时间：2023-06-30 09:27:53
序论：速发表网结合其深厚的文秘经验，特别为您筛选了11篇人事档案建设范文。如果您需要更多原创资料，欢迎随时与我们的客服老师联系，希望您能从中汲取灵感和知识！
人事档案是人事、组织、劳资等部门从事人事管理活动过程时在培养、选拔和使用人员工作中形成的宝贵历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的发展历程，真实和客观地记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩、廉等方面的材料。由于多方面因素形成当前人事档案中普遍存在问题，主要表现在以下几方面。
1、领导对人事档案管理的重要性认识不足
领导对人事档案管理重视不够，表现在人事档案管理工作中，有相当一部分领导在认识上存在着一些误区，认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作，只要不丢失，不泄密，能做好外调、查阅就行了。因此，忽视人事档案工作的管理，诚然档案存在的问题也不会解决，其办公场所、经费、人员没有保障，档案工作也就做不好。
管理人员配置不足，管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。然而，由于单位或部门的人事管理人员编制不足，人事档案管理工作量大，通常人事档案管理大多数是由人事部门的工作人员兼职去做，属于非专业人员管理，并且人员变动频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作投入不足，因此，严重影响了人事档案的管理水平。
管理手段也较陈旧，在档案管理手段上，由于没有单独的人事档案管理软件，管理人员一直采用手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时整理归档，出现档案资料不完整的情况。调阅档案时依然采用原始的手工操作方式。
管理人员业务不熟，大多数的档案管理人员没有经过专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太熟悉，难以适应人事档案管理工作。
2、人事档案保密性不强
根据国家人事档案管理制度的规定，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。人事档案对当事人保密的目的是出于安全需要和方便组织管理，正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，“组织意见”本人是不知道，而使档案材料的主观随意性增大。
3、人事档案存在弄虚作假
人事档案的生命在于其真实性，在现有人事档案管理模式下，“弄虚作假”现象屡屡出现。如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等，个别人通过在人事档案中修改姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的。或者是为了竞聘较高级领导职位，伪造干部履历、入党材料和学历证书等。也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式虚假档案现象屡屡出现，使档案管理制度的严肃性、真实性、惟一性屡遭挑战。
4、人事档案材料不完整
人事档案内容短缺，材料内容不完整：如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处分等材料不全，填写项目不完整。其原因是档案管理部门工作人员责任心不强，没有认真及时收集各部门、科室应该归档的档案材料，导致收集档案材料不全；有时只是将档案材料仅作为保存的资料加以收集堆放，没有及时对材料鉴别归档；对档案材料内容未认真审核，造成内容残缺不全。
干部职工对人事档案认识不足。他们在填写履历表、年度考核表等表格时，有的人能省则省甚至不填写，敷衍了事；有的材料如学历、培训、职称等材料留在个人手中，认为自己保管更安全，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理部门。
5、管理制度落后于人事制度改革
随着人事制度改革不断深入，人才流动日渐频繁，选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理落后，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。甚至有的单位为了留住人才扣留了档案，造成人事档案材料不完整，给招录单位在人事审核、审批工作时带来不便。
二、人事档案管理的信息化是市场经济发展要求
随着我国经济发展、科学技术和文化的进步，传统的人事档案管理模式弊端日益显露。人事信息具有信息量大、管理范围广以及易变动等特点，致使人事档案管理部门要经常更新人事信息，要与人事信息的变动保持同步。然而，传统人事档案管理是以纸质版人事档案为主要管理对象的实体管理模式，使得人事信息的更新相当困难，无法与现代人事信息的变动保持同步。随着科学技术的发展，人事档案管理被赋予了更多职责和作用，其管理模式也逐步由传统的纸质管理变为现代的信息化管理。然而，由于我国人事档案管理信息化建设仍处于初步阶段，存在诸多问题，如领导及人事档案管理人员信息化建设意识淡薄；人事档案管理信息化建设投入力度不大，缺乏资金保障；人事档案管理人员技术基础薄弱等等，这些因素严重阻碍了人事档案信息化建设和发展进度，影响了人事档案管理工作价值和功能的发挥，应该引起有关单位或部门领导的高度重视。
三、如何实施人事档案管理信息化建设
1、提高领导对档案信息化建设重要性认识
领导要转变观念，在思想上重视人事档案管理信息化建设，要树立思想决定行动，要认识到转变观念是全面推进人事档案管理信息化建设的关键所在。就人事档案管理信息化建设而言，一方面，只有进一步提高领导对其重要性认识程度，才能进一步加大人事档案管理信息化建设的扶持力度，有效协调内部组织、人事等部门，发挥其积极性、主动性和创造性，优化人事档案管理结构，为人事档案管理信息化建设打下良好的基础，确保各项工作的顺利开展；另一方面，还应加大人事档案管理信息化建设的宣传力度，切实提高单位有关人员对人事档案管理信息化建设的意识，组织有关人员积极参与人事档案管理信息化建设。此外，还应进一步提高人事档案管理人员的服务意识，使人事档案管理工作由单一服务职能转变为具有较强综合服务职能的管理。
2、加大人事档案管理信息化建设的投入
俗话说物质决定意识。实现人事档案管理信息化既离不开思想基础，又离不开物质基础，只有人事档案管理信息化建设的物质投入，才能确保人事档案管理信息化建设的最终实现。其中其资金的投入无疑是最为重要的，因此，单位应拓宽资金筹集渠道，为人事档案管理信息化建设筹集足够的资金，提高人事档案管理的科技程度。同时要根据单位自身的实际情况，充分利用各项科研成果，推进人事档案管理信息领域中新的经济增长点。此外，单位或部门还应充分挖掘自身内部的科技人才，安排其从事与人事档案管理信息化建设相关的工作，这样，既可以加快单位自身人事档案管理信息化建设的进度，又大大降低了资本投入。
3、培养人事档案管理信息化建设队伍
以人为本，培养人事档案管理信息化建设队伍，实现人事档案管理信息化建设的最终落脚点在于人，信息是一种媒介或者辅助工具，因此，应坚持贯彻“以人为本”的原则，建设一支专业的、高素质的人事档案管理信息化建设队伍，充分发挥其在人事档案管理中的价值和功能。树立单位培养复合型人才意识，定期组织相关专业技术培训，提高人事档案管理人员的信息技能。培训的内容既要突出技术层面的内容，也要突出管理层面的内容；培训要有实效性，使人事档案管理人员既懂得管理的相关知识，又精通信息化技术。此外，人事档案管理人员要不断提高自身的职业道德和素养，不断拓宽自己新知识技术视野，丰富自己档案管理的逻辑思维，进一步提高自身人事档案管理水平，为人事档案管理信息化建设的实现贡献出自己的力量。
4、实现人事档案信息“三化”
中图分类号：G264 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）18-0349-01
一、理解人事档案管理的内涵
人事档案管理，是人事管理工作的一项重要内容。人事档案的管理者，既不能单纯地理解为人员的一些就职的基本信息做好记录，更不能理解为特别复杂、琐碎的人事管理工作。其实，所谓人事档案管理，广义来讲，就是将人事档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和提供利用的平台。这个平台是一个整合完善的过程，需要不停的补充新的内容。同时，人事档案管理者，还要在今后的日常工作中，随时随地对工作人员的实际工作情况进行考核，当然，这里面也包括业绩效益、奖惩情况和德才表现等，以此作为以后人事调动的根本依据。
不难发现，人事档案管理，涵盖了材料归档制度；材料统计制度，材料转递制度，材料检查核对制度，材料保卫保密制度等内容。
