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第二条本市市区范围内使用国有资金、公共资金和其他依法必须进行招标的建设工程(含水利、交通、港口等建设工程,下同)项目、政府采购项目、药品(含国家一、二类医疗器械设备,下同)集中采购项目以及土地使用权出让项目、国有产权转让项目,其招标采购交易活动的监督管理,适用本办法。
前款规定的招标采购项目,均须进入市招标采购交易中心(以下简称市交易中心)进行交易。
第三条市招标采购管理局负责招标采购交易活动过程的监督管理,市经济技术开发区管理委员会、各区人民政府、市发展改革、建设、水利、交通、港口、国土资源、财政、国有资产监督、卫生等有关部门,按照各自职责,做好招标采购活动的有关监督管理工作。
第四条招标采购监督管理坚持“管办分离、统一管理、同城合一、资源共享”的原则。招标采购活动遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。
第二章管理职责
第五条市政府建立招标采购监督管理工作联席会议制度,适时研究、制定招标采购监督管理有关制度、办法,协调处理招标采购监督管理工作的重大事项。
第六条市有关行政主管部门对下列项目招标采购活动过程的监督管理职能,由市招标采购管理局集中行使:
(一)市发展改革部门负责的重点工程项目,市建设部门负责的建设工程项目,市水利、交通、港口等部门负责的水利、交通、港口等建设工程项目;
(二)市财政部门负责的政府采购项目;
(三)市卫生部门负责的药品集中采购项目;
(四)市国土资源部门负责的国有土地使用权出让、矿产资源探矿权和采矿权出让项目;
(五)市国有资产监督管理部门负责的国有产权转让项目。
第七条市招标采购管理局履行下列监督管理职责:
(一)贯彻执行有关招标采购法律、法规和规章;
(二)制定招标采购交易活动监督管理具体制度,规范招标采购交易行为;
(三)对招标采购文件及有关资料合法性、真实性、完整性实行备案审查,对招标采购交易结果履行情况实行监督检查;
(四)建立评标专家库、机构、供应商备选库,建立招标采购当事人参与招标采购交易活动的诚信档案;
(五)受理有关招标采购交易活动的举报投诉,按照本办法规定调查处理招标采购交易活动过程中的违规行为;
(六)对招标采购活动当事人的投标保证金、履约保证金缴存情况实行监督管理;
(七)对县(市)招标采购交易活动进行监督指导;
(八)法律、法规、规章规定应当履行的其他职责。
第八条市有关行政主管部门履行下列监督管理职责:
(一)贯彻执行有关招标采购法律、法规、规章;
(二)指导、监督本行业招标采购活动的实施;
(三)依法对评标专家资质、机构资格实施管理,协助市招标采购管理局建立招标采购活动当事人参与招标采购活动的诚信档案;
(四)受理招标采购活动当事人的投诉举报,办理市招标采购管理局及其他管理部门转交的投诉举报,负责查处违反招标采购法律、法规、规章的行为;
(五)法律、法规、规章规定应当履行的其他职责。
第九条市监察局负责对招标采购执法活动依法实施监督,履行下列职责:
(一)对市招标采购管理局、有关行政主管部门及其工作人员履行职责情况、执行本办法情况实行监察,受理投诉举报;
(二)对市招标采购管理局、有关行政主管部门受理、处理涉及招标采购活动的举报投诉情况实行督察;
(三)负责查处市招标采购管理局、各行政主管部门及其工作人员、国家机关任命的其他人员在招标采购活动中的违规违纪行为;
(四)法律、法规、规章规定应当履行的其他职责。
市监察局依据有关规定,向市招标采购管理局派驻监察室。
第十条市交易中心为招标采购交易活动提供下列服务:
(一)收集、审查、招标采购交易活动信息;
(二)提供招标采购交易场所;
(三)对交易各方、中介机构进场交易资格进行核验;
(四)为招标采购活动当事人托管投标保证金、履约保证金;
(五)收集、管理招标采购工作档案资料。
第三章工作程序
第十一条招标采购交易活动的基本工作程序:
(一)市招标采购管理局对招标采购人或机构申报的招标采购文件,分类进行备案审查;
(二)市交易中心依据招标采购管理局审查后的招标采购文件,适时招标采购信息,按照招标采购文件确定的时间,合理安排实施招标采购交易活动具体场所;
(三)市交易中心根据项目性质,按照市招标采购管理局确定的工作程序,由招标采购人从电脑专家库内随机抽取专家,组成评标委员会;
(四)市交易中心安排招标采购人、机构、投标人、评标专家,在招标采购管理局及相关监督机构现场监督下进行交易,对交易结果进行公示;
(五)对交易结果公示无异议或异议不成立的,由招标采购人签发确认书,市交易中心提供见证,各行政主管部门据此办理有关证照、过户等手续。
第四章监督检查
第十二条各有关行政主管部门对其组织实施的招标采购项目,应当在收到项目立项批准文件后10个工作日内,将有关批复文件抄送市招标采购管理局、市监察局备案。
第十三条重大工程、数额较大或影响较大的招标采购项目应按照国家和省有关规定申请公证机构进行现场公证。
第十四条任何部门、单位不得以不合理的条件限制或排斥潜在投标人,不得对潜在投标人实行歧视待遇。
第十五条市招标采购管理局可以采取查阅资料、现场监督、受理投诉等方式对招标采购活动过程进行监督,必要时可向有关当事人调查了解,当事人应当予以配合。
第十六条任何单位和个人对招标采购活动中发生的违规违法问题,可以向市招标采购管理局或有关行政主管部门投诉举报,市招标采购管理局及有关行政主管部门应当及时做出处理。
第十七条市招标采购管理局发现招标采购活动当事人有违反招标采购监督管理法律、法规、规章行为的,予以批评教育,责令进行纠正,或建议有关行政主管部门依法处理。有关行政主管部门应当按照职责分工,对招标采购活动当事人的违法行为,及时进行调查处理,并将处理结果及时书面反馈市招标采购管理局。
第十八条市招标采购管理局应当建立招标采购活动当事人参与招标采购活动的诚信档案,各有关行政主管部门应当予以协助。对违反诚信的当事人,按照有关法律、法规、规章予以处理,并可在一定的期限内限制其参加政府投资项目的招标采购活动。
第五章责任追究
第十九条招标采购活动当事人有下列情形之一的,由市招标采购管理局责令纠正,并建议相关行政主管部门依法处罚;应当给予政纪处分的,移送市监察局或主管部门追究其责任;涉嫌犯罪的,移送司法机关追究其法律责任:
(一)泄露标底等保密资料,或串通招标、串通投标,歧视和排斥投标人的;
(二)将中标项目全部转让、或将中标项目肢解后分别转让,或将中标项目的主体部分、关键性工作分包给他人的;
(三)挂靠有资质、高资质单位并以其名义投标,或从其他单位租借资质证书的;
(四)其他违反法律、法规、规章规定行为的。
第二十条市招标采购管理局、有关行政主管部门没有按照职责分工履行监督管理职能,有下列情形之一的,由市监察局督促改正,并依照有关规定追究其责任:
(一)对其管理职责范围内的招标采购活动不认真履行监督管理职责的;
(二)对其管理范围内的各种招标采购违规违法行为不及时组织调查处理的;
(三)对市招标采购管理局提出的有关招标采购违规违法问题,不及时组织调查处理,造成不良后果的;
(四)其他违反有关招标采购监督管理规定行为的。
第二十一条市招标采购管理局和其他有关部门的工作人员在招标采购监督管理工作中、、泄露秘密、、索贿受贿,情节轻微的,由市监察局或其主管部门给予行政处分;情节严重的,依法追究其刑事责任。
第六章附则
第二十二条国家、省直接组织的招标采购项目,国家、省另有规定的,从其规定。
第二十三条建设工程、土地使用权出让、国有产权转让和政府采购、药品集中采购项目的招标采购监督管理实施细则,另行制定。
中图分类号:C29文献标识码: A
引言
