2004年年初，滕州市档案局为更好地贯彻落实《档案法》，进一步加强组织人事档案管理工作，组成了专门的调研组，深入到组织、人事、劳动、教育、卫生、市社、商业等干部人事档案相对集中的单位和部门，逐一进行调查研究。通过调查了解到，全市干部人事档案管理工作，由于历史的原因，过去长期处于一种封闭状态，因而造成基础设施落后，管理工作滞后现象。虽然近几年有较大改观，但与新时期干部人事工作和经济社会发展的需要还很不相适应。主要问题：
一是档案员职数不落实。《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)第七条规定：“每管理一千卷的档案需配备一名专职干部”。但从调查统计看，全市大多数单位都没有按《条例》规定配备档案管理人员，况且所调查的32名档案管理人员，其中专职人员只占25％，75％以上的档案人员都是身兼数职，重点工作没放在档案工作上。
二是档案专(兼)职人员中大专以上学历的人员占档案人员总数的50％，但其中受过档案专业国民教育的却很少。据了解，全国正规大学中的档案专业，把干部人事档案管理纳入教学内容的还很少。所以，组织人事档案管理专业人才奇缺。
三是档案管理基础设施差，保管条件落后。据对全市30个管理干部人事档案单位的调查统计，有60％的单位没有专用库房，配备空调、去湿机、防磁柜设备的只占12．5％；实行计算机输入、管理、检索、利用的单位仅有3个，占调查总数30个的1％；配备消毒杀菌机、温湿度自动记录仪的单位一个没有。
四是档案干部队伍不稳定，培训跟不上人员的变动，造成一些档案员业务生疏，管理水平不高，工作质量较差。
面对调研结果，档案局领导一致认为：随着干部人事制度改革的纵深发展，干部人事档案的利用率越来越大、透明度越来越高、流动也越来越频繁，原已形成的管理体制已不适应形势发展的需要，必须进行改革。于
托管的实践
为了把设想变成现实，滕州市档案局馆的领导同志多方争取，几经周折，通过不辞辛苦的努力，取得了社会各界，特别是组织人事部门的大力支持和关心。他们主要做了以下四项工作：
1．经过详细研究，周密考虑，拟就了一份托管干部人事档案的实施方案，为市委、市政府分管领导决策提供了依据。这份方案包括指导思想、托管范围、机构设置、人员配备、资金来源、权限和职责、库房标准、移交办法及托管制度建设等。于2004年7月初向市委、市政府进行了专题汇报。并详细地介绍了全市干部人事档案管理工作中存在的主要问题及其原因和干部人事档案实行托管的必然性和可行性，得到了市委、市政府领导的高度重视。7月16日市委、市政府分管档案工作的书记和市长就此项工作，专门召开了有市委组织部、人事局、财政局、物价局、档案局等5个部门领导参加的现场办公会，一起研究讨论，取得了一致的意见：由以上5家单位联合下发(关于干部人事档案委托管理工作的意见》(以下简称《意见》)并贯彻执行。
2．根据《意见》的要求，创造符合要求的软、硬件条件。档案馆设立了干部人事档案管理科，配备了三名本科大学生(其中档案文秘专业1人，计算机专业2人)为专职档案员；腾出房屋5间，其中库房3间，使用面积126平方米；筹措资金25万余元，购置密集架150组，库房内安装了空调、去湿机、消毒杀菌机、自动报警器、温湿度自动记录仪等先进管理设备；建立健全了收文、退文、查借阅、转递、销毁、死亡人员登记及保密等各项管理制度，并悬挂上墙。随后，首先托管了市委组织部、市人事局管理的一般干部(含工勤人员)档案和各类专业技术干部档案，使此项工作有了良好的开端。
3．完善相关制度。针对所托管干部人事档案中存在的材料不全、整理不规范等问题，成立了干部人事档案审理工作领导小组，按照《条例》和《干部档案整理工作细则》的要求，对每册档案中的《干部年度考核登记表》、《工资变动审批表》、《大中专毕业生定级审批表》、《专业技术职称审批表》等材料逐一进行审核，并对档案材料进行鉴别、登记，并与所在单位登记名单核对。在审核中发现漏缺的材料，立即落实有关人员收集补充，并把所有不规范的档案重新分类、排序、编目，重新整理装订、装盒，使之达到规范化、标准化的要求，为实现干部人事档案的现代化管理奠定了基础。根据核对结果，并依据《意见》规定标准(向干部所在单位按每人每月1元收取托管费)，目前已收取托管费12万余元，为干部人事档案托管服务工作的正常开展提供了经费保证。
