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[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）02-0077-01
中国网络电视台CNTV报道，人力资源和社会保障部最新统计显示，2012年全国普通高校毕业生预计680万人，创历史新高。近年来全国高校毕业生每年大体在600万人左右，并且呈逐年递增态势，高校毕业生就业工作成为各级政府教育行政部门和人力资源和社会保障部门的重要工作。在高校毕业生就业工作中，档案管理工作存在的问题日益突出，切实做好高校毕业生档案移交和管理工作，对于做好高校毕业生的就业工作至关重要，因此有必要认真研究高校毕业生档案管理存在的问题，有针对性地找出解决高校毕业生档案管理的对策，是高校档案管理部门和教育行政部门乃至人力资源和社会保障部门和用人单位的重要任务。
二、毕业生《报到证》的历史作用
在自主择业就业制度下，高校毕业生档案管理存在的主要问题是《报到证》制度已经过时，根本不适应自主择业就业制度的需要。
在统招统配制度下，高校毕业生《报到证》的作用：一是，《报到证》是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证；二是，《报到证》是毕业生到用人单位报到的凭证，凭《报到证》报到以后，方可开始计算工龄；三是，《报到证》是用人单位接收毕业生的重要文字证明；四是，《报到证》是任何一个合法的人才中心、档案管理机构接收毕业生档案的证明；五是，《报到证》是用人单位给毕业生落户、接管档案的重要凭证和依据；六是，《报到证》证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生；七是，《报到证》是毕业生的干部身份证明；八是，《报到证》的有限期和毕业生的报到期限：毕业生报到的期限原则上为一个月，毕业生领取《报到证》以后，应尽快到工作单位或人事局报到，没有特殊原因或延期报到的，所造成的一切后果由毕业生本人承担。如果没有《报到证》，毕业生将会失去干部身份，成为社会劳动人员（工人编制）；而且人才中心无法接收毕业生的档案。按照我国目前的人事管理规定，由人事局管理干部（档案一般放在人才中心），由劳动和社会保障局管理工人（档案一般放在职介所）。《报到证》目前仍在中国人事管理体制中扮演着重要的角色，因此，毕业生们应注意保管好自己的《报到证》，不要丢失。《报到证》原则上不补办，应届毕业生如不慎遗失《报到证》，须及时向学校报告遗失过程，先由本人提出申请，再由毕业生所在院系负责人签署意见后，由学校报请省毕业生就业指导中心核准后予以办理新证。
三、关于毕业生《报到证》的建议
《报到证》制度是计划经济体制下，大学生统招统配制度下的产物，在当时历史条件下对于人才合理调配起到了一定的作用。随着市场经济体系的逐步完善，用人制度真正实现了自主择业双向选择，在当前市场经济体制下，沿用计划经济时代的《报到证》制度，对于人才合理流动和高校毕业生就业丝毫促进作用也没有，并且成为高校毕业生就业的一大障碍，建议立即予以废除。
一是没有法律依据。翻遍中国法律，找不到一条有关高校毕业生《报到证》的法律依据。
二是高校毕业生持有《报到证》无法报到。目前全国各个高校毕业生大体上在毕业前半年左右就开始为就业问题奔波，参加各种招聘会。一旦遇到适合的工作岗位就要履行报名、考试、面试，过五关斩六将，好不容易被用人单位选中，还要耐心等待教育行政部门颁发那个所谓的《报到证》，对于用人单位而言，有没有那个《报到证》根本无所谓，他们需要的是真才实学，需要的是有能力、有水平的员工。一些限制户籍的大城市用人单位，即便毕业生拿到高校出具盖有鲜红大印的《报到证》，也无法报到，因为该用人单位没有进城户籍指标，毕业生档案还得打回原籍，交给户籍所在地人才交流中心代管。
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005—5312（2012）27—0240—01
一、高校毕业生档案的内容与特点
1、学生档案的内容包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语（或思想品德考核表）、体育登记表、体检表、家庭情况调查表、入团志愿书、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指学籍册、招生花名册、学生名册，证书表册，毕业证书发放登记表，毕业去向登记表、学科和非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。
2、学生档案材料形成的时间多阶段性。学生档案一般是有季节性或准季节性的。随着高校事业的发展，高校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有长有短，形成的学生档案材料也不一致。
3、学生档案具有学生管理工作的重要特点。其目标非常明确，对内，便于加强对学生在校时学籍、业绩、思想政治、奖惩管理；对外，则服务于社会，为社会人才系统注入文字信息。
二、高校毕业生档案管理中存在的问题
（一）毕业生对档案的重视程度不够
随着市场经济的发展，一些毕业生就认为个人档案“没什么用了”，另一些就业于私营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。
（二）档案管理不规范
档案管理部门只照搬规定办事，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外，建档干事和辅导员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，导致了档案内容不全、管理混乱等问题。
（三）档案管理手段落后
目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
三、完善高校毕业生档案管理工作的思路及对策
（一）提高对毕业生档案管理工作重要性的认识
一是加强宣传力度，提高毕业生对其个人档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。
二是加强自身学习，提高建（管）档人员素质。新时期学生管理工作面临许多新问题，同时也给毕业生档案管理工作提出了更高的要求。管档老师要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，利用好毕业生档案这一信息资源。
三是要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时保管。
（二）加强对毕业生档案的科学规范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。
二是要加强收集工作，完善档案内容。按照学院有关文件精神，结合本校实际制定相应的制度，全面收集学生在校期间的表现材料，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料。
三是要实行专门统一管理。建立专门的毕业生档案库，将所有毕业生的档案统一整理，分门别类，按照人员班级、系部、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。
（三）创新档案管理模式，实现现代化管理
高等院校毕业生档案是国家人事档案的一个组成部分,它是记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况,是高等学校进一步教育、考查、培养更高层次人才的第一手资料,更是用人单位选拔聘用、考核培养人才的主要依据。在知识经济时代、我国市场经济逐步建立完善的大背景下,高等院校学生档案工作出现了不少新的问题。因此,深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题,对于准确、完整地提供人才信息、促进大学生就业,甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。
一、高校毕业生档案工作存在的主要问题
1.缺少具有针对性的法律法规的约束