二、信息化建设的深远意义
（1）充分地发挥人才优势，实现效益最大化
作为一个，选人用人是一门很深的大学问，员工在没有好坏之分，更没有高低之别，存在的只有适合与不适合。身为的管理者，就像教学中的“因材施教”一样，充分发挥人力资源的串通优势，关键在于鼓励员工找到自己的长处，找到属于他们自己的岗位。要想达到这些内容，就必须参考一定的材料信息，而的人事档案管理信息化建设，就可以满足这个要求，提供这方面的相关依据，实现员工的效益最大化。当然，的人事调动更需要参考人事档案管理，只有这样，才能选拔出真正有能力的人，也更会让员工心悦诚服。
（2）能够调动员工的积极性
要想提高的经济效益的，很大程度上取决于员工再日常工作中国的状态、归属感和积极性。要想让员工保持良好的精神风貌，就需要设置一定奖罚机制。这个奖罚机制的实施，最关键的地方就是的人事档案记录的管理。只要加强信息化的建设，就能更加科学地记录员工的奖罚情况和绩效考核，并且以保密或者公开公示的形式让员工知道，并安于接受。员工通过自己和别人的绩效对比，无形中心里就有一定的压力，有了压力，才会转变成前进的动力。同时，通过人事档案管理信息化建设，就可以充分调动员工的工作积极性，充分发挥激励的作用。与此同时，良好的经济效益自然就会产生。
（3）提高档案管理的效率
在日常的工作中，传统意义上的人事档案管理，很难适应当前信息时代的不断变化。工作不能落后，所以要加强的人事档案管理信息化建设。正因为以前的档案管理管理落后，没有像现在的信息技术提供全面支持，一方面导致了其档案管理的效率低下，质量不高，不能及时地更新；另一方面，由于传统意义上的档案管理，都是通过人工来实行操作的，苦于认识有限，很多单位往往只是做到了表面文章，即仅仅只是记录，很少整理，更没有专业的人来对此进行分析、对比，归档。当然，管理者，也很容易疏忽人事档案管理的重要作用，正是由于多方面的原因，导致没能充分地发挥人事档案管理的作用。
三、当前存在的一些问题
（1）人事档案管理的模式过于单一
在一些单位中，虽然管理者已经认识到了人事管理信息化建设的重要性，也积极组织员工进行信息化建设，但由于管理的模式过于单一，缺少创新性，更没有根据自身的情况来进行量体裁衣。当前，我国的个别虽然运用了先进的信息化技术，但却没能建设处统一的人事管理系统。所为的信息化管理，也仅是跟个部门内部的合作，并且与职工层次的多样性很难适应，更不要所相得益彰。有些的部门众多，每个科室都有自己的人事档案管理，但没有统一的模式，更没有专门的人事管理部门来打理。这样的情况，既容易造成混乱，降低效率，还容易诱发不公，不能为员工心悦诚服。
（2）不够灵活，太过僵硬化
人事档案管理工作，归根结底还是要为的经济效益和社会效益服务的。相比之下，市场经济活动往往比较多变、灵活，这就需要的人正确决策，做出恰当的人事安排提供依据。
理想很丰满，现实却很骨干。个别的人事档案管理与灵活的用人制度并不是特别适应，不但不能为的用人提供必要的参考依据，甚至有时还因为其僵硬的档案管理制度，拖了的后腿，从而进一步影响了的用人制度和管理制度。在有些单位，因为要临时地调用某一部门的一名员工，但是由于人事档案管理要通过繁琐的登记、审查等步骤，双方都嫌麻烦，结果也没征调成功。
（3）内容还不够丰富
在日常的工作中，人事档案管理工作的负责人，心理很清楚加强人事档案管理信息化建设的重要性，也组织本单位的员工积极进行建设，但是，一阵风似的普及，追求到的只是一个形式。老话说的好，画虎画皮难画骨，他们虽然开展了信息化建设，但没有丰富档案管理的内容，记录、整理的信息内容大多照本宣科，成分单一，很难得出合理的结果，参考价值并不是太大，甚至有的就直接按照别的的档案管理模式来进行，没有自身的特色，还容易落下东施效颦的把柄。
四、人事档案管理信息化建设的推进探索
（1）需要引进一批高素质的人事档案管理者
要想建立健全科学合理的信息化人事档案管理系统，就需要引进一批有高素质的人事档案管理者。人才在市场经济中发挥着至关重要的作用，在现代化程度较高的今天，人事档案管理者，同时也要求引进高素质的现代人才，才会加快推进信息化建设。
（2）提高档案的使用价值
之所以需要建设人事档案管理信息化系统，就是为了充分利用档案的价值体系，来实现经济效益的稳步提高。与此同时，提高档案的利用价值，也能真正地发挥档案的关键作用，更能加快人事档案管理信息化系统的建设进程。
（3）要增强服务水平
档案管理工作者，要充分利用信息技术的作用，提高人事档案的信息服务水平，同时还要建立人事档案的网络化管理模式，通过不断的改革与创新形式，不断加强人事档案的信息服务，确保的运营步入健康的轨道。
参考文献：
人事档案管理数字化建设是需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，目的在于推广应用。因此，人事档案管理数字化建设必须围绕人事档案文件的特点来进行，即从实际出发，采用最新信息技术，及时解决建设中的存在问题。
1 人事档案管理数字化建设的现状
当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。
但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。
具体情况有如下几点。
1.1 人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强
人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。
1.2 人事档案管理的标准化、规范化程度低
人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高， 人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。
1.3 人事档案管理的方式落后
人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。
1.4 人事档案管理人员的素质不高
数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。
2 人事档案管理数字化建设的目标
既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。
2.1 日常业务管理
实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。
2.2 数字化档案采集
数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。
2.3 数字化档案网上查阅
数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：
（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。
（2）对阅档过程进行详细的日志记录。
（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
3 档案管理数字化信息系统建设应注意的问题
3.1 应用软件应统一
应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。
3.2 应使用先进技术构建数字化系统
建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。
3.3 数字化信息系统建设的计划与完善
要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。
（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。
（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。
（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。
（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。
3.4 突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调
外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。
3 结语
综上所述，人事档案管理数字化建设应以建立现代化的数字化信息管理网络系统为基础，进行统一的培训，提高使用者的实际操作能力，实现人事档案管理数字化建设，更好地为现代组织人事工作服务。
参考文献
[1]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014（01）.
[2]马炜.关于干部人事档案管理系统的设计解决方案[J].城市建设理论研究，2012（23）.
