一、社会保险档案管理存在的问题
目前，需归属于社会保险档案的，主要有以下几类文件资料：1.政策依据类。即国家和地方出台的各项有关社会保险的法律法规和政策性文件。2.业务凭证类。即在社会保险费用扣缴、汇缴、转接、报销、理赔等环节产生的凭证。3.结算账卡类。具体包括社会保险费用管理手册、养老保险手册、费用汇缴账册、参保人员花名册、保险关系转递清单、转接变更登记卡等。4.统计报表类。包括社会保险费用汇缴统计表、参保人员工资变动情况统计审核表等。5.离退休人员社会化管理类。具体包括退休人员待遇统计、生存调查表、遗属待遇审批表等。6.电子档案类。这是指社会保险工作实现网络化办公后形成的数字化档案。现阶段，我国社会保险档案管理存在以下几个问题：1.重视程度欠缺。社保经办机构未正确认识到社会保险档案资料的价值，将工作重心放在社会保险的扩面征缴上，对于社会保险档案管理工作重视度不足。2.缺少统一规范的管理制度。国家为了规范社会保险档案的管理，了社会保险档案管理制度，但是各地社保经办机构在按照规范实施标准化档案管理的积极性及进度上存在较大差异，有些区域档案信息不全，不同区域归档范围不明确，导致档案信息无法实现高效利用。3.缺少专业的社会保险档案管理人员。部分社会保险部门缺乏专门的档案管理机构，档案管理人员业务水平过低，部分为兼职人员，没有专业知识背景。4.社会保险档案管理设施配置不足。随着社会保险制度的健全，社会保险档案资料增多，档案室库容量急需增大，而且最好能够做好防潮、防火工作，并且根据档案管理信息化建设进程，完善相关的硬件、软件设置配置，加强计算机网络通信安全管理。
二、加强社会保险档案管理的对策及建议
（一）提升社会保险档案管理重视度。在特色社会主义建设进程中，国家对于社会保险的重视度一直在提升，在这种情况下，社会保险经办机构应该充分重视对于社会保险档案的管理，将之纳入部门的发展规划中，在年度工作计划中，制定科学合理的社会保险档案管理改进计划，加大人力物力资源投入，将档案房扩建，配置现代化管理设备及专业人员，建立健全档案管理制度。（二）实现档案管理的规范化和制度化。在大数据时代背景下，社会保险档案具有较高的价值，为了提升档案利用率，国家应该制定科学合理、标准统一的社会保险档案管理制度，明确规定各社会保险经办机构在档案管理上的人力物力配置要求，明确各类文件归档的要求及标准，明确档案信息在真实性、完整性、及时性上的要求，从而确保档案信息的参考价值。同时，健全社保档案管理落实考核机制，将社会保险档案管理工作任务细分到各个部门，并建立科室联动机制，相互监督，分工协作。（三）建设专业的社会保险档案管理队伍。根据现代化社会保险档案管理需求，培养专业的管理人才，学习计算机技术、数字化技术相关软件、硬件设施的使用，为社会保险经办机构提供人才支持。而且，社会保险经办机构应该设立专门的档案管理部门，根据工作需求合理设置岗位，引进专业的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育。比如说，现在很多社会保险档案管理人员存在信息素质不足的情况，机构在配置信息化档案管理设施后，应该组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，提升自己的责任心，保持高度警惕。（四）推动社会保险档案管理信息化建设。用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率，根据信息利用者的需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。因此，社会保险档案管理机构必须意识到档案管理信息化建设的意义，充分重视档案信息化建设工作，加大资金投入，选择合适的信息化模式，引进相关技术及设备，构建档案信息化管理平台，简化档案借用、查阅的手续，扩大档案的利用范畴。
中图分类号：X830 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）07-0190-02
环境监测档案是记录环境监测发展历史，研究未来工作的重要载体。当前环境形势严峻，环境保护监测任务十分艰巨。做好环境监测档案工作，对于推动环境保护事业发展具有重要的意义。环境监测档案已从起步阶段步入稳步发展阶段，逐步实现规范化、法制化、科学化，基本形成了符合自身发展规律的环保监测档案事业体系，在国家经济建设和环境保护工作中发挥了重要作用。
1 环境监测档案的特点
1.1 专业性
环境监测档案是环境监测工作全过程的记录和存在形式，从项目的规划实施方案，从合理的布点，到样品的采集、运输、保存、前处理质量控制，分析监测，数理统计，综合评价，直到报告形成。所以利用环境监测档案的主要对象是专业技术人员。例如：环境监测的全过程所形成的技术档案，主要对环境质量的优劣进行评价，对环境监测技术工作进行总结，为主管单位及政府的综合决策提供依据。
1.2 准确性
环境监测档案反映了科学活动的历史，反映了环境监测技术发展的现状，必须始终保持与环境监测的一致性。如：例行监测原始记录档案，综合技术档案，环境仪器设备档案，质量控制档案，污染源监测档案，委托性监测档案等，都要作相应的调整、修改或补充，使档案与实际相符，有依据，有凭据。
1.3 成套性
环境监测档案是环境监测工作的每个阶段形成的科技文件、技术材料的综合，对于提供利用具有很强的针对性和主动性。
2 环境监测档案存在的问题
环境监测档案取得长足的进步，但环境监测档案管理的整体水平仍然较低，不能适应环保事业发展的需要。
（1）环境监测档案干部队伍不稳定，档案人员管理能力和专业素质需要进一步提高。部分单位档案人员更换频繁，兼职过多，影响档案工作正常开展。
（2）环境监测档案基础设施建设投资不足。部分单位领导不重视档案工作，档案经费没有列入单位投资计划，基础设施落后。
（3）利用计算机进行档案辅助管理刚刚起步，多停留在单机录入和利用数据库检索水平上，尚未实现网络化的信息管理，不能适应信息时展的需要。
（4）环境监测档案信息开发利用率低，深层次开发少，不能及时有效地服务于环保事业和国家的经济建设，是环境监测档案工作中亟待解决的重要问题。
3 环境监测档案管理的对策建议
为搞好环境监测档案管理，本文提出如下对策建议：
3.1 健全档案机构、建设一支稳定的环境监测档案管理干部队伍
各级环保部门要依据《档案法》加强档案机构建设，保障档案管理职能到位。机构与人员的配备要以能履行档案工作和对本单位及本地区环保档案工作监督、指导的职能为原则。要配备专职档案人员，并保持档案管理干部队伍的相对稳定。
3.2 加快人才培养 全面提高档案干部素质
