主要表现在申报单位的领导及项目负责人员档案意识淡薄，没有档案在项目管理过程中的地位，缺少机制保障，在制定项目工作计划、实施方案时较少提及档案，不注重项目进行过程中原始资料的收集、整理，项目组成员对项目各环节自然形成的原始资料如方案论证、项目启动、结题验收等归档把关不严，对项目验收所需档案资料的齐全、完整和真实性带来影响。
1．2专项档案人员素质较低
项目管理部门或建设单位的档案管理人员大都为临时抽调、身兼数职、没有经专业培训，不懂档案业务，影响归档质量。
1．3专项档案管理规范化不强
中医药专项涉及子项目多，时效性强，项目执行过程中有研究、设计、数据分析等多环节，形成资料也多，如项目申报书、中医药项目专项资金有关文件、项目工作任务方案、任务书、建设方案、实施方案、经费下拨的文件、中期检查报告、考核评估、验收结题报告，验收成果证明，成果登记，获奖情况等，各环节的档案资料收集不及时，归档文件材料签署日期不符合要求，缺归档章，卷内目录题名填写不规范。
1．4缺乏有效的管理机制
部分项目申报单位档案管理体制和制度不健全，没有形成有效的管理和监督机制。有档案管理部门的单位对项目档案缺乏有效监督和指导，未组织专项检查工作。专项档案归档机制，无人及时接管档案，造成专项档案管理缺失。
1．5与项目同步管理或超前管理未能实现
在项目筹备期和项目进行过程中，由于不重视项目档案和项目同步管理，对于项目档案的管理工作没有一种超前管理的意识，造成档案资料整理不及时，文件材料的复印件较多，原件较少。在档案管理工作前期投入精力不足，项目后期才开始突击收集、整理档案的情况下，这种现象尤为突出。最典型的例子是很多项目都是在快结题时，集中几天时间突击做好档案资料，以便应付结题验收。
2中医药专项档案管理的特点
2．1专业性
具有鲜明的中医药特色。例如国家科技“973”计划专项，在中医辨证论治疗效评价方法基础理论研究中，建立了COPD、老年性肺炎、恶性肿瘤基于病人报告及医生报告、病症结合的临床评价指标体系。这三个评价体系从文献研究到问卷调查都产生许多专业性很强的文件材料和原始数据，应根据项目特点将各环节所形成的文件材料分别进行收集、整理、归档，根据验收规则，每个环节都应该有独立、系统、完整的档案资料。项目承担单位对这些专业性强的文件材料应坚持“平时立卷，定期归档”和“随办随归”的原则，将研究过程中产生的已处理完毕的文件材料，分门别类地归入预备立卷类目内。
2．2复杂性
有些中医药项目涉及未公布的关键技术、配方等为部或国家秘密内容，对形成的文件材料收集有着较高保密要求。例如在973计划中的中药药性理论继承与创新研究，对煎煮时间、给药剂量、提取方法、炮制品种、配伍方式等科研人员应做好文件材料的形成、积累、立卷、归档。
2．3连续性
完整的中医药项目需经过申报、审批、研究、分析、结题等阶段，使许多专项档案成为跨年度，各个项目的前后形成周期长，跨度大。例如2010年国家重点投资40亿建设16个部级中医临床研究基地，项目建设周期3年，各级项目参建单位应根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》相关要求，做到各时期档案工作与科研、设计、基建、勘察等工作的同步管理。一般跨年度的建设项目，应放在针对建设项目的第一年归档。本年度作下年度的项目计划、预算应放在针对的下年度归档。
3专项档案科学管理的思考与建议
3．1做好专项档案“三纳入”“四同步”
“三纳入”：将专项档案工作纳入专项建设计划；将专项各类文件材料形成、积累和归档要求纳入专项工作计划；将专项工作各类文件材料的形成、积累、归档要求纳入各部门和单位专项工作职责和有关人员岗位职责进行考核。“四同步”：要将专项档案管理与业务工作同步部署、同步实施、同步检查、同步总结验收。项目申报单位要坚持将档案管理和项目开展同布置、同整理，做到项目建设和档案管理同步进行，保证项目档案的齐全、完整。同时将项目档案纳入项目结题验收考核，对项目档案不齐分散的项目单位，不予验收结题或推迟验收结题。
3．2建立健全专项档案文件材料归档机制
按照国家档案局的有关规定，及时制定或修订专项档案文件材料的归档范围和目录，做到应收尽收、应归尽归。项目和建设与参与单位可参考《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》等，会同主管单位负责编制相应种类的专项档案归档范围和管理办法，进一步完善专项档案数字化、专项档案立卷编制操作流程、专项档案保管期限、专项档案管理人员岗位规范、专项档案的开发利用等工作制度。
3．3各负其责，分级管理
要加强专项档案的集中统一管理，创新整合专项档案资源，实现专项档案资源管理的新模式。探索建立专项档案部级—省级—建设单位三级统一的远程管理平台，各项目单位可以充分利用该平台，完成对专项档案资料的报送，对项目文件资料的形成、流转、归档、移交、保管、利用等全过程管控、监督；各项目建设单位在报送档案资料时，可按照归档要求向上级项目主管单位移交原件或复制件。根据专项档案管理规定，制定项目材料归档分类方案，统一档案装具和项目档案录入格式等，完善检查、考核机制，明晰项目管理部门和申报单位归档范围和责任，建立和完善项目管理部门、项目建设单位归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力，促进中医药项目档案事业协调发展。
3．4发挥信息网络支撑功能
建设数字档案馆（室）是档案信息化的重点。（1）积极配合国家电子政务示范工程建设，开展项目文档一体化管理模式的探索，包括项目建设人员与档案人员管理一体化、纸质项目文件与纸质档案管理一体化、电子文件与电子档案管理一体化，将项目文件材料的动态管理与档案的静态管理相结合，从中最大限度有效地加强项目档案的前端控制，同时更有效地通过前端过程控制保证归档文件的齐全、完整、系统。（2）通过对项目执行过程文档分类，进行档案数字化扫描，建立电子档案目录，形成电子文件自动导入相应专项档案管理系统，切实推进档案存储数字化和利用网络化。同时将电子文件目录通过专项档案远程管理平台上报有关项目管理部门，形成中医药专项电子档案库，以平台化、规范化、标准化方式，支撑全国、各省中医药专项执行监督管理和跨省远程档案查询等业务，积极促进档案信息资源共享，提高检索查询效率，方便各单位、各部门查考和利用，为专项下一阶段工作提供前端指导。
（一）综合材料。重要文件、领导的重要讲话记录（录音）、会议纪要（记录）、工作简报、工作动态、通知报告、大事记、出版刊物、影像资料等。
（二）实施方案编制阶段。项目（课题）实施方案、编制组名单、编制说明等。
（三）实施方案论证阶段。论证申请报告、论证委员会名单、论证材料、工作方案、工作手册、审核报告、专家承诺书、论证意见等。
（四）组织实施阶段。阶段实施计划和年度计划，专项项目（课题）指南，招投标文，评审、评估报告及专家意见，任务合同书及各类协议。实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录，综合材料，数据整理材料，样品、样机、标本等实物。研究工作阶段总结，专项及项目（课题）执行情况、年度报告，专项及项目（课题）调整申请及批复，专项工作报告等。
（五）评估验收阶段。研究报告，研制报告，记述报告，论文专著报告，专利文件，检测鉴定报告，评估报告，专家意见，审计报告，验收全套材料（专家名单、会议记录、验收意见），成果推广应用报告，成果登记表，专项总结报告等。
（六）其他需要归档的重要材料。如报刊材料、获奖证书、会计档案、实物档案、照片档案等。
二、建立水专项档案工作管理网络
水专项档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。项目、课题和子课题承担单位应建立档案管理网络，明确水专项档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，切实加强领导的重视和管理力度。为加强水专项档案管理工作，调动专职档案员积极性，专职档案员应成为水专项课题组成员，负责水专项档案管理工作。
