以科学发展观为指导，以《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等为法律依据，把档案达标升级工作与学校干部能力作风建设年活动紧密结合起来，进一步提高全校档案意识和专兼职人员的档案业务能力和素质，建立健全档案工作规章制度，理顺体制机制，夯实基础，对照标准，狠抓薄弱环节，积极争取省市档案局指导和支持，虚心请教，多方取经，力争在底前实现aa级档案工作规范管理达标；然后再用2-3年的时间实现aaa级达标，从而实现我校档案工作的高起点跨越式发展目标。
二、aa级达标工作的实施步骤和主要任务
严格对照《高等学校档案管理办法》和达标升级标准，实事求是地分析我校档案工作的现状与实际，针对存在的薄弱环节，我校aa级达标工作原则上按照以下具体步骤组织实施：
（一）加大档案材料的收集力度，进一步丰富馆藏，大幅度提高馆藏数量。
1、原拟设档案分室的教务处、继教学院等单位和部门，除12个二级学院和理工学院外，现一律视作档案集中统一管理体制下的立卷归档单位部门，对过去所保存档案中的凡属学校立卷归档范围的材料要全部重新整理并移交进馆。
2、科研处所保存的科研档案材料，按项目结题原则进行立卷归档，凡已结题的科研项目档案材料要全部整理并移交进馆。
3、对各二级学院成立前后所形成的属于应归档范围的五类档案材料，尤其是历届毕业生学籍卡片、成绩总表、学位照及毕业集体照等要抓紧催交，要在本年度二级学院档案检查验收中完成整理并移交进馆。
4、组织机关各职能部门对－五年间形成的应归档文件材料进行一次全面清理和移交，以弥补已上架的这几年档案类目和材料的不全。
5、完成已收集进馆的零散文件材料的立卷归档工作。
责任人：材料收集整理组，张本琴负责督促指导，馆内其他同志和全校专兼职档案员配合执行。完成时间：本学期寒假之前。
（二）加大档案整理力度，进一步提高档案整理业务质量，使已上架的近5年档案案卷达到整理规范要求。
1、按照试行“三合一制度”，区分类目、保存价值和保存期限，对新补进馆的文书档案材料进行规范化立卷归档，与原已上架的相关案卷重新整合，重新排架，编制检索工具。
责任人：材料收集整理组、相关部门兼职档案员、学工助理配合，鉴定与督导组参与。完成时间：12月－5月。
2、按照各类专业档案整理规范要求，完成对已进馆的基建档案、会计档案、科研档案和声像档案的规范整理立卷，编制检索工具。
责任人：材料收集整理组，鉴定与督导组参与。完成时间：5月之前。
3、组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说明（全宗介绍），会同校办补充整理襄樊学院合并组建以来每年大事记。
责任人：档案编研组，鉴定与督导组参与。完成时间：6月。
4、完成档案工作文件制度修订制订，汇编成册，印发全校。
责任人：档案编研组，完成时间：上半年。
5、会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师档案整理备检工作。
责任人：胡鹏飞、唐甜甜，完成时间：10月之前。
（三）启动电子扫描和计算机著录工作，以招投标方式引进市场专业公司，把近5年产生的适宜永久保存的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统，并对部分纸质档案进行数字化处理，有选择地实现档案信息网络化。
责任人：电子著录组，各单位各部门档案员和学工助理等配合，完成时间：10月之前。
三、aa级达标的相关准备工作
（一）将档案aa达标工作作为重要工作，列入学校党政工作要点，提高档案工作在年度目标责任考核中的分值权重。
（二）成立学校档案达标升级工作领导小组，其成员如下：
组长：李儒寿
副组长：李文学
成员：档案馆、网络中心负责人，各单位各部门分管领导，达标工作督导员。
领导小组下设办公室和工作专班，负责组织实施达标升级的具体工作。
办公室主任：熊华山（兼）
收集整理组：廖文胜胡鹏飞梁小玲唐甜甜姚胐朏
章勇陈媛冷鲜慧马陆杰许嫚嫚
杨茜毛竹弋兵马可
电子著录组：郭自龙胡鹏飞潘虎祝睿
档案编研组：熊华山廖文胜姚胐朏
鉴定与督导组：刘万君熊华山张本琴黄文
（三）调整和确定档案工作网络，重新明确各单位部门分管领导和专兼职档案员。并按照国家有关档案法规，出台相关政策，让条件允许的二级学院设置档案员专岗，兼职从事资料员工作，可参加档案系列职称评聘，享受相关待遇。学校机关相关职能部门可视岗位工作实际情况设置档案员专岗，以利调动其工作积极性。
（四）适时召开全校档案规范管理达标升级工作动员会。
（五）以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算机管理和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各1名。
（六）以招投标方式引进市场专业公司，对已立卷归档的案卷进行数字化处理，相应购买网络版高校档案管理软件，配置专用服务器和公共查询终端。
（七）为馆舍区域走廊安装防盗门，现库房安装内置防盗窗网。
（八）适时邀请省市档案局领导和专家来校指导。
（九）在完成上述软硬件备检工作基础上进行校内自查自评，撰写自评报告，向省市档案局提出检查验收申请。
四、几点要求
实现档案达标升级是深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》的切实有效举措，是全面提升学校综合管理水平、建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要，也是切实提高我校档案业务工作水平，实现档案工作高起点跨越式发展的重要举措。另一方面，顺利实现档案达标升级也可以给全校教职工带来切实的经济实惠。
档案达标升级是一个系统工程，从现在到明年底只有一年的时间，任务艰巨，困难很多。全校上下必须统一思想，凝聚共识，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的精神和劲头，增强责任意识，勇于攻坚克难，扎实做好各项准备工作，确保顺利达标。全校各单位部门都要高度重视档案升级达标工作，主要负责同志和分管领导要亲自过问，亲自协调。
（一）按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各单位各部门要不折不扣地按时移交档案馆。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生遗失、损毁、泄密等问题，要追究相关单位和部门及相关人员责任。
以科学发展观为指导，以《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等为法律依据，把档案达标升级工作与学校干部能力作风建设年活动紧密结合起来，进一步提高全校档案意识和专兼职人员的档案业务能力和素质，建立健全档案工作规章制度，理顺体制机制，夯实基础，对照标准，狠抓薄弱环节，积极争取省市档案局指导和支持，虚心请教，多方取经，力争在底前实现aa级档案工作规范管理达标；然后再用2-3年的时间实现aaa级达标，从而实现我校档案工作的高起点跨越式发展目标。
二、aa级达标工作的实施步骤和主要任务