4．实现信息化管理。在市委组织部和市人事局的支持、帮助下，使用GPMS3．1档案管理软件，依据“一般干部(含工勤人员)信息采集表”的有关内容，建立了人事(人才)信息数据库。数据库信息涵盖干部基本情况及学历与学位、行政与党派职务、流动情况、工资、干部调动与交流、专业技术职务、岗位变化、个人简历等30多项，顺应了干部人事档案管理现代化的大趋势，促进了人才资源的优化配置和开发利用。
托管服务的好处
1．从分散式管理转变为集约式管理，使干部档案工作在组织形式上有了保证。档案馆托管干部人事档案后，负责管理所有委托单位形成的全部干部人事档案资料，把收集、整理、鉴定、立卷、归档、统计、保管、利用等各个环节紧密联系在一起。减少了中间环节，强化了对档案工作的监督、检查和指导，改变了过去那种“家家有档案员，户户有档案室”，多头管、小而全，在工作上摆不上位挂不上号的被动局面，符合“精简、统一、效能”的原则。
2．既改善了档案保管条件，又为委托单位节约了大量的保管经费。干部人事档案委托档案馆集中管理后，所用库房和装具都基本达到了国家有关规定和标准，档案保管和保护的设施齐备，并且实行计算机管理，从根本上保证了档案的完整与安全。过去，按照档案保管的要求，各单位都得分别配备人力、场地、设施、设备等，现在有档案馆配备一套就可以了。这样，由于规模效应，节省了大量的资金，符合“高效、
精简、节约”的原则。
3．有利于加强人才资源建设，提高档案服务社会的水平。传统的干部人事档案管理模式在一定程度上是一种封闭式的自我管理，为社会服务的职能难以得到充分发挥。委托档案馆集中统一管理后，为干部人事档案资源的共建共享创造了良好的物质基础，把各委托单位的个体优势化作资源整合后的整体优势，促进人才资源建设的统一协调发展，并进一步探索人才资源如何更好、更直接地面向社会，服务社会。
4．有利于档案干部的培养，提高档案管理专业化水平。干部人事档案的统一集中管理，并非简单的档案堆砌和罗列，而是具有一定科技含量的集约化管理。过去，各单位的档案员大多数都是身兼多职，且流动性较大，他们没有长远的工作打算。档案馆统一管理后，设了专职人员，他们掌握国家档案工作政策、熟悉档案管理各种法规、标准，有较高的专业知识水平和技能，且他们业务单一，便于统筹考虑自身的工作，认真学习和钻研业务，不断提高档案管理专业化水平。
5．有利于实现干部人事档案信息资源共享。干部人事档案是干部活动的历史记录，贮存着于部个人的文化程度、专业技能特长等诸多方面的信息，是一种重要的人才信息资源。干部人事档案委托档案馆集中统一管理有利于建立人才数据库和计算机网络，通过网络及时人才信息，开展咨询，以供党政机关、事业单位、高新技术产业、知识密集型服务部门择优录用所需的各类专门人才；同时能为加强人才交流与合作创造条件。
6．提高了档案的利用效率。干部人事档案委托档案馆集中管理后，方便了社会各界人士的利用。原来查找一个问题，得跑好几个部门，现在涉及组织、人事、劳动等多家的相关问题，到档案馆一次即可查到。
7．提高了档案部门的社会地位。干部人事档案委托档案馆集中管理后，有利于档案行政管理部门依法对干部人事档案工作进行宏观管理和监督、指导，也有利于干部档案工作纳入全国档案工作管理体系，同时提升了档案人员的社会价值，为档案馆事业的发展注入了生机和活力。
要研究的问题
档案馆托管干部人事档案作为一个新生事物，是档案馆业务的有效拓展。但也正因为它是一个新生事物，因此仍有许多问题需要进行认真的研究和探讨。从目前滕州市档案馆托管干部人事档案的运作来看，今后需认真研究的问题主要有两个方面：
1． 以为通过项目档案委托就可替代建设项目全过程档案工作。某些建设单位在工程开工初始即对项目档案整理进行委托。殊不知项目档案质量优劣的根本取决于工程建设全过程档案的系统管理，文件资料的形成质量和积累内容的齐全、完整与项目各参建单位人员的整体档案意识和作为完全相关。经常出现在项目档案中的原始资料质量、原件散失、签认不全等问题，不可能仅仅通过中介整理机构的参与和努力就能够实现的。由于工程档案的本源性、原始性的性质决定了项目档案文件资料的不可后补和不可替代性，并决定了项目文件资料的形成积累必须同步进行，才能见效。因而，项目档案整理的委托不能取替工程项目建设全过程的档案管理工作活动。
2． 认为通过项目档案委托整理即可保证档案验收工作的顺利通过。个别建设单位不重视工程建设阶段文件资料的平时积累和归档，寄托于通过档案委托整理来通过档案专项验收工作。殊不知公路工程档案的验收有其标准和要求，项目档案的质量包括两方面：一是内容质量，二是案卷质量。内容质量是指档案所反映的数据准确性。案卷质量是档案的完整性、系统性、规范性程度。项目档案要求外观与内在质量统一，而档案的内在质量重于外观形式。对工程建设全过程档案管理工作极不重视和放任自流所产生的档案，即使有最好的整理形式，内在质量一团糟时，也不可能通过档案验收关。
