时间：2023-09-08 09:29:22
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基层单位，在过去很长的一段时间内，其运行和管理工作都没有得到外界的关注和重视，作为记录基层单位工作和发展的主要文献资料——基层单位档案的管理有着十分重要的现实意义和社会价值。如何才能够做好基层档案工作管理、如何才能够在减少人力、物力的方式上更好、更有效地完成建档、管理以及查阅等各项工作内容，如何才能够让基层单位档案工作与时俱进的同时最大程度地做好各项工作，管理精细化或许就是解决这些问题的答案。
一、基层单位档案工作管理存在的问题
档案的管理，是一个单位、企业十分重要的一项工作，但是对于绝大多数单位，特别是在人力资源以及软硬件等方面存在严重不足的基层单位来说，档案管理工作基本上都是名存实亡。就基层单位档案工作中存在的问题而言，主要分为以下几大类：第一，社会、单位到员工对于档案管理的重视程度不够，认识不够，投入也不够；在单位中，档案管理工作基本属于“冷门”，都不是大家愿意接手进行管理的工作；导致这一问题的原因有许多，上至企业领导下至每一个单位的职工都需要对自身的这种错误认识以及信息的传递负责。第二，基层单位档案管理体系不完善、管理意识不够强；大家认为档案管理是可有可无的内容，不到使用的时候基本不会接触到，同时对档案管理的相关方法以及措施也很少有所涉及，这些问题间接地反映出基层单位在档案管理工作中没有具体的管理措施，也没有日常的检查和管理工作，对于档案管理工作相关内容知识的培训机会也是少之甚少。第三，档案管理的软、硬实力都不够，在信息更新上严重滞后，没有专业的人才进行具体的工作管理，也没能做到与时俱进，引入先进的管理方法以及管理设备更是遥不可及，在档案管理上存在着严重的不标准、不到位等一系列的问题；专业人才的缺乏是基层单位档案管理工作中存在的最大问题之一，而企业档案工作管理认识不足的同时也导致企业中每个职工对于档案管理工作一知半解；而没有统一的管理措施和管理体系机制则使得管理方式落后，年限久一点的档案资料在保存的过程中发生丢失，给相关工作的展开带来了巨大的影响。总而言之，基层单位档案工作管理问题严重，发展以及改革势在必行，任重道远。
二、基层单位档案工作精细化管理措施
要想解决基层单位档案工作管理中存在的问题，那么对基层单位档案工作管理做出相应的改革是十分有必要的。具体言之，需要采取一系列的精细化管理的措施才能够将基层单位档案工作做好。首先，无论是基层社会、单位还是单位的职工都需要从思想上以及实际行动上对单位档案的管理工作提高重视以及关注度，投入更多的人力、物力和财力对本单位的档案管理工作进行全面的改革和管理，将档案管理工作列入日常的主要检查内容，而这项深入改革的措施则需要落到实处，如何才能做到让全体员工和整个社会都对基层单位档案工作能够有一个更高的关注度呢。第一，我们需要改变对档案管理工作的旧思想、过去式的认识，从社会认可度、岗位职称、工作内容重视度等方面给档案管理工作一个更为轻松的环境；在保证外部环境相对宽松的同时，我们需要从内在因素着手对基层单位档案工作管理展开改革，在统一对基层单位档案管理工作的重视思想的基础上，我们还需要在实际行动中有着强力的表现，这需要我们的单位领导发挥自身的带头作用，在日常工作中将档案管理工作放到一个较为重要的位置上，自己带头学习档案管理工作的相关知识和技能，自己带头对单位档案管理工作进行负责，甚至在人数不多的单位中，可以采取轮班的方式对档案工作进行管理。其次，引入专业的档案管理人才以及管理方法和手段，定期对单位的员工开设相关的讲座以及学习的机会，让职工对档案管理工作以及档案的认识有一个更为系统、全面的提高，使得档案管理工作能够在发展的过程中更好地传递下去。档案管理工作看似十分的简单，甚至在外人看来就是一个可有可无、没什么技术含量的工作，但是深入到具体的工作中会发现这是一个庞大的工作体系，包含了许多工作内容，需要我们从点滴做起，从小事做起，构建合理的管理方式和系统才能够将档案管理工作行之有效地一直延续下去。因此专业的技术人才对于档案管理工作是十分有必要的，而让每一个职工了解和认识档案管理工作的实质和内容则可以使得本单位的档案管理工作以及相关手续的办理更为高效。同时，完善档案管理的体系，结合互联网、计算机平台等先进的技术，让档案管理能够做到标准化、系统化，进一步推动档案信息化建设。
三、基层单位档案工作管理发展展望
基层单位由于自身的特殊性，在档案工作管理上存在较大的局限性，在发展中遗留下来的问题也非一朝一夕能够解决的。但是从发展的角度来看，只要我们能够从点滴做起，从小事做起，那么，将基层单位档案工作的管理做得更精细化、标准化乃至系统化并非痴人说梦。但是，这也需要我们把握好方向和原则，对基层单位档案工作管理存在的问题不能视而不见，应该痛下决心进行深层次的改革和完善，在改革的过程中应该克服各个方面的困难和问题，努力将各项改革措施和手段执行下去，推行开来。当改革措施取得一定成效后，需根据具体的实际情况，对管理措施进行适应性的调整，但工作不能够半途而废，而应推行到底。只有这样，发展之路才能走得更为长久；同时，对于档案管理工作我们需要在全国的基层单位建立一个适用性较为广泛的管理体系和机制，推行一些管理效率和较为先进的管理措施，让各个基层单位在档案工作管理中学习和参考，根据自身单位的自身具体情况，发展出符合自己单位实际情况和发展需求的档案工作管理方式，形成档案工作管理“百花齐放”的局面，让基层单位档案工作管理体系更全、更新、更好。
四、结语
通过上文，从基层单位档案工作管理存在的问题、基层单位档案工作精细化管理措施以及基层单位档案工作管理发展展望等方面展开一番剖析可以看出，我国基层单位档案管理工作在发展的过程中遗留下来许多的问题，深化改革难度较大，发展之路任重而道远，基于基层单位档案有着十分重要的价值，改革的形势更是刻不容缓，因此，在未来的发展过程中，我们需要从普及社会对档案管理的重视度、重新建立档案工作管理体系和机制，让其成为基层单位工作中的重要组成部分，并成为大家的共识，共同将单位的档案管理工作做得有声有色。
参考文献：
[1] 齐建华. 浅谈新时期档案和谐管理模式的构建[J]; 湖北档案，2008 年Z1 期.