通过各种形式的培训，对档案专业技术人员实行继续教育，提高档案干部的综合管理素质和业务工作能力，拓宽知识面，树立改革意识，主动服务意识，掌握档案业务的工作方法和规律，提高现代化管理技能和综合管理能力，培养既有档案专业知识又具有环保专业知识、能运用现代化管理手段的档案干部队伍。
3.3 加强档案的动态管理，为环境保护提供法律保障
档案要及时备份和更新，逐步建立一套与《档案法》《环境保护法》及其相关标准规范相适应的档案体系，工作业务规范和技术标准。
3.4 各级环保部门要把监测档案工作纳入目标责任制，统筹安排，加大对环境监测档案工作的支持力度
将档案工作所需经费纳入单位财政预算计划，确保必要的资金投入，保证监测档案工作正常开展的业务经费及档案人员培训、基础设施建设的必需费用。
3.5 稳步推进计算机技术在档案管理中的应用
加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。
3.6 抓好环境监测档案数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于环境监测档案数据库建设。开发和建设数据库系统是档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立环境监测档案数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，环境监测档案数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
3.7 推行档案工作规范化标准化
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
3.8 正确处理好档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此a生一些弊端，大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。
2、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。
3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。
4、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
5、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。
6、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。
从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、提高档案管理基础工作的建议
1、 结合实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
2、 统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
4、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分门别类
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
2、分级次著录
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
近年来，随着社会的发展和办公条件的完善，在我国交通系统各项工作和实践活动中形成了大量声像档案，这些档案是交通行业的重大历史写照，是全宗档案的重要组成部分。然而，在交通系统声像档案实际管理工作中，普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，这就严重影响了档案的完整性以及利用率，如何更好的保护好、利用好、管理好这些生动形象的特殊载体档案已成为当前交通系统面临的重要课题。针对交通系统声像档案管理中的存在问题，本文提出了一些对策及建议。
1 交通系统声像档案管理工作的存在问题
根据工作实践，我们发现在交通系统声像档案管理工作中还存在一系列问题，这主要表现在：第一，交通系统声像档案采录人员的素质参差不齐，很多人员为各业务部门的兼职人员，采录技术较低，工作时间较短，还有一些声像档案信息采集人员在思想上存在误区，认为档案就是上级来文或红头文件，没有对公务活动中形成的照片、影像、录音等信息的保存给予重视，另外，为了个人或部门内部的方便，一些工作人员没有将声像档案移交到档案室统一保存，特别是随着人员的变动和机构的调整，造成大量声像档案的管理失控或流失，对档案的利用和保护带来了不利影响。第二，从整体上看，交通系统对声像档案管理设备和系统的资金投入还是比较大的，但是由于一些单位没有制定基于声像档案管理的制度和使用要求，管理较混乱，导致大量设备被闲置、没有专人会用、设备存于个人或部门内部、设备使用人员不明确等现象普遍存在，设备添置多、利用率少，不利于交通系统声像档案收集和整理工作的顺利开展。总之，声像档案管理工作明显滞后于其他门类的档案管理，在管理意识、管理制度以及保存条件方面尚存在一些问题，亟需解决。
2 加强声像档案管理工作的对策及建议
2.1 树立声像档案信息资源观意识
从信息资源角度来看，交通系统中形成的声像档案是最真实、最可靠也最权威的原生信息，其具备以文字为载体的档案所不能替代的作用，是交通事业单位档案信息资源的重要组成部分，这些信息与纸质的文书、科技档案是相互联系、相互补充的，共同构成了完整的档案资源体系，对交通运输事业的历史和现实都具有重要现实意义，所以，我们必须树立声像档案信息资源观意识，实行统一管理，做到层层有人抓，处处有人管，形成工作协调一致的交通系统档案信息资源管理网络。
2.2 制定切实有效的管理办法
要想改变交通系统当前声像档案管理工作混乱的局面，就必须制定一套切实有效的管理办法来实现对该项工作的规范。各个立档单位都必须建立健全相应的管理制度，加大管理力度，实现声像信息从产生、收集、归档、保存到移交档案室的统一管理，防止信息的分散或流失，杜绝将声像档案归为个人和部门内部所有。明确规定声像档案的日常保管和借阅利用，对于那些永久保存的档案，应定期向交通主管部门或专业档案馆移交，与此同时，明确责任，制定并落实各项配套措施，做到依法管理，有章可循，使声像档案管理工作逐渐成为一项自觉的行动，不断提高工作效率和工作质量，确保档案利用率和完整性。
2.3 采取切实有效的前端控制方法