作者简介
关键词：
人事档案管理；信息化建设；企业管理；信息资源；制度保障
所谓人事档案，就是对家庭情况、工作业绩和个人经历等各方面信息的记载，可以说是一个比较完善的个人信息储存库，其对于企事业单位进行人才的选拔、晋级和晋升等人力资源方面的开发和管理工作有着重要作用。而面对新的时代背景以及人事制度改革的不断深入，人事档案的管理工作也由传统人工手工的管理方式向着现代信息化的管理方式转变，这种高效化的人事档案管理方式已然成为新的研究课题。
1人事档案管理工作中存在的一些问题
1.1缺乏足够的重视
目前来说，许多企事业单位都没有给予人事档案管理工作足够的重视，很多单位的领导还存在着“人事管理没有效益”的错误观念，因此忽略了对人事档案管理的投入，以至于档案管理工作的基础薄弱，管理制度也不够完善且形同虚设，而这一切都导致人事档案管理的工作不能发挥其真正的作用。
1.2缺乏专业的人才
当前我国多数的企事业单位中，进行人事档案管理工作的人员都存在着年龄较大的问题，而且有些工作人员还是照顾性调进，这些专业素质低下、未受过专业培训的工作人员给正常的人事档案管理工作带来许多阻碍。管理人员的思想陈旧，进行档案管理还是守着老一套，不利用新技术，而懂得利用新技术的年轻工作人员却缺少管理人事档案的基础原则、知识和流程。专业人才的缺乏给人事档案的管理工作带来了很大难度。
1.3缺乏先进的手段
面对当前信息技术高速发展的新形势，我国很多企事业单位在进行人事档案的管理工作还依然墨守成规、故步自封，依靠传统纸质档案建立和保管的方式，即使部门配备了电脑，却无法充分利用，没有建立电子档案、进行网络查询与检索的意识，白白浪费了大好资源，也使得人事档案管理的工作效率极低。
1.4缺乏完善的制度
如同人事档案管理的工作手段一样，很多企业单位同样缺乏完善的人事档案管理制度，面对信息化的发展还是依靠过往陈旧的制度，跟不上时代的步伐。就是因为不能根据信息化发展的要求以及自身工作实际而制定出完善合理的人事档案管理制度，以至于很多企事业的人事档案管理工作存在着许多问题，甚至阻碍自身单位的发展。
2新形势下人事档案管理信息化建设的意义
2.1有助于提高人事档案管理的工作效率
当前社会是一个信息化高速发展的社会，信息成了这个时代最有价值的东西，将各种信息挖掘出来并转变成资源价值就是目前的时代要求。因此对企业的人事档案管理进行信息化的建设是促进其向着现代化发展的一个重要推动力，只有这样，才能减少人事档案管理工作的繁琐流程，利用网络来提高其工作的效率。
2.2有助于共享人事档案管理的信息资源
信息化时代的背景之下，信息资源已然成为现代市场经济的条件下的一种重要的战略资源，加强信息化的关联效应，利用不同信息交叉管理的应用，能够创造出各种商机，因此对人事档案的管理进行信息化的建设也是促进企事业发展的一个重要途径，加密人事信息，推动人才的建设发展，不仅能够发挥出人才的最大价值，而且通过信息资源的共享也能更好地服务现代化建设。
2.3有助于查阅人事档案管理的相关信息
传统纸质的人事档案在查阅时通常要花费很多时间，但是信息化条件下的人事档案管理工作却不再如此。通过计算机对各种信息进行集成处理，能够简化各种复杂数据，而在电子化和数字化的条件支撑下，对档案进行查阅也更为方便，不用再翻阅纸质档案，在网络上进行检索，信息能在最快时间内被查阅出来，极大地发挥出了档案的使用价值。
3新形势下人事档案管理信息化建设的建议
3.1强化认识
目前很多企事业单位不能发挥出人事档案管理最大效益的一个重要问题就是没有足够的认识，因此想要成功开展档案管理的信息化建设，就必须强化单位的认识。只有单位领导意识到人事档案管理信息化建设的重要性，转变传统的观念，才能跟上时代的步伐，依靠信息化技术来提高人事档案管理的工作效率，促进单位管理的高效化。
3.2配备设备
想要成功开展人事档案管理的信息化建设，除了要有足够的重视，还需要实际的“物质条件”，所以企事业必须要加大对人事档案管理的投入，引进各种先进技术设备，同时也需要建立一套完善的网络信息的管理系统，这是档案进行信息化管理的一个重要的硬件设备和物质基础，同时也是主要的信息传输与共享的方式。
3.3确保安全
总而言之，想要实现人事档案的信息资源共享，就必须要保证信息的安全，这二者是共存、相互统一的。只有加强了档案信息的安全，才可以保证档案信息不会泄露。所以各级的档案管理部门必须要加大对档案信息的安全保护，同时加强建设网络的权限，一旦有信息泄露的情况发生，必须要进行严惩，以保证网络的安全。另外，也要加强对档案管理人员的教育培训，以确保不会发生人员泄露信息的情况。
3.4加强培训
在新形势下，想要做好人事档案管理的信息化建设工作，还有一个重点就是要加强对档案管理工作人员的培训，企事业只有建立起具有管理型人才、复合型人才和高科技人才的管理工作队伍，才能保证信息化建设能顺利进行。同时，还要对新职以及现职人员都进行专业的培训，同时开展各种技术交流，以确保档案管理的工作人员不会对档案工作造成阻碍。
3.5建立制度
制度的保障对于人事档案管理信息化的建设有着非常重要的作用，正是由于相关管理制度的缺失，才导致现阶段人事档案管理工作中存在着许多问题。所以企事业单位必须要结合当前信息化时代的背景特点以及自身单位档案管理工作的实际来制定出一套科学合理的规章制度，以保证工作人员在进行档案管理工作时能有据可依、有章可循，从而促进档案管理工作的制度化和规范化，最终发挥出档案管理的真正效益。
4结语
综上所述，在当前信息化的时代背景之下，企业的人事档案管理工作也必须与时代相结合，促进其信息化的建设，提高档案管理工作的效率，发挥其真正作用，最终促进企事业单位发展有着重要意义。
参考文献
[1]姜以敏，于霞．加强人事档案管理信息化建设[J]．黑龙江档案，2014，（3）.
一、人事档案管理发展信息化建设的意义
在人类进化和发展的长河中，档案记录和管理工作有着非常悠久的历史，而档案的记录媒介也已经由古代的石刻、竹简等慢慢转变为近代的纸张，而这种演变不仅体现了人类文明的发展和进步，同时也显示出了历史发展的必然趋势；因此，在互联网信息技术高度发达的今天，我们同样也需要在人事档案的管理中大胆的引入信息技术，从而有效提高当代人事档案管理的效率和水平。
结合现代社会和经济环境，可以看出发展人事档案信息化建设的意义主要分为理论和现实意义两个方面：首先，深化人事档案管理的信息化技术改革和建设工作不仅是社会科技发展的根本趋势，还是实现我国档案管理达到国际先进水平的必要条件，同时更是我国未来人事档案管理行业发展的重要基础；其次，人事档案信息化建设还可以有效提升档案管理的水平和效率，同时通过科学的档案管理还能够让个人档案更为直观和明朗，从而能够在人事管理中真正达到人尽其才的效果，进而对维护社会的稳定发展有着重要的现实意义。
二、人事档案管理信息化建设的制约因素分析
在档案管理信息化建设中往往存在着诸多制约因素，以下将针对现阶段我国人事档案管理信息化建设的主要制约因素进行分析和探讨：
1、人事档案管理信息化建设发展不均
由于资金等因素的制约和限制，许多企业或地区的人事档案信息化建设工作几乎为零，甚至许多企业或地区由于初期认识不足而忽略了人事档案管理部门人才的培养和发展工作，从而导致档案管理部门不仅出现人员不足的现象，甚至有些地区档案管理部门的生存和发展都受到严重的制约，而这些因素也导致其档案信息化建设水平相对落后，而难以与其他地区或企业形成良好的对接，从而制约档案管理信息化建设工作的开展。
3、信息化建设成本较高
软硬件设施作为实现人事档案管理信息化建设的根本，其发展水平的高低将直接影响到档案管理信息化建设的成败，而现阶段绝大多数企业或地区档案管理部门的信息化建设工作仍处于起步阶段，其软硬件设施的建设和配置也同样需要庞大的资金支持，而这不仅给档案管理部门带来了强大的压力，同时也给信息化建设的周期和水平带来了严重的制约。
4、档案信息安全形式严峻
档案作为一个人最重要的私人信息，如果发生窃取或非法利用，往往会给所有者带来严重的后果，因此档案的安全性也也是档案管理的重要环节；然而，在现阶段由于档案管理部门的软硬件设施的仍处于建设阶段，而这也很容易让黑客有可乘之机，其通过非法入侵档案管理部门数据库而造成档案信息的泄密或损毁也将会给档案信息化建设带来毁灭性的灾难。
三、人事档案管理发展信息化建设对策
通过对上述制约因素的分析，可知在人事档案管理信息化建设的道路中仍需要注意许多问题，而在实际建设中采取合理的方案和对策也显得尤为重要：
1、加强信息化建设的投资力度
档案管理信息化建设的基础在于软硬件设施的建设，而这些设施的建设离不开资金的支持，因此，相关部门应当充分认识到档案管理信息化建设的重要性和意义，并加大信息化建设的投资力度，从而让档案管理系统能够得到良好的发展，进而为企业和地区的发展带来长久的利益和支持。
2、加强专业人才培养力度
人才作为21世纪最宝贵的财富，在进行人事档案信息化建设中同样也需要大量高素质的专业型人才，而这同样也是信息时展的必然趋势；因此，人事档案管理部门也应当在对现有员工进行培训和提高的同时，加强对专业型和复合型人才的培养和招募力度，从而为人事档案管理信息化建设事业培养出一只高品质的生力军。
3、完善档案信息化管理的安全系统
一方面，人事档案管理部门应当加强对档案信息安全的重视程度，加强系统操作人员的监管和教育以及操作权限的控制，从而防止内部n案信息发生泄漏；另一方面，档案管理部门还应当加强档案安全系统的建设，并对电子档案信息进行有效的加密和备份工作，从而有效杜绝档案信息发生泄漏的情况。
四、总结与展望
总之，21世纪作为信息化时代，人类几乎每一项生命生产活动都离不开信息的交流和传递，而互联网信息技术作为这些信息的重要传输纽带，它不仅扮演了连接人与人之间信息交流的纽带，同时还对重要事件或信息起到了记录和存储的作用，而档案作为一个人发展和成长中的重要信息，在对其进行传统的纸质化记录和管理同时，也应当敢于探索应用高科技信息技术建立数字化的档案信息，从而让档案管理理念和方式更为科学合理高效。
参考文献：
[1] 董洁. 信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东大学，2008.
