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（一）人员少，承担工作冗杂。大多数基层办公室都存在人员少、工作多的情况。像报纸分发、车辆油耗统计、会务接待、职工户籍管理、计生情况管理、水电维修等等，一件件看起来都是不起眼的小事，但是小事多了也耗人力耗时间。一般情况下，基层单位办公室作为后勤保障部门，却没有充足的人员安排，因此呈现出人员少、工作冗杂的情况。基层档案管理工作更是如此，只要兼职，很少专职。
（二）基层办公室档案管理基础设施相对落后。现实状况是很多基层单位或由于资金困境、或由于档案管理受不到应有重视、或由于管理人员专业水平受限，没有普及计算机技术，尤其是有些办公室短期留存部分材料，配备相应的设备也跟不上步伐。
（三）对办公室档案管理工作重视程度不够。基层单位办公室的临时档案管理通常是由文书或者其他人员兼职，并没有专业人员负责。档案管理工作对技术性要求相对较高，但是办公室兼职人员缺乏专业的档案管理知识培训，对档案管理工作的程序、分类和意义了解不够，导致很多基层单位办公室对档案管理工作的认识主要停留在最基本的档案信息收集、整理、保管等层面，有的还存在分类混乱的情况，更少注意到以后档案资源的综合利用，所以不能有效地推动档案管理工作的深入开展。
二、如何有效改善基层单位办公室档案管理工作
（一）建章立制，让事务篓子的工作实现有条不紊。“无规矩不成方圆”，基层单位办公室的工作再多，只要建立和完善科学合理的管理制度并落实到位，便能实现人少事多情况下的有条不紊。档案管理作为办公室工作内容之一，也要具备科学的管理制度。制度的制定务必责任到人，对档案材料和准档案材料的分类、保密等都形成细化的制度，不断规范办公室档案管理，才能保证档案材料的及时归档与档案的真实有效性。
（二）加大投入，不断完善基层单位办公室档案管理工作环境。信息化时代，逐步建立和应用电子信息化进行办公室档案管理势在必行。利用计算机、扫描仪等设备对文件进行归类、保存，建立电子信息检索等，可以提高档案材料管理效率，同时辅以必要的保护措施，可以使档案的保密和安全系数更高。因此，建议各单位提高对办公室档案管理工作重要性的认识，尽量加大资金支持，完善办公室档案管理设备，促进办公室档案管理工作环境信息化。
经年累月的管理工作中，各个岗位开展的工作都与办公室档案有着密切联系。从现阶段办公室档案管理工作的状况来看，仍旧存在着诸多管理方面的不足，以往的办公室档案管理方式不能满足企业在现代化发展形式下的需要，导致各方面工作在进展中有一定限度的阻碍。因此，有必要完善办公室档案管理，促进企业健康积极发展。
一、办公室档案管理基本概念
所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。
二、办公室档案管理中存在的缺陷
不管企业从属于何种类别，档案管理工作都属于最基本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面：（一）档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。（二）管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。（三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。
三、完善办公室档案管理工作的对策
在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。（一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企业未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力，促进企业蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。（二）践行先进的数字化档案管理方法。档案管理工作量越来越大，行业分工也越来越细致化，为了降低档案在编制、分类、整体、储存等工作流程中出现的失误频率，极其有必要践行先进的数字化档案管理方法，将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为发展的基础条件，创建不同形式的管理机制体系，进而能够更好地满足不同种类的档案管理。在创建数字化档案管理体系中，应将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中，通过不同形式的文件增强对纸质文件的管理。例如：图片形式、影像形式等。企业中的各个管理部门同时还能打破时间与空间的限制，实现档案文件的云端共享，方便调用与储存，以此种方式来提高档案管理工作的实用价值，并且不断丰富档案管理工作服务。实现办公室档案的数字化，企业应该将其作为重点工作来抓，也只有这样，才能迎合时展需求，推动企业走在时代的前端，在同行业中站稳脚跟。
四、结语
