国有集体中小型企业面广量大，在国民经济体系中扮演着十分重要的角色，做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作，对于防止国有、集体资产的流失，保护广大人民群众的利益，维护社会的稳定，具有十分重要的意义。
一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析
中小企业情况复杂，企业经营管理水平参差不齐，档案管理水平也高低不一，加之企业资产与产权变动形式多样，因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来，张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现，在资产与产权变动过程中，档案能否合理处置，与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况：
1.大部分企业原有档案基础较好，重视档案工作的延续性、稳定性，档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模，管理有一定的水准，员工的档案法制意识较强，企业将档案工作作为企业管理的基础来抓，档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道，相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中，企业领导高度重视档案的处置工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续，保证了档案的完整齐全与安全。
2.部分企业原有档案基础较差，但由于补救措施及时，档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业，由于规模较小，档案部门对这些企业的关注较少，业务指导不够，因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案，归档质量较差。但在产权变动过程中，由于主管部门比较重视，采取了一些得力措施，进行亡羊补牢，在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司，转制前档案意识较薄弱，档案材料收集不全，台帐不清，档案设施陈旧。在转制过程中，市粮食局高度重视档案的处置工作，主动与市档案局联系举办培训班，对下属28个粮食企业档案人员进行培训，对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求，并组织力量认真补收散存的档案材料，对各企业的文书档案和会计档案进行规范整理。在硬件设施上该局调整扩大了库房，投入10万元经费安装了密集架，将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力，目前移交任务已经全部完成。
3.少数企业原有档案基础较差，在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视，存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱，人心涣散，对档案也疏于管理，档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行，因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖，档案却散摊于地上，在破产清算过程中会计档案频繁借出，都未办理借出、收回手续；破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业，但台账不齐、数目不清，已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案，没有办理移交手续；空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案，用编织袋堆放在职工宿舍里，很不安全。
4.个别企业原有档案基础虽然较好，但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程，同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业，档案管理曾达到国家二级水平，该厂于2001年政策性关闭，由于主管部门没有对档案处置问题引起重视，在清理资产时，既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置，也没有将档案的处置列入资产清理程序，结果导致该厂除了设备档案随资产转移，干部职工档案被主管部门接收外，其余5800多卷（册）文书、会计档案仍留在原厂，无人管理，处于失控状态，并有部分档案材料外流。
二、档案部门加强档案处置监管的几点做法
针对检查中发现的问题，张家港市档案局本着对历史高度负责的精神，采取一系列举措，加强对档案处置的监管。
1.及时下发通报，引起各方重视。执法检查结束后，张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》，并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注，并引起了市政府主要领导的关注，时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要，请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式，盖好公章，写清内容及要求，发至各镇各部门主要领导。”
2.切实采取措施，责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神，市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》，要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上，又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》，要求各镇各部门全面组织检查，对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，督促有关企业做好整改工作，并将整改情况用书面形式报市档案局，由市档案局组织抽查。
3.分类指导，组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况，市档案局认真组织人员进行分类指导，督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容，按以下几种情况进行处置：一是改制后仍为国有控股性质的，其档案原则上整体移交改制后的企业，要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管；二是改制后为国有股权参股的，原企业档案可向原企业或企业主管部门移交；三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业，原企业的设备、基建档案随实物移交，产品科研档案按有关政策移交或转让，企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收；四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的，督促各镇和有关主管部门接收；五是企业转制过程中形成的档案，应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。
4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后，市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉，发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》，责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作，并派出业务骨干，督促指导该厂及时清理回收外流档案，收集整理零散文件，按标准要求进行立卷归档，对全部档案登记造册，建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要，数量较多，对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值，市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理，并积极争取了4万元经费，作为寄存该厂档案的费用，目前该厂5883卷（册）档案已移交进馆。
