风险控制过程中保留高等级层次凭证价值的信息资源，时刻保留辅助项目顺利进行的推广应用价值，并且此类辅助功能会直接贯穿融入于项目建设的整个风险管理流程之中。
首先，风险识别的流程。项目档案作为项目建设环节中的原始记录结果，其核心存在意义就是将项目信息予以真实、完善和精准性呈现，同时结合项目档案信息进行有关风险窥探识别，保证后期管理主体能够结合丰富实践经验采取合理化的风险衡量和控制决策。因此，不管是透过耗费成本或是产生效益角度窥探，项目档案都可以说是项目风险识别过程中最为重要的指导性信息内容。
其次，风险衡量和估计的流程。即要确保风险衡量的精准和实效性，除了注意分析数据信息之外，同时更要灵活沿用概率论和数理统计等辅器具。毕竟项目档案的真实和精准性，是其余信息资源难以比拟的。
再次，风险管理决策和实施的流程。因为项目风险管理决策的核心指导线索，便是结合风险识别和衡量途径获取的必然结果，尽管说项目档案并未直接融入到决策流程中，不过由于前两类工序流程已然发挥出项目档案应有的价值，所以说项目档案的_为项目风险管理提供丰富的指导线索。而持续到风险管理实施环节中，项目管理主体则有必要充分利用风险管理决策形成的档案，针对各方面决策结果加以解释认证，保证后续诸多执行人员都能够充分掌握，避免日后这类决策执行过程中出现任何纰漏状况。
最后，项目风险管理实施绩效的评估流程。单纯那绩效评估来讲，其可以说属于一类事后评估手段，必然要融入项目档案。所以在某类角度上窥探，项目风险管理绩效评价，原本就是结合项目在整个风险管理环节中衍生出的各类档案评估活动。需要加以强调的是，风险管理绩效评估，同样是针对风险管理过程中诸多档案进行细致化梳理和整编的行为流程，而这些被全面整合的项目档案资源，在项目今后风险控制中发挥着关键性指导服务效用。
3 结语
综上所述，项目档案在项目风险管理工作中发挥着不可小觑的引导作用，其间不管是档案的工具价值或是信息价值，都能够在项目风险管理环节中得到生动细致化呈现。所以说，项目档案对于项目风险应对管理有着重要意义，作为现代专业化项目管理主体，有必要提前认证分析各类常见风险问题并制定协调化防治方案，最终令自身项目档案和相关管理工作质量达到愈加完美的状态。
参考文献
[1]卓瑞治.浅析基本建设项目档案质量的前端控制管理[J].办公室业务，2012，20（06）：166-174.
[2]车凤.项目档案管理在项目风险控制中的价值分析[J].经营管理者，2012，17（07）：113-116.
2、地质勘查数字化项目档案管理制度有待加强。在档案管理时，相关责任分散、不够明确。缺乏对数字化项目档案的管理合作，不同部门的档案管理各自为政，不能将所有的数字化项目档案进行有效的整合，使得地质勘查数字化项目档案管理效率低下。
3、档案管理水平有待提高。现阶段的数字化项目档案管理工作，管理工作人员的技能水平不高，对数字化项目的档案管理工作认识不够，相关职业技能和业务能力不强，不能有效的完成地质勘查数字化项目的档案管理工作，所获取的信息量小，对于档案的二次利用效果低下。
4、地质勘查数字化项目档案管理缺乏协调合作。地质勘查数字化项目的档案管理工作需要，地勘企业各部门间没有进行有效配合，没能将数字化项目的档案进行科学合理的整合分类，使得数字化项目档案管理工作进展不够顺利管理水平不高。
二、地质勘查数字化项目档案管理建议
1、加强对地质勘查数字化项目档案的分类整合。通过先进的计算机技术对地质勘查数字化项目档案进行科学合理的分析、收集和整理，从而增加档案管理的有效性和档案调用的有效性。
2、建立完善的档案管理制度，拓宽档案管理范围。科学完善的档案管理制度是地质勘查档案管理水平提升的重要因素，随着地质勘查工作的不断增多，地质勘察数字化项目的档案就不断增多。在地质勘察数字化项目档案管理过程中，完善的项目档案管理制度能够有效增加地质勘察数字化项目档案管理的工作效率，并将其他与数字化项目档案有关的工作纳入到档案管理中去。增加档案管理范围。
3、加强对先进计算机技术的创新，加强相关人员培训。随着地质勘查数字化项目档案管理工作的不断进行，就需要对地质勘查数字化项目档案管理的系统加以改进，提高项目档案的管理水平。加强相关管理人员的职业技能培训，从而实现地质勘查数字化项目档案管理。
