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不动产档案管理样例十一篇

时间:2023-05-26 09:00:22

不动产档案管理

不动产档案管理例1

传统的档案管理工作中,由于工作方式较为落后,工作效率较低,并且随着档案数量的增多,管理工作的难度也呈现出逐渐加大的态势,给事业单位的档案管理工作人员带来了较为沉重的负担。在当前形势下,不动产统一登记档案管理工作的一个目标是储存资料,明确工作目标,优化工作体系。通过深入分析和研究不动产统一登记档案管理,可以将档案管理人员从传统工作中解放出来,将更多的精力放在档案利用与开发上。通过对档案的总结和梳理,可以明确下一步工作方向,并且为主营业务的发展与优化提供建议,实现工作效能总体提升。

1.2有利于提升不动产统一登记档案管理效率

在传统的不动产统一登记档案管理模式下,管理质量较低,档案管理工作受到了较大的限制。档案会占据较大的空间,不动产统一登记档案管理部门在工作的过程中,随着档案数量的不断增加,会产生大量的档案,如果不对其进行深入的研究和分析,从而提升不动产统一登记档案管理质量,会严重影响档案资源的开发与利用。此外,传统的档案管理方式存在明显的不足,在档案资料查询与调取等方面,都要耗费较大的人力物力。所以,通过深入研究不动产统一登记档案管理制度,可以实现管理质量和管理效率的整体提升,从而在保证管理质量的前提下,最大限度地节省人力资源。

2.不动产档案管理的创新路径

2.1提高服务质量

不动产档案的管理主要是为相关人员提供服务,所以在促进不动产档案现代化管理创新路径时,还需要更好地提高服务质量,为此可以参考以下几个方面:第一,将计算机技术和网络技术应用到现代化管理过程中,以此为基础建设不动产档案的自助查询系统,可以使得人们能够利用这一系统更好地查询相关的信息,在降低不动产档案管理人员工作量的同时,也能够为相关人员提供个性化的查询服务;第二,需要对不动产档案管理人员进行相关的培训,使得他们能够熟练地使用计算机等终端设备,可以高效地运用相关的查询技术,更好地提高服务质量。同时,还需要对不动产档案信息进行收集、查询、管理等流程进行不断地优化,从而能够进一步推进不动产档案管理的现代化水平。

2.2加快不动产档案信息化建设进程

2.2.1提高不动产档案管理信息化建设的认知

随着计算机技术、网络技术以及通信技术的快速发展,将这些技术应用于不动产档案管理工作中,利用先进的设备仪器和应用软件实现档案的自动化检索、存储和管理工作,是档案管理发展的必然趋势。不动产档案是社会信息业的重要组成部分,必须树立现代化的管理理念,以满足社会发展的需求。在不动产档案管理中运用现代信息处理技术,势必会提高不动产档案资源开发和利用效率,推动不动产档案管理深化改革和创新,促进档案管理事业信息化水平的提升。

2.2.2推动不动产档案数字化建设进程

不动产档案数字化建设是不动产档案信息化建设的前提和基础。将不动产档案资料予以数字化处理,再利用计算机强大的检索功能进行整编,可以将产权人姓名、房屋地址、房屋面积等不动产信息中的每一个组成要素作为检索点,生成检索工具,从而减轻手工检索的工作量,提高检索的工作效率,为档案资料利用者提供高效、便捷的信息查询服务。

2.3加强对不动产档案的安全管理

对于不动产档案来讲,其安全性的保障也是现代化管理的重要内容,所以为了更好地进行不动产档案现代化管理的创新,必须要加强档案的安全管理。为此可以参考以下几个方面:第一,利用先进的技术,对不动产档案进行安全管理。由于相关的安全技术需要专业的人员进行操作和维护,因此在对不动产档案进行现代化管理的过程中,需要招聘安全方面的专业人员,从而能够更好地加强不动产档案的安全管理;第二,需要加强对不动产档案服务的身份认证功能,建立严格的服务访问安全流程,使得具备相应资格的人员才能够访问不动产档案。防止诈骗及相关纠纷现象的出现,更好地维护不动产档案的安全;第三,要加强对不动产档案管理人员的安全意识培训,使得他们能够加强对信息的安全保护,例如:定期修改密码、不将密码随意放置或者告诉他人等等,从而能够避免由于人为失误造成的不动产档案信息泄露问题。

2.4建立竞争激励机制

不动产档案管理例2

2018年,新组建的中华人民共和国自然资源部,开始对不动产登记档案实施集中管理。不动产登记档案是指在不动产登记工作中形成的具有保存价值的各种形式各种载体的原始性凭证和材料。不动产登记档案客观、全面、真实记录了工作过程中的各种活动,对于不动产各项工作的开展具有重要的参考价值和指导意义。

1不动产登记档案的特点

1.1复杂性。不动产登记主要涉及土地、海域、房屋及林木等定着物,涉及的部门和内容多。从不动产登记的类别来看,包括首次登记、变更登记、注销登记、查封登记等;而从具体不动产权利来看,《不动产登记暂行条例》中明确了十大类适用不动产登记的权利,包括集体土地所有权、建设用地使用权、地域权及宅基地使用权,等等。可以看出,不动产登记工作本身就比较复杂,而从不动产登记的具体运行来看,各项工作的程序也十分复杂,譬如,房屋登记工作,需要全面了解土地信息、常住人口、房屋销售面积等,需要搜集记录大量的内容和数据。而我国疆域辽阔且人口众多,不动产登记工作十分复杂,相对应档案管理工作也具有复杂性,管理难度大。1.2动态性。市场经济快速发展,不动产交易成为市场交易的一种普遍形式,最为常见的即商品房交易。有交易就会涉及不动产产权的变化。不动产登记工作是动态发展的一项工作,需要即时更新相关的信息,以确保信息的准确性,从而确保产权人的合法权益。基于此,不动产档案同样需实时更新,真实客观地反映不动产交易的各项活动,档案管理工作要求及时、全面、客观、真实。1.3专业性。从专业性的角度来看,不动产登记档案具有其独特性,是一种特殊的专业档案,2016年,《不动产登记暂行条例实施细则》颁布,其中第六章第九十四条明确了不动产登记档案的具体内容:一是不动产登记簿等不动产登记结果;二是不动产登记原始资料,如申请人身份材料、登记原因等。[1]可以说,不动产登记档案存储了权利人的所有登记信息,能够为相关职能部门和个体用户提供不动产登记信息、出具相关证明,相比于一般的文书档案,不动产登记档案具有较强的专业性。