前端控制是交通系统声像档案管理的基础。首先，针对当前声像档案管理现状，交通行业档案主管部门要加大对声像档案管理工作的监督和指导，将声像档案管理纳入档案目标管理和年度执法检查中。针对不同单位的工作现状，采取不同的方式进行分类指导，疏通收集渠道，全面提升整体水平，比如对于那些在人员、设备和管理方面都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫，而相反的则应在依法管理和规章建制上下功夫；比如对于本单位或部门的一般档案，要及时移交到上级主管部门或专业部门，对于重点部门或科室产生的比较集中的声像档案应强化收集，及时沟通。另外，人是做好声像档案管理工作的重要保证，因此，在人员方面，应选派有工作经验和高度工作责任心、懂拍摄的人员担任信息采录人员，提高声像档案工作的专业水平；加强业务培训，提高档案管理人员、声像信息采录人员的专业知识和业务技能；提高声像档案人员的归档意识，将散存于个人和部门内部的资料收集起来，使档案人员逐渐学会自觉行动，为交通系统声像档案管理水平的提升奠定坚实基础。
2.4 加强声像档案编研
交通行业各个单位必须进一步提高对声像档案价值的认识，努力转变观念，使声像档案的编撰朝着专业化方向发展，在此过程中，善于依托档案馆藏资源优势，尽量编撰出能够突出交通系统特色的文献资源，提高档案工作知名度。档案编研工作要由单一型的低层次开发逐步向多元化的高水平发展，充分利用先进设备和现代化信息管理系统，保证信息开发的有效性和实时性，最大限度缩短信息加工时间，提高信息利用效率；打破传统的“关门编研”现状，为各个工作中心和部门提供生动形象的声像资料，使声像档案宣传更具生命力和活力。
3 结束语
做好交通系统的声像档案管理工作不仅仅是档案管理部门的事，还是各个立档单位和全社会的事，我们必须对该项工作给予高度重视，加强宣传，树立声像档案信息资源观意识，制定切实有效的管理办法，采取可行前端控制方法，不断加大管理力度，将声像档案保管好、利用好，管理好，使声像档案的价值在交通系统中得以充分发挥。
参考文献
高校档案是学校在从事基建、科研、人事、教学、资产、党政管理等各方面工作的原始材料，它不仅作为各项工作的查考凭证，保证了高校运行的延续性，而且能为高校管理者做出正确决策提供参考。今年来，我国高校教育事业不断发展壮大，招生规模连续数年大幅度扩充，办学指导方针由“扩规模”转为“抓质量”，在这一趋势下，高等教育学校为了提高办学质量的任务，在管理创新、基础设施建设、机构改革等方面均要实行大规模的改革。这些变化无疑会对档案管理工作提出更高的要求。在高校各职能不断深化和提升的今天，如何推进高校档案管理科学化、规范化、现代化建设是高校发展的有效保障和必然要求。
一、 高校档案管理工作存在的几点问题
1、档案工作受重视程度偏低
目前在国内高校的教师群体中，大多数认为档案管理只不过是收集、整理、保存一些已经成为历史的资料，抓好档案管理工作难以在短时期内见到成果，没什么实在意义，对档案管理工作的认知面窄；领导档案意识淡薄，对档案工作缺乏必要的关心和支持，导致教师平时也不注意收集、保存学校开展各项活动的原始资料，致使一些具有保存价值的重要档案流失；档案管理部门相比于其他行政部门、科研部门，没有经济地位、社会地位、政治地位，被认为是无足轻重、可有可无的部门。
2、 基础建设经费投入不足，管理手段落后
物质基础是完善档案管理必不可少的前提，现代化的管理工作，无论是软硬件的设备购置，还是档案信息数字化建设，都要有一定的资金支持。但目前，很多高校对档案投入经费不足，缺乏安全保存档案的专门库房，没有配备防火、防盗、防虫的必要措施，这一相对滞后的档案管理基础设施一方面致使档案建设中许多问题得不到及时的解决，另一方面也致使档案管理人员在查阅档案时，用手工查找，大大降低了工作效率，档案现代化管理举步维艰。
3、 档案管理工作体系不健全，管理模式陈旧
高校档案管理工作缺乏职责规范、系统的考核流程，在法制化管理和科学化管理方面严重滞后；档案工作人员在收集、整理档案的过程中，没有及时归档的档案意识，经常随意存放、草率处理，导致原始材料不可挽回；档案的交接手续不严密，如在档案管理人员的离职或调动工作时，未能按要求严格执行交接程序，导致了档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。
4、 档案未得到充分的利用
某些高校职能部门工作手段老套单一，不充分调取利用数字化的档案信息，而依旧采用传统方法工作，耗费了大量的人力、物力。
5、档案专业人才稀缺、素质不高，工作队伍稳定性差
高校档案管理人员很大一部分属于兼职性质，没有受过专业档案管理的培训，专业技能低，职业素养不高；职称、待遇、工作时间等与其他行政部门相比偏低，致使档案管理人员不安于本职工作，很多兼职的档案管理人员更是频繁的更换，档案管理员工流失率居高不下，管理队伍不稳定，为高校档案管理的科学化、规范化增添了难度。
二、 加强高校档案工作科学化管理的建议
1、重视档案管理工作，制度发展规划，完善档案工作的制度化、规范化
高校管理者要加大档案管理工作的宣传力度，提高重视程度，在制定学校长期发展规划中，将档案工作纳入领导管理议程，做到年初有计划、年中有检查、年末有总结，同时为了避免在具体工作中出现无章可循、草率行事的情况，需健全和完善档案工作的各项制度，并且为档案部门提高一个良好的工作环境，也只有这样，才有可能将档案工作向着标准化、规范化、信息化、现代化方向推进。
2、 加大基础建设经费投入力度，推动管理信息化建设，提高管理手段
提高档案馆的硬件设备，购买专门保存档案的库房，增添防火、防盗、防有害生物的必要措施，随着信息数字化的迅猛发展，档案储存的载体也有传统的纸质转为了各种载体，如声像、图文影像等，因此，高校要配备相应的图文影像扫描设备、存储器、数码摄像机等硬件建设和规范化的档案信息系统软件设施；借鉴当今先进的计算机技术、网络技术、多媒体技术，用数字工具完成高校档案管理信息数字化，真正实现高效率、高精准、低成本的档案信息化管理。
3、 规范管理工作体系，创新档案管理模式
制定高校档案管理的职责规范、系统的考核流程，可以遵循集中统一、归口管理的原则，由校级领导带头组成一个档案工作小组，各部门设立档案联络员，及时收集应归档的资料，各部门形成的档案定期移交到学校档案室集中管理，防止分散管理出现的弊端；建立健全档案管理制度，从档案的收集、整理、归档、移交、建档定级到责任追究都要有完善的规章制度，推进档案管理工作的制度化和规范化；明确规定因档案人员因失职而造成档案的流失或损坏的相关惩罚，完善档案激励机制；引进竞争机制，推行全员聘任竞争上岗，优胜劣汰，开拓档案工作充满活力、创新的新局面。
4、 开发高校档案资料对实际工作的指导利用价值