某些建设项目平时档案意识不强，到工程后期整理阶段发现文件资料短缺不全和质量缺陷时，采取临时查找、拼凑补救的办法。个别项目在工程交（竣）工阶段或档案专项验收时为应付档案验收，甚至存在造假情况，由此带来的项目档案后期返工、完善补缺工作十分繁重，并造成工程档案的严重失实问题，项目档案真实性、准确性更无从谈起，贻害无穷。
3． 档案委托整理的技术标准、质量要求不明确。个别工程项目在签订委托整理合同时往往忽略了公路工程档案的行业标准和质量要求，所形成的档案极易倾向于文书档案形式特点，与公路工程档案的行业标准有一定差距。
公路工程项目档案的委托整理新形式是公路工程引入市场经济，利用市场机制的必然发展趋势。公路工程建设走向市场化后的档案管理是一项艰巨、复杂的系统工程，需要上下左右联动，正确处理公路工程建设内部与外部环境的关系，值得即时探讨的重要问题。
公路工程项目档案工作必须实行全过程管理
1．明确工程项目档案整理的主体。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理要求，由文件形成单位进行整理。”交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定：“公路工程各参建单位应当将公路工程文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中”；“公路工程建设单位各承办机构和公路工程的承包单位在项目档案完成时，应向建设单位移交系统整理过的全部文件材料。”在当前公路建设任务繁重，建设项目档案专业力量严重不足的现实情况下，存在难以如期完成项目档案整理的实际情况，通过项目档案的委托整理应是一条可取的、积极的途径，但档案管理环节和措施控制是项目档案质量的根本保证，公路工程项目档案的质量及完整齐全性取决于工程建设全过程文件资料的形成质量和积累、收集各环节的基础工作扎实与否，对此项目档案的基础工作只能加强不能削弱。
2． 加强项目档案的平时管理，提高文件资料的形成质量。公路工程建设事关百年大计，质量问题至关重要，且质量的文字表述全部记录在档案资料中。公路工程档案来源于工程建设职能活动，从文件资料的产生到归档整理要经历较长时间，中间经过多种环节，每一环节的工作质量都会直接影响其形成质量、完整性、齐全性和准确性。建设单位在工程建设中对工程质量严格把关的同时，应加强对工程参建单位的档案管理指导、督促和协调作用，项目监理应切实加强工程监理过程中形成的文件资料的完整性、系统性、准确性及隐蔽工程和竣工图的质量控制。
1.“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。
2.“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。
目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：
一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。
二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。
综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：
1.有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
2.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
3.会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
4.财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
5.会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：
1.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
1.“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。
