（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性第一
提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。
（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
（三）强化电子档案管理所需设备
提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。
（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。
1医学电子档案在医院发展中的重要作用
随着科学的进步和发展，电子档案也逐渐被普及，在医院电子档案的实施中具有重要的作用。电子档案满足了各种科研数据的处理，尤其是科研数据中比较复杂的图表和数据的处理及存储，都可以由各种计算机软件及绘图工具完成，极大减少了手工劳动，节省人力支出，提高工作效率。同时，对不同患者的病情、治疗情况以及随访情况进行记录，将情况相近的患者资料进行汇总和统计，能够及时有效地对同类型患者采取的治疗方法的效果进行统计比较，有利于医院医疗水平的提高[f}l。当发生紧急情况时，翻阅电子档案能够极大减少寻找时间，有利于及时有效地控制病情，找到合适的治疗方式。为此，医院电子档案的建立能够完善纸质档案的不足，提高工作效率及工作效果，体现医院科研工作的全部情况，有利于医院长期发展。2医学电子档案管理现状
2.1管理制度有待细化及责任化
对于医院电子档案的管理，一般采取行政人员负责的制度，但由于医院资料的特殊性，如一些病理切片的档案、X射线的档案以及各种影像检查的档案，在各个科室中都会用到，且通常情况下都由本科室进行管理。但电子病历及医疗电子信息则由信息科管理，存在管理多线条的现象，使得电子档案的管理很难做到细致化。更重要的是电子档案的建立，不能形成立竿见影地体现经济效益，从而造成了许多医院管理层对电子档案的不重视，管理人员对电子档案的管理不细心[[9]。因此，应当充分将医学电子档案的管理制度进一步细化及责任化，以保证电子档案的价值得到充分开发，为医院的诊疗系统服务。
2.2缺乏专业的电子档案管理人员
电子档案自身具有载体的依赖性、信息载体分离性、所含信息不可识别性以及可共享性等特点。电子档案的特点能够极大地降低医院科研工作及患者管理工作的中间步骤，科研工作进度及成果可以直接在网上进行汇总并汇报，患者的基本情况也能够得到及时的更新。但在享受这些便捷的同时，也对档案管理提出了新的挑战，重点体现在:①重要文件依赖载体进行存储，一旦载体被破坏或者遭受病毒侵染，文件也会随之丢失;②电子档案可以进行修改，纸质档案的原始记录及修改痕迹将不复存在，科研及患者档案的真实性可能会相应下降;③电子档案是存在于电脑中的一个文本文件，则不存在正本、副本的差异，使得收集人员在进行资料收集时的针对性下降。因此，聘请计算机学科的专业人员对电子档案所涉及的信息采集、信息处理及信息汇总进行监督管理及统筹十分必要。由于医学专业的特殊性，需要掌握医学、计算机学和统计学等多个学科的知识方能胜任此项工作。加强医学电子档案的管理，需要提高管理人员的专业水平，聘请各学科专业人员进行指导，对电子档案的建设具有积极的意义。
2. 3管理中所需的硬件设施有待提高
随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。
1 医院电子档案管理中存在的问题
1.1 档案管理职责不明确，管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。
1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。
1.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4 档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5 档案管理硬件不能满足要求
医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。 转贴于
2 提高医院电子档案管理的对策
2.1 建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。
2.2 制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3 加强培训，提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识，要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4 加大档案管理的投入
电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。
随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。
参 考 文 献