[2] 邵海燕，陶萍. 浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[J]. 沙洲职业工学院学报，2007，02：25-26+36.
目前人力资源工作的主要内容是进行人事档案管理，在这个以信息为主的时代，传统的管理模式满足不了社会前进的需求。档案管理的含义和基本业务建立的重点促进了增强档案管理信息化建设的延续，从而促使人事档案管理的先进化发展。由于目前各个企业的档案信息化建设不完善，发展缓慢，所以企业要合理采取相应策略，增强档案管理信息化的建设，继而推动档案的现代化管理。
一、档案管理信息化建设的必要性
人事档案信息化，主要指运用现代化技术管理和服务人事档案资源，从而加快档案管理工作的发展速度。这给企业单位的人事、管理工作带来了巨大影响。首先，人事档案管理通过自动化平台产生、收集、论证、整合入库电子信息档案，让人事部人员不用整天投入日常琐碎的事务里，提高办事效率。其次，档案管理信息化达到了网络化的发展要求，有序统一地进行管理薪资和业绩考查，经过人事档案数据库迅速搜寻到指定的人员资料，缩短查找的时间。且便于对员工档案纸质载体的保护，促进人事档案信息资源的共享。最后，通过人事档案管理信息化的建设，单位领导能迅速把握各个职员的信息，给职位提升、人才培训提供参考。所以，对档案管理信息化的建设刻不容缓。
二、管理存在的问题
1.认识不清晰，重视度不够当前我国企业单位还缺少对人事档案信息化建设的一定注意力，仅仅把这当做一个辅导性工作，不会当作重点来看，未能正确定义到人事档案管理工作的合理位置。正因为认识较浅以及投入的资金、劳力不够，遏制了档案管理信息化建设的开展。2.传统管理方式效率低一些事业单位的档案管理方法依旧在运用陈旧的管理模式，有很多重复工作的情况出现，损害了办事效率。并且现阶段企业单位的人事档案仍是纸质实体居多，多次翻查会加快其损耗甚至导致保存不当。3.人事档案信息数据不完善某些企业单位忽略了对档案建设软件的基本建设，档案的信息化管理还没有基础的计划和标准，数据库成立没有统一性，数据收集不全。一些资料不齐全和缺乏精准性，数据更新滞后，致使人事信息对应混乱。而且只是在人员基础资料、目录编辑形成了技术管理，信息化程度低，很难达到资源分享。4.缺少高素质的管理型人才以前的档案管理工作一般用手工组装完成，所以不那么需要高素质能力的工作人员。但伴随人事档案管理的进展，越来越需要高素质的管理型人才办理人事档案管理的相关内容。从目前情况看，这一点还做得不足，尚待完善。
伴随着大数据时代的到来,社会各界对技术和信息的需求与日剧增。现代企业在人事档案管理方面,只有与时俱进,跟上时展脚步,将信息化趋势有效融入其中,充分利用科技、信息技术,不断改革和创新人事档案管理模式,才能更好地适应中国乃至世界的发展。
1大数据在人事档案信息化建设中重要作用
1.1建立较为完整的人事档案信息库
人事档案管理是人事工作中不可或缺的重要组成部分,作为人事信息的主要载体,必须在大数据技术基础上,建设人事档案信息数据库,为人事档案了解和挖掘人才提供必要的信息支持,并结合具体人才实际情况合理配置工作岗位,实现人力资源的充分利用。在此背景下,人事档案信息化建设速度不断加快,因此只有始终坚持以人为本的理念,才能有效提高人力资源开发水平,从而实现人事档案价值的最大化。现阶段,在人才使用上,我们对大数据的应用进行了尝试,采取了以传统档案为主、大数据为辅的手段来为人才进行一个客观的评价。例如,通过大数据,了解其曾经供职的情况、个人征信等,来综合考察一个人的德能勤绩表现。
1.2有效提升人事档案管理工作效率
在大数据基础上,各单位建立了人事档案管理系统,有效分类存储档案,并详细分析了档案信息相关性,并进一步区分数据之间的关系,为人力资源管理提供优质的人事档案信息,进而准确预测人力资源发展情况。同时,基于大数据技术,顺利推进人事档案管理工作,不仅利于人事档案管理工作效率的提升,还可以有效保证人力资源管理工作质量。
1.3科学管理人事档案
传统人事档案管理往往更加注重工作经验。在大数据技术持续进步的形势下,档案管理工作人员应及时转变观念,更加重视人事档案管理信息精准性,并从海量人事档案信息中挖掘出有价值的档案信息资源,进而为后续工作顺利开展提供重要的信息支持。传统档案具有原始、直观的特点,但也存在着明显的弊端,主要体现在,当今人员流动性大大增加,而传统档案在数据更新、传递和利用上的缓慢低效难以适应形势需要。在人事档案工作中引入大数据技术后,可以做到档案数据的即时传递,同时档案信息的更新速度也将得到极大的提升。我们在人事档案管理中做了一些尝试,以传统档案为主,以大数据技术为辅,对档案信息进行补充,以完善人个档案信息。对人才做出客观评价。现阶段由于大数据信息的来源尚存在一些缺陷,只能把大数据技术作为人事档案管理的一种辅助手段,相信随着社会的发展,技术的进步,大数据与人事档案管理将会融合地更加紧密。
2基于大数据的事业单位人事档案信息化建设策略
2.1树立先进的人事档案信息建设理念,合理分配高素质人才
构建人事档案信息化的先进概念,不仅是人事档案信息化建设的基础保障,而且还是人事档案信息化建设的先决条件,同时还是重要工作开展的指南。落后的思想只会带来消极的工作方法和思维,缺少工作的主动性和创造性。在前沿信息化建设理念指导下,如何有效地提升人事档案信息化建设人才的素质是人才合理化配置的关键。为了有效提高信息化建设质量,应配备具有相应综合能力的档案管理人员,其中包含了研究技术水平高、档案专业知识全面和组织能力强的工作人员；熟悉相关专业知识的专业技术人员,能够为纸质文件数字化的各个方面提供必要的技术支持,具有一定的数字基础知识和熟悉相关操作的人员等。目前,我单位已引进了一名档案管理专业技术人员,并对现有的管理人员进行了计算机业务培训,制定了人事档案信息化方案并完成了基础工作,档案管理工作的效率有了很大提升。
2.2不断优化完善人事档案管理信息化管理机制
在大数据时代背景下,有效加强人事档案信息化建设,不仅有利于提高人事档案管理的整体水平,而且还能最大程度发挥人事档案价值,为事业单位长足发展贡献力量。在实践中,为保证事业单位人事档案信息管理活动有序开展,有必要根据具体情况制定相对完善的管理机制。从人事档案的收集、分类、整理到归档、查询、利用,制定非常详细的操作规程,实现统一管理。特别是在文件查询、使用、下载等众多环节,需要为不同的用户设置不同的权限。同时,人事档案数据来源相对宽泛,格式多种多样。为了方便跨系统操作,还需要进一步明确人事档案的格式标准,便于使用和管理。
