1 引言
在文件管理过程中，不允许有疏忽差错，任何小小的疏忽都可能对企业的安全造成重大损失。而基于计算机技术的计算机辅助管理档案的应用，通过借助网络化、微机化，很大程度的促进了档案资料的数字化存储和网络化服务方面的发展。计算机技术的普遍应用，是档案管理系统的里程碑式发展。而企业Web文件档案管理信息系统软件的应用，则进一步提高了企业对于档案管理的效率与服务水平，也是使企业经营管理更加趋于科学化、正规化的重要条件。
2 文件档案管理信息系统
档案管理信息系统是一个典型的管理信息系统。管理信息系统简单来讲是一种人机系统。该系统在人的控制下，通过计算机硬软件等办公设备对所需要的信息进行采集，信息采集后，再通过后期诸如传输、加工等措施对所需的信息进行加工处理。而且通过该系统，可以实现企业的集中化式管理。在档案管理过程中，可很大程度上提高企业的管理水平。
2.1 文件档案管理
为了达到系统、规范的管理企业，同时又能确保高效的对企业文件档案资料进行管理，提出了文件档案管理。文件档案管理是对文书工作和档案工作的整个过程进行统筹规划与科学管理，在满足企业需求的前提下，以计算机网络技术为辅助，以文件生命周期理论为指导，将系统的性能发挥到最佳状态。
2.2 文件档案管理的发展
计算机技术的不断发展，使得以电子文件为主的档案管理信息系统成为各个企业档案管理的主要形式。此外，档案管理的形式和设计方法与管理信息系统接近。目前大部分的电子文件、电子档案与管理信息系统的研究有关。最初的档案管理是手工工作，既耗人力又耗财力，工作时间也长。而基于计算机技术的管理系统，加速了档案管理工作发展，同时也使管理档案得到了很大的创新。计算机技术加速了档案管理的进程。计算机技术在档案管理中的运用，有效的保障了企业的档案管理工作。
2.3 网络技术与文件档案管理
随着 Internet 和 Intranet/Extranet 的快速增长，Web 已经对我们的工作和生活产生了深远的影响。Web能提供支持所有类型内容连接的信息，用户存取方便。Web服务技术在文件档案管理系统中的运用，使数据以分布式存储且使资源实现共享。在档案处，用户可以对所需要的档案资料进行方便地查询。此外，通过企业的档案检索系统，就可以检索不同部门的档案目录，实现资源共享目的的同时也使档案资料进行同步更新，极大地方便了档案的管理。
3 Web文件档案管理信息系统
以前企业的档案信息分布于各个部门中，每个部门都有自己的档案管理规程、系统，但缺乏一个统一的管理，没有一个有效的信息连接渠道，对企业的档案有整体全面的管理。因而在管理过程中容易出现工作的重复，也大大增加了出错的几率。而如今市场上的档案管理系统软件价格较高且不利于维护。基于Web的档案管理信息系统，使企业信息共享化的同时也促进了管理水平的提高。对纸质档案与电子文件的管理也更加合理有效。
3.1 软件工程
软件工程是以科学为基础，在软件的设计过程、测试评估、运行维护的过程中探索出来的一种方法，可以有效地满足当前发展需要。软件工程的原理包括：用分阶段的生命周期计划严格管理；坚持进行阶段评审；实行严格的产品控制；采用现代程序设计技术；结果应能清楚地审查；开发小组的人员应该少而精；承认不断改进软件工程实践的必要性。而面向对象设计的方法，正是根据软件的特点而提出的。通过了解可知，企业Web文件档案管理系统是由交互式系统来管理的，因而可以采用 MVC模式。
3.2 统一建模语言UML
上世纪末，UML 成为国际对象管理组织认可的标准建模语言。UML在发展过程中，将OMT等设计方法结合起来，在吸收方法学思想的基础上，为有公共的、稳定的、表达能力强的特点而著称的面向对象开发方法提供了便利。UML的强势发展以及特有的巨大优势，在未来将是面向对象技术领域内普及率最高的标准建模语言且将长期内占据主导地位。不可否认的是，UML可以大幅度提升系统软件的开发效率并保持软件的可持续发展。
对统一建模语言理解需要做到以下三点：统一、建模和语言。“统一”是 UML 的核心，它能够提升研发效率，节省研发支出，降低研发风险；“建模”是UML的使用价值的体现。它通过建模对系统进行控制，使系统变得更容易理解；“语言”是 UML 普遍价值的表现。它是普遍使用的、有特殊规则的一套符号系统。
4 Web文件档案管理信息系统软件的开发与研究
在Web文件档案管理信息系统软件的开发与研究过程中，为了体现出软件工程的思想，因此采用先进的软件开发方法、高效的开发工具。经过查阅了解以及结合国内外的先进档案管理系统开发使用情况和使用经验，并根据用户提出的需求，逐步对所要求的性能进行细化分解，以确保能够满足客户所需。经过研究分析，最终对系统的设计方案提出了以下要求：对企业所有档案、文件的管理；对档案、文件的借阅进行管理；系统能够进行数据交换；在软件环境发生变化时，系统数据的独立性要能确保数据的完整性与安全性；数据项设置应符合《档案著录规则》（DA/T18-1999）；记录并监控系统的操作；系统的界面应友好，便于使用和维护。
为了能够满足客户需求，保证设计目标的顺利实现，对基于Web的企业文件档案管理系统软件设计，要求遵循以下的基本设计原则：实用性原则；信息集成原则；开放性原则；利用面向对象技术原则；高可靠性原则；易操作性原则；安全性原则。
4.1 文件档案管理系统采用的设计模式
设计模式，简单地理解，就是一些设计面向对象的软件开发的经验总结，同时也是面向对象的一种设计方案。企业的档案管理，采用模式设计可以满足企业对于档案管理的要求，并建立出企业所需的操作管理界面。交互界面的结构组织模式MVC，可以在满足企业管理界面要求的同时，使管理界面单独存在，并不与软件混淆。文件档案管理系统采用的是交互系统，而MVC 模式正好可以满足条件，所以在建立企业档案管理系统时，可以采用MVC模式。
4.2 程序系统设计
管理系统设计是采用目前最先进的基于WEB的多层B/S结构，同时利用以下开发工具：动态交互式网页采用 ASP 技术；静态网页采用 HTML 4.0 作为程序设计的主要语言；后台数据库用SQL SERVER 2000开发网络级信息库管理系统。