三、加强档案宣传、教育、培训工作，加大监管力度
水专项课题在立项及实施过程中，水专项主管部门应对课题和子课题承担单位档案管理人员开展宣传、培训、交流工作。加强各级领导重视，增强水专项课题相关人员档案意识，调动各承担单位参与档案管理工作的积极性。专（兼）档案员通过培训、交流，开拓视野，增长业务知识，汲取先进经验，为保证水专项档案管理工作有序地开展提供指导和帮助。
水专项工作在实施过程中，上级主管部门应组织档案管理领导小组，对课题和子课题承担单位进行不定期巡检，开展监督、检查、指导档案工作。通过上下互动管理机制，有效地保证水专项档案的规范化管理。
四、加强档案工作全过程跟踪管理，确保档案质量
前期指导。水专项工作量大，时间跨度长，课题涉及多领域、多学科、多部门。档案工作与课题实施工作应同步进行管理。专职档案管理员必须提前介入前期档案管理，制定归档制度、归档范围、归档要求和归档计划，要求课题及子课题承担单位按照统一的标准、要求归档，确保档案的规范化管理。水专项课题组应指派兼职档案负责课题的收集、整理工作。
中期检查。在水专项课题实施过程中，专职档案员应积极参与水专项工作中去，了解和掌握水专项课题进展情况，跟踪检查课题实施过程中文件材料形成、收集情况，将“事后收集”变为“事前知晓”和“事中监控”。注重检查和鉴定文件材料的完整性、准确性、真实性和有效性。针对检查中存在的问题应通知课题负责人及时修改、补充、完善，确保水专项档案的案卷质量。
参与验收。水专项验收工作包括财务验收、档案验收和课题验收。其中档案验收是档案管理规范化的关键。水专项管理部门应组织专家先期进行档案的验收，没有完整、真实、准确、系统的科研档案材料，不予验收。专（兼）职档案员应参加水专项的各项验收工作。通过验收工作，查找档案工作方面存在问题和不足，积极进行整改，进一步提高档案工作管理水平。
审核鉴定。课题结题后，课题负责人要将课题和子课题全部文件材料原件送交档案室。专职档案员根据科技档案的归档要求对课题的文件材料原件进行审核鉴定后，专职档案员协助兼职档案员将文件材料进行认真分类、整理、立卷后，移交档案室集中统一管理。档案室在接收实体档案的同时，应同步接收电子档案。
文件材料在整理、立卷过程中，应注意如下问题：一是归档文件材料必须是原件，若为复印件需加盖公章。二是子课题提供的文件材料需认真收集、整理归档。文件材料需加盖公章归档，如实施方案、技术报告、财务审计等材料。三是在财务验收工作未通过时，课题承担单位会对课题相关内容进行修改、调整，如：课题实施方案、经费预算、财务审计等材料，兼职档案员在归档时应将课题形成的所有修改前、修改后的文件材料归档。四是课题验收时，提供给专家审阅的课题汇编材料可作为资料归档。五是重要文件材料需多套归档，如技术报告、调查报告、提供给专家审核的课题汇编材料等。六是开展数字化扫描工作，做好电子档案的归档工作。七是加强会计档案、照片档案、实物档案的收集、整理、归档工作。八是所有归档的文件材料与上报水专项管理部门的文件材料内容要求一致。
【关键词】工程项目；档案管理；措施
【Keywords】project； archives management； measures
【中图分类号】TU712；G275.9 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0007-02
1 引言
随着企业的不断发展，工程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专业化管理道路。作为一个电力工程施工企业，工程项目档案管理还存在诸多弊端，需要不断加强工程施工、竣工档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化，通过提高档案管理水平，为企业发展服务。
2 提高工程项目档案管理的必要性
2.1 加强项目档案管理是每位职工的义务
《中华人民共和国档案法》第3条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。另外，国家还颁布了《中华人民共和国档案法实施细则》、（GBT 11822―2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》、（DAT 28―2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法规、国标、行标，对企业档案管理职责作出相应规定[1]。作为电力施工企业的每一位员工均有为企业档案管理贡献力量的义务。
2.2 规范化、标准化档案管理可使企业利益最大化
近年来，随着国家宏观经济的发展，电力行业越来越多的重大特大项目均有创建国家优质工程的建设目标，其中项目竣工资料是评选优质工程的重要依据之一，在评选阶段占据十分突出的地位。
许多工程建设单位越来越重视工程项目档案管理工作的规范化、标准化，并采取了在承包合同中明确竣工资料保证金的规定，其比例高达合同价款的5%。在项目管理过程中，建设领域项目管理“员”也包括档案资料员，属于专业化管理人员之一。
笔者负责过多个工程项目档案管理工作，从施工过程档案收集整理到竣工档案制作移交均全程参与负责，工程竣工资料无法及时按业主规定要求移交则无法进行项目最终结算，竣工移交时间拖得越久，企业利益损失越大，其中包括可见的经济利益损失和无形的品牌名誉价值损失。
3 施工企业档案管理存在的问题分析
3.1 有意识，无重视
作为一个施工企业，其档案构成中很大部分为工程项目竣工档案，工程项目档案从招投标开始，经过施工过程控制到竣工验收结束，都会形成一系列具有价值的重要资料。
当前施工企业档案管理中存在的问题主要是工程项目完工后无法及时在规定时间内移交竣工资料，有些项目甚至在项目部解散之后两、三年才完成，这严重影响了企业利益。不能保证竣工档案移交的及时性、有效性，其根本原因是：①管理层存在着“档案工作就是档案员一个人的事情”的思想，并没有“专业的人才做专业的事”的意识；②相关管理领导和职工没有重视工程项目档案管理；③企业建立的奖惩机制未能覆盖或不能在档案管理工作中实际操作。这是一种“有意识，无重视”的不负责任的现象。
3.2 有机制，无职责
在当前工程项目招投标竞争日益激烈的大环境下，国有企业几乎都紧紧跟随国家政策对内部管理进行实时调整，其也已经意识档案管理的重要性，意识到档案管理是影响企业利益的基本因素之一，从设置各级档案管理部门，设置专业档案室，加强日常档案收集整理，到加强档案宣传和员工培养培训，硬件条件似乎都是按部就班、井井有条地稳步推进。在这看似有效的管理机制下，其实存在很多问题：需要调阅时才发现重要的项目档案并没有及时归档，或已经遗失无法追溯；由于部门众多，多数部门会自己保存相关重要档案，并不移交企业的专门档案室保管，致使其他部门在相同的档案需求上做了重复工作，耗费人力物力，给企业带来较大损失；没有一定的奖惩机制来对档案管理人员进行奖优罚劣，这是一种典型的“有机制，无职责”的管理失职表现。
3.3 有岗位，无能力
企业各级档案管理部门众多，档案管理岗位也按标准设置，但管理者能力和水平却参差不齐，出现已经归档的档案资料根本不能满足归档要求的情况。普遍原因是项目档案管理者一般都不是专业的档案管理人员，而是技术员兼职，甚至有些人员从未经过档案管理培训就直接上岗。工程档案是企业档案的重要组成部分，占比极大，档案管理者业务能力低下会导致资源浪费、影响档案质量，使工程难以通过竣工验收，从而导致企业损失。这便是所谓的“有岗位，无能力”现象。
4 提高档案管理能力措施
4.1 加强档案宣传，提高职工意识
要提高全体职工的档案管理职责意识[2]。首先，企业管理者在制定各规章制度时，应从制度上为档案重要性宣传做好铺垫，让广大职工明白加强档案管理职责、提高档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中保存。同时加强各部门之间的沟通，实现档案的有效利用。再次，在提高职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。