高校管理者做决策时，应该参考借鉴档案资料，实现高校事业科学有序地发展，如教务管理部门依据“课时两”“学生评教成绩”等资料，准确评估新进教师的教学情况，为学校教师的合理安排提供有力依据；再如，高校扩大招生规模，可依据学生档案、基建档案，评估招生规模扩大的程度。
5、提高档案管理人员素质，推进档案管理人才队伍建设
一是通过提高现有档案工作人员的福利待遇水平，稳定人才队伍；在职称晋升工作中，加大档案管理中、高层人员的比例，可以吸引更多高学历的人才加入档案管理队伍之中；定期举办档案管理人员的交流会，分享心得，一方面提高档案管理效率，另一方面使从业人员有了工作的热情以及组织的归属感。二是引入培训计划，定期为现有的档案管理人员开展加强现代信息技术方面技能的培训，使管理队伍满足新形势的要求；另外，兴趣是最好的老师，可以引导专业技术人员学习业务技能的兴趣，从而达到事半功倍的效果，大大提高了档案工作效率。三是引进具有档案学历的毕业生，他们有专业的档案管理技能，对档案学科前沿、发展方向有敏锐的触觉，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高档案管理人员的职业道德素质，忠于祖国、爱岗敬业、讲道德、守纪律、不计较个人利益，干一行爱一行的职业情操。只有这样，才能克服困难，刻苦专研，为高校档案工作作出贡献。
总之，随着我国高等教育事业的不断发展，高校档案管理工作已经成为衡量学校教育质量、管理水平的重要尺度，只有不断创新，加强档案管理的信息科学化、数字化、网络化、标准化建设，才能更好的为高校的建设和发展服务。
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第一，随着技工院校规模的扩大和招生人数的逐渐上升，在编人员已经无法满足教学和管理的工作需要。在高校人事管理制度改革之前，很难通过增加编制的途径为学院解决问题，因此，聘用编外人员的方法成了解决燃眉之急的最佳方案。
第二，因为学院需要不同种类的人员，编外聘用人员的组成复杂，流动性强，管理起来有一定的困难，所以对于他们的人事档案，学院大多采取自管或由当地机构保管的方式。
二、机构保管编外人员档案情况的分析
第一，新生成的档案材料不能及时归档。编外人员的具体管理在用人单位，人事档案管理却在机构，因此他们的思想品德、业务能力、工作状况、奖励处罚以及后续学历等材料不能及时传递给机构，给档案的完整性带来了严重问题。另一方面，用人单位与编外聘用人员之间没有人事关系，往往会忽略他们人事档案的生成。
第二，C构档案管理的基础业务薄弱。部分机构建立和健全了人事档案管理制度，但大部分没有真正落实；不少机构在档案归档、检查核对、转递、保密等管理环节缺少规范。
第三，机构缺少专职的档案管理人员。机构的档案管理人员整体素质偏低、专业性差、流动频繁，缺少相应业务的培训学习，知识更新慢。
第四，机构档案室设施落后，缺少现代化管理手段。大多机构为节省资金，办公场所、设施陈旧，难以保证档案室的通风、采光、保湿、防虫等多方面的要求。有的机构还停留在手工操作上，没有实现档案的信息化管理。
第五，人员流动频繁，档案转递不规范。随着时代的发展，人员思想意识不断开放，流动性日趋频繁。有些单位为了留住技术人员，对其档案的转递设置重重障碍；特别是大、中专毕业生或是辞职人员，档案无处接收；一些三资企业，以无权档案为由，拒绝接收档案；有些单位或机构在转递档案时，非常随便，甚至非常不严肃地采用由本人携带的形式，造成档案材料丢失、不全或档案遗失。
三、如何做好技工院校编外人员人事档案管理工作
第一，机构要建立科学、合理的制度。档案制作是一项非常严肃、重要的工作，机构对人事档案管理工作要深入研究，建立切合实际的规章制度，并严格执行、照章办事。
第二，实行现代化信息管理，提高档案的信息化程度。机构人事档案管理工作时要进行电子管理，建立人事档案信息系统。在查找档案信息时尽量通过电脑，不需要实际打开档案就可以查阅档案信息，既节省了时间，又保护了档案。
第三，增强服务意识，积极主动地为档案使用提供服务。人事档案信息是技工院校选用人才的重要依据，是技工院校人力资源管理工作的基础。目前，在机构众多、竞争激烈的情况下，只有端正服务态度，把工作做实、做细，才能博得流动人员和用人单位的信任，才能为技工院校推荐真正优秀的教育人才，最终自身得到发展。
第四，加强人员培训，提高人员素质。机构中管理档案的人员应当通过业务部门的专项培训，经过严格的考核，持证上岗。机构要选拔、引进高素质的档案人才，同时也应注重对现有档案人员的后续培训。通过不断转变工作人员的思想观念，不断提升机构档案管理工作的水平。
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2015）31-0130-02
数据化信息时代的到来，使各个单位的文件档案管理工作面临前所未有的变革和发展。尤其是高等教育单位，文件档案管理工作的重要性和繁重性以及高校与其他单位的紧密联系决定其必须加快信息化建设步伐，改变工作方式及提高工作效率以适应大数据时代的要求。
目前，高校正逐步实现文件档案管理信息化，包括教务系统、财务系统、通知发文、其他各项审批手续等。这些信息是高校进行教学、科研、管理的依据，对高校本身的发展及社会的进步都具有重要价值。科学归档、合理保存重要信息关系到高校有价值的历史资料的长期保存。建立健全电子文件档案管理机制，是高校档案部门和档案工作者责无旁贷的任务。尤其是文件档案初始信息的管理，作为整个文件档案管理工作的基础和关键，必须引起相关人员的高度重视。
高校信息化建设，由于缺乏系统化、规范化，其发展进程缓慢。因缺乏统一规范化的指导，各部门虽都建立了自己的业务系统，但缺乏有效的系统集成，使得信息无法在一定层面上共享，导致各部门间信息的重复录入保存，甚至出现同一信息各部门更新状态不一致的现象，影响信息的实时性和准确性，严重制约着高校的发展。同时，由于电子文件的数据信息具有易流失、易更改等特点，文件内容、结构和背景信息出现差错的可能性比纸质文件要大得多。高校信息化管理不完善，权限不明确，缺乏监管机制，也是导致信息缺乏准确性的原因之一。另外，受传统归档思想影响，高校更侧重于纸质文件归档模式，纸质文件归档与电子信息化进程不同步的现象也经常出现。
针对以上问题，对高校文件档案管理提出以下建议。
一 建立高校信息化建设的系统化、规范化管理制度
实施科学合理的文件档案管理目的在于精确有效的利用以及永久性保存的适时利用。目前，高校信息化建设的管理较为混乱，权责不明确，缺乏统一管理的制度标准。
