(南医大二附院江苏南京210011)【摘要】干部人事档案为单位提供各类人才基础信息，为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利及提拔任用等提供依据。由于现今档案材料不能全面地反映干部的特征，又因档案管理的封闭性，致干部人事档案利用受限。随着体制改革的深入，民主意识的增强，更新人事档案管理理念，实现档案管理现代化、个性化，提高干部人事档案利用率尤为重要。【关键词】干部人事档案;利用;现状;对策【中图分类号】R271【文献标识码】A【文章编号】1004-5511（2012）04-0410-01 干部人事档案是一个以干部个人姓名为单位，按照科学的原则和方法进行整理、分类、保管，为组织人事部门及其他用户提供服务的一项专门性工作；是一套完整地反映每位职工的个人经历、思想品德、业务能力业绩的历史的真实凭证。干部人事档案利用现状：
1、干部人事档案内容简单、老套，缺乏个性。真正反映个人特性的材料少，档案材料缺乏科学的定性描述和定量考核，信息资源往往不能准确地反映个人的真实情况，不能准确地评价一个人，不能满足多样化的社会公共需求。2、干部人事档案管理模式封闭、僵化。实际工作中一直存在 “重藏轻用”的传统思维，档案人员将大部分精力都集中在档案的收集、整理、鉴定、保管等业务上，而忽视了对其他工作的渗透。随着社会的进步，干部人事工作越来越民主、公开、透明，而干部人事档案管理却仍然处于传统的封闭式、单一式管理模式，这种模式严重制约着干部人事档案的利用。
3、干部人事档案使用的严格控制，致档案使用对象仅限于组织人事部门，这与公民的知情权不相适宜 。人事档案信息分散，系统间无法互联互通导致形成的信息孤岛等等，严重影响人事档案利用的频率和效率。4、干部人事档案材料收集的手段、办法老化，档案信息载体形式单一 ，仍以纸质为主。未能形成声像制品或数字化，使用价值低，不能远程传递，没有实现科学存贮和信息资源共享。人事档案管理流程的欠科学,人事档案管理成本与效益没有得到充分体现。5、我国干部人事档案利用服务政策体系的内容框架尚为形成，现有档案利用服务政策体系整体上“管理性”十分强势，“服务性”却相对弱势，而专门针对“利用服务”出台的专项政策较少，利用服务政策在档案政策系统中“独立性”较弱 。增加干部人事档案利用的对策：1、干部人事档案的利用性取决于齐全、完整、及时、准确、高质量的档案材料。材料的收集是干部档案工作的重点和难点，是人事档案利用的起点和重要基础。我们建立了信息收集网络，专人负责，定期收集，根据掌握的信息跟踪收集，通过查缺补充收集。对不符合要求的、不属归档范围的、内容不完整的、手续不齐全的、与实际情况不相符的材料不予接收。严把材料接收关，保证人事档案的权威性、及时性、准确性和真实性。除收集考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等常规材料外，尽力收集能反映干部经济审计、勤政廉政、科研教学、行风、信用等富有个性特征的、量化的材料。加强档案材料的鉴定，完善审核制度。档案整理的清晰化、有序化，为快速、准确、及时利用档案提供保障。重视研究人事档案用户的多方位需求，有针对性地收集个性化材料。2、档案工作的宗旨是为用户提供服务。树立人事档案利用的“受众”意识，变过去“守摊式”服务为开发式服务。根据干部人事工作的要求和社会生活其它领域的信息要求，进行干部人才信息的加工整理，提供专题信息、咨询意见、政策建议。建立内部局域网，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放 ，建立公开、透明的人事档案管理机制。加强档案信息的开发利用，不断扩大服务范围，深化服务内容，拓展利用渠道。随着社会主义市场经济的发展、人事制度的改革，我们应当适度、有效地借鉴国外人事档案管理的先进经验，促进我国人事档案管理的完善。按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源,在确保档案安全的基础上，提高其利用率。3、人事档案管理过程中要坚持“以人为本”,储存、开发和利用公共人事档案信息资源,既要尊重档案主体的隐私权又要维护其知情权。人事档案不仅为政府机构、组织服务,还要为广大社会公众生活和公民参与社会经济、政治、文化活动提供服务,切实保障广大人民的根本利益。实现人事档案的共建共享，拓展人事档案服务职能。加强业务培训，提高档案管理工作人员素质。人事档案利用工作效率的高低、质量的好坏与档案工作者的素质息息相关。档案工作者必须具备一定的理论水平和政治素养，必须具有较强的服务意识，引导利用者合理、高效、准确的利用人事档案。4、领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；不断优化档案信息资源，建立高效、集成的电子文件数据收集交换系统，为归档材料进行实时在线归档，进档后的数据迁移、数据处理与共享，档案管理部门要进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，建立、完善综合数据库，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，提高人事档案信息的可用性、时效性。通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。采用先进的缩微技术来存储人事档案信息，充分利用新媒体来实现人事档案信息存在形态与传播模式的创新 ，提供优质高效的人事档案信息服务，确保方便快捷准确的利用人事档案信息，实现人事档案信息资源的有效利用。5、尽快建立和完善档案利用服务政策体系，明确人事档案管理的责任、义务、服务对象、方式与内容，制定开放范围和程序，将档案利用服务纳入社会公共服务范畴，增加机关档案室的公共服务责任，用理论指导实践，引导人事档案利用。加大宣传力度。通过各种媒体，广泛深入地宣传，让大众充分了解人事档案服务的功能，了解人事档案内容和用途，了解利用档案的法律法规及程序，消除档案的神秘感。强化利用档案意识，不断提高干部人事档案工作的社会认知度，增强档案信息的接受和利用能力，消除大众利用档案的障碍，从而更方便、快捷、更多地利用干部人事档案。参考文献 ［1］梁娜：《从知情权角度审视人事档案的利用制度》《兰台世界》2007年11月下半月33-34页 ［2］李扬新：《我国档案利用服务政策体系的构建与规划》，《浙江档案》2010年第10期23-26页［3］张慧敏：《人事档案信息资源开发策略探析》《黑龙江档案》2010年第2期31页［4］陈菲 李灵风：《大众化：新媒体环境下档案利用的发展路向》《山西档案》2011年第1期31页
高校干部人事档案的利用主要有组织人事等部门利用档案和个人利用档案两方面。一方面，组织人事等部门利用干部档案是高校干部人事档案利用工作的最主要形式。在选拔任用干部、干部外调政审、转正定级、职称晋升、工资晋级、落实待遇、评优选模、办理退休及引进人才等几乎所有干部人事工作中，都需要查阅干部档案，了解干部的真实全面的情况。干部档案为干部人事工作的公平、公正提供了可靠的依据。另一方面，个人利用干部档案是高校干部人事档案利用工作的重要组成部分。高校注重师资队伍建设，干部报考在职人员硕士学位申请、硕士研究生或博士研究生的比较多，需从干部档案中复印学习成绩表、论文评议书、授予学位决定等有关学历、学位材料。另外，还有出国、公证等需利用个人档案。
