与纸质档案管理相比，电子档案管理复制后不仅清晰度保持不变，还不会出现纸质档案管理中出现几遍、信息丢失等问题。通过数字化的信息处理，电子文件在复制的过程中依旧可以保持原本的特性。
1.2表现形式多样
与纸质档案管理相比，电子档案管理的形式多种多样。无论是图形、文字，还是声音、影像等网络信息都可以成为电子档案管理的内容，并且，这些信息无论是单独存在还是互相搭配都可以形成档案管理模式。
2加强电子图书档案管理的措施
我国电子图书档案管理工作在不断探索发展中取得了较大的成就，但是，在实际应用过程中还存在很大的问题，例如，伴随着经济的发展，电子图书档案存储的要求越来越高、电子档案的真实性受各种因素的影响可靠性较低、社会对电子档案的安全性以及工作人员的能力要求越来越高等。笔者结合多年电子图书档案管理经验，针对管理工作中存在的问题，对加强电子图书档案管理的措施做了简单介绍。
2.1加强环境保护，保证存放空间安全
电子图书档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本保障，加强电子图书档案管理首先应该加强电子图书档案管理的环境保护。电子图书档案的环境主要包括工作人员的办公场所以及存储工具等，工作人员的办公环境保持清洁卫生、温度适中的同时，还必须安装抗雷、抗电击以及抗磁场力等设备。另外，为了保证存放空间的安全，还应该对存储的电子图书档案进行备份处理，最好选择多个位置储存。最后，定时检查存储工具，发现问题，及时采取措施予以补救。
2.2加强管理制度设计
为了保证数据储藏的安全，必须根据电子图书管理的实际状况，加强管理制度设计。在进行电子图书档案的编制工作时，应该专门安排业务水平较高的工作人员参与电子档案编制工作，确保数据的真实可靠性。其次，工作人员应该及时整理电子档案，尤其是档案的归类管理，工作人员应该以档案的级别作为归档的依据，确保各级别信息准确无误后，进行归档处理。最后，电子档案编制结束后，必须交由领导检查核实，确保信息准确无误后进行存储。
2.3加强系统管理设计
为了保证数据的读取安全，必须加强电子图书档案系统管理设计。很多时候，电子图书档案的信息安全性不够高，主要原因是系统管理体系不健全或者是有人而已破换管理系统。针对以上问题，设计者可以对电子图书资料进行加密设计，为了防止破译，密码不能太简单，最好定期更换密码，确保信息的安全。另外，根据需求设置访问权限，杜绝任何人都可以获取信息等问题产生。最后，定期对系统进行维修保护，有的网站因多种原因会出现系统漏洞，这时候应该加强防火墙设置，保障信息的安全性。
2.4加强人员工作能力培养
为了保证操作的安全，还应该加强工作人员能力的培养。根据市场的需求，结合工作人员的实际状况，通过培训加强工作人员的业务能力，业务能力主要包括计算机的操作能力和扎实的网络基础知识能力。条件许可的情况下，聘请具有扎实专业功底的人担任电子图书管理工作，为电子图书档案的安全管理提供保障。
二、图书情报与档案管理学科的整合
自从二十世纪五十年代起，我国的图书情报与档案管理就已经进入到整合为主流形态的发展阶段。图书情报与档案管理学科的整合方式主要有两种:通过一级学科内部的三个二级学科集成融合，以及跨学科外部交叉综合两种方式出现。［2］
(一)一级学科内部的集成融合是实现该学科内部整合的有效手段之一
学科集成指的是把N个分支学科综合在一起，使这些分支学科之间产生联系，最终形成一个有机学科整体，而学科的融合是指将N个学科综合在一起，使他们之间相互影响、相互融合，从而发生反应，产生一个全新的学科。图书情报与档案管理学科也是档案学、图书馆学、情报学三个学科在经历融合以后形成的一个全新的学科。不管是图书馆学还是档案学、情报学，都原本是文献科学的组成部分，但是随着学科发展，他们逐渐独立出来，成为三个独立学科。但是这三个有着共同的理论基础、逻辑关系的独立学科并没有实现有机的整合，重新形成一个新的学科，实现一加一大于二的理想效果。直到1997年，国务院在颁布的文件中打破了原先这三个学科并不属于一个学科群的惯例，并将其整合为一个一级学科，这也使得图书馆学、情报学、档案学三个学科有了可以整合在一起的基础。自此以后，图书情报与档案管理学科得以出现，并不断发展，为社会的经济发展提供了重要的理论指导。
随着时代的进步以及发展，人类在实际的前进过程中逐渐步入到知识经济时代.在这样的大背景之下，知识管理作为一种全新的管理方式,适应了知识经济时展的需要，并在实际的管理作业中取得了卓越的成效.事实上，知识管理在实际的开展过程中主要是针对管档案、文献、资料等知识进行管理，继而提高相关资料文献的使用效率.本文主要分析知识管理在图书档案管理中功能及应用.
1知识管理的功能
目前，我国的图书馆档案管理部门在进行相关档案管理的过程中逐渐加强了对于知识管理方法的引入，并以此基础推动相关管理方式的创新，继而实现我国图书馆档案管理事业的有效发展.目前，关于知识管理在图书馆档案管理过程中发挥的功能，笔者结合自身工作以及相关研究综述进行了总结，具体内容如下[1].
1.1挖掘现有档案中的潜在知识资源
事实上，知识管理在实际的操作过程中，其主要管理的对象并非是知识的本身，也还包括在知识管理过程中所形成的管理体制.事实上，知识管理在实际的推行过程中，其最终师表是为了实现对于知识的使用，并尽可能的推动知识使用率的提高.简单地说，在进行知识管理的过程中，相关的管理工作者需要加强对于相关知识使用效率的提高，基于此，就需要其在实际的管理作业过程总加强对于知识的挖掘、扩展以及创新等环节.而这些环节的开展有利于挖掘出新的知识.基于此，就使得相关人员借助知识管理的相关理念进行图书馆档案管理的过程中，有利于推动档案容量的扩大，继而挖掘现有档案中的潜在知识资源，推动相关知识的使用效率[2].
1.2推动个人知识显性化
近年来，随着我国社会主义市场的繁荣，使得传统的组织内部的人才构架逐渐失去了稳固性，人才流动量的加大，逐渐导致了这一框架的失衡.基于此，就使得加强对于组织内部相关知识的保存以及分享工作就显得尤为重要.事实上，随着相关部门在推行知识管理的过程中，就可以借助知识显性化的这一特点以及功能，将相关的知识体系构建得更加规范化.为了达到这样的目标，需要相关的管理人员在相关的管理工作进行的过程中不断地增强自身的知识涵养，并以此为基础推动相关管理工作的有序进行，除此之外，在进行中图书档案管理工作的过程中，相关的工作人员可以将自身的工作意见表述出来，从而以此为基础带动更多的管理人员加强对于图书档案管理的重视，并逐渐参与到其中.事实上，为了更好的推动相关管理工作的有序进行，还需要相关管理人员加强工作经验以及相关心得的交流，并以此为基础推动对于相关工作疑惑的探讨，并最终带动组织竞争力的提升[3].
2知识管理在图书馆管理中的应用
知识管理的相关理念在实际的运用过程中重点强调是借助相关科学技术的使用继而提升知识管理、知识利用以及个人能力的提升，并最终以此为基础带动个人知识的显性化.由此分析可以得知，知识管理模式的运用其最终能够推动传统管理模式的发展.下面，笔者就知识管理理念在图书馆档案管理中的应用进行相关的分析和阐释.
2.1创新管理模式
事实上，随着相关管理人员将知识管理的相关理念以及方法引入到图书馆档案管理以后，相关的管理工作人员可以借助先进的管技术以及科学技术对图书馆档案进行相关的管理.在这一管理的过程中，相关的管理作业人员可以进行图书馆业务信息以及相关系统的处理等[4].事实上，这一状况的出现能够直观的将图书馆档案使用者的业务显示出来，并由此推动智能化图书馆的构建，并最终在此基础上掌握还市场动态和方向.总的来说，与传统的图书馆档案管理方式相比较而言，知识管理的相关理念以及技术的使用能够在最大程度上实现管理模式的创新，并以此为基础推动相关管理服务的实行，并最终帮助管理者进行用者信息需求的了解和掌握，并最终推动妻子实际的档案管理过程中挖掘出市场新动向，并实现图书馆服务质量的提升.
