时间：2023-07-02 08:22:38
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机关干部人事档案是干部在社会活动中的原始记录，是组织人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、社会关系、德、能、勤、绩、廉及奖惩等方面的文件材料，是知人善任，选贤举能的重要依据。
一、干部人事档案的重要作用
（一）干部人事档案是组织、人事部门选拔、输送干部和专业技术人才的重要依据。组织、人事部门负责对干部进行培养任用，选拔、输送干部和专业技术人才时，除派人考察外，还必须查阅干部人事档案，了解其在德、能、勤、绩、廉等各方面的成长历程中的表现，对拟提拔、输送的干部进行全面分析，权衡利弊，择其所长，避其所短，因人制宜，充分发挥每个干部的积极性，建立一支高素质的干部队伍。
（二）人事档案是澄清问题，维护个人利益的可靠凭证。从其形成看，人事档案伴随干部成长的历程，记录着当时干部工作情况、参加各项政治、经济、文化活动的情况，是个人思想和行为的真实记录，是令人信服的历史证据。从其形势看，它保留着真切的历史标记，如当事人的亲笔手书或亲笔签字以及组织审核认可的机关印信等，它是个人历史和现实面貌的原始记录，能比较客观、全面地反映一个人各方面的状况。个人利益受损、兑现待遇、纠正错误、调整工资级别、职称评聘、合同鉴证、身份认定、退休等等，都需要档案作为信证，为解决问题提供可靠的线索或凭证，保障个人的切身利益不受到损害。
（三）干部人事档案为后人研究历史提供可靠依据。每一份干部人事档案都具有时代信息，反映当时社会经济、文化、思想理论等建设情况。所以说干部人事档案作为档案的重要组成部分，为后人研究今天的历史提供每一个时代及年代的共性信息。
二、干部人事档案管理现状
（一）工作人员兼职现象较多，责任意识淡薄。机关干部人事档案管理工作人员多为兼职人员，由于档案工作没有较强的时限性，工作人员兼职工作内容较多，造成档案工作者责任意识不强，使机关干部人事档案管理人员既不注意档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。
（二）领导重视不够，人员流动性较大。基层从事机关干部人事档案管理工作人员多数为办公室或人秘科工作人员，综合性工作内容较多，平时工作任务繁杂而重要，人事干部档案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政务服务方面工作业绩比较突出，职务升迁较快，造成人员调动频繁，使人事档案工作者的业务水平始终处于初级阶段。再加上部门领导对档案工作指导较少，业务培训工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的业务知识，干部人事档案管理工作较落后。
（三）在干部人事档案管理中没有建立基本的规章制度。多数机关及事业基层单位在干部人事档案管理过程中，没有建立基本的档案管理制度，更谈不上健全干部人事管理制度，没有一个规范的管理标准，各自为政，主观臆断，分类混乱，参差不齐。
三、加强干部人事档案工作管理的建议
（一）提高认识，加强领导。首先，单位领导要高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入议事日程。其次，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，从严监督，严把归档材料质量关，发现问题及时解决。
（二）稳定档案干部队伍，加强工作人员业务培训。专职干部人事档案管理工作成绩小，职务晋升慢，直接影响到档案工作质量。因此部门领导要提高对稳定档案队伍重要性的认识，配备必要的合格的人事干部档案管理人员，科学设置职务、职称，调动管理人员工作积极性，鼓励干部人事档案管理工作者终身从事干部人事档案管理工作，以保证干部人事档案管理工作的相对稳定。对新上岗人员及在岗人员每年度进行定期培训，不断更新知识结构，精通专业知识，熟练掌握电脑知识和操作技能，不嗍视工作的新需要，向现代化迈进，使人事干部档案管理工作与时俱进。要不断强化干部人事档案管理人员的自身素质，使之树立强烈的事业心，责任心和政治责任感，以高度负责的态度，投入到干部人事档案管理工作中
档案是对社会活动的真实记录，其客观的记载了人类历史中的各个方面，是人类历史发展过程的真实写照。档案由于是真实的对历史进行的记载，所以其具有非常重要的保存价值。而且在档案形成过程中，人们也加大了对档案涉及领域的广度和深度的拓展，确保其更具系统性和完整性，能够更好的对历史进行反映。同时档案还具有非常重要的参考和借鉴作用，通过对档案所记载的大量信息进行分析和筛选，从而为各项经济建设决策提供重要的科学依据，确保各项决策的正确性。档案管理数字化是充分的在档案管理工作中应用信息化技术，在国家档案部门统一规划和驵织下，将现代信息技术全面在档案信息资源管理中进行庆用，从而加快档案管理模式的转变，强化档案信息的数字化存储和服务功能，加快档案管理的规范化、数字化、网络化和社会化的实现。
一、优化了档案队伍结构和知识结构
在当前信息化环境下，在各行各业都加快了信息化建设的进程，信息技术得以在各领域不断的渗透和拓展，在这种大背景下，档案行业也加快了信息化建设，利用信息化技术来加快档案管理数字化的实现。在传统的档案管理工作中，由于是对纸质载体的档案进行管理，这就导致使用过程中会对档案自身带来较大的不利影响，不利于档案的开发利用。但在档案数字化管理模式下，档案的载体开始向多样化的发展，各种磁性介质、光盘、照片、录像带等都成为档案的归档材料，这些载体在使用过程中不易损坏，相对于纸质载体来讲具有较多的优势。特别是在数字化管理模式下，有效的促进了档案管理人员对自身知识结构的更新，使其不断的强化自身的专业知识和技能，通过培训来更好的掌握各种新技术和新方法，从而在档案数字化管理工作中能够更好的实现对各种新技术的应用。在档案数字管理规模下，各档案部门在吸纳人员时更注重对吸引具有针对性的专业型人才，特别是经过档案专业系统教育，能够熟悉掌握计算机和信息技术的人才。同时档案部门也加大了培训和再教育的力度，加强了对档案数字化管理需求下人才的培养，使现有档案管理人员在培训中不断强化自身的专业知识，同时还要对计算机技术和数字通信技术进行掌握，能够对电子档案管理技能熟练深怕，从而提高档案管理者的知识结构，对改善档案管理者队伍的结构，确保档案管理人员整体素质的提升。
从这些方面可以充分的看出来，档案管理数字化不仅对档案队伍结构进行了优化，而且也加快了档案管理人员知识结构的更新速度。
二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率
档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。
一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。
二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。
三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。
三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式
漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。
