一、文件管理与档案管理一体化
（一）文件、档案一体化的概念。文件管理与档案管理一体化主要是指实现文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化。文件、档案一体化主要从文书管理和档案管理的角度出发，实现文件生成、办理以及档案归档的全过程的管理。实现文档一体化，从而保证文件内容的完整性和数据结构的一致性。
（二）文件管理与档案管理的关系。目前国内外对文件、档案管理一体化还没有一个明确统一的概念，但是文件管理与档案管理间存在的互相依存、密不可分的关系却显而易见，这种关系主要表现在以下几个方面：1.文件管理与档案管理相辅相成。一方面档案是由文件发展而来的，文件的质量直接影响档案的质量，另一方面档案管理是文件管理的延伸和发展，目前文件管理和档案管理已经成为一个不可分割的系统管理工程；2.档案部门必须有专职文件管理人员的参与，这是保证文档一体化管理质量的前提条件。目前国外一些重要的机关部门，已经普遍实现档案人员参与文件管理，国内多数机关和企事业单位则都没有设置机关档案室等专职文件管理机构，现行的文件大多交由制作人员或者承办人员自行妥善保管，文件中心大多作为档案系统的分支机构，往往保管一些企业或机关的半现行的文件。档案部门应设置专门的文件管理机构，配备专职的文件管理人员，为机关档案科学化管理的实现奠定基础。
（三）文件管理与档案管理密不可分，文件管理人员和档案管理人员之间也存在相互依存、相互促进的关系。在国外大部分的档案管理部门和人员都会参与文件的管理工作，但是档案管理人员并不能完全取代文件管理人员，文件管理人员只有和档案管理人员相互沟通、密切配合，才能实现档案管理和文件管理的有效配置，保障文件管理的质量，更好的为档案管理服务。
二、文件管理与档案管理一体化现状
80年代之前，我国一直沿用传统的文件与档案分开管理的工作体制，随着经济社会的发展，传统的工作体制已经不能满足社会的发展需求，其弊端也逐渐显露出来。为了提高工作效率，适应社会经济的发展，文件管理与档案管理一体化的思想逐渐被提出，然而由于传统思想的束缚和环境的局限性，这种科学的管理体制在一定的时期内并未真正实现。
当前，在我国企业档案管理大致可以分为两种形式，一种是沿用传统的卷为单位的管理，实行部门立卷制度，各部门在每年的6月把整理好的上一年度相关文件转移到档案室，再由档案室负责整理和编目保存。另一种则是实行文件、档案的一体化管理模式，具体实施则是由各部门的档案负责人通过档案管理系统进行文件案卷以及卷内文件的著录，通过插入附件的方式实现对档案全文的管理，使用这种方式对档案文件的著录使电子文件原文在档案管理系统中有了相应的目录，同时，还可以在服务器上为原文留有单独的空间，提高工作效率，降低错误发生的几率。
三、实现文件档案管理一体化的意义
目前，我国各个领域已经普遍推行办公自动化，并逐步实现文件档案管理一体化，文档一体化管理可更加科学合理，有利于树立更合理科学的文档管理体制和管理理念。文件和档案一体化管理在文书处理的过程中科学利用管理系统，形成完整的数据信息，避免重复工作，使文件管理的收发、登记、运转等工作完整有序，从而使文件管理各项工作达到精细化，完成案卷达到系统化和查找利用的标准化。
四、加快文件管理与档案管理一体化实现的措施
在信息技术高速发展的今天，文档管理一体化的发展已经具备了一定的理论和实践基础，文档管理一体化的建设是一个庞大的系统工程，所涉及的文件信息的面积较为广泛，要求我们必须认真对待，具体要求我们从以下几个方面做起：
（一）立足档案管理现状，完善档案管理体系。在现有的档案管理机构组织体系的基础之上，建立健全文档管理的组织体系，由于我国受传统体制的影响较深，至今没有全面打破传统的管理模式，文档管理一体化并没有真正实现，因此我们必须在现有的基础之上，建立健全文档管理机构组织体系，降低文档管理一体化体系变革的风险。
（二）结合我国现有的国情，建立具有中国特色的文档管理一体化理论。我国的档案管理一体化与其他国家相比存在一定的差别，所以要创建具有中国特色的文档管理一体化就必须立足于我国的国情。我国有国家规模的档案事业，有“集中统一”的管理原则，有延伸到文书工作前沿的档案管理触角――档案室，有保存永久性档案的各级档案馆，并形成了严密的网络，这就是我国的“档情”。从理论上看，它符合文件生命周期理论和前端控制思想，从实践的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文档管理一体化。当我们用文件生命周期理论来考察文书档案工作，对我们现存的档案室（或档案馆）应当积极保护并发展，它实际上已经承担了管理处于中间性、过渡性阶段的文件的任务，这是中国特色的基本国情所决定的。
五、结语
文件管理和档案管理一体化是现代办公自动化的主要发展趋势，只有不断增强对文档一体化管理的认识，才能使档案管理适应新时期的发展潮流，只有将文档一体化的科学理念实践于当前文档管理工作中，才能把文件管理和档案管理有效结合，实现前编控制和全程管理，更好的适应信息时代的发展和需求，服务于现代化的信息建设。
