我国事业单位档案管理信息化建设起步比较晚，档案管理信息化建设的制度并不完善，导致事业单位档案管理工作不能得到有效地开展，事业单位领导不明确档案资源的对于事业单位发展建设的重要作用，档案资源没有得到完整有效的管理，导致档案资料的价值得不到充分的发挥，事业单位的档案管理信息化建设无法顺利的进行。
2、档案管理人员的素质能力不高
档案管理工作是由档案管理人员进行的，要实现档案管理信息化建设就需要进一步促进档案管理人员素质能力的提升，档案管理人员需要具有较高的专业化业务知识和素质，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待提高。事业单位也缺少对档案管理人员的教育培训，导致档案管理人员的专业性不强，不能有效地利用信息化技术进行事业单位的档案管理工作，档案资源以及信息的收集管理没有信息技术手段作支持，档案管理的信息化建设无法顺利的进行。此外，档案管理人员还缺乏一定的职业道德与素质，也不利于档案管理信息化建设的实现。
二、事业单位档案管理信息化建设的有效对策
1、正确认识档案管理信息化建设
事业单位要实现档案管理信息化建设就必须正确认识档案管理信息化建设的重要作用，将档案管理信息化建设纳入到日常管理工作中的重要位置上，认识到信息化档案管理对于促进事业单位健康发展的重要意义。认识到档案的保密性，将事业单位的档案室建在一个安全性高、保密性的位置，保证档案的安全。并由专门的工作人员进行档案室的看管，禁止无关人员进行档案室，保证档案管理的质量和效果[2]。
2、完善档案信息化管理制度的建立
事业单位档案管理的信息化建设离不开完善的档案管理制度，因此事业单位应建立完善的档案信息化管理制度，促进档案管理信息化建设的顺利进行，使事业单位档案管理信息化工作的开展有据可依，严格规范档案管理人员的行为，不同事业单位根据自身发展的实际情况，建立符合自身档案管理信息化建设的管理制度，使事业单位的档案管理实现信息化建设。
3、加强档案管理人员的教育培训
档案管理人员的素质能力在一定程度上影响着档案管理效果的实现，事业单位应加强档案管理人员的教育培训工作，促进档案管理人员信息化管理意识的提升，明确档案管理信息化建设的重要意义，强化档案管理人员的计算机技能，档案信息能够得到系统、准确的评价，促进档案管理工作的正常进行，促进档案作用的发挥。档案管理人员也应强化自身的责任意识和职业道德，能够全心全意的、以饱满的热情投入到事业单位的档案管理工作中，促进档案管理信息化建设，为事业单位今后的发展提供科学的依据。
4、加强档案管理硬件建设
档案管理信息化建设离不开档案管理硬件的建设，因此加强档案管理硬件建设是十分必要的，事业单位的档案管理部门应保证计算机、网络、数据库以及数字化存储设备支持，因此要加强硬件设备的投入，保证档案管理信息化建设的顺利进行。事业单位的档案资料数量比较大，也比较复杂，需要有足够大的光盘对档案资料进行储存和管理，因此要选择不容易受到外界破坏的硬件设备，使档案资料得到有效地保管[3]。事业单位的档案主要是纸质形式存在的，要实现档案的有效便利管理，应实现档案资源的信息化转变，利用数字转化对档案资源进行保管，在档案转换中应保证档案资料的连续性，实现完整的档案资料库。在事业单位的档案管理过程中，应积极创新管理方式，实现高效的管理模式，促进档案管理效果以及质量的提升，实现事业单位的良好、快速发展。
中图分类号:G271 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建设是几乎每一个城市、每一个单位无法避免的基本经济行为,它对城市文明与社会经济的发展起到不可估量的作用。因此,如实记录和保管建设工程档案,就显得十分重要。本文就单位建设工程档案管理的意义、收集、整理、保管和借阅问题略陈管见,以为单位建设工程档案的管理提供思路。
一、建设工程档案及其管理的含义
建设工程档案的定义,理论上虽不存在根本的分歧,但定义方式并不相同。如有人指出,工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。该定义是以价值判断为视角的,但定义中所说价值缺乏可操作性的标准。又如有人指出,重点建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,即:建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体材料[2]。此定义则从档案的自然形成范围确定其外延,但失之杂乱,毫无档案确立的标准。可以说,上述定义均具有合理性,但未能就档案本身的功能与外延进行充分的结合。
笔者认为,建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发,确定建设工程档案的外延。
建设工程档案的管理,是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之,建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性。
收集、整理和保管好建设工程档案,做好建设工程档案的查阅服务,具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体,建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录,是研究建设工程历史文明的基础材料。同时,档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料,对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。
二、单位建设工程档案的收集
所谓档案收集,就是档案馆根据各种线索,到社会上找寻、征集有关的档案资料。所谓档案征集是指档案馆以收购、动员捐献、复制副本等多种有效办法,将散存在社会上和个人手中的档案收集进馆集中保存的工作[3]。这是从国家档案馆的职能上对档案收集的定义。从建设工程档案视角来看,其档案管理部门众多,既涉及土地管理部门,建设审批管理部门,环保消防等部门,也涉及业主、建筑单位等,因而就每个单位的档案管理部门而言,其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多,主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此,一般的建设项目,其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理,只有一些对于国家具有重大意义的建设项目,才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。本文仅对单位自行建档的建设项目档案管理予以论述。
建设工程档案收集是档案管理的第一步,是基础环节,具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提[4]。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的,往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施,因而相关文件也往往在这些部门保存,一般很少同时向档案部门提交。因此,档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。如果这些文件不能收集,则档案管理就成了无源之水,无本之木。
