Abstract: Performance management as one of the world’s most advanced management theory, the rigorous logic, rigorous procedures, archives must be to improve overall performance through the specification of the performance management process. The scientific, rational use of performance management analysis of the operating situation of archives, to find out the existing problems, to effectively promote the work of archives, it is of great significance to promote long-term development of archives.
Key words: Archives; performance management; performance appraisal
中图分类号:G271文献标识码:A 文章编号
一、目前档案馆绩效管理存在的问题分析
所谓绩效管理,是指各级管理者和员工为了达到组织目标,共同参与绩效计划、绩效实施、绩效考核、绩效面谈与反馈、绩效结果应用的持续循环过程。绩效管理的目的是持续提升个人、部门和组织的绩效。
我国大多数档案馆一直沿用传统的考核方式,虽然少数档案馆运用了绩效管理的一些措施,但效果不理想,主要存在以下问题:
1.把绩效考核等同于绩效管理。错误地把绩效考核与绩效管理等同起来,简单地认为绩效管理就是年底填写几张简单表格的“秋后算账”式考核。对绩效管理的作用认识不清,导致绩效管理流于形式、走过场。
事实上,绩效考核只是绩效管理过程中的一个重要环节,绩效考核绝不等于绩效管理。绩效管理所涉及的不仅仅是员工个人绩效的问题,还包括对组织绩效的计划、考核、分析与改进。绩效管理不只是人力资源经理的职责,上至高层领导,下至基层员工在绩效管理推进过程中都应该承担相应的绩效管理责任,各级管理者应该把绩效管理作为其日常工作的一部分。档案馆应结合自身实际,从发展战略的高度审视绩效管理,把绩效管理当做一项系统的工程来对待。
2.照抄照搬,盲目模仿。不少档案馆实行“拿来主义”,把企业的绩效管理表格和绩效评估打分方法拿来,或稍作修改、或原本照搬,即在本单位推行。不顾档案馆自身特点,盲目模仿、沿用其他企业管理实践,导致水土不服。只有对档案馆的发展状况、战略目标、业务、管理等进行充分的诊断,才能对症下药,找到能解决本单位绩效问题的妙方。
3.考核指标设计缺乏动态性。档案馆所采用的考核指标长期不变,没有根据组织环境的变化相应地调整考核指标,而且,绩效标准没有随着工作内容的改变而改变,有的档案馆还在沿用十几年前的考核标准。
4.缺乏绩效考核后的沟通与反馈。考核结束后,没有将考核结果进行反馈,缺乏及时地沟通,导致上级与下级对实现工作目标的要求在理解上产生偏差,被考核者无从知道考核者对自己哪些方面感到满意,哪些方面需要改进。
5.忽视绩效考核结果的应用。许多档案馆都将考核定位仅限于年度的评优评先,其考核的结果被束之高阁,对员工绩效考核结果信息根本不用,形成为考核而考核的局面,没有达到绩效考核的真正目的。
以上问题,表明档案馆尚未建立真正意义上的绩效管理,充其量只停留在绩效考核阶段,建立科学合理的绩效管理体系已是势在必行。
二、建立科学合理的绩效管理体系
绩效管理是一个完整的循环系统,由绩效计划、绩效实施、绩效考核、绩效面谈与反馈、绩效结果应用5个环节构成。
1.绩效计划。它是绩效管理过程的起点。绩效计划主要依据档案馆的年度计划而制定,以实现档案馆年度整体绩效目标为目的。按照档案馆年度计划部门年度计划员工的年度计划,分解成具体的任务或目标,落实到各个岗位上;然后在对各个岗位进行相应的职位分析、工作分析、人员资格条件分析;随后档案馆管理者和员工一起根据本岗位的工作目标和工作职责来讨论,使每个人能明确自己所承担的目标项目、应完成的目标值、应达到的标准及完成的时限等。制定科学的考核指标体系和考评标准,把考核和档案馆战略目标结合起来,使档案馆管理者和员工的目标达成共识,从而保证绩效目标的顺利实现。
分解主要采取三种形式:(1)纵向分解,就是将总目标按档案系统的管理层次逐级分解;(2)横向分解,就是将总目标按档案工作职能分解到不同部门。这样的分解与业务、技术工作配合紧密、协调性强;(3)时序分解,就是将总目标按时间顺序分解成各个时期、各个阶段的分目标,可采用“进度表”、“流程图”等形式表示。
2.绩效实施。制定绩效计划后,被评估者就开始按照计划开展工作。在整个绩效工作期间,档案馆管理者要与被考核者进行持续的绩效沟通,对被考核者的工作进行指导和监督,对发现的问题要及时予以解决,并随时根据实际合理地调整绩效计划。此外,档案馆管理者要定期进行工作记录,收集数据形成考核依据。需要通过观察记录被考核者的关键成果与行为。记录方法可采取书面报告、一对一面谈、会议以及非正式沟通等形式。
3.绩效考核。这是按照事先制定的工作目标和绩效标准对员工的工作完成情况进行考察的过程。传统的档案馆的绩效考核主体一般只有上级和员工,对员工绩效没有一个全方位的了解,因此可以采取360度考核法,以上级、同事、下级、自己和利用者为考核主体全方位进行,避免一方考核主体的主观臆断,增强绩效考核的信度和效度。
绩效期间的长短根据工作的种类、考核的目的等情况具体分析后确定周期。结合档案馆各部门工作的实际需要,可以实行周计划、月调度、季述职、年考核等不同的考核方式。
4.绩效面谈与反馈。绩效管理是一个持续沟通的过程,绩效反馈面谈作为绩效管理循环的一个环节,是绩效持续改进的重要动力。档案馆在以往的考核中不重视绩效面谈反馈这一环节,因此在设计考核的内容时,要把管理者对是否将考核结果与被管理者进行沟通作为考核的内容,从而让每位管理者明白绩效反馈沟通是自己作为一名管理者必须要完成的工作。例如:对下级的考核可以设计为5分,具体分解为:一是在规定时间内完成考核,1分;二是制定考核指标有下级参与,1分;三是考核数据真实,2分;四是及时就考核结果与被考核人进行沟通,1分。考核的程序:发放考核表考核者填写(评分、签署意见)交被考核者(沟通、签署意见)交档案馆考核小组(签署意见)交人事部门备案。在绩效考核表上被考核人可以填写自己的意见,而且一份有效的绩效考核表还必须要有被考核人的签名,这从另一个方面保证了绩效反馈面谈的实施。
5.绩效考核结果的运用。绩效管理成功与否,在很大程度上取决于如何应用绩效考核结果。一般来讲,绩效考核应该和薪酬联系起来,否则,绩效考核不会受到员工的重视,绩效管理提升绩效目的就很难实现。除了和薪酬联系外,绩效考核的结果还可以作为档案馆员工岗位轮换、福利、奖惩等人事决策的客观依据,同时也可以作为员工职业生涯发展规划与教育培训的客观依据。档案馆只有公平合理地应用绩效考核结果,才能充分调动员工的积极性,才能使档案馆的绩效得以提升。
参考文献:
一、开展建立高校绩效考核档案工作研究的意义
（一）绩效考核是高校实施绩效工资制度的难点之一。
根据国务院和国家人社部的安排，事业单位实施绩效工资分三步展开。第一步从2009年1月1日起先在义务教育学校实施；第二步配合医药卫生体制改革，从2009年10月1日起在基层医疗卫生事业单位实施；第三步从2010年1月1日起，包括高等院校在内的其他事业单位实施绩效工资。当前，绩效工资改革的第一步和第二步已基本完成，全国各地正在落实绩效工资的第三步工作，其中高等院校是最主要的部分[1]。但是，第三步的推进速度并不令人满意，高校普遍表现出积极性不高、推进迟缓的现象。截止到2012年8月底，除海南及西部由中央财政转移支付的省份完成了绩效工资工作以外，全国半数以上的省份此项工作尚未完成。究其原因，除了高校绩效工资总量与水平难以平衡外，另一个重要原因就是绩效考核难度大、矛盾多，触及的范围广，不同利益群体的利益诉求难以均衡。
事实上，就某一所高校而言，能否成功实施绩效工资制度，一要看绩效工资的实施方案是否做到了程序规范、内容设计科学合理；二要看绩效考核工作能否做到客观、公正。由此可见，绩效考核对于高校平稳实施绩效工资制度意义重大。
（二）绩效考核档案的建立是高校绩效考核的重要环节。
绩效考核一般分为年度考核和聘期考核。年度考核的时间跨度为1年，聘期考核的时间跨度一般是3至5年。从绩效考核的规范性、科学性出发，绩效考核不仅要注重结果考核，更要注重过程考核。为了保证考核记录的完整性、原始性，考核结果的公平、公正性，必须按照文书档案建设的标准，对绩效考核中形成的原始记录进行收集、整理、核对、保管并提供利用——即建立绩效考核档案。由于绩效工资制度对于多数高校而言是新生事物，相关工作实践经验积累不多，对绩效考核档案方面的研究更不多见，因此，开展高校绩效考核档案的研究探索，对相关工作的实践指导与推动的作用是不言而喻的。
二、高校绩效考核档案建设工作的基本思路
（一）加强相关制度建设。
制度建设对于工作开展具有根本性的作用，高校应及时出台相关制度，以保障绩效考核档案建设工作的健康、持续开展。相关制度应明确绩效考核档案建设的意义以及绩效考核档案建设的责任主体、归档范围、分类办法、检查核对机构等内容。
（二）明确责任主体。
可以依托高校现行人事档案的管理主体（各高校根据校情，不尽相同，可以是人事处、组织部、档案馆，也可以是校办综合档案室），这样可以充分发挥现有档案管理队伍专业化水平较高、对档案管理更加专业的优势，同时也挖掘了现有人力资源的潜力，避免“重起炉灶”造成人力资源方面的浪费。当然，在绩效考核档案的建设方面，主导考核的人员，应更多地参与其中。从已经实施了绩效工资制度的部分高校实践来看，从事绩效考核的牵头部门可以是人事部门，也可以另外组建隶属校长直管的独立机构。为了保证绩效考核档案的针对性和实效性，承担绩效考核的工作人员应当自动纳入到高校绩效考核档案建设的责任主体之中，从而保证绩效考核档案及时归档，为绩效考核结果确定及绩效工资的发放提供依据。
（三）明确归档范围。
高校绩效工资实施方案中涉及的有关考勤、教学科研业绩成果、社会服务业绩、文化传承工作成果、学校阶段性工作完成情况、保障教学科研情况等方面考核全过程中所形成的原始记录，都应归入绩效考核档案之中。
（四）合理进行分类。
根据事业单位岗位设置管理的有关规定，高校工作人员的岗位可分为专业技术、管理和工勤技能等三类岗位，专业技术岗位可细分为教学、科研、教学辅助岗位等三类。由于不同岗位的岗位职责不同，所以绩效考核的内容也不相同。针对不同的岗位，对照高校内部现行绩效工资实施细则中规定的考核要素，将绩效考核档案进行相应分类。比如对于教学人员的考核档案可分为四类。一是教学类：教学学时数、教学质量评价等次、参加教研活动考勤记录、获得的教学研究成果等；二是科研类：主持或参加科研课题情况、公开发表学术论文情况、科研获奖情况、举办学术报告情况、主编教材或出版专著情况等；三是社会服务类：参与产学研项目情况、从事技术服务与推广情况等；四是文化传承与创新类：参与文化传播与文化创新等方面的工作业绩等。其他岗位可根据工作性质和考核要素，作相应的分类。因各校有关绩效工资实施方案结合了各自校情，校际之间会存在一定差异，在制定具体分类标准时，可视需要进行调整。
高校在制定分类方案时，考虑到聘期的时间跨度和保管期限，可以使用“年度—岗位（问题）—保管期限”分类法，对绩效考核档案进行分类整理。绩效考核档案的“保管期限”问题，后文将作专门探讨。
（五）明确检查核对机构。
绩效考核档案材料的来源主要包括三个方面：一是考核组织者在实施绩效考核工作中产生的，如对各单位人员到岗情况的抽查，形成的考勤记录；二是被考核者依据考核组织的要求，提供的个人业绩材料，如获奖证书、发表的学术论文原件等；三是校外知情的单位或个人提供的被考核对象的业绩及现实表现材料，如企业提供的有关教师参与产学研工作的鉴定材料，挂职单位提供的挂职者挂职期间的现实表现鉴定结论等。管档机构收到的各类考核材料必须经过有关部门检查核对验证后方可作为确定考核结果的依据，即作为档案进行保管并提供利用。根据材料性质，按照部门工作分工，由不同的职能部门予以检查验证：科研业绩材料由科研管理部门验证；教学类的材料由教学管理部门审核验证；各二级单位自行开展考核所形成的考核材料，由考核的组织单位进行验证。
（六）明确查（借）阅办法。
建立高校绩效考核档案的根本目的是为了提供利用。高校绩效考核档案利用的主体主要包含三个层面：首先，绩效考核的组织实施者，要调阅被考核对象的绩效考核档案材料，用于绩效考核结果的确定及绩效工资的兑现；其次，被考核对象，根据需要，可申请使用本人的绩效考核档案；再次，作为对绩效考核工作行使监督权的单位或个人，可依据一定的程序，查阅相关绩效考核档案。各高校可制定绩效档案查（借）阅的具体办法，明确绩效档案查（借）阅审批程序及相关纪律要求。
（七）明确保管期限。
1.聘期内分年度形成的过程性材料。兼顾档案库房容量及聘期的规定，聘期内形成的过程性材料（如个人年度考勤资料等）以聘期作为保管期限。例如，某高校规定各类岗位人员的一个聘期为3年，则其保管期限就定为3年。
2.聘期届满形成的结论性材料。对于被考核对象聘期考核结果等档案材料，参照国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中关于《文书档案保管期限表》的规定，“人事考核、职称评审工作文件”的保管期限可定为“永久”。
（八）加强信息化建设。
由于高校在实施绩效考核过程中形成的所有原始记录，都要归入到绩效考核档案之中，其信息量之庞大是不言而喻的。及时开发绩效考核档案管理软件，积极建立绩效考核档案数据库以及电子档案目录等就显得尤为重要。这样，档案管理人员就可充分借助绩效考核数据库和软件系统，按要求对数据进行横向或纵向的比较与统计，为学校领导层决策和承担绩效考核的单位公正、公平地发放绩效工资提供重要依据[2]。
（九）建立保密制度。
绩效考核档案材料中也会有涉及个人隐私及参与企业带有商业秘密性质的技术研发等方面的信息，需要加以保护。各高校有必要根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，出台有关绩效考核档案方面的保密细则。
