当前档案法律法规日益完善，档案业务监督指导工作也要建立依法治档新秩序，依据档案法赋予的权利和提出的要求，依法对各级各类档案部门进行监督和检查指导，真正做到依法办事、依法治档，实现档案工作的规范化、法制化。社会在不断发展，档案管理工作的信息化趋势也在不断加强，按照档案业务的监督指导原则来做好档案管理工作尤为重要。档案管理人员也应该不断培养自身的创新精神，对档案管理工作的不同环节进行改进和完善，推进档案管理工作的高效运行。
一、全面把握档案业务监督指导的基本含义
1.档案工作业务的监督和指导主要集中在档案管理基础业务中，对档案信息的加工过程进行监督和管理。档案管理部门主要以层级的形式存在，每个档案管理部门都包含相对应的下属部门，工作人员的监督和指导行为是职责所在。
2.档案工作的监督和指导具有一定的特殊性，内容范围相对较广。第一是对机关、团体及各类单位的文件信息形成和利用的过程进行监督和指导。第二是管理人员可以对档案馆的工作内容进行监督和指导。第三是对档案行政管理部门的工作进行监督和指导。第四是对档案学会、协会等的档案管理工作进行监督和指导。第五是对相关的档案理论和科学技术研究所以及档案管理培训工作过程进行指导。
二、档案业务监督和指导的一般原则
1.统一领导原则。统一指导原则在档案管理工作中发挥了重要的作用，在党的方针政策的正确引导下，档案事业管理机构一般采用统一领导分级管理的原则，对档案工作进行改进和完善，提升档案工作人员的业务素质和能力，分层次分专业加强管理，提高档案业务工作质量，达到管理监督和指导的目的。
2.总揽全局原则。所谓的总揽全局原则主要体现在具体的档案业务指导工作上，业务指导部门采用系统的理论来对档案工作进行分级指导，协调处理局部与整体、局部与局部之间的关系。
3.分级指导原则。分级指导原则是指在档案体系范围内，根据统一领导分级管理的工作原则，按照指导部门及相关单位的数量、层次和规模，确定指导的宽度和范围，以便指导者发挥自身的创造性和主动性开展工作。
4.分类指导原则。分类指导原则是指在具体工作业务中，对不同情况进行指导和分析，提出有针对性的工作要求和方法。做到具体问题具体分析，不片面采用相同的方法解决问题，针对指导对象的差异性，采用科学合理的指导路线。
5.重点指导原则。对存在问题较多的或档案管理人员频繁变更的单位进行个别重点指导，帮助他们尽快熟悉档案业务，掌握基本操作技能，尽快进入工作状态。对某一时期的重点活动或中心工作进行档案业务指导和监督，处理主要矛盾和次要矛盾的关系，完成重要档案材料的归档工作。
6.专项指导原则。通过建立协作组的方式检查各单位档案工作情况，对其中带有普遍性的问题进行专项指导。如发现各单位对专项材料的标题不符合规范，就可以通过专项指导来解决。针对各单位出现的问题，从结构、内容、文字概括等方面进行具体指导，明确规范，纠正错误。
三、做好档案业务指导具体工作
1.加强联系，进一步发挥档案业务指导的作用。一是各级组织要认真贯彻国家档案事业的法律、法规和地方关于档案工作的方针政策，执行档案工作各项标准、规范，加强档案基础业务建设、档案资源建设、档案法制建设；二是要加强档案行政管理部门与各系统、各级档案部门的联系、沟通，提高档案工作网络效能，保证档案业务工作的完成和档案工作整体水平的提高；三是掌握和了解档案事业发展的经验，不断推进档案工作的创新和发展。
2.转变观念，与时俱进改进业务指导方法。服务是档案工作永恒的主题。业务指导工作一定要贯彻“服务”这个主题，在服务中实施监督，在服务中体现指导。在具体工作中要转变思想观念，突破传统做法，以机关、事业单位及国有企业为基地向各个领域、各个方面、各个层次全方位拓展，特别是私营经济领域、信用体系建设领域也应纳入档案业务指导的范围。
3.突出重点，注重业务指导工作的实效性。要做好对一般单位和一般业务工作的指导，要集中力量对重大活动、重点项目及改制企业档案管理的指导力度和频率。还要紧跟时展的脉搏，加强对档案信息化建设、档案资源开发利用工作的指导和监督。
4.加强教育，提高档案业务指导队伍的工作水平。首先要提高认识，增强业务指导工作的责任感；其次要加强学习，提高法制政策水平和业务能力；第三要转变作风，增强业务指导工作的实效。要经常深入实际，加强调查研究，掌握被指导单位的情况，及时发现工作中的亮点，总结和推广先进经验。要注意及时发现新情况、新问题，抓住重点、难点，加强研讨，提出工作对策。第四要勇于创新，不断探索业务指导工作的新思路、新方法。要善于从不合时宜的观念、做法中解放出来，敢于突破传统模式，与时俱进，开创符合档案事业发展规律的档案工作业务指导的新路子。
四、总结
档案工作业务的监督和指导是档案行政管理部门的重要职能，也是档案行政管理的一个重要手段和必不可少的环节。它对推动档案事业向标准化和现代化发展具有重要作用。管理人员要将工作内容落到实处，促进档案事业的长足发展。
参考文献：
[1]翟玉梅.电子文件对档案业务和理论的影响[J].黑龙江档案.2012（03）
一、基建工程档案信息化及数字化的必要性
基建工程项目建设施工过程中通常会产生大量有保存价值的文字、图表、音像等资料，而且这些材料的来源涉及到建设单位、施工单位、审批部门、监理部门、财会部门等，资料形成的过程又与基建工程进展过程具有高度统一性，即立项、实施、运行、竣工，因此基建工程档案材料之间又具有典型的连续性、整体性与系统性。
二、基建工程档案信息化及数字化的必要条件
基建工程档案实现数字化及信息化管理必须具备一定的条件，只有在合适的条件下才能够实现基建工程档案的信息化管理模式。首先现代计算机相关设备及信息传输、存储设备等硬件是实现档案数字化与信息化的基础固件条件；其次现代计算机技术、数字技术、信息传输技术、网络技术等是档案实现数字化与信息化的技术支撑，实现基建工程档案信息化管理系统功能的技术保障；再次科学的资料文件整理是档案数字化的前提；最后建设合格的档案管理队伍是档案信息化管理实施的人力保障。
三、基建工程档案信息化管理及建设中存在的问题及原因分析
（1）存在的主要问题。首先基建工程项目部门在档案管理方面的硬件设施配置不到位，总体发展不均衡，硬件与软件之间缺乏有效的匹配，进而造成设施在有效的生命周期内利用率低下；其次基建工程档案信息资源建设薄弱，档案信息资源的数据格式不统一，电子文件及音像资料的收集不齐全；再次基建工程管理档案系统软件多样，用途单一，数据库结构不尽相同，系统产生的各种目录和数据格式无法统一；最后基建工程档案在管理过程中档案数据安全存在风险，而且档案信息化管理人才匮乏。（2）存在问题的原因分析。首先基建工程通常有多个施工单位来完成，不同单位或部门所产生的文件资料存在较大的差异，缺乏统一的规划和档案材料整理、归档标准和规范；其次基建工程项目通常并不太重视基建档案的管理工作，其资金投入与人才配置不足，造成专业人才匮乏，进而影响了档案的信息化管理水平；再次基建工程项目在不同的施工单位施工中所形成的档案材料水平参差不齐，档案材料整理的随意性较大，安全防范意识与措施不严格。
四、基建工程档案信息化管理与建设的建议
（1）档案信息化管理的基本原则。基建工程档案信息化管理一方面是建设工程项目的真实反映和记录，是工程项目后续利用的重要依据和凭证，另一方面也是档案的重要组成部分，在档案开放和利用中展现一定的社会和经济价值。因此实现基建工程档案信息化管理需要遵循应的原则：一是注重效益的原则，结合用户需求分析结果而进行档案信息化、数字化管理；二是统筹规划原则，档案信息化管理需整体考虑、系统规划、详细论证；三是资源共享原则，这也是档案管理信息化发展的必然趋势和要求；四是保障安全的原则，档案信息化管理必须确保档案信息的安全性与完整性。（2）档案信息化管理的任务。基建工程档案信息化管理与建设中，首要任务是实现档案信息化的基础设施建设，提高计算机网络的应用程度，继续推行计算机管理档案；二是档案信息资源建设，其中档案信息化管理系统的多媒体数据库与全文数据库建设是重点；三是档案信息化管理应用系统建设，这是实现档案信息化管理功能的技术保障；四是档案信息化标准规范建设，完善基建工程档案信息化管理的标准体系；五是档案信息化人才队伍建设，提高档案管理工作人员掌握和运用现代化技术的技能；六是档案信息化保障体系建设，采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。（3）基建工程档案信息化管理的途径。从传统管理方式向数字化管理转变的关键是建立基建档案数据库，保证档案信息化与数字化的过程速度快、准确率高、转化成数字文献存储空间小。结合基建工程特征，建立部门立卷制，使档案管理部门和产生基建档案的部门协同合作，使用同一的档案管理软件。此外，基建工程档案信息化管理需建立网络化共享机制，充分发挥计算机网络的优势，将档案管理软件与内网、外网端口衔接，初步建立局域网下计算机终端上传、检索、借阅、下载、打印等功能。此外，基建工程档案信息化建设与管理中需要注重网络安全防护问题，加强安全措施，提高网络的安全性，建立档案保密级别与权限，详细划分档案公开与保密的界限。加强基建工程档案管理中的各项规章制度建设，建立技术规范的网络信息安全管理制度。