在市场经济日趋成熟、企业所处法治环境日臻完善的背景下,对工程承包项目而言,采购各类原材料、设备的费用占工程项目60%以上,采购管理已然成为了单位工作的一个重要组成部分,因此提高对采购管理工作重要性的认识,加强采购的工作效率,减少采购过程中的成本,对工程项目的顺利实施有着重要的意义。作为现代工程项目采购管理中重要的环节和组成部分,招投标贯穿于物资采购管理要素之中,对工程项目各个阶段的工作都有着直接的影响,并发挥着重要的作用。
1、电力企业实行物资集中采购管理的重要性
生产成本和建设工程造价会受到企业物资采购工作的开展情况的影响,并且其工作的好坏,还会对电力企业的经济运行和生产的安全稳定生产有影响,并与电力企业的整体经济效益密切相关。
1.1、生产建设要求电力物资需求的“质”和“量”的标准提高,增添了电力物资供应的任务量。
1.2、我国市场竞争的不断激化,而物资采购相关规定还不够全面,执法手段不过严格,整个社会缺乏诚信,造成物资采购风险的不断增加。相关单位应该运用科学的风险管理方法,对可能出现的风险及时识别,并对其进行控制和调整,通过结构物资集中采购流程,尽量用最小的成本支出,将风险造成不利影响降到最低。
图1 物资集中采购的流程图
产业技术含量会受到企业内部的设备水平的影响,在生产和企业建设过程中,保证设备、材料等物资才能运行基本的运营和管理,所以企业要集中采购物资,并提高其管理工作的质量,这种方式决定了生产成本,能够使建设工程造价更合理,提高了电力企业的整体经济效益。现阶段,现代企业普遍建立符合自身发展的制度,并实现规范化、商业化、法制法管理,使日常生产运行和相关工程建设的物资材料充足,企业物资集中采购和管理水平得以提高。所以加强物资集中采购管理水平,对提升企业的运营管理,确保电力物资的保质、保量、按时供应,具有十分重要的意义。
2、企业物资招标采购之中存在的问题
2.1、制度不健全
在招投标采购的过程中,企业存在着制度管理方面的不健全和不规范的情况,因此,在招标过程中这项工作急需进行改善。在企业发展过程中,制度建设要耗费的时间非常长,同时,在制度建设方面又是一项非常重要的工作,因此,在招标采购实施以前,要建立和制定相应的制度和法规,但是,在企业发展过程中,这项工作并没有做好,企业制定的规范在科学性方面存在很大的差距,同时,也存在着制定的规范不健全和不规范的情况。在制度建设方面存在的问题,导致在实际的物资采购方面存在着比较大的随意性,在采购过程中经常会出现不按照招标的采购程序进行执行,或者是比较容易出现营私舞弊的事件,同时,在物资采购方面也存在着暗箱操作的行为。在招标过程中,很多的管理职责没有得到体现,这样很多的部门在关系方面就出现了很多的问题,在协调性以及合作性方面就存在着比较大的问题,导致采购过程中比较容易出现工作效率低的问题。在物资招标采购过程中将制度进行完善和健全对电力企业发展具有很大的意义。
2.2、供应商管理不科学,采购成本和风险增加
企业物资的源头是供应商,其处于产业链的首要位置,所以在企业的物资采购管理中,供应商管理占有重要位置。国家统配电力资源,所以在供应商的体制被严格限定下,管理联动模式缺乏应有的稳定,即资源供应和需求不稳定。具体体现为,企业的物资采购部门与供应商之间的关系松散且短暂,并有一定竞争性,两者都只重视短期利益,难以形成长期合作的原因是因为缺乏信任。质量不达标的商品进入企业采购市场没有被制止和识别,增加了采购工作的风险,不得不使电力企业更换供应商,而这种方式增加了成本,还在客观上增加了双方的库存。
2.3、物资采购合同监督不到位
现阶段,很多企业的物资采购在谈合同时,商务型谈判在采购部、财务部、商务部间进行,技术型谈判在技术部及其相关部门间。具体操作方法是,采购部独立进行问价,初步确定供应商和价格,再加上不对称的物资采购信息,所以采购部在谈判中有主导作用,商务谈判中同样如此。
3、企业物资招标采购之中的解决措施
3.1、引入新的采购管理模式
物资采购管理的程序包括很多不同的内容,例如,采购计划的提出―采购计划的下达―询价采购―入库验收―结算等。但是,传统的物资采购管理模式属于人为性的随意采购,采购人员占主要的因素。例如,采购人员在实际的采购过程中,可以自己决定或者按照企业的指定选择购买产品的商家和产品的价格,具有较大的随意性。而且,大部分企业的物资采购都应用一事一议性招标。换一种说法就是,企业在物资采购管理中,如果需要的物资用量较大,就会临时组织招标。这种招标方式存在较大的弊端,不仅不能实现全过程的竞价采购,还不能保证采购产品的质量,会造成企业中发生腐败现象。
3.2、招投标流程法律风险的防控措施
投标人数不合法风险。对于此风险的形成,建议尽量多邀请几家与本单位保持长期稳定业务关系的供应商。违法修改标书风险。对此风险,一要严格遵守时间要求,给予投标人足够的合理时间研究招标文件并编制投标书。二要严格依据相关法律及制度编制内容完整、明确的招标文件,避免因招标文件瑕疵而产生的风险。在日常的采购招标投标过程中,恶意串标,损害招标人利益的行为屡禁不止。如发现投标出现异常,或中标结果明显与市场价有出入等不正常情形,就考虑是否存在串标情况。
对此,建议:第一,在招标投标过程采取有效的预防措施,如:取消投标报名,采取不词句方式购买标书;不组织集中答疑会和现场踏勘测;投标价与平均报价接近者中标或采取综合评分法评标。第二,加大打击力度,发现在串标行为,要一查到底,并运用法律手段给予重惩,让投标人感到串标付出代价太大而不敢串标。
据企业物资采购招投标管理办法的规定,评标委员会在做出废标决定前应该慎重研究,必要时应该经过法律专业人员进行法律论证。
3.3、加强宣传力度,提高招标采购的认知度
首先应当为招标采购营造出良好的思想环境,通过宣传教育从思想上予以提高。建议企业可以围绕招标采购管理相关的问题进行宣传教育,通过多元化的途径以及形式,最大程度的让人们认识到招标采购能够有效降低成本,是企业采购的最佳模式。并且通过该种形式能够有效提高企业以及社会的经济效益,在激烈的市场竞争中具有更加强大的竞争力,能够应对市场经济下的各种挑战,是企业在新的经济环境下为适应新形式的重要手段。通过基础性的教育全面加强采购过程中的漏洞管理,对上级要求予以严格执行,从思想上杜绝高买高卖的不良操作,避免了贪污等违法违纪现象。是对当前我国党风廉政建设的响应,同时也是令企业全面进入良性的经济循环方式之一。通过对物资采购现状的实时掌握,提出及时的指导意见,令每一个人都能够严格遵守采购程序,通过责任到人的制度要求,加强招标采购管理的有效性,创建更加和谐的工作环境。
3.4、供应渠道采购管理
供应渠道管理模式下的物资供应商的战略伙伴关系,主要和使用量较大的常规类物资的供方单位间创立,如:钢筋、水泥、防水、砌筑材料、保温材料、涂料类、石材类、瓷砖类等。对于小批量及非常规类物资,则很难准确定位战略伙伴企业群,因为小规模的战略伙伴企业过多,从而失去了渠道化招标采购管理的意义,虽然提倡物资供应的战略伙伴渠道的建立,但并不能全盘否定传统招标采购模式,建筑企业同时可以通过传统招标采购方式获得物美价廉的小批量产品,因为该模式市场操作度灵活,且目标成本对总造价及建筑周期影响不大。
4、结语
企业在项目建设方面存在着很多的问题,在项目建设招标过程中存在着很多的指标权重分配不科学的情况,导致很多的漏洞出现,对建设工程的建设带来了很大的影响,其中主要的问题就是工程进度以及工期受到了很大的影响,同时,在建设过程中也存在着大量经济效益损失的情况。不完善的招标方案不能更好的保证施工企业的经济效益,同时,在材料设备采购方面也会出现很多的问题,为了更好的保证电力工程的经济效益和社会效益,一定要对物资招标工作进行更好的完善,对出现的问题采取必要的措施进行解决。
参考文献
[1]郭金星.物资招标采购中存在的问题与对策[J].铁路采购与物流,2008,10:28-29.
[2]陈德祥.企业物资招标采购管理漏洞与对策分析[J].现代商业,2014,11:162-163.