三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考
随着企业改革的不断加快，企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁，依法加强对这些企业的档案管理，规范档案处置行为，防止国有资产的流失，是档案部门的一项重要职责，也是一项长期而又艰巨的任务。对此，我们要不断地创新工作思路，坚持长效管理。
1.加大宣传力度，强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置，企业档案工作能否保持连续和稳定，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传，提高企业领导和员工的档案法制意识；要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识，在资产与产权变动中依法落实各项职责，规范档案处置行为。
2.建立转制、破产企业档案申报制度，强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道，档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，制定规范性文件，建立转制、破产企业档案申报制度，依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序，将档案处置的经费纳入转制、破产经费，在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。
【原刊期号】200310
【原刊页号】49～51
【分 类 号】g7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200401
【 标 题】中小企业资产与产权变动档案处置工作的实践与思考
【 作 者】赵国洪
【作者简介】赵国洪 张家港市档案局，江苏张家港 215600
【摘 要 题】专门专业档案
【 正 文】
国有集体中小型企业面广量大，在国民经济体系中扮演着十分重要的角色，做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作，对于防止国有、集体资产的流失，保护广大人民群众的利益，维护社会的稳定，具有十分重要的意义。
一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析
中小企业情况复杂，企业经营管理水平参差不齐，档案管理水平也高低不一，加之企业资产与产权变动形式多样，因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来，张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现，在资产与产权变动过程中，档案能否合理处置，与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况：
1.大部分企业原有档案基础较好，重视档案工作的延续性、稳定性，档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模，管理有一定的水准，员工的档案法制意识较强，企业将档案工作作为企业管理的基础来抓，档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道，相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中，企业领导高度重视档案的处置工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续，保证了档案的完整齐全与安全。
2.部分企业原有档案基础较差，但由于补救措施及时，档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业，由于规模较小，档案部门对这些企业的关注较少，业务指导不够，因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案，归档质量较差。但在产权变动过程中，由于主管部门比较重视，采取了一些得力措施，进行亡羊补牢，在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司，转制前档案意识较薄弱，档案材料收集不全，台帐不清，档案设施陈旧。在转制过程中，市粮食局高度重视档案的处置工作，主动与市档案局联系举办培训班，对下属28个粮食企业档案人员进行培训，对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求，并组织力量认真补收散存的档案材料，对各企业的文书档案和会计档案进行规范在硬件设施上该局调整扩大了库房，投入10万元经费安装了密集架，将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力，目前移交任务已经全部完成。
3.少数企业原有档案基础较差，在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视，存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱，人心涣散，对档案也疏于管理，档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行，因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖，档案却散摊于地上，在破产清算过程中会计档案频繁借出，都未办理借出、收回手续；破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业，但台账不齐、数目不清，已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案，没有办理移交手续；空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案，用编织袋堆放在职工宿舍里，很不安全。
4.个别企业原有档案基础虽然较好，但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程，同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业，档案管理曾达到国家二级水平，该厂于2001年政策性关闭，由于主管部门没有对档案处置问题引起重视，在清理资产时，既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置，也没有将档案的处置列入资产清理程序，结果导致该厂除了设备档案随资产转移，干部职工档案被主管部门接收外，其余5800多卷（册）文书、会计档案仍留在原厂，无人管理，处于失控状态，并有部分档案材料外流。
二、档案部门加强档案处置监管的几点做法
针对检查中发现的问题，张家港市档案局本着对历史高度负责的精神，采取一系列举措，加强对档案处置的监管。
1.及时下发通报，引起各方重视。执法检查结束后，张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》，并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注，并引起了市政府主要领导的关注，时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要，请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式，盖好公章，写清内容及要求，发至各镇各部门主要领导。”
2.切实采取措施，责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神，市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》，要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上，又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》，要求各镇各部门全面组织检查，对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，督促有关企业做好整改工作，并将整改情况用书面形式报市档案局，由市档案局组织抽查。