2不动产登记档案管理的问题分析

2.1管理难度比较大。不动产登记档案管理难度大主要源于三点原因:一是档案意识薄弱。不动产登记档案以法律的形式明确了物权所有者的权利,能够保护物权所有者的合法权益。但在档案管理的实际工作中仍存在意识不强的问题,部分单位并未出台符合工作实际的配套管理制度,档案管理缺乏规范性。二是配套设施不完善。互联网+时代,档案的信息化建设、数字化管理成为发展趋势,但由于资金问题,部分基层管理部门仍存在基础设施和设备不健全的问题,这不利于档案的规范化管理。三是档案数量与日俱增。随着市场经济的繁荣发展,城市规模不断扩大,房地产市场十分活跃,不动产管理活动在社会生活中发挥着越来越大的作用,也造成了各种不动产档案资料的不断累积。[2]发达省份的市级单位产生的不动产档案存卷可能多于100万卷且资料分散保存在各个不同的部门,难以实现档案的统一规范化管理。2.2信息更新不及时。前文已经提到,不动产登记档案工作具有较强的动态性,随着我国房地产市场的繁荣发展,不动产交易的数量和频次与日俱增,房产权属的变更成为普遍现象,这就要求不动产登记档案管理工作做到信息的即时更新,以确保信息的准确性和真实性。但从不动产登记工作的实际运行来看,全国范围内每天的交易次数多,可能存在应发生变更的不动权属,但不动产档案尚未紧随权属的变更而即时更新数据,这样就可能造成后期产生法律纠纷问题。此外,随着经济和社会发展的需求,国家的土地政策也历经了多次改变,由于档案意识薄弱或者专业人员不足等原因,不动产登记档案信息更新不及时,从而产生系列后续问题。2.3管理格局不成熟。不动产登记档案涉及的内容十分广泛,既包括自身各档苑论坛类业务工作行程的档案资料,还包括从不同部门,如农业部门、林业部门、房管部门等移交过来的档案资料,形成了一个十分庞大的档案信息资源库。目前,不动产档案管理工作主要由自然资源和规划部门负责,能够有效解决城镇化建设中住房拆迁安置补偿问题和市场经济中房地产交易问题。但不动产登记档案涉及多个部门,部分领域不动产登记档案工作机制尚不成熟,仍存在收集不齐全完整、保管不规范等问题,这就给不动产登记档案的规范化管理带来了不良影响。如何进一步完善管理格局,逐步实现不动产登记档案的统一规范化管理值得探究。2.4数字化管理不健全。“互联网+”时代,信息技术快速发展,“互联网+不动产登记”大大提升了不动产登记工作的效率,但给不动产登记档案管理带来了冲击,主要体现为三个方面:一是不动产登记机构更加注重精简流程,业务部门完成登记后,未即时与档案管理部门完成有效对接,由此造成业务工作与归档工作脱节。二是“互联网+不动产登记”,此种工作方式能够实现“不见面审批”,推行“无纸化办公”,但部分机构忽视电子文件的归档,只是在业务系统中完成信息的相关登记,并未完整保存好业务过程中形成的各类电子文件,导致登记材料缺失影响正常归档。三是“互联网+不动产登记”形成的档案资料包括纸质和电子两种载体,相比于传统的纸质档案管理,档案管理的手段和方式均需进行调整。[3]

3不动产登记档案规范化管理探析

3.1参照相关标准,完善管理制度。完善的管理制度能够为不动产登记档案的规范化管理提供执行依据,为实现档案管理的规范化、科学化、现代化,各省市职能部门均结合自身不动产登记工作实际出台了相应的管理规范。譬如,2019年,湖南省不动产登记中心制定的《不动产登记档案管理规范》正式,立足湖南省不动产登记工作实际,明确了不动产登记档案的分类标准、归档范围及保管期限等相关规范,[4]对于推动省内不动产登记档案的管理具有重要意义。职能部门出台的相关管理规范在档案管理方面发挥着重要作用,完善相关管理制度要参照相关的标准,如《中华人民共和国档案法》《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》等,这些是开展不动产档案管理工作的重要参照标准,在遵循法律法规的前提下,要以上述规定标准为主要指导依据。3.2理顺工作机制,实施动态管理。不动产登记档案具有较强的实时性,需要进行动态管理,保障产权人的合法权益。实施动态管理需关注三点内容:一是实现业务工作与档案工作的无缝对接。不动产登记工作本身就具有动态性,任何环节的变动、任何信息的更改均会影响档案,档案管理工作要紧随业务工作的进度适时更新相关信息。二是明确各职能机构的职责。不动产登记档案管理工作涉及多个部门,各部门之间应强化交流,对档案管理工作进行统一规划,明确各职能部门在档案管理中的作用并督促落实各项工作,确保档案收集的齐全完整。三是要强化档案意识。通过宣传教育进一步强化产权人、业务办理人员和档案管理人员的档案意识,各参与人员意识到档案的重要性有利于实现各方的良性沟通,有利于做好档案数据的更新工作。3.3掌握核心技术,推进数字管理。“互联网+”时代,不动产登记档案面临新的机遇与挑战,档案管理的模式需要进一步完善以适应不断变化的形势。不动产登记档案管理机构应充分运用大数据、云存储等先进技术,实现档案的智能化管理。推进数字化管理可以从三个方面着手:一是逐步推进传统载体档案的数字化建设。将以前遗留的纸质载体档案进行数字化处理,采用OCR识别技术将数字化形成的图像文件转化为文字文件,实现档案的全文检索。二是建立不动产登记档案管理系统,实现各业务系统与档案管理系统的有效对接,用大数据思维管理档案,档案的收集、利用等各项工作均实现在线办理。三是注重信息化人才的引进与培养。不动产登记档案的数字化管理是一项系统工程,是一个持续性发展的工作,需要专业的人才作保障。

在人才引进阶段,注重考察人才的专业技能、信息技术及职业素养。此外,注重人才的培养,系统开展专业技能、信息技术、知识结构和服务理念等方面的培训,以更好地适应不动产登记档案管理工作出现的新变化和新需求。

参考文献:

[1]不动产登记暂行条例实施细则[EB/OL].[2020-08-30].

[2]王小童.不动产档案的集约化管理思路和策略分析[J].兰台世界,2019(9):73—75.

不动产档案管理例3

虽然《物权法》对我国的不动产档案登记提供了法律依据和制度性的规定,建构了不动产档案登记的结构,在一定程度上维护了广大不动产业主的所有权。但是由于我国的不动产档案登记制度,确立的时间比较短,体系还不够完善,还存在着登记管理混乱、缺少效率和时代性等问题,这就需要对不动产档案登记工作进行全面审视,以完善不动产档案登记工作,最终为维护不动产所有者的所有权提供制度保障。

一、剖析加强不动产登记档案的必要性

1.加强登记的法律依据

在我国的《物权法》中明确表明,确立不动产所有权和内容的依据关键要靠不动产登记薄。基于不动产登记薄涉及着所有权问题,就显得尤为重要,这就需要专门机关对不登记造薄,形成登记薄专项管理。不动产登记薄要有专门的机关进行永久性管理,如果出现不可抗力或者除外的一些原因导致不动产登记薄损失的情况,专门机关要给予重新建构。另外一旦有不动产纠纷问题存在的事实情况,涉及利害关系人和权利人合法权益的可以到管理不动产登记薄管理的专门机关,针对登记薄上的登记信息和内容提供证件给予查阅或者复印原材料等。由此可见,《物权法》对不动产登记薄的规定为建立不动产登记档案提供了法律依据,也是支持不动产所有者对不动产主张私有财产权利不可侵犯的法律保障。

2.物权登记离不开档案

不动产登记档案是针对不动产物权进行登记申请、管理、查询等一系列活动形成的信息记录,它包括不动产物权的原始信息资源、登记机关就登记信息而形成的材料集合和不动产登记薄。利用不动产登记档案,不动产管理机关可以对不动产产权形成有效的管理,同时也是不动产所有者主张所有权的凭证。一旦没有不动产登记档案存在,物权的管理就处于混乱状态,不动产者的所有权就会受到侵害。因此,不动产登记机关必须充分发挥职责加强对不动产登记档案的完善和管理,有利于营造健康有序的不动产市场秩序。。