二、影晌高校干部人事档案利用的原因
（一）过分强调保密性，利用档案手续繁琐
干部档案是国家档案的重要组成部分，必须严格按照保密制度管理和利用干部档案。但是，有的高校过分强调保密，人为地给干部档案蒙上了一层神秘的面纱。利用一次档案需部门领导、组织部、人事处、分管校领导等几个部门盖章签字，手续十分繁琐，大大影响了档案的利用，也违背了档案利用“以人为本”的原则。
（二）档案管理人员素质不高
干部人事档案管理人员应该是专门的技术人才。有的高校由于档案意识不强，认识不足，把这个重要岗位作为安置站，安排一些别的岗位不好安置的人，导致档案管理水平不高，影响了档案的利用。一方面，个别管理者业务不熟不精，提供利用不能一次到位，需先查检索，再找档案，再按类目查找所需内容，甚至不能提供出全面真实的情况。另一方面，高校普遍存在档案管理现代化水平低、利用靠原始手工操作、效率低下的问题。
（三）档案信息不全面、不准确
由于种种原因，干部档案中的信息存在不准确、不全面的情况。例如，个别干部受利益驱动，年龄越填越小，参加工作时间越填越早，使利用者难辨真伪。
（四）观念陈旧、思想保守
目前高校的干部人事档案管理方法，大多还局限于“看堆式”的管理，重管理，轻服务，方法繁琐，反应较慢，现代化管理水平不高，干部人事档案利用工作滞后于干部人事制度改革的进程。
三、提高干部人事档案服务效能的途径
（一）更新观念，强化制度，删繁就简
首先，根据上级规定和本校的实际情况建章立制，搞好制度建设、制度创新，在确保档案安全保密的情况下，删繁就简，简化利用手续。其次，要揭开档案的神秘面纱，加大宣传力度，有条件、有范围地增加档案的透明度。可以采取将档案有关制度上校园网等方式，增强干部的档案意识，使干部了解档案工作，特别是为档案的保密和利用奠定良好的外部环境。
（二）全面收集，认真鉴别，信息准确
首先，建立收集网络。高校多数因机构精简、人员缩编，干部档案管理人员不足，必须建立以组织人事部门为主，其他处室机关和系院为辅的信息员队伍，形成纵横交错的信息收集网络；同时，建立档案材料上交制度，使材料形成部门能主动上交档案材料，充分发挥信息员的作用，使收集材料的主次渠道畅通，确保干部材料完整及时收集入档。
其次，扩大收集范围，丰富档案内容。随着高校内部管理体制改革的不断深化，干部档案原有的十类内容已不能满足其历史地、全面地反映干部情况的要求，也不能满足档案利用的要求。对此，可将干部的发明创造、论文论著、科研成果等反映其业绩及能力的材料收集归档，使档案成为能全面立体地反映干部个性特点和能力的信息库。
第三，认真鉴别，去伪存真。组织人事部门可根据有关政策，共同对档案中的信息进行审核确认，杜绝年龄越来越小、工龄越来越长的现象，保证档案信息的真实性、准确性、唯一性。
（三）认真学习，强化素质，提高水平
干部人事档案工作是一项科学性、服务性、政治性的工作，在组织、人事工作中处于“辅助”和“服务”地位，具有“配角”和“后台”操作的特点，很难做出惊人的成绩和轰动效应。这使得干部人事档案工作默默无闻，工作成绩与艰辛难以为人所知，难以得到领导的理解，难以进入领导的视野，难以摆上领导的议事日程。应当说，任何一项工作，要取得成绩和发展是与各级领导的重视和支持分不开的。在当前形势下，要推进干部人事档案工作的改革，使其取得新的成绩和有一个大的发展，十分需要各级组织、人事部门领导的重视与支持。干部人事档案由每个员工确凿的原始档案材料构成，记述和反映了该档案人的个人经历，德、才、能、绩、廉（洁）、信，以及成长的轨迹。干部人事档案是考察了解人员的重要手段；是发现人才、使用人才、预测及制定人才计划不可缺少的信息源泉；是落实待遇、澄清问题的凭证；是推进干部交流轮岗，健全激励机制，强化干部宏观管理、推行和贯彻公务员制度的重要依据；是维护个人权益和福利的有力保障；是研究和撰写各类史志、人物传记的宝贵史料。只有认识到干部人事档案对组织、人事工作不是可有可无，而是不可缺少，才有可能重视和支持干部人事档案工作，加强领导并列入议事日程，由一名负责同志分管，分管要真管，切不可分而不管。只有加强领导，才能使档案机构健全，加大人力、物力、财力的投入；才能把档案队伍建设好，使干部人事档案工作与组织、人事工作密切结合、协调发展；才能使干部人事档案工作跟上社会主义建设事业发展的步伐，完成肩负的使命。
2 档随人走与人档适度分离并存
档随人走是人事档案管理工作的一项重要制度。在人事管理工作中，干部的任免权限与主管单位是动态的，人员流动是客观存在的，干部的主管协管单位经常发生改变。为此，人事档案要随着人员的流动，干部任免权限的改变，主管协管单位的变化，及时转至新的主管部门，做到“档随人走”。“档随人走”是保持管人与管档案相一致的有效措施；是保证干部人事档案工作及时为组织、人事工作服务的必要条件；是维护人事档案完整与安全的一项重要业务建设；也是干部人事档案部门接收干部人事档案和充实档案内容的重要途径之一。
长期的实践证明，“档随人走”的最大优点，是保持了人事档案的完整性，使其能集中反映一个人一生的经历、政治思想、品德作风、个性特点、业务专长、工作表现、实际业绩、工资待遇、廉洁诚信、健康状况等全面情况，便于组织、人事部门历史地、全面地了解、考察、选拔、培养、使用干部，有利于充分发挥人事档案的作用和避免“无头档案”的产生。但是，档随人走的制度，却遇到了人员流动频繁的挑战，实践检验证明，它并不是一条普遍适用的规律。档随人走取决于人员与单位之间处于相对稳定状态，流动性不大；机关变动少；人事档案管理规范，转递制度健全等条件。从我国的现实情况看，在以公务员管理或参照公务员管理的党政军机关的干部人事档案，仍可沿用“档随人走”的制度。一个干部（公务员）无论怎样调动或流动，只要还在党、政、军系统内，应坚持档随人走，一人一生只有一套人事档案，是终身的，不得“重新建档”。
3 管理模式走多元化之路
付菊芬调到人事局从事干部人事档案管理工作之初，深刻地认识到仅凭之前从事办公室文书档案管理的基础知识是不够的，干部人事档案管理并不是文书档案管理，干部人事档案管理工作具有区别于文书档案管理的特点和操作规范，她在熟悉工作的同时认真学习了干部人事档案材料的收集、鉴别、整理、归类、入档的基础知识，并下决心、花大力气学习《档案法》、《档案法实施办法》、《云南省干部人事档案管理验收标准》、《文山州干部人事档案管理装订要求》、《保密法》和《保密工作守则》等干部人事档案管理工作的法律法规，还主动参加省、州举办的干部人事档案管理业务知识培训，在不到一年的时间内熟悉和掌握了干部人事档案管理工作的基础业务知识和及操作技能，为下步高质量的做好干部人事档案管理工作奠定了坚实的基础。
二、扎实工作，规范管理