3.分类指导，组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况，市档案局认真组织人员进行分类指导，督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容，按以下几种情况进行处置：一是改制后仍为国有控股性质的，其档案原则上整体移交改制后的企业，要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管；二是改制后为国有股权参股的，原企业档案可向原企业或企业主管部门移交；三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业，原企业的设备、基建档案随实物移交，产品科研档案按有关政策移交或转让，企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收；四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的，督促各镇和有关主管部门接收；五是企业转制过程中形成的档案，应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。
4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后，市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉，发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》，责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作，并派出业务骨干，督促指导该厂及时清理回收外流档案，收集整理零散文件，按标准要求进行立卷归档，对全部档案登记造册，建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要，数量较多，对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值，市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理，并积极争取了4万元经费，作为寄存该厂档案的费用，目前该厂5883卷（册）档案已移交进馆。
三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考
随着企业改革的不断加快，企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁，依法加强对这些企业的档案管理，规范档案处置行为，防止国有资产的流失，是档案部门的一项重要职责，也是一项长期而又艰巨的任务。对此，我们要不断地创新工作思路，坚持长效管理。
1.加大宣传力度，强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置，企业档案工作能否保持连续和稳定，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传，提高企业领导和员工的档案法制意识；要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识，在资产与产权变动中依法落实各项职责，规范档案处置行为。
2.建立转制、破产企业档案申报制度，强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道，档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，制定规范性文件，建立转制、破产企业档案申报制度，依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序，将档案处置的经费纳入转制、破产经费，在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。
随着计算机和网络技术的发展，电子档案已成为高职院校发展运行中档案内容的一部分。电子档案在高职院校档案运行管理中已经是客观存在，但电子档案在高职院校中的管理还比较混乱。现结合我校电子档案管理实际，阐述高职院校电子档案管理的必要性和重要性，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨了加强高职院校电子档案管理的措施，为高职院校电子档案管理提供思考。
1．高职院校电子档案管理的必要性和重要性
1.1必要性
随着信息技术和通信技术的飞速发展以及各种信息处理新技术、新设备大量在档案管理中的应用，使得高职院校现阶段的档案工作发生了深刻变化。自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。我国“信息高速公路”的实现以及新的办公方式的利用，以电子文件和电子数据为重要形态的档案生成过程将在信息网络中进行，因此，电子档案的出现和存在，也就成为现代化社会发展的必然。作为现代社会中的高职院校，当然要适应新时期档案管理的要求，有必要加强电子档案管理，发挥电子档案的凭证参考作用及提高其综合利用。
1.2重要性
电子档案的出现，将引起档案工作内容的变革。以网络技术、多媒体技术、大型数据库技术为热点的计算机应用技术，已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。从长远的发展的角度审视电子档案管理的重要性，将历史地落在我们档案管理者肩上。电子档案，作为人类记忆的一部分是否能够得到合理安排，是否能够使之最大限度地发挥作用，将考验着新时期的每一位档案管理工作者。档案工作者将从全社会角度，认识和鉴别电子档案的价值。实现电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化、以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。因此高职院校要结合自身实际，充分认识电子档案管理的重要性，努力开展好电子档案管理工作。
2．电子档案与纸质档案保存管理中的区别
2.1载体寿命不同
电子档案的载体材料主要是磁盘、磁带和光盘。纸质档案的载体是各种纸张。硕士论文，措施。磁盘和磁带的粘和剂易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等，直接影响电子信息再现。同时磁盘、磁带由于其聚酯底基易产生静电作用，导致磁盘磁带卷曲、与磁粉脱离、伸长后不易恢复、吸引尘埃从而影响电子档案的保存。光盘是利用激光进行信息存取的，其常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物等材料，由于光盘材料不稳定、易氧化、易与碱液发生反应，因此，电子档案的载体寿命一般仅为5—15年。与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的寿命要短得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下，可发生水解和氧化反应，在档案保护过程中，只要排除纤维素发生水解和氧化反应所需的条件，纸质档案的寿命就可达到数百年甚至上千年。
2.2环境条件影响的差异
2.2.1 温、湿度条件对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别
温、湿度条件对电子档案和纸质档案保存均有影响，但由于二者载体材料的不同，因此影响方式迥异。高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，还可使字迹材料发生扩散、洇化现象，同时高湿环境，纸质材料易发生霉变和形成纸砖。硕士论文，措施。电子档案磁性载体材料在温度不适宜的条件下，其聚酯底基易变形，影响信息再现，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料易弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验和经验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子档案的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为35％—45％。
2.2.2 灰尘对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别