数字档案馆是以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。就城建档案数字化问题，鉴于国家建设部提出的“数字城市”建设的方向和目标问题，城建档案实施数字化管理势在必行。
传统档案馆向数字化档案馆发展是一项复杂工程。首先，传统城建档案馆是以纸质档案为主，而数字化档案馆则是朝着各种载体形式并存的方向发展，它包括各种电子文件、光盘、多媒体、缩微载体和声像载体等。其次，传统城建档案馆是等客上门的服务方式，而数字城建档案馆则是开放式的，用户可以通过联网的方式查找所需要的信息。第三，城建档案工作者不仅仅是档案保管者，他们将成为城市建设信息资源的管理者、信息提供的传播者、信息利用的导航者。
笔者认为，随着信息网络技术的大量应用，城建档案馆藏及档案工作者也随之发生重大变化。在我国，由传统城建档案馆向数字城建档案馆发展还需要一个渐进的发展过程，到目前为止，城建档案界对该问题还没有统一思想、达到共识。但是，我相信，不久的将来，数字化城建档案馆的建立和发展肯定是不可阻挡的。
二、由纸质档案向电子档案发展
目前，我国的社会和科学技术发展需要一个过程，完全无纸化社会，还难以预见，那么在相当长的时期内，仍然要以传统的纸质档案为主要管理、利用对象。传统的纸质档案有很多优势，它的内容与载体的原始性集于一身，不易伪造，如有伪造也可以通过一定的技术方法识别，是一种真实可靠的法律依据。
电子档案的产生和发展丰富了档案工作的内容。电子档案最主要的优势是高效、便捷，可以方便地通过网络进行传输、检索、摘录、转录、设计、修改，可以节省大量的劳动和经费，因电子档案信息存储密度大，可以节省档案馆（室）库房空间，使人们可以超时空地交流、利用，这都是纸质档案不能比拟的。但是，电子档案最主要的弱点是具有易变性，可随时丢失、销毁，修改后毫无痕迹，真假难辨，依据性、凭证性差。目前，电子档案最致命的弱点，就是在社会上不具有法律效能。再有电子档案由于操作错误、病毒感染等会造成信息的部分或全部丢失；电子档案由于软盘、光盘等到期前必须转录。所以说，电子档案寿命短，存储安全性差，不容易保存。因为档案有其自身的特点，不同于图书等文献，所以确保网上信息安全应成为档案部门关注的重点问题。
随着现代化高新技术的迅猛发展，电子计算机广泛运用于办公、科研生产等诸多领域，计算机文件更是日益增多，所以说，新事物必将冲击旧事物，将电子城建档案接纳为档案家庭的成员已是不可阻挡的趋势。我们不能总是习惯于传统观念，守旧的思维方式，我们城建档案工作者，既要向电子城建档案时代挑战，又要在传统城建档案的基础上求得发展。
三、人员结构调整向专门人才高素质发展
从全局来看，档案工作需要“复合型”的专业人才，如何培养出素质高、能力强、适用面广的档案专业人才，是摆在档案工作者面前又一新的挑战。
各级城建档案部门需要引进竞争机制，尽快吸纳和培养既懂计算机，又懂档案业务的专门人才。面对新的任务与需要，城建档案工作人员必须进行调整：
1.专业结构调整
面对电子计算机、数字化光纤传输和缩微复制存贮等高新技术，城建档案工作的专业结构越来越复杂、技术难度越来越高，不仅需要档案专业人员，还需要信息处理、分析等研究人员，需要电子、网络以及计算机软、硬件方面的专业技术人员，适当增加非城建档案专业人员的比例已迫在眉睫。
2.年龄、人员数量调整
随着城建档案信息存取方式向数字化、电子化方向发展，城建档案部门在增加计算机专业人员的同时，不能减少城建档案专业人员的数量，最好有所增加。档案专业人员应朝气蓬勃，充满活力，且具有挑战性，城建档案队伍要向年轻化转变，切不可成为安置老弱闲置人员的场所，业务骨干最好应在45岁以下。
3.机构设置和档案工作者自身素质调整
由于专业结构及人员的调整，计算机专业人员及城建档案专业人员的增加，随之要求各级档案管理部门相应的调整或增设机构。设置如：计算机管理（处）科、现代技术（处）科，以适应新世纪档案工作需要。
21世纪，未来的国际竞争实质上是国民素质的竞争，没有人的现代化，不会有社会的现代化。城建档案工作是由人、财、物、信息诸要素构成的体系，城建档案工作能不能发展，关键在能不能提高城建档案工作者的素质。
第一，要提高思想政治素质。一定要学习和掌握马列主义、思想和邓小平理论，坚持以邓小平理论、科学发展观、构建和谐社会为指导，提高自己的政治鉴别力和政治敏锐性，在思想上、政治上始终保持和党中央高度一致，在风云变幻的国际形势下，始终把握好正确的政治方向，坚定建设有中国特色社会主义的信念，坚定共产主义理想不动摇。
（二）专业人才缺乏电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。由于学校从事档案工作的专业人员相对偏少，多数科室都是档案兼职人员。有些科室虽然有现代先进的计算机设备，但因部分档案专兼职管理工作人员还是原来纸质管理下的工作人员，工作方式无法适应电子档案管理工作的需要，缺乏专业人员、操作不够规范等都在影响着电子档案管理工作的规范化。（四）电子归档意识薄弱学校部分科室还没有将档案工作中纸质档案纳入现代科学管理和法制管理的轨道，归档不鉴定，真伪不辨别，其利用率也比较低，除了在办学水平评估期间引起重视外，平时在档案管理中都没有意识到电子文件的重要性，对其归档、保管等一系列问题也没有给予充分重视和关注，不仅达不到存真去伪、存精去杂的目的，还使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给电子档案规范化管理带来诸多不便。