参考文献：
[1]向立文：档案数字化建设中若干问题的研究[D]湘潭大学；2004
[2]余然：社会转型期档案信息伦理建设研究[D]安徽大学；2006年
[3]赵雪群：“微机文档一体化管理系统”开发中几个问题的认识[J]档案学通讯；1994年01期
中图分类号：G271；TP39 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）04-0129-010引言
所谓一体化的管理，就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理。其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。文件与档案是同一事物的不同存在阶段，它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的，两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。电子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作也需要在文件的形成阶段或运转阶段进行。因此，电子档案的管理必须选择文件、档案一体化管理模式。
1文档一体化模式下电子档案管理步骤
档案管理工作是指在整个文件生命周期中一系列有联系的管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质档案等传统档案相比，电子档案管理工作正在发生着显著的变化，很多为档案学者和档案工作者所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。具体来讲，档案管理工作环节的变革主要表现在以下几个方面：
1.1 积累与收集工作电子档案的收集和积累可以由计算机网络系统自动完成，电子档案的积累与收集根据计算机工作模式可以分为两种类型：一种是对于计算机网络上形成的电子档案，信息的复制和传输可以通过电子信号的形式在网上进行，这种系统一般都设计有自动记录的功能；另一种是对于单机形成的电子档案，其工作的措施和方法与纸质档案大致相似，表现为存储载体的积累与收集。
1.2 整理工作首先将载体上的电子档案信息输入计算机内，然后再计算机上对电子档案进行整理，使之有序化，然后将有序化的电子档案脱机保存在载体上。在整个整理过程中，传统案卷的概念（包括形式和内涵）已经消亡，取而代之的是“逻辑卷”的概念。最终的整理结果是对全部档案形成一个“逻辑目录树”。
1.3 保管工作电子档案不同于传统的纸质档案，它们对档案库房的防尘、防有害气体和防光条件也有更高的要求。目前最常见的方法就是通过异地保管的方法进行存储，由于分布式数据库技术的运用，使得这一种技术手段得以实现。
1.4 编目和编研工作随着分布式数据库技术的普遍应用，有些档案馆甚至可以不保存电子档案的载体，只需接收在线归档的电子档案即可。这样，档案馆的工作中心就转移到搞好编目和编研工作，更好地为利用者提供档案信息服务上来。
2文档一体化模式下电子档案管理的注意事项
2.1 统计工作随着计算机技术的广泛发展，它被逐渐应用于档案管理工作之中，这样既减轻了管理人员的工作负担，又可以保证统计的准确性。电子档案管理系统功能的日益完善，自动化程度也将越来越高。
2.2 鉴定工作由于电子文件极易篡改、伪造，而且不留痕迹，因而鉴定工作存在很大困难，需要从内容和技术两个方面进行鉴定。其中内容鉴定与传统档案鉴定的含义大体相同，即审阅档案的内容，甄别其科学的、历史的和现实的价值，进而确定其保管期限。
2.3 保密工作由于电子档案与传统档案的利用方式不同，因此保密工作也不同于传统档案的保密工作，电子档案的保密与传统档案保密的含义完全相同，但是其泄密的途径和渠道也更加多样化，存在着更多的安全隐患。电子档案的保密工作主要包括两方面。
2.3.1 存储在联网计算机中的档案的保密因特网针对不同的利用者提供不同级别的服务，网上数字化档案馆站点的档案信息非常容易泄露。因此，数字化档案馆站点必须将保密档案和公开档案分级保存。因特网是一个完全开放的网络，为了防止计算机“黑客”窃取和合法用户越权利用带有密级的档案信息，我们要做好网计算机中的档案的保密工作。
2.3.2 传输中的档案的保密目前，许多因特网站点都为自己增设安全保护机制，以防未授权的用户看到这些站点发送和接收的信息。这些站点通常称为“安全岛”。当然，仅仅采用这一保密措施是远远不够的，加密方法有两种，一种是硬件加密；另一种是软件加密。硬件加密的速度要快于软件加密。
参考文献：
[1]石桂华．浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.