2.2构建智力库和知识库
由于市场环境的不断变化以及时代的更新发展，使得我国的图书馆档案管理的工作者在实际的作业管理过程中，要不断的进行相关管理方面的学习，并以此为基础推动其对于相关管理知识理念以及技能的吸收和学习，并最终实现其自身的管理能力的提升，继而由此满足图书馆档案管理职能需求[5].事实上，显性知识在实际的运用过程中能够有效的推动图书馆档案管理事业的发展，而这些显性知识主要包括管理理沦、管理实践等.基于此，就使得相关的管理人员在实际的作业过程中以图书馆的现有条件为依托，推动自身在管理的过程中进行知识的学习以及相关能力的提升.除此之外，相关的管理者还可以借助图书馆的现代技术平台，利用相关的借助高科技手段推动知识的传播以及共享，从而最终实现其自身及他人知识水平的共同提高.之所以说图书馆管理者利用高科技技术进行知识的学习、共享也属于知识管理范畴，是原因相关的管理者在进行知识共享的过程中必须借助图书馆丰富的档案以及图书资源.因而这种管理模式的推行必将是利大于弊的，其在实际的推行过程中必将能够实现档案资源的高效管理，并带动管理者以其他人的知识技能的提高.基于此，就使得现代图书馆在践行知识管理模式的过程中，需要逐渐构建其一个庞大的知识库，并以知识管理的模式为依托，推动图书馆档案的智能化管理的实现[6].
2.3建学习型组织和知识社区
事实上，知识社区在实际的运行过程中可以视为是一个较大的人才库，而且由于该社区中的人才流动性非常快，因而使得知识库中的人才处于动态的饱和状态.不仅如此，随着网络杜区的构建，使得相关的管理人员可以加强对于各类人才的聚集，继而使得相关的该社区在实际的运行过程中能够汇集、吸收具有专业特长的专业型人才.事实上，通过构建网络人才社区，可以为各类专业的人才进行自身隐性或者是显性知识的传播提供了相关的平台.在网络社区的这个平台之上，相关的专业人才能够根据自身的观点或者是著作，将相关的知识信息进行以及探讨，从而实现了各类知识在网络人才社区中的传递以及共享，最终由此形成了一种高效的知识传递环境[7].总的来说，随着不同种类的知识区的建立，以及各知识社区之间的相互联系以及交流，有利于促进范围更广的知识社区的形成，而这也就最终有利于相关的管理者以及人员摆脱传统机构范围的限制，并在挣脱行业束缚的同时，推动相关知识的交流与传递.
2.4建立健全知识管理制度
此外，知识管理理念在图书馆档案管理过程中的作用就在于能够相关的管理者能够以此为依托推哦定相关管理作业的效率的提高，并以此为核心带动企业核心竞争力的强化，推动图书馆档案管理工作的高效开展.基于这一点，就是的相关人员在实际的图书馆档案管理的过程中借助知识管理的相关理念以及模式进行相关作业的过程中，一方面需要相关的管理作业人员利用知识管理的相关模式、方法对图书馆档案进行管理，并在此过程中对档案使用者的动态以及相关知识的需求进行掌握，另一方面还需要其在构建一个庞大的信息资源库的过程中，不断的健全以及完善知识管理体制[8].相关的管理实践显示，只有在实际的管理作业过程中推动知识管理体制的健全，才能够由此实现管理部门对于管理人员的知识管理行为进行硬性的约束，并最终由此推动知识管理服务质量的有效提升.[9]此外，在构建知识管理制度的过程中，相关的技术管理人员不仅要对相关的用户进行管理，还需要由此推动相关档案知识的筛选.[10]事实上，只有管理者确保这两者在知识管理的过程中占据同样重要的地位，才能够在最大限度上推动相关管理效果的取得[11].
3结语
随着知识时代的到来，使得相关部门在进行图书馆管理的过程中逐渐加强了对于相关知识管理的使用，继而以此为依托推动相关管理效率的取得.本文主要分析了知识管理在图书馆档案管理过程中发挥的作用，并就知识管理在图书馆档案管理中的应用进行了阐述.笔者认为，随着相关理念的落实到位以及相关部门的重视，我国的图书馆档案管理工作必将获得长足的进步好发展.
作者:杨艳红 单位:赤峰学院
参考文献：
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〔3〕信慧.知识管理在图书档案管理中的功能及应用[J].科技创业家,2014（5）:254.
〔4〕徐静波.档案信息网管理中知识管理的应用[J].现代交际,2014（6）:40.
〔5〕李辉.图书档案管理系统在图书管理中的应用[J].中国管理信息化,2016（10）:156-157.
〔6〕廖雪泓.知识管理在档案管理中应用分析[J].办公室业务,2016（9）:115.
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随着社会经济的全球化发展，我国教育与科技不仅得到了量的飞跃，也得到了质的飞跃，科技化与数字化的生活方式与工作模式开始在社会上流行起来，因此，高校图书档案管理也得到了科技化与数字化的发展，形成一体化管理模式。新时期的到来不仅使得人们对于信息量掌握的欲望愈发强烈，使得人们改变了其信息需求方式，还创新了信息存储工作的模式与内容。因此，我国高校图书档案管理工作在这一新时期发展的背景下，应该对其传统图书档案管理工作模式进行创新改革，建立不受时间与空间限制的一体化管理工作模式，为高校学生提供更为全面、更为多样的信息服务，丰富并满足高校学生的现代化信息需求。高校图书档案管理是收集信息、处理信息的主要工作场所，是高校学生和教师在校园内获得知识与信息的重要渠道，更是满足新时期社会经济的发展需求，因此，促进高校图书档案管理一体化是高校提高其整体管理工作效率与水平的一大重点。
一、新时期高校图书档案管理一体化的意义
新时期发展背景下，社会对于图书档案管理工作的要求越来越高，我国高校传统图书档案管理工作逐渐不能够适应社会经济的发展需求，进而延缓了学校教育事业的发展进程，因此，高校图书档案管理一体化不仅是适应我国社会经济发展需求，更是推动我国及整体教育事业向前发展的重要动力之一。
（一）新时期高校图书档案管理
1.高校图书管理定义
高校图书管理是指高校对学校所具有的文献信息、人力资源、资金储备以及其他资源进行有计划、有组织的协调控制行为来达到理想管理目标的工作过程。高校图书管理工作能够为全校师生提供十分有效的文献书籍、资料期刊等信息资源，有利于教师提供自身教学素质，优化其教学模式；辅助学生进行论文写作、丰富学识视野以及提升学术涵养等一系列素质培养工作。
2.高校档案管理定义
高校档案管理是指高校档案管理部门对学校档案信息进行收集与整理，为高校将档案信息科学、合理应用于其他各项管理工作中提供有效、坚实的保障。高校档案管理是高校完善整体档案工作的重要基础，是服务于学生、教师以及社会的工作。
（二）图书档案管理一体化
一体化指的是企业或是单位对某一项工作实施综合模式的管理，而高校图书档案管理一体化则是指高校将图书管理与档案管理之间进行相互融合，对其图书档案管理进行综合统一的管理，促进高校图书管理和档案管理的共同繁荣与发展。
（三）新时期高校图书档案管理一体化的意义
1.一体化的图书档案管理有助于高校减少人力与资金成本
我国高校对图书与档案的分散管理模式虽然在一定程度上形成了小范围管理方面的有效性，但这种小范围内的有效性管理对于高校整体图书档案管理系统所需的管理要求却是微乎其微。分散管理模式下的图书管理与档案管理在收集、整理信息过程中会产生人力劳动资源、资金成本、时间成本以及其他资源的浪费现象，使高校损失人力劳动资源与财政投入等管理成本。而高校图书档案管理一体化则是将图书管理与档案管理进行融合、统一的管理，相较于图书与档案的分散管理模式来说，一体化的图书档案管理模式在收集文献、资料信息过程中仅用二分之一的人力资源就可以收集相应信息，实现人才资源共同使用，有助于高校缩减人力资源的使用成本，并在处理信息过程中达到事半功倍的效果；高校图书与档案管理的一体化有利于高校规范其图书与档案工作制度，统一图书信息与档案信息的检索模式等工作，促进有效信息的共同开发与使用，为高校节约管理过程所需要的时间成本与资金成本；网络信息化促进管理一体化的主要动力，而网络信息技术打破了信息传递的时间与空间限制，因此，高校图书档案管理一体化利于其减少图书档案管理的空间管理成本。
2.高校图书档案管理一体化实现了信息资源的科学、有效整合
高校的图书管理与档案管理工作虽然有着不同的工作概念与工作要求，但是这两项管理工作模式都是为了对高校现有信息资源进行科学、合理、有效的整合与开发，为全校师生与社会提供信息服务工作。高校图书管理与档案管理工作都有着共同的工作环节——信息资源的收集、整理、保管以及可供利用四个环节，而我国高校图书管理与档案管理工作的展开离不开信息资源的收集与整理，即信息资源的收集与整理是保障高校图书管理工作与档案管理工作的重要基础，所以，高校图书档案管理的一体化可以提高信息资源收集与整理的工作效率，进而提高图书档案管理工作效率。除此之外，高校图书管理与档案管理工作在工作目的、工作内容与工作形式上还有许多相似的点，这些相似点在高校执行信息资源整合过程中发挥重要作用，因此，高校图书档案管理一体化帮助高校实现了科学合理、有效的信息资源整合。
3.高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通
新时期背景下，发达的网络信息技术使全世界的信息传递速度变快，因为高校所具有的信息资源十分有限，所以多方合作已经成为信息资源共享、增加信息资源的主要方式，高校以档案管理亦是如此。高校图书档案管理的一体化将分散式管理的图书工作与档案工作进行了有机融合，形成统一管理系统，将分散的图书、档案信息资源都聚集在一起，以便于开发出新型信息资源，实现资源共享的同时还加深了信息资源的流通性，因此，高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通。
