2.建立工资管理系统。工资变动涉及的面广，调资时依据的条件较多，如：任职文件、立功受奖、享受待遇文件资格证、正常升档表格等，我们可以编写通用工资管理系统，实现工资管理自动化，调资时只要我们输入待定的条件，便可迅速地查询出符合调资条件的人员，并逐个地计算出每个人的工资，并且自动作一些数字处理，如工龄工资随年份自动正常升档，效益补贴等自动增加等。
3.建立组织工作管理系统。利用此系统可掌握本系统、本单位内党员和党组的整体情况，包括党员的教育培训，党组织的建设、机构设置等，党费管理方面可打印出统计报表、党费清单和党费收缴单等。
4.建立人才交流信息系统。建立本系统、本单位人才信息库，用以掌握本系统、本单位内各类人才的供给需求情况，及时按要求向外提供人才和从外部引证所需人才等。
5.建立人员考察报告综合系统。一名员工的表现如何，主要是从他的德、能、勤、绩、廉等方面加以考察，并划分为若干个具体内容，并将具体内容分解成秘度不同的各种类型，针对具休内容的各个方面标以代码，只要提供准确的代码，计算机便可自动生成符合条件的资料，供干部人事部门的参考。
6.建立为领导提供计划性档案信息。人事档案工作人员要有超前意识，提供档案信息要站在领导的角度和高度来观察问题、分析问题，根据领导工作实际、现有人才资源信息，拿出相应的措施，有计划、有步骤地挖掘人才，使人才得到充分的利用。
7.建立工作文档管理系统。在日常人事工作中可以根据一定的分类标准，建立一个文件管理系统，包括文稿的产生时间、主要内容、保管期限等、需要时能快速地按要求提供不同时期、不同内容的文件资料。
二、建立人事档案网络的对策
人力资源信息是一个国家、地区、行业经济高速发展的必要前提，是社会进步的必要条件。针对我国人事档案网络滞后，计算机管理人事档案不成熟，缺乏一支既熟悉人事档案工作又精通计算机业务的专业队伍，人事档案部门网络意识淡漠的现状，应采取如下对策：
1.立足国情，从实际出发。作为信息社会的主要工具，计算机必须普及到每一个人事部门，更广泛具体地使用于人事信息管理与利用工作，取代大量重复性的手工操作。现代人力资源信息网络的建设需要大量投资，人事档案信息高速公路“在我国还不具备开通的条件”。网络建设要从实际出发，因地制宜，循序渐进，做到逐步扩大，逐步完善。
2.搞好建设，抓基础工作。人事档案整理、档号编制的规范化、人事档案数据库的建立，都是建网的条件。准备工作做得充分、细致、精湛，信息网的建设才能搞好。
3.必须实现人事档案标准化。在标准化方面要有各种严格的技术标准，要求做到各种数据库的设计一致或兼容，同时要求人事档案整理的标准化、著录的标准化、分类的标准化和档号编制的规范化。
中图分类号：G270 文献标识码：A
文章编号：1005-913X（2015）04-0244-02
一、人事档案信息是了解员工的直接材料
档案记载着一个人成长的轨迹，记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人找工作、转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障！
（一）人事档案的基本信息
人事档案是企业了解员工信息的直接途径。档案是历史的真实记录，企业通过档案可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，可全面、准确地了解员工，总结经验教训，做到知人善任、选贤举能，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。在人事档案中一般会显示员工的免冠照片，企业可以通过照片直观地看到员工的相貌气质，为企业人力资源部门给员工安排岗位提供依据。相貌气质清丽温婉的女员工可以安排在前台接待或秘书的岗位，既能体现出企业的良好形象，又能使员工的外貌资源得到充分的开发利用。外表和蔼、有亲和力的员工，可以被安排在售后服务部门。一般需要售后服务的客户心情都相对急躁，有亲和力，性格温和的员工能促使客户心情舒缓，情绪冷静。合理、高效的员工职业安排可以促进企业的各项工作顺利进行。虽然企业用人不能以貌取人，但是在初级用人阶段，这也是企业的选择之一。在员工的基本信息中一般还会有年龄和婚姻状况的信息显示，企业可以根据员工的婚姻状况为员工安排具体工作。例如，已婚，并且孩子年龄较小的员工，企业可能会选择安排尽量少出差或者不出差的工作；对于富有活力，尚未结婚的年轻员工，企业可能给他们安排更富挑战性的工作。员工的基本信息是企业人力资源管理的基础，为人员安排提供基础性的资料。
（二）人事档案的潜在信息
在人事档案信息中，员工的工作经历也是一个十分重要的信息源。员工曾经的交际圈将可能会给现在的工作带来一些有利的因素。所谓的人脉关系就成为人事档案信息中的潜在信息，同时也是员工给企业提供的隐形资源。企业的人力资源部门可以依据员工曾经的工作环境，工作特点以及工作成绩为员工安排适合的岗位和提供发展空间。在人事管理工作中，员工潜在的信息应该比基本的、直观的信息更受重视。潜在信息在某种程度上也是员工尚待挖掘的资源。企业应该利用员工所有的资源，无论智力资源、体力资源还是人脉资源。[1]在资源共享的时代里，广阔的朋友圈往往能给企业带来意外的商机，使企业在竞争中也能处于不败之地。此外，人事管理相关部门和人员应该对员工的人事信息进行合理的保密存储，不要未经本人许可随意透露员工的个人信息，以免对企业和个人造成不必要的困扰和损失。
二、人事档案信息为员工合理调配提供可靠信息
（一）人事档案信息为合理安排员工工作内容提供参考
人事档案信息将为企业人力资源部门合理安排员工岗位提供可靠的信息。在现代企业招聘过程中，企业往往更倾向于招聘具有相关从业经验的人员。而现今，城市间人口流动量大，工作更换频率，许多人一年之内就换了几个工作。人们的工作观念已经不像多年之前，寻找“铁饭碗”“终身制”的职业了。有丰富工作经验的人员，寻找薪资福利待遇更丰厚的职业和企业。年轻人虽然工作经验相对欠缺，但是有朝气，有热情，更倾向于寻找发展潜力大的职业和能为自己提供更多发展空间的企业。人事管理部门应该查阅员工档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料，结合工作意向，薪资要求等来合理安排员工的工作，把真正能为企业服务，能为行业发展做出贡献的人才发掘出来，并高效地利用起来。
（二）人事档案信息是员工晋升、裁撤的重要参考
人事档案信息常常会记录着员工的各项工作成绩。在用人过程中对定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总归入本人档案，因此，用人单位在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。企业在市场竞争中遵循优胜劣汰的规律，在经济出现危机时，很有可能遭受打击甚至是重创。此时，企业为了减轻经济压力以保存实力，必然会选择裁员，那么人事档案中的相关信息就会为人力资源部门的裁员活动提供参考。工作成绩不突出，工作能力相对薄弱，人际交往欠佳的员工都可能成为裁撤对象。这些对企业参与下一轮竞争工作帮助甚微的员工被裁撤，也是企业内部整顿的一部分，为企业今后立足，发展提供了保障。与此同时，在人事档案显示中，工作成绩突出，有上进心，有合作精神、富于创造力，敢于迎接挑战的员工，自然会被发掘、重用，成为企业的无形资产。人事档案是记录员工成长历程的重要信息库，是人事管理部门为人员发展制定方向的重要参考资料，是员工今后选择职业的参考之一，也是企业定位员工和员工寻找自我认同的重要资料。[2]