4.2 落实管理职责，建立长效机制
企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理职责需要严格落实，在多数情况下，部门之间的业务需要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。
要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理职责，必须要求各级档案部门加强“按制度办事”的意识，认真及时落实各自管理职责。
建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不力、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩罚。
4.3 提高操作能力，确保后继有人
针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提高其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应考虑其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。
不论企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才能做专业的工作，获得与职位相适应的劳动报酬，才能使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，保证企业利益趋于最大化。
5 结论
信息化不断发展进步的今天，“互联网+”的思维已经深入我们生活、工作的方方面面。企业档案管理思想也应顺势而变，管理手段也应多元化，既要保证硬件够硬，也要确保软件跟上。同时，工程项目档案管理也应在业主单位的指导下采用其开发的专业软件进行网络化、软件化管理，以提高管理效率，同时也为竣工档案资料制作和移交做好充分准备，确保按合同要求的时限完成项目结算工作。
总之，建立长效机制、提高档案意识、坚持专业化管理思想，才能确保工程项目档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化发展，并最终提高企业档案管理能力，充分发挥其为企业发展服务的真正作用，实现企业利益最大化。
中图分类号：TB857+.3文献标识码： A
从对准格尔电厂一期2×330MW新建工程、广安电厂二期2×300MW、三期（2×600MW）扩建工程、平海电厂一期2×1000MW新建工程、金堂电厂一期2×600MW新建工程、威信电厂一期2×600MW新建工程等发电工程项目档案资料的收集和整编情况来看，主要影响档案资料整编收集齐全的原因有：
1电厂领导对档案工作前期重视不够，只重视工期、进度，而对档案工作未纳入工作重点；
2档案机构不健全，没有按照国家档案局要求的“四个同时”开展工作；
3很多新建工程由于前期没有兼职及专职档案人员进行档案资料的收集，而兼职人员不知道收集什么，该收什么；
4参与设计单位多、杂，对各设计单位无统一档案管理要求；
5参与建设的施工单位多，还有分包现象，对各施工单位统一档案管理要求不够；
6设备生产厂家多、对各设备生产厂家统一档案管理要求不够；
7涉及的政府部门多、批准及取件时间长；
8建设单位人员参差不齐，水平不一，对档案管理的重视差距大；
9业主单位由多家投资，单位组成相互协作配合不够密切；
10基建期建设单位各部门没有配备兼职负责档案管理的人员，使得所形成的资料不能及时收集归档。
通过对广安电厂基建期档案专项达标验收投产的情况看，只要各级领导重视，档案人员负责落实，各参建单位认真负责执行，基建期各专工认真执行档案规定，完全能搞好基建期档案达标投产验收。
广安电厂是由华电集团持股80%、四川巴蜀电力开发公司持股20%，按《公司法》和现代企业制度组建的独立法人企业。公司于1996年6月成立，现已形成总资产27.9亿元。公司实行董事会领导的总经理负责制，法人治理结构完善，公司坚持以创建“环保型、学习型，国际一流火电企业”为长期战略目标，发扬“团结、开拓、务实、高效”的公司精神，以诚信创新的作风面向市场，规范操作，先后获得了四川省“重点建设先进单位”、“最佳文明单位”、“社会治安综合治理模范单位”、“天府杯优质工程金奖”，国电公司“电力建设无事故工程”、“安全文明生产达标企业”、“双文明单位”等30多项荣誉称号。
广安电厂三期是在二期扩建工程的基础上由西南电力设计院进行优化设计，计划建设两台600MW国产亚临界燃煤发电机组，同步安装烟气脱硫装置，以500千伏电压等级接入系统，三期工程动态总投资45.6亿元； 标志着广安电厂240万千瓦的装机规模将得以实现；工程建设将标志川渝两省火电高峰建议的正式启动，将为两省经济的发展做出成绩，满足电网负荷增长，调整电源结构，缓解电网丰枯供电矛盾，提高川渝电网调峰能力作出应有的贡献。
华电集团公司、广安电厂、西南电力设计院等单位参加了5号、6号机的预验收工作，先后整编了近5200册，由于5、6号机18个月完成发电，在工期紧，时间短、任务重，各配合单位多的情况下，对档案整编及归档管理存在问题进行了整改。
华电集团公司、广安电厂领导对档案工作很重视，在档案机构设置、档案专业人员、档案设备配置、数字化档案馆建设上给予很大的支持，参会人员观看了PPT后很受鼓舞，认为非常值得观看，广安电厂的现代化管理，是四川发电企业第一家、一级标准，网上浏阅量大，利用率很高，完成了全公司6台机全部档案数字化管理工作，达到了远程在网上查阅，网上看图，名列同行业前列，受到了参与人员的一致好评，
在各单位极积配合下搞好档案达标投产预验收整改工作，完工的基础上，经电厂申请，上报华电集团、四川省档案局，由省档案局组织专家进行档案专项达标验收考核，参加单位如下：四川省档案局、 广安市档案局、华电集团公司、广安电厂、西南电力设计院、施工单位、监理单位组成达标验收组，分小组按项目分项进行打分，经过各组的综合评分如下：
1测评表及合同管理扣1分 2档案不完整扣1分3档案揭标不准确扣1分，4设备文件、检修设备、无年检设备记录扣1分、5竣工监理文件不规范扣1分，6项目档案安全设施不齐扣0.5分，7数字化档案馆建设加分1分，8与同行业比配置2名专职档案人员少，加0.5 分；
经过档案投产达标验收小组的综合评定，同意档案验收综合得分为96分，达到了优秀级。
针对火力发电厂基建期档案存在的问题，主要采取以下对策和措施：
1针对电厂领导对基建期档案工作前期重视不够，国家档案局要多办档案培训班，各级档案部门要多强调档案工作的重要性；
2档案机构不健全，各级档案部门、档案人员要多宣传《国家档案法》，大力宣传“四个同时”；
3很多新建工程由于前期没有专职档案人员，进行档案资料的收集，而兼职人员不知道收集什么，各级档案管理部门、各集团公司要求厂家及时配备专职档案管理人员；
4参与设计单位多、杂，对各设计单位无统一档案管理要求，各集团公司、档案人员要及时提出统一档案管理要求；
5参与建设的施工单位多，还有分包现象，对各施工单位统一档案管理要求不够，各集团公司、档案人员要及时提出统一档案管理要求；
6设备生产厂家多、对各设备生产厂家统一档案管理要求不够，各集团公司、档案人员要及时提出统一档案管理要求；
7涉及的政府部门多、批准及取件时间长，要求有专人跟踪取件；
8建设单位人员参差不齐，水平不一，对档案管理的重视差距大，档案人员要加强档案知识的宣传，并组织必要的档案知识培训；
9.业主单位多由几家公司投资，相互配合不够，档案人员要提出统一档案收集归档、签字等要求，要有专人跟踪文件；
10.基建期建设单位各部门没有配备兼职负责档案的人员及时收集归档，极积建议和督促公司领导配备必要的档案兼职人员；