二、新时期高校图书档案管理一体化所存在问题
新时期发展背景下，我国高校传统的图书档案管理工作模式逐渐满足不了现代化社会的发展需求。随着社会发展的日新月异，高科技电子产品开始出现在人们的日常生活与工作当中，如计算机网络信息技术的出现为高校图书档案管理工作提供了数字化、智能化的功能与作用，可以及时将图书档案信息反馈于全校师生，但高校在发展图书档案管理一体化期间还是存在一些问题，致使管理一体化发展进程缓慢：首先，高校图书档案管理工作人员对于一体化管理没有一个正确的认识。正确认识管理一体化的工作概念与工作机制是有效执行图书档案管理一体化的重要基础，而我国高校图书档案管理工作还在实行的是传统管理工作模式，相关工作人员仍然持有传统管理思维，对现代社会发展的管理一体化工作模式认识不够透彻，只考虑当下情况，缺乏资源整合、综合执行管理工作的意识；其次，高校图书档案管理工作人员欠缺熟练操作计算机技术的技能。随着社会经济发展，计算机技术也得到了快速发展，新时期图书档案管理一体化要求图书档案管理工作人员具备操作计算机技术的能力，而我国高校图书档案管理人员虽然具有一定的相关管理知识理论，但对于计算机网络这一新兴技术掌握力度尚未熟练，就目前情况来看，我国高校同时具备专业图书档案管理知识与熟练掌握计算机技术能力的工作人员屈指可数，所以我国高校图书档案管理工作水平较低；最后，高校不重视图书档案管理工作的改革与创新。我国多数高校在发展过程中很少将注意力放在图书档案管理工作创新改革这一方面，更不用说为图书档案管理一体化发展置办相应硬件设施，因此，图书档案管理工作的创新改革意识在高校发展中的极低存在感影响了我国高校图书档案管理一体化的发展。
三、新时期高校有效实施图书档案管理一体化的途径
传统图书档案管理工作模式已经不能够满足现代社会对于高校图书档案管理的发展需求，只有对传统图书档案管理进行相应创新改革，建立健全管理一体化的工作机制，才能使我国高校图书档案管理工作适应现代社会发展需求，共同促进新时期的可持续发展。
（一）正确认识管理一体化概念，加强工作人员创新意识。
正确认识管理一体化概念、改变传统管理思想是高校将图书管理与档案管理有机结合在一起的关键所在，是建设管理一体化机制的基础，因此，高校需充分理解图书管理与档案管理的优势所在，主动反思传统管理工作中的不足之处，积极开发出有利于图书管理与档案管理进行有机结合的创新思维，为高校图书档案管理提供思想依据以及创新方案，并将这些思想依据与创新方案观察落实到高校实际图书档案管理工作中去，以此来保证图书档案管理一体化的长远性发展。此外，高校还应促进图书管理部门与档案管理部门之间的相互交流与合作，进而共同推动图书档案管理一体化发展。
（二）加强图书档案管理一体化的硬件设施建设。
新时期发展所带来的新型电子技术与信息网络为高校图书档案管理一体化发展提供了技术方面的支持，推动着管理一体化的发展。因此，高校应积极引进有利于图书档案管理一体化发展的硬件设施与互联网络信息技术，建设多个管理平台，健全网络平台管理机制，增加图书档案管理工作渠道的同时统一管理标准机制，保障图书档案管理的一体化发展。
（三）加强图书档案管理工作人员综合管理素质与计算机操作能力。
我国高校传统图书档案管理工作人员只需具备专业管理知识就可胜任图书档案管理这一工作，而现代化的社会发展则要求图书档案管理人员既要具备高水平的综合管理素质，又要具有熟练的计算机操作能力。因此，高校要加强对管理工作人员的管理水平培训与计算机操作培训，建设一支符合现代化社会发展的图书档案管理队伍，做好实施图书档案管理一体化的执行者，极力推动图书档案管理工作的创新发展。此外，高校在整合图书档案信息资源过程中需注重其配置的科学合理性，在不受任何因素影响前提下提高图书档案资源的可利用效率。新时期的发展要求高校必须对传统图书档案管理工作模式进行创新改革，建立健全图书档案管理一体化模式，但由于我国大多数高校在创新图书档案管理模式方面的发展尚未成熟，所以高校图书档案管理一体化是一项长久而艰难的任务，因此，我国高校应不畏挑战，积极解决图书档案管理一体化发展中遇到的难题，提高现代化图书档案管理的水平与效率，为全校师生提供更加全面、及时的图书文献资源与档案信息。
参考文献
[1]金娟.信息时代高校档案、图书、情报一体化管理构想[J].郑州大学学报（哲学社会科学版），2011，（5）.
高职学院图书馆档案工作是图书馆工作的一个重要组成部分，图书馆档案客观真实地记录着高职学院图书馆各个历史时期的发展过程，对图书馆管理工作有较大的参考和利用价值。本人现以山东工业职业学院图书馆?档案管理为例，浅谈高职学院图书馆档案的管理。
一、高职学院图书馆档案的管理
高职学院图书馆档案管理可分为文件、文书、资产档案三个部分。
其一，文件档案的管理，是指由上级主管部门下发的关于图书馆日常工作及管理方面的方针、政策、法规性文件，包括上级主管部门的各种文件、关单位的上级文件。它有相对单一性、重要性、保密性、存期长等特点。
其二，文书档案的管理，是指图书馆开展的日常工作、学习、活动中生成，并保存下来的不同载体的信息资料。包括图书馆的人事、财务、规章制度等日常工作事记、文献采购、文献典藏、读者信息等业务工作档案。各项业务档案都属于长期性保存档案。另外，如图书馆向上级单位必须在限定的时间内上报的资料。文书档案的管理具有，内容丰富、保存期长、时间性强特点。
其三，资产档案的管理，资产档案是指各类设备、仪器等图书馆固定资产在购买、安装、使用、管理、维护和报废等一系列过程中形成的属于归档的技术资料等。资产档案专业性较强，它可以提供所购各项设备的详细资料，为后期设备购置，提供参考依据，提高固定资产购买的针对性。设备档案管理具有如下特点：1.设备种类多。包括计算机、通信设备，打印设备、扫描识别设备及装订设备等。多种类的设备，其档案形成也必然具有复杂性。2.科技含量高，管理难度大。对于非专业人士的档案管理员来说，在管理的过程中也会遇到一定的困难。
二、高职学院图书馆档案的作用
1.图书馆档案是读者了解图书馆的依据。图书馆的档案资料来源于图书馆在教学、科研、管理以及服务等各项工作。其中各种数据，如读者、馆藏、管理等数据能多方位向读者展示图书馆发展概况，使读者对图书馆有一个全面的了解；人员、各部门的简介、各项规章制度等等都起着引导读者科学利用图书馆的各项资源，提高资源的利用效率；现代化的服务方式、管理方法，丰富的馆藏资料、电子书以及常规阅览和外借等，提高了读者利用图书馆资源的积极性。
2.图书馆档案是领导决策的参考依据。历任的学校、图书馆领导都可通过查阅图书馆档案资料较快熟悉图书馆的基本情况，而顺利地开展工作。图书馆档案在日常工作中应认真管理，保存了图书馆的重要文件，记录了图书馆重大发展事件，这为学校和图书馆领导进行相关决策、制订计划和总结工作提供了可靠的依据。
3.图书馆档案是做好图书馆服务、提高工作效率的依据。随着时代的发展，图书馆工作内容也发生着变化，为读者提供优质的服务是当前图书馆工作的一项重要内容，也是未来发展方向。图书馆的档案管理对做好服务工作有非常重要的作用。在对高职学院图书馆服务工作的探索过程中，档案管理人员完整地收集并记录服务工作发展过程的重要文件资料，如工作思路、组织情况、经验和教训等。这些资料可以为图书馆改进服务质量提供可靠的信息价值。
三、高职学院图书馆档案管理工作的现状
1.档案管理意识淡薄。因此缺乏搜集整理档案的主动性，不注重对档案的管理工作。图书馆档案是图书馆日常工作和活动中形成的珍贵信息资料，也是图书馆工作成果的综合反映，应该完整收集和科学管理。
2.档案管理制度不健全。由于高职图书馆档案管理缺乏系统性和完整性，给读者的查找和利用带来的一定的困难，降低了档案利用率。
3.档案管理人员业务水平不高。档案管理人员大多是兼职，没有专业的档案管理知识，对有一定技术水平要求的档案信息化管理则不能适应，因此，当前的档案管理人员的业务水平已不能满足现代化管理的需求。
4.档案信息开发利用观念薄弱。重管理、轻开发的问题制约着档案为图书馆发展和建设服务的各项功能的发挥，造成图书馆档案资源的闲置。
四、高职院校图书馆档案管理的新措施
针对高校图书馆档案管理中存在的这些问题，笔者认为应该从以下几个方面着手解决：
1.增强档案管理意识。图书馆档案对图书馆工作起着很重要的参考作用。因此，从各级领导，到图书馆档案管理人员，都应该从思想上高度重视这项工作。将图书馆档案管理工作规范化。
2.健全档案管理制度。图书馆档案管理业务包括档案收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等环节。如不制定具体的规章制度给予规范，将会使档案管理工作陷入混乱。为了使档案管理工作有序开展，就必须建立一套完整的管理制度，这是做好档案管理工作的前提条件。
3.提高档案管理人员的素质。首先，选择并固定优秀的档案管理人员。这有利于保持档案管理工作的稳定性和持续性。其次，进行档案管理专业培训，学习新知识、新技术。再次，档案管理人员要掌握计算机和网络应用技术，适应档案管理工作现代化的发展趋势。
4.开发利用档案信息。档案人员应做到：积极配合领导决策，根据工作需要及时提供相应的档案资料，为图书馆发展做好服务，实现档案价值；做好宣传推广工作，使读者们正确认识到图书馆档案的价值，提高档案信息的利用率。
另外，加强对数字化图书馆档案的管理，在图书馆主页设置图书馆档案专栏，使读者能通过图书馆的网页利用图书馆档案。总之，档案是图书馆管理工作的基础，图书馆的许多工作都需要档案管理工作的支持。提高图书馆档案管理水平，档案利用率，可以促进高职院校图书馆各项服务工作更好地发展。
参考文献：
[1]贾春勤. 做好高校图书馆的档案管理.