3.便民服务离不开档案

国家对不动产登记档案建立和管理,这是行政机关必须履行的职责,更是广大行政机关坚持为人民负责原则的诉求,有利于服务于群众,调和因不动产而形成的各方权益。不动产登记档案的主要作用就在于提供物权依据支持不动产所有权,防止发生纠纷和矛盾,从而对不动产权利人的物权进行保护。由于不动产涉及的领域比较广,这就需要对不动产登记档案建立整套合理性系统和管理体系,以便于行政机关最终彰显维护人民权益的效能。

二、加强不动产登记档案管理的难点和举措

1.在现有的不动产登记档案管理中,存在着因部门整合或者专门管理档案人员调离原有岗位的情况,致使不动产登记管理档案在移交、备案和承接档案过程或者环节出现档案遗漏、混乱无序的状态,这势必不利于档案的管理和查阅,也势必对不动产权利的物权造成潜在的纠纷或者麻烦,最终不利于社会的和谐。

因此,这就需要对不动产登记档案方面建立一整套的管理体系,首先,不动产登记档案的管理阶层,要建立完备的档案移交、查阅和备案制度,为不动产登记档案管理提供制度保障;其次,要分门别类地对不动产登记档案进行整合、对于缺失的之处要加强督促管理人员进行完善;最后,利用互联网信息平台,以现代化管理手段武装不动产登记档案管理,以便于提高管理工作的效率。

2.由于不动产涉及的范围和领域比较广泛,这就使得不动产登记档案工作量大,档案存储管理难度大、档案存储空间小等问题存在,这不但不利于档案保管和管理,而且不利于为不动产所有者提供有效的凭证保护其合法权益,最终可能激发潜在的社会矛盾而破坏和谐稳定的社会秩序。

这就需要使不动产登记档案管理工作要与时俱进,富有时代性和现代性。首先,建立专门性的不动产登记电子档案系统,依靠这个电子系统对不动产登记档案进行管理,从而解决了档案存储和管理问题;其次,加强对不动产登记档案管理人员进行现代化管理技能进行培训,以提高管理人员的专业管理素养和服务于广大人民群众的服务意识,从而使档案管理部门职责真正体现,其威信得到维护,最终为广大不动产权利人的合法权益保驾护航。

三、结语

随着我国法治进程的不断推进,法治理论已经深入人心,人们比以往更注重用法律手段和途径来力主自己的合法权益。特别随着近年来不动产市场的火爆,不免使不动产所有权的纠纷日益增大,这就需要不动产有关管理部门建立完善的不动产登记档案管理体系,调解不动产市场的冲突和矛盾,为依法保护不动产所有权提供有效的证明凭证,最终为构建和谐提供社会动能。

不动产档案管理例4

1不动产档案管理系统及计算机通信技术概述

1.1不动产档案管理系统

不动产登记是《中华人民共和国物权法》确立的一项物权制度,是指经权利人或利害关系人申请,由国家专职部门将有关不动产物权及其变更事项记载于不动产登记薄的事实。不动产档案管理系统是依托计算机通信技术,对不动产登记的结果和过程进行详细记录的系统,为不动产登记中心提供数据管理、数据查询基础服务,为其它政府部门和相关企事业单位提供不动产数据查询依据,是新时代的必然产物,同时不动产档案管理系统为公众提供合理合法的查询服务。

1.2计算机通信技术

计算机通信技术,是以计算机终端为信息数据传输基础单元,以现代化通讯技术为手段,从而实现对信息数据进行高效精准传输,确保计算机与终端设备之间、计算机终端与服务器(应用服务器/数据服务器)之间信息数据传输的时效性、一致性和安全性。成熟的计算机通信技术和全面的网络协议为终端间数据传输提供了高效、易用、安全、实时的数据传输方法和错误处理机制,确保数据传输的正确性,同时通信结构以及通信协议使通信双方存在互相影响和重要联系,在对计算机通信技术进行分析研究的过程中将二者看成共同整体。随着现代化信息技术的快速发展,计算机通信技术已发展成为集合光纤通信技术以及电力载波通信等现代化通信技术,逐步向卫星通信技术、5G通信技术以及超光速通信技术发展。

1.3不动产档案管理系统应用计算机通信技术的重要性

计算机通信技术具有良好的适应性、传输高效性、数据高度一致性、数据安全性、数据实时性、抗干扰性等优点,在不动产档案管理系统中得到广泛的应用。对于不动产档案管理系统来说,主要功能是实现对信息数据的高效处理、按照终端使用者的具体要求对数据进行加工处理,确保信息数据传输的安全性、时效性、可靠性和数据一致性,在此基础上为不同层面的用户提供个性化的服务。

2计算机通讯技术在不动产档案管理系统中的应用

(1)管理系统数据处理功能中的应用。不动产档案管理系统借助于计算机通信技术对不动产管理系统中办理完毕的案卷进行归档并生成电子档案,在生成档案时系统将不动产管理系统中的表单信息页面化,生成不能修改的PDF文档,同时保留表单信息数据源数据,为精准查询和快速查询提供数据基础;将不动产办理过程中权利人提供的相关数字化文件形成统一格式的PDF文档,按不动产档案目录要求生成单一的完整的电子档案,并根据档案管理员的要求提供纸质档案打印功能,在进行档案打印时,遇到权利人提供的纸质材料时,系统自动保留空白页,供档案管理员将原始纸质材料放到档案相应位置,最终形成完整的档案。

(2)不动产登记中心业务办理中的应用。不动产档案管理系统为不动产业务登记提供基础数据和审查依据。不动产业务登记过程中,窗口收到业务办理申请,系统根据不动产单元号以及权利人信息,自动查询档案管理系统,根据业务规则及人员权限,将查询结果反馈给窗口办理人员,供业务办理人员判断该业务是否可以继续办理。如果权利人申请对自己名下的处房产进行转移时,系统将查询不动产档案管理系统,看该房产是否被标记为查封或抵押,如果在档案系统中标注为查封状态或抵押状态时,系统将自动告知窗口办理人员,该房产不能进行不动产转移申请业务办理,从而保障了新权利人的合法权益不受损害,同时也为窗口业务人员提供快速、准确的判断依据,降低由人工查询档案可能会有遗漏或疏忽造成误判,避免业务办理不符合规则的情况发生,提高窗口业务人员办理效率。

(3)同级政府部门之间的业务办理中的应用。在信息化和网络化迅速发展的当下,法院可以通过法院系统向不动产档案管理系统发送查封申请,不动产档案管理员在档案系统中能够实时收到查封提醒,档案管理人员对申请书的内容进行审核无误后,向不动产登记系统发起查封强制执行申请,该申请会第一时间出现在不动产登记系统的待办事项中,即使不动产业务办理人员没有对该业务进行办理,在当事人办理其他相关业务时,系统都会提示要对该当事人名下指定的不动产进行查封,同时系统也不允许当前正在办理的业务继续,强制业务办理人员结束当前业务的办理,转入查封业务办理流程,从而避免由于时间差的原因或人为原因造成法院无法执行查封申请,减少相应权利人的经济损失。法院在某些案件执行完毕后,对当事人名下的不动产进行解除查封也可以直接通过系统间的接口进行解除查封申请。