2.3不断补充完善人事档案信息管理系统
在多媒体技术和互联网技术发展的基础上,人事档案信息的建设必须紧跟时展步伐,及时更新原有档案管理软件和数据库,从而有效提高人事档案管理水平。实践中,相关工作人员要积极构建科学化、便捷化的人事档案管理系统,进而实现人事档案信息资源的统一管理。使用大数据技术构建人事档案信息管理平台时,既可以统一存储人事档案信息,又可以实时存储和查阅相关人事档案信息。只有这样,才能有效提升人事档案管理工作效率,同时提高档案资源利用效率,推动人事档案管理向着网络化、信息化发展,同时,发挥人事档案管理工作的最大价值。
2.4加大基础设施建设力度
为了合理分配软硬件设施,人事档案信息化建设需要不断完善基础设施,认真落实物质基础保障工作,及时补充基础架构,结合自身实际情况,选择适合的人事档案管理软件。同时,制定完善的档案管理系统,统一数字档案格式,为以后的人员档案信息收集和资源共享提供必要的支持。另外,要对网络建设进行合理规范,并将网络连接、设备配置以及相应安全工作落实到实处,确保人员档案信息的安全性。
2.5确立健全的数据库
当前,大数据技术被广泛运用到各行各业中,工作人员借助大数据技术建立人事档案信息数据库,从而为后续人事档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。在人事档案信息化建设期间,原始数据在其中占据着非常重要的位置,必须引起重视。因此,身为人事档案管理员,首先要树立良好的责任心,及时归纳整理相关档案信息,重点审核原始资料信息,确保原始档案信息的可靠性和真实性,从而为人事档案管理提供重要参考,为信息建设顺利发展奠定坚实基础。档案信息审核工作完成后,有必要进一步建立人事档案数据库框架,建立统一的档案信息分类标准,进一步保证档案信息录入的真实性和可靠性。当数据库建成之后,工作人员还应在固定时间检查和维护数据库系统,确保其安全性,一旦发现漏洞,必须第一时间进行修复,这样,才能更好地保障人事档案信息的安全,防止档案信息发生泄漏。
2.6整体提高档案管理人员专业能力
在事业单位人员档案管理中,管理人员的综合素质对档案管理效果影响较大。此外,大数据时代对管理人员的综合素质要求日益提高。因此,具体实践过程中,高校也需要重点关注档案管理人员的培训和再教育。一方面要提升其人事档案管理专业知识；另一方面还要不断提高其信息化水平,确保人事档案管理人员能够灵活运用计算机输入、组织和存储档案信息。此外,单位有必要积极引导人事档案管理人员掌握更多档案学科知识,如信息科学知识和图书馆学知识,为更好地开发和利用人事档案打下基础。
人事档案管理信息化，顾名思义，是在档案管理中应用现代化计算机网络技术，对资源进行管理、处置，为人事档案的使用带来便捷和快速，方便查阅。人事档案的信息化管理把静态存放变为动态管理，这不只提高了办公的水平，也将管理理念彻底转变，将纸变为电子，全面步入数字化操作模式。
（二）全面的信息化建设的必要性
人事档案管理的信息化，使档案的生成、采集、分档、储存等都节省了很多时间，而且区别以往的工作流程，不需要进行琐碎的资料整理工作，通过专业化的平台快速的将数据入库分类，提高了人事档案部门的工作效率。人事档案的管理实现了档案管理的系统化、网络化、全面化。有机统一了薪酬管理、业绩考核、人事信息、档案检索等各个模块。减少了对原始档案的接触和破坏，有利于对档案纸质主体的保护，而且为资源的查阅和共享提供了便利。通过人事档案的信息化管理，对企业员工和各级干部的“德、能、勤、绩、廉”能够快速全面的了解，为晋升和奖罚提供参考依据。所以，人事档案管理信息化建设是迫在眉睫的。
二、人事档案信息化管理存在的问题
（一）重视程度不够
目前、我国事业单位和各企业对人事档案信息化建设工作缺乏重视，大多数人认为，人事档案管理只是后勤部门，是企事业单位的辅助部门，所以，人员扩充和资金投入都是极少的，认为人事档案部门只需要保存好资料，掌握基本工作内容就可以了，阻碍了人事档案管理信息化建设的进程。
（二）传统管理方式效率低下
很多企事业单位的人事档案管理工作仍在用传统的工作方式，依靠人力劳动，机械化的重复工作内容，工作效率低，为查阅上也带来不便，人事档案的数量较多，即使进行分类整理，也很难快速的找到指定目标。目前我国，人事档案的保存与利用，还在以原始实体为主，重复性的查阅也会导致主体文件遭到破坏。
（三）人事档案信息数据库系统不完善，忽视信息安全建设。
目前，我国人事档案信息化管理尚未形成统一的规划和标准，数据库建设缺乏整体性和系统性，数据采集不全面，部分信息不准确，信息更新不及时，导致人事信息相对紊乱。而且只是在人员基本信息、档案目录编辑、档案传递等方面实现了计算机管理，信息化程度不高，难以实现资源共享。
（四）对计算机信息技术掌握程度不达标
目前人事档案管理工作的从业者，平均年龄较大，工作内容的枯燥乏味，导致年轻的专业人才不愿意长时间从事这个行业。大部分从业人员只掌握简单的计算机使用知识，对专业程序的操作很陌生，计算机知识的匮乏，使工作受到了局限性。
（五）缺乏高素质的复合型人才
传统的人事档案管理工作是依靠手工操作来完成的，装订、分类、查阅全部由部门的管理员手动工作，相对工作很简单。但伴随着人事档案信息化改革的发展脚步，我们需要高素质的综合性人才来为行业注入新鲜力量，将人事档案管理工作完成的更加优秀。
三、加快人事档案管理信息化建设的若干对策
（一）转变观念、健全制度、加大投入、稳定队伍
人事档案管理信息化建设应该从转变观念开始，在根本处认识到人事档案管理的重要性，增强对数字化管理的重视程度。多渠道筹集资金，保证信息化建设和系统运行所需经费，加强软硬件基础设备建设及人事档案信息网络化的研究和开发工作。同时建立健全系统安全保密体系、信息化工作自检自查制度，为人事档案管理信息化建设奠定基础。另外，重视队伍建设，建立高效培训机制，培养一批既具备人事档案管理知识和技能，又熟练掌握计算机技术知识、信息化系统操作知识等的复合型人才队伍。
（二）加强人事档案信息数据库建设