三、人事档案信息为社会保障情况提供参考资料
（一）人事档案信息为国家提供劳动保险情况
人事档案信息不仅是企业人力资源管理部门选拔、任用人员的依据，同时也是国家各项事业统计、调查的依据。中国正处于社会全面改革时期，面对人口基数大，人口流动性强等社会现状，相对准确的人事管理档案将为国家的人口统计、升学率、就业情况、生育情况以及子女教育等情况的了解、掌握提供相对可靠的依据。面对中国人口老龄化的趋势，建立相对公平、完善的劳动保险制度的呼声也越来越高。而科学、合理的劳动保险制度的建立也要依据企业职工的人事档案信息进行统计、核算。人事档案信息对员工来说是十分重要的工作证明。在人事档案中包含了员工工资金额，个人收入缴税情况以及各种保险的缴费情况，是员工各种社会信息的集合体。[3]国家相关部门将根据企业职工的各项社会信息制定并兼顾全社会劳动者利益的劳动保障机制和劳动保险体制，为劳动者日后的养老问题制定科学、可行的方案，为所有劳动者提供应有的社会保障。
（二）人事档案信息为国家提供医疗保险情况
人事档案信息中除了劳动保险信息之外，另一项重要信息就是医疗保险信息。中国现在的“看病贵，看病难”问题十分突出，成为国家和社会亟待解决的问题，社会各方面都在献计献策，希望尽快尽早解决这个关乎全国人民就医看病难的问题。人事档案信息可以为医疗保险相关政策制定部门提供员工的医疗保险缴纳信息作为医保制度建设的参考资料。促使国家相关部门制定出更合理、更有利于企业职工的医保制度。人事档案中的各项信息都有助于国家制定相关政策更具普遍性、广泛性。在人事管理过程中，企业应该尽量保证人事档案信息的真实性和可靠性，这不仅是对企业发展负责，也是对员工负责，更是对国家各项社会事业建设负责。人事档案信息应该用在正确的地方，为企业员工和国家提供更多更具体的人事信息。
四、结语
人事档案信息具有其特殊性，其中包含了众多详细的个人信息，是对一个职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，不仅是职工享受各种社会待遇的凭据，解决劳动纠纷的依据，关系到职工的切身利益，是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据；更可以用于企业对人才的选拔、任用、晋升、裁撤等诸多方面，也可用于国家的各项事业建设过程中，为国家相关体制、机制的建立提供相对可靠的依据。人事档案信息不仅是个人的信息汇总，也代表着整个社会的发展进程和发展特点。人事管理部门应该妥善保管，不要随意存放，造成泄露、丢失等不良后果。人事档案是个人重要的信息资料，我们应该认识到人事档案信息的重要性，并把人事档案信息用于正途，为企业、员工和国家谋福利。
参考文献：
在市场经济条件下，信息对于任何一个企业来说都是非常重要的资源，对于事业单位也不例外，将相关信息进行记录对事业单位的发展有着重要的意义。但从实际情况来看，事业单位在日常运转过程中，会涉及诸多方面，必然会产生大量的信息。因此，如何采用适当的方式来解决在档案信息化管理过程中出现的问题是现阶段事业单位必须面临的重要课题。
一、信息化管理在事业单位档案管理中的应用优势分析
在过去，事业单位档案管理工作都是采用人工收集的方式进行，所有环节都离不开人力，这样就必然会在操作过程中遇到多方面的问题。例如，由于信息量过大，在收集的过程当中很难收集全面，而在进行借阅的过程中，也不是非常方便。由于过去的档案都是以纸质的方式进行存储，因此很容易造成损坏。如果事业单位在档案管理过程中采用信息化技术就可以解决上述的问题。比如，采用信息化技术收集信息可以保证信息收集的全面性和准确性，在查阅时可以满足多人随时随地查询，免去了纸质档案查询的繁琐，使用信息化管理档案也不用考虑储存时间对纸张的损坏。由此可见，针对传统的档案管理，在事业单位的档案管理中应用现代化信息技术具有较多的优势。
二、事业单位在档案信息化管理中出现的问题
（一）对档案信息化管理工作不够重视
笔者对现阶段事业单位档案管理的信息化工作曾作过一些走访调研，经过分析，笔者认为，导致现阶段事业单位档案管理信息化管理技术不高的主要原因在于事业单位对档案管理工作缺乏足够的重视。当前阶段大部分事业单位的领导都认为事业单位的档案只是记录单位发展过程中的一些历程与简单的记录，对于事业单位的发展并没有十分重要的意义。因此，往往并不会给与较高的关注，这就必然导致档案信息化管理的投入资金明显不足。而对于信息化技术而言，如果缺乏必要的资金，其系统根本无法进行有效的架构。此外，事业单位在信息化设备的维护人才方面也较为缺乏，往往没有专业人员对系统进行维护，从而导致在现阶段事业单位的档案管理中，信息化技术的运用并没有较高的水平。
（二）事业单位的档案信息化管理设备老化，技术陈旧
自上世纪90年代之后，我国的信息化技术开始迅速发展，而在最近几年当中随着移动互联与无线通信技术的发展，我国已经逐渐进入了互联网+时代，各个传统行业都纷纷加强信息技术的运用，但在大部分的事业单位中，采用的信息技术都较为落后。例如，在许多事业单位中档案信息的收集还是通过传统的人工传递进行的，如果负责该项工作的工作人员对此不是十分重视，则必然会导致资料的移交产生一定的延迟。从另一方面来看，现阶段我国大部分的事业单位虽然拥有一部分信息化设备，但是其所采用的技术也是较为传统的信息化技术，对于新技术的运用基本为零。
（三）档案信息化管理的工作人员素质水平欠佳
在事业单位档案管理的过程中，如果要采用较为先进的信息化技术则必须要有专业的技术人员，但是在我国现阶段的事业单位中，由于档案管理工作得不到应用的重视，档案管理人员往往都是由非专业的人员兼任，因此大部分的工作人员并不具备一定的专业知识，有的员工对于信息化技术甚至一无所知。何况，由于单位在档案管理上资金投入少，从事档案管理工作的人员工资待遇普遍不高，职工工作起来没有积极性和责任心，更没有去探索新技术、应用新技术的意识。
三、相应的解决措施
（一）加强事业单位对档案信息化管理的重视程度
在事业单位中，任何一个环节的工作都具有非常重要的意义，而档案管理作为一项基础工作，必然具有非常重要的意义。事业单位应该充分认识到档案管理对于自身发展的重要意义，早日将信息化管理提到日程当中来，同时应该将档案管理工作当作工作的核心内容进行。首先领导层面应该意识到信息化档案管理的优势，要具有与时俱进的意识，只有这样才能在事业单位中将信息化档案管理工作不断向前推进，进入带动全体员工进行档案管理信息化的建设。
（二）更新档案信息化管理设备，进行技术创新
现阶段如果要使得事业单位档案管理的信息化水平得到明显的提高，仅仅只认识到其重要性是不够的，同时还需要具有充足的物质保障。事业单位应该改变传统的档案管理观念，建立信息化档案管理的观念。首先事业单位应该加大对档案管理信息化设备的建设力度，加大资金投入，不断引进先进的技术与设备，并配备专业人员进行操作和保养。在进行先进技术的引进时，事业单位应该根据自己的实际情况进行，还可以对现有的设备进行升级。应该将高科技技术不断引入到档案管理当中去，充分利用信息技术提高事业单位档案管理的水平。例如，当前阶段事业单位在档案管理的过程中可以充分加强云计算与大数据技术的运用。
（三）提升档案信息化管理人员的素质