(4)企事业单位之间业务办理中的应用。当事人在购房时以及在实际生活过程中,需要以房产进行抵押向银行申请贷款时,传统的做法是当事人向银行提出抵押申请,当事人依据银行凭证到不动产档案管理室申请无抵押凭证,最后将凭证交至银行,然后进行相应贷款手续办理,以及进行不动产抵押登记等业务办理。在计算机信息化和网络高速发展的当下,在银行与不动产档案管理系统实现数据对接的条件下,当事人可以直接向银行申请贷款,银行系统根据当事人提供的相关资料,向不动产档案管理系统发起无抵押查询,在得到查询结果后进行判断是否进行贷款,如果具备贷款条件则向不动产档案管理系统发起抵押贷款业务申请,不动产档案管理系统向不动产登记系统发起抵押贷款登记申请,并将抵押登记结果反馈给银行以继续后续贷款流程。在贷款清还完毕后,银行系统向不动产档案系统发起解除抵押贷款申请,不动产档案管理系统向不动产登记系统发起解除抵押登记申请并将结果反馈给银行,同时不动产档案管理系统根据不动产登记系统办理结果更新档案信息。通过银行系统与不动产档案管理系统之间的数据共享和业务联动,提高了业务办理效率、简化了业务办理流程、提升了用户满意度。

不动产档案管理例5

2不动产登记档案管理工作开展的现状分析

不动产包含的内容比较广泛,其中包括了土地、房产、矿产、农林资源等等,以往不动产登记分别由不同部门负责实施。因此,在实施过程中,登记流程、登记机制、相关材料都各有标准,并不统一,随着新的不动产登记制度实施,当前我们在进行不动产登记制度时,统一由国土部门负责实施。对不动产登记档案管理工作来说,由于以往登记实施的标准和流程都不一致,因此其档案资料管理难度较大,无论是信息录入,还是档案整理,都有较大工作量。所以,需要在规范化标准基础上,对整个不动产登记档案资料进行整理。事实上,不动产登记档案管理工作在整合过程中面临巨大整合压力。首先,原涉及不动产登记的各个部门都有相关机构,而目前只是进行业务整合,并没有对部门机构进行统一整合,这就使得不动产登记工作量加大,但人员并没有增长。其次,业务整合难度大,缺乏可供借鉴的经验。尽管通过了相关业务整合文件,但是从根本上看不动产登记制度尚在实施初期,因此缺乏必要的档案管理经验。最后,原有档案资料信息整合难度大。不动产登记档案管理涉及的内容众多,且历史资料较为复杂,在实施不动产统一登记制度之后,也需要对以往的相关档案资料进行统一汇总、整理,但客观上讲,想要有效整理这一信息,难度极大。晋江市国土资源局在实施新的不动产登记管理制度时,在停止实施旧的登记制度的同时,提出简化不动产登记资料,优化档案信息管理工作开展的效率和质量。而2016年4月18日之前合法合理颁布的各类不动产权属证书仍然有效,这客观上反映了晋江市不动产登记制度实施过程中,对相关档案资料工作的有效调整。

3不动产登记档案信息管理工作的作用价值

实施不动产登记制度的主要原因在与随着我国经济发展不断成熟,当前各种不动产资源交易频繁,这就使得不动产权属更换频繁,因此需要通过实施相应的登记制度,通过档案资料信息,实现对权属人权益的有效保护,而不动产登记档案就是该项工作实施的客观产物,通过有效开展不动产登记档案信息管理工作,能够有效记录不动产的交易情况及相关信息,从而为不动产交易提供最客观、最全面的凭证,这就为不动产正常流转提供了充足保障。此外,不动产登记档案是证明不动产物权所属最具权威的资料。不动产的物权具有排他要求,因此在某一具体不动产上,不能存在互相排斥的多个物权。所以,从法律上明确了不动产登记档案中所记载的内容具有唯一和具有法律证据效力的特点。因此,我们可以将不动产登记档案作为不动产交易过程中,信息查询的权威来源。同时,不动产登记档案中的信息就成为解决不动产交易纠纷和矛盾的最客观数据。最后,有效开展不动产登记档案信息管理工作也是现阶段我们在资源节约型社会建设的客观要求,目前无论是申报土地开发,还是相关资源开发,都要经过统一的不动产申报,通过系统化整理相关资料,能够为整个申报工作提供有效依据,避免低效开发现象的出现。

4构建不动产登记档案信息管理机制的具体策略

事实上,不动产登记档案并非全新内容。随着我国不动产登记制度改革不断推进,原有不动产登记制度中,较为分散的登记现象得到一定改善。只是其以往存在过程中,都是以单一的形式出现。随着不动产统一登记制度的实施,构建不动产登记档案信息管理机制就极为必要,这不仅关系到不动产登记制度实施效果,同时也关系到人们的具体权益。因此我们必须在结合时代特点基础上,积极探索构建符合时代特点、满足机制建设要求的档案信息管理机制。以晋江市不动产档案信息管理机制创新为例:首先,要丰富档案馆藏场所,构建物质档案管理与电子档案管理相一致的管理机制。在统一规范的基础上,要确保及时将各项信息实现电子化录入,便于管理和查询。其次,要对不动产登记档案信息所涉及的内容进行分类,统一由门户网站进行对外公布。开设规划与建设用地管理、地籍测绘管理、土地利用管理、地质矿藏管理各子版块,并针对不动产登记及档案管理所涉及到的各项资料内容进行公示,在实现便捷工作的同时,实现信息的公开化和最大化利用。此外,晋江市在福建省内率先构建不动产信息化平台建设,通过将实景三维模型应用到不动产统一登记,实现档案信息管理机制便捷运行。最后是增加网络公示和查询,延伸不动产信息服务,实现不动产档案管理融入信息化时代建设。

5结语

不动产登记档案资料是确保该工作开展质量的重要依据和前提。新的不动产登记制度由国土部门统一负责指导开展,而其中涉及的内容较多,信息量较大,整个不动产登记档案信息管理开展难度较大。因此,必须结合现代信息技术的有效应用,更新档案信息管理思路,构建符合时代特征、能有效推动不动产登记制度发展的信息管理新机制。

作者:柯燕萍 单位:福建省晋江市国土资源局

参考文献:

不动产档案管理例6

完整、准确、安全的不动产登记档案信息资源是审查和确定产权、保障所有权人合法权益的重要依据,是进行城市规划和建设必不可少的基础材料,是反映城市房屋和土地现状的缩影,也是衡量一个城市管理和房地产管理水平的重要标志之一,在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等领域发挥重要作用。

二、不动产登记档案信息资源特点

(一)专业凭证性

不动产登记档案记载了不动产产权的归属和沿革,反映了不动产的权利状况,专业性要求高。如房屋面积的丈量、土地界限的认定、房地产平面图的测绘等,都必须由具有专业资质的部门出具报告。不动产权属状况的记录和管理都是唯一能够合法证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证,为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。

(二)复杂多样性

一是构成复杂多样,由土地、房屋、草原、林地、海域等五大方面构成,涵盖了不动产登记的所有形式。二是形式复杂多样,传统纸质档案与现代电子档案相结合,原始档案资料以纸质为主,现代电子档案以图像文件为主。三是信息复杂多样,空间地理信息与属性综合信息相融合,既含有与地理分布有关的数据,也包括权利属性、自然状况等基本信息。

(三)动态连续性

不动产登记中的房屋土地登记与老百姓日常生活息息相关,现代社会市场经济的高度发展,也促进了房地产市场的交易剧增。从土地的划拨、流转,房屋的买卖、过户、继承,甚至是房屋的司法拍卖,一宗土地、一处房产的来龙去脉全部体现在不动产登记档案中,自始至终反映房屋产权的真实情况。在房地产市场中,产权转移在频繁中更替,甚至存在一次买卖的过户办理尚未完成而下一次的买卖转移已促成的现象。因此,具有动态常规性和连续必然性。