单位建设工程档案收集应当注意以下问题:
第一,应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多,从项目的酝酿提出就会产生动议性文件,之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等,这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此,其收集范围广泛,并不以是否为本单位制作文件为限,即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限,电子文件亦是建设工程的历史记录,自应收集。
第二,应当注意归档时限,及时归档。档案是对事件的真实历史记录,收集时间距离档案文件产生的时间越长,越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此,国家对各类档案的归档时限都有严格要求,特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档,亦应依法在规定时限内归档。
第三,建立单位内部建设档案归档程序。没有规矩不成方圆,只有把建设工程档案的归档程序确定了,才有可能保证归档的顺利进行。因此,单位应当通过制定建设工程档案归档程序,明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度,并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任,以保证建设工程档案的顺利收集。
第四,档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设,档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员,了解工程进度和工程基本情况,做到心中有数,在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案,这样很可能丧失最佳的档案收集时机。
第五,建设工程档案收集应当有所侧重。档案收集不能眉毛胡子一把抓,否则档案馆再大也无法满足档案收集的需要。因此,建设工程档案在收集时应当有所甄别,对于工程决策、审批资料,工程设计图纸,施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全,对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。
三、单位建设工程档案的整理
档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容,是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同,各部门移交的文件材料不规范,或者不齐全,因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此,单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题,单位档案管理人员应当根据工程与单位实际,采取灵活的归档与整理策略和规则,不宜以定式常法为据。
单位建设工程档案的整理,虽然难以定法对待,但仍有条理可循。
第一,以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。档案是人类活动的历史记载,档案的客观性使其仅仅记录事件而不对事件进行评述。因此,编年体史书的时间主轴编写方式非常适合档案整理。故此,单位存在不同建设工程的,其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序,而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确,一般不存在模糊问题,而批准日期则因工程批准部门较多,日期一般不统一,难以确定以哪一批文日期为准,容易形成标准不统一的问题。同时,有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致,因而也难以作为归档整理标准。
第二,同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别,为了便于定期销毁短期与长期档案,永久保存部分重要档案资料,对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。
第三,同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序,便于日后的档案查找。
第四,以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多,为便于查找,需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅,难以与数字档案馆建设目标相衔接,故此,应以文档主要事项为题录,如某某项目可行性报告等。
总之,单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作,应当以高度的责任心认真对待,科学整理,既要考虑工作效率,又要考虑档案在将来的查阅和销毁,不能简单应付。
四、单位建设工程档案的保管
单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施,主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。
一般而言,纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件,如照片和声像资料,则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠,但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料,可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真,加之经常性的复制,导致资料清晰度下降,保管成本高。
因此,对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料,应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件,可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像,然后加以保存,同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料,则可以通过数字技术保存为数字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是,在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时,应加注说明性题名,并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等基本资料,以便于查阅。