兰台世界,2006,(7).
[2]方敏.高校图书馆档案建设与管理工作
关键词：
图书档案；数字化；管理
随着计算机技术以及网络技术的不断发展，人们在图书管理过程中建设了数字化的档案管理体系，管理体系可以共享图书档案等信息资源，使得现代化的管理质量得到显著提升，而相对比较传统的档案管理模式在实际操作过程中逐渐出现了一些问题，由此可见，建立数字化档案管理体系已经成为当前急需解决的问题之一。
1图书档案
将图书档案管理系统分为四个模块：图书管理、信息查询、流通作业、系统维护。通过图书管理系统可以很好的实现图书征订、新进图书的登记以及图书编目等功能，可以更好的规范图书的进库工作，而在图书馆中，进行借书和还书工作则属于流通作业的范畴，这样，图书管理系统就可以将图书管理工作进行划分管理，使得各区域的工作量都非常的明确，除此之外，由于采用的是新技术图书管理系统，所以，广大读者可以对图书进行实时的信息查询，这样，查询平台就可以在不同的条件下保证读者能够查询到自己需要的图书。而图书管理系统维护则可以很合理的运用这一系统，及时的解决随时出现的问题，而且这一管理系统还支持最先进的条形码扫描，经过条形码扫描过的图书就等于有了身份，在网络上就可以查询到这一图书的相关信息，这样，可以极大地降低录入人员的工作量，而且录入的精准度也会得到极大的提升。
2图书电子文件的归档与接收
在图书档案管理中，电子档案的原始档案是纸质文件，一般纸质档案都是借助传统的方法来处理、鉴定文件，与此同时，还采用一系列的技术手段来促进库存档案的数字化发展，当对图书库存档案进行了数字化管理之后，传统的纸质文件与之相比，电子原件可以作为纸质文件的副本来使用，同时，在网络上传文档和复制文档的过程中，人为因素的影响是比较大的，一旦人为因素影响了整个图书电子文件的归档，就没有办法确定图书资源的有效性和原始性。所以，在形成图书档案电子文件的时候，要将电子文件中的静态数据和动态数据涵盖过来，确保电子文件拥有相对齐全的信息，而且查询起来也非常方便，并且在很大程度上也提升了电子文件的利用率。与此同时，电子文件的数据信息也需要人为干预，如果档案管理人员发现了问题，可以发回归档人，让归档人员重新编排处理。
3图书电子档案的存储及备份
由于图书电子档案在归档整理的过程中都是利用计算机进行的，那么，它的稳定性不会很好，一旦计算机的硬件设施和软件设施不够稳定，就可能会出现问题，此时，需要我们采用科学有效的方法来备份电子档案，除此之外，要严格的根据技术的发展要求来选择图书归档文件的存储形式，像图书文本文件、图像文件、音频视频文件，等等，还可以选择不同的方式来存储电子原件，比如图书的数据库存储，等等，至于如何选择，我们还需要考虑到用户的实际需求。因为计算机的稳定性是没有办法直接确定的，因此，在档案的管理中，对图书电子档案的备份和恢复也是极其重要的，这项工作的执行可以有效的保证档案管理系统的安全和稳定，除此之外，还要做好图书的网络备份、图书系统备份以及图书的数据库备份，在第三方介入的时候，要注意存储问题，可以设立专门的电脑来存储图书数据，这些数据都是图书的关键信息，而且，这台电脑不可以连接外网，只有这样，图书档案管理系统的整体安全性和稳定性才能得到一定的保障，即便出现了意外情况，也可以借助这台电脑中的备份信息恢复图书管理系统。
4图书纸质档案的再利用
在图书库藏纸质档案方面，电子档案这一方式的出现有效地促进了数字化图书档案的实现，在一定程度上减轻了纸质档案的利用损耗率，而对图书档案信息进行合理的归纳可以有效的提升数据档案的使用效率，这样，能够进一步实现电子档案管理系统代替传统的档案管理模式。电子技术现如今已经是社会发展的关键技术手段之一，随着电子文件的逐渐增多，对电子档案的收集和鉴定管理工作也就成为当前人们关注的重点，因此，要求工作人员要不断的增强自身的素质水平和专业水平，适当的借鉴其他国家和地区的经验，更好的开展图书档案的数字化管理，不断地提升图书档案管理的质量和效率。
5图书电子档案的检索和利用
图书档案开展数字化管理主要是为了更好的服务于使用者，其目的也是为了让广大读者更好的方便检索和使用电子档案，在实施图书共享档案管理系统的时候，档案使用者在查找相关资料的时候，能够更加准确便捷的将信息化的优势体现出来。电子档案与传统的档案管理模式相比，电子档案在形式上的变化是非常明显的，而且电子档案对档案的利用和查找方式也起到了一定的影响作用，这些改变都会很好的服务于我们的档案利用者，使得图书档案中的信息资源能够得到充分的利用。与此同时，图书档案中的电子档案维护管理也逐渐引起人们的重视，在图书档案的管理维护上，我们主要利用的方式是用户权限来对其进行限制，一般图书档案维护管理包含了多方面的内容，在整个管理过程当中，要重视对数据库的管理，像查询浏览电子原件内的动态数据，等等，虽然这一工作相对简单，但是，这一工作在整个图书档案管理中是非常关键的组成部分。所以，图书档案管理人员要加强对图书档案的数字化管理。
6结语
随着社会的不断壮大，经济建设的不断加强，对图书档案管理工作的要求也越来越高，目前，我国图书档案管理工作主要借助的是先进的科学技术手段，这些技术手段可以对图书档案的使用方法进行适当的改革和完善，更加有利于服务我们的档案使用人员。社会是不断进步的，而对图书档案的数字化管理也要不断的适应社会的发展速度，利用数字化管理可以更加科学有效的管理图书档案，这样，能够在一定程度上推动社会经济的可持续发展。
作者：张丽哲 单位：国网黑龙江省电力有限公司技能培训中心牡丹江分部
参考文献：
［1］姚春蓉.图书档案管理要更好地服务于工程设计———记中国纺织工业设计院图书档案馆计算机管理进程［J］.中国勘察设计，2003，（07）：84-85.
［2］邹定香.树立科学的发展观,促进图书档案事业的可持续发展［J］.成都电子机械高等专科学校学报，2009，（03）：147-148.