关键词 ：文档一体化?高校?档案信息化
在信息技术水平高速发展的时代中，信息技术成为影响人们生活与生产的重要手段，随着网络的日益普及，利用信息技术进行管理工作，更为有效地推动了我国档案工作的发展。从高校的角度来看，档案管理工作直接影响着高校文化水平的建设，网络技术的发展为档案信息化的实施奠定了坚实的基础。实施文档一体化管理，不仅是促进高校档案信息化建设的重要手段，也是提升档案管理成效的渠道之一。
一、高校档案信息化建设工作的含义
所谓高校档案信息化建设，就是应用相关的信息技术管理档案、开发资源的措施，将档案管理工作与现代信息技术有机结合起来，不仅成为一种提升高校档案管理工作有效性的重要途径，还能够促进文档管理工作的信息化发展，在提升信息利用的公平性方面也有着积极影响。就目前来看，档案信息化建设分为计算机管理阶段与电子档案管理阶段，对于以前的资料，可以统一采用计算机录入、储存，让档案管理水平迈入新的台阶。
二、推行文档一体化管理与档案信息化建设的意义
档案一体化与信息化建设，对于高校开展档案管理工作极为重要，两者之间具有相辅相成的关系，可以在相互促进中不断融合与发展。具体地讲，档案管理信息化和一体化的意义主要表现为以下几个方面。
1.推行文档一体化管理是社会发展的客观需求
高校扩招，毕业生就业形势越来越严峻，实施文档一体化管理能够将学生的相关信息统一放置在管理平台上，用人单位可以随时随地地查询到学生的成绩、获奖纪录、特长等等，这能够让用人单位对学生有更加全面的了解，为学生提供了更多的就业机会。同时，在实施档案一体化之后，各项信息都实现了共享，学生可以通过网络获取自己需要的学习资源，为学生的学习提供了极大的便利。
2.能够提升档案管理成效
高校的档案是多种多样的，对该种档案采用传统管理模式是难以达到理想的效果的，与现代化社会也并不适应，而实施文档一体化管理模式能够让档案工作者利用信息技术管理文件与档案，可以有效提升档案管理工作的成效。
3.可以实现信息资源的共享
在历史遗留因素的影响下，很多高校都采取封闭的管理模式管理档案，这显然与现代化社会不符。将信息化技术应用在高校档案信息化建设工作中，能够科学分配资源，为不同类型的受众提供信息支持，有效实现信息资源的共享。
三、实施文档一体化管理，提升高校档案信息化建设的措施
1.促进文档管理的规范化发展
实施文档一体化管理可以加强档案与文件之间的联系，将其综合起来，设置在一个系统之中，这两类档案是可以相互影响的，也是文件诞生的过程。文件管理工作直接影响着档案管理工作的成效，考虑到这一因素，必须要采取科学的措施促进文档管理工作的规范化发展，揭示出文档的内涵，推进档案信息化建设工作的发展。
2.制定完善的管理规范
要利用文档一体化管理工作提升高校档案信息化建设效果，必须要投入一定的人力、物力和财力，系统的建设工作非常复杂，档案管理部门需要加强管理，制定出完善的管理规范，保障各项数据的规范化。同时，在采购相关的办公用品时，必须要严格遵循国家的规定，对文件进行科学的分类。
此外，高校管理人员也要定期组织培训，让档案工作者能够对档案管理工作产生更加深刻的认知，提升他们工作的自觉性，全面掌握档案管理的相关技术，而高校管理人员需要对此进行全面的管控，把握好档案管理工作的发展方向。
3.建立起统一的管理机构
文档与档案息息相关，两者之间有着密切的联系，从本质上而言，文档与档案的内容、主题并无显著差异，区别仅仅是范围与时间。为了实现文档一体化管理，高校内部需要建立起统一的管理机构，发挥出组织管理的优势，对各项档案进行全面的监督和考察，并明确不同职能部门的职责，各司其职地提升高校档案信息化建设工作的成效。
4.对管理软件进行系统规划
很多高校档案部门的软件与其他部门的软件不能兼容，严重影响了档案作用的发挥，鉴于此，需要对管理软件进行统筹规划，树立起全盘管理理念，考虑到文档一体化的各项问题。智能性高、应用性强的软件系统，让文件与档案可以在内部便捷传输和调用，这也是实施档案一体化发展的前提条件之一。此外，还需要根据高校内部不同部门的职责制定档案保管方式与期限，统一标引与著录。
5.提升办公自动化程度
在各个高校中，网络已经在财务、人事、科研、教学等各个工作中得到了广泛的应用，有效提升了工作质量与工作效率，文件与档案也不再是过去单一的文字形式了，档案的数量、种类变得越来越丰富，利用范围也得到了极大的扩展，可以满足不同类型用户的需求。利用办公自动化系统能够有效避免重复工作，只要利用网络，就能够调用档案，这可以满足各个职能部门的需求，节约了大量的办公时间。未来，需要进一步提升办公自动化程度，让档案信息化建设工作可以迈上新的台阶。
6.增加设备与技术的投入
高校档案信息的建设工作离不开设备和技术的支持，为此，高校需要为档案管理部门配备好专业的管理人员与技术，同时，高校还需要引入先进的管理设备，邀请专业人士来校培训，让各个部门的工作人员都可以明白实施文档一体化管理工作的意义，为高校档案信息化建设工作提供坚实的保障。在条件许可的情况下，可以引入一些高素质的管理人才，提升整个档案管理部门的工作成效。
7.档案工作者要具有安全意识
文档在使用的过程中常常会出现黑客攻击、病毒攻击、丢失以及泄密的问题，作为档案工作者，必须要具有安全意识，对文件进行分级，合理应用加密技术。对于重要的文档，需要储存在专门的储存器中。对于归档的载体需要进行安全处理，避免出现划伤、擦伤的问题。此外，为了保障档案的完整，在储存初期，需要采用电子文档与纸质文件相结合的储存方式，在电子文档确认无误并处于安全阶段后，再销毁纸质文件。
四、小结
总而言之，档案信息是高校的重要资源，在信息社会下，如果再采用传统的档案管理模式，无法适应社会发展，也难以满足人们对于档案的需求，实施档案一体化管理模式势在必行。采用该种模式既能够最大限度地提升档案利用度，让档案发挥出应有的作用，还可以间接推动高校文化建设工作的开展，节约管理成本，提升档案管理工作的规范化。目前，我国高校文档一体化工作的开展还存在一些问题，为了解决这一问题，必须转变档案管理者的思想观念，加强设备与技术的投入，从各个角度促进档案信息化建设工作。
参考文献：
[1]吴峰.以文档一体化为导向的高校信息化管理思路[J].办公室业务，2014(19).