刚接手干部人事档案管理工作时，面对零零散散、大小不一、杂乱无章的需入档材料，付菊芬没有泄气，而是沉住气、静下心，按照干部人事档案整理、装订的规定和要求，一份一份的整理、分类、装订，把那一页页、一份份的宝贵财富用手用心装订到每一卷干部人事档案中，截止底，付菊芬共整理装订干部人事档案3323卷，入档材料15.7万份。她接手干部人事档案管理时，档案管理自动化尚处于起步阶段，为了使干部人事档案管理工作迅速走上规范化、制度化、科学化的轨道，她积极向领导建议，在领导的关心协调下，配备了计算机、打印机、复印机等基础设施，档案室的硬件建设有了很大改观，经过努力，实现了干部人事档案管理电脑检索化，提高了工作效率和服务质量。
三、管用结合，热情服务
付菊芬紧扣历届政府机构改革、工资制度改革、事业单位人事制度改革、干部选拔人用以及服务对象最关心的直接利益问题，不断创新更直接、更有效的服务方式，尽心竭力地做好服务。紧紧围绕规范人事管理这个中心，积极拓展利用和保存两个服务领域，主动为全县干部人事管理工作做好服务，为地方经济发展和社会各项事业提供服务，做到有据可查，让群众满意。如丘北县政府政府机构改革，全县分流了部分人员，在执行政策地过程中，部分人员对自己的履职年限、职级情况不清楚，认为组织人事部门执行政策不规范，付菊芬认真查阅了涉及人员的人事档案后，做深入细致的解释说服工作，最终说服了有关人员，促进了改革工作的稳步推进。又如在底执行离休干部住房补贴政策时，由于涉及面广，补助金额大，当事人及家属极其关注，给政策顺利执行带来很大阻力，付菊芬又根据实际情况，认真细致地查阅了涉及人员的档案，梳理出涉及人员的情况，有效地推进了该政策的落实，维护了当事人的权益。再如以来，全县历次提拔的副科级干部人事档案均出自付菊芬的归类、整理装订，为领导甄别干部、选拔任用干部提供了真是可靠的依据。
中图分类号： F407.61文献标识码：A 文章编号：
档案干部队伍的建设需要保持相对稳定性
一般来说，档案工作是“一项专门业务”，具有较强的专业性和技术性，不是一般的捆捆扎扎就可行的，档案的基础业务工作，特别是立卷归档质量，需要档案干部较长时间的学习、摸索，积累丰富的经验，才能逐渐驾轻就熟地处理立卷中较复杂的问题。随着社会的发展，档案工作又面临着许多新目标、新难点、新任务，这就要求档案干部要不断地学习新知识，更新观念、更新技能，善于提出新办法、新思路，解决新难点，勇于打破传统的旧框，在档案业务上有所创新、有所突破，从而推动档案事业的发展。如果档案干部队伍不稳定，人员调动频繁，就无法提高档案干部的业务素质和业务水平，就会影响到档案工作的连续性。因此，档案干部队伍的建设需要相对稳定。本人认为要使档案干部队伍相对稳定需从以下几个基本方面着手。
支持档案干部的工作。
组织全员学习《档案法》，加大《档案法》贯彻落实的力度，使各级领导的档案意识增强，重视档案工作，经常过问和检查档案工作，解决他们的实际困难，做到经费上投入、人员上培养，使他们安心本职工作。档案干部的工作是默默无闻地奉献，要建立一套激励档案干部积极进取的制度和方法，杜绝不正之风给档案事业带来的不良影响，让真正热爱档案事业的人、具备了档案专业水平和能力的人来从事档案管理工作。档案干部的工作遇到困难、阻力时，各级领导要力排阻难，大力支持档案工作。同时要加快提高档案干部综合素质的步伐，在档案工作中形成尊重知识、尊重人才的良好风气，把培养有政治素质、文化素养、专业知识、精通业务、严明纪律的档案干部队伍纳入档案事业发展的规划。
关心档案干部的生活。
“档案部门是一个艰苦的部门，档案工作是一项辛苦、清苦的工作，要有一支稳定的档案干部队伍，就需各级领导热情关心档案工作者的工作、学习和生活，不断提高他们的社会地位和生活待遇，充分调动他们的工作积极性。”为了保护档案的安全，有效达到防高温高湿、防虫防霉等目的，库房一般处于密闭状态，而且使用了防虫防霉等对人体有害的化学物品，库房内空气混浊，档案干部经常出入，给他们的身体健康带来影响，为调动档案干部的工作积极性，一方面要重视改善和提高库房内空气质量，另一方面还应考虑给予他们一定的健康补贴。专业技术职务关系到档案干部的切身利益，在聘用技术职务时各单位不能重科研轻档案，挫伤档案干部的工作热情，不利档案干部队伍的稳定。
重视档案干部的学习。
由于工作方式、方法长期单调而枯燥，使得许多档案干部缺少创新意识，墨守陈规，按传统办事，日常档案工作只是满足于每年立卷归档多少卷，提供档案利用服务多少卷次，对于现代科技的发展情况、档案工作是否适应新形势、社会发展需要哪些服务等等，却一无所知或知之甚少，档案工作服务于市场、服务于社会的功能不能得到充分发挥，必将使档案工作失去生存的活力和市场，因而要不定期的组织档案干部外出参观，学习先进经验，开阔视野，不仅能提高档案干部的积极性，充分发挥他们在工作中的主动性，而且有利于提高档案工作水平，稳定档案干部队伍的建设。
档案干部队伍的建设需要提高整体综合素质
随着我国科技不断进步，经济飞速发展，档案工作涉及的领域越来越宽。因此建设一支政治素质高、业务能力强的档案干部队伍尤为重要。档案干部要把学习作为生活中的第一需要，把继续教育作为一种必然选择，努力学习，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，运用计算机技术、信息技术实现档案工作的现代化。
提高政治素质。
档案工作是一项维护党和国家历史的真实面貌的工作。 “又是一项机要工作”。各级领导要从思想上、业务上、作风上加强档案干部队伍的建设，以提高整体综合素质。鼓励档案干部不断加强自身的政治修养，忠于职守，遵纪守法，严守机密，踏实工作，努力使档案人员养成具有严明的组织纪律和良好职业道德的专门人才。
提高业务能力。
各级领导要把档案干部队伍的继续教育作为档案工作的重点来抓，采取多种形式培养复合型的档案干部。
一是举办各种类型的理论培训班，使档案干部掌握的理论知识随着社会现代化的发展而不断更新、充实，如档案工作上岗培训、档案专业知识培训、提高档案专业培训、各种专题培训等。为适应高新技术发展需要，还要着重培训计算机管理等信息技术方面的知识，利用现代计算机技术提供远程服务，实现档案信息资源的共享。
二是举办各种门类、各种载体的档案培训。如会计档案、科技档案、工程档案等培训，从各个方面、各个角度提高档案干部的综合业务素质，增加档案干部队伍的管理能力。
三是推动档案工作升级。档案工作升级是提高档案管理水平、促使档案管理走上规范化、标准化道路的最佳途径。尽管升级是一个忙碌、辛苦的过程，档案干部在这个过程中却可以使自身的业务素质得到提升。有计划、有步骤地制订本单位升级目标，使单位档案工作的整体水平上一个新台阶，更好地开发利用档案信息资源，为本单位各部门工作提供服务。
四是建立档案工作协作组。协作组的建立，可以加强档案干部的横向联系，经常开展研讨活动，达到互相学习、共同提高的目的，通过“请进来、走出去”，开阔档案干部的视野，激励他们积极进取，增强他们的工作信心，以达到稳定档案干部队伍之目的。每季度开展一次活动，活动内容有新一年的工作安排、布置年度工作检查任务、学习相关文件等，及时组织学习相关文件，有效地提高了基层档案干部的业务水平。
提高服务质量。
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）09-0072-01