为了有效发挥办公室档案管理工作的重要作用，企业应在日常的管理工作中积极汲取高效的管理经验，对其中存在的不足合理解决，继而保证办公室档案管理高效且有序开展。在此基础上，企业应该积极采取有效办法提升管理人员的基本素质，提高专业技能水平，汲取先进管理模式，促进档案管理工作的自动化、信息化、创新化，促进资源共享，紧跟企业发展步伐。
作者:李军 单位:莱州市妇幼保健院
【参考文献】
应用信息技术能够使办公室文书档案管理工作更为快捷、便利，还能对各单位的长远发展起到推动作用，并使办公室文书档案管理的质量得到有效提升。本文主要阐述了办公室文书档案管理工作中容易出现的问题，提出在信息社会背景下如何改革并创新办公室文书档案管理工作。
一、办公室文书档案管理工作中容易出现的问题与困境
近年来，文书档案的数量随着各单位的发展而不断增多，从而凸显了原本隐藏在深处的一些不足与弊端，影响了企事业单位的发展。因此，认真地面对办公室文书档案管理工作中容易出现的问题与困境，单位内部各部门之间的有效沟通才能得以实现。
（一）缺乏整体的文书档案整理规划。在信息化档案管理中，电子存档系统是一个重要的组成部分，该系统虽然能够对档案管理的系统化与规范化起到帮助作用，但是整体规划性较弱，该系统缺失了协调运作模式，导致无法信息化地自动生成各部门的文书管理归档，对管理工作形成了阻碍，因此应对文书档案进行整体的协调与规划。
（二）文书档案管理人员的认知水平不一。将信息技术应用于文书档案管理中，需要高业务水平与高综合素质的管理人员进行操作。但是，由于个体间具有不同的认知水平与不同的操作能力，而档案管理工作的智能化与科学化均需要较高的技术水平与认知能力，因此容易在档案管理工作中产生问题。
（三）忽视了文书档案管理工作，档案价值没有得到发挥。单位领导对文书档案管理工作的关注度较低，导致档案价值无法得到充分的发挥，而档案管理信息系统的运行与资金投入均较为滞后，并出现信息不匹配等现象。因此，应对办公室文书档案管理机制进行不断完善，并对其有效价值进行充分利用，才能保证单位文书档案管理工作能够顺利地发展。
二、在信息社会背景下如何改革办公室文书档案管理工作
（一）实施“三全”管理。“三全”管理指的是全过程管理、全员管理以及全方位管理。在全过程管理中，起点为档案形成，终点为归档。由起点到终点的过程中，相关管理人员应抓住重点，制定并实行科学的管理规划，重点发展管理工作的科学性。在搜集材料时，对相关信息进行有效、科学地整理，以防档案中混入虚假信息，并使信息搜集的准确性得到保证。在归档时，应对档案文书的写作进行规范，同时应统一将档案进行分类编号。在全员管理中，应建立单位所有员工的档案，并将每一位员工的工作性质进行标注，统一管理所有的文书档案，并落实各部门的责任；同时将单位员工配合档案管理工作的积极性进行调动，实现“人人负责，人人监管”。在全方位管理中，应注意档案管理工作的安全隐蔽性，应统一管理相关部门，并均衡其力量；重视档案的安全，避免产生信息外漏而对单位或员工个人产生不良影响。
（二）实施“三化”管理。“三化”管理指的是精细化、流程化、标准化的管理。在管理文书档案时，应结合单位的具体发展情况进行管理，通过“三化”管理能够使办公室档案管理的系统化得以实现。管理与编制文书档案时，应遵循“标准统一、上下一致”的管理模式，使档案管理信息技术化，与时展相适应。双重备份档案的文档版与电子版，并采用机读模式管理检索式的文档，避免产生因为意外或黑客造成电脑信息缺失的情况。
三、对办公室文书档案管理工作进行创新
（一）创建科学的文书档案管理系统。规范地管理办公室文书档案，并创建科学的文书档案管理系统，将档案进行分类，主要分为一般、秘密、机密以及绝密四种形式；建档管理工作应根据文件的机密等级进行展开，收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁这个顺序是档案的归档顺序。在一个单位中，只有拥有阅文资格的管理人员与起草人才能批示机密的等级；当文件起草与建档时，应遵循相应的规章制度，严格、细心地对档案进行分类与归档。
（二）提高k公室文书档案管理工作人员的专业素质。办公室管理文书档案的工作人员首先应具有强烈的保密意识，才能使归档、建档的管理水平得到提高。档案管理人员不仅应对自身行为进行规范，并明确自己职责所在，同时还应掌握档案管理的方法，并遵循保密制度，及时地销毁不易泄露且无价值的文件。提高办公室文书档案管理工作人员的专业素质，能够使档案管理工作的规范性得到提升。
（三）完善文书档案管理制度。单位相关管理人员应完善、规范文书档案管理制度，叮嘱办公室档案管理人员在工作时一定要遵守规章制度，从而在实现责任分工化的同时提升管理工作效率。首先，不同内容的文件应给予明确的责任分工。其次，分离具有公众内容与保密内容的文件，使信息化系统的内外网分离得以实现。最后，对办公室文书档案的防护措施进行加强，可在计算机系统中安装报警、防火墙等安全软件，阻止档案泄露的情况发生。
【参考文献】
[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013（01）：191+194.
[2]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016（03）：57-58.