档案管理工作的创新是高校图书馆实现信息化建设。提升高校图书馆社会地位的重要途径，也是高校图书馆建设与时俱进的具体体现。高校图书馆要努力创新档案工作，要敢于突破那些与当前图书馆工作不相适应的工作观念和管理模式，积极主动地研究高校图书馆发展过程中所面临的新情况、新问题，用新的观念、新的视角、新的模式、新的技术和手段来解决档案工作中所遇到的矛盾和问题，促进高校图书馆档案工作水平的全面提升，加快高校图书馆现代化建设的步伐。
一、档案管理的内容、性质和特点
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容。通过档案资源建设来建立科学合理的资源体系，是对管理中各项工作记录的科学合理的管理，同时也是档案现代化管理的基础。档案信息组织是对档案中包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发和利用，它是为管理工作服务并对促进管理工作的改进提供一手材料。
就图书馆来说，档案管理是管理工作的一部分，又是图书馆各项管理工作的组成部分，如设备管理档案是设备管理的一部分；人事档案是人事管理的一部分；行政管理档案是行政管理的一部分；技术档案是技术设备管理的一部分。档案管理工作包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。因为档案具有原始纪录性的特点，所以档案管理具有档案资源积累过程的缓慢性和档案管理活动对档案形成者的依附性及档案管理工作对社会的相对保密性。
二、档案管理建设在图书馆管理中的必要性以及面临的问题
档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要图书馆各个部门的材料汇集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。搜集和汇总后的档案材料经过加工、输出又为管理工作服务、提供各项数据。同时，通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是图书馆管理的一部分，同时又显现和作用于整个图书馆管理当中。所以说，而加强档案管理与建设对图书馆有着很重要的意义。
目前少数图书馆领导对档案建设工作的重要性认识不足，长期以来各级领导存在“档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的工作作风，常常是做了好多工作都在脑子里装着却没有及时建立完整的档案，认为部门档案管理是额外负担，这样就不能为今后工作的总结和改进提供必要的资料。
三、档案工作的创新
图书馆是每个高校必不可少的教辅机构，也是学校对外的“门面”，有其特殊性和相对独立性。图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考、保存价值。因此。开展独立的档案工作，建立完整的现代化档案体系，有利于图书馆制定各项方针政策，有利于提高图书馆为读者服务的质量和管理水平。更有利于图书馆整体事业的发展。图书馆的档案工作并非可有可无，它是图书馆现代化建设进程中不可或缺的重要组成部分，在某种意义上说，图书馆档案是“图书馆历史文明之母”、“高校文化之母”。在树立档案工作是图书馆工作一部分的观念的同时，也要树立档案信息化意识。信息化时代的到来，从时间和空间上大大拓展了档案工作的范畴，从而给档案学基础理论带来冲击，也给图书馆档案管理工作带来变革和发展机遇。受其影响，管理文件的数量和质量都有所提高，管理对象更加复杂、多元化。图书馆档案管理工作只有顺应时代潮流，在改革创新中不断前进，才能更好地为图书馆建设服务。加强档案信息化建设，是适应时展的必然选择，是信息社会图书工作的需要，也是推进档案事业发展、提高档案信息服务水平的必由之路。
关键词：
图书档案；数字化；管理
随着计算机技术以及网络技术的不断发展，人们在图书管理过程中建设了数字化的档案管理体系，管理体系可以共享图书档案等信息资源，使得现代化的管理质量得到显著提升，而相对比较传统的档案管理模式在实际操作过程中逐渐出现了一些问题，由此可见，建立数字化档案管理体系已经成为当前急需解决的问题之一。
1图书档案
将图书档案管理系统分为四个模块：图书管理、信息查询、流通作业、系统维护。通过图书管理系统可以很好的实现图书征订、新进图书的登记以及图书编目等功能，可以更好的规范图书的进库工作，而在图书馆中，进行借书和还书工作则属于流通作业的范畴，这样，图书管理系统就可以将图书管理工作进行划分管理，使得各区域的工作量都非常的明确，除此之外，由于采用的是新技术图书管理系统，所以，广大读者可以对图书进行实时的信息查询，这样，查询平台就可以在不同的条件下保证读者能够查询到自己需要的图书。而图书管理系统维护则可以很合理的运用这一系统，及时的解决随时出现的问题，而且这一管理系统还支持最先进的条形码扫描，经过条形码扫描过的图书就等于有了身份，在网络上就可以查询到这一图书的相关信息，这样，可以极大地降低录入人员的工作量，而且录入的精准度也会得到极大的提升。
2图书电子文件的归档与接收
在图书档案管理中，电子档案的原始档案是纸质文件，一般纸质档案都是借助传统的方法来处理、鉴定文件，与此同时，还采用一系列的技术手段来促进库存档案的数字化发展，当对图书库存档案进行了数字化管理之后，传统的纸质文件与之相比，电子原件可以作为纸质文件的副本来使用，同时，在网络上传文档和复制文档的过程中，人为因素的影响是比较大的，一旦人为因素影响了整个图书电子文件的归档，就没有办法确定图书资源的有效性和原始性。所以，在形成图书档案电子文件的时候，要将电子文件中的静态数据和动态数据涵盖过来，确保电子文件拥有相对齐全的信息，而且查询起来也非常方便，并且在很大程度上也提升了电子文件的利用率。与此同时，电子文件的数据信息也需要人为干预，如果档案管理人员发现了问题，可以发回归档人，让归档人员重新编排处理。
3图书电子档案的存储及备份
由于图书电子档案在归档整理的过程中都是利用计算机进行的，那么，它的稳定性不会很好，一旦计算机的硬件设施和软件设施不够稳定，就可能会出现问题，此时，需要我们采用科学有效的方法来备份电子档案，除此之外，要严格的根据技术的发展要求来选择图书归档文件的存储形式，像图书文本文件、图像文件、音频视频文件，等等，还可以选择不同的方式来存储电子原件，比如图书的数据库存储，等等，至于如何选择，我们还需要考虑到用户的实际需求。因为计算机的稳定性是没有办法直接确定的，因此，在档案的管理中，对图书电子档案的备份和恢复也是极其重要的，这项工作的执行可以有效的保证档案管理系统的安全和稳定，除此之外，还要做好图书的网络备份、图书系统备份以及图书的数据库备份，在第三方介入的时候，要注意存储问题，可以设立专门的电脑来存储图书数据，这些数据都是图书的关键信息，而且，这台电脑不可以连接外网，只有这样，图书档案管理系统的整体安全性和稳定性才能得到一定的保障，即便出现了意外情况，也可以借助这台电脑中的备份信息恢复图书管理系统。
4图书纸质档案的再利用
在图书库藏纸质档案方面，电子档案这一方式的出现有效地促进了数字化图书档案的实现，在一定程度上减轻了纸质档案的利用损耗率，而对图书档案信息进行合理的归纳可以有效的提升数据档案的使用效率，这样，能够进一步实现电子档案管理系统代替传统的档案管理模式。电子技术现如今已经是社会发展的关键技术手段之一，随着电子文件的逐渐增多，对电子档案的收集和鉴定管理工作也就成为当前人们关注的重点，因此，要求工作人员要不断的增强自身的素质水平和专业水平，适当的借鉴其他国家和地区的经验，更好的开展图书档案的数字化管理，不断地提升图书档案管理的质量和效率。
5图书电子档案的检索和利用
图书档案开展数字化管理主要是为了更好的服务于使用者，其目的也是为了让广大读者更好的方便检索和使用电子档案，在实施图书共享档案管理系统的时候，档案使用者在查找相关资料的时候，能够更加准确便捷的将信息化的优势体现出来。电子档案与传统的档案管理模式相比，电子档案在形式上的变化是非常明显的，而且电子档案对档案的利用和查找方式也起到了一定的影响作用，这些改变都会很好的服务于我们的档案利用者，使得图书档案中的信息资源能够得到充分的利用。与此同时，图书档案中的电子档案维护管理也逐渐引起人们的重视，在图书档案的管理维护上，我们主要利用的方式是用户权限来对其进行限制，一般图书档案维护管理包含了多方面的内容，在整个管理过程当中，要重视对数据库的管理，像查询浏览电子原件内的动态数据，等等，虽然这一工作相对简单，但是，这一工作在整个图书档案管理中是非常关键的组成部分。所以，图书档案管理人员要加强对图书档案的数字化管理。
6结语
随着社会的不断壮大，经济建设的不断加强，对图书档案管理工作的要求也越来越高，目前，我国图书档案管理工作主要借助的是先进的科学技术手段，这些技术手段可以对图书档案的使用方法进行适当的改革和完善，更加有利于服务我们的档案使用人员。社会是不断进步的，而对图书档案的数字化管理也要不断的适应社会的发展速度，利用数字化管理可以更加科学有效的管理图书档案，这样，能够在一定程度上推动社会经济的可持续发展。
参考文献：
［1］姚春蓉.图书档案管理要更好地服务于工程设计———记中国纺织工业设计院图书档案馆计算机管理进程［J］.中国勘察设计，2003，（07）：84-85.