一、增强服务意识，变被动管理为主动服务
长期以来，档案管理工作受传统管理模式的束缚，过去人事档案的管理始终局限于干部工作，一直处于一种被动的状态，既看门守摊，坐等上门。要发挥人事档案作用，必须彻底改变这种状态，要变被动管理为主动服务，要树立有所作为的思想。人事干部档案工作是服务性工作，在某种角度上说是“配角”，同时，人事干部档案的效用又是隐形的，信息是潜在的，不易引起领导的重视和支持，包括社会公众的关注和理解。越是在这种情况下，我们从事人事干部档案工作的同志就越要坚决排除“等、靠、要”思想，就越要主动争取领导的重视和支持，要从思想深处认识到只有作为，才能有位和不会干事就不会管事的深刻道理。并以优质的服务赢得大家的认可。
近二年多的工作实践，通过积极努力，一方面大大提高了人事档案工作的管理水平和服务质量，另一方面也扩大了影响，因此，也得到了领导上下的有力支持。要拓展工作范围。新时期的人事档案工作应跳出自身的小圈子，不能就档案工作论档案工作，要在搞好收集、归档、整理工作的基础上，拓展工作范围，积极参与到干部人事档案管理服务于干部人事工作当中去，做到档案工作与人事、人才工作相结合，并积极探索干部人事档案管理服务于干部人事工作的新方法、新途径。要创新档案内容。随着干部人事制度的不断完善，目前对于干部的任用考察制度更加完备，干部档案材料应更加富于时代特征，例如近今年在干部工作中推进了干部任前公示、竞争上岗、专业技术职务评聘和专家协会成员的推荐等增加许多新内容、新材料，这就要求我们必须打破以往收集材料的固定范围，要适应现实的需要，及时进行鉴别和确定，富有时代信息，要有创新意义的材料，并及时充实完善到干部档案中，不断提高干部档案的利用价值。
二、创新服务领域，变“死档案”为“活信息”
干部人事档案是干部十几年甚至几十年工作经历的积累，蕴含着巨大的开发价值。因此，干部人事档案工作与党的干部人事、人才工作是密不可分的。他是考验干部德、能、勤、绩的重要依据，更是研究和造就人才的重要信息库、如何有效的开发利用干部人事档案的信息资源，变“死档案”为“活信息”，更好的为干部人事工作服务，为人才开发服务是当前和今后一个时期重点研究和探讨的重要课题及努力方向。
首先，应由目前单一的提供利用向深入研究开发利用发展，比如，对于一个系统来说，完全可以通过对干部和其它工作人员的年龄、学历、专业结构分析，为考察任用干部提供决策依据和信息，还可以通过对干部社会关系的资源开发为引进人才能力提供保障，为招商引资提供服务其次是利用现代手段建立信息库，开发出先进的干部人事档案微机机管理软件，加大干部档案储存容量，使之成为比较系统、完善的干部档案管理系统。通过对储存的干部人事档案信息进行梳理分析，形成反映干部情况的资料，逐步实现一定范围内的信息资源共享，为干部人事工作以及经济发展提供信息服务和决策参考。再次，实现干部人事档案管理网络化。在安全保密的情况下，利用计算机网络收集档案材料信息，及时变更干部的基本情况，查阅干部的基本情况和主要经历。
三、提高档案人员素质，变“专业”为“通才”
档案内容的真实准确是干部人事档案的生命和价值所在。为确保干部人事档案信息准确，我们建立了一套严格的审核制度，对不符合政策规定的学历、出生时间、参加工作时间等，依照有关规定给予重新认定；对符合标准的，填写验收卡，经审核人签字后入库，切实做到干部档案内容完整、分类准确、目录工整、查阅方便。
（二）严把收集鉴别关
坚持定期收集和日常催收相结合，对年度考核、专业技术任职、奖励等形成时间相对固定的材料，做到事前安排、事中指导、事后催要，定期集中收集；对新形成的档案材料，坚持随形成、随办结、随归档，确保各类档案材料即时归档、随时整理，进一步健全了干部人事档案材料收集的长效机制。为确保干部档案精炼、翔实，对收集到的每份材料都一一进行仔细鉴别，对不该归档的坚决退回，不符合要求的一律拒收，对缺漏的及时催交。
（三）严把规范管理关
我们坚持以制度管人，以制度管档案，将安全保密、查阅借阅、档案转递等八项制度全部上墙，建立了《查（借）阅干部档案登记簿》、《档案转递登记簿》、《档案材料销毁登记簿》、《接收档案登记簿》、《收、发档案材料登记簿》等台帐。为严肃纪律，我们实行“五不查”、“三不转”制度，即：无《干部档案查阅审批表》不准查、非正式党员不准查，本人不准查，未经批准不准查，涉及亲属不准查；个人带档不转，没有调函不转，接收单位不明不转。这些制度实施以来，有效地规范了档案查借转递工作，没有发生一起泄密、涂改和丢失档案的事件。加强干部人事档案管理的目的，是为了充分利用干部人事档案。为此，我们进一步创新服务手段，拓宽服务领域，通过强化服务来促进信息资源的开发，使干部人事档案更好地为干部工作服务，为医院改革与发展服务。
（四）实行信息式服务
为了更好地发挥计算机信息技术在干部人事档案管理工作中的作用，我们安装使用《干部人事档案管理系统》软件，建立和完善了干部人事档案数据库，并及时做好更新维护工作，动态化管理干部人事档案信息，可以准确快捷地进行打印或浏览，为干部选拔任用等工作提供了便捷服务。
对干部队伍和领导班子的建设提出了更高的要求，新形势下。建立一支能适应经济建设需要的干部队伍和领导班子，离不开高质量的干部档案工作。干部档案资料收集工作是干部档案工作的起点，没有资料收集，档案工作就像无米之炊。要使干部档案更有效地为经济建设服务，就必需经常及时收集有关部门所形成的反映干部德才表示和政绩情况的资料（也就实绩材料）空虚干部档案内容，提高干部档案的利用价值，为经济建设选拔人才。
1平时的干部工作中。及时归档。明确职责，对干部的考核鉴定工作一定要按要求形成档案资料，并在十日内按时归档，保证实绩资料的鲜活”
2抓住实绩资料形成的部门、时间集中的特点及时清收。干部实绩资料形成的部门相对来说比较集中。主动与形成材料的各职能部门取得密切联系，突出重点，定期直接向上述部门清收。
3收集制度上抓落实。以各级组织政工、人事干部为主体的干部档案资料收集网络，全县15个乡镇配置1名党委专职负责组织人事工作，与县直各部办委局的政工股长为收集资料联络员，构成疏理材料的收集渠道。
二、强化优质服务职能。
要看干部档案在利用方面直接或间接地为经济建设做了哪些工作。把为干部工作服务，干部档案工作搞得好坏。为经济建设服务作为干部档案工作的落脚点，具体到干部档案的利用上，努力寻求干部档案工作与经济建设的结合点，强化服务职能，大做提高档案利用层和质量方面的文章，积极开发“适销对路”档案信息资源。过去，干部档案管理部门采取的待客上门”主动服务方式。新的形势给干部档案的利用工作提出了更高的要求，单一的主动服务已不适应需要，这就要求在档案的利用工作上切实转变工作作风，改进服务方式，变坐等上门为提前服务，变“死档案”为活信息，使服务更具针对性。
三、强化措施落实。
1加强法制建设。
做到有法可依。第二，第一、制发地方规范性文件。加强宣传力度。应采取各种形式广泛宣传《档案法》使各部门、各单位及至全体干部了解干部档案和档案工作的地位和作用。第三，加强规章的建设。根据实际情况制定各项规章制度：查（借）阅制度、转递制度；干部档案管理方法；主管领导、档案工作人员岗位责任制；文件资料的形成、收集、归档、保管、失密等制度。