大数据在企事业单位物资管理中的应用具有如下价值:第一,通过对历史信息的搜集汇总,可以更加准确地判断物资招标采购发展方向,以此使其制定科学合理、高效可行的管理方案,提高管理效率,推动相关管理工作与时俱进地发展和推进;第二,利用大数据技术整合现有物资信息,判断物资管理、招投标采购、使用上存在的风险,在规避管理风险前提下制定执行性管理计划,优化配置现有物资管理资源,控制管理成本,为获取更高物资管理效益奠定基础;第三,降低物资管理难度,将更多的员工从物资管理、采买工作中解脱出来,避免人为因素对物资管理、采买、使用造成消极影响,降低企事业单位物资管理的人工成本和风险。基于此,为充分发挥大数据应用价值,探析大数据在企事业单位物资管理中的应用显得尤为重要。
1大数据在物资招标采购管理中的应用思路
虽然我国已经全面步入信息化社会,互联网技术和大数据技术发展取得了令人瞩目的成绩,但是基于大数据的应用与研究仍处于初期阶段,无相对较为完备的理论基础予以支持。为此应以大数据背景下的物资管理需求为依托,探析大数据在物资管理中的应用思路,形成相关资源及技术应用架构,旨在不断提高物资管理质量。对于大数据技术在物资管理中的应用研究,主要集中在物资的招标采购中的应用和推广,具体应用思路主要体现在以下几方面。
1.1挖掘、诊断历史物资招标采购数据
企事业单位要在信息化平台内网罗与物资招标采购相关历史数据,针对杂乱、无序数据予以诊断、梳理、挖掘,其中囊括数据质量分析、分类整合、需求分析、应用价值研究等步骤,确保数据真实、全面、系统、有效,可为企事业单位物资招标采购管理提供数据依据。
1.2调查管理需求,契合应用特点
企事业单位要探析大数据背景下的物资招标采购特点,根据自身业务需求进行调查,明晰大数据应用方向,确定大数据应用基点,以此为由打造符合自身特色的大数据应用体系,建立纵横交错的管理网络,根据物资管理需求筛选应用基点,避免大数据滥用,节约管理成本;同时科学增设管理基点,使相关管理网络更加完善,在企事业单位业务流程中横向运用相关数据资源,实现大数据体系化、系统化、场景化应用目标。
1.3甄选大数据,针对数据进行评估
企事业单位要在定量、定性分析评估方法加持下,判断大数据应用顺序,优化物资招标采购管理模式,规避相关管理风险,为提高自身的物资管理有效性奠定坚实的基础[1]。
1.4开展进行性分析,动态监管数据
企事业单位基于物资招标采购的管理非一成不变的,应该是动态可变的。互联网上的大数据资源日益增多,在一定程度上增加企事业单位管理压力的同时可探寻全新管理基点。为此,企事业单位要根据自身业务特点和实际需求,对物资采购管理进行可行性性分析,及时整合全新数据资源,动态监管数据,调整管理方向,优化管理决策,旨在制定富有实效性的管理方案。
2大数据在物资招标采购管理中的应用要点
企事业单位要在明晰自身业务需求前提下需明确、建立可执行的业务流程,在充分运用大数据技术的基础上需要针对数据可行性、业务价值、评价系统、管理规划、实施建议等进行分析,确保大数据管理具有实践意义,以此为由探寻大数据在物资招标采购管理的应用要点,达到不断提高物质管理质量的目的。
2.1大数据在历史物资招标采购管理中的应用
在物资招标采购管理中涉及计划申报、需求预测、专家管理、招标采购、供应商管理等环节,需针对这些管理环节整合历史数据,为分析相关数据奠定基础。针对数据进行梳理、筛选、汇总、分类、归纳,以物资供应链为依托整理分散数据,而后分析相关数据,加之调查问卷、调研访谈、资料分析等途径,掌握管理者业务需求,继而面向物资招标采购管理提供建设性意见[2]。
2.2大数据在招标环节的应用
根据物资招标采购管理特点明晰大数据应用要点,以提高相关管理水准为依托,结合调查问卷结果、访谈内容、资料分析成果针对业务流程进行系统性分析,明晰供应商分析、招标分析、专家及物资分析等管理关键。其中,物资分析囊括集采物资范围、策略性物资等;招标分析囊括招标分包策略及相关评标方式分析;供应商分析囊括供应商综合评价、供应商分类管理、潜在供应商及其行业对标等分析,同时可将相关分析分为事前、事后两个环节。事前分析主要是指运用大数据分析物资采购管理需求,明确集采物资范围,优化物资分类模式,确定评标方法及最优分包策略。在供应商分析前提下为快速匹配、最优选择、评标专家提供依据。将招标分析与物资分析关联在一起,在相关匹配分析基础上选择最优采购方式。事后分析主要是指运用大数据分析物资采购管理基点,分析总结相关采购管理规律,针对重点物资报价进行规律性分析,总结相关报价规律,升级价格评分公式。在分析中标率、中标占比进程中,针对中标结果予以总结。结合供应商历史招标采购管理数据判断违规现象,规避围标、串通投标等现象,使物资招标采购管理更富成效。
2.3大数据在评估环节的应用
针对物资招标采购业务流程进行分析,探寻大数据应用基点,在定性、定量等分析方法加持下明确评价优先地位,探析、梳理业务流程及数据现状,综合考量应用价值、应用成本、应用效率,确保大数据的应用契合实际,为此可事先制定评价等级,绘制应用蓝图,进行一致性检验,为制定科学、高效应用方案奠定基础[3]。
3大数据在物资招标采购管理中的应用方略
大数据在物资招标采购管理中的应用方略实施可分为三大阶段:第一,宏观目标制定阶段针对供应商类别、物资报价规律、供应商评价、评标专家及供应商投标行为等进行综合性分析;第二,短期目标制定阶段。针对中标比率、策略性物资分类进行分析;第三,中长期目标制定阶段。针对物资类别、集采物资范围、供应商行业对标、产品信息及潜在供应商等进行系统分析。为优化管理方案,需探寻大数据在物资招标采购管理中的应用方略,继而提高物资招标采购管理质量。
3.1建立管理体制,满足管理对大数据的需求
首先完善网络系统,升级相关硬件与软件,为充分运用大数据资源,顺利运行相关IT技术奠定基础,其次建立常态化数据分析考核机制,推行责任制,健全管理体制,设计考核指标,针对各个部门及工作人员业务执行实况进行考评,确保满足相关管理需求,为各个部门制定管理决策提供依据。
3.2建立标准化数据管理体系
为夯实大数据管理基石,提高数据资源应用效率,大数据技术可充分发挥应用能效,需建立标准化数据管理体系,确保大数据筛选、搜集、整合、挖掘、存储、流通规范、高效、统一、安全,使大数据处于持续增加、优化、应用状态,继而不断提高物资招标采购管理质量。
3.3建立人才团队,攻克关键技术
大数据的应用离不开先进科学技术,基于相关物资招标采购管理数据技术发展存在滞后性,为此需建立人才团队,加大关键技术研究力度,鼓励人才创新实践,跟随管理事业发展趋势成立专门项目组,使大数据技术的应用更具针对性、科学性、时效性,为攻克核心命题,赶超国际水准,推动物资招标采购管理事业与时俱进[4]。
一、建设实施准备阶段综合评价体系分析的意义
近年来,随着电网工程建设管理水平的不断提升,管理制度逐步完善,形成了比较科学、系统的电网工程建设管理体系,一般将电网工程建设分为项目决策与可研、设计与招标采购、建设施工、竣工验收与总结评价四个阶段,其中设计与招标采购阶段是电网工程设计方案形成、签订合同、完成施工准备的主要阶段,对工程方案制定、招标采购、施工进度及质量、投资管控等各方面具有直接的影响,因此深化建设实施准备阶段管理评价对科学分析工程建设管理水平、总结经验与问题有着深远的意义。
开展电网工程建设准备阶段综合评价内容体系挖掘,能够科学的梳理该阶段主要工作内容及关键管控要点,突出建设实施阶段重点评价环节,为积极推进电网工程建设统筹管理、优化管控水平提供参考借鉴。
二、建设实施准备阶段综合评价体系分析
电网工程项目建设实施准备阶段的基本任务是为施工项目建立完善的施工条件,确保施工生产顺利进行,确保工程质量符合要求。本文从勘察设计、资金筹措、招标采购、开工准备四个方面对电网工程项目建设实施准备阶段进行综合评价内容体系分析。
(一)勘察设计管理综合评价分析
勘察设计是电网工程建设施工完成的基础与参考依据,对方案制定、投资预算、招标采购、施工建设等各方面影响较大。针对勘察设计管理主要从设计单位选择评价、设计工作质量评价、设计方案水平评价及综合设计能力评价进行综合分析,具体评价指标包括设计单位资质水平、设计变更次数、设计方案评审、设计优化评价等方面进行具体分析,考察勘察设计对方案合理、技术先进、经济合理的支撑效果。
(二)资金筹措管理综合评价分析
资金筹措管理建设实施准备的重要内容,是通过各种渠道和采用不同方式及时、适量地筹集投资必需资金的行为。资金筹措是项目建设财务活动的起点,是企业生存、发展的基本前提。开展资金筹措管理综合评价,主要从筹措资金渠道、资金结构、资金成本、资金落实度等方面进行综合分析,为保证资金管理最优,重视资金筹措成本与风险之间的协调关系。
(三)招标采购管理综合评价分析
电网工程项目招标采购管理必须严格按照相关法律法规执行,依据招标采购管理办法完成项目建设相关物资、非物资招标采购工作,对电网建设项目招标采购进行评价从设备材料采购、参建单位招投标和评标管理三个方面进行综合分析。其中设备材料采购主要评价采购的设备材料是否满足行业标准、是否满足合同和协议约定的条件、技术是否满足先进性要求,除此还要考虑各个型号规格类的材料设备在以往实际工程中是否广泛应用并获得成功经验;对参建实施单位招投标的评价主要从招标准备规范性、参建单位资质水平、参建单位信誉水平等方面进行综合分析;评价管理方面分析评标过程,考察评标公正性、公平性、科学合理性和评标过程规范性。
(四)开工准备管理综合评价分析
开工准备的基本任务是为拟建电网工程的施工建立必要的技术和物质条件,统筹安排施工资源和施工现场布置。本文从项目批复与组织建设、施工现场准备和技术及物资准备等方面综合评价开工准备工作情况,其中项目批复与组织建设分析项目法人成立合法性、项目组织管理机构规范性、规章制度科学合理性、相关许可证到位程度以及合同完签率等内容;施工现场准备考虑组织、设备、技术、场地清理、地基处理等工作完成情况,分析施工现场准备是否全面、到位;施工技术准备主要根据拟建电网工程的特点、技术经济条件、施工合同和进度要求、施工场地环境和施工技术装备水平等条件进行,考察施工技术准备工作调查全面性和施工技术资料完整性;施工物资准备要求保证材料采购、供应符合设计要求,保证施工机械设备选型、数量以及配套组合满足施工工艺和施工进度要求,保证生产设备符合设计技术和功能要求,考察物资材料进场合格率情况,从施工机械设备选型、技术参数和设备配套三个方面进行综合评价分析。
三、建设实施准备阶段管理优化建议
建设实施准备阶段是设计方案形成、设备材料招标采购完成、施工条件准备齐全的重要管理环节,对工程建设投资控制、进度合理、质量保障等建设目标实现具有重要的影响,因此,深化建设实施准备阶段管理水平提升意义重大。首先,在勘察设计管理方面,要深化设计单位选择评价体系研究,重视已完工程的设计质量及完成效果;同时,可以通过限额设计、设计竞赛等方法手段的执行,优化设计质量。其次,在招标采购管理方面,要严格执行国家、行业、企业相关法律法规及管理规范流程,可以通过集中招标及分散指标并行的方式,针对不同物资设备及材料、针对管理主体进行差异化管控,提高招标采购效率,降低招标采购成本,保证招标采购质量。再次,在资金筹措管理方面,要积极引进科学先进的资金管理方法重视资金成本与资金风险之间的协调关系,积极争取政策性资金保障,合理分配资金使用,优化资金流转与使用效率。最后,在施工准备方面,要注重与社会、地方的协调关系,提高统筹管理效率,重视环境影响分析,推进绿色环保工程环境建设。
四、总结
Abstract: Bidding disorder is more prominent issue in many problems of Hospital construction projects in advance. According to hospital-specific characteristics that many of the professional systems and large quantities of Tender sub, we can solve the problems including the bidding range of interface is not clear, Progress can't keep up the progress of the main image and reduce the problem of failure of bidding through the development of the hospital project bidding plans, programs and special programs.