办公室档案管理在一个单位的管理工作中有着很重要的地位，加强办公室档案管理，能够提升一个单位的管理水平，提高单位的整体办事效率。本文将在分析办公室档案管理工作的特点基础上，探讨如何改进办公室档案管理的工作以及怎样提高办公室档案管理工作人员的素质。
一、 办公室档案管理工作的特点
1、 重点在于收集和保存资料
档案能够真实地记载事件、人物和过程，档案管理能够为后人引用和借鉴。办公室档案管理的工作重点在于收集一些相关的文件和书报资料等等，然后将它们分门别类地归档，再利用信息化的手段进行保存和管理。
2、档案种类繁杂
办公室档案包括各种各样的内容，比如单位的会计档案、行政管理档案、特种载体档案和科技档案等等，还包括上级单位印发的“红头文件”、本单位的各种协议、合同和责任书等等，而且还包括各种录音、录像等电子档案，所以办公室档案的种类十分繁杂。
二、改进办公室档案管理工作的措施
办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室的各项业务的工作的开展具有直接的联系，办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：
1、建立办公室档案管理机制
首先，在办公室档案管理中，要将文件管理和档案管理结合在一起，让档案部门为了方便后期对文件的管理，参与到文件的前期管理过程中，从而减少档案部门在文件管理后期中的难度，使得文件的归梢管理、形成处理和后期的查阅和利用等工作环节都实现统一指导和管理。其次，要制定详细的档案管理程序和规定的条文，使得档案管理工作尽可能地细化。最后，要严格地执行条文的规定，禁止各种滥发文件和发放无用、无效文件的行为。
2、强化档案收集
档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管；然后，要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。
3、提高档案管理人员素质
档案管理工作主要是由专人来负责的，所以档案管理人员素质的高低就直接影响到了档案管理工作的水平。档案管理人员首先要严格控制办公室档案材料的进出，做好专人收文、专人传阅、专人登记和传阅卡的传递等等，还要在领导的安排下，做好科室的起草、编号、附发文卡、办公室登记等工作，以及负责好日常的档案管理工作等。
三、提高办公室档案管理人员素质的对策
1、加强对档案管理人员的业务培训
由于档案管理随着时代的发展也在不断地变化，所以档案管理人员的知识也要随着时代的进步而进步，要做到这一点，就必须定期地加强对档案管理人员的培训。在结合实际的基础上，有针对性地邀请档案管理专家或者有丰富经验的档案管理者对档案管理人员进行培训，巩固他们的知识，并且提高他们的现代化管理知识水平。还可以让档案管理人员多参加档案管理的经验交流活动，让他们吸收先进的档案管理经验，然后深入到自己的工作中去。
2、提高档案管理人员理论与实践相结合的能力
单位要多组织办公室档案管理人员进行同行管理经验的探讨，举办各种档案研讨会和论坛讲座，让档案管理人员熟悉国内外档案管理的动态。其次，要让档案管理人员多学习网络通信技术、信息存储技术、多媒体技术和数字化技术等等现代新技术，巧用现代化的档案管理方式，提高他们的工作效率，使办公室档案的管理跟上时代的发展要求。
3、加强档案管理人员自身素质的修养
首先，档案管理人员要提高自己的思想政治素质和职业道德素质，不做违反国家法律的事情；其次，档案管理人员要提高自己的业务素质，巩固理论知识的学习，而且不断地掌握现代科学技术，提高自己的业务操作能力；最后，档案管理人员还要提高自身的身心素质，档案管理工作是一项比较繁杂的工作，日常工作比较琐碎，办公室档案管理人员必须适应这种繁杂的工作，能够泰然地处理这些杂物，做到不急不乱，认真细致地做好每一项工作。
总结：
档案管理工作是单位办公室的一项重要工作，档案管理的水平影响到办公室的工作效率和整个单位的工作的顺利进行。办公室档案管理的工作比较繁杂、档案种类比较繁多，所以档案管理人员必须通过各种方式改进工作，使得档案的管理更加轻松和高效。此外，档案管理人员素质也是影响办公室档案管理工作的一个重要因素，档案管理人员必须努力提高自身的素质，才能够满足现代办公室档案管理工作的要求。
参考文献：
[1]王汝秀.高校院系办公室档案管理的规范化[J].兰台世界,2007(09).
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）11-00-01
一、办公室档案管理现存的问题
1.档案管理的意识不强，管理方式有待更新
由于我国档案管理专业人才的培养还没有跟上社会需求的脚步，因此，很多单位中的档案管理工作都是单位里面的兼职人员在从事，很少有单位的档案管理工作是专业的人士来从事，这就导致现代办公室档案管理的意识不强。很多办公室档案管理的工作只是停留在表面，缺乏对日常材料的搜集和保存，工作中的责任心有待进一步加强。另外，很多单位的档案管理方法还停留在比较传统的模式，并没有跟上时展的步伐，将现代信息技术引入办公室档案管理的程度不够，特别是一些欠发达地区在办公室档案管理模式上更是落后，缺乏对档案管理重要性的认识。
2.办公室档案管理工作人员的素质有待提高
由于我国教育体制培养出来的专业档案管理人才还不能满足社会的需求，因此，在现代社会中很多单位的办公室档案管理工作人员都是兼职从事这项工作的，这就产生了工作人员的专业知识不够的问题。首先，很多办公室档案管理工作人员缺乏专业的知识和必要的工作技能，这也是办公室档案管理中亟待解决的重要问题。其次，随着时代的发展，信息技术的不断更新也要求办公室档案管理跟上时代的步伐，在档案管理工作中运用现代技术协助工作的完成，这也要求办公室档案管理工作人员具备相应的现代办公软件操作技能。在面对这些问题的时候，现代办公室档案管理工作人员中很多人都显得专业技能相对缺乏、专业水平相对较低、缺乏足够的运用现代办公软件的能力等问题。因此，认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题是必须的，也是现代办公室档案管理发展中必须解决的问题。
3.办公室档案管理的信息化建设有待加强