近年来,教育部和国家档案局针对高等学校档案管理颁发了《高等学校档案管理办法》。该办法规定:关于高等学校全日制在校生规模在1万人以上应当设立档案馆。(参见《高等学校档案管理办法》第二章第六条),由于没有相关的约束条文,各个高校的学生档案管理体制并不统一:有的高校将学生档案放在综合档案室实行综合管理;有的把学生档案和干部人事档案放在人事处一起管理;有的干脆把学生档案放在各个院系,由辅导员分散管理。就笔者所在学校目前在校生人数已达到11000人,而学校设立的档案室只安排不到两名的相关人员进行临时管理。毕业生档案是在毕业生离校前一个月由系部辅导员移交至学生处就业指导服务中心,再由学生处就业指导服务中心安排一至两位老师采取晚上、周末加班等方式在极短时间里将毕业生档案进行整理、转递。因为学校没有为档案室分配明确的定员编制,也没有具体的办公经费及制订工作量考核标准,所以,造成一些部门和个人也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是,毕业生档案管理、转递工作就在这不规范的环境中勉强运行,其结果不言而喻。
2.学生档案管理缺乏规范化
高校学生在校阶段产生的档案材料,如果没有及时归入档案,就会出现问题。就以笔者所在院校在2009届毕业生档案整理过程中发现的问题为例:(1)归档材料手续不符合要求。比如有的高校毕业生登记表没有学生本人签名;存在没有盖学校印章,用系部印章取而代之的登记表;辅导员因疏忽忘记将高校登记表放入到学生档案袋。(2)档案材料没有明确的排序要求,资料容易混乱。最常见材料有以下几种:论文评审意见书、学生成绩表、优秀学生(干部)登记表、奖学金申请表――如果同一类型材料(表格)多次出现,就会出现排序杂乱无章的问题。(3)书写用笔不规范。我在整理毕业生档案时,发现有一部分档案材料采用圆珠笔、纯蓝墨水笔书写的,按要求应该是纯黑色钢笔或水笔等。
3.档案管理模式老套,缺乏信息化
大学生在校期间形成的档案是其所有档案的一部分,它记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况。由于档案袋的容量有限,加之一些档案材料需要保密特殊性,就目前纸质档案材料而言,还真是有点勉为其难,尽管各行各业迈向信息化发展,然而,我们高校毕业生的档案却有点“返祖还原”现象,从事过生源数据上报的同志都知道高中阶段都已经有电子录检表(以江苏省为例:上报数据至教育厅时,需事先在扩展项1里面查清楚该学生在录检表的哪一本哪一页哪一行),在一定程度上暴露出档案管理体制、管理模式、方法手段滞后于信息时代。
4.档案转递单位不明确,用人单位接受档案管理不规范
(1)随着就业政策改革,毕业生到中小型企业、外资企业、私营和民营企业就业的人数不断增多,有些单位和学生不清楚档案的管理制度,以为就业协议书上的档案转递单位直接就是工作单位,但是这其中绝大多数单位没有机要接受权,导致档案不能正常转递甚至丢失。
(2)学校按要求转递档案,但是由于接受单位没有规范毕业生档案管理制度而造成档案丢失的现象,例如研究生档案需要分两次寄出――学生收到调档通知函件要求寄出当时的档案政审,学生毕业时再寄出后面产生的档案材料,有的单位收到档案后没有把两次档案合并在一起或者没有及时地将没有被录取的学生档案退回,这也容易造成档案丢失。
二、高校学生档案管理工作的对策与措施
1.加强相关法规建设,确保毕业生档案管理、转递工作有效开展
近年来,党和政府有关部门十分重视档案管理工作,不久前颁布了《高等学校档案管理法》,不过里面缺少具体对毕业生档案管理、转递具体工作细则的说明。这一空白,使得毕业生档案管理、转递“八仙过海,各显神通”。为此,笔者建议相关部门在《高等学校档案管理法》的指导下,从工作的实际出发,尽快出台诸如《高等学校学生档案管理工作细则条例》此类法规,明确具体的单位负责毕业生档案,确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。随着我国高等教育普及化步伐的加快,再加上刚刚过去的金融危机的影响,毕业生未就业比重快速提升,这就要求我们必须将毕业生档案管理、转递工作做实、做牢,确保档案准确无误转递。
2.及时收集、有效整理
毕业生档案记录的虽然是他们大学期间数年的成长历程,但是,“不积跬步,无以至千里”,笔者个人建议要从他们被录取进校那一天起就做好建档工作,入学后立即根据其系部、专业群体性特点,按照国家档案法规的要求,收齐有关材料。以后一经形成,尽快存入。就目前而言,大学生在校期间参加国家和地方的各种竞赛、技能、等级(计算机、英语)、职业资格落英缤纷,社会实践活动层出不穷,入党入团、评优获奖屡见不鲜,每一份材料、每一张证书都是大学生们能力与成长的记录。档案管理者本着一切为了学生、为了学生一切的工作理念,定期地向有关职能部门索取、征集学生材料。尤其毕业之际是毕业生档案材料形成的最集中、最重要的时间段,这个时期是对毕业生在校期间德、智、体、美、劳的全面总结和评价,形成的材料大致有:论文评审意见书、学生成绩表、毕业生登记表、毕业生体检表等。
3.尽可能多地把信息化技术应用于高校毕业生档案管理的各个环节
笔者所在院校通过毕业生上网直接输入学号和姓名查询派遣单位和档案转递情况,据不完全统计比没有用系统相比学生档案转递后查询量减少50%。一定程度上减少了了信息管理的重复劳动,减轻档案管理的日常事务性工作,还大大提高了毕业生档案查询的效率。
4.加大宣传力度,提高毕业生对档案重要性的认识。
国家竞争的本质在于人才的竞争，高校毕业生作为我国人才队伍中重要的组成部分，对于推动国家的发展以及综合国力的提升而言发挥着重要作用，在此过程中，高校毕业生人事档案由于能够对毕业生的专业、学历、品德、才干等作出反应，因此可以作为实施人才竞争战略工作中的重要依据。同时高校毕业生人事档案本身就是我国档案管理事业中不可或缺的内容，因此，做好高校毕业生人事档案管理工作，无论是对于我国人力资源的发展还是对于我国档案管理事业的发展都发挥着重要作用。另外，高校毕业生人事档案可以让国家对高校毕业生的学习经历、就业方向以及工作发展做出了解，这对于我国调整人才战略、教育计划以及促进就业率的提升等可以发挥出参考作用。
（二）高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性。
高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性体现在两个方面：一是能够让企业更好的对人才做出选拔与分配，并更好的实现人尽其能。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位可以了解高校毕业生的学历、在校表现、实习经历以及工作经历，同时能够了解学生的思想状况与道德素质，这些内容能够作为用人单位开展人才选拔时的依据并提供参考作用；二是能够让企业更好的掌握员工信息与状态，从而为企业人力资源管理工作提供依据。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位能够在了解员工专业素质与综合素质的基础上为员工合理安排工作岗位，并为员工的考核与晋升提供必要依据。同时，根据高校毕业生人事档案所反映出的各类信息，社会用人单位可以针对岗位需求以及员工能力素质来合理安排员工培训，从而促进毕业生对自身工作的尽快融入以及职业能力的提升。
（三）高校毕业生人事档案管理对毕业生自身的重要性。
高校毕业生人事档案记录着毕业生的各类信息，并且也能够对毕业生综合素质做出反映。一是在毕业生求职过程中，毕业生的人事档案是社会企业事业单位人才招聘以及公务员考试录用等方面都需要做出考察的重要内容，在此过程中，毕业生人事档案发挥着依据作用；二是在毕业生参加工作后的职务晋升、职称评定、工龄计算以及保险缴纳等工作中，仍是档案都发挥着凭证作用；三是高校毕业生人事档案记录着高校毕业生的职务、待遇以及福利等情况，所以可以作为毕业生对自身合法权益做出维护的重要凭证；四是毕业生人事档案记录着毕业生在学习以及工作中的各项考核数据，以此为依据，毕业生可以更好的认识到自身的不足，并对自身素质做出有针对性的提升，从而推动自身事业的发展。
二、高校毕业生人事档案管理对策
（一）对高校毕业生人事档案管理给予高度重视。
在高校毕业生人事档案管理工作中，重视意识是确保后续管理工作得以有序发展的重要基础，因此，无论是高校、用人单位还是高校毕业生自身，都应当树立重视毕业生人事档案管理工作的意识。其中，高校领导对毕业生人事档案管理工作的重视程度决定着高校毕业生人事档案管理工作能否得到有序开展以及能否取得良好成效。对于高校领导而言，不仅要在意识方面认识到高校毕业生人事档案管理工作的重要意义，同时要在行动上为高校毕业生人事档案管理工作创造良好条件，并且要强化对毕业生人事档案管理工作的领导与把控。从行为实践方面来看，高校领导要通过举办展览、讲座等方式来提高档案管理单位以及学生对人事档案管理重要性的认识，同时有必要给予毕业生人事档案管理工作足够的资金支持，有必要重视高校毕业生人事档案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作设施的完善，从而确保档案管理机构能够从硬件、软件两个方面使毕业生人事档案管理工作的有序开展得到保障；社会用人单位则应当对高校毕业生人事档案的价值作出认知，虽然在高校毕业生人事档案管理中存在伪造内容或者内容单一的问题，但是这并非普遍的现象，因此，用人单位应当将毕业生人事档案当作是对毕业生作出的了解，对人才进行选拔与分配的必要途径，从而促使毕业生自身能够强化对人事档案管理工作重要性的认识；作为高校毕业生，应当认识到毕业生人事档案中的各类信息都与自身息息相关，其内容所具有的真实性、权威性以及有效性能够为毕业生的工作以及自我提升发挥出重要作用，所以，高校毕业生应当对人事档案管理给予高度重视，并了解人事档案管理流程与转递流程，从而避免自身人事档案的丢失。