2完善档案管理机制。
改革开放时期(1979年至今)。1980年，中组部召开了第二次全国干部档案工作工作座谈会，了包括《关于加强干部档案工作的意见》《干部档案工作条例》《干部档案整理办法》在内的一系列文件、法规条例。1990年，中组部召开了第三次全国干部档案工作会议，制定了现行的《干部档案整理工作细则》。2005年11月，中组部召开了第四次全国干部档案工作会议，对做好新形势下的干部档案工作提出了明确的要求。2010年1月27日，中组部专门召开了全国组织系统信息化建设工作座谈会，明确提出要以信息化建设为契机，加强和改进干部人事挡案的内容建设。
(二)干部人事档案管理制度的改革探索
为了建立与社会主义市场经济相适应的干部人事档案管理制度，解决转轨时期出现的种种乱象，我国对干部人事档案管理制度改革进行了探索。
1.推行人事档案制度。1995年，当时的国家人事部在《关于建立和发展人才市场体系1996—2000年规划纲要》中首次提出要大力推行和建立人事制度。人事的实质是人事工作的社会化、专业化、公开化管理。人事制度将原属于单位承担的社会职责从本单位中分离出来，推向了社会，使个人摆脱了与单位的依附关系，促进了计划经济时代的“单位人”向市场经济时代的“社会人”转变，有利于人才的合理流动和用人机制的健康发展。
2.建立流动人员人事档案管理制度。20世纪80年代，随着国家人才流动政策的逐步放开，单位和个人相互选择的余地逐步扩大，流动人员的人事档案管理成为了人事工作中迫切需要解决的问题。1989年12月，中组部、人事部正式了《流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档案管理制度开始逐步建立了起来。流动人员人事档案管理制度是以干部人事档案管理制度为基础，以人事档案制度为依托，参考流动人员的特点而建立起来的，除了管理机构和管理对象不一样以外，其中遵循的原则与管理方法和管理要求基本一致。
3.实行干部人事档案的目标管理。1996年底，为了全面推行干部人事档案工作制度化、规范化、科学化管理，中组部了《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和《干部人事档案工作目标管理考评标准》的通知，要求在全国范围内的干部人事档案管理机构实行目标管理。干部人事档案的目标管理加强了中组部、各省、自治区、直辖市党委组织部和中央机关各部门与基层干部人事档案管理机构之间的联系，统一了全国干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设的步调。干部人事档案目标管理的实质是为各级各类干部人事档案管理机构提供一种晋级激励机制。它是一种手段，不是最终目的。一方面，各项目标的设置不可能穷尽干部人事档案管理的方方面面，另一方面，考评标准和考评内容容易滞后于干部人事档案管理的实际情况，需要适时更新和调整。
4.开展干部人事档案信息化建设。1994年，中组部颁布了《全国组织、干部、人事管理信息系统结构体系》，为全国的干部人事档案信息化建设提供了系统开发和应用的标准。干部档案信息化建设逐步走上正轨。2006年至今，干部人事档案信息化建设进入了全面建设阶段。干部人事档案信息化建设的直接驱动因素是为了促进干部档案的审核整改，通过对原始干部人事档案材料数字化的形式保证干部人事档案的真实性(原件不被篡改)。然而，干部人事档案信息化建设的目的和意义远不在于提高了干部档案工作的效率和服务质量，其不断的“溢出效应”更是深刻地影响到了干部档案工作理念、方式的变革和干部人事档案管理制度、规范的变迁。
二、干部人事档案管理制度面临的困境
(一)制度时滞———传统干部人事档案管理制度的失范
传统人事档案管理制度与户籍制、单位制相与表里，共同构成了超稳定的社会结构的基础。随着社会主义市场经济逐步确立和完善，户籍制、身份制和单位制相继进行了社会化改革，人才流动的不断增加，传统干部人事档案的“政策情境”己经发生了巨大的变化。过分强调“集中统一”，“分级负责”的传统档案管理制度越来越难以适应时代变化，特别是各级人才交流机构没有足够的自，执行力不够;干部人事档案中，政审材料仍然占据着相当大的比重，像“组织意见”、“鉴定”、“个人总结”中的内容雷同、标签化，缺乏实际参考价值，而反映干部自身素质内容的材料收集困难;偏重人事档案的手工整理，程序繁琐，效率低下;利用制度中针对本人及直系亲属的回避制度完全忽视了现代社会对档案相对人知情权的呼求;不少干部档案保管部门仍将干部人事档案作为人身控制的工具，设置“人才壁全”，限制了人才资本的合理流动。
(二)新旧制度摩擦———干部人事档案管理制度与人事档案制度的博弈
为了减缓改革的震荡，使新制度得以顺利开展，便产生了双轨制这一折中的改革模式。这一模式有利于积累经验以便进一步深入改革，把改革的力度和社会心理的承受度结合了起来，使社会得到渐近稳步发展。但是，随着时间的推移，双轨制所产生的负效应也逐渐显现。在现实中常常出现国家干部或企业员工由公共部门向非公共部门流动，或由非公共部门向公有部门流动的情况，甚至是来回多次的流动，比如一个国家干部流动到企业(包括私营企业、民营企业、三资企业)里当老板或者流动到大学里当教授，一位教授流动到企业里当老板，一位企业老板流动到国家机关当局长、主任等等。这时，人事档案是否随之转递，何时转递，转递到哪里就是个很大的难题，特别是由国家干部转变为企业员工，其人事档案就不应该随之转递到企业人事部门，否则会造成泄密(因为党政机关干部特别是高级领导干部的人事档案使作为国家秘密而存在的)，而且，公务人员、军人的人事档案所有权属于国家，是国家财产，不能随意转递。还有对各类档案管理部门的管理方法的交接，保密范围的确定很难确定一个统一的标准。一旦发生数量大、范围交叉的人事档案转递，就容易陷入混乱、无序的管理状态。除此以外，两种制度之间常常由于某些规范的丧失而出现约束真空和规则漏洞。2001年出现的“中国黑档”即是一例。“黑档”的出现与讨论一方面说明公众对统一的、开放的人事档案信息利用的需求越来越强烈，另一方面也显示了一部分人利用制度的漏洞和人们对人事档案权威性的信任而篡改、伪造人事档案，剥裂人事档案的真实性。
(三)意识形态刚性———干部人事档案权力的固化
1.难以憾动的干部人事档案权威。传统干部人事档案管理制度代表了一种政治身份等级、社会身份等级与资源分配等级。直到现在，干部人事档案管理制度的设置，仍然是以组织对个人单向度不受制约的绝对权力架构为主，人事档案对档案相对人而言是全封闭的。在运作机制上，对政治忠诚与道德纯洁的评判，是由基层单位组织讨论决定的，个人必须无条件地服从任何一个小范围内的大多数，从而使得干部人事档案易于流变为派系斗争的武器。现实中“以档谋私”“以档整人”“以档卡人”的情况不乏如是。