档案管理工作存在于我们生活中的方方面面，小到我们的个人档案的管理，大到全国人口的户籍管理，以往手工管理手段面对如今海量的信息只能望洋兴叹，所以引进先进的管理理念与技术迫在眉睫。精细化管理是一种先进的理念与技术，它运用严谨的管理规范和信息化管理手段解决了海量的数据和以往管理中散漫、难以量化的实际问题。对于这些有保存价值的档案材料，如何能够在有效保护的同时，更好地利用其价值成为各级各类档案管理人员在管理工作中面临的新挑战。在这样的重要转型阶段，作为高校的档案管理工作者，应从以下几个方面进行改进。
一、完善档案制度
“没有规矩，不成方圆。”好的管理体系需要一系列完善的制度来支持。在精细化管理运行的实际过程中，与以往的管理方式与方法难免有一些差异，包括在部门职责、各岗位职责、精细的管理分类制度、考核制度、奖惩制度等方面的区别。高校档案馆作为档案管理的主要部门，要在实际运行中统筹处理好这些矛盾，把精细管理层层落实，摒弃落后的管理方式，吸纳新的管理观念，在自身部门制度完善的同时，对各教学院部和职能部门档案人员的岗位职责也要明确、细化。专职的高校档案馆的工作人员对各种档案工作流程都较熟悉和规范，但对于二级学院以及各部门的兼职档案人员来说，各项事务还需要用明确的要求和制度来规范，如归档材料的范围、种类、存放方式、档案材料等按要求撰写、按规范收取、按时间归档等都要有专门的制度和规范来约束，细化的工作流程能明确工作中每一个细小的环节。
二、抓住机遇，优化技术
数字化档案馆是运用数字化管理手段对档案进行信息化处理，是当前档案管理工作的主流，但与其他行业信息化处理能力和水平相比，档案信息化水平还有待进一步提高。各大高校正在抓住这一机遇大力推动数字化档案馆的建设，利用这一机遇更新管理手段和技术、争取充足的资金来推动档案管理向信息化、开放化迈进。
数字化档案馆的建设是一项复杂的信息化工程，与传统的档案管理与利用相比，它给档案管理工作带来了新的生机和活力。传统的档案管理在档案归档后，保存质量不稳定，查询利用率低，不便于开放利用。而数字档案馆作为一个开放的平台，各种档案进行数字化处理后能够永久保存和查阅利用，其档案利用率是以往传统手段远远不能比拟的，其功能强大的信息化处理平台、高效的访问速度和高效的利用率都充分体现了档案管理业务与现代管理方法的整合。在今后的发展过程中，更需要这种传统与现在相结合的互动方式。
三、更新管理人才
数字化档案管理的建立需要大量的信息技术人才。根据当前高校档案从业人员的整体情况来看，信息技术人才较为缺乏，大部分档案从业人员都没有信息技术背景。所以，培养一支能够达到信息化建设需要的高水平人才是保证数字化档案馆建立和运行的必要条件。在建设数字化档案管理工作团队时，笔者认为应以建设信息技术团队为主，再配以具有多年档案管理经验的人员，以业务需求为指引，在对现有人才进行新知识的培训基础上，引进高素质的跨学科人才，推动数字化档案馆的建设。
四、档案管理人员应具有良好的职业道德
1.遵循保密原则。“不该说的秘密，绝对不说；不该知道的秘密，绝对不问。”这是档案管理人员在工作的过程中必须遵守的档案保密制度。对于保密类档案严格按照权限规定管理查看，杜绝保密档案泄密的事件发生。另外，尊重他人个人隐私也是档案人员应具备的基本职业道德。档案管理人员在工作过程中会接触到个人档案文件，其中包含的个人隐私、以往经历等内容切不可违规公之于众。
2.注重服务意识的培养。档案管理看起来是对各类物体和资料的管理，但在收集档案和档案查询利用的过程中都是要与各类人群有交流的。作为一个窗口服务型的部门，从业人员除了在完成自身业务工作的同时，好的服务态度能影响整个部门的形象。在收集档案材料时，档案管理工作者与档案来源单位是合作关系，而不是上下级关系；与来访人员交流时，对其权限查询范围内的要求应尽力满足；与学校其他部门的协同工作时，档案管理工作者要认真履行本部门的责任与义务。
高校档案精细化管理是一个系统工程，其管理水平的高低是学校有效统筹、各部门积极配合、档案从业人员认真工作的共同结果。目前，各高校数字档案馆的建设已初步成形，但距离精细化管理的要求还有一定的距离，还需要大量的档案工作者对其内容和功能进一步完善。
参考文献：
[1]王玉玲.论高校教学档案的精细化管理[J].兰台世界，2010，（12）.
[2]薛四新.IT集约化服务型数字档案馆运行模式研究[J].档案学通讯，2007，（05）.