（二）对高校毕业生人事档案管理工作制度作出完善。
在高校毕业生人事档案管理工作中，对管理工作制度作出完善是推动高校毕业生人事档案管理工作规范化的有效途径与必要途径。在此过程中，首先，高校要重视对毕业生人事档案管理工作中的档案构建、档案收集、档案管理以及档案归档等作出完善，并构建补充制度，从而推动毕业生人事档案的充实，确保体现出毕业生的各类信息。在此方面，高校毕业生人事档案管理部门要在档案收集工作中保持积极主动的态度，确保人事档案信息的准确与及时收集，从而为高校人事档案的良好利用构建基础。所收集的档案内容要具有完整、全面的特点，并重视体现出毕业生的专业能力、政治素质以及思想品德。为了确保档案收集工作取得良好效果，高校毕业生需要对档案收集范围做出严格的规定，同时要对高校毕业生档案信息收集渠道做出拓展与畅通，在构建追踪收集制度的基础上来确保人事档案信息的及时收集与查漏补缺；其次，高校要重视对毕业生人事档案的借阅制度与利用制度做出完善。高校毕业生人事档案价值的实现需要建立在高校毕业生人事档案得以有效利用的基础之上。在此方面，高校要对毕业生人事档案的利用与借阅对象和范围做出明确规定，对超出利用与借阅范围的档案或者对象，应当禁止利用与借阅。在利用与借阅手续方面，人事档案的利用与借阅人需要出示单位介绍信与个人身份证明，并填写审批表。高校毕业生人事档案管理单位在对这些内容做出核实的基础上才能够进行档案借阅。在构建档案借阅与利用审批制度的基础上，高校毕业生人事档案管理单位还应当制定有效的监督机制，通过对档案保管、借阅、利用过程作出监督来避免在档案的借阅与利用中出现违规现象，从而避免档案的丢失。对于违规现象，应当明确规定处罚措施，从而对档案管理工作者行为做出制约。
随着科学信息技术的迅速发展，如何提高高等学校档案管理水平，更好地适应新形势的需求，是摆在各高校管理者面前的新任务，也对毕业生的档案管理工作提出了新的更高要求。毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录。准确、齐全、完整的毕业生人事档案，是反映大学毕业生综合素质的重要依据，也是大学生就业及今后各用人单位选拔、任用、考核的主要依据。信息技术的快速发展和现代化办公设备的广泛运用，对高校毕业生档案管理工作提出了新要求，原有的单一的管理模式已很难适应现实档案工作的发展要求，因此，高校毕业生人事档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。
一、高校毕业生人事档案管理中存在的问题
（一）平时不闻不问，用时“四面出击”
高校毕业生在毕业前，学校都要求学生办理好各种毕业手续，但不少毕业生却从不过问自己的档案，毕业后，档案在什么地方？是在学校、还是在生源地的人才服务机构？学生从不关心。档案里都应该放入哪些材料，自己手里应该有哪些材料，都不清楚。等到需要用时想起来，我的档案在哪儿？我报到证在哪儿？我档案里怎么缺材料呀？等等问题都出来了，这才到处找寻，四处打电话，到处奔跑，查询自己的档案，浪费了时间、人力、财力，而且在补办过程中也给自己造成了不必要的损失。
（二）档案意识淡薄，档案存放“五花八门”
随着高校毕业生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使组织人事政审工作相对减少。一些高校毕业生认为人事档案没什么用了，所以使许多高校毕业生想到更多的是赶快通过自我推荐，找到理想的单位就业，对档案存放没有过多的考虑，这就导致高校毕业生的档案存放出现了“五花八门”的现象，有的一直存放在学校长达几年甚至十几年，有的放在各级教育部门，有的存放在父母那里，有的存放在曾经打工的单位或人才市场，有的早已不知去向，更多的是跟随个人“南征北战”。
（三）一切以就业为先，档案后续材料“零充实”
由于考录的公务员和聘用的事业单位工作人员的档案要交到组织人事部门进行统一管理，所以这部分高校毕业生参加工作后的所有情况会形成材料及时的进入个人档案。但对于在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位对人才档案要求没有形成规范化、制度化，只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于对档案的不重视，因而也就不管档案是否健全，再加上材料的收集没有形成机制，收集也相当困难，致使在外打工的高校毕业生在打工期间没有档案材料反映自己的经历。工作了几年，甚至更长的时间，到头来自己档案材料中只有在校期间的材料，档案材料的积累没有因为自己工作阅历的增长而增加，造成自己人生经历历史记录的缺失。
二、加强高校毕业生人事档案管理的措施
（一）科学完善档案的内容
高校要根据本校学生毕业时间，安排时间统一对毕业生档案材料进行收集、整理。整理时要按照学生档案的形成特点，即基本情况材料、思想道德素质材料、科学文化素质材料、党团组织材料、个人信用材料、身体和心理素质材料等进行分类整理，达到内容完整、条理清楚、规格统一、装订整齐的标准。同时，要把好学生档案的最后审核关，审查档案材料是否缺项，学籍材料是否加盖教务处印章，行为表现材料是否有学生工作处(部)或团委、学院(系)里的意见和盖章等，保证每个毕业生的档案内容完整，手续齐全，真实可靠，既要保证学生档案内容能客观地反映毕业生的详尽情况，为接收单位能够准确、全面地了解毕业生提供可靠的依据，又要发挥学生档案在毕业生择业过程中的作用。依据学生档案积累的内容，将学籍、行为表现和身体素质等档案材料，以表格的形式整理出来，丰富毕业生推荐材料的内容，为毕业生联系工作提供一套客观、全面反映学生德、智、体、美诸方面情况的综合推荐材料，以便学生在新的就业形势下公平竞争，自立择业。
（二）实施档案电子化
目前高校网上招生已经完全普及，中学阶段的纸质档案与电子档案并存已形成，但入学后的大学阶段档案却大多是纸质档案，这与毕业生档案管理信息化、档案利用社会化的要求极不相符。因此,当前高校学生档案管理手段必须充分利用计算机技术，学习和借鉴国外档案管理的先进技术，运用Visual Basic构建的管理系统，实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑。在毕业生档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。
（三）强化档案管理的服务意识
高校毕业生人事档案信息化建设的目的是使得档案信息资源能够得到充分利用。这就迫切需要尽快建立起高校档案信息社会化的服务体系。通过不断强化服务意识，拓宽信息资源的服务领域，促进档案信息的社会共享，就能够使档案信息物尽其用，达到资源共享。创建起社会化服务体系的运作模式。通过成立档案管理的中介组织，建设市场化服务体系，才能更好地实现档案信息的应有价值。与此同时，还要加强档案机构体系的合理设置，建立一支具有档案理论知识和较高专业素质的现代信息技术专业人才队伍，管理好和应用好高校毕业生人事档案，不断提高服务质量和服务水平，积极探索信息管理新思路，真正做到服务社会、服务毕业生、服务用人单位，让档案信息化管理在社会主义经济建设中起到应有的作用。
三、总结
总而言之，人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，因此，高校必须及时的、积极的加强毕业生人事档案的管理，这样才能够更好的服务于毕业生的就业。
参考文献：
中图分类号：G715 文献标识码：A1 我校高职毕业生档案的管属部门及内含
高职毕业生的档案管理有的学校放在综合管理部门，实行综合管理；有的院校放在学生工作管理系统，由学生处统一管理；而有些院校放在各个学院、系部，实行分散管理。我校由各系专人负责、辅导员监管，毕业生提取档案需要携带毕业证、身份证、报到证等相关证件到系里领取。在特殊情况下，毕业生档案暂时不能转走，比如：处分未撤销缓发毕业证者；欠学费者；处分未撤销缓发毕业证者，成绩不合格者。监管学生档案的辅导员老师在学生领取档案时告知学生应该注意的事项有：第一，学生档案是个人的重要资料，不能在个人手里存放；第二，学生个人不得自行拆封，应由就业单位档案管理部门拆封等。