灰尘中含有霉菌的孢子，霉菌是纸质档案霉变的主要生物因素。霉菌在生长代谢过程中分泌的酶以及有机酸是引起纸张和电子档案载体材料生物损坏的主要原因。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、引起纸张霉变等。灰尘对电子档案载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘中霉菌孢子在其生长代谢过程中分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。总之：灰尘对电子档案与纸质档案载体材料都有损坏作用，二者的区别主要在于对损坏的修复上。对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息；而灰尘一旦对电子档载体造成危害，载体上所记录的信息就可能会局部丢失，很难甚至无法读出原始信息，使电子档案失去保存价值。因此，采取严密的防灰尘措施，防止灰尘对电子档案载体的危害在电子档案形成和使用过程中有特别重要的意义。
2.2.3 外磁场和机械震动对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子档案的载体—磁性物质，则是最重要的影响因素。硕士论文，措施。外来磁场作用于电子档案的磁性载体，易发生消磁或磁化，造成信号失落或失真，破坏记录信息，影响读出效果。同时强烈的机械震动，影响电子档案磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号，此外，强烈的机械震动，易引起光盘的机械破坏。硕士论文，措施。因而电子档案在保存管理中要防止外磁场的影响，避免强烈的机械震动。
2.2.4 光和有害气体对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别
光和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度降低。对电子档案载体材料而言，光线能使电子档案载体材料发生光氧化反应，使盘基、带基老化，强度下降。硕士论文，措施。同时，紫外线的能量足以破坏电子档案磁性载体剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。有害气体主要是指具有酸性和氧化性的二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等，这些气体在一定条件下，腐蚀、破坏电子档案磁性载体和光盘，使电子档案信息失真或丢失。
2.3 技术寿命的区别
纸质档案一旦形成，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。电子档案的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，还与技术革新有关。因为电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时主要体现在两个方面：一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于生产厂商的原因，使得生产或销售的电子档案设备由于厂家的破产或产品升级换代而难找到配套产品。大多数电子档案载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，因此，技术革新对电子档案寿命的影响显得更为重要。因此，电子档案的寿命还与技术革新有关。在电子档案保存中，要针对技术过时，采取合理的解决措施，保证电子档案的安全性。
2.4信息保护的差异
纸质档案因为其载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质档案形体，其记录的信息就得以保存。电子档案因其信息与载体是可分离的，电子档案信息与载体的可分离性使其文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。同时，电子档案信息保护方面还面临感染电脑病毒的危险。因此，如何保护电子档案信息不受损害是电子档案保护的重要课题。
3．加强高职院校电子档案管理的措施
3.1强化档案管理人员的计算机专业知识
培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的档案管理专业人才已是档案部门的当务之急。档案管理人员要更新档案管理观念，紧跟时代步伐，加紧学习计算机技术，学习电子档案形成和管理知识，在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、继续深造等多渠道选拔、培养档案管理专业人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业，能够正确履行现代档案管理人员的基本职能和历史使命，在档案管理工作中维护好文件、档案的原始性，最大限度地延长档案的寿命，并在在电子档案的生成、传输、保管、利用等各个环节中切实保障电子档案的安全和便于社会各方面利用。
3.2把握好电子档案的特性
电子档案，首先，它是文件、档案，具有文件、档案的一般特征和性能。管理文件、档案的一些带规律性的工作、原则、完整系统性要求等一般都是适用的。硕士论文，措施。绝不能把原来一些行之有效的办法简单取消。其次，电子档案与纸质档案不同，它依赖于机器，按数字编码，在机器上形成、传输、利用，在机器上可以随意增删改动等等。电子档案的特性，使文件的生成、积累、整理、保管、归档以及今后向档案馆移交等工作与纸制档案大不相同，因此在管理中必须按照电子档案的特性，结合档案工作基本要求来考虑和寻求电子档案的管理办法。
3.3 建立健全制度规范，维护电子档案的真实和安全
电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹，在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，即使有人出于自己的目的将电脑或盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。因此日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。加之电脑病毒的存在和网络技术，使得电子档案在形成、处理、归档，保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。
3.4实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行
在具体的电子档案管理工作中，为了方便电子档案的利用、永久保存和维护其原始性，可以实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行。结合我校实际，一些需要长期、永久保存和维护其原始性的电子档案，需要及时转换成纸质文件，并脱机保存。电子档案与纸质文件的互相转化，长期并存，双轨运行，在我校电子档案管理中将在一定时期内长期存在。
总之，加强高职院校电子档案管理，是科学技术发展的必然结果，是电子信息规范管理的客观要求，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨加强高职院校电子档案管理的措施有利于电子档案的检索、利用和共享，有利于电子档案管理的统筹安排规划，有利于高职院校档案工作的现代化进程。
参考文献：
[1]范文霞，加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考，内蒙古电大学刊，2007.09，77—78
[2]宋筠，高职院校电子化档案应用初探，考试周刊，2008.47
[3]丁海斌，论电子文档革命的本质含义[N]，中国档案报;2000年
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）02-0345-01
林业科技档案承载着林业科研、推广和林业生产工作的整个发展历程，其间产生了大量具有保存价值的文字、图表、影像等各种载体形式的文件材料，通过对其进行整理、归档，便形成了林业科技档案。本身具有专业性、成套性、阶段性、保密性的特点，是林业生产建设工作的宝贵财富，是林业发展的重要技术支撑，合理有效利用林业科技档案对推动整个林业发展具有至关重要的作用，因此，创新林业科技档案管理措施是当前林业生产面临的主要问题。
1 当前林业科技档案管理存在的问题
1.1 对林业科技档案重要性认识不足
首先，在林业科技档案管理过程中，很多干部和领导对档案管理工作认识不到位，缺乏足够的重视，往往考虑前期林业科研，推广、生产过程，而对于后期产生的成果、各种文件材料整理、归档考虑比较少，有些甚至没有将档案管理工作纳入到工作和管理计划之中，存在无专人负责无领导分管现象，部份档案管理人员档案管理意识淡薄，导致现有林业科技档案管理的基础建设严重落后，极大制约了林业产业的发展进程。
1.2 缺乏科学规范化的档案管理制度
