一、任职教育教学档案管理需求分析
（一）任职教育教学档案特点
任职教育以岗位任职能力需求为牵引，施训对象具有明显的层次性，施训周期具有明显的阶段性，施训模式具有明显的多样性。任职教育施训教学形式灵活、内容丰富、方法创新，常运用案例式、研讨式、想定式、启发式、任务驱动式、理实一体化等多种创新教学方式。因此，任职教育教学档案产生周期短、内容丰富多样、形式种类广、参考价值高、收集范围大，这对教学档案的收集和管理提出了很高的要求。
（二）任职教育教学档案管理问题
教学档案管理是任职教育教学工作的重要环节，各级教学单位设有档案管理员，负责教学档案的收集、保存、汇编、装订等工作，目前教学档案管理存在的主要问题有：一是归档不及时、不完整、不规范。由于某些教学活动组织参与者档案管理意识不高，教学档案选取范围不准确，教学档案归档不及时，教学档案内容不统一，档案格式标准，会造成档案遗漏、遗失、质量不高等问题，影响了档案完整性、实时性、可信性。二是档案管理工作任务量大、效率低。任职教育教学档案产生的源泉多，大多院校教学档案保存采用临时案卷和定期案卷形式，临时案卷主要收集平时产生教学档案，实时的放置在文件盒内。待学期或学年结束再进行档案选取、目录编排、装订封存等工作后转为定期案卷。档案员进行档案收集和整理时，持续周期时间长，档案筛选、补交、修改工作多，部门间档案管理协同程度低，一个档案可能存在多种格式和重复收集等问题，给档案提供者和管理员带来很多费时费力工作。三是不满足数字化建设要求。目前大多院校教学档案存档采用纸质版，纸质文档在打印、排版、装订、保存、借阅等过程存在诸多不便，而且若在教学评价、教学监察或和各种评比竞赛活动中需要提供教学档案电子版，则需要对纸质版进行扫描、拍照、图像处理等，过程极其繁琐。随着院校数字校园推广使用与大型教学活动数字化程度普及，传统教学纸质档案已经不能满足档案数字化建设的需求。
（三）教学档案管理系统应用现状
传统档案管理模式存在种种弊端，广大院校教学档案管理者对教学档案数字化管理进行了研究，提出了多种数字化档案管理模式，开发了不同技术类型的数字化档案管理系统，解决了教学档案管理系统数据存储、档案检索、数据处理、系统构建、网络化应用等问题。这些档案管理系统档案处理流程如图1所示，教学档案管理中的产生、收集、录入、筛选等工作量大的部分由人工完成，没有融入到管理系统中，不能满足数字化档案管理自动化、简洁化、系统化的要求。
二、教学档案全寿命周期管理
（一）全寿命周期管理思想
在教学档案管理的全寿命周期各阶段，各职能部门既是独立的，又是相互传承的。全寿命周期管理是一条不可分割的管理链，各阶段的管理是管理链中的一环，越是前端的环节，起到的决定性作用越强，它不但要管理好本环节，还要全面系统地为下一环节的管理着想，直至末端环节。而下一环节则须承袭上一环节的原则和设想，根据本环节在全寿命周期内的功能制定更有效的更符合实际的管理方案和措施。只有如此，一环扣一环地延续下去才能达到周期内管理目标的最大化。
（二）教学档案全寿命周期系统
教学档案全寿命管理系统是指覆盖档案产生、筛选、收集、编存、修改、流转、删除等全寿命过程，以高质量档案内容和高效化管理模式为目标的档案信息计算机管理系统。全寿命档案管理系统档案管理流程中包含了档案全寿命周期前段的建立文档、档案判断、档案录入等环节，这些环节在由系统引导用户进行，也就是用户建立文档时就已经纳入到了档案管理流程，解决了传统档案管理系统教学文档产生、收集、录入等工作脱离系统单独进行工作繁杂的问题。
三、教学档案全寿命管理系统设计
（一）系统设计思想
1.全寿命管理流程优化采用全寿命流程化处理设计，对教学档案全寿命周期中的“产生、分类、编号、传递、编排、借阅”等环节，基于流程管理方式进行协同优化，避免了传统档案管理中人为操作的工作量大、管理效率低、不协同问题，保证了档案质量，提高档案管理效率。2.编程易实现、操作简单构建与实现采用B/S互联网架构，基于SQLServer数据库开发系统与ASP.NRT网络设计系统编程实现，人机交互界面良好，操作方式简单，用户可以通过校园网登录系统进行教学文档的编写、收发、查阅等基本办公处理，档案收集、目录编排、数据处理等复杂环节则系统自动进行。3.数字化推广实用性好建立了一种全面、全员、网络化教学档案收集、共享、传递途径，满足各部门档案管理及使用要求。同时，教学档案数字化管理系统也可以嵌入到数字校园系统中去，推广实用性好。
