关键词：
新形势；医疗保险档案；管理措施；重要性
社会主义经济的快速发展，人们的生活物质水平在不断地提高。社会医疗保险制度越发的占据重要地位，在人们经历重大疾病或重大伤害时医疗保险是国家给予最及时的经济补助。在新形势下医疗保险档案是唯一记录我国参保人员的医疗参保的数据及其待遇。所以新形势下的医疗保险档案的管理显得尤为的重要。
1.新形势下的医疗保险档案管理的重要性
看医治病是人们生活中最重要的事情之一，而医疗保险是国家给予人们就医的福利。那么医疗保险档案作为人们享有就医福利的依据就显得非常的重要了。而只有完整的医疗保险档案才能保障参保人的合法权益，在治疗重大疾病时才能真正的享受国家给予的福利待遇。也就是说医疗保险档案的管理跟我国人们的切身利益息息相关，特别是在新形势的环境中，科技经济的快速发展，弄虚作假的情况日益增多，所以医疗保险档案的管理越发的重要。医疗保险档案除了与人们的利益紧密联系以外，它还关系着我国医疗保险事业的健康发展。因为医疗保险档案所记录的数据能够充分地反映我国医疗保险事业当前发展的状况，并且也能及时的在实际的数据中指导我国医疗保险事业的未来发展方向。完整、全面、科学的医疗保险档案可以使得医疗保险的工作进行有效的开展，健全的医疗保险制度能够让人们对我国的医疗保险制度更加的有信心。这有利于维护国家团结稳定，增加我国人们对国家的高度认同感[1]。
2.新形势下医疗保险档案管理的措施
改革开放以后，我国的社会主义经济快速发展，国家的综合实力日益加强。而环境的污染，重大的疾病也随即层出不穷。所以医疗保险制度适应了社会的需要，就目前的医疗保险制度对人们的生活而言着实为人们带来了不可言喻的益处，这是国家实实在在的为人们解决生活中就医的大事。所以医疗保险制度非常的受到人们的推崇。医疗保险档案管理的具体措施要适应当前的发展形势，与当前人们的生活紧密的结合起来，当然医疗保险档案的管理制度有一定的超前意识是更加的有利于我国医疗保险制度的发展。
2.1提高医疗保险档案管理人员的管理意识
新形势下想要强化医疗保险档案管理制度首先需要提高的是管理人员的管理意识，只有先从思想上强化管理才能从行动上开展档案管理工作。管理人员没有严格的管理意识的话，很容易在医疗保险档案工作中出现重大的失误。例如，弄丢参保人的医疗档案或者在档案记录时出现工作不仔细不认真导致参保人的医疗保险资料不清楚等等。所以提高档案管理人员的管理意识是非常重要的。针对提高医疗保险档案管理者的管理意识要从两个方面着手。首先要对医疗档案管理的领导进行提高管理意识的灌输，其次是对直接参与医疗保险档案管理者的管理意识的提高。领导的管理意识对于其他管理人员具有榜样作用，简接的影响到医疗保险档案管理工作的有效开展。而其他管理者的管理意识的提高则直接影响着医疗保险档案工作的成效。对于这两方面的管理意识的提高我们可以展开定期的档案工作的培训，或者设置合理的奖惩制度来激励管理者的管理意识[2]。
2.2提高医疗保险档案管理人员的管理技术水平
就目前的医疗档案管理技术水平而言，大多数的档案管理人员的管理技术基本处于初级阶段。随着科技的进步，医疗保险团队已经引进了大量的先进技术设备。然而由于技术人才的匮乏使得这些设备也基本处于无用状态，所以要想提高医疗保险档案的管理我们必须要加强管理人员的技术培训，或者引进高质量、高水平的技术型人才。并且让各个部门相互学习促进每个管理人员新型技术的加强。
2.3建立健全医疗保险档案管理制度，规范相关工作
一个完善的管理制度是医疗保险档案管理工作有效进行的先决条件。建立健全医疗保险档案制度首先要建立一个科学制度的理念，其次要让制度更加的标准化、规范化，加强医疗保险档案库的设备引进，同时将各个工作环节的职责清析明了化，做到各司其职。并且要建立合理适当的监管机制，为医疗保险档案管理制度做好监管工作。最后还需要定时的对医疗保险档案进行查漏补缺，这能够让其管理制度更加的规范化。不定期的进行查漏补缺工作是为了避免工作上的失误，在新时期科技信息的发展的条件下很多的医疗保险档案需要从纸质档案到电子档案的转化。在这个转化的过程中可能会有档案资料的遗漏问题。我们进行排查的过程中能够把有效的对原始的档案进行保存或者补缺。
2.4加强医疗保险档案的信息化管理
科技在进步，信息时代已经席卷全球。那么医疗保险档案管理工作也不能避免走向信息化的管理。所以目前加强档案信息化管理是顺应时代的发展潮流。首先想要实现信息化管理就必须要引进信息化技术设备，然后需要培养信息化技术人才，既能驾驭先进的技术又通晓医疗保险档案工作的复合型人才是目前需要特别培养的。然后就是加强技术设备的日常维护工作，同时也需要加强医疗保险档案的保密工作[3]。
3.结语
综上所述，医疗保险档案管理工作在新的形势下需要新型的管理制度和管理人才。建立健全管理制度，并行以人为本的理念，加强信息化管理是我国医疗保险档案管理制度健康发展的有效之路。为实现我国人人有病可治，有钱可医的的大好前景，医疗保险档案的管理需要更多的得到关注和重视。
作者：郑琳 单位：安图县社会医疗保险管理局
参考文献：