严格对照《高等学校档案管理办法》和达标升级标准，实事求是地分析我校档案工作的现状与实际，针对存在的薄弱环节，我校aa级达标工作原则上按照以下具体步骤组织实施：
（一）加大档案材料的收集力度，进一步丰富馆藏，大幅度提高馆藏数量。
1、原拟设档案分室的教务处、继教学院等单位和部门，除12个二级学院和理工学院外，现一律视作档案集中统一管理体制下的立卷归档单位部门，对过去所保存档案中的凡属学校立卷归档范围的材料要全部重新整理并移交进馆。
2、科研处所保存的科研档案材料，按项目结题原则进行立卷归档，凡已结题的科研项目档案材料要全部整理并移交进馆。
3、对各二级学院成立前后所形成的属于应归档范围的五类档案材料，尤其是历届毕业生学籍卡片、成绩总表、学位照及毕业集体照等要抓紧催交，要在本年度二级学院档案检查验收中完成整理并移交进馆。
4、组织机关各职能部门对－五年间形成的应归档文件材料进行一次全面清理和移交，以弥补已上架的这几年档案类目和材料的不全。
5、完成已收集进馆的零散文件材料的立卷归档工作。
责任人：材料收集整理组，张本琴负责督促指导，馆内其他同志和全校专兼职档案员配合执行。完成时间：本学期寒假之前。
（二）加大档案整理力度，进一步提高档案整理业务质量，使已上架的近5年档案案卷达到整理规范要求。
1、按照试行“三合一制度”，区分类目、保存价值和保存期限，对新补进馆的文书档案材料进行规范化立卷归档，与原已上架的相关案卷重新整合，重新排架，编制检索工具。
责任人：材料收集整理组、相关部门兼职档案员、学工助理配合，鉴定与督导组参与。完成时间：12月－5月。
2、按照各类专业档案整理规范要求，完成对已进馆的基建档案、会计档案、科研档案和声像档案的规范整理立卷，编制检索工具。
责任人：材料收集整理组，鉴定与督导组参与。完成时间：5月之前。
3、组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说明（全宗介绍），会同校办补充整理襄樊学院合并组建以来每年大事记。
责任人：档案编研组，鉴定与督导组参与。完成时间：6月。
4、完成档案工作文件制度修订制订，汇编成册，印发全校。
责任人：档案编研组，完成时间：上半年。
5、会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师档案整理备检工作。
责任人：胡鹏飞、唐甜甜，完成时间：10月之前。
（三）启动电子扫描和计算机著录工作，以招投标方式引进市场专业公司，把近5年产生的适宜永久保存的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统，并对部分纸质档案进行数字化处理，有选择地实现档案信息网络化。
责任人：电子著录组，各单位各部门档案员和学工助理等配合，完成时间：10月之前。
三、aa级达标的相关准备工作
（一）将档案aa达标工作作为重要工作，列入学校党政工作要点，提高档案工作在年度目标责任考核中的分值权重。
（二）成立学校档案达标升级工作领导小组，其成员如下：
组长：
副组长：
成员：档案馆、网络中心负责人，各单位各部门分管领导，达标工作督导员。
领导小组下设办公室和工作专班，负责组织实施达标升级的具体工作。
办公室主任：
（三）调整和确定档案工作网络，重新明确各单位部门分管领导和专兼职档案员。并按照国家有关档案法规，出台相关政策，让条件允许的二级学院设置档案员专岗，兼职从事资料员工作，可参加档案系列职称评聘，享受相关待遇。学校机关相关职能部门可视岗位工作实际情况设置档案员专岗，以利调动其工作积极性。
（四）适时召开全校档案规范管理达标升级工作动员会。
（五）以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算机管理和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各1名。
（六）以招投标方式引进市场专业公司，对已立卷归档的案卷进行数字化处理，相应购买网络版高校档案管理软件，配置专用服务器和公共查询终端。
（七）为馆舍区域走廊安装防盗门，现库房安装内置防盗窗网。
（八）适时邀请省市档案局领导和专家来校指导。
（九）在完成上述软硬件备检工作基础上进行校内自查自评，撰写自评报告，向省市档案局提出检查验收申请。
四、几点要求
实现档案达标升级是深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》的切实有效举措，是全面提升学校综合管理水平、建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要，也是切实提高我校档案业务工作水平，实现档案工作高起点跨越式发展的重要举措。另一方面，顺利实现档案达标升级也可以给全校教职工带来切实的经济实惠。
档案达标升级是一个系统工程，从现在到明年底只有一年的时间，任务艰巨，困难很多。全校上下必须统一思想，凝聚共识，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的精神和劲头，增强责任意识，勇于攻坚克难，扎实做好各项准备工作，确保顺利达标。全校各单位部门都要高度重视档案升级达标工作，主要负责同志和分管领导要亲自过问，亲自协调。
（一）按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各单位各部门要不折不扣地按时移交档案馆。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生遗失、损毁、泄密等问题，要追究相关单位和部门及相关人员责任。
二、aa级达标工作的实施步骤和主要任务
严格对照《高等学校档案管理办法》和达标提升标准，实事求是地分析我校档案工作的现状与实际，针对存在的薄弱环节，我校aa级达标工作原则上按照以下具体步骤组织实施：
（一）加大档案材料的收集力度，进一步丰富馆藏，大幅度提高馆藏数量。
1、原拟设档案分室的教务处、继教学院等单位和部门，除12个二级学院和理工学院外，现一律视作档案集中统一管理体制下的立卷归档单位部门，对过去所保存档案中的凡属学校立卷归档范围的材料要全部重新整理并移交进馆。
2、科研处所保存的科研档案材料，按项目结题原则进行立卷归档，凡已结题的科研项目档案材料要全部整理并移交进馆。
3、对各二级学院成立前后所形成的属于应归档范围的五类档案材料，尤其是历届毕业生学籍卡片、成绩总表、学位照及毕业集体照等要抓紧催交，要在本年度二级学院档案检查验收中完成整理并移交进馆。
4、组织机关各职能部门对－五年间形成的应归档文件材料进行一次全面清理和移交，以弥补已上架的这几年档案类目和材料的不全。
5、完成已收集进馆的零散文件材料的立卷归档工作。
责任人：材料收集整理组，张本琴负责督促指导，馆内其他同志和全校专兼职档案员配合执行。完成时间：本学期寒假之前。
（二）加大档案整理力度，进一步提高档案整理业务质量，使已上架的近5年档案案卷达到整理规范要求。
1、按照试行“三合一制度”，区分类目、保存价值和保存期限，对新补进馆的文书档案材料进行规范化立卷归档，与原已上架的相关案卷重新整合，重新排架，编制检索工具。
责任人：材料收集整理组、相关部门兼职档案员、学工助理配合，鉴定与督导组参与。