在对文件档案采用一体化的管理过程中，主要是应用了计算机方面的技术以及电子文件等技术手段，在当前的社会生活中是一种十分重要的档案管理形式，在这其中蕴含了丰富的管理思想以及技术手段，所以是传统档案管理基础上的一种创新，当前我国的档案管理已经进入了新的发展时期，所以传统的档案管理手段显然已经不能满足社会的发展需要了，这就要求进一步完善档案工作的方式，对档案信息加以进一步的加工，这样才能满足现代化的发展要求。采用一体化的管理方式可以满足现代化的发展需要，十分重视电子文件的中心地位，因此本文重点对此展开了论述，希望对今后的档案管理工作带来一定的帮助。
1 档案一体化系统概述
在进行档案管理的过程中，这是一种最原始的记录，其中蕴含着丰富的资源信息，在人类不断发展以及实践活动开展的过程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技术手段的发展过程中，档案是一门综合性的学科，在各个工作岗位中都具有重要的影响。传统的档案管理手段对于档案的发展情况会带来一定的制约，因此必须要对档案管理进行变革，应用现代化的档案管理手段就要保证档案朝着一体化的方向发展，积极的采用计算机以及电子文件等相关技术。新的管理方式可以说更加科学化，并且具有组织性的特点，所以值得在今后的工作中得到进一步的推广，更好的完善档案管理的工作效率以及工作质量。
2 档案一体化管理基础
在进行档案一体化管理的过程中，在理论以及实践方面都具有一定的基础，在理论基础方面，因为当前的档案管理正处在电子文件的发展时期，所以生命周期理论以及前端控制思想等都是主要的理论。而在实践基础中，应该为档案的一体化实现提供一定的物质帮助，信息化与网络化的发展趋势是档案实现一体化管理的首要前提，只有将理论基础以及实践基础有机的结合在一起，才能促进档案一体化更好的发展。为今后的档案管理水平的提升带来一定的帮助。
3 文档一体化管理思路
3.1 文档应用系统设计思路
在进行文档一体化管理的过程中，首先应该对应用系统进行设计，其主要的思路是应用网络服务器以及数据管理平台等方式对档案进行一体化的管理。在信息系统中，操作人员具有不同的操作权限，以处理阶段为例，这一阶段主要是进行文档的删减以及审批等工作，所以工作人员只具备对文件进行修改、删除或者增加等操作权限，档案工作者在这一过程中只具备查看以及浏览的权限，而在进入到档案归档以后，这一阶段的工作人员主要负责的任务是对电子档案进行整理以及进一步的筛选，选出有价值的档案资源进行保管。档案管理者的主要工作任务就是加以必要的指导。在生成电子档案文件以后，档案工作者的主要工作就是对这些档案加以进一步的保管，并且档案的使用者可以应用这些档案。整个过程中，档案具有完整性以及真实性的特点，减轻了工作人员的负担，降低错误的发生。
3.2 文档一体化管理的互动要求
在档案工作中，文书工作是最基础的环节，可以说档案工作是文书工作的进一步延伸，所以需要进一步加强二者之间的关联性，使其紧密的结合在一起，以促进档案管理工作水平的提高，保障档案管理的质量提升。在档案一体化的实现过程中，其中有一个最主要的特点就是可以将档案工作和业务系统有机的交叉在一起，这样可以对档案工作者带来重要的帮助，对社会积累财富执行力的强化起到积极的作用，同时也可以提高对档案的认知程度，让档案变得更加具有价值。只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束，同时还要意识到，在开展现行业务系统的过程中，要责任明确、注意积累，记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息，确保电子文件的真实性和完整性。
3.3 工作流程的集成性
在传统的文件管理过程中，文件的形式、归档和作为档案保管与提供利用等关节，都将文件生命周期清除地划分为三个相对独立的过程，即现行期、半现行期和非现行期，并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成，要求在一个统一的系统内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的且各有特点的又互相衔接的工作程序，将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、移交、保存或销毁等各个环节，实现各个过程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程，实现流程的优化和个性化处理，提高了工作效率，降低了档案接收和保管的复杂性，避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。
3.4 业务处理的自动性
文档一体化是在充分信任的网络、计算机和信息系统的数字环境下开展工作，采用信息技术和基于工作流程管理理念实现的自动化信息系统，不仅提高了工作效率，而且降低了错误发生的几率。同时，在一些业务处理环节增加了系统自动处理技术，如电子文件版本信息的自动跟踪、电子文件处理过程中的责任链信息的记录、基于管理规则实现的电子档案的自动标引等，都大大提高了业务处理工作的自动化程度，减少了人工操作的复杂程度。由于这些自动化的处理过程是通过系统进行身份认证之后自动生成并保存记载的，因而，大大提高了电子文件正生命周期活动中信息记载的真实性和完整性。
结束语
在实际工作中，文书档案管理工作通常都是由一人或者多个人共同承担和工作的模式，对于工作量小，文档内容较少的单位通常都是由一人来负责文书与档案的管理工作，而在较大的企业单位，由于文书档案工作量大，信息繁杂，就需要分部门和专门的人员来进行管理，进而提高工作效率。在现阶段的工作中，文书档案一体化管理已成为信息化社会发展的必然趋势，也是档案管理工作的主要趋势。
参考文献
二、实现文件档案一体化管理的关键