五、单位建设工程档案的利用服务
随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构[5],必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要,或因学习建筑设计,均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此,做好档案的利用服务,是档案管理人员的又一核心工作。
单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。
第一,利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件,档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案,档案亦有密级之别,故此,哪些档案可以查阅,哪些不能查阅,哪些机构或人员可以查阅,均需要依法进行。
第二,单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用,特别是档案,应当严格按照法律规定的程序,通过申请、核准、查阅等基本程序,而且查阅地点、方法等均须符合规定。
第三,在合法前提下,单位建设工程档案管理人员应当积极提供查阅检索服务,运用以“利用者为主体”的管理树立以“利用者第一”的观念[6],必要时应向查阅者说明档案文件的背景、内容和文件变迁历史过程,以便于查阅者能够迅速准确的获知需要的信息。
第四,单位建设工程档案管理部门应当着力建造档案的电子检索系统,并提供电子查阅与纸质查阅的共时服务。面对越来越多的档案材料,靠人工检索费时耗力,效率低下,故此,建设数字档案馆是档案馆建设的基本趋势,应该努力建立纸质档案的电子检索数据,方便查阅。
单位建设工程档案的管理是一项复杂而意义重大的工作,不仅要求档案管理人员具有高度的责任心和良好的工作技能,还要求单位内部各部门的充分合作与配合。档案管理人员在档案的收集、整理、保管和利用服务中,应当做到依法、及时、认真和便利服务,促进单位建设工程档案管理工作。
参考文献:
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1 档案管理信息化的概念
所谓档案管理信息化是指通过国家档案行政管理部门的统一组织与规划，在进行档案管理活动时，通过对计算机信息技术的应用，进行档案信息资源管理、处置和提供使用服务。进一步实现档案管理模式，将重点从面向档案实体保管方面转向社会提高服务的过程。因此，从本质上说，档案管理信息化是指档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案管理信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程。
2 事业单位档案工作的现状
2.1 主要内容及特点
随着发展我国已经进入信息时代，事业单位档案是一种重要的文献信息资源，领导一直给予高度重视，对事业工作的发展、领导的决策等方面的发展做出了不可估量的贡献。在工作中有事业单位档案逐步形成，并与事业单位共同发展。种类繁多、数量巨大、涉及范围广就是事业单位档案的特点，事业单位建设、管理、规划及发展的过程都在这些档案材料中直接记述和反映，起到了现实依据的作用，也有历史的查考和凭证的作用。事业单位档案能满足建设和发展的需要，提供相应的原始依据和准确的信息、数据，在实际工作中发挥借鉴和凭证作用即为事业单位档案的实用价值
2.2 工作现状及重要性
由于领导对事业单位档案工作的重视，近些年事业单位档案工作飞速发展。大多数大卫都建立了自己的档案馆、档案室， 也有比较专业的档案管理人员配备。档案管理队伍在规模上日益壮大，素质也有一定的提高，有更加科学、规范档案管理的方法，具有扎实的专业知识，严格遵守《档案法》和相关规章制度和考核管理办法， 逐步达到档案工作体系的完善，并根据自身发展的情况，来制定出更加符合实际、切实可行的归档范围和分类标准一整套管理系统。但当今社会为信息化的时代，如要实现电子政务，电子文档，实现政府“无纸化”办公，加快信息化步伐是很好的解决办法。将信息资源少、更新周期长、特色不明显、使用率过低等问题一一攻破。看清形势，积极采取措施，充分利用现代化信息技术，开展档案工作的信息化建设。
3 事业单位中档案信息化建设的途径
3.1 档案信息化建设的设备支撑
一种全新的信息化建设理念应该在事业单位内部被树立，事业档位应适当加强对各种现代设备的采购，如计算机、光盘的刻录机、打印机、复印机以及扫描仪等，档案的网络管理系统也需要在单位内部开发，在软件硬件的共同工作下，进行信息化建设。政府部门应在软件开发上给予一定的支持，可以通过引入开源软件模式提供事业单位良好的运行软件，然后再由事业单位进行通过以内部需求为基础的二次开发来满足工作要求。同时，也可以将各个事业单位中的档案管理系统软件整合成一个具有较高通用性的开发资源的平台，从而降低开发的费用等。
3.2 提高档案管理人员的专业素质
为达到实现档案管理的信息化建设的目的，档案工作人员应该使自己的自我学习能力得到提高，档案业专业知识的学习不断加强。目前， 对于档案管理，科技的发展提出了新的要求。所以， 这些新技术应该尽快被业务人员努力掌握，做到活学活用，为新时期档案工作的优化提供基础。这需要加强档案工作者获取新信息的能力，并在获取之后进行正确的评估，合理加工和利用。确保合理分配职位，使每个员工都能认真掌握现代计算机技术，并将其和档案管理工作结合起来，强化操作技能培训。
3.3 制定合理的总体规划
在制定档案管理信息化的总体规划的时候，服从服务于事业单位发展的战略是基本要求。以分析事业单位自身的特点与发展目标为基础，再深入进行调查和科学论证，将切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划制定出，形成一个较大规模的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对事业单位信息服务的目标支持，使系统的可扩展性和灵活性最大限度应用，留下扩展空间以供未来发展。
3.4 安全科学管理制度的建立
由于档案管理具有服务的性质，尽量地开发其档案信息是对事业单位的档案馆的基本要求，以便提供利用以及最大限度地发挥档案信息的利用功能，从而达到档案信息资源共享的目标，建立健全和完善事业单位的安全管理制度以及针对事业单位信息化档案的一整套严格的安全措施是其核心，在各个环节上解决信息虚假的隐患。
3.5 推进档案管理信息化标准建设
信息标准化建设是档案信息化建设的重要基础。加强档案管理信息标准化的建设工作，对发展档案事业，促进档案信息化建设健康、有序、协调、稳步地发展，提高档案管理、利用服务的水平，加强档案工作其它社会工作的交流与合作，增进社会、经济效益都具有重要意义。事业单位推进档案管理信息化标准建设应着力从档案管理信息化网络环境的标准化建设与档案信息资源标准化建设两方面进行，尽管制定和完善档案管理信息化的相关标准。