2.封闭固化的干部人事档案权力与利益。马克思曾说:“人们奋斗所争取的一切，都同他们的利益有关。”美国现代社会学奠基人塔尔科特•帕森斯在谈到权力时，曾说过权力是一种交换媒介，是一种可以无限扩张的资源，类似于一种经济资源。权力是转换能力而非控制能力。档案管理人员将人事档案作为一种控制手段，利用人事档案的权力经过对人事档案的“改造”而转换成了自己的特殊利益。对于档案相对人来讲，文凭、职称类的档案“包装”给人带来的不仅是荣耀，而是权力、金钱的增值。改革这样的人事档案管理制度，放松人事档案管理权限，下放社会人事档案管理机构的自，等同于割去里面的利益链条，既得利益集团自是牢牢把持，毫不放松。所以，尽管干部人事档案的社会化、专业化、现代化管理己经被呼吁了几年，且从人事制度的施行上也可以瞧见改革的端倪，但若真正、完全实现这一目标，仍然会面临相当大的阻力，其中，意识形态刚性、干部人事档案权力的固化和特殊利益集团的把持是最为根本性的因素。
三、干部人事档案管理制度改革的出路———建立公共人事档案管理制度
为了解决干部人事档案管理制度面临的困境，由双轨走向并轨，建立适应于社会主义市场经济，能够满足公众利用需求，包容多种人事档案类型，体现人事档案管理制度效益，特别是能够解决流动人员人事挡案管理混乱的公共人事档案管理制度，是当前干部人事档案管理制度继续深化改革一种出路。
(一)树立公共人事档案的理念，发挥人事档案的公共服务
公共人事档案的公共性边际范围包括两个方面:一是公共部门所形成的人事档案，包括公务员人事档案、专业技术人员档案、公有企事业单位的职工档案和学生档案;二是非公共部门委托在各级人才交流服务机构管理的人事档案以及各类社会流动人员人事档案。公共人事档案的范围要比干部人事档案的范围广泛的多，比干部人事档案的表述更具有包容性。除了具有公共性和包容性，公共人事档案还具有人本性的特征，体现为公共人事档案不再是形成组织和管理组织的私有财产和权力的破码，因为人事档案是关于人事档案相对人所形成原始记录，并关系到档案相对人以后的工作前途和命运，所以对于公共人事档案的相对人而言，对本人人事档案应享有知情权、利用权、隐私权以及对不合事实档案记录的救济权、申诉权等等。公共人事档案应以公共利益为原则，保障档案相对人的合法权益。公共人事档案的范围要比干部人事档案的范围广泛的多，比干部人事档案的表述更具有包容性。因为公共人事档案的公共性、包容性、人本性的特征，必然要求人事档案功能的转变。公众对于人事档案的话病也多在传统干部人事档案的政治控制功能上。传统干部人事档案过分侧重于非民主化的“组织意见”、“单位鉴定”，多以组织评价为权威标准衡量个人的品行、能力与业绩，对个人形成凝固化的主观性定论，以此决定个人的发展前途，从而导致档案功能的异化。公共人事档案的公共服务性，或者说人事档案的公共服务性一直是干部人事档案管理制度所忽略的部分。我国的干部人事档案工作一直是一项政治性高于业务性，保密性高于服务性的工作。党的组织路线是为党的政治路线服务的，而组织路线又是通过人事工作来实现的，人事档案工作是人事工作的助手和工具，是直接为人事工作服务的。对人事档案利用的普遍理解是人事档案只供组织上了解掌握，只限于人事工作和其他有关工作使用。如果擅自扩大利用范围，将这些情况随意扩散出去，就会带来一些不利因素，影响安定团结，影响人的积极性的发挥，给党的事业造成不必要的损失。公共人事档案追求的是公共利益，其基本功能是一种契约化的个人信息记录，体现为公共服务性。公共部门的人事档案应尽可能地去身份化、政治化、主观化、神秘化，全面、真实地反映人事档案相对人的德、能、勤、绩、廉等各方面信息，为组织、人事工作提供及时、有效的信息服务。非公部门由各级单位委托在各级人才交流服务机构管理的职工档案、流动人员人事档案则更应该以人事档案管理的社会化、专业化为目标，提高人事档案信息化水平，注重实现人才信息资源的社会效益和经济效益，并依托信息技术和网络技术拓宽服务利用的方式，构建数字人事档案利用中心等形式。
(二)以公共利益和制度效益为导向，完善公共人事档案管理制度安排
公共人事档案管理制度是在建立在人事档案的公共服务性的基础之上，其制度结构的变革要以实现制度效益为目标
1.及时调整收集范围，强化收集制度。公共人事档案的收集应依据不同的档案类型，分别改善相应的人事档案收集体系和收集重点:公务员、公共管理人员人事档案继续完善“德、能、勤、绩、廉”方面的档案材料;专业技术人员人事档案应增加能突出反映个人专长、技术水平、工作业绩等个性化材料;企事业单位职工档案则要加强收集文化程度、专业职称、奖惩情况以及近期考核、调动、工资变动、社会保障等方面的材料;学生档案应根据人才市场的需求，增加个人品德素质、诚信水平、社会实践能力和心理承受能力等方面的内容。档案材料形成部门及档案相对人要积极的参与意识和档案意识，主动配合档案材料的收集。
2.利用现代化技术，简化手工整理。传统的干部人事档案整理规则干部人事档案建立初期发挥了很大的制度效益。然而，直到今天，档案人员仍将大量的时间应用到组卷、装订、拆卷、剪裁、技术加工中，程序繁琐，费时费力，效率低下，制度运行成本增加，而且一些技术加工方法也损害了档案材料的原貌。公共人事档案的整理制度应以实现制度效益为原则，应用信息化技术，简化人事档案材料的整理步骤，放宽整理要求，使其达到条理、精炼、实用的要求即可。
3.重点审核德能勤绩廉方面的材料。从社会信息的角度来说，人事档案实际上是一种信用标志和信息记录。公共人事档案的主要功能是提供公共服务，而能够承载公共服务功能的档案材料主要来源于德能勤绩廉方面的材料，鉴于节约、高效的要求，公共人事档案的审核应重点集中在自然状况、学历材料、品德能力、信用记录上面，而对工资材料、考察材料等由所在单位定期形成的档案材料则简单审核。
4.统一、简化各类人事档案转递制度。公共人事档案包含人事档案类型的多个方面，而每个人事档案类型所在的单位系统内的转递要求不尽一致。国家公务员、职工、学生、流动人员之间的身份发生转移时不同系统的转递要求会延长转递时间，影响转递的准确性、及时性、准确性和安全性。干部人事档案转递制度在几十年的发展过程中逐步形成了转递渠道单一、转递层次少、转递要求严格的规范制度，为了提高公共人事档案的转递效率，最有效的办法就是实行最高标准、最普遍的标准———统一实行现行的干部人事档案的转递制度。
5.建立主动性、服务性的联系制度。传统干部人事档案的联系制度，局限在干部人事档案管理部门与干部人事档案形成部门，以及干部人事档案管理部门与干部人事档案转递部门之间。公共人事档案管理制度的服务面跳出了组织、人事部门内部的藩篱，扩大至以国家公务员、企事业职工、学生、流动人员为主的公众范围，并为了实现公共利益，应将传统机构与机构之间的被动、业务性的联系而扩展至机构与机构、人(主要是档案相对人)与机构之间的主动的、服务性的联系，从而使得这种联系更具有活力，交流更加通畅。
6.利用信息化建设的契机，扩大利用范围。传统干部人事档案管理制度的服务面仅限于各组织、人事部门内部，对于干部本人及社会公众、社会组织是没有权利利用干部人事档案的。公共人事档案管理制度体现公共利益，发挥公共服务。提供有效的利用、扩大利用范围是最好的表现形式。干部人事档案信息化建设的直接驱动因素是为了促进干部人事档案的审核整改，公共人事档案管理制度设计应将信息化建设和信息技术的应用从促进审核整改转变到扩大利用服务方面。在全国范围内建立以公共服务为目的，以开放性、多元化为主要特点，以维护公民和组织的合法权益为存在基础的公共人事档案信息服务体系。