《高等学校档案管理办法》第十六条规定，档案归档实行部门立卷，即由档案材料产生部门进行立卷。档案馆进行归档保存前，需通过数据审核，即部门用户也就是立档人进行确认，确认后才能接收、打印、归档保存。这样可以解决由于人为因素导致的电子数据与纸质档案不一致的问题。从学校层面建立信息化建设的整体规范化制度，明确各部门的职能权限，为各部门信息化业务系统的建立提供导向，最好能够提供标准化建设流程及细节要求，使各部门完成信息化建设有章可循、有据可依。因此，针对文件档案的特点，从档案的形成、收集、整理、归档、保存等各个环节明确相关部门管理规范及职责范围显得尤其重要。
二 对高校各部门业务系统进行系统化、规范化集成
传统各部门业务系统的集成方式多为点对点的紧耦合对接方式，当业务系统需要更改或者升级时，就会显得非常脆弱。应根据高校各部门的业务特点，建设集成化的高校档案资源管理系统，在不改变学校现有的应用系统的基础上，实现资源共享和电子数据实时归档，解决各部门之间的“信息孤岛”现象。
以江苏某高校为例，其科技部门统计的各位老师的科研成果等信息应和本人的人事信息关联起来，形成以管理服务对象为导向的管理服务模式，这样可以保证信息的完整性和唯一性。同样，该高校财务报销系统中，实验材料类的财务报销应和固定资产及办公用品等其他类别的报销一样，实现报销进程信息共享并且可跟踪。这样可以避免纸质材料上交后出现无法了解报销进展的情况。尤其是可以避免因报销过程中缺乏及时有效的沟通导致不符合规范的单据一直处于未被处理状态而错过年度内报销时机。
三 坚持信息资源的全程管理和前端控制
现行文件档案管理的质量直接决定其管理的成败，因此要求档案管理部门必须积极进行文件的前端控制和全过程管理。若要防止信息失误、控制差错，需重视信息建立的初始阶段。高校对文件电子格式、数字信息凭证等要求必须在文件形成之初就严格加以规范，以确保档案自身质量及管理质量，避免无意义的重复劳动。只有这样，才能防止电子文件在运行和利用过程中遭到篡改或破坏。同时也可以减少重复作业和滞后作业，优化管理功能，提高系统管理效率。
四 加强相关管理人员的素质培养
人才的选择和培养是管理体系中最为重要的环节。管理人员素质的高低将直接影响高校档案管理信息化的水平。所以，一要注意招聘一支有档案管理知识、有档案管理专业技术的人才来壮大档案管理队伍。二要定期对档案管理人员进行考核培训。培养电子文件档案管理人才，必须结合实际工作内容的需要，顺应未来发展趋势，紧密联系工作内容对不同层次人才的不同需求，因需施教，注重实效，学以致用。要重视职业道德的培养以及相关基础知识的培训。例如，财务信息、人事信息、国有资产信息等实际管理工作技能的训练，根据有关要求对文件进行数字化处理、录入、明确阅读权限，适时上传给相关领导进行审核，做好电子文件档案的管理、维护等日常工作。
具体办事人员素质的提高必不可少，整个管理队伍的统筹调配也需重视。因此，要明确各工作内容的分管领导，确定文件档案的报送员和审核员，文件审核员一般由本单位分管领导或办公室主任、秘书科长等担任，对上报的文件进行审核把关，以便正常开展工作，确保电子文件档案的安全保管。
同时，根据各部门的实际情况建立一定的激励制度可以创造良好的竞争氛围，使相关人员主动提高自身素质，确保文件档案管理工作的高效、有序进行。
总之，文件档案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，实行信息化管理是高校未来发展的必然趋势。重视高校文件档案管理中存在的问题，努力探寻切实可行的解决办法，是高校管理者应有的姿态。为了保证高校文件档案管理工作的稳定发展，使高校信息化建设走上一个新台阶，我们需要综合各方面的建议，结合高校实际情况，不断实践、改进，形成具有自身特色的信息化建设和管理的道路。
参考文献
[1]刘劲松.高校档案信息资源管理刍议[J].华章，2013（23）
[2]余红叶.基于文档一体化管理的高校档案信息化建设分析[J].大众文艺，2013（8）
[3]符昌慧.高校电子文件归档管理情况分析及对策[J].档案与建设，2015（2）
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2015）31-0130-02
数据化信息时代的到来，使各个单位的文件档案管理工作面临前所未有的变革和发展。尤其是高等教育单位，文件档案管理工作的重要性和繁重性以及高校与其他单位的紧密联系决定其必须加快信息化建设步伐，改变工作方式及提高工作效率以适应大数据时代的要求。
目前，高校正逐步实现文件档案管理信息化，包括教务系统、财务系统、通知发文、其他各项审批手续等。这些信息是高校进行教学、科研、管理的依据，对高校本身的发展及社会的进步都具有重要价值。科学归档、合理保存重要信息关系到高校有价值的历史资料的长期保存。建立健全电子文件档案管理机制，是高校档案部门和档案工作者责无旁贷的任务。尤其是文件档案初始信息的管理，作为整个文件档案管理工作的基础和关键，必须引起相关人员的高度重视。
高校信息化建设，由于缺乏系统化、规范化，其发展进程缓慢。因缺乏统一规范化的指导，各部门虽都建立了自己的业务系统，但缺乏有效的系统集成，使得信息无法在一定层面上共享，导致各部门间信息的重复录入保存，甚至出现同一信息各部门更新状态不一致的现象，影响信息的实时性和准确性，严重制约着高校的发展。同时，由于电子文件的数据信息具有易流失、易更改等特点，文件内容、结构和背景信息出现差错的可能性比纸质文件要大得多。高校信息化管理不完善，权限不明确，缺乏监管机制，也是导致信息缺乏准确性的原因之一。另外，受传统归档思想影响，高校更侧重于纸质文件归档模式，纸质文件归档与电子信息化进程不同步的现象也经常出现。
针对以上问题，对高校文件档案管理提出以下建议。
一 建立高校信息化建设的系统化、规范化管理制度
实施科学合理的文件档案管理目的在于精确有效的利用以及永久性保存的适时利用。目前，高校信息化建设的管理较为混乱，权责不明确，缺乏统一管理的制度标准。
《高等学校档案管理办法》第十六条规定，档案归档实行部门立卷，即由档案材料产生部门进行立卷。档案馆进行归档保存前，需通过数据审核，即部门用户也就是立档人进行确认，确认后才能接收、打印、归档保存。这样可以解决由于人为因素导致的电子数据与纸质档案不一致的问题。从学校层面建立信息化建设的整体规范化制度，明确各部门的职能权限，为各部门信息化业务系统的建立提供导向，最好能够提供标准化建设流程及细节要求，使各部门完成信息化建设有章可循、有据可依。因此，针对文件档案的特点，从档案的形成、收集、整理、归档、保存等各个环节明确相关部门管理规范及职责范围显得尤其重要。
二 对高校各部门业务系统进行系统化、规范化集成
传统各部门业务系统的集成方式多为点对点的紧耦合对接方式，当业务系统需要更改或者升级时，就会显得非常脆弱。应根据高校各部门的业务特点，建设集成化的高校档案资源管理系统，在不改变学校现有的应用系统的基础上，实现资源共享和电子数据实时归档，解决各部门之间的“信息孤岛”现象。