对系统要求进行分析后，便进入系统设计阶段。通过综合考虑设计过程中所有的技术限制，依照客户德尔要求进行扩展和细化分析阶段。在明确系统设计后，便确定出系统的工作方案，并且该方案是可以转化成代码的。根据以上要求，就可以概括出设计过程的步骤：登录设计；档案利用设计；档案续借设计；档案管理设计；档案查询设计；借阅管理设计；档案统计设计；打印报表设计；档案销毁设计；系统管理设计以及修改口令设计。在设计中，就可以按照以上步骤设计出客户所需的软件。
5 总结
本论文通过对企业文件档案管理信息系统的开发与研究，详细论述了档案管理信息系统的整个设计过程。将计算机网络技术应用于档案资料的管理，使企业有效地掌握、共享档案资源。设计过程中，严格参照国家公文和档案管理规范标准的要求，运用面向对象的软件工程设计方法，并结合企业自身的发展要求，开发出了企业文件档案信息管理系统软件。该软件具有实用性强、人机界面友好和操作简便轻松的特点，对提高企业的档案工作效率和自动化办公程度有很大的帮助。
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》gb／t17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》gb／t17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
中图分类号：G27文献标识码：A
根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
3 电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念--机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
4 结语
综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。
第二条本办法主要适用于农村集体经济组织或者农民投资为主，在乡镇（包括所辖村）举办的承担支援农业义务的中小型企业。大型乡镇企业，参照《国营企业档案管理暂行规定》执行。
第三条乡镇企业档案是乡镇企业在生产、经营、科研、基本建设以及各项管理等活动中形成的，对企业具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；是维护乡镇企业历史真实面貌、合法权益的历史凭证，是提高产品质量、增长经济效益的重要条件。
第四条乡镇企业档案属企业所有，由企业管理。企业安全保管条件暂不具备、档案安全无保障的，可由乡镇档案部门或县、市档案馆代管。
第五条乡镇企业档案工作是乡镇企业档案工作管理和档案管理的总称，是乡镇企业管理基础工作的组成部分。乡镇企业应当加强对档案工作的领导，将其列入企业工作计划和发展规划，切实解决档案库房、设备等实际问题，保障档案工作与企业各项工作同步发展，更好地为企业服务。
第六条乡镇企业档案工作在企业内实行统一管理，维护档案的完整、准确、系统和安全，便于企业各方面利用的原则。
第七条档案工作所需经费纳入企业财务预算和计划，并予以保障。
第二章档案机构与人员
第八条根据企业规模和需要，建立档案机构，配备档案人员。档案工作由一名企业负责人分工领导。具备条件的企业应建立企业档案馆。
企业档案机构主管全企业的档案工作，对企业内各部门的档案工作进行监督和指导；统一管理本企业的档案及有关图书、资料和信息，形成企业档案信息中心。
企业各部门应开展档案工作，配备档案人员，形成企业档案工作管理网络。
第九条档案管理人员应具有高中以上文化程度，政治素质好，并经过档案管理专业培训，熟悉企业职能任务。乡镇企业档案管理人员参照国家有关规定评定专业技术职务，享受和其它专业技术人员同等待遇；保持相对稳定。
第十条企业对管理、保护和开发利用档案工作做出突出贡献的人员，应给予表扬和奖励；对危害档案安全的行为应按《中华人民共和国档案法》有关规定给予处理。
第三章文件材料的形成与归档
第十一条乡镇企业文件材料的归档范围，主要有以下几方面：
一、党、群工作文件材料
二、行政管理文件材料
三、企业产权文件材料
四、劳动人事文件材料
五、经营管理文件材料
六、生产技术管理文件材料
七、产品文件材料
八、科学技术研究文件材料
九、基本建设工程文件材料
十、设备仪器文件材料
十一、会计核算文件材料（详见附件）
第十二条凡归档的文件材料，必须字迹工整、图像清晰、签字等手续完备，便于长期保存。
第十三条归档时间
1、各项管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前组成保管单位，由产生文件的职能部门负责人审定签字后归档。
2、产品、设备、基建、科研等方面的文件材料，在任务完成后或告一段落时组成保管单位，由项目负责人审定签字后归档。
3、产权方面的文件材料，在工作进行完毕或文件正式生效后归档。
4、会计核算方面的文件材料，由财会部门整理立卷，保管一年后向档案部门移交。如有特殊情况，也可以分阶段归档。
第十四条建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并列入管理工作程序，列入企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
第十五条档案人员应参加产品试制定型、创优、科研成果鉴定或评审、基建工程竣工验收，以及引进技术资料验收、设备开箱验收等活动，指导、监督文件材料归档工作。
第十六条企业工作人员，因公外出参观学习、考察和参加会议获得的文件材料，按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。
第四章档案的管理与利用
第十七条建立健全各类档案的登记、交接、保管、统计、保密、利用、鉴定、销毁及图纸更改补充等管理制度。
第十八条编制档案及其有关图书、资料、信息等总目录、分类目录和底图目录等检索工具，完善信息查询体系。
第十九条乡镇企业档案分类，依据文件材料形成情况，参照国档发（1991）20号《工业企业档案分类试行规则》进行。档案形成数量少的，可将有关类目适当合并；归档的案卷质量要符合国家标准。
第二十条进行档案收集、管理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。
