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[摘要]高校数字档案馆是学校应用现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。当今的高校机构以及其相应的教育体系越来越与科学技术密切联系，在信息时代的潮流下，高校数字档案馆是必然趋势。
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关键词 ]数字档案馆；高校；建设策略；信息技术；数字化
新阶段的数字信息技术涉及到社会的各个角落，高校数字档案馆是“数字化校园”的重要组成部分。高校数字档案馆是在现代数字信息网络技术的基础上，“利用数字化手段进行存储，以综合档案信息资源为处理核心，以超文本技术进行信息查询，以高速宽带通信网络设施连接到全球各地，并对学校所有档案资源进行有效地组织管理，以更高的效率将档案信息提供给每一个利用者的一个基层的学校档案数字库。”[1]
近几年，高等教育改革促使网络教学的发展。各种课件、网络课程、视频教学等现代方式的出现，新的教学方式对数字档案馆的建设有了新的要求，而且高校出现异地办学、合并办学和合作办学的现象，因此一些高校已突破了在空间上相对集中的教学模式和组织构架，促使档案信息的结构要素也呈现多元化的现象。
一、信息资源建设策略
数字信息资源以计算机技术和多媒体技术为基础，以数字形式存在的一种计算机处理信息形式。高校建立档案数据库，如学生教务系统、校园网信息系统、科研管理系统等，学校的教学、科研、管理等方面的纸质文件及办公自动化系统中的电子文件甚至是网站网页上的正式的电子公文及校园工作信息，学校活动的宣传报道等都属于数字信息资源。因此数字信息资源需要收集与利用的，尤其是科研成果论文、论著等学术成果，都要进行收集、整理和利用。
1.信息资源数字化策略。高校数字档案馆信息资源丰富，比如说学生档案、教工档案、科研档案等等，建设这一过程需要数字化信息生成技术来进行。信息资源数字化包括文本和多媒体的录入和采集。主要应用于传统档案的信息资源数字化和文本和多媒体信息的数字化。
2.信息资源存储策略。包括媒体的保存、更新、迁移和转换。
3.信息资源共享策略。由于高校数字信息涉校内事务多方面，因此需要全校各个机构的合作来保存数字信息，来实现信息资源的共享，因此建立一个统一的档案管理系统平台是建设数字档案的前提条件。
二、组织与管理协调策略
我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各级别类别的档案机构应具备相应的机构设置与管理职能。而网络平台的的广阔性，并且在存储容量大具有优势，因此需要专业的组织与管理，决定了数字档案馆组织与管理的特殊性。
1.组织策略
（1）组织体系。从全校档案资源整合和档案事业发展的角度来看，数字档案馆贯穿于高校信息资源之中，因此，从统一的规划和部署的标准来完善高校档案行政管理。
（2）组建方式。“高校数字档案馆资源的统一管理、永久保存和有效利用是组建数字档案馆的根本出发点，统一管理取决于标准体系的建设，永久保存主要取决于数字档案馆的技术支撑体系的建设，而有效利用则取决于档案资源的整合、集成与共享的程度。”从国家档案事业发全局看，建设高校数字档案馆需要在国家档案局的统一领导下，依照规定，实行数字化档案信息的收集、整理、存储、管理、提供利用、搭建平台、系统运行维护以及数据组织、数据存储、数据访问等技术标准和管理规范，以此形成高校数字档案馆的基础体系结构。
2.管理策略
建立数字档案馆需要具备完善的管理体制和合理业务标准。包括标准化与规范化管理、档案管理自动化、档案信息管理系统和管理服务体系的建设。
三、技术应用策略
高校数字档案馆的建设与发展，数字资源的组织与存储等涉及了顶层设计、海量数据存储、知识数据管理、多媒体数据检索访问、数字资源长期保存等专业技术，数字档案馆的顺利运行需要大量的先进技术来获得保障。
1.顶层设计技术与方法
顶层设计是一种体现总体管理过程的设计方法（Top-Down）。顶层设计要求以整个学校的角度考虑用全局视角去设计数字档案馆的方案并实施，并且体现整个数字档案管理机构的系统性，制定和明确任务目标。顶层设计的全局性与发展性能够有效保障数字档案馆的建设。
2.海量数据存储技术
随着校园数字化的不断深入，各类归档的电子文件日益增多，海量信息存储的需求在不断增强，这不仅需要用海量存储设备进行存储备份，更需要提供数字化档案信息的网络化服务利用。这就需要借助于网络的在线存储技术以获得更可靠的、更安全的存储空间，提供更快速的访问。其中包括直接附加存储（DAS）技术、网络附加存储（NAS）技术、存储区域网（SAN）技术、内容寻址存储（CAS）技术。
3.知识管理与数据挖掘技术
随着高校的发展，校园积累的档案数据量迅速增长，面对校园档案馆保存的海量数据，需要考虑如何运用数据挖掘技术与知识管理的相关知识，对档案数据进行分析、整合、挖掘与共享，充分发挥档案的价值，为高校活动提供知识服务。
4.多媒体数据访问和检索技术
多媒体档案将会逐渐成为高校数字档案馆中重要的信息资源，如教师授课课件及视频、校园宣传片、高校历史等。基于内容的信息检索（Content-Based Retrial）是一种新的数字资源检索技术，是对多媒体对象的内容及上下文语义环境进行检索。主要包括三种类型：基于内容的图像检索、基于内容的视频索引、基于内容的音频检索。
5.数字资源长期保存技术
高校数字档案馆建设需要对其数字资源的长期保存。数字档案馆的长期保存主要应从应用系统的软件和网络存储的硬件来研究。
6.服务导向体系架构技术
SOA（Service-Oriented Architecture）是一种面向服务的体系架构，能够支持系统架构者从面对业务需求的变化，帮助系统架构者站在一个新的高度理解复杂系统的各种组件的开发与功能部署形式，以迅速的方式来架构整个信息系统。基于SOA技术架构高校数字档案馆的关键在于提供各种“服务”，即系统中精确定义的、封装完善的、独立于其他服务所处环境和状态的函数。支持多个实体档案馆基于统一的数字档案馆服务平台来开展现代档案管理的综合业务工作。
四、保障策略
1.安全保障策略
在数字档案馆需要解决网络信息安全的问题。要解决这类问题，需要加强档案信息资源安全保障技术的研究，来保障档案资源的原始性、完整性、真实性。入侵检测技术、容灾技术、防火墙技术、数字水印技术以及加强对重要数据的备份工作，都是维护信息资源安全的重要措施。
2.人才策略
“数字档案馆的建设和运行需要人才力量的支撑，包括信息主管、网页编辑人员、数据处理人员、信息鉴定人员、在线服务人员等，进而打造满足数字档案馆建设需要的人才队伍。”所以，首先要培养和引进理论与实践相结合的知识技术型人才，并且不断进行档案信息技术及理论知识的学习与培训，在整体层次上提高工作人员的素质。
我国独立学院诞生于90年代末期，其发展迅速，截止至今在全国已有300多所。独立学院建校较晚，建设档案工作起步晚，独立学院既要面临的是档案的初见的困难，又在互联网时代的要求下，进行数字档案馆建设的双重难题，即是机遇又是挑战。
1 天津市独立学院档案管理与建设的现状分析
针对天津市的十所独立学院档案建设情况进行调查，并对其档案管理现状进行了分析。调查结果表明，档案管理作为一项暂时看不到效益的基础工作，不被学院领导重视，并且工作基础薄弱。从调研情况看独立学院档案工作存在以下共性问题。
缺乏专门的档案管理人员。由于办学历史不长，公众的档案意识不足。从学院领导到各系、处室等部门对档案的收集、立卷、利用敏感性低。还有一些独立学院档案管理人员是返聘的退休人员，他们进行档案临时管理，流动性大，不利于档案的建设与管理。还有一些兼职档案收集整理归档人员本不是档案专业出身，同时还兼做其他工作，专心研究档案管理的精力有限，也不利于独立学院档案事业的发展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不规范。由于档案意识薄弱，又没有制度制约，责任不清，档案材料不能统一整齐归档，有的落在个人手中，有的工作人员觉得不重要随手丢弃。工作电子化后，有的文件修改直接在上次工作基础上变动，为以后档案的收集带来了困难。
独立学院档案工作资金投入不足 。在硬件方面，库房设备还不完善，有的没有专门的库房，有的也是一个小库房，也都没有购买干湿机器对库房的干湿度控制，库房条件相对简陋。软件方面，没有专门的档案办公软件，还是停留在纸质档案的收集立卷的情况下，这样给工作人员增加了工作量，查阅档案也带来不便，档案自动化管理程度不高。
总体而言，档案资料是独立学院在其发展过程中直接形成的原始记录，是学院发展中最重要的载体之一，是衡量教学质量、科研水平与管理水平的重要的尺子，在本科教育教学评估中起着很重要的作用。但是就目前档案工作现状看，独立学院档案管理工作现状总体形势不容乐观。