在完善了事业单位档案管理的设备之后，还需要不断提高档案管理人员的素质与水平。事业单位可以通过招聘等方式吸取更多的档案管理信息化的专业人才，或者对现阶段的档案管理人员进行培养，丰富其信息化专业知识，从而使得档案管理信息化的专业人才具有相应的水平。同时也应对现阶段的档案管理人员进行考核，对不满足工作要求的人员进行调离处理或者解聘处理。事业单位还要定期举行有关档案管理的讲座，宣传档案工作的重要意义，提高人员素质和工作意识，向员工讲授管理方法、管理经验。对优秀人才进行重点培养，定期进修。对于现有的软件技术，要鼓励员工多进行创新，让原有的档案信息化系统能够适应事业单位自身的需要。事业单位同时还应提高档案管理信息化人才的待遇。在事业单位中，档案工作不仅仅只是单位发展历程的简单记录，对单位的正常运转也有着重要的意义。笔者结合自己的工作经验，分析了当前我国事业单位信息化建设过程中面临的一些问题，并提出了相应的解决方案，希望能对我国事业单位档案管理的信息化建设有所帮助。
参考文献：
[1]余明富.关于加强机关事业单位人事档案管理信息化建设的几点建议[J].经营管理者，2016（22）：279.
[2]王凤春.浅谈对事业单位人事档案信息化管理的思考与对策[J].科技与企业，2014（23）：39.
[3]张荣华.事业单位人事档案管理制度与管理水平关系的分析[J].科技创新与应用，2012（24）：315.
【中图分类号】R197.324【文献标识码】 A【文章编号】1002-3763（2014）09-0363-01 近年来，计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列，并为档案信息管理提供了可靠的保证，传统的事业单位人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，事业单位应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来，促进档案的信息化管理。
1 信息技术在人事档案管理中的作用
人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对单位考察和识别干部选拔优秀人才，加强事业单位干部队伍建设，促进生产、监察、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快递传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。
2 如何搞好人事档案的信息化管理
2.1 提高档案管理的现代化意识： 人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭性”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
2.2 增强档案信息化管理的安全意识： 信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不确定性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级性进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。
2.3 完善管理人员的专业素质： 尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。
2.4 强化档案管理的法规建设： 档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。单位党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需要，制定人事档案工作发现规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。
3 小结
可以说，信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现事业单位的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。事业单位档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现事业单位的档案管理的根本变革。
参考文献
近年来，计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列，并为档案信息管理提供了可靠的保证，传统的事业单位人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，事业单位应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来，促进档案的信息化管理。
1.信息技术在人事档案管理中的作用
人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对单位考察和识别干部选拔优秀人才，加强事业单位干部队伍建设，促进生产、监察、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。
2.如何搞好人事档案的信息化管理
2.1提高档案管理的现代化意识
人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
2.2增强档案信息化管理的安全意识
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。
2.3完善管理人员的专业素质
尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。 转贴于
2.4强化档案管理的法规建设
档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。单位党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。
3.小结
可以说，信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现事业单位的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。事业单位档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现事业单位的档案管理的根本变革。
参考资料：
2.开发人事档案信息资源为师资队伍建设服务
我国职业教育的大发展即将到来。师资队伍是教育发展的基础条件，只有尽快培养一支业务熟练、技能精良的师资队伍，职业教育的跨越式发展才有可能实现。然而，与快速扩张的职业教育规模相比，师资力量不足问题日益突出。在学生数量迅速增长的同时，师资队伍却相对发展缓慢。数据显示，目前我国高职学校的生师比远未达到教育部规定的18∶1至15∶1的标准，而且还存在结构不合理、知识技能要求不达标等问题。按照职业教育发展规律，职业院校需要的主要是“双师型”教师。这是指既有良好的职业道德、较强的教育教学能力，又有丰富的实践经验、较强的专业示范技能和较强科研能力的教师。由此可见，如何培养出高水平和高技能、能适应高职教育的师资队伍，是高职院校人力资源管理需要重点思考的新战略。解决高职院校师资人才短缺、结构不合理问题的有效途径是培养与引进相结合。因此，要充分挖掘人事档案信息资源，应用人事档案信息系统的统计数据，分析各专业现有教师的类型结构、学历层次、职称级别、年龄结构等，制订出切实可行的人力资源培养计划，鼓励教师提升学历学位，有计划地轮流选派教师参加非学历学位进修培训，安排教师到企业挂职锻炼，做访问工程师等，促使教师尽快具备双师素质。另外，再引进一批急需的高层次人才，以优化师资队伍结构加快人才队伍建设，实施“人才强校”战略。还可以利用人档案信息资源了解教职工相关信息，根据不同人才的能力和特点的不同，因事择人，用人以治事，促进人才在各部门之间合理有序地流动，做到人尽其才，才尽其用。