在以经济建设为中心的社会背景下， 有些人认为档案工作的改革和发展似乎对本单位的发展并不重要，档案工作并不能提高单位的经济效益。各单位通常把有限的财力用在促进科研或生产的发展上， 对档案工作的投入较少，导致人才与设备紧缺，档案工作发展缓慢。
1.2 档案管理部门的自身定位产生偏差
现代企事业单位特别是大型科研与机械制造单位，已把缩短产品的研制与生产周期、提高产品质量、降低成本作为其根本目的。现在进行的信息化工程更是为这些根本目的所服务的。档案管理部门如果还把自己的职责定位于管好归档纸质文件、完成下发工作、更改到位等传统意义上的档案管理工作，不参与到产品的设计与生产流程中去，不用信息化的手段从产品的源头开始介入管理，不把自身的职责与单位的根本目的所相关联，那档案管理部门的地位从何而提高，价值从何而体现。
1.3 档案管理部门的创新力与改革意识不强
档案管理部门在思想上总是认为档案工作是一项附属工作，按照现有的流程进行就完全可以管好现有的档案。更有些档案工作人员还抱有不求有功但求无过的心里，缺乏创新意识与自强精神，无意对现有的工作流程进行实质性的改革。
1.4 档案管理部门工作的主动性不强
现阶段，一些档案管理部门的档案工作还处于被动式服务状态，工作总是在“等”的阶段，有了任务再去执行。服务手段严重滞后，影响了档案服务功能的发挥，以致使档案信息资源无法得到充分的利用。
2 档案管理部门如何应对问题与自身改革
2.1 档案管理部门在单位中的定位
档案管理部门在各单位信息化过程中自身定位的正确与否，将决定了档案管理部门在以后各单位中所处于的地位和影响力。目前各单位大力开展的信息化工程目的是为了为缩短研制与生产周期、提高产品质量、降低成本这一各单位发展的根本目的而服务的。档案管理部门在信息化过程中应紧密结合这一根本目的，利用自身信息资源丰富的优势，为这一根本目的做好信息资源上的支持工作，加快产品的研制与生产周期、提高产品质量。使自身的命运与产品的命运紧密相联，成为产品从研制到生产，再到交付过程中不可或缺的重要支撑部门之一。只有这样档案管理部门才能在以后各单位发展过程中提高自身的地位。
2.2 档案工作人员思想意识的改变
思想意识即观念，是人的头脑对于客观物质世界的反映，是感觉、思维等各种心理过程的总和。档案工作人员思想意识上能否改变，将很大程度上决定档案工作能否有改革与创新。现在，档案工作人员急剧面对着思想观念上的改变与服务意识上的创新。
2.2.1 档案工作人员在思想观念上的改变
档案工作者在信息化的大背景下，行驶的将是一条前人从来没有走过的道路。如果档案工作人员还沉寂在以前的思维模式当中，片面的强调原则，习惯于按现有的流程办事，在思想上患得患失，工作上缩手缩脚，抱着不求有功但求无过的心理。不愿去改革，不想去创新；或者总是片面的强调继承，对过去的经验做法、流程一味的照搬照抄，从不用辩证的观点去分析以前的经验、做法、流程在现阶段是否还是正确的，有用的。从而导致工作上墨守成规，按照现有的流程一步一步的进行，无法去创新、改革。信息化时代的档案工作人员应“跳出档案来看档案”，档案工作人员唯有解放思想，更新观念，大胆尝试，用于创新，才能在信息化大道上探索前进。
当今，全行业在广泛的进行着信息化工作与数字档案馆建设工作，在这两项工作中，要清楚的认识到设备将是其基础，人员将是决定因素。因此，能否培养与留住一批档案信息化建设人才，建立一支懂技术、懂管理、高效率、快反应、结构合理的档案信息化建设队伍成为了重中之重。对于这些人员不但要在政策上对其倾斜，还应该对其加大计算机知识、网络知识、信息管理知识、法律与安全知识等方面的培训。只有这样档案信息化工作才能飞速的发展。
2.2.2 档案工作人员在服务意识上的创新
档案工作人员在服务意识上也面临着改变。首先，档案工作人员的服务意识要加以强化，变被动式服务为主动式服务，从等着别人来查到主动提供。从只提供基础档案，上升到提供编研后深层次的档案信息。只有这样档案服务才能得以体现，档案服务的认知度才能得以提高，档案管理部门的服务功能才能被认可。
其次，档案工作人员的服务观念要加以改变。档案工作人员应具有全过程服务意识。在各类文件的形成初期，档案工作人员就应该介入进去。特别是对重大的固定资产投资项目，档案工作人员就应该从合同的签定、设备的开箱验收、安装调试、正式付款、国家对项目验收合格，以及以后的设备检修；基建项目从设计到验收全过程的参与其中，做到前端介入，过程跟踪。
2.3 档案管理部门服务手段的创新
档案工作服务机制只有不断创新，档案工作才能生机勃勃，档案部门的服务水平，才能随着形势及任务的变化发展得到不断提高。当前，档案服务机制的不断创新和改革，应为领导决策，为生产经营和各部门工作提供服务，实现档案工作服务由被动服务向主动服务转变，由一般服务向深层次服务转变，把档案实体的静态管理转变为档案信息动态管理。档案工作人员参与到型号线中去，参加型号线例会。在型号现例会中可以更方便的与各部门人员进行交流，听取别人的意见，提出档案部门的建议，并且可以与各个部门进行工作上的协调。这样不仅能第一时间得到型号和各部门的需求信息，为档案部门主动式服务占得先机；还能使各部门对档案部门加以重视，从而提高档案部门的地位。
2.4 档案管理部门管理手段的创新
档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管等提供利用服务活动的总称，是国家档案在事业单位最直接的表现形式。目前，工作是事业单位现代化管理中的重要组成部分，并对事业单位工作效率产生重要影响。但在实际上，受多种因素影响，事业单位在开展单位档案管理时存在管理不到位、管理方式落后等问题，影响了事业单位各项工作的开展。本文将以此为背景，对事业单位档案管理工作的相关内容进行分析。
一、事业单位档案管理中存在的问题
1.信息化水平较低
随着现代科学技术的发展，信息技术已经被广泛一应用在各项工作中，并有效提高了社会生产能力。但从事业单位档案管理工作来看，信息化水平较低时事业单位档案管理中普遍存在的一种问题，其突出表现为以下几方面：
（1）信息化技术的应用水平有限。
在档案管理中，一大批新的技术被应用，包括edoc文档管理系统、teamdoc文档管理软件等，这些系统具有强大的文档管理能力，但事业单位在系统应用过程中，只是开发应用了这些系统的基础部分，包括档案储存信息登记、档案查找等，系统中很多新的功能没有得到应用，在一定程度上影响了事业单位档案管理的整体水平。
（2）档案管理人员的信息水平不高。
事业单位的档案管理人员均接受过系统的档案管理培训，但是对于档案管理系统，很多档案管理人员不能熟练的对系统进行操作；系统运行过程中存在的问题也得不到及时解决，最终影响了事业单位档案管理的信息化水平。
2.档案管理体系不完善
当前很多事业单位不具备完整的档案管理体系，所制定的档案管理体系存在盲目照搬的现象，导致所制定的档案管理体系不能满足事业单位档案管理要求，产生不良影响。在这种情况下档案管理人员不能按照规定展开工作，对整个档案管理工作产生不良影响。例如，由于档案管理体系不完善，当前管理人员在工作中不能按照相关规定将收集到的资料进行归档、保存，在档案整理过程中，档案没有按照按照摆放，导致档案日常管理工作异常混乱。