（二）系统功能设计
教学档案全寿命管理系统主要有文档编写、档案判断、档案保存、档案管理、档案流传五大功能。文档编写主要通过嵌入各类办公应用程序应用，建立或上传各类格式的教学文档；档案判断主要是依照各部门出台的档案归档标准，对所建立、上传、接收的文档进行是否属于教学档案，如果不是则建立文档先保存在文档库，如果是则需进一步判断属于哪类教学档案；档案保存主要是在建立在档案分类后，由系统根据档案类别和日期，依据数据库和检索要求进行文件编号和命名后保存到档案数据库；档案管理主要是修改档案内容、分类，生成档案目录，档案管理员还可以对档案进行删除；档案流传主要是系统不同用户之间进行档案传递、接收。
（三）用户与职能设计
系统用户主要分为两类：第一类是普通用户，主要职能是进行教学档案初步判断，建立新档案，编排本人档案，接收他人档案，查阅部门档案等，但普通用户没有删除档案权限；第二类是档案员用户，档案员用户除了具有普通用户所有权限与职能外，还承担着对被普通用户筛除掉的非档案的文档进行再次判断与选取。另外，管理员具有删除更改部门所有档案的权限。
四、教学档案全寿命管理流程优化
教学档案数字化管理全寿命周期所包含工作主要有建立档案、档案保存、档案编辑、档案传递、档案删除等工作，系统采用“全员参与、协同合作、优化流程、自动处理”设计思路，根据不同用户职责规划系统功能模块，优化不同功能模块之间处理流程，保证教学档案收集范围大、归档专业强、管理自动化、使用效率高。所有教学文档在建立时必须先进行教学档案判定，若属于教学档案进行档案编号、保存、数据生产等流程化处理，从档案收集信息源头上保证了教学档案的完整性；普通用户与档案员双重筛选档案模式，从收集信息范围上保证了教学档案的标准性；基于数据库管理技术、互联网访问技术的设计，人人可以通过校园网登录系统进行档案编写、查阅、传递、管理，从信息使用途径上，保证了教学档案的利用率。系统功能框架与处理流程图设计如图4所示。系统进行档案建立、档案管理、档案传阅的工作流程如下
（一）档案建立流程
系统进行档案建立时主要进行的工作有建立文档、档案判断、档案分类、档案编号、入库保存。
（二）档案管理流程
档案管理主要进行的工作分为普通用户和档案员有两种，普通用户进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，档案员进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，同时还有可以进行档案删除以及对系统普通文档库档案再次档案判断选取。
（三）档案传阅流程
档案传阅流程主要包含档案传递和档案接收两部分工作，
五、档案全寿命管理系统使用制度
（一）用户端使用控制
院校机关出台系统使用管理规定，强制要求所有教学活动参与者必须通过该系统进行教学文档处理。信息管理部门则对办公计算机进行office等办公软件的限制使用，同时视情将该系统融入到数字校园管理系统中，培养用户的良好使用习惯，避免脱离档案管理系统处理教学文档现象发生。
（二）制定档案参考标准
院校级教学档案管理部门，制订出各部门教学档案收集范围、档案格式等标准，为用户在进行档案选取和档案编制提供指导，提高档案质量。
（三）定期组织档案数据评比
定期组织对各部门系统档案系统数据进行公示与评比，重点是档案内容、用户使用、档案数量、查阅次数等方面内容，配套相关奖惩制度，提高全员档案管理规范化、自觉化意识。
参考文献
[1]张莉雅.高等学校教学档案信息化管理[J].贵州民族学院学报(哲学社会科学版),2011(5).
[2]潘虹.加强军队任职教育院校教学档案建设的思考[J].西安政治学院学报,2014(6).
[3]姜雪.我国档案管理人员职业现状与继续教育[J].继续教育,2013(1).
[4]张锐.基于B/S结构的教学档案计算机管理系统研究[J].现代远程教育研究2017(1).
[5]温颖.教学业务档案管理系统的研究与实现[J].计算机时代,2019(10).