2 构建“互联网+”时代的档案馆对策
1、建立规章制度，强化管理，提高工作效率
一是独立学院应该有档案管理专门部门，强化管理工作。二是根据《高校档案管理办法》建立档案各项规章制度，建立管理制度，使档案工作制度化。三是建立档案具体管理办法，按照分类方法编写实体分类法，以及一系列安全管理、服务借阅等制度，细化档案归档流程、范围与期限表等，使工作的各个环节做到依规办事。
2、加强专兼职档案人员业务指导与培训，提高档案工作人员综合业务素质
档案工作者的素质是档案管理与建设中的关键环节。具有一支技术强和稳定的专、兼职档案管理人员队伍，在日常工作要加强专、兼职档案人员业务培训，才能够做好档案工作的。就本院情况而谈，我院档案室每年组织一次档案员培训，每年举办档案员评比活动，组织学院有关方面对各部门档案的整理情况进行评比，评选档案工作先进个人，调动工作人员积极性，同时也是展示优秀档案整理标本，互相促进学习的平台。
3、加快独立学院档案建设
独立学院档案数字化建设，是随着信息化发展，计算机普遍应用，“电子政务”开展，顺应时展而产生的。加快数字档案建设，创新服务方式是独立学院档案工作在大数据的生态背景下面临的机遇和挑战。档案数字化建设将分散的以不同形式记载的档案、地区不同的档案信息以数字的形式存储，利用网络的方式连接，能够实现档案信息共享与最大化的利用。
4、创新服务方式，提高服务水平
在互联网环境下，不少档案馆已经开通微博、微信公众平台，利用此平台提供档案相关政策解读、档案原件展示、档案服务咨询、档案利用等服务，并取得了不错的效果。天津市档案馆为例，其微信公众平台主要介绍其馆藏资源、编研成果、介绍档案馆展览、征集档案等内容，同时也宣传档案文化，探究天津历史，接受并反馈公众留言。这种微信公众平台使公众能随时随地获取档案相关信息，不仅为公众提供了更为便捷地档案服务，同时也是对档案工作起到宣传作用。
5、基于互联网发展，构建档案馆APP移动服务
互网络的广泛应用和覆盖，数字技术的快速发展的当下，移动数据终端设备为档案的服务、利用提供了新的方式，档案服务应顺势而为，利用“互联网+”的新形势，创新服务方式。档案APP与微信公众平台、微博等相比，能够形成更专业化、专题化的档案服务体系。虽然档案APP需要更多人力、物力去进行更新维护，但其更具有长远意义。独立学院档案馆更应该抓住“互联网+”的发展机遇，不断创新档案服务方式，构建档案馆APP移动服务。
总之，管理者应转变观念，创新思维，突破难题，提出具有成效的措施，提高档案管理水平，加快档案数字化、信息化建设的步伐，为独立学院的持续发展服务，为师生提供高质量快捷的服务。在全国档案数字化发展的背景下，“互联网+”是一个发展机遇，独立学院应紧跟时代步伐，不断升级档案馆（室），创新档案服务。
中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）07-0171-02
高校数字档案馆是现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。从目前高校数字档案馆的建设情况来看，大多数数字档案馆建设水平停留在信息管理阶段，即对元数据的关键词检索。这种检索方式有诸多的缺陷，如检索的结果是数字化的档案文件，需要利用者进一步阅读文件，筛选与提炼出所需要的知识；此外，档案文件所包含的知识是相互关联的，该检索方式不能有效地检索这种复杂的知识网络，提供给用户的只是孤立的档案文件，不能满足利用者的知识需求。因此，如何运用知识管理来引领数字档案馆知识资源建设和开发利用是知识经济时代环境下高校应该思考的创新性工作。
基于知识管理的数字档案馆是以知识管理理念为指导，采用科学管理与人本管理，以档案馆所拥有的档案资源为核心，以档案业务工作为基础，以档案知识挖掘与开发为手段，以档案知识运用与创新为目标，推动档案知识传播与共享的系统[1]。高校数字档案馆知识资源的产生，主要包括两大部分：（1）对传统的馆藏纸质档案经过一定技术的数字化再生产和深加工增值，通常连接着计算机和网络技术的管理系统，建立起具有高附加值的数据库系统，诸如档案目录、档案全文数据库等；（2）高校数字化档案信息资源的开发与再生产，即对高校各职能网络档案信息资源进行自动的信息采集和知识信息的模式转换保存，再运用替代、重组、综合、浓缩等信息加工方法，利用建成的知识数据库系统的分析和提取，生产出较高品质的知识管理产品，实现网络档案信息资源的深加工。
一、知识资源建设是数字档案馆为用户提供知识服务的前提
进入计算机和网络管理时代，档案馆用户对档案信息需求本质上是一种知识的需求。利用者通过网络管理系统提供的档案目录或者是档案全文的检索途径查找自己所需要的某些档案；目的是为了能够从档案原始记录中存在的某方面的知识以解决自己所要解决的某个问题或者得以凭证：检索结果出的档案的原始信息并不真正是利用者真正需要的东西，利用者真正所需要的是知识的服务。在知识经济的环境下，任何事物的运行都是以支付最低的经济成本，获得最大的经济效益为追求。档案利用者通过网络提供的数字档案知识信息的同时，由此获取知识所支付的时间成本迫切需要降低，档案馆用户希望档案馆能直接提供更加便利又更加经济的知识服务。档案馆的知识服务是高层次、知识含量较高的信息服务，是档案馆为用户提供的知识型、知识化，以用户为中心的服务。为了实现档案知识服务，档案馆必须预先建成随时可用的档案知识库，并通过专业手段和方法对知识库中的档案知识进行发现、挖掘、提取与科学组织，以便及时响应用户的知识服务请求。档案知识服务是为档案用户提供针对性较强的深层次知识资源。知识服务通常对这些知识单元先进行系统分析，根据档案用户的不同问题和问题环境，通过知识的析取与重组形成易于理解和使用的、恰好符合用户需要的知识内容，它通过对档案中的知识资源进行充分挖掘、综合整序，将有更多关联关系的知识单元提供给用户。知识单元就是将各种关联关系知识资源组织起来的信息，那么知识库就是将这些信息网织成各种关系的模式管理。数据库表面上是知识库的一部分，但知识数据库要真正成为档案知识服务的信息源和知识源，还必须解决基于知识单元的描述与标引过程，建立高校数字档案馆的知识库，目的是积累和保存信息和知识资产，实现内部信息快速流通和内部知识的网络共享。这是实施知识管理的基础性工作。
二、高校数字档案馆进行知识资源建设的能力分析
首先，在充分了解档案信息资源的特点的基础上，开展对知识资源的合理评估，保证档案资源的真实性、完整性和可靠性。作为社会生活的真实记录，要求档案包含的知识资源内容准确、可靠。那些适合转化成知识的档案资源一般是相对完整的、具有本馆馆藏特色的档案，也具有一定的知识价值、深度和广度，这样才能满足用户的个性需求。同时，要根据馆藏档案的实际情况来确定档案知识资源的类型。
其次，要对数字档案馆自身人、财、物、技术等能力进行全方位的分析。配备既熟悉档案专业知识，也掌握了基本的知识管理技能的专业人才，拨付专项经费、专款专用，保证数字档案馆知识资源建设无后顾之忧；提供实施档案知识资源建设的相关设备等必要的物质条件，保证档案知识资源建设的正常开展，学习和掌握先进的知识管理方法、技术、善于运用相关的知识管理工具，为档案知识资源建设提供必要的技术保障。
第三，数字档案馆开展知识资源建设目的是为数字档案馆的用户，即档案利用者提供与档案馆藏相关的知识资源，开展有针对性的、能够切实满足用户知识需求的知识服务。因此，数字档案馆要在充分了解档案资源的特点以及人、财、物、技术等能力的基础上，开展档案利用者的用户类型以及不同类型的档案知识需求的调查和分析。
三、高校数字档案馆知识资源开发利用途径
1.保持数字档案馆知识资源的动态更新，满足对用户开展知识服务的需要
知识是一种动态的资源，具有及时性的特点。档案知识库也不应该是一成不变的。档案知识库的目的是为了更好地满足档案馆和社会各界对于档案资源的利用需求。档案知识库的生命力在于知识的更新，只有在保持档案数字库及时动态更新的基础上，才能提高数字档案馆对用户需求的快速反应能力，满足数字档案馆对用户开展知识服务的需要，解决用户所面临的问题。因此，要了解档案馆知识库内资源的使用情况，根据用户的需求考虑及时调整知识库的内容，对知识进行去伪存真，去粗取精工作。同时，制订知识库更新计划，采取定时更新和不定时更新等多种方式进行库中数据资源的替换更新工作。
2.通过绘制知识地图，实现档案知识服务的搜索导航需要