在当前档案数字化管理工作中，在纸质档案的基础上形成数字化副本，这样就避免了纸质档案孤本的诸多弊端，而且提高了档案的利用率，一份档案可以同时提供给多人进行使用。同时档案管理的数字化，可以使档案使用者不再受制于时间和空间的限制，可以通过局域网或是广域网实现数字档案文件的异地传输，实现档案的异地调阅和利用。档案使用者只需要通过一网的计算机就可以查阅到自己所需要的档案信息，进一步对档案的利用空间进行了拓展，而且档案使用者也不再受掉于时间的限制，可以随时实现对档案资源的利用。
四、结束语
随着计算机技术和网络技术的快速发展，我国档案管理数字化的优势不断发挥出来，并在实际工作中取得了较好的成效，但在档案数字化管理工作中还存在着一些不完善的地方，所以需要我们充分的认识到档案管理数字化的重要意义，在日常工作中不断加强档案数字化建设，在工作中不断创新，从而利用新技术和新方法来加快推动档案数字化的发展，为档案信息化建设奠定了良好的基础。
参考文献
0.前言
在社会公共信息中人事档案的管理是其中重要的一个部分，通过人事档案的储备我们可以系统的掌握人才的基本信息，从人力资源开发和管理的角度来看，可以通过这一部分来确定人才的匹配性，以便更好的运用人才，给个人、企业以及整个社会带来更好的经济效益。根据人事档案的数据，我们能更好的处理人才和社会的关系，起到重要的人才与科技进步的协调发展作用。当然，人事档案也是我国各级国家机关、社会团体以及企事业单位的人才表现记述和评定，可以促使人才之间的进步竞争，自然的反应人才的品行，给社会带来更大的作用。因此，人事档案的管理工作也就对社会的人力资源管理有着不可或缺的作用。
1.人事档案管理的重要意义和目前所遇到的问题
现代管理理论强调管理的核心是人的管理，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案对于每个人来说都非常重要，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，具有重要的价值。它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障。
1.1人事档案管理的重要意义
对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录，通过利用档案可以清楚地了解一个人过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。现代的机关、单位为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解一个人，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总、归入本人档案，作为考核依据，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。
现阶段，在档案的凭证、参考等诸多作用中，普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有真实性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效力。人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务，帮助解决没有档案就无法解决的问题。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。
1.2人事档案管理中存在的问题
首先，真实性是档案的基本属性，失真使人事档案失去了凭证价值。笔者在工作中发现，有的档案材料中参加工作的年龄越填越小、学历越填越高、工龄越填越长、有的档案材料甚至出现了有涂改痕迹的现象，严重削弱了档案的权威性、严肃性,使得人力资源管理计划中的配置、退休解聘、补充等计划不能正确制定,必将给当前配置及未来人力资源的开发和使用带来极大的阻碍,从而有可能使单位错过很好的发展机遇。其次，人事档案是一个人社会实践经历的真实写照,它是对一个人面貌的全面、历史、客观地反映，它能使考察者在翻阅档案时，如见其人。但是，如今的人事档案材料单一、内容抽象，鉴定、考察材料中套话、空话多，根本体现不出个性特色，在个人正常晋升和选拔中已经失去了参考价值，进而影响了一个人工作的积极性，导致单位整体工作水平及工作效率的低下,削弱了人事档案对人力资源开发的价值。另外，人事档案归档过程应当是一个前后衔接、连续划一的有机整体，但长期以来，由于宣传力度不够，个人重视不够，导致了档案材料分散、缺失。如：由于工作调动，致使一部分档案材料滞留在原工作单位；学生参加工作，档案留在学校；取得学历文凭，学历材料存放在自己手里等等。当前，人才流动性大，各单位为提高工作效率，采取一系列措施引进高素质人才，其中就包括为引进的人才重新建档的情况。这些现象，严重破坏了人事档案内容的完整统一，降低了人力资源管理的效力。
当然还有一些其他方面的因素，导致人事档案管理存在诸多问题：第一，用人随意性；第二，人员不稳定。人事档案工作是一个专门性工作，有自己一套完整的理论、法规和方法，具有独立的范围、任务和程序。熟悉人事档案业务需要一个过程，而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点，把人事档案管理工作视为见习岗位，工作人员经常流动，势必造成人事档案管理混乱。给档案利用带来很多麻烦，一些人因档案中缺少证明材料，涨不了工资，办不了社保，享受不到社会福利待遇，人才流动受阻等，让当事人产生诸多不满，成为影响社会和谐的因素。
2.解决人事档案管理的基本措施
随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。要使其端正思想、增强意识、转变方式，变被动服务为主动服务。要加强沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为现代人力资源管理服务，为高层决策服务。要让档案管理人员肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，在全社会形成人人关心档案的良好局面。
现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整；在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性；在材料归档中要做到分类准确，装订整齐;在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠；在别人查阅、传阅档案时,要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。
人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务,更好地为单位各项事业的发展做出贡献。
3.结束语
随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
【参考文献】
人事档案是汇集单位员工各方面信息的一个数据库，它为国家单位人力资源的管理工作奠定了重要的信息基础。而做好人事档案的管理工作，即围绕输入或输出人事档案信息开展的业务，同样为该单位的发展提供了重要保障。换句话说，做好单位人事档案相关工作，可以极大的促进人力资源管理工作，进而提高国家相关单位的核心竞争力。具体来讲，人事档案管理工作具有以下重要作用：
1.在现代劳动用工管理工作中的重要作用
对事业单位职工个人而言，人事档案管理部门可以根据个人人事档案，为单位员工办理和缴纳养老保险金、失业保险金；办理大病医疗统筹，进行工资调整；办理职称申报工作；计算退休年限；为员工出具相应的证明材料等。如遇到从事有毒、有害工作的员工，可根据其档案中的工作年限推算其提前退休的年龄。
2.在选拔和任用干部人员时的重要作用