由于对林业科技档案管理重视不够，导致现阶段陈旧落后的档案管理机制与实际的档案管理工作不能够很好的衔接，管理制度的可操作性比较差，管理工作中存在着林业科技档案统一管理难，归档立卷难，资料查阅难的问题，同时档案管理工作本身内容繁杂、周期长，在没有完善的管理制度约束下，管理人员工作积极性不高，工作作风散慢，致使许多珍贵资料遗失或不完整，因此传统档案管理机制己经严重影响林业产业的长远发展。
1.3 林I科技档案管理人员专业素养欠缺
林业科技档案管理工作具有极高的专业性、政策性和技术性特点，因此，从事档案管理工作的职工就需要具有较高的专业知识技能和职业素养。而实际档案管理工作中，由于制度的不完善及对管理工作重要性认识不足，多数管理人员没有得到良好的专业知识技能培训，管理人员本身也没有学习先进档案知识的积极性，导致当前林业科技管理工作处在一个落后的低效率的管理层面上，无法适应新形势下对林业科技档案管理的要求。
2 林业科技档案管理工作创新措施对策
2.1 创新档案管理工作理念
要创新档案管理工作理念，就要从基本的认识学习开始，通过学习充分认识到林业科技档案管理工作是林业工作的重要组成部份。是推动林业科技发展的重要支撑，要加大档案管理的宣传力度，让档案管理人员和领导充分认识到林业科技档案管理的重要性，特别是增强基层领导对档案管理工作的重视程度，使得档案管理工作能够得到更多的资金投入，不断加强基础设施建设，同时要不断加强林业科技档案管理人员专业知识技能培训，只有这样，林业科技档案管理才会科学、规范、有序，档案开发利用才会更加高效。
2.2 建立完善的档案管理制度
在当前的林业科技档案管理工作中，科学规范的管理制度对林业生产效率具有决定性的影响作用，因此要建立和林业科技档案管理工作相适应的运行机制，健全林业科技档案管理制度，在管理工作发展过程中，逐渐形成资料收集、整理、建档、归档、开发利用的档案管理工作良性循环，充分运用奖惩机制，增强档案管理人员的责任感和积极性，从根本上提高林业科技档案管理科学化、正规化建设水平。
2.3 加强林业科技档案管理信息化建设
档案信息化建设是当前新形势下林业科技档案管理必须采取的一项重要措施。随着林业生产的快速发展，传统的档案管理技术已经远远不能满足当今时代林业生产建设的要求。因此，当前我们必须加快档案管理的信息化建设紧随信息化潮流，用科学技术武装林业科技档案管理工作，提高林业科技档案管理的效率和质量。林业部门要加大对档案信息化基础设施的投入力度，以信息技术改造传统的档案管理模式，建设档案信息基础设施和应用系统，积极利用各种新技术、新手段，将先进科学技术和设备应用到林业科技档案管理中，这是新时期林业生产建设能否实现跨越式发展的关健。
2.4 强化林业科技档案管理在林业生产中的应用
林业科技档案管理工作最终目的在于最大限度的提高档案信息资源的利用率，服务于林业生产建设与林业科技研发和推广工作，林业科技工作者在工作中要善于借鉴已有的科研成果、科技档案信息资源，研发更多符合实际的新技术新成果，林业生产者要充分利用档案信息资源中的新技术、新成果、新技能，指导生产实践提高科研成果转换效率，档案管理人员要根据实际，及时不间段的向科研工作人员提供符合研究方向的各种档案信息资源，充分发挥服务保障作用。
3 结束语
综上所述，新形势下随着档案管理工作改革的深入发展，林业科技档案管理工作创新措施势在必行。我们要结合当前林业科技档案管理工作中有存在的问题，学习先进的档案管理技术和管理理念，创新工作模式着力提高档案管理工作人员的职业技能和综合素养，健立完善的林业科技档案管理体系，从而推动和促进林业生产建设快速键康发展。
参考文献
[1] 何登方；新形式下档案管理思路浅析[A]；“纪念建国60周年”档案学术研讨会论文集[C]；2009年
[2] 顾雅丽.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].经营管理者，2015（07）.
电力技术档案针对的是供电企业的实际生产，而生产活动往往不是一个相对独立的技术过程，而是多个操作环节共同构成的一个系统，所以各个独立的系统档案可以从某种方面产生联系，从而形成一个系统，即整个科技档案是一种配套关系，某个专项档案的数据将与其他专项档案共同构成一个完整体系。
（二）档案的实时性
供电科技档案是对某个时期的供电生产以及技术调整的真实记录，因在科技档案中所记载的数据对于某个时期而言是实时化的，其反应的是特定生产环节下的技术参数以及数据资料等。如设计单位提供的蓝图、施工资料等，这些数据对于后续的系统维护是十分重要的。
二、科技档案的管理与利用
科技档案在实际的管理中应当得到重视，因为其特征使之可以帮助供电企业在生产和维护中采用更加适应其自身特点的技术措施，从而保证生产与维护的顺利进行。因此在实际的工作中必须做好对供电企业科技档案的管理与利用。具体可以从以下几个方面入手：
（一）提高服务意识
在实际管理中科技档案的管理者应重视对科学管理措施的选择与引入，先进的信息化系统和计算机技术已经完全可以帮助科技档案的管理实现网络化和智能化，因此在实际的管理中应提高服务意识，利用先进的技术措施为档案的使用者服务。从原有的封闭管理转为开放式管理，从原有的单纯的统计与保存转变为挖掘与总结，从原有的纸质资料的保存转变为电子资料的数据库化的保存，以此提高供电企业科技资料的服务能力。同时管理者还应对相关资料进行熟悉，明确本企业档案管理的现有情况，以及细节，掌握全部科技资料的相关数量和种类等，并对其价值和质量进行全面掌控，尽量保证档案资料的准确性和全面性。不仅如此，管理员还应明确各种档案的现实意义，即对企业的管理与维护有哪些帮助，以此在实际应用中可以指导查阅。最后，档案管理者还应进入到生产第一线，对相关技术资料进行采集和汇总，了解相关生产情况，并对第一线的生产需求进行了解，总结第一线对档案工作的具体要求，并在日常管理中进行改进，加以满足。
（二）做好保密与利用的平衡
一些供电企业的技术资料涉及到国家保密规定，因此在实际的管理中应做好利用、服务与保密之间的平衡。不能让档案在利用和提供服务的同时受到安全威胁。因此应大力度宣传相关法律和法规，从我国的档案法规到保密法规都应熟悉并了解，坚持恪守保密原则，同时也不影响正常的借阅和查询。但是应当注意的是企业如果参与了某些市场活动，其档案出借必须有相应的手续，获得授权后方能出借。同时档案管理人员必须熟悉相关生产管理以及工作计划等，同时根据这些日常的需求对档案进行管理，按照相关生产与科研活动需求提供相关档案服务。最后，还应重视网络安全和数据库安全，建立完善的防控措施防止档案数字化后被从网络上泄露。适当的增加保密级别以及安全措施是可以帮助其获得良好的安全性的。
（三）做好管理升级
1.长期保护策略。制订我国濒危档案文献遗产的长期保护策略。提出我国濒危档案文献遗产保护的管理规章、管理机制、管理模式等；注重濒危档案文献遗产的整理与保管的前瞻性、科学性、系统性，制订濒危档案文献遗产保护体系的基本框架及发展战略，针对不同类型的档案载体材料采用不同的保护模式与方法，对损坏程度和稀缺情况不同的档案文献遗产采取不同的保护计划，还可采用数字化的手段进行抢救与保护。
2.专业法规。我国缺乏明确专指的档案文献遗产保护法律法规，与之相关的法律包含在现有的《中国人民共和国档案法》中。虽然国家档案局和各地方档案局也了一些档案文献遗产的保护管理办法或条例，但是这对于全国不同地域的档案文献遗产的全方位保护来说还远远不够。在当今建设民主政治、法制社会的时代，法律法规的欠缺，会给档案文献遗产保护造成法律上的空缺或空泛，缺少执法的依据。各地区档案馆应根据国家档案法和相关遗产保护法等上位法健全和完善档案文献遗产保护的系统管理规章，对所有档案文献遗产的界定、分类、分级、保护措施、经费来源和利用原则、保护人员资格、责任、应急措施、抢救办法等等制订具体的标准或做出明确规定，把濒危档案文献遗产保护和抢救工作结合实际进一步细化，为濒危档案文献遗产的保护提供强有力的组织保障， 做对它的保护法制化，使之真正纳入法制轨道。
3.保护政策与标准化。在政策导向上，国家和地方政府应适当考虑向档案文献遗产保护领域倾斜，鼓励科技工作者积极参与濒危档案文献遗产保护科技研究和实践。同时，加强标准化建设，促进濒危档案文献遗产保护的科学化、规范化管理。研究濒危档案文献遗产保护标准体系的总体构成，研究各标准项目的适用范围、主要内容及与相关标准的科学关系，将先进的共用关键保护技术和普遍认可的保护材料转化为技术标准；重点开展濒危档案文献遗产保存环境标准、档案馆功能设施标准等通用标准研究；进行不同类型濒危档案文献遗产抢救与保护规范以及技术标准研究，推进濒危档案文献遗产保护技术的发展及成果推广，推进濒危档案文献遗产保护标准体制、管理体制、运行机制的调整与完善。
二、 管理的微观层面
加强对濒危档案文献遗产的管理，根据档案馆自身特点对其实施特殊的管理方法，可以从一定程度上有效地提高濒危档案文献遗产保护效率，达到预防性保护效果。