［2］邹定香.树立科学的发展观,促进图书档案事业的可持续发展［J］.成都电子机械高等专科学校学报，2009，（03）：147-148.
［3］闫玲.图书馆档案管理的发展趋势———兼论“纸质文件”与“电子文件”双轨制管理［J］.图书馆工作与研究，2008，（04）：43-44.
1.2 图书馆档案的特点。图书馆档案除有其他档案具备的特点外，又具有自身行业特性。
归属性：图书馆档案一般隶属于上一级组织，并接受上一级组织工作指导。比如社会图书馆隶属文化部门，学校图书馆隶属学校。所以，图书馆所保存的档案大多数是关于自身建设、活动、馆员情况等文件资料，一部分是上级部门下发的文件及档案复制品。比如文化部门针对单位颁发的有关图书馆的政策性、指导性文件；图书馆移交上级部门的馆发展规划、年度总结等文件。
针对性：社会各行政组织都有自己的行政材料、通知、行业制度等，图书馆不会把所属行政单位的全部资料作为档案保存起来。以档案方式保存下来的，都是涉及图书馆或者与图书馆工作相关的资料，比如文化建设、读书活动等材料。对于一些时效性特别强文件、通知、政治学习材料等，因为上级部门保存，图书馆一般不作为档案重复保存。但是，对于行业重要文件，比如《文化部、财政部关于推进全国美术馆、公共图书馆、文化馆（站）免费开放工作的意见》、《全国公共图书馆事业发展“十二五”规划》等纲领性文件，图书馆要倍加关注，复制保存。增强针对性才能防止图书馆档案的庞杂，保证图书馆档案的行业特性。
具体性：图书馆档案有很强的具体性，它不仅是上级部门管理工作的一部分，又是图书馆各项工作的组成部分。图书馆各部门工作细则、行为规范、工作流程、业务档案、统计数据、统计报表，等等，真实地记录图书馆各工作岗位状况，真实反映图书馆每一阶段的工作状态，这部分资料在图书馆档案中占了重要部分。
2 图书馆档案在图书馆发展过程中的作用
图书馆档案真实、具体地记录了图书馆的建立、发展与演变。社会文化建设快速发展，数据时代到来，使图书馆不断涉及新的文化领域，所产生的社会影响也越来越大，档案管理与挖掘在图书馆发展过程中显得尤为重要。
2.1 图书馆档案为图书馆发展提供依据和参考。图书馆档案是对图书馆各方面最原始记录，它包含图书馆组织、馆舍设施、人员编制、科研成果以及图书馆开展和参与各项活动详细情况，有着很强的真实性与可靠性。通过档案可以了解图书馆各阶段工作环境，业务状况、读者服务以及专业技术人员的科研情况；了解图书馆各阶段信息资源结构及资源建设状态；在管理决策过程中可以从中发现问题、解决问题，有的放矢地制定出发展规划。同时，图书馆档案是行业评估最有力的佐证，在全国第四次公共图书馆评估定级中，评估标准所涵盖的六大项工作，需提供相关档案材料的项目高达 60%以上。由此可以看出，丰富翔实的档案资料是图书馆工作步上新台阶的重要保证。
2.2 图书馆档案为图书馆人才建设和情报学研究提供可靠保证。科研代表着一个图书馆的专业研究水平和业务工作水准。图书馆档案真实地记录着每一个馆员的业务素质及学术情况。这些资料为后人开展理论研究、提升业务素质打下了基础。图书馆管理者根据档案资料，制定出科学合理的人才培养与科研规划，进行科学合理的考评与管理，为图书馆人力资源建设提供真实依据。档案更是新人接受业务骨干的传、帮、带，尽早进入工作状态的最佳途径。系统完整的档案资料，为图书馆学、情报学研究提供现实依据。
2.3 图书馆档案是社会、组织文化建设的一部分。无论是社会图书馆还是高校图书馆，档案是社会文化建设的一部分，是文化建设的历史记忆。就图书馆本身而言，图书馆是社会文化发展和文化展示的窗口，社会信息的集散地。因此，图书馆档案资料有着很高的社会文化价值，对社会文化建设有着特别的意义。
2.4 图书馆档案是对读者进行教育的重要教材。图书馆的服务职能决定了其档案资料来源于社会各阶层的文化需求，有相当一部分档案资料是读者与图书馆的联系信息。图书馆通过档案资料了解读者的需求意向，利用自己的馆藏数据、管理数据、馆员介绍等第一手资料向读者展示图书馆的发展情况，教育公众、引导公众利用图书馆、热爱图书馆。
3 图书馆档案管理存在的问题
3.1 管理意识淡薄，缺乏健全的管理制度。信息数字化、服务现代化是展现图书馆工作的亮点，忽略档案管理是图书馆的共性。计算机技术的普及，人们对数字资源的利用率远远超过纸本资料。数字图书馆建设成为图书馆管理的重中之重，档案建设与管理边缘化已成事实。意识缺乏、认知薄弱导致图书馆档案管理松散，没有基本的管理制度与搜集整理措施。档案的管理只是习惯性无序存放，对大部分图书馆建设、发展以及在各项政治、文化活动中相关资料不做归整和深度开发，导致重要档案信息缺漏项普遍，丢失现象时有发生。一旦使用，便出现检索困难，查准率低，造成无法弥补的损失与遗憾。
3.2 管理模式落后，档案利用率低。图书馆档案管理模式落后，严重脱离新时期的管理方法。一个书柜装载一个图书馆历史的档案管理模式非常普遍，尤其是在数据库、行业网络、资源共享等信息技术深入社会领域的今天，传统的档案形式、落后的管理方法、无序的资料存放都为图书馆档案利用带来困难。这种局面且不说为社会文化建设提供高质量的信息服务，就是对图书馆行业网络开发也很困难，更谈不上行业档案共享。在这种条件下，图书馆档案利用率也只是保留在资料的传统查验，起不到应有作用。
3.3 管理人员专业素质有待提高。图书馆档案管理人员的综合素质决定档案管理水平的高低。目前图书馆档案管理人员大多是办公室人员兼管，他们缺乏档案管理意识和专业知识，只做一些日常工作档案的简单归类与存放，不重视档案归档，更谈不上挖掘资料科学建档的能力。
4 提高图书馆档案管理水平的对策
4.1 树立一盘棋思想，健全图书馆档案管理机制。提高管理意识是做好档案管理的基础。图书、信息资源、档案对图书馆来说是不可分割的整体。图书馆要全面发展，一定要把档案管理纳入图书馆发展规划中来，并把它作为衡量图书馆管理水平的重要标志。管理上采取分工不分家的模式，设置专人管理图书馆档案。保持档案管理人员岗位稳定性，定期进行专业培训。制定具体管理制度、规范工作程序、明确管理职责，把档案管理纳入图书馆建设轨道上来；另一方面，通过讲座、宣传等方式提高读者对图书馆档案的利用意识。引导读者从图书馆档案信息中了解图书馆的人力资源、各项规章、信息分布及最新信息状况。实现档案信息与信息资源价值共存的良性状态，使图书馆与读者相融相得，以此促进图书馆的建设与发展。
4.2 科学鉴定，有序挖掘。图书馆档案关系到图书馆方方面面，可纳入档案的信息广泛而庞杂，档案鉴定尤为重要。设立鉴定小组，从实用价值、历史价值、保存意义等角度对要收集的资料做出科学鉴定；根据来源、时间、内容等来判断信息资料对本馆的意义，确定保存的永久性或临时性，并制定相应的时间表，对档案进行上交、复制和剔除。
有序挖掘是图书馆档案管理的关键。图书馆在考虑独立性的同时，要兼顾与档案部门的横向联系，重视信息共建。把与图书馆相关的文件、材料吸纳到图书馆档案中来，突出特色，实现独立完整，又具特色的全方位的图书馆档案信息系统。
1 环境保护图书档案信息化管理建设的中心-知识化管理
图书档案不是孤立、静止的文件，而是能动地，能为人类服务的知识载体，因此，图书档案的信息化管理也是知识化管理。环境保护图书档案一般是指：涉及环境保护内容的各种馆藏、档案、资料、实物等基础资料，包括入库的历史记录、服务评估等服务档案，广义的环境保护图书档案还包括图书采购档案、读者资料档案、借阅记录档案、文献典藏档案、情报交流档案等等。这类档案是对环境保护图书档案工作全面、系统的记录，对于环境保护图书档案工作的正常开展有着十分重要的意义。在当今时代，图书档案机构的中心功能已经转变为图书档案的服务与开发，图书档案管理已经成为知识的管理和知识的服务。人们已经对环保图书档案重新进行了思考，对利用知识管理的理念和方法已有了明确的认识。档案信息资源作为知识经济时代重要的战略性资源，其重要性在于这些信息能够转化为有价值的知识，能够服务于环境保护事业，服务于社会。环保图书档案工作者必须对此有着清晰的认识，将这种知识化理念带到信息化管理工作的各个方面。
2 进行环境保护图书档案信息化管理建设的必要性