人事档案中可以较为详细的反映每个人的学习经历、工作经历、思想品德、业绩表现、专长爱好等情况，是一个单位人事管理活动的主要对象和内容，是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文件材料，是体现个人全面信息的具有现实性、真实性、动态性、机密性等特点的卷册。在考察任用干部时，是十分重要的参考资料，直接关系到有关干部选拔的正确性，国家相关单位的发展。
二、计算机技术在人事档案管理中的合理高效利用
从前传统的手填式纸质档案资料的管理，已经跟不上现代化社会信息资料的更新速度。而单位人员的不断增加和流动，也导致了纸质档案资料录入工作量的日趋繁重。除此以外，由于纸质档案容易破损和变质，还提高了档案管理的成本。因此，随着计算机技术的普及和应用，档案管理工作的形势也在发生着日益变化，档案信息化建设正不断的融入到人们的工作中。
1.计算机技术的应用减少了人事档案管理人员的工作量
计算机技术的应用与发展使人事档案的建立从信息采集、确认、生成、归档、管理和利用的整个过程，实现了智能化、系统化与自动化，极大程度的缩减了人力资源管理部门以及相关工作人员的劳动负荷量，提高了单位人力部门的工作效率。可见，计算机技术与人事档案管理工作相结合，是体现档案管理工作现代化、科技化和信息化的重要标志。
2.计算机技术的应用简化了人事信息检索的难度
在我国，人事档案管理工作长期实行封闭式管理，加之传统的档案管理方法繁琐，操作复杂，导致档案信息不能很好的被用于发现人才和举荐人才的实际工作中。而信息检索却是计算机技术最基本的功能之一，检索人可以迅速的从人事档案数据库中查询相关内容，仅是依据不同的档案管理系统需要输入不同的检索关键词，有的以姓名检索，有的以时间来检索，有的则以档案编号来检索等。这样的操作，可以大大节约从头到尾找信息的时间。同时，档案所查阅的大部分内容更有利于发现人才，推荐人才，为人事决策工作提供重要依据。
3.计算机技术的应用提高了档案信息化管理的水平
由于工作单位几乎每天都会有新的人动，及时收集新的档案信息，及时跟上信息变动脚步，及时录入人更内容，不断充实档案信息库，完善档案信息库，这就对人事档案管理部门及工作人员提出了更高的要求。由于计算机技术和软件的应用，减少了人事档案管理人员的工作量，为人事档案管理人员提供了更为充分的搜集人事信息的时间。此外，计算机技术的操作简便，更提高了相关信息的录入效率。
三、人事档案管理工作中存在的不足
1.缺少专业的人事档案管理人才
首先，由于新老工作人员更替、机构科室重组等原因，难免造成人事档案管理人员的岗位变动。而接任的管理人员往往没有经过专业的档案知识培训，仅能将相应材料装入档案盒，缺乏对档案重要性的专业认识，不具备档案学、档案管理学以及档案著录、标引、检索、修裱等有关档案管理的专业知识和基本技能，对档案材料的收集、管理、归档、装订等业务也不了解，严重影响了档案管理工作的水平。而在这些管理人员中，更有相当一部分人员缺乏对档案管理工作的系统规划，深深制约着本单位档案管理工作的开展。其次，由于档案管理信息化技术的发展，相关工作人员必须掌握现代化管理技术包括计算机操作、软件应用等，才能成为一名合格的档案管理人员并进行科学的档案管理工作。
2.缺少完善的人事档案管理制度
就目前情况来看，大部分单位并没有建立专门的档案管理领导小组，并定期对档案管理工作进行检查和督促，及时做好档案核查和修复工作。此外，也少有单位专门建立人事档案管理的专门制度，针对人事档案的收集整理、鉴别归档、查阅更新等方面进行详细的规定，有的管档部门建立了制度也存在不执行或不严格现象，导致常常出现档案混乱，装订不完善，不能真实详尽的反映个人信息的现象。
3.缺少人事档案信息化管理下的保护保密意识
由于现代化技术的发展，针对档案管理所设计的软件也越来越全面和智能化，部分档案管理人员对计算机技术产生了依赖性，而忽视了纸质档案材料的重要性，降低了对档案信息的保护意识。需要强调的是，属于格外机密和重要的档案信息，相关单位仍应同时采用纸质档案管理的方式进行备案，以防止电子档案不慎丢失或损坏而造成的信息无法恢复。此外，由于互联网技术的发展，进行档案管理工作的人员更要树立和加强保密和防范意识，以防一些机密档案内容从网络途径被窃取。
关于人事档案管理制度很多高校目前还没有相关的正式文件资料，在接触人事档案工作三年的时间里，我深刻的了解到人事档案对于一个单位的重要性，它不仅与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，且具有法律效用，更是记载人生轨迹的重要依据，是个人身份、经历、学历、资历、技术职称、社会关系、奖惩等方面的重要证据。人事档案还是社会公共信息中非常重要的一个组成部分，从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，人事档案还有一些衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料等等。
那么具体什么是人事档案，人事档案中都记载哪些内容？据我查阅准确资料称：人事档案是人事管理活动中形成的，它记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是从个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
要说人事档案的重要性，我想它的概念足已经证明它的重要性。。其实放大的说，人事档案是与公民个人关系最为密切的一种档案，特别是在社会主义市场经济迅速发展的今天，劳动力市场的逐步完善，人员流动日益频繁，用人单位和公民个人在人事档案移交等方面的手续不断增多，人事档案的主动配合管理对人事手续的正常办理和相关待遇的享受起到了尤为重要的作用。
但在现在的社会中仍有许多自由人认为档案已经不再重要了，有它没它都一样，从来都不去关心个人档案，甚至都不愿去搭理它。但事实是这样吗？许多大学生走出校园，踏入工作岗位后往往会遇到这样的问题：虽然与单位签订了劳动合同，但是没有到单位的人事部门办理相关的就业手续，等到要去办理的时候，又过了毕业派遣期限，致使个人的工资定级、职称申报、社会保险等未能及时办理而受到影响，这是因为他们在毕业后未及时办理存档和落户手续而带来的严重后果。再例如：从离职人员的角度来考虑此问题，在单位干满了一年，只要是非本人意愿离职的，都可以领取到失业救济金，但是前提是本人档案中的所有材料都要齐全。如果个人没有及时处理好人事档案的管理问题，那面临的不仅是失业救济金无法领取，而且直接影响了工龄计算、职称评定、出具以档案为依据的证明等，应该说后果很严重。最后，等到我们达到退休年龄的时候，劳动局这时就需要审核我们的档案，查看档案中上学时的学籍材料，工作时所签订的劳动合同，是否符合正常退休的条件，如果少一样也都无法办理退休。
从以上的几个例我们可以看出档案对于我们个人的重要性，它是伴随我们每个人一生的，在关键的时候它起着举足轻重的作用，所以一定要保管好个人的人事档案。那么，作为一个单位，人事档案的管理工作更是至关重要的。。从宏观意思以上讲，加强对人事档案重要性的认识，将可以促进个人和单位的稳定发展，对构建社会主义和谐社会有重要意义。
那么结合我所在单位的实际现状，我想从以下几点制度来加强管理单位的人事档案。因为我粗略了解到，很多单位目前还没有具体的相关档案管理制度，我也是在多方面搜集资料，积极学习，并结合实际情况归纳一些切实可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鉴学习，目的是为了更好的加强管理职工们的人事档案，给单位和个人的工作带来方便、快捷、严密的管理体系。