Keywords: Bidding and purchasing management Tender planning Bidding program
医院建设中出现工期“马拉松”现象是一个较为突出的问题。根据我单位管理的在建近30个医院项目的统计分析,招标采购成为影响工程进展最主要的因素之一。下面根据我公司医院项目管理经验,谈一谈医院项目招标采购管理。
一、医院项目特点
(一)医院项目建设规模大,投资多
一方面,医院项目建设功能越来越全面,门诊、急诊、医技、住院、后勤、办公、科研与教学、康复体检中心、120等功能日趋完善。另一方面,一般综合性医院都在800床以上,建筑面积呈越来越大的趋势,投资动辄几亿元以上。
(二)医院功能与系统的复杂性
医院建筑为民用建筑中功能相对最为复杂的建筑,建筑设备和医疗设备种类多。同时医院项目有许多特有的系统,如洁净工程、医用气体、医用纯水、物流传输和污水处理等系统。
(三)工期紧
医院项目多为政府投资的民生工程,项目所在地区的社会各阶层、政府及各级行政主管部门都高度关注。
二、项目启动阶段的招标采购管理
(一)合理利用公司各部门内部资源,成立招标工作小组
成立以招标管理师为中心,设计部、投资管理部、合约部、机电安装部、工程管理部各部门工程师共同参与的工作小组。本小组相对固定负责各医院项目招标采购管理,形成“专业人做专业事”的服务体制,便于很好地做到资源共享。
(二)收集相关信息并整理
启动阶段针对项目信息、环境信息(自然环境、社会环境、政治环境)、干系人信息、工程进展信息和其它相关资料的收集和整理。
(三)项目各方关系梳理和沟通策划
项目启动后,对参建单位各方组织关系进行梳理,形成关系图。同时,根据相关干系人信息,找对核心沟通对象、沟通方式和渠道,形成沟通策划表。
三、医院项目招标采购特点分析
(一)招标次数比较多,招标工作任务繁重
工程中专业工程比较多,还有医院特有系统,一般需要单独招标采购。根据经验,医院项目招标采购子项目多达三十几项。
(二)一些设计院所缺乏相应资质
医院系统(洁净工程、医用气体、污水处理、放射防护等)工程的设计主体设计院一般没有相应的资质和能力,通过合理的方式进行专业系统招标成为专业系统成败的关键(方案征集、设计施工一体化等)。
(三)招标采购子项目多
医院项目招标采购子项目众多,每个合同包的招标范围和彼此之间的界面划分是清单编制前的工作重点。
(四)招标投诉概率大
针对建安施工总承包、医用气体、洁净工程等投诉率较大的招标项目,实施重点监控管理,对可预见的投诉事项进行有效规避。
(五)各方协调配合很关键
招标采购管理与设计、投资造价和机电安装等专业之间的有效配合,是顺利实施招标的关键。
(六)不同的项目、不同的业主有不同的特点和需求
招标人员应就招标项目、标段、界面划分及招标方式等事项与业主进行充分有效地沟通,明确业主需求及目的,并达成共识。
四、合理做好标段划分
根据建设工程的投资规模、建设周期、工程性质等具体情况,往往可将建设工程分段分期实施,以达到缩短工期的目的。在划分标段时要做好分标段实施的必要性、可行性以及实施的利弊分析。有的项目由于设置的开工节点时间十分紧张,采用了一些诸如“桩基先行”等办法,但实践证明人为不合理地将项目划分,必定会给后续的管理带来一系列的问题。
五、确定发包方式
根据医院项目特点和常规做法,医院项目建设工程建设一般采用“总包+特别认可分包”模式。这种发包模式的特点是业主方把一个建设工程项目发包给一家资质符合要求的施工单位总包,其项目的主体结构由总包方负责施工;部分重要专业工程及系统设备的采购(或采购+安装)则由业主方另行招标采购,并纳入总包的管理范畴。整个项目的投资、质量、进度和安全生产由总包方向业主方负责。
六、招标实施三步骤
招标实施步骤:招标规划、招标计划、单项招标实施。
(一)招标采购规划
编制思路:运用WBS工作分解结构,合理对项目进行“切块”。
目前,大部分工程的招标具有很大的随意性,想到哪招到哪,往往会因为招标的不及时影响整个项目的整体推进。所以需要根据医疗项目的特点和目前招标进度,编制《项目招标采购规划》。分标策略决定了与招标人签约的承包人的数量,决定着项目的组织结构及管理模式,从根本上决定合同各方面的责任、权力和工作的划分,所以,它对项目的实施过程和项目管理产生根本性的影响。对于工程项目标段的划分,不仅要考虑工程特点、现场施工条件、投资与进度计划要求等因素,还应考虑自身管理能力和潜在投标人的竞争能力等因素,通过招投标来选择一个有实力讲信誉的投标人。
招标规划编制前应对招标的内容进行梳理,不能有遗漏。除常规项目的招标内容,医院建筑大致还包括医用纯水、物流传输、医用洁净、医用气体、高压氧仓、发电设备、污水处理和被服回收系统、被服洗涤系统、节能环保系统、放射防护、气体灭火设备、厨房设备、锅炉、变配电设备、标志工程、机械停车装置、立体车库等专业系统和设备,同时甲供(或甲定乙供)材料的招标采购也要同时跟上。根据项目的特点进行工作包的整合与划分,理清项目招标采购内容和合同清单是编制招标规划的基础工作。每个工作包包含的工作范围一定要在招标采购规划中描述清楚,招标采购规划要按照工程的进度进行动态调整。一般主体设计院很少有医院特有系统的设计能力,因此设计工作包的划分是整个项目招标采购计划的基础工作。通常做法,见表1。
招标采购规划是项目管理前期阶段核心工作之一,具有长远性、全局性、方向性和概括性特点,在通过一定的方法和程序后明确采购什么、采购多少以及如何采购。科学、合理、可操作的招标采购规划不但能提升项目管理的质量,同时为编制招标采购计划提供最为基础的依据。招标规划实施前需与业主单位作充分沟通,理清招标范围,取得业主的批准,并作为制定招标计划的重要依据。同时根据招标规划内容进行概算分解工作,依据概算分解进行限额设计和限额招标采购。
(二)招标采购计划
编制思路:前置招标,避免“进度”等待“服务商”现象。
招标采购计划是招标采购规划的延伸与展开,目的是减少招投标工作实际行动中的随意性和盲目性,是指导招标工作及确保项目总体进度目标实现的重点措施之一。招标管理人员应根据经业主批准的总控进度计划和招标采购规划结合当地招投标流程所需时间进行编制招标计划。医院招标采购子项目多达三十几项,按照招标采购计划实施招标,有效做好招标采购与现场形象进度相衔接,避免因招标不及时影响工程整体推进为招标工作重点。
招标采购计划的编制要注意以下几点:招标采购计划的编制要与工程总进度计划相结合,根据总进度计划中各专业施工进场时间推算合理的单项招标启动时间,要注意尽量前置招标。常规的电梯、智能化、幕墙、室内二次装饰等项目紧跟施工总承包招标,医院五大专业系统(医用纯水、洁净工程、医用气体、物流传输、污水处理)招标的启动时间也需要重点考虑。五大专业系统涉及医院的使用功能,平面布局和流程往往需要三至五轮反复的论证过程。
招标采购计划的编制要与设计单位的出图计划相结合,对于医院五大专业系统,一般主体设计院没有相应的设计能力,招标采购前需要重点考虑出图方式和时间。机械停车、厨房工艺设计最好在初步设计时启动,便于相关配套的水、电、暖在施工图设计中体现,减少后期变更和返工。
招标采购计划的编制要与总包合同结合,甲供设备的采购时间根据施工总包合同的约定进行,滞后会影响整个工程的推进。
招标采购计划需要实行动态的跟踪和调整,使招标工作满足工程进展需要。计划的编制固然重要,但是计划的执行更为重要,在每次周会上招标小组和各部门负责人会针对计划的实施进行检查,针对检查情况与各实施单位和部门进行一个全面沟通,并对计划的执行实施调整。
(三)单项招标实施