2.“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。
目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：
一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。
二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。
综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：
1.有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
2.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
3.会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
4.财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
5.会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：
1.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。
2 “财务集中制”形式
即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位的银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。
3 目前，会计委派制下会计档案管理存在的一些问题，主要表现为：
3.1 有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案
这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
3.2 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档
会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。
”保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
3.3 会计工作与会计档案管理相脱节
会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案管理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
3.4 会计档案管理制度亟待完善
制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
4 针对会计档案管理的上述问题，我认为，医院财务方面应做好以下几个方面的工作：
4.1 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制
实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
4.2 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量
档案馆在政府信息公开工作中的主要任务分为集中查阅场所的建设、依申请公开受理点的委托、档案中政府信息的提供利用和已公开政府信息的管理四个方面。
第一，档案馆政府信息集中查阅扬所的建设任务
国家档案局在全国开展的档案馆已公开现行文件的利用服务工作，为国家档案馆成为政府信息集中查阅场所创造了良好条件。上海市档案馆正是在贯彻国家档案局关于创新服务机制，拓展服务功能，广泛开展现行文件利用，在社会上已经产生相当影响的基础上，从2004年开始，上海市和区县档案馆普遍建立了政府信息公开查询工作，成为同级政府指定的政府信息集中查阅场所，积极开展了政府信息公开查询服务，这是档案馆政府信息公开工作中的一项主要和直接的任务。
第二，档案馆依申请获取政府信息委托受理点的建设任务