第二十一条根据国家及中央有关部门的规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：对企业有长远利用价值的档案应永久保存；对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案其保管期限一律从长。
档案鉴定工作，由企业领导、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责进行，逐卷、逐件鉴定档案的价值，并形成鉴定报告。该销毁的档案，编造销毁清册，提出销毁报告，经企业领导审核批准后销毁，并由档案鉴定小组人员监销。
第二十二条逐步改善档案保管条件，档案库房有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防潮、防高温等安全设施，并定期检查档案的保管状况，对破损或褪变的档案进行修复，确保档案的完整与安全。
第二十三条开发档案信息资源，实行档案、有关图书资料和信息一体利用，为改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗、提高经济效益等各项活动提供档案信息服务；积极配合技术部门参与信息市场和技术市场交流；保护知识产权；严格执行国家和本企业的保密制度。
第二十四条档案管理现代化应纳入企业现代化管理的统筹规划中，逐步采用先进技术和现代化管理方法管理档案。
第二十五条企业实行兼并、破产、产权拍卖和实行承包、租赁、股份制改造以及与外商合资合作经营等资产产权变动时，档案的处置参照《国有企业资产产权变动档案处置暂行办法》执行。其党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理类档案应按产权关系，决定是否向乡镇档案管理机构移交或寄存。
第五章附则
第二十六条会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》执行。
1.符合法律法规要求
《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，由此可见企业数字档案集中管理是符合法律法规要求的。
2.数字档案集中管理有利于企业档案的安全
对于电子文件，其生成者更关注的是电子文件的现行价值，由于其业务活动的需要，生成者对其真实性、可靠性负责，当电子文件进入数字档案阶段，如无专人管理，很可能出现不存档、随意改动、销毁等现象。数字档案集中到企业数字档案馆后，企业档案馆拥有专业的档案管理人员和较好的技术条件，可以保证数字档案的妥善保管，实现数字档案长期有效管理，有效防止数字档案的随意删改和销毁，保证数字档案的真实性和可靠性。
3.有利于档案信息共享，提高数字档案利用
效能企业的数字档案虽然产生时相对独立，但利用时常常是综合利用。如一项产品档案，前期的合同及各种批文通过企业的OA系统生成并存储，设计、生产、物料、质量等产品数据由各信息系统生成后集成至企业的PDM系统，会计数据由财务管理系统生成并存储，相应的声像材料由企业的宣传部门生成并存储。实行数字档案集中管理后，所有的数字档案集中至企业数字档案馆，由于它们同属一个产品，数字档案具有有机联系，企业的相关机构在需要利用时，可以便捷地从数字档案馆中检索出该产品，并通过授权合理利用该产品的各类数字档案，可显著提高档案的利用效率。
二、企业数字档案集中管理策略分析
1.建立企业数字档案管理标准和规范体系
由于企业的电子文件是从企业不同的信息化平台上产生的，电子文件对其产生的软硬件环境有一定的系统依赖性，如简单地将其拷贝收集必然造成其不可识读性。所以实现数字档案的集中管理首先应统一企业的数字档案管理标准和规范，根据国家档案局的《数字档案室建设指南》要求，数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)、《归档文件整理规则》(DA/T22)、《档号编制规则》(DA/T13)等国家标准或地方规范的要求，应参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)设置、捕获电子文件元数据，参照《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)对电子文件与其元数据进行封装。企业参照国家和地方的标准法规建立企业数字档案管理标准和规范体系用以指导企业的数字档案工作。2.制定企业数字档案归档范围企业数字档案的来源主要是：(1)各信息化业务系统产生的电子文件转化为数字档案，如OA系统、PDM系统等；(2)各种数码设备人工采集的数码文件，如数码照片、录像等；(3)实体档案数字化产生的数字档案。理清数字档案的来源并有针对性地制定企业数字档案的归档范围是进行数字档案集中管理的保证，制定归档范围之前需要对企业的各个业务环节进行调研，统筹分析，并结合传统档案的归档范围来进行制定，一方面要尽可能地包含各个信息化业务平台产生的对党和国家、社会、企业具有保存价值的各类电子文件，另一方面也要结合企业的具体情况，对于部分暂时直接转化为数字档案有困难的档案，可先期采用实体档案数字化转化的方法生成数字档案。企业数字档案的归档范围应经企业机关及下属机构会签，并以红头文件形式发放到企业机关及下属机构，成为数字档案集中管理的行动依据。
3.对数字档案进行全生命周期管理
1940年，美国档案学者菲利普•布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。数字档案的真实性、完整性、安全性控制贯穿了文件生命周期的全过程，电子文件在其生命周期的全过程中都会有数据被篡改、版本变化、格式过时、计算机软硬件升级、存储介质破坏等风险，因此，在电子文件的形成阶段就应从管理和技术两个方面采取措施对其进行前端控制，将形成的电子文件的鉴定工作前移，对完成鉴定的电子文件进行实时归档，确保数字档案的真实性、完整性和安全性。
4.采用数字档案集中式存储、分布式共享模式