一、任职教育教学档案管理需求分析
（一）任职教育教学档案特点
任职教育以岗位任职能力需求为牵引，施训对象具有明显的层次性，施训周期具有明显的阶段性，施训模式具有明显的多样性。任职教育施训教学形式灵活、内容丰富、方法创新，常运用案例式、研讨式、想定式、启发式、任务驱动式、理实一体化等多种创新教学方式。因此，任职教育教学档案产生周期短、内容丰富多样、形式种类广、参考价值高、收集范围大，这对教学档案的收集和管理提出了很高的要求。
（二）任职教育教学档案管理问题
教学档案管理是任职教育教学工作的重要环节，各级教学单位设有档案管理员，负责教学档案的收集、保存、汇编、装订等工作，目前教学档案管理存在的主要问题有：一是归档不及时、不完整、不规范。由于某些教学活动组织参与者档案管理意识不高，教学档案选取范围不准确，教学档案归档不及时，教学档案内容不统一，档案格式标准，会造成档案遗漏、遗失、质量不高等问题，影响了档案完整性、实时性、可信性。二是档案管理工作任务量大、效率低。任职教育教学档案产生的源泉多，大多院校教学档案保存采用临时案卷和定期案卷形式，临时案卷主要收集平时产生教学档案，实时的放置在文件盒内。待学期或学年结束再进行档案选取、目录编排、装订封存等工作后转为定期案卷。档案员进行档案收集和整理时，持续周期时间长，档案筛选、补交、修改工作多，部门间档案管理协同程度低，一个档案可能存在多种格式和重复收集等问题，给档案提供者和管理员带来很多费时费力工作。三是不满足数字化建设要求。目前大多院校教学档案存档采用纸质版，纸质文档在打印、排版、装订、保存、借阅等过程存在诸多不便，而且若在教学评价、教学监察或和各种评比竞赛活动中需要提供教学档案电子版，则需要对纸质版进行扫描、拍照、图像处理等，过程极其繁琐。随着院校数字校园推广使用与大型教学活动数字化程度普及，传统教学纸质档案已经不能满足档案数字化建设的需求。
（三）教学档案管理系统应用现状
传统档案管理模式存在种种弊端，广大院校教学档案管理者对教学档案数字化管理进行了研究，提出了多种数字化档案管理模式，开发了不同技术类型的数字化档案管理系统，解决了教学档案管理系统数据存储、档案检索、数据处理、系统构建、网络化应用等问题。这些档案管理系统档案处理流程如图1所示，教学档案管理中的产生、收集、录入、筛选等工作量大的部分由人工完成，没有融入到管理系统中，不能满足数字化档案管理自动化、简洁化、系统化的要求。
二、教学档案全寿命周期管理
（一）全寿命周期管理思想
在教学档案管理的全寿命周期各阶段，各职能部门既是独立的，又是相互传承的。全寿命周期管理是一条不可分割的管理链，各阶段的管理是管理链中的一环，越是前端的环节，起到的决定性作用越强，它不但要管理好本环节，还要全面系统地为下一环节的管理着想，直至末端环节。而下一环节则须承袭上一环节的原则和设想，根据本环节在全寿命周期内的功能制定更有效的更符合实际的管理方案和措施。只有如此，一环扣一环地延续下去才能达到周期内管理目标的最大化。
（二）教学档案全寿命周期系统
教学档案全寿命管理系统是指覆盖档案产生、筛选、收集、编存、修改、流转、删除等全寿命过程，以高质量档案内容和高效化管理模式为目标的档案信息计算机管理系统。全寿命档案管理系统档案管理流程中包含了档案全寿命周期前段的建立文档、档案判断、档案录入等环节，这些环节在由系统引导用户进行，也就是用户建立文档时就已经纳入到了档案管理流程，解决了传统档案管理系统教学文档产生、收集、录入等工作脱离系统单独进行工作繁杂的问题。
三、教学档案全寿命管理系统设计
（一）系统设计思想
1.全寿命管理流程优化采用全寿命流程化处理设计，对教学档案全寿命周期中的“产生、分类、编号、传递、编排、借阅”等环节，基于流程管理方式进行协同优化，避免了传统档案管理中人为操作的工作量大、管理效率低、不协同问题，保证了档案质量，提高档案管理效率。2.编程易实现、操作简单构建与实现采用B/S互联网架构，基于SQLServer数据库开发系统与ASP.NRT网络设计系统编程实现，人机交互界面良好，操作方式简单，用户可以通过校园网登录系统进行教学文档的编写、收发、查阅等基本办公处理，档案收集、目录编排、数据处理等复杂环节则系统自动进行。3.数字化推广实用性好建立了一种全面、全员、网络化教学档案收集、共享、传递途径，满足各部门档案管理及使用要求。同时，教学档案数字化管理系统也可以嵌入到数字校园系统中去，推广实用性好。