第一，人事档案保管与保密制度。管理人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。查阅人员要爱护人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料等等。
第二，人事档案材料收集制度。人事档案管理人员要严格按照相关规定，及时收集、登记、检查人事档案材料，如发现缺少材料或材料不符合要求，应及时主动向有关部门及本人索取。人事档案材料形成部门要及时将材料送交人事处档案室。送交的档案材料，必须是办理完毕的正式材料，必须完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，手续完备。其中由组织上形成的材料应有形成材料的时间、组织印章或领导签字，个人撰写的材料还应有形成的时间、本人签字等等。
第三，人事档案材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
第四，人事档案检查核对制度。。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。另外，检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：
（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
（3）发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
第五，人事档案的转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动、职务变动、学历教育等等原因引起的，转递人事档案时必须通过机要交通或派专人送取，并且转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
第六，人事档案查（借）阅制度。任何人查阅他人档案，都必须经主管领导批准，档案管理人员，应根据领导批准查阅的内容，为查阅者提供相关资料，超出领导批准查阅范围的，不得查阅；查（借）阅干部人事档案的单位或个人，必须严格遵守保密制度和有关规定，严禁涂改、拆散、圈划、抽取、增添、撤换、污损档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要经主管领导批准，并严格履行登记手续，按期归还。借用期间不得擅自转借其他人。
综上浅谈，足以说明建立健全的保管制度是对人事档案进行有效保管的关键，所以在日常的人事档案管理工作中，我们这些管理人员务必做到管理的规范化，标准化，准确化来积极的带动现整个社会的人事档案管理工作的规范化、科学化、现代化，来增强档案管理工作的的活力和生命力，使人事档案的管理工作有着更进一步的发展。
参考文献：
一、当前医院档案管理的发展现状分析
1.档案内容不够完善和系统。目前很多医院还没有正确认识到档案管理的重要性，所以忽略了对档案内容的完善性管理，而且管理人员在进行档案内容录入时没有针对不同进行相应的分类，这样会丢失一些档案内容，不少档案内容缺乏系统性，增加了查找的难度，也制约了医院信息查找工作的进一步落实。所以，医院档案内容的完整性与系统性直接关系到医院档案管理工作现状。2.档案建设工作缺乏独立性。大部分医院并没有针对档案信息创建独立的管理部门，使得档案建设工作开展中缺乏一定的独立性，这在一定程度上导致医院各类档案无法与其他档案明确划分。由于医院档案的数量众多且种类复杂，想要有效的根据档案内容顺利的开展医院内部相关工作更是难上加难，尤其是与经济效益有关的核算工作，将会影响医院内部的经济协调发展，所以，医院档案的创建问题直接引发了医院档案管理工作的问题。3.档案内容得不到及时的更新，效用得不到真正发挥。档案内容会随着医院的不断发展而有所变化的，所以，在实际开展档案管理工作时应及时的对档案进行更新。可是，很多医院往往忽略了对档案及时有效的更新，导致档案管理内容严重缺乏时效性，这样就可能增加医院管理人员的工作难度。另外，如果无法及时更新医院档案内容，就会降低医院档案内容的真实性，档案内容也无法体现出医院的真实经济状况，制约着医院管理人员的工作落实，严重的还会影响医院的未来长远发展，影响医院资源的配置优化，也会影响医院服务工作的质量提升。
二、医院档案在医院档案管理中的价值
1.实现了医院财务档案与资料的有效整理。档案所记载的都是医院重要的信息和资源，对档案进行有效建立能够实现相关档案的有效整理。通过档案管理人员完成对医院档案的整理，使得医院各项资料能够明确的标准日期和类别，而且依据档案内容的自身价值做好分类储存。通过档案管理人员档案管理工作的落实，能够实现医院档案信息安全性的提升，还能降低医院档案信息的非法篡改，在一定程度上缓解了医院管理工作的风险，提升了医院管理工作的总体安全性。为内部人员资料查看提供了方便。创建医院档案并进行有效的管理，能够为高层人员决策时提供可靠的依据，便捷的查看到医院各项医疗用品的采购、工程及技术合同和各项医疗票据的内容，进一步把医院的现状控制在一定范围内。医院管理人员及档案管理人员需要不断加强医院档案信息的掌握程度，这样才能有效提升医院管理质量，并且还能提升医院工作人员查找资料的效率，最终充分体现出了医院档案管理工作的自身作用。2.明确医院档案管理的期限。档案内容有效的存储和管理对于医院之后的发展有很关键的参考意义。就拿财务档案来讲，医院档案可以对年度财务情况进行整体统计，进而让医院财务报告可以按照其管理期限进行排列，一些财务报告起到了至关重要的作用，因此被长期管理起来，但是一些财务报告依然能够通过自身作用的高低程度进行仔细划分。如果能够充分发挥出医院会计档案资料的重要作用，那么医院财务管理档案则能够进一步确定下来。通过发挥医院档案资料在管理工作中的作用，能够提升医院内部经济发展的安全可靠性，还能实现医院资源的合理配置。
三、提升医院档案在医院档案管理中地位的途径
1.以增强档案管理人员技术专业性为基础。医院开展管理工作主要是通过管理专业人员实施，所以医院应加强对档案管理人员的考核与培训，为其创造学习与交流的机会，并根据考核结果创建相应的奖惩机制，这样能够提升其学习的主动性。只有不断提升医院档案管理人员的专业技术水平，才能充分发挥出会计档案的自身作用，才能确保医院档案在管理工作中的重要价值。2.成立独立的档案管理部门。为了确保医院发展过程中所形成的各项信息资料得到有效的保存和管理，确保档案的完整性和系统性，需要创建独立的档案管理部门负责档案的建设工作，同时指派专职人员，另外，一些工作人员需要加强档案管理工作的关注度，这样才能更加明确医院的收支状况。3.充分发挥先进信息技术的作用。科技的快速发展推动了我国各个行业的进步，在这种局势下医院开展档案管理工作时应该全面发挥先进信息技术的作用和优势，经过认真分析档案信息在医院档案管理工作中的作用不难发现，医院档案在管理工作起到了不可替代的作用。档案管理人员的操作水平需要进一步提升，充分发掘档案资料的自身作用，并且创建科学的档案管理单位，并引进先进的科学技术，这样就能够发挥出医院档案管理工作的最大功效，才能充分发挥档案资料的自身作用，才能稳固自身地位，才能给医院的未来发展奠定扎实的基础。另外，还要不断加大医院档案管理工作的宣传力度，才能让人们进一步了解医院档案管理工作，并推动医院档案管理工作的长远健康发展。
四、结语
总之，在市场经济快速发展的背景下医疗领域得到了非常广泛的发展，人们对医疗服务的要求也越来越高。为了保证医院各项工作能够有序的进行，需要加强档案管理。首先医院需要明确了解医院档案管理的实际发展情况，继而针对开展医院档案在档案管理中的价值及地位提升的途径进行探讨和研究。
参考文献：
[1]邱琳.浅谈医院档案在医院管理中的价值和地位[J].办公室业务,2017(9):83-84.