通过此次检查使我认识到：
1进一步完善档案管理制度，实现“统一管理分级负责”；
2进一步加强档案规范管理，作好统一协调，加强档案知识的培训，不断提高档案人员的业务水平；
3进一步加强企业文化建设，树立重视档案管理的氛围；
4极积开发利用档案资源，提高档案利用率；
5要经常性编研成果和成果，要定期对档案制度进行必要修编，让档案制度与企业的改革和发展同步，让档案充分为企业服务；
6要创造条件发挥档案人员的极积性，规范奖罚制度，提高积极性；
7加强档案的规范化管理，建全制度，有章可循，完善借阅归还制度，确保档案资料安全；
8加强档案的收集，做到在开工前、施工中、完工后的文件形成及各个时期介入档案资料的收集；
9对会议类资料文件的收集，要求会议组织方负责收集，及时崔归档，杜决归档的随意性，确保归档的完整率；。
10要加强档案人员专业知识的培训和学习，创造机会让他们向同行业档案人员学习交流，不断提高自己的档案管理水平；
11要加强数字化档案馆建设，认真学习数字化档案的各项流程工作，学会不同格式电子文件转换、实现现代档案办公，实现远程查阅、远程查看文件、图纸等档案管理知识。
随着我国社会及经济的现代化进程不断加快，社会及自然环境受到严重影响，各类电子辐射日益增多，环境污染日益严重，同时影响食品安全的危险因素起来越多，许多新的疾病被发现，对公众的健康造成十分大的危害，从而引发了越来越多的突发公共卫生事件，受到各级管理机构的密切关注。如何应对不断发生的各类突发卫生公共事件，做出及时有效的处置，化解公众信任危机，增强政府公信力，保障人民群众的健康生活水平，促进经济社会的和谐稳定发展，提升政府部门的决策水平和执政为民的公众形象，增强医疗机构的救治能力和水平，是目前政府部门和医疗机构面临的共同难题。
2002年全国爆发非典时，青岛市政府就开始探索应用专项工作机制处置突发事件，取得了很好的效果，后来在一些重大的公共事件中，都采用了专项工作机制的方法，实践证明，可以提高政府各部门决策的科学化、民主化，法制化水平，规避、降低风险，妥善、及时处置、化解这些突发事件可能引发的社会不稳定等各类风险。基本做法是政府及医疗卫生单位可对某一重大事件进行专项管理，建立专项工作机制，制定时间表，对既定计划进行推进，可以更好、更快地完成这项工作。笔者有幸参加了青岛市政府2008年的奥帆赛、残奥帆赛卫生保障办公室工作和2009年甲型H1N1流感防控指挥部工作，对该专项工作机制有以下心得，现与大家共同探讨。
1 成立专项工作指挥部
1.1 加强组织领导，成立专项工作指挥部 构建有效的防控指挥体系，指挥部下设办公室，成立如综合协调小组、疾病防控小组、医疗救治小组、物资保障小组、新闻宣传小组等各专业工作小组，负责具体工作。同时抽调各相关单位的专业人员充实小组成员队伍，实行集中办公。各专业小组下设成员单位，成员单位中对不需集中办公人员的单位设立联系人机制，联系人要保持通讯信息畅通，按照有事报情况，无事报平安的原则，每天及时互通信息，从而让各小组的信息通道畅通，及时掌握第一手信息。
1.2 指挥部实行积极主动、从容应对的工作原则首先明确各小组工作职责，建立健全相应的工作制度，制定切实有效的工作方案。每名工作人员都要职责明确，分工有序，既能独立工作，又要相互协调合作。
1.3 工作机制符合集中指挥、快速响应，条块结合、分片包干，统分有序、相互配合的要求 实行专项工作机制，加强各小组间的沟通与合作。通过专项管理，各小组间做到分工不同，但职责明确，各自又有很强的专业性。各小组间既独立工作，又相互交叉，并及时与各成员单位互通信息，加强合作，便于组织动员各级、各部门有力、有序、有效地做好防控工作。
1.4 组建有效处置的专家队伍和应急队伍 因为突发公共卫生事件具有很强的不确定性，各种病例或突发事件会随时出现，必须平时就要做好准备工作。因此，平时需要成立一支由各专业人员组成的专家队伍，发生突发事件时，根据需要进行24 h待命，对随时出现的患者及时会诊，作出明确诊断、治疗和有效处置。
1.5 建立专科医院病房或在综合医院设立专科病房 主要作用是收治此类患者，如果此类疾病具有传染性，还需要设立几个专门门诊，实行专项管理，建立医院间转诊制度，要求组建专门的医护队伍，充实专科病房，医疗单位也必须成立专项领导小组，对专病病房实行专项管理，每日及时通报病情。
2 完善工作机制，建立办公室工作协调制度
指挥部办公室负责全面工作，实行集中办公，制定相关工作制度，如指令传达制度、工作信息报送制度、例会制度、值班制度、考勤制度、配合协调制度、签发制度、新闻宣传制度等，实行全市一盘棋，全局一盘棋，全院一盘棋的工作机制，强调分工与协作，在保障日常医疗需求的情况下，层层分工，各负其责，落实定期检查制度，加强督导，落实责任追究制度。
3 加强舆论监督与导向
目前，随着网络、手机等在社会上的普及，信息传播速度快、传播途径广，如果工作不主动、不到位，任由错误信息四处传播，极易引发社会公众不必要的疑问甚至恐慌。所以在专项工作中，要特别做好舆论监督与导向工作。新闻宣传部门一是要确定阶段性宣传报道的重点，正确引导公众舆论，做好网络舆情的监控工作；二是及时通报疫情的最新信息和进展，号召和组织爱国卫生和科普宣传等工作，避免引发公众恐慌；三是可以通过热线电话、网络、问卷调查等多种形式，及时了解群众的想法与要求，及时做好防控工作进展和动态跟踪报道、防控知识与措施、相关法律法规、先进人物与事迹等方面的宣传，做好新闻会的相关工作；四是做好外国记者的采访与协调工作，对一些被隔离的外国友人所在国，及时向使领馆通报有关情况，并将本市的出访团队和外国来访团队信息及时汇总上报，确保始终掌握信息的主动权[1]。
4 加强奖惩制度
为做好处置工作，需要加强对各项工作的监督与检查，可以成立专门检查督导小组，检查各项工作机制是否建立并有效运转，各项工作措施是否落实到位，各相关部门是否能做到各司其职，各负其责，从而保证各项防治工作落到实处。对工作不得力的单位和个人进行严厉惩处并通报批评，对于在这工作中表现突出的个人和集体要进行表扬，以增强全体工作人员的责任感，有效调动积极性[2-3]。
5 做好事件处置的档案管理工作，留下宝贵资料
每次处置突发事件时，必定会留下各类工作及业务材料，这是一宝贵的材料，需要进行有效保管归档，为今后工作提供参考。为做好档案工作，在工作机制建立一开始，档案管理人员就要介入，各小组要明确档案材料工作人员，负责本小组档案资料的收集和整理，档案管理人员要全程参与和指导，对工作中形成的文字材料、照片、影像、实物等要进行全程跟踪，务必保证这一专项事件材料的完整，从而保证这一事件的可查性和参考性。同时需要注意以下事项[4-5]：
5.1 以人为本，档案优先的原则 档案是历史真实的记录，具有不可再生性，所以在遇到突况时，要采取有效措施，在保障人员安全的情况下，最大限度减少对档案的影响。
5.2 主动工作的原则 由于专项管理指挥部是一个临时性的工作机构，人员来自不同单位，具有临时性和流动性的特点。因此，在日常的工作中，要加强安全管理，做到专人负责档案工作，加强学习和宣传，增强档案收集意识。尤其是对工作中形成的一些实物档案，要注意及时收集和保管。
5.3 保密的原则 由于档案材料的特殊性，收集过程中，要注意保密意识，建议选派有责任感、能力强的同志做档案的收集和整理工作。
总之，专项工作机制的建立和运行，要从实际出发，根据突发事件的特点和性质，建立和完善应急管理体系，加强安全意识，提高每个人对突发事件的应急能力和处置能力，同时，在各类专项工作中，要增强对档案工作的重视意识，要全程参与，留下完整的资料记录，从而为后人处理同类事件提供宝贵的经验。
参考文献
[1] 包文辉.卫生档案工作指南[M].中国文史出版社，2006：35-60.
[2] 汤毅，张贺.对医院档案实现现代管理的思考[J].中国医院管理，2004，32(6)：37.
[3] 田韧.做好医院档案管理工作为医院改革建设服务[J].中华现代临床医学杂志，2003，10(1)：93-94.