二、编写原则
参照上述上岗教材中容易出现的问题，我们认为，上岗教材的编写应遵循如下原则：
（一）简约而不简单上岗教材应更多地突出实用性，与实际工作相结合，减少理论部分的编写，缩小涉猎范围，突出档案如何整理、如何组卷这些重点，做到教材内容简约而不简单。
（二）章节有效衔接不重复狭义的档案工作包含收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节。而按档案的内容来看，又通常将其分为“文书档案”、“科技档案”、“专门档案”。同时，还包括近年来逐渐兴起的“声像档案”、“电子档案”。这些内容大多相互交叉。所以在教材编写时，我们要合理安排体系框架，设定好章节先后次序，不要出现重复编写、交叉编写、逻辑不清等问题。如遇到不同档案类型的公共性问题，可单设章节统一讲授。
（三）章节名称明确且合理一个章节的名称要能涵盖本章内容主旨且具有一定的合理性。比如，教材在编写“文书档案管理”和“科技档案管理”前，介绍“文书文件”和“科技文件”的知识是必要的，且“文书文件”和“科技文件”档案人员有机会能够接触到，故在此章节编写中，加入“文书文件”和“科技文件”的基础知识部分会更好，其名称也可定为“文书文件与文书档案管理”、“科技文件与科技档案管理”，而不应是“文书档案管理”或“科技档案管理”。相反，就“会计档案”和“人事档案”而言，由于“会计文件”和“人事文件”档案人员几乎不接触，故教材章节不用将其列入，标题则可直接定为“会计档案管理”“、人事档案管理”。
（四）针对性选取档案门类就教材而言，档案门类显然不能全部涉及，要挑选普遍的档案类型编写。例如，仅就专门档案来说，其内容包含有会计档案、人事档案、商标档案、诉讼档案等。因此，应挑选“会计档案”、“人事档案”，或本地区、本系统常见的档案类型编入其中，有重点、有针对性地构建教材体系。
（五）合理组成教材体系第一，从整体到局部。比如，第一部分设定为综合概述，有利于学员宏观把握档案行业的基本常识，为之后三个部分打好基础。第二，逻辑明确。比如，将第二部分、第三部分分为“纸质档案管理”和“非纸质档案管理”，从逻辑上合理涵盖了全部的档案类别。其中，在“纸质档案管理”章节，按档案内容的标准，再次进行划分为“文书档案”、“科技档案”、“专业档案”，这种划分在档案分类上也是符合逻辑的。第三，分和有序。比如，“会计档案”、“人事档案”、“电子档案”、“声像档案”都有自身的特殊性，故这四个门类的档案管理章节一次性编写收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节内容。相反，“文书档案”和“科技档案”在收集、整理、鉴定环节各有特色，故在教材中分别编写，而在统计、保管与保护、利用环节有较强的共通性，故在教材中作整合编写，以此避免重复。
三、档案专业在职上岗教材的体系组成
根据上述五个基本原则，笔者认为，一本档案专业在职教育上岗教材的体系应由如下方面组成：
（一）第一部分的内容组成教材体系第一部分称之为“综合概述”，由“第一章：档案概述”和“第二章：档案工作概述”组成。其中，在第一章里，教材应基本涵盖档案的基本概念、特点、种类与划分依据、价值与性质等内容；在第二章里，教材应基本涵盖档案工作的构成、内容、特点、性质、基本原则、注意事项、相关专业术语、广义和狭义之分，以及档案法等内容。需要注意的是，由于在职教材偏重于实操性的特点，第一部分作为综合概论，不要过多涉及档案的理论内容，如“档案”一词的词源解释、从古至今的档案发展史等内容。
（二）第二部分的内容组成教材体系第二部分称之为“纸质档案管理”，由“第三章：文书文件与文书档案管理”、“第四章：科技文件与科技档案管理”，以及“第五章：专门档案管理”组成。具体为：在第三章里，教材应细化为三个小节。首先是“文书文件基础知识”，即涵盖档案前期（处于文件阶段时）的相关内容；其次，依照文件级、案卷级的整理方法分别划分为“以件为单位的档案管理”、“以卷为单位的档案管理”，并涵盖其收集、整理、鉴定等内容，而“保管与保护”、“统计与利用”环节，由于其与科技档案有共通性，故放在第四部分特别讲授。在第四章里，教材应分为“科技文件基础知识”、“科技档案管理”两节内容。其中，由于前者不是档案人员的主要工作，向学员简单介绍为主；后者为档案人员的主要工作，故应作详细讲授，内容涵盖收集、整理、鉴定等内容，“保管与保护”、“统计与利用”环节，与文书档案在第四部分同讲。在第五章里，教材应选取专门档案中常用的两个门类开设章节，即“会计档案管理”、“人事档案管理”，与第三章、第四章不同的是，由于专门档案各门类间共通性不大，故本章一次性讲授收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节内容。其中，由于“人事档案”不属于档案部门直接的业务内容，故可以作适当说明或简要介绍。
《规则》第三条称，“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性，与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中，只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的，而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的，“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说，一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的，其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40％，按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60％。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说，只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言，《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。
也许有人会说，一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的，尽管类名并不似企业管理职能，也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分，怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷，但其分类依据定性不准毋庸置疑。
《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外，还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的，一次分类只能使用一种依据，使用两个以上的依据，或以一个依据为主，结合其他依据，分类就无法进行。事实上，《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分，分别按照三种依据分类的，而不是三种依据的结合。
二、部分二级类目设置欠科学，档案归类难
《规则》第五条规定：“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目，无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是，《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”，“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性，不是同一个分类依据。从某种意义上说，第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的，而且对一次分类提出前后两种不同依据，档案的分类其实也无法进行。