“知识地图”是知识管理实现的重要手段。它是一种知识（既包括显性的、可编码的知识，也包括隐性知识）资源的导航系统，显示了整个知识资源的分布状况，它是知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚[2]。绘制档案知识地图的作用在于协助档案部门更好地发掘档案知识资源的价值，所有权和使用方法，以便显性知识并进而内化为有组织关联关系的知识资源。知识地图实质上是通往档案知识库的向导，帮助档案利用者摆脱寻找知识过程中的混乱状态，知识地图发挥对所含概念和知识关联的切实表述或分类，以便使档案利用者快速找到他们所想要的知识节点后，重新返回到与之相关的知识信息源。通过档案知识地图追溯到原创的档案知识点，从而构成高价值的数据库，满足读者在选择与获取中发现――选择――获取――加工――创新过程的需求。知识地图还可以通过支持模糊查询、可视化地图和“语义入口”浏览等手段，将知识单元逐项联系起来并进行详细的描述，使用户很容易地定位他们所要寻找的相关的信息，让利用者能够找到他们需要的却无法详细描述的知识。对于数字档案馆来说，知识地图的绘制非常重要。知识地图有利于引导用户摆脱寻找中的混乱状态，顺利获得知识，有利于知识共享的实现；有利于档案知识库结构的合理化，并能有效防止冗杂知识的出现等等。
3.运用知识管理工具管理档案知识资源，实现其服务过程中的价值增值
从知识的生命周期来看，知识处理包括知识生成、知识编码和知识转移三个阶段。知识管理工具是实现知识的生成、编码和转移技术的集合。相应的，知识管理工具也包含了三类：（1）知识生成工具。档案知识数据库需要多种生成模式，如知识的获取、整理、创新等。知识产生模式的不同方式有不同的知识生成工具对其进行支持，搜索引擎和数据挖掘技术是最具代表性的知识获取工具。通过专用的软件工具来实现对档案知识的整理模式，通过一些辅的知识创新工具和引导人们突破思维定式来则可以实现档案知识创新模式。（2）知识编码工具。知识编码则是通过标准的形式表现知识，目的是使利用者能够方便地共享和交流同一编码规则和形式的知识，比较常见的知识编码工具就是知识仓库和知识地图。两者不仅存储着知识的条目，同时也存储了很多相关的信息，诸如与查找知识的来源线索，相关的材料，知识的使用记录等。知识仓库通常收集了各种用于支持决策的知识经验和备选的技术方案，知识编码工具模式通过对这些经验和技术方案进行识别、优化算法和人工智能等方法，实现对知识仓库中成千上万的知识信息加以分类，并提供最后的决策支持。（3）知识转移工具。在知识流动的过程中，存在许多障碍，使知识不能毫无阻力地任意流动。这些障碍包括时间差异、空间差异和社会差异[3]。根据各种障碍的特点，设计相应的工具，使知识更有效地流动。现在已经有许多工具能够帮助人们进行知识转移。
高校档案馆的知识资源建设和开发利用，就是对馆藏档案中丰富的知识资源借助高新技术进行组织、分析、开发、传播、利用与创新，使之发挥效用的过程。必须以知识生产和处理技术为基础，采用包括智能搜索引擎为代表的知识合成工具、知识获取技术以及知识创新工具等知识生产技术。知识资源建设更多地表现为一个技术应用问题，贯穿知识的发现，提取，标引，最终完成开发、利用的一套知识组织体系。知识组织工具与系统，采用知识编码技术、建立以档案工作经验库、档案编研成果库、档案管理方法库、相关新闻库、用户资料库、档案工作专家库等内容的知识仓库，并帮助用户了解如何找到相关知识地图以固化与数字档案馆相关的各种知识，形成档案馆知识资源体系以进行管理，知识资源建设解决的不是某一个档案实体或者是单份电子文件的描述问题，而是解决建立在知识单元基础上的互为关联知识信息的描述与标引过程。
参考文献：
高校数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
一、高校档案数字化是高校信息化建设的必然趋势
数字档案馆是顺应计算机网络技术、数据库技术和多媒体等技术的发展而产生的新型档案馆，代表着档案馆未来的发展趋势，也是信息时代档案服务创新、拓展社会服务功能的必由之路。建设数字档案馆，有利于提高档案馆的工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。高校数字档案馆的功能主要表现在以下方面：（1）维系“学校记忆”，传承大学精神。高校档案馆可以利用馆藏资源通过建设校史馆、开办各种陈列展览、举办专题报告会、编写各种出版物来再现学校历史记忆、展现学校历史底蕴与人文精神。（2）服务教学科研。高校档案馆馆藏中的学生成绩、学生论文、教师课件、科研项目等档案都从不同方面为学校教学科研发展提供了可借鉴的历史材料。（3）利用档案原件，提供凭证依据。社会公众对高校档案原件凭证性价值的追求集中表现为对学校毕业生相关信息的真实性核准。在高校档案馆对外服务中，利用档案原件为毕业生本人补办有关证件、为用人单位核实有关毕业生信息的准确性成为其中的主要部分。
二、高校数字档案馆建设的现状
早在20世纪90年代，南京大学档案馆就开始进行档案管理信息系统的研究和开发，并且进行了合理的规划，在以后的建设中围绕建设目标，一步一个脚印地向前发展，至今，已完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统（6.0版）”、“南京大学教授成果管理系统”、“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”、“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建起了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。上海交通大学数字档案馆系统运用多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台，通过档案门户网站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。浙江大学近年来努力推进数字档案馆建设，建立和开放档案网上查询系统，在全校范围内全面实施电子文件远程归档。重庆大学数字档案馆从2006年3月开始建设，历时三年半，至2009年9月建成。该数字档案馆将档案管理系统与校园网业务系统紧密结合，有效地实现了馆室一体化、文档一体化、馆库管理智能化的数字档案馆整体建设模式，建立了档案信息资源服务体系，实现了全校范围内档案信息资源的互联互通、数据共享。复旦大学档案管理系统与办公自动化系统链接，在全校各部门之间实现了资源共享，各立卷单位的发文在办公自动化系统上登记后，可在档案管理信息系统发文管理数据库中自动生成，不必再重复录入，同时他们还使用了条形码技术进行库房盘点和档案的查借阅登记。复旦大学档案馆配合百年校庆工作将珍贵档案、历史照片摘选出来，完成了数字化的工作。综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了三个方面的作用：一是介绍、宣传档案馆的基本状况和利用方法；二是介绍各个学校的基本状况；三是提供数字查询。
三、高校数字档案馆建设存在的问题
目前，很多高校虽然设有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门的档案疏于管理。经费的短缺成为高校数字档案馆建设的瓶颈。没有强大的经济支持，数字档案馆建设必须的硬件设施没有保障，该工作只能是纸上谈兵。高校档案馆网站信息内容更新周期长，时效性差。一些文件形成者对档案移交归档认识不足。很多有价值的档案不能及时归档，在个人手中积压、滞留。档案信息安全问题也应该给予高度重视。网络信息安全最主要的敌人就是计算机病毒，数字档案馆在目前的技术条件下，很难抵御计算机病毒的侵袭。黑客的侵袭也是数字档案馆的最大威胁。档案人员的综合素质和专业技能水平不够。目前高等学校档案机构中广泛存在的待遇低、工作累等原因所造成的档案工作人员学历层次低、男女工作人员比例失调、工作积极性差等，不利于高校档案工作发展。高校档案种类较多，但利用类目比较单一；档案利用主体为校内部门、教职工及学生，社会人员较少；档案利用手段以传统方式为主，利用现代技术手段获取远程档案信息服务较少。
四、高校数字档案馆建设提升的策略
充分认识档案工作在高等学校中的地位和作用。高校数字档案馆建设是《国家中长期教育改革和发展规划纲要》提出的教育信息化的重要组成部分，是时展的必然选择，是高校持续发展的基础。各高校要把高校档案馆（室）建设作为学校基本建设的一件大事切实抓好。档案工作是高校全局工作的重要组成部分，是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作，在高校人才培养、知识贡献和传承文明等方面发挥着不可替代的作用。
完善基础设施建设。基础设施的完备是进行数字档案馆建设的前提条件。根据数字档案馆的功能需要，基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案加丁设备、存储设备、数字化设备、摄像机、扫捕仪、光盘记录设备等。另外，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应时展需要的综合管理系统平台和网络构架。高校档案数字化工程是需要耗费一定人力、物力、财力的。2008年8月20日教育部以第27号令的公文形式了新修改的《高等学校档案管理办法》，指出:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”在第三十八条中强调：“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”