以江苏某高校为例，其科技部门统计的各位老师的科研成果等信息应和本人的人事信息关联起来，形成以管理服务对象为导向的管理服务模式，这样可以保证信息的完整性和唯一性。同样，该高校财务报销系统中，实验材料类的财务报销应和固定资产及办公用品等其他类别的报销一样，实现报销进程信息共享并且可跟踪。这样可以避免纸质材料上交后出现无法了解报销进展的情况。尤其是可以避免因报销过程中缺乏及时有效的沟通导致不符合规范的单据一直处于未被处理状态而错过年度内报销时机。
三 坚持信息资源的全程管理和前端控制
现行文件档案管理的质量直接决定其管理的成败，因此要求档案管理部门必须积极进行文件的前端控制和全过程管理。若要防止信息失误、控制差错，需重视信息建立的初始阶段。高校对文件电子格式、数字信息凭证等要求必须在文件形成之初就严格加以规范，以确保档案自身质量及管理质量，避免无意义的重复劳动。只有这样，才能防止电子文件在运行和利用过程中遭到篡改或破坏。同时也可以减少重复作业和滞后作业，优化管理功能，提高系统管理效率。
四 加强相关管理人员的素质培养
人才的选择和培养是管理体系中最为重要的环节。管理人员素质的高低将直接影响高校档案管理信息化的水平。所以，一要注意招聘一支有档案管理知识、有档案管理专业技术的人才来壮大档案管理队伍。二要定期对档案管理人员进行考核培训。培养电子文件档案管理人才，必须结合实际工作内容的需要，顺应未来发展趋势，紧密联系工作内容对不同层次人才的不同需求，因需施教，注重实效，学以致用。要重视职业道德的培养以及相关基础知识的培训。例如，财务信息、人事信息、国有资产信息等实际管理工作技能的训练，根据有关要求对文件进行数字化处理、录入、明确阅读权限，适时上传给相关领导进行审核，做好电子文件档案的管理、维护等日常工作。
具体办事人员素质的提高必不可少，整个管理队伍的统筹调配也需重视。因此，要明确各工作内容的分管领导，确定文件档案的报送员和审核员，文件审核员一般由本单位分管领导或办公室主任、秘书科长等担任，对上报的文件进行审核把关，以便正常开展工作，确保电子文件档案的安全保管。
同时，根据各部门的实际情况建立一定的激励制度可以创造良好的竞争氛围，使相关人员主动提高自身素质，确保文件档案管理工作的高效、有序进行。
总之，文件档案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，实行信息化管理是高校未来发展的必然趋势。重视高校文件档案管理中存在的问题，努力探寻切实可行的解决办法，是高校管理者应有的姿态。为了保证高校文件档案管理工作的稳定发展，使高校信息化建设走上一个新台阶，我们需要综合各方面的建议，结合高校实际情况，不断实践、改进，形成具有自身特色的信息化建设和管理的道路。
参考文献
[1]刘劲松.高校档案信息资源管理刍议[J].华章，2013（23）
[2]余红叶.基于文档一体化管理的高校档案信息化建设分析[J].大众文艺，2013（8）
[3]符昌慧.高校电子文件归档管理情况分析及对策[J].档案与建设，2015（2）
新医改背景下医院内部体制进行深刻的改革，医院档案管理也要适应新医改的政策，改进档案管理工作方法。在实际工作中，医院档案管理中存在着诸多问题，给医院的档案管理工作带来了许多困难。医院档案管理工作要适应新医改政策，就必须进行相应的改进工作，促进医院档案管理工作的完善和发展。
医院要适应新医改背景下的改革，就要重视档案管理工作。档案管理工作对医院经营状况的发展和改进有重要的作用，是医院运营发展的重要记录，加强档案管理工作，改进档案管理工作方法，能够使医院更加适应新医改的发展和革新，保证医院在新医改背景下顺利开展档案管理工作。
一、医院档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理工作的受重视程度与其它工作存在差异
在新医改背景下，医院的管理人员和工作人员对档案管理工作的重视程度与其它工作存在差异。医院的档案管理工作中，现今的档案管理人员多为兼职，也缺少相关的硬件设施建设，相关档案在收集、整理和存档过程中经常出现存放不当、遗失、损坏等现象，影响了档案管理工作的效果，也使医院档案的利用率下降。新医改背景下医院的经营模式是医院改革中的重点，但是医院还没有真正意识到档案管理工作对医院的重要性，投入资金不足，在新医改中档案管理工作改革程度较低，导致档案管理工作人员积极性不高，在档案管理工作过程中又缺乏严格的工作程序，经常处于被动应付的状态，从而使档案管理质量低下，医院档案利用率低，难以发挥档案应有的作用。
（二）医院档案管理的工作模式不规范
新医改背景下，医院还没有建立相应的规范化管理工作模式，缺乏健全的管理模式和考核制度。部分档案管理人员的工作人员缺乏更高的工作素养和综合素质，受档案管理工作的特点的影响，缺乏量化管理的基础，在档案管理工作中，工作人员没有及时做好档案信息的收集、整理和存储，使得医院档案的利用率一直不高。
（三）医院档案管理人员缺乏专业素养培训
由于医院档案管理工作的职业门槛比较低，基础设施条件差，导致医院档案工作人员对档案的管理仅限于纸质档案信息的收集、整理和放置，或者电子信息化档案信息的录入和检索等，缺乏专业的管理手段，导致档案管理工作效率低下，不能满足新医改背景的相关要求。档案管理人员工作频繁变动，对医院档案的收集整理归档等缺乏了解，对工作环境和工作流程都不熟悉，影响到档案管理的工作质量，管理人员普遍缺乏专业知识和综合素质的培训，业务能力不熟练，也不能很好地适应现代化管理工作。
（四）医院缺乏对管理人员的专业培训
由于档案管理人员的入职门槛低，管理模式落后，医院的档案管理工作效率低下，档案利用率低。新医改背景下，医院档案管理的工作范围不断扩大，涉及到医院的各个科室，现今的医院档案管理一般使用信息技术和相关的档案管理软件，可以提高工作效率，降低工作量，也可以保证档案信息的安全和完整。因此在档案管理工作中，医院必须对档案管理人员进行专业培训，提高档案管理人员的工作责任感和专业素养，引进信息技术，使档案管理人员可以熟练掌握新的档案管理工作模式。
（五）不利于适应新医改的要求
现阶段，受新医改的影响，医院的医疗、行政体系都拥有一套完整的管理制度和规范，但是档案管理制度还不完善，医院还没有在档案管理的相关制度中作出具体的规定和要求，对档案管理缺乏统一的管理标准和模式，部分医院缺乏档案管理工作完整的考核制度，导致档案管理工作管理缺失，缺乏监督，使得医院档案管理工作无法适应新医改的要求，不利于医院在新医改背景下的发展。
二、新医改下医院档案管理的相关措施
（一）提高对医院档案管理工作的重视