企事业单位在进行人事档案管理信息化建设之前，应结合单位的实际情况，对全体的职工进行档案信息的甄别核实，以保证录入系统的资料是准确的，通过电子档案和数字化的管理，建设完备的基本情况库、干部职历库、工资情况库、专业技术人员科研成果库、表现情况库（德能勤绩廉等）干部照片库、人事任免工作库等。同时还要不断的丰富人事档案信息，将职工的工作变动，取得的成绩等录入信息库，以保证每一份人事档案的全面性、真实性。将信息库进行模块分类，需要查阅档案资料时，分类检索，结果快速准确，有效的促进档案信息系统科学有序的运转。
（三）加强人事档案信息数据库的网络化建设
以事业单位网络服务器为数据平台，重视网络建设和人事档案管理信息化的辅助软件建设，提供安全、可靠的信息网络服务，扩大人事档案信息化涵盖的范围。同时以单位各职能部门的管理权限为准划分模块，融合相关部门的数据资源，实现多方面的计算机网络化管理，建立完整、多层次、智能型、安全保密的人事档案管理信息网络系统，为人事决策提供参考依据。
（四）对人事档案部门人员进行计算机技术培训
想要促进人事档案管理信息化的转变，基础条件就是对计算机的掌握。当前，我们必须对人事档案工作者进行计算机网络技术的培训。对软件的使用，还有对系统的维护管理，都要依靠熟练的计算机技术来完成。由此，建议各企事业单位集中相关工作人员进行能力培养课程，掌握先进的电子技术，熟练使用办公软件，以提高工作水平。企事业可以定期的对相关人员进行考核，以督促人事档案工作者不断学习进步，实现岗位价值。
（五）加强人事档案管理信息化网络安全防护
目前，全世界的人们都生活在一个信息时代，信息化已经成为全世界社会发展和进步的一个主要趋势，与此同时，作为一种极其重要的战略资源，信息资源的利用价值和重要性也日渐凸显出来。当前，随着时代的进步，传统的人事档案管理的方法已经脱离了时代的潮流，因此，变革和创新是十分有必要的，这样可以不断地提高人事档案管理的效率，也有利于实现资源的共享以及信息的数据化，保障信息的安全，使得人事档案管理人员的服务意识得到进一步地增强。
一、人事档案管理信息化建设的意义
1、有利于实现人事档案现代化管理
如今我们正处于信息时代，各类信息资源急剧增加，而信息资源的价值也显得尤为重要，因此，实现人事档案的信息化管理，是一项迫在眉睫的任务。因此，我们要顺应时代潮流，逐步实现档案管理由实体化管理向信息化管理的转变，进而提高人事档案管理工作的效率。
2、有利于实现人事档案信息资源的共享
在二十一世纪这个信息瞬息万变的时代，信息资源，这一各国必不可少战略资源。因此，不断加强人事档案管理的信息化建设，有助于实现信息资源的共享，从而促进经济和社会的快速发展，推动我国早日实现中华民族的伟大复兴。
3、有利于开发和利用档案资源
为人事工作服务是人事档案存在的目的和意义，因此，为了满足当今时代对档案工作的各种需求，必须开发和建设多层次、立体化、全方位的人事档案资源管理模式。随着计算机信息技术在人事档案管理工作中的应用，信息化管理模式逐渐诞生，这一模式大大提高了档案信息资源的开发和利用效率，从而极大地促进了经济的发展和社会的进步。
4、有利于方便对人事档案信息的查阅
所谓人事档案管理信息化，就是利用计算机整合、收集和管理纸质的档案信息以及馆藏的资料，这使得传统的档案管理方式转变为现在的数字化和电子化的全新的方式，因此，人们平时可以更加便捷地查阅资料，而资料的利用价值也将变得更高，从而使得人事档案管理的效率的到提高。
二、人事档案管理信息化建设中存在的问题
1、档案管理人员的综合素质较低
人事档案管理人员在档案管理中十分重要，他们的素质的高低直接影响了档案管理的质量。但是，在目前的人事档案管理中，高素质的人员十分缺乏，这就使得人事档案信息化管理存在一些问题，制约其发展。
2、信息化建设中的基础化设施配备不完善
在进行人事档案的信息化建设的过程中，不但要掌握足够的信息资源，优质的硬件设施也是必不可少的，例如：扫描仪、计算机等，拥有良好的硬件设施是保证档案信息化管理的一个重要保证，然而，在实际的档案管理信息化建设中，技术设施都不完善，这就很大程度上制约了档案管理信息化建设的进行。
3、缺乏统一规范的信息化管理标准
任何事都要有一个标准，认识档案信息化建设也不例外，在实际工作中一定要有一定的参考标准，这样才能提高工作效率和工作质量。但是在具体的档案管理工作中，大多数单位都是考虑自身的利益，在管理中没有一个统一的规范标准，这就造成了档案信息网络不通畅，不能够实现档案资源的共享。
三、如何加强人事档案管理的信息化建设对策
1、提高工作人员整体素质
针对目前档案管理人员整体素质偏低这一状况，首先，要对他们进行专业的技能培训，使他们能够熟练地掌握在工作中使用的必要技能，并且树立他们的意识，使他们端正工作态度，积极地去工作。另外，还可以适当地调整档案管理人员的薪资，这样一来就可以使那些高素质的人员愿意投身到档案管理工作中。
2、配备先进的技术设备
先进的技术设备对于人事档案信息化管理至关重要，它是信息化管理的基础，也是开发和利用信息资源的基本条件，更是档案信息传输和共享的主要媒介。所以，档案管理信息化建设就一定要购买先进的技术设备，建立一套完整的网络信息管理体系，从而使档案管理信息化的工作效率得到进一步的提高。
3、统一信息化管理标准
标准对于做任何事情来说都很重要，所以在档案管理中要根据实际情况制定一个统一的标准，这个标准一定要客观合理化，这样就可以使它成为工作人员奋斗的目标,从而提高员工工作效率，进而实现人事档案管理的信息化建设。
4、提高人事档案管理工作的服务水平
进行人事档案管理就是为了更好地满足于人们对档案资料的需求，所以要不断地提高管理人员的服务质量。这就需要利用计算机技术将文字、图像、声音、视频等档案信息资料进行分类、提取和加工，并通过不同的载体来实现人事档案信息资料的数字化存储，然后通过计算机网络平台实现档案信息资源的远距离传输和交流，这样就可以满足人们对人事档案信息的各种需求，从而也实现了档案管理的真正目的。
四、结语
总而言之，新时期人事档案工作的重心就是实现其信息化管理。所以这就要求档案管理人员顺应时代的发展，要认识到信息化的重要性，不断地提高自身的专业知识，在工作中尽职尽责。单位也要重视档案的管理，提高硬件设备，只有硬件设施和软件设施都提高了，那么档案管理信息化建设的水平才能不断地提升。
参考文献
[1]扈妍珺.人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].工会论坛,2011（03）.
[2]孙冬云.人事档案管理信息化的对策研究[J].信息技术,2012（05）.