对工业企业的档案的分类工作来说，重要的也许不是《规则》各条款的文字规定，而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事，只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是，附表中部分二级类目设置不科学，工业企业在对档案进行分类时，一些档案无类可归，一些档案又不知道归入哪一类好，归类难的问题不可否认。
在“党群工作类”下，既设置了“党务工作”，又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版，第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显，这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中，组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题，也不是什么好办法。例如，党委办公室工作大量不是党务工作，其形成的档案却列入其中了。还有，明知“其他事务性工作”不是党务工作，也列入“党务工作”的“基本范围”之中，就更没有道理了。另外，“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案，有许多不纯粹是关于党务工作的，归人“党务工作”类不准确，不归入“党务工作”类又无类目可归，使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告)，按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系)，按“基本范围”应归人“党务工作”类，这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。
三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击
《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置，“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实，《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。
《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念，对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中，《规则》是一个下位规则，应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念，在《规则》前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念，后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中，仍然在使用“科技档案”这一概念，《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。
《规则》对理论的冲击有两个方面：
一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定，“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企业全部档案为分类对象的，只能是一级分类，即首次分类，二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准，这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目，分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果，而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多，对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次，一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目，分别将其二级类目作为一级类目，也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则，这毋庸置疑。
二是对档案学理论的冲击。“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成，这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑，因是约定俗成的，一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来，出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论，可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为，“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案，科技档案也不是全部产生于企业，但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念，一些人这样认为并不是没有道理的。
四、适用《规则》的企业十分有限
《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”，而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业，因分类层次多和类目设置过多，中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大，档案不多的中小型企业如强行实施《规则》，一些类目的档案会寥寥无几，一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目，但增减过多以致与《规则》大相径庭，就不是实施《规则》了。其实，《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》，使之具有广泛适用性。
五、工业企业档案分类过于复杂
档案分类应当尽量简化、实用。然而，《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了，档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细，这是因为，在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业，即使档案再多，只要进行一定的分类和整理编目，档案管理特别是检索利用已经变成易事；在尚未使用电子计算机等工具的小型企业，由于档案数量少，用手工管理、检索档案也无多大困难，分类复杂，类目过多，反而会使管理和检索变得困难重重。
机关档案工作是机关行政管理的一个组成部分，其职责与任务确立，必须按照依法依规原则来明确。
1.1 法定职责与任务的一般性规定。法定职责与任务的一般性规定，是指档案法律法规和规章中有关机关档案工作的原则性规定。这些一般性规定，是对机关档案工作职责与任务的最基本要求，是各机关档案工作必须执行的一般性要求。
1.2 法定职责与任务的特殊性规定。是指专业法律法规和专业规章中对系统内、专业内机关档案工作的一些原则性规定。是对系统内、专业内机关档案工作职责与任务的特殊性要求，也是系统内、专业内各机关档案工作必须执行的特殊性要求。
1.3 职责与任务的行政性规定。职责与任务的行政性规定，是指国家档案行政主管部门和上级业务、行业主管机关对机关档案工作职责与任务的具体要求。这些要求相对于法律法规和规章来说，对机关档案工作的规定性要求更具体，更符合本机关和本行业档案工作的实际情况。
对于一个机关来说，在确定本机关档案工作的职责与任务时，要充分了解上述三方面规定。原则上系统内、专业内无行政性规定的，以法律法规和规章中一般性和特殊性规定为准。系统内、专业内有行政性规定的，原则上以行政性规定为准，因为这些专业、行业的行政性规定更符合系统内、专业内机关档案工作实际，更具有针对性。但鉴于有些行政性规定形成时间的原因，难免会产生行政性规定滞后于法律法规和规章一般性、特殊性规定的情况，这就需要在行政性规定的基础上，以法律法规和规章的一般性、特殊性规定作补充，来完善本机关档案工作的职责和任务。当行政性规定与法律法规和规章的一般性、特殊性规定相冲突时，应当请示上级业务主管和行业主管机关给予答复，上级业务主管和行业主管机关无答复的，应以法律法规和规章的一般性、特殊性规定为准。