三、对高校绩效考核档案建设工作的展望
（一）研究与推广。
鉴于绩效考核档案建设工作对高校实施绩效工资制度的重要作用，现有相关理论较少，对实践的指导作用有限。所以，无论是作为实践主体的高校还是政府档案管理部门都要重视对此项实践的立项研究，总结提炼出带有规律性的成果，用于指导相关实践。同时，省级主管部门应将各高校有关绩效考核档案建设工作的成功范例进行推广。
（二）规范与管理。
高校绩效考核是一个新生事物，绩效考核档案建设同样也是一项全新的工作，作为实践主体的各有关高校，要提高认识，规范管理。要把绩效考核档案建设作为学校档案事业的一部分，不断总结实践经验，完善充实制度建设。行业主管部门（教育厅）、省级档案主管部门（省档案局）要加强指导和调研工作，逐步将高校绩效考核档案建设工作纳入监管范围，以促进相关实践朝着健康的方向发展。
一、业绩考核档案信息化建设的必要性
（一）有利于实现对分散档案材料的收集。专业技术人员业绩考核档案材料多以评聘材料，聘约合同、年度考核材料，学习深造材料，获得荣誉和表彰材料，科研成绩和成果、获奖、学术活动材料，和专著、继续教育等材料，种类较多，这些材料较为分散，部分保存在人事部门，部分保存在单位管理部门，新调入人员中部分材料没有及时归档而在个人手中。再加之科研档案形成时间较长，这就造成材料分散，不利于收集齐全。但专业技术人员业绩考核档案在实际工作中应用十分频繁，这就对利用工作带来了较大的影响。
（二）有利于及时更新和补充档案内容。专业技术人员业绩档案不仅内容十分丰富，而且在专业技术人员业务活动和工作业绩不断累积过程中档案内容处于不断变化的状态，内容的频繁变动给档案的更新带来了较大的难度，往往存在更新不及时的情况，对业绩档案的准确性带来较大的影响。在日常工作中，专业技术人员业绩考核档案利用率较高，如职务晋升评审、在职学习、选优评模、人才提拔等工作中都需要用到专业技术人员业绩考核档案。
（三）为档案的频繁利用提供更多便利。近年来人才流动频繁，这也增加了专业技术人员业绩考核档案的利用率。纸质档案在频繁利用过程中容易损坏，影响业绩考核档案的使用寿命。针对于以上问题的存在，专业技术人员业绩考核档案信息化建设具有迫切性，通过实现档案信息化管理，从而建立电子化和数字化档案，为专业技术人员档案收集、管理、利用提供更多的便利性。
二、加强业绩考核档案信息化建设的途径
（一）重视档案信息化建设。当前很大一部分企事业单位的管理人员将精力放在能够直接带来效益的工作上，对档案管理工作普遍重视度不够。这就需要单位管理者要加快自身思维观念的转变，充分认识到到专业技术人员业务考核档案的重要性，从而在财务、物力和人力方面对专业技术人员业绩考核档案信息化建设给予大力支持。同时专业技术人员业绩考核档案管理人员也要及时调整心态，加快工作模式的转变，充分的利用先进技术来加强对业绩考核档案的管理，有效提高业绩考核档案的管理水平，为其开发利用提供良好的条件。
（二）加大档案信息安全防护力度。专业技术人员业绩考核档案信息化建设工作中，在提高档案管理效率和管理水平的同时，我们也要看到档案信息化后所带来的不安全因素。业绩考核档案实现信息化管理后，对档案信息安全带来威胁的因素也随之增加。因此需要档案管理人员提高安全管理意识，根据相关法律法规来建立与自身相符合的档案信息保密标准和安全管理规范，在管理工作中认真履行档案保密工作流程，进一步对档案信息流程和权限管理进行完善，有效地保证专业技术人员业绩考核档案信息的安全，避免出现信息丢失及泄密事件。
(三）强化档案信息开发利用。档案实现信息化更多体现在其对社会的总体作用上，专业技术人员业绩考核档案作为信息库的重要组成部分，其所提供的真实信息能够更好地服务于企事业的发展和经济建设。特别是在当前专业技术人员流动较为频繁的新形势下，更需要重视业绩考核档案的开发利用，使其成为人力资源竞争的重要信息。因此在实际管理工作中，需要从被动服务方式向主动服务转变，做好专业技术人员业绩考核档案的收集、整理和保管工作，构建业绩考核档案信息数据库，为业绩考核档案信息的有效利用奠定良好的基础。
（四）提高档案人员综合素质。专业技术人员业绩考核档案管理水平与档案管理人员综合素质高低具有直接的关系。在当前专业技术人员业绩考核档案信息化建设工作中，需要重视档案管理人员信息化水平的培养，努力提高档案管理人员的专业知识水平和信息化管理能力，从而在档案管理工作中不断进行创新，全面提高专业技术人员业绩考核档案信息化管理水平。
三、结束语
近年来，我国各项改革不断深入，有效地推动了档案信息化建设进程。专业技术人员业绩考核档案在企事业发展过程中具有非常重要的作用，因此需要加快推进专业技术人员业绩考核档案信息化建设步伐，充分利用现代化技术来强化对专业技术人员业绩考核档案的管理，促进专业技术人员业绩考核档案的规范化和科学化发展。本文为黑龙江省档案局2016年科技项目《专业技术人员业绩考核档案综合管理策略研究》（项目编号：HDK2016—2）的阶段性成果。
【参考文献】
（一）真实性。专业技术人员业绩考核档案是由客观真实反映专业技术人员个人经历、业务能力、技术水平及科研成果的文件材料构成，归档前必须对其来源、形式和内容进行审核鉴定。真实性是专业技术人员业绩考核档案实现凭证价值和参考价值的前提和基础。（二）专指性。专业技术人员业绩考核档案以个人为单位进行立卷，专人专卷，同一专业技术人员的业绩考核档案材料不可分散，不同专业技术人员的业绩考核档案材料也不可混淆。专指性是专业技术人员业绩考核档案个性化的体现。（三）动态性。专业技术人员业绩考核档案从建档开始就始终处于“动态”之中，专业技术人员工作变动，需要“档随人走”；专业技术人员学历提高、职称晋级、科研成果积累等等，需要不断补充、完善卷内材料内容。动态性是专业技术人员业绩考核档案的客观属性。（四）现实性。专业技术人员业绩考核档案是在专业技术人员学习和工作实践过程中形成的，它是专业技术人员个人成就的凭证、是企事业单位选人用人的依据、也是社会统计分析的参考，它来源于现实，也服务于现实。现实性是专业技术人员业绩考核档案的价值体现。
二、专业技术人员业绩考核档案管理存在的问题
（一）材料来源广泛，鉴定困难。专业技术人员业绩考核档案形成方式多样，有来源于上级单位或社会机构颁发的证书、聘书等材料；有来源于所在单位或部门形成的考核、奖惩等材料；也有来源于专业技术人员自己撰写的论文、著作等科研成果。来源广泛，渠道分散，为专业技术人员业绩考核档案的价值性、真实性鉴定工作带来较多负面影响。（二）管理层次不一，影响收集。专业技术人员业绩考核档案与人事档案、科研档案的收集范围有一定的重合，而其专指性的特点要求同一专业技术人员的业绩考核档案材料不可分散，这就难免形成不同管理部门“争”“抢”材料的弊端，影响专业技术人员业绩考核档案的完整性和系统性。（三）内容更新频繁，易有疏漏。专业技术人员业绩考核档案不是静止的，而是变化的，它真实记录着专业技术人员工作变动及学历水平提高、职称级别升迁、科研成果积累等发展历程。如果忽视其“动态性”的特点，就会造成人档分离或档案内容缺失，难保专业技术人员业绩考核档案的连续性和准确性。（四）实体管理为主，影响利用。专业技术人员、企事业单位以及社会各个方面都对专业技术人员业绩考核档案表现出很强的现实利用需求，而专业技术人员业绩考核档案则主要沿用传统实体管理方式，导致出现一些明显的不适应问题：一是无法在最短的时间内查全查准所需材料，工作效率低，用户满意度差；二是多次翻阅纸质档案材料，易损毁专业技术人员业绩考核档案原件；三是无法满足异地使用的利用需求。