本文通过网站调查、邮箱、电话等调研方式，调查分析了广东省62所本科院校的高校档案机构、人事档案归属、档案管理系统建设、档案网站建设四个方面的内容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民办本科院校，占40.3%，其中16所独立学院，2所中外合作办学的高校。
1.高校档案机构
高校档案机构包括档案馆和综合档案室。本次调查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校设立了独立的档案机构，其中2所是民办高校，分别是是广东理工学院和中山大学南方学院；2所高校的档案机构挂靠其他部门，广东海洋大学档案馆挂靠校长办公室，韩山师范学院综合档案室挂靠图书馆。这些独立的档案机构命名各有不同：广东理工学院、中山大学南方学院是档案室，韩山师范学院、广州体育学院是综合档案室，佛山科学技术学院是档案管理中心，其他高校独立的档案机构都是档案馆。
另外，42所（67.7%）高校未设立独立的档案机构，其中公办高校19所、民办高校23所。这些非独立的档案机构设在高校的学校/院办公室或党委办公室。中外合作办学的民办高校又有不同，北京师范大学-香港浸会大联合国际学院由秘书处负责公文审批的信息化管理和立卷归档工作，香港中文大学各个机构形成的档案一般都保存在各个学校机构手里，无专门的学校档案保管机构。
2.干部人事档案归属
从以上调查结果可知，除了中外合作办学的民办高校，广东省的本科院校都已设立高校档案机构，接近1/3的本科院校设立了独立的档案机构。高校人事档案有两种管理模式：一是归入独立的档案机构统一管理，一是归入人事部门管理。
此次调查的62所本科院校中，仅有6所（9.7%）高校的人事档案归入独立的档案机构管理。41所（66.1%）高校的人事档案归入人事部门管理，其中公办高校31所，民办高校10所，如表2所示。另外，有13所民办高校的人事档案挂靠在人才市场。北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院、香港中文大学（深圳）的员工并无人事档案，但对于受聘的员工，人力资源部门在聘期收集其相关的个人信息资料并建立仅供内部使用的个人档案。
人事档案归入独立的档案机构管理的六所高校，分别是中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东外语外贸大学、广东技术师范学院、佛山科学技术学院。这六所高校的教工人事档案并入独立的档案机构之前也都是由人事组织部门管理，中山大学档案馆是最早并入人事档案的，其次是华南农业大学，其他四所学校都是最近几年才将人事档案移交档案馆。
3.档案管理系统建设
档案管理系统是档案馆数字化、自动化管理的主要应用软件。人事档案管理系统是专门针对干部人事档案的现代化档案管理系统，能够提高人事档案管理的效率与准确性，有利于实现人事档案管理的现代化。国内许多高校采用南大之星档案管理系统，广东省采用该系统的高校有华南师范大学、华南农业大学、广东技术师范学院、韶关学院等，部分高校的档案管理系统是自主研发，如暨南大学（独立开发），还有一些高校的系统开发外包，如广东工业大学、中山大学。
本次调查的62所高校中，24所高校建有档案管理系统，其中公办高校22所，民办高校2所是中山大学南方学院、广东技术师范学院天河学院；有独立的档案机构的高校中仅15所有档案管理系统。人事档案归属档案馆的6所高校中，中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东技术师范学院5所高校建有档案管理系统，其中中山大学、广东工业大学建有教工人事档案系统，广东技术师范学院正在建设人事档案管理系统。
4.档案网站建设
档案网站是档案信息资源共享的网络平台，能把数字化加工整合之后的档案资源，通过档案网站以各种形式和展示出来。62所高校中，24所高校通过档案网站提供了网络平台，既有独立档案机构的高校，又有非独立档案机构的高校。20所有独立档案机构的高校中，18所高校建有档案网站，其中2所民办高校是广东理工学院、中山大W南方学院。非独立的档案机构的5所高校，五邑大学、仲恺农业工程学院、广州医科大学、广州工商学院、东莞理工学院城市学院在所属的院办、档案网站上设置了独立的档案管理、档案工作或档案业务栏目，广东财经大学综合档案室隶属学院办公室，建有独立的档案网站；其他非独立的档案机构在所属部门的档案网站上则只有零星的简介。
24所高校建有档案管理系统，24所高校建有档案网站，19所高校既建有档案网站又建有档案系统，5所高校建有档案系统但无档案网站，5所高校建有档案网站但无档案系统。20所高校的档案管理系统在档案网站上提供登录链接或登录平台，其中包括广州中医药大学、广东技术师范学院天河学院的档案系统挂在学校网站主页。建有人事档案管理系统的3所高校中，中山大学、广东技术师范学院提供人事档案管理系统登录链接，广东工业大学档案网站未提供人事档案管理系统入口。
二、人事档案信息化建设中存在的问题
从调查分析可以看到，广东省高校人事档案信息化建设刚刚起步，独立的高校档案机构建设、人事档案归属、人事档案系统建设、档案网站建设都存在诸多问题。
1.人事档案分散管理问题严重
人事档案是专门档案的一种，专门档案的管理仍然按照全宗原则实行集中统一管理。许多省份的高校的人事档案纳入到了独立的档案机构，如四川、湖北、重庆、江苏、上海、陕西、山西、浙江的高校。从广东省高校档案机构调查情况可知，广东省独立的高校档案机构的建设比例（32.3%）低，而且大都是公办高校，只有两所是民办高校。其中，54.1%的公办本科高校有独立的档案机构，6%的民办高校有独立的档案机构。从人事档案归属的调查情况可知，6所公办高校人事档案归属独立的档案机构，占广东省本科院校总数的9.7%、占广东省公办本科院校总数的16.2%；而52%民办高校的人事档案挂靠在人才市场，超过半数的民办高校的人事档案挂靠在校外。从整体情况来看，广东省独立的高校档案机构偏少，而且只有少数几所本科高校人事档案归属档案机构，民办本科高校的独立的高校档案机构极少，人事档案管理更加分散。
无论人事档案归入人事部门还是人才市场管理，档案都得不到统一保管，档案工作投入偏少，整理不规范，专业化建设滞后。这种低水平重复的分散管理，不利于人事档案规范化、信息化的管理。独立的高校档案机构才能承担起归属人事档案的能力，独立的高校档案机构建设比例低，是干部人事档案分散管理严重的原因之一。
2.人事档案管理系统建设滞后
目前广东省大部分高校仍没有启用档案管理系统，62所高校中只有24所高校有档案管理系统，保管的档案主体仍然是纸质档案。大部分（75%）有独立的档案机构的高校已建有档案管理系统，档案管理系统主要实现目录的数字化，有些高校已扫描部分综合档案，能进行全文检索，如华南理工大学、中山大学，广东技术师范学院、广东工业大学等。中山大学已完成全部馆藏党政类档案的数字化扫描和挂接。广东技术师范学院完成了部分教学类档案原件的数字化扫描、著录、校验和挂接等工作，基本实现了部分行政、党群档案与学生学籍档案的全文检索。
广东省高校的人事档案的数字化工作还限于人事档案的检索和档案目录的数字化，绝大多数高校档案馆至今还没有人事档案管理系统，只凭借 Excel或 Word等常用办公软件进行人事档案目录管理。人事档案已归属独立的档案机构的高校，83.3%的高校建有档案管理系统。建有教工人事档案系统的3所高校中，中山大学的人事档案管理系统已投入使用，但只是目录的数字化，广东工业大学的人事档案系统正在完善，并且正在进行人事档案内容的数字化扫描工作。总的来说广东省的本科高校还没有针对档案目录和内容数字化的成熟的人事档案管理系统，而综合档案则已部分实现全文检索，人事档案管理系统的建设远远滞后于其他综合档案。