(三)合理结合“集中统一”“分级负责”，发挥各级管档单位自
在社会主义市场经济环境下，公共人事档案管理制度要求政府对人事档案的管理从人身控制式的直接管理向运用政策、法规、标准等间接管理的方式转变，统、分合理结合，尊重各地区、各级单位和其他社会组织的管档自，特别是发挥各级人才交流服务机构的自，提高人才交流服务机构人事档案管理的社会化、专业化、公益化程度，增强所属人事档案的公共服务。使之真正成为组织识人、用人，评价能力、考核业绩、鉴别诚信的有效依据。对于国家公务员人事档案和参照公务员管理的部门人事档案的管理，由于党管干部的原则和公务员队伍的相对稳定性，应继续坚持“集中统一，适当分级”的管理原则，在各级组织、人事部门建立相应的管理机构，如人事档案处、科室，干部信息中心、人事档案综合管理中心等;对于专业技术人员，公有企业、事业单位的员工档案，各类名人档案等，可以建立社会化、集约化和专业化的人事档案中心，按地区、专业、类型等由政府出资兴建，建立各种专门的人事档案信息库，在相关法律框架内，面向社会提供公共人事档案信息服务;社会流动人员的人事档案由各级人才流动服务机构管理，各级人才流动服务机构与其他组织的人事档案管理部门相比，其人事档案的管理应该更加体现公益性、服务性，根据要求为社会有关用人单位及人事档案相对人提供多种形式的信息服务，同时切实维护和保障流动人员的正当权益。
(四)全面保障档案相对人的权利，抑制档案管理机构的档案权力垄断
从干部人事档案管理制度向公共人事档案管理制度转变的过程中，应充分尊重和保障人事档案相对人的权利，公共人事档案相对人的权力至少包括这几个方面:
1.公共人事档案知情权。党的十七大报告明确提出，保障人民的知情权、参与权、表达权、监督权，将知情权列于四种权利之首。人事档案的知情权主要是指相对人合法拥有对本人人事档案材料内容状况及其利用情况等知晓的权利。在人事档案中的十大类材料中，有经过本人填写、组织盖章认可的(如个人总结、入党申请材料)，有组织填写、本人签字同意的(如年度考核表、干部任免审批表)，有组织根据本人实际情况如实记录的(如学校的成绩单、单位的工资表)。可见，真正需要对本人绝对保密的人事档案材料只是其中的一小部分，对于全部的人事档案材料完全向人事档案相对人封闭的做法，并没有充足的依据。对人事档案知情权的无视或者说是一种压制，是传统人事档案神秘性产生的根源。
2.公共人事档案利用权。2007年由国务院制定的《政府信息公开条例》己经对公民利用与其自身相关的政府信息作了明确的法律保障。而人事档案属于与公民自身最密切相关的政府信息范畴。人事档案的知情权也要求相应的利用权。鉴于保管流动人员人事档案的人才流动服务机构是相对于流动人员与流动人员用人单位之间的第三方机构，其与流动人员、用人单位之间的利益关系不是很紧密，当前可以先从部分人才交流服务机构进行试点，先允许流动人事档案相对人按照合法程序利用本人的人事档案。待积累经验，探索出合适的模式之后，再逐步扩大人事档案相对人利用本人人事档案的范围，提供更多的利用形式。
3.公共人事档案隐私权。人事档案知情权的实现需要人事档案隐私权的限制和辅助。一般来说，人事档案材料中涉及相对人的隐私主要有:相对人自然状态的隐私、健康状况的隐私、婚姻状况的隐私、财产状况的隐私、受处分和处罚的隐私和政治、哲学、的隐私等等。保障人事档案相对人的隐私权首先要处理好人事档案管理中知情权与隐私权的冲突，明确知情权和隐私权的实现范围;其次要扩大档案形成、管理、利用程序的透明度，保证人事档案相对人具有一定的参与度;最后对于人事档案管理机构或个人伪造、篡改档案、歪曲事实等不法行为，要制定相关的处罚措施，给予严厉的制裁惩处。
4.公共人事档案申诉权。人事档案相对人认为其人事档案记载的内容与相关事实不符的，或者人事档案管理行为对其形成侵权的，应该允许其提出申诉。明确和保障人事档案的申诉权，实际上是对错误的人事档案内容和不当的人事档案管理行为对人事档案相对人的物质或精神利益造成损害的一种救济。只有对人事档案相对人的申诉权给予有效的保障，才能对档案管理机构的单向度的垄断权力抗衡，形成一定的相互制约关系。建立公共人事档案管理制度有必要在国家档案法的制度框架下，将《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案管理暂行规定》合并，制定统一的《人事档案法》，以“人事档案事务对人事档案相对人本人公开”为基本原则，以保障人事档案公共利益为前提，充分保障人事档案相对人对有关档案事务的参与权，保障相对人对本人的人事档案享有有效的知情权、控制权以及对不符事实的档案材料的申诉权。
一、基本情况
我部管理的干部人事档案范围是：全县正、副科级领导干部，县委、县委党校、县纪委机关和9个乡镇的公务员，县委老干局管理的离、退休干部，共管理干部人事档案2139卷，其中：在职干部档案595卷（在职副科级以上领导干部339卷），离、退休干部档案453卷，已故干部档案49卷，精简下放、辞职、退职、开除公职、受处分人员等档案1042卷。
二、主要做法
1、领导重视，经费保证。
我部的干部人事档案工作有领导分管，有专人具体负责，并将此项工作列入了组织工作的议事日程，同时安排，同时布置，同时检查。尽管本部经费紧张，但人事档案工作经费随时给予保证，先后投资10余万元购置了硬件设施，今年又新购置了两台裁纸机、打孔机，保障了日常工作的顺利进行。
2、加强宏观指导，强化审核工作。
为了加强宏观指导，强化干部档案审核工作，严把入口关，更好地为干部人事工作提供全面、准确的信息，根据《干部档案工作条例》和市委组织部的通知精神，我部在制定八项制度的基础上，又建立了接收干部人事档案登记制度，避免了原来凡找不到的干部人事档案材料，都说已交组织部，但又查无依据的状况。设立了四册四表，即：《在职干部档案名册》、《离退休干部档案名册》、《开除公职干部档案名册》、《去逝干部档案名册》和查阅、借阅、部内查（借）阅、转递干部档案登记表。并结合我县实际，制定印发了《干部人事档案管理制度》的通知（晋组［2004］11号）下发全县各级党组织认真执行。分别于**年、**年在完成我县市管干部档案审核工作的基础上，又在**年下半年，抽调71名中共正式党员对组织部管理的694卷在职干部人事档案进行了审核，这次审核中共收集、扫描、补充了干部人事档案材料15000多份，并按一级标准进行整理、装订；在**年底至**年初，严格按照《昆明市干部档案审核工作细则》，抽调了96名中共正式党员分七批完成了本部管理的527卷在职干部人事档案的审核工作，共收集、扫描、补充了干部人事档案材料2000余份。为加强宏观指导，我部由分管副部长挂帅，由3名业务工作较熟悉的干部组成检查组，严格按照市委组织部《昆明市干部人事档案审核工作检查验收办法》和评分表，于**年8月对我县人事劳动和社会保障局、教育局以及本部管理的43本干部人事档案进行了抽查和自查，从整个抽查和自查的情况看，没有发现单项否决情况，同年12月，市委组织部对我县干部人事档案进行了检查验收，我部为98.2分，人事劳动和社会保障局的评分为96.8分。尤其是在**年的县、乡（镇）党委换届工作中，我部再次对所提拔的26名干部人事档案进行了再次审核，对不全的档案材料进行了及时查找补齐。比如：二街乡一名任前干部缺**年度公务员考核登记表，水务局一名任前干部缺入党材料等，都进行认真查找并及时补齐，为干部工作提供了全面、真实的信息。