高职毕业生档案是指已经完成教育部、学校、各专业人才培养方案中所有需要完成的项目学生个人的干部身份档案。我校高职毕业生档案里面的内容有：高中学籍表；高考电子档案；学生党团关系；每个学期学生综合素质考核表；各种评优登记表；实习成绩考核表；毕业论文答辩开题报告；毕业论文答辩成绩单；毕业生登记表；综合成绩单；学生诚信档案；全国普通高校专科毕业生就业通知书等材料。
2 高职院校毕业生档案管理工作中存在的问题
2.1 档案管理意识不强，管理不规范
高职院校档案管理和建设主体的重视程度不够，意识不强，直接给管理工作带来困难，也造成档案管理中的混乱。在实际工作中，存在着轻视此项工作，不少档案管理部门只遵循下发的《干部人事档案材料收集规定》，并没有形成自己的档案细则和规定。在执行过程中，存在不及时归档、乱归档等现象，档案不能避免有丢失情况，等发现后再补材料和档案，造成和原始材料的不一致。有的学校档案管理者不固定，这直接造成管理混乱，导致人事档案缺乏严肃性。
2.2 口袋档案和弃档现象逐年增多
口袋档案是指毕业生拿到自己档案后，没有将自己的档案放到所任职单位档案管理部门，也没有放在档案的人才中心，就直接放在家中，这种现象的产生一方面是因为毕业生急于就业，并没有签订正式的劳动协议，另一方面也有不少是用人单位并没有档案存放部门。也有的高职毕业生为了自己以后方便换单位——跳槽，档案直接就放自己“口袋”里。甚至有些毕业生毕业以后长期将档案放在学校，好像“永远”没有档案一样，增加了学校档案管理者的工作复杂度。
2.3 档案管理手段陈旧落后，设备不先进
由于高职院校对档案不够重视，管理投入有限，有的院校没有专门的档案管理部门，有许多档案管理人员是身兼数职，没有将全部精力放在档案管理工作中，对任课老师、辅导员和学生档案填写材料归档不及时，目前大多数高职院校仍以传统的手工操作为主，整档材料繁琐复杂，加上每个学期都有新资料加入，归档人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆装订等大量工作，没有时间考虑开发案宗的内在信息，计算机现代化管理并没有派上用场。
2.4 档案私拆、涂改、丢失等不良现象存在
有的毕业生拿到档案以后，马上想知道这个袋子里装的是什么，尤其在意在校期间一些表现，比如：教师评语、思想品德、毕业答辩成绩等，在没有听清辅导员老师或者档案管理员的要求和强调时，就已经将自己档案袋打开，甚至有些看到自己的表现和成绩不算优秀，立刻就拿起笔将自己的档案材料涂改，还有部分同学在学期间表现不是太优秀，个别学生就想到了弃档或者将自己档案弄丢等等。
2.5 高职院校档案管理者档案转交和查询管理不规范
高职院校还没有形成统一的标准，造成发放档案的过程随意性很大，很不规范。有些学生的档案采取机要传递方式，有些采取校方送达，有些学生直接将档案带走，也有不少是请人呈交等等。形式的不统一造成档案发放的混乱，有时会出现“人在档案无”、“档案有人无”等问题。
3 高职院校毕业生档案管理工作完善措施
（1）加强领导，保证毕业生的档案质量。学校应该统一各个部门各个学院系部意见，综合讨论人才培养方案，制定全校统一的载入学生档案材料的全部内容，做好对外宣传等工作。另外，各学院、系部、各专业、各班级针对自己的特殊情况，研究完善入载档案内容，做到档案个性化、特色化，将系部和专业宣传出去。规定学校专门派一名领导直接挂帅管理，各学院各系部各班级有专门的档案管理人员。
（2）重视宣传，强化学生的档案意识。从教育入手，使学生重视个人档案。使学生从入学教育就懂得档案的重要性，跟学生介绍档案中存放的材料都有哪些，这些材料是过去的一个写照，只有历史是不能更改的。毕业生应树立“人往哪里走，档案跟着走”的原则，对于以后自己的工龄、保险、升迁、转正定级等方面都有好处。
（3）提高档案管理者的认识，加强档案管理者的素质提升。从树立责任心和端正工作态度开始，档案管理者必须有较强的保密意识。学校应经常组织档案管理校内外的培训交流，全面提高档案管理者的素质，从技术手段上提高管理档案的科学性。
（4）完善制度，完善档案管理的各项制度。比如：建立台账制度，归档人员使用记录、材料补充填入记录制度等。每学年进行学校档案管理评比活动，及时表扬先进，对表现不足的环节提出建议，进行修改。每学期定期进行补充材料，归档材料入档，毕业学期进行全面大检查，进行查漏补缺等工作，保证毕业生档案质量。
（5）提高档案管理的手段和方法，对档案进行科学管理。在现阶段中各高职院校档案管理手段比较陈旧。我们如果认识到纸质档案管理的弊端，花费的人力、物力、财力较大。如果我们推行或者实施纸质档案、电子档案的双套式管理，这样可以满足本地利用和异地利用并举，切实提高服务意识。
总之，高职院校毕业生档案管理的好坏，直接影响到学校的声誉和学生个人的切身利益。作为高职院校，档案管理工作者应该不断提高收集、整理、保管、利用、传递等方面的本领，做好管理的科学化、规范化，为学校服务，为毕业生和用人单位服务。
L芑鹣钅浚?010年校级课题《高职生就业抗挫力培养研究》的研究成果；2011河北省教育厅课题《高职高专学生就业抗挫力培养路径研究》的前期成果，课题编号S2011214
参考文献
[1] 韩振英.论高校学生档案管理与大学生就业[J].中国成人教育,2007(3).
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高职院校毕业生档案管理工作也是高职院校毕业生就业工作的一个重要环节。一所学校毕业生档案管理工作是否制度化、规范化，不但事关高职毕业生的切身利益，也衡量着学校毕业生就业工作的整体管理水平。
一、高职院校毕业生档案管理存在的问题
1.缺乏毕业生档案管理的相关规章制度。健全的规章制度是衡量一所高职院校管理水平的重要标志，是学校规范化管理的基础，也是开展工作的政策基础。与学校其它工作相比，高职院校普遍缺乏毕业生档案管理制度。以为例，全区37所高职院校中，目前仅有3所学校制定了毕业生档案管理相关规章制度，其它学校在这方面基本处于空白。
2.毕业生档案管理部门混乱。许多高职院校并没有高度重视毕业生档案管理工作，多将其作为年度毕业生就业工作的扫尾工作去做。由于仅将毕业生档案管理看作是毕业生就业工作的边缘化工作，在毕业生档案管理部门的设定方面存在诸多问题。现在许多高职院校毕业生档案管理部门多为就业工作部门和各系部两级管理；也有的是由就业工作部门或由系部单独管理；个别院校甚至没有固定管理部门，由校领导临时指定部门管理。由于政出多门，给毕业生档案规范化管理造成了障碍。
3.毕业生档案整理不规范。由于高职院校毕业生档案管理部门非学校专职档案管理部门，又多缺乏完整的毕业生档案管理规章制度和专业档案管理人员，致使许多高职院校的毕业生档案整理不规范，突出问题在毕业生档案资料归档方面。由于对档案管理业务不熟，缺乏统一的标准，档案管理人员在档案材料归档方面业务不熟悉，导致毕业生档案资料归档不完整。许多用人单位反映，同一院校的毕业生，其档案资料标准不一，相差甚远，给用人单位选用、任用毕业生造成了一定障碍。
4.毕业生档案保管不规范。毕业生档案保管是毕业生档案管理工作的重要环节，却也是高职院校毕业生档案管理的一个弊端。由于学校每年都有未就业毕业生，也有一些用人单位不接收毕业生档案的情况，致使一部分毕业生档案留在了学校由学校保管。为解除未就业毕业生的后顾之忧，让他们安心地继续寻找工作，教育部规定，未就业毕业生档案其学校应免费为其保管两年。这是学校为毕业生做好后继服务的重要举措，但这项便生措施并未得到很好的落实。一些毕业生因多方面原因，没有如期来校办理自己档案的转递事宜，由于一些高职院校毕业生档案管理部门的多头化，管理制度不健全，致使许多毕业生档案成为“死档”，失去了档案应有的功能，甚至一些毕业生的档案由于年头较长，出现了档案丢失的情况。
二、规范高职院校毕业生档案管理的措施
1.制定毕业生档案管理规章制度。高职院校必须将毕业生档案管理规章制度建设作为规范毕业生档案管理的首要问题去抓。要适应新时期高校毕业生就业体制改革的需要，适时制定学校毕业生档案管理相关制度，对诸如毕业生档案管理职能部门、档案资料归档、档案移交接收、档案转递、留校档案管理等问题在规章制度中予以明确规定，用制度去规范学校毕业生档案管理存在的问题，摒弃人为随意的落后档案管理模式。
2.加强毕业生档案管理人员的培养。毕业生档案管理工作是一项认真细致的工作，不但要求档案管理人员具备一定档案管理知识和工作经验，还必须熟悉高校毕业生就业工作流程且认真负责，细致耐心。由于目前多数高职院校都没有设置档案馆，专职档案管理人员相对较少，如果将毕业生档案工作整体移交档案部门管理，也存在诸多问题。基于这种情况，高职院校应立足现实，以学生管理人员及毕业生就业指导人员为根基，通过校内外多种途径，加强他们的档案知识及业务培训，使他们能够掌握一定的档案管理知识，成为合格的毕业生档案管理人员。