档案信息资源建设是数字档案馆的生命，也是立馆之本、强馆之基，更是活馆之源。高校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网站，每年都产生大量的数字文档。这些文档涉及教学、科研、行政等方面，需要进行整合后才能统一管理。首先，整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定具有归档价值的信息。通过前端控制和全程管理，对其产生、使用、失效等过程进行有效管理，发挥工作上的主动性和前瞻性。对于各部门使用的办公软件、媒体编辑工具产生的非结构化文件，也应该要求各部门定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。其次，要优化馆藏目录，馆藏档案数字化成功的关键在于数字化后档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质档案、磁带等数据，要有选择、分步骤地实行数字化。
档案贵在于活，重在于用。高校档案利用工作是指高校档案工作者以档案信息为服务前提，以档案利用者为服务对象，以满足高校教学、科研、党政管理和社会各方面需求为目的，通过多种途径、形式、渠道和方法传递档案信息，实现档案信息价值的过程。高校档案馆作为高校育人资源的重要组成部份，应该通过开展多种适合高校学生和青少年特点的宣传教育活动，增强高校档案馆的开放度和公益性，充分发挥其文化功能和教育功能。
人员素质的提升。在技术方面，档案人员要熟练掌握计算机的应用，在加强档案馆学、情报学专业知识学习的同时，还必须加强对计算机、网络知识的学习，并不断提高英语水平，完善自己的知识结构。高校既要把好档案人员选拔任用关,面向校内外招聘录用相关信息人才,又要建立完善的培训制度,采取在职培训进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨及参观考察等方式,对现有档案人员进行培养和提高水平,使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展需要。
要建立和完善档案信息安全管理体制，各高校档案馆（室）人员就要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，要严格遵守相关的安全保密制度，确保档案数据库安全。非公开档案信息一律不得上外网，档案馆（室）内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离。要认真采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。
参考文献：
［1］朱金风.对高校数字档案馆建设的思考［J］.兰台世界，2006，（3）.
计算机网络应用是数字档案馆建设的核心内容。只要有网络的地方，网络安全就是一个无法回避的问题。我国高校档案馆使用的档案管理软件主要有两种：一种是购买商业化的档案管理软件，一种是采用高校档案馆与软件技术人员联合开发的档案管理软件，但无论使用哪种软件，都存在着系统的安全性能先天不足的问题。
1 影响高校档案信息安全的因素
1.1 网络级因素
网络运行系统的物理设备存在着不同程度的安全隐患，包括主机硬件系统本身的安全漏洞、不稳定性、意外损坏及外界环境（如地震、闪电、风暴等）对系统运行可靠性的影响。
1.2 数据级因素
数据级因素包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮等，主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题。
1.3 应用级因素
档案管理信息系统的用户管理层次的不规范性，操作人员安全配置不当，用户安全意识不强，口令选择不慎以及用户将自己的帐号随意转借他人或与别人共享等造成档案信息泄密、原始信息被篡改等均属应用的因素。
1.4 计算机病毒
计算机病毒是一种能够修改别的程序，且把自身的复制品包括进去的可执行的计算机程序，“传染”性很强，具有破坏程序、删除文件甚至破坏系统的能力。它通过网络传播，其传播速度、传播范围和破坏性等方面都是其它媒体传播病毒所不能比拟的。由于每个单位或部门的档案信息都是通过局域网接入INTERNET的，网络的共享性和开放性，使用的TCP/IP协议的缺陷和操作系统的安全漏洞等决定了网上信息的安全存在不足。另外软件的设计也存在安全隐患，都会遭到病毒的侵蚀，严重时会导致系统瘫痪。
1.5 人为的恶意攻击
俗称黑客行为，是计算机网络所面临的最大威胁。它们可以分为以下两种：一种是主动攻击，即以各种方式有选择地破坏数据的原始性和完整性；另一种是被动攻击，它是在不影响网络正常工作的情况下，进行截获、删除、窃取、破译以获得重要机密信息。这两种攻击均可对计算机网络造成极大的危害，并导致信息的机密数据泄漏。
2 确保高校档案管理网络安全的措施
2.1 提高安全意识
俗话说“防患于未然”，为确保我们的计算机不受到恶意侵害，我们要设的第一道防线便是要增强我们的计算机网络安全意识。要定期对档案员进行网络安全知识培训，要熟悉面临的各种安全威胁，要定期检查安全升级和软件补丁，不要将未保护的移动设备接入网络，不要轻易尝试来历不明的软件等。
2.2 网络级安全策略
确保支撑系统运行物理设备的安全是网络安全的根本。其包括网络基础建设如网络布线、网络连接、局域网和广域网环境的构建、设备的选型及其各个环节安全策略的考虑。人们往往会根据需要采用适当的防火墙设备及网络管理软件来确保局域网的内外用户的访问权限和网络上数据包的检测与过滤；选用可靠的硬件安全设备保证整个系统的稳定运行，如磁盘阵列等设备的采用来保证一台服务器出现故障而不会导致整个系统的瘫痪问题等等。
2.3 数据级安全策略
数据级安全主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题。针对影响数据安全的各种因素，在建立网络化档案管理信息系统时，首要考虑的是选择什么样的操作系统来确保应用系统的安装和运行，目前主流的操作系统有Unix、Windows和Linux，他们各自有其优越性，安全问题也各有特点，关键是如何选择满足用户实际需求的操作系统和数据库管理系统。当然考虑档案原数据的存放规则和保管策略也是非常重要的问题之一，需要一定的保管制度来约束。这些都是档案应用系统能够安全运行的根本保障。
2.4 应用级安全策略
应用级安全主要取决于档案部门所采用的应用系统的用户模型的定义模型和使用规则。一般情况下，档案管理信息系统的用户模型分多个层次、多个角色、多种功能或多种形式混合使用，来分别定义用户权限。系统常常按功能权限划分为系统管理、数据操作和数据浏览等3大类用户：每类用户角色的定义可以按照各业务职能的实际需求，对其操作权限和操作功能进行定义，如单位领导、专职档案工作人员、兼职档案员（学校归档单位）等。但不论采用哪种用户模型，要求应用级的安全至少包括两项功能：一是对系统中各个功能模块的操作权限的定义，另一个是对系统数据的分层管理和操作权限的定义。
3 保障高校档案管理网络安全的方案
3.1 网络和数据的安全方案
一是要制定安全防范措施。如在硬件上，要配备智能UPS（不间断电源设备），防止断电造成数据丢失和文件损坏。二是要严格遵守工作制度和操作规程，保障操作安全、接入安全和应用服务安全。三是要建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，充分考虑软件、硬件性能，合理设置网络和软件安全运行环境参数，及时备份数据，确保档案数据安全。四是要加强网络系统安全管理技术的研究和应用，如防火墙技术、防改技术、防病毒技术等，快速排除各类故障。五是制定规范的管理制度，健全系统管理体制，通过法律的手段，严厉惩治破坏公共网络系统的行为。
3.2 网络基础环境的安全技术方案
采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。最理想的方案是数字档案馆的内网和外网之间要实行物理隔离，内网和专网之间要实行逻辑隔离。在具体操作中，要注意应用防火墙技术、网络防病毒、CA论证、加密传输、VPN、漏洞检测和监测预警、备份恢复等一系列安全技术[4]。
3.3 防火墙安全解决方案