2 立机制
按照《档案法》、《机关档案工作条例》有关规定精神，机关档案工作应实行统一集中管理机制，即在一个机关内，对其内部机构及其所属单位的档案工作实行统一管理，对机关各类载体的档案实行集中管理。统一集中管理机制包含四个方面的含义：
2.1 统一管理网络。就是在一个机关内形成对档案工作实行统一领导、统一管理机构的有效管理格局。实行统一领导，就是机关内要明确一位领导统一主管机关档案工作，并在此基础上，组建机关档案工作领导小组，统筹机关档案工作发展规划和任务；解决档案工作所需的人、财、物等实际问题；协调机关内部各部门和所属单位的档案工作。统一管理机构，就是机关内要建立统一的档案管理机构――机关综合档案室，明确其职责和任务，防止机关内档案工作机构重叠，工作各自为政情况的发生。
2.2 统一管理制度。制度是管理机制有效运行的保障，没有统一的管理制度，再好的管理机制也很难有效地运行，可见，统一的档案管理制度对机制的运行是多么的重要。具体到一个机关来说，就是由机关综合档案室根据档案法律法规、行政规章和党的方针、政策，制定统一的档案管理规章制度，以机关正式文件形式，供机关内设机构和所属单位执行。
2.3 统一监督指导。对机关内部和所属单位档案工作进行监督指导，是《档案法》赋予机关档案部门的职责，是必须履行的职责。只有认真履行监督指导职责，才能够实现对机关档案工作的有效组织和管理。
2.4 集中统一管理全部档案。对机关形成的全部档案实行集中统一管理，是《档案法》、《机关档案工作条例》对机关档案工作的最基本要求，也是有效组织和管理机关档案工作，充分发挥机关档案作用的自身内在需求。因此，对于一个机关，无论产生形成多少门类和载体的档案，都应按照要求由机关综合档案室实行集中统一管理。
要有效地组织和管理好机关档案工作，就必须有强有力的组织管理和协调机制，来保证机关档案工作各项职责与任务的有效实施。实践证明，如果没有一个强有力的组织管理和协调机制，仅靠机关档案部门和档案员自身的努力，是做不好机关档案工作的，也很难实现对机关档案工作的有效组织和管理。
3 建机构
建立与机关规模、职能活动相适应，设置合理的档案工作机构，是有效组织和管理好机关档案工作，保障管理机制有效运行的核心动力和重要推手。
3.1 建立机关档案工作领导小组。建立机关档案工作领导小组，明确领导小组职责，是实现本单位档案工作统一领导、统筹规划、有效组织和管理的基本保证。机关档案工作领导小组的主要职责有以下几个方面：一是定期召开机关档案工作协调会议，研究解决机关档案工作中遇到的问题；二是负责机关档案工作发展规划、计划、规章制度的审核，组织档案法规、方针政策和业务规范文件的学习、贯彻和落实；三是负责机关档案鉴定、销毁和受限档案利用的审批工作；四是监督检查本机关文件归档和档案的接收、移交工作；五是负责本机关档案工作内调外联工作。
3.2 设置机关综合档案室。机关综合档案室是对机关档案工作实行有效组织和管理的具体执行部门，是机关档案工作法定职责与任务的具体承办机构，也是集中保管机关全部档案的保管场所。设置机关综合档案室包括以下几方面内容：一是明确机关综合档案室职责与任务。二是选择合适档案保管和办公场所。三是配置相应档案保管保护设施和设备。机关应根据保管档案的需要，配置足量的档案柜架；根据机关档案工作需要，配置必要的档案保护和数字化设备，以利于综合档案室工作开展。四是配置专兼职档案员。机关专兼职档案员是机关综合档案室职责和任务的具体执行者，配备好档案专兼职工作人员关系到机关档案工作职责和任务能否落实好、实现好的关键所在。
4 定制度
机关档案工作制度是机关有关档案工作的工作规范和准则。具体到一个机关，主要包括三方面内容：
4.1 综合性档案工作制度。综合性机关档案工作管理制度是指对机关档案工作总体性进行纲领性规范的原则性规定。主要包括三方面的内容：一是本机关档案工作领导体制、管理机制、发展规划等方面的原则性规定。如，机关档案工作发展规划、机关档案工作实行统一集中管理原则等。二是机关综合档案室和内设机构职责任务、管理权限及专兼职档案员任职要求方面的原则性规定。如，专兼职档案员任职条件、综合档案室职责等。三是对机关档案工作内容、范围、形式及相应保障措施的原则性规定。如，机关档案工作规范化管理标准、档案灾害应急方案等。综合性档案工作制度都是一些原则性规定，其具体的措施需要在业务性档案工作制度中完善和细化。
4.2 业务性档案工作制度。业务性档案工作制度包括一般性规定和专门性规定两个方面。一般性规定也就是平时说的机关综合档案室七项制度，即，文件归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案鉴定制度、档案统计制度、档案保密制度、档案移交制度。专门性制度是指针对机关档案工作各环节工作的一些具体性规定，如，档案库房管理制度、电子文件归档制度、会计文件归档制度等，此类制度是对综合性档案工作制度的具体细化和补充。各机关可根据本机关业务的不同，制定出符合本机关档案工作实际的各种管理制度，以利于机关档案工作的规范化管理。
4.3 辅档案工作制度。辅档案工作制度是指为保证机关档案工作有效组织和管理的一些行政性规定。如，档案员岗位责任制、机关档案工作目标任务考核办法等。
制定机关档案工作制度是有效组织和管理机关档案工作的重要手段，是机关档案工作形成持续发展长效机制的重要保证。实践证明，没有有效的制度约束机制，就谈不上对机关档案工作的有效组织和管理。
5 规范化
实行规范化管理是有效组织管理机关档案工作应有之义，是组织管理好机关档案工作的内在要求。
5.1 工作管理制度化。用统一的管理制度来覆盖机关档案工作的各个管理环节，使之成为机关各项管理制度的有机组成部分，是机关档案工作规范化管理的重要前提，也是形成机关档案工作规范化管理约束机制的重要保证。
5.2 工作环节程序化。工作环节程序化是实现机关档案工作规范化管理的关键措施。工作环节程序化，就是将机关档案工作各个工作环节，按照其内在的逻辑关系，编制成具有相对确定程序的过程。对机关档案工作实行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充分调研分析各工作岗位任务、职责权限以及本岗位与其他岗位关系基础上，绘制各岗位程序化运行图，并编制运作说明，使各岗位档案员清楚自己的工作任务、职责权限，明白自己的管理行动线路，了解自身岗位与其他岗位之间的协作事项，通力合作，只有这样，才能将机关档案工作程序化管理贯彻到底。
5.3 工作质量标准化。工作质量标准化就是将机关档案工作各个环节用统一的标准来衡量，使所做的每一项工作都有章可循，协调统一。一个机关如果没有统一的质量标准来衡量，各内设机构自行其是，会造成工作上的混乱。如，各内设机构归档电子文件格式不统一、著录项目不一致等，就会导致电子档案检索和利用上的困难，使原来的工作成为无效的劳动。由此可见，尽管机关内各部门的工作环节和工作内容不同，但其衡量工作的质量标准必须是相同的。要对机关档案工作实行规范化管理，就必须通过制定和贯彻各种标准，使机关内各部门的分工合作有一个统一的准则和依据，成为其不可缺少的纽带。
6 勤督导
文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-07-00-01
一、影响档案安全的主要因素
影响档案安全的因素众多，主要有以下几种：
环境因素。包括外部环境因素和内部环境因素。外部环境因素主要包括经济发展水平、技术水平、立法和执法水平、社会监督体制等。内部环境因素，主要是指档案管理的部门的内部环境，如档案馆库建设情况、档案管理制度与水平、载体因素的形式、信息材料本身的因素等；
档案人员的管理水平。主要是指档案管理者的素质水平、安全意识、保密意识直接影响档案安全。目前，档案人员对档案安全的影响主要体现为蓄意破坏和管理疏忽；
消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前档案消防工作中存在的问题主要有如火灾报警与灭火系统设计不合理，存在较高的火警误报率；有的档案馆库房选址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用电管理不规范，消防安全存在隐患；档案馆消防规章制度不健全，责任不明等，这些都在很大程度上影响档案馆消防安全工作。
二、档案管理安全性标准体系构建的构建原则和方法