新医改背景下，医院管理层要提高对档案管理工作的重视，明确档案管理工作对医院的良好发展和新医改的顺利推行的重要作用，将其纳入到医院新医改工作中来，强化档案管理意识，加大资金投入，改变医院上下对档案管理工作的认识。使医院的档案管理工作人员可以意识到自身的重要责任，能够有效完成自己的工作任务，及时做好医院各科室档案的收集整理工作，保证档案的真实和完整，使其按照顺序归档，便于档案的查询检索。在使用电子档案和数据库时，要及时录入新的档案信息，对原始资料做好整理，保证医院档案信息的安全性和保密性，提高工作效率。
（二）改善医院档案管理工作模式，健全医院档案管理制度
新医改背景下，医院可以改善档案管理工作模式，推行更加合理的管理制度，做出合理的人员安排，使工作人员各负其责，减少档案管理岗位上的兼职现象，档案管理逐渐条理化、规范化。在档案的收集管理等方面，医院也要制定完善的收集、整理和存储制度，规定各科室的原始档案信息及时整理并上交，减少原始档案的缺损和遗失现象，提高档案信息的利用率。明确档案管理人员的职责和工作范围，做好档案管理部门工作内容的指导和规范，与现代医院管理方式相结合，在医院中对档案的重要性进行宣传，转变思想观念，加强对档案信息的利用。定期对档案管理人员进行考核，将工作內容与奖惩机制挂钩，加大对档案管理工作的投入力度，建立医院各科室之间的信息共享机制，保证档案管理工作的规范化和制度化。
（三）开展档案管理人员培训工作
新医改背景下，信息技术逐渐进入档案管理工作中。档案管理人员要做好大量档案的整理工作，还要及时检索出有用的信息，就必须掌握专业的计算机技能。医院要定期开展档案管理人员的综合素质的培训工作，提高档案管理工作人员的责任感，提升他们的专业素养，及时向他们传授信息技术和数据库相关的知识，帮助他们学习先进的管理经验和工作模式。医院也可以聘请相关管理专业的人才，带动管理工作人员改工作方式，促进信息技术在档案管理工作中的深化。档案管理工作的效率与档案管理工作人员的专业水平和综合素养有很大关系。档案管理工作人员要及时更新知识，提高自身业务能力，医院要建立一支档案管理人才队伍，与时展接轨，不断创新，建立档案管理创新激励机制，建立更加科学高效的档案管理机制和人才培养机制。
（四）引进信息技术和现代化的管理方式
医院要提高档案管理工作的工作效率，改进档案管理的工作方式，就要引进信息技术对档案进行管理。加大相关软硬件等基础设施建设的投入，更新升级计算机的软硬件设施，定期更新防火墙和杀毒软件，注意档案的保密性和安全性。对档案信息进行数字化处理，既可以提高工作效率，减轻工作量，又可以节省档案储存的占地空间，使档案得到完好保存，便于查阅。促进工作管理方式的现代化改革，設置严格的考核制度，将责任落实在个人，各科室要重视档案管理工作中，做好原始资料的整理工作，设立科室中的档案管理工作。
（五）提高医院档案信息的利用率，加大基础设施建设
新医改背景下，医院可以扩大档案的利用领域，使档案管理的利用率不断提升。医院可以制定档案使用的不同等级的权限，在各科室开放档案使用，可以通过档案了解患者的个人信息和患病信息，各科室间要打破传统的壁垒，多进行沟通，加强科室间档案信息的联系，促进资源共享，患者也可以通过数据库查询自身的档案信息，了解自己的病症。制定严格的档案保管、检索和借阅程序，保存好借阅记录，在档案遗失或损毁后可以追责到人。各科室也要做好线上检索，利用信息共享平台，做出远程、快捷、全面地查询工作。档案管理人员也要积极深入实际的科室生活中，及时对档案进行收集和整理，了解档案中的内容和信息，找出档案中的缺陷并及时予以改正。医院要加强相关的基础设施建设，加大资金投入，引进先进的信息技术设备，设立独立的档案储存室，并做好设备的维护保养工作。对以往的纸质档案要做好存放工作，防潮防火，并及时向信息数据库中转移。引进必需的档案设计和数据库系统，营造信息化的档案管理环境，有效保证档案的安全性和完整性，使其适应新医改的要求[6]。建立完善的信息化档案管理体系，对各科室的档案文件进行统一的信息化管理，在医院内网中上传和分享资料，促进医院档案的利用效率，加强安全管理，定期杀毒和升级防火墙，增强档案信息系统的安全性。注意突发事件对档案管理的影响，预防为主，可以组织人员提前进行演练，应对档案信息安全问题，提高档案保存安全系数，减少档案遗失或损坏的因素。
（六）完善档案的收集、整理和归档流程
尽管集中式管理模式是档案管理的主要方式，且该模式能推动档案管理部门合理安排、部署，但管理交叉、权力过于集中、相互推诿扯皮等现象严重阻碍档案管理效率，这与现行档案管理模式陈旧、档案管理不被重视等有莫大的关联。为此，档案管理机构及人员应勇于打破固封的管理格局，科学清理各级档案管理部门之间的权力界限，尽早建立弹性的档案管理工作思路，并适当下放档案管理的整理、接转、保存等权力，从而使档案管理人员充分发挥职能作用，为改革档案管理模式、提升档案管理效率奠定坚实基础。
二、通过职能强化制度，加快管理体制改革
档案信息资源的整合与统一集中管理是档案部门履行职责的基础所在，所以档案部门应强化职能，进一步建立健全档案管理制度，将档案的收集制度、移交制度、动态管理制度等均纳入档案管理环节，以便将档案管理的优势充分发挥出来。当前，档案管理处于社会转型与经济体制转轨的关键时期，以往传统的职能定位、管理体制以及方式等很难与市场经济发展需求相适应，这是改革档案管理模式的障碍。为此，档案管理体制也需严格遵循改革思路，基于遵守国家档案法律法规的前提自觉、自主地落实档案管理工作，而不能一味依赖国家行政管理机关的强制治理手段。同时，档案行政管理机关也需加快改革步伐，主要通过法律手段宏观监控各级档案管理行为，并为档案管理工作的开展提供更多业务指导与标准，推动档案管理部门改革管理模式，优化档案管理工作。
三、不断加强信息建设，建立档案管理系统
当今社会，信息化是一大趋势，它使档案管理模式改革有了新要求，即尽可能通过当代新的科技成果及管理手段实现信息化档案管理，与此同时，在加强档案信息化建设的同时应严格依据国家的信息化管理标准，按照自身发展特点及实际情况制定内部标准体系，通过专用的网络向大众传播档案中丰富的信息数字资源。随着档案材料越来越多，整理档案的难度越来越大，有必要建立相应的档案管理系统，而信息技术的发展也为优化档案管理方式、改革档案管理模式提供了强有力的技术支撑。在实践中，档案管理人员应充分利用网络技术、管理系统等软件采集信息、整合资源，集成档案管理的流程，通过科学使用信息技术实现网络管理平台上档案征集、整理、归档、保存等工作环节的有序集成。应用信息化技术还能永久保存重要的档案资料，大大延长完好保管档案的年限。基于网络的互联互通，档案管理还能打破地域限制，合理共享档案资料，并依托档案信息化管理强大的服务平台，减少档案人员配备，节约人力成本。但档案信息化建设尚处于起步阶段，重视度不够、经费不足、人才匮乏等问题接踵而来，需要档案管理坚持引用信息化技术，不断完善档案管理系统，以推进档案管理模式的深化改革。