(四)流通增量性

不动产登记档案信息,通过房地产市场交易的流通,不断扩大不动产登记信息的使用范围,促进区域间房地产市场的发展与壮大,促进经济的发展。不动产交易的频繁,决定了不动产登记业务量不断增加,从而导致不动产登记档案的不断扩容。永久保存的不动产登记档案,必然要求高质量的保存条件。

以上特点决定了不动产登记档案信息资源管理模式要有利于保障不动产登记档案的专业性,全面管理复杂多样的不动产登记档案,管理模式要适应于其动态连续性,保障不断增长的不动产登记档案的保存和管理。

三、不动产登记档案信息资源管理模式

2015年3月1日《不动产登记暂行条例》正式实行,不动产统一登记工作在全国全面铺开。《物权法》规定,不动产登记簿是物权归属和内容的根据。《不动产登记暂行条例》规定,不动产登记簿由不动产登记机构永久保存。不动产登记簿损毁、灭失的,不动产登记机构应当依据原有登记资料予以重建。由此可见,不动产登记档案是不动产登记工作的原始依据,是不动产登记工作开展的基础和基石,其重要性不言而喻。因此,不动产登记档案信息资源管理模式的确定和建立至关重要。

不动产登记档案基本由两种介质构成,电子档案和纸质档案,因此,不动产登记档案信息资源管理模式涵盖虚拟管理与物理管理两个方面。

(一)不动产档案信息资源虚拟管理模式

虚拟管理是相对于物理管理模式而言的,是对不动产档案信息资源中电子档案信息资源的管理,必须符合“四统一”中对信息平台建设的要求,即应建立不动产登记信息管理基础平台,实现不动产审批、交易和登记信息在有关部门间依法依规互通共享,消除“信息孤岛”;推动建立不动产登记信息依法公开查询系统,保证不动产交易安全,保护群众合法权益。

不动产登记信息管理基础平台应当汇集管理行政区划内的各类不动产档案信息数据资源,成为不动产登记档案数据中心,建立统一的不动产登记信息查询系统,并按管理层次和登记类别设置查询权限,统筹、协调对内、对外查询服务,维护交易安全,保障个人隐私,确保信息数据准确、完整和安全。

(二)不动产档案信息资源物理管理模式

即不动产登记档案的实体管理,主要指纸质档案、权籍图册的管理。笔者认为,就目前全国各省市不动产登记档案管理的现状而言,馆藏档案、管理水平、库房条件、发展规模、人员管理状况不一,面对不动产登记档案管理问题,要因地制宜,采取不同的管理模式,符合档案管理的基本原则:统一领导、分级管理,维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用。不动产登记档案专业性程度较高,按照统一管理的程度不同,可划分为高度集中式、相对集中式两种模式。

1.高度集中式

即实行不动产登记档案统一、集中管理,应建设不动产登记档案馆库,统一存储各类不动产登记实体档案,确保档案保管条件符合国家标准,对本行政区划内土地、房屋等不动产登记结果和原始资料进行集中存放与保管。

高度集中式管理模式的优点是能够集中保管不动产登记档案,有利于不动产登记档案的完整与安全,但其同时要求建设高标准的档案库房,以满足不断增长的不动产登记档案的存放,而不同地区的不动产登记档案的增速和增量不同,难以预计。以无锡为例,目前无锡房地产档案馆藏房产档案约为240万卷,库房面积约为1500平方米,密集架总容量约为1600立方米,日益增长的房产档案数量造成不小的库房建设压力。一方面是不断地丰富馆藏,另一方面要不断地优化馆藏。如果采用高度集中式管理模式,在不动产登记档案库房管理制度的基础上,需要科学合理建设库房甚至新建库房,相关方案的制定、审批、动工建设等手续需要一定的周期性,相关资金、人员也要及时到位。

2.相对集中式

即按照不动产类型对不动产登记档案进行相对集中保管,其中房屋等建筑物、构筑物和森林、林木等定着物应当与相应土地、海域登记档案相关联,可通过二维码、物联网等现代信息技术实现。

相对集中式的管理模式,可在现有库房管理条件基础上进行不动产登记档案管理,不需要大规模的人财物调动,可以在不动产登记档案管理的实践中逐渐摸索管理模式的适用性。缺点是库房管理存在局限性,仅就某一类型的不动产登记档案进行管理,分散的库房存在一定的安全隐患,在登记机构统一的前提下,分别存放保管的不动产登记档案易出纰漏,甚至造成档案资料遗漏、遗失。

无论是高度集中式还是相对集中式,都应当执行标准化、规范化、一体化、实用化和科学化原则,建设符合标准的现代库房,建立高效、安全的管理模式,达到管理规范化、标准化、科学化。具体来说,一是建立不动产登记档案各项管理制度,包括归档、鉴定与销毁、库房管理等,规范不动产登记档案管理;二是采用先进的现代信息技术管理不动产登记档案,逐步实现现代化管理,由档案管理向信息管理转变,由数据管理向知识管理转变;三是提高管理人员素质,完善工作人员的知识结构,全面掌握档案专业知识、不动产登记业务知识及现代信息技术。

参考文献:

1.张猛 滑丽 洪蕾.不动产登记档案工作调研与思考.中国档案.2015.4

2.王懿男 白玉.浅析构建不动产登记信息管理基础平台.国土资源.2014.5

不动产档案管理例7

(一)复杂性。不动产登记档案管理内容种类众多,且数量很大。内容主要包括土地、房屋、农场林场、矿产资源、河流等,并且每一类不动产内容都牵涉到规模庞大的群体,如果对其中的任何一项开展调查,都会形成数量纷繁复杂的数据资料。以房屋登记为例,需要对城市的常住人口和已售房屋包括相关的土地信息进行调查处理,其中的任何一个环节,都会出现相关的档案资料,而我国的人口基数约13亿,即使只需要对其中的一部分进行相关的登记,都会是一个不可想象的数字。温家宝同志说过一句话:“13亿,是一个很大的数字,如果你用乘法来算,一个很小的问题,乘以13亿,都会变成一个大问题。如果你用除法的话,一个很大的总量,除以13亿,都会变成一个小的数目。”这句话用到不动产登记档案管理来说,是很有道理的。

(二)独特性。不动产登记档案管理同传统的图书档案、史料文献管理不同,具有很强的专业性特征,是其他相关工作所不能取代的。在不动产登记档案管理的资料中,其包含的载体有契约文件、权证说明、图纸表册等,这些资料最客观全面真实地对不动产信息进行了记载,这些资料具有自身的专业性、唯一性和真实性,和其他管理工作是有本质区别的,必须进行专门的管理。

(三)实时性。随着我国经济的不断发展和市场化的深化推进,我国的不动产交易市场日趋成熟,也相对火热起来,尤其是在房产交易这一块,相关的市场活动十分热烈。而面对不断增多的市场活动,不动产的权属所有也处在一个不断变化的过程当中,这也使相关的不动产登记管理工作处于一个实时变化状态。以二手房交易市场为例,每一次的房屋交易都会产生相应的所有权变更,而每次变更都需要不动产登记档案做好清晰明确的记录,确保档案资料的真实准确,这也为法律意义上的权益变更提供了一种契约保证。