（二）系统功能设计
教学档案全寿命管理系统主要有文档编写、档案判断、档案保存、档案管理、档案流传五大功能。文档编写主要通过嵌入各类办公应用程序应用，建立或上传各类格式的教学文档；档案判断主要是依照各部门出台的档案归档标准，对所建立、上传、接收的文档进行是否属于教学档案，如果不是则建立文档先保存在文档库，如果是则需进一步判断属于哪类教学档案；档案保存主要是在建立在档案分类后，由系统根据档案类别和日期，依据数据库和检索要求进行文件编号和命名后保存到档案数据库；档案管理主要是修改档案内容、分类，生成档案目录，档案管理员还可以对档案进行删除；档案流传主要是系统不同用户之间进行档案传递、接收。
（三）用户与职能设计
系统用户主要分为两类：第一类是普通用户，主要职能是进行教学档案初步判断，建立新档案，编排本人档案，接收他人档案，查阅部门档案等，但普通用户没有删除档案权限；第二类是档案员用户，档案员用户除了具有普通用户所有权限与职能外，还承担着对被普通用户筛除掉的非档案的文档进行再次判断与选取。另外，管理员具有删除更改部门所有档案的权限。
四、教学档案全寿命管理流程优化
教学档案数字化管理全寿命周期所包含工作主要有建立档案、档案保存、档案编辑、档案传递、档案删除等工作，系统采用“全员参与、协同合作、优化流程、自动处理”设计思路，根据不同用户职责规划系统功能模块，优化不同功能模块之间处理流程，保证教学档案收集范围大、归档专业强、管理自动化、使用效率高。所有教学文档在建立时必须先进行教学档案判定，若属于教学档案进行档案编号、保存、数据生产等流程化处理，从档案收集信息源头上保证了教学档案的完整性；普通用户与档案员双重筛选档案模式，从收集信息范围上保证了教学档案的标准性；基于数据库管理技术、互联网访问技术的设计，人人可以通过校园网登录系统进行档案编写、查阅、传递、管理，从信息使用途径上，保证了教学档案的利用率。系统功能框架与处理流程图设计如图4所示。系统进行档案建立、档案管理、档案传阅的工作流程如下
（一）档案建立流程
系统进行档案建立时主要进行的工作有建立文档、档案判断、档案分类、档案编号、入库保存。
（二）档案管理流程
档案管理主要进行的工作分为普通用户和档案员有两种，普通用户进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，档案员进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，同时还有可以进行档案删除以及对系统普通文档库档案再次档案判断选取。
（三）档案传阅流程
档案传阅流程主要包含档案传递和档案接收两部分工作，
五、档案全寿命管理系统使用制度
（一）用户端使用控制
院校机关出台系统使用管理规定，强制要求所有教学活动参与者必须通过该系统进行教学文档处理。信息管理部门则对办公计算机进行office等办公软件的限制使用，同时视情将该系统融入到数字校园管理系统中，培养用户的良好使用习惯，避免脱离档案管理系统处理教学文档现象发生。
（二）制定档案参考标准
院校级教学档案管理部门，制订出各部门教学档案收集范围、档案格式等标准，为用户在进行档案选取和档案编制提供指导，提高档案质量。
（三）定期组织档案数据评比
定期组织对各部门系统档案系统数据进行公示与评比，重点是档案内容、用户使用、档案数量、查阅次数等方面内容，配套相关奖惩制度，提高全员档案管理规范化、自觉化意识。
参考文献
[1]张莉雅.高等学校教学档案信息化管理[J].贵州民族学院学报(哲学社会科学版),2011(5).
[2]潘虹.加强军队任职教育院校教学档案建设的思考[J].西安政治学院学报,2014(6).
[3]姜雪.我国档案管理人员职业现状与继续教育[J].继续教育,2013(1).
[4]张锐.基于B/S结构的教学档案计算机管理系统研究[J].现代远程教育研究2017(1).