二、事业单位开展档案管理的策略分析
1.制定科学的事业单位档案管理体系
对事业单位而言，制定科学的事业单位档案管理体系是保证档案管理工作顺利开展的保证，因此在档案管理过程中需要优先制定科学的管理制度，保证各项档案管理工作顺利进行。根据上文分析的内容，本文认为在制定事业单位档案管理制度时需要注意以下问题：
（1）应该充分分析本事业单位在档案管理中存在的问题，了解本单位档案管理的实际情况，并以此为基础制定管理体系，确保管理制度的科学性。
（2）在制定管理体系过程中，为了保证管理体系具有良好的实用性，需要充分听取档案管理人员的建议，通过分析档案管理人员的建议，并结合本单位管理工作的相关要求制定管理体系。
（3）要确保档案管理制度能有效的约束各个员工的工作，并且能对领导干部的行为产生影响，必要时要鼓励领导干部发挥模范带头作用，率先遵守管理规定，进而带动其他人员遵守规定。
2.重视对档案管理人员的培训
开展档案管理人员的培训工作，这在提高其工作能力中发挥着重要作用，也可以为事业单位未来档案管理工作产生重要影响。因此在工作中，需要积极开展人员再学习活动，全面提高档案管理人员的综合素质。在工作中，要采取自学与培训两种形式，一方面，鼓励全体档案管理人员在闲暇之余能学习与档案管理系统有关的知识，了解本单位档案管理系统的功能、操作方法，进而对整个系统运行做到心中有数。另一方面，采取轮岗制度、外出外培训制度，为员工创造良好的外出学习环境，以进一步提高员工的整体素质。
3.优化管理手段
在信息技术高速发展的大环境下，档杆管理工作也需要积极引进新的技术与方法，不断提高档案管理能力。例如，可以根据事业单位档案管理的要求，实现档案管理工作的信息化管理，使档案目录编制从人工操作转变为计算机操作，大幅提高了检索效率。首先需要建立基于本单位的数据库，并将纸质文档中的内容储存到数据库中，并按照既定的标准进行分类；在文档检索过程中，相关人员只需要在计算机中输入关键词，就能获取自己想要的信息，提高了档案的整体搜索能力。
结束语：
主要研究了事业单位档案管理工作的相关内容，并对事业单位如何有优化档案管理策略进行分析。总体而言，事业单位在优化档案管理行为过程中，需要立足于单位实际情况，在充分了解单位在档案管理中存在的问题后，提出针对性的解决措施，为全面提高事业单位管理水平奠定基础。
参考文献：
1 引言
目前电子人事文件只是纸张的数字记录和配件，没有能力和独立存在的价值，在管理上也有与纸质载体相一致。但是，计算机和网络技术的实现和管理是一样的。首先，要建立一个基于文档生命周期理论和运动规律的综合管理系统，使其具有相应的管理功能。例如，根据文件生命周期理论，需要的文件读写功能，文件管理功能和文件管理功能；根据渐进的和连续的管理规则，确定运行通道系统管理流程和电子文件；根据对文件的形成规律，生产周期的文件只读编辑功能修改，在文件功能，根据管理标志相同的规则，但也有信息共享的功能，包括文件和目录管理的内容；根据现有的变异形式，具有自动组卷、纸的排序功能和辅助功能文件归档工作；根据数量的变化，增加建立和破坏的功能等。然后，通过管理系统的应用，对电子文件的管理及其运动过程进行了研究。可以看出，公文流转的规则对于公文的管理，也就是说，管理的整合有着特别重要的作用。
2 强化档案人员的意识与业务水平
（一）加强档案意识
一般人档案法律意识还比较薄弱，尤其是在一般的事业单位，工作的中心并不是档案工作，行政人员的档案意识是一种普遍现象。加强档案意识必须从现实出发有效果。如果你准备好增加层到办公楼，但施工的图纸找不到如何找到，不知道的承载能力的住房基地是多少，但整个房子都从新的调查，即劳动力成本和更多的钱。这说明档案意识不强，档案馆的资金投入成本和精力，有时比建设资金和能源的记录更大。教育我们的一些现实，加强档案意识做好档案建设是与各教职工有着紧密联系的事。现在的档案部门普遍提高认识，从领导，基本上按要求进行归档。并尝到了使用档案的甜头，并在职称评审或评估的时候，教师要到记录室查自己的教学工作量，查一下教学时间。当然，收集各部门，整理、归档、完整性、准确性是各部门的文件质量，狠抓档案人员的培训，是培养骨干档案法的实施，让档案第一次知道，理解，法律可以真的档案管理网络，社会档案意识。
（二）提高档案管理的业务管理水平
档案一般不是档案专业的毕业生，不受专业培训档案，和流量大，所以定期对档案专业培训档案，档案管理工作中的一个事件。与档案工作者的非档案专业毕业生相比，它不仅是一个问题，而且还具有一定的优势。的优点是，他们一般都熟悉本部门的工作，具有专业技术知识的部门，知道文件操作程序；计算机专业的档案管理人员了解基本的电脑知识，能使用计算机处理文件，这些条件都比旧的一个全职的记录。缺乏只是需要加强对档案专业知识的培训。事实上，部门档案员不需要详尽的学习“历史记录”、“档案系列篡夺了档案知识的科学体系，应该是最需要的位置档案知识的工作，如规定的操作技术方法的基本要求的实用知识和电子文件的归档格式。
总之，档案工作是一项系统性工作，需要大量的支持。从社会和服务到社会的文件管理。所以我们的目标是加强社会档案意识，扩大社会参与，而不是减少社会参与。坚持公文处理部门备案，事实上，档案管理水平整体提高网络技术和档案馆的宣传，提高社会档案意识是一个重要途径。
3 搭建一体化档案管理系统平台
通过计算机的应用来改变人事和档案的管理模式，提高管理水平。一方面，建立一个综合管理体系，全过程的信息管理和服务与利用。另一方面，建立一个全面的文件运动过程的管理。主要从2个方面进行调整：一是加强事前控制和消除重复环节；二是统一文件管理和档案管理的口径，使两者成为文件运行过程管理系统的协调，并对两者相对独立性进行分析。档案信息系统的建立，综合管理系统的应用，必然会形成相应的数据积累-电子文件。这是最有生命力的新文件必须妥善管理的数据库。和数字文件附加到这一共同构成全宗档案信息系统，更好地发挥数字录音的优点，成为档案信息资源的重要组成部分。
在档案工作中，有一个热点问题一直被讨论：是否坚持执行文件处理部门备案制度。我国文书处理部门备案制度在《国务院关于加强国家档案工作的决定》中建立起，本系统对档案工作的时间带来了巨大的活力，但现在有思想，文书处理部门备案制度环境发生了变化，这导致了许多问题的归档，并由档案部门备案。笔者认为，如果完全由档案部门备案，势必会增加档案部门对人员和财政投入的负担，而且不利于社会档案意识的增强和档案法的宣传和普及。对于文件的问题，应在档案工作者努力的训练。管理和档案部门的一个人的进步是不可能的，还必须依靠文件处理部门档案。然后，对文件业务员的责任、业务质量的高低，直接影响到文件的完整性、准确性的重要因素。因此，档案员的培养应该是一个不容忽视的问题。
4 强化人事档案信息一体化管理的价值
（一）为计算机管理文件的应用积累经验