二、提高中职学校电子档案管理水平的对策
（一）树立科学的电子档案管理发展理念要用观念创新助推电子档案管理工作，重点树立三种观念：一是“以人为本”的电子档案工作观念，一切工作都应该围绕如何服务和促进人的全面发展，特别是教师队伍教育教学水平的提高和学生整体素质的提升。二是全面发展的电子档案工作理念，坚持中职学校档案建设与科室、职能部门二级档案建设的全面发展，增强全体师生员工的档案意识；三是协调发展的电子档案工作观念，加快中职学校档案工作发展步伐，促进档案工作与学校各项工作全面协调发展，更好地为学校的发展服务。
（二）加强档案信息化建设加强档案信息化建设，在硬件建设和软件建设两方面都要加强，两手抓两手都要硬。在硬件建设上，完善档案信息化基础设施，加强档案的场所建设和库房建设，争取采用自动化的密集架管理系统，进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境。
信息化时代档案教学改革和课程资源整合是一个系统工程，其目的是培养能适应档案事业发展的应用型人才。改革的关键是要遵照学科自身发展的规律和档案工作创新发展的需要，把握不同板块的知识结构和逻辑顺序设计，不断调整档案课程资源与档案工作实践需要的度。培养能适应信息化时代档案事业发展需要的复合型人才。
一、整合和调整档案课程资源
传统的档案管理，是以档案实体为对象进行管理的。随着信息技术和网络技术在档案领域内广泛应用，档案工作的内涵发生了深刻的变化--档案信息的数字化和管理手段的现代化，使档案工作从以纸质档案管理为主逐步向以电子文件管理为主的方向转变。档案数字化是档案信息化建设发展的必然趋势，档案工作的发展必将走上信息化、数字化的道路。
档案信息数字化有助于档案信息资源的加工和整理，以及档案信息的及时获取和有效利用，提高档案信息的利用率。档案工作者的一项重要任务是要加强档案信息数字化建设，最大限度地开发和利用档案信息资源，实现档案信息资源的共享。电子文件的鉴定、归档、整理、利用问题，电子文件的真实性、完整性、有效性问题，电子文件的安全问题，电子文件长期保存等问题，将直接影响到电子文件的管理。需要我们学习有关管理电子文件的知识，尽快掌握电子文件管理的规律。数字档案馆是通过馆藏档案数字化和电子文件的接收，整合各种档案信息资源，建立各级各类档案数据库，建立一个多层次、分布式、规范化的档案数据库，并通过档案信息网络平台实现档案信息资源的共享。
在数字化条件下，电子文件和档案信息，它们具有非人工识读性、信息与载体之间的可分离性、信息存储的高密度性以及多种媒体信息的集成性等特征。这就使得电子文件和档案信息的安全性难以得到保障，档案工作者将面临许多尴尬和种种困难。为此，当务之急就应加强对电子文件信息的保护，保障电子文件信息的内容安全，防止电子文件信息被非法变更与破坏，确保电子文件信息的真实性、完整性和长期可存取性。
二、整合和调整档案课程资源是档案学科和人才培养的需要
（一）档案学课程整合和调整的思路
信息化时代的档案学科面临着信息技术和网络技术的频繁渗透，促使档案学要不断地拓宽自己的研究领域，不断地吸收和学习其他学科的知识。档案学要走一条理论与技术相结合、传统与现代相融合、国内与国外相借鉴的道路，围绕着档案管理的基本理论、以电子文件的管理以及档案信息资源开发与利用为中心，构建自己的学科体系。
档案学教育不能再像传统的档案学教育那样囿于基础知识范围内，数字技术、网络技术与信息技术在档案领域内的应用，对档案工作、档案馆和档案人员产生了重大影响，要求档案工作者应用信息管理的新技术，解决档案工作中出现的实际问题。信息化时代的档案学理论是在传统档案理论基础上发展起来的。我们要在档案学研究中取得进展，就必须从传统的档案研究中汲取营养，为档案学的发展提供有参考价值的经验。
（二）遵循档案教学的有关规律和规定
档案教学计划的制订是有其自身的规律。基于不同的发展目标和专业定位，各校都制定了有关教学计划和课程体系设置的规定。课程体系充分体现档案学的知识性、实践性和应用性。课程设置必须符合档案教育和档案事业发展的需要。当前的档案教学，口径越来越宽，专业的界限逐渐淡化，基础不断加厚，更注重对学生能力的培养。
（三）优化档案专业课程体系
原有档案学专业划分过细，培养的人才专业口径较窄，综合能力较弱，已不能适应学科专业结构的变化。为此，应按照“宽口径、新内涵”的思路，对原有的专业课程结构进行系统优化。优化专业课程结构必然引起课程体系和教学内容的改革。在调整课程时应注意淘汰那些脱离实际和内容陈旧的课程，增添一些适应社会需要，能反映当代科学技术发展的新型课程，逐步拓宽专业知识，增强学生的适应性和应变能力，其重点应放在优化专业课程教学上。
三、档案课程资源的整合