这里的图书档案信息化管理建设是指运用信息化技术武装图书档案管理工作，提高现代化整体水平，面对档案管理的新情况、新形势，理论与实务界提出与之适应的新原则和理论，提出了建立信息化环境中图书档案管理的基本框架与方法，以实现档案信息服务的社会化。环境保护图书档案进行信息化管理概念的提出是社会发展的进步，也是形势的必然要求。
2.1 图书档案信息化管理建设是网络发展的必然要求
目前，各相关图书档案机构的图书档案管理工作多停留在对本单位业已形成的纸质文件上，管理方法简单，缺乏对大量电子数据的有效管理和利用。在当今大形势下，环保图书档案机构不得不面对数字化、网络化趋势的挑战，如何存储在各类档案馆库房中作为知识原始载体，如何最大限度地发挥档案实体作用，各图书档案机构自身下一步如何发展，是摆在图书档案机构面前的一个必须要解决的问题。而信息化管理将是解决问题的答案之一，因此，进行图书档案信息化管理建设成为时代的必然。
2.2 图书档案信息化管理建设是图书档案机构自身发展的必由之路
图书档案信息化管理建设的内涵非常丰富,既包括馆藏的建设、档案机构库房的建设、也包括检索工具的建设等等。各图书档案机构的发展是动态的，随着时间的推移，各种形式的图书档案数量不断增加，管理手段却相对滞后，各种图书档案资料的保管和利用已经成为困扰各类图书档案管理机构的显要问题。从国外的经验看,建设数字化档案馆和建设完整的档案数据库，实现信息化管理和计算机操作体系是解决这一难题的主要途径。
2.3 图书档案信息化管理建设涉及我国一系列重大政治、经济、文化任务的实现
图书档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、传播与广泛利用来实现的。信息的价值在于传播，而不在于储藏。档案部门作为信息服务机构，只有实现了信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化，才可能最大限度地发挥档案的作用，对于贯彻科学发展观、科教兴国、完成“十二五规划”和精神文明建设有着深远意义。
3 环境保护图书档案管理信息化建设中需要注意的问题及主要措施
3.1 环境保护图书档案管理信息化建设中需要注意的问题
3.1.1 各类图书档案机构对环保图书档案信息化管理建设缺乏足够的重视 长期以来，环保图书档案工作发展相对缓慢，部分地区和部门的图书档案信息化管理建设严重滞后，很多图书档案机构对档案信息化管理建设的意义认识不足，并没有将档案信息化管理建设列入重要的议事日程。同时，很多环保图书档案机构编制紧张，人手过少，难以吸引信息化管理建设所需的人才，这些都导致了图书档案信息化管理建设的滞后。
3.1.2 一些图书档案工作者对环保图书档案管理的思维固化，缺乏创新 一些图书档案工作者对图书档案工作的意义缺乏认识，面对现代信息化和科技爆炸对图书档案管理方式的重大、深刻的影响，图书档案工作者不得不意识到，以往传统的档案管理模式已经不能适应新形势、新情况的要求，长期以来以纸制文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法严重束缚着档案工作者的思维观念，阻碍了管理方式的创新。
3.1.3 各类环保图书馆和各科研、学术机构之间缺乏联动，无法形成信息资源共享平台 目前，全国仅有少数环保图书档案机构能够实现完全的资源共享。虽然，很多图书档案、科研、学术机构目前已经有了先进的硬件条件，但由于管理体制和利益的多元化等原因，他们拥有的数据和信息基本都是孤立的，并没有形成有效的共享平台，严重影响的环保信息的利用。
3.2 进行环境保护图书档案管理信息化建设的主要措施
3.2.1 加强学习，提高对环保图书档案信息化管理的认识水平 要进一步贯彻落实科学发展观，不断提高环保图书档案工作者的对此项工作的重视程度，要把图书档案信息化建设工作提高到整个社会的高度，促进环保图书档案信息化管理建设与整个社会的其他工作同步发展，无缝对接；建立健全各项环保图书信息管理规章制度，以制度管理人，适当扩大环保图书档案机构的规模，扩大工作人员编制，提供图书档案发展所需的必要条件。
3.2.2 要转变思维观念，应对新形势下对图书档案工作的挑战 图书档案工作不是对用户的施舍，而是一项服务，当前部分图书档案部门存在错误思维，服务意识不强，阻碍了环保图书档案信息的充分流转与利用。同时，图书档案工作也是一项非常基础的工作，是对环保事业发展影响极大的工作，一些图书档案管理工作者思维固化，缺乏创新，因此有必要进行自我再认识与观念上的调整，重新认识环保图书档案工作的意义，同时，必须开动脑筋，发散思维，锐意创新，不断深化图书档案工作改革，把图书档案工作做实、做细、做好。
高校图书馆档案是高校图书馆工作的一个重要组成部分，是保存高校图书馆各项工作和活动原始记录的载体，它从高校图书馆成立之日起就开始积累，随着图书馆的发展而发展，客观真实地记录着高校图书馆各个历史时期的发展轨迹，对图书馆管理工作有较大的参考和利用价值。
高校图书馆档案的特点
一般而言，高校图书馆档案可分为文件、文书、设备等三个部分。这三个部分的档案分别各有其特点。
文件档案的特点。文件档案是指由学校上级主管部门下发的关于图书馆日常工作以及管理方面的方针、政策以及法规性文件，包括中央、省级、学校上级主管部门的各种文件以及其他相关单位的上级文件。这些文件具有相对单一性、重要性、保密性的特点。同时，由于一些文件，如中央下发的文件的重要性，决定了文件档案应该永久保存，具有保存时间长的特点。
文书档案的特点。文书档案来源于高校图书馆本身，是人们在图书馆开展的日常工作和举办的各种日常活动中形成，并为一定目的保存下来的各种不同载体的文件材料。如会议记录、会议决定、人事材料、财产登记本、重要电话记录、收发电文、珍贵照片、录音带以及具有保留价值的各种文稿等。高校图书馆文书档案具有以下一些特点：1、内容丰富。文书档案内容包罗万象，既有图书馆的人事、财务以及文件等日常工作档案，还包括图书馆的文献采购、文献典藏、情报交流、课题跟踪、读者信息以及借阅登记内容等业务工作档案。2、保存时间长。如图书馆的各项业务档案就属于永久性保存档案。3、时间性强。一些文书档案具有一定的时效性，如高校图书馆向上级单位报送的请示、汇报以及报告等文件，必须在规定的时间内上报，或者在较快的时间内完成报批，须以不耽误工作为原则。
设备档案的特点。所谓设备档案，是指各类设备、仪器等图书馆固定资产在购买、安装、使用、管理、维护和保养、修理和淘汰、报废等一系列过程中形成的应该归档的技术资料、记录材料以及相关文件等。设备档案是一种专业性较强的档案，完善的设备档案可以提供所购各项设备的详细资料，能为高校图书馆每年的设备购置各项活动，如咨询、计划、论证、决策、使用、维修和统计以及效益分析、成本核算提供科学依据，提高固定资产购买的针对性，节约资金。设备档案管理具有如下特点：一是设备种类多。既有计算机、通信设备，又有缩微设备、视听设备；既有打印复印设备，又有扫描识别设备及装订设备；既有监测设备，又有控制设备等。这么多种类的设备，其档案形成也必然带来复杂性。二是科技含量高，管理难度大。由于高校图书馆工作的复杂性，各类设备较多，有电子设备、机械设备，也有机电结合设备、光、磁、机、电结合设备等。这些设备涉及电子、计算机、机械、通信、光学、控制等多个学科的技术，因此，其档案的形成过程科技含量较高，对于非专业人士的档案管理员来说，在管理的过程中也会遇到一定的困难。
高校图书馆档案信息的作用
对读者开展宣传和教育的重要教材。高校图书馆的档案资料来源于图书馆在教学、科研、管理以及服务等各项工作，广大读者可以通过这些档案信息了解整个图书馆的情况，是全面向读者推荐图书馆的第一手资料，也是向读者开展宣传教育活动的重要教材。首先，图书馆的各种读者数据、馆藏数据、管理数据能多方位向读者展示图书馆的具体馆情和发展概况，使读者对图书馆有一个全面的了解；其次，人员、部门简介以及各项规章制度等则引导读者科学利用图书馆的各项资源，提高读者利用图书馆资源的效率；最后，现代化的服务方式和各项管理目标、方法、效果，以及丰富的馆藏资料、多种利用手段如音像、3D技术、电子书以及常规阅览和外借等，都能有效地激发读者利用图书馆资源的欲望和热情。