3.创新人事档案管理理念，保障人事档案知情权
人事档案作为人才信息资源的载体，人事档案信息也归属于公共信息资源，属于信息公开的范畴，应取之于民，用之于民。但由于人事档案具有机密性这一特点，为了确保人事档案的保密和安全，现行的人事档案管理制度明确规定“，任何个人不得查阅和借阅本人及其直系亲属的档案”，人事档案的管理过程一直是完全保密的，人事档案对个人一直蒙着一层神秘的面纱。其实人事档案的很多材料都是由每个人自己填写和签字完成的，可以说每个人都是自己人事档案建立的参与者，可他们却对自己的档案知之甚少。现今人们对人事档案信息的需求不断增加，对人事档案知情权的诉求欲加强烈。作为人事档案的管理者要站在科学发展的高度，解放思想，更新观念，勇于创新，树立“以人为本，立档为民”的服务意识。在开发档案信息资源的同时，适度公开人事档案信息，允许本人及其他需要者通过一定的程序利用人事档案，让档案信息流动起来，变死档案为活信息，提高档案利用效率，保障人事档案知情权的实现。如何在保证人事档案机密性和安全性的前提下，向教职工本人和有关部门合理适度公开人事档案信息，这是每一个档案工作者面临的一道难题。难就难在“合理”二字，哪些内容可以开放，把握好这个度是关键。既要维护人事档案的完整与安全，保护国家组织机密和个人的隐私权，又要尽量满足个人和相关部门的知情权,保持知情权和隐私权的统一。“三龄二历”（年龄、工龄、党龄、学历、简历）是人事档案的核心内容，也是利用最多、最频繁的。每卷人事档案都要进行“三龄二历”的审核，并打印出基本信息审核表，本人签字确认，组织盖章。笔者认为这些基本信息对本人无密可保，可以向本人和有关部门适度公开，但是关于个人考察评价、处分及有关身心健康等隐私材料是要绝对保密和限制利用的，既要保障人事档案知情权，又要保护个人的隐私权，维护当事人的合法权益。
人事档案就是对企事业单位的信息资源进行管理，当前社会经济以及信息技术快速发展，企事业单位要实现良好的发展就应积极加强人才的管理，认识管理是人力资源管理的重要组成部分，对于促进人才的稳定、高效发展具有积极地意义。在现代化发展的今天，传统的人事档案管理方法已经不适应当前社会发展的实际需要，因此应积极转变人事档案的管理方法，促进人事档案实现信息化的管理与建设，更好的适应社会以及单位发展的实际需要。
一、人事档案管理信息化建设的意义
当前信息技术发展迅速，人类活动主要通过信息资源来承载，人事档案是对人的成长以及社会经历进行记载，在人力资源管理中有着十分重要的作用，随着科学技术的快速发展，人事档案的信息化管理建设成为发展的必然趋势。人事档案的信息化建设需要以信息技术为依托，不再是传统的纸质管理，将人事档案信息录入到计算机中，利用计算机进行管理，保证人事档案信息的全面、真实，避免出现信息丢失的情况[1]。利用计算机进行人事档案管理有助于提高档案信息的安全性和完整性，有助于档案信息的开发和利用。人事档案中的信息数量比较大，利用网络技术进行管理有助于提高信息的更新速度，强化信息资源的共享，避免传统纸质管理中复杂的工作环节，减少劳动力的支出。通过及时更新人事档案信息资料，企事业单位领导能够更加全面、及时、准确的了解员工的工作情况，为人事变动提供了科学的依据。同时，实现人事档案管理的信息化建设，能够促进人事档案管理效率以及效果的实现，促进管理水平的提升。信息化的人事档案管理是在计算机上对档案信息进行查询、修改和更新的，能够避免破坏原始档案资料，保证档案信息资源的权威性。人事档案信息的建设应尊重员工，保证员工的知情权，这样人事档案才有利用的价值，对人事档案进行信息化建设，员工能够通过网络查询了解自己的档案信息，为员工解疑答惑，体现人性化服务。因此应加强人事档案的信息化建设，促进人力资源管理效果和水平的提高。
二、新时期人事档案管理的信息化建设对策
1.提高对人事档案信息化管理的重视程度
当前信息化建设逐渐推进，人事档案管理的信息化建设也得到了一定的发展，人事档案的信息化建设就是利用信息管理系统进行动态化、即时性的建设，促进人事档案管理水平的提高。因此应提高对人事档案信息化建设的重视程度，了解信息化建设的作用和意义。人事档案管理的信息化建设不是一朝一夕就可以实现的，应将人事档案管理信息化建设纳入到日常管理工作中，从企事业单位的实际情况出发，循序渐进，不断提升人事档案信息化的建设效果和水平，对人事档案的信息化建设进行综合的研究和分析，及时发现存在的问题，并积极采取措施加以解决[2]，使人事档案管理信息化建设能够实现高效、顺利的建设与发展。
2.加强信息化软件的开发力度
人事档案管理的信息化建设需要利用信息管理平台来实现，因此应档案管理以及科学技术人员应加强对人事档案管理信息化软件的开发和利用，对各种操作系统进行升级，建立完善的人事档案信息管理数据系统，实现人事档案管理信息化建设的有效推进，在人事档案数据系统建设时，应注重管理系统的功能实现，数据管理系统应具有一定的查询、传输、处理等功能[3]，在人事档案信息化管理建设中，数据库中包含着大量人员信息，这些信息数据是需要重复利用的，因此要以人事档案管理信息化建设为核心，促进信息资源的利用效率，实现信息的共享，保证信息资源的科学性、安全性，提高人事档案的信息服务质量，促进人事档案管理信息化建设的高效推进。
3.提高档案管理人员的素质能力
人事档案管理的信息化建设最终还是由人来完成的，因此在人事档案管理的信息化建设中，应努力提高人事档案管理人员的素质能力，提高人事档案管理人员的服务水平。在人事档案信息化管理中，需要利用计算机对文字、图像、声音等进行加工处理，实现人事档案信息的数字化存储，并通过人事档案管理平台实现人事档案的传输和共享，以便满足人们的人事档案需求。档案管理人员应掌握一定的信息处理基础，明确档案管理的相关知识，以高度的责任感投入到人事档案管理信息化建设中，促进人事档案管理水平的提高。
4.做好人事档案的安全管理工作
由于计算机本身的局限性，使得在人事档案管理信息化建设中，应加强对人事档案信息安全的管理，在做好人事档案信息资源共享的同时，也应注重档案信息的安全问题，避免由于档案信息泄露造成严重的损失。因此人事档案管理部门应努力强化档案信息的安全管理工作，做好安全保护措施，保证人事档案的真实性和科学性。对计算机中的人事档案做好备份工作，并明确人事档案数据库的使用权限，保证人事档案的管理能够按照相关的制度进行，实现人事档案的安全管理。
三、结束语
当前社会经济以及信息技术快速发展，计算机技术被广泛的应用到社会生产及生活的各个领域，在人事档案管理中，计算机技术也得到了普及，实现了纸质档案向信息化档案管理的转变，促进了人事档案管理效率的提升。
参考文献：
[1]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛(下半月),2013.14(11):148-149.