现代办公室档案管理的发展使得档案的种类比较繁杂，也给办公室档案管理工作人员提出了更高的要求。面对不同的档案类型以及档案记录的不同阶段，都要采取有效的方式进行记录和整理。由于现阶段档案管理的信息化建设还没有完全成熟，很多硬件设施没有完全能够支撑工作的需求，这也使得很多单位的档案管理工作还停留在纸质文件管理的方式。其次，国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。多种类型数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上，没有建立系统型的管理模式。
二、如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率
办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室各项业务工作的开展具有直接的联系， 办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。 所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：
1.完善现代办公室档案管理体系
现代办公室档案管理中的档案管理和文件管理是紧密联系的，因此不能单独将这两个工作分开，应该将其结合在一起进行管理。为了减少档案管理工作人员在文件管理的后期遇到更大的工作难度，因此建议档案管理工作人员在文件管理的前期就参与到工作中，这样既可以对文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于档案管理工作人员在档案管理过程中更能适应，更能够便于单位档案管理系统的建立和完善。另外，应该完善单位的档案管理制度和操作程序，确保单位档案管理工作能够按照相应的程序进行，促进单位档案管理的体系建设。
2.增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念
由于我国现阶段的单位档案管理中管理意识不够强，而且管理的理念也有待更新，这都使得我国档案管理工作难以得到较大的进步，因此，增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念就显得十分重要。首先就是要提高单位对于办公室档案管理规范化关系的正确认识，立足于我国办公室档案管理的发展现状，结合办公室档案管理的目标，应该坚持“以人为本”的办公室档案管理理念，不断建立和完善符合社会发展需求和单位自身发展目标的办公室档案管理意识。无论是从单位的管理决策还是单位的服务意识树立，都需要包含单位档案管理的意识。在单位的档案管理运行中强化岗位责任制，尽量改善单位管理中不合理的规章制度、强化档案管理工作人员的爱岗敬业意识，强化单位档案管理体系建设。
3.加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能
由于我国单位档案管理中的很多工作人员都是兼职的，大部分都缺乏专业的档案管理技能，因此，加强单位档案管理工作的培训工作是十分重要的。笔者认为应该采用不同的方式通过不同的渠道对办公室档案管理工作人员进行专业技能的培训，尽量提高工作人员的专业档案管理工作能力。根据档案管理规范化的要求，办公室档案管理兼职工作人员首先是要加强专业技能的培训；其次还要加强自身对于办公室档案管理工作的责任心；再次就是要认真做好部门的文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。因此，应该根据办公室档案管理工作的相关要求以及档案管理专业人才的要求，组织单位档案管理工作人员进行专业的技能培训，以提高工作人员的档案管理技能。
4.强化档案收集
档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。 首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管； 然后， 要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。
参考文献：
进行办公室档案管理的目的是使档案更加完整，更加有秩序，这样才能使利用者更加方便的工作，而档案管理也才能达到本身的目的。但现在的档案管理却并不那么完善，以下几个问题在办公室档案管理中就很常见：
（一）淡薄的管理意识和落后的管理方式
淡薄的管理意识主要是针对我国从事办公室档案管理的工作人员讲的，这些工作人员中的很大一部分都是来自兼职人员，专业素质低，导致工作效率以及工作水平也很低，对档案管理工作的完善造成影响的同时，也就造成了管理方式越来越落后。时代在发展，为了办公室档案管理工作更好的进行，有必要在这一领域进行改革，既把现代网络信息技术应用到其中。
（二）专业水平有待提高的管理人员
首先，管理人员专业水平的低下以及专业知识的缺乏使管理人员及办公室的档案管理越来越不能适应时代的发展，提高管理人员的素质成为了当务之急。其次，传统的办公室档案管理模式已经无法适应这个时代的要求，信息化时代要求办公室的档案管理这个领域也要实现信息化，这就在无形中对工作人员的素质的要求也上升了一个台阶，而只有信息网络化与具有专业素质的工作人员结合起来，才能是档案管理的效率进一步提高，使我国的档案管理工作更上一层楼。
（三）亟需强化网络信息化建设在办公室档案管理领域的发展
首先，作为办公室档案管理人员，在基本要求的基础之上还要能够把各个时段以及各个种类的档案进行整理，管理人员如果继续应用传统的档案管理模式，根本无法适应办公室档案管理的发展。其次，目前在档案管理工作中应用网络信息技术只是一个开始，有很多地方还不够完善，导致目前还存在信息化档案与纸质的档案并存的现象，这一点同样有待于改善。再次，现阶段的档案管理模式不够系统化，不够专业化，许多应用网络信息化的管理模式只是在初步的阶段，并未形成规模，因此会对档案管理工作造成诸如保存不善之类的不便。
二、如何提高办公室档案管理工作的效率
办公室的档案管理工作在企业中是非常重要的一项内容，它与办公室的各项业务息息相关，一旦办公室档案管理工作做不好，其他的工作也会受到不同程度的影响。办公室档案管理工作往往比较复杂，因为需要管理的档案通常属于不同的种类，因此，如何提高办公室档案管理工作的效率便变得尤为重要，以下是几点在这项工作中需要改进的地方：
（一）办公室档案管理制度需要完善