1.1 真实性
专业技术人员业绩考核档案真实记录着企事业单位专业技术人员的培养过程，其内容具体、全面，具有较强的可靠性。当前企事业发展过程中对专业技术人员的业绩考核已成为一种常态，而且具有统一的业绩考核标准体系和指标规范。对于专业技术人员参与的技术创新、技能竞赛等活动中形成的材料都被纳入到专业技术人员业绩档案收集归纳范围中来，有效的保证了专业技术人员业绩考核档案的全面性和完整性。
1.2 复杂性
专业技术人员业绩考核档案呈现出复杂性的特点，这体现在较多的方面，如业绩构成材料、载体、技术人员自身等等。在实际业绩档案中，材料来源主体具有多样化的特点，如企事业单位、其他部门、甚至专业技术人员自身。载体物质形态也具有多样性，纸质材料、证书、奖章、新闻报道、影音记录、书刊杂志等，材料规格尺寸和保管要求也各不相同，这就对档案管理工作带来了较大的难度，需要进一步强化专业技术人员业绩档案的科学化和规范化管理，努力提高档案管理水平。
1.3 互补性
专业技术人员业绩考核档案与人事档案在内容、作用等方面具有较强的互补性。在人事档案中，多以表述式或是表格式作为主要的记录形式，涉及到的业绩成果也不会采用证书或是奖章等载体形态进行保存。但专业技术人员业绩考核档案在一定程度上有效的弥补了传统人事档案内容上的不足之处，其在内容上更具深度和广度，更具准确性和真实性，与传统人事档案互为补充。
2 加强专业技术人员业绩档案管理策略分析
2.1 提高对专业技术人员业绩档案管理重要性的认识
专业技术人员业绩档案管理工作的好坏与单位领导的重视度具有直接的关系。单位领导充分的意识到专业技术人员业绩档案的重要性，从而从政策、资金和人员等多方面来支持档案管理工作。因此需要加快单位领导和技术人员观念的转变，利用多种形式加强对专业技术人员业绩考核档案管理工作的宣传，使单位领导及相关人员认识到专业技术人员业绩考核成档案对自身单位发展及管理的重要意义，从而努力提高专业技术人员业绩考核档案管理水平，使档案能够更好的服务于单位的发展和建设。
2.2 做好档案收集工作
为了确保专业技术人员业绩考核档案的完整性和准确性，需要主动收集档案材料。单位档案部门要积极主动联系专业技术人员，使专业技术人员意识到个人业绩材料归档的重要性，并有效的配合档案管理人员的工作，主动将各种业绩档案材料上交到档案部门。同时还要对专业技术人员业绩档案材料的归档范围进行确定，并及时对专业技术人员参与的各种活动进行了解，实现对档案材料的动态管理，采取有效的措施及时将档案材料进行收集。另外，档案管理人员还要把好立卷关，根据相关规范要求来做好档案整理和立卷工作，针对业绩档案材料变动的实际情况及时对相关内容进行更改，确保归档材料的真实性和准确性。
2.3 建立健全规章制度，实施科学管理
要根据企事业单位的实际，建立健全符合国家相关要求的规章制度体系，使专业技术人员业绩考核档案管理具有可操作性，简便易行、有章可循、又法可依。同时，在规范制度体系建设中要明确目标责任，增强规范制度体系实际执行过程中的客观性、严肃性与权威性。并具体将完善专业技术人员业绩考核档案管理所必须的技术指标要求、经费支出渠道、人员素质要求以及体式规格要求等加以明确，从而更好地发挥规范制度体系的指导、引领作用。切实使专业技术人员业绩考核档案管理工作得到健康有序的发展。
2.4 管好业绩档案，提高利用效率
首先，做好保护工作。由于专业技术人员业绩档案具有利用率高的特点，大量的查阅、复印会使档案寿命受到一定影响，为了解决这个问题，我们可以将利用最频繁的文件材料按内容制成简表，并作备份，以供利用者查阅复印。在做好纸质档案保护的同时，还应当建立电子档案。电子档案同纸质档案相比在保存寿命上占有绝对优势，而且可以进行多份复制并可刻录成光盘，在日常保护技术上也相对简便。
其次，提高工作效率。?R导际跞嗽币导ǖ蛋改谌萁隙啵?要做到快速、准确提供档案信息，仅凭手工检索，已无法适应现代工作节奏的要求。因此，除了将常用资料制成简表方便利用外，还必须借助计算机管理手段进行检索。根据单位具体情况，编制相关软件录入所需检索科目。要做到可以根据不同层次专业技术人员的个人简历、职务、学历状况、专业技术职务评聘情况、主要工作业绩、情况、获奖成果等级和数量、主要著作等详细内容提要进行检索，这样可以大大提高专业技术人员业绩档案利用的工作效率。
关键词 绩效考核；档案资料；收集；重要性
疾病预防控制机构作为从事公共卫生事业的专业机构，承担着疾病预防控制、公共卫生监测、突发公共卫生事件应急处理、卫生检验监测、健康教育、紧急疫情处理等工作，关系到经济的发展和社会的稳定，关系到人民大众的身体健康、生命安全。随着医药卫生体制改革不断深入，建立与疾控机构相适应的绩效考核管理模式，作为新的手段和方法，既是顺应改革发展的需要，也是疾控事业发展的必然要求。院中心根据卫生部制定的《各级疾病预防控制机构基本职责》和《疾病预防控制工作绩效评估标准》等相关要求，在结合本机构疾病控制工作实际的基础上，通过几年的实践，认识到绩效考核在完成预期疾病控制综合目标任务、提高公共卫生服务能力和水平、调动职工积极性、拓展业务工作范围、促进业务创新、增强单位凝聚力等方面起到了积极的作用。
本部门主要承担院中心传染病监测完成率、暴发疫情规范处置指数、虫媒及自然疫源性疾病规范处置指数三个指标的资料收集及上网输入数据的工作。在具体工作中，深深地认识到“功夫在诗外”的道理，绩效考核每一个指标的完成，都离不开平时档案资料的日积月累，平时工作做得细，就能较好地及时地完成绩效考核要求的工作。在此，我有一些工作经验与各位共同交流、探讨，以期给疾控机构绩效考核工作一点启示与思考。
一、绩效考核关于传染病方面相关指标介绍
（一）传染病监测完成率。这个指标的填报涉及多个所处室和部门，包含23 个病种；收集资料内容包括：部级和省级开展各种传染病的监测方案、监测结果、监测执行情况总结；督导方案、督导报告；个案登记表、个案收集情况表；各病种工作进展报告、情况通报、总结。
（二）暴发疫情规范处置指数。暴发疫情指在一个局部地区或集体单位中，短时间内突然有很多相同的传染病人出现。这些人多有相同的传染源或传播途径。大多数病人常同时出现在该病的最长潜伏期内。暴发疫情需要收集资料包括的内容有：某病种启动应急响应的通知、实施方案；防控预案、防控方案；初步调查报告、进展报告、结案报告；样品监测数、样品检测报告单，密切接触者人数；问卷调查；疫区消杀面积数等。
（三）虫媒及自然疫源性疾病规范处置指数。这项指标与暴发疫情规范处置指数收集的资料类似，这里就不多说了。
二、组织形式上确保绩效考核工作的有效运转
从需要收集的资料来看，基本上规定了绩效考核资料收集范围和具体内容，但如何能够更系统、更全面地收集这些资料呢？
有什么途径或者是制度确保资料的收集呢？