3.积极探索毕业生档案管理的新模式。随着我国社会主义市场经济的确立，我国高校毕业生就业体制发生了根本性的变革，毕业生就业渠道呈现出多元化模式，这给高职院校毕业生档案管理造成了新的问题，传统的毕业生档案管理模式已无法适应现行的毕业生就业体制，亟待创新。
中图分类号：G647.24 文献标识码：A
文章编号：1673－2111(2008)10－072－03
作者：宗青，湖南财经高等专科学校讲师；湖南，长沙，410079
学籍档案，对于即将走向社会的毕业生来说是极为重要的“信誉卡”，原因在于他记载着大学生成长经历，思想品德、学习成绩、个人特长及身理心理健康状态等信息。是反映学生综合素质的重要依据。准确齐全、完整规范的学籍档案，既是大学生在校学习期间德、智、体、美等方面的真实写照，又为学生毕业时用人单位招聘人才提供重要依据，而且在毕业生将来步入社会上岗后的定岗、定职、晋级、出国深造等方面发挥重要凭证作用。所以规范高校学籍档案、建全管理制度是前提。
一、学籍档案的特点
学籍档案作为教学档案管理工作的重要组成部分，是学校对学生在校期间进行管理、考核时直接形成具有保存价值的历史记录，它的形成与其它档案的形成有着很大的区别。
(一)、学籍档案形成的周期性
学生在校的活动形成了学生档案，学生档案的形成周期与其它档案的形成有许多不同之处。例如：文书档案整理规定跨年度的文件，除年度计划、总结等文件外，原则上不允许组在一个案卷中；科技档案的整理要求以一个项目、课题等为对象，组成若干案卷，卷内文件形成时间不受年度约束；教学档案整理则要求，以一个学年度为单位进行归档。而学生学籍档案作为教学档案的组成部分，其形成周期又有自身特点，每个毕业生的学籍形成周期是从学生入校起至毕业为止四年的连续记录，因此学籍档案形成是有它自身的周期性。
(二)、学籍档案内容的广泛性
学籍档案的内容与其他档案有很大的差异，它不但反映了学生的个人情况，而且反映了院(系)常规教学和管理情况，其涉及面是广泛的，涉及内容是多样的，具有广泛性。例如：文书档案中多项内容不允许组在一个案卷中，而学籍档案的内容包括学生在校四年各门课程的学业成绩、奖惩情况、学籍变动情况、毕业资格审核、个人基本情况以及家庭基本情况等。
(三)、学籍档案电子文件与纸质文件的共存性
院(系)学籍档案的管理通常采取纸质档案与电子档案共同管理的形式，也就是采用双轨制。双轨制管理的好处在于能够从大量原始文件中快速地调阅所需的内容，大大提高了学籍工作的管理效率，检索速度和查准率。
二、目前高校学籍档案管理的状况
学籍档案作为学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占比率较多的一部分，它真实的记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少高校的学籍档案管理手段还相当滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：
(一)、原始学籍档案的信息数据不完整，整理不规范。
学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏、少目现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于信息登记不完整，提供资料欠准确：容易造成同名同姓学生的档案混乱；给毕业生办理档案时引起麻烦。还有的高校原有学籍档案的检索工具仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率、给查阅者和档案员带了一定困难。
(二)、档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。
集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺泛个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力，组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。
(三)、档案使用效率低，转递较为混乱。
一方面虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象
(三)利用现代化技术进行开发利用的程度很有限。主要表现在国家实施电子注册制度之前相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，但实际操作起来有诸多的困难：
其一，1994年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一标准，涉及学籍档案管理材料的管理潜在着不规范的可能；由于历年的招生与录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年来经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。
其二，纸质与磁性介质材料的收集脱节。办公自动化的条件下，教学部门定期对在校学生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，历时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。
三、网络招生对学籍档案的影响
目前高校远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生的纸质档案的管理方面存在较多混乱，表现在以下方面：
一是考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义对高校老师而言还存在理解上的困难。
二是电子档案中的“考生评估”一栏填写的内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。
三是被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生学籍的档案管理带来了很多不利的因素。
四、规范学籍档案管理的对策与措施
高校学籍档案管理工作是一项繁、杂、重的工作，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原来的学籍管理体系已不能适应高校发展的要求。因此， 运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料管理系统，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使不同校区、系部的分级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化。笔者认为学籍档案的管理机制应根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要，对学籍档案的管理可从以下几个方面考虑予以规范：
(一)、加强对学籍档案的基本管理。
1、增强档案意识，健全规章制度。增强全员档案意识是搞好高校学籍档案工作的重要保证。可采取编制《档案法学习材料》组织全校师生学习，进行档案法知识竞赛，在简报上开辟档案知识栏，以定期介绍档案小知识等手段提高全员档案意识，同时健全档案管理制度，使档案工作有明确的岗位目标责任制。
2、抓好各个环节，规范档案管理。从学生一进校起就要把新生的各类表格、卡片进行统一保管。笔、字、项目、页码、组卷、装订、检查、转递等都必须统一规范。
3、采取计算机检索，提高利用率。学校档案室应购置专业的档案管理软件将学籍档案的案卷级、文件级条目全部录入计算机，借助计算机查阅学籍档案，以提高档案利用的查准率和查全率。并可采取以下构想：
(1)网络版学籍管理系统的构想。根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势，以及本校跨校区延伸管理和二级学院分级管理的实际情况，可建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。
(2)学籍信息管理模块的构想。学籍信息管理模块不但可以批量录入数据，而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料，按不同校区、系所、专业、学制编班编学号，建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况，并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。