1．渔业船舶专项档案信息资源共享的紧迫性
渔业船舶专项档案信息资源利用和服务的对象概括起来主要面向五方面；首先，国家、各级领导和渔业船舶专项组织部门在渔业船舶事业宏观管理和决策过程中需要全面翔实的渔业船舶专项档案信息资源为其提供参考依据；其次，有关单位和人员在从事渔业船舶科学依据已形成归档的档案本体和成果信息；国防建设中也需要相关数据为其服务；再次，今后渔业船舶专项资源的商业开采活动更需要提供基础档案数据和成果数据作为其开采依据；随着渔业船舶专项国际合作和交流活动的日益频繁，互通有无也需要提供信息交换所需的渔业船舶专项成果和综合信息。
满足以上对象所需实际正是渔业船舶专项档案管理和保管目的的具体体现。要满足以上所列对象的信息需求的唯一途径就是及时提供全面详实的档案信息资源，而实现这一途径的前提条件即是渔业船舶专项档案信息资源的高度集中，这也是实现渔业船舶专项档案信息资源共享的必备基础和前提条件。
2.前提：渔业船舶专项档案集中统一管理
由于渔业船舶专项档案形成的特殊性——跨部门、跨行业的多单位参加，加之现行档案法规相关档案归档保管规定的局限性和迟滞性，使许多渔业船舶专项档案现阶段没能由国渔业船舶行政主管部门实行集中统一管理，国家渔业船舶行政主管部门保管的主要集中在成果类的档案上，而专项调查所形成的各种依据性的原始记录等档案材料则是分散保管于各参加或依托部门的下属单位中。
由于各单位隶属关系的不同，无形中自然造成档案信息资源的相对封闭和对内、对外利用交流的信息壁垒。通过前一时期我们开展进行的渔业船舶专项档案利用情况的调研看，我们所到货点差的各单位渔业船舶专项档案的利用率普遍很低，除个别单位有合作利用和提供给外单位利用的情况外，大部分单位即使有利用也只是局限于本单位涉及专项任务或课题的人员使用，其他人员的使用同样受到很大地限制。因此，对社会和其他部门的单位和人员来说，利用渔业船舶专项档案更是难上加难，即使是国家渔业船舶行政主管部门利用渔业船舶专项档案也是甚为不便。
综合调研中各方面反馈的信息看，渔业船舶专项档案信息的社会需求并不是很少或减少而是正呈逐年上升和日益迫切的趋势，而现阶段渔业船舶专项档案的管理正有悖于此种社会需求。
渔业船舶专项档案管理和保管的目的是记录和反映渔业船舶专项事业发展的历史，及时提供作为渔业船舶专项事业发展真实记录的档案信息资源为社会所利用，在渔业船舶事业发展过程中充分发挥出渔业船舶专项档案所具有的与生俱来无可替代的查考利用和工作依据的作用。实现这一目的，关键是能随时满足渔业船舶专项档案信息资源为社会所共享利用的需求，这就要求渔业船舶专项档案管理应首先确保对其信息资源的充分拥有，即信息资源的集中统一管理，只有这样才能为渔业船舶专项档案信息资源共享提供基础和必备的条件保障。
因此，及时加强渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理，适时转变观念，顺应时展需要，实现渔业船舶专项档案信息资源的共享就成为渔业船舶专项档案现阶段管理的当务之急和必然之需。
3.可供选择的措施和步骤
要及时提供全面翔实的档案信息资源为社会所利用的前提条件即是档案信息资源的高度集中，而非现时档案管理各自为政、信息相对封闭和屏蔽的状况，这就要求渔业船舶专项档案必须实行集中统一管理，只有在此基础上才能为真正实现渔业船舶专项档案信息资源的共享利用提供保障。所以无论是从渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理和共享服务。具体可采取以下措施：
(1)适时完善和修改现行档案法规中不再适应当前经济社会发展变化和需要的相关内容，如对《科学技术档案工作条例》第二十二条进行相应修改和完善，增加“无法对档案正本进行复制的，应将档案正本送交办单位保存”的相关内容。
(2)建立渔业船舶专项档案目录中心。现阶段可由渔业船舶行政管理部门的档案主管部门协调，由各渔业船舶专项档案产出单位提供其保管的档案目录，建立统一全面的渔业船舶专项档案联合目录，在渔业船舶行政主管部门的档案管理部门形成渔业船舶专项档案目录中心，以最基础的目录信息实时或提供查询的方式进行服务。
一、人事档案管理中存在的问题
（一）没有充分认识到人事档案管理的重要性
目前仍有部分单位对人事档案管理的重要性认识不足，导致了人事档案管理工作与主要业务工作相脱节。同时，人事档案管理技术和设备也没能跟上信息化建设步伐。这些都对人事档案管理工作的顺利开展产生了不利影响。
（二）人事档案管理理念较为落后
部分单位对人事档案管理重要性的认识不到位，不注重利用先进管理理念和科学技术手段开展人事档案管理工作，部分单位甚至仍沿用传统纸质人事档案，阻碍了单位人事档案管理工作的有效开展。
（三）人事档案专项审核工作不严谨
党的以来，中央组织部对人事档案专项审核提出了一系列标准规范，要求组织开展人事档案专项审核工作。部分单位对人事档案专项审核工作重视不够，虽然开展了专项审核，却没有对存在的问题加以详细阐述分析，部分单位甚至还没有开展人事档案专项审核工作，需要引起人事档案管理部门高度重视。例如，对分配到单位的高校毕业生，或是在职员工就读后的成套学籍档案材料，需要重点审核“三龄”、“两历”等信息的真实性和准确性。
二、解决策略
（一）提高对人事档案管理重要性的认识
要求凡是人事档案归档材料涉及的部门，须积极配合人事档案管理部门工作，做好人事档案归档材料的收集、整理等工作，从而促使人事档案管理工作能够更加高效有序展开。
（二）构建完善的人事档案管理制度
档案管理部门需将现代化管理理论运用到人事档案管理之中，从而形成一套完善的人事档案管理制度。制定《单位人事档案管理实施细则》、《人事档案查（借）阅制度》、《人事档案材料收集归档及人事档案材料整理规范》等，健全和完善人事档案管理制度，实现其在单位人力资源管理中的最佳应用成效。
（三）加强人事档案专项审核力度
1.强化组织领导。单位领导要有效增强政治敏感性和责任意识，将干部人事档案专项审核工作放在重要位置，责任到人，成立人事档案专项审核小组，认真解决单位人事档案专项审核期间出现的问题。2.不断进行政策学习，明确人事档案管理内容。在开展干部人事档案专项审核工作时，“三龄、两历、一身份”是专项审核的重点内容，需严格按照相关法律法规落实，并针对单位人事档案管理人员进行专门培训，使其能够掌握人事档案管理专项审核流程及标准，促使专项审核取得较佳成效。3.基于标准、规范落实工作流程。基于人事档案专项审核结果,按照上级部门要求，对单位人员人事档案中所有信息材料进行审核分析，并在获得组织允许后，填写人事档案专项审核审批表，再加盖公章和领导签名后保存在个人档案中。一旦存在信息材料不完善或是不符等问题，则需要立即由组织严格核实。4.加大监督管理力度。单位内部各部门领导需要参考人事档案专项审核结果,针对一些疑难问题展开合理化检查审核工作，作出明确判断，为人事档案专项审核结果真实性和准确性提供良好保障。
（四）人事档案管理手段现代化
利用现代先进的管理技术对人事档案管理工作进行动态化管理,重视人事档案管理信息模块系统的建立和完善；进一步做好人事档案管理信息模块的存储检索系统，提高人事档案的信息化和数据化程度，为人事档案的查阅、统计等工作提供便利条件。
（五）人事档案管理信息资源共享
利用人事档案管理中具有共享特征的目录数据库信息，可实现资源共享，最大限度发挥人事档案管理的实际价值，为单位科学决策提供可行性参考依据。各单位要利用人力资源管理系统软件，建立或完善单位员工原始人事档案信息，内容涵盖员工实际情况、工作经验、个人学历、专业技能、劳动合同、岗位变动、培训学习、从事工种、家庭背景、社会关系、薪酬待遇、政治面貌、科研成果及等。这样，不但能实现单位人事档案信息的有效共享，还便于在较短时间内准确找出相关员工人事档案所需信息，提高单位工作效率和质量水平。
参考文献：
广州地铁集团公司建立了“一体化、集中式”的档案管理架构。一是设立专门决策机构，成立公司档案管理委员会，协调解决档案业务的重大问题。二是设立档案管理专职机构，由集团公司办公室统一领导档案业务。三是设立专业验收机构，由验交管理、工程建设、档案管理等多个专业共同组成档案验收专业组，专门负责工程项目档案验收。同时建立了广州地铁集团公司、各部门、参建单位三级档案人员组成的地铁项目档案工作网络，实现档案管理的全覆盖。本文以广州地铁一条在建线路为例，对广州地铁项目档案团队建设情况进行了调查分析，并引发了几点个人思考。
1 广州地铁项目档案团队的基本情况