（一）档案管理安全性标准体系构建的构建原则：档案安全体系的建设需要综合系统的设计和规划，要遵循以下原则：（1）系统性原则，即系统性原则是指构建档案安全标准体系时，要运用系统理论对档案安全管理的各环节、各要素进行系统分析，以达到优化档案安全管理的目的。（2）实用性和通用性原则。实用性要求档案安全标准体系建设要从档案部门的实际情况出发，适时制定有关标准。建立档案安全标准体系要具有通用性的特点。（3）权威性原则。目前的档案工作标准不具有强制性，因此要求档案安全标准体系内颁布的任何一部标准，都具有指导性或强制性。
（二） 档案管理安全性标准体系构建的构建方法：（1）要处理好不同标准之间的关系，即如何协调国际标准、国家标准和行业（地方）标准的关系。不能一味强调不同标准的差异性和优缺点，应优先采用使用范围较广的标准，尽量做到一步到位。如果国际标准适用于档案安全管理，可以直接采用国际标准；对政策性和特色性要求较强的，可以采用国家标准；同时结合档案工作实际，借鉴、参考其他行业如图书馆、博物馆的标准，适当加以补充和完善，形成符合档案行业实际情况的标准；（2）要处理好与相关领域标准间的关系。档案与图书、文物、遗产等领域在保护对象、保护措施和管理方法上都存在交叉和相似之处；（3）要处理好标准管理与制度管理的关系。构建档案安全标准体系可以以标准管理为主，以制度管理为辅，配合相关的法规制度来保障标准执行中的不足。我国档案安全标准体系的建设要从实际出发，以综合、宏观的角度来设计、规范。对那些重要或是急需的档案安全标准应作为标准工作的重点，及时；对那些已被实际工作证明适用于档案安全工作的技术标准，档案部门要积极采用，促使档案安全工作统一化、标准化、规范化。
三、采取正确的预防措施确保库存档案的安全
（一）落实责任制提高防范知识 确保档案实体的安全：在日常的档案管理过程中重点是防火。除配备完善的消防设备外，还应该根据本部门的情况，制定火灾事故、水灾事故的应急预案，划定相关区域的责任人，签订安全管理责任状，实行层层责任负责制。选择适当的时机，进行必要的防灾演习。通过防灾基础知识教育，让每个档案管理员明确自己的安全职责。例如：知道档案室火灾的危险性及其后果，知道防火措施，知道火灾时怎样报警，会使用灭火器材及时扑灭初起火灾，会自救逃生。面对突发火情，能保持镇静，组织疏散利用者逃生等。
（二）树立信息安全意识 保证档案信息安全：档案管理员应加强信息安全教育，工作中具体做到以下几点：一是自觉学习了解计算机病毒常识和危害，知道造成信息安全事故当事人应承担的行政法律责任等等，养成良好的计算机操作习惯，定期检查和消除病毒；严守用户口令和密码，防止他人盗用、非法进入本岗位的管理系统；二是档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令和密码；三是档案室的计算机专人专用，要求每位使用者对自己所用的计算机负责，严禁私自安装计算机软件和游戏；四是保证计算机使用的合理合法性，不要擅自更改IP地址和其他设置；不浏览非法网站，不随意点击陌生链接，不随意下载和运行不明真相的程序；每天做好数据备份。
（三）重视落实设施检查制度确保档案设施的安全：档案室内电源线、网络通讯线、防盗系统等管线密布，各类电器设备多，使用时间集中，用电负荷重。因此，应定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等。防止线路老化、短路引起的火灾。严格执行安全管理制度，严禁违章用电。设专人维护、检修电线电路、规范布线，各种设备应按章操作，由专业人员进行维护和修理。尽早发现并及时消除暖气、消防水管道渗漏浸湿档案等意外伤害与损失。
（四）加强对电子档案的保存提供复制件代替原件：电子文件的异质备份。电子档案是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，对电子文件的管理不同于其它载体文件的管理。鉴于此，应将电子文件转换成其它载体文件保存。实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。
为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制，以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，延长其保存时间。
四、结束语
综上所述，档案管理的安全性问题是档案管理工作的重要内容，需要在思想上，制度上、基础设施上和管理上做好工作，需要加强建设、提高认识，加强相关法律法规的建设，完善技术标准，使其有章可循，实现管理的统一化、标准化和规范化。
参考文献：
1.将档案全部数字化。这种全部数字化从理论上来说是理想的方式，但文档管理中心接收的档案文件在保管期限上与档案馆不同，短期以下的档案都保存在文档管理中心。这些档案有的利用率低，保存价值不高，而且重复档案文件多。将这些档案文件数字化会增加档案人员对数据库的管理和维护的负担。从保密和经济的角度考虑，此方法不能采用。
2．选择使用频率较高的档案数字化。文档管理中心代管45个部门单位的档案文件，各部门单位所产生的文件内容不同，利用需求不同，在范围和程度方面有不同的特点，利用的频率也不同。如果依据使用率来确定档案数字化范围，只强调部门单位的使用需要，而不考虑档案文件存在的价值、档案重复问题会提高扫描的成本。
3．以档案移交进馆范围确定档案文件范围。文档管理中心若干年后要将具有长期以上保存价值的档案文件移交进馆。这样既能保证移交进馆纸质档案与电子档案的一致性，也减轻档案馆日后档案数字化的工作量。
通过分析，确定从实现网络全文查询检索和向档案馆移交档案范围两个方面考虑，将档案数字化范围确定为：45个部门单位文书档案凡是保管期限为30年以上（涉及个人的，的档案除外）的全部扫描。在完成这部分扫描后将短期档案也进行数字化扫描。截至2006年6月已扫描挂接档案2406件，18965页。
开展档案数字化工作应该明确档案数字化工作的目的，明确档案数字化对象选取原则，文档管理中心在进行档案数字化工作方面虽然进行了分析研究，但由于多种原因没有形成一个详细的实施方案，对档案数字化工作中出现的一些具体问题显得无规则。主要表现在：
1.档案数字化范围宽泛。在划定档案数字化范围时，只是从实现网络查看原文和向档案馆移交档案范围两个方面考虑的。虽然从两个方面考虑的，但缺乏全面性。在档案价值、档案保管、资金投入与产出等方面缺乏考虑。范围的宽泛致使在处理工作过程中出现问题时显得束手无策。
2．数字化完毕的部分档案保存价值不高。文档管理中心档案数字化范围确定，凡是保管期限30年以上文书档案全部数字化。由于各部门单位兼职档案人员更换比较频繁，划定档案文件保管期限困难大，档案文件保管期限划分普遍过高。导致数字化的部分档案价值不高。例如，有些部门单位将一般性的单项工作（计划生育）总结作为长期保存。又如，有的部门单位将一次会议形成的文件全部划分一个保管期限，使保存价值不高的文件占据数据库空间。
3．数字化的档案重复较多。重复文件是一个普遍存在的问题。但在档案数字化工作中此问题不解决给后期档案数据备份、系统维护增加很大工作量，造成人力、物力、财力的浪费。例如，区政府办归档的区长办公会纪要文件。文件内容其中包括：讨论各部门单位重要工作的实施方案、重大问题决策、职能局形成的重要文件。会议讨论通过的这部分文件，政府办一并归档保存。但是作为文件形成部门单位也将这部分会议讨论通过审批的文件保存。双方保存的期限都在扫描范围内，造成扫描数据重复。增加了档案人员对数据库管理和备份工作量。也增加了扫描档案的数量。
4．同一类型的问题前后处理不一致。
在档案数字化扫描过程中，出现很多具体问题。例如，中国共产党党员统计年报表。文档管理中心代管的45个部门有36个部门单位有《党员统计年报》表，一份报表有68页，但部分部门单位报表内很多项目是空白的，空白页最多的是37页，最少的是17页。如果按照20页计算，36个部门单位就是720页。扫描前期为保证报表的完整全部扫描了。后期认为长期下去年复一年，大量空白表占据数据库空间，是一种浪费，采取空白页不扫描。
文件批办单和发文稿纸。前期从利用者查阅档案角度考虑，认为利用者查阅文件多数只查文件具体内容，至于文件谁批办的利用者不关心，只将正式文件扫描，文件批办单和发文稿纸没有扫描。后来从发文角度考虑，发文稿纸反映了一份公文流转过程；从文件归档考虑，公文正式形成后，文件与发文稿纸一并归档保存，体现一份文件的完整性应该扫描。
由以上问题看出，档案数字化范围的确定是其工作的关键点。无效数据占据数据库大量空间，是一种人力、物力、财力的浪费。
产生问题的原因是多方面的。解决文档管理中心档案数字化出现的问题，必须研究制定档案数字化工作方案，特别是档案数字化范围研究的确定是解决目前存在问题的核心。