(3)成绩管理模块的构想。成绩管理模块把过去的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等合并成网络版的成绩库，库里有学号、姓名、分院、系所、培养层次、班级、专业等字段，可供查询学业成绩用。在满足不同的条件下，可以统计不同年级、不同专业的学业成绩、年级排名，各种数据报表的统计、制作、打印等。
(4)成绩报送。各科考试完毕，相关教研室登陆校园网上的“学生综合信息管理系统”，录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩频数图及成绩册，同时将考试成绩从网上“提交”给学籍管理科，学籍管理科审核后，再将成绩“提交”到学校学生总成绩库，有关人员即时可在校园网各终端机上查阅学生的考试成绩。
(5)学籍信息资料查询。各终端用户，如不同校区，二级学院、教研室及相关人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料和各科成绩；学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的在学成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印出来；二级学院、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。学籍信息管理系统的应用，可以避免数据录入过程的人为误差，减少重复劳动，提高工作效率。同时，它与其他的教学管理系统实现资源共享，实现教学管理规范化、信息化和科学化。
(二)加强网上招生档案的管理。
1、制定相关规定，明确考生档案管理的政策要求。招生办必须在每次考生建立电子档案的同时，建立纸质档案；被录取的考生档案中，应包括电子档案和纸质档案；被录取考生的纸质档案一律由招生办归中管理。
2、保证考生档案填写内容的真实性与档案内容的完整性。考生纸质档案归档项目要统一规范，全日制、函授生、自考生层次教育的档案都应归入纸质档案，内容包括毕业生登记表、考试成绩登记表、学生评估表、奖惩情况等，对已参加工作考取大学的考生档案还应包括其中工作期间的档案材料。
3、各招办应承担学生纸质档案寄发职责，确保考生档案的安全性与及时性。为保证数据的完整和防止篡改，档案部门对档案要定期备份。
4、各校应尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。要确保考生纸质档案能及时准确到位，没有到位的考生纸质档案要及时向考生所在招生办催交；为便于今后查阅，必须对考生电子档案信息刻录成光盘。
档案管理工作是一项管理性、服务性工作，是党和国家各项建设事业必不可少的环节，深深植根于人类社会生活，与人类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济与科技发展、精神文明及和谐社会建设中发挥着越来越重要的作用。
在人事聘用制度的日趋完善以及毕业生就业“取消统一分配、实行双向选择”的大背景下，高校学生毕业后去向越来越复杂，相应的档案管理方式亦越来越多，形式各种各样，这对档案管理工作及管理工作者提出更高的要求。现笔者就新时期高职院校毕业生的档案管理浅谈如下：
一、新时期档案管理的重要性
狭义上的档案工作就是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。高职院校毕业生档案工作是高校工作的组成部分，是提高高职院校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌和学生切身利益的一项重要工作。
（一）档案是社会发展的保障
档案它以打印文字、亲笔手稿、照片、录音带、录像带的形式保留着真切的历史痕迹。随着《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案事业步入了新的历史发展时期，走上了依法管理的轨道，各级档案部门解放思想，改革创新，逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来，档案事业的宏观管理得到全面加强，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。
（二）档案是高职院校学生工作查考的依据
档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料，是在社会实践活动中直接形成的、客观地纪录了历史情况的最可靠的凭证。高职院校学生档案是学生在校期间学习成绩、德智体发展和受嘉奖或处罚情况等历史记录，它可以为学生就业、升学、参军及政府机关、企事业单位聘用人才提供备查的依据。
二、新时期高职院校毕业生档案管理的特点及存在的问题
（一）新时期高职院校毕业生档案管理的特点
1. 按照国家教育主管部门就高职院校毕业生档案管理工作的相关规定，学生毕业离校后因各方面原因档案暂时没带走，可由学校负责管理两年，期满之前学生必须将档案转到工作单位或各城市人才中心进行有偿管理，否则后果自负。
2. 毕业生档案管理专业化程度低。大部分高职院校没有专业的部门和人员管理，均由学生工作处或系部代为管理。档案管理人员不固定，管理意识不强；绝大多数管理员没有进行过专业培训，业务能力差。
3. 学生档案管理多样化。自从国家实施大专院校学生毕业自谋出路政策后，毕业生档案管理呈现出多样化、复杂化。一是毕业生考上公务员或到事业单位工作档案随即调走的；二是参加专升本考试进入本科院校转走的；三是毕业后直接转到人才交流中心或户口所在政府部门管理的；四是在学校所在城市或其他城市企业工作暂时将档案放在学校，两年后转到工作单位或企业所在相应城市的人才中心托管的；五是即不转亦不带、在学校寄存满两年后也不来拿走的。
（二）新时期高职院校毕业生档案管理存在的问题
一是随着教育体制改革的深入及招生制度的放开，各类中等专业学校通过合并或其他形式升格为高职大专院校，且在师资力量和硬件设施不足的情况下不断扩大招生规模，由于人员不足或没有专业的部门和人员负责，以致造成毕业生档案工作被忽视，管理混乱，发生档案袋没封口、学习成绩由学生自己到教务处打印装袋、部门协调欠缺学生的部分资料没有装袋进档等问题。
二是学生档案材料质量差。随着社会的进步，科学技术的发达，现代化办公设备已逐渐替代了传统的办公用具。电脑、电传、复印机等已经运用到社会的各个领域，它的普及使我们的社会有了一个新的飞跃，大大提高了办公效益和办公质量，与此同时也出现了一个不容忽视的问题：那就是由这些现代化办公用具产生的文字材料耐久性差、易褪变。而学生档案大多为电脑打印输出、复印机复印的文件材料直接归于档案中，保存保质期短。
三、规范高职院校毕业学生档案管理的意见与建议
档案管理工作是各方面管理的重要组成部分，是维护一个部门历史真实面貌的一项重要工作，在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用，只有充分重视此项工作，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，继而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值，指导和服务于管理工作，实现其工作的特有职能。
（一）领导重视，加强档案管理
学校要把毕业生的档案管理作为日常工作来抓，指派一名领导分管，成立专业部门，明确专人具体负责，切实把高职院校毕业生的档案管理从以往的学生工作处或系部代管中脱离出来，实现档案规范化、专业化、科学化。
（二）增大投入，加强档案馆库建设
档案馆库是档案工作最基础的保障，是实现档案服务功能的必要前提。档案馆库的地点、大小、结构、设施非常重要，在一定程度上影响到档案馆服务功能能否充分发挥。本着“功能运行20年不落后”的基本原则，馆库要按学校应届毕业生数量最大规模进行建设，设备设施要按学生比例的120%进行配套。
（三）学习培训，加强档案队伍建设
档案工作要适应新形势的发展需要，必须加强档案人员队伍建设。要加强培训学习，学习科学发展观和学生管理工作知识，学习档案工作所需的各种新知识、新技能，做到学以致用，理论指导实践，切实把高职院校毕业生档案管理各项工作落到实处，避免出现学生缺档、漏档以及档案材料丢失等情况发生。
（四）规范管理，加快档案信息化建设