以管理文档为核心，纳入程序、同步建档
地铁建设过程中，各建设工序环节对施工质量和安全要求非常严格。公司明确档案管理部门职能定位，理顺档案管理体系，确定了档案管理目标后，我们在日常档案管理工作中，把档案管理目标与职能部门、专(兼)职档案管理人员具体工作相结合，制定标准、安排计划、明确责任、严格考核，这样从根本上改变了在工程建设传统管理模式中轻视档案管理工作的局面。档案资料管理标准要求公司各项工作必须实行档案信息一体化管理，从源头上控制文件资料的形成与流向，实现文件资料和档案的“无缝”衔接，把后期对档案的控制要求(完整性、准确性、系统性)提前到文件的管理阶段，做到前端控制。实行工程资料监管“关口前移，全程跟踪，同步验收”的管理模式，从而保障地铁工程项目建设质量安全要求。
1 与市质量监督站、市城建档案馆对二号线车站、区间、装修、风、水、电工程的施工用表(主要检验批和施工记录用表共计957张)进行规范，编写了《西安市轨道交通工程资料验收标准》(土建工程)和《建筑工程资料验收标准》，并已下发到各参建单位，为档案专项验收打好基础。
2 加强日常监控工作。在地铁工程建设之初，明确了各参建单位收集、整理、归档责任和义务，切实保证工程档案的完整性、准确性和系统性，我们始终坚持三个结合：(1)联合市城建档案馆采取定期与不定期形式对施工单位资料编制情况进行检查指导和参建单位自查自纠相结合，(2)业务培训和先进试点相结合，(3)档案验收和工程月度信誉考核相结合。实施三个指导：(1)指导参建单位项目经理、总监、资料员共计215人次就竣工文件的编制、组卷、归档业务，现已完成了四次业务培训。(2)搭建了参建单位资料员信息交流平台( Q群共有315人)，指导资料员互相学习、取长补短、交流经验。(3)加强与城建档案馆联系。并请他们到施工、监理单位检查指导内业资料的编制。要求四个同步：(1)下达工程项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，(2)检查工程项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步，(3)验收工程项目与验收项目档案同步t(4)工程结算与信息中心出具项目文件材料归档情况证明同步。
目前，地铁二号线土建工程验收相继进行了档案专项验收，严格落实工程档案专项验收制度，做到“档案不合格、工程不验收”，对竣工档案严把质量关，以点带面，发挥好项目档案的验收的“推动、促动、震动”作用，全面规范建设项目档案验收工作。对不符合验收要求的档案提出整改意见，直到整改达到要求才给予验收。现已完成二号线17个车站、16个区间的主体工程验收，把档案的专项验收提前到重点分部工程的验收，及早介人，全程跟踪，确保项目档案工作与项目建设同步进行，在开工技术交底、中间过程检查、工程竣工验收三个环节中，建立了切实可行的项目档案工作管理流程，对做好项目工程档案工作起到了很好的促进作用。
实现档案文件自动流转功能，完善创新、提升水平
我们根据《重大建设项目档案验收办法》，要求纸质档案与电子档案同步归档。2009年西安市地下铁道有限公司信息中心与清华紫光公司共同开发了地铁档案管理信息系统，对档案管理信息化工作进行了统筹规划和专项实施，建立西安地铁档案管理信息系统，并向所有参建单位下发了档案管理信息系统单机版，要求参建单位在单机版上完成电子数据的录入工作。
档案管理信息系统作为企业整个信息综合管理系统的重要信息支撑。功能主要包括：进出检查、版本控制、审核追踪、操作日志、更改通知、电子分发、虚拟组卷归档等。档案管理信息系统要求各类正式文档都要通过规范统一的文档模板的方式来生成，通过标准分发模板和审批模板实现其分发、审批和。档案管理系统实现了用一个大型数据库和档案服务器来管理和存储所有的各类的文件。文件被分类编码后，并附上电子文档，可被关联或连接到系统内各模块中的任何一个对象，给不同业务技术人员的利用和访问提供了极大的便利。
在贯标结束后，即形成档案管理体系时，需要信息化系统再提供一系列的流程支撑体系，通过信息化的流程来实现这些标准体系的贯彻和落实。我们按照ISO 9001管理的要求，建立了档案验收、档案接收等一系列流程，将施工中每一工序应归档的资料定量化，如钻孔灌注桩分部，应填写的质量验收检验批表3张，施工记录5张，规范了质量控制资料的编写，通过档案信息管理平台，做到档案归档管理事前有预防、过程有监督，事后有分析，贯彻ISO质量体系的PDCA管理理念，规定工序归档清单样板，编制了《招投标文件归档作业指导书》《第三方监测归档业务作业指导书》和《施工图归档作业指导书》《设备仪器档案归档作业指导书》等各门类档案作业文件，同时利用计算机软件技术，可实现档案收集、管理体系文件的、更新、查询、监控、利用等自动流转功能。