2、按照各类专业档案整理规范要求，完成对已进馆的基建档案、会计档案、科研档案和声像档案的规范整理立卷，编制检索工具。
责任人：材料收集整理组，鉴定与督导组参与。
3、组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说明（全宗介绍），会同校办补充整理襄樊学院合并组建以来每年大事记。
责任人：档案编研组，鉴定与督导组参与。
4、完成档案工作文件制度修订制订，汇编成册，印发全校。
责任人：档案编研组。
5、会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师档案整理备检工作。
责任人：略。
（三）启动电子扫描和计算机著录工作，以招投标方式引进市场专业公司，把近5年产生的适宜永久保存的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统，并对部分纸质档案进行数字化处理，有选择地实现档案信息网络化。
责任人：电子著录组，各单位各部门档案员和学工助理等配合。
三、aa级达标的相关准备工作
（一）将档案aa达标工作作为重要工作，列入学校党政工作要点，提高档案工作在年度目标责任考核中的分值权重。
（二）成立学校档案达标提升工作领导小组，其成员如下：
组长：略；副组长：略；成员：档案馆、网络中心负责人，各单位各部门分管领导，达标工作督导员。
领导小组下设办公室和工作专班，负责组织实施达标提升的具体工作。
（三）调整和确定档案工作网络，重新明确各单位部门分管领导和专兼职档案员。并按照国家有关档案法规，出台相关政策，让条件允许的二级学院设置档案员专岗，兼职从事资料员工作，可参加档案系列职称评聘，享受相关待遇。学校机关相关职能部门可视岗位工作实际情况设置档案员专岗，以利调动其工作积极性。
（四）适时召开全校档案规范管理达标提升工作动员会。
（五）以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算机管理和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各1名。
（六）以招投标方式引进市场专业公司，对已立卷归档的案卷进行数字化处理，相应购买网络版高校档案管理软件，配置专用服务器和公共查询终端。
（七）为馆舍区域走廊安装防盗门，现库房安装内置防盗窗网。
（八）适时邀请省市档案局领导和专家来校指导。
（九）在完成上述软硬件备检工作基础上进行校内自查自评，撰写自评报告，向省市档案局提出检查验收申请。
四、几点要求
实现档案达标提升是深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》的切实有效举措，是全面提升学校综合管理水平、建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要，也是切实提高我校档案业务工作水平，实现档案工作高起点跨越式发展的重要举措。另一方面，顺利实现档案达标提升也可以给全校教职工带来切实的经济实惠。
档案达标提升是一个系统工程，从现在到明年底只有一年的时间，任务艰巨，困难很多。全校上下必须统一思想，凝聚共识，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的精神和劲头，增强责任意识，勇于攻坚克难，扎实做好各项准备工作，确保顺利达标。全校各单位部门都要高度重视档案提升达标工作，主要负责同志和分管领导要亲自过问，亲自协调。
（一）按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各单位各部门要不折不扣地按时移交档案馆。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生遗失、损毁、泄密等问题，要追究相关单位和部门及相关人员责任。
[中图分类号]G47 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2012）06 — 0110 — 02
中学档案是指学校在各项工作活动中形成的具有查考价值、和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。他是反映中学教育实践活动真实面貌的记载，做好中学档案的管理对中学的党务工作、行政工作和教学工作有着重要的现实意义和深远的历史意义。
一、中学档案的内容
中学档案的内容较为丰富，大体包括党政档案、教学档案和学生档案三大类。
（一）党政档案
凡是学校政治工作、思想教育、行政管理财务会计等工作中形成的文件材料都可纳入党政档案的范围。党政档案是检查学校执行党的路线，特别是执行教育方针、政策情况的依据，是了解学校基本情况的第一手材料。
党政档案包括：1、上级下发的有关教育工作、政治思想工作和学校行政管理等方面的文件，特别是真对本校的各种文件材料。2、本校在贯彻党的方针政策，以及上级有关文件精神过程中形成的材料：本校向上级主管部门的报告、请示和批复；上级有关本校重大问题的通知、公函、工作简报等。3、本校党、政、工、团、派和其他组织的情况统计表，工作计划、总结、会议记录、活动记录、汇报材料和所属成员花名册等；4、本校教职员工登记表及人事任免、调动、奖惩、晋升和调整工资的有关材料，党团、员的发展材料及上级批复，党团、员组织关系介绍信或存根；5、各种规章制度，教职员工工作安排一览表、考勤表等。6、本校房地产契据、证明、基建方面的文字材料和图纸等。7、本校财务方面的会计凭证、经费收支账册、报表和财产登记册等，以及其他有保存价值的材料。
（二）教学档案
是记载和反映本校教育工作、教学实践、科技研究、课外活动和实验设备等方面的真实情况，具有保存价值的的文件材料。是衡量一个学校教学水平的依据，又是学校作出决策、制定规划、开展教学活动、教育科学研究、教学质量分析、实现管理科学化的依据和参考材料。
教学档案包括：1、教学计划、总结，教研组（室）、班主任工作计划、总结，和典型经验，师资培训计划、总结和典型材料。2、教学大纲、课程设置及安排，教学方案，教改方案，结合教学进行生产的计划、总结。3、自编充实教材、乡土教材的定稿、油印本或铅印本，校内录制的各种教学内容的录音带、录像带及原稿，电化教学的教案及补充教材。4、科技活动、课外活动的计划、总结、成果、论文、计算数据图（表）及与活动有关的照片、录音、录像等材料。5、各种典型教案、公开课教案及讲评记录，教学经验介绍，教学情况调查报告，教学研究成果及各种教学图表，期考各科试卷及试卷分析材料，单独招生时的试卷及成绩分析，各学年（或学期）各科成绩对比分析。6、本校出版的刊物、校报、简报、资料的正本及定稿。7、本校老师在外发表的论文的正本，科技成果的正本或手稿，对外交流材料、经验介绍等。8、校务日志、班级工作记录，各项教育活动的材料、图片、照片（毕业生留影）、学校传统教育材料、校史材料。9、实验室、图书馆工作情况登记，实验仪器模型机其他教学设备的保管使用情况登记，各种教学设备的说明书，技术材料以及维修情况登记，各种教学设备的说明书，技术材料以及维修情况登记等。10、开展各种文娱、体育、卫生工作的情况记录，如校运动会秩序表、比赛成绩、最高纪录，文艺汇演节目表及获奖节目、获奖者名单。11、教师任课情况，业务考核结果的记录，教学重大事件记录。12、学习质量分析，生留级及升学考试成绩分析。13、学生情况统计表，每届学生（分班）登记册，毕业肄业证书存根等。14、学生干部（校级、班级）名册，党团员名册，三好学生名册，基本情况登记表。15、学生在校外报刊发表文章，在各级竞赛、汇演、会考、统考中获得优异成绩的记录材料。学生毕业后给学校写来的具有保存价值的信函等，以及其他有保存价值的教学档案。