3.6 做到档案信息化、规范化、标准化
规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。
3.7 完善电子档案的管理
在档案管理工作中，确保信息的安全性是最为关键的，因此，需要通过各种途径，来保证档案信息的完整性和安全性。可以通过规范档案电子文件的管理，让所有管理人员都致力于档案管理的安全工作，来逐渐完善管理，同时，还需要加强对价值较高的档案文件的保护，做好档案的备份工作，归档的内容应该包括电子以及纸质版两种。
4 结语
综上所述，通过本文对档案管理信息化建设的粗浅的分析，我们可以了解到对事业单位档案管理使用现代化的信息手段，是当前我国市场经济发展、科学技术进步必然需求，对进一步促进我国社会主义事业建设有着极其重要的现实意义。因此，各个事业单位在日常档案管理中，要加强对档案信息化的总体规划，建设好自己的档案信息化管理模式，使档案信息化更加符合我国发展的标准，适应我国时展潮流。
人事档案管理在事业单位管理中直接关系到人事档案的完整以及人才的聘用，为了全面提高事业单位人事档案管理的水平，普遍采用了信息化建设的手段，通过运用计算机等先进的信息技术，提高事业单位人事档案管理的效率和质量，当下人事档案管理信息化建设中存在很多问题和不足，阻碍着人事档案管理信息化建设的水平，这就需要查找当下人事档案信息化建设中存在的诸多问题，然后针对这些问题采取有效的改进举措，进而有效地改善当下人事档案管理存在的问题和不足。
一、我国人事档案管理的发展情况及存在问题
首先，不能够及时的完善信息化建设的设备和系统。在当下的人事档案信息化建设中，需要完善信息化建设所需的软硬件资源，但是经过调查研究发现，由于人事档案管理里面依然陈旧，对计算机技术等设备配备不足，导致在进行档案管理的过程中，依然以人力手动为主，不能够充分发挥计算机设备先进技术的快捷方便等优势，影响到人事档案管理的发展和信息化的程度，影响到人事档案管理信息化的进一步发展。其次，由于人为等因素在信息化建设中存在着不规范操作的行为。由于缺乏相关的机制和体系，使得信息化建设出现了不规范的现象，这样既影响到信息化建设的水平，也不利于实现档案管理的信息化操作，进而导致人事档案管理信息化建设形同虚设，趋于形式。在信息化建设的过程当中没有一个统一的规范和标准，导致了事业单位人事档案管理水平低和作用差的结果，人事档案管理无法充分发挥其作用。最后，档案管理人员的素质影响到信息化建设的水平。事业单位在进行人员招聘的过程当中，由于缺乏对工作人员信息化技术掌握情况的考核和测试，而且部分人事档案管理人员的年龄非常的大，对于信息化设备的使用技能差，而且年龄结构老化，使得他们在接触新事物的过程当中接触和理解能力有限。尤其是很难掌握信息化管理的技术，这与他们固有的传统观念有很大关系。另外更重要的就是事业单位对于档案管理的重视程度不高，档案管理人员变动比较频繁，造成了信息化建设的脱节、停滞。
二、改善事业单位人事档案管理信息化建设的创新举措
为了有效地解决当下人事档案管理的信息化建设中存在的不足和问题，应该采取以下有效举措：第一，加强对档案管理信息化建设的重视，投入足够的人力物力和资金。人事档案作为人才信息的重要佐证，必须要加强对人事档案管理的重视程度，尤其是要推进信息化建设，切实的提高事业单位人事档案管理的水平和效率，因此，事业单位应该投入足够的资金完善人事档案信息化管理了软硬件条件，配备计算机、扫描仪、订书器、复印机等信息化技术设备，确保事业单位档案管理信息化建设的顺利推进。第二，建立档案管理信息化的管理机制和行为规范。为了避免信息化建设中不规范的问题，必须要完善相关的机制和体系，制定各个环节的工作流程和规章制度，加强管理，避免不规范的现象出现，而且要严格规范操作，对各个办公室要明确职责，及时的上报各种档案资料，这样既能够保证档案管理的信息化建设的效率，也能够提高档案管理信息的普及度。所以通过完善档案管理建设的相关机制和体系，确保人事档案管理信息化的有效实用，而不是趋于形式、浮于表面。第三，注重提高事业单位档案管理人员的综合素质。在进行事业单位档案管理信息化建设的过程当中，所有的工作作业都是由人来完成的，因此必须要提高事业单位档案管理人员的综合素质，尤其是要提高其信息化技术设备使用的技术和水平。面对当下管理人员素质低下、职业能力比较差、综合素质较低等问题，要全面加强培训，建立一支素质高、业务强、专业化的档案管理人员队伍。事业单位可以通过参观考察，专业培训、专题讲座等多种手段，全面提高事业单位管理人员综合素质。第四，在进行人事档案管理信息化建设的同时确保档案的安全性与保密性。由于互联网技术本身就是一把双刃剑，因此，人事档案管理信息化建设过程当中，一定要确保档案信息库的安全，避免人事档案信息被随意泄露，侵犯他人的隐私，给人事档案管理带来安全隐患。所以在进行人事档案信息化建设的同时要加强保密意识和安全使用技能，通过对档案数据库进行加密处理，避免人事档案信息泄露。同时一定要提高人事档案管理人员的职业操守，避免其随意泄露个人信息，对于恶意泄露他人信息的行为要加强处理，以产生警示作用，通过安全和保密的举措，提高人事档案管理的安全度。
三、结语
面对当下事业单位人事档案管理信息化建设中存在的基础设施不完善、信息化建设的管理标准体系缺乏以及人员素质参差不齐等问题，有必要创新事业单位人事档案管理的信息化建设。因此需要事业单位加强对信息化建设的投入力度，通过改变传统的理念，增强资金、人力、物力的投入，改善软硬件条件，从而有效的提高我国档案管理信息化建设的规范化、科学化、合理化，从而推动我国事业单位人事档案管理的信息化建设，进而推动人事档案管理进入新的台阶，促进人事档案管理的发展。
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档案是指公司从事经营、管理工作中形成的对企业和社会有利用价值与保存价值的各种文字、图表以及声像等不同形式的历史记录载体；而档案管理的信息化建设是指对档案的原始内容不做任何更改，再次基础上通过网络信息技术对档案本身及其形式等相关信息进行有效转换，形成更符合现代化社会需求的电子档案。在档案管理由传统模式向信息化管理模式的过渡阶段，档案信息化建设是档案管理的必要前提和转折点。在档案信息化建设的基础上实现档案便捷、高效的管理模式，对我国事业单位及经济社会发展具有重要意义。
一、事业单位档案管理的现状
1.档案管理信息化建设的意识淡薄
档案管理信息化建设是一项需要投入人力、物力和财力的项目，需要事业单位领导的高度重视与支持。然而，大多数事业单位的领导并没有对档案管理信息化建设进行较为系统的认识，也没有意识到档案管理效率对单位和职工的利益关系。这样就导致档案管理工作因得不到足够的重视而缺乏可依据的相应规章制度。事业单位档案管理得不到最根本的信息化建设，不仅影响着事业单位档案管理的工作效率，也阻碍了我国社会经济的发展。
2.档案管理人员的职业素质有待提升
事业单位普遍存在大量吸引人才、培训人才的现象，但是他们却忽略了对档案管理人员专业素质的提升。尤其是在档案管理信息化建设方面，对档案管理人员的职业素质有更高的要求。但是目前，档案管理工作却显得不被重视，对工作人员的职业素质也没有严格要求。这就导致了档案管理人员的实际工作能力与时代要求之间的差距，再加上很多档案管理人员对工作不够重视而缺乏责任心，使得档案管理工作漏洞百出却得不到有效改善。信息化建设人才短缺导致档案信息资源得不到合理开发、及时更新与有效维护，无法为档案管理信息化建设奠定良好的基础。