二、新常态下不动产登记档案管理的作用

(一)不动产登记档案是保证物权所有者合法权益的法律凭证。随着我国经济发展进入新常态,市场交易的内容和形式也日趋多样化,物权的所有权变更更呈现流动性加强的趋势,而其交易过程又充满了风险和不可预判的特点,需要一个可信度比较高的机制予以保障,不动产登记档案应运而生,为人民群众和国家的财产安全保驾护航。通过对不动产的登记管理,使不动产的物权公开和透明,能够为相关的交易活动提供依据和监督。并且国家在法律上对不动产登记档案公示后的约束力也给予了保证,这给一些经济纠纷案件提供了相关的法律依据,也保证了物权所有者的合法权益。

(二)不动产登记档案具有稳定市场的作用。不动产登记的程序和管理权是有国家单位进行负责办理的,主要是对不动产的详细信息进行登记管理,在时间效果上,具有相对的稳定性。而在市场经济的条件下,各种经济活动和交易行为使不动产物权不断发生所有权变更,而通过国家机构对这种实际交易安全采取强制约束,可以很好地稳定市场,避免市场风险恶化。不动产和不动产登记档案对不动产物权所有权的归属问题已经进行了法律上的界定,可以从根本上解决相关纠纷,避免交易行为的欺诈性和操作风险。

不动产档案管理例8

国务院公布的《不动产登记暂行条例》(以下简称《条例》),对不动产登记机构、登记簿、登记程序、登记信息共享c保护等作出了详细规定,为不动产档案管理迎来改革创新的重要机遇。不动产登记档案是不动产统一登记工作不可或缺的重要部分,直接关系到登记工作能否顺利开展、登记信息能否方便查询、登记结果的社会公信力等问题。

一、新常态下不动产登记档案管理的特点

(一)复杂性。不动产登记档案管理内容种类众多,且数量很大。内容主要包括土地、房屋、农场林场、矿产资源、河流等,并且每一类不动产内容都牵涉到规模庞大的群体,如果对其中的任何一项开展调查,都会形成数量纷繁复杂的数据资料。以房屋登记为例,需要对城市的常住人口和已售房屋包括相关的土地信息进行调查处理,其中的任何一个环节,都会出现相关的档案资料,而我国的人口基数约13亿,即使只需要对其中的一部分进行相关的登记,都会是一个不可想象的数字。同志说过一句话:“13亿,是一个很大的数字,如果你用乘法来算,一个很小的问题,乘以13亿,都会变成一个大问题。如果你用除法的话,一个很大的总量,除以13亿,都会变成一个小的数目。”这句话用到不动产登记档案管理来说,是很有道理的。

(二)独特性。不动产登记档案管理同传统的图书档案、史料文献管理不同,具有很强的专业性特征,是其他相关工作所不能取代的。在不动产登记档案管理的资料中,其包含的载体有契约文件、权证说明、图纸表册等,这些资料最客观全面真实地对不动产信息进行了记载,这些资料具有自身的专业性、唯一性和真实性,和其他管理工作是有本质区别的,必须进行专门的管理。

(三)实时性。随着我国经济的不断发展和市场化的深化推进,我国的不动产交易市场日趋成熟,也相对火热起来,尤其是在房产交易这一块,相关的市场活动十分热烈。而面对不断增多的市场活动,不动产的权属所有也处在一个不断变化的过程当中,这也使相关的不动产登记管理工作处于一个实时变化状态。以二手房交易市场为例,每一次的房屋交易都会产生相应的所有权变更,而每次变更都需要不动产登记档案做好清晰明确的记录,确保档案资料的真实准确,这也为法律意义上的权益变更提供了一种契约保证。

二、新常态下不动产登记档案管理的作用

(一)不动产登记档案是保证物权所有者合法权益的法律凭证。随着我国经济发展进入新常态,市场交易的内容和形式也日趋多样化,物权的所有权变更更呈现流动性加强的趋势,而其交易过程又充满了风险和不可预判的特点,需要一个可信度比较高的机制予以保障,不动产登记档案应运而生,为人民群众和国家的财产安全保驾护航。通过对不动产的登记管理,使不动产的物权公开和透明,能够为相关的交易活动提供依据和监督。并且国家在法律上对不动产登记档案公示后的约束力也给予了保证,这给一些经济纠纷案件提供了相关的法律依据,也保证了物权所有者的合法权益。

(二)不动产登记档案具有稳定市场的作用。不动产登记的程序和管理权是有国家单位进行负责办理的,主要是对不动产的详细信息进行登记管理,在时间效果上,具有相对的稳定性。而在市场经济的条件下,各种经济活动和交易行为使不动产物权不断发生所有权变更,而通过国家机构对这种实际交易安全采取强制约束,可以很好地稳定市场,避免市场风险恶化。不动产和不动产登记档案对不动产物权所有权的归属问题已经进行了法律上的界定,可以从根本上解决相关纠纷,避免交易行为的欺诈性和操作风险。

(三)不动产登记档案在一定程度上体现了城市的发展变迁。城市发展的印记一定程度上能在不动产登记档案中得到体现,土地的使用属性变化、建筑的所有权更迭等等,都是在社会的发展进步当中对不动产文化属性的一种体现。不动产登记档案既具有法律意义上的经济属性,也具有社会意义上的文化属性,在特定时期对当时的经济动态、社会发展变化都能在一定程度上进行体现。而新常态下的不动产登记档案就是我国经济发展在进入到经济结构调整、发展方式变化、社会情况复杂多变下的一个产物,对我国经济社会的发展具有很强的现实意义。

三、结语

我国经济发展进入新常态,就需要对这些不同以往的常态进行制度上和政策上的调整和适应,以往那种传统的管理体制和机制也需要进行相关变革,以便更好地为社会主义经济建设和发展提供助力,为社会稳定和人民生活和谐提供保障。对不动产登记管理档案管理来说,就需要改变以往的权责分散、多部门分头管理的旧传统,转化为统一管理,优化管理流程的新机制,这和我国的经济社会发展现状是相吻合的。而新常态下的不动产档案管理,牵涉到多个部分,需要变革的内容和形式也较多,需要相关部门清醒认识到其中的问题和困难,迎难而上,让我国的不动产登记档案管理工作早日走上科学化和规范化。

【参考文献】

不动产档案管理例9

【原刊期号】200310

【原刊页号】49~51

【分 类 号】g7

【分 类 名】档案学

【复印期号】200401

【 标 题】中小企业资产与产权变动档案处置工作的实践与思考

【 作 者】赵国洪

【作者简介】赵国洪 张家港市档案局,江苏张家港 215600

【摘 要 题】专门专业档案

【 正 文】

国有集体中小型企业面广量大,在国民经济体系中扮演着十分重要的角色,做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作,对于防止国有、集体资产的流失,保护广大人民群众的利益,维护社会的稳定,具有十分重要的意义。

一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析

中小企业情况复杂,企业经营管理水平参差不齐,档案管理水平也高低不一,加之企业资产与产权变动形式多样,因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来,张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现,在资产与产权变动过程中,档案能否合理处置,与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况:

1.大部分企业原有档案基础较好,重视档案工作的延续性、稳定性,档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模,管理有一定的水准,员工的档案法制意识较强,企业将档案工作作为企业管理的基础来抓,档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道,相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中,企业领导高度重视档案的处置工作,把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础,按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续,保证了档案的完整齐全与安全。