传统纸质档案的载体材料是纸张，而电子档案的载体主要是磁性物质材料，如磁带和光盘等。因此，两者对载体的保护有很大区别。对电子档案载体的保护最重要的是要提供符合磁、光介质的保存环境，电子档案所需的环境温度为17℃-20℃，相对湿度为35%-45%，而纸质档案保存所需的环境温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%；要避免阳光直射，以免电子档案载体材料发生氧化反应，造成信息丢失；远离磁场，存放电子档案的柜架或金属盒要有抗磁性，以免发生消磁或磁化现象；要避免机械震动，以免破坏数据信息的完整性；存放电子档案的库房内还应配有防腐蚀性有害气体的设施和设备，定时进行机械通风，保证环境通风良好。另外，存放电子档案的档案室要配备防腐、防潮设备，远离释放有害气体的工厂，要定时进行室内通风，保证档案室内拥有良好的空气质量。纸质档案的耐久性可以持续几十年甚至上百年，与纸质档案相比，电子档案载体材料的寿命比较短，一般仅为5-10年。因此电子档案应每5年进行一次有效的安全性检查，包括外观检查和逻辑检查。外观检查，即检查表面是否有污垢、损坏等现象；逻辑检查，即用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验，以便进行有效的修正或更新。电子文件不同于直观的纸质文件，需要借助现代化的办公设备才能读取，其中计算机是十分重要的工具，电子文件的显示、拷贝，电子档案的整理、鉴定、利用等都是在计算机上完成的。因此，为了保证归档电子文件的有效识读，要注意对计算机及其软硬件加强维护和更新。硬件包括计算机、扫描仪、打印机、复印机等；软件包括压缩处理的软件以及电子档案所依赖的计算机技术和数据参数，如音频设备文件等。在电子档案归档时应注意收集其属性标识和相关软件，用视频设备获得的动态图像文件还应注意收集其压缩算法和软件。
2.电子档案真实性的维护
由于电子档案的形成快速便捷，在归档的时间上比较自由，可以在文件处理完成后立即归档，也可以在某一时间周期内归档。为了保证电子文件在传输、处理过程中准确无误，防止信息失真，电子文件在形成过程中要随时进行签名、信息验证和身份验证。由于电子档案是由一套特定的数字代码程序组成的，凡是能接触到电脑的人都可以对其进行修改，为防止非法访问或随意改动电子档案，对电子档案的修改、存储、传输等操作要进行实时登记，并以密码形式防止删改，以保证电子档案的真实性。对于需要签署的文本，可以采用声音批示，以弥补单纯的手迹签名的不足。有时为了保证电子文件不被非正常改动，应采取更严格的安全措施，如开发专门的安全保护软件或者编写安全程序；同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对重要的电子文件制作纸质文件加以保存。将电子档案中的电子文件设置为“只读”状态，也能够保证从计算机上读取到信息而不做任何的改动。每一份电子档案都有自己的相关背景，不仅是业务方面的，也包括相关的政治、经济背景。在保存电子档案时需要将这些背景信息一并保存，这不仅能够有效地帮助以后的利用者了解电子文件所包含的信息内容，也有助于证明该电子档案的真实性。
3.电子档案完整性的维护
在保存电子档案的过程中，为保证档案的完整性，需要把电子档案与其他档案的相互关系、相对位置等元数据一并保存，相关的应用软件也需一并保存，包括电子档案的相关电子图像。随着电子档案数量的不断增加，其所占用的存储空间和时间也随之增加。为保证电子档案的完整性，必须做好相应的备份工作。首先要对所有电子档案进行完整的复制，在以后每次复制时，只需针对上一次完全复制后新增加的数据或修改的数据进行备份复制即可。这样能够避免因每次都备份所有数据信息而造成的存储空间和保存时间的浪费，保证电子档案在保存和恢复时的完整性。由于电子档案依赖于计算机和计算机网络而存在，所以要保证电子档案的完整性必须在这两方面做到万无一失，即将同一电子档案保存于两台以上的电脑中，以防止一台计算机出现故障造成电子档案不完整；同时需将同一电子档案保存于两种以上的网络中，防止某一网络被毁坏，造成电子档案失去完整性甚至永久丢失。正是因为电子档案在载体保护、真实性维护和完整性维护方面存在诸多要求，且比较依赖相关成熟的技术，而纸质档案则可以真实、直观地再现文件的原貌。因此，在一定时期内电子档案不会完全取代纸质档案，两者形成并存发展、相辅相成的依赖关系。同时在档案管理工作中也需要二者相互配合，充分发挥电子档案的效用。
4.加强电子档案安全性的防护
网络的普及极大地促进了电子档案管理工作，因此加强网络安全不容忽视。加强电子档案安全防护主要有两点：一是用法律保护电子档案的信息安全，增加法律意识；二是要创建档案安全管理系统，确立基于角色的访问控制模式，充分利用现代信息安全技术，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落实，电子档案数据库安全建设，电子档案管理系统安全运行和与相关信息安全技术结合运用的基础上，电子档案的安全性才能够得到保证。
1、企业人事档案材料内容质量不高
由于上述原因,当前企业许多人的人事档案质量不高,缺乏利用价值,其人事档案材料空洞的、形式的多,细致的、实际性的少;反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多,反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少;反映过去情况的多,反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多,定量描述少;或者只讲优点,避免缺点;内容空乏,个人总结和组织意见尽是套话,无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。