【关键词】
人事档案 信息化管理 必要性途径
近年来，信息技术开始在人事档案管理工作中进行应用，这不仅有效的提升了人事档案管理现代化的水平，而且为什么各单位人事档案信息管理提供了可靠的保证。将人事档案管理技术与信息化技术有效的结合起来，加快推动人事档案信息化建设，这不仅是人事档案管理发展的必然趋势，而且能够更好的将人事档案在人事工作中重要作用发挥出来，为人事档案的健康发展起到积极的促进作用。
1人事档案信息化管理的必要性
1.1信息化管理有利于人事档案利用率的提升
人事档案作为国家和企事业单位不可或缺的重要工某些人，其是对个人信息的真实记录，而且与每一个职工的切身利益息息相关。人事档案还是单位人事部门对个人进行管理的重要凭证，是各项工作开展的基础。在单位选拔人才及干部队伍建设中具有非常重要的作用。通过实现人事档案信息化管理，有利于人事档案利用率的提升，特别是当前人事档案使用频率不断提高的新形势下，加快人事档案信息化管理更具有必要性。
1.2信息化管理有利于人事档案管理效率的提高
长期以来在档案工作中一直采用纸质载体进行保管，而且档案的收集、整理和利用也都是手工的方式，档案管理人员不仅工作量较大，而且工作效率很难提高。通过将信息化技术在人事档案管理工作中进行应用，只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用，利用计算机管理系统可以自动对档案信息进行分类、提取和加工，不仅工作效率得以提高，而且数字档案更易于保存和查询，有效的提升了档案的利用率，同时档案管理成本也得以降低。
1.3人事档案信息化管理是必然趋势
信息化发展已成为当前社会发展的必然趋势，同时从档案管理的改革工作中我们也不难看出，信息化发展作为档案管理改革的总方向。在当前人事档案管理工作中，充分的利用计算机技术和网络技术，更好的运用当代科技新成果和管理新手段，通过对人事档案各类信息进行编辑、管理、存储和检索，提供更准确及方便的人事档案信息利用，加快推动档案信息资源共享的步伐。
2人事档案信息化管理的途径分析
2.1提高人事档案管理的信息化意识
在当前社会知识信息进代，人们对信息的需求量不断增加，在这种情况下，作为档案管理人员，需要努力提高自身的信息化意识，更好的推动档案信息化建设。特别是在当前人事档案管理工作中还存在着手工管理的方式，这就需要加快向数字管理进行转变，确保人事档案接收、传递、存储和利用实现一体化，确保人事档案信息共享的实现。在当前人事档案信息化建设过程中，电子档案作为人事档案信息和资源建设的重要内容，通过加快档案信息化建设，可以更好的使人事档案为人事管理工作提供优质的服务，利用科学、先进的人事档案管理模式，从而实现人事档案管理的高效化，确保人事档案管理质量的提升。而且在信息化技术在人事档案管理工作中进行应用时，不仅提高了档案查阅的效率，而且档案内容也得以更加丰富，实现了人事档案的无纸化阅档。
2.2加快人事档案全文数据库建设
人事档案信息数据库虽然在信息的查询、检索、统计、及名册和表格的快速生成方面具有较大的优势，但在正常对人事干部进行提拔及考察时需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅，这是人事档案信息数据库无法提供的。所以需要进行全文数据库的建设，有效的提高人事档案利用的效率，通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析，并能快速生成各种名册和表格，但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作的效率，满足利用者的需求，保护实体档案，全文数据库的建设就显得尤为重要。建立一个全文数据库，利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。
2.3加强人事档案信息动态化管理
人事档案的管理不能再拘泥于传统的统一模式，可以不断的充实本人的一些个性资源，使档案材料和信息得以不断的充实和完善。同时现在人员流动性较大，所以需要加快人事档案信息的更新速度，使之与人员流转的速度相协调，从而实现人事档案信息的动态化管理，完成人事档案信息的电子档案的建立，使现代化手段在人事档案信息动态化管理过程中得以有效的建立，从而有效的提高人事档案的使用价值。
2.4加强网络建设，构建信息平台
在当前人事档案管理工作中，需要构建完善的人事档案网络管理体系，各单位人事档案可以通过局域网进行联接，确保干部档案网络化管理的实现。而且人事档案网络管理体系构建以后，有利于提升人事档案管理效率，为人事档案管理现代化的实现起到积极的作用。另外，为了能够实现人事档案管理现代化，则需要人事管理机构要进行信息中心的设置，做好人事信息化管理的指导和技术支持工作，更好的对人事信息流动渠道进行规范，履行好人事信息收集和的重要职责。人事信息资料是人事管理工作的重要基础，当前社会发展过程中，人员具有较大的流动性，而且人事信息资料量较大，并且呈现动态的变化，这就需要建立科学的人事信息库，并将人事信息库与人事档案管理有效的结合起来，实现静态信息和动态信息的统一，有效的确保人事档案利用过程中信息的准确性和实时性，为人事档案管理工作的顺利开展奠定良好的基础。
3结语
在当前社会和经济快速发展的新形势下，相对于经济和社会的发展，人事档案管理工作存在一定的滞后性，为了能够使人事档案管理工作更好的与当前社会发展的需求相适应，则需要加快对人事档案管理工作的完善和优化，加快推动人事档案信息化建设工作，为人事档案更好的服务于人事管理工作奠定良好的基础。
作者：凌玲 单位：黑龙江省哈尔滨水文局
参考文献：
当今的社会发展中，人才占据着越来越重要的位置，所以人事档案管理工作也受到了各个单位的重视，我国信息化发展水平不断的提高，所以信息化技术也逐渐的应用到更为广阔的领域当中，其中非常重要的一个领域就是人事档案管理领域，信息化技术的应用极大的提升了人事档案的管理水平，当前我国的人事档案管理中还存在着不少的问题，所以必须要采取有效的措施提高人事档案的管理水平。
1 人事档案管理工作信息化的重要性
人事档案管理工作信息化是指在人事档案管理工作中运用现代化信息技术对人事档案资料进行合理的优化和配置。人事档案管理工作经过了几个阶段：在传统的档案管理中，人们对档案的管理仅仅停留在纸质文档上，并且全程是由手工去完成。这种信息化程度很低的档案管理方式致使档案管理的安全度缺乏保障，在档案资料收集、归档、储存和调用中容易出现各种问题。随着现代信息技术的飞速发展，信息化技术被准备运用于档案管理中，采用信息化技术可以实现纸质文档和电子文档双模式的方式进行档案储存，为人事档案管理带来诸多便利，同时极大提升了人事档案管理的效率和安全度，具有极其重要的意义。
1.1 促进单位用工管理水平的发展