（三）学生档案
中学生在校学习过程中形成的，能够反映学生成长情况的材料，都归入学生档案。学生档案是学校对学生进行了解、培养、管理的记录和依据。
学生档案包括：1、学生报名报，调查材料，学期操行评语，毕业生登记表，鉴定材料，各种活动中突出表现记载及有关证明，奖惩记录，爱好特长及社会活动能力的记录，入党入团的有关材料等。2学生每学期的考试成绩，毕业成绩，升学考试情况，校内外单科竞赛的成绩，各种获奖名次。3、学生本人的健康卡片，体育活动情况，达到国家体育锻炼标准和运动健将的成绩和证明，体育竞赛的成绩名次，文艺汇演中的获奖情况记录。
二、中学档案的特殊性质
中学档案除具有一般档案的性质（如原始性、记录性）之外，还具有一些特殊的性质。
（一）档案来源分散性
中学档案，少部分来源于上级机关（如上级党政机关、教育行政机关），大部分来源于校内行政、教学管理部门和广大师生。
从中学档案的内容看：1、来源于上级机关的，经过文书的收文登记的文件材料，手续相对完备，制度健全，易于收集整理和保管。2、来源于校内部门的，绝大部分没有经过收发文登记和严格的文书管理制度，缺少必要的制约条件。3、来源于校内师生的，如教案、文稿等，更不能履行收发文登记制度。而校内各部门和师生的书面材料，恰恰最能反映一个学校的具体教学工作和教学活动，是中学档案中最重要的组成部分。同时，也是也是最难收集的部分。
（二）年代划分特殊性
中学档案的形成，主要有三种情况：第一种是公元年度，学校中的党政档案都是按照公元年度归档立卷的。第二种是教学年度，按照我国现行教育制度，上一年九月一日到下一年八月三十一日为一个教学年度，中学档案的教学档案（如教学计划、教学大纲）都是按照教学年度归档立卷的。第三种是学制年度，我国现行教育制度规定小学六年，初中三年，高中三年。中学的学生档案和教学档案中的学生名册、情况登记、统计等，都是按照其学制年度归档立卷的。
（三）档案内容复杂性
中学是教育战线的基层单位，“麻雀虽小，五脏俱全”，档案内容丰富，全宗成分复杂，前面将中学档案分成三大类，是十分粗略的。实际上科技档案（如科研、设备、基建等）、会计档案、实物档案等由于数量不多，而且大多为教学服务的，所以可分别归入党政档案和教学档案之中。
（四）制成材料和格式多样性
中学档案除纸制外，还有大量的照片、录音、录像、幻灯等电化教学材料；纸制档案形式也比较复杂，有的是表格（如课程安排表、学籍表等）有的是图册、图画，其纸张大小规格不一，印刷方式也不统一，给排列上架增加了难度。
三、中学档案的整理
中学档案在归档立卷的方式方法上要“按照自然形成规律，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用”，做好以下两方面工作；
（一）立卷归档的准备
首先，必须遵循国家规定的档案要实行集中统一管理的原则，明确学校文件材料的归档范围，具体规定学校各部门、教师、班主任等在工作中形成的文件材料的立卷归档范围。
第二，文件材料的收集。对归档范围的文件材料，必须通过大量和细致的工作，从各部门和学校领导、教职员工手中收集上来。对已调离的人员手中有价值的材料也应征集。
（二）分类组卷
首先，以年度为标准，将所有的文件材料按年度分开，中学档案立卷工作以一年一归档为宜。中学档案的年度划分颇为复杂，按教学年度立卷，适用于教学档案。党政档案也可改变公元年度立卷惯例，服从于教学档案的立卷要求。学生档案按学年制度，每年对应届毕业生的档案进行一次立卷，在毕业生离校后向档案室移交。对在校生的档案则按平时归档要求，分门别类存放。
第二，以材料内容划分为党政档案、教学档案和学生档案三大类。对党政、教学和学生三大类材料分别划分保管期限进行立卷，举例如下：
1.党政档案。可分为：上级和政府来文和会议文件；教育机关来文和会议文件；其他机关来文和会议文件；本校的请示报告、工作汇报、计划总结及上级的批复；本校党组织文件及会议记录；校史材料、校务日志；本校行政文件及会议记录；党团员年报表和名册，教职员工年报表和名册，工会会员登记表和名册；教职员工奖惩、调资、晋升名册；招工、退职、退休、死亡的人员名册或统计数据；调入、调离、工资、组织等方面介绍信或证明存根；来往公函、重要来信来访及处理情况材料；基建相关材料；会计凭证、账簿、报表等；校产登记；其它有保存价值的材料等。
2.教学档案。可分为：各种教学计划、总结；大纲、教材、教法；教学研究、经验、成果、论文、典型教案、公开课评议；实验设备、说明书；科技、卫生、文艺、体育等的材料；师资培训、进修、业务考核；班主任工作情况及考核；各班学生名册、基本情况、学习成绩、奖惩记录、毕业合影；学籍册、学生登记表等；招生、退学、休学、留级、开除、死亡、毕业的记载、证明及有关材料；学生会、共青团、成员名册、活动记载材料；其它有保存价值的材料等。
3.学生档案。学生档案记载了学生本人在校的成长过程，学生毕业后档案随之转到新的学校或工作岗位。学生档案的整理，可参照人事档案整理方法进行，每人一袋。
立卷时，一般不必过多的考虑文件材料的数量，即时同一内容的材料少一些，案卷薄一些也是允许的。主要注意保持文件文件材料之间的联系，尽量把同一问题、同一项工作、同一次会议、同一案件、同一种活动的材料立成一卷，数量多的可立成几卷。
四、中学档案管理应注意的问题
中学档案是国家档案的组成部分，切实把中学档案管好，对发展我国的教育事业具有重要的作用。然而，还有一些具体问题需要探讨。
（一）领导的重视是开展好学校档案管理工作关键
领导重视，应该做到四落实：
1.人员落实。确定一名校领导分管档案工作，档案室要配备一名有专业素质的专职档案员，各教研室确定一名兼职的档案人员，形成校园的档案网络体系。
2.资金落实。学校档案工作所需经费应列入学校预算，为档案工作提供必需的设备。
3.保管条件的落实。要有满足十五年档案使用空间的档案库房。要做到档案库房、办公室、阅览室三分开。
4.制度落实。学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划。
（二）做好基础基础性工作，方便利用
二、完善我国中小学德育档案管理工作的策略
（一）重视中小学德育档案管理工作的作用
因为中小学德育档案管理工作是中小学德育工作得以开展的最原始的记录，德育档案在整个学校的德育工作的过程中都会有所涉及，是对中小学德育工作状况的记录，同时也是中小学德育工作开展的信息来源，对中小学德育档案进行管理以及收集能够更好地促使管理工作者积累更多的德育工作的经验，从而更好地提升学生自身的综合素质，同时也是当前中小学学校实现规范化管理的一项重要环节。德育工作中德育档案工作能够起到良好的推动作用，德育档案是对德育工作的真实记录，档案有没有实现齐全在一定程度上直接决定德育工作的质量，同时还能在一定程度上为德育工作的开展提供一定的材料以及经验，从而更好地推动德育工作的良好开展。