防火墙是设置安全策略，控制（允许、拒绝、检测）出入网络的数据包，它本身具有较强的抗攻击能力，可以实现以下几种安全功能：一是限制未被授权的用户进入内部网络，过滤掉不安全的数据包；二是防止入侵者接近本系统的防御设施；三是限定内部网络用户访问特殊站点；四是为监视Internet安全提供方便。服务器通过特定的端口对外提供服务，如Web服务的8089端口等，避免了外界用户对服务器其他端口访问的可能性。如果档案馆需要数据服务器特别指定用户，可以采用防火墙用户认证及用户规则来限制，这样除了经过已认证的用户外，所有本局域网以外的用户在访问内部网络时都需要通过防火墙进行过滤和筛选，使用时可以通过对客户端IP地址或者网卡的MAC地址进行判断和识别，以及通过对可疑数据包的检测进行过滤，以保证整个网络系统的安全运行。这种方式是用防火墙的路由模式来实现的。档案馆内部的PC统一使用内部定义的网址如192.168.X.X，通过防火墙的NAT功能访问互联网，外界不能直接访问到档案馆内部的PC，减少被攻击的可能性。
3.4 档案管理信息系统的安全方案
数字档案信息的录入和维护主要依靠管理信息系统所提供的各项功能来完成，由于用户角色的不同，权限的差异，要求应用系统能够提供一套完整的用户安全管理策略，以保证档案信息的完整性和安全性。其主要体现在三个方面：一是要采用成熟先进的计算机应用系统运行结构；二是对系统用户按照工作需要进行角色和等级的区分；三是对档案数据的安全管理级别如保密、开放等状态按照档案法规定和实施细则进行多级安全管理，以区别不同类型用户的访问。
3.5 设备故障的安全防范
数据完全丢失或者系统无法保持原有的有续的存贮状态的危害极大。因此要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等管理策略。当发生计算机设备故障时，是以保护数据为主要目的还是兼顾数据和运行系统二者的安全？可以根据自己的工作需要和资金分配情况进行选择。如果是以保护数据为主要目的而采取的较为经济的方法往往是“冷备份”机制，其缺点是不同步，占用存贮空间较大，优点是操作简单，恢复起来较快，但最新数据会丢失；如果系统为双机“热备份”机制，就可以比较好地保证系统应用程序和数据相对较为安全。“热备份”的优点是投资大，数据实时，系统运行不间断，当一台服务器出现故障时，另外一台能够及时替代其工作，不至于由于系统维修而耽误业务工作的开展。
4 结束语
随着数字化教育基础设施的不断完善，数字化档案馆已成为高校档案馆的发展的趋势。数字档案馆的安全问题引起了人们的高度重视。数字档案馆在建设初期采取防火墙、防病毒、漏洞扫描和入侵检测等常用方法的同时，提高档案馆相关人员安全防护意识、加强管理人员的网络安全的知识水平、提供必要的安全技术培训，也显得尤为重要。
【参考文献】
[1]郑薇，马景复.高校档案馆网络安全措施[J].中国教育信息化，2007，4.
伴随着互联网以及信息技术的不断发展，我国高校的图书馆以及档案馆的建设也开始步入数字建设轨道。在当前数字建设的大环境之下，传统的纸质图书和档案逐步被更加方便、高效、安全的数字载体代替，作为一种全新的载体形式，数字载体的出现势必会在未来的信息资源建设以及管理的过程当中起到无可比拟的作用。这也更加凸显出了信息资源建设以及管理的重要性。不过，由于高校图书馆与高校档案馆在进行数字建设的过程当中存在一定的差异，需要区别对待。本文就以对二者的比较作为探讨的内容与方法，希望能够为二者的数字建设和发展起到参考作用。
一、高校图书馆与高校档案馆在进行数字建设中面临的问题比较
在高校图书馆与高校档案馆的数字建设过程中，都或多或少的存在着一些问题，如果这些问题不能得到妥善的解决，最终会给数字的建设带来较大的阻碍。二者在进行数字建设的过程当中势必会有一些共同的问题，同时也有一些各自需要面对的问题去分别进行解决。
1、二者之间的共同问题
（1）网络环境问题。所谓的网络环境，主要指的是在现代通信技术和计算机媒体之间相互结合的基础之上，而构建起的具有综合、广域、高速以及宽带等特点的数字的电信网络。在整个的网络环境当中，高校的图书以及档案的馆藏已经突破了传统媒体的局限，并且逐步的延伸到了电子信息资源上来。但是由于网络信息的资源量极为庞大，因此我们通过网络进行信息的获取势必将会产生诸多的问题，这也是当前我们在进行高校的图书馆和档案馆的数字建设当中迫切需要面对和解决的问题。
（2）信息资源的规范标准问题。当前高校图书馆以及档案馆的数字建设方面还没有形成较为统一性的标准和规范，这也在一定程度上导致了他们的各自为政。由于缺乏标准和规范的引导和约束，导致形成了一种无章可循的境地。由于各个高校之间在系统和其他方面存在着差异，而且相互之间也不能形成有效的衔接，由此引发了信息资源共建方面的问题，最终导致了大量“信息孤岛”的产生。这样也会给高校图书馆和档案馆在信息资源上的统一管理带来较大的阻碍。
（3）资金、人才以及技术方面的问题。由于数字建设是未来的大趋势，而且其本身具有较强的优越性和强大的实用性，因此势必会被各校领导重视。这一方面为数字建设进程的发展提供了便利，但是整个进程却并不顺利，由于该过程需要循序渐进，在软件和硬件资源上需要进行持续的投入，再加上人员的培训，馆藏资源的数字建设以及资源的更新等过程都需要充足的人力和物力资源，这与高校的图书馆以及档案馆的人才以及资金的匮乏形成了鲜明的对比，势必会在很大程度上影响数字建设的进程。
2、二者各自存在的问题
（1）当前的高校图书馆缺乏特色的信息资源库。所谓的特色，是指与其他事物存在明显不同并且具有自己独特的形式以及风格，这是由事物本身赖以生存和发展的特定环境以及具体的因素所决定的，因此具有较强的独特性。但是由于目前高校图书馆在进行数字建设过程中都是采用统一购入成品数据库的形式来实现，而且这个过程中一般不会进行统一的规划以及分工，最终会导致重复建设的问题比较突出。
（2）高校档案馆在数字建设方面相对落后。与高校图书馆的数字建设相比，高校档案馆的数字建设面临的问题更多。最为明显的就是，当前高校档案馆还在实行电子档案以及纸质文档的“并存制”，这就会在一定程度上导致资源的重复和浪费。在当前的大背景之下，基本上所有的高校都已经实现了数字办公，这在最大限度上提升了工作的效率。但是某些文件往往在办完之后又会采用传统媒介的方式来进行保存。实际上并没有因为数字媒体的出现而减少了存储的空间。从而造成了在人力、财力以及物力上的极大浪费。另外由于办工自动系统以及档案管理系统之间存在着一些不兼容，这就给电子文档的归档造成了较大的障碍。
二、解决高校图书馆与高校档案馆数字建设中存在问题的不同对策
1、高校图书馆需要加大特色数据库的数据资源建设
首先，高校图书馆应该对于本校的现有资源进行整合，并且不断的加大特色数据库以及数字资源在整个图书馆的馆藏当中所占的比例。并且需要将不同形式的、异构的资源进行不断的整合，对于整个区域当中各个系统的图书馆当中的资源进行不断的整合。从而达到减少重复的购置以及优化馆藏资源配置的目的。其次，要把握数字资源的特设数据库建设，并且着重的进行数字资源的整合。
2、增强领导的档案意识，完善档案管理制度，积极推进高校的档案数字建设
推进高校档案馆的数字建设，首先要提高高校人员的档案意识，尤其是要增强高校领导的档案意识，使他们认识到档案工作对于高校发展的重要性，使领导和信息部门能够重视档案和档案的数字建设，并积极为档案的数字建设提供所需的资金和技术的支持。同时，档案管理人员要虚心向档案数字建设走在前列的高校学习，乐于交流。汲取人家的成功经验，结合自己高校的实际情况，逐步推进高校档案数字建设。其次，要搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流。并且不断的进行制度建设，制定一批诸如文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字档案建设安全、有序地开展。
三、结语
总之，高校图书馆和高校档案馆信息资源数字建设是一个循序渐进的过程，不能急于求成。需要学校领导及工作人员不断更新观念、提高认识，紧跟时展的脚步，积极学习新的计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术，并能够很好地掌握和应用。根据高校的现实状况，认识到面临的困难，并采取相应的对策，逐步实现信息资源的数字建设。
文明的积淀赋予人类以更大的创造和发展，信息时代的到来，引起社会诸多方面的深刻变革，它极大地改革了人们过去一直习惯和固守的知识、信息、符号语言等传播方式。档案作为承载文明的介质、其形式和内容也在这次信息革命大潮中发生了巨大的变化。这就是出现了数字化档案(电子档案)，它以电子文件为其主要的存储方式。档案信息数字化是新世纪档案事业发展的必然趋势。因此，信息时代构建数字化档案馆也就成为历史的必然，也给高校档案工作带来新的机遇和挑战。
高校档案以资源形态进入信息领域，通过信息技术，开发了档案信息资源，通过对高校档案的利用体现出档案的价值。高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息数字形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化形式贮存，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。