4、加强各部门间的配合，并做好档案管理工作的监督和和指导。通过档案管理部门和企业各部门间的有效合作能够，提高企业档案管理的效率和全面性，同时，上级档案管理部门需要做足对下级档案管理部门的监督和指导工作，并制定相关的责任制度，对出现的数字化项目的档案管理失误人员进行合理的惩罚。
1 当前科研单位科研项目档案管理中存在的主要问题
1.1 首先对科研项目档案的重要性认识不够
科研项目档案管理是从项目申请、立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入库的全程管理。多数科研单位普遍存在重科学研究轻档案管理的现象，部分主管领导或项目执行者，从项目立项之初就没有及时通知档案部门，在研制过程中，科研人员又非常看重自己的科研成果，出于保密或者其他原因的考虑，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到档案管理部门，没有在部门内部进行统一的存放和管理，容易丢失档案，导致项目档案的不完整。有的档案即使交到相关的管理部门，由于管理人员缺乏认识，对档案的价值和作用认识不足，拖延时间，降低资料的时效性，有损档案的完整性。
1.2 其次科研项目档案管理不规范，案卷质量不高
科研项目档案与普通的文书、基建等类档案是有区别的，有它的独特性。但有些科研单位一直沿用多年前档案工作制度及标准，已经不适宜现阶段产生的项目档案的归档要求，自然导致科研项目档案许多方面管理的不规范。客观的降低了工作效率，造成大量信息资源的闲置，科研项目档案的利用多数处于被动阶段，很不规范。
1.3 科研项目档案管理队伍不稳定，专业知识匮乏
项目档案管理员大多由承担项目的研究部门办公室人员兼任，他们身兼多职，过重的工作任务使他们不能将档案工作摆在首要位置。这些单位经常是临时抱佛脚，档案工作有检查任务时临时抽调人员突击，检查过后，各回各位，人员很不稳定。一些档案专职管理者专业知识匮乏，缺乏热情，甚至把档案工作当成一块跳板，一旦机会到来马上跳槽，档案人才流动频繁、档案保管条件落后，难以为单位发展提供优质服务。
2 针对科研单位项目档案管理的问题提出的解决对策
2.1 开展多种方式宣传档案工作，提高各级领导及项目管理者对项目档案重要性的认识
我们除了日常工作中的档案宣传外，还采取了以下几种潜移默化的宣传方式，取得了好的效果。我院每年定期组织与项目有关的各级领导及参与项目档案的管理专兼职人员学习档案的法律、法规及档案组卷基本知识，提高对档案重要性的认识。针对我院重大项目的验收在立项初组织临时培训会。其次加强与项目管理者的工作接触，在工作中融入有效的项目档案内容，让其了解项目档案的重要性。再次在档案的利用过程中，通过查、借阅档案，让他们认识到项目档案的利用价值。通过以上方式的开展，潜移默化的加强了档案的宣传，使大家体会到科研项目档案的重要性。
2.2 规范管理，提高档案质量
2.2.1 规范健全项目档案管理制度，正确掌握档案收集、整理方法
建立规范的科研项目档案工作制度，项目档案工作才有章可循，因此，制定规范的归档材料收集制度是必须的，严格按照文件材料的分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带、光盘等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。
其次，制定规范的科研项目档案的整理制度。要严格按照科研项目档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。
2.2.2 严把项目档案资料预验收关
按照国家及集团相关规定在各自的职责范围内严把项目档案资料的预验收关。根据国家及集团规定“项目档案验收是科研项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或档案验收不合格的科研项目，不得进行或通过科研项目的竣工验收。”本单位在项目竣工后，由科研管理部门组织，档案部门参与对相关部门产生的科研项目档案归档材料进行严格审查，预验收结束后将存在的问题以书面形式反馈给相关归档单位，限期整改。按要求整改结束后，档案人员再确认，待符合要求后，再行签字，方能通过本单位的预验收。随后档案部门向上级主管部门申请档案专项验收。