（二）建立健全德育档案管理工作机制
首先，应当对德育档案管理工作责任进行明晰，要对体制做到健全，我国中小学校应当成立相应的德育工作的领导小组，将学校的校长当成是小组的组长，将负责德育的学校副校长当成是常务副组长，这样能够有效保障中小学的德育工作得到顺利的开展，另外还应当对副校长在德育档案管理工作中的任务进行明晰，要秉承分级管理以及统一领导的原则，将中小学德育档案管理的工作归入到整个学校的整体建设之中。其次，要通过网络平台实现全员育人。当前我国中小学一般都缺少兼职性质的档案管理人员，每一位档案管理者当应当有人人都是兼职档案管理员以及德育工作者的良好观念，要真正将领导小组作为中心，真正实现学校的班级、少先大队以及德育处和教导处一起努力的德育档案管理网络。要对学校广大职工对德育档案管理的偏见加以纠正，同时还应当在职工中对德育档案管理的重要性加以宣传，提升学校职工对德育档案管理工作的认识，应当对德育档案进行严加保管，不能私自占有档案材料，同时也不能对德育档案自行销毁，促使学校的广大职工真正参与到德育档案的管理工作中来，对档案的移交以及归档任务严加对待。再次，要对我国中小学德育档案管理工作的相应制度以及规范进行不断的健全以及管理。要将中小学德育档案的整理、收集以及归档等多项任务归入相关人员的具体工作范围之中，学校每一年多应当对相应的德育档案管理工作进行检查，要采取互查以及自查等多种方式使得中小学德育档案的管理工作能够得到顺利的开展。相应的部门还应当制定一定的流程表来对德育档案的收集范围以及归档加以限制，对相应的程序以及操作的要求和质量都应当做到明确的规定，只有这样才能提升德育档案管理工作的质量，才能将中小学德育档案管理的任务分派到每一个任课老师以及每一个部门之中，同时还应当制定相应的育人制度以及实施的方案，对班主任的工作以及班级的表现进行考评，真正将德育档案的管理工作纳入到中小学班主任的考评中来，继而提升我国中小学教师在德育档案管理工作中的积极性以及主动性。
高校二级学院教学档案是指学院在教学管理以及其它各项活动中形成的、对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的原始记录。可以说，教学档案凝聚了二级学院真实的发展历程，因此其在二级学院发展过程中挥着重要的作用。
一、高校二级学院教学档案的作用
随着我国高等教育体制体制改革的不断深化，本科院校内部管理体制发生了巨大的变化，高校二级学院被赋予更多的自；教学档案作为高校二级学院开展教学和管理工作的重要依据，承担责任也越来越重要。如今，高校二级学院在教学档案管理方面发生了实质性的变化，教学档案所具有的凭证作用、参考作用获得更加充分的发挥，同时教学档案也被作为教学评估活动的重要依据，可以保证教学信息的完整性，为高校二级学院教学和管理工作的开展过程中发挥着重要的作用。
高校二级学院教学档案主要包括学院管理类文档、学生的学习成绩单、试卷文档、课程考核文档等几个主要的类别，任何一种类型的文档在高校二级学院教学管理工作中都有着重要的地位，因此，必须要加强对档案管理的重视。
二、高校二级学院教学档案管理存在的问题
1.对教学档案管理的重要性认识不足
目前，很大一部分的二级学院是由原来本科院校的院系发展而来，因此往往在教学方面具有很强的能力，但是对于教学的档案的管理意识却较为薄弱，无论是管理者，还是普通的教师，都没有认识到教学档案管理的重要性，所以在日常工作中形成的资料也没有给予足够的重视。他们认为，档案管理工作就是对教学材料进行收集和整理，并没有将自身工作中积累的经验和成果视为优质的档案资源，这在一定程度上也对档案资源的开发和利用造成了阻碍。
2.缺乏完善的档案管理制度
二级学院在教学档案管理制度的建设方面相对较为滞后，对于档案管理工作的重要性、档案管理人员的职责等都没有进行明确的规定，同时在档案管理工作如何开展、如何对档案管理的成果进行评估等，都缺乏相应的制度做指导和保障，所以也影响了档案管理工作的有效开展。
3.档案管理人员素质有待提升
二级学院由于建立在本科院校的院系基础上，所以在人员编制方面较为紧张，有的档案管理工作只能由学院教务科的普通管理人员兼任，无法全身心的投入到档案管理工作中。与此同时，这部分档案管理人员在没有经过系统培训的情况下就上岗，所以在档案管理的理论知识和实践经验方面较为薄弱；加之工作任务繁重，没有过多时间和精力进行学习，所以档案管理的效率受到极大影响。
三、创新高校二级学院教学档案管理的思考
1.强化档案管理意识
为了促进高校二级学院教学档案管理工作的有效开展，首要的就是强化档案管理的意识。根据《高等学校档案工作规范》的相关规定，开展档案管理知识的学习，从学校领导到普通教职员工，都要从思想上提高对档案管理工作的重视，并且将档案管理工作深入到学校管理的各个环节中，将其融入到教学活动和管理活动中，才能充分发挥档案管理的作用，为教学活动的开展服务。
2.构建完善的档案管理制度
随着高等教育体制改革的不断完善，对高校二级学院教学档案管理工作带来了更多的契机，因此，二级学院必须要适应新时期的新要求，将档案管理制度的建设提上日程。因此，要积极转变传统档案管理工作单纯收集和存储资料的工作方式，通过管理制度的建设明确档案管理的目标和内容，并且将档案管理各项工作的开展进行明确，同时明确规定相关人员的责任范围，为档案管理工作的有效开展提供保障。
3.加强档案管理人员队伍的建设
高素质的档案管理人员是促进档案管理工作有效开展的基础和保证，所以要加强二级学院档案管理人员队伍的建设。选拔一批优秀的教务管理人员成立专门的档案管理队伍，一方面，通过学习和培训活动，加强档案管理人员的理论水平和实践能力，只有扎实的理论基础才能为实践工作的开展提供指导；另一方面，加强档案管理人员的思想道德培养，强化他们的档案管理意识，培养工作的责任心，使他们可以全身心的投入到档案管理工作中。
4.加快档案管理的信息化进程
科学技术的快速发展为高校二级学院教学档案管理工作的开展提供了更多技术支持，也可以有效的促进档案管理效率的提升。通过科学技术的有效运用，可以提高二级学院教学档案的收集、分类和整理效率，也可以利用信息技术实现档案资源的优化配置，有利于促进二级学院的档案资源获得更大程度的开发和利用。另外，二级学院由于创办时间短，在教学档案的资源含量方面仍然有很大的提升空间，所以要积极借鉴本科院校的成功经验和管理模式，促进档案管理工作的有效开展，为二级学院教学活动的发展提供更多资源。
结束语：
综上所述，本文主要对高校二级学院教学档案管理的相关问题进行了简单的探讨。教学档案在高校二级学院管理工作中有着重要的地位和作用，在新时期，必须要充分重视教学档案的管理，增强档案管理意识，并且通过采取有效的管理措施促进档案管理效率的提升，实现高校二级学院持续、稳定的发展。
参考文献：
法学本科教学档案的管理水平标志着一所学校法学院（系）的综合实力，对教学档案进行规范化管理是提升法学本科教学质量、提高教学管理水平的重要途径。
一、法学本科教学档案规范化管理的重要意义
法学本科教学档案指的是在法学教学过程中直接形成的，以文字材料、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学文件的总称。这些教学文件以不同的方式对法学本科教学起着促进的作用。