对每个单位来说，人事档案管理工作中使用信息化技术可以有效的提升人事档案管理的质量和效率，同时也为员工办理各种必要的手续提供更多的便利，举例来说，可以根据个人人事档案来办理公积金和养老保险等，在工资调整和计算工龄的时候也可以有更加准确的参考依据。同时对员工的人事变动也可以提供更多的依据，从而对人事管理工作的顺利开展提供更多的优势条件。
1.2 为选拔人才提供更加充分和有效的依据
人事档案的内容比较多，涉及的面也比较宽，所以它也成为了反映个人信息的一个有效的依据，人事管理活动中，人事档案管理也是其中非常重要的一项内容，因为档案信息所涵盖的内容比较多，同时显示内容的时间跨度也非常大，所以如果继续使用传统的纸质档案就会造成很多的不便，这样也不利于档案管理工作效率的提升，而在人事档案管理工作中合理的应用信息化技术就可以将纸质文档变成电子文档，这就为记录和检索提供了更多的优势条件。这样一来也可以将员工的档案信息更加便利的及时的应用到单位正常运行中，管理者在工作的过程中完全可以根据单位的需要和员工的实际情况进行人才选拔和人员调动。
1.3 简化工作流程，提高人事档案管理效率
在以往的很长一段时间内，我国的人事管理一直都处在封闭的状态中，人事档案材料也大多以纸质的形式来保存，这种工作方式会使得人事档案的管理流程很复杂，同时需要完成的工作内容也非常的多，不容易查找到需要的档案信息。还容易造成优秀人才被埋没的状况，在工作中实施了档案信化之后可以对人事档案信息进行采集确认和生成以及归档，之后再进行利用，这样就使得档案管理人员在工作中不需要完成大量的人工工作，同时在这一过程中也可以随时的抽调需要的人事档案，同时也在这些档案中发现有潜质的优秀人才。
2 加强人事档案信息化的必要性
人事档案管理是各单位日常管理工作的重要组成部分，人事档案管理的信息化在单位管理中发挥着日益重要的作用。人事档案管理为各单位提供重要的人事变动数据，为单位做出各项经营决策提供重要的参考依据。提升人事档案管理工作信息化水平，有利于合理、高效优化人员配置，完善各职能部门人事数据，真实、快速、准确地记录人事数据，并建立起宝贵的人事数据资料库，从而提升人事档案管理工作效率，使人事档案管理工作水平更上一个新台阶。当前，我国许多单位在人事档案管理上面临各种问题，受各种瓶颈的制约，人事档案管理水平长期止步不前，不利于对专业人才数据的掌握，缺乏优秀的人才作为支撑，最终导致发展状况出现困境。
3 当前我国人事档案工作信息化中存在的问题
3.1 专业信息化档案管理人员缺失
我国信息化水平不断提高，同时我国人事档案管理过程中存在的一些硬件方面的问题也逐渐得到了解决，但是在信息化档案管理的专业人才方面还是存在着非常大的缺失，在我国的很多单位中都处在新老交替的阶段，老员工在工作中不能娴熟的应用信息技术，但是在自己的岗位上还没有退休，这就导致很多新的管理人员一直无法上岗，这样的状态就使得人事档案信息化管理无法很好的得以发展和实现。
3.2 信息化管理制度缺乏
虽然我国的一些单位在人事档案管理的过程中已经使用了信息化的管理方式，但是在相关制度的建设方面还是存在着很大的不足，这样也就使得档案信息化管理无法得到一个强大的制度支撑，人事档案工作的过程中也会呈现出非常大的随意性，所以也容易导致各种问题。
4 加强人事档案管理工作信息化需要注意的事项
4.1 必须转变思想观念，把信息化
管理作为人事档案管理的重要手段单位和档案管理人员一定要把思想观念从过去传统的档案管理模式中转变过来，紧跟时代潮流，充分利用现代信息化技术对人事档案进行管理，使人事档案管理工作更加规范、高效，为单位的发展提供有力的人力资源支撑。
4.2 建立健全人事档案信息化管理制度，使档案信息化管理更加科学、规范、合理
一些单位由于缺乏完善的人事档案信息化管理制度，致使人事档案信息化管理过程中出现诸多不规范的问题，如人事档案信息胡乱编入、档案信息的存储和保管没有统一的方式，这样容易致使人事档案信息丢失，在检索、调用时出现困难。针对这种情况，单位一定要建立一套适合自身的人事档案信息化管理制度和方案，使人事档案信息化管理能够按照档案管理制度要求开展工作，确保人事档案信息在收集、存储、调用各个环节顺畅，让人事档案信息化管理更具实效和活力。
结束语
人事档案信息化管理是当前我国人事档案管理工作中的一个非常重要的方向，所以在实际的工作中，一定要对这一趋势予以高度的重视，同时还要不断的在工作中将现代化的技术应用其中，在实际的工作中不断的引进优秀的技术和人才，只有这样，才能促进我国档案管理信息化的健康发展。
参考文献
1.前言
人事档案是个人经历、思想品德、学历、社会关系、业务能力、工作状况以及奖励、惩处等方面的原始记录，是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案是企业员工信息的重要载体，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。为了充分发挥企业人事档案工作在信息社会中的重要作用，企业应积极地将计算机和网络技术应用于企业人事档案管理，促进企业人事档案的信息化建设，不断提高人事档案管理的工作效率，提高企业人事档案管理水平。人事档案信息化是把传统的纸质档案转变为电子化载体、网络化载体和数字化载体，是在保管好纸质档案的基础上，建立电子档案，同时把个人信息资源录入数据库，在丰富个人信息的同时，突出个人特色，达到档案的动态管理。
2.人事档案信息化的优势
2.1 有利于人事档案资料的收集，保证人事档案资料的完整性
人事档案信息化能够通过管理软件对人事档案的目录进行管理，便于档案管理人员及时地发现档案材料是否完整，及时提醒档案人员收集缺失的档案材料。同时，通过管理软件能够对日常需要归档的各类资料进行分类和登记，保证各种资料的及时归档。
2.2 有利于人事档案信息的查询，方便人事档案的使用
很多企业的领导在进行一些人事决策时，想要在短时间快速了解全面或个人的人事档案信息，往往是一件非常困难的事。人事档案信息化能够通过管理软件实现高效、精确的检索、查询。多种检索方式的综合查询，既可以高效、便捷的获取所需的纸质档案的存放情况，又可以快速、准确地获取人员的基本信息、工作简历及德能勤绩等方面的信息。
2.3 有利于纸质档案的保存，减轻档案保管的压力
人事档案的纸质资料形式多样，保存需要大量的空间且不易保存，容易遭受虫、鼠及其它有害生物的侵袭而损毁，容易因温度和湿度的变化而腐烂、变质。加上有很多原始的文稿、图片、照片很难长时间保存，随着时间的推移会变黄、老化。而通过电子化存入计算机中，可以永久性保存，有效地保留了文件的历史原貌，并且大大减轻了纸质档案保管的压力。
2.4 有利于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率