3.档案管理形式降低工作效率
虽然我国已经具备档案管理信息化建设的技术条件和硬件设施基础，但是事业单位档案管理工作依然止步不前。很多事业单位仍然采取纸质模式进行档案管理，这样不利于档案的备份，使受损或遗失的档案无法有效修复。同时，也不利于缩小档案存放的空间，当单位需要对某些档案查询使用时，还会增加档案查询工作量、降低工作效率。
2.档案管理信息化建设的优点
档案管理信息化建设是基于网络信息环境下，对传统纸质档案管理模式的升级，不仅可以使事业单位有效检索所需档案，还有利于保障档案的完整与安全。用户可以在信息化管理模式下登录资源库，并有效检索所有相关档案，不仅简化了检索档案的工作量，也提高了信息资源的利用率。同时，在档案的使用过程中不会打乱档案的排序，不会影响后者对档案的检索，同时也减少了档案管理人员整理档案的难度，只需通过网络对档案及时进行资源更新、数据检查与保存。
三、如何有效促进事业单位档案管理信息化建设
1.建立完善制度，加大建设投入
事业单位档案管理信息化建设的有效实施，需要强有力的制度指导。因此，各事业单位的管理人员要正确认识到档案信息化建设的重大意义。根据单位实际情况制定全面、完善的档案管理信息化建设制度，并在建设过程中加大实施力度与资金投入。在严格规范档案管理人员工作的同时，为信息化建设提供必要的硬件基础设施。使档案信息资源实现纸质档案到电子档案的转化与资源更新，以提高档案信息资源利用率，促进我国事业单位和经济社会的发展。
2.提高人员素质，促进软件开发
档案管理信息化的建设固然不可缺少技术人员支持，随着信息时代的发展，很多档案管理人员的素质已经无法满足社会的需求。因此，全面提高档案管理人员的素质是不可轻视的，这是软件开发的前提和信息安全的维护者。在为档案使用者提供便捷检索工具的同时，防止网络病毒、黑客等不良因素对资源的盗窃与破坏。
四、结束语
事业单位档案管理信息化建设是时代进步与科技发展的必然结果，各个事业单位在进行大难管理信息化建设的过程中，要根据单位发展的实际需求只等总体规划，并借助网络信息技术建立安全的网络平台，保障档案管理的安全性和机密性。事业单位的发展也影响着我国经济社会的发展，因此，事业单位要在社会发展过程中抓住机遇，在自我发展的同时为我国经济社会发展注入活力。
前言：
建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。
一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备
1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。
2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。 建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构应召集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2007）09-0100-02
0 前言
建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。
1 建设单位档案管理的网络化条件已经具备
（1）网络硬件的发展。
20世纪90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，二十世纪90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。
（2）建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
2 建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
（1）由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
（2）虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
（3）在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
3 建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
（1）建立建设单位档案馆网络化协调机构。 建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
（2）加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
（3）开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
（4）培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
【关键词】
事业单位；档案管理；信息化建设
近年来，市场竞争日愈激烈，网络信息化发展日趋讯速，事业单位中信息化管理已经成为计算机科技发挥的重要体现。因此，为适应现代化发展的需求，需要充分开发事业单位当前信息资源，提高档案信息资源的共享性，实现事业单位办公、运作的高效率。事业单位档案管理信息化建设，已经成为时代建设和发展的重要内容，本文针对现阶段事业单位档案管理工作中存在的问题，展开了详细讨论，并提出了具体解决问题的对策。
一、行政事业单位在档案管理上的现状
首先，行政事业单位在档案管理上的管理制度不完善。很多事业单位对档案管理上投入精力不够，缺乏足够的重视。虽然档案管理在企业管理制度中有所显现，但在实际执行的时候缺乏深度和广度，监管部门的职责处于松懈状态，对相关事项并没有履行到位，档案管理制度只是以一种形式存在，并没有起到实际性的作用和意义。由于档案管理工作较复杂和粗糙，一些领导和工作人员认为档案管理工作政效不明显，因此就视其为不重要的管理内容。长期下去，档案管理工作就沦落到被忽略的状态。其次就是资金投入不够，由于行政单位的领导对档案管理不够重视，也就影响到了员工对档案管理的重视程度，使得档案管理投入资金较少，不能满足档案管理的需求；档案管理部门的工作环境简陋，设备破损不修不换，而且没有利用现代化的管理设备，在这种工作环境的影响下，工作人员的状态不佳，积极性不强，极大地降低了档案管理的规范化程度。再者，管理人员的素质参差不齐，而所有的档案管理工作对工作人员的专业业水平要求较高，如果在这方面的财力或人力有所欠佳，就很难做到完善。现在行政单位都在实行改革和压缩人员编制，推广人才的聘用制，这就使各个部门的人员流动性较大，而一些没有档案管理经验的人员参加档案管理，很容易造成档案管理出现失误情况，也不利于专业人员的素质提升。第四，管理信息化程度低。现阶段，很多档案管理工作虽已经进入了科学化的管理阶段，但这种科学化的档案管理没有得到落实，没有制定明确的制度和建立相应的网络化管理系统，导致当前管理制度和设施混乱，缺乏专业性和规范性，更趋于一种形式。