（一）促进教学质量的提升
法学本科教学档案是教学过程与教学成果的最直观体现。对法学本科教学档案进行保存和规范化管理可以促进教学质量的提升。一方面，优秀教师的教学经验可以在教学档案中得到全面体现，为年轻教师与优秀教师进行教学经验的交流提供渠道。另一方面，完备的教学档案包括教师备课资料、授课方式、作业质量及考核成绩等，直接体现了教师的教学态度与教学水平，在一定程度上能促使教师养成良好的教学习惯，自觉提升教学水平，从而促进法学本科教学质量的提高。
（二）促进教学管理水平的提升
法学本科教学档案是院系和学校对教师进行年度考核、岗位评聘以及职称评定的参考依据，并为院系领导进行教学管理提供反馈信息。首先，法学本科教学档案的管理是法学教学管理的一部分，教学成绩、本科学籍学位、学生在校表现等都属于教学档案的范畴。通过对教学档案规范化的管理，可以提升法学系整体的教学管理水平。其次，对法学本科教学档案进行规范化管理可以保证教学管理的公信力。如在日常教学管理过程中，教师职称评定及学生奖学金的评定、“三好学生”等优秀称号的评定等，因涉及面较广而备受关注，而科学全面的档案资料能够为这类教学评定提供客观的依据，从而保证教学管理的公信力。
二、法学本科教学档案管理存在的问题
虽然法学本科教学档案具有重要的价值，但是很多高校并未建立起科学的、规范的教学档案的管理体系，因此导致法学本科教学档案管理中存在着很多问题。
（一）教学档案管理缺乏
针对性传统的法学本科教学档案管理以校、院两级管理为主，其中校级的档案管理主要侧重学生的学籍、课程评价、教学成绩、科研成果申报等，主要是对教学结果的收集。而院级的档案管理注重全面、完整地保存教学过程的全部资料，包括教务类、考务类、毕业生学位类、学生学籍档案类、实验教学类等。但是，校、院两级的管理模式难以兼顾法学本科教学的特殊性。每一个综合学院都囊括很多学科，每个学科的教学方法与教学重点都各不相同，如果全部按照一个标准管理，则会遗漏重要的教学文件资料。在法学院，所有教学档案集中到学院，进行统一管理，造成了教学档案管理出现重收集归档、轻管理利用的局面，使法学本科教学档案的价值大打折扣。
（二）教学档案的管理制度不完善
科学的教学档案管理首先要有健全的档案管理制度。目前，很多院校缺乏切实可行的教学档案管理制度，校、院级两级档案管理的权责不清晰，哪些文件应该归档、何时归档、归档类别等都缺乏基本的依据，使得法学本科教学档案在收集、管理过程中存在着随意性大、稳定性差的缺陷。因为缺少健全的档案管理制度，也使得档案管理的责任人不重视教学档案的归档，对教学档案的整理往往出于应付上级检查的目的，因此出现教学档案丢失、教学档案缺少利用价值的情况就不足为奇了。
（三）缺乏专业的教学档案管理人员
由于缺乏专业的档案管理人员，使法学本科教学档案在管理过程中出现教学档案分类混乱、顺序颠倒等情况。加之临时的档案管理人员不固定，导致教学档案管理风格变化较大，原有的教学档案管理流程难以持续。目前，法学本科教学档案的收集主要依靠档案管理人员，而档案管理人员大部分都没有参加过一线的教学工作，与学生沟通交流较少，他们的主要职责就是要求授课教师也就是教学文件生产人上交教学文件，无法对教学档案进行整体规划，很容易造成教学档案管理的死角。同时，教学文件往往是电子版形式，但教学日志、考试试卷等教学文件又要以纸质文件的形式上交到校级教学档案管理部门，教学文件在转换过程中容易出现信息损耗，使最终档案存档状态与现实状态产生偏差。而且纸质文件也会增加教学档案的保存成本，又有时间期限，因此给教学档案的管理和利用带来一定的困难。
（四）教学档案利用率低
对法学本科教学档案的收集、归档只是档案管理的初级层面，法学本科教学档案管理的一个重要目的就是对这些档案进行二次加工。只有经过筛选、对比、归纳、加工，并对档案背后蕴含的成果进行提炼和总结，才能真正发挥法学本科教学档案的价值。而目前，很多高校对于法学本科教学档案的管理仍流于形式，缺少完善的档案管理制度，导致档案管理较为封闭，很多应公开查阅利用的法学本科教学档案只能在档案储藏室中沉睡，很少有人开发利用。法学本科教学档案的低利用率，既造成了资源的浪费，也限制了法学本科教学档案管理的进一步发展。
三、法学本科教学档案规范化管理的途径
（一）建立校、院、系三级教学档案管理体制
在校、院两级档案管理的基础上，将学院中较为贴近教学的如学生成绩、毕业生的毕业论文、答辩材料、教师的教学日志、讲座音视频、教学会议纪要等教学档案交由系里管理，这样可以根据法学系的教学规划和教学特点科学地制定档案管理方法，避免重要档案资料的遗漏。将档案管理权下放到法学系，还可以提高教学档案管理的科学性，使教学档案管理具有明确的方向性，并为法学本科教学提供服务。在实行三级教学档案管理时，首先应考虑到管理中存在的难点，即如何规范法学系教学档案的管理行为，避免出现一放就散或流于敷衍乃至形式化的问题。在下放部分权利到法学系时，学院应对法学系的教学档案管理有指导和管理权，通过对法学系自身的教学档案的管理制度和管理情况进行不定期检查和年中工作总结的形式对法学本科教学档案管理情况进行调控。建立校、院、系三级教学档案管理体制可以使各级管理的权责更加明晰，学院通过对法学教学档案管理工作的监督和指导，能够进一步提高法学系本科教学档案管理的规范化水平，进一步提升法学系本科教学档案管理的质量和效果。
（二）完善法学本科教学档案的管理制度
1．制定法学本科教学档案管理规范
“法学本科教学档案管理规范”对档案材料的上报与收集、档案立项、档案存档标准与格式、归档期限、档案调阅手续及教学档案秘密等级划分等管理内容有严格的标准和规范。制定“法学本科教学档案管理规范”可以逐步推动法学本科教学档案管理工作走向规范化、标准化。
2．建立完善的档案管理奖惩机制
为了避免“法学本科教学档案管理规范”制度流于形式而缺乏执行力，应建立相应的奖励措施和责任追究机制。“法学本科教学档案管理规范”除了对教学档案管理工作有着明确的要求外，还明确规定了每个环节的执行人所应负的责任。对于延迟上交档案材料、丢失教学档案材料、教学档案材料不规范等行为要处罚相关的责任人。对教学档案管理优秀的责任人要进行奖励和表彰。建立完善的奖惩机制，一方面能使法学本科教学档案管理工作更加规范化，另一方面也能激发各环节执行人树立认真完成本职工作的责任感，从而促进法学本科教学档案管理工作走上良性循环的道路。
3．培养专业的教学档案管理人员
学院应培养专业的教学档案管理人员，负责法学本科教学档案的管理工作。档案管理人员应对档案的归档、借阅进行详细的登记，重要文件遗失要及时上报，对违反法学本科教学档案管理制度的人员及行为应及时登记与通报。学院还应定期组织档案管理人员进行业务培训和经验交流，提升管理人员对教学档案进行规范化管理的意识和能力。
（三）实行文档一体化管理模式
文档一体化的实质就是将公文处理与档案管理作为一个统一的流程进行管理。档案管理部门首先应确定本科教学档案的档案类别、格式要求、内容，为文档制作确立规范的标准与模板。文书起草人员在文书制作完毕之后，即依据档案管理部门的要求及文书的特点，对文件的归属类别、目录进行标记，在文件转发、文件、文件使用的同时，将数据文件提交给档案管理部门。教学档案文档一体化，是对教学文件与教学档案进行综合管理的方法，具有创新性和先进性。一方面，避免了教学文件与教学档案转换间的信息损耗；另一方面，减少了档案管理人员的工作量。这种管理模式的推行，大大提高了档案管理工作的效率，减少了不必要的资源浪费，是目前教学档案管理较为先进的管理方法。