2.3 加强培训，提高科研项目档案人员的专业素质
为了使科研项目档案管理人员掌握技能提高业务素质和能力，加大档案业务培训工作开展的力度：一是；要积极参加上级和主管部门举办的专业培训班，新人进入要进行岗位培训。二是，派项目档案管理员到档案先进单位认真观摩学习取长补短。三是，订购档案专业刊物，鼓励专兼职档案员开展自学活动。四是，实行岗位轮换制。项目组的档案管理员，随时到档案馆（室）学习档案业务知识，档案部门的项目管理员前往项目组进行监督、指导归档立卷工作的同时，学习一些有关项目的相关知识。五是加大科研项目档案工作规范化管理力度，把科研项目档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核。科研项目档案管理人员的成绩要与档案工资挂钩，能够有效地促进科研项目档案工作管理水平。
2.4 科研项目档案实行现代化的信息管理
信息化是当今社会发展的趋势，要想确实提高科研项目档案的有效管理，就必须实现项目档案的现代化管理，充分利用微机检索技术、网络技术等信息资源保护好原件，满足不同利用者对项目档案的需求，不断扩大区域共享和合作，逐步实现信息的数字化、检索自动化、利用网络化、使用信息接收、存储和提高利用一体化。科研单位要把科研项目档案的资源开发和利用作为重点工作认真落实好，加大信息存储量，发挥科研项目档案的最大利用率。
3 结束语
科研项目档案的记载是科研院所历史发展的表现，可以直接传承单位的文化，对单位的发展具有直接影响和重要作用。做好科研院所项目档案的管理工作具有深远意义。首先，可以发挥科研院所的科研实力，使先进的科学技术真正起到引领作用，实现科研院所的全面发展。其次，可以最大程度加快科研成果转化的速度，促进社会生产力的发展，实现科学技术的价值，提高科研单位竞争力。
各建设单位是重点建设项目档案工作的组织中枢，在保证工程建设档案管理质量方面起着关键作用。为此，北京市档案局联合主管部门在重点建设项目档案工作中始终强调实行业主负责制，以抓建设单位档案工作为重心，通过业主职责的充分履行，推动该项目档案管理工作顺利开展。在实际工作中，承担重点建设项目业主单位都能明确机构，配备专职档案人员，加强档案基础设施建设，建立各项档案管理制度，将档案工作纳入工程管理程序，实施合同制管理，并加强对设计、施工、监理等参建单位档案工作的组织、协调与管理，使他们能够明确任务、分清职责，做好各自的档案管理工作，保证了建设项目档案管理工作的质量。如，北京城建集团根据“建设工程项目管理规范”的要求，将工程资料的形成和管理纳入ISO质量管理体系，对建设过程中的工程资料实行全过程监控。国家体育总局奥建办将档案资料的收集归档工作纳入对总包单位工程进度款支付审核范围，保证归档工作与工程进度同步进行。北京建工集团建立档案工作领导责任制，定期对工程项目档案进行检查。市自来水集团将档案工作纳入年终考核，并采取档案保证金合同管理办法，保证了竣工档案的及时接收。北京电力公司以500千伏输变电工程档案为重点，探索电子档案归档模式与方式，进一步加强项目建设、管理中形成的电子文件和电子档案的管理工作。
福建：项目档案登记制度
随着重点项目数量的逐年增加，单从过去的点上指导已很难达到对全省重点项目档案的全面监控。为了及时掌握项目建设情况以及档案工作情况，以便及时跟踪服务，福建省每年在省政府颁布重点项目名单后，即主动与重点办联系，按照《国家重点建设项目档案管理登记办法》和《福建省档案登记办法》、《福建省重点建设项目档案管理登记办法》的要求，下发重点项目档案管理登记工作的通知，提出重点项目档案登记的范围、时间及具体要求，依法开展重点项目档案登记工作，并及时对登记工作情况进行统计分析，通过项目档案登记，使他们基本掌握了个建设项目的建设进度，形成档案的管理情况，对明确重点项目档案工作重点，有针对性地做好各阶段监督指导和服务工作，起了很好的作用。各设区市档案局也都能及时对所辖行政区域内的省、市重点建设项目档案情况进行登记。
重庆轨道公司：“工程档案技术交底会”制度