利用计算机管理档案，改变手工管理的落后状况，是对档案工作者的责任。对人事和档案信息的综合管理不是一种简单的人工操作，而是一种基于计算机管理的新的管理方法。此外，本实用程序具有良好的效果，并受到权威和档案人员的欢迎。这一成功的探索无疑对计算机管理文件应用的理论和方法的建立起着积极的作用。
（二）提高实际工作的管理水平
由于档案记录缺乏整个管理手段和方法，各部门之间以及各方面的工作都出现了不可勾的现象，重复劳动问题更加突出，电子文件的归档和管理也是一个不可回避的新课题。综合管理可以有效地解决这些问题。提高文件归档质量。通过管理系统，可以采取以下措施：首先，确保注册表文件。用了很多次，是不是随便切除。其次，一些部门或多语种文件为固定档案，已保存。最后，提供仪器、文件人员查阅工作范围的文件所产生的文件操作，帮助他们对文件的归档作出决定，并立即完成文件后，取消重复劳动，通过信息共享。首先是取消文件管理和文件管理过程，同一目录重复登记重复劳动；二是要取消档案人员检索文件内容的重复劳动记录。人事电子档案的归档与管理。综合管理是通过对电子文档的运动过程的管理来实现的。使电子文件作为一种数字记录文件的文件，完成其附件的任务，同时，也要实现自己的价值，作为档案信息系统的新部分，文件到数据库和统一管理的实施。提高标准化管理水平。与人工管理相比，应用系统本身就是一个标准的管理。此外，实现了对文件运动过程的整体管理，规范化管理水平的自然性和提高。
参考文献
一、房地产档案管理的概况
房地产档案是指房地产行政管理部在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。房地产档案形成后，房地产的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中，必须不断地补充新材料，才能确保房地产档案的真实性和连续性。房地产开发企业档案工作的好坏，直接影响到企业从闭塞到开放的转变。不够了，要逐步现实开发利用方式从被动到主动，从单一到多样，从平面到立体，从闭塞到开放的转变。例如有关部门编制房改情况报告，经济适用房开况报告以及典型交易案例分析等文件材料。
城市房地产档案是城市房地产业务活动的真实纪录，档案室可以主动向其推荐并指定有代表性的房地产档案。对所掌握的档案资料信息进行筛选、加工、整理、提炼编研专题资料，史料，简报，文摘集萃等等，使原始资料变成活的，有用的，房地产档案是二次面貌和发展的历史见证，是研究城市的发展历史，研究房地产业的发展历史及其规律的重要参考依据。因此，重视房地产档案工作的管理和发展，不只是房地产开发企业的一项一般意义的工作，而且是真文献。从而帮助领导和社会需求者，认清现状，规划未来，使房地产发展走向良性发展的轨道。根据房地产档案的特点探究如何加强房地产档案管理工作。
当前房地产档案管理存在以下特性：
1.房地产档案具有很强的政策性：在房地产业发展中，无论是征地、开发、拆迁、补偿，还是建设、安置、交易，管理等项工作，都必须严格按照国家的方针政策进行操作，这其中征地要执行土地法，动迁要执行动迁法，房屋买卖要执行房屋交易管理办法，房屋租赁要执行房屋租赁管理办法，房屋管理要执行物业管理办法。总之国家要用方针政策指导、调控、规范房地产业的发展，房地产业在发展中，体现了很强的政策性。
2.房地产档案具有很强的专业性：房地产业同其他的产业一样，有很强的专业性，是一门比较深的学问。从某种意义上来看，房地产业又是一个比较庞大的系统工程，这其中不仅要有土地划拨、开发企业施工队伍、房地市场科研部门等硬件，还要有房产银行、房产法庭、房产监察、房屋中介、价格体系、职工培训、物业培训、法制建设等软件，这些都需要我们学习和了解。就拿房地市场来看，就包括买卖、继承、分割、抵押、典档、置业、担保等专业性很强的工作，上述的这些工作中都与房地产档案息息相关，密不可分，且体现很强的政策性
3.房地产档案具有很强的相关性：房地产档案不仅是房地产业各项工作的真实记录，也是城市面貌变化与发展的历史见证，因此在房地产档案中，必然涉及与房地产业相关的许多工作所以这个特点利用价值在于：要搞好档案管理，档案管理人员除了要掌握本专业的知识外，还要认真地学习有关城市规划、建筑施工、装饰装修、园林绿化、供水供电、供热供气等方面的知识，以更好地适应工作的需要
二、信息化背景下房地产档案管理工作中存在的新问题
1.由于中小城市对档案法制观念薄弱，归档意识不强档案信息资料不完整，在房地产市场迅速发展的今天，虽然依法治档的外部环境有所好转，但有少数房地产管理部门的干部对档案法制观念仍很薄弱，档案意识不强，少数业务部门存在档案归档不及时，归档材料不完整等。如应归档的统计报表、影像胶片、软盘等没有存人房屋权属档案；档案中缺少房产分幅平面图等；由于管理工作不规范，档案信息和房屋实际不相符。
2.随着计算机产业向更高更快方向发展，计算机网络技术更加发达，各行各业运用计算机网络基本普及，电子档案大量出现，管理方式已不适应新时代要求，房地产档案管理停留于过去的笔抄时代，而且靠传统手工方式管理档案，核档立卷时间长，查档耗时费力，工作效率低，新发生的档案不能及时核档立卷，造成积压，影响利用档案管理，虽然勉强能满足查档、利用需要，但随着数量的增加，查档的查全率、查准率下降，查档开始成为产权管理的瓶颈。
3.对社会需求和应该提供的服务缺乏研究，多年来，房屋权属档案利用大多是处于你用我查的被动服务地位，中小城市房产档案管理部门很少重视对利用者特点进行预测，没有对实际利用效果进行深人分析。
4.档案管理工作的发展，档案工作人员的综合素质已不适应现代档案管理的要求，随着档案现代化管理逐步发展，对档案工作人员的知识结构也提出了更高要求，但基层的档案人员缺乏必备的现代化管理方面的知识，尽管他们对业务工作很精通，但在计算机应用方面却束手无策。虽然经过现代化技术基础知识的培训，使他们懂得一般的基础知识和操作，但要实现档案现代化管理光靠这点基础知识是远远不够的。如应用软件的开发、维护等，都需要有一定的专业知识。
三、加强房地产档案管理的建议和措施
1.积极采用现代科学技术，全面提高档案管理的现代化水平，在抓好档案基础工作的前提下，要着重提高档案管理的科技含量，房地产档案管理工作者要主动开发或引进先进的管理软件，努力学习成功的先进技术经验，积极探索对房地产档案进行全文扫描、光盘存储管理和利用新的方法。
2.大力开发房地产权属信息资源，积极开展社会化服务，在房地产行政管理、产权变更、落实私房政策、解决民事纠纷、所有权登记发证等各项工作中，都需要利用房地产档案调事定界、判断产权，所有这些越来越突出地显示了房地产档案的重要性和社会价值，要充分利用计算机网络，积极开展有偿咨询服务，及时提供第一手的原始资料，满足社会对房地产档案有关信息的需求。
3.加强档案法制的学习和宣传，推进依法治档工作，利用多种形式，加大对档案法城市房地产权属档案管理办法等法规的学习和宣传，要按照《档案法》，搞好档案行政执法工作，认真抓好违法案件的处理，严肃查处违法违规行为，积极推进房地产档案管理工作的法制化进程。