目前广州地铁集团公司有专职档案人员38人（其中集团办公室档案资料部 18人，建设总部档案资料部 10人，运营总部档案资料部 7人，房产部档案室 3人），在建线路参建单位有专职档案人员200人，合计238人。
从档案团队人员学历方面统计，主要包括硕士研究生以上、本科学历人员、大专及以下人员等，其中硕士研究生以上20人，占8.4%；本科学历人员120人，占50.4%；大专及以下人员98人，占41.2%。
从档案团队人员职称方面统计，主要包括高级职称、中级职称、初级职称、无职称等，其中高级职称15人，占6.3%；中级职称65人，占27.3%；初级职称90人，占37.8%；无职称68人，占28.6%。
从档案团队人员专业方面统计，主要包括档案专业、工程类专业、经济及行政文秘专业、其他专业等，其中档案专业20人，占8.4%；工程管理专业110人，占46.2%；信息管理专业30人，占12.6%；经济及行政文秘专业20人，占8.4%；其他专业58人，占24.5%。
从档案团队人员年龄方面统计，分布在60后至90后，其中广州地铁集团公司年龄分布均匀，老中青结合；参建单位以80后、90后居多。具体情况是：60后39人，占16.4%；70后50人，占21%；80后91人，占38.2%；90后58人，占24.5%。
从档案团队人员性别方面统计，无论是广州地铁集团公司，还是参建单位，女性偏多。具体情况是：男性档案人员85人，占35.7%；女性档案人员153人，占64.3%。
2 广州地铁项目档案团队现状分析
2.1 广州地铁项目档案团队优势分析。
2.1.1 业界领先。广州地铁项目档案团队人员规模在全国地铁行业中处于领先地位，目前全国地铁行业大发展，各个城市的地铁建设单位都很重视地铁项目档案工作，配备了专门的机构、人员、库房，但广州地铁经营20多年来，已开通运营9条线路，在建11条线路，一直是“一体化”的经营模式，在建设、运营、经营的过程中积累了丰富的档案管理经验，档案人员无论从规模、人员素质等方面都处于业界领先水平。同时依靠广州地铁咨询公司、设计院、培训学院等子公司，为同行单位提供地铁项目档案管理经验知识输出，创造了一定的经济效益，也锻炼了档案团队，提高了业务水平。
2.1.2 知识传承。广州地铁项目档案团队配备档案、工程等专业人员，搭配相对合理；人员年龄结构相对均匀，基本实现业务的“传帮带”，老员工带新员工，师傅带徒弟。广州地铁档案管理团队传承企业“阳光文化”理念，提出“阳光地铁，智慧档案”的宣传语，激励档案团队用智慧的头脑，在阳光、公开的氛围中推动档案事业的发展。
2.1.3 团队协作。个人的成长源于企业的平台，依赖于团队成员相互支持、协作，近年来，广州地铁项目档案团队不断开创新业务，高标准地完成了亚运6条线路专项验收工作，连续有7条线路获得广东省重大建设项目档案“金册奖”；同时，组织建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等共同编制档案行业标准《城市轨道交通工程文件归档要求与分类标准》，创新性地提出了地铁档案分类规则及编码体系，规范了行业标准，培养全国地铁行业档案管理人才队伍。
2.2 广州地铁项目档案团队劣势分析。
2.2.1 档案管理团队整体素质有待提升。“学习犹如逆水行舟，不进则退”，虽然配备各专业人员，很多也是档案管理、信息管理、工程管理等专业员工，但是随着地铁工程新技术的发展，档案信息化的发展，对档案业务人员提出了更高的要求和挑战，比如现在的BIM技术的运用，档案应如何实现归档，需要档案人员不断地去学习，更新知识结构，拓展知识面，学习新技术、新理念、新思维、新方法、新工具，才能应对新业务带来的挑战。
2.2.2 档案专业人员不足，团队职称偏低。从统计分析中可看出，档案专业人员配置不足，不到10%，工程专业和其他专业人员比较多，这对工作的开展存在一定的影响，特别是参建单位人员，以技术为主，档案人员学历不高，往往忽视对档案的收集整理，造成后期组卷、移交的不及时。另一方面，职称总体偏低，初级职称和无职称占60%以上，主要是参建单位档案人员，不是档案相关专业，又忙于工程管理，往往在工程建设的同时，忽视工程文件的收集，会对后期档案的整理质量产生影响。
2.2.3 企业管理方面的人员欠缺。地铁项目档案是为企业的经营发展服务的，在档案管理团队中，也需要配置熟悉企业运作的业务人员，比如合同管理、法律管理、经营管理等专业人员，在档案的收集、归档、利用中植入企业经营的因素，档案在今后企业经营中会发挥更大的作用，同时企业管理人员更熟悉企业各项业务管理，对归档文件的形成更为了解，特别未来更多是电子文件归档，档案与企业的业务发展更紧密，如果档案团队中有这类人员的加入，对业务的发展及档案团队的管理必将会有一定的促进作用。
2.2.4 复合型人才需要进一步培养。在现有团队成员中，有些员工是单一的工程管理专业、信息管理专业，但缺少档案专业知识，档案专业的人员又缺少信息管理、工程管理、企业管理方面的知识；同时，地铁档案来源广，收集工作量大，需要协调的部门、人员较多，除了专业技术能力外，对综合协调能力要求也比较高。地铁项目档案团队人员的知识结构，除了档案专业，还要学习企业管理、项目管理、工程管理、信息管理等知识，需要培养复合型人才。复合型人才要有一定企业管理知识，善于沟通和协调，善于带领和激励团队，善于正面激励和引导，充分发挥员工的特长和优点，并带领团队完成目标任务，这类人才目前在档案团队中比较稀缺，需要进一步培养。
2.2.5 参建单位档案人员的素质有待提升。参建单位档案人员主要存在流动、分散、素质参差不齐、易更换等特点，而且他们的档案意识也不均衡，有些单位，比如设计单位，档案工作比较规范，而且信息化程度比较高；而有些单位，基本的人员、设施、设备都没有配备，很容易因档案意识、档案认识的原因，造成档案的丢失、破损等，所以说档案人员意识是非常重要的。同时，参建单位档案人员很多不是档案专业，也需要加强培训和指导。
2.2.6 男性较少。地铁项目档案的管理需要经常到工地一线检查、验收、指导，而且随着馆藏的增加，库房的安全检查、调卷、上架管理都需要男性同时承担，当前团队成员中，女性比例较高，在男女结构方面需要尽量平衡一些。
3 几点思考
3.1 多吸收档案专业人员，强化职称申报。
3.1.1 多引进档案专业管理人才。针对档案专业人才偏少的情况，无论是地铁项目建设单位，还是参建单位都要多招档案管理专业人才，目前国内40多个城市都在建设地铁，急需地铁项目档案人才。结合地铁工程的特点及信息化发展的趋势，从团队的搭配和组合上来分析，地铁项目档案团队需要档案专业人才、信息管理专业人才、工程管理专业人才互相组合，才能做好地铁项目档案工作，所以非常需要档案专业人才和其他专业人才的组合搭配，以提升项目档案团队的整体合力和凝聚力。
3.1.2 鼓励团队成员积极申报职称。地铁建设单位和参建单位一般都是属于企业单位，对职称非硬性要求，但是作为从事档案专业的人员，应该积极地去申报职称，作为对本身从事工作专业的一种认可与肯定。专业职称也是地铁项目档案团队成员业务水平提升的一个方面，在完成工作的同时，及时总结，，也是不断提升自我素质的一种方式，参与职称评审后，有了一定的职称，对团队成员的职业生涯拓展有一定的促进作用。
3.2 打造团队凝聚力，建立团队文化。
3.2.1 建立地铁项目档案管理文化。广州地铁的管理理念是“文化引领，战略驱动”，运用到档案管理，尤为适用，地铁项目档案管理需要文化来引领，需要设定战略目标，以保持业务的可持续发展；档案管理的文化内涵展现在档案业务中，体现在每个档案工作者的精神中。广州地铁的项目档案管理文化内涵应包含协同、服务、创新、传承，同时要贯彻“阳光地铁、智慧档案”的档案管理理念。
3.2.2 建立员工对档案工作的认同感。团队的凝聚力需要员工的价值认同，需要员工对企业、对部门有归属感。档案工作也是这样，需要档案员工对本职工作认可、认同，才能充满热情、充满激情地工作。培养员工的认同感，需要档案团队确认共同的目标、共同的工作方向，对工作充满自豪感，而且通过工作平台能够实现人生的自我价值，要员工明白档案工作的使命，为档案工作的使命而奋斗。
3.2.3 建立地铁项目档案人员管理网络。建立每条地铁线路项目档案协作组，协作组成员由广州地铁和参建单位组成，协作组定期组织业务交流，调研学习，并组织合作共建，通过树典型，树标杆，以示鼓励，并号召向先进学习，培养项目档案业务人员团队，促进每条线路参建单位档案业务水平均衡发展，提高项目档案的质量。建立每l线路档案人员的微信群，定期在微信群推送最新的档案管理制度、标准等，也可随时解答参建单位档案人员提出的问题，特别是目前线路较远，不能及时到工地现场培训，通过微信可以及时解决问题，其他人员看到，也可以避免同类问题产生。