2、“弃档”增多
所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案,对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。一位“弃档”的先生袒露心迹:“10年前从国企出来,到处瞎折腾,哪有心思管档案的事,想的是弄出点儿名堂再说。后来做生意,只关心赚钱,档案的事早就抛到脑后了,生存第一嘛。如果档案能让我生活更好的话,让我不管我都不愿意。但它无助于生活,我才懒得理它,没有它,我照样活得很轻松。”
3、传统的人事档案管理体制不适应新的形势
表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理,人力、物力、资金不到位,重复浪费极为严重。
二、人事档案管理问题形成的原因
1、收集的对象范围太窄
一些企业的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料,而忽视了广大普通职工的材料收集,造成了领导干部的材料多,普通职工的材料少的现象。事实上,人事档案并不是人物档案或名人档案,其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人,而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职,是否出众,都是该单位宝贵的人力资源,有关其个人的材料,都是单位的宝贵财富,人事部门均应根据规定收集齐全。
2、整理不规范
整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作,在《干部档案整理工作细则》中曾明确要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。同样,对于企业人事档案工作来说也应如此。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提,许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱,甚至根本没有清理,有些单位档案随已立卷成册,但没按要求的格式进行分类处理,给档案利用带来了诸多不便。[来3、企业员工人事档案意识淡薄
有一部分企业员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视,认为人事档案是“身外之物”,可有可无,要用时想到、不用时不要,认为人事档案根本不影响自己的发展,有意无意地就遗弃了档案。中新网曾经公布了一项调查数据:在2068名被调查者中,认为“工作中注重的是能力,档案没用”的占到被调查者人数的49.03%,另有12.33%的人表示“无所谓”,只有38.64%的人认为“择业自由,但档案不能遗弃”。这些数据将目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前,机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进,但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的,这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。
三、企业完善人事档案管理的措施
1、探索区域性人事档案管理中心的管理方法
建设区域性的人事档案管理中心,就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心,并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用,使其更好为现代化建设服务。这里的区域性主要以行政区域为主,可以指一个县、一个市,也可以指一个省的范围。从整体上看,全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统,它是由众多的子系统组成的,这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案怜理中心。这是一个控制系统,它保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制,既必要又可行。在操作上,形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保怜个人或其员工的人事档案,由单位及时补充新材料,按期交纳一定的保管费用,用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘了人才,也必须向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能,实现服务人才,促进整个社会人才资源的合理配置。
2、完善企业人事档案内容制度