3.人事档案信息化建设与档案网站建设脱节
人事档案信息化，是利用档案管理系统将纸质型档案转换成电子型档案，并通过一定的网络平台提供利用。人事档案信息化不仅要建设档案管理系统，而且要通过档案网站这个网络平台提供利用。
调查发现，62所高校中，38.7%的高校建有档案网站，这些高校中83.3%的高校档案网站提供档案管理系统入口；建有独立档案网站的有19所高校（30.6%），既建有档案网站又建有档案系统的比例30.6%，有独立的档案机构的高校档案网站建设的比例90%；民办高校档案网站建设比例（16%）低。从调查可知，广东省本科高校档案馆 （室 ）独立的档案网站建设比例还不足1/3，而独立的档案机构已普遍建立了专门的网站，且大都已启用档案管理系统。
仅3.2%的高校人事档案管理系统挂接到档案网站，人事档案信息化的数据不能通过档案网站对外提供利用，也不能提供全文检索。即使已开展人事数字扫描工作的高校也未能及时将人事档案管理系统挂接到档案网站。
三、推进人事档案信息化建设的建议
人事档案信息化的进程刻不容缓，推进人事档案信息化建设，应从加快制度建设以及软件硬件建设等方面着手。
1.加快制度建设，推进规范化管理
高校人事档案信息化滞后，是由于硬件条件差，档案人员业务不精、档案不受重视等各种原因引起的，关键是制度的缺失。因此，必须自上而下建立人事档案规范化管理制度，包括人事档案信息化建设制度、材料收集归档制度、人事档案审核制度、人事档案归属制度、档案管理人员进修培训制度等。
首先，人事档案要实现信息化管理，需建立人事档案管理系统，把所完整的档案信息录入系统，必须建立严密的材料收集归档制度，审核收集的散件，查看是否缺少签名、公章、时间，复印件未盖与原件相符的章等，增加电子归档，收集电子目录、建立规范化的电子档案、纸质档案收集渠道。定期审核档案，查漏补缺，防止档案造假。
其次，人事档案归属高校档案机构是人事档案信息化的基础，有条件的高校应加快推进独立档案机构的建设，高校干部人事档案归入独立的档案机构有利于提高人事档案的利用率，提高人事档案工作者的业务能力，能有效利用人员和设备，节约经费，并且有利于干部人事档案管理的专业化、规范化、数字化建设，更快实现人事档案的信息化管理、档案工作的整体协调发展。从近几年高校独立档案机构成立的时间、人事档案并入独立的档案机构的时间来看，独立的档案机构统一管理的模式是高校人事档案管理的发展方向。由独立的档案机构管理人事档案更加科学合理，也是大势所趋。
再次，人事档案管理人员的业务水平不高，信息化人才短缺，制约着人事档案信息化建设的发展。规范化的管理离不开专业化的人才，应配备具备档案和计算机相关知识的人事档案管理人员，定期培训，加强交流学习，学习先进的档案管理理念。
只有建立完善的制度，人事档案信息化建设才有保障，推进人事档案归属合并的进程，加快启动人事档案信息化建设。
2.加快人事档案内容的数字化建设
人事档案的信息化建设包括人事档案目录和内容的数字化，数字化的档案目录和内容还能通过网络平台提供利用。广东省干部档案目录管理系统2005年就已投入使用，人事档案目录的数字化工作有了一定的基础，而内容的数字化建设还处于零基础的起步阶段。人事档案内容的数字化是将档案材料逐一扫描后，挂接到人事档案管理系统，扫描进入系统的档案才能进行全文检索，全文检索实现了利用者对档案信息快速检索和方便利用，有利于档案的永久保存。
人事档案内容数字化建设的缺失是人事档案信息化建设的主要问题，也是制约人事档案全文检索的重要因素，应加快人事档案内容的数字化建设，确保人事档案整体信息化建设工作的顺利进行。
纵观我国人事信息管理现状，其信息化建设仍处于初步阶段，存在诸多问题，如领导及人事档案管理人员信息化建设意识淡薄；人事档案管理信息化建设投入力度不大，缺乏资金保障；人事档案管理人员技术基础薄弱等等。这些因素严重阻碍了人事档案信息化建设的进度，影响了人事档案管理工作价值和功能的发挥，必须引起相关单位的高度重视。
一、实现人事档案管理信息化建设的对策
1.转变观念，从思想上重视。思想决定行动，由此可见，转变观念是全面推进人事档案管理信息化建设的关键所在。就人事档案管理信息化建设这项系统的工作而言，一方面，应当加强领导对其的认同及重视，这样才能进一步加大信息化建设的扶持力度，有效协调内部组织、人事等各个部门，充分调动各个部门的积极性、主动性和创造性，优化人事档案管理结构，为人事档案管理信息化建设打下良好的基础，确保各项工作的顺利开展。另一方面，还应加大人事档案管理信息化建设的宣传力度，切实提高单位内部全体成员人事档案管理信息化建设意识，鼓励单位全体成员积极参与人事档案管理信息化建设。此外，还应进一步提高人事档案管理人员的服务意识，将人事档案管理工作由仅具有单一服务职能转变为具有较强综合服务职能的管理中心。
2.加大人事档案管理信息化建设的投入。人事档案管理信息化建设的实现离不开思想基础，更离不开物质基础，只有加强对人事档案管理信息化建设的投入，才能确保人事档案管理信息化建设的最终实现。在这其中，资金的投入无疑是最为重要的，因此，单位应拓宽资金筹集渠道，为人事档案管理信息化建设筹集更多的资金，提高人事档案管理的科技程度。就高校而言，还可以根据学校自身的实际情况，充分利用各项科研成果，推进人事档案管理信息领域中新的经济增长点。此外，高校还应充分挖掘学校内部的科技人才，安排其从事与人事档案管理信息化建设相关的工作，这样一来，既可以加快高校自身人事档案管理信息化建设的进度，又大大降低了自身的资本投入。
3.以人为本，加强队伍的培养。实现人事档案管理信息化建设的最终落脚点还是在于人，信息只是一种媒介或者辅助工具。因此，应坚持贯彻“以人为本”的原则，建设一支专业的、具有较高职业素养的人事档案管理信息化建设队伍，这样才能充分发挥人事档案管理的价值和功能。首先，就单位自身而言，应进一步加大复合型人才的培养力度，定期组织相关技术培训，提高人事档案管理人员的信息技能。培训的内容既要突出技术层面的内容，也要突出管理层面的内容，技术与管理两者兼具，使培训更具有实效性，最终使得人事档案管理人员既懂得管理的相关知识，又精通信息化技术。此外，就人事档案管理人员自身而言，应充分利用好工作之余的时间，不断提高自身的职业素养和职业技能，不断接受新知识新技术，拓宽自己的知识视野，丰富自己的逻辑思维。在此基础上，进一步提高自身人事档案管理水平，为人事档案管理信息化建设的实现贡献出自己的力量。
二、人事档案管理信息化建设的发展方向
通过上述举措，我们最终所实现的目标是“三化”，即档案信息数据化、服务利用网络化以及管理人员专业化。所谓档案信息数据化，指的是人事档案管理信息化建设的实现应改变传统以纸质档案为管理对象的实体管理模式，实现信息查询以及系统设置的数据化。在现代人事档案管理过程中，应以原始纸质档案为依据，将其包含的信息录入计算机，实现人事档案的数据化。此外，为了便于查询，还应对档案资料规整分类，实现人事档案信息数据的分类管理。所谓服务利用网络化，指的是人事档案管理信息化建设的实现应借助于计算机网络这一媒介，进而为单位内部各项工作的顺利开展提供服务。就学校而言，目前，我国大部分高校都建立了自己的校园网，校园网的建设为校园内部实现资源共享提供了很好的平台，打下了良好的基础。因此，就高校人事档案管理信息化建设的实现而言，应充分利用计算机网络这一媒介，提高信息利用率；而所谓管理人员专业化，是人事档案管理信息化建设的又一发展目标。人事档案管理的最终实现主体是人，因此，人事档案管理信息化建设的实现对管理人员提出了更高的要求，不仅应掌握最基本的管理知识，同时，还应掌握先进的计算机网络技术。因此，要想实现人事档案管理信息化建设，必须要有一支专业的管理队伍。