四、法学本科教学档案规范化管理的效果
（一）教学档案充分体现了法学系的办学特色
由于实行了校、院、系三级档案管理制度，法学系在档案收集、档案归类方面有了充分的自，因此，法学系针对自身的办学特色和教学特点设立了档案管理目录，如教学课题方面新设了“生态文明法研究”档案，在此档案下又设立了“林业法”“环境保护法”“其他规范性文件”等小项目，通过对科研课题的资料整理保证了科研成果的体系性和持续性。同时，法学系在教学档案中还设立了“模拟法庭”“法律援助中心”两个档案类别，较为完整地记录了在教学实践中学生的表现、课堂教学方式等内容，为特色教学提供了丰富的文献档案支撑。
（二）实现了教学档案管理的规范性和严肃性
法学系制定了《北京林业大学法学系档案管理规范》，从文档制作、档案收集与归档、档案借阅等方面进行了详细规定，由教研室主任对档案管理负责，逐步实施文档一体化管理，文档制作与档案整理实现了良好互动。在《北京林业大学法学系档案管理规范》制度实施以后，教学档案的管理工作得以有序进行，档案收集归档的效率大大提高，基本做到了文档制作完成后2～3天就可以完成档案的收集整理，档案的缺失情况基本消失，形成了规范和严肃的档案管理氛围。
（三）提升了法学本科教学的效果
法学系的本科教学档案内容的丰富性和完整性，为教师调阅档案备课、教研室教学技术交流提供了载体，学院以教研室为单位定期组织教师对档案中表现出来的先进教学经验进行集中学习，使得教学与档案管理实现了良性互动，教学档案对教学工作的促进作用日益明显。资助项目：2014年北京林业大学专业建设项目“法学本科教学档案规范化管理模式探索”。
参考文献
［1］王若梅．浅谈二级学院（系）教学档案的收集与科学管理［J］．陕西师范大学学报（哲学社会科学版），2007（增刊1）：204－207．
［2］王慧勤．加强院系教学档案管理之我见［J］．教育与教学研究，2009（7）：72－73，82．
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。
（一）领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。
（二）档案管理制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
（四）升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。
二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径
（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
（三）建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。
（四）充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。
【参考文献】
[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．
[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．
[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案
管理[J].浙江档案，2004，（1）．
随着我国高等教育体制体制改革的不断深化，本科院校内部管理体制发生了巨大的变化，高校二级学院被赋予更多的自主权；教学档案作为高校二级学院开展教学和管理工作的重要依据，承担责任也越来越重要。如今，高校二级学院在教学档案管理方面发生了实质性的变化，教学档案所具有的凭证作用、参考作用获得更加充分的发挥，同时教学档案也被作为教学评估活动的重要依据，可以保证教学信息的完整性，为高校二级学院教学和管理工作的开展过程中发挥着重要的作用。
高校二级学院教学档案主要包括学院管理类文档、学生的学习成绩单、试卷文档、课程考核文档等几个主要的类别，任何一种类型的文档在高校二级学院教学管理工作中都有着重要的地位，因此，必须要加强对档案管理的重视。
二、高校二级学院教学档案管理存在的问题
1.对教学档案管理的重要性认识不足
目前，很大一部分的二级学院是由原来本科院校的院系发展而来，因此往往在教学方面具有很强的能力，但是对于教学的档案的管理意识却较为薄弱，无论是管理者，还是普通的教师，都没有认识到教学档案管理的重要性，所以在日常工作中形成的资料也没有给予足够的重视。他们认为，档案管理工作就是对教学材料进行收集和整理，并没有将自身工作中积累的经验和成果视为优质的档案资源，这在一定程度上也对档案资源的开发和利用造成了阻碍。
2.缺乏完善的档案管理制度
二级学院在教学档案管理制度的建设方面相对较为滞后，对于档案管理工作的重要性、档案管理人员的职责等都没有进行明确的规定，同时在档案管理工作如何开展、如何对档案管理的成果进行评估等，都缺乏相应的制度做指导和保障，所以也影响了档案管理工作的有效开展。
3.档案管理人员素质有待提升
二级学院由于建立在本科院校的院系基础上，所以在人员编制方面较为紧张，有的档案管理工作只能由学院教务科的普通管理人员兼任，无法全身心的投入到档案管理工作中。与此同时，这部分档案管理人员在没有经过系统培训的情况下就上岗，所以在档案管理的理论知识和实践经验方面较为薄弱；加之工作任务繁重，没有过多时间和精力进行学习，所以档案管理的效率受到极大影响。
三、创新高校二级学院教学档案管理的思考
1.强化档案管理意识
为了促进高校二级学院教学档案管理工作的有效开展，首要的就是强化档案管理的意识。根据《高等学校档案工作规范》的相关规定，开展档案管理知识的学习，从学校领导到普通教职员工，都要从思想上提高对档案管理工作的重视，并且将档案管理工作深入到学校管理的各个环节中，将其融入到教学活动和管理活动中，才能充分发挥档案管理的作用，为教学活动的开展服务。
2.构建完善的档案管理制度
随着高等教育体制改革的不断完善，对高校二级学院教学档案管理工作带来了更多的契机，因此，二级学院必须要适应新时期的新要求，将档案管理制度的建设提上日程。因此，要积极转变传统档案管理工作单纯收集和存储资料的工作方式，通过管理制度的建设明确档案管理的目标和内容，并且将档案管理各项工作的开展进行明确，同时明确规定相关人员的责任范围，为档案管理工作的有效开展提供保障。
3.加强档案管理人员队伍的建设
高素质的档案管理人员是促进档案管理工作有效开展的基础和保证，所以要加强二级学院档案管理人员队伍的建设。选拔一批优秀的教务管理人员成立专门的档案管理队伍，一方面，通过学习和培训活动，加强档案管理人员的理论水平和实践能力，只有扎实的理论基础才能为实践工作的开展提供指导；另一方面，加强档案管理人员的思想道德培养，强化他们的档案管理意识，培养工作的责任心，使他们可以全身心的投入到档案管理工作中。
4.加快档案管理的信息化进程