1 数字档案的概念与特征
数字档案也称电子档案。它是人们在使用计算机的过程中产生的，或将既有的各种资料(纸张、图片、图像、声音等)进行数字化处理(扫描、数码摄入等)而产生的信息，如办公类电子文件、资料扫描、E-MAIL、MP3文件、程序文件等等。我们可以把数字档案定义为：通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果。它必将深刻地改变档案工作面貌和信息环境。由于数字文件本身的特点，数字文件和数字一体化已成为数字档案工作的发展趋势。
2 档案信息数字化对高校档案工作的影响
2．1 对高校档案利用方式的影响
数字化档案信息可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任一地点任一时间只需一网的电脑，即可进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息，这样许多的利用者可以不用到档案馆就能查到自己所需的信息。
2．2 对高校档案业务工作的影响
使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入计算机中，各部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。
2．3 对高校档案馆职能的影响
随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域，今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体，而是文件背后的活动和意图。要更好地了解形成文件的整个过程，通过发现鉴定文件形成者的职能、计划和活动鉴定文件价值，重视信息系统与文件形成，从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案馆从档案实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。
3 制约高校档案数字化建设的因素及对策
3．1 制约因素：数字档案打破了传统意义上的“纸质档案”的概念，即有形化向数字化的转变
高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新，由原先的档案实体管理模式扩展为“档案信息处理”模式，在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快，须树立良好的数字档案工作理念，满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案事业的利用需求。
另外，高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持，逐步将档案网络化建设纳入议事日程，在人才、物力等方面提供方便，实现高校档案信息的高效率回报。
3．2 对策：高校档案数字化建设须建立一套切实可行的管理办法与制度
首先，由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和统一技术规范标准，实现档案信息数字化的统一行业规定，落实到《档案法》中，实现档案数字化的全球发展。国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中计划要完成《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音、录像档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转化技术规范》等电子档案工作标准与规范，使得高校数字化档案建设进一步有章可行、有法可依。
其次，高校数字档案管理应在国家数字档案管理规则下制定出相应的管理办法与制度。高校档案部门要以国家《电子文档的归档与管理规范》为依据，拟定出电子文档的分类标准与要求，实现网络环境下电子文档的及时接收、归档、管理和利用，并不断健全电子文档管理制度，实现规范化管理，为电子公文和纸质公文一样达到科学保管与利用打下基础。
4 高校数字化档案馆建设
4．1 高校档案馆现存档案的数字化处理
将档案馆的所有档案数据通过计算机著录、扫描等形式，将档案信息由多种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成现有高校档案馆的馆藏档案向数字化转化的过程，这是数字化资源建设的重要基础工作。这也是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。
4．2 建立和健全一套完善的数字化档案工作体系
从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化，主要从以下几方面着手：
(1)数字化档案的收集
数字化档案的收集不同于以往的纸质档案收集。对于数字化文件，如果简单照搬以往的管理方式，出现了问题可能是无法挽回的。数字化档案的收集，要求采用文档一体化管理方式，只有这样，才能保证数字化文件的内容、背景等信息的完整性，使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案管理的根本方式。
数字化档案的收集手段主要是通过计算机网络管理来完成。由于高校校园网建设已达到成熟阶段，学校各部门均已接通，所以数字化文件归档是一种很便捷的方式。只需各单位人员在完成本单位形成的电子文件后，通过校园网再转发一份到档案馆即可。
(2)数字化档案的保管
由于数字档案载体的特殊性，它不同于传统纸质载体档案保管条件，档案存放方式由档案框架变成用数字存储器以及光盘、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑，主要是抵御自然灾害、突发事件等。而信息安全则需要一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性，对设备更新情况进行跟踪，在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时，防止信息丢失、被非法更改等，尤其是在网络环境中，更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。
(3)数字化档案的利用
高校校园网的成熟运用，为数字化档案馆提供了极好的网络环境，也为开展档案信息服务工作提供了良好的条件。文件制作与编制检索工具基本上同步，文件制作与档案管理采用一系列软件，在文件制作的平台上，将文件内容已包含的检索字节，如文号、题名、密级、作者、时间等用一定的格式固定下来，再加上档案管理的部分编号如档号等，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具。一般而言，学校档案部门主要用高性能的计算机作为服务器。通过校园网开展电子检索报务；各高校之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档。
5 结束语
高校档案数字化建设并不是简单地将馆藏进行数字化处理的过程，它代表的是一种全新的基础设施和信息环境，是档案与社会交融，与国际接轨的新走向。它是新世纪档案发展的最佳选择。但是，数字化档案建设也是一项宏大的系统工程，它不但要靠高校档案界的努力，也依托于整个国家信息化水平的提高和社会各方面的支持。面临如此机遇与挑战，我们更应以科学态度和创新精神，积极探索、求真务实、逐步推进，以实现高校档案的革命性转变。
参考文献
[1] 胡耀宗，等．谈高校档案信息化管理[J]。档案,2003．
高校档案数字化建设是高校档案工作的重要环节，数字化档案真实、准确、完整地展现了高校管理工作的整个过程，是高校各项工作记录、参考、总结的依据。进行科学、规范的档案数字化建设是非常必要的。高校档案工作是学校的重要基础工作，为人才培养、科学研究、学科建设等工作提供保障。随着高校信息化建设进程的快速推进，为了满足档案管理需求，就必须要提升档案管理质量和效率。而档案数字化建设的合理开展，可以在确保高校档案建设质量的基础上，提升档案管理效率。因此，如何有效地加快高校档案数字化建设是当前高校值得深入思考的重要课题。
一、构建数字化档案馆的必要性和紧迫性