（一）加强观念的转变
在现代化档案管理工作中，需要有效的转变观念，树立现代化的档案管理理论，推动档案工作向档案信息中心的过渡，确保档案资源能够得以合理的开发和利用。作为档案工作者需要进一步加强自身的责任感和使命感，利用现代化管理手段来提升档案管理的水平，使其与时代的发展要求相适应。进一步加快档案管理工作向规范化和标准化的目标迈进。
（二）提升文化馆档案工作者的素质水平
在文化馆艺术档案管理工作中，档案人员作为档案管理的重要因素，其人员的整体素质直接关系到文化档案的利用水平。所以需要加强文化馆档案工作人员整体素质的提升。作为档案管理人员，由于工作较为繁琐，所以需要树立正确的工作态度和工作，加强日常工作中档案收集和整理工作。同时档案管理人员还要不断对自身知识结构进行更新，努力学习现代化信息技术，熟悉的对计算机进行应用。另外文化馆还需要为档案管理人员创造一个良好学习平台，加大对作者的培训力度，从而不断提升档案工作者整体能力。
（三）加强档案管理信息化建设
当前我们处于信息化社会，在我们生活中信息化技术应渗透到方方面面，网络在我们工作和学习中成为不可或缺的重要工具。在这种社会信息化潮流中，文化信息流通速度较快，这就需要文化馆需要充分的借助信息化网络平台来营造产生群众文化活动的档案信息网络，确保文化信息能够得到得到快速的流通，使用户能够及时获取所需要的信息，确保文化活动档案信息资源能够与社会发展要求相一致，加快文化建设的进程。
二、进一步对文化馆档案管理体制进行优化
（一）完善相关规章制度
法制化为开展档案控制活动的关键前提，同时为不断提高档案控制活动标准性水平的保障，为了保证档案控制活动顺利开展，则一定要积极贯彻依法治档，能够不断提高其制度化水平。社会快速进步，档案工作出现了明显的调整，特别为档案控制设施更新换代，设施层次不断提高，档案种类载体多样化等突出性质，推动了档案控制手段同样应当进行创新，和社会发展保持一致。所有档案人员一定要树立忧患观念，产生紧迫感，从业务知识、科学知识还有控制实施能力等角度持续增强，持续发展，和形势标准保持一致，积极贯彻依法治档，营造出科学合理的档案法律体系，营造完善档案控制体系。必须通过上述方式，方可不断提高档案控制活动自身制度化水平，推动其产生应有的作用及影响。
（二）统一部门规划
通常而言文化馆不同档案资料独立控制，不但容易出现遗漏，同时标准性水平非常低。经过档案机构开展综合控制之后，能够营造出科学合理的档案控制体系，营造出齐抓共管的局面。
（三）独立划分档案职能
将档案室独立划出来，使其与其他职能科学在地位上保持平等，使其具有一定的自主性，能够对文化馆内的所有文化档案资料进行合理控制，使其在职能方面具有一定的影响作用，这样才能充分的发挥档案室的功能性，确保文化馆档案管理水平的提升。
（四）做好档案管理的保密工作
一、医院人事档案管理在医院人事工作中的重要性
（一）提高医院人事管理质量。医院人事管理质量的提升，不仅要对个人表现出的工作状态、能力、成绩进行监管，还要借助人事档案，严格审查个人学历、工作经历、背景等，避免出现学历造假、身份造假等情况，所以加强医院人事档案管理，对提高医院的人事管理质量具有非常重要的作用。（二）增强医院对人员的信息保护工作。人员的信息尤其是个人隐私信息是受法律保护的，在法律未允许的前提下不能随便暴露，医院人事档案管理通过纸质、电子形式进行保存，对保护人员档案信息的安全性加上了“双保险”，最大限度地避免了因人员信息泄露而产生的严重后果。（三）为医院完善整体的管理体系添砖加瓦。医院人事档案管理也是医院整体管理体系中的重要组成部分，提升其管理效率和质量，本质上也是推动医院整体管理体系的不断完善，继而促进医院整体管理水平的不断提升。而随着档案管理越发受到社会的高度重视，其在为医院完善整体的管理体系的过程中也发挥着越来越重要的作用。
二、医院人事档案管理的对策
（一）进一步强化纸质档案保存措施。1.加入防火、防水设备。目前，医院人事档案的安全管理措施并不到位，部分非常重要的档案材料、对外合同、医院重要人事资料等都被简单放入柜子里锁起来，一旦遇到火灾水灾，难保这些档案材料不受损害。所以医院档案管理办公室要对档案保存的地方进行防火防水处理。2.及时清理，防止虫蛀霉变。有些人事当时因为常年不动，已经严重积灰，极易出现虫蛀霉变等情况。作为档案管理员，必须要及时清理这些重要档案，及时喷洒雾状或放置固体的防虫剂，同时要定期把档案拿出来晒一晒，防止其出现霉变。（二）定期更新人事档案信息。1.让人员定期填写最新的档案信息。人员的某些信息，例如家庭住址、手机号码等都是可以变换的，为保证档案信息的真实性，医院必须让每名人员定期填写最新的档案信息，重点关注那些常变动的信息，如上述提到的家庭住址和手机号码。2.必须修改超过年限的档案信息。有些档案信息由于长期封存，已经超过了保存年限，对于这些档案信息，档案员不能一刀切地把它们全部都处理掉，而是需要重新修订一些比较重要的档案信息，如果在修订过程中发现有信息不符的地方，一定要及时询问本人弄清楚信息，这样才不会让珍贵的档案信息资源白白流失。（三）完善电子档案管理手段。1.开发与电子档案管理系统相配套的手机APP。电子档案管理系统通常都是PC版的，但是随着智能手机的大面积推广和普及，医院作为电子档案管理系统的拥有者和使用者，必须要紧跟时代潮流，积极与软件企业合作开发与电子档案管理系统相配套的手机APP，这样既可以方便档案管理员的工作，又可以为档案管理提供软件层面的“双保险”，一举两得。2.加强系统安全保护，防止病毒入侵。医院人事档案信息非常珍贵，这也会引起网络黑客的注意，为避免这些重要的资料遭遇黑手，医院必须要协同网络管理部门加强对系统的安全保护工作，通过订购专业的防病毒软件、防火墙、建立内外网隔离系统等方式防止病毒入侵。