宣武区文档管理中心档案数字化范围的确定应本着安全第一，利用为本原则。并结合以下几个原则确定档案数字化范围。
年代就近优先原则。文档管理中心每年接收机关各部门上一年形成档案文件。这部分文件处于半现行阶段，利用率相对较高。为保证机关各部门利用档案的方便、快捷，当年接收档案文件优先扫描。
档案价值原则。文档管理中心代管的档案在中心满十年后，根据档案文件的保存价值，将保管期限在30以上的档案文件向档案馆移交。为减少日后档案馆数字化工作量，将每个单位符合进馆范围的档案扫描。
公开档案文件优先原则。档案文件保密期限标识为公开的档案文件优先。机关各部门在著录文件时将文件的密级及保密期限一同标识，将这密级标识为公开的档案作为数字化对象优先条件，有利于网上查阅档案，并减少提供利用中的中间（授权）环节。
系统原则。以部门为单位，对45个部门单位档案逐一分析，确定解决各机关单位存在的共性和个性问题的原则及办法。确定详细的扫描范围。保证一个机关或一个单位档案数字化范围的一致性、连贯性、系统性。
服务利用原则。文档管理中心直接为机关提供高效快速的服务。在确定档案数字化范围时，既要从文档中心职能上考虑，也要考虑如何发挥文档管理系统网络查询的优势，在保证档案安全的情况下，扩大扫描范围。保证机关各部门档案利用的方便、快捷。
效益原则。在档案中保存着各种统计报表，统计报表在档案利用中利用率很少。本着投入与产出、成本与效益原则，各中统计报表不作为扫描范围。（或报表扫描，空白表格不扫，减少无效表格占用数据库空间）。
职能原则。区委、区政府、区人大、区政协四套领导班子产生的全部文件扫描。四套班子产生的文件是区档案的核心全部扫描。
引言
档案是一个企业经济发展经营的重要原始凭证。文书档案管理工作主要是把这些原始凭证进行良好保存，以备需要时进行查证。文书档案产生于公务活动中，一般是由办理完毕的文件转化而形成。文书档案具有参考性、信息储存性以及凭证性等特征。随着电力行业的不断发展，电力企业文书档案管理工作显得尤为重要，为保证电力企业健康发展，必须加强电力企业文书档案管理，从而为电力企业后续发展提供良好的参考凭证。
一、当前我国电力企业文书档案管理现状分析
相较于发达国家而言，我国经济发展较晚，我国企业管理模式还存在着许多的不足，特别是电力企业文书档案管理问题诸多。管理模式的落后，成为制约我国电力企业经济发展的重要因素之一。
（一）未充分认识到文书档案管理的重要性，管理意识淡薄
纵观我国电力企业管理整体来看，大多数电力企业员工没有认识到文书档案管理的重要性，缺乏档案管理意识，致使电力企业档案管理混乱。档案资料乱收乱放，造成企业档案细聊丢失损坏，档案资料不齐全，为查阅带来了许多的不便。
（二）档案管理人员整体素质不够高，缺乏责任性
由于电力企业管理者没有充分认识到文书档案管理的重要性，忽略了档案管理工作，导致企业文书档案管理人手不足。加之，一些文书档案管理者学历偏低，缺乏扎实的专业管理技能，拉低了我国电力企业文书档案管理整体工作水平。文书档案管理人员薪资水平不高，工作变化大，在一定程度上降低了文书档案管理人员工作积极性，缺乏工作责任性，严重制约了我国电力企业文书档案管理水平的提高。
（三）缺乏健全的文书档案管理体制，大大降低了档案利用率
尽管一些电力企业建立了文书档案管理部门，但文书管理体制混乱，许多管理未进行明细规定，电力企业档案管理人员在进行文书档案的收集、保管、保密以及借阅工作时，没有完善的管理制度可以参靠。加大了文书档案资料丢失损坏的可能性。加之，企业为对文书档案作用缺乏宣传力度，大大降低了档案资料的利用率。
（四）档案信息管理技术水平落后
信息化技术的不断发展完善，为企业管理提供了极大了便利。但在当前我电力企业文书档案管理工作中，并未充分利用当前信息化技术。一方面是因为企业没有认识到档案信息化管理技术的重要性，信息化投资建设少。另一方面则是因为我国在档案信息化管理方面缺乏相关的管理制度，未充分应用专业的信息化管理人才进行管理，信息化管理设施利用率低，信息技术缺乏，严重影响我国电力企业文书档案信息化管理的建设发展。
二、当前我国电力企业文书档案管理原则分析
文书档案管理是企业在一段时间里生产投资经验的原始凭证记录，是企业管理的重要组成部分。我国文书档案管理一般是由党委办公室、综合办公室或者行政办公室进行管理。由于电力企业文书档案管理内容复杂，因此，在管理过程中，管理人员必须要遵循文书档案管理原则进行档案管理工作。
（一）必须遵循电力企业文书档案管理保密原则
我国文书档案管理按其内容可分为绝密文件、机密文件、秘密文件、以及内部文件四类。企业的文书档案也可根据自身内容进行分类，但在一般电力企业档案管理中，文书档一般都属于秘密文件和内部文件。机密文件和绝密文件只是极少的一部分。文书档案管理是企业在一段时间里生产投资经验的原始凭证记录，对企业的生存发展有着重要的影响。因此，电力企业进行文书档案管理工作时，必须加强管理人员保密意识，提高文书档案管理人员信息防范意识以及检查能力，充分运用当前先进的科学技术，不断改革更新文书档案管理手段。从而提供电力企业文书档案管理工作水利，维护企业发展利益。
（二）必须坚持电力企业文书档案管理标准化原则
随着信息化技术的不断发展，文书虽然是电力企业文书档案重要的基础来源，但并非所有的文书都是以文书的档案出现。为紧跟时展潮流，建立健全的电力企业文书档案管理管理标准尤为重要。为了方便我国政府对各行企业档案的管理，我国制定了《中华人民共和国档案法》。因此，电力企业在文书档案管理工作时，必须依照我国法律标准科学合理的进行管理工作，坚持文书档案管理中的标准原则，合理的将电力企业文书档案中的专业名词、著录、代号代码、标引语言、制成材料、库房建设以及文书档案的收集方法、鉴定方法、统计方法等进行科学合理的分类。充分运用当前先进的信息化管理技术进行管理，以提高我国电力企业文书档案管理工作质量，增加文书档案的参考可靠性。
（三）必须坚持电力企业文书档案管理信息化原则
科学技术的不断发展，不但促进了我国经济的发展。同时还为我国各行企业管理提供了方便。随着信息化技术的高速发展，文书形式也逐渐多样化，逐渐演变成以下四类：纸质文件、磁介质文件、感光介文件以及电子文档，促进了企业文书档案管理模式的改革。计算机在各行经济中的普及发展，在一定程度上为企业信息管理提供了方便，减轻了企业文书档案管理工作任务。逐渐取代了传统的人力管理模式，成为企业文书档案管理模式的主流，因此，企业应不读加强自身信息管理技术，充分应用专业技术管理人才进行管理，从而使企业的文书档案得到良好的保存与管理。
（四）充分利用电力企业文书档案管理信息内容
文书档案不仅是电力企业管理的重要组成部分。在电力企业的经济发展中还起着重要的推动作用。首先，文书档案是电力企业管理者经济投资决策、企业发展方向重要的公文记录，对企业的经济发展起着重要的指导作用。其次，还是电力企业管理法律规章的记录，在电力企业发展管理中起着重要的规范作用。再次，文书档案在电力企业经济发展中还起着重要的沟通作用。在电力企业管理上级与下级沟通工作中，一般常采用公文进行联系，获取企业相关管理问题，并针对问题进行解决处理，而文书档案也成为维持电力企业管理秩序正常运行的重要保障。最后，文书档案在电力企业管理中还起着重要的宣传教育作用。当企业管理者和工作员工出现问题偏差使，文书档案则担当着重要的传达作用，传到一些健康的方针政策，启发诱导员工确立正确的立场。在电力企业发展中，管理人员应充分利用文书档案作用，全面进行企业管理。
三、加强我国电力企业档案管理中文书档案管理的措施
（一）提高电力企业管理者文书档案管理意识
提高我国电力企业文书档案管理工作质量，必须使企业管理者充分认识到文书档案管理工作的重要性，使企业领导人员重视档案管理工作，提高企业管理者以及企业员工的档案管理意识。改进企业档案管理工作的的弊端，建立健全的文书档案管理制度。从而提高我国企业文书档案管理水平，促进企业发展。
（二）提升电力企业文书档案管理工作人员综合素质
文书档案管理员水平决定着企业的档案管理水平。要想提高电力企业档案管理水平，必须加强文书档案管理员综合素质的培养。鼓励档案管理员多参加专业培训活动，提升自身专业素养。现代企业经济的不断发展，市场经济竞争也日益激烈，为了使企业快速适应新的发展环境，存进企业发展，电力企业必须不断加强文书档案管理人员的再教育工作，增强管理员工的工作积极性和工作责任心，为企业在激烈的竞争环境中谋求一席之地。
（三）加强建立健全的电力企业文书档案管理制度
任何企业管理都离不开健全的规章管理制度，电力企业文书档案管理工作也一样。只有电力企业不断加强建立健全的文书档案制度，才能使文书档案管理人员有章可遵、有法可依，才能有效规范文书档案管理工作，提高管理质量。
（四）提升电力企业文书档案管理信息化管理技术