目前，二号线勘察、测绘、设计、招标单位(共计35个)档案的电子与纸质档案的同步归档工作已完成，形成工程档案9561卷，初步设计图12351张，首次将地铁勘察的地质岩芯照片(包括西安地质的14条地裂缝)7.6万张归档，现阶段的正在进行结构子单位工程验收过程中，各施工、监理单位正在档案单机版上完成档案数据的录入工作，信息中心负责人审核电子数据准确无误通过后，再将纸质档案归档。同时我们推进音像档案流媒体管理系统，重点是工程建设中隐蔽工程、
重点工序的拍摄，实现流媒体资料的收集、管理、利用，将更直观展示工程建设全过程。现已完成了分阶段向市城建档案馆移交档案资料的任务。根据档案数据异地存储备份的要求，我们完成了档案数据灾难备份，健全了档案安全保密体系，在公司内外网隔离条件下，开放网上赋权借阅，实现档案信息资源共享。
回顾地铁二号线建设项目档案工作中取得了一定的成绩，但我们也清楚地认识到，档案工作是一个系统的、连续的过程，是―项需要常抓不懈、严细求实的工作。目前仍存在一些困难和问题，总结档案工作所走过的路程，我认为，以下经验在今后的工作中应加以坚持和发扬，在档案管理下一步工作中，应做好下述几方面工作：
1 按照“持续改进”原则，健全各项档案管理标准
一流企业建标准、二流企业创品牌、三流企业造产品，既然我们的地铁目标是“建一流地铁”，一流企业就要建立高于国家标准的企业标准，按照“持续改进”原则，积极推行全面质量管理理念，健全各项档案管理标准，如二号线土建工程资料编写规范只量化到具体表格，下一步要尽陕组建团队，统一表格内容的填写，建立机电系统归档资料的编写标准。
2 档案管理体系应具有系统性
地铁档案管理工作涉及面广，工程档案管理工作是一项系统工程，从项目前期的建设工作到最终的国家验收，形成PDCA闭合环，它在工程建设中环环相扣，步步相连。为了加强对重点工程各阶段档案工作的有序管理，保证归档资料的完整、准确、系统，公司总部在工程项目开始阶段就加强档案意识的宣传和档案业务知识的培训，用规范化、标准化来严格要求工程资料归档工作。二号线参建单位多达100多家，所以在开工建设初期，就要明确各单位工程的验收范围和程序，单位工程内部各分部之间接口界面的验收流程，落实各部门和有关人员档案工作责任制，形成有效运行的项目档案工作管理体系。
3 档案管理体系应具有预防性
必须明确规定将项目档案工作纳入建设项目合同管理，对项目档案管理全过程工作提出明确要求。实现关口前移，全程跟踪。同步验收总体目标。
4 档案管理体系应具有全面有效性
2.电子档案的安全性分析
在档案学领域中，安全性的问题一直是业界人士关注的重点。电子档案信息安全的研究一般侧重于电子档案信息的永久保存阶段的安全保障问题，如电子档案的长期可存取性等，但忽略了在利用阶段如何保障电子档案信息的安全。然而这～阶段也正是电子档案信息安全最易出问题的阶段。电子档案自生成之后其职能活动就随着时空的传递而变换，这种系统内流转的过程涉及到较复杂的管理流程和技术环境，如果单纯地由技术措施从根本上解决电子档案信息安全问题，存在相当大的难度。所以我们需在电子档案的流程管理中，按层次化的管理目标构建出一种安全管理模型，建立起与之相应的电子档案管理策略。电子档案管理过程的安全性主要涉及鉴别、访问控制、机密性、完整性和可用性。本文主要从访问控制和应用方面对电子档案安全策略进行探讨。
3.电子档案安全管理策略的探讨
3.1电子档案安全管理的指导思想
近几年来，档案数字资源数量呈几何量级增长，媒体形式的多样化，以文本、图像、音视频、电子出版物、移动信息、软件、数据库等各种形式呈现，信息内容涉及领域广泛。附着在这些档案数字资源之上的元数据在档案数字资源的转换、迁移过程中积累的数量更为庞大，保存成本会越来越高。
3.2流程管理下的层次模型概述
电子档案的安全管理应贯穿文件的整个生命周期，涉及了文件的生成、流转、归档、移交、保管和利用等过程，为确保文件的真实、完整、可用与安全，达到电子档案安全管理的根本目标，就要通过系统化的流程进行规范，明确各阶段的边界范围，突破原有方式的安全机制，建立更为高效的电子档案安全策略，对数字档案馆电子档案管理提供新的管理理念。
在实现电子档案安全管理目标的驱动下，为加强电子档案的流程管理，首先将电子档案的安全模型进行了层次划分，它包括了生成层、保管层、流程层、应用层等四层，其中-生成层（关键信息是否受到必要的安全保护）保管层（电子凭证价值）流程层（安全流程是否合理并且有效）应用层（安全策略的建立）
3.3档案数字资源和档案数字副本