信息化时代档案学科的发展，使档案学专业由文科式的教学模式向应用型、管理学科模式转变，加强档案应用型人才的信息素养和信息化技能的培养是档案事业发展的需要。高等学校的教育要为每个学生展示自我创造机会，即尽最大可能把每一个学生培养成具有“个性”的复合型人才。为此，教师要把握时代的脉搏，重新审视时展的态势，重新规划学校的发展和改革，不再满足于学生被动地接受知识的现象，不再满足于简单地为提高学生读书成绩而制定某些措施，要对当代教育发展趋势有全面的认识，体现教育理念的提升。
实践教学是大学本科教学的重要组成部分，它是传授知识，开发智力的有效途径。通过实践教学活动，可以使学生把理论知识和实践知识、抽象思维与形象思维相结合，对培养学生的创造性思维有着重要的作用。由于我们的档案学科的教学资源不够丰富，教学内容从概念到理论，所以，课程通融性也比较差，与基础课之间，缺少有机的内在联系。档案学课程资源，可以拓展的空间有限。我们应打破旧的实践教学框框，坚决改革那种徒有虚名的无效的实践，使学生得到有效的基本技能训练，发挥他们每个人的创新潜能。让创新意识的火花成为日后创新的成果。
四、结束语
档案管理的传统方法逐渐被现代信息技术所替代，数字化、网络化使档案工作的重心发生了一系列的变化，电子载体的应用使某些传统的基础理论产生动摇，信息一体化发展的趋势更加明显，图、情、档之间的界限趋于模糊，我们原来的课程设置已经不能适应信息社会发展的需求。档案教育必须顺应潮流，及时整合和调整教学内容。
参考文献：
［1］丁光勋.数字时代的档案教学改革与课程资源整合[J].档案管理,2008,(4).
2．电子档案的应用普及成效显著进行电子注册就是在学生进校后即将其情况打入教育部的电子档案，一律采用代码形式，学生历年在校情况都将输入电子档案，学生毕业后自动形成电子文凭。从普通高校、成人继续教育和高等教育自学考试的毕业生文凭，从专科到研究生所有阶段都要进行电子注册。根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，2001年开始实行学历证书电子注册，注册登记的学历由教育部审核后，进入全国高等教育学历证书电子档案数据库，供社会用人单位网上查询。从开始实施《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》的近两年数据来看，2001年研究生教育、普通本专科教育、成人本专科教育共注册学历证书2164465份，其中研究生61680份，普通本专科1040718份，成人本专科945796份，军队院校116271份。2002年毕业生有350万份学历证书注册，其中研究生12．9万，普通本专科198．3万，成人本专科150万。如果加上自考学历文凭、军队院校毕业生，注册量已超过400万，比2001年多出接近1倍。同时，对实施学历教育的高等教育办学单位自1991年至2000年所颁发的毕(结)业证书也进行重新登记，把高校学历档案库建成后，用人单位只需将学生代码输入，就可在网上查实，对于以前已混入到一些领域的假高校学历文凭也有相应的应对措施。
3．电子档案和纸质档案相辅相存目前，继续教育毕业生电子档案的建立，并不是摒弃学生的纸质档案，而是把它作为原始材料，作为对电子档案的补充和备份。若对电子档案的信息有异议，还可查阅纸质档案，并作为最后的依据。继续教育毕业生电子档案和纸质档案并存，有效保证了其档案的真实性。
二、建立继续教育学生电子档案应注意的几个问题
继续教育学生电子档案在招生、考试、毕业生验证等工作上广泛的应用，使它的重要性日益突出。因此，必须加强电子档案的建立、保存、维护和管理。
1．确保电子档案的正确建立一个完整的继续教育学生电子档案，应包括学生照片信息、基础信息(姓名、性别、考号、年龄、身份证号、所在地)和成绩信息。电子档案在计算机中的存储方式分为两种，即图形方式和字符方式。学生的基础信息和成绩信息以字符方式存储在计算机里，学生的照片信息则以图形方式存储到计算机里。继续教育学历证书实行电子注册一年之后，又将新增毕业生照片和身份证号码与学历证书一同注册上网，从而使用工单位更快捷地查阅到真实可靠的人才信息。
2．确保电子档案的正确使用在高校档案管理中建立继续教育学生电子档案，是非常重要的数据文件，计算机操作人员起着举足轻重的作用。因此，计算机操作员必须有良好的业务素质和高度责任心，通过直接使用、提供复制品(拷贝)和通信传输三种方式方法，加强对继续教育毕业生电子档案的使用管理。电子档案在使用过程中，要注意以下几点，首先，是继续教育学生电子档案使用权限的限制。继续教育毕业生电子档案使用涉及到的人员比较多，有数据系统的管理人员，档案载体的保管人员，使用者及维护操作人员等，由于工作职责不同，因而要对不同的使用者的权限进行限制。在使用过程中，由计算机系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，对涉及使用未经授权的功能，如非法删除，修改等行为，应能拒绝响应并给予报警提示。其次，要加强对继续教育学生电子档案复制品的管理。继续教育学生电子档案建立后，必须要送上级主管部门备份、汇总，各兄弟院校之间也要相互交流和利用，还要向网上，需向有关方面提供电子复制(拷贝)。因此，要考虑使用者的要求，审核使用权限后再进行拷贝，要通过技术手段防止所提供拷贝的再复制，对回收来的拷贝，应消除其信息内容。再次，使用中要采取必要的安全措施。继续教育学生电子档案的重要性要求在使用过程中应注意其安全。一般情况下，对于内容不是全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对于提供拷贝的复制工作，要在有效监控下进行;对电子档案直接使用或进行传输时，为了防止非法操作，对重要的数据文件要进行加密处理，对所使用的密码也要进行定期或不定期的更改。