上海市和区县档案馆在悉数成为政府信息公开集中查阅场所的同时，有将近一半以上的档案馆逐步成为市、区两级政府及其相关部门开展依申请公开政府信息的委托受理点，这是档案馆既为市民利用政府信息提供方便，同时，也为政府及其相关部门服务的一种尝试。政府及其各部门的工作既繁忙，又分散，给老百姓查询，特别是申请获取政府相关信息带来不便，需要有专门的机构和人员从事受理工作。越来越多的政府部门，包括办公厅(室)，在政府信息依申请公开受理过程中，感到需要有个前台服务窗口，而老百姓则希望这个窗口能够集中，以方便查询和利用，于是，档案馆很自然就成为各机关的委托对象，成为委托受理点。但是，也要看到，由于受理和审批工作涉及相关方针、政策，专业性很强，既需要统一受理，又要分部门、分专业的分头办理，所以，受理委托实际上是一种过渡，档案馆受理点仅仅是一个传递和纽带，需要明确相应程序和承担有限责任。
第三，档案中政府信息的提供利用任务
政府信息公开工作是没有溯及力的，即从2008年5月1日起开始施行，不溯及在此以前的工作。但政府信息是有溯及力的，即从2008年5月1日以前产生的政府信息，应该主动公开和依申请公开的，仍然需要公开。溯及的上限时间不定，但这些政府信息无一例外均已归档保存。由于历史原因，这些档案中的政府信息利用率很高，在依申请提供的政府信息中，这类信息占了绝大多数。档案馆成为依申请公开政府信息的主要来源，面临着繁重的提供利用任务。
档案中依申请政府信息公开，有的经审查可以公开，但有的经审查后仍属于免予公开。因此，在政府信息公开工作中，就出现了重复申请同一政府信息公开的，有的甚至与、上访相联系，成为老申请户。经常提起申诉，甚至使政府机关成为被告的。上海在四年多的实践中，这类申请未被政府机关批准而产生的诉讼案件时有发生，这就要求档案馆作为历史政府信息的保管者，在政府信息公开中从后台走到前台，成为直接的参与者，有时候还会成为矛盾的焦点，这对档案馆做好政府信息公开工作提出了更高要求。档案馆要及时研究涉及政府信息的档案提供利用问题，为政府各部门开展依申请政府信息公开当好参谋和助手。
第四，档案馆适应政府信息公开需求的档案管理改革任务
政府信息在公开过程中，自然产生了一套管理标准与规范，按照其自身规律，形成了与以前有所不同的管理模式与方法。这些政府信息作为文件材料，包括已经公开和依申请公开的，在档案管理上，与非政府信息有着不同的要求，特别是已公开的政府信息在归档时，对文件材料的分类、组合、装订、保存和利用等提出了许多新的要求，传统的档案管理方法需要改革以适应政府信息公开工作的需要，档案管理部门的任务，就是要将政府信息的公开与档案文件的管理相衔接，以方便已公开的政府信息归档乃至移交档案馆后仍然方便老百姓的利用。
今天的政府信息，就是明天的档案。已公开或经申请可以公开的政府信息，在明天成为档案后，不能因为是档案而影响政府信息的利用，这就要求档案管理必须适应政府信息管理的特点和要求并加以改革。档案管理改革的核心是要解决目前档案管理中以卷为单位，单套纸质版以及不能有效识别已主动公开的政府信息材料等问题。
档案馆在政府信息公开中的作用
首先，档案馆要在集中查阅场所建设，特别是信息资源建设中发挥组织和协调的作用
2004年以来，上海市各级档案馆加强集中查阅服务建设，主要有三方面的任务，即信息资源建设、软硬件环境建设和人员队伍建设，核心是信息资源建设。虽然从一开始，市政府就已将档案馆作为集中查阅场所，并明确要求各机关向档案馆送交主动公开的政府信息，但在实施过程中仍有很多困难。为了及时、完整地收集政府信息资源，上海市档案局与上海市信息委、上海市政府法制办联合印发《关于加强政府公开信息送交工作的意见》，规定：“各级政府机关在向社会公开信息的同时，应向同级档案馆送交信息全文以及《指南》、《目录》、《年报》的电子文本一份，其中行政规范性文件和《指南》、《目录》、《年报》还应送交纸质文本两份。”市档案局还直接参与了由市监察委和市信息委等组织的政府信息公开专项检查和年终评估等活动。这一系列规定和举措的出台及宣传贯彻，为档案馆顺利开展政府公开信息的接收和资源积累提供了有力保证。
其次，档案馆要在政府信息公开工作中发挥桥梁和纽带的作用
桥梁和纽带的作用主要体现在委托受理点的工作上，其基本程序是由相关政府机关作为委托方，提出委托受理要求，将社会申请获取政府信息受理点委托设置在档案馆，双方签订一份委托协议，档案馆按照统一、规范的申请人书面申请(申请表)进行形式要件审查，经检查符合要求后，出具受理登记回执，承担受理责任，并迅速转交委托机关办理，最后将办理结果按不同模式答复申请人。这里讲的不同模式，是委托受理点在实践中逐步形成了两种运转模式：一种是分散式，即档案馆出具的受理登记回执盖有委托机关受理章，由委托机关办理后直接答复申请人，同时抄送档案馆委托受理点；另一种是集中式，即档案馆出具的是委托受理点统一受理章，转交由委托机关办理后，将办理结果回到委托受理点作统一答复。两种模式各有利弊：一般大机关适用于前者，小机关适用于后者，政策性、专业性强，事情较复杂的，适用于前者。在档案馆尝试委托受理点的初期阶段，前者模式比较稳妥。