档案部门要加强档案信息化基础设施建设，按照学生所在系部、专业进行电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动毕业生档案的数字和数据库建设，建立健全学生档案流动情况登记制度，做到随时可查、随要随调。对毕业后档案暂寄存在学校的学生，要明确专人对学生的毕业动向实施跟踪管理，并在两年寄存期满前通知本人到校转移档案，从而实现档案信息化管理整体推进。
（五）严把质量，实现档案标准化
为较好地解决现代化办公用具产生的字迹材料保存期限不长，易褪变的问题，确保学生档案的安全，利于毕业学生的就业、创业和再深造，更好地服务于社会、服务于经济。因此，学校在学生入学时即时对学生档案所用纸张等材料作质量要求，幅面尺寸规格要统一、规范，符合国家标准，注重公文字迹是否牢固清晰，耐保存。
总之，做好档案管理工作，可以使档案在为国家建设创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。搞好高职院校毕业学生档案管理，是保障学生自身利益的具体表现，是政府机关、企事业单位合理用人、用尽其才的借鉴与参考。因此，必须全力做好档案管理工作，为社会进步、经济发展提供更有效的档案服务。
人事档案管理是我国人事管理制度的鲜明特色之一，而高校学生档案是真实记录了大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践活动，是社会用人单位筛选人才的重要依据。伴随着社会对于档案管理重要性的不断增强，高校必须重视并及时处理数量众多的高校毕业生档案， 按照国家相关人事管理制度进行规范化转递，将高校毕业生档案及时准确转递到相关接收单位，以免影响毕业生就业升学报到时间，更好的保障高校毕业生合法权益。因此，做好高校毕业生档案转递和查询工作，是我国人才强国战略的物质基础和重要保障，具有十分重要的作用。
二、高校毕业生档案转递工作存在的主要问题
（一）高校管理人员对毕业生档案转递工作不够重视
目前，我国高校管理人员将主要时间和精力放在对学生的教学管理上，而对于大学生档案管理工作仍然缺乏足够的重视，尤其是对于高校档案管理工作的最后一个流程，即毕业生档案转递工作更加不重视。与此同时，高校学生档案管理工作人员本身对毕业生档案转递工作的意识较为淡泊，错误地将其作为一项辅工作，认为只要在学生毕业之后将其档案转递出去就和自己没有任何关系了。
（二）高校毕业生档案管理工作无序而发生各种错误
在高校毕业生档案转递工作中，大部分学校都会严格按照国家相关规定进行学生档案转递。由于许多高校基层单位并没有专人负责学生档案管理工作，一般都是由辅导员和部分学生负责毕业生档案转递工作，再加上毕业生数量众多且时间仓促，从而使得许多学生的档案材料出现不齐、错放、错寄的现象。同时，许多学校违反相关管理规定，让毕业生私自查看和自带档案材料，进而影响了档案材料的保密性、严肃性和真实性。最后，由于许多毕业生提供给学校的档案转递单位和地址不蜃既罚使得毕业生档案投递工作难以正常开展，容易发生档案材料丢失的情况。
（三）档案接收单位档案管理工作不规范而带来不便
由于高校毕业生档案转递工作都是集中在一个时间段转寄给毕业生档案接收单位，从而使得档案接收单位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上许多单位档案管理工作人员普遍缺乏相应的专业档案技能，从而降低了毕业生档案管理工作的规范化程度，进而给日后档案查询和利用带来诸多不便。与此同时，由于毕业生档案查询时间相对集中，再加上档案信息化水平不高，从而使得人才交流中心在工作效率和服务效果一时难以完全满足社会公众的需求。
（四）高校毕业生档案转递与查询管理手段相对落后
目前，许多高校在进行毕业生档案转递和档案查询时仍然使用原始的手工操作方式，不仅费时费力而且容易出错，尤其是一旦碰到毕业时间较久的同学回来查找档案材料时更加困难。这种落后的管理手段不仅消耗大量的人力财力，而且在一定程度上制约着毕业生人事档案资料的开发利用。应该说，计算机等先进技术在毕业生档案转递与查询中的潜力并没有得到充分发挥。
三、新形势下完善高校毕业生档案转递工作的优化策略
（一）不断加强高校学生档案意识的宣传力度
为了更好地帮助高校毕业生正确认识到档案的重要性，学校应该重视并不断加强档案宣传工作力度。在高校毕业委，学校应该通过讲座、班会、印发手册以及宣传栏等多种有效途径对毕业生进行强化宣传，帮助毕业生正确认识档案对于自身以后发展的重要作用、档案材料需要包括那些详细材料、毕业生档案的保管和转递等档案常识，从而使毕业生形成正确的档案意识，从而更好的配合学校开展毕业生档案转递工作。与此同时，政府主管部门也应重视普及全民档案意识，对毕业生档案接收单位以及档案管理部门开展各种形式的培训，从而不断增强全民档案意识以保证高校毕业生档案转递工作的顺利开展。
（二）不断完善高校毕业生档案法律法规建设
近年来，伴随着国家对档案管理工作的不断重视，相关的部门陆续制定了《高等学校档案管理法》等法律法规。但是，目前对于高校毕业生档案转递问题并没有相应的法律法规加以管理和规范，使得各个相关部门仍然按照自己的习惯做法开展毕业生档案转递工作。为此，相关部门应在《高等学校档案管理法》的指导下，从实际情况出发，尽快出台专门的法律法规，或者对现行法律法规进行合理的修订，以确保高校毕业生档案转递工作有法可依、有章可循。
（三）逐步完善高校毕业生档案管理规章制度
针对当前我国高校毕业生档案投递工作中存在的诸多问题，高校应从学生档案的特点出发，进一步和各地市人事部门和人才交流中心进行合作，对已经出现的问题进行查找，并提出相对应的解决策略，逐步建立和完善高校毕业生档案管理规章制度。进一步明确高校档案管理人员的工作职责，从而保证高校毕业生档案转递工作做到有据可依、有规可循，确保每一个毕业生档案的完整性及投递的准确性。
（四）对档案管理人员开展专业档案业务培训
作为高校毕业生档案转递工作主体的档案管理人员，其本身的档案综合业务能力对于做好毕业生档案的收集、整理和传递工作的顺利完成起着决定性作用。目前，负责高校毕业生档案转递工作主要由学校档案工作人员以及学生辅导员来负责完成，而档案接收单位则通常由临时聘用人员来负责完成，由于大量的非专业档案管理人员介入到这项工作中，因此有必要对这些参与者开展专业档案业务培训，在加强他们的责任心的同时提高其档案管理业务能力。
（五）加强高校和人事机构间交流与沟通
因为高校毕业生档案最终会转递给社会人事机构进行人事管理，因此应该在不改变毕业生档案管理主体的情况之下，不嗉忧扛咝5蛋腹芾聿棵藕蜕缁崛耸麓理机构之间的交流与沟通，使两个不同档案管理主体可以在毕业生档案料、管理方法、转递形式以及交接流程等方面进一步达成共识，从而使得高校毕业生档案交接工作方便及时，进而有力保障转递工作的顺利开展。
（六）建立毕业生档案转递信息管理查询系统
伴随着高校信息化水平的不断提高，作为学校公共服务体系重要组成部分的学生档案服务管理部门，必须紧跟时展潮流，加快档案管理工作的信息化建设进程，建立高校毕业生档案转递信息管理查询系统，从而实现档案管理的电子化数据对接转换，提高毕业生档案转递工作的准确性和及时性。在学校档案管理部门或者学校就业网站设置毕业生档案转递信息管理查询窗口，每一个毕业生可以在任何时间和地点随时登陆网站进行实时查询，从而极大地方便毕业生跟踪查询自己的档案去向。
（七）建立健全毕业生档案转递查询反馈机制
首先，高校应及时催促毕业生档案接收单位在收到学生档案材料之后及时将档案接收回执寄回学校档案管理部门，同时对于返回的档案接收回执应进行及时进行整理和收集，对没有及时寄回档案接收回执的用人单位应想办法督促其尽快办理。同时，学校还应对于那些被退回的毕业生档案进行及时归档，并录入到毕业生档案转递信息管理查询系统，以方便毕业生进行网络查询。其次，毕业生档案接收单位如果出现“人档不符”等问题时应及时和高校档案管理部门取得联系，及时查明问题的原因并采取措施。最后，毕业生到就业单位报到之后，应主动查询自己的档案是否已经顺利寄到，如果在毕业三个月之后仍然没有寄到的话就应及时和学校进行联系，以查询自己档案的去向。
综上所述，不断完善和规范高校毕业生档案传递工作是保障毕业生合法权益的大事，同时也直接影响着毕业生人事档案积极作用的充分发挥。新形势下高校毕业生档案相关管理部门应不断加强高校学生档案意识的宣传力度、不断完善高校毕业生档案法律法规建设、逐步完善高校毕业生档案管理规章制度、对档案管理人员开展专业档案业务培训、加强高校和人事机构间交流与沟通、建立毕业生档案转递信息管理查询系统和毕业生档案转递查询反馈机制，切实把高校毕业生档案转递及查询服务工作做好。
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[2]张美珠.浅析高校毕业生档案管理与转递[J].办公室业务，2013（11）：256.