我站自2010年开始，采集整理站内电子档案，至今基本建立起了相对完整的电子档案系统。现报告如下：
1 意义
1、实现文档一体化管理。有保存价值的电子文件即时归档，提高文件的时效性，减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理。
2、减少重复劳动，降低数据处理成本。把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。
3、实现信息共享，集中管理。传统的档案管理模式中，各科室的文件档案信息资源都是独立的，建立电子文档后，把各科室的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，各个科室的档案、资料仍旧发挥着保存、保管作用。
4、保障数据的安全性。设立电子档案后，由专门人员进行日常的维护管理工作。采用多种措施保证数据的安全性，如建立完整的权限体系、内网外网物理隔离、双机热备份、数据备份机制等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个科室管理有更强的保障。
5、统一标准、统一规范。所有关于电子文件信息的标准和规范统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，确立管理文件信息的权威，充分发挥电子文档在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化。
6、统一窗口，开放利用。对已公开的非性现行文件信息进行网上查询，提高电子文件信息的利用率，增加政务工作透明度，发挥窗口作用，更好地为广大人民群众服务
2 采集
采集原始电子文档资料是建立电子文档的基础。在各种活动中形成了大量的电子文本，包括以下几种：
1、各类站发文件、汇报报告、各类事迹、总结讲话。
2、各种业务工作规范。
3、各级行政部门下发文件。
4、各种协议、合同等。
5、各种统计报表。
6、重大活动及专项活动等。
7、专项工作。
8、文体活动。
采集过程中，采用了以下几种办法：
1、分口管理。即属于哪个科室具体落实和组织的，由哪个科室负责采集。
2、拾漏补缺。即对照已形成的文字档案，缺什么补什么。如对照年度发文序列，缺什么补什么，找不到原始电子文档的，就按照原始文件，重新打印补充，不能遗漏、不补或少补，但必须客观真实，不得弄虚作假。
3、尽可能全面地保留影像资料。一是在各种活动中，要有建立电档案的意识，主动地尽量全面地留下照片、录像等资料。二是从散落在科室或个人手中搜集，尽量还原部分原始影像资料，以尽可能地保持电子文档的全面客观真实。
在采集过程中，我们的体会是：
一要做好发动工作，提高全体职工对电子档案重要性的认识。通过站内会议全面发动，召开分口负责人座谈会深入发动，使人人都认识，科科有责任。通过宣传发动，每个科室都有了建立电子档案的意识，科室主动交送部分疑难手术影像资料、义诊资料等成为自觉行动，电子档案工作也逐渐步入正轨。
二要落实责任。分口负责的科室，科主任是第一责任人，不得推辞。分管领导要负起领导责任，定期督促检查，促进提高。
三要确保采集Y料的客观真实，对所有补照的照片或录像不予采纳。
3 分类
正确分类是建立电子文档的关键。在建立过程中，我们总共形成了以下分类：
1、站内文件。按照文件序号排序。
2、各级行政部门下发的文件。按照党务、政务、业务、其他，以时间为序排序。
3、各种业务工作规范、规定等。按照发放的时间先后排序。
4、各类汇报报告。按照时间为序和上下级次序排序。
5、上报的各类先进事迹。按照先单位、后个人和时间排序。
6、各种总结及讲话。按照时间和年度排序。
7、各种协议、合同。按照名称和时间排序。
8、各种统计报表。按照时间排序。
9、各项重大活动、专项业务活动、文体活动等。按照活动名称和时间排序。
4 归档
1、所有分类文件全部以硬盘的形式保存，每季度检查更新一次，以年度为单位，专柜专人保存。
2、所有归档文件建立文件目录和登记，便于检索、查询和保管。
3、健全文档保管的相关规章制度并严格执行。相继建立了《电子文档采集制度》、《电子文档分类管理制度》、《电子文档借用制度》、《电子文档管理办法》等，实际工作中，严格执行并落实各项规章制度，保证了电子文档的建立和应用。
参考文献
【中图分类号】G2 【文献标识码】A
【文章编号】1007-4309（2012）07-0100-1.5
为了增强数据存储能力，方便科研人员查阅、借阅有关地质和科研成果资料，我单位引进了侏罗纪公司研发的数字档案管理系统。为管理人员提供了掌握地质及勘探开发成果情况的浏览平台，使大批量的资料信息一次入库成为现实，对科学决策和快速指挥，解决科研和生产上的问题，降低档案人员的劳动强度，提高工作效率起到了积极作用。如在30万份资料中找到自己需要的1份资料，以前需1个多小时才能找到，而今自己用鼠标点击几下就可轻松完成；之前必须到库房现场的借阅工作现在转变为在办公室的一台电脑前操作几步即可完成。