即招标采购方案的制订。编制思路:招标工作实施前,对招标项目进行策划,规范本次招投标活动,保证项目招标质量,达到选择优秀的承包商和供应商的目的。
重要项目招标文件编制前应编制专项招标采购方案,对项目的招标方式、招标范围、与其他专业的界面划分、质量目标、工期目标、投标人资格条件设置、专项招标计划、评标办法、合同主要条款等主要条款进行分析,各项内容与业主作充分沟通并经业主认可。
工程实施时各个专业分包单位之间因彼此之间的工作界面和工作范围不清晰,经常发生扯皮、职责不清等问题。因此,招标时每个合同包的招标范围和彼此之间的界面划分应尽可能明晰。尤其是建安工程施工总承包与室内二次装饰等专业工程合同包之间进行合理的界面划分,越细越好,避免工作重复或遗漏,减少后续施工中工作不明确的协调量和工程变更。因此,清单编制前需对编制人员进行书面交底。在建安工程施工总承包招标时,建议仅仅将地下停车库、消防楼梯、屋面砖等部位的装饰面材纳入总包,其他部位不管是否在主要装饰材料表中有说明,均不纳入总包招标清单,墙体和地面的界面应划分到抹灰层,吊顶划分到结构层。在装饰施工招标阶段,应仔细核对清单内容,避免工作内容的重复和遗漏。
方案当中还要考虑防止过多废标和招标投诉情况的发生,尽可能避免招标失败。同时对招标失败情况考虑预案,积极及时应对招标过程中可能出现的异常情况。
七、专业系统招标采购
经过长期医院项目管理,我们积累了大量优秀的医院专业系统设备供应商(厂家)和施工单位的数据库,为顺利实施招标采购管理打下了坚实的基础。
(一)手术室净化工程
这是医院项目建设的核心组成部分。在招标前期应认真组织调研,充分理解业主意图和需求。从平面功能布局、选材、设备选型、预留发展空间、配置要求、弱电、强电、气体、给排水等多方面征求业主及专家意见,形成技术规格书。做好与施工总承包、消防、弱电、医用气体等专业之间的界面划分,同时还要配合灯、塔、床等医疗设备的安装。净化施工企业资质包括建筑装饰装修工程设计施工资质、机电设备安装承包资质、建筑智能化工程承包资质等。市场上净化工程施工单位水平参差不齐,应合理设定投标单位的资格条件。
(二)气动物流传输系统
此系统通常是一个由传输管道、鼓风机、管道换向器和工作站终端组成的网络。
招标文件中要对传输管道、工作站、空气压缩机、管道转换器、风向转换器、传输瓶、中心控制器、系统软件等技术参数进行明确。为提供可靠的后续运行安全保障,招标文件约定设备供应商除培训使用单位操作人员外,发生故障时要有及时的应对措施,在重点传输系统工作站要考虑零故障保障措施。
(三)医用纯水
投标人应具有医疗器械生产企业许可证、医疗器械注册证、质量管理体系认证证书。
由于系统的特殊性,建议评标办法采用综合评估法,分商务、技术、综合实力三块进行打分,其中技术分比值可以适当提高。医用纯水还要做好与土建、电气、给排水等专业的界面划分。
(四)医用气体
投标人应具有相应机电设备安装工程专业承包及压力管道安装许可证书。
管线系统界面划分:投标人负责将所有气体工程总管引至洁净工程区域本层管井外1米处(包括稳压箱或减压箱);其余洁净工程范围内的医用气体设备、管路、设备带、报警监测系统均由采购人委托的洁净工程承包单位完成,不纳入气体工程招标范围。
(五)医疗设备
医疗设备往往是和工程分开审批的,招标进度无法和施工图设计同步。
铁路物资招标采购过程不严谨,会带来许多风险隐患,特别是采购的重要物资质量,如不过关将直接影响铁路行车安全。因此,控制物资招标采购风险,保障供应物资质量,具有非常重要的现实意义。
1铁路物资招标采购内部风险主要类型
铁路物资招标采购风险是指在铁路物资招标采购中,因为一些不确定的突发事件,招标结果可能与预期目标出现一定程度的偏离,造成风险。由于铁路物资招标采购会受到人为以及客观环境等因素的影响,其在实际过程中往往会存在一定的内部风险。内部风险包括管理风险和人为风险。
1.1管理风险
一般的管理风险是指管理运作过程中因信息不对称、管理不善、判断失误等因素影响管理的效果。招标采购过程中的管理风险,是由于招投标选择不当、资格预审不严格、招标公告公开的程度不够及评标过程不公平等原因而造成的风险。
1.2人为风险
人为风险主要指的是决策风险、合同风险及道德风险。决策风险包括屈从上级领导决定、忽视专家建议及人员专业水平不足,合同风险包括合同价格风险、合同条款遗漏或模糊风险、交货拖延的风险等。
1.3道德风险
道德风险指招标采购管理人员责任意识淡薄、私欲膨胀等因素,致使采购行为存在侵蚀企业利益的潜在风险。
2内部风险成因
2.1程序不严格
招标采购文件编制不够规范,缺项、漏项较多,评标方法和评标程序不够科学合理。编制人员没有针对物资招标采购实际项目的特点来制定科学合适的用户需求说明书。招标采购文件的审查制度执行不够严格,如评标环节不够完整,询价采购没有采购过程的记录表等。招标采购过程存在走形式、省环节等现象。
2.2合同管理执行不严肃
一般企业合同管理都有一套制度。但现实中问题五花八门,有的合同只有采购数量而没有明确采购金额,有的只有单价而没有采购数量,有的尚未签订合同就实施招标采购等等。合同管理有章不循、执行随意,都会给企业带来很大的经营风险。
2.3有意逃避招标约束
将招标项目进行拆分,将达到强制招标的大项目分割成几个不需要进行招标的小项目,每一个小项目金额都在强制招标额度以下,从而达到逃避招标的目的。一些站段的物资招标采购工作没有纳入到招标平台中,在有效报价人符合相关规定的条件下多头报价。
3招标采购内部风险控制措施
3.1建立健全铁路物资采购监察制度以及内部审计制度
遵循总公司物资采购、管理及供应相互分离的模式,建立起高效协调、权利制衡的管理机制,规范监察程序,丰富监察内容。可通过日常监督、专项检查、定期检查等方式,强化内部监督与管理,使物资招标采购透明化、公开化。建立物资招标采购内部审计制度,对采购合同和内部控制进行审计,发现问题及时纠正。
3.2规范合同签订及履行过程
制定合理的评标方式,招标采购文件应说明评标标准。对项目参数复杂程度较低,近年来有过历史采购,需要标准规范的,可采用公开招标方式。评标方式可根据实际情况选择,公开招标可选择经过评审的最低价法,询价采购的竞争性谈判。规范合同签订,主要是条款是否完整,约定是否明确,合同是否能够按时履行,这关系到企业内部控制效果。按照相关法律要求签订招标采购合同,确定物资招标采购质量、价格及交货时间等,从而准确体现物资采购需求,并定期对合同执行状况进行评价及分析,加强合同相关档案的建立和管理。
3.3严把采购物资验收入库环节
铁路物资招标采购后,应及时进行物资验收入库。按照谁验收、谁负责原则,确认供应产品是否满足技术参数、质量及数量等方面的要求。如发现不符合采购合同的情况,或是没有按照约定时间、约定方式供货的,或者产品技术参数、数量等不符合要求的,验收人员应明确违约情况及相关责任。物资验收合格后,验收人员应填写验收报告。如发现产品存在质量问题或假冒,供应商在后期的调试、维护方面存在违约等情况,应及时上报。
3.4探索集中招标采购模式
将各单位所需采购数量较大的物资进行汇总,进行大额度、批量招标采购。主要方式是集中订货、分开收货、集中付款。集中采购是经济发展的客观需求,可以充分发挥批量优势,降低采购成本,有利于制约和监督,净化采购渠道,保证供应质量,节约社会资源,促进可持续发展。物资集中采购是与市场经济体制相适应的采购管理模式,突出了现代信息网络技术在采购管理过程中的应用,强制规范采购、物资验收、货款支付的分开管理,体现采购管理逐步实现社会化的趋势.
作者:王爱军 单位:呼和浩特铁路局物资招标采购所
参考文献:
1程砚华.浅议铁路物资招标采购内部风险控制[J].铁路采购与物流,2015,12.