领导决策的参考依据。完整的档案资料可以为领导决策提供很多信息。首先，高校图书馆领导在工作中需要了解馆内的工作情况和一些有关图书馆发展的数据时，可参考馆内保存的档案材料；其次，学校领导想要了解学生的读书喜好，掌握学生的学习动态，也可以通过参考图书馆保存的学生借阅方面的档案来获取一定的信息；再次，每一届新上任的图书馆领导都可通过查阅档案资料而较快熟悉本馆的基本情况，从而顺利地开展工作。同时，针对旧有管理制度的问题提出建议，不断完善图书馆各项规章制度。总之，由于高校图书馆档案在日常工作中不断得到丰富和充实，保存了图书馆的重要文件，记录了图书馆重大发展事件，这为学校和图书馆领导进行相关决策、制定计划和总结工作提供了可靠的依据。
做好图书馆服务、提高工作效率的依据。随着时代的发展，高校图书馆的工作内容也发生着变化，其中，为广大读者提供优质的服务是当前图书馆工作的一项重要内容，也是未来高校图书馆的重点发展方向。其中，图书馆的档案管理对做好服务工作有非常重要的作用。档案管理工作的主要任务就是将图书馆的每一份重要文件、每一项重要工作和活动真实、完整地记录在案并妥善管理。在对高校图书馆服务工作的探索过程中，档案管理人员完整地收集并记录服务工作发展过程的重要文件资料，如服务工作思路、组织情况、经验和教训等。这些资料可以为图书馆改进服务质量提供可靠的信息价值。
是高校文化建设的需要。档案是一个学校文化建设的历史记忆，是传承学校历史文明的重要载体。图书馆作为高校非常重要的一个部分，作为学校的文化发展和展示窗口，是信息和知识的集散地。因此，高校图书馆档案建设具有重要的文化价值，对高校文化建设发展有着很重要的意义，同时也是是国家和民族文化建设的重要组成部分。
图书馆人力资源建设的依据。人才建设是高校图书馆发展和建设的第一要素，提高人才素质是推进图书馆发展的重要动力。高校图书馆档案信息资料包含馆内详细的人事档案，能全面反映图书馆的人才构成状况、图书馆工作人员的知识和业务水平、工作能力以及图书馆的人事管理状况等，是图书馆开展人力资源建设，如制定人才培养计划、开展工作人员业务培训、对工作人员进行专业职称考评等工作的重要依据。此外，对新到图书馆的工作人员来说，阅读馆内档案信息是其尽快熟悉本馆工作环境的重要途径之一。这些信息可以帮助他们了解馆内人员构成情况，及早进入较好的工作状态。
高校图书馆档案管理工作的现状
目前我国高校图书馆档案工作仍然普遍存在一些问题。
档案管理意识淡薄。由于思想认识上的偏差，许多高校领导对高校图书馆的档案工作不够重视，图书馆工作人员包括部分馆领导在内也还没有充分认识到图书馆档案的重要性，认为档案管理工作可有可无，因而缺乏搜集整理档案的主动性，不注重对档案的管理工作。当然这种观点是非常错误的。档案是一个部门完整地存在的重要依据，图书馆档案是图书馆日常工作和活动中形成的珍贵信息资料，也是图书馆工作成果的综合反映，应该完整收集和科学管理。
档案管理制度不健全。长期以来，由于高校图书馆档案管理意识薄弱，很多图书馆还没有将档案管理工作作为一项基础工作，没有制定完整的收集和管理制度，导致很多高校图书馆出现了档案残缺不全，管理混乱的局面，如一些重要档案存在断档或者缺档的现象，档案的存放混乱不堪，缺乏系统性和完整性；管理人员对所收集到的档案没有及时进行分类、编目等整理，更没有进行二、三次档案文献的加工，使档案资源不成体系，给读者的查找和利用带来的一定的困难，降低了档案利用率；对档案的借出和还回没有实行严格的登记制度，造成档案的流失。
档案管理人员业务水平不高。目前，很多高校图书馆档案人员大多是兼职，没有专业的档案管理知识，也缺乏计算机等方面的知识。更多的时候，他们只是做好登记、整理、保管等一般性的管理工作，而对有一定技术水平要求的档案信息化管理则不能适应，因此，当前的档案管理人员的业务水平已越来越不能满足档案现代化管理的需求。
馆藏档案结构不合理。从档案种类结构来看，目前许多高校图书馆的馆藏文书档案所占比重较大，而以业务档案为主的特色档案相对较少，亟待丰富；从档案载体来看，纸质档案所占比重较大，其他载体如电子档案的种类和数量相对较少。从目前的档案管理发展趋势来看，这样的馆藏档案内容和结构完全无法适应图书馆的业务发展和信息化社会的需要。
缺乏对档案价值的科学鉴定。图书馆档案的价值有大小之分，在管理过程中应该给予科学鉴定，区分对待。但是，目前很多高校图书馆没有做到这一点。无论档案的真伪、重要性程度和价值大小，均长期存放在一起，而没有通过必要的鉴定程序来确定图书馆现有各类档案资源的准确性、价值大小和保管期限，最终导致图书馆档案文献的不断膨胀且日益混乱，给管理和利用带来很大的困难。
档案信息开发利用观念薄弱。只有得到充分利用，才能体现出高校图书馆的档案管理工作的价值。然而当前很多高校图书馆普遍存在着只重管理而轻利用的现象，使图书馆档案资源的存在失去价值。重管理、轻开发的问题制约着档案为高校图书馆发展和建设服务的各项功能的发挥，造成图书馆档案资源的闲置和浪费，也浪费了档案管理经费。
档案管理的信息化步伐缓慢。目前，不少高校图书馆的档案资源还是以单一的纸型文献和传统的管理模式为主，电子文献发展缓慢，在信息化时代，已远远无法满足人们多渠道获得档案文献资源的需求。而在一些已实现馆藏文献资源服务自动化的图书馆，其档案文献管理和利用手段却没有与图书文献信息资源的现代化开发同步，导致馆内业务发展不平衡，给读者带来不便，也不利于提高图书馆形象。
优化高校图书馆档案管理的新思路
针对高校图书馆档案管理中存在的这些问题，笔者认为应该从以下几个方面着手解决：
增强档案管理意识。一定程度上说，图书馆档案同馆藏文献资源一样也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有很大的参考作用，因此，上至高校领导、图书馆领导，下至图书馆档案管理工作人员都应该重新认识档案管理工作，从思想上高度重视这项工作。在获得领导认同的基础上，逐步将图书馆档案管理工作规范化。笔者认为，确定固定的档案管理员负责全馆档案管理十分重要，这是做好图书馆档案管理工作的基础环节。
健全档案管理制度。高校图书馆档案管理业务包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用等八个具体环节。如此众多的环节，如不制定具体的规章制度给予规范，将会使档案管理工作陷入混乱。因此，为了能使档案管理工作有序开展，就必须建立一套完整的行之有效的管理制度，这是图书馆做好档案管理工作的必要手段，也是前提条件。
提高档案管理人员的素质。首先，选择优秀的档案管理人员。最好选用事业心强、并有较高学历的人才，具有档案专业学历的人才更好。档案人员一经落实，应保持相对稳定，不要随意变动，有利于保持档案管理工作的稳定性和持续性。其次，为使管理水平跟上不断发展变化的档案管理工作新形势，应该不定期对档案管理人员进行必要的档案管理专业培训，让他们学习新知识、新技术。第三，传统的管理方式已不能适应现代档案管理的要求，因此，档案管理人员要更新观念，积极掌握计算机和网络应用技术，以适应档案电子化和档案管理工作现代化的发展趋势。第四，高校档案管理工作是一项严肃的工作，一些档案有非常重要的意义，因此不可忽视对管理人员的思想政治方面的教育，提高其政治觉悟，全面提高综合素质。
优化档案结构。一方面，高校图书馆应当重视历史性档案资料的收集与整理，这部分档案是以文字形式直接记录高校图书馆重要活动、重大事件的文字材料，对图书馆的发展具有十分重要的历史和纪念意义。这部分材料由于较为分散、零碎，较难收集和整理，容易被忽视，需要在日常工作中持续关注。另一方面，图书馆档案工作还应重视非文字资料，如实物、音像、电子档案的收集与整理。这类档案资料较之文字资料更生动、更具体、更真实，是比较有价值的佐证资料。根据当前媒介多样化的特点，应该将电子文字、音像、照片、光盘、奖杯、奖状等形式的归档作为档案工作的重点。这部分档案是高校图书馆档案完整性、系统性的重要保证。
科学鉴定档案。对需要归档的档案进行逐一鉴定，区别不同档案的性质和价值，然后根据档案的重要程度和价值大小进行档案归档，这样才能使档案存放科学合理，节省存放空间，节约管理费用，同时也便于档案的查找、开发和利用。