3、严格执行制度，确保档案安全。
建立制度是基础，执行制度是保障。在干部人事档案的管理工作中，我部严格执行各项制度，特别在执行《中共**县委组织部干部人事档案查（借）阅制度》方面，做到不徇私情，一视同仁，必须手续完备方可查（借）阅干部人事档案。为了方便工作，更好地为干部工作服务，提高组织工作效率，我部在制作查（借）阅干部档案审批表的基础上，又制作《县委组织部部内查（借）阅干部档案审批表》和《部内查（借）阅干部档案登记表》，使他人无法知道组织内部使用干部档案情况。在干部档案信息库方面，实行专机专人专用，并设置密码，确保干部工作和干部人事档案的保密和安全。
4、树立优质服务观念，提高档案的利用效率。
在坚持制度、查（借）阅手续完备的前提下，我部不管是上、下班时间，还是双休日、节假日，都能做到热情服务，随时保证查（借）阅干部档案。**年，我部为公务员信息采集和登记、落实政策、县、乡（镇）党委换届工作等提供查（借）阅原始干部人事档案942次（卷），其中：在县、乡（镇）换届考察干部中，提供查（借）干部档案117次（卷），并多次利用计算机在干部人事档案信息库中查询干部的相关信息，极大地提高干部工作效率。
三、存在问题
虽然我部的干部人事档案工作在夯实基础，巩固成果方面做了大量的工作，但也还存在一些问题。一是个别单位对干部人事档案工作认识不高，不按规定及时移交干部人事档案材料，甚至多次催促仍不交，给档案管理工作带来了难度。二是个别单位管档人员业务不熟悉，还需进行培训。三是个别领导干部档案材料不全，还需继续查找和按规定补办手续等。
四、下步工作打算
1、加强培训，不断提高管档人员的业务素质和技能。
针对审核和抽查中存在的问题，适时对管档人员进行业务培训和技能训练，不断提高管档人员的业务素质和技能，以适应新形势下的管档工作。
2、加强宏观指导，不断提高管理水平。
今年，重点是指导教育局做好干部人事档案达标工作，适时对人事劳动和社会保障局的干部人事档案工作进行抽查和指导，从而使全县的干部人事档案工作得到全面发展，共同提高。
3、建立干部人事档案联络员和表彰奖励制度。
为了使基层单位的干部人事档案工作做到有人抓，有人管，今年准备建立干部人事档案联络员制度，制定表彰奖励措施，建立激励机制，鼓励先进，鞭策后进，以达到全面推进工作的目的。
4、抓好基础工作，继续巩固成果，更好地为干部人事工作服务。
领导重视到位。
一、抓关键。
由于干部人事档案工作是一项内部性、失密性很强的工作，临时以来。一项并不引人注目、默默无闻的工作，因此，有些领导对干部人事档案工作不够重视，存在着一些认识误区。一是无关紧要的思想。认为现在使用干部重在现实表示，干部档案没有多大作用；二是无需亲为的思想。认为干部人事档案工作就是简单的收存材料，干部档案工作人员的事情，不需要领导亲自抓；三是一般应付的思想。虽然口头上讲干部档案工作的重要性，但在实际工作中并不够重视，认为干部人事档案管理没有火烧眉毛的事，只要“守好摊”干部人事档案不丢失，能应付外调、查档就行了
实际工作中就存在着：由于思想认识不高。
没有按规定比例配备工作人员；1管档人员配备不到位。
基础设施配套不到位，2投入不够。保管条件落后；
变化比较大；3档案人员队伍不稳定。
4干部人事档案人员政治、经济待遇不高等。
又影响了干部人事档案管理的工作水平。因此，这些问题既影响了干部档案管理人员的积极性。要做好干部人事档案工作，就必需加大宣传力度，加强督促检查，使各级领导进一步提高对干部人事档案工作重要性的认识，牢固树立档案意识，加强对档案工作的领导，关心管档人员的政治、生活待遇，重视干部人事档案的基础工作，从而从整体上提高干部档案管理工作的水平。
基础工作到位。
二、抓规范。
干部人事档案管理的基础性工作和重要内容，维护干部人事档案的完整、准确与安全。涉及到贯彻落实党的干部路线、方针、政策，直接关系到组织人事部门对干部的评价、培养和使用，关系到每个干部的切身利益和政治前途。因此，对档案管理的基础工作，一定要加以规范。但在档案管理的实际工作中，仍存在着一些薄弱环节。一是档案资料收集不齐全，没有注意收集干部档案中必备的资料，造成档案的资料流失。二是鉴别不准确，把不应归档、手续不完备和有问题的资料归入了干部档案中，损害了档案的真实性；三是整理不及时，对收集来的档案资料没有按规定及时整理归入档案，导致无序管理；四基础设施不配套，档案保管环境恶劣，影响了档案使用；五是制度不到位，资料的转入、转出、档案的查（借）阅等手续不按规定履行，档案管理混乱。针对存在这些问题，应坚持做到四化”一是收集归档程序化，建立健全干部人事档案资料的归档制度，特别对于人事变化、工资调整等材料，应及时督促有关部门收集，并按干部管理权限移交管档单位存档。二是鉴别整理规范化，严格依照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、整理加工，该归档的归档，不该归档的予以剔除。三是设施建设规范化，依照档案管理基础设施建设的有关要求，配备规范的档案用品、微机和设备，使干部档案管理实际现代化；四是管理工作制度化，自觉执行档案管理的八项制度，使每项工作都制度化，保证管理工作井然有序地开展。
队伍建设到位。
三、抓素质。
干部档案管理的手段也随之进行相应的调整和变化，随着干部人事制度改革的不时深化。这就需要不时提高干部档案管理队伍的综合素质，做到知识化、年轻化、专业化，使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要，与时俱进，开拓创新。但在实际工作中，干部档案管理队伍建设有一些需要加强和改进的地方。一是人员配备比例不够，有的甚至没有明确管理人员，或者兼职人员主要精力不在档案管理上；二是管档人员整体素质不高，有的管档人员政治素质不高，工作原则性不强，业务不熟悉，工作不踏实，应付了事；三是局部人员工作不安心，由于一些政治、生活待遇没有落实，导致有些档案人员缺乏奉献精神，总想跳槽，影响了干部档案管理的质量。
应该通过抓管档人员的整体素质，面对存在问题。来促进管档队伍的建设和提高。一是抓基础。各管档单位应该明确一名领导分管，同时按规定配备档案管理人员，而且必需是中共党员、中专（高中）以上文化水平，保证档案员的素质。兼职人员不可兼职过多，应以干部档案管理为主，保证管档人员的工作时间。二是抓培训。通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班，来更新观念、更新知识，提高业务水平。同时，鼓励档案人员不时地学习干部档案管理工作的方针和政策，提高政治素质，增强原则性。三是抓待遇的落实。一方面重视档案管理人员劳动维护工作，督促管档单位落实有关经济待遇；另一方面，从政治上关心管档干部的培养和成长。通过一系列措施，从整体上提高干部档案管理队伍的综合素质，提高干部档案的管理水平。