1.为信息濒危的档案文献遗产提供特殊保管形式。通过提供特殊的保管形式，使得濒危档案文献遗产对诸多影响因素具备更强的抵御能力，延缓其老化的速度，预防损坏的发生。而特殊保管形式的提供可依靠微气候法实现。“微气候法是指为价值重要、较为珍贵的文化遗产营造一个小环境，通过加强对其周围微气候的控制，达到重点预防的目的。”2001 年由国家档案局召开的全国档案局馆长工作会议提出：“各级国家档案馆，尤其是副省级市以上档案馆可以尝试建立‘档案特藏室’，将特别珍贵、重要档案集中保管，采用先进的设施、设备，对重点档案实施特殊保管和提供利用。”档案特藏室的建立是加强全国重点档案抢救工作，改善重点档案保管条件，保护我国档案文献遗产的重要举措。档案特藏室的建立和微气候法的理念正好契合，即对最珍贵、急需保护的档案文献遗产提供特殊的管理方式和更加严格的环境控制，减缓其损坏的速度。建立特藏室的心问题是如何选择特藏档案，而正如第二章中论述的大多数信息濒危的档案文献遗产均较为珍贵，具有较好的文化和研究价值，因此，可将信息濒危档案文献遗产放入特藏室中进行保护。
中图分类号：TU986文献标识码： A
园艺生产技术档案，是园艺产业的各种档案的一种，它记述和反映种植园的规划设计、各项生产技术、农田基本建设和科学实验等活动，具有保存价值、并按一定归档制度保管的技术文件资料。这种档案是技术资源贮备的重要形式，也是从事生产和科学实验的重要条件和工具。技术档案可分为几大类：建园档案、基本建设档案、机械设备和仪器档案、生产技术档案(生产技术方案、计划、技术实施及结果、新经验及事故等；科学实验档案包括新品种引进、新技术推广的记载、结果等；技术人员及职工技术进步和考核等档案。
先进的技术手段与管理方法实现了档案信息资源的数据集成、系统集成和服务集成，解决了实体档案与电子档案的联系、电子档案的有效性、电子档案与实体档案的完整性与一致性等诸多问题，提高了档案管理的效率，提升了档案服务应用的层次。但是在实际应用过程中，我们还要不断的进行完善与创新，以保证数字档案馆朝着标准、规范、通用的方向发展。
一、建园档案的收集
收集从园艺种植园或产业的策划起，经过规划设计到栽植施工、种子与苗木的准备、播种或栽植苗木，基本上按整个种植园区设档和记载，可以按施工进
程记载的原始记录。内容包括:
1、上级或职能部门有关建园的决定、指令或批示文件，或原始记录性文字材料。有关建园的方针和策划依据、发展方向、经营规模、建园进程、产品预期产量及销路等方面的原则性意见、摘要和原始材料整理后一并归档。凡文字材料、图表等记录，书写整理或用电脑输入的人员名字，亲笔签字、日期等，技术人员记录的流水式日记、笔记也是入档材料，但以一定时期整理成的文档为好。
2、为建园所调查的有关资料，包括本地区已有的果树、蔬菜、花卉生产的经营与市场前景，农业种植业基本情况，农业劳力资源情况，当地气象条件，土壤和自然植被情况，水利资源和水土保持状况，动力资源和交通状况等，并不断积累新的资料等收集归档。
3、种植园规划设计书、说明书、以及全套应附有的图表材料，种植园各项分项规划设计细则与说明书、图纸复印件及原件，特别是有权威机构或负责人批示、签名盖章的批示件。规划设计时的未入选方案及规划设计现场有关材料和进展情况记录等收集归档。
4、建园初种子、苗木、其他生产资料来源、数量、质量状况，播种与栽植中执行规划设计的情况、技术保障等。引入的种子、苗木鉴定书、检疫证书及有关资料一并收集归档。
5、建园前、建园时园区土壤改良、水土保持状况、播种、栽植时的天气、气候、土壤墒情和肥力的数据，当地的报告，或园区日记;施肥、植保等措施执行情况及结果，详尽记录的原件或整理后的资料收集归档。
6、建园初起的生产运作秩序及技术管理成果，如播种出苗率、栽植成活率、排灌设施效率、病虫发生状况等，第一年雨季、冬季自然灾害情况等，有记载及分析结果的原始记录整理归档。
7、规划设计、建园、技术管理等各项技术人员、一线管理人员的配置，技术负责制或技术承包合同的文件，签字有效和原始文件材料，劳力的各项支出记录，各项技术措施的实验检查记录、评定结果、奖惩等，文字或照片、录像原件都要归档。
8、异常天气、人为的灾害、突发事件，对技术管理和生产造成的影响，如严重的水土流失、洪涝灾害、雨雹霜冻、火灾等。记载发生情况、生产损失、补救措施及善后情况文字记录也要整理归档。
二、技术管理档案的收集
按种植作业区、小区记载的资料，详细按作物种类、品种、生产方式的类别记载的文字资料要收集归档。具体内容是:
1、年度、季度或细至月份、星期的技术管理计划、指标要求等文字资料收集归档。
2、各项技术措施，如施肥、灌溉、喷洒农药、修建或支架的日期、方式方法、计量，执行情况及施后反应，异常情况；如农药副反应、无效等；随时记录的文字要收集归档。
3、各项技术措施执行前后的天气、劳力条件，如风、雨、洪涝、干旱、高温，电力提供，劳力调动暂缺等原始资料收集归档。
4、记录新技术实施情况、结果，科学实验的情况及结果。记载一些作物新品种的风土适应性、技术措施反应状况，多年生作物连续、多年观察记载:一些农药、生长调节剂施用后一段时问的反应情况，每项新技术试验、引种和其他实验，收集完整的总结报告归档。
5、各项技术管理的负责人、技术执行责任人的技术素质状况、技术进步考
评、技术执行检查评定成绩及奖惩，有关人员技术培训成绩等都要归档。
三、作物生长发育状况及物候期档案的收集
可以按园艺作物的种类或主要品种收集档案：观察记载的作业区原始记录和整理后的资料。主要内容有;
1、物候期的资料收集
果树的主要物候期是萌芽展叶、开花坐果、新梢旺长、果实膨大、生理落果、花芽形态分化、果实成熟、落叶和冬季休眠期记录的原始资料、一定时期有各年度的比较、规律性总结后的文字资料归档。
蔬菜作物中一、二年生草本植物，主要物候期种子萌芽出土、幼苗期、生长旺盛期、花芽分化期、开花坐果期、种子成熟期、茎叶枯萎期等记录的技术资料整理后归档，花卉植物物候期观察记载的技术记录：木本的，草本的、观赏性的花卉植物记录的物候日期连续性的原始资料全部归档。
2、生长势资料收集
园艺植物的生长势，主要指营养生长的强弱。生产条件下单株的生长记录，群体的生长记录状况都要归档。
四、园艺作物产品产量、质量、售价档案的收集
园艺生产最终的目的是产品产量、质量、售价，每年记载的原始数据资料整理后一并归档，这些对以后的生产管理有重要的指导意义。
五、园艺生产档案的开发和利用
一个具有规模性的园艺生产种植园或试验田，都要有较完善的、多年连续的生产档案，这是一笔重要的社会财富。生产档案是进一步发展生产的决策参谋和基本依据，有极其重要的指导意义。只要档案管理完好，只要有文字存在，包括电脑软件中的文字、图表等档案是永存的、有意义的。档案不能只存不用，要积极地合理地利用才是建档的主要目的。主要应用在:
1、编制园艺生产历年发展状况、现状的说明书、图表，从中总结经验教训。
2、帮助制定新的生产发展规划和设计，提供改进技术管理的意见、建议，提高今后生产管理水平。
3、总结各项技术管理、推广新技术、科学实验的经验，以系列的历史资料为科学依据，评估以往各项技术措施的利弊、效益，并对即将改进或引入的新技术的可行性做出客观的预测与评估。
4、为各项目申报成果提供技术依据。
总之，档案是一门专业性很强的学问和技术，要有效地收集档案，并不断开发和利用其对发展生产的指导作用，这对社会发展是有积极意义。
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中图分类号】R-1 【文献标识码】B 【文章编号】1671-8801（2014）03-0385-02
随着科学的飞速发展，信息化管理登陆了各行各业。信息化管理以其极高的管理效率以及人力资源利用率逐渐取代了以人力为主的管理方式，成为了新型管理方法中普及最为广泛的一种[1]。医院档案信息化管理也是在信息化管理方式基础上研究开发的。医院档案信息化管理是以计算机硬软件为管理主体，少量人力资源作为引导，大容量资料库作为支持而建设的，可以为院内日常工作提供大量的便利。本文对医院档案信息化与档案管理细则进行探讨如下。
1 医院档案信息化建设的重要性
医院具有人员流动性大的特点，每天收治以及出院的病患以及家属很多，如使用大量人力资源进行档案管理，不仅浪费了人力资源，还容易因为工作量大而造成人为错误，利用计算机以及相关档案管理软件，对资源进行录入、储存、并提供搜索、管理等功能可以节省大量有限的人力资源，并且档案管理工作信息化整个流程井然有序的，可很大程度上避免人为失误[2]。医院档案信息化建设是跟随时代脚步的必要进程，是具有时代特色的一种先进管理办法，其建设并投入使用具有重要性以及必要性。
2 医院档案信息化建设的优越性
2.1 适应大量档案信息形成的当代医院。当代医院档案信息日产生量十分惊人，笔者分析，其主要来源与两种途径[3]：①医院日常、行政事务。医院属于单位，每日内部产生的档案量很多，来自上级传达的文件、通知、报表等。各科室考勤、评优指标统计，甚至各讲座、研究出席情况、会议文件等都归属于医院日产生的档案之中。②医疗业务流程。每一名患者从入院挂号开始直到病愈出院都会产生形形的档案信息，医院人流量巨大，每日因患者产生的档案信息也非常多。上述两种途径产生的大量档案信息单纯采用传统档案管理方法很难完成，而医院信息化档案管理方法则可以轻松通过计算机将每日复杂繁多的档案信息进行管理，相较于传统档案管理方案具有明显优势。