三、结束语
综上所述，本文分析了医院人事档案管理的重要性以及相关的管理对策，人事档案管理工作的重要性体现在提高医院的人事管理质量、增强医院对人员的信息保护工作以及完善医院整体的管理体系三个方面，而基于其重要性，相关的管理对策也需要从纸质档案保存、档案信息维护以及电子档案管理升级三个方面进行，多管齐下，从而使人事档案管理工作迈上新台阶。
【参考文献】
1.提高对移民档案工作重要性的认识
移民档案包括移民政策与法规、移民经济开发、移民安置规划、移民安置实施等特殊内容。移民档案是移民搬迁安置和扶持发展全过程的真实记录和客观反映,是全面鉴定移民安置质量和移民工程质量的重要依据,是移民工作验收的基础和依据。移民档案以其数量巨大、时间跨度长、涉及面广、类别众多,成为不可再生的历史资源,也成为日后处理各项纠纷、分清原因、确定责任、避免麻烦,最直接和最有力的凭证材料,并为今后移民工作的进一步开展,提供了第一手的参考资料。因此,充分认识移民档案工作的重要性和必要性,是做好移民档案工作的前提条件。思想决定行动,在这个意义上讲,认识程度的高低,也就成为检验其能否做好移民档案工作的标准。特别是有关单位领导和直接从事移民工作的人员,一定要本着对国家、社会和移民高度负责的态度,对历史和子孙高度负责的精神,用科学发展观的理论做指导,坚持以人为本、尊重历史、尊重科学,高度重视移民档案工作,不辜负历史的重托,加大移民档案管理工作的投入,采用先进技术,把移民档案管理好,最大限度发挥移民档案的作用,实现移民档案的价值。
2.结合实际做好收集工作
档案收集是做好档案工作的基础与前提条件。具体讲,在移民档案收集工作中重点要做好以下材料的收集:
2.1注意移民前期文件材料的收集
无论是因地质灾害还是经济建设引起的移民搬迁都要进行前期的调查和可行性论证,在调查、分析和评估的基础上,确定移民生产安置方针、规划等实施报告。这些工作形成的档案资料,是确定移民搬迁与安置项目的依据。尤其要注意加强对前期形成的环境影响评价报告、地质勘探报告、各类比例尺地形图等内容档案的收集,因为这些档案体现着迁建复建地区的生态环境和土地承载能力,及开发、改造、调整土地的位置和面积,是监督质量、控制投资、生产安置、承包土地的依据性档案。另一方面,要注意地质勘探中形成物探报告、地质报告、钻孔柱状图等内容的档案材料的收集,因为这部分档案内容反映着项目区域内的滑动面位置、岩性、地质构造等地理条件。这是关系到工程项目的安全、人民群众生命财产安全和子孙后代的大事,是防御今后因地质结构变化,发生灾害的重要依性档案。
2.2注意各类管理文件材料的收集
管理性文件材料是记述移民工作实施过程的重要档案材料,是维护移民和移民管理部门双方利益、解决纠纷的凭证性材料,在收集过程中应予以足够重视,作为重点进行收集。特别是所在省、市颁布的有关移民内容的实施条例、细则和补充文件及移民事实机构与移民对象签定的合同协议等文件材料,都是开展移民工作不可缺少的重要依据,也是后期解决各方纠纷的重要凭证性材料。管理性文件材料还应该包括移民事实与管理机构在移民管理工作中形成的具有保存价值的各种文件材料,既包括移民机构内部管理工作的文件材料,也包括移民机构在履行职能过程中产生的文件材料,特别是调解处理纠纷产生的协议或合同等材料,均应作为重要的文件材料予以归档。
2.3移民搬迁安置档案
移民搬迁安置档案是移民工作的基础数据。在这部分档案中,首先要归档的应该是反映搬迁安置过程与实际情况的档案材料。因移民搬迁项目一般实施工期都较长,搬迁安置规划的基准年与规划设计水平年之间少则相差一、两年,多则五年以上。所以,形成的档案具有时间长,范围广,数量多,内容复杂等特点。如移民安置情况统计表,包括征用耕地的数量,搬迁人员、乡镇企业数量,项目补偿资金的数额及认定移民资格的依据等材料,都要及时建立移民搬迁安置档案数据库,提供统计数据,分析移民数据信息,提高移民管理工作人员的工作效率,节省时间、人力、物力等资源。
2.4移民项目建设档案
是在移民安置过程中,按专项规划报告进行的基本建设项目内容,主要应包括:城镇迁建的规划设计;移民安置的土地开发、改选、结构调整;企业还建的技术改造、重组、招商、对口支援;电力、通信、供水、学校等专项基础设施复建;地质灾害安全性评估、预防、治理和预警监测系统建设;地面、地下文物保护措施;植树造林、种草、污水处理、垃圾填埋等环境保护等项内容。这些项目档案的收集,应按基本建设项目档案的要求进行。具体应包括项目前期文件材料、实施过程和竣工验收的文件材料。
2.5移民会计档案
移民会计档案是反映移民经费使用情况的第一手材料。主要包括概算、预算、决算、凭证、账簿、财务报告等几大类。具体内容如下:
1)直接对每一个住户进行的补偿,包括拆除损坏的房屋以及其他损坏的个人财产,安置用房、搬迁奖励、搬迁补助、工资补贴以及临时过渡的房租补贴等。
2)对受影响的单位、社区的补偿,如对搬迁的单位的财产损失的补偿,对需要搬迁的新基地的征地补偿,以及企业停产的损失补偿。在农村,这类补偿包括对乡、村的农地补偿,乡镇企业搬迁的补偿,停产停工的补偿,搬迁的补偿等等。另外,由于耕地减少而所需的劳力安置补偿都属于这一类。
3)搬迁的费用预算里包含着项目的内容和移民安置战略进行实施而需要的费用,并包括不可预见费用,如物价上涨等因素。
4)实物指标补偿,内容包括对专业设施,公共基础设施,文物古迹等内容的补偿。