数字档案的集中管理和有效利用是企业数字档案管理工作的目标，企业的数字档案集中管理可采用集中式存储、分布式共享模式。数字档案收集环节，在企业的内部网络支持下，通过相应的档案信息化系统，实现企业数字档案馆(室)与机关及各下属机构实时进行数字档案的汇总、移交、传递，并且通过信息系统提供的元数据策略及电子文件完整性校验策略同时归档其元数据信息，并对电子文件的完整性进行校验；鉴定整理环节，将校验后的数字档案经鉴定、整理后集中存储在档案管理服务器中；数字档案利用环节，再次在企业内部网络支持下，通过相应的档案信息化系统，分布于企业各个工作岗位的终端实现数字档案的共享利用。这样实现了数字档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用全过程无缝连接，也可同时确保数字档案的长期保存与利用。
5.建立数字档案集中管理安全机制
数字档案集中管理过程中，档案信息通过网络收集、存储、共享，与传统的库房档案管理模式相比，面临着更大的安全风险，因此需要建立数字档案集中管理安全机制。首先应建立数字档案安全运营组织机构，然后制定相应的制度对数字档案工作流程和操作过程进行规范，增加认证授权、应用访问控制，从而保证数字档案的整体性、安全保密性，同时从有效预防、可靠保护、安全检测、监督管控、有效应急处理等工作环节入手构成闭环管控体系，建立涵盖防御系统建设、监督管控体系、容灾备份处理系统、快速应急处理、技术支撑平台的安全保障系统。数字档案的备份工作尤其重要，在进行容灾备份处理时应有效地设置数据冗余，进行异地备份处理，并可采用热备处理及磁带机等进行安全备份。数字档案集中管理是企业数字档案馆发展的必然趋势，只有实现数字档案的集中管理，企业数字档案资源的安全才能得到保证，数字档案才能更好地为企业的发展提供服务。
参考文献：
[1]宁波.电子档案管理模式探析[J].黑龙江档案，2014(5)
为加强乡镇企业档案的科学管理，有效地保护和开发利用，更好地为乡镇企业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国乡镇企业法》，结合乡镇企业实际情况，制定本办法。
第二条
本办法主要适用于农村集体经济组织或者农民投资为主，在乡镇（包括所辖村）举办的承担支援农业义务的中小型企业。大型乡镇企业，参照《国营企业档案管理暂行规定》执行。
第三条
乡镇企业档案是乡镇企业在生产、经营、科研、基本建设以及各项管理等活动中形成的，对企业具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；是维护乡镇企业历史真实面貌、合法权益的历史凭证，是提高产品质量、增长经济效益的重要条件。
第四条乡镇企业档案属企业所有，由企业管理。企业安全保管条件暂不具备、档案安
全无保障的，可由乡镇档案部门或县、市档案馆代管。
第五条
乡镇企业档案工作是乡镇企业档案工作管理和档案管理的总称，是乡镇企业管理基础工作的组成部分。乡镇企业应当加强对档案工作的领导，将其列入企业工作计划和发展规划，切实解决档案库房、设备等实际问题，保障档案工作与企业各项工作同步发展，更好地为企业服务。
第六条乡镇企业档案工作在企业内实行统一管理，维护档案的完整、准确、系统和安
全，便于企业各方面利用的原则。
第七条档案工作所需经费纳入企业财务预算和计划，并予以保障。
第二章档案机构与人员
第八条根据企业规模和需要，建立档案机构，配备档案人员。档案工作由一名企业负
责人分工领导。具备条件的企业应建立企业档案馆。
企业档案机构主管全企业的档案工作，对企业内各部门的档案工作进行监督和指导；统一管理本企业的档案及有关图书、资料和信息，形成企业档案信息中心。
企业各部门应开展档案工作，配备档案人员，形成企业档案工作管理网络。
第九条
档案管理人员应具有高中以上文化程度，政治素质好，并经过档案管理专业培训，熟悉企业职能任务。乡镇企业档案管理人员参照国家有关规定评定专业技术职务，享受和其它专业技术人员同等待遇；保持相对稳定。
第十条
企业对管理、保护和开发利用档案工作做出突出贡献的人员，应给予表扬和奖励；对危害档案安全的行为应按《中华人民共和国档案法》有关规定给予处理。
第三章文件材料的形成与归档
第十一条乡镇企业文件材料的归档范围，主要有以下几方面：
一、党、群工作文件材料
二、行政管理文件材料
三、企业产权文件材料
四、劳动人事文件材料
五、经营管理文件材料
六、生产技术管理文件材料
七、产品文件材料
八、科学技术研究文件材料
九、基本建设工程文件材料
十、设备仪器文件材料
十一、会计核算文件材料（详见附件）
第十二条凡归档的文件材料，必须字迹工整、图像清晰、签字等手续完备，便于长期
保存。
第十三条归档时间
1、各项管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前组成保管单位，由产生文件的职
能部门负责人审定签字后归档。
2、产品、设备、基建、科研等方面的文件材料，在任务完成后或告一段落时组成保管
单位，由项目负责人审定签字后归档。
3、产权方面的文件材料，在工作进行完毕或文件正式生效后归档。
4、会计核算方面的文件材料，由财会部门整理立卷，保管一年后向档案部门移交。如
有特殊情况，也可以分阶段归档。
第十四条建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并列入管理工作程序，列入
企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
第十五条
档案人员应参加产品试制定型、创优、科研成果鉴定或评审、基建工程竣工验收，以及引进技术资料验收、设备开箱验收等活动，指导、监督文件材料归档工作。
第十六条企业工作人员，因公外出参观学习、考察和参加会议获得的文件材料，按照
归档范围的规定，及时向档案部门归档。
第四章档案的管理与利用
第十七条建立健全各类档案的登记、交接、保管、统计、保密、利用、鉴定、销毁及
图纸更改补充等管理制度。
第十八条编制档案及其有关图书、资料、信息等总目录、分类目录和底图目录等检索
工具，完善信息查询体系。
第十九条
乡镇企业档案分类，依据文件材料形成情况，参照国档发（1991）20号《工业企业档案分类试行规则》进行。档案形成数量少的，可将有关类目适当合并；归档的案卷质量要符合国家标准。
第二十条进行档案收集、管理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。
第二十一条