2.部分企业原有档案基础较差,但由于补救措施及时,档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业,由于规模较小,档案部门对这些企业的关注较少,业务指导不够,因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案,归档质量较差。但在产权变动过程中,由于主管部门比较重视,采取了一些得力措施,进行亡羊补牢,在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司,转制前档案意识较薄弱,档案材料收集不全,台帐不清,档案设施陈旧。在转制过程中,市粮食局高度重视档案的处置工作,主动与市档案局联系举办培训班,对下属28个粮食企业档案人员进行培训,对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求,并组织力量认真补收散存的档案材料,对各企业的文书档案和会计档案进行规范在硬件设施上该局调整扩大了库房,投入10万元经费安装了密集架,将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力,目前移交任务已经全部完成。

3.少数企业原有档案基础较差,在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视,存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱,人心涣散,对档案也疏于管理,档案意识较差,在资产与产权变动过程中,主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行,因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖,档案却散摊于地上,在破产清算过程中会计档案频繁借出,都未办理借出、收回手续;破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业,但台账不齐、数目不清,已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案,没有办理移交手续;空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案,用编织袋堆放在职工宿舍里,很不安全。

4.个别企业原有档案基础虽然较好,但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程,同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业,档案管理曾达到国家二级水平,该厂于2001年政策性关闭,由于主管部门没有对档案处置问题引起重视,在清理资产时,既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置,也没有将档案的处置列入资产清理程序,结果导致该厂除了设备档案随资产转移,干部职工档案被主管部门接收外,其余5800多卷(册)文书、会计档案仍留在原厂,无人管理,处于失控状态,并有部分档案材料外流。

二、档案部门加强档案处置监管的几点做法

针对检查中发现的问题,张家港市档案局本着对历史高度负责的精神,采取一系列举措,加强对档案处置的监管。

1.及时下发通报,引起各方重视。执法检查结束后,张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》,并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注,并引起了市政府主要领导的关注,时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要,请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式,盖好公章,写清内容及要求,发至各镇各部门主要领导。”

2.切实采取措施,责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神,市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求,向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》,要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上,又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》,要求各镇各部门全面组织检查,对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求,督促有关企业做好整改工作,并将整改情况用书面形式报市档案局,由市档案局组织抽查。

3.分类指导,组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况,市档案局认真组织人员进行分类指导,督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容,按以下几种情况进行处置:一是改制后仍为国有控股性质的,其档案原则上整体移交改制后的企业,要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管;二是改制后为国有股权参股的,原企业档案可向原企业或企业主管部门移交;三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业,原企业的设备、基建档案随实物移交,产品科研档案按有关政策移交或转让,企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收;四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的,督促各镇和有关主管部门接收;五是企业转制过程中形成的档案,应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。

4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后,市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉,发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》,责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作,并派出业务骨干,督促指导该厂及时清理回收外流档案,收集整理零散文件,按标准要求进行立卷归档,对全部档案登记造册,建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要,数量较多,对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值,市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理,并积极争取了4万元经费,作为寄存该厂档案的费用,目前该厂5883卷(册)档案已移交进馆。

三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考

随着企业改革的不断加快,企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁,依法加强对这些企业的档案管理,规范档案处置行为,防止国有资产的流失,是档案部门的一项重要职责,也是一项长期而又艰巨的任务。对此,我们要不断地创新工作思路,坚持长效管理。

1.加大宣传力度,强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置,企业档案工作能否保持连续和稳定,很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传,提高企业领导和员工的档案法制意识;要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识,在资产与产权变动中依法落实各项职责,规范档案处置行为。

2.建立转制、破产企业档案申报制度,强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道,档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求,制定规范性文件,建立转制、破产企业档案申报制度,依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序,将档案处置的经费纳入转制、破产经费,在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。

不动产档案管理例10

【原刊期号】200310

【原刊页号】49~51

【分 类 号】g7

【分 类 名】档案学

【复印期号】200401

【 标 题】中小企业资产与产权变动档案处置工作的实践与思考

【 作 者】赵国洪

【作者简介】赵国洪 张家港市档案局,江苏张家港 215600

【摘 要 题】专门专业档案

【 正 文】

国有集体中小型企业面广量大,在国民经济体系中扮演着十分重要的角色,做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作,对于防止国有、集体资产的流失,保护广大人民群众的利益,维护社会的稳定,具有十分重要的意义。

一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析

中小企业情况复杂,企业经营管理水平参差不齐,档案管理水平也高低不一,加之企业资产与产权变动形式多样,因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来,张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现,在资产与产权变动过程中,档案能否合理处置,与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况:

1.大部分企业原有档案基础较好,重视档案工作的延续性、稳定性,档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模,管理有一定的水准,员工的档案法制意识较强,企业将档案工作作为企业管理的基础来抓,档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道,相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中,企业领导高度重视档案的处置工作,把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础,按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续,保证了档案的完整齐全与安全。

2.部分企业原有档案基础较差,但由于补救措施及时,档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业,由于规模较小,档案部门对这些企业的关注较少,业务指导不够,因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案,归档质量较差。但在产权变动过程中,由于主管部门比较重视,采取了一些得力措施,进行亡羊补牢,在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司,转制前档案意识较薄弱,档案材料收集不全,台帐不清,档案设施陈旧。在转制过程中,市粮食局高度重视档案的处置工作,主动与市档案局联系举办培训班,对下属28个粮食企业档案人员进行培训,对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求,并组织力量认真补收散存的档案材料,对各企业的文书档案和会计档案进行规范在硬件设施上该局调整扩大了库房,投入10万元经费安装了密集架,将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力,目前移交任务已经全部完成。

3.少数企业原有档案基础较差,在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视,存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱,人心涣散,对档案也疏于管理,档案意识较差,在资产与产权变动过程中,主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行,因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖,档案却散摊于地上,在破产清算过程中会计档案频繁借出,都未办理借出、收回手续;破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业,但台账不齐、数目不清,已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案,没有办理移交手续;空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案,用编织袋堆放在职工宿舍里,很不安全。

4.个别企业原有档案基础虽然较好,但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程,同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业,档案管理曾达到国家二级水平,该厂于2001年政策性关闭,由于主管部门没有对档案处置问题引起重视,在清理资产时,既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置,也没有将档案的处置列入资产清理程序,结果导致该厂除了设备档案随资产转移,干部职工档案被主管部门接收外,其余5800多卷(册)文书、会计档案仍留在原厂,无人管理,处于失控状态,并有部分档案材料外流。

二、档案部门加强档案处置监管的几点做法

针对检查中发现的问题,张家港市档案局本着对历史高度负责的精神,采取一系列举措,加强对档案处置的监管。

1.及时下发通报,引起各方重视。执法检查结束后,张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》,并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注,并引起了市政府主要领导的关注,时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要,请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式,盖好公章,写清内容及要求,发至各镇各部门主要领导。”

2.切实采取措施,责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神,市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求,向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》,要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上,又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》,要求各镇各部门全面组织检查,对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求,督促有关企业做好整改工作,并将整改情况用书面形式报市档案局,由市档案局组织抽查。

3.分类指导,组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况,市档案局认真组织人员进行分类指导,督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容,按以下几种情况进行处置:一是改制后仍为国有控股性质的,其档案原则上整体移交改制后的企业,要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管;二是改制后为国有股权参股的,原企业档案可向原企业或企业主管部门移交;三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业,原企业的设备、基建档案随实物移交,产品科研档案按有关政策移交或转让,企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收;四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的,督促各镇和有关主管部门接收;五是企业转制过程中形成的档案,应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。