切实从企业人力资源管理和利用的角度出发,把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去,适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录,突出个人能力的发展,提高人事档案信息的利用价值。具体可从以下四个方面做起:第一,强调“个性化”与“辨识度”;第二,减少主观内容;第三,摈除冗余内容;第四,扩充新内容。
3、对人事档案工作进行考核评估
结合企业档案工作规范化管理体系,探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系,是形成公平、公正、公开的人才竞争机制,为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面做起:第一,主管部门定期考核制度,主管人事档案的各级档案局(馆)、人事组织部门等,有义务对企业人事档案的保管进行监督,可以采用定期考核的办法来执行;第二,中介机构测评制度,从长远发展看,人事档案的测评体系将起到越来越大的作用,人事制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高;第三,个人监督制度,就是同一内容的档案材料交由档案当事人和人事档案管理部门两方共同审核、鉴定,尤其是组织机构的主观评议部分,对于持有异议的部分进行重点核实,对组织和个人双方负责。
论文关键词:人事档案管理问题措施
论文摘要:改革开放以来,我国企业的人事档案管理发生了很大的变化。本文在分析人事档案存在问题和原因的基础上,提出了几点完善措施。希望本文的研究能为相关领域的发展指引新的方向。
参考文献:
会计工作是企业发展运营中的关键步骤，然而根据调查我们发现，目前我国会计档案监督机制并不健全，主要表现在会计信息披露过程中政府监管不足，准则、法规的执行监督不力；注册会计师制度不完善。会计师资格证是对于会计师专业素质的基本界定。注册会计师不仅需要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计，还要收取审计费用，这导致注册会计师对审计单位的依赖性比较强，另外，注册会计师行业目前还没有形成有效的监督机制，再加上企业内部监督机制不完善、领导不重视等，使得内部机制不健全，会计基础工作比较薄弱。在新会计准则下，这些情况成为会计档案管理工作开展的重要障碍。
2、档案管理信息化系统存在安全隐患
在当今时代，科学技术迅速发展，网络已经逐渐普及，电子计算机已经成为企业会计工作的主要手段，对于会计档案也不例外。然而企业会计软件等主要是在市场上进行购买然后进行有关调试，这在一定程度上增加了会计档案管理的安全隐患。2014年新修订的会计准则，《会计准则第33号合并财务报表》、《企业会计准则第9号职工薪酬准则》、《企业会计准则第30号财务报表列报会计准则》等，都对会计数据进行了针对性的要求，可见新会计准则对于电子计算机的依赖性比较大，因此这些电子计算机、网络安全以及会计软件等使得新形势下会计档案的管理形式更加严峻。
二、新会计准则下加强会计档案管理的措施
1、不断改善手段，加强会计档案信息的真实性、可靠性
会计档案信息失真是指会计主体通过弄虚作假、舞弊等手段对外提供的会计档案信息无法真实的反映企业的财务状况。信息化时代，会计信息安全隐患一直是会计档案管理中的重要问题。2014年修订与的新会计准则中我们可以看到，财务报表、薪酬准则等成为修订的主要方面，这些方面会计信息主要是通过数据、报表进行信息记录的，因此对于会计档案信息的真实性、可靠性有了更加严格的要求。在新时期，加强会计软件的开发、加强电子信息系统安全防护墙的改善等成为企业会计档案信息真实性、可靠性的主要保障。公允价值量也是2014年新修订与的会计准则中的重点，公允价值量涉及到了存货、固定资产、无形资产、生物资产、资产减值、长期股权投资等科目的有效核算，使用公允价值量进行企业资产与负债的估量，可以帮助信息使用者根据当下情况做出正确的经济决策。这些新的档案信息成为新会计准则下档案信息管理中的主要部分，因此不断加强档案管理人员的责任心，加强新的电子计算机系统与会计软件的有效开发，对于企业档案管理有着重要的意义。
2、加强会计监督体系的建设，为会计档案管理工作的开展提供保障
在目前新会计准则的指导下，结合当下企业的发展状况以及我国社会经济的发展现状，保证会计档案管理工作的顺利开展需要国家、政府等部门的协助，加强会计监督体系的有效构建。新会计准则《企业会计第41号——在其他主体中权益的披露》中对于主体会计信息披露进行了明确的规定有助于促进会计信息的透明，有助于加强对于会计档案的监督。在新会计准则指导下不断的完善会计规范体系，完善规章制度，加强对于会计档案的有效监督，有助于促进会计档案管理工作的有效开展。
随着《档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》的，我们把监督档案管理列为重要工作内容，不断学习、不断改进、不断完善，逐步将其纳入制度化、规范化