根据国家及中央有关部门的规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：对企业有长远利用价值的档案应永久保存；对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案其保管期限一律从长。
档案鉴定工作，由企业领导、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责进行，逐卷、逐件鉴定档案的价值，并形成鉴定报告。该销毁的档案，编造销毁清册，提出销毁报告，经企业领导审核批准后销毁，并由档案鉴定小组人员监销。
第二十二条
逐步改善档案保管条件，档案库房有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防潮、防高温等安全设施，并定期检查档案的保管状况，对破损或褪变的档案进行修复，确保档案的完整与安全。
第二十三条
开发档案信息资源，实行档案、有关图书资料和信息一体利用，为改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗、提高经济效益等各项活动提供档案信息服务；积极配合技术部门参与信息市场和技术市场交流；保护知识产权；严格执行国家和本企业的保密制度。
第二十四条档案管理现代化应纳入企业现代化管理的统筹规划中，逐步采用先进技术
随着的电子商务的发展，改变了传统的交易模式，给企业提供了更大的业务平台，同时也对企业档案管理方面提出了新的挑战。企业档案作为企业知识的沉淀，记录着企业的生产、技术、经营等活动，是企业发展中宝贵的信息资源。因此研究电子商务对企业档案信息管理的影响尤为必要。
一、电子商务对企业档案管理的影响
电子商务给企业带来了经营战略、组织管理、信息共享及文化冲突等方面的变化，它不仅是一种技术革命，更是一种通过技术的辅助、引导、支持来实现前所未有的频繁的商务经济往来，是商务活动本身发生的根本性革命。
1. 企业档案载体形式发生了变化。随着电子计算机技术的广泛应用，特别是在企业的电子商务活动中，电子邮件、电子签名、电子合同等文件格式大量产生，企业在管理、生产和科技活动中会形成越来越多的存储在软盘、光盘、计算机的硬磁盘上的电子文件。电子文件具有非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与载体之间的可分离性、多种信息媒体的集成性及系统的依赖性等特点。对企业来说，如何保存好这些电子文件是新时期档案工作所要解决的实际问题。
2. 企业档案工作方式和管理手段发生了变化。电子商务活动中电子信息技术的大量应用，不但使人类社会改变了管理方式，更重要的是人类的许多文化观念也随之改变。在电子环境下，任何东西都不是明显可见的，电子文件的各项特征变得复杂，要求档案工作者和文件管理者要有能力确定电子文件的真实性、可靠性和完整性。在信息时代，所有的组织机构为了能够及时、准确地获取所需的文件、档案信息，都无一例外地利用计算机和网络技术来满足组织对信息的需求。作为档案工作者来说，更需要掌握计算机技术，用自动化、系统化的管理手段，快速、准确地为组织提供文件、档案信息，为科学决策服务。
3. 企业档案管理流程发生了变化。由于企业档案载体形式的变化，带来了企业档案工作方式的转变，同样在整个档案的管理流程中，电子文件在管理的时间、内容和顺序上都发生了相应的变化，促使企业档案管理必须实现企业电子档案前端控制和全程管理方法。
①管理时间上的变化。电子文件由于易更改、易删除的特点决定了其管理时间需提前到电子文件的形成阶段，只有这样才能防止电子文件在形成之后不会因为硬件损坏或人为修改而造成的丢失。
②管理内容上的变化。由于电子文件是在电子环境中生成的，其对计算机的软件、硬件都有很强的依赖性，因此电子文件在归档时要求与之相配套的生成软件或管理系统一同保存；对文件的鉴定来说，电子文件鉴定时要求对其技术状况做出判断，这些都是传统鉴定工作所没有的。
③管理顺序上的变化。由于电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作需要在文件的形成阶段就进行，因此可以说电子文件的管理流程贯穿于整个电子文件的生命全过程中。这与传统的纸质文件管理程序是不同的，纸质档案管理是有一定先后顺序的，比如先鉴定、后归档、再著录等。
二、电子商务环境下加快企业档案信息化体系建设
1. 建立并丰富企业档案信息网络系统
可以依托企业网站建立企业档案信息网络系统，收集反映本企业在生产经营管理过程中的基本数据、历史记录等资料，及时归档整理形成丰富的档案信息资源。此外，还应广泛收集行业内部信息资料，随时了解并沟通同行业档案工作动态，取得与自己相关联的信息，实现档案资源共享，为企业各部门的研发、生产、经营、决策提供信息服务。
首先，企业档案部门应该对档案信息资源数据采集和整合方式进行改进，对文字、声音、图像等信息进行数字化处理；加强信息收集著录与交流，建立丰富的网络信息库，及时、有效地整合档案信息，进行档案开发。
其次，电子商务企业随时随地都能接收到大量信息，企业档案部门应努力建设有自身特色的信息资源数据库，运用数据库技术与网络技术，将需要处理的数据经合理分类和规范化处理之后，通过对数据库的档案数据整理、分析和挖掘，为企业及客户提供有用的信息。
2. 加强对电子档案的管理
企业档案工作人员通过在网页上下载和上传来完成电子文件，这些电子文件中具有重要保存价值的档案信息在电子档案数据中心服务器上进行物理归档，转化为电子档案，并有相应的纸质档案归档保存，实行电子文件和纸质文件的归档双套制，以确保档案信息的安全。电子档案的载体与以往纸质档案不同，因此，保管的要求也不相同。它使用的存储介质是较高容量的新材料载体，如磁盘和光盘等；电子档案数据库房要防尘，并保持清洁、通风，档案工作人员也要定期对存储介质进行检查，以防计算机等设备感染病毒。
3. 了解企业需求，拓展服务内容
企业档案工作人员不仅要做好档案信息资源的收集保管，还需要更多的了解企业需求，拓展服务领域。一方面，从相关网络上获取有效信息，提供企业产、供、销、技术、资金、政策等信息，建立起一套适合本企业的科学、高效的企业档案信息资源管理体系，为企业发展提供主动的全方位的服务。另一方面，通过企业门户网站，结合营销手段，把最能展现企业自身优势和良好形象的信息资源于网上，吸引客户。