注：本文系浙江传媒学院校级立项课题“论如何利用高校档案资源建立毕业生就业档案”（项目编号：11JY004）的研究成果。
近年来，随着高校的扩招，毕业生日益增多，高校毕业生就业问题成为社会关注的焦点。如何增强大学生就业能力，提高高校大学生就业率，建立系统完善的高校大学生就业档案，准确反映高校大学生就业动态，就成为时下高校应当关注的重点。高校毕业生就业档案是高校档案资源库中的一部分，建立完善的高校毕业生就业档案需要充分利用现有的高校档案资源，充分发挥其在建立系统完善的高校毕业生就业档案中的作用。
一、目前高校毕业生就业档案的现状
目前，高校中就业档案并不完善，存在诸多问题，主要有以下几方面：
1.高校就业档案管理工作管理人员专业化水平不高，主要体现在就业档案意识薄弱、业务水平不高等方面
高校毕业生就业档案是一个系统的工程，包括诸多环节。但目前高校中，大多没有专业人员管理毕业生就业档案，就业档案的管理基本由学生工作办公室的辅导员。在毕业生就业方面，辅导员往往只关注就业率，缺乏建立毕业生就业档案的意识，认为毕业生已走上工作岗位，建立就业档案的意义不大。另外，辅导员本身还兼有其他方面的工作，由于时间和精力有限，所以很难做到建立系统完善的毕业生就业档案。在有些高校中，即便有专门人才管理毕业生就业档案，但这些人员大多是中途转行，没有经过专门培训，对毕业生就业档案缺乏深刻认识，甚至将毕业生就业档案仅仅理解为收集和保存，没有充分认识到毕业生就业档案的价值。
2.高校就业档案管理制度建设不完善，利用率不高
目前，许多高校把教书育人和提高教学质量作为一切工作的中心，忽视了毕业生就业档案的管理。国家虽然出台了《档案法》等相关法律措施，但每个高校都有自身的情况，很难做到具体问题具体分析。高校中没有系统的制度规定和指导建立毕业生就业档案。多数高校的毕业生就业档案管理工作没有有效的程序、规章制度和政策措施，使得毕业生档案工作出现了许多问题。在目前大多数高校中，毕业生就业档案分散于高校的各个二级学院乃至学生手中，尚无部门进行统一管理，这导致毕业生就业档案的利用难度加大，利用率不高。
3.高校毕业生就业档案缺乏系统性，毕业生档案工作投入不足
目前，在大多数高校中，没有一套完整统一的档案管理应用系统，毕业生就业档案的管理尚局限在传统的、手工操作的实体管理模式。毕业生档案管理人员只是简单地将毕业生就业档案装袋归档，这给毕业生就业档案的综合开发利用带来很大困难，限制了毕业生就业档案整体水平的提高。另外，高校毕业生就业档案工作经费等投入不足，导致了毕业生就业档案管理体系陈旧、管理模式僵化，极大阻碍了和制约了毕业生就业档案的信息化过程。
二、建立高校毕业生就业档案的原则
随着高校毕业生的增多及毕业生就业难度的不断加大，越来越多的高校意识到建立毕业生就业档案的重要性，毕业生就业档案的建立应遵循客观公正、择优性与特征性相结合及民主参与性的原则。
1.客观公正原则
高校毕业生就业档案是高校记录毕业生去向的重要材料，是高校档案资源的重要组成部分，对高校的未来发展有着重要作用。目前，许多高校中毕业生就业档案虚假化现象严重，主要表现在两方面：高校为了提高就业率，故意编造毕业生就业档案；有部分毕业生为了提高自身竞争力，凸显就业优势，在档案中填写部分虚假信息，以次充好，这种情况严重阻碍了高校毕业生档案建立。为此，高校毕业生就业档案的建立应客观公正，高校应从长远角度着眼，全面理解毕业生就业档案的重要性，做到毕业生就业档案的客观真实，对毕业生的学习概况、在校综合表现等做出全面评价，指出其中存在的不足，分析原因，吸取教训，克服缺点，为以后的就业工作提供可靠依据。另外，高校应加强对毕业生的教育及对档案的监管力度，做到毕业生就业档案的准确可靠。
2.择优性与特征性相结合的原则
高校毕业生就业档案对毕业生和高校的发展具有重要作用，在整理毕业生就业档案过程中除了坚持客观公正原则外，还要坚持择优性和特征性相结合的原则。毕业生就业档案是对毕业生的鉴定和评价，是用人单位选拔人才的重要依据。一份好的毕业生就业档案可促进大学生就业。所以，在建立毕业生就业档案的过程中，要始终贯彻择优性和特征性相结合的原则，除了记录毕业生的姓名、性别、专业、毕业去向等基本信息外，还要全面准确地体现出毕业生的特长、能力差异等个性特征，准确反映出毕业生平时学业水平，在为用人单位提供依据的同时，进一步提升毕业生就业能力。
3.民主参与原则
高校毕业生是就业档案的对象和主体，建立完整全面的毕业生就业档案离不开毕业生本身的参与。在有些高校中，毕业生就业档案完全是学校就业部门一方操作，忽视了毕业生在建立就业档案中的作用，这种现象不利于提高高校毕业生就业档案的整体水平。因此，要充分发挥毕业生本身的作用，使其参与就业档案的建档工作，参与对自己及同伴毕业生的评价，在看到自身成绩的同时，也要通过和他人的比较发现自身的不足，学别人之长补自己之短，以便相互学习共同进步。这种民主参与的方式不但能真实反映毕业生的全貌，同时还能消除毕业生对档案内容的疑虑，充分体现了毕业生就业档案的真实性和教育意义，提高了就业档案在高校中的作用。
三、建立高校毕业生就业档案的措施
高校毕业生就业档案是一个系统的工程，不仅需要硬件方面的条件，更需要高校在就业档案管理队伍、管理制度等方面的努力和提高。
1.建立专业化的就业档案管理队伍
专业化的就业档案管理队伍是高校档案工作发展的基础。首先，提高毕业生就业档案工作人员的思想素质。就业档案管理人员要更新观念，充分认识到毕业生就业档案的重要性，不断增强事业心和责任感，认真对待档案工作。其次，切实增强毕业生档案管理人员的业务素质。提高就业档案管理人员的职业道德，加强操作规范的培训，熟练掌握高校的相关就业档案管理制度，明确就业档案管理的要求。有计划、分阶段地对就业档案管理人员进行业务培训，加强其技能，不断加强档案队伍管理队伍的业务素质，增强档案管理工作的科学性。
2.制定规范科学的毕业生就业档案管理制度
制度是工作顺利开展的保证，良好的管理制度可以提高工作效率，达到理想的工作效果。在建立高校毕业生就业档案的过程中，要制定规范科学的毕业生就业档案管理制度。高校档案部门要遵照国家《档案法》和《高等学校档案管理办法》等规定，制定一套切实可行、体现档案工作专业性和科学性，符合实际的毕业生就业档案管理制度。在制定相关制度时要分工明确，杜绝笼统，责任不明情况的出现，要制定如毕业生就业档案归档制度、数字档案备份制度、文件保密制度等相关制度，明确毕业生材料的归档范围和操作流程，在归档要求上，要对各项内容记载清楚，最后要按规定权限签字盖章。做到制度保障毕业生就业档案的合理运行，提升毕业生就业档案的整体水平。
3.通过多种手段，实现高效毕业生就业档案的信息化、数字化
高效毕业生就业档案的信息化和数字化是时展的要求，更是高效档案工作的要求。高效毕业生就业档案要从传统纸质材料向网络办公转化，充分利用网络资源建立完整、快捷和便利的高校毕业生就业档案。
高校毕业生就业档案的信息化和数字化不是要放弃传统纸质版材料，而是将纸质版材料信息化和数字化，提高利用率。为达到这一目标，高校满足硬件设施和软件设施的要求。首先，要购置现代化的电脑设备、文字转化器等，利用现代化的技术手段对毕业生就业档案进行加工、处理，然后通过多媒体技术、网络技术、人工智能技术等，快速便捷存储到网络中。其次，要通过多种途径，实现毕业生档案资源的内部共享，可在档案馆内开设多台电脑，毕业生可凭借自身用户名和密码实现具体操作。此外，也可通过网络在线等服务方式，为需求者提供相关电子资源信息，充分发挥毕业生就业档案的优势，提高其利用率，提升高校毕业生就业档案的整体水平。
在实现高校毕业生就业档案信息化和数字化的过程中，要特别注意网络信息安全问题。在开发利用网络资源的同时，要加强对毕业生就业档案电子档案存储等方面的保护，要及时更新相关硬件设施，定期进行备份，注意更新网络防火墙等，确保毕业生电子档案的安全。
高校毕业生就业档案是一个系统的工程，完整的毕业生就业档案将极大提升高校档案管理水平，促进大学生就业。在未来的发展中，高校毕业生就业档案就会有更大地发展。
参考文献：
[1]李昕阳. 《努力实践科学发展观――扎实推进高职毕业生就业档案信息资源利用》，机电兵船档案，2009.6
[2]周冀.《高校档案管理的观念更新》，中国档案，2004.12