4.加强档案干部队伍建设，提高档案管理者的素质，要培养档案人员树立全心全意为人民服务，有高度的责任心，有创新的意识，要有计划地开展继续教育，通过培训、自学等方式努力提高档案工作人员的综合能力，同时要科学、合理地引进现代技术人员，业务双精通的复合型人才，使档案管理真正走向现代化。
随着房地产事业的发展，广大档案工作者要共同努力，迎接挑战，全面推进房地产档案管理，积极为房地产事业发展服务。
一、以往高校学生档案管理工作存在的问题
1、缺乏必要的制度保证
任何新的技术或者是新思想的形成都是需要一定的基础的，同样信息化技术在高校学生档案管理管理中的推行也是需要一定的制度基础的，现在高校管理学生档案缺乏一定的标准，有的分配给相应的院系来管理，还有的就是把整个学校的档案都放在一起，学生的档案管理工作实际上缺少一定的专门的管理部门，标准不一的管理形式，管理制度缺乏必要的标准，既没有相关的部门的保证，也没有相关人员的定额配置，档案管理工作的绩效、考勤、人员晋升等工作都不是很到位，由于缺乏必要的制度保证使得高校的学生档案管理工作不具备实行信息化的制度保证，既提出不了必要的场所设备，也提供不了专业的人才，也没有相应的人事管理制度做配套，学生档案管理的效率也无从保证。
2、管理方式比较陈旧
由于没有领导的重视，使得高校这个事业单位的改革无法得以进行，致使学校的学生档案管理活动仍然比较陈旧，管理的手段还是以手动方式为主，造成了档案管理人员大量的时间和精力都在进行调阅档案资料的过程中，大大影响了工作效率，以信息化技术为基础的新型的档案录入方式因为缺乏必要的引用渠道和认知，导致高校学生档案管理非常低效。
3、缺乏必要的设备
现在高校学生档案管理方面缺乏必要的计算机、扫描机等相关的设备基础，使得信息化档案管理工作没有物质基础。这和学校的资金投入比例方面有着很大的关系，同时也和现在的高校的扩招和基础设施建设占用了大量的资金有关，使得高校在采购必要的设备方面存在着相应的困难。
4、缺乏专业的人才
信息化的管理方式的建立，需要专业化的管理人才，但是目前在高校的档案管理工作上面人员一般都不专业，真正的档案管理专业的大学生的数量相对较少，而很多都是年龄比较大的管理人员，这对于信息技术的普及也存在很大的制约。
二、信息化背景下高校学生档案管理工作发展的趋势
1、建立新的管理制度
为了能够让信息技术在高校进行推广，就需要教育部门以及高校对高校学生的档案管理工作进行必要的制度，其中不但要包括档案管理的场所、人员、考核、升迁、管理方式等，还需要对技术的更新方面进行必要的规定，要形成一种相对完整的管理体系，并且能够及时对信息化技术进行及时的更新。
2、思想时代化
信息化技术的发展对于我国社会经济的发展来说是有目共睹的，但是在高校学生档案管理方面却没有能够看到其对于高校的影响，这主要是存在资源在社会的各个部分的影响程度相对来说并不一致，这可能是信息化技术在高校学生档案管理方面的滞后现象，但是这都是现实的，随着学生档案管理工作越来越复杂，要求越来越高，高校的档案管理部门就会产生加快档案管理动作的效率的要求。而这就会逐步解放人们的思想，高校学生档案管理工作没有被重视，不重视纵然是一方面的因素，但是社会资源调节的不一致性也是其重要的原因，随着人们对于档案工作紧迫性的认识不断加强，在高校档案管理工作方面思想的解放将很快出现。
3、管理方式科学化
随着计算机通讯技术的发展，相关先进的技术设备的不断更新，信息化的档案管理方式将逐步在高校间进行，并且同样伴随着人们认识水平的不断提高，对于信息化的认识不断深入，其对于信息化工作方式的了解也越来越深投入，对于在录入档案、归档、分类、编码、检索方面信息化所发挥的变革性的作用面前，就能够激发档案管理人员的学习兴趣，一方面促进了档案管理人员相关业务水平的进步，另一方面提高了高校学生档案管理水平。
4、基础设备齐全
资金和人才的大量流入，相应的设备也会逐步的完善，由于适合高校信息化、科学化的发展目标，更多的高校会为高校学生档案管理信息化工作投入更多的精力，相应的计算机的添置、扫描仪器等仪器也会随着信息化管理技术的不断完善而进入到高校学生档案管理工作中去，更大程度地提高高校学生档案管理工作的信息化水平。
三、总结
高校学生档案管理信息化是一个高校档案管理工作发展的一个趋势，只有充分看到以前我们高校学生档案管理工作中存在的问题，我们才能进一步分析高校学生档案管理工作的发展趋势，以此为相应的发展趋势而做出相应的准备，早日促进高校学生档案管理工作的新发展，使高校学生档案管理工作更加效率、科学。
参考文献：
[1]邹天兰.论高校系级档案“一体两翼”管理模式[J].科技情报开发与经济.2009（08）
[2]王言锋.信息时代下加强高校学生档案管理之我见[J].今日科苑.2009（17）
将信息化技术应用到事业单位的文书档案管理过程中，需要以先进的思想来指导文书档案管理工作，充分发挥现代信息技术的优势特点，以便能够更好的实现事业单位文书档案管理的信息化。因此，这便需要事业单位的档案管理者充分认识到文书档案管理工作的重要性，积极创新文化档案管理的理念，将文书档案管理纳入到事业单位发展战略的组成部分。这样文书档案管理工作在以先进思想的指引下，能够更加顺利有序的进行。
2 建立完善的文书档案信息化管理体系，保证文书档案信息的完整性
在事业单位文书档案的信息化建设过程中，应该根据实际情况建设规范化的信息档案建设标准和要求，明确数字化档案资料建设、档案信息安全、档案资料管控等各方面的要求，逐步构建起系统完善的文书档案信息化管理体系，从而确保文书档案资料管理的完整性、真实性和可读性。同时，还应该创新文书档案管理的载体形式，制定标准的文书档案要求，丰富文书档案管理工作的内涵，真正达到事业单位文书档案管理水平提升的目的，为充分开发和利用文书档案资料奠定坚实的基础。
3 强化档案管理人员培训，打造高素质的档案管理队伍
在事业单位文书档案的信息化管理过程中，为了最大限度提升文书档案的管理实效性，便需要强化档案管理人员积极参与培训，全面了解信息技术的操作方法与规程、信息档案的管理方式与原则、信息的汇总和分析，不断提升事业单位档案管理人员的专业素养。同时，还应该强化事业单位档案管理人员的创新意识培养和信息管理思维锻炼，让档案管理人员全面学习档案管理的方法、流程和实务操作，逐步提升档案管理人员的综合素养，为事业单位档案管理实现信息化、规范化、标准化和流程化提供重要的人才基础。
4 制定系统的档案管理制度，优化文书档案管理
为了最大限度提升事业单位文书档案的管理水平，便需要制定系统完善的档案管理制度，增强文书档案管理制度的执行力度，尽量影响文书档案管理的水平。通过制定科学合理的文书档案管理制度，是开发和利用文书档案资料的重要途径，所以需要在以往文书档案管理制度的基础上进行优化和调整，保证所制定的制度与单位发展的实际情况保持统一和协调。同时，需要科学的分配责任，制定完整的领导体制，构建系统的质量监督体系，以规范化和标准化的文书档案管理制度来强化文书档案管理的实效性。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.153