档案管理工作的落后有一点原因是其在过去并未受到重视，因此档案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之与其想联系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使档案管理工作能够协调有序的进行，就要对档案管理及文件管理工作同时加以重视，并且积极使其得到完善。这就要做到以下几点：首先，为解决档案的安全性问题，要对重要的文件进行保密处理，并且针对不同等级的保密文件采取不同的措施，这样才能是档案的保密工作更加彻底，更加有效。其次，为解决档案管理工作因档案种类繁多造成的无秩序的问题，应采取分类管理的措施，这样有利于以后的使用及查找。再次，监督工作在档案管理工作领域中也非常重要，因此此项工作应由两个人同时完成，既保证了团队合作又可以保证互相监督，更加确保了档案的安全性，加强了档案管理制度的完善性
（二）相关人员及单位的档案管理意识需要加强
目前档案管理工作没有明显的进展，有一方面是因为相关单位对其重视程度还不够，缺乏足够的管理意识，然而为了使档案管理工作正常有序的进行，加强单位对此项工作重要性的认识是非常必要的，因此有关单位应做到，管理意识加强，管理方式改进，管理理念与时俱进等，这样才能使档案管理工作有明显的起色。
（三）档案管理人员的专业水平还不够高
档案管理人员的专业素质不够高会导致办公室的档案管理工作无法跟紧时代的发展，对办公室的档案管理工作是十分不利的，为了增强管理人员的专业水平，一方面要从根源开始，选拔高素质人才，一方面就是对原有的工作人员进行专业素质的培训，使其适应时代的发展以及工作的需要。
（四）档案收集工作不够强化
不够强化的档案收集工作会导致档案的管理工作无法有秩序的进行，因此一定要加强办公室的档案收集，从类别或时间等不同的角度进行整理收集，并用计算机进行有效的管理。
（五）档案管理需要与网络信息化技术相结合
由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度，设备现代化，档案种类的多样化，都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准，必须通过各种形式，加强他们对新档案法的学习和认识，使其具有法律责任和义务，增强自觉性、责任心，必须加强档案管理人员教育，尽快培养一批掌握新技术，又熟悉档案知识的专业人才，才能完成这项艰巨而重大的任务。
2办公室文书档案的管理
文书档案的特点，其内容有针对性，不能被修改遗失，加之档案量并不是很大，所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性，数量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理，且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类，使用量不高，大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强，从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误，工作人员也是很容易整理的。
3办公室业务档案的管理
业务档案的特点是零散、量大，其特点的群体性，可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法，有整体性，不计细节，方便找出其中关联档案，立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多，这与办公室档案有很大去别，民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类，且民生问题涉及安全性文件量低，主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致，在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出，以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可，并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写，几个字就行，如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等，不存在争议问题。
4加强信息化管理
随着信息技术的飞速发展，给人类带来了极大的便利，电子技术在档案管理中的运用，实施信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，降低了按件整理工作的繁琐率，降低了人为因素在文件工作中的影响，工作清晰明了，使用起来更加方便。
5人力资源和社会保障管理
档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决，分类方式只是从其本身找解决方法，而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施，出台相应规范细则，加强档案管理的执行力度。人才培养方面，培养相应的档案业务人员，规定具体细则，使其有规范性和统一性。做好档案监控工作，成立专门部门，派遣相应专业，在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性，使立案和监管互相制约、监督。
由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。
（二）医院办公室文书档案意识薄弱
长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。
（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象
现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。
（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高
目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。
二、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施
（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接
实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。