4. 借助企业信息部门的技术力量，做好相关标准的制订
档案信息化建设要与企业信息建设同步进行，档案部门应通过吸收和借鉴国际国内成功的网络建设经验，从而尽快制定出符合本企业电子文件管理的规范制度标准，如电子档案存储格式、代码标准、档案信息网络安全等。相关标准的制订是在新的网络时代中，这是促使企业档案信息建设制度更规范、共享性更强、成功利用率更高的保证。
5. 培养高素质、多技能的档案信息管理人才
档案信息网络化建设需要一支专业技术素质较高的队伍， 因此，应加大档案工作人员业务素质的培训力度，有针对性进行各种形式的业务培训，特别加强计算机信息网络技术、信息开发技术、人工智能和基本技能等知识的培训。通过培训把理论与实际工作有机结合，提高档案人员的业务技能，从而能更熟练地为企业电子商务活动提供信息服务。
三、结论
进入电子商务时代，企业档案信息资源在企业的发展中将日益占据主导地位，企业档案管理应跟上企业发展的步伐，并在先进的管理理念和模式的指导下，对企业档案管理工作进行根本性的变革，提高档案管理水平，只有这样才能合理开发利用档案信息资源，实现档案信息资源效用的最大化，更好地为企业发展服务，提高企业效益。
2 电力企业文书档案管理所存在的问题
2.1 电力企业高管对档案管理不够重视
很多电力企业高管都将工作重点放在了企业建设、企业运营中，例如市场占有率、售后服务、产品质量、日常维护等，对档案管理的关注程度不高，认为档案只是一些文字类的工作，对电力企业的发展起不到多大作用。也正是由于高层领导对档案管理不够重视，使得电力企业在档案管理资金投入方面非常少，甚至有些档案室的基础设施都不够齐全，造成档案管理环境、管理手段都处于落后。可以说，档案管理对电力企业发展有着直接影响，如果管理层对档案管理不够重视，那么最直接的后果就是文书档案无法发挥自身作用，更无法提供高效能、高质量的服务。
2.2 管理软件问题
现代化文书档案管理主要依托于信息技术。由于我国信息化技术相比发达国家起步较晚，很多人认为现代化电力企业管理问题中，主要的问题在于计算机硬件设施，但却恰恰相反，计算机硬件是可以引入国外设备，但软件却需要企业根据自身实际情况自主开发或者优化第三方软件。由于软件问题会导致硬件设施利用率不高，造成资源浪费，同时也无法切实提高档案管理质量。所以，想要加强电力企业的管理质量与管理效率，必须要推动电力企业档案管理现代化、信息化进程，即加强管理软件功能。同时，以当今现代化档案管理情况分析，我国档案管理处于现代化管理的过渡阶段，档案管理是否能够平稳的过渡到现代化管理，其重点是建立完善的数据库系统。
2.3 现代化档案管理理论研究落后
随着信息技术不断发展，电子档案管理模式已经成为电力企业管理部门着重解决的问题。但以当今档案管理模式分析，我国电子档案管理的理论研究、政策指导还有待完善，并未取得显著的研究成果。因此，电力企业必须要抓住当下档案管理中所存在的问题，专注理论研究。笔者认为，电力企业档案管理研究首先要从以下几点出发：①电力企业档案法律地位、产权特征等问题；②如果电力企业产权出现变更，档案要流向何处。③国家对价值档案的坚定问题。④电子档案在电力企业中的作用与地位。
电力企业想要实现档案现代化管理，必须要经过一定的流程，现代化档案管理研究、投入也不是一蹴而就的。想要切实提高文书档案在企业中的作用，企业必须要在不断实践中找出一定规律，并结合自身的发展情况逐渐完善档案管理模式。
3 加强电力企业文书档案现代化管理的有效措施
3.1 加强电力企业高管对档案管理的重视程度
想要实现电力企业现代化管理的首要条件就是提高企业高管的重视程度，对于档案管理问题要认真对待。首先，管理人员要充分认识企业档案对企业发展的积极作用，不能够总是遵循传统的管理方法。企业管理人员必须要积极参与现代化档案管理建设，不断学习、不断发展，采用信息技术来优化档案管理结构，进而不断提高现代化档案管理水平。其次，企业高管要积极调动企业员工的积极性，充分发挥档案管理在企业中的积极作用。扩大文书档案管理的服务领域，让每个员工都能够在现代化档案管理中受益，加强员工与档案管理的认识，进而保障电力企业档案管理能够健康发展。
3.2 加强对现代化档案管理的软硬件投入
电力企?I现代化档案管理建设的制约因素有很多，例如资金投入不足、人才支持力度不高等，但重中之重是现代化档案管理人员的管理水平与现代化意识。因此，需要电力企业高管做到以下几点：①企业应以现代化档案管理为主题组织会议，加强对现代化文书档案的关心、支持力度。现代化档案管理需要计算机软硬件的支持，也是实现现代化管理模式的基础，因此，加强资金投入是至关重要的，如果企业资金缺乏，要想法创造条件加强资金投入。②各个部门领导，特别是档案管理人员，必须要重点关注现代化档案管理建设工作，定期展开工作报告，让各个部门领导能够及时了解现代化档案管理建设情况。同时，企业高管要加强现代化档案管理建设的指导工作，帮助档案管理人员解决实质性问题。
3.3 构建一支高素质、专业强的现代化档案管理人才队伍
企业发展必须要有人才的支持。因此，在现代化档案管理建设中，必须要保障人才的支持，进而满足现代化档案管理的信息化、现代化要求。在电力企业日常运作中，要定期展开档案管理人员的培训工作，树立档案管理人员的现代化意识与崇高的服务思想，学习先进的管理技术、信息技术。现代化档案管理的核心硬件就是计算机，由于计算机的强大的数据处理能力与计算能力，这就为档案管理、档案查询、档案归档工作带来了极大的方便。针对现代化管理系统来说，管理人员必须要具备计算机能力、软件操作能力、系统认知能力、软硬件维护能力等，只有这样才能够胜任现代化档案管理工作。
3.4 不断推进文书档案管理的现代化与信息化
[作者简介]何燕宁，广西区邮政公司办公室档案馆员，广西南宁530012
[中图分类号]F616 [文献标识码]A [文章编号]1672-2728(2010)09-0062-04
一、邮政档案在企业管理中的价值意义