（一）建立健全组织形式。绩效考核是一个既系统又复杂的工作，涉及面广，且具有长期性和连续性。为此，院中心成立了湖北省疾病预防控制绩效考核工作指导办公室，院中心主任牵头；成立了以各部门主任组成的省绩效考核专家库，明确中心领导班子和各相关部门负责人的责任分工、协作分工。工作中坚持中心领导负总责，分管领导亲自抓，部门领导具体抓，全体职工共同参与的工作局面，他们的职责是切实加强省本级绩效评估工作的组织领导，强化省本级绩效评估工作任务责任落实，负责省本级绩效考核工作的实施，从而在组织形式上确保绩效考核工作有效运转和实施。
（二）领导观念意识更新。在形成科学有效的绩效考核目标之初，档案资料与绩效考核的关系就是密不可分的，而且是最基础性的工作。没有充分的信息资料收集，不可能完成绩效考核工作。这就要求疾控中心领导观念意识更新，打破传统旧的思想套路，破除年终工作完毕才开始收集资料的观念，充分认识资料收集重要性，在制定绩效考核目标的同时，即着手收集资料，做好绩效考核的前期工作，既能确保绩效考核目标的实现，又能保证档案资料收集工作的完成。
（三）认真组织，加强培训。绩效考核领导小组和办公室作为专门机构，指定专人负责绩效考核工作：负责考核工作整体协调和各项数据资料的收集和整理；负责组织辖区区域和机构绩效指标的指导和自我评估；负责绩效管理系统数据的录入与审核：负责绩效考核相关信息的报道和结果通报，以及后期的反馈工作和指导意见。
绩效考核工作系统复杂，涉及到疾控中心工作的方方面面，对指标的理解和贯彻，涉及到相关专业人员。因此，实施绩效考核前，加强职工培训尤为重要。院中心采取集中培训、部门讲解指标内容等多种形式，多次组织职工充分了解绩效考核的基本内容、绩效评估的方式、方法和考评结果，对理解不充分、不到位的，及时反馈、及时解决，使绩效考核工作得以有效、顺利地进行。
三、管理制度上保证绩效考核资料的收集
绩效考核最基础的工作即资料的收集，没有充分的资料收集，就不能有效地参与绩效管理。要做到档案资料收集工作与绩效考核工作有机结合，需两部分工作同时布置、同步开展，同时落实，制定切实可行的收集策略，做到绩效指标延伸到哪里，资料的收集就跟进到哪里，这样能起到事半功倍的效果。
既完成了绩效考核工作，又促进了档案管理工作的质量。本部门从工作实际出发，制定了重点急性传染病资料管理制度和文件资料收集的流程图，从而使资料的收集更快捷、更有效、更具有操作性。
（一）制定重点急性传染病资料管理制度。为了加强重点急性传染病资料的管理，及时完整系统地收集资料，提高管理水平，结合工作实际，制定重点急性传染病资料管理制度。内容包括：管理原则；归档范围；归档时间；档案保管等项。
（二）制作文件资料处理流程。制定文件资料处理流程，严格按照要求不折不扣地执行，确保资料收集完整及时。内容包括：上级来文；本部发文；疫情处置资料；出差资料等。
档案资料的收集，不是单纯地为了绩效考核，而是为了更好地促进工作，科学规范疾控工作内容，提高整体公共服务能力，为疾控机构内部科室及职工工作绩效评定提供依据，以求充分调动广大职工的积极性，形成良好的激励机制，推进疾控机构疾病预防控制事业全面持续发展。
参考文献：
[1] 廖龙，仲杰. 档案工作参与企业绩效管理的探讨. 中国档案2013; (3):64~65.
[2] 谢晓华. 疾控工作绩效考核资料归档的几点体会. 江苏卫生事业管理2011; (2):48.
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[4] 奚冬，周东晓. 浅谈疾控绩效考核中的档案管理工作，心理医生杂志 2012,5（下）.
[5] 叶春明，邹拥政. 疾病预防控制机构绩效档案科学化管理刍议. 黑龙江档案2013(2).
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.129
[中图分类号]G278 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）12-0-02
目前，众多高等院校的档案管理体系依旧属于传统的管理方式，考核方法较为陈旧、考核内容不清晰和考核范畴的模糊化，导致高校传统的档案管理模式已经无法适应当今社会发展需求，更无所谓发挥其在高校档案管理中的相关职能。因此，高校想要在教育行业站稳脚跟，务必要适应社会发展，引入绩效管理理论，并将其应用到档案管理体系建设实践中，实现档案管理的公正化、合理化，以满足高校档案管理的持续性发展。
绩效管理的实用性很强，它可以实现组织的战略性管理并强化目标，通过业绩考核的方式，调动员工的工作积极性，督促其提升管理绩效，从而提升整个团队的工作效率，还可以在一定程度上激发个体或团队的潜能。
1 高效档案管理体系建设的现存问题
高校档案管理体系存在的目的是记录学校在发展过程中发生的大事记以及典型成功案例等，其角色犹如古时候的“史官”。现阶段的高校档案管理部门在管理学校档案时，建立了规范化、科学化的管理制度，一定程度上提升了档案管理的水平，并解决了档案管理中存在的一些普遍问题。尽管档案管理体系的优点毋庸置疑，然而，不得不承认其仍存在诸多缺点，主要体现在以下三个方面。
1.1 档案管理人员的岗位意识有待加强
目前，多数高校的档案管理工作仅停留在表面，档案管理工作更偏向于档案保密、整理、分类等，主动服务意识差，档案出现错误与遗失现象时有发生。档案管理人力资源的决定权在校方。由于校方对档案管理工作缺乏认知，其委派的工作人员专业素质往往不高。而且，对于员工而言，被动接受任命的工作效率、工作积极性以及工作责任心都远不及主动入职。另外，档案管理部门缺乏科学、合理的绩效考核机制，无法激发员工的创新潜能。尤其是在编史修志与档案历史研究等专业能力上的欠缺，对档案信息化发展与开发造成了严重阻碍。
1.2 针对档案管理的绩效评估制度缺乏规范性
当前，多数高校的档案管理体系存在“假大空”的现象，原因是高校档案管理的绩效管理模块无法做到专业、科学，经常将管理与绩效评估混为一谈，从而导致档案管理工作人员无法结合真实的绩效评估对档案管理的工作性质和特点进行综合衡量。实际上，绩效评估结果分为优秀、良好、差三个等级，然而在实际工作中考核人员缺乏对档案管理工作性质及特点的认知，导致绩效评估结果并没有取得实际功效。档案绩效管理的具体内容包括档案管理工作者、档案管理部门和高校绩效管理三方面的绩效评估与制定。然而，在领导阶层制定绩效目标时往往更重视最后一项，实际上管理内容的前两项是基础，最后一项是目标，当校方忽略前两项内容而直接跨度到校方绩效目标制定时，便决定了档案管理的绩效评估制度无法贴合高校的实际发展状况，缺乏可行性。
1.3 针对档案管理进行量化考核的标准有失完善
任何工作的高效开展，都需要具体的量化标准做指标，量化层级越丰富，工作的进展过程也将越细致、缜密。然而，对于档案管理工作，量化指标更多定在档案的收集管理和对管理工作者的职称进行评定时，而对档案管理工作质量则没有明确的量化标准。另外，高校对档案管理工作人员进行年终绩效考核时，也仅仅是依据其是否完成校方规定的任务，甚至出现部门内部协商“优秀员工轮流制”的现象，这在很大程度上阻碍了档案管理绩效评估在档案管理中的应用实践，更无法起到对档案管理体系的规范和引导功能，导致档案管理的绩效考核无法发挥其实际职能价值。
2 提高绩效管理在高校档案管理体系建设中的应用探析
2.1 明确档案管理绩效体系的评估指标