一、档案信息管理系统概述
档案信息管理系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络、通讯设备等，对地质成果数据勘探开发科研报告进行全面的收集、传输、加工、存储、更新和维护，产生有利于科研开发的资料档案信息，支持企业高层决策，中层控制，基层运作的集成化人机系统。
二、档案管理系统建设现状
在网络建设和数据库建设的基础上，进一步将档案资料电子文档保存作为工作的重点，收集大量的科研成果和单机数据光盘，并对电子档案进行处理转输上传服务器，实现网络应用的目的，其基本功能如下：1.网上应用板块：在研究院主页信息管理栏“数字档案管理系统”进行登陆，可查询研究院已归档资料目录；在线填写档案资料借阅申请；下载档案资料专用浏览器在线阅读；实现了在线查询、借阅和浏览的功能，达到资源共享。2.数据管理板块：对各类档案进行著录、转输、形成电子归档章和电子卷脊，打印之后贴在档案上即可。同时还可以对所著资料目录进行维护，提高资料录入的适时性、准确性。3.数据上传板块：在著录完成的第一时间将电子数据上传，使数据可以及时存入服务器，既避免了单机数据存储过多、电子光盘损坏等现象的发生，又方便了科研人员及时查阅资料的需求。4.借阅办理板块：在线办理借阅审批手续，查看登记的在借用户、待借用户和催还用户的信息，及时了解资料借阅和出库情况。5.查询统计板块：可以进行档案库统计、借阅库统计、销毁库统计的工作，具体细化为工作量、馆藏量、借阅量、归还量及销毁记录的统计功能。6.系统管理板块：包括档案管理系统维护、用户管理、角色管理、数据访问规则管理、主题词管理、模版库管理。各板块的应用使资料保密安全工作有了保障。
三、档案管理系统存在的问题
我单位的档案管理系统虽然取得了一定的成绩，但是仍然存在一些问题，下面就现有应用系统进行分析。
档案管理软件缺乏通用性。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的管理软件系统，制约了档案信息电子化管理的进程，不能实现数据有效共享，从而重复归档，浪费人力物力；还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，电子档案的准确性、可靠性有多少？不确定；标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，我单位档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；电子档案信息化管理工作尚无统一标准，仅着眼于某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息化建设。越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应；统计报表功能还不能完全满足档案工作的要求；档案管理人员的素质有待提高。实现档案信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中熟悉档案和计算机的复合型人才就更奇缺。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
四、解决档案管理的对策方法
制订统一的地质成果、科研成果等电子档案管理标准，切实有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子档案内容齐全、数据结构一致，确保电子档案得到科学保管和高效利用。要保证电子档案的顺利采集、整理和保管，还必须制定电子档案整理的归档范围、保管期限、文件处置表等规范；档案部门必须制订归档原数据、移交原数据、日志文件数据、内容留痕数据、留真信息数据、存储和利用格式等多项细致的标准。这些标准的研究和制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，充分考虑档案信息化的应用水平。
确立有效的电子档案管理运行机制，必须实现档案管理的流程再造，形成新的档案信息管理运行机制。在新机制中，电子档案的管理不仅仅是档案资料部门的事情，更需要整个企业明确相关责任者的职责。
一、关于“技能”的新内涵
相对于观念的间接影响和基础而言，是否有新技能，是能否适应档案管理现代化环境的直接因素和现实。当然，“技能”一词的涵义是动态的，而非静态的。就象联合国教科文组织对“文盲”的定义一样，强调一个人不仅要掌握信息语言，会断文识字，更重要的是掌握不断丰富和发展的信息语言和计算机操作技术。从档案界整体人员的素质而言，在电子文件时代来临之前，更新技能已经到了刻不容缓的地步了。
二、加强培训，掌握新技能