（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识
医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。
（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性
健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。
（四）建立医院文书归档的制度
具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。
Abstract: with the development of the society and the development, office archival management should advance with The Times and continue to improve work efficiency, and this cannot leave the archives management hardware and software resources improvement. The paper describes the concept and file management office archival management based on the content, according to your work experience, this paper puts forward the improved office archival management and to improve the file management personnel literacy proposal, the hope to perfect the institutions of the office archival management at present.
Keywords: file management; Office; Improvement; Personnel literacy
中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：
一、办公室档案管理工作的内容
档案系统的基础工作是档案实体管理，信息的开发和反馈是在档案实体管理的提前下进行的，档案实体管理就使对档案进行集中，安全，统一，高质量的管理，档案实体管理分收集、整理、鉴定和保管四个环节：
（一）收集
档案的收集是丰富馆藏的重要工作环节，是实现档案集中管理的前提。科学技术的发展，使档案的载体记录方式出现了多样化趋势，现在很多的社会活动的记录都不在采用纸质的记录方式，而是伴随着计算机网络技术的产生，以声像，图片等多媒体方式进行保存记录，这样就一定程度上增加了档案收集的难度。档案通过各种方法存入计算机，作为机读档案数据库，完成档案收集工作，确保档案收集的完整性。
（二）整理
档案整理是一种系统的整理过程，将多种多样的零散的文件按照一定的规律进行整体归纳，从而化零散为系统。档案整体的对象为收集的有价值资料，一般手动操作，现在主要为计算机操作。当分类、组卷时计算机随时可以迅速的对电子档案中的单份文件从任何角度进行分类组合，可以尽可能的表现文件之间的在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系。
（三）鉴定
档案的鉴定是鉴别档案的价值大小，确定档案的保管期限，决定档案保存和销毁的一个工作环节。将档案由庞杂状态转化为优质状态，使档案存贮优质化。
（四）保管
档案的保管工作是保护档案安全，延长档案寿命的一个工作环节。保护档案的完整与安全，保证档案存储井然有序，提高档案传递效率，及时提供利用。科学技术的发展为档案的管理工作提供了新的手段。
二、对办公室档案管理工作的改进建议
上述工作内容既是事业单位中办公室档案管理中基础的工作，也是非常重要的工作。办公室工作的主要职能是参与政务，管理事务，搞好服务。而档案管理工作是办公室“三务”工作的一个重要组成部分，是做好办公室工作的基础和前提。加强档案规范化管理，开发和利用档案信息资源，充分发挥档案在实际工作中的作用，是办公室工作的一项重要任务。因此，在长期的办公室档案管理工作中，笔者根据自己的工作经验，对事业单位中办公室档案管理工作提出几点改进建议：
（一）将办公室档案管理工作制度化
建立健全档案管理工作规章制度，实现档案管理科学化、规范化，是档案管理的保证。建立健全档案管理的各项规章制度，是做好档案工作的关键，是开展档案工作的行为准则。办公室要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，根据《档案法》，完善档案管理“三合一”制度，建立档案员管理考核制度。同时结合本单位的实际，细化档案管理的流程，明确档案管理的职责和要求，使档案管理工作进一步向规范化、标准化迈进。
（二）办公室档案管理工作要完善硬件资源
做好档案工作必须有一定的设施保证，办公室要按标准设置档案库房、阅览室、档案人员办公室，做到库房、阅览室、办公室三分开，按照有电脑，有档案柜，有温湿计，有防火、防潮、防高温器材，有防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防虫设施等“五有”要求，做好库房的安全管理工作，这样既为档案管理创造良好的工作条件，又确保档案运行的完整与安全，也为档案工作的发展奠定了良好的基础。
（三）推进办公室档案管理方式的电子化
科学技术的进步为档案管理方式方法的创新提供了条件。电子政务的推行使档案的归档整理产生了根本性的变革，传统纸质档案一统天下的局面受到冲击。为了适应变革，国家档案局已颁布了《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》等一系列法律法规。档案部门必须从当前电子文档形成的特点出发，采取相应的对策做好电子文档管理工作。此外，在档案管理从手工操作走向智能化的趋势下，无论是档案载体，还是档案的收集、整理、保管、利用等工作实践，无不渗透着人类科技进步的成果。
三、办公室档案管理工作人员素养的提高
21世纪是知识经济时代，是信息时代。经济的发展必然会丰富档案内容，不断出现的新载体和现代化管理手段如计算机、互联网等的应用，让办公室档案管理工作面临着机会，也面临着诸多困难。办公室档案管理工作的顺利开展，离不开档案管理人员的高素养。作为一名路政大队的办公室档案工作人员，笔者认为可以通过以下几点来提高档案管理工作人员的素养：