想要促使档案管理体系稳而有序的发展，制定明确的管理目标尤为重要，目标的制定要根据高校的实际发展状况与需求，并加以细分，进而对其进行层级排序并筛选出具有可行性的管理目标。如4项一级指标，组织管理方面的指标、档案报关保护条件指标、基础业务建设指标、档案开发利用指标；12项二级指标如队伍建设、制度建设、收集归档、整理编目等。档案管理需要用到的设备涉及光盘刻录、扫描、复印、计算机、打印机、档案库房、湿温度检测仪以及防磁柜等；档案管理团队建设除涉及相关人员的学历、年龄、职称等基本信息外，更重要的是其职业素养与职业技能；至于档案管理体制建设与优化则很大程度上关系到档案绩效管理的相关规章制度。
2.2 明确档案绩效管理目标
有目的、有方向的奋斗比盲目工作的效率要高出百倍，给档案管理部门制定明确的档案绩效管理指标，为员工奋斗的方向做出明确规划，不仅可以提高档案管理工作人员的工作效率，更可以充分调动员工的工作积极性。而高校在制定档案绩效体系时，务必要结合高校、部门、个人的实际绩效目标自上而下开展，评估内容可以以档案管理职能为主。高校档案管理基础绩效管理目标包括：管理体制目标、队伍建设目标、制度建设目标、保管保护目标、基础业务建设目标、档案利用服务目标，此外，可以延伸到高层次目标，如档案管理对学生的思想教育与人文素质培养等教育方面的拓展目标。
2.3 完善档案绩效管理体系
完善档案绩效管理体系，对于绩效评估工作的顺利开展能起到关键性作用。制定科学、合理的档案绩效管理体系并在高校发展过程中不断对其进行优化，对高校的稳定发展及人文素质培养都会起到至关重要的作用。在建设档案管理制度时要遵循三个原则。第一，公正公平客观，不可在考评时掺入个人主观色彩。对档案绩效的评估要以量化为基础，通过量化指标控制、评价和反馈档案管理质量，要保持公正客观的态度，实事求是对绩效量化进行记录，以避免因为主观色彩而影响绩效评估在档案管理工作中的实际职能价值。第二，进行绩效评估时要保持与当初既定的管理目标相一致，以保证绩效考核标准的统一性。第三，定性指标和定量指标相互结合，进行综合评估。在档案管理履行其社会服务职能时，很难依据量化指标对其进行考核。此时，可以借助定性指标，对其服务质量与服务态度进行评估，从而促进档案绩效管理质量的有效提升。
3 结 语
受当今社会种种因素的影响，档案管理在高校中没有得到足够重视，其在体系建设中存在不科学、不合理等诸多问题。档案管理体系的完善直接影响到高校发展，要制定科学、合理的档案管理体系，明确档案绩效管理目标与档案管理体系的各项原则，促使档案的绩效管理与薪酬体系有机结合，不断优化高校档案绩效管理体系建设，促使高校快速发展。
主要参考文献
一、绩效考核与师德挂钩为师德档案建设制度带来的机遇与困境
1.绩效考核与师德挂钩为师德档案建设制度带来的机遇
建立师德档案制度，不仅可以加大对教师的监督范围，而且还能提高教育工作者的道德水平。但是从目前情况来看，很多学校和教师对于师德档案制度的建设缺乏正确的认识，建设工作进度缓慢，师德档案资料参差不齐，这对于许多教师来说根本没有任何的实际意义。所以很多教师对师德档案制度的建设没有进行重视，甚至对其还产生排斥的心理。绩效考核是我国教育部门对教育人事制度的一种改革措施，其目的在于保障各个学校绩效工资制度的顺利实施，提高教师队伍的综合素质，促进教育事业的科学合理发展。
在教育部颁布的《关于做好义务教育学校教师绩效考核工作的指导意见》中明确提出了将绩效考核的结果作为教师绩效工资分配的参考依据，将师德摆在绩效考核内容的重要位置，不能把升学率作为绩效考核的唯一指标。这些政策的颁布和实施直接说明了师德决定着教师的待遇和发展前途。在这样的环境下，师德档案建设制度一定会引起社会各个领域的广泛关注，这在一定程度上为师德档案制度的建设带来了非常好的机遇。
2.绩效考核与师德挂钩为师德档案建设制度带来的困境
虽然在绩效考核与师德挂钩的背景下，师德档案制度的建设引起了广泛的关注与思考，但是在这过程中也面临着许多困境。尽管当下师德档案的制度存在部分问题，但是由于师德档案和教师自身利益的密切联系，这些问题也就迎刃而解，尤其是在师德档案建设过程中的“无用论”更是得到最佳体现。
“无用论”主要是指师德档案制度的建设没有任何实际意义，形同虚设。而绩效考核与师德挂钩表明师德档案中的资料和内容必须有利于绩效考核，使得使得档案内容必须从虚到实，从抽象到具体的转变。其中关于师德内容定量化的资料是最有利于绩效考核的，但是具有高尚品质的师德能够用“量”进行计算明显的对师德进行了扭曲。除此之外，“无用论”的产生还有一个重要的因素，即目前教师生存状况和工作环境的影响。虽然教育部已经不再把升学率作为绩效考核的重要指标，但是还是有很多教师依然受传统升学率思想的影响，并且不少地区的教育局依然用升学率作为学校评估的唯一指标，最终导致升学率依然无法与绩效考核联系起来。
另一方面，即使学校不用升学率作为绩效的考核指标，但是“望子成龙，望女成凤”的家长也会要求每一个教育工作者尽力提高升学率。再加上很多地区的教师收入较低，工作压力过大，在现实状况没有得到改善的情况下，师德在绩效考核中的作用到底有多重要就值得人们去思考了。
二、加强师德档案制度建设的措施
1.提高对师德档案制度意义的宣传力度，提高人们对其的认识
师德档案是教育人事档案中的主要部分之一，它对教师师德的整体情况进行了明细的记载。而师德档案制度的建立，不仅有利于拓宽监督广大教育工作者职业道德的范围，而且还能提高对师德师风的有效监察，从而在很大的程度上提高了教育工作者的综合素质。对此，各个学校应该对师德档案制度的建设工作进行高度重视，并把它贯穿于学校的管理工作过程之中。同时学校还应该提高对师德档案制度意义的宣传力度，提高教师对他们的认识，从而使教师自觉的提高自身的道德水平。
2.不断完善师德档案制度
首先，各个学校应该明确师德档案制度建设的目的和意义。师德档案制度的建设不仅只是为了考察教师的师德师风，而且还能促进教师的自我完善，这就要求师德档案制度的建设必须符合教师的发展规律和师德发展的管理与评价体系。与此同时，师德档案应当注重整个师德的发展过程，帮助教师建立一个具有动态性、立体性以及完整性的师德发展轨迹，从而让教师在师德档案中体验到成功的喜悦感。也可以说，师德档案是促进教师自我完善，自我发展的重要航标。其次，各个学校还应该进一步完善师德档案的评价机制和内容，并根据师德量化所面临的困境，设计出一套比较科学合理的量化方法，以确保绩效考核评价出来的结果能够在很大程度上与事实相互符合。最后，健全师德档案制度，提高制度的可操作性，确保师德档案中的资料齐全、规范管理等。
3.改变师德档案制度建设的外部环境