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）12-0-01
档案管理工作一直是各企、事业单位的重点关注区域。档案管理工作开展得好，既可以保证工作顺利进展，也可维护企业利益。但在信息化时代的大背景下，传统的档案管理模式已经难以适应企业的发展需要，一方面导致办公效率低下，另一方面不利于信息统一管理，难以保障信息安全。这就要求全体档案管理工作人员认真创新工作模式，改变管理思维。本文从以下几个方面进行探讨。
1 信息化对档案管理的影响
信息化，通常指现代信息技术应用，特别是促成应用对象或领域（比如企业或社会）发生转变的过程。作为对发展状况的一种描述，信息化是指一个地理区域、经济体或社会不断发展为以信息为基础（或者说基于信息）的程度，也就是说在其信息劳动力规模方面的提升程度。
“信息化”概念产生于日本。1963年，日本学者梅倬忠夫在《信息产业论》一书中描绘了“信息革命”和“信息化社会”的前景，预见到信息科学技术的发展和应用将会引起一场全面的社会变革，并将人类社会推入“信息化社会”。1967年，日本政府的一个科学、技术、经济研究小组在研究经济发展问题时，依照“工业化”概念，正式提出了“信息化”概念，并从经济学角度下了一个定义：“信息化是向信息产业高度发达且在产业结构中占优势地位的社会――信息社会前进的动态过程，它反映了由可触摸的物质产品起主导作用向难以捉摸的信息产品起主导作用的根本性转变。”
信息化不仅使档案门类不断增多，如新出现的个人档案、信用档案、职称档案等，而且内容复杂多样，数量急剧增长；另一方面，电子政务的实施，普及并提高了办公自动化程度，档案载体类型已由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案，载体信息容量加大，不稳定因素增加。
随着社会的发展，单位及社会对档案信息的需求日益增长，从而对管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。同时，办公自动化加快了档案工作现代化的进程，电子文件等新型载体不断出现，传统的纸质档案管理方式明显不能满足对这些新载体档案管理的需求，也影响着档案工作内容结构及档案人员知识结构的变化。因此，档案信息化的呼声也在水涨船高。
而所谓档案信息化，是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置管理并提供利用服务。也就是说，档案信息化就是要把档案管理模式从以面向档案实体（纸质档案）管理保存为重点的模式过渡到以电子档案形式储存管理的模式。这更利于档案信息的整合、跨区域调度、及时更新、资源共享及安全管理。
2 档案管理模式的创新点
2.1 建立网上档案管理系统，整合数据库，开设档案管理主页，提供网络档案管理服务
对公开的信息，及时在网上更新，方便大家查看。对保密信息服务，只针对专人开放，需验证身份，通过密保，预约查看。对需要调取纸质档案的人员，也可通过网络平台进行申请预约。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，实现档案管理数字化，数据库化；档案管理服务网络化，管理工作自动化。从而大大提高工作效率，节省工作时间，这对档案查询人员和管理人员来说都大大缩短了办公周期，免去了繁琐的行政手续。
2.2 电子档案的自动采集上传与备份
对于老旧的档案要做好电子档案备份工作。档案管理室的地方是有限的，但是网络管理平台的空间是无限的。尤其是对一些年代久远，即将过期的档案，要建立电子档案备份以备不时之需。对现有档案和即将采集的新档案，全部实行线上线下双保险制度。也就是说，既要有线下的纸质档案，也要有线上的电子档案。两份档案互为参照，能大大降低档案出现人为错误的可能性。而对于今后要新采集的数据，要及时建立网上采集通道，让人们学会并适应自己采集、自己上传相关信息。这既可以节省办公时间，也可节约办公成本。
2.3 提高信息加密技术
信息化浪潮裹挟而来的不仅是机遇，更多的是挑战。对档案信息化来说，最重要的就是要守好信息安全这个高地。除提高安全意识，从心理上建立安全防线之外，采用先进的信息加密技术，从技术层面上保证信息安全也十分重要。各单位在建立档案管理系统的时候，要对数据库加密，设置身份准入制度，核实密保口令。
2.4 创新档案管理制度
结合现有情况，各单位部门要及时调整自己的档案管理制度，创新档案管理人员考核办法。过去的经验制度早已不适用于现在的情况，各单位要注意从保证信息系统的规范应用、合理开发信息安全等角度综合考虑，建立起信息管理部门、组织部门、人事部门等共建共管的档案管理制度。
3 结 语
顺应时代潮流，做好档案管理信息化的改革创新工作，是每一个档案管理工作者的使命。在档案管理工作中不断探索不断前进，找到最适合的管理模式，接收最新鲜的管理理念，不断提高档案管理工作中科学的比重，才能使档案管理在信息化浪潮下更有活力。
主要参考文献
成人教育学生档案是成人学生在接受成人教育的过程中形成的原始信息资料，其中的资料信息可以真实反映出成人学生在校期间的学习情况，能体现出成人学生的综合素质。成人教育学生档案与常规高校教育中全日制在校生档案相比，两者存在较大的差异，成人教育学生档案具有其特有的特点与规律，我们首先要掌握其特点与规律，认识到信息技术对成教档案管理的重要意义，才能更好的实现成人教育学生档案信息化管理。
1信息技术对成教档案管理的重要意义
在成教档案管理工作中，档案多是由分散状态的文件按照一定逻辑规律整理而成，档案中的文件具有一定的信息价值，不仅是历史的证明，也是后续教育工作的重要参考。因此，做好成教档案管理工作，确保档案资料的详细、完整，以档案资料作为工作总结与分析的重要依据，才能更好的规划下一阶段的教育工作。
1.1提高文件的归档效率
在现代信息化背景下，传统的档案管理工作对文件的归档，效率较低，纸质文件资料的汇总与整理，需要投入大量人力与时间，归档业务复杂，这都让归档业务的最终效果差强人意。因此，成教档案管理必须尽快从传统的管理模式中转变出来，引入现代信息技术，有助于提高归档效率。将纸质文件的资料形式转变为电子数据，通过数据库实现存储，通过服务器强大的数据处理能力，完成对这些数据资料的高效分类、整理、归档，这就大大减少了档案管理人员的工作量，同时也能让档案管理的工作效率得以提升。另外，在现代信息技术的支持下，让电子数据化的档案资料通过电子邮件、飞信等方式传递，让网络为档案资料的汇总提供高效的途径，这有助于进一步提高工作效率。引入信息技术，实现档案信息化管理的转型，这也能够让高校更加关注专业化教学软件的应用，在成教档案管理中应用专业化教学系统软件，可以让学校的行政服务部门、各系教学部门、教师个人以及学生都能在一个大平台上查找到所需的学籍档案、教材资料、考试安排以及学科成绩等信息，这大大提升了档案资料的利用效率，这也是未来高校成人教育学生档案管理的发展方向。
1.2有助于实现学教联动一体化