、科学化、超标准化管理轨道，确保了质量监督站各项工作的顺利达标。我站监督档案的的整理工作经历了由过去的手工记录到现在的计算机录入的发展过程，为新疆水利水电建设、管理做出了应有的贡献。领导重视、健全机构，档案管理水平稳步提高。水利工程质量监督档案管理是整个工程质量监督工作的重要组成部分。在水利工程监督工作实践中我们深深体会到，做好监督业务资料的收集，强化对监督档案的管理，不仅能保证质量监督工作按照正常程序进行，使每一个监督环节都能有较全面、详细的记载，起到检查质监人员工作业绩、预控质量、防止事故发生的作用，而且通过检查监督档案内容是否齐全、用语是否准确等，还可全面了解质量监督人员抽查工程质量的频次，工作的广度、深度，尤其是掌握国家有关法律法规以及强制性标准处理问题的能力。同时，对工程中出现的问题可以及时反馈，以便分析查找问题症结，为保证工程质量安全提供监督依据。另外，监督档案的内容既能反映科室和质量监督人员在监督活动中产生文字记录、图片以及签字认可的过程，也能够客观地反映出监督工作的内容、方法、效果。因此，做好监督档案管理工作具有十分重要的意义。监督资料是工作监督过程的真实记录，也是监督人员工作质量的综合反映。为了适应质量监督事业发展的需要，确保档案管理工作不断迈上新台阶，我站配备了档案管理人员，直接负责档案的管理工作。
2档案监督管理
2.1三原则
根据《建设工程质量管理条例》、《水利工程质量管理规定》及《水利工程建设项目档案管理规定》，我站结合本站工作，提出了“三原则”（即质量监督内容规范与监督行为规范化的一般性原则，监督机构遵守法律法规要求的原则，政府监督原则），把档案管理与质量监督工作紧紧融为一体，作为闭合管理的一部分来要求，档案管理与实际工作之间形成既有紧密联系又有相互监督的工作关系，从而使业务资料的检查实现了专业化、经常化、具体化，有效地堵塞了管理工作中的漏洞。为了确保监督档案的质量，促进监督管理水平的提高，我站根据项目的实际情况和项目管理特点，制定了质量监督机构质量监督档案管理要求、项目质量监督组负责整理归档的文件资料主要内容等，以此指导档案的各项管理工作，使档案管理制度化贯穿整个档案管理过程，包括质量监督项目组的建立、质量监督计划、资质及资格复查、质量体系检查、工程项目划分、质量监督检查、质量问题、施工质量评定、工程验收、质量监督报告等。工程验收与档案验收同步进行，除此之外，还应针对各阶段、各环节的档案整理工作对照制度检查执行、落实情况，对重点档案进行必要的核查，使水利工程建设项目的档案管理工作规范化、科学化。
2.2质量监督档案
工程质量监督档案是在水利工程的建设过程中产生的，由于水利工程具有周期长、时间跨度大等特点，且其地质、水文等条件具有的不确定性，大量的工程建设信息随着水利工程的施工不断变化。因此，水利工程质量监督档案的及时性、真实性显得尤为重要。为了及时全面收集工程信息，需要严格执行相关程序及措施，主要有以下几方面：一是在办理质量监督手续时，明确质量监督档案管理责任，将工程质量监督档案管理纳入项目管理进度计划之中，将工程质量监督档案的整理工作，包括资料的产生、建档、保存等要求写入工程质量监督计划中;二是在施工阶段对监督资料形成过程进行定期检查，按照施工进度对相应的施工数据、需要形成监督档案的技术资料及时进行专项检查，保障档案形成的及时性、合理性;三是在竣工及投入使用阶段，采取相应措施对工程档案进行核查，落实好水利工程质量监督档案管理归纳工作，将资料按不同保存要求进行归类、整理，保障各类信息的完整性和真实性。由主管领导负责对监督人员所报的档案资料进行量化考核，并将考核结果进行汇总，作为监督人员年底评先评优的条件之一。这样将监督档案资料管理融入奖惩机制，将会引起质量监督人员的高度重视，明显提高质量监督档案资料的质量。
2.3档案管理范畴新内容
为了改变工作作风，提高办事效率，根据监督管理工作需要，我们将把有关责任单位报审的工程情况，各参建单位的资质及人员资格证件、合同文件等资料的审核工作纳入档案管理范畴，这些资料往往一个工程有几个标段，甚至十几个标段，资料繁多。为此，档案员的工作中增加了接收、初审、转发、退还建设、施工单位报送的建设工程资料，并办理有关登记签字手续；监督员自接到送审资料之日起3日内，必须将审核后的资料返还档案室，否则视为积压资料。这样档案工作将会有以下成效：一是提高办事效率，理顺工程报审资料的相互交接程序，避免因资料积压而影响办事时效；二是方便建设、施工单位，避免报送资料时因监督人员在进行外业工作而导致资料无人接收的现象发生；三是统一对报送资料进行初审，发现重要资料缺项及时一次性告知有关单位，同时为办事人员解答相关业务咨询，减少监督人员的工作量，优化质量监督服务；四是对质量监督档案的完整性、时效性、准确性起到了一定的控制和监督作用。
2.4网上办公自动化
为了提高工作效率，按照办公自动化的要求，我站实现了在站局域网上的信息传输，编制水利工程的竣工工程档案目录和工程传递单，质量监督人员之间通过网络进行传递，不仅提高了工作效率，而且减少了手工操作易出现的纰漏，从而保证了工作质量，同时也便于站领导和质量监督人员在计算机上随时查找有关资料，掌握质量监督动态。目前，我们正在积极筹备，以进一步推动档案管理向电子化管理方向发展。
2.5提高管理人员的管理技能
掌握先进的信息技术和管理方法，不断提高档案管理质量和管理效率，是每位管理人员必须具备的管理技能。档案管理部门应当针对不同的档案管理系统定期对管理人员进行技术培训。培训内容应涵盖工程管理的基本理论、计算机信息系统的操作技巧、档案管理系统的升级维护等相关知识，扩宽管理人员的知识面并完善知识结构，不断提高其技术能力。