5)移民经费内包括移民户和移民单位补偿资金结算书等。这些档案清楚记载着各单位、每一户、每一人补偿标准和费用,涉及成百上千的单位及千家万户的切身利益,是调解裁决移民纠纷的凭证和依据,详细的会计档案也为几年调整一次概算,每年测算一次移民补偿投资的价格指数和差价奠定了基础,成为“静态控制,动态管理”的依据。
3.加强管理,提高移民档案的管理水平
加强管理,首先是要加强对移民档案工作的领导,完善相关的档案管理制度,并在人员、经费、档案管理设备设施等方面为移民档案工作的开展创造条件、提供保障,使档案工作与单位现代化管理水平同步发展。其次要加强档案业务建设,在完成档案收集工作的同时,要加强档案整编工作,努力提高档案管理水平,这也是体现移民档案管理出效益的关键。按照国家规定的标准规范整理各类移民档案是加强移民档案管理的基础。具体应注意以下原则:对移民分户档案,一定要按户进行整理建档,特别要注重土地房屋产权证的整理;对建设项目档案要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关规定,按项目进行整理;对文书档案按照《机关档案工作业务建设规范》或《归档文件整理规则》的要求按件进行整理;对会计档案要按照《会计档案管理办法》的规定,分别按报表、账簿、凭证、其他等四类进行整理立卷;对声像、光盘等特殊载体档案的整理,要按照《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等有关规定进行。同时还要进一步加强移民档案的数据库建设,从而提高移民档案管理水平。这也是最大限度发挥移民档案作用的必由之路。
1.1 农业机械电子档案管理是社会发展的必然要求
随着当今科技发展的日新月异，农业机械电子档案管理系统的开发与应用也顺应了社会发展的潮流。在“科技支撑、科技引领”的大形式下，必然要求农业机械电子档案标准化、规范化、程序化，强化农业机械电子档案系统的不断完善，软件升级，具有实际操作的应用价值，农业机械电子档案的数字信息、计算机检索、查询是电子档案的重要组成部分，充分体现出农业机械电子档案管理工作的重要性。
1.2 运用农业机械电子档案管理系统有利于农机档案的优化完善
随着新型农机具的大量推陈出新，由此产生各种类型的农业机械档案资料，这就需要电子档案数据中心把档案资源整合起来，进行集中搜集、整理、保管和利用，充分发挥电子档案数据中心在数据处理、信息利用方面的重要作用，将电子文件信息的价值最大化，更好的服务于农民，服务于社会。
1.3 农业机械电子档案有利于建立健全农业机械化服务体系，更快更好的服务于农民
利用计算机网络、先进科技、信息化手段将农业机械档案信息资源和最前沿的致富信息传输给农民，发挥出农业机械电子档案的社会效益。电子档案在查找方面更加便捷、高效，对已经归档的驾驶员和农业机械都可以通过检索快速查找出来，如果发生肇事逃逸事故，警察便可以通过电子档案的清晰照片及有关详尽资料可以轻松快速破案，使其具有更高的实用性。
1.4 节省人力、物力、财力，便于更加简洁、高效的工作
纸质档案的工作人员需要手动填写每一位驾驶员的姓名、身份证号码、身体状况、地址、电话等基本信息和拖拉机的产地、出厂日期、发动机号、型号、大架号等内容，这样工作量大、工作效率低，非常不利于文档的保管和存储。而建立了农业机械电子档案管理系统，尤其在拖拉机办理过户、变更时，可以在计算机上简单操作保存即可，实现了档案数据的一次录入可以多次使用的目的。对于有转出和新增人员和车辆，可以及时注销和增添，确保数据详实准确，提高工作效率，减少劳动强度。
2 农业机械电子档案管理中存在的问题
2.1 电子档案管理信息化、科学化程度不高
虽然洮南市已经装备了计算机网络系统，但电子档案管理系统还不完备，只能从事简单的检索、搜集、整理、备份等业务，缺乏主动参与意识，在为农业机械系统服务和社会化服务还有一段距离。
2.2 有关部门对农业机械电子档案管理工作缺乏足够的重视
档案管理工作人员属于幕后工作者，由于领导的忽视，导致兼职管理、无人管理、多人管理现象，再加上管理人员意识淡薄、责任心不强等，必然造成档案材料的不完整性和不确定性。
2.3 管理维护水平欠缺
农业机械电子档案容易受磁场、湿度、机械振动等外部因素影响，工作人员对其管理存在推诿、敷衍等现象，使其定期的保养维护也不尽及时。
3 进一步加强对农业机械电子档案的维护与管理
3.1 确保农业机械电子档案的安全性、可靠性
由于电子档案存储载体的特殊性，就要求电子档案管理人员定期对所在环境的温度 、湿度、洁净度等进行严格检测，使得存储介质不受任何外界因素影响，确保农业机械电子档案的可靠性、安全性。
3.2 保证农业机械电子档案的原始性、真实性、完整性
档案，是国家不可再生的资源。是党和国家宝贵的文化财富，也是党和国家不断成长壮大的基础。联合国教科文组织将档案列为“人类文化遗产名录”、“人类记忆工程”等等。同时档案也是一种社会现象，它以一定的物质形式存在，其中值得留念一部分需要我们永久保存下去，为子孙后代造福，不需要的要及时销毁。当然，档案还具有知识储备功能，是后人进行传承和借鉴的重要基础——“今人赖之以知古，后人赖之以知今”。
1 医学院校档案管理的重要性
随着我国高等教育事业的发展和教育教学改革的深化，借鉴国外高等院校的成功经验，研究其历经百年，屡经战火及其他意外事件的考验却能不断丰富档案内容及形式从中体现出档案管理工作的重要性。医学院校作为高等学校重要的组成部分，为我国培养了大量的医学研究及实践工作者，在人类历史上也写下了浓墨重彩的一笔。同时医学院校与其他高等院校相比又有着极大的不同，所以医学院校档案管理的重要性及差别性也逐渐显现出来。