2招标采购现状及风险管理主要问题分析
2.1物资招标采购业务流程
公司结合业务实际,对物资采购全流程进行梳理,主要分为四个阶段,包括开标前、开标、评标、定标及资料归档。其中开标前环节包括任务接收、招标准备、公告、标前澄清、开标准备等工作;开标阶段主要完成开标准备、开标以及评标准备等工作;评标环节主要完成评标准备、初评、详评工作;定标环节主要完成定标、中标通知以及归档等工作。
2.2风险管理主要问题分析
公司经过多年的物资集约化管理探索与实践,形成了比较顺畅的招标业务流程和管理标准,显示了统一和集中规模采购的优势,但是与国网公司打造“国内领先、国际一流”的物资采购供应链管理体系的目标还有差距。采购管理中仍存在部分薄弱环节和问题,需要我们从防范风险和抵御风险的角度认真对待,给予足够重视。
2.2.1物资采购全流程风险点有待进一步梳理
物资招标采购全流程包括了发标、接标、开标、评标、定标、归档等各环节,各环节下又包括多个工作任务,且涉及不同的业务人员、表单、信息系统等。繁杂的业务流程可能滋生各环节潜在的管理、效率等风险,导致物资招标采购管理效率、效益的降低。
2.2.2物资招标采购数据管理水平有待进一步提升
随着公司信息化管理水平的提升,依托各种信息系统、工具在招标采购实践中也积累了大量历史数据,采购数据管理水平的不足不但导致了招投标数据泄露、丢失等信息安全风险,还因大量有价值的信息和数据分散在各系统、各环节中,造成不同系统中的信息不匹配、数据来源混乱等管理风险,统筹管理难度大大提升。
2.2.3供应商培训力度有待进一步加强
由于供应商的规范化投标、廉洁责任、风险防控等意识普遍不强,且缺乏系统的培训,部分供应商因重视程度或者理解问题,导致在没有掌握招标文件细节和要求的前提下按流程投标,结果不能充分响应招标文件,投标书不合要求而造成流标、废标,降低了物资采购的质量和效率。
3风险防控措施研究
电网采购活动风险防控工作涉及面广,易发风险部位和主要风险点随时与外部环境、企业内部管理程度和员工素质等方面的改变而发生变化。文中重点对风险管理中存在主要问题,从强化组织保障,提升技术手段,加强人员培训三方面提出控制措施建议,进行有效防控。
3.1建立科学合理的采购管理风险组织体系
3.1.1建立采购风险防控组织架构
按照集约化、扁平化、专业化原则,成立层级简化、链条清晰的统一组织架构。建立由公司总经理任组长,分管采购工作副总经理任常务副组长,物资部、项目管理部门等相关部门及监察、法律等部门组成的采购工作委员会;建立由监察、法律部门给予监督和法律保障的招标现场监督组,组织现场所有人员签订保密及廉洁自律承诺书;建立由物资部为唯一归口采购部门,相关部门(或单位)协同配合,内部物资督察员全程参与各环节监督,所有岗位定期轮换或转岗制度。
3.1.2建立配套的采购风险防控机制
随着集中采购机制建设不断深化,集约程度的不断扩大,物资招标流程也会相应地调整完善相关细节,产生新的风险点,因此,建立配套的风险防控机制,定期辨别、评估、防控业务风险点至关重要。配套的风险防控机制以业务流程为主线,要求业务人员对涵盖发标、开标、评标、授标、定标、资料归档等各环节、全流程的物资招标采购整体业务进行定期梳理,对流程的任务及动作进行分解,明确涉及的工作岗位、工作内容、工作要点、时间节点及涉及表单,寻求、辨识对各环节的新风险点,进行风险分类、评估,并提出针对性的解决措施,规范业务操作程序。
3.2绘制主数据图谱
通过梳理主数据来源,并利用信息化手段分析数据间的内在联系,用图形化方式绘制主数据图谱,便于直观分析现有分散存储数据存在的问题,同时后期新增或改造系统时,直接定位并读取原始主数据,从而在数据修改、更新与扩充时保证数据的独立性、可靠性、安全性与完整性,减少了数据冗余,可以大大提高物资招标采购数据的管理效率,有效规避数据与信息安全风险。
3.2.1主数据梳理
基于大数据思想,以提升数据管理效率为目标,业务流程为主线,全过程中涉及的流程、表单、信息系统为对象,梳理包括发标、接标、开标、评标、授标、定标、归档等环节的招标采购过程中分散存储于各系统中相关表单的字段数据,并通过分析每个字段的来源、业务阶段、系统名称、模块名称、别名等信息,为绘制招标采购主数据图谱,为搭建招标采购主数据库奠定基础。
3.2.2主数据图谱工具
在采购全过程主数据梳理的基础上,研究字段数据的来源、分布以及走向等关键信息的展现方式,利用MFC工具绘制动态的物资采购主数据图谱。通过主数据图谱工具,清晰展现了某一字段的数据来源、走向等全部信息或某个系统中的整体数据分布,为以后信息系统、工具的开发与对接,招标采购主数据库的构建提供强有力的支撑。
3.3开展供应商培训
随着电子化单轨制在公司系统内的不断推广,电子投标文件取代纸质投标文件已是大势所趋。由于电子投标文件在编制、投递等方面都与纸质投标文件存在较大差异,考虑到供应商整体素质参差不齐,故对供应商开展针对性的培训,以期提高电子投标文件的编制、上传效率。
3.3.1培训材料的编制
目前,公司尚处于电子化单轨制三步曲的第一步———技术商务文件非结构化上传阶段,初步实现了有纸模式向无纸模式的过渡。在电子投标文件形式的选取上,公司结合业务开展实际需求和系统建设现状,以双层PDF法为蓝本,编制了针对性的双层PDF投标文件编制说明,并选取部分供应商模拟实施投标文件的编制和上传。基于多次模拟操作的实践经验和对供应商反馈意见的合理采纳,公司不断完善编制说明,并以此为基础,制作、推广规范的双层PDF编制教学视频,不断提高供应商的电子投标文件的编制水准。
3.3.2培训工作的持续开展
从业务创新平稳性和衔接通畅性上考虑,公司电子化单轨制的实现会是一个漫长的、由非结构化模式逐步向结构化模式过渡的过程。相应地,供应商的培训工作也会随着电子化单轨制工作的推进而不断深入。在公司的电子化单轨制三步曲设想中,投标文件的形式经历了传统纸质标书———双层PDF电子标书———投标人投标响应表+支撑证明文件的转变,在电子化单轨制的最高阶段,投标人甚至无需再提交任何形式的投标文件。可以看出,在电子化单轨制的不同阶段,投标文件的编制、投递形式存在较大差异,因此,持续、深入地开展供应商培训工作,是继续推进电子化单轨制建设。完善招标采购风险管理体系的必要前提。
4结束语
文章基于公司招标采购中存在的风险问题及其原因分析的基础上,以“流程化、规范化、信息化”的思想理念为依据,针对招标采购的组织体系、信息化提升、供应商培训管理等方面进行探讨并提出具体优化措施建议。从而为公司如何通过加强招标采购管理,实现集团化运作、精细化管理、标准化建设,满足电网建设改造和生产经营需要的目标,给出了一些切实可行的建议和意见,实现了集中规模招标的有序推进,保证了招标采购过程规范高效,有效降低了招标采购全过程中存在的风险。
作者:周若璇 汪亦星 单位:国网江苏省电力公司
参考文献:
1、医院项目建设规模大,投资多。
一方面,医院项目建设功能越来越全面,门诊、急诊、医技、住院、后勤、办公、科研与教学、康复体检中心、120等功能日趋完善。另一方面,一般综合性医院都在800床以上,建筑面积呈越来越大的趋势,投资动则几亿元以上。
2、医院功能与系统的复杂性。
医院建筑为民用建筑中功能相对最为复杂的建筑,建筑设备和医疗设备种类多。同时医院项目有许多特有的系统,如洁净工程、医用气体、医用纯水、物流传输和污水处理等系统。
3、工期紧。
医院项目多为政府投资的民生工程,项目所在地区的社会各阶层、政府及各级行政主管部门都高度关注。
二、项目启动阶段的招标采购管理
1、合理利用公司各部门内部资源,成立招标工作小组。
成立以招标管理师为中心,设计部、投资管理部、合约部、机电安装部、工程管理部各部门工程师共同参与的工作小组。本小组相对固定负责各医院项目招标采购管理,形成“专业人做专业事”的服务体制,便于很好地做到资源共享。
2、收集相关信息并整理。
启动阶段针对项目信息、环境信息(自然环境、社会环境、政治环境)、干系人信息、工程进展信息和其它相关资料的收集和整理。
3、项目各方关系梳理和沟通策划。
项目启动后,对参建单位各方组织关系进行梳理,形成关系图。同时,根据相关干系人信息,找对核心沟通对象、沟通方式和渠道,形成沟通策划表。
三、医院项目招标采购特点分析
1、招标次数比较多,招标工作任务繁重。
本工程专业工程比较多,还有医院特有系统,一般需要单独招标采购。根据经验,医院项目招标采购子项目多达三十几项。
2、医院系统(洁净工程、医用气体、污水处理、放射防护等)
工程的设计主体设计院一般没有相应的资质和能力,通过合理的方式进行专业系统招标成为专业系统成败的关键(方案征集、设计施工一体化等)。
3、医院项目招标采购子项目众多,每个合同包的招标范围和彼此之间的界面划分是清单编制前的工作重点。
4、招标投诉概率大。
针对建安施工总承包、医用气体、洁净工程等投诉率较大的招标项目,实施重点监控管理,对可预见的投诉事项进行有效规避。
5、招标采购管理与设计、投资造价和机电安装等专业之间的有效配合,是顺利实施招标的关键。
6、不同的项目、不同的业主有不同的特点和需求。
招标人员应就招标项目、标段、界面划分及招标方式等事项与业主进行充分有效地沟通,明确业主需求及目的,并达成共识。
四、合理做好标段划分。