2.2 医护人员以及患者对信息化管理的需求。信息化档案管理模式的建立不仅方便患者就诊，给院内各部门工作人员也带来了福音，第一方面免去了纸笔档案录入的过程，防止纸质档案容易损坏等问题；第二方面节省档案室空间，大量的书面档案的储存势必占用有限的院内空间，在条件限制之下，必然一些重要性不高的档案会缺失，而档案信息化管理仅需一张硬盘，节省了有限的空间，并取缔了档案留存的限制性。第三方面信息档案随时可以调用，并且检索过程简单易行，界面干净明了，省去了档案人员翻阅大量书面档案的时间，减轻了工作量。医院信息化档案管理不仅是病人就诊所需，也是院内工作人员所需，属于公众需求，相对于传统档案管理，更是具有显著优越性，所以其建设势在必行。
3 医院档案信息化建设以及档案管理内容
3.1 办公自动化以及档案信息化。日常院内信息流通采用计算机网络化，并采用信息化办公方式，即日常工作中按照基本规划化流程，采用办公软件进行自动化档案流转、储存、归档等操作，实现办公自动化、无纸化。并在每日工作结束后，档案人员进行日常档案整理维护，可保证档案库的正常运作，虽然每日需要进行整理，但工作量与以往全年档案整理相比，明显更小，同时也提升了办公效率，节省了人力资源。
3.2 临床病历档案信息化。彻底免去纸张记录患者就诊信息的原始方法，病人进入院内就诊开始，便将该患者纳入院内信息网络，使用计算机网络将病人资料送达院内有需求的各处，在病人就诊结束后，将病人资料自动化归入档案库，将之储存以便利用。
3.3 人事档案管理信息化。日常工作中的各项人事档案都经信息管理系统进行管理，方便进行迅速、准确的查阅，并且可将日常工作分门别类，使用查阅统计、处理报表、变更档案、维护系统等多种功能使工作效率得到提升，并且避免人为错误的产生。
3.4 建立具有医院特色的资料库以及信息交互平台。医院特色的资料库是指结合当地情形以及医院情况建立完善的资料储存系统，例如地方医院及小型卫生单位可将片区居民信息以及工作日常等进行纳入，方便地区工作的开展；综合医院则全面纳入各患者就诊记录、医院研究科室成果、院内知识、工作经验等，方便医院发展。而信息交互平台则是利用多媒体技术以及网络技术，解除地域的束缚，吸收更多的当代新技术项目，与多方进行资源共享以及交流，赢得共同发展。提升全院医疗服务水平以及医疗技术水准，为院内工作人员提供丰富的学习资料。
3.5 档案库、网络安保措施。随着信息化、网络化在管理系统中的深入运用，网络以及信息化档案的脆弱性被逐渐暴露，网络潜在威胁多种多样，加强网络安全措施以及资料库保全措施势在必行，需求不断的技术研发，不断升级安保措施，充分保障信息档案资源的安全。随着医院档案管理信息化的进程加快，未来势必实现信息高度共享，采取必要的隐私保护措施、应用安全措施，访问控制措施以及数据加密措施是必要的。
4 小结
医院档案信息化建设与档案管理是受大势所趋所必须完成的进展性任务，其可大量节省人力资源，提高工作效率，并促进交互[4]。尽管其有诸多优势，但是医院档案信息化管理是一柄双刃剑，在运用时如不采用先进安保措施进行辅助，必将导致严重后果。所以笔者认为，医院档案信息化建设是必要的，但是在建立、完善、使用过程中的安全性问题需要格外谨慎。
参考文献
[1] 厉红霞，张景华.关于医院档案信息化建设的几点思考[J].西部中医药，2012，25（05）：43-44
关键词：计算机系统 人事档案 信息化管理 应用研究
随着信息技术的发展与社会经济的发展，人们对计算机系统在人事档案信息化管理中应用效果的关注度变得越来越高，这给人事档案的管理工作带来了很大的挑战与机遇。因此，在新时期加强对计算机系统在人事档案信息化管理中应用的研究，是当前摆在人们面前的一项重大而又紧迫的任务。
一、关于人事档案管理的研究
所谓人事档案管理，就是指将人事档案的收集、保管、整理、鉴定、统计以及利用的活动，是个人学历、经历、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚以及工作状况等多个方面的原始记录。
但传统的人事档案管理主要采用手工进行档案资料的检索与整理，不仅不能有效地保障档案资料的准确度与完整性，而且无形中加重了档案管理人员的工作量。
二、针对计算机系统在人事档案管理中应用的研究
（一）应用之一——有效提升人事档案的利用效率
要有效提升人事档案的利用效率，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将传统的手工查阅人事档案资料方式进行改革，转换为利用计算机系统查阅档案资料的模式，并按照档案资料不同的用途与不同的性质进行分类；二是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于快速地调阅职工的档案信息，了解并掌握职工在简历、自然情况以及德行方面的信息，为人员的升职提供专业的信息资料。
（二）应用之二——有效延长人事档案资料的使用寿命
要有效延长人事档案资料的使用寿命，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将原有的人事档案管理资料输入计算机的数据库中并进行分类整理，将人事档案的原始文件进行科学化保存；二是在检索人事档案管理资料的过程中，需要坚持计算机信息查询为主，人事档案原始文件查询为辅的原则，进而降低由于重复的调阅档案、摘抄档案资料信息等多项工作而对原始人事档案文件的磨损，从而有效保障了人事档案资料的使用寿命。
（三）应用之三——科学任免干部职工
要科学任免干部职工，需要做到以下两点：一是传统的人事档案管理在任免企事业单位的干部时，更多地是采用口头汇报加文字材料的方式，而利用计算机系统进行人事档案信息化的管理，可以充分结合干部职工在日常工作与学习过程中的声像与文字资料进行考核；二是利用计算机系统进行人事档案信息化管理的操作。
（四）应用之四——有效提升人事档案管理工作的效率与质量
要有效提升人事档案管理工作效率与质量，需要做到以下两点：一是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于丰富人事档案管理的内容，使其具有极强的分析与统计功能；二是利用计算机系统对人事档案管理进行改革，使得各种文字、数据资料转变成各种报表、图表以及名册，并可以备份保存，以有效降低人工操作可能会产生的错误。
三、针对建立并完善人事档案信息化管理系统的研究
（一）措施之一 —— 采取措施强化对人事档案信息化系统的维护
要强化对人事档案信息化系统的维护，需要做到以下三点：一是要采取措施将人事档案的资料信息准确地录入到计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的基础与前提；二是要将人事档案的核心信息完整地录入计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的动力与基础；三是要充分发挥人事档案管理工作人员的主观能动性与创造性，将计算机系统中的人事档案信息进行实时更新，有效保障计算机系统中人事档案信息的时效性、准确性与真实性。
（二）措施之二 —— 采取措施增强企事业管理层对人事档案信息化管理的重视
要增强企事业单位管理层对人事档案信息化管理的重视，需要做到以下两点：一是要定期或者不定期组织企事业单位管理层参与计算机系统应用到人事档案信息化管理中的作用与意义的培训与教育活动；二是要加大对计算机系统与人事档案信息化管理有机结合的研发支持力度，为人力资源管理的发展创造良好的外部环境。
（三）措施之三 —— 采取措施增强人事档案信息的安全性
要增强人事档案信息的安全性，需要做到以下三点：一是要根据计算机系统在人事档案管理中的运用状况，制定严格的人事档案信息化管理制度与工作纪律以及奖优惩劣制度，对于工作态度认真、工作效率高的工作人员要给予精神与物质双重的奖励，而对于工作态度懒散、工作效率低下的工作人员，要给予严厉的处罚措施；二是要根据职工的工作地位与职权，制定人事档案检索信息的范围与内容，严禁外网络与企事业单位内部管理人事档案信息的计算机进行连接；三是要采取措施对人事档案资料管理工作人员进行网络信息安全与保护等理论的教育与培训，逐步提升本企事业单位内部人事档案信息化管理的安全防护水平。
（四）措施之四 —— 采取措施提升人事档案管理工作人员的专业素质
要提升人事档案管理工作人员的专业素质，需要做到以下两点：一是要定期或者不定期对人事档案管理的相关理论知识与计算机系统相关的技术知识进行培训与教育，逐步拓宽他们的知识面以增强他们的专业技能；二是要定期邀请计算机系统与人事档案信息化管理的专业人员在企事业单位开展演讲与讲座等活动。
（五）措施之五 —— 采取措施加强人事档案信息化管理的基础设施建设
要加强人事档案信息化管理的基础设施建设，首先要充分利用网络通讯技术与计算机技术推动以多媒体与档案全文为核心的数据库建设，逐步推进人事档案数字化与信息化的发展进程；其次是利用各种宣传媒介强化对符合国家规范的人事档案信息化管理软件的宣传力度，为人事档案信息的资源共享与信息交换创造良好的外部条件。