二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
对婚姻档案查询工作不满意的群众，不是因为我们的服务态度不好、工作不认真、不尽责，而是因为普通群众对婚姻档案查询工作的非正确认识。婚姻档案虽然没有被国家机关认定为秘密文件，但也不是完全开放的文档，不是任何人或者机关可以随意查询的，这点是婚姻档案与其他普通文书、科技档案相区别的地方，也是大多数婚姻档案查询群众不满意我们工作的根本原因。
一、婚姻档案查询中的困惑
民政部和国家档案局联合的《婚姻登记档案管理办法》，明确规定了婚姻档案查询利用方面的内容。但是各民政部门对于该法律文件的理解和贯彻不同，造成了不同地方标准不同，给查询者造成了不好的印象。在多年的实践工作中，这些问题一直困扰着笔者，本文就下面几个方面问题和大家一起探讨。
（一）婚姻当事人授权委托他人代为查询婚姻档案。在日常生活中，婚姻当事人因故或者嫌麻烦，本人不亲自去民政机关查询婚姻档案，常常授权委托他人代为查询。这种情况下，被委托人通常为律师事务所律师，律师持婚姻当事人的授权委托书到民政机关查询或者利用婚姻档案。这几年的接待中存在这样一种现象：只要被委托人是律师，且他们持律师证和当事人的授权委托书，他们就认为民政机关就理所应当地为他们提供婚姻档案的查询或服务。通常情况下，他们的授权委托书都是没有经过公证的，但是查询的权利意识很强。《婚姻登记管理办法》对于这种情况既没有明确规定，也没有特别授权。但是根据该部法律第十五条相关规定，本文认为，婚姻当事人给律师出具的授权委托书只要是未经过公证机关公证，那么其就是无效的委托。
（二）案件尚未立案，婚姻当事人一方作为被告，原告方律师要求查阅被告方婚姻档案。根据《婚姻登记管理办法》第十五条相关规定，人民法院、人民检察院等国家公权力机关，因案件需要，须确认当事人婚姻关系的，持单位介绍信可以到民政部门查询婚姻档案;在诉讼过程中，律师等案件诉讼人持相关法院的证明材料及其本人相关有效证件可到民政部门查询与诉讼有关的婚姻登记档案。故案件尚未立案，无相关法院的证明材料且未在诉讼过程中，为了保护婚姻当事人的合法权益，原告方律师持书和律师证查询被告方婚姻档案的，民政部门不提供查询服务。
（三）婚姻当事人一方为原告，向法院离婚，委托律师查询婚姻档案。这种情况下，原告方委托的律师通常持状、原告方的书面授权委托书、律师证、身份证，要求民政部门提供婚姻档案查询服务。此时，如果原告方的书面授权委托书是经过公证的，那么民政部门应该提供查询服务。如果没有经过公证，则按照《婚姻登记管理办法》第十五条第四项规定，不提供相关查询工作。如律师能够提供委托人的身份证原件，再加上其他必备证件和委托书，我们在实践中可以间接认定该份委托的真实性，为该律师提供婚姻档案的查询服务。
（四）婚姻当事人要求民政部门提供特定时间段的婚姻状况证明。在给当事人进行财产继承、财产确认公证时，公证机关通常需要当事人提供特定时间段内的婚姻状况的证明。本文认为，此种情况下，不应提供该证明。因为，有些婚姻档案资料因为历史原因，收集不完整，并未全部归档。有的群众，即使结婚了，也没有建立婚姻档案。不能因为没有婚姻档案的存档，就简单认为当事人没有结婚。
二、完善婚姻登记档案查询的建议
由于大家对《婚姻登记管理办法》的理解有差异，部分地区的民政部门对于上文提及的几种情况提供了查询服务或者相关证明。当遇到不给这些群众提供相关服务时，就会发生冲突。为保护婚姻档案当事人的合法权益，维护社会稳定，本文认为，相关领导机关应对如何贯彻执行好《婚姻登记管理办法》进行认真研究，制定一个在全市内可操作的、统一的实施办法。这样民政部门才能更好地为人民服务。
（一）统一《婚姻登记管理办法》第十五条第三、四项规定。在全市范围内，各民政部门统一《婚姻登记管理办法》第十五条第三、四项的操作标准并严格执行。对于被委托人的书面委托书没有经过公证但其持有委托人身份证原件的情形，明确其是否可以是婚姻档案查询的合法手续。