（一）从选人源头把好关
在选配档案工作人员时，要认真坚持德才兼备的标准，特别是在道德品质方面，要挑选那些爱岗敬业、公道正派乐于奉献、、遵纪守法、保密观念强的同志从事人事档案工作。要定期进行业务培训，上级业务主管部门应定期举办相关知识培训班，组织档案管理人员学习上级文件，了解业务知识，交流工作经验和心得，以适应形势发展的要求。要鼓励档案管理人员加强进修学习，提高专业素质，解决“半路出家”、专业性不强的问题。
（二）培养强烈的责任意识
1、有平常心
档案管理人员任务重、要求严、责任大，工作没有前台的辉煌，只有后台的艰辛；没有显赫的名位，只有无私的奉献。这些要求工作人员发扬“老黄牛”的精神，勤勤恳恳，任劳任怨，置个人得失于度外，力求达到“淡薄以明志，宁静以致远”的崇高境界。
2、有上进心
档案工作者只有保持旺盛的学习上进心，不断从学习中汲取营养，才能更好地适应形势发展的需要。在“学习―实践―提高”的循环往复中使档案管理工作始终保持蓬勃的生机和活力，不断开创档案工作新局面。
（三）优化人员的知识结构
第一，要有扎实的信息理论知识和相关知识。档案工作者必须掌握信息管理和文件、图书、情报等领域的基本理论和专业管理技能，才能应对面临的挑战。
第二，要熟悉当代政策法律知识，并掌握管理科学的基本知识。
第三，要不断提高自己的计算机水平。事业单位档案标准和规范本身是一个系统工程，必须推进事业单位档案数字化和电子化建设，这就需要档案管理人员要有熟练的计算机操作技术，充分利用网络资源，不断提高自己档案管理的水平。
二、旅游景区办公室电子档案管理的现状分析
（一）旅游景区办公室电子档案管理的发展
旅游景区办公室档案管理要运用文字、图像以及声音记录保存旅游景区的运营过程的活动，为需要查阅者提供文件资料。旅游景区办公室的档案管理要采取科学方法进行管理，使用计算机和网络技术逐步提高档案管理的信息化，为景区提供档案信息资源的共享与利用，提高办公室档案管理的效率，也降低了档案管理的成本。旅游景区办公室电子档案管理具有普遍性、 集成性以及动态性的特点。电子档案管理已经成为档案管理的趋势，具有一定的普遍性和标准化，方便对档案信息进行采集与存储。电子档案的输入和应用得到了集成，确保电子档案的完整性与高效率。旅游景区办公室电子档案要对电子档案数据库进行动态性的实时更新，包括档案信息采集、数据库系统对数据的处理以及档案数据的和利用等动态变化。
在信息化时代，旅游景区办公室的档案管理必须采用信息化管理方式，这样才能强化旅游景区管理，提高办公效率。电子档案管理就能够将旅游景区各种数据和信息进行及时准确统计，为旅游景区领导实时掌握景区发展状况提供了资料依据。电子档案管理涉及到了旅游景区的电子景务、景区信息公开指南、景区的管理制度、实物档案整理、数码照片档案整理、电子文件归档与档案管理等内容。旅游景区办公室电子档案管理具有重要的作用。旅游景区办公室电子档案方便了旅游质量监督管理部门对本景区的监督管理。在进行电子档案管理的同时，也要保存好相关的纸质文件。档案记录要完整细致，电子档案对于旅游投诉的受理，办公室能够给予迅速和妥善的处理。旅游景区要建立旅游资源电子档案，更好地对旅游景区资源分类管理与评价。因此，电子档案管理有助于旅游景区的开发建设，更好地提高旅游服务质量。
（二）旅游景区办公室电子档案管理存在的问题分析
一方面，旅游景区办公室电子档案管理程度比较低。一些景区办公室的电子档案管理应用程度还很低，这不能满足旅游景区信息化管理的发展与要求。旅游景区办公室的档案管理旧有的模式要进行改变，一些办公室人员对软件应用能力还很弱，缺乏电子档案管理的技能。档案管理要与其他部门的合作还有很大空间，电子档案要实现信息资源的价值，就必须有针对性地对各个部门进行服务，为这些部门提供建立电子档案方法、业务管理制度等，这些工作还有待开展。
另一方面，旅游景区办公室电子档案还需要建设和完善。一些旅游景区办公室档案信息建设落后，档案设施陈旧，难以满足办公室复杂的档案管理的需要。办公室档案管理的信息化还没有建立，数字信息资源的保存就容易出现丢失的问题。电子档案管理缺乏系统化的管理模式和完善的电子档案管理制度。办公室的电子档案管理缺乏相应的管理制度与规范，就不能够使电子档案管理走向规范化，大多处于形式化和无序化状态。例如，对于需要销毁的档案，没有定期进行销毁，降低了电子档案管理与使用效率。
三、完善旅游景区办公室电子档案管理模式
首先，要提高对电子档案的重视程度。旅游景区办公室要对电子档案管理给予足够的重视，要将原有纸质档案管理逐渐转变到电子档案管理方式。要加强对全体员工的宣传，提高景区员工对电子档案的认识和利用程度。景区领导要加强电子档案的组织保障，对旅游景区的旅游资源信息进行有效的收集、保管以及整理，使旅游景区的建设发展与电子档案管理同步。
其次，要加强电子档案的技术设施保障。要健全电子档案的信息化管理系统，要通过计算机网络技术对旅游景区办公室的档案管理软件进行升级。要采购先进的网络设备、文件数字化设备、基础设备等，这样才能确保电子档案的稳定性和安全性。同时，要根据景区实际情况，建立办公室电子档案的使用管理制度，发挥电子档案的各项设施功能。
文书档案整理是医院办公室的重要工作之一，记录了上级及本院政策的变更与发展、人员的交替、荣誉以及财务历史账单等，是医院的宝贵财富。长期以来，办公室文书档案工作一直停留在手写及手工整理阶段，对计算机的应用较少，远远落后于医院临床电子档案的电子化应用水平，更不符合办公室文书档案管理的现代化要求，医院文书档案实现电子化管理势在必行。
一、医院文书档案管理现状
（一）存档方式单一。以本院为例，作为市级专科医院，本院文书档案量相对较少，一直以纸张为主要存储方式，没有进行电脑扫描存储也没有电子文档资料，重要文件亦没有备份，档案原件被反复借阅、使用不可避免出现原件受损或遗失，而很多20年前的纸质存档文件则已经出现发黄、破损等问题。
（二）文件缺失严重。医院很多文书资料需由不同科室提供，又有很多文件归档之前也经由多科室传阅，由于没有电脑扫描存储，只能等各科室传递完毕之后归档，通常原件已经出现污损，甚至部分文件在传阅中丢失；存档之后，由于都是由档案人员结合相关档案文件要求然后根据个人理解对档案资料进行分类，确定是否应该归档，是否属于永久文件、30年文件或20年文件，档案人员的专业水平决定档案整理水平，不可避免出现文件归档类别有误以及某类文件缺失。