3.3 加强培训力度，提升团队业务水平。
3.3.1 加强业务培训。国家、省市档案局和高校有很多档案专业的培训班，可结合业务的需要和团队成员的业务特点，参加不同课程的业务培训，提升业务水平；针对参建单位的人员，定期举办培训，并颁布建设单位的上岗证，定期举办协作交流。目前广州地铁每周五固定为培训时间，举行培训，分土建、机电、系统、设计、拆迁等几十个专题和电子档案、声像档案专题，进行循环培训。
3.3.2 轮岗培养。目前轮岗培养是比较常用的一种方式，不同岗位的员工定期轮岗，能使员工快速全面掌握业务，在不同的岗位得到锻炼，也培养员工换位思考能力、全局观能力和主人翁的责任意识，对档案团队整体素质的提高有很好的促进作用，更有利于业务工作的开展和业务的提升。
3.3.3 跟岗学习。跟岗学习，主要是对新员工的一种培训、培养方式。新员工要到各个业务相关部门进行跟岗学习，以全面了解公司业务；同时在对同行单位的培训中也是常用的一种方式，比如广州地铁对昆明地铁、石家庄地铁的档案业务培训，对方是派档案业务人员到广州地铁进行跟岗学习，包括日常管理和项目档案的检查、验收等，通过培训交流，也促使广州地铁项目档案团队快速成长。
1项目档案管理是什么
技改大修工程项目档案是指整个项目工程从工作开始到结束这期间所有的需要归档的文件材料。这些文件材料的形式包括文字材料、图表材料、图纸，也包括声像材料、电子光盘等。材料的内容包括技改大修工程项目过程中的策划、实行、完工等一系列工作生成的文字材料。项目档案管理工作能够确切的体现工程在施工过程中的各个细节，也可找出为什么会发生工程事故，在很多工程建设的地方都有重要的价值。
2为什么要提升技改大修工程项目档案管理水平
档案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三个方面是为什么要加强技改大修项目工程的档案管理。一是档案管理工作的要求，技改大修工程项目档案管理是工程项目中重要的环节，有着举足轻重的地位。在新时期，做好电力系统技改大修项目工程档案管理是可以为电力系统工程项目带来美好的前景。二是提升项目工程建设的科学有效性，用文件材料将项目工程的各个工作环节联系起来，可以增强对工程建设的整体把握。将工程项目建成的过程形成历史材料，可以真实的表面在工程项目建设中产生的问题，为完善工程项目建设提供更好地解决方案，从而提高技改待续工程项目的科学性。三是档案服务和档案利用的本质要求，档案管理的最终目的是有效利用档案，提高档案的利用率，为项目建设未来的发展目标提供保障。
3档案管理工作存在的缺陷
3.1对项目档案管理工作不够重视
在工程项目档案管理工作中往往存在重视设计而轻视档案的问题。因为相关专业人员短缺，在一般的地市级只有一名人员专门负责技改大修，需要管理规划可研、计划下达、项目管理研究等一系列工作。领导更注重经济方面的问题，而技术人员则注重项目工程的进度、施工质量、施工安全等，缺少对一些重要文件材料的归档。例如说项目工程在施工过程中的来往信函、设计变更记录、领导批复等重要材料，都没有专业人员对其进行系统的管理，导致会出现归档的难度系数大、归档不全问题。还会出现文件档案资料的签字盖章不齐全，对于服务类合同也没有写签订日益，档案资料的时序性也不满足相关要求等。
3.2档案管理制度不科学，管理人员自身素质有待提高
现在很多电力企业都没有将工程项目档案归档进行立项，也没有纳入工作领导小组中。企业电力系统一般注重提升工程项目的专业技术和项目在施工过程中的具体情况。很多电力企业没有健全档案管理制度，缺少专业的档案管理人才对档案进行系统的管理，导致许多档案资料都得不到规范的保留。在项目施工的过程中，没有人对项目档案材料进行跟踪，这将导致档案材料的收集难上加难。而且项目档案管理本身就是一项专业性强的工作，需要一些专业管理人员对档案进行归档，管理人员既要懂档案管理又要懂电力系统项目工程，但是在现实情况是很多人员都不是专业的档案管理人员，自身专业素养的不足，严重影响了档案管理的有效性。
3.3视听档案的保留不齐全
视同档案材料主要是指声像材料，这些声像材料会辅助一定的文字材料加以解释说明。视听档案材料是技改大修工程项目管理中具有影响力的材料，在档案管理中占有重要地位。但是现在很多电力企业在工程的施工过程中都不重视视听材料的保留，而只关注到项目工程建设的好坏。对于视听材料的管理没有设立专门的管理人员，或者是管理人员的专业素养不够，这都对视听材料的保留存在一定的影响。在这种情况下设立的视听材料管理数据库，导致视听材料不齐全。
4如何加强档案管理工作
4.1加强项目档案管理人员的工作意识
重视理念建设可以保障档案管理的科学性、有效性，也是工程建设过程中各项管理工作能够顺利实施的保障。只有领导的意识正确了，工作开展的到位了，才能使档案管理工作得到有效的实施。并且现在很多技改大修专责对档案管理工作的认识度不够，为增强各专责的归档意识，要加强培训，培养其自身的综合素质，锻炼工作技巧。同时要加强管理人员学习档案管理知识，使管理人员及时掌握先进的管理方法和技术，促进其能够主动收集整理档案材料，保证档案材料的完整性和有效性。
4.2完善项目档案管理制度和管理内部的组织结构
电力企业内部要设立专门的档案管理制度以维护档案管理人员的权责，确立归档部门最后审核的具体要求。必须非常重视归档工作，最后一项归档工作的审核在没有通过的前提下不能够进行下一步的具体工作。档案管理工作需要建立系统性的体制机制，电力企业也要将档案管理部门加入到工程项目的建设的组织结构中去，将档案管理工作与实际项目工作在施工的过程中联系起来，让档案管理工作融入到项目管理中去，参与到项目建设中去。
4.3加强项目工程进程与归档工程建设的一致性
1.1 依法建立健全的档案
依据《中华人民共和国档案法》和《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》要求，每项投资项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工阶段的全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件建立全面、系统的档案。档案管理人员要依法对档案进行管理，严格履行自身的职责，如果发生违规事件，需要按照相关规定进行处罚。
1.2 重视档案管理工作
由于投资项目属于公共品的投资，是百年大计，关系到国计民生的大事，需要通过档案的方式记录整个项目实施的过程，档案管理人员需参与项目的管理工作，如果领导、项目参与人员及档案管理人员不重视档案管理工作，势必会造成档案记录方面和整理方面的失误，这对于整个投资项目来说都会造成很大的影响，甚至会造成项目无法实施下去，无法实现项目的可追索性，因此，重视档案管理工作是非常必要的。
2投资项目档案工作的特点
2.1 收集过程复杂
由于投资项目一般工程量都较大，涉及到的内容非常多，实施时间非常长，而在档案管理过程中，收集档案的过程比较复杂，收集档案的时间长且分散[1]。另外，在进行档案收集的过程中，由于收集人员常发生变动，也增加了收集过程的复杂性。
2.2 参与部门多
在进行投资项目档案管理的过程中，还具有参与部门多的特点，其主要是每一个投资项目在实施的过程中，会有很多的参建单位，并且每个参建单位都会有很多的部门，档案收集工作非常的繁重，在收集档案的过程中，需要与每一个部门进行良好的沟通与协调，才能保质、保量及时的收集整理好完善的档案资料。
2.3 整理难度大
整理难度大主要是由于投资项目规模较大，专业性强，材料较多导致的。在将收集回来的资料进行分析筛选的过程中，需要将有用的资料留下，没用的资料筛除，工作量是非常大的，并且整理的难度随着资料的增多也会增加[2]。因此，需要结合投资项目档案工作的特点采取针对性的管理措施，才能够达到预期的目的。
3投资项目档案管理的措施
3.1 建立健全的档案管理制度
健全的档案管理制度是投资项目档案管理顺利进行的有效保障，因此，建立全面、系统的档案管理制度是重中之重，档案管理人员只有严格的依照档案管理制度进行档案管理，才能够保证档案管理的科学性和全面性。在建立健全的档案管理制度方面，主要需要做如下几个方面的工作。一、实行领导责任制和工作岗位责任制，职责明确，相互协调，充分发挥各级各部门的工作职能。二、制定档案归档范围和整理标准。有了范围和标准，就可以为管理人员指明工作方向，减少失误，提高档案管理的质量。