档案的收集、传递、鉴别、归档流程如图1所示。（1）实现营销业务的“四个自动”，即营销业务自动生成，岗位人员自动提醒、自动催办，工作质量自动考核。营销业务自动生成：客户档案跟随营销系统业扩流程实时传递，实现流程化传递，自动获取营销业扩流程节点信息（业扩流程、周期性用电检查流程、表计轮换流程等），自动生成各岗位人员对应的档案系统流程以及每个流程节点需要添加的纸质档案列表。将档案进程与业扩进程进行关联。业务人员完成营销流程环节，在档案系统中自动生成相应的档案流程环节。岗位人员自动提醒、自动催办：将营销业务流程和相应的档案流程进行实时比对，针对业务人员48h内未完成的相应档案流程环节，系统将定位到人，自动发出催办信息，督促业务人员及时完成纸质档案的可视化工作，确保业务工作完成后资料归档的及时性。提示信息分为待添加信息、待发送信息、待移交信息、待移交卷宗、合同预警信息和业扩时限预警信息六大类。工作质量自动考核：与国家电网公司营销系统接口，自动生成各岗位人员对应的档案系统流程以及每个流程节点需要添加的纸质档案列表，细化、量化营销各岗位档案资料收集、归档工作的职责和工作量；按照绩效考核规则，细分归档时限、档案质量、流程时限等各项考核指标，利用系统自动分析统计功能、生成业务人员的月度绩效考核分和月度岗位排名。同时还支持对供电单位、基层班组进行考核排名。（2）纸质档案全部实现可视化，有效提高档案利用率。通过档案整理流程，将纸质档案扫描上传，进行可视化处理，并添加影像文件上传模块，全面实现客户纸质档案可视化。操作过程中大量应用数影仪、身份证读卡器以及条码管理等电子技术，极大地简化了档案可视化的过程。同时，为保证清晰可查，电子档案采取一户一档，每户分为业扩档案（再按业务流程类别细分）、用检档案、计量档案、电费档案和其它档案（影像文件）五类，分页面按归档日期显示。实现了档案的快速查询和借阅，提高档案信息利用率，为营销稽查业务常态化开展提供条件。（3）电子档案实行一户一档管理，纸质档案以时间为单元随机存档。纸质档案仅在司法纠纷、特殊情况借阅（需审批）等情况下使用，日常工作中均在档案系统内在线查阅档案。纸质档案的归档变得非常方便，大大简化纸质档案收集工作量，实现了按局集中保存，大大提升客户档案的标准化管理水平。（4）全面应用条形码管理技术，确保每份纸质档案均能准确定位、快速查找。为每份档案、卷宗设置条形码，并伴随着档案的收集、传递、鉴别、归档全过程流转，大大方便了档案查询，同时先进的计算机检索功能也为后期的档案快速查询和存放提供了有力的保障。为了快速查询客户电子档案，在档案系统中设计了查询模块，支持各种条件下的模糊查询。（5）客户档案室按统一标准集中建设，统一管理。按照分级集中、专业管理的原则，撤消了原有的8个客户服务中心和33个供电营业所的基层班组档案室，改为以局为单位集中建设标准化客户档案室，进行电力客户档案的统一管理。档案室参照浙江省电力公司《标准化电力客户纸质档案库建设导则（试行）》的要求，根据实际客户档案数量和发展规划建造。标准化客户档案室的建成从根本上保障了档案标准的统一，有效避免了因档案室分散、基本设施差等原因造成档案保存、移交过程中出现的遗失、损坏等情况。档案室重复建设的投资费用、档案移交等相关营运费用，以及档案室管理人员均大大减少。同时，为进行更专业、更规范的档案管理创造了良好的条件，有利于推进档案数字化、信息化管理。
1.2业务流程的过程化管控
建设电力客户档案管理系统，不仅要管理好客户档案，还要通过对档案的管理来促进营销业扩流程的管控。为此，从流程、节点、档案的关系入手，通过做到“3个保证”，达到“档案管节点、节点控流程”的目的。（1）保证档案质量。根据不同的业扩流程类别，自动生成必备档案目录。通过对各流程关键节点中档案数量及质量完成情况来限制流程节点的进程，进而对整个流程质量实现全过程掌控。同时，为了进一步保证电力客户电子档案和纸质档案的质量，嘉兴电力局建立了质量审核“三道关”，即本人自查自审、档案收集员审查、稽查监控岗位抽查。（2）保证流程时限。档案流程跟随营销业扩流程实时流转。业务人员在营销系统内触发流程节点后，48h内必须将该节点中产生的纸质档案作电子化处理并发送至档案收集员，否则，系统将通过“时限预警”模块自动进行“归档提醒”，督促业务人员及时完成纸质档案的电子化工作。全自动时限预警功能涉及营销系统内触发的所有业扩流程，并根据国家电网公司的业扩时限规定，将流程信息生成为红、黄、绿3种状态。时限预警功能的实现为岗位人员、管理人员及时掌控所有业扩在途流程情况提供了一个可视化平台。（3）保证合同有效。针对供用电合同在电力客户档案中的特殊性以及重要性，嘉兴电力局在档案系统中专门增设了合同管理模块。在合同签订环节，由岗位人员对合同签订日期、到期日期、是否自动续签等信息进行确认。系统自动跟踪合同是否有效，对1个月内要到期的合同进行提醒，对7天内到期的合同进行预警，确保合同的有效。
1.3工作绩效的全员化考核
开展全员绩效考核，实现营销业务的闭环管理。以客户档案为切入点，实现了业扩绩效指标的量化考核，建立了供电单位、基层班组和业务人员的三级绩效考核体系。依据智能电力客户档案管理系统应用情况，编制并了《智能电力客户档案系统考核办法》，对供电单位和基层班组的考核细分了环节完成率、归档及时率、纸质档案移交及时性、业扩时限、合同有效和档案质量等6项指标。环节完成率指档案系统中已完成电子档案的环节数除以营销系统中完成的流程数，要求达到98%以上。归档及时率指档案系统中48h内发出的流程环节数除以营销系统已完成产生档案的环节数，要求达到90%以上。纸质档案移交情况指完成营销业务后电力客户纸质档案的移交情况，要求在5个工作日内移交。在途业扩流程超期情况指每个在途业扩流程各环节的时限情况，要求不超过国家电网公司规定的时限。非居合同有效性指非居合同有效情况，要求不超期。档案质量指稽查中心每月不定期对档案的质量进行抽查的情况。同样，对业务人员细化了电子档案归档、纸质档案移交、档案质量、流程时限4大指标，对档案收集员细化了档案收集、档案完整性、档案质量3大指标。利用档案系统的自动分析统计功能，每月都将生成业务人员、基层班组以及供电单位的月度绩效考核分和月度岗位排名。
2应用效果
“档案管节点、节点控流程”的客户档案精益化管控模式的推广应用，填补了国家电网公司营销业务支持系统全方位、全过程客户档案电子化管理的空白，实现了电力客户档案、业扩报装流程、全员绩效考核的精益化管控，实施效果显著。
2.1有效提高档案归档质量
智能电力客户档案管理系统与国家电网公司营销业务支持系统联动，对客户档案形成了“自动生成、自动提醒、自动催办、自动考核”的智能化苏敏怡.电力营销管理信息系统的建设与应用[J].市场论坛，2006（8）:52-53.周慧.电力客户档案实现仓储管理策略研究及应用[J].广东电力，2011，24（7）:77-79.处理流程，档案管理实现了“人管”到“机管”的转变。完成电子卷宗的归档后，纸质档案统一归入总档案室，由专人管理、维护，需要查阅时，只需查阅该户在档案系统中的电子档案，方便快捷，优化了工作流程，提高了工作效率。市电力局稽查监控中心以1个月为周期，对各供电分局、县（市）供电局的档案质量逐一进行抽查。对稽查中发现的问题按性质严重程度分为重要问题和一般问题纳入局精益化评价体系进行评价。系统运行近一年来，档案质量得到极大的提高，涉嫌“三指定”等性质较为严重的问题得到整改，涉及业务规范、档案卷面质量等工作差错且影响程度较轻的问题也得到有效控制。
2.2有效提高档案集约化水平
客户档案统一归集到嘉兴电力局档案室实行集约化管理后，基层营销班组无需再配建标准化档案室，节省了人力、物力成本，避免了档案管理重复投资，节约了运营费用。
2.3有效提升业扩服务质量