（二）细化《婚姻登记管理办法》第十五条第五项内容。首先，明确属于其他组织、单位和个人可以查询婚姻登记档案的合理利用目的的情况。其次，明确适用情况。对婚姻当事人因身体欠佳，不方便亲自前往民政部门查询或者双方当事人已经去世的情况，查询人须持有当事人的身份证原件或者户口本以及当地基层组织开具的证明，并经民政部门领导同意，方可为其提供相关服务。
（三）婚姻当事人要求民政部门提供特定时间段的婚姻的情况，对此情况应作出具体规定，明确具体需要哪些手续、证明。
在国有企业改制之初，苏州市档案局就积极与市体改办、经贸委等单位协调，先后下发了《苏州市国有破产企业档案处置暂行办法》和《苏州市国有(集体)企业产权制度改革中档案处置暂行办法》，对转制、关闭、破产等企业档案的处置原则、处置方法、档案流向提出了具体的、可操作性的意见，明确了责任要求。在“统一领导、分级负责”原则的指导下。建立和推行了“宏观管理、分类指导、依法行政、规范服务”的档案处置工作运行机制。明确了改制企业主管部门是档案处置工作第一责任部门，并对改制企业档案归属和流向作了规定：基建、设备档案随实体转移；产品、科研档案列入国有资产转让，没有转让的移交企业主管部门；会计档案按国家档案局和财政部门的规定，移交企业主管部门；劳动人事档案按市委组织部等四部门发文的有关规定办理：文书档案、照片档案、实物档案及其他档案移交主管部门；百年老厂、特色产品等珍贵档案移交市档案馆。
苏州百年老厂多、名企名店多，一些传统工艺、传统技术和产品在全国都有一定的影响，其档案十分珍贵。但苏州市改制企业档案数量浩大，如果全部接收进馆，恐难承其重，因此苏州市档案局区别情况。突出重点，对珍贵档案实行抢救和保护，下发《关于做好企事业产权制度改革中档案接收进馆工作的通知》，将全市百年老厂、名品、名店及反映苏州特色的具有重要价值的珍贵档案接收进馆，要求49家进行改制的名优特企业将档案移交苏州市档案馆，并深入企业，逐家落实任务，进行规范的系统整理。目前已有19家企业23,328卷档案接收进馆，其中有苏州火柴厂、太和面粉厂、苏纶纺织厂这类百年老厂，也有振亚丝织厂这类苏州知名企业。
方便利用，委托代管
在国有企业改制档案处置实际工作中，苏州市档案局坚持政策原则不放松，具体处理方式结合实际可灵活变通，这样，既能保证国有资产不流失，维护国家的利益，又能兼顾转制企业生产管理的需求，发挥档案的最大作用，方便转制后企业的正常利用。针对不少企业因生产、管理的需要，就档案的处置向主管部门申请，要求全部或部分留用，甚至有的企业阻挠主管部门按规定上门接收档案等情况，苏州市档案局及时与企业主管部门进行研究磋商，调整档案处置工作的策略，印发了《关于对部分转制企业档案实行委托管理的意见》(以下简称《意见》)，提出可根据实际情况，委托企业代为国家保管原改制单位的档案。《意见》规定了委托代管档案的程序、条件、档案的范围、委托的期限、手续以及应负的责任等；凡要求留存利用原单位档案的企业，必须提出申请，经市档案局和企业主管部门研究同意，由企业主管部门与企业办理委托代管手续，签订代管协议；在代管期间，如企业产权发生变动，主管部门可随时收回由企业代管的档案。苏州市档案局根据企业签订的委托代管协议，每年对委托代管企业进行检查，督促企业做好代管档案的保管工作；对违反协议的，及时进行处理；对不符合保管条件影响档案安全的。督促企业进行整改。逾期未整改或整改不到位的，可依法接收其所代管的档案，以确保档案的安全。委托代管这一方式，受到了改制企业的欢迎，避免了处置工作中的矛盾。促进了国有企业改制档案处置工作的顺利进行。目前，苏州市已有数十家改制企业签订了委托代管协议。涉及10多万卷档案。
创新模式，推进苏投实践
2004年，苏州市8个产业局改造成立的控股公司全部撤销，其中6个行业合并成立苏州市工业投资发展有限公司(以下简称苏司)。其所属308家企业约有档案160余万卷，约为全市应处置档案数量的三分之二。苏司针对所属企业改制档案处置工作的实际情况，决定成立档案中心，组建专门档案处置工作队伍。并计划将市中心文博旅游区的一家中型破产企业(占地23亩。建筑面积2万平方米)的厂区改建为档案中心用房，集中管理全公司改制企业档案。苏州市档案局将其作为档案处置工作管理模式的创新突破口。全力予以支持、推进。
由于苏司是国有资产投资经营公司，要把破产企业厂房改建为档案用房，必须征得市政府及有关部门同意，将该资产从经营资产中剥离出来。转为非经营性资产。为此，市档案局从抢救保护国有改制企业档案、抢救国家财产的大局出发，积极争取市财政局、市体改办、市经贸委等部门支持，使改建项目得以顺利实施。