3.2 项目档案工作与项目建设工作同步进行
从投资项目实施的那一刻起，就应该开始项目档案管理工作。项目建设单位需将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序，建立项目档案管理制度。而很多的管理人员在投资项目实施很长一段时间之后才进行档案的收集整理工作，导致档案管理质量方面出现了很大的问题，影响到档案资料的真实性，对此，应该确保档案管理工作与项目建设的同步进行[3]。通过对投资项目从立项到竣工验收全过程的跟踪整理资料，才能够保证档案资料的全面性、真实性，进而使投资项目的档案具有更高的保存和使用价值。
3.3 建立档案管理网络体系
由于投资项目档案资料的收集、整理、归档工作不是一个人或几个人能完成，它是需要各相关部门协调配合才能完成的，因此，要建立档案管理网络体系，与各个建设单位良好沟通，对各个档案工作人员进行明确的分工、提出工作要求，如档案资料的收集、档案资料的筛选、档案资料的整理以及最终的归档要求，这些工作都需要由档案工作人员通过密切的合作才能完成[4]。
3.4 开展档案的专项验收工作
国防科工委、国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》规定“项目档案验收是项目验收的必备条件之一。未经项目档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。”档案的专项验收工作主要是在投资项目竣工阶段进行的，通过对档案进行专项验收，能够及时的发现档案中存在着哪些不符合实际情况的问题，并且通过及时的纠正，能够确保档案的真实性、完整性，进一步提高档案管理的质量[5]。在进行档案专项验收的过程中，应该派专门的管理人员组成团队与建设单位共同进行验收，这样才能够保证档案专项验收落到实处，并且发挥档案专项验收的作用，促进档案管理工作的顺利开展。
专项工作的档案是在社会大发展中衍生出来的新种类档案，因为社会进步快了，每天发生发展的事物也随之增多，这些事情的发生并不是无用之谈，有些政府举行的重要活动，不可能只办一次，每次进行中的记录档案整合，就对下一次的活动有着部分经验的作用，所以专项工作的档案整理工作存在着必要性。
1 专项工作档案整理的必要性
应时代的新发展，社会中的各项工作进展也如日中天，同时开展的一些特殊会议、活动也不断增加，其中一些活动中的记录，召开会议时下发的文件，都是非常重要的社会资源，对于突发的疾病和社会事件进行详细记载，归入档案，如果以后发生同样的情况，调出相关档案进行整合即可，专项档案要做到，分门别类的将专项工作档案做到条理清楚，借调查找方便，档案归类一目了然，方便在资料中吸取经验，在问题之初得出最优的处理办法，为了今后社会的发展进步起到前车之鉴的作用。
2 专项档案整理存在的问题
2.1 专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题
在某一些专项工作整理成为档案之后，随着时间的推移，科技发展，人们进步，已经不是比较特别的案例，或者已经被冲破，成为日常可以解决的范围，比如曾经爆发的禽流感，已经国家编辑传染病的档案进行管理，那么这一类型的档案该如何整理，是否应该从专项档案中转移到医学中的传染病档案中，还没有明确的规定。
2.2 专项档案有名无实
在档案的整理过程中，专项档案的整理还属于不成熟的阶段，它不像其他档案类别已经有了规范化的管理，档案整理人员的不熟练，对专项档案范围的不熟悉，造成了专项档案整理的有名无实，往往只整理记录了，各项会议中的文件，领导的讲话，一些普通的会议计划总结，而忽略了一写与社会相关事件的，影音文件、实况记录、和与事件相关的重要文件，这样专项档案文件的整理，就存在价值来说与普通档案毫无区别。不能给社会的发展带来更多的帮助。
2.3 管理人员工作懈怠
正因为档案管理工作的与众不同，具有一定的特殊性质，环境与工作一直在不变的状态，所以档案管理人员对及其容易懈怠，对档案整理工作的懈怠，会导致档案的不完整，整理时，众多有用的档案资源被弃用，在信息化飞速发展的今天，档案的整理方式也在不断改变，员工一直保持着老旧的整理，不去积极学习新的方式方法，技能跟不上时代的脚步，这会给我国的档案带来档案资源滞后的危机。
3 专项档案管理问题的解决对策
3.1 适当的压力激励
目前，许多人都认为高校档案馆是一个比较清闲的地方，没有什么压力的，甚至有的馆员也有这样的看法，工作机会竞争的激烈和就业的压力对其构不成多大威胁，在档案馆岗位设置上也极其不合理，忙闲不均，致使有些人工作中无事闲聊，不思进取，这样就会极大地挫伤爱岗敬业、踏实肯干馆员的工作积极性。只有压力才会产生动力，适当的压力会产生意想不到的效果，所以，应该让其领悟到工作懈怠就会而临可能被淘汰的后果，让其改善工作不思进取的局而，同时，也要加大对工作中的积极肯干、爱岗敬业的馆员的奖励，营造出一种积极进取的、和谐的工作氛围，使他们能够看到自己工作的价值，产生一种成就感和对树立做好本职工作的信心。
3.2 环境激励
由于档案馆工作的特殊性，有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换，可使档案馆员保持好奇心和新鲜感，并且岗位的变换，有利于让员工全而系统地掌握专业知识和技能，对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。遇阻代庖的现象，这样长久下去对整个档案事业是不利的。
3.3 建立情感激励机制
碛幸恢О岗敬业的档案人员队伍是高校发展的根本保证，学校管理者应该注重情感上的投入，通过尊重、信任、关心档案人员，并与他们进行有效的沟通。彼此之间建立起一种互相信任、关心、互相支持融洽的氛围，以激发档案人员的工作热情，使他们愉快地为实现自己的人生目标，积极主动地工作。
3.4 为专项工作档案单独设置全宗
站在综合档案馆的立场上，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。“如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去，就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而，笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗，如“某县学习实践科学发展观档案”、“某市既往有偿供血人员普查档案”等。
3.5 确档案收集的范围和重占，每种形式的档案分别整理归档
一是必须以本级文件为主，同时兼顾上下级文件；二要特别注重原始调查表、登记表、统计表的收集归档，其中文书档案的整理，原则上可一律按《归档文件整理规则》执行。
3.6 文件的分类
在整理专项工作档案时，需注意以下三点：第一，原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外，比如实习实践科学发展观活动档案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分类；第二，专项工作一般不要按组织机构进行分类，一是因为专项工作机构不固定，即使分工明确，后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；二是因为在专项工作中有的机构因分工不同，干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类，甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。
结束语
专项档案的产生是顺应时展，具有一定的必然性，它可以结合社会的需求，帮助社会更好的发展，从多方面整理出的档案，为今后的相关活动开展提供了经验。同时也因为专项档案的系统性管理为档案管理的整体带来更加系统性的升级，在社会发展中，专项档案的整理与群众息息相关，做好专项档案的整理，提高档案整理人员的素质与工作劲头，认真的对待每一件专项档案，保证档案的完整性和准确性，才能让社会发展更加和谐，更加有条理，为国家的发展尽一份力。
参考文献