当今时代是一个电子化信息迅猛发展的时代，信息化管理已成为时展的主流。为了使企业经济发展能够顺应时代的潮流。电力企业应不断加强企业信息化建设，充分应用专业的信息化管理人才，不断进行管理模式的改革创新，充分利用当前先进的信息化管理技术进行文书档案管理工作。从而有效提升电力企业文书档案管理水平，存进电力企业的健康发展。
结束语
经济全球化的不断发展，催生了我国行业的多样性，经济市场竞争也越来越激烈。为了使企业能在激烈的竞争中站稳脚跟，各企业必须不断进行管理模式的改革创新。文书档案管理作为企业管理中重要的组成部分，其管理内容更是企业发展的重要参考凭证。因此，必须建立健全的档案管理规范，坚持档案管理原则，从而提高企业文书档案管理质量，促进企业的健康发展。
参考文献
积极推进档案信息化管理，具有重要的现实意义。
（一）为档案管理者提供了便利。建立档案信息化系统后，电脑代替人脑，有效地实现对档案信息资源统一有序的管理。
（二）为档案利用拓宽了空间。只需通过身份认证，在网络上就能查到档案信息资料，方便了使用者。
（三）提高了社会档案意识。档案信息化能够提高档案的社会开放与利用程度，强化社会服务功能，从而使人们体验信息化的便利和社会档案的重要性，扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。
二、信息化和档案信息化建设应遵循的原则
（一）规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范原则，制定相应的标准、规范和法规。
（二）应遵循安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。
（三）应遵循效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。
（四）应遵循文档一体化的原则。文档一体化是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。
（五）应遵循归档双轨制的原则
归档双轨制是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。
三、档案信息化建设的主要内容
加快档案信息化建设要做好以下几方面的工作：
（一）加强领导，提高认识。要拓宽各级领导的知识领域，在提高领导信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构以适应信息化建设的需要。加大投入，增配软、硬件设施。
（二）引进和培养信息化建设人才。要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能的数字化档案管理人才。这要求我们调整档案管理人员结构和知识结构，培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修，从而保障各种专业设施的正常运行。
（三）要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。
四、档案信息化建设存在的不足
（一）信息化建设不平衡。对档案信息化建设的认识程度不一样，重视该项工作，能取得较大进步。但有些企业忽视这项工作，档案信息化建设滞后。另外，在开展档案信息化建设的企业中，也由于资金、技术、人员等的差异，信息化建设规模存在不一致的情况。
（二）缺乏资金技术支持。从整体上看，企业对档案信息化的认识不足，基础工作没有落实到位，档案信息化建设程度低。一些企业资金匮乏，专业人才较少，不愿意在这方面增加相应的投入，研究工作不到位，数字化信息资源少，影响档案信息化建设水平的提高。
（三）规划与管理不到位。对档案信息化建设缺乏相应的规划，没有明确信息化建设的目的，在制度、资金、人员等方面没有做出合理的安排，相关的投入不足。另外，缺乏健全完善的管理制度，管理措施不到位，管理人员的水平较低，影响档案信息化建设。
（四）由于缺乏统一的档案管理标准和规范。1.计算机系统中，对档案信息化管理软件的开发工作缺乏方向性和全局规划性。2.档案部门内部所购买和配置的计算机型号各不相同，且设备的档次和功能参差不齐，使得档案管理中所需要的硬件环境无法形成统一。3.相关部门对档案信息资源的分类标准、编码标准等没有进行规范和统一。
五、解决对策
（一）健全相关的规章制度。通过完善规章制度，更好地规范和约束电子档案管理各项工作，防止出现混乱的局面。企业需要考虑自身实际情况，制定规章制度，包括电子档案搜集制度、集中管理制度、归档制度、查询和借阅制度，更好地约束和规范各项工作。
（二）加强信息化基础工作。基础性工作也是不可忽视的，做好这些工作有利于推动信息化建设的顺利进行。具体内容包括加强网络信息服务平台建设，完善数据库建设，将档案信息化建设与办公自动化连接起来，加强管理和维护人员队伍建设，为提高档案信息化建设水平提供保障。
（三）重视信息资源的开发。档案信息化建设应该与企业经济信息需求、企业技术发展相协调，促进信息资源不断完善，为企业做出更大的贡献。在开发信息资源的时候，要重视档案信息的安全问题，采取相应的技术措施，例如加密措施、防火墙技术、信息识别技术等。
六、未来档案信息化建设的发展趋势
面对档案信息化建设进程的不断加速，档案馆藏模式会呈现实物馆藏与数字馆藏的混合并存，文本传递服务与网络服务并与卷宗管理与知识管理有机融合，档案工作人员由档案管理员向导可以预见，未来的数字档案馆时代，全球档案馆会联结成一个巨大的档案信息网络，形成一个巨大的信息空间，案信息在网络上被传输、检索和利用。
结束语
档案信息化建设的重点在于提高档案管理人员的素质和规范档案信息的标准，只有将这两点工作做好、做实了，档案信息化管理的进程才能得到有效地发展。我国档案信息化建设的愿望和目的才能彻底地实现。
参考文献：
在新的历史时期下，人们越来越注重档案工作的规范化和标准化建设。档案工作的规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，对档案工作规范化、标准化工作要任务清楚，目的明确，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、文件与档案的本质区别
《档案法》第十二条规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。”可见，同样是原始记录，并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一是文件和档案的共同本质属性”，［1］所以，文件与档案从本质上来说属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”［2］。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下次要性质可以发生变化，而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。
二、做好档案工作规范化、标准化的前提工作
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。所以，我们首先要做好公文制发的工作，而公文制发得怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响着日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化的问题，提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。要做好以下四个方面的工作：第一，公文用纸质量要好应该是前提，要统一幅面尺寸、规格、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。第二，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。第三，公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，保证字迹鲜明、清晰，以利于日后长久保管利用。第四，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