具体来说，医学院校教学档案是指临床教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、音像、病例、电子载体材料等不同形式的历史记录。医学院校的档案资料对于学校来说，如同一面镜子，它详细真实地反映了一所医学院校从建校初期到逐步发展的整个历史过程，它能完整、准确、真实地反映学校的全部面貌，直接为学生的教学活动服务，是医学院校进行教学改革、提高教学质量的可靠依据，也是进行教学科研的必要条件，更是医学院校进行教学评估工作的基础和依据。从另一方面说医学院校的档案始终是以人类的生存及健康联系在一起的。
2 档案管理存在的问题
在医学院校档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作的混乱，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。具体体现在以下几个方面:
2.1 人的方面
学院的管理者对档案管理的不重视;再者，从事档案管理工作的人员缺乏对档案管理的学习及实践，档案管理工作是枯燥的，面对着堆积如山的档案，年轻教师缺乏足够的耐心而年纪较大的教师又无更多的精力。
2.2 物的方面
学校对于档案管理工作的投入较小，现在的档案管理已突破了过去的概念，不是一个个简单的铁架子就能装的下所有的档案，各种新型的档案格式及样式，诸如电子制档案，卡片制档案，芯片式档案等大量的存在。
2.3 档案管理工作中的实际情况方面
档案管理实际就是保存有价值的抛弃无价值的，俗话说的好“档案贵在活，而重在于用”。在实践中，大量有价值的档案被丢弃在偏僻的角落而无价值的档案却堆积如山，做好档案的分理工作尤其重要。
2.4 其他方面
档案保管工作中的许多问题还有待解决。比如:纸张老化、字迹退色模糊，医疗档案纸张变黄，发脆，老化变质，有的到了不能再用的程度。其中档案虫害也十分猖獗等等。这些问题都是我们需要急切解决的，加强医学档案的保管工作中，无论是对于现在还是将来的档案管理事业，都是一件长期重要的医学工作。
3 如何做好医学院档案管理工作
做好学校的档案管理工作，这是一个医学院校发展的需要，也是每个高等院校管理工作中的一部分，更是维护一所医学院校演变历程的真实面貌。通过对医学院校档案的查找和利用，可以清楚地看到学校在医学史上的历史的足迹，看到在各个时期我们所取得的种种医学实验成绩和荣誉;同时，也可以从中发现不足，以便总结经验教训，更好地做好医疗实验工作。完整的档案资料还可以为社会、为广大教职工以及医学生提供便利的服务。
那么我们又该怎样做好医学院校的档案管理工作呢?
人的方面，解决方案可以通过研究及讨论，增强管理者对档案管理工作的重视，将档案管理工作与教学放在同一高度抓。在年轻教师进入档案管理的工作之前进行岗前教育及培训，通过考试的方可工作，并制定严格的规章制度规范教师的行为，对工作不重视及不认真的教师进行处罚。对于长期从事档案管理工作的老教师，要对新教师进行辅导及教育，将工作中成熟经验传授给新教师，做到老带青，旧带新的良好传承。
此外，还要加强学校档案的基础管理。档案工作人员除了在本校医学档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，还应着重做好医学档案的编目、检索、编研等工作，编制较适用的医学检索工具，建立健全医学检索体系和医疗档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足医学档案利用工作的需要。在此基础上加强对医疗档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的医学档案。重要、珍贵的医学档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，医学档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的医学服务新途径，以提高医学档案利用的质量和水平，把“死”医档案变成“活”医档案，更好地发挥其档案的作用，在创造社会效益的同时，促进医学档案事业的发展。
综上所述，医学院校的档案管理工作是一门学问。 科学规范的医学档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新教育形势的需要，开创医学档案管理工作的新局面。做好医学档案的开发和利用工作，不但可以实现高等院校特别是医学院校档案管理工作的自身价值，而且可以为医疗经济发展和社会医学进步做出应有的贡献。
展望未来，机遇和挑战共存，这就要求我们必须把医学院校档案工作提高到历史的、战略的、基础的高度来认识。给予高度重视，积极做好档案工作。作为一名医学院校的档案工作者我们要把封闭保守的观念转换成为积极创新的观念;把被动利用医学档案资料的观念，转换成有目的地主动开发医学档案工作者的工作方式、思维方式和行为方式，这是深化医学院校档案工作的前提条件。其次，我们还应充分认识高校体制下档案管理工作的新特点，探索医学院校档案管理的新模式。
参考文献
[1] 邓绍兴，陈智为.《档案管理学》，首都师范大学2004出版.
[2] 《萨瓦、尼斯与莱茵》，《马克思恩格斯全集》第13卷，人民出版社，1962年版.
[3] 刘涛.《谈谈档案工作的“有为”与“有位”》，《科技咨询导报》，2006年第14期.
[4] 宋北星.《让档案工作插上翅膀》，《航天工业管理》，2006年第12期.
[5] 杨静.《怎样加强档案工作者的综合素质》，山东省农业管理干部学院学报，2005年第3期.