四、档案管理人员注重练就高水平业务技能
中图分类号：G271文献标识码： A
在新的历史时期，随着我国城市化和城市建设新一轮高潮的到来，城建档案事业又进入了一个新的兴旺时期。全国各地都有一些新的举措，新的特点，也都取得了新的突破，新的成绩，当然也都遇到了一些新的困难，新的挑战。近年来，淄博市在城市面貌、城市建设等方面取得了快速发展，城市地位、城市形象等方面获得了极大提升，随着建设工程的竣工档案不断增多，城建档案工作亦发生了深刻的变化。
一、当前城建档案管理模式的现状与问题分析
随着形势的发展，城建档案的管理与城市建设在步伐上已明显不同步，其主要表现在：
1、资料滞后，与飞速发展的城市建设不相适应。这里所指的资料，不仅是城市工程建设资料，同时还包括诸如邮电、通讯、水电、交通、燃气等基础性市政工程建设资料。工程竣工后，有些相关资料没有及时送交城建部门归档、整理，形成完整的文件，致使有的工程资料特别是地上网络系统的情况不明，为日后建设埋下隐患。
2、管理滞后，没有充分体现出应有的经济效益。城建档案虽然不能产生直接的经济价值，但由于它所具有的服务功能，可能通过科学管理，使其在城市建设的某些部门（如地下管网、维修养护等）避免重复建设和人力、物力、财力的浪费，从而产生间接经济效益。
3、技术滞后，还未能完全达到现代化城市的要求。当前城建档案的管理虽然已开始运用计算机、光盘等现代化工具，但它仅仅是实现了一些新技术的运用，这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟，并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。
二、探索与实践
为满足新形势下的城建档案管理新要求，淄博市城建设档案和地下管线管理处作了一些探索和思考。
1、观念的转变。新模式下，受到冲击的首先是我们的思想观念。“市场经济社会下，任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发，通过有效的履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境，与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，确立正确的指导思想，实现观念的转变，才能适应新形势下的城建档案管理模式。淄博市城建设档案和地下管线管理处密切结合我市城市建设的实际，积极探索城建档案管理新路子，提出了城建档案工作要从经济行政手段向依法管理转变，档案实体管理向信息管理转变，档案管理手段由手工向技术型转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念的转变，不断推进档案管理和服务工作的开展。
2、做好城建档案的编研工作。以往，不少城建档案的编研内容局限于大事记、工作或馆藏指南、资料汇编等，对深入城建档案的编研工作很少，远远不能满足城市建设和经济发展的需要。在长期的城建档案工作中，要紧紧抓住用户需求，从编研内容选择到编研成果形式，都需要有一个改变和创新。在实践工作中，一是利用摄影、录像等多种数码处理和载体记录城市发展，并将其编制成专题片、画册等，这种生动、直观、说服力强的编研成果更能适应快节奏的社会，为处于“读图时代”的广大群众所接受。二是围绕经济发展和城市建设做好编研。这应始终是编研选题的重点。淄博市在新一轮建设中，开展了专题资料汇编工作，先后汇编了道路改造工程、供热供气管理建设工程、“拆墙透绿”工程等专辑，为规划、建设及管理部门及有关领导、专业技术人员提供了极具价值的参考资料。三是体现出地方特色。城建档案含有深厚的文化底蕴，反映着不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格等，对现代设计业、建造业有极高的参考借鉴价值。
3、加强城建档案的信息化建设。要创新城建档案管理模式，首先要加强城建档案信息现代化建设。淄博市城建设档案和地下管线管理处将城建档案信息化建设作为当前和今后一个时期城建档案事业发展的战略任务。一是加强信息资源建设工作。努力破除“城建档案信息无用论”、“城建档案信息资源危险论”，从文件目录做起，将现有档案数字化，并及时建立、逐步充实和完善档案信息数据库，逐步实现全文全息上网，文件目录上网，使用户对馆藏档案有一个全面了解，以便查询。二是加强计算机网络设施建设。近年来，不断加大投入，加强计算机配备，并实现计算机连结上网，实现档案信息快速传输检索和利用。做好计算机软件的选用和设计，从档案管理的实际出发，综合数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，以满足档案管理的要求。三是加强信息化管理人才。城建档案信息化建设，要求档案工作者既要掌握档案学基础理论的档案管理知识，还要掌握一些计算机技术、网络技术和操作技能。一方面，加强现有档案干部职工的自身学习，另一方面，选拔使用计算机和网络技术方面的专业人才，提高掌握现代技术的整体水平。
4、搞好多元化服务。随着公众利用档案意识的增强和城建档案开放力度的加大，社会对城建档案需求呈多元化趋势，传统的档案利用服务模式面临新的挑战。到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式将被改变，档案馆不再是简单的实体保管员，而应成为概念、知识的提供者。为了应对档案信息多元化的挑战，一方面需优化传统的服务方式。我们要主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，利用城建声像档案的优势，用专主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。另一方面在延续面对面的服务方式的同时，利用网络环境为社会提供优质的服务。通过在建设系统门户网站设立子网站，努力实现不同服务方式之间的优势互补。网
当然，多元化并行的模式是文件载体转换时期必经的一个阶段，尽管目前全国数字城建档案馆建设发展迅速，但主要是针对纸质档案的数字化处理，真正接收、管理电子档案还都刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，传统的纸质档案管理因其固有的优势不会轻易退出历史舞台，多元化并行的信息化管理模式也将在实践中不断完善发展。