根据建设工程的投资规模、建设周期、工程性质等具体情况,往往可将建设工程分段分期实施,以达到缩短工期的目的。在划分标段时要做好分标段实施的必要性、可行性以及实施的利弊分析。有的项目由于设置的开工节点时间十分紧张,采用了一些诸如“桩基先行”等办法,但实践证明人为不合理地将项目划分,必定会给后续的管理带来一系列的问题。
五、确定发包方式。
根据医院项目特点和常规做法,医院项目建设工程建设一般采用“总包+特别认可分包”模式。这种发包模式的特点是业主方把一个建设工程项目发包给一家资质符合要求的施工单位总包,其项目的主体结构由总包方负责施工;部分重要专业工程及系统设备的采购(或采购+安装)则由业主方另行招标采购,并纳入总包的管理范畴。整个项目的投资、质量、进度和安全生产由总包方向业主方负责。
六、招标实施三步骤
招标实施步骤:招标规划,招标计划,单项招标实施。
1、招标采购规划
编制思路:运用WBS工作分解结构,合理对项目进行“切块”。
目前,大部分工程的招标具有很大的随意性,想到哪招到哪,往往就会因为招标的不及时影响整个项目的整体推进。所以就需要根据医疗项目的特点和目前招标进度,编制《项目招标采购规划》。分标策略决定了与招标人签约的承包人的数量,决定着项目的组织结构及管理模式,从根本上决定合同各方面的责任、权力和工作的划分,所以,它对项目的实施过程和项目管理产生根本性的影响。对于工程项目标段的划分,不仅要考虑工程特点、现场施工条件、投资与进度计划要求等因素,还应考虑自身管理能力和潜在投标人的竞争能力等因素,通过招投标来选择一个有实力讲信誉的投标人。
招标规划编制前应对招标的内容进行梳理,不能有遗漏。除常规项目的招标内容,医院建筑大致还包括医用纯水、物流传输、医用洁净、医用气体、高压氧仓、发电设备、污水处理和被服回收系统、被服洗涤系统、节能环保系统、放射防护、气体灭火设备、厨房设备、锅炉、变配电设备、标志工程、机械停车装置、立体车库等专业系统和设备,同时甲供(或甲定乙供)材料的招标采购也要同时跟上。根据项目的特点进行工作包的整合与划分,理清项目招标采购内容和合同清单是编制招标规划的基础工作。每个工作包包含的工作范围一定要在招标采购规划中描述清楚,招标采购规划要按照工程的进度进行动态调整。一般主体设计院很少有医院特有系统的设计能力,因此设计工作包的划分是整个项目招标采购计划的基础工作。
招标采购规划是项目管理前期阶段核心工作之一,具有长远性、全局性、方向性和概括性特点,在通过一定的方法和程序后明确采购什么、采购多少、以及如何采购。科学、合理、可操作的招标采购规划不但能提升项目管理的质量,同时为编制招标采购计划提供最为基础的依据。招标规划实施前需与业主单位作充分沟通,理清招标范围,取得业主的批准,并作为制定招标计划的重要依据。同时根据招标规划内容进行概算分解工作,依据概算分解进行限额设计和限额招标采购。
2、招标采购计划
编制思路:前置招标,避免“进度”等待“服务商”现象。
招标采购计划是招标采购规划的延伸与展开,目的是减少招投标工作实际行动中的随意性和盲目性,是指导招标工作及确保项目总体进度目标实现的重点措施之一。招标管理人员应根据经业主批准的总控进度计划和招标采购规划结合当地招投标流程所需时间进行编制招标计划。医院招标采购子项目多达三十几项,按照招标采购计划实施招标,能有效做好招标采购与现场形象进度相衔接,避免因招标不及时影响工程整体推进为招标工作重点。
招标采购计划的编制要注意以下几点:招标采购计划的编制要与工程总进度计划相结合,根据总进度计划中各专业施工进场时间推算合理的单项招标启动时间,要注意尽量前置招标。常规的电梯、智能化、幕墙、室内二次装饰等项目紧跟施工总承包招标,医院五大专业系统(医用纯水、洁净工程、医用气体、物流传输、污水处理)招标的启动时间也需要重点考虑。五大专业系统涉及医院的使用功能,平面布局和流程往往需要三至五轮反复的论证过程。
招标采购计划的编制要与设计单位的出图计划相结合,医院五大专业系统一般主体设计院没有相应的设计能力,招标采购前需要重点考虑出图方式和时间。机械停车、厨房工艺设计最好在初步设计时就要启动,便于相关配套的水、电、暖在施工图设计中体现,较少后期变更和返工。
招标采购计划的编制要与总包合同结合,甲供设备的采购时间根据施工总包合同的约定进行,滞后会影响整个工程的推进。
招标采购计划需要实行动态的跟踪和调整,使招标工作满足工程进展需要。计划的编制固然重要,但是计划的执行更为重要,在每次周会上招标小组和各部门负责人会针对计划的实施进行检查,针对检查情况与各实施单位和部门进行一个全面沟通,并对计划的执行实施调整。
3、单项招标实施(招标采购方案)
编制思路:招标工作实施前,对招标项目进行策划,规范本次招投标活动,保证项目招标质量,达到选择优秀的承包商和供应商的目的。
重要项目招标文件编制前应编制专项招标采购方案,对项目的招标方式、招标范围、与其他专业的界面划分、质量目标、工期目标、投标人资格条件设置、专项招标计划、评标办法、合同主要条款等主要条款进行分析,各项内容与业主作充分沟通并经业主认可。
工程实施时各个专业分包单位之间因彼此之间的工作界面和工作范围不清晰,经常发生扯皮,职责不清等问题。因此,招标时每个合同包的招标范围和彼此之间的界面划分应尽可能明晰。尤其是建安工程施工总承包与室内二次装饰等专业工程合同包之间进行合理的界面划分,越细越好,避免工作重复或遗漏,减少后续施工中工作不明确的协调量和工程变更。因此,清单编制前需对编制人员进行书面交底。在建安工程施工总承包招标时,建议仅仅将地下停车库、消防楼梯、屋面砖等部位的装饰面材纳入总包,其他部位不管是否在主要装饰材料表中有说明,均不纳入总包招标清单,墙体和地面的界面应划分到抹灰层,吊顶划分到结构层。在装饰施工招标阶段,应仔细核对清单内容,是否存在工作内容的重复和遗漏。
方案当中还要考虑防止过多废标和招标投诉情况的发生,尽可能避免招标失败。同时对招标失败情况考虑预案,积极及时应对招标过程中可能出现的异常情况。
七、专业系统招标采购
经过长期医院项目管理,我单位积累了大量优秀的医院专业系统设备供应商(厂家)和施工单位的数据库,为顺利实施招标采购管理打下了坚实的基础。
1、手术室净化工程,是医院项目建设的核心组成部分。
在招标前期应认真组织调研,充分理解业主意图和需求。从平面功能布局、选材、设备选型、预留发展空间、配置要求、弱电、强电、气体、给排水等多方面征求业主及专家意见,形成技术规格书。做好与施工总承包、消防、弱电、医用气体等专业之间的界面划分,同时还要配合灯、塔、床等医疗设备的安装。净化施工企业资质包括建筑装饰装修工程设计施工资质、机电设备安装承包资质、建筑智能化工程承包资质等。市场上净化工程施工单位水平参差不齐,应合理设定投标单位的资格条件。
2、气动物流传输系统通常是一个由传输管道、鼓风机、管道换向器和工作站终端组成的网络。
招标文件中要对传输管道、工作站、空气压缩机、管道转换器、风向转换器、传输瓶、中心控制器、系统软件等技术参数进行明确。为提供可靠的后续运行保障安全,招标文件约定设备供应商除培训使用单位操作人员外,发生故障时要有及时的应对措施,在重点传输系统工作站要考虑零故障保障措。
3、医用纯水投标人应具有医疗器械生产企业许可证、医疗器械注册证、质量管理体系认证证书。
由于系统的特殊性,建议评标办法采用综合评估法,分商务、技术、综合实力三块进行打分,其中技术分比值可以适当提高。医用纯水还要做好与土建、电气、给排水等专业的界面划分。
4、医用气体投标人应具有相应机电设备安装工程专业承包及压力管道安装许可证书。
管线系统界面划分:投标人负责将所有气体工程总管引至洁净工程区域本层管井外1米处(包括稳压箱或减压箱);其余洁净工程范围内的医用气体设备、管路、设备带、报警监测系统均由采购人委托的洁净工程承包单位完成,不纳入气体工程招标范围。
5、医疗设备往往是和工程分开审批的,招标进度无法和施工图设计同步。
一、绪论
随着我国经济的飞速发展,也带来了一系列的健康问题,据数据统计,在我国城市白领中有超过七成的人处于亚健康的状态。在这种情况下,疾控行业的发展被社会各界更加广泛的关注,疾病防控工作主要有以下几个方面的内容:一是疾病预防与控制;二是突发公共卫生事件应急处置;三是疫情及健康相关因素信息管理;四是健康危害因素监测与干预;五是实验室检测检验与评价;六是健康教育与健康促进;七是技术管理与应用研究指导。这些内容都与人民的身体健康息息相关,因此也为疾控行业的发展带来了良好的前景。但是从疾控行业的运行机制来看,其经费主要来源是中央及地方财政拨款,因此本着厉行节约,制止奢侈浪费,注重资金使用效益的原则,在其采购和招标过程中,需要更加注重的是采购流程,规范采购流程,可防止招标采购过程中所可能产生的舞弊现象,以节约社会的公共资源,提高资金的使用效率,用更少的资源和资金为社会做出更多的服务。
疾控中心招标采购的主要内容包括试剂耗材、药品、疫苗、专用设备、通用设备、基建及日常工作办公用品的采购,下面就对疾控行业的招标采购流程进行梳理。
二、招标采购流程梳理
(一)采购流程