二、深化事业单位档案信息化管理的策略研究针对上述行政事业单位管理中存在的问题，下面提出了具体改进策略：
（一）提高管理人员专业素质
管理人员的工作能力对于档案信息化的规范管理具有非常重要的作用。因此，需要对管理人员的专业素质与能力进一步加强和重视。计算机技术水平是档案信息化管理的中心内容，提高管理人员的计算机水平与能力是深化事业单位档案信息化管理的重要条件。只有管理人员具备较高的专业技能和较强的计算机水平能力，才能顺应档案管理工作的需求。同时需加强对工作人员的思想教育，让管理人员从思想意识上对自己的工作重视起来，清楚自身责任的重要性，明白工作中需要注意的事项，以及自身价值建设的意义，定期对档案管理人员进行各项专业能力的评估和考核，并实行“奖优罚劣”政策，建立严格考核制度，从而使每位工作人员能够自觉遵守，更有利于提高和培养他们的素质和能力，对事业单位档案管理信息化建设具有非常重要的促进作用。
（二）加快档案管理的硬件建设档案管理硬件的建设
事业单位要对保存档案的硬件设施进行完善，做好对设备的清洁和保养，以及定期查看设备的运行状态，避免由于设备的性能不稳定或是受到外界破坏而导致保存的档案资料丢失，造成一系列不必要的麻烦。因此，行政事业单位需加大度档案管理的硬件设施资金投资力度，完善档案管理部门所必备的硬
件设施建设，推进档案工作的管理，将电子存储和计算机应用
的现代化优势充分利用和发挥，使信息的录入和存储等诸多复杂的工作有序、便捷、高效运行，推进事业单位的卓越发展。（三）完善事业单位档案管理的应用软件的开发工作档案信息化建设是提高事业单位档案信息化水平和程度，以及工作效率的基础条件。因此，我们必须对档案信息化建设重视起来，对于管理工作所需的硬件设备要进行不断完善和开发管理，以使档案信息化管理工作跟上时代不断前进和发展，开发以及选择适合本单位档案管理的应用软件，进一步促进档案信息管理工作的高效运行。
（四）制定符合事业单位发展的档案管理信息化总体规划
事业单位的档案信息化系统要有可拓展性和灵活性，需要制定档案管理信息化的总体规划，才能进一步推进档案信息化协调、稳定持续发展。充分考虑事业单位实际的人才信息需要，努力构造一个符合经济发展要求的网络管理模式。
结语
现代社会信息化发展越来越快，为了避免我国行政事业单位档案管理工作出现误差和漏洞，以及减少或防止各种缺陷的发生，就需要将现代化的信息化运输利用起来，利用信息化的网络管理，将档案信息有序、高效存储和运作，以科学化的事业发展观来适应科技信息化社会的发展趋势。不断开拓创新，加强对档案管理工作的重视，加大资金的投入，加强对专业技术人才的培训和管理，实现行政事业单位档案管理信息化建设的高目标，进一步推动行政事业的发展。
参考文献：
[1]王玉杰.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].黑龙江科技信息,2015,31:143.
[2]赵春园.浅谈如何加强事业单位档案管理信息化建设工作[J].珠江水运,2010,14:47-48.
[3]斯琴高娃.事业单位档案管理信息化建设初探[J].办公室业务,2014,03:174.
一、在工作中加强渗透科学发展观观念
事业单位档案管理落实科学发展观的重要体现在与提升科学化、信息化水平，作为档案管理的工作人员应改变落后的、不符合科学发展观的思想观念，从而结合实际情况，大力解决影响或者制约档案工作向科学发展过程中遇到的问题，着重的将科学发展观观念彻底的落实到工作中的方方面面，加强服务意识、在工作中尝试进行超前服务、主动服务等等，深入单位、社会去调查，充分了解人们对信息的需求，从而整合、优化档案内容，充实档案资源，充分体现档案资源的作用和价值。同时，作为事业单位的档案管理人员还应加强信息安全意识，做好档案信息公开以及档案信息保密工作，正确处理两者之间的关系，维护个人或者单位或者国家的稳定以及人民的合法权益等等。在工作过程中结合科学发展观的观念，适当的对统档案管理进行创新，打破传统墨守成规的思想和做法，推动档案管理工作的创新发展。
二、建立完善的档案管理制度体制
科学、进步的管理制度是促使档案管理顺利进行、科学发展的有力保障。从单位宏观角度来分析，对于档案管理工作有着较为完善的法律、法规、规章制度等等，而作为事业单位，其档案管理应就自己单位的实际情况制定出相应的规章制度来约束档案管理工作的朝着科学化、信息化、规范化的方向发展，从而将档案事业延伸、拓展到经济发展规划中来，促使事业单位的快速发展，同时还可以将这一项内容融入到单位的绩效考核中，强化工作人员加强信息化的档案工作管理建设，这样一来使得每个部门对档案工作都重视起来，便于建立完善的档案管理制度，更有利于制度的实施。也只有这样才能确保档案工作在事业单位发挥其应有的作用和价值，从而为推动事业单位档案工作信息化建设奠定有力条件和基础。而对于档案管理部门的人员来说，有了相应的制度管理，可以激发他们工作的责任感、使命感，从而加强档案的各个环节管理，如：档案收集、整理、应用、阅看等等。建立严格的管理制度可以促使档案工作的制度化、规范化，使得整个单位内部机制得到了改善。如：在制度制定时候，可以结合单位的绩效考核，将档案信息化建设融入到职称评定、表彰奖励、责任追求等制度中去，充分挖掘单位人员的潜力，活化档案工作，充分调动工作人员的积极性、创新性、主动性，提升档案信息管理工作质量。
三、加强与相关领导的沟通、交流
档案信息化在建设过程中会涉及到多方面的内容，诸如：设备的购买，从网络系统的开发建设到计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机以及光盘、磁盘等硬件设备等都需配备、统一化管理等等，需要一定的经费，这时，需要档案管理部门人员加强与相关领导的沟通、交流，准备好相关的档案管理信息化建设的可靠资料、凭证，如：事业单位科技档案、设备仪器档案、产品档案等的收集、整理等等，让领导能够充分的重视起这件事情，认识到信息化档案管理的重要性，促使相关领导树立事业单位档案管理工作信息化建设的观念，从而加大档案信息化建设的推广力度，提高决策，在经费上给予帮助和支持，推动档案工作信息化的建设。
四、增强档案信息化设备的置办工作
档案信息化建设工作属于是系统工程，涉及信息的收集、保管、利用等内容，同时，这几个内容之间都是环环相扣，缺一不可的。这也就预示着档案设备在置办过程中需要齐全、充足，符合规范化、信息化的要求，进而将不同类、不同载体的档案信息有序的进行保管，便于日后的查找。促使档案信息逐渐实现信息资源数字化管理，推动档案信息的全文数据库、多媒体数据库建设，置办多媒体设备，实现档案存储的电子化，全文信息的电子化查询等等，提升数字档案综合业务管理信息系统的先进性，还可以将建立的电子信息通过网络进行，拓宽档案部门的服务途径。在此环节，需要注意的是：档案工作人员要确保电子文件管理的完善性、安全性等等，对电子文件进行规范化的管理，同时对于有价值的档案信息不但要有电子版的资料，其纸质版的资料也要进行妥善保管，对电子版资料进行备档处理，加强档案信息的管理工作。
总之，实践证明：事业单位档案信息化建设是档案事业发展的必然趋势，也是近些年来档案管理部门的重要研究课题，可以说是提升档案服务工作、凸显档案部门作用和价值的重要途径。
参考文献：
[1]李华春.档案信息化是档案管理的发展趋势[J].中国科技财富.2010(18).