人事档案信息化能够帮助人事档案管理人员完成动态管理，及时对变动的人事信息进行记载，快捷的文档输入功能可以大大减轻人事档案人员的工作强度。人事档案信息化还能够帮助人事档案管理人员做好采集、验证、鉴定、归档、立卷、销毁等工作，将人事档案管理基础工作程序化、流程化、规范化，简化人事档案分类、排序、组卷、装订等工作，改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式，把管理人员从手工劳动中解放出来，提高工作效率。
3.人事档案信息化的实施方法
3.1 做好人事档案原始资料的收集、鉴别和整理工作
人事档案信息化管理的有效性，很大程度上依赖于人事档案的基础工作。人事档案是人力资源管理和决策的重要依据，具有很强的严肃性。人事档案管理人员要从基础做起，定期跟踪收集最新材料，做好人事档案资料的分类、整理归档，从源头上做好人事档案材料的进场把关，从而保证资料的真实性、准确性与完整性。
3.2 配备计算机等硬件设施
要提高人事档案的信息化管理，首先要在硬件上投入。包括计算机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机等。通过这些硬件设施，将纸质的人事档案进行电子化处理，转换成数据资料，使人事档案信息化、电子化。
3.3 建立个人电子档案
建立个人电子档案，人员的信息都可以在计算机上自由的浏览、下载，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的保护。还可以有效地减少弃档、死档和无档现象，同时，还可以减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的。
3.4 采用专业管理软件，建立电子档案和信息数据库
人事档案信息化要充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，采用专业的管理软件，建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，使档案信息的查阅、统计、分析等日常工作方面实行电子化操作。首先，人事信息数据库的建立离不开专业管理软件的支持，企业应自主开发或选用市场上比较成熟的软件，软件的功能应当包括：电子档案管理（建档管理、归档管理、档案综合检索、档案借出、借阅登记、档案盘点、档案转出处理等）；人事信息的管理（信息的输入、查询、修改、统计、对数据库的信息自动生成各种类型的干部花名册、打印表格等功能）。其次，数据库的建立离不开基础数据的支持，要根据数据库的特点设计动态信息收集的流程、规范收集的内容，保证数据的及时性和准确性。最后，人事信息数据库还要做好系统备份、数据备份，确保系统的不间断运行；档案数据要求做到物理归档，与其他业务系统的数据实行物理访问和存储的隔离。
3.5 建立人事档案信息网络化平台
为了使信息得到充分共享，提高劳动效率与工作质量，应通过网络技术建立人事档案信息网络化平台，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。根据人事档案信息的内容和相关要求，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予权限。
4.人事档案信息化应注意的问题
4.1 建立健全人事档案管理制度
实现人事档案信息化，建立规范的管理制度是前提。人事档案管理信息化工作内容多、要求高、难度大，企业应当坚持从实际出发，根据人事档案管理工作需要制定信息录入、信息分析、设备管理、网络维护等管理制度和规定，建立信息化工作自检自查制度，做到有章可循。
4.2 提高人事档案信息管理人员的素质
尽管技术进步对档案工作信息化建设起着至关重要的作用，但是人员的专业素质是决定因素。人事档案信息管理工作是一项专业性很强的工作，建设一支高素质的档案管理队伍，是提升档案管理水平的关键。实施档案人才培养建设的核心就在于帮助人事档案管理人员深刻转变角色定位，使他们由人事档案的实体管理者向信息管理及信息的驾驭者转变，由微观到宏观的转变、封闭到开放的转变，从而有效的提高各项管理工作的综合能力。随着信息时代的发展，对每位档案管理人员在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法和先进的计算机及网络操作技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。同时，档案管理人员要提高政治素质。人事档案信息化管理对安全保密制度提出了新的要求。由于人事信息传送的特殊性，档案管理人员要有更为敏锐的安全意识，掌握必要的信息安全技术，才能有效完成档案信息化管理中的安全维护工作。
4.3 解决好电子档案的保存问题
要注意电子档案载体的使用和存放。电子档案保存采用光盘、硬盘等载体，虽然存储量大、读取方便，但相对于纸质来说，电子化档案载体的使用寿命较短，一般光盘6-8年，如使用频繁，则寿命更短。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。
4.4 注重人事档案信息的安全性
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。人事档案信息化将电子档案和网络相连，网络具有很强的开放性。无孔不入的电脑黑客、防不胜防的病毒和计算机的故障给我们电子档案的安全和保密工作带来了隐患，使得电子人事档案容易泄密、丢失、错码等。
我们要高度重视人事档案的安全保密工作，牢固树立安全保密意识，严格遵照国家有关安全保密的规定和要求，运用先进的安全保密技术，全面强化安全管理。因此，在管理中一定要认真研究人事档案管理的相关政策，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对电子数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。同时，一旦发现有文件损坏或计算机感染病毒，要立即对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。
5.小结
做好人事档案管理工作，是档案管理工作改革的需要，也是企业发展的需要，企业人力资源管理部门要充分认识人事档案信息化建设的重大意义，遵循人事档案管理工作的客观规律，充分利用计算机和网络技术促进人事档案信息资源的开发和利用，加强档案信息化管理，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。
参考文献：
[1]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京:北京图书馆出版,2008.