——积极开展国家重点公益林档案规范管理工作。针对国家重点公益林档案管理混乱的状况，我局及时抽派3名业务人员对全县7个林场、1个保护所、5个保护站的国家重点公益林档案进行指导整理，使公益林档案得到了规范化管理，进一步保护了国家、集体和林农的利益。
一、医院文书档案管理工作所存在的问题
1、领导重视程度不够高，档案管理者意识淡薄
医院大部分领导认为，医院只要做好教学、科研等方面工作，就能获得社会效益、经济效益的双丰收。同时他们还认为，医院文书档案管理质量好坏不会对医院的发展造成严重的影响，且在文书档案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入将会得不偿失。因此，在文书档案管理方面，医院投入经费较少，设备陈旧，严重阻碍了文书档案管理的发展。由于领导重视程度不够，导致部分档案管理者对医院文书档案管理缺乏法律知识、管理意识，在他们看来，医院的文书档案管理工作就是将医院来文进行收集、整理而已，无任何技术含量。
2、档案管理人员素质低
目前，多数医院将文书档案交由医院办公室人员进行管理。然而，医院办公室人员由于工作比较忙，加之没有足够的精力和时间来管理文书档案，致使大量的资料因不能及时收集、整理而积压过剩。而对于从事档案管理方面的人员而言，由于自身并非专业性管理人才，且学历水平低，相关专业知识、技能欠缺，因而不具备档案管理工作的基本素养，进而影响文书档案管理工作的效率和质量。同时，医院在文书档案管理人员培训方面的机会较少，致使档案管理者思想较为传统，依旧停留在以往的管理模式上，且法律意识不高，不能满足新时展的需要。
3、无健全的文书档案管理制度
目前，我国医院文书档案管理一般设置医院办公室里面。然而，由于以往档案设置管理存在一些严重的问题，导致患者病例资料、医院文书资料散落于各个科室里面，这种管理方式对档案的综合利用开发造成了严重的影响，出现管理松散、档案使用率低等现象，这种现象致使医院各部门之间相互推诿，不利于医院对文书档案的管理。
二、改进措施
1、增强医院档案管理者意识
医院的文书档案管理对医院的管理具有非常重要的作用，故医院领导应特别重视文书档案管理工作，尤其是要意识到医院文书档案管理工作对于医院管理的重要性，进而有利于提高文书档案管理人员对档案管理的意识。同时，医院管理人员要充分重视文书档案管理者，如此方能增强医院的文书档案管理工作，并有助于完善医院文书档案管理制度。另外，要贯彻落实医院文书档案管理制度，以促进医院文书档案管理的规范性、标准性，进而有利于提高文书档案管理水平。另外，医院文书档案管理工作主要是为医院相关人员、患者提供相关资料。随着现代计算机技术广泛应用于医院管理工作中，因而需要医院档案管理者不断提高自身的综合素质水平，同时还要学会运用计算机技术对文书档案进行管理，便于相关管理人员资料查询的同时，还能显著提高文书档案管理人员的工作质量和工作效率。因此，医院档案管理者要提高自身的服务意识，坚持做好文书档案收集、整理、归档工作，便于为医院的使用者和相关管理者提高较为便利的服务。
2、提高医院档案管理者的综合素质
想要提高医院文书档案管理人员的工作质量和工作效率，并充分提高医院的社会效益、经济效益，就必须提高档案管理者的综合素质、专业知识技能。医院文书档案管理工作不仅影响着医院的管理水平，而且还影响着医院的发展。因而医院需健全相关规章制度，并充分做好文书档案管理方面的工作，这有利于促进医院的发展，具有非常重要的作用。同时，档案管理者的综合素质也能对医院档案管理水平造成严重影响，因而医院要设置对档案管理者考核、培训方面的项目，进而有助于提高其综合素质和专业技能，使医院档案管理者适应新时代的管理方法，能运用电子技术对医院文书档案进行管理，以提高其档案管理工作的质量和效率，有助于促进医院不断发展。
3、健全文书档案管理制度
档案管理制度内容较为广泛，如建立档案保管、利用以及档案归档范围等制度，这些制度都应该纳入医院考核方法和岗位责任制当中。由于医院文书档案管理工作具有独特性，因而需要建立符合医院实际的管理模式。目前，多数档案管理机构并不是设立独立的科室，因而在文书档案管理方面没有自，大多数处于被动状态。
引言
电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的优越性
1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
二、电子档案的整理、开发和利用
2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
三、规范电子档案管理的几项措施
3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。
3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。
3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。:
四、结语
电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).