4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后,市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉,发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》,责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作,并派出业务骨干,督促指导该厂及时清理回收外流档案,收集整理零散文件,按标准要求进行立卷归档,对全部档案登记造册,建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要,数量较多,对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值,市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理,并积极争取了4万元经费,作为寄存该厂档案的费用,目前该厂5883卷(册)档案已移交进馆。

三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考

随着企业改革的不断加快,企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁,依法加强对这些企业的档案管理,规范档案处置行为,防止国有资产的流失,是档案部门的一项重要职责,也是一项长期而又艰巨的任务。对此,我们要不断地创新工作思路,坚持长效管理。

1.加大宣传力度,强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置,企业档案工作能否保持连续和稳定,很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传,提高企业领导和员工的档案法制意识;要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识,在资产与产权变动中依法落实各项职责,规范档案处置行为。

2.建立转制、破产企业档案申报制度,强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道,档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求,制定规范性文件,建立转制、破产企业档案申报制度,依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序,将档案处置的经费纳入转制、破产经费,在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。

不动产档案管理例11

一、房产档案简述

房地产档案是由房地产行政部门进行管理,文字材料、照片、图表等文件材料可表明房屋的使用权,土地使用情况以及房屋的自然状态等,是房地产产业的重要组成部分。房地产档案的收集,标志着档案管理工作的开始。在房地产档案收集的过程中,要确保资料的完整,对产权登记、变更以及涉及产权活动的产权文件材料,整理要规范,信息要详尽,以使房屋档案能够实现最大的利用价值[1]。随着信息化时代的到来,房产档案管理部门应转变管理观念,借助高科技建立新型的房产档案管理体系,以完善房产档案信息,规范房产档案管理行为。房产档案具有法律效力,是除房地产权属证书外唯一能够证明房地产产权归属,以及判别房地产产权处理的凭证。在处理房产纷争中,房产档案是重要的判决依据。房地产档案与房屋产权是相互对应的,即一份产权对应一卷房地产档案。由于部分大城市人口密集,房屋置换频率高,产生的高达百万份的房产档案资料给房产档案管理工作提出了更高的要求。我国房产档案管理模式处于传统与现代相融合的局面,房产档案管理工作仍存在诸多有待完善的地方。

二、房产档案管理现状

1)管理体系不完善。目前,我国的房产档案管理存在着管理分散,数据记载失真,使用较为随意等问题,这些问题的出现对房产交易的顺利进行以及房产档案的有效利用造成了阻碍。解决这些问题的关键在于加强房产档案管理力度,完善档案管理体系,为房产档案管理工作的良好开展提供理论依据[2]。房地产管理不仅是一项管理工作,同时也是一个多元化的管理模式,因此,管理部门构建一个完善的管理模式,对提高房产管理水平具有重要的作用。2)管理队伍专业素质薄弱。房产档案管理部门在对档案进行收集之后,工作人员就会对档案进行归档和管理,这需要档案管理人员具备一定的专业知识以及相应的管理技能。但从目前档案管理现状上看,房产档案管理人员远不具备这些能力,这也是房产档案管理存在管理上的缺失的主要原因之一。3)管理模式落后。由于房产的使用权、使用性质以及结构等会因居住需求发生改变,所以,档案的内容也需要随时变更,这无疑增加了房产管理工作的强度。因房产档案文件的形式和规格不同,所以,采取的管理措施不能过于单一。随着房产产业形势的不断转变,房产档案内容的不断更新,给房产档案管理模式提出了新的要求。现今,很多房产档案管理人员因管理手段的局限性,多采用传统的档案管理手段,这不仅会影响档案管理效率,而且也容易造成档案数据缺失,降低房产档案的利用效率。

三、解决房产管理现存问题的办法

1)采用先进管理办法,完善管理体系。为了适应现代房地产产业的快速发展,应对房产资料的变更,实行房产档案管理的信息化,将有利于提高房产资料利用效率[3]。在建立和完善信息化房产档案管理的过程中,要做好房产档案收集以及房产档案信息的存储和更新工作,同时对数据库做好安防措施,以防止信息外泄,危害到房产拥有者的利益。在应对房地产产权变动的问题上,房产档案管理部门要加强房产信息的动态管理,即及时地对房产变更做好信息的更改工作。通过对房产档案信息化的管理,可为房地产档案管理工作的良好开展创造条件,有助于房产档案服务工作的有效进行。2)提升管理人员的管理意识,打造高素质的管理团队。房产档案管理工作的有序开展,需要档案管理部门提升管理意识,管理人员提升管理水平,在此基础上,进行管理方式转变,可促使房产档案管理工作的有序进行。目前,一些房产档案管理部门的上层人员对档案管理工作的态度并不严谨,致使房产档案管理工作不规范,管理较为混乱,因此,提升档案管理人员的管理意识,认清档案管理工作的重要性,将对房产档案管理工作的良好开展起到积极的作用。与此同时,对专业人员进行知识技能培训对提升房产档案管理水平具有十分重要的作用。房产档案管理人员管理水平的高低将决定档案的利用效率。因此,房产档案管理部门要定期组织档案管理培训活动,对在工作中出现的问题要予以重视并及时地进行解决。在房产档案信息化管理的要求下,房产档案管理人员要具备专业管理能力以及专业的管理知识,成为复合型人才,如此,才能使数字化房产档案管理得到良好的实施。3)进行房产档案管理模式转型。在现代化的房产档案管理中,房产档案管理机构首先要对自身职能的转变有清醒的认识,这种认识体现在两方面,一是思想上转变,二是行动上的转变。房产档案管理要向着科技型转变与主动型转变共同发展的方向转变,针对市场的需求,将先进的管理模式引用到房产档案管理上,以适应新形势下的档案管理要求。

四、房产档案新模式构建的社会需求

随着社会经济的快速发展,房产档案的社会价值愈来愈高,这与人们对房屋使用方向的转变有很大的关系。为了满足人们对住房的需求,保障性住房的出现一定程度上解决了人们住房困难的难题。在对保障性住房的房产档案管理的过程中,要注意房产档案资料的真实动态数据收集,这对保障性住房的社会价值体现具有重要的作用。房产档案社会化开放式管理模式的出现,一定程度上弥补了传统房产管理模式中存在的不足。传统的保障性住房房产管理的个人信息收集是由该用户所在社区专门的人事机构进行分管的,具有封闭性,虽然有力地保证了个人信息的不被泄漏,但房产档案利用效率却不高,实行网络化管理困难。新的管理方式的出现虽然弥补了传统房产档案在管理上的不足,但却容易出现信息泄漏的情况。为了使房产档案管理更加规范和合理,将两种档案管理方式进行有机的结合,去其糟粕,取其精华,以实现房产档案管理的规范化管理。

五、综述

现代化信息技术对建立新型的房产档案管理体系具有重要的作用。房地产信息化管理系统的建立,将有助于房地产收集的完整性,同时也能提升信息的利用效率。想要实现房地产信息化管理,首先要解决传统房地产管理过程中存在的问题,针对管理水平低下,管理体系不完善等问题采取积极的措施,注重管理人员综合素质的提升,从而为房产档案信息化管理体系的构建提供技术支撑。房产档案在房产交易活动以及处理房产纠纷问题中,是重要的依据,因此,房产档案管理部门要认真履行自己的责任,做好房产档案管理工作。

[参考文献]

[1]张雯君.高校房产档案管理新模式构建思考[J].现代商贸工业,2012.