为了保证施工、监理单位从一开始就能够按照国家有关规定做好项目档案工作，重庆轨道公司从轻轨工程开工建设时起，就坚持实行了“工程档案技术交底会”制度，有针对性的对已中标合同工程的施工单位、监理单位及时进行工程档案技术交底。通过工程档案技术交底会，并形成会议纪要，使每个参建的施工单位和监理单位从工程开工建设时起，就能够明确本合同工程对项目档案有哪些要求，必须采取哪些措施才能保证项目档案收集齐全、内容准确、整理规范、按期归档和移交；从项目经理、技术总工到质检员、施工员、测量员、内业资料员都能明确自己的职责。特别是在轻轨工程的重大合同项目的建设过程中，重庆轨公司还针对项目档案工作中出现的问题，采取及时召开项目档案工作协调会的方式，对出现的问题进行分析，提出整改措施，并对参建各方履行档案工作职责提出具体要求。工程档案技术交底这一措施的推行，在实际工作中取得了非常显著的效果，在轻轨项目档案管理工作中形成了参建各方职责清楚，沟通及时，工作到位，措施有力的良好工作局面，保证了项目档案管理工作的有序开展。
中国航天科技集团公司：项目档案信息通报制度
为组织开展好项目档案工作，航天档案馆加强了组织和管理，加大监督指导的力度，实施项目档案信息通报制度，定期以书面和简报等形式对各单位项目档案工作情况进行通报，加强各级档案部门之间、档案部门与投资部门之间的交流与联系，保证有关领导和部门能够及时了解项目档案工作动态，支持档案部门能更好地开展项目档案工作的监督、指导工作；
“三三制度”
任何工作能否顺利开展和完成的很重要一点在于执行。在制定了项目档案工作方针后，要确保工作的开展和进行，必须提出明确的要求和加强措施。为此，航天档案馆从制度、人员、方法等方面提出了加强措施。肖俊主任明确要求项目档案工作实行实行“三三制度”，即在检查完成后3个工作日内下发整改意见，整改完成并通过审核后3个工作日内下发档案验收结论。有关部门要指定1名人员对单位和项目实行责任制，并负责对口单位的项目档案工作进行监督、检查和指导。在进行具体项目检查前，对有关检查员集中召开1次情况交流说明会，就项目建设及项目档案工作情况和有关问题进行交流和说明。在项目检查验收后及时对有关情况和数据进行汇总。
山东：全方位服务制度
针对重点建设项目档案形成周期长，时间跨度大，流动性较强等特点，山东省各级档案行政管理部门开拓思路、创新方法，运用多种监管手段，加强对重点建设项目档案的全方位监控管理，保证了档案的收集齐全、整理规范、移交及时、保管安全。山东省档案局为加强对省重点建设项目档案工作的监督掌控，对每个项目单位发放档案登记表，要求各项目单位分别于项目开工后6个月内、每年度12月底前、档案预验收后1个月内填写有关档案登记事项。在项目竣工验收前对每个项目都组织进行档案专项验收，按验收标准逐项打分。济南市档案局对城市建设项目档案工作实行跟踪监督指导，自城市建设指挥部成立起即积极介入，印发《加强指挥部档案管理的通知》，明确指挥部应归档文件材料范围和归档要求，不定期到各指挥部检查文书档案收集归档情况；对在建项目及时送达《重点建设项目档案管理监督通知书》和《济南市重点建设项目档案管理登记表》，督促各项目单位做好档案管理。青岛市档案局的做法是首先建立信息提报制度，根据事前掌握的项目信息提前介入，向项目建设单位制发《重点项目档案管理监督通知书》和《青岛市重点项目档案资料管理情况登记表》，各项目单位按要求填报有关信息，档案局再将信息输入重点建设项目档案管理数据库中，实行科学管理；其次是及时跟进，加强事中监督，把项目档案管理与档案目标管理认定和年度考核相结合，对档案管理薄弱的单位实行经常性的监督指导；最后是参加档案验收，把好事后监控关，对在验收过程中发现的问题要求项目单位及时整改。其他各市、县（市、区）档案局也都把档案登记、档案验收、积极介入监督指导作为监管重点建设项目档案工作的重要手段。
江苏润扬大桥：声像档案跟踪采集制度