就整体而言，要真正实现档案管理现代化，档案界缺乏相关的专业技术人才。虽然目前广大档案部门拥有丰富的档案管理专门人才，也有一支力量不小的计算机技术人员队伍，然而这两方面人才在很大程度上还是粘合不紧的两张皮，有机结合程度不高；而至于兼具两方面专业知识的人才、一身而两任者，则更凤毛麟角，少之又少了。其后果是在信息社会里，我国档案部门可能游离于信息产业之外，从而产生“档案信息孤岛”现象。
要改变这种不缺人但人才匮乏的局面，需要我们走内举外引之路，加强人才培养力度，培养一支有志献身于档案工作的专业人才队伍。具体采取三个方面的措施：
第一，各高等院校的档案专业教育，要加强档案管理新知识、新技术运用的教育，要把档案管理现代化，尤其是档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的教学问题，放到一个重要的位置。各高等院校要根据最新的技术发展与档案管理现代化实践发展的需要，制定教学计划与教学大纲，组织编写最新、最实用的教材。总之，高等院校档案专业要对档案专业学生进行新知识与新技能的系统教育，尽快培养出一批既掌握档案学知识、又懂得新技术运用的专业管理人员。从根本上说，只有高等院校档案专业加强专业管理人员的教育与培养，才是真正解决档案管理现代化人才短缺问题的措施。
第二，加强档案干部的再培养和继续教育。目前，我国档案部门已经普遍开展了档案干部的继续教育。把新知识、新技能培训放到第一位，树立用人新理念，以追求专业素质与操作技能并举的双重效应。
第三，走出去，通过各种途径，向社会包括广大高校广泛吸纳、引荐、引进所需的专业人才，来壮大档案工作队伍，提高档案人才队伍的质量。
现代高科技的运用与电子文件的大量产生，带给档案部门的压力是无形的，但又是巨大的。虽然档案部门和档案人员谈不上有“优胜劣汰”的竞争，但是如果不能主动适应随新科技发展带来的新变化，必将使档案部门的工作水平滞后于社会的整体发展水平，不能胜任信息社会中提供档案信息服务的职责，最后也必将严重影响社会对档案工作的评价，档案部门和档案人员的地位也会进一步下降。因此，档案部门和档案人员在面对技术革命的冲击时，要有一种忧患意识，要立足于本职工作，加强知识和技能的培养，以主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。正如有些同志所言，对于电子文件管理，档案部门和档案人员要做到既冷又热。
三、档案管理人员必备的知识技能
（一）档案管理基础知识
1.档案保护技术学
了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。
2.文书学
了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。
（二）计算机应用及自然科学基础知识
1. 自然科学基础学科
学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法、材料的物理化学性质、电子及电路原理等。
2.微电子技术
微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。
3. 电子计算机技术
学习电子计算机技术，目的是了解与电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。懂得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，掌握电子计算机的基础知识和工作原理。
4.电子计算机软件技术
目的是了解熟悉电子计算机使用的二进制和其他数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。
5. 现代通信及电子计算机网络技术
如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”的话，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其他现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成的覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。
6. 电子计算机技术在档案部门的应用知识
电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用，已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度，后者正在起步。学习电子计算机在档案部门的应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等，以便在前人的基础上，更深入一步地拓宽电子计算机（下转第49页）（上接第41页）在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作应达到国家规定的中级以上水平。
7. 设备维护知识
电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这不仅涉及到物理、化学、电子计算机技术，而且要涉及到金工、电工、电子学等方面的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。