电子档案载体进行有效的保存，还要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存。在应用层面，各类用户使用的不再是电子档案，而是电子档案副本。电子档案将和元数据一起封存起来，不再提供利用。也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电子档案副本。
档案数字资源是指以数字形式存在的各类档案资源。包括各级各类在线生成并归档的电子文件即电子档案，和将各种载体的档案数字化后形成的所有档案数字副本，以及各种因保管、利用需求而形成档案数字副本的集合。这里可以通过以下公式进行描述。
档案数字副本指各种档案的数字化副本，包括电子档案副本和其他档案数字副本两个部分。电子档案副本是指抽取电子档案的所有内容信息，在内容上与电子档案保持完全一致，但不具备电子档案形成过程中封装的元数据信息，不具有凭证价值，仅为利用者提供信息查询而形成的数字信息。其他档案数字副本是指将纸质、录音、录像、照片、实物等档案数字化形成的档案数字副本。
3.4建立电子档案应用层安全策略
电子档案的流程管理是系统化的过程。在生成层面，档案管理部门要强调系统生成的电子文件能有效保存，即对有保存价值的电子文件得到确认，并能有效地归档和维护：在保管层面，所形成的一定是真实完整电子文件归档后形成的电子档案，因为电子档案来自不同的途径，那么其内容和格式会存在一定的差异，因此，不但要对电子档案载体进行有效的保存，还要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存。在应用层面，各类用户使用的不再是电子档案，而是电子档案副本。电子档案将和元数据一起封存起来，不再提供利用。也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电子档案副本。
4.安全管理策略的内涵阐释
4.1元数据与电子档案共同封装保存
元数据是关于文件的背景信息和结构数据，是专门用于满足电子文件管理需求，保证文件真实、完整、可用和安全的数据。电子文件管理则需要关联的元数据系统，元数据与电子文件在整个文件生命周期是自始至终地关联在一起的。在原有的电子档案安全管理模式中，电子档案的日常管理，对各类档案资源数据进行采集，如日常增量数据、未归档资料信息数据、现行文件、个人上传数据（文档、照片、媒体）等。支持标准格式数据的导八、导出和电子原文的批量上载。电子档案的整理、流转、迁移等很多都会产生更多的元数据。
4.2面向应用层的电子档案副本
保障电子档案原始性和凭证作用的元数据信息形成在电子档案的生成层和保管层。在抽取电子档案内容信息后形成了电子档案副本，这些副本是数字档案馆为满足使用者的需求而提供的。数字档案馆面对众多用户，他们多以搜索所需信息解决问题为主要目的。因此，电子档案副本的内容与电子档案完全一致，可以满足利用者的各种使用目的，无需要求电子档案副本具备凭证价值的功能。
4.3电子档案副本信息的属性
利用者在使用数字档案馆的电子档案副本时会产生各种使用信息，同时，电子档案副本在数字档案馆保管过程中也会产生大量管理信息。利用电子档案副本会产生利用权限、利用密级、利用对象、时间、主题、内容、数量等数据信息。这些是数字档案馆进行利用对象、目的、重点、内容、数量、频次、时段等各种统计分析所需要使用的数据。这些数据的重要作用体现在：管理并使用这些数据有助于强化对数字档案馆的职能管理，有助于数字档案馆的职能拓展，有助于数字档案馆在更新技术支撑下得到进一步发展。这些信息是基于电子档案副本活动而产生的，属于管理信息的一个组成部分。
5.安全管理策略中的关键问题
5.1电子档案的永久性保存
在技术发展迅速、软硬件换代迅速的时代，载体寿命期限、系统变化、各种保管环境改变是影响电子档案永久性保存的重要因素。在电子档案保管中对设备系统的依赖等问题可以由数字档案馆保管层根据需要随时解决。同时，在原有管理模式中遇到的信息传递中的易改写等问题也可以避免。安全管理策略有效地解决了对电子档案信息和载体双重的永久性保存。
5.2建立电子档案转换为副本的系统规范
在思想上要提高认识，明确档案管理规范化的流程，根据本单位实际情况，对档案管理工作进行科学合理规划。并严格遵循各项制度措施，努力提升档案管理工作水平。
（一）明确目标。单位领导要加强联系，密切配合，根据本单位实际，结合档案管理和档案资料使用需要，制定明确的档案管理目标。例如，明确管理人员的工作目标，明确管理制度目标和档案数字化处理所要达到的目标。并在这些目标指引下，严格落实档案管理规章制度，确保目标明确，制度得到有效落实。进而有效约束管理人员各项工作，让他们更好履行职责，促进档案管理规范化。