文件与档案既有区别，又密切相关。文件强调的是现行效用，而档案注重的是长远价值。文件转化成档案不是其本身发生质的变化，而是依据其运动周期不同阶段的不同作用所进行的不同划分，是同一事物价值形态变化的体现。档案可以被理解成是由于它们的特定价值而必须保存起来的某个机构或组织的所有的现行文件和非现行文件。这种观点已被越来越多的档案工作者所认识和接受。尽管如此，传统档案的管理工作是与文件工作分开的。大多是在机关内分设两个部门，分别负责文书处理工作和档案管理工作。两者以立卷归档为界，文件在归档前属文书部门管理，归档后属档案部门管理。在这种管理体制下，文件在两个相互封闭的系统里分开运行，文书处理和档案管理各自为政，致使档案质量得不到可靠保证，档案资源不能充分发挥作用;出现了文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案的恶性循环。
(一)电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关
电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关，如果在文件形成之初不能采取技术与管理措施使其真实性、完整性得到控制，则形成的电子文件转化为档案后，其凭证价值将难以得到肯定。此外，如果不在文件形成之初就由最关心其档案价值的部门对其进行控制与管理，一些有价值的电子文件可能会由于工作人员疏忽或对文件价值的不理解而从系统内清除、删掉，这将造成有价值的电子文件流失而无档可归。
(二)电子文件需要预先的档案干预
电子文件来自计算机，计算机技术导致了相关的信息管理原则，可以有效地进行信息处理，把它作为实现一个组织目标的有效手段，这是信息技术的一种战略作用。在计算机内，管理程序以迅捷的电子化方式进行。新开发的“工作流程”软件，可以通过完整的工作程序来自动处理电子文件。这一电子工具的应用，导致了机构工作形式的完全变化。文件管理在计算机信息系统内进行，而不再是一个机构内纯粹手工进行的行政管理或公文运行。档案工作提前介入文件的管理，到文件制作形成过程中去指导工作，直接对文件进行鉴定、著录，使文件管理与档案管理部分重叠，使文件从产生到最后利用形成一个无缝系统，这样才便于对文件的保护与存取。所谓文档一体化管理，它是将原纸质文件归档管理系统中的许多“后控制”手段提到了最前端，主张在电子文件形成前采取行动，以保证其归档质量，即将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超过了对文件进行传统的档案保管。这种保管模式因此又被称为“后保管模式”、“前端控制思想”。这样实行的结果，就使文件管理工作与档案工作真正熔为一体，再也无法将两者明确区分。
1前言
与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。
2基本情况
宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。
3系统的建设日标、部署模式
3．1建设目标
建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。
3．2部署模式
公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如图1所示。
4系统具备主要功能
4．1档案管理
系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。
4．2档案检索
可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。
4．3个人待办
可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。
4．4权限管理
主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。
4．5标准业务定制
结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。
4．6业务设置
此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。
5系统在公司的应用
作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。
6系统投入运行取得的效益
从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。
从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。
7通过系统实施进行的理论研究与实践
7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理
通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。
7．2对档案资源的定义与接口实现
在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。
7．3档案信息利用模式
能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。
7．4档案信息的安全管理
面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。
7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践
电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。
7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题
系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。
8几点建议
宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。
8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度
从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。