高校的成教部门属于一个半封闭的办学机构，其有一套完整的体系，成教机构内部有专门的学生管理科室与教学管理科室，主要负责成人学生的生活管理、理论与实习课程安排、学籍管理以及教学督导等工作，这些工作都需要有大量档案的信息予以支持。做好成教档案管理信息化建设，有助于增强行政部门、教学系部以及上级领导机构的联系，同时也涉及成年学生个人的参与。缺乏相关部门与个人的支持，就会影响成教档案管理归档工作的顺利进行。将现代信息技术融入到成教档案管理工作之中，通过E-mail、钉钉、微信等信息传输、沟通交流渠道，可以大幅提升各部门之间以及学生个人的紧密联系，通过信息一体化的沟通，实现信息资料的快速汇总，完成信息资料的汇总后，在信息技术的支持下对信息资料进行整理、归档，这样都为后续工作创造了良好基础，从而达到学生管理、教学管理与各部门的工作联动。
1.3为信息资料的规范化管理提供保障
在传统的成教档案管理工作中，相应的文件资料往往存在填写不规范、不完整的情况，同时一些文件资料还可能出现管理不当引起的丢失或缺损，这都严重影响着信息资料的利用效果。文件资料无视标准化，可能造成档案资料的二次筛选、整理，這都占用了大量的人力资源与实践资源，这也是传统成教档案管理模式的弊端之一。为了更好的提高成教档案管理工作效率，实现信息资料的规范化管理，必须进一步加强信息化建设。形成成教档案信息化管理模式，通过管理系统软件为文件资料的填写提供标准模板，通过数据库为电子数据格式的文件资料提供安全的存储环境，这样就能达到成教档案规范化管理的目的。
2信息技术应用于成教学生档案管理的具体措施
2.1了解成教档案管理的特殊性
想要尽快实现成教档案信息化管理模式的转型，首先就要了解成教档案管理的特殊性，在成教档案管理工作中，涉及的档案内容较多，例如学生入学通知、考生登记表、入学成绩、在校期间的各学科成绩；升级、留级、退学转学等报批材料；学生在理论课与实践活动中的表现情况等资料等。上述这些文件资料内容设计广泛，确保这些文件档案的完整性，才能准确掌握学生的情况，同时也能对学校的办学质量、管理水平加以评估，为后续工作提供重要参考依据。
其次就是成教学生档案的形成阶段有所差异，在成教学生档案中，材料的形成有其固定的阶段。因为接受成人教育的学生，其学习层次、时间都各有不同，这也造成了学生档案的形成阶段存在多样性，所以只有在学生完成规定年限的学习任务后，相应的材料才能具备归档条件。
最后就是成教学生档案的材料来源比较分散，受到成教学生培养方式的影响，脱产、半脱产、函授、夜大等教培训方式决定着材料形成来源。另外，学生来源、分布也比较分散，都让成教学生档案的材料产生与形成具有比较分散的特点。
2.2建立完善的学生档案管理系统
为了更好的实现成教学生档案信息化管理，高校应该为其建立一个功能全面、系统稳定的管理平台，系统软件由软件公司开发制作，根据高校成人教育的实际工作要求，确定相应内的功能模块，系统设计要遵循国家档案实体分类法的相关规定，不能盲目套用其他系统软件，要符合高校实际情况。在系统开发完毕后，软件公司还应该为高校成教档案管理人员提供专业技能培训，确保管理人员能够熟练使用该系统，这样才能让管理系统在实际工作中发挥应有作用。管理人员在日常工作中，必须严格遵守相应的操作流程，这样才能让档案管理更加规范。
2.3确保学生档案资料的安全性与保密性
一、会计档案的作用
1.会计档案直接影响经济工作
从宏观来说，国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策;从微观来说，各企事业、机关单位利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。
2.会计档案保护国家利益不受侵犯
改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善，一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，随意提高开支，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止腐败的产生、蔓延，打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。
二、电算化下会计档案管理的内容
电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理，对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失，通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、电算化下会计档案管理存在的一些问题
1.会计档案载体
电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。
2.会计载体本身性质带来的问题
电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用，《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限，没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。
3.会计档案管理制度不完善
由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。
4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才
众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。
提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。
四、如何改善电算化下的会计档案管理
1.完善会计软件
最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。 转贴于
2.完善电算化下会计档案管理各项制度
(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。
(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续，外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。
(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。
3.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构
会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量用计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。
参考文献