高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享。并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。在在档案进行数字化建设之后，是档案上的内容会被进行扫描和整理，再将数字化的资料进行归类，通过计算机设备录入到学校的数据库中，通过数据库的方式来对档案资料进行管理，这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索。减少了劳动强度，提高了档案服务质量，便于档案无限制存储，提高了档案利用率，节约了成本，节省了空间，方便了维护，还能实现安全存储和资料共享。通过对数字档案信息的开发、处理、传递和广泛利用，充分发挥数字档案效用，提高档案的利用价值。因此，高校档案部门应该充分发挥高校的优势，积极创造条件建设数字化档案馆，实时收集各类电子文件及各种有保存价值的数字化档案材料，同时要在网上、传播、交流馆藏非保密性的档案信息，尽快实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化，最大限度地发挥馆藏档案的作用。
二、高校图书馆档案数字化建设的原则
（一）效益性。之所以要进行图书馆档案数字化建设，主要是为了实现便捷、高效的收藏、管理、存储和利用档案信息资源。基于此，在进行档案数字化建设时，效益性原则是必须要坚持的，统筹兼顾，实现图书馆档案数字化建设的同时，降低档案数字化建设的成本，最大限度地提升资金的利用效率，并保证在整个图书馆档案数字化建设过程中，资金具有良好的充足性，最终充分的发挥档案数字化对高校图书馆，乃至是对高校的重要作用。
（二）一致性。高校图书馆档案数字化建设是一项长期、庞大、系统的工程，涉及的学科比较广泛，由于建设周期长，建设中，载体、形式、门类以及数量都具备多样性及巨大性，需要多个部门及多领域专业技术人才的支持，由此一来，要想实现数字化，就必须保证涉及到的部门及人员协同一致，在统一标准的指引下，完成档案数字化建设工作。
三、高校图书馆数字化档案建设的途径与措施
（一）加大基础设施投入。高校图书馆在进行档案信息收集时，依据自身工作专业性、服务性以及学术性的特点，将收集范围适当的增加，保证信息收集的全面性、多样性，同时，对于收集完成的信息进行有效的整理和存储。高校图书馆档案数字化的建设需要与国家的法律法规相符合，并实现规范化管理，保证分类的科学性，主题标引的准确性。对高校图书馆档案进行管理时，建立完善的管理制度，提升档案管理工作的科学性，保证档案的完整性、系统性与安全性。
（二）加强网络化建设。高校图书馆在进行档案信息化建设时，需要利用信息技术，档案编目、检索、统计、借阅等均需要利用此项技术，同时，档案收集和登记也需要利用信息技术。通过信息技术的利用，实现复杂立卷程序简单化，利用网络的优势，可以将数字化资料传送给各个部门，各部门依据自身的要求完成档案管理。在档案领域中，网络技术的应用促使数字化技术的应用越来越深入，并且应用效率也越来越高，传统单一的收集、整理和保存档案工作变得更为多元化，信息服务管理层次也更加深入。
（三）充分开发利用资源。开发与利用是为档案数字化建设的最终目的，通过档案数字化资源的开发与利用，促进图书馆及其他各项工作的发展，也因此使得档案的作用充分发挥。档案数字化建设中，依据计算机技术建立档案管理系统，提升了档案信息的查询速度，促使使用者随时随地利用图书馆档案信息资源，发挥档案的服务作用。
（四）加强档案人才培养。人才是档案数字化建设的核心，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；高校档案部门要重视打造一支高素质、专业化的人才队伍。要加强档案工作人员的理论知识培养，确保他们具备扎实的档案专业理论知识；同时要注意提高他们计算机技术等数字化档案处理能力；要定期组织高校中那些具有发展潜力的青年档案管理人才去积极参加专题讲座、学术交流以及业务研讨会等尽快提升他们掌握计算机技术的水平和能力
（五）做好档案数据库建设。高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。n案数据库包括档案目录数据库、档案全文数据库、档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、存储等与数据库相关的数字资源处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。
（七）网络环境下要重视档案信息的安全保障。除了形成一套法规标准体系外，还需有相应的技术措施进行自动控制。为了保证密级档案的安全性，需设置安全密码，为其上一把放心锁。对于非开放性档案根据其性质界定不同密级档案的查阅人员范围，设置不同的密码和访问权限，普通密级的档案密码可提供给有查阅权限的人员，绝密级的档案可不上网或只在本单位内部的局域网上按查询权限访问。为保证网站的正常运行，需安装杀毒软件和“ 防火墙” ，以抵御黑客的袭击。要不断研究和探索新的安全防护技术，如对“ 元数据”的研究、拷贝与迁移技术的应用等。
参考文献
二、构建高校电子档案信息安全评价指标体系
电子档案安全评价方法有许多，但基于高校电子档案性质，其安全风险的评价方法主要有定量分析法、定性分析法、定量与定性结合分析法。信息安全评价体系的构建需遵循科学性、层次性、全面性、独立性、可操作性、动态稳定性等原则。
（一）评价指标的组成。电子档案信息安全评价通常涉及档案学、计算机科学、网络技术学、密码技术学、信息学等多个学科。同时其安全评价涉及的范围也是多层次的，包括硬件层、软件层、网络层等。因此其评价指标也是多元化、多学科交叉、多层次的。
（二）确定指标权重方法。结合高校电子档案信息特点，对于诸多安全评价指标，需确定与之对应的权重，对安全级别和要求进行分级，避免一概而论带来的资源浪费。通常权重确定的标准是依据档案信息量的大小、重要等级、敏感性等。对于高校电子档案信息安全评价指标权重确定的计算方法主要有：德尔菲法、层次分析法、环比法等。其中最为常用且实际效果较符合高校信息化安全管理实际的是德尔菲法和层次分析法。
（三）综合评价方法。综合评价是一项复杂的工作，许多相关学者都对其进行了长期的研究，并取得了一定的研究成果。对于高校电子档案安全的综合评价研究，总结起来大致分为以下几类：系统模拟与仿真评价、信息论方法、灰色系统理论与灰色综合评价、智能化方法、可拓物元分析法、动态综合评价法、交互式多目标的综合评价法、交合分析法等。
一、高校会计档案数字化管理的优势
（一）会计档案数字化管理可实现数据保存的多样性、安全性和持久性
由于会计电子档案所具有的诸多网络有点和便利性，使得高校会计档案管理工作相对于传统的档案管理具有很多优势，比如会计档案的存储介质形式多样，可以保存在网络、银盘、光盘等，也可直接输出打印成纸质存档。电子档案可以短时间复制多份，分别存放于不同地方，极大的增加了档案的安全性和持久性。
（二）数字化管理可提高管理及应用效率，实现资源共享
实现会计档案数字化可以提高档案的应用效率，实现资源共享。电子档案借助于计算机设备实现录入和存储，所以在信息的更改修正、拷贝和重置等问题上十分快捷方便，鉴于储存介质的特点，电子档案体积小但容量大，存储空间大，可以存储非常多的信息。单子档案的这些特点都有利于应用效率的提高。另外电子档案的数字化和网络化可以实现资源共享，需求者根据提供的用户权限可以通过网络直接访问档案库，相对传统档案查阅和使用，电子档案可以极大的节省时间，提高了效率，实现了资源共享。
二、高校档案数字化管理的现状
（一）高校档案数字化管理存在一定的安全保密问题
高校会计档案数字化的实现离不开网络科技，由于网络的安全特点和使用特点，导致会计档案同样存在安全问题。数字档案的管理过程都是基础网络来完成的，所以会出现网络存在的安全隐患。首先，实现高校会计档案数字化的支撑系统是基于网络来实现的，局域网、广域网以及其他物理设备的安全问题都会影响到数字档案的安全。其次，电子档案信息在存储时会受到存储设备硬件和软件的影响，计算机操作系统和数据库管理系统的不同版本或者操作失误等都会导致电子档案信息数据丢失或损坏。另外电子档案数据的存储和备份以及格式转换等环节同样影响到数据的安全性。最后是应用级安全问题，实现高校会计档案数字化之后，关于档案的共享问题，需要根据网络特点给使用者配备用户权限，一旦权限不明确或者过大，就容易出现档案更改问题。
（二）专业化的管理人员缺失
传统的会计档案管理工作要求比较单一，它要求管理人员具备相关的会计知识技能和档案管理基础即可，但是会计档案数字化管理具有更加鲜明的特点，其不但需要专业的会计知识，还需兼备计算机网络技术和相关数字化操作知识。在目前的高校很少重视档案的管理工作，在会计档案管理工作中没有足够的投入，致使会计档案数字化管理工作中缺乏专业的人才。
（三）相关单位领导不够重视，管理模式较传统
目前我国高校普遍存在这样一个问题，越是历史悠久的高校，其档案管理室越大，档案资料越繁杂，这些都是传统会计档案管理工作模式遗留下来的问题。目前高校的档案管理人员和相关部门领导已经习惯了传统纸质的档案模式，并没有展现出做出积极改变的态度和行动。