8．2加强归档接口完善工作
加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。
8.3加强相关管理制度建设
从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。
8．4加强有关人员的培训力度
从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。
8．5加强档案数据的安全管理
还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。
8．6加强馆藏历史档案的数字化进程
前言
随着医疗体制改革的不断深入发展，我国医院在管理制度与管理模式上进行了重大变革，特别是在医院的档案与图书管理工作上。对图书档案的管理虽然已逐渐独立成医院管理中的两个相对独立的体系，但其管理上却有一定程度上的相似点，通过一体化管理工作的研究，能够真正促进医院管理工作的优化与发展。
一、图书档案一体化管理的优点与可操作性
（一）一体化管理的优点。经过传统医疗机构的改革变迁，使医院的管理工作中将图书管理与档案管理区分开来，形成两个相互独立的体系进行管理，而其中缺乏良性互动，导致严重的资源和信息浪费，而在管理层面，又因为两者之间的密切联系，使之经常出现管理交叉和重复管理的现象。在医院的图书档案信息，应服务于医院的各级医疗人员和管理人员进行实时查阅，并确保信息的准确性和全面性。但相对独立的管理使其在实际工作中无法满足对信息查阅的需求。因此，对图书档案的一体化管理，能真正增强两者之间的良性沟通，将医院的相关信息管理形成网状数据库，使其涵盖医院工作的全局内容，实现医院内部的实时资源共享。比如，在医院中进行的医疗科研项目中，申请课题、坚定立项、开发到结尾中的相关工作，都可依赖医院的图书档案信息进行。不仅如此，课题研究后对相关材料进行的整理归档工作，能为今后的相关课题研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循环利用与保管。
（二）一体化管理的可操作性。科技的不断发展为人们的生活和工作带来了更多选择，特别是在信息化技术的帮助下，信息化管理能真正满足社会工作中对信息的及时性、广泛性需求，医院管理中的信息管理亦是如此。作为信息管理中两个重要组成学科，图书馆学与档案学不论是基础知识理论、认识论和方法论上都存在着很大程度的相同，甚至一些研究领域已逐渐实现了认知上的统一。因此，在医院的管理中，将图书档案进行一体化的管理能帮助医院形成涵盖更加全面信息网络，从而为医院各项医疗和科研提供服务。
二、医院图书档案一体化管理工作的展开
（一）提升信息资源有效利用率。图书和档案，其真正价值在于被使用，为医院的相关工作提供参考。由此可见，在医院图书档案一体化管理中，信息数据的优化尤为重要。网络信息技术的接入能改变医院馆藏结构上的单一、弥补数据信息上的缺失、提升整个信息处理和调取速度。一体化管理能确保数据信息资源的最大化利用，提升其有效利用率，服务于医院的相关医疗活动与项目。
（二）在图书档案管理的各自体系中获取改革灵感。在传统管理办法的影响下，一体化管理在开展之初难免受到非议。要想将一体化管理的优点进行传播，让更多人理解，就要对图书和档案管理体系的特点进行不断整合，进而推动管理工作的发展。对医院的档案来说，大多数的馆藏档案内容相对时间较为久远，其珍贵程度也相对较高，而相对来讲，图书与资料的信息数据则相对较为新颖，在实践层面，两者都具有不可替代的参考价值。档案管理主要为医院的各级部门管理人员、维修人员和财务人员服务，而图书管理则针对医疗、研究、医护、技术人员。由此可见，两者都具备相对独立的特点，但在一体化管理下并无实际冲突，反而因其管理范围涵盖面较广，成为一体化管理的改革基础。在一体化改革中，图书和档案是数据信息的主要来源，需要进行整体上的分类、整合与管理，才能对信息数据进行深刻的了解和运用，真正发挥图书和档案的使用价值。
（三）提升配套服务工作质量。对数据信息进行利用的过程，就是根据图书或档案资料的帮助，进行相关研究产生新数据信息的过程，在医院的研究和建设中，这种新数据具备更高的使用价值，这种本质也体现了知识经济时代的数据信息管理特点。在医院简称图书档案馆后，工作人员应注重配套服务工作的完善与优化。比如，创办医院内部的《医学快讯》，介绍医疗上相关方面的最新指示，带领医院各个科室主任参加座谈会或交流会等，针对医院图书档案馆的管理与临床医疗运用之间联系的加强进行了解与沟通，帮助院方实习医生更加便捷的获取馆藏资源中的信息数据进行论文的撰写和创作。
（四）专业化人才的引进和培养。在医院的图书档案一体化管理改革中，专业复合型人才队伍的打造十分必要，它不仅是对档案、图书管理专业化的保障，也是对管理工作的现代技术人才支撑。具体可通过在医院内部培养和从外部引进两种方式进行队伍的构建。在医院内部，定期组织相关科室之间的沟通与交流，促进在医院内部进行临床与实践知识的再教育，同时，从现代管理知识方面、现代化设备运用方面和外语方面引进专业化人才进行具有针对性的培养，在此过程中培养既了解图书管理又能胜任档案管理的综合性人才，能够充分利用网络信息技术进行信息的整理和优化运用，真正实现医院档案图书信息的一体化管理。
结束语
因此，虽然图书管理和档案管理的来源和类型不同，理论研究体系也具有一定的差异化，但两者在管理上的高度类似，为医院的一体化管理提供了可能。虽然当前医院中图书档案管理工作仍存在一定的问题，但信息技术的不断发展和运用为医院的图书档案一体化管理提供了更多更好的选择，多媒体技术的运用和发展能真正实现以医院为范围的数据网络的构建，真正实现实时信息互通，真正促进医院图书档案一体化管理的优化和完善。
参考文献
[1]马迎秋.基于医院图书档案一体化管理的分析[J].人力资源管理，2014，12（03）：237.
[2]项滨.医院图书、档案实行一体化管理初探[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2013，01（01）：36-38.
[3]罗莹.医院图书档案一体化管理分析探讨[J].计算机光盘软件与应用，2013，12（03）：112-113.