[2]高忠平,许蕴莹.浅谈人事档案管理电子化[J].信息化建设,2007.
[3]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索,2007.
人事档案信息化管理，就是将现代信息技术应用到档案管理活动中，实行对档案信息资源的数字化管理，确保档案资料得到有效利用。现阶段信息技术发展速度很快，人事制度改革也不断深入，在分析测试中心日常工作中，会产生很多的人事档案资料，人才流动也更加频繁。对人事档案管理工作而言，需要尽快转变理念，不断进行创新，将已有资源充分整合在一起，改变以往单一纸质管理方法。要将信息化管理手段充分利用起来，加大对人事档案的开发利用，确保其得到便捷、高效利用，实现人事档案管理工作效率的提升。此外，加强人事档案信息化管理工作，还能实现对档案资料的自动化管理，更好地共享信息资源，最大限度发挥出分析测试中心人事档案资料的价值。
二、新时期人事档案信息化管理中的问题
（一）硬件设施不完善。在分析测试中心人事档案信息化管理工作中，计算机、扫描仪等硬件设备必不可少，这是实现其利用率提升的关键。只有具备完善的硬件设备和基础设施，才能让人事档案资料得到有效管理，共享信息资源。但是当前很多分析测试中心由于缺乏足够经费，硬件设备不完善，基础设施建设滞后，这样人事档案信息化管理工作很难正常开展，工作效率也不高。
（二）信息数据库建设滞后。在人事档案信息化管理工作中，首先需要及时收集日常工作中形成的人事档案，并集中进行整理，之后利用声像技术、扫描、打字等手段，将档案材料录入计算机中，让人事档案信息的收集与整理更加科学。此外，还要通过建立信息数据库，便于今后的检索，这样能够充分发挥出档案的服务功能，体现出档案资料的利用价值。分析测试中心要实行档案管理工作的标准化，这是提升其信息化管理效率的关键，但是目前还没有落实人事档案管理工作的标准化，且人事档案信息数据库建设也很缓慢，并存在信息数据不完整、准确性不高等问题。
（三）存在档案信息安全隐患。从分析测试中心人事档案信息化管理工作现状来看，信息失真问题非常严重。一方面，档案管理人员责任心不强，工作疏忽大意，且在档案信息化管理中，由于缺乏专业技术，在人事档案信息传递、加工和利用过程中，容易导致档案出现缺损，从而出现失真问题。另一方面，档案信息不完整，存在安全隐患。在人事档案信息化管理中，网络安全问题也不容忽视。在网络发展过程中，人事档案信息的可靠性、安全性问题越来越凸显，尤其是各种网络病毒的威胁、黑客的入侵等，为人事档案信息安全带来巨大威胁，容易发生信息泄密的情况。
（四）档案管理人员素质偏低。在以往人事档案管理工作中，技术含量不高，对档案管理人员的要求也不高，现有档案管理人员未掌握先进信息化管理手段，这导致缺少档案信息化管理人才。例如：在开展人事档案信息化管理工作时，档案管理人员大多根据软件程序进行操作，缺少计算机管理知识，虽然配备了现代设备，但是只要系统发生问题，就无法解决，从而为人事档案信息化管理工作的正常开展带来不利影响。此外，在信息化背景下，档案管理人员的工作方式、服务手段等也有了变化，对人才的需求量也在增加，需要掌握更多信息化手段，才能满足档案人事档案管理工作的需要。
三、新时期人事档案信息化管理的对策
（一）加快基础设施建设。为提升分析测试中心人事档案信息化管理水平，需要尽快配置完整的硬件设备，从而加快档案信息资源的开发与利用。为确保档案信息顺利传输与交换，实现信息资源的共享，分析测试中心档案管理部门还要增加资金投入，及时购置先进设备，如自动化办公设备等，并建立起完善的信息管理网络系统。只有这样才能最大限度发挥信息资源的作用，实现人事档案管理工作效率的提升，让其更加现代化、信息化和智能化。
（二）实现档案信息的数据化。在人事档案信息化管理工作中，不仅有纸质材料，还有很多电子文件，档案管理部门要做好这些档案的收集工作，加强管理，尤其是要储存好信息，并将工作重心放在信息的二次开发上。在将档案信息录入计算机以后，要及时进行分类，做好加工工作，同时建立档案信息数据库。此外，还要建立标准统一的信息化系统，在原始档案资料的基础上，利用信息维护系统，在计算机中录入档案信息，确保人事档案信息数据库的完整与准确。为实现信息资源的共享，还要采用规范、标准的软件，避免数据结构发生混乱，从而让上下级数据得到更好的共享。
（三）依法保障档案信息安全。对于分析测试中心人事档案信息化管理工作而言，还要重视人事档案信息的安全工作，防止出现信息泄露、丢失等问题。要将对人事档案信息的安全保护措施做到位，避免信息资料被破坏，应严格按照《档案法》中相关规定，确保人事档案信息的安全性与真实性。这对档案管理人员政治素质要求较高，需要掌握一定计算机与网络信息技术，能够做好对数据库的备份工作，将数据库使用权限明确下来，将制定的规章制度落到实处。