优化了业扩运行管理模式，尤其是业务同城受理后，各基层供电服务窗口之间无需再进行业务资料的人工传递，人、车辆、时间等均实现了优化配置。同时，日常表计轮换、业务变更等工作也无需再把新档案归到原来的档案盒，大大减轻档案维护工作量。通过对各流程关键节点中档案数量及质量完成情况来管控流程节点的工作质量，档案系统与营销系统共同实现了对档案质量、流程时限、供用电合同的双重监控，对缩短客户工程流程时限、防范合同逾期、提高供电服务满意度大有裨益。业扩流程运转更加顺畅，业扩报装超时限流程比率从2.23％下降到0.26％，合同有效率保持100%。2.4实现工作效率最优化客户档案精益化管控模式的建立，不仅为管好档案创造了条件，更为加强业扩流程管控和实施全员绩效考核提供了手段。建立客户档案精益化管控模式，实时统计业务人员的绩效考核成绩，每月自动生成业务人员的月度绩效考核分和月度绩效排名，使岗位人员的工作质量一目了然，有利于激发岗位人员的责任心、竞争意识和工作积极性，有利于实现工作效率的最优化。自实行客户档案精益化管控模式以来，全局平均归档及时率达到95%以上，各业务环节档案完成率达到98%以上。
医院职工考绩档案是医院各级各类人员在工作中形成的考试、考核、进修、培训的成绩，撰写的各种学术论文、学术报告、履历表、获奖证书、荣誉证书、技术人员职称晋升以及能反映个人业务水平和政绩方面的、并且按照一定归档案制度集中保管的文字材料。在医院档案的规范化管理中，我院把职工考绩档案列入医院档案综合管理，并对其档案收集、归档、利用实行了“三同时”的管理。现在这“三同时”已在档案工作和业务、人事管理工作中形成了制度，业务管理部门和人事部门与综合档案室已成了不可分割的整体。
1、职工考绩档案的形成，收集与各类人员的业务管理同时
职工考绩档案是一个新门类的档案，因为它是有档案的基本属性。首先，它是我院职工特别是业务技术人员在科研活动及医疗、教学中的产物，是他们辛勤劳动和聪明才智的结晶。其次，也反映了我院工作人员的素质，是我院在医疗、业务工作上整体水平的重要标志和真实记录，它是有重要的保存和利用价值。它的形成、收集、归档管理都与各类人员业务活动相联系。如医务科、护理部在开展业务考试、技能竞赛、选派人员外出进修、培训、年度考核、学术交流等工作的同时，档案部门就开始关注各类材料的形成，并在工作结束后及时开展了资料的收集、归档工作。这类档案工作的开展，改变了档案工作与各类人员业务活动相关联的被动局面，并形成了一套机制。与各类人员的业务活动同时进行，从而使档案工作更有效地服务于医疗、科研、管理各项工作。
2、职工考绩档案的利用与各项工作的考核、职工晋升职称工作同时
职工考绩档案由于其属性和利用价值，因此必须与医院的考核、评定等工作同时。
医院各种考核、如职称评定、目标管理、医院上等达标的评审等，都与职工考核档案有着密切的关系。
一个人的业务水平、医疗技术水平、科研能力及其它主要工作究竟有哪些，是优是劣，这类档案就给予了充分的回答。也就是说这类档案对医疗的各项工作能提供科学的依据，从某种意义上讲，起到了领导的参谋及助手作用。在医院等级评审中，其中就有要看该医院学术论文的发表情况。在职工职称晋升评审中工作中，都是需要档案室提供近三年的职工考绩档案材料。如人事部门要将需晋升职称的职工的近三年的年度考核表复印上报，要利用职工考绩档案中的信息写出职工晋升的综合材料。又如：需要晋升职称的职工要利用本人的考绩档案中过去近几年的学术论文作参考，汇总撰写出更好的论文来发表；要利用自己过去几年的年度总结写出几年任职期间的工作总结。在每年的职称评审工作中，人事部门和有关职工都要在我院综合档案室查借阅材料。因为我们提供的是真实、可靠的依据，既方便了职工、部门，也提高了我们档案室的知名度。同时使职称评审工作得以顺利开展。几年来为职称评审提供档案近300卷。从某一方面来说，这类档案工作的开展弥补了人事档案的不足，从而构成了选拔人才资源的信息库。超级秘书网
3、职工考绩档案的形成与竞争态势同时
这里所讲的竞争有两个含义，一是档案工作本身的竞争，二是各级各类业务人员的竞争。由于这类档案参与了院内的许多大事，如医院等级评审，年终考核、职工职称晋升，从而使档案工和走向了更好的运行状态。这种良性循环及有利的大气候，使得我们综合档案室在院里有了一定的知名度，并且多次受到各级部门的表扬。
医院职工考绩档案是医院各级各类人员在工作中形成的考试、考核、进修、培训的成绩，撰写的各种学术论文、学术报告、履历表、获奖证书、荣誉证书、技术人员职称晋升以及能反映个人业务水平和政绩方面的、并且按照一定归档案制度集中保管的文字材料。在医院档案的规范化管理中，我院把职工考绩档案列入医院档案综合管理，并对其档案收集、归档、利用实行了“三同时”的管理。现在这“三同时”已在档案工作和业务、人事管理工作中形成了制度，业务管理部门和人事部门与综合档案室已成了不可分割的整体。
1、职工考绩档案的形成，收集与各类人员的业务管理同时
职工考绩档案是一个新门类的档案，因为它是有档案的基本属性。首先，它是我院职工特别是业务技术人员在科研活动及医疗、教学中的产物，是他们辛勤劳动和聪明才智的结晶。其次，也反映了我院工作人员的素质，是我院在医疗、业务工作上整体水平的重要标志和真实记录，它是有重要的保存和利用价值。它的形成、收集、归档管理都与各类人员业务活动相联系。如医务科、护理部在开展业务考试、技能竞赛、选派人员外出进修、培训、年度考核、学术交流等工作的同时，档案部门就开始关注各类材料的形成，并在工作结束后及时开展了资料的收集、归档工作。这类档案工作的开展，改变了档案工作与各类人员业务活动相关联的被动局面，并形成了一套机制。与各类人员的业务活动同时进行，从而使档案工作更有效地服务于医疗、科研、管理各项工作。
2、职工考绩档案的利用与各项工作的考核、职工晋升职称工作同时
职工考绩档案由于其属性和利用价值，因此必须与医院的考核、评定等工作同时。
医院各种考核、如职称评定、目标管理、医院上等达标的评审等，都与职工考核档案有着密切的关系。
一个人的业务水平、医疗技术水平、科研能力及其它主要工作究竟有哪些，是优是劣，这类档案就给予了充分的回答。也就是说这类档案对医疗的各项工作能提供科学的依据，从某种意义上讲，起到了领导的参谋及助手作用。在医院等级评审中，其中就有要看该医院学术论文的发表情况。在职工职称晋升评审中工作中，都是需要档案室提供近三年的职工考绩档案材料。如人事部门要将需晋升职称的职工的近三年的年度考核表复印上报，要利用职工考绩档案中的信息写出职工晋升的综合材料。又如：需要晋升职称的职工要利用本人的考绩档案中过去近几年的学术论文作参考，汇总撰写出更好的论文来发表；要利用自己过去几年的年度总结写出几年任职期间的工作总结。在每年的职称评审工作中，人事部门和有关职工都要在我院综合档案室查借阅材料。因为我们提供的是真实、可靠的依据，既方便了职工、部门，也提高了我们档案室的知名度。同时使职称评审工作得以顺利开展。几年来为职称评审提供档案近300卷。从某一方面来说，这类档案工作的开展弥补了人事档案的不足，从而构成了选拔人才资源的信息库。
3、职工考绩档案的形成与竞争态势同时
这里所讲的竞争有两个含义，一是档案工作本身的竞争，二是各级各类业务人员的竞争。由于这类档案参与了院内的许多大事，如医院等级评审，年终考核、职工职称晋升，从而使档案工和走向了更好的运行状态。这种良性循环及有利的大气候，使得我们综合档案室在院里有了一定的知名度，并且多次受到各级部门的表扬。