首先，就让我们从基本理论层面，对“文件生命周期理论”的相关理论概念进行初步了解。“文件生命周期理论”中的“文件”概念是一种广义概念，较之常规意义的“文件”概念要宽泛得多。“文件生命周期理论”把文件视为“文件的集合体”，认为“档案”（非现行文件）的形成只是广义文件运动的最终结果，一切的文件运动形态，都只是“广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分”[1]。
由此，“文件生命周期理论”以“文件集合体”的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。
二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化
实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。
显而易见，国外建立的“文件中心”，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。
此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。
实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。
此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论“连续统一”的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，“文件生命周期理论”根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。
图书、档案、情报三者之间相互交叉，相互渗透，在一定条件下可以相互转化。档案与图书、情报之间的转化具有“单向性”的特点，即档案可以直接转化为图书、情报等文献信息，而这些文献信息却不能直接转化为档案。如：档案文件汇编成书出版可直接转化为图书，而图书却无法转化为档案。图书、档案、情报工作，在社会发展进程中经过独立发展阶段形成了各自不同的特点。在社会主义市场经济发展的大潮中，由于社会对各种信息的需求日益增大，如果它们各自独立地纵向发展，缺乏横向联系，不但束缚其自身的发展，而且也不能适应未来社会的需求，其结果势必造成图书、档案、情报的信息资源渠道不畅。当前三者存在的共同问题：一是服务方式墨守成规。图书、档案、情报工作本质上是一项服务性工作，因而在提供服务时，应体现主动性和多样性，以满足利用者的各类需求。二是投入不足，手段落后。以一些单位为例，图书经费仅限于工具书，参考书多年来没购进几册。档案、情报设备陈旧，空间拥挤，管理手段落后。这样的工作环境限制了图书、档案、情报工作的现代化进程。
二、图书、档案、情报一体化管理的可行性
第一，一体化知识流动与共享的本质是整体性知识转化。
知识转化，指不同形态的知识之间的演变和转换，其过程形式主要有知识的扩散、分配、传递、融合、吸收与利用。基于显性知识和隐性知识的划分，知识转化具有四种形式：隐性知识向隐性知识转化的社会；隐性知识向显性知识转化的外部化，显性知识与显性知识之间综合的联合化，显性知识过渡为隐性知识的内在化。一体化基于三者整合性的知识资源基础，以超越三者原先分立状态的更强功能和更好优势，为员工用户提供崭新而出色的知识服务。这种服务是一种知识集成范畴内的综合，即图书、情报、档案知识以一体化的形式，在员工用户的合理性范围内进行最大化、最优化的流动与共享。一体化知识流动与共享便是将图书、情报、档案这三者的知识，集中、统一式地配置、转移给各用户，从而释放出它们最强大的信息能量与知识价值。由此看出，这种知识流动与共享实质上是一种整体性知识转化，三者资源连锁互动、共同转移。
第二，图书、档案、情报工作的标准化是一体化管理的基础。
计算机、缩微和光盘等现代技术的高度发展和广泛应用，使人们对科技信息工作有了新的认识，使信息一体化管理的实现成为可能。由于图书、档案、情报都是以承载和传递知识信息为基本职能，都含有收集、加工、存储和输出信息工作的内容，管理方法和手段又基本相似，所以采用现代化技术亦趋于一致，使用的现代化设备也大致相同。社会主义市场经济体制的建立和完善，为图书、档案、情报一体化管理提供了时机。在事业单位转为企业逐步走向市场的过程中，在一定程度上要求图书、档案、情报部门不断地收集本行业及相关行业的最新成果，提供给企业的工程技术人员，而这正是企业资料室工作发展的需要。
三、怎样实现图书、档案、情报一体化管理
实现图书、档案、情报一体化管理，意味着把三者串联起来，将三者的管理建成一个综合型的一体化管理信息中心，统一开发、统一管理，让企业各类信息直接有效地、及时地为企业生产、科学研究服务。所以图书、情报、档案一体化这样一个企业的主要知识服务部门，其知识管理系统直接归属企业整体知识管理系统的核心管理与集中控制，强调与其他子知识管理系统横向协作、相互兼容、共同维持企业知识管理系统的整体运行。
1.前言
图书、情报、档案的一体化管理于20世纪50年代首先由国外的优秀学者提出，并于70年代传入我国，迅速得到专家学者的重视和研究。图书、情报、档案一体化涉及到多层面的管理，例如管理模式、服务模式一体化等方面。随着全球化信息步伐的快速发展，新型技术和信息技术为图书、情报、档案的一体化管理创造了优越的外界背景，信息化为图书、情报和档案管理实现一体化、系统化、科学化的发展水平提供了契机。
2.图书、情报、档案实现一体化管理的必然性和可行性
2.1三者一体化管理的必然性
知识经济和精神文化的发展标志着新时代的进步，随着生活水平和社会经济的发展使得信息用户对使用系统提出了新的需求。在信息化技术如此发达的今天，使用用户对繁琐、复杂、单一的信息应用能力较反感，因此追求系统、完整、动态的信息管理系统是竞争的主体力量。高校图书、情报、档案一体化管理结束了多重单一管理的复杂问题。三者一体化管理模式为用户提供了动态的、便捷的服务信息;另外，随着计算机网络平台的推进，打破了传统的信息查收弊端，为用户创造了时间自由、信息量广的搜集平台，可见，图书、情报、档案的一体化管理是时展的必然要求和结果。
2.2三者一体化管理的可行性
首先，就目前的图书馆管理模式调查来看，一般将图书、情报和档案分开进行管理，各自的信息资源共享能力较弱，三者各自为营，互不干预，自行购买管理设备和信息资源，这种现象造成图书馆信息资源散乱，不易被用户搜索和查找，另一方面，在不必要的经费投入中消耗过高，无法实现经费的最优化使用;其次，图书、情报和档案具有想通的本质意义，在网络信息时代的发展背景下，将三者协调结合，共同管理，形成系统、科学、综合化的管理系统，便于对信息资源的搜集、整理和服务，保证信息的高质量、高效率、高动态地服务用户;最后，三者的一体化式管理可以在人力、物力和财力等方面提出优化的使用结构，避免分散管理所造成的一些资源浪费和重复建设，创造了良好的经济保障基础。