三、如何实现高校会计档案数字化管理的有效性
（一）利用高校自身条件，加强网络安全建设
网络安全建设可有效防范来自外来网站的不安全因素，同时可实现档案管理系统的硬件设备维护与网络管理，进而确保介质的安全。为实现这一目标，高等院校完全可利用学校现有的人力和物力资源优势，调动信息技术人员及教师的积极性，集思广益，提高网络的软硬件建设，采取多种措施保证档案数字化的准确性、安全性。
（二）加强会计档案数字化管理人员培训，提高其工作能力
会计档案信息化管理对工作人员提出了更高的要求，管理人员必须突破原有的档案管理理念，及时更新知识，积极学习并适应档案数字化管理的内容与要求，通过学习与实践提升个人业务素质，逐渐培养自身利用网络技术熟练进行会计档案管理的业务能力。与此同时，工作人员必须拥有良好的职业道德与敬业精神，具有客观公正的态度，实事求是的处事原则，尽职尽责，加强管理，提高档案管理的服务质量。
（三）相关领导应积极予以支持与重视
学校领导必须予以支持与重视，改革档案管理体制，积极引进专业人才对财务档案进行管理，同时建立完整的档案管理制度。比如a系统管理员采用双人负责制和任期有限制的原则，防止人员流动或缺岗造成的损失，同时也避免的现象。b根据工作的重要程度确定安全级别，对于安全等级要求高的系统，实行分区控制。 c制定严格的操作程序，操作操作规程要根据职责分离和多人负责的原则，各负其责，不能超越自己的管辖范围。d制定应急措施，保证在紧急情况下有相应的紧急处理措施，使损失减至最低等等。
（四）通过法律法规性的强制手段对数字化档案的管理和安全性问题进行保护
任何一件事物的安全性都需要相关的法律法规等强制性措施来进行保护，高校会计档案的数字化管理同样离不开法律的支持和保护，通过制定和确定与之相适应的法律法规和制度，确保会计档案数字化管理更加明细化，档案数字化管理的策略更加清晰化。
总之，高校会计档案数字化管理是趋势，但实现会计档案数字化管理还有很长的路要走，因此要依据会计档案管理形成的规律和特点，制定切实可行的会计档案管理制度，为学校领导决策服务，逐步使高校会计档案走入正轨，真正发挥会计档案在高校教学、科研、行政管理和后勤服务工作中的作用。
参考文献：
[1]周长华，吴小军.高校档案管理网络化建设[J].扬州大学学报.2004.6
传统的档案一般是采用以纸质为主，以案卷的形式存放于档案库房中，一般来说档案利用率不高。而新形势下的高校数字化档案是通过计算机、扫描仪等多媒体科技来实现档案的采集、记录、录入、管理、利用，是一种通用性强、操作性高、实时性好、利用率高的新型档案管理方式。通过这种方式可以实现高校各个部门网络资源的共享性，改变传统纸质档案每一次利用查阅都要把纸质档案借阅出来，利用完后再归还，多次借阅造成纸质档案的破碎、丢失等不安全因素，既实现了档案的共享，又保证了档案的安全，大大提高了文档服务，从而达到档案信息资源共享。通过这种数字化档案管理，提高了检索速度，提高了效率，扩大了查询范围，同时还可采用电子加密技术、网络防火墙等技术对档案进行机密处理，大大提高了档案的利用率和保密性。
一、高校档案管理数字化是社会发展、科技发展、高校发展的必然
第一档案数字化是数字档案建设最基础的工作，就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，最终实现档案的快速检索、同时设备技术操作简单，存储空间小，维护方便，安全有效，并且可以实现档案数据的实时备份，这将大大提高了档案的安全性和完整性。第二建立了数字化档案管理，可以把高校的校园网、党政网、互联网、档案管理系统、高校图书管理系统等进行联网就可以充分利用高校各个部门的多方资源，达到资源共享，更好的为高校师生服务，真正做到了让档案渗入到高校发展的领域，使广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。第三高校一直以来都是是社会科技发展的前沿领域，各种新技术、新科技、新设备都在这里可以很好的利用，高校的师资队伍也是有着良好的教育和学历背景，所以高校在接触新知识，获取新信息方面，有着得天独厚的优越条件，这给需要技术、需要计算机的数字化档案管理提供了很好的产生背景。
二、数字化档案管理对高校档案产生的影响
第一，对高校档案利用产生的影响。由于数字化档案管理是通过计算机等多媒体来进行档案的管理，所以每一位查询利用者只要有一台计算机就可以不受任何时间、空间的限制，只要不是涉及加密文件就都可以进入档案管理系统查阅档案信息，这就大大改变了传统手工翻阅查询档案，费时、且不容易查到等缺点，提高的档案的利用率和减少了查阅档案时间。第二，对高校档案业务工作的影响。档案要想规范管理、有效利用，最重要就是要加强对档案的收集。
那么，怎么才能有效开展数字化档案管理工作？笔者认为可以从以下几个方面着手：
第一、加强对档案人员的各项培训。这个培训既包括档案知识业务培训又包括计算机应用技术的培训。信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又了解自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。而传统的档案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高档案工作人员的工作积极性，要在工作中调动他们愿意学习新的技术、新的科技手段来加强档案的利用的思想，首先思想上要引起重视。第二、加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。数字化档案工作是一项新技术、新信息的工作，要想开展好这项新的档案管理模式就必须学了必要的常规高校档案管理制度和档案管理办法外，还要学习适应新形势下的档案信息化相关的知识，只有学习了必要的档案知识，也掌握了信心化技术以后才能适应档案信息化的发展。再次基础上还应该对档案管理人员进行有关档案鉴别的学习，数字化档案在保存过程中受着磁盘、光盘等载体的影响，必须通过计算机进行转换，虽然这种方式速度快、节省时间空间，但是也要考虑到在实际工作中收到技术的不同影响，有可能会产生信息的不全或者错误，这就要求我们档案管理人员对档案的真实性有一定的鉴别能力。第三、加大对档案资金的投入。高校的领导，尤其是负责分管档案的主要领导要定期了解档案工作，听取相关档案负责人的工作汇报，学校要制定本校档案管理办法，用制度要管理档案、用科技要提高档案管理水平。其次要提供档案的必要物质支持，为学校档案管理配置先进设备，还要积极培养、选拔高素质的专业人才作为档案管理人员。充分认识到档案工作的重要性，把加快学校数字化档案工作作为一项重要的工作来开展。第四、及时调整更新档案信息。高校一般学生多、教师多、学校档案类别多，一般包括行政、党群、教学、科研、设备、基建、外事、人事等，所以学校管理对象、管理类别也是很繁多，每年学生招生人数、毕业人数，教职工的新近与退休、教学课程的增减、财务信息的更新、基建维修项目的增加、行政事务的开展等，各项类别要想统计清楚，完整的了解这些情况，按照传统的纸质档案是每年各个部门上交档案室后，通过查阅才能了解这些情况，而现在数字化档案，各部门主要涉及的情况有所改变，通过计算机查询就可以反映当前的情况，但这就要求各部门要及时把更新改变后的情况及时更改。第五、加强档案数字化保密保管。由于档案的数字化载体的不同，它同传统的纸质档案保管条件，保密要求都有着不同的要求。一般传统的纸质档案要求档案室有防霉、防虫、温湿度计等要求，而且保密性一般是指档案借阅要有登记、档案管理人员要遵守相关的档案保密法，不得随便把档案借阅给外人，超过档案借阅期限必须归还等等。而数字化档案往往可能及时磁盘、光盘等等这些占用空间小、存储空间大的数字文件，要对他们保管，一般就要更多的考虑系统的安全，系统的备份等。此外，由于数字化档案可以在计算机上进行查阅，所以就更应该加大网络的安全性，在录入档案的同时，要确保档案信息不丢失、不能被非法篡改等。
随着技术的发展、科技的创新，高校的不断发展，数字化档案建设在今后的高校档案管理中的作用一定是会日益增加，档案本身就是记录历史发展，是我们保存历史、传承历史、证明历史的依据，传统的纸质档案存在不容易收集、不利于保存、不方便查阅等缺点，已经不能适应于历史的发展了，而数字档案有着空间小、存储多、查阅方便快速等优点也被越来越多的高校所接受。但是这种新技术也对档案管理人员的水平提出了新的要求。如何利用好这种新技术把档案利用价值发挥的更好，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题，这就要求高校档案管理人员更要努力学习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理现代化和自动化的需要，为社会发展提供良好的服务。