档案管理信息化主要是档案的管理模式、实体发生了一定的转变，信息化的档案代替传统的纸质档案向社会传递重要的服务信息，电子档案的优势在于在档案材料的保存、修改以及查询等方面都更加的方便快捷，并且通过网络媒介来传送信息时，也有利于档案的工作人员对信息材料进行分类、汇总、管理等工作。档案管理的信息化在一定的意义上减轻了工作人员的任务量，是档案管理的成本有所降低，同时也提高了档案管理工作的效率。随着时代的发展，档案管理在事业单位的发展中的作用越来越被重视。因此，加强档案管理的信息化建设值得引起每一个档案管理的工作人员的重视。
2.制定符合事业单位发展的档案管理信息化总体规划
在对档案管理信息化制定规划时，事业单位应该遵循服务于事业单位经济发展的基本方针，结合自身的特点以及发展的目标，通过一系列的调研以及论证，从而制定出有利于档案管理信息化建设的一个近期和远期目标，从而不断的形成一个相对比较完善的网络管理体系，进而推进档案信息化的整体发展。与此同时，事业单位还要注意档案信息化系统实际使用的效果，支持事业单位信息服务目标，充分的促进事业单位的档案管理朝着信息化的方向进一步发展。
3.为档案管理信息化的良好实施建立一个实用的档案信息网站
档案的信息管理部门需要在网站上成立一个档案的信息站点，那么档案信息网站的出现是通过网页的形式为档案管理工作人员提供相关的服务，方便档案的工作人员在网络上查询、归档以及下载等。这样的网页服务已经成为了档案信息化管理的一个重要的标志与手段。同时，在事业单位的档案信息化管理中，事业单位管理信息系统又纳入了档案管理的操作系统，从而形成了一个全方位的传送系统，从而能够更有效的实现网络信息资源的共享，有哪次，对于加强档案管理信息化的建设来说，建立一个使用的档案信息网站有着非常重要的作用。
要建立档案信息网，首先，最重要的就是选择具有升级功能以及再开发能力的档案信息管理操作系统，从而方便档案网络管理的不断发展与更新的需要，能够凸显出档案信息网络的服务功能。其次，要选择能够满足我国相关标准要求的规范设备，最好是在市场上流行的主流产品，或者可以的话，与国外以及国内的相关公司取得联系，量身定做出适合于事业单位档案管理的操作系统，从而保障档案信息化建设能够很好的进行，确保事业单位的档案管理部门对档案管理信息系统可以不断的更新以及升级，从而降低一定的成本。
4.加快事业单位档案管理逐渐实现信息资源数字化发展
事业单位能够进行档案信息化建设的一个重要的基础前提，就是确保档案信息资源的数字化，同时档案信息资源的数字化也是对档案资源原件得以保存的一个重要手段，目前，我国主要是通过先进的信息手段来对事业单位的档案进行管理，将档案部门的各种其他形式的管理转化为数字化信息化的管理模式，成立一个比较完善的、全面、规范的档案数据库，为人们提供便捷的、优质的服务。目前，我国馆藏档案的全文数字化，只是针对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，不是针对所有馆藏进行的全文数字化工作，主要是以馆藏的档案资源数字化为重点。对于建立数字化档案的管理模式，要明确并不是完全取消传统档案管理的模式以及档案载体，而是为了适应时代的发展，形成一个现代化信息管理与传统信息管理两种模式相互共存相互发展的合作关系。
事业单位档案的信息化管理离不开信息技术与手段的发展。伴随着我国的改革开放，我国的各项事业都得到了前所未有的进步，尤其是一些起步较晚的行业，乘着改革开放的东风，踏上了高速发展的道路。在电子信息技术发展的过程当中，国家的重视程度也在不断的增加，并将信息技术运用到各个行业当中。事业单位的档案管理便是其中之一，随着信息技术的增加，档案管理工作的效率也在不断的增加，但是，这其中仍然存在着不少问题，本文就针对这几方面进行研究。
1事业单位档案管理信息化优势及存在的问题
1.1事业单位档案管理信息化优势。一个新事物的出现必然尤其自身的优势，才能逐渐的取代旧事物。信息技术管理手段也不例外，相比较于传统的管理方式，档案信息化管理在储存上更加的便利。传统的档案信息以纸质信息为主，在保存的过程当中需要十分的注意，否则可能会造成档案信息受损，使得档案管理工作出现失误。另外，传统的档案信息的载体为纸张，随着事业单位人员的更迭与增加，档案信息的增多，纸质信息的数量也在不断的增加，信息变得繁杂，在进行调度使用的时候十分困难。纸质信息对于环境的要求较高，需要防潮防热的优良环境才可以储存。这些都是传统的档案管理的缺陷所在，但是，随着信息技术的发展，档案信息化管理可以避免这些缺陷，突破了环境的限制，只要没有磁场干扰，都可以进行档案信息的管理与储存。并且，与传统的档案管理相比，通过信息化的手段能够使得档案的查阅与调动更加合理，更加明确。并且在查阅的过程当中不会缩短档案的使用寿命。而传统的纸张随着翻阅次数的增多耐久度会逐渐的下降，使得档案信息受损。这些都是事业单位档案管理信息化的优势所在。