3.高校构建图书、情报、档案一体化管理的实现途径
3.1转变传统管理思想，树立一体化观念
实现三者的一体化管理首先需要高校图书馆管理部门能够正确认识到图书、情报和档案统计管理的优势和价值，转变自身的传统管理思想，正确认识到在长期工作中所养成的不良习惯、消极怠工和安于现状的不良现象。积极探索和转变管理思维，在图书、情报和档案管理工作中树立远瞩性、主动性和科学性的观念，认识到三者一体化管理所产生的价值。将图书、情报和档案的一体化管理模式制定为高校图书馆信息资源管理的建设性战略目标，在图书馆管理工作中积极引入和贯彻信息全方位开放与资源文献的共享措施，各部门之间应加强交流和沟通，为高校图书馆信息管理工作提出创新性的建议和方案，落实到高校图书、情报、档案一体化的实践工作中。
3.2加快高校信息化基础设施建设
在信息全球化的外部环境中，高校管理部门要积极引入网络、通信、计算机操作技术等现代化科学手段，从而为高校图书、情报和档案的信息管理系统奠定坚持的设备基础，提高三者管理系统的发展进程，这就需要高校积极投入到信息化基础设施建设中。高校图书、情报和档案信息含量大，且处于动态变化中，因此要将网络基础设施作为后台支撑，从而借助网络平台建立统一的技术标准和管理措施。据调查，我国高校图书馆在信息基础设施建设上已初具规模，但是在设施建设的水平上还存在较多滞后因素，在一定程度上制约着一体化管理的发展进程。针对此现象，高校还应不断地为信息化基础设施投入精力，积极开拓多渠道的发展机会，为图书、情报和档案一体化管理提供物质保障。
3.3优化文献资源的配置
随着网络数据、信息资源平台的载入，在高校的图书、情报和档案信息中，也大量地引入了电子出版物、网上信息情报与电子档案等资源，这些电子与网络信息打破了传统的时间限制和空间局限性，应积极开发和利用电子与网络图书、情报和档案信息资源，针对传统文献资源的管理模式，进一步优化文献信息的配置和使用效能。
3.4培养复合型的管理人才
传统的图书馆管理工作人员只要求具备必要的专业知识技能，但是随着高校图书建设和现代化技术的引进，对图书、情报和档案管理人员的职业技能和素养都提出了新的要求。人才是图书、情报和档案管理体系中的基础保障，扎实的专业能力，敏锐的信息搜集能力、良好的沟通和外语能力是复合型图书工作者的重点要求，此外，对图书、情报和档案的专业管理能力、信息检索能力也是实现符合型人才的必需技能要求。
总之，高校图书、情报和档案的一体化管理是一项长远的战略性发展过程，因此，高校图书馆管理部门应高瞻远瞩，制定科学、系统的发展目标和规划，有条理、有计划地推进高校图书、情报和档案进程，在借鉴优秀单位的管理模式基础上，结合本校特色，最终实现资源共享、信息开放的一体化管理。（作者单位：云南大学图书馆馆员）
参考文献：
[1] 陈洁.网络环境下图书情报一体化管理模式的构建[J].新课程（教研版），2012，（2）：96-97.
在当代，随着我国政治、经济的迅猛发展，社会活动日趋呈现复杂、多样的特点。而在此过程中，大量的活动伴生物――文件档案随之产生。可以预见，随着社会实践的深入，文件档案资源将永不枯竭。而如何合理的收集、整理、保管这些文件档案资源，不断提高文件档案管理的质量与效率，进而维系文件档案资源的真实、完整、有序与长远使用，着实是摆在文件档案工作者面前的现实问题。文件生命周期理论则为这一问题的解决，提供了可供参考的范例，并为今后的文档一体化管理，指明了理论探索与实践探索的方向。
一、文件生命周期理论相关概念的简要评述
首先，就让我们从基本理论层面，对“文件生命周期理论”的相关理论概念进行初步了解。“文件生命周期理论”中的“文件”概念是一种广义概念，较之常规意义的“文件”概念要宽泛得多。“文件生命周期理论”把文件视为“文件的集合体”，认为“档案”（非现行文件）的形成只是广义文件运动的最终结果，一切的文件运动形态，都只是“广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分”[1]。
由此，“文件生命周期理论”以“文件集合体”的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。
二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化
实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。
显而易见，国外建立的“文件中心”，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。
此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。
实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。
此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论“连续统一”的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，“文件生命周期理论”根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。
基于上述论述，笔者认为，参照西方的文件中心，在保留我国机关部门档案室的同时，对其进行相应的功能改造、体系调整与集中布局，同时将文件形成及处理工作与档案工作在业务上实现有效融合，构建前后衔接、连续统一的文档案管理体制，进而推动落实文档工作一体化。当然，这种模式仍有待于我们在实践中检验与摸索，并使之逐步符合我国文档工作及其一体化管理的现实需要。
三、结束语
文件生命周期理论为我们指明了文档一体化的实践方向。然而，完全照搬文件生命周期理论及其管理模式，又很难满足我国文档管理的现实需要。因此，只有从我国文档工作的现实情况出发，有针对性、有选择的借鉴文件生命周期理论，因地制宜的打造符合我国国情的文档工作模式，才能最大程度的提升我国文档管理工作的整体水平。那就让我们共同努力，在探索具有本国特色的文档管理一体化的未知征途上阔步前行。
参考文献：
[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001：212.
[2]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制――转型期的档案管理体制改革研究之二[J].档案学通讯，2006（1）：20.