(一)邮政档案是邮政企业历史的真实凭证，具有凭证价值。邮政档案所具有的潜在的企业价值，是由邮政企业的基本特点决定的。邮政档案主要是由邮政企业各部门在通信生产、经营管理、基本建设、科学研究等活动中形成，作为历史记录保存起来的，包含有文书、科技、会计、音像、实物等不同载体的全部文件资料。所以，邮政档案是邮政企业历史的真实凭证，它具有凭证价值，这就是邮政企业档案呈现出的最基本的特点。由于邮政档案中最重要的档案来源就是文件材料，档案人员将文件资料收集、整理，分类、装订、立卷、归档后形成的档案，它所保留着的历史标记，使得邮政档案将成为邮政历史的真凭实据。
(二)邮政档案是企业的实践活动的记录，具备了情报资料的价值。由于邮政档案又是邮政企业人员在企业的实践活动、业务知识和经验的记录，所以它又具有可资参考的特征，也使它具备了情报资料的价值。企业历年的邮政史志编写、业务培训教材编纂都要通过查阅大量档案资料获得。企业档案能准确地记录着企业历史活动的事实和经过，也记录企业人员在各种生产管理活动中的思维过程，所以这些信息比其他资料信息更具有原始性和可靠性。
(三)邮政企业档案是满足现实利用的现实价值，发挥潜在价值。企业档案还将长期发挥着潜在的价值。例如，某县邮政局位于农村生产队附近的一块企业用地被当地农民聚众要求归还。经查，该土地是20世纪60年代初由于国防通信需要由政府紧急划拨给当时的电信通信专用的，邮电分营后被拨划给邮政企业。由于当时的档案资料保存较完好，土地批复手续完整，利用该档案资料还原历史真相，使得这起土地纠纷得到平息，该土地在邮政企业得以保存。由此可见，邮政企业档案既有能够满足现实需要的价值，又有能够产生潜在经济蚊益的长远价值。
二、邮政企业档案在企业管理活动中的作用
(一)邮政企业档案在决策中起凭证和参考作用。企业档案对企业的生产、经营、管理等实践活动有着重要的影响作用。邮政档案是邮政企业单位行使职能，从事生产、管理活动的真实记录。邮政档案特别是在解决争端、处理案件活动中可发挥证据作用。法律证据作用也是档案凭证价值的集中体现。例如，邮政业务档案中的汇兑档案凭证，可为法院、检察院处理各类案件提供可靠的证据。同时它对企业管理人员察往知来，保持政策的连续性、工作程序和工作方法以及有效的、科学的决策将起凭证和参考作用。
(二)邮政企业档案产生着社会效益和经济效益。由于记录了企业生产、经营、管理等诸多业务活动的过程，也为继续开展这些业务活动积累和提供了必要的信息和证据。它具有业务咨询作用，特别是在世界邮政日之际、北京邮政奥运会举办期间，邮政企业利用邮票、邮政通信实物、邮政声像档案等，通过电视、广播等传播媒体进行企业业务宣传，以此来扩大邮政企业的影响力，增加了业务来源，提高了经济效益。这些作用使档案在利用过程中产生着社会效益和经济效益。
(三)邮政企业档案是宝贵的精神文化财富。邮政档案也是全体邮政员工所创造的宝贵的精神文化财富，它对企业文化的积累、传播发展与进步发挥传承作用。例如，人们通过留传下来的中国最早的邮票一大清的龙票了解到清朝社会的方方面面，通过一枚小小的邮票，人们可以感受到中国古代文化的悠久历史。同时邮政档案也具有教育作用，它以第一手材料见长，真实可信、形象生动，具有很强的说服力和感染力。
三、邮政企业档案工作发展现状
在邮政分营之初，邮政企业档案工作得到了领导重视，大部分企业档案配备了专、兼职的企业档案人员，多数基层单位配备了相应的档案库房和装具，并及时对企业档案人员进行了培训，分营之初的企业分业经营资料大部分得以收集，企业档案起点较高。但由于邮政企业独立运营之初，企业亏损严重，职工队伍庞大、整体素质较低，管理及经营模式滞后等因素还是直接或间接地影响到企业档案工作。
(一)邮政企业人员档案意识淡薄。企业个别领导对企业档案工作缺乏了解，认为整理档案就是将全部的文件收集起来，捆成一堆，或随便装入盒内就行了；也有的是由于企业经营生产任务较重，主要精力忙于创收，文件资料则束之高阁；还有的是由于经营管理人员较少，未设立有专门的档案人员，故档案工作无法开展；有的对档案在企业经济建设中所起的价值作用认识不足，不了解档案具有的潜在的经济效益，在档案管理上没有资金投入，没有将档案工作列入企业的议事日程中，档案工作所需的人、财、物得不到应有的保证。
(二)邮政企业档案管理人员业务素质相对较低。在邮政分营后，有关部门对广西区邮政专、兼职档案人员作过一次调查，调查结果如下：全广西共有96个单位，分营前从事档案工作的档案人员3年以下的占70％，3年以上的只占有10％；大专以上文化程度的占25％，能进行一般计算机操作占40％。在调查中发现，有的档案人员计算机水平很专业，但档案及企业业务不熟；有的邮政企业业务很熟悉，但不会计算机操作。邮政企业经营管理中涉及的专业性业务较多，所以档案中专业性文件也较多，档案人员不熟悉档案业务和邮政业务，导致文件分类不准确，保管期限确定不合理。
(三)邮政企业档案企业管理人员较少。随着企业办公自动化的发展，企业管理已实行无纸化办公。随着企业改革步伐的加快，企业专业化管理初步形成，体现在OA办公自动化管理过程中，文件数量逐年加大，与之相矛盾的是企业的管理人员不断的缩减，有的县级综合办公室只配备有一名管理人员，还有的是既当办公室主任，又当司机，有的还兼职当企业营销人员等等。
(四)邮政企业档案管理不到位，资料收集不全。邮政企业档案人员在工程建设过程中与工程技术人员沟通较少。由于工程技术人员在工程建设过程中不知道档案管理的要求，档案管理不严，以致在竣工验收中出现不少问题，如有的依据性文件为复印件，没有原件；有的工程竣工图无竣工图章；有的在施工中修改的地方竣工图没有标注；还有的监理文件或招投标文件收集不全等等。
(五)邮政企业档案信息资源的开发利用水平不高。县局部分单位档案管理系统使用率不高，一些单位只限于将文书档案资料收集，未能进行档案管理条目的录入。一些档案利用也只限于提供档案的纸质检索工具，未能利用档案信息管理系统对档案数据、档案信息资源进行深度的开发、利用，一些单位未编制大事记、企业史志资料汇编等。
四、完善邮政企业档案工作的对策
现代邮政企业档案工作要求我们要用现代科学理论、方法与技术来管理各种类型档案，积极开发档案信息资料，广泛输出档案信息，为邮政企业发展服务，这就要求我们必须扎扎实实地做好档案的各项基础工作。基础工作是档案工作的重中之重，是一项较为系统的工作。
(一)建立健全邮政企业档案的规章制度是做好档案工作的基础