电子档案管理过程中，最大的问题就是信息安全问题，因此对于医院电子档案的管理，首先要对信息安全性进行把关，可以从以下几个方面采取有效防范。首先，医院内部档案存储的保密工作要做到位，医院内部的档案管理系统应该有完善的防御措施，能够很有效的抵抗外来病毒等的侵害。其次，医院要做好内部网络维护工作，应当成立专门的网络维护部门，或者聘请相应的专业人士定期对医院内部的网络信息安全进行检查，一方面是加强对信息安全的维护，另一方面，一旦发现问题或异常可以及时采取相关的防御措施，将外来侵害的危险系数降到最低。此外，对于电子档案管理人员的操作技能应当进一步提升，他们是信息安排的第一道把关，提升他们的技术水平对于提升整个档案管理的安全系数有重要作用。
（二）制定科学、合理、严密的电子档
案工作标准和规范档案管理中存在的很多问题都和不规范的工作标准和操作流程有关，因此，切实制定一套科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范是提升电子档案管理效率的有效途径。医院应当针对需要管理的电子档案类型及档案的特点，制定一套完备的电子档案管理的工作标准，并且监督管理人员严格按照标准流程来操作，这一方面能够规范管理人员的行为，另一方面也能着实提升电子档案的管理效率。对于工作标准的执行一定要落实到位，可以另外制定相应的奖惩措施，对于标准的操作以及高效的工作表现要给与肯定与奖赏，对于不合规与不符合标准的操作过程要给与相应惩罚并且引以为戒，这样，才能让标准更深入的落实到每一个档案管理人员的实际工作中，从而提升档案管理的效率。
（三）提高档案人员的综合素质
医院档案管理人员的综合素质和档案管理的效率有着密切关系，档案管理中的很多问题都是由于管理人员工作中的疏漏造成的，而这些疏漏又是因为管理人员的专业技能和职业素养不够，因此，切实提升档案管理人员的综合素质是很有必要的。医院内部可以定期组织针对档案管理人员的培训课程，这可以帮助他们巩固专业技能，也能端正他们的工作态度，培训过程中管理人员还可以就工作中实际碰到的问题及存在的障碍展开研讨，大家的智慧往往能够更好的让问题得以解决。此外，对于档案管理人员可以提供更合理的晋升通道，这对他们的工作积极性是一种很好的激励，能够促进他们更尽心尽责的为企业服务，给医院的档案管理工作带来提升。
为促进档案作用的充分发挥，应该结合档案管理需要，严格遵循规范流程，健全完善档案管理制度措施，提高管理人员素质，进而有效推动档案管理规范化。但在实际工作中，一些单位没有严格执行档案管理制度措施，管理人员素质偏低，巡视监督不到位，制约档案管理水平的有效提升。本文结合实际工作需要，就推动档案规范化管理提出相应对策，希望能为具体工作开展提供启示。
一、注重档案规范化管理
在思想上要提高认识，明确档案管理规范化的流程，根据本单位实际情况，对档案管理工作进行科学合理规划。并严格遵循各项制度措施，努力提升档案管理工作水平。
（一）明确目标。单位领导要加强联系，密切配合，根据本单位实际，结合档案管理和档案资料使用需要，制定明确的档案管理目标。例如，明确管理人员的工作目标，明确管理制度目标和档案数字化处理所要达到的目标。并在这些目标指引下，严格落实档案管理规章制度，确保目标明确，制度得到有效落实。进而有效约束管理人员各项工作，让他们更好履行职责，促进档案管理规范化。
（二）做好规划。根据档案管理目标，以实现档案规范化管理为目标，做好规划工作。举办各种形式的宣传交流活动，增强档案管理意识，增加资金投入，注重信息技术应用。并制定档案管理的长期和远期规划，对完成较好的单位和个人采取奖励措施，对没有达到管理目标的采取惩罚措施。
二、健全档案规范化管理措施
以推动档案管理制度化和流程化为目标，制定健全完善的管理措施，严格规范档案管理各项活动，避免工作上出现疏忽，让档案管理活动有序进行。
（一）完善制度。以实现档案规范化管理为目标，制定健全完善的制度措施，确保各项制度有效落实。同时还要严格遵守和执行各项规定，让相关制度有效落实，更好约束和规范各项工作流程，提高档案管理水平。
（二）明确责任。建立并落实责任制，明确档案管理人员职责，让他们在职责范围内开展工作。并且管理人员要增强责任意识，遵循《档案法》和档案管理规章制度，做好职责内的每一项工作，有效提升档案管理水平。
（三）奖惩激励。建立奖惩激励制度，让管理人员有效遵循管理制度，增强他们的责任感，提高他们的管理水平。例如，对档案管理到位、水平高的单位和和个人实施奖励，对没有遵循制度措施、管理工作不到位的采取惩罚措施。
三、注重提高管理人员素质
C合采取有效措施，促进档案管理人员素质提高，健全管理培训措施，让他们有效遵循管理流程和制度措施，为档案管理水平提升贡献自己的力量。
（一）引进人才。充分发挥优秀人才的作用，相关单位要结合档案管理需要，以实现档案规范化管理为目标，引进专业知识扎实、管理技能强的工作人员。进而充实档案管理队伍，为有效开展档案管理的各项活动奠定基础，储备优秀的人才资源。