结语
人事档案管理作为企业事业单位人力资源管理中的重要内容与手段，在提升企事业单位的人事管理水平与用人质量等多个方面发挥着至关重要的促进作用。但传统的人事档案管理已经不再适应当前市场经济的发展。因此，利用计算机系统对人事档案管理进行信息化改革，有助于降低人事档案管理工作人员的工作量与时间，提升人事档案管理的质量与水平。
参考文献：
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[3]张力英.浅谈干部人事档案管理信息化建设[J].才智，2012（02）
所谓人事档案管理，就是指将人事档案的收集、保管、整理、鉴定、统计以及利用的活动，是个人学历、经历、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚以及工作状况等多个方面的原始记录。
但传统的人事档案管理主要采用手工进行档案资料的检索与整理，不仅不能有效地保障档案资料的准确度与完整性，而且无形中加重了档案管理人员的工作量。
二、针对计算机系统在人事档案管理中应用的研究
（一）应用之一——有效提升人事档案的利用效率
要有效提升人事档案的利用效率，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将传统的手工查阅人事档案资料方式进行改革，转换为利用计算机系统查阅档案资料的模式，并按照档案资料不同的用途与不同的性质进行分类；二是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于快速地调阅职工的档案信息，了解并掌握职工在简历、自然情况以及德行方面的信息，为人员的升职提供专业的信息资料。
（二）应用之二——有效延长人事档案资料的使用寿命
要有效延长人事档案资料的使用寿命，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将原有的人事档案管理资料输入计算机的数据库中并进行分类整理，将人事档案的原始文件进行科学化保存；二是在检索人事档案管理资料的过程中，需要坚持计算机信息查询为主，人事档案原始文件查询为辅的原则，进而降低由于重复的调阅档案、摘抄档案资料信息等多项工作而对原始人事档案文件的磨损，从而有效保障了人事档案资料的使用寿命。
（三）应用之三——科学任免干部职工
要科学任免干部职工，需要做到以下两点：一是传统的人事档案管理在任免企事业单位的干部时，更多地是采用口头汇报加文字材料的方式，而利用计算机系统进行人事档案信息化的管理，可以充分结合干部职工在日常工作与学习过程中的声像与文字资料进行考核；二是利用计算机系统进行人事档案信息化管理的操作。
（四）应用之四——有效提升人事档案管理工作的效率与质量
要有效提升人事档案管理工作效率与质量，需要做到以下两点：一是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于丰富人事档案管理的内容，使其具有极强的分析与统计功能；二是利用计算机系统对人事档案管理进行改革，使得各种文字、数据资料转变成各种报表、图表以及名册，并可以备份保存，以有效降低人工操作可能会产生的错误。
三、针对建立并完善人事档案信息化管理系统的研究
（一）措施之一 —— 采取措施强化对人事档案信息化系统的维护
要强化对人事档案信息化系统的维护，需要做到以下三点：一是要采取措施将人事档案的资料信息准确地录入到计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的基础与前提；二是要将人事档案的核心信息完整地录入计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的动力与基础；三是要充分发挥人事档案管理工作人员的主观能动性与创造性，将计算机系统中的人事档案信息进行实时更新，有效保障计算机系统中人事档案信息的时效性、准确性与真实性。
（二）措施之二 —— 采取措施增强企事业管理层对人事档案信息化管理的重视
要增强企事业单位管理层对人事档案信息化管理的重视，需要做到以下两点：一是要定期或者不定期组织企事业单位管理层参与计算机系统应用到人事档案信息化管理中的作用与意义的培训与教育活动；二是要加大对计算机系统与人事档案信息化管理有机结合的研发支持力度，为人力资源管理的发展创造良好的外部环境。
（三）措施之三 —— 采取措施增强人事档案信息的安全性
要增强人事档案信息的安全性，需要做到以下三点：一是要根据计算机系统在人事档案管理中的运用状况，制定严格的人事档案信息化管理制度与工作纪律以及奖优惩劣制度，对于工作态度认真、工作效率高的工作人员要给予精神与物质双重的奖励，而对于工作态度懒散、工作效率低下的工作人员，要给予严厉的处罚措施；二是要根据职工的工作地位与职权，制定人事档案检索信息的范围与内容，严禁外网络与企事业单位内部管理人事档案信息的计算机进行连接；三是要采取措施对人事档案资料管理工作人员进行网络信息安全与保护等理论的教育与培训，逐步提升本企事业单位内部人事档案信息化管理的安全防护水平。
（四）措施之四 —— 采取措施提升人事档案管理工作人员的专业素质
要提升人事档案管理工作人员的专业素质，需要做到以下两点：一是要定期或者不定期对人事档案管理的相关理论知识与计算机系统相关的技术知识进行培训与教育，逐步拓宽他们的知识面以增强他们的专业技能；二是要定期邀请计算机系统与人事档案信息化管理的专业人员在企事业单位开展演讲与讲座等活动。
（五）措施之五 —— 采取措施加强人事档案信息化管理的基础设施建设
要加强人事档案信息化管理的基础设施建设，首先要充分利用网络通讯技术与计算机技术推动以多媒体与档案全文为核心的数据库建设，逐步推进人事档案数字化与信息化的发展进程；其次是利用各种宣传媒介强化对符合国家规范的人事档案信息化管理软件的宣传力度，为人事档案信息的资源共享与信息交换创造良好的外部条件。
结语
人事档案管理作为企业事业单位人力资源管理中的重要内容与手段，在提升企事业单位的人事管理水平与用人质量等多个方面发挥着至关重要的促进作用。但传统的人事档案管理已经不再适应当前市场经济的发展。因此，利用计算机系统对人事档案管理进行信息化改革，有助于降低人事档案管理工作人员的工作量与时间，提升人事档案管理的质量与水平。
参考文献：
[1]刘向东.人事档案管理中的几点建议[J].价值工程，2010（15）
[2]李方.浅谈人事档 案管理工作如何适应新形势的需要[J].科技创新导报， 2008（31）
[3]张力英.浅谈干部人事档案管理信息化建设[J].才智，2012（02）
目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防,在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式,也是最经济的方式,对于电子档案来说,应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理,来保证内部信息的安全可靠,主要措施有:
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如:可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉。比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后,为了把危险降到最小,就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内,那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前,许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解,电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是,在进行电子信息档案的管理时如果发生危险,那么不管是什么情况,企业都要积极主动的进行及时的处理,这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是:发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等。此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小。
简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极 制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8~11
[2]王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1):36~37