各级邮政企业应高度重视档案工作，把档案工作纳入企业的议事日程。大力宣传《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《广西壮族自治区档案管理条例》，采用张贴宣传标语、黑板报、组织人员学习、参观等方式进行宣传，让广大的企业员工知道、了解邮政企业档案的价值及凭证作用。建立健全规章制度是档案资料齐全完整的重要保证。档案资料的产生、收集、整理、立卷、归档等过程一环紧扣一环，其中任何一环脱节都会对档案的工作产生影响。各级邮政企业要建立健全各项档案规章管理制度，例如本单位立卷归档制度、档案的移交接收制度、档案管理制度、档案保密制度、档案借阅制度以及档案专、兼职工作人员岗位责任制等等。
(二)加大培训力度，培养适应现代化管理的企业档案人员
要搞好档案人员队伍建设，一要建立培训机制。有计划、有组织、有目的、多渠道、多形式地针对本单位档案人员的现状，缺什么补什么，以求达到适应。现代化技术的发展使各种新知识、新技术在档案工作中得到应用，档案工作从内容到方法也都在发生着变化。档案人员在实际工作中又经常遇到一些按传统的方法解决不了的现代问题，所以档案工作者必须加强学习。学习方式可以灵活多变，可以通过参加各级档案部门举办的档案培训班学习；也可以自学，利用业余时间学习有关档案专业理论知识及邮政各类业务知识。二是在选用档案人员方面，可以将具有较高文化水平又有一定企业专业知识的人员安排到档案岗位，以改变现有的档案人员知识单一、文化素质偏低、年龄偏大的状况。三要调动档案骨干人员的积极性，比学赶帮，在邮政企业内部引进竞争机制。可以与邻近的单位组成档案协作组，互相学习，互相检查评比，互相促进，充分调动档案人员的积极性，使档案管理和档案整理工作水平能够进一步提高。
(三)为档案管理工作配置必要的设备和设施
根据《广西壮族自治区档案管理条例》的规定：“各级各类档案馆，各单位的档案机构，应当建立、健全规章制度，配置必要的设备、设施，防止档案的破损、褪变、霉变、虫蛀和散失，确保档案的安全。”各单位要根据自身档案工作的需要，设立本单位档案室，将本单位的文书、科技、会计、声像和实物档案统一保管。要配备必要的档案专用库房和档案装具。有条件的单位应当将档案办公室、档案阅览室和档案库房分开。档案库房要坚固，应禁止设在一楼或楼项，要安装有铁门、铁窗栏、厚窗帘，并配置有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠虫等设施。档案装具要按照国家规范的档案标准进行制作或向当地档案管理部门购置，要配备抽湿机、温湿度剂和防虫剂等设施和档案装订机等足够的档案工作用品，以保障档案工作的开展，确保档案的安全。
(四)深入探索企业档案信息资源的开发和利用
邮政企业近年来不断进行深化改革，从档案归档内容来分析，档案工作从分营初期的重点收集分业经营期间的档案资料，至邮政扭亏时期的邮政固定资产的加大投入，邮政工程建设档案的收集整理成为转型时期的重点。随着邮政金融及邮政速递的专业化发展，邮政企业档案内容也在发生着变化。企业现需加大对信息化建设的投入，在邮政企业的信息网建设中，企业档案也要做好相应的配合管理工作。
档案是信息，信息是资源，数字档案能使企业信息有序化，档案也是生产力，各级档案人员要积极动脑筋、想办法，可通过编制《全宗介绍》《档案专题目录》《档案文号对照表》《单位工程简介》等一系列档案材料向企业提供方便、快捷的信息查询渠道，通过计算机软件管理档案，将档案资源信息化，为企业提供最大的信息源。企业档案信息化管理是社会发展的必然趋势。
企业的信息化管理将促进企业档案信息化管理，企业档案的信息化管理也将更大地促进企业经济的发展。如现代邮政企业就是在探索企业的信息技术发展中前进的。过去人们交流、获取信息的渠道太少，大多数是通过在邮局寄信、看报纸、杂志等而获得信息。邮局信件因为是手工处理，程序烦琐，信息传递极慢。20世纪90年代后，计算机通信技术、数据通信、图像通信等科技手段的飞速发展，社会信息传递渠道增加，人们不再依赖寄信等传递方式，传统的邮政通信业务受到挑战。邮政企业的决策者们意识到开展企业信息技术建设的重要，“十五”期间，邮政将推进企业信息化进程作为新世纪的战略选择。经过数年的努力建设，邮政计算机综合网已陆续建成，邮政业务网络一体化已成为现实，邮政储蓄网上异地存取、网上寄信、网上查询邮件、网上礼仪等业务蓬勃开展。网络业务的发展给邮政企业带来了生机。企业信息技术的发展促使企业的管理手段进一步强化。企业如今正不断推进着办公自动化建设，并将带动企业档案信息化、现代化管理，利用现有的企业综合网、局域网将企业档案、信息资源充分开发、利用，最大限度地发挥企业信息资源的作用，更好地推进企业的发展。
(五)信息化管理档案是要变革传统档案管理模式
要实现企业档案信息化管理，档案信息化管理系统的建立是基础。档案信息化管理改变了档案收集工作的方式。传统的档案收集是将原始的纸质文件由分散收集到集中处理的过程；而信息化档案管理，档案工作人员除了要收集原始纸质文件外，还要将原始纸质，的文件、原始声像文件、电子邮件等信息通过网络档案录入系统收集网络档案所需文件。网络档案信息化管理系统的建立，可以使档案收集更加完满。
档案信息化管理系统的建立改变了档案的整理与鉴定工作方式，使档案的整理工作更加规范。由于种种原因，传统的档案工作基本是内向管理的模式，管理手段主要是手工操作，档案人员把自己的活动范围限制在封闭和半封闭的环境中，这样使一部分档案成为无人问津却保管良好的一堆废纸，现在将档案的总目、分目整理按照系统合理运用，用计算机筛选录入、整理档案效率高且严格，为整个档案的整理与鉴定工作提供了便利条件。
档案信息化管理系统的建立给档案的保管与利用带来了全新的变化。档案信息管理系统使档案的保管和利用从质到量都优于纸质档案，已经完全超出了传统档案利用手段的范畴。由于新技术的应用，文书、档案一体化，档案、图书、情报一体化，数据档案馆、虚拟档案馆、无界档案馆给利用带来了量的变化。电子档案保管与纸质档案保管有本质的区别，电子档案的保存可实现无纸化、网络化。
档案的统计工作历来是最重要的工作。传统的档案统计涉及的项目内容多、统计数据要求很详细，有的内容年年重复统计，令人感到烦琐；而档案信息化管理系统却是最擅长统计工作的，通过计算机统计，可以剔除每年重复统计的数据，只需将新的数据增加或删改，统计工作快而准确。
[参考文献]
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