（二）加强培训。以提升档案管理人员素质为目标，构建完善的管理培训措施，明确管理培训目标，更好约束和规范管理人员。加强培训工作，采用讲座、专题学习、课堂授课、参观学习等形式，让档案管理人员深化对理论知识的学习，努力提高管理工作水平，不断积累经验，适合档案管理需要。另外还要加强学习，提高法律意识、责任意识、道德水平，增强对管理工作的适应性，促进档案管理规范化。
四、加强档案管理监督巡视
相关领导要提高思想重视程度，严格落实各项制度，加强巡视和检查监督，及时发现并改进存在的不足，有效规范档案管理各项工作。
（一）健全制度。以提升档案管理规范化水平，有效约束和规范档案管理工作为目标，健全监督巡视制度。合理配备工作人员，明确工作人员职责，让他们有效规范管理活动。根据规章制度和管理规范流程，严格执行和落实巡视监督制度，定期和不定期对档案管理工作开展巡视。要让管理人员明确职责，加强管理，严格遵循相关制度措施。对可能出现的问题，应该及时采取完善措施，从而弥补可能存在的不足，让管理流程更加规范化，管理措施更为有效地执行和落实。同时还要建立有效的巡视监督汇报制度，让负责人汇报自己的工作，做好整改工作，防止档案管理过程出现疏忽，推动档案管理工作水平有效提升。
（二）巡视检查。通过巡视检查能够掌握档案管理基本内容，更为全面地了解现状，进而改进存在的缺陷。巡视过程要严格遵循规范要求进行，确保档案管理严格按照管理流程进行，进而努力提升管理水平。要查看卷宗处理、档案编号是否准确，确保档案资料齐全，对存在的不足及时改进。查看档案数字化处理是否到位，保证数据库资料完整，目录和资料齐全，方便档案资料查询。同时还要注重档案资料巡视和检查，重视数据库更新和升级，提高数据库综合性能，进而有效提升档案管理水平。
五、结语
总之，根据档案管理工作需要，综合采取有效措施推动档案规范化管理。有利于弥补管理工作的不足，进而实现提高管理工作水平的目的。同时也能规范管理流程，促进档案资源得到有效利用，让档案资料在具体工作中更好地发挥作用。
【参考文献】
二、水库档案管理中存在问题
1.档案管理人员信息闭塞
档案管理人员的信息闭塞，导致档案收集的不完全，以至于有部分非常重要的档案滞留在有些部门或个人的手中，这样就会直接影响以后档案的提取及利用。比如某些重要领导的重要讲话、重大会议的一些会议资料、某些业务部分的调查报告等等，这些容易留在个人的手中，而使档案不能归档封存，对日后的调档，查找档案增加困难。
2.档案机构自身问题
档案机构自身也存在一些问题。档案管理机构，没有贯彻实施国家档案管理的法律法规，对档案管理制度的执行力度以及落实程度不够，还存在监督不力的现象，对一些业务部门疏于管理。还有在业务人员的分配和档案管理人员的综合业务素质等等上，离国家要求的标准的档案管理职能还有一定的距离，这些都是档案机构自身需要解决的问题。
3.档案员对部门业务认知差
有许多业务部门的档案分管的领导人都是兼职，徒有虚名，以至于档案的转移、归档工作被影响。这些领导人员对业务部门的了解程度不够，对各种档案的分类以及与档案有关的业务知识都需要进一步的学习，来提高他们的认知水平，从而避免出现由于对档案工作的不重视，使档案遗失，重要资料丢失的现象。
4.各领导对档案工作态度不严谨
各级领导对待档案不严谨的工作态度，不同程度的支持力，就会影响下级档案工作人员的工作积极性。有些部门会经常查阅档案，他们就能充分意识到档案归档保存的重要性，能够把档案按时移交归档；而用到档案较少的部门对于这方面的意识就相当薄弱，不能及时归档，甚至是不归档，这就严重影响到档案在日后的利用，导致档案的不齐全。
三、水库档案管理措施
1.建立完善档案管理机构
档案管理核心是档案管理机构，而建立一个强大有力的档案管理机构就极其重要了。要着重提高档案管理人员的综合业务素质。负责档案的人员以及档案管理人员不仅要有与管理档案相关的专业知识，还要有其他与计算机、网络相关的知识，继续接受教育和学习，才能符合档案管理的要求。还要提高档案管理人员对档案使用的反应能力和响应速度等等。
2.建立档案管理制度
建立并完善档案管理的各项制度、方法、措施等等，且要贯彻实施。档案管理需制定一些切实可行、行之有效的规章制度，使各部门能够按照这些条例，对档案进行分类整理，按照时间顺序归档封存等等。制定具体的归档要求、细化归档工作的流程、明确规定档案的统计、销毁等管理制度、规范档案的使用情况、落实其检查制度等等。
3.建立档案管理网络
建立档案管理网络，利用网络，是档案能更好地为各个业务部门提供服务，提高档案的完整度、归档率及准确度。各部门要设置兼职档案管理人员和分管领导，且要定期进行信息交流，不定时查看归档资料，对其实施动态管理，保证原始材料移交归档。兼职档案管理员要严格按照国家档案管理的法律法规对档案进行管理，贯彻落实档案管理的各种规章制度。
4.畅通信息渠道