三、做好档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。立卷归档工作是解决问题、实现目标的关键性工作，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：第一，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则将会给档案管理造成无序和混乱。第二，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在以本单位形成的文件为主的原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，从而提高档案利用的效率和效果。第三，在坚持贯彻以本单位形成的文件为主归档原则的前提下，要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
四、依靠原始材料进行档案立卷，建立电子文件归档制度
除了依靠原始材料设立分管领导和立卷牵头人负责督促检查立卷工作外，还要开展电子文件归档。电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原始材料立卷，要以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍。进行这项工作需要新的知识和技术手段，而现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，因此，在进行这项工作以前，要对承担此项工作的人员加以培训，通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文归档工作，这样才能逐步实现档案工作规范化、标准化的根本目标。
总之，为促进档案工作规范化、标准化的建设，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，建立电子文件归档制度，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278（2014）02-281-02
一、档案历史联系综述
（一）档案历史联系的界定
档案整理物质结构的演变规律表明，档案历史联系的整理是档案整理的本质与核心。档案之间的历史联系指档案在产生与处理的过程中，形成具有一定特征的内部相互关系；换言之，档案的形成与完善被特定规律所约束，因此具有独特的形成过程和表征特点，但是某些档案因形成特点相同而存在客观的必然联系，称之为档案历史联系。于此，阐述档案历史联系的界定如下：第一是档案之间的历史联系与社会实践息息相关，即表现档案历史联系产生于档案文件形成与完善过程中，而档案的形成与完善则来自社会实践的相应行为；第二是档案之间的历史联系具有客观存在性，即表现因社会实践而产生的档案文件内部的相互关系是真实存在的，不以个人的主观意志发生转移；第三是档案是文件转换的产物，档案具备文件形成与完善的特点，档案之间的历史联系来源于源文件之间的历史联系。
（二）档案历史联系的特征
主、客观统一性是档案历史联系的特征之一，主要表现如下：其一是档案历史联系的客观特征来源于其源文件的客观特征，即档案历史联系来源于社会实践中文件的历史关系，具有客观存在性；其二是档案历史联系源于文件却高于文件，表现为人类思维意识对客观实践的主观抽象，具有主观描述性。因此，档案历史联系是主观与客观的统一体，并因档案整理人员的知识结构和认知水平而存在差异，比如某些历史联系是客观实践的真实描述，而某些历史联系则是歪曲虚假的反映，所以，档案整理员应经客观实践和主观意识的统一，将客观历史联系搜集、处理，加工、提炼使历史联系成为客观与主观的统一体，付诸于特定的物质载体，固化或物化为具体的物质形态以记录档案历史联系。
档案的本质在于记录历史的真实性，历史联系性档案整理即为利用档案记录历史的过程，历史联系的档案整理更易于形成历史记录。因此，来源、时间、内容和形式四维度架构是档案历史联系的特征之二，主要表现为：哲学维度的历史具有清晰的严谨性、发散性和推理性，因此解析定义历史由来源、时间、内容和形式组成的四维度架构，并将社会实践的践行者界定为主体，将社会实践的被践行者界定为客体，以对应时间为载体，将档案历史联系界定为由来源、时间、内容和形式四维度架构，使档案历史联系的记录与哲学维度的历史一一对应。
二、档案整理的核心与本质：历史联系性整理
（一）历史联系思想的产生
档案整理的核心和本质是档案历史联系性的整理，回顾近现代档案整理实践，档案整理的历史联系思想产生如下：民国初期因社会生产力和认知局限性，并未形成完整的档案学分类理论，只是单纯的借鉴“杜威十进制”分类法，机械地束缚并破坏档案间的历史联系，不能真实地按照档案的具体情况进行分类；但是，部分有识之士指出档案整理与图书管理的本质区别：档案形成于特定的历史实践，是社会实践系统性和积累性的历史产物，其分类应源于历史并尊重历史，必须“特有要则”；于此，档案整理尝试以档案自身形成与特点为基准，按照档案间历史联系进行分类，例如1933年文献馆明清档案整理原则即为：分析研究与档案产生密切相关的文书程序、档案术语、职官衙署等因素，有机选择具备特有本质与形成关系的文件实体，并选择不同的分类方案以体现历史联系的层面性。总之，历史联系思想的产生初期，主要体现了档案四维度特征中的来源联系，使档案整理部分的体现历史联系的客观结果，最终按照时间、内容、形式等要素分类排列，虽然未上升至一定的理论高度，但是仍然为历史联系思想的后续研究提供经验和奠定基础。
（二）历史联系思想的发展与完善
历史联系思想的发展与完善主要经历两个阶段，第一阶段是“来源原则”和“全宗理论”在档案整理领域中的运用；第二阶段是电子档案的元数据整理在档案实践的应用。“来源原则”是档案学理论的基石，指按照档案来源或形成进行整理与分类的原则，其特点是断定档案来源差异并保持原有整理次序；“全宗理论”是档案学的最高原则，指将来源相同的档案作为统一整体进行保存与整理。但是，不论是“来源”还是“全宗”，其本质均为档案整理的历史联系而且均来自档案整理实践，尊重档案的自然存在和固有形成的历史联系，强调并维护历史联系档案的客观规律和客观事实，以历史联系为载体，在特定的统一的原则下，辨析来源、时间、内容、形式等诸方面因素，为历史联系档案整理提供理论依据和指导方向。
另外，电子档案的元数据整理产生于电子文件依赖性、易逝性、易变性、不确定性等特征下，意在真实完整的描述电子文件形成的条件、内容、架构和过程，并为计算网络系统提供自动变细、分析、分解、提取、归纳的数据信息，将其内容特征、文件形成、处理利用等过程用元数据记录，具备真实性、时效性、完整性和高价值性。元数据整理电子档案的本质也是历史联系性整理，通过整理元数据集记录档案间历史联系并对应和还原相应的社会实践活动，反映电子档案记录社会实践活动的历史过程与形成背景。
三、历史联系整理技术：”虚拟整理”技术
（一）“虚拟整理”技术综述
“虚拟整理”指与文件实体排列顺序无关，以符号或符号的语法逻辑为载体，单纯记录并解释档案间历史联系的一种整理技术。“虚拟整理”技术的结果是形成档案历史联系记录，揭示并固化档案历史联系，合理真实的表达档案物质实体本质构成部分。”虚拟整理“技术优于“实体整理”技术表现于其不仅实现档案历史联系的多为整理，而且实现纸质档案、电子档案、不同载体档案等档案整理实践环境下的统一，换言之，“虚拟整理”技术能以计算机网络系统或者计算机整理软件为载体，通过对档案文件材料中不同原则下历史特征的多维排序，以不破坏实体排列为准则，全面、真实记录实体记录中所不能表现的档案历史联系。“虚拟整理”技术应完善为以人工干预为主，以计算机模拟为辅助的全新档案整理技术，人为处理、描述、记录档案的历史联系性，保证档案历史联系的可检索功能。
（二）“虚拟整理”技术的使用意义
“虚拟整理”技术具备多向历史联系记录、丰富档案整理实践意义及理论等特点，现将“虚拟整理”技术详细阐述如下：其一是摆脱非历史联系因素对档案整理的影响，即摆腿档案实体排列顺序的历史联系记录，注重档案文件与社会实践过程的一一对应，使档案历史联系性整理免受保管期限、密级、载体种类等非历史因素的影响；其二是完善档案整理的实践原则，“来源原则”不是档案学的至善原则，也并非历史性原则，而“虚拟整理”技术能实现档案整理从“来源原则”向历史性原则的过渡，使历史性原则真实完整的包容“来源原则”以保证历史性原则的适用性；其三是档案整理实践重心偏向信息整理，即档案实体管理向以档案历史联系整理为核心和本质的档案信息整理便宜，“虚拟整理”技术作为其过程的加速器和助推器，保证此过程的稳定与合理。
四、小结
档案整理的本质与核心是历史联系性档案整理，其是档案管理学理论与实践的丰富内容，也是正确认知、分析、处理档案管理其他工作的关键所在。因此，必须正确界定档案整理历史联系的界定内涵与表观特征，于档案整理实践中正确应用“来源原则”和“全宗理论”，辅之以电子档案元数据整理技术，并适时采取“虚拟整理”技术，保证档案整理的合理过渡与稳定发展。
参考文献：