（三）外语能力
档案管理现代化的软硬件许多具有通用性，国际档案界也十分重视在现代化管理技术、管理手段与方法（尤其是有关电子文件管理方面）的交流与推广。因而，要进行对外交流和合作，引入国外先进的管理技术与设备，必须熟练掌握一门外语，达到能看、能听、能笔译和日常简单的对话，满足日常工作和对外交流的基本需要。
参考文献：
G275.2
《信息文书与档案》是商务助理专业主干课程之一，课本按照文书与档案管理的办理流程，系统介绍了采集信息、草拟文书、办理文书、管理档案等内容。任务情境之中包含了理论知识和实践操作。以模块四《管理档案》为例，即档案的系统整理和科学编目。不仅要正确地将归档文件区分“件”，更要最终亲自动手将文件整理成合格的档案。仅仅依靠传统纸质档案的整理过程并不能将每一个环节的技能都掌握到位。本文结合课堂与企业的实际需要，与浙江京图科技有限公司共同开发了“商务助理专业档案电子信息管理软件”，并在教学实践中应用这一软件开展课堂教学，并总结了教学实践中的优萦氩蛔恪
一、现状与需求。
（一）课堂需要：
（1）缺乏各类真实的文件进行实训。比如，在判断文件的保管期限时，需要大量纸质档案文件对照《档案保管期限表》反复实践练习，才能在工作中迅速、正确地判断一份文件正确的保管期限，掌握这一既能。教学实训过程中学校的教师无法提供各类真实的大量纸质档案供学生实训，教学过程中只能纸上谈兵，浅尝辄止。
（2）实训材料繁复，价格高。纸质档案整理时，教师需要准备好大量的待整理文件，购买档案盒、准备归档文件目录、卷内备考表、包角纸、归档章、印泥、号码机等各类耗材与设备。实训中，学生一旦填写、整理错误，整个文件以及其中很多材料都将报废，不能重复使用，一次实训经费高、效率低。
（二）企业需求：
商务助理专业在制定新的人才培养模式时，通过实地走访、网络问卷等形式考查了各类企事业单位，发现随着电子信息技术的不断发展，档案管理工作日益受到重视。纸质档案越来越多地作为电子化档案保存。许多企业单位需要对电子文件产生以前的纸质档案开展数字化工作。人们对档案管理信息系统定位提出越来越高要求的同时，也面临着档案管理人才紧缺的窘境。纸质档案电子化保存这一技能已成为企业对于商务助理类人才的一个新的要求点。学校教育势必要从企业用人需要角度培养更多的适用人才。[参考文献：
[1]柴军荣 文书档案电子化管理探讨[J] 2013.9]
二、开发与制作。
商务助理专业基于档案管理教学现状与用人单位的实际需求，经过多次沟通、交流与浙江京图科技有限公司共同开发了“商务助理专业档案电子信息管理软件”（见图1）。整个系统按照OAIS模型分为档案教学、档案考试、成果统计等，其功能涵盖对文书类档案、科技类档案、电子照片类档案等类别档案整理的全过程。京图公司还将在系统中附带大量企业真实档案（隐去保密信息）供学生实训使用。
（图1：商务助理专业档案电子信息管理软件内容架构）
信息录入：主要完成标准信息的录入，为档案教学、档案考试模块打下基础。通过此模块，教师录入作为标准答案的档案信息，档案教学模式时可以在课堂教学、测试时将档案信息给学生，供教学考试使用。
档案教学：主要完成各种类别档案的教学任务。
（一）文书档案教学，学生在工具包知识点以及系统提示下，完成文书类档案的整理工作，熟悉文书档案的整理流程；
（二）科技档案教学，学生根据科研、产品、设备、基建四类科技档案整理方案，在书本知识点以及系统提示下，完成所有科技档案的整理工作，熟悉科技档案的整理流程；
（三）电子照片档案教学，针对学生自己收集到的照片，录入到本系统，在书本知识点以及系统提示下，完成电子照片档案的整理工作，熟悉电子照片档案的整理流程。
档案测试：主要完成各种类别档案的考试测评。
（一）文书档案考试，进入文书档案考试界面，系统将关闭知识点展示以及系统提示，学生独立完成文书档案的整理，考查学生对文书档案整理的掌握情况；
（二）科技档案教学： 进入科技档案考试界面， 系统同样关闭知识点展示和系统提示，学生独立完成科技档案的整理，考查学生对科技档案整理的掌握情况；
（三）电子照片档案教学，针对学生自己收集到的照片，录入到本系统，在书本知识点以及系统提示下， 完成电子照片档案的整理工作， 熟悉电子照片档案的整理流程。
三、实践与运用
（一）课前准备
教师准备：教师完成信息录入部分，将十份需要交给学生完成电子化管理的纸质档案提交至系统，并将文件的关键信息：全宗名、年度、保管期限、归档章、归档文件目录等录入系统，作为实训时提示或考查学生的知识点。课堂教学时，教师使用档案教学模式。
学生准备：熟悉档案电子信息管理软件各部分的操作方法。
（二）课堂教学策略（见图2）
照片回顾 下发文件：
阳光会务服务公司承接的商务助理专业“魅力商务 全能助理”闭幕式顺利结束了，以照片的形式回顾闭幕式“经典一刻“，同时会后产生了大量的会议文件需要整理，为了方便日后的查找和利用，会议文件除了按照文书档案归档外，还要进行纸质文件电子化管理。阳光会务服务公司高叶接到了这个任务，要对10份会议文件通过档案电子信息管理软件进归档。
引导实施 文件归档：
任务导入之后，引导学生说出档案归档整理的基本步骤（图3），即