对于日常小额物资,比如办公用品和常用试剂耗材的采购,可以借助办公软件建立物资采购平台采取多向采购的模式,即通过物资采购平台确定入围供应商,签订年度《商品购销合同》。通过物资采购平台进行自动筛选,优先选择价格低且质量好的商品。在供应商选择的过程中,需委托第三方机构组织专家综合各项指标后,对多家供应商进行谈判比较确定年度入围供应商。在确定了供应商后,各个部门应在每季度末,结合本部门的工作计划,制定出详细的日常小额物资需求计划表,并通过物资采购平台交由采购管理部门汇总,汇总时需核查采购的单价和总价与市场价格之间的差异,经采购管理部门初步审核后,将汇总的采购计划通过物资采购平台提交至财务部门进行复核,财务部门主要确定采购经费来源,最后再提交至中心领导共同决策,联合会签,在经过管理层的授权后,由采购管理部门实施物资采购平台自动筛选工作。
τ诹偈奔毙璨晒旱男《钗镒剩需由使用部门出具书面的采购申请,在申请上注明采购的理由以及采购的数量、拟选择的供应商及总价等内容,交由采购管理部门初步核定后,交由财务部门确定经费来源后上报至管理层做采购决策的授权,在授权通过后,由采购管理部门和申请部门共同实地勘察,并选择拟采购的物品。
除以上采购之外的品目,凡是属于政府集中采购目录范围之内的品目需严格按照政府采购相关文件实施政府采购,凡是属于政府集中采购目录范围之外的品目需委托第三方机构定量定批次实施采购。
在采购管理的过程中,笔者建议是根据实际需求,出具一份《物资采购目录》,并在日常的采购管理过程中,严格按照目录所列项目进行采购,原则上不允许申请目录之外的用品,如有特殊需求,需做出合理的书面说明,并由各职能部门会同管理层联合授权,这样就能将日常的采购规范在一个合理的范围,避免在采购的过程中所出现的舞弊的风险。
(二)招标流程
疾控行业的招标主要包括基建类招标以及专用/通用设备采购的招标。
必须明确的是,招投标的管理工作是为了节约政府资金,节省社会资源,提高经济效益,同时又兼顾了保证物资/项目质量,确保物资/项目安全的责任,在进行流程梳理的时候,可以招投标的活动细分为准备阶段和招标阶段。
在准备阶段,首先要制定整体的实施方案,也就是做出招标工作的整体安排,这就包括了确定项目负责人和具体实施的职能部门,以及费用预算、时间安排、风险预测及应对措施等方面的内容。然后就进行项目分析的阶段,疾控行业的招投标一般都是采用政府采购招标的模式,需要根据政府采购计划,从资金、技术和生产等方面出发,进行全面的分析;再接着就是确定招标方案编制招标文件,在招标文件当中要包括邀请函、项目要求、投标人须知、合同格式以及投标文件格式等五个方面的内容,经过了这些准备后,就可以组建评标委员会,如有必要可以邀请相关的专业人士参加。
现在,我国医院物资采购的过程其实是由各科室相同完成的,主要是物资材料供应科(包含库房)、设备科、药剂科等。比如说,医院的药剂科,药品的采购是需要药品每月计划表、供应商交谈、药品出入库表格、药品款项支付以及药品每月盘点等项目,主要是由同一个科室的药剂科来进行。但是,这种现象是极其容易产生不合理的药品库存占用量比较大的漏洞资金或者是非正常的药品消耗。
(二)未设立招标采购委员会和监督委员会
因为物资材料供应科、设备科、药剂科各自来完成物资采购的,那么也就是说医院还没有一套完善的招标采购程序以及监督程序,因此,医院没有对计划审批、采购方式、办理入库、付款审批等环节作出明确的规定。严重影响了医院的经济效益。
(三)物资采购程序不规范
医院的科室比较多,因此,医院内物品用途不相同、物资品种多且价格差距比较大,还有很多贵重、分量多的物资没有被政府采购部门纳入范围内,又加之物资采购程序不规范等现象,导致了医院物资不能正常得到供应,还容易出现的现象发生。
(一)招标采购比价审计有利于企业机制有效管理
招标采购比价审计创新了传统的采购管理机制,起到了对企业内部各部门分管的采购价格执行和管理工作统一把关的作用,易于发现企业价格执行和管理中的各种问题,促使其增强市场意识和效益观念,改进和提高其采购工作的管理水平。同时,招标采购比价审计还是一种完善内部监督、规范采购行为的有效手段。
(二)采购比价审计有利于降低采购成本,提高经济效益
物资采购在很大程度上决定了企业的盈利水平,因此,在合理确定进货批量,保证物资质量的条件下,降低进货价格,也就意味着降低采购成本,增加企业盈利。采购比价审计工作在采购管理中起到非常重要的作用,是监督企业采购行为、降低采购成本,从而提升企业经济效益的重要工具,它更加有效地保证了采购成本的大幅度下降,为企业产品创造了更加广阔的市场竞争空间。
(三)采购比价审计有利于促进部审计事业的发展
内审工作开始需在采购业务发生之前,主要是对企业采购行为进行监控、制约和评价,它赋予了内审工作更新的内涵,使内部审计成功地走出了以往呆板的财务审计模式,从监督审计向效益审计发展,它所产生的经济效益和社会效益受到了人们广泛的重视和认同,使人们对内审工作的作用和重要性有了新的认识和评价,有力地推动了我国内审事业的发展。
二、物资招标采购比价审计的内容
招标审计。审查招标项目的审批手续、资金落实情况、招标形式;审查招标文件与招标通知书的一致性;重点审计标底的依据、标准和记价原则。
开标审计。对投标人的资质进行符合性审查,审查标书的格式、递交时间、完好性,审查开标程序的规范性。
评标审计。审查评标内容的全面性和评标标准、评标方法的合理性和科学性。对专用设备招标评标审计时应重点关注设备的性价比,不仅要看报价高低,还要考虑寿命期、运营维修管理费用;对通用设备及一般物资招标评标审计应采取最低价格中标原则,重点审核投标报价的合理性。
定标审计。审查定标程序、方法的合规性,切实做到优价中标,使定标价格既符合市场行情,又符合企业采购的效益目标。
三、物资招标采购比价审计主要对策
审计重点是对计划制定、签订合同、质量验收和结账付款四个关键控制点的审计监督,以防止舞弊行为发生。
1 采购计划的审计。对采购计划中的采购数量、价格、质量、采购方式和供应商选择等的真实性、合理性和有效性等进行的审计,挤掉其中的“水分”,避免不合理的采购行为。对采购计划、审计人员应审查:物资采购计划是否遵循自上而下、平衡利库、技术先进、效益优先相结合的原则;物资部门是否根据所需物资的数量、品种规格、质量技术标准、价格供应时间的长短等因素进行综合分析后,制定出采购计划;是否对市场进行调查,通过比较推荐出合格的供应商;是否对供应商及数量和价格方案进行判断分析,测算出最高价格;采购计划、供应商名单是否经过负责价格工作的有关人员进行研究、审核通过。
2 对物资采购招标与签约过程审计
审计人员应重点审计招标定价过程;审查项目是否经过立项批准;审查投标单位资质、信誉、质量保证、供货能力、企业经营和财务状况等;审查中标单位的投标价格及中标价格;招标过程是否客观公正,是否执行公司规定等,物资采购招标是否按照规范的程序进行,是否存在违反规定的行为发生。
3 招标采购合同审计
审查质量、技术标准是否明确;计算单位、计量方式和折扣方式等是否准确;运输、包装费用由谁负担、界限是否明确;价格结算是否按招标竞价结果;付款方式是否符合公司结算规定;需要预付款的采购项目,是否按规定控制在可控范围内,重要的采购项目是否预留一定比例的质量保证金;签约双方的权利和义务是否明确并具有对等性等,
4 招标采购合同执行、结算情况审计
审查合同内容是否得到全面、严格地履行;若合同违约,有无违约原因及违约处理结果;物资入库时是否经过质检部门的验收、入库记录是否齐全;是否建立物资数量、质量问题信息反馈制度;出现数量、质量等问题时是否有处理方式;对采购物资支付款项时,是否依据采购计划、采购合同和质检部门提交的验收报告等。
5 编制审计报告和后续审计
根据审计结果,对采购比价活动进行评价,将审计中发现的问题、应遵循的价格标准、存在价格差异的原因和改进的建议,以内部审计报告的形式报告给有关部门。同时在审计报告发出一定时间后,根据发现问题的重要性,进行后续审计,检查被审计部门是否采取纠正措施,并取得了预期效果。
四、加强采购比价审计的工作措施
(一)积极争取部门领导的重视和支持
为使采购比价审计工作能够持续、健康、顺利开展,就要取得领导的重视和支持,在企业内部引入采购比价审计机制;成立采购比价审计工作领导小组,由主管领导和总会计师挂帅;设置专门的审计机构,配备专职审计人员,独立从事采购比价审计工作;完善采购比价审计的硬件设施。
(二)建立和完善有关规章制度
首先,建立采购环节内部牵制制度。对采购活动不相容职务实行分离,明确各自职责权限,形成相互制衡机制。其次,建立采购比价审计的管理制度,对物资采购的计划、申报、审批、购买、付款、验收等工作程序、步骤和方式、方法做出明确的规定,使采购比价审计有章可循、操作规范。再次,建立和完善各部门间的协调配合制度,使各部门形成一个有机的体系,减少采购比价审计工作的阻力,提高效率。最后,建立采购比价审计检查的考核制度,明确检查考核的内容和奖惩措施,使采购比价审计各项工作落到实处。
(三)采用先进的审计技术
运用计算机网络收集信息,建立供货商数据库、价格信息数据库并随时进行数据更新;建立价格审计局域网,将采购计划申请、采购建议价提出、采购价格审核、采购价格批准、后续审计、采购结算等环节全部按照流程在网上完成,使各业务部门都必须按照规定程序完成自己的职责,才能进入下一环节,最终完成采购任务。
(四)充实审计力量,配备高素质的采购比价审计人员
企业配备采购比价审计人员时要充分考虑下述要求:审计人员必须要有过硬的政治素质和良好的道德品质,要敢于坚持原则。同时,它要求审计人员除了必须懂得财务知识外,还需要掌握价格、工程、机械、评估、法律、信息网络、计算机等多方面知识,对在岗的内审人员要进一步加强学习培训,不断更新和拓宽知识面,努力适应采购比价审计的新要求。