（三）查询困难重重。目前的查阅文件的方式费时费力，通常是：询问年限―查找收发文登记本―逐条寻找―查找登记号―逐件翻找文件―复印，遇到缺失的档案或年份不详的档案甚至要将临近所有档案查找一遍，极大地增加了办公室人员的工作量。
二、医院办公室文书档案实现电子化管理的必要性
（一）实现存档方式多样化，最大限度地保护档案原件。应用电脑扫描、照相等手段，实现档案备份，防止档案丢失无法弥补，改变传统档案只有纸质化的方式，以电子方式对档案进行收藏、管理可以有效地保护档案原件，防止档案原件因过多借阅查找而损坏或丢失。
（二）办公室文书档案电子化可以更好地体现医院文书档案的价值，实现档案资源的整合和共享。办公室文件经院领导批示后需相关科室传阅，文件不仅经常拖迟归档而且易丢失，很多需全员知晓的政策性文件也难以传达到全院，档案实行电子化管理后，对于需相关科室阅读的档案文件及可以共享的档案文件可以利用医院局域网实现院内共享，提高了档案的时效性、应用价值以及应用范围，同时也保证了文书档案的完整性。
（三）大幅度提高办公室工作效率，文件查找快捷。文书档案电子化不仅使文件资料的存储、分类以及统计等方便有序，而且再次查阅时即使年份不详，只需要关键词查找，然后打印即可，档案人员也不需要再在成堆的档案中逐一翻阅查找，节省时间，提高工作效率。
三、实现办公室文书档案管理电子化的障碍
办公室文书档案的电子化建设是一项长期任务，随着医院发展及办公自动化水平的不断提高，越来越需要档案管理摆脱现有传统方式，利用材料提交系统、文件管理系统、数据库管理系统等应用软件及计算机自带的关键词查找功能等实现档案的收集、管理、归档、查询的规范化管理，建立全面的档案数据库，但在实现电子化的过程中还面临着许多阻碍，这主要涉及到主管文书档案人员专业素质、人力物力财力以及档案存储安全等问题。
（一）主管文书档案人员的专业素养与计算机应用水平无法满足档案电子化后的要求。特别是年长者，他们的专业水平毋庸置疑，在长期的办公室工作中也已形成一套自己的档案管理方式，不过对计算机技术的应用尚难以熟练掌握，在心理上甚至排斥，不愿改变现有状态，而年轻的办公室人员虽然可以熟练应用计算机技术但在专业素养上又有所欠缺，无法将纸质档案与电子档案合理地融合归纳。
（二）初始的人力物力财力支出大。在电子档案建立之初，首先必须对办公室人员进行相关的技术培训，并随着技术的更新需要M行定期的相关知识培训，其次上网络系统、信息管理系统等都需要大量的资金投入，而后期的软件细节规范化和软件升级等都需要相关人员跟进服务。
（三）档案电子化后，由于存储设备易破坏，文件安全问题必须予以重视。一旦计算机出现故障，就可能造成系统无法工作，丢失部分资料，与此同时设备的更新也为电子档案的长久保管带来困难，特别是有时文件在，但读取设备损坏，便无法获取文件。
四、实现办公室文书档案电子化的对策
办公室电子文件档案建设比纸质文件整理的技术性要求更高、工作更细致。在做好纸质档案的整理、分类、归档之外，办公室人员在进行电子档案的建立时，必须熟练掌握电子档案的数据化系统，通过不定期的培训与交流，取长补短，结合本医院的实际，结合数据化系统与纸质档案的分类标准，对全部文件进行分类划分，集中处理，此外计算机安全的维护，亦必须制定一套科学合理的管理制度，这就要求：
（一）工作中懂得思变。就以我院办公室为例，今年以来我们以三级评审为契机，办公室工作开始实行精细化管理、电子化办公，坚持写每日工作日记，以详细记录办公室日常工作及明日计划，对于上级发文与本院发文实行电子目录登记与纸质版登记双管齐下，并将上级发文按QQ通知与邮箱通知分类存放以备相关科室查询，对于本院发文按发文科室分类存放，并利用一年时间将我院建院以来的60年档案进行了电子目录的整理，办公室、档案室各存一份，从而有效地保证文件完整性、工作系统性，文件查询更便捷。
（二）加快文书档案信息化、网络化的步伐，争取领导在人力物力财力方面的最大支持。实现部分档案资源在内部局域网资源共享，通过建立web为基础的服务体系，将分散的档案信息资源连接起来，开发利用丰富的档案信息资源，以快速、安全、可靠的途径提供服务，适时与院内外相关机构进行交流与合作，为院内职工提供更便捷的信息渠道，最大限度体现电子档案价值；此外，还需要做好各科室的档案归档意识，加强宣传，由下而上转变思维，争取医院领导支持，使相关科室充分认识和了解档案的重要性，主动配合办公室人员做好医院档案材料的收集归档工作，尤其是电子资料，及时通过扫描、照相等信息化手段，实现纸质档案和照片、实物档案的数字化处理后，以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，既可有效保护原件，更有利于档案信息资源的整合和共享，让领导看到电子档案更规范更便捷更有利用价值，从而争取最大限度的人力物力财力支持。
（三）实现办公室工作人员队伍年轻化，转变旧思维观念，树立新的管理理念，推进办公室工作电子化进程。办公室人员是档案工作的直接推动者，他们能否认可并熟练掌握电子档案，关系档案电子化能否顺利进行，所以对办公室工作队伍应该逐步年轻化，增添新血液，在职称晋升方面建立激励机制，实现文书档案管理理念的创新、管理流程的规范、管理团队的重组以及管理手段的革新，实现文书档案管理的网络化、电子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好办公室电子档案的存储、维护工作。建立档案信息网络和信息安全管理制度，对档案计算机要专管专用，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，对档案上传、下载的安全等级和访问权限进行安全设置，对移动存储安装严格把关，定期检测系统，多重加密备份，对于整理的电子文件在不同磁盘中各保存一份；对于保存文件的计算机要及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定，此外，对电子文件和计算机设备的保管设施和环境也要严格按照档案保管要求选择，预防计算机突然损害造成的电子文档无法修护。
五、Y语
综上所述，随着我国医疗卫生事业的发展和医院信息化的迅速发展，医院办公室文书档案走向电子化是必然趋势，对医院文书档案的电子化建设需要我们积极分析现阶段存在的问题及困难，努力寻求解决方法，重视人的因素，亦要加快办公室管理理念创新，提高对电子文书数据化系统的应用能力，从而尽快实现医院文书档案管理的电子化、现代化。
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