根据学校档案的特点，结合教育工作的实际需要，学校档案可分为：文书档案；教学档案；学生档案；教师档案；德育档案，体育、美育、音乐、劳动技术、卫生档案；特色档案；安全档案；其他档案等九大类。为了便于查找利用，每一大类又可进行细化，即将文书档案划分为上级机关文件、通知、通报；简报、教育报；学期和年度《教工手册》；各类规章制度、人员职责；各种会议记录；学校发展建设规划；学校基本情况；学校各类组织机构。教学档案划分为学校各类课堂讲评标准；课改日志；教研组活动记录；骨干教师、培养对象档案；校改实验档案；学校优秀教学论文集；教学质量分析；教学检查记录；学科教学成绩；学科课外小组训练记录；教学竞赛记录；教师讲学评估；教学交流活动记录；手抄报等大语文资料；教师教学讲评标准；学校体育活动记录；学校艺术活动记录；学生作业批改记录；校本课程教材；学期学生教材一览表。学生档案划分为新生录取花名册；新生登记表；新生学籍变化情况；流失生花名册；毕业生花名册；学生奖惩情况；流失生回收档案；学年班级花名册；学生评价手册。教师档案划分为领导个人成长档案；骨干教师个人成长档案；培养对象个人成长档案；教师个人成长档案；教师基本情况统计表；骨干教师基本情况；课改典型教师档案；教师奖惩情况；教师业绩考核资料；教师基本功训练、比赛材料；教师学历复印件。德育档案划分为学校德育工作手册； 班主任工作手册；德育活动资料；德育专题研讨论文；党、团建设；家长学校建设材料；升旗活动及安排记录；依法治校资料。体育、美育、音乐、劳动技术、卫生档案划分为校园体育节、艺术节材料；各种活动获奖纪录；校运会有关材料；单项体育竞赛材料；学生健康检查表；心理健康材料。特色建设档案划分为特色建设计划总结；特色建设活动记录；特色建设成果；特色建设组织机构和规章制度。安全工作档案划分为单位基本情况，重点部位情况；安全责任人、管理人、安全员责任分工表；安全设施、器材情况；安全设施、器材定期检查记录，维修保养记录；各类安全隐患及其整改情况记录；各类安全检查、巡查记录；各类安全宣传培训记录；各类事故及处理记录；各类应急疏散预案的演练记录；食品卫生管理档案。其他档案划分为学校办校水平社会满意度调研表；学校集体、个人各类荣誉证书；检查记录；音像资料；音体美劳、卫生器材登记；实验室各种器材登记。通过详细的划分标准，使学校的档案分类有章可循，为分类管理奠定基础。
二、注重收集，形成规范材料
档案是高级中学领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也可直接反映本单位的工作实绩。但从当前我国高级中学学校文件材料收集的实际情况看，有的文件材料特别是学校本身形成的不同载体的“账外”文件材料，得不到及时地收集整理归档，存在不完整、不齐全的现象。我校在此方面进行了一些积极探索，即在年初制定各级工作目标责任书和档案台账资料考评表，将需收集归档的文件材料全部细化到个人，并与年终考核挂钩，凡是档案资料不全的在职人员年终考核适当扣分，对文件材料收集归档成绩显著个人，给予适当的奖励加分，对学校的档案管理工作起到了较好的推动作用。
三、实现信息化管理，全面提升管理水平
这些档案管理人员大多是刚参加工作或因一些原因刚由别的工作转行从事档案管理工作的，其中部分人员是经验不足，部分是经验和专业知识都缺乏。他们对档案管理工作感到生疏，不敢放手工作，缺乏科学管理方面的知识，档案归类整理要他人协助，这些人员中尤其农村学校居多。对待这些档案管理人员，应鼓劲。将他们扶上马，送一程，了解他们的困难和需要，利用他们对档案管理的新鲜感、好奇心，激发他们的求知欲和责任心，多给予一些学习的机会，让他们能借鉴别人的经验，并融入自身的工作中去。可组织他们参加一些培训班，向一些经验丰富的档案管理员请教，拜师结对，参观一些档案管理工作做得有特色的学校，树立一些榜样，鼓励自学，学会一些管理方面的知识，尽快熟悉和独立开展档案管理工作，提升自己的业务能力。然后循序渐进，由把着手做到放手自己做，逐渐从单一的收集档案材料向档案归类、整理装订，电子存档工作过渡。老师的认可和帮助、领导的鼓励和支持，是激起这些档案管理人员积极性的重要因素。
二、思想有情绪的，应提劲
这些档案管理人员有一定的专业素质和管理能力，有些是因工作需要由专业教师转行从事档案管理工作的，与以前自己当教师比较以及和现在一些与自己相当的科任教师比较，工作环境、地位、待遇等相对反差较大，从而不安心工作，得过且过，不求上进，有失落感，认为大材小用。对这些档案管理人员，要和他们交朋友，听他们倾诉，找到思想情绪的根本所在，对症下药，有时领导和同事的几句问候语、鼓励话，就能解开他们的心结。同时注意解决他们的一些实际问题，如在不影响档案管理工作质量的前提下，采用专业教师轮岗或兼课制，缩小档案管理人员与相似教师之间待遇的相对差距，学校评优、职称评定与任课教师一视同仁，使他们感到一个好的档案管理人员同样是学校的人才，同样受人尊敬，通过这些来提升他们的工作干劲。也有个别档案管理人员因受过挫折，产生消极情绪而影响工作，如有一位档案管理员，以前不重视学校档案管理，加上档案管理工作量大任务重，在一次检查评比中，因档案室卫生问题受到批评。这位老师就产生一些想法，工作提不起劲，有关领导知道后就找他谈心，肯定他千方百计收集补充旧档案的成绩，指出他需要加强的方面，并根据实际情况，减轻了他的一些其他的工作量，让他专心从事档案室工作，从而重新提起这位档案管理员的积极性，努力去发扬自己的长处，克服不足之处，使档案室工作上了一个新台阶。档案管理人员思想素质的提高，科任教师的换位思考和理解，领导的关心和协调，是唤起档案管理人员积极性的重要因素。
三、事业型的，要助劲
这类是档案管理人员的多数，他们热爱本职工作，甘当教仆，积极进取，兢兢业业，工作负担重，有的是数十年如一日，将档案室工作视为终身事业，耕耘不止。对这些档案管理骨干，学校更要关心他们，为他们排忧解难，提供展示才华的平台，如，组织他们参加相关培训学习，参与学校教育教学方面的课题研究，在评先、聘用、晋级等问题上主动给予关注和帮助，将档案室工作进行量化，超工作量部分按科任教师的超课时一样对待，落实劳保津贴等来发挥这些档案管理人员的主体作用。如我市一位原来在中学工作的档案管理员，工作一直扎扎实实，任劳任怨，很受师生欢迎，多次评为市优秀档案管理员，但开始由于学历较低，职称上不去，本人一度产生到低一级的学校去任教的想法。学校领导看在眼里，急在心里，一方面通过事业留人，情感留人，鼓励他在干好本职工作的同时努力自学；一方面努力为他争取职称指标，使这位老师破格评上职称。后来这位老师通过自学获大学文凭，学校在职称指标少的情况下，又争取教育局给予专项指标让他评上中级职称，并调入我市的一所省示范性中学继续任档案员。由于工作主动积极和注意全面发展，几年后，这位老师和其他科任教师一样，通过量化计分、公平竞争，评上了中学高级职称，成为我县完全由实验员晋升中学高级教师的范例之一。“士为知己者死”，学校和职能部门对实验室人员的关心，必能引起实验室人员的感恩而产生丰厚的回报。职能部门还可以通过检查评比、树立典型、奖励等方式来推动学校档案室工作，促进学校档案管理工作的正常开展。榜样的力量，教师的帮助，领导的关心，成绩的肯定，政策的落实，一些实际问题的解决，是帮助档案管理人员积极性发挥的重要因素。