江苏省长江公路大桥建设指挥部重视工程档案管理，在润扬长江公路大桥工程项目（简称“润扬大桥”）工程建设管理期间，采取有效措施，保证了项目档案与工程建设同步推进，实现了电子档案与纸质档案的双套制归档，并形成和完善了声像档案跟踪采集制度。工作中，为形象再现工程建设全过程，反映工程建设重点、难点以及运用的新工艺、新技术、新方法，指挥部聘请南京电影制片厂专门对工程建设实施跟踪摄影，制作了多角度反映工程建设的专题片。聘请南京浩清广告公司专业人员跟踪拍摄工程照片。指挥部还依靠施工、监理单位的力量收集施工现场第一手照片，在《润扬大桥工程项目竣工文件编制办法》中明确施工、监理单位编制声像档案的责任，要求参建单位根据各自工作职责和内容，拍摄能够反映工程建设的图片，连同竣工文件一并移交，确保了润扬大桥工程建设照片档案的系统与完整。
四川：重点建设项目单位间协作和交叉检查制度
为了贯彻执行档案法及规范化管理办法，宣传贯彻国家有关经济科技档案工作的规范和标准，促进全省企业、科技事业单位档案的协作交流，提高全省经济科技档案管理水平，四川省档案局按片区组建省属及中央在川企业、科技事业单位经济科技档案工作协作组，建立单位间的协作和交叉检查制度。重点建设项目单位属于其中的重要组成单位，共十七个组，其中几个组长单位就是重点建设项目单位。2006年9月底已完成组建工作，年底全省形成一个较为健全的经济科技档案工作网络。2007年起将适时开展交叉检查，已有几个协作组将重点建设项目单位档案工作纳入检查计划之中。
重钢集团公司：技改建设项目档案三级验收制度
为了保证项目竣工档案齐全、完整、准确，整理符合规范要求，重钢集团公司坚持实行了技改建设项目档案三级验收制度，即项目监理单位负责对项目档案进行预验收，项目建设单位负责对项目档案进行交工验收，重钢集团公司（重大建设项目由市档案局负责）负责对项目档案进行专项验收。通过三级验收，对工程竣工档案的质量进行严格的审查把关，上一级验收不合格，不得进行下一级验收，凡档案验收不合格，不得进行项目竣工验收。为了确保竣工档案的质量，并按期归档，重钢集团公司还实行了严格的竣工档案审查签字程序，由施工单位技术负责人、总监理工程师、技改处、质监站、档案处层层审查合格后，签署意见，办理竣工档案移交手续，合同预算处才能办理工程决算。
湖北：档案管理纳入建设项目整体竣工验收制度
湖北省档案局在对重点建设项目档案管理的监督指导工作中，十分注重与有关主管部门的沟通与配合，充分发挥他们的行政职能作用，建立了将项目档案管理纳入建设项目整体竣工验收的制度。省发改委领导将档案管理作为工程质量的重要内容，积极支持、配合档案行政管理部门加强对重点建设项目档案工作的监督指导，将档案行政管理部门作为重点建设项目整体竣工验收单位之一参加整体竣工验收。省发改委每年及时向档案行政管理部门通报重点建设项目名单，有关职能处室在组织重点建设项目竣工验收前，认真审查其档案的管理和验收情况，并向项目建设单位提出档案收集、整理和验收的要求，较好地保证了重点建设项目严格按照国家有关规定加强项目档案管理工作。省交通、林业、水利、电力等重点建设项目较多的行业主管部门领导高度重视本系统重点建设项目档案管理工作，将档案质量提到与工程质量、资金安全同等重要的位置来抓。湖北省水利厅领导对长江堤防工程建设档案管理，明确提出要求：要做到“三个一”，即:创一项优质工程、交一个清白财务、建一份明白档案。成立档案工作领导小组，并建立了分管领导负总责、办公室主任负全责、领导小组成员各负其责、专兼职档案人员具体负责的档案工作组织网络。领导亲自参加项目档案专项验收，及时向档案行政管理部门汇报工程进展情况、档案同步管理情况，有效地保证了档案行政管理部门对工程档案监管工作的顺利进行。
辽宁：竣工档案验收监理制度
要做好重点工程档案工作，关键之一就是必须有一批业务能力强的档案监理人员，以落实竣工档案验收监理制度。为此，根据辽宁省档案局、省建委、省计委联合的《辽宁省基本建设项目竣工档案验收规范》，他们每3年一次，联合举办了5期竣工档案监理培训班，邀请国家档案局、省发改委、省建委、省经贸委相关处室的领导和专家授课；请项目档案工作先进单位介绍经验。由省档案局、省发改委等单位联合聘任“辽宁省重点建设项目竣工档案验收监理”，颁发监理证。由省直单位联合聘任监理，加大了监理员在监督指导工作中的力度和权威。竣工档案验收监理员持证上岗，活跃在全省各个国债建设项目档案工作的第一线，为确保全省重点建设项目档案完整、准确和系统作出了重要的贡献。