1.2对档案工作的重视程度不足。虽然信息化的档案管理具备如此之多的优点，但是，在发展的过程当中，也有一些因素在制约着它的发展。虽然我国的信息化进程较快，电子信息技术在高速的发展，但相比较于欧美等发达国家，我国的信息化水平较低是不争的事实。因此，一些单位对于信息化的手段不是很容易接受，存在一定的抵触情绪。并且，某些单位对于自身的档案管理工作的重视程度不足。随着竞争的日益激烈，事业单位往往更加注重自身的发展状况，对于一些内部的信息重视程度不足，尤其是与事业单位人员相关的档案管理当中，投入的力量更加稀少。必然会导致事业单位内部的档案管理系统不健全，在这种不健全的体系上，难以将档案管理信息化进行有效的推广，进一步阻碍事业单位档案信息化的发展。因此，如何加强事业单位的重视程度，健全事业单位的档案管理体系成为当前诸多工作人员研究的重点所在。
1.3档案管理信息化建设存在弊端。之前提到我国的信息化发展速度虽然很快，但是，发展的时间仍然较短。这种短时间发展的缺陷便是人们对其的重视程度不足。一些事业单位不愿意进行档案管理方式的改革，依旧采用传统的档案管理手段与模式，既依旧采用纸质档案信息的管理手段。虽然这种手段在长期的采用过程当中自有一套模式，并被诸多的工作人员所熟知，但是，这也难以掩盖它效率低下，信息容易缺失等缺陷。并且，随着时代的发展，档案的信息化管理是大势所趋，如果不勇于改变，必然会导致日后的信息化工作更加难以有效的开展。纸质信息的管理容易出现信息缺失，某些重要信息的缺失会对事业单位产生严重的影响。由此可见，进行事业单位的档案管理信息化的建设是弥补档案管理工作当中的漏洞与缺陷的关键所在，如何进行有效的建设也是难题之一。
2事业单位档案管理信息化存在问题的解决手段
2.1加强事业单位领导对档案信息化建设的重视。事业单位档案管理的信息化是时展的产物，是大势所趋，是任何人不可逆转的。因此，想要进行事业单位档案管理的信息化有效建设，就一定要对事业进行足够的重视。要帮助事业单位的管理人员与工作人员逐渐的意识到传统的档案管理手段所存在的漏洞与缺陷，这种漏洞与缺陷可能在短时间内难以被重视，但是，随着信息数量的增多，必然会导致档案工作变得越来越困难，档案的调用与查阅也变得越来越复杂。然而采用信息化管理手段可以有效的解决这些问题。要把信息化管理的优点展现给事业单位的领导看，让他们意识到改变档案管理手段可以极大的提升工作的效率，降低工作中出现失误的可能性。只有这样，才能够为档案的信息化体系建设打下良好的基础。
2.2注重档案管理信息化的创新。传统的档案信息管理是以纸质信息为主的，一些单位不敢进行改变，只采用传统的手段进行信息管理，这样做的缺陷便是随着时代的发展，档案信息积累越来越多。如果日后进行档案管理方式的改革，必然会导致工作量更加的繁琐。因此，注重档案管理信息化的创新，保证它能够弥补传统管理方式的缺陷，增加工作的效率性，避免工作当中出现的失误。这样做，极大的方便了工作人员进行相应的管理工作，在进行档案信息的管理调度时，也能够极大的节约时间，提升查询的效率。才能够极大的增加档案管理的安全性，避免档案信息出现缺失或者泄漏等现象。
2.3健全制度并提升工作人员的素质。暴露在当前事业单位档案信息管理中的缺陷之一便是相关从业人员的素质不足。事业单位在选择相关的档案管理人员时通常是从其他的岗位上进行调动。这种调动在应付传统的档案管理工作上缺陷暴露的不是很明显。但是，档案管理的信息化的专业性相对较强，如果不采用具备相应专业素质的人才，便容易导致工作过程出现失误。因此，事业单位在进行档案管理岗位人员招聘的时候，一定要选择具备相应专业知识技能的人才，在招聘时进行技能考核，只有具备相应的能力才能够被录用。或者某些进行过相关档案信息化管理的人员，具备一定的工作经验也能增加管理的效率，降低管理的失误。对于一些在岗的人员，应当进行定期的职业技能培训，安排他们参加课程，以免他们的专业能力逐渐落伍，难以跟上时代的潮流。只有提升了人员的素质，才能保证档案信息化管理的有效进行。
3结论
就事业单位档案管理信息化优势及存在的问题进行讨论，发现了档案工作的重视程度不足以及档案管理信息化建设存在的一系列弊端。对这些问题提出了相应的解决手段，包括加强事业单位领导对档案信息化建设的重视，注重档案管理信息化的创新以及健全制度并提升工作人员的素质，从而促进事业单位档案管理事业的发展。
参考文献