（二）做好规划。根据档案管理目标，以实现档案规范化管理为目标，做好规划工作。举办各种形式的宣传交流活动，增强档案管理意识，增加资金投入，注重信息技术应用。并制定档案管理的长期和远期规划，对完成较好的单位和个人采取奖励措施，对没有达到管理目标的采取惩罚措施。
二、健全档案规范化管理措施
以推动档案管理制度化和流程化为目标，制定健全完善的管理措施，严格规范档案管理各项活动，避免工作上出现疏忽，让档案管理活动有序进行。
（一）完善制度。以实现档案规范化管理为目标，制定健全完善的制度措施，确保各项制度有效落实。同时还要严格遵守和执行各项规定，让相关制度有效落实，更好约束和规范各项工作流程，提高档案管理水平。
（二）明确责任。建立并落实责任制，明确档案管理人员职责，让他们在职责范围内开展工作。并且管理人员要增强责任意识，遵循《档案法》和档案管理规章制度，做好职责内的每一项工作，有效提升档案管理水平。
（三）奖惩激励。建立奖惩激励制度，让管理人员有效遵循管理制度，增强他们的责任感，提高他们的管理水平。例如，对档案管理到位、水平高的单位和和个人实施奖励，对没有遵循制度措施、管理工作不到位的采取惩罚措施。
三、注重提高管理人员素质
?C合采取有效措施，促进档案管理人员素质提高，健全管理培训措施，让他们有效遵循管理流程和制度措施，为档案管理水平提升贡献自己的力量。
（一）引进人才。充分发挥优秀人才的作用，相关单位要结合档案管理需要，以实现档案规范化管理为目标，引进专业知识扎实、管理技能强的工作人员。进而充实档案管理队伍，为有效开展档案管理的各项活动奠定基础，储备优秀的人才资源。
（二）加强培训。以提升档案管理人员素质为目标，构建完善的管理培训措施，明确管理培训目标，更好约束和规范管理人员。加强培训工作，采用讲座、专题学习、课堂授课、参观学习等形式，让档案管理人员深化对理论知识的学习，努力提高管理工作水平，不断积累经验，适合档案管理需要。另外还要加强学习，提高法律意识、责任意识、道德水平，增强对管理工作的适应性，促进档案管理规范化。
四、加强档案管理监督巡视
相关领导要提高思想重视程度，严格落实各项制度，加强巡视和检查监督，及时发现并改进存在的不足，有效规范档案管理各项工作。
（一）健全制度。以提升档案管理规范化水平，有效约束和规范档案管理工作为目标，健全监督巡视制度。合理配备工作人员，明确工作人员职责，让他们有效规范管理活动。根据规章制度和管理规范流程，严格执行和落实巡视监督制度，定期和不定期对档案管理工作开展巡视。要让管理人员明确职责，加强管理，严格遵循相关制度措施。对可能出现的问题，应该及时采取完善措施，从而弥补可能存在的不足，让管理流程更加规范化，管理措施更为有效地执行和落实。同时还要建立有效的巡视监督汇报制度，让负责人汇报自己的工作，做好整改工作，防止档案管理过程出现疏忽，推动档案管理工作水平有效提升。
1.1 当事人对档案管理的重视程度不够
在现在很多大型企业内部由于专业人员的增多，导致对流动人员并不是特别重视，进一步就会影响企业对流动人员的认识档案的重视程度有很大的降低。而且在企业的不断拓展的情况下，流动人员的流动速度也出现了大幅度的提升，这种情况的出现提高了流动人员的档案流动性，而企业对这种流动性过大的档案一般都没有一定的重视或者认为流动人员的认识档案没有太大的重要性。多种因素的影响下就是的对流动人员的认识档案的重视程度发生大幅度的降低。这种不重视的情况就会导致流动人员自身的职业生涯受到非常严重的影响，在以后转为正式人员之后也会有一些心理阴影。因此企业需要对流动人员的认识档案的重视程度有一定的提高。
1.2 单位人事档案管理工作的不规范
现在社会上大多数企业对认识档案的管理并没有太多的重视，这主要是因为在社会对档案的规定中对人事档案是隶属于国家档案的，也就是说人事档案是国家档案的一种。说明人事档案是具备档案的特性的，但是除此之外人事档案还具备一些自有的性质。因此对人事档案的管理如果不到位就会引起整个人事档案的安全性和人员的流动性。但是在目前对各个企业的人事档案管理的研究过程中发现，现在社会上对人事档案的管理还存在一些弊端，这些弊端主要包括三个方面，在这里笔者对这三个方面进行详细的论述。第一，由于流动人员具备很强的流动性，这就使得企业对流动人员的人事档案没有太多的重视，对流动人员的人事档案不能做到及时有效的更新，这就引起了人事档案内容出现陈旧的情况。第二，在进行档案登入的过程中使用的手续并不完善，这就使得整个档案的内容与实际时间还存在这一定的差距，加上登入时所使用的笔迹并不耐久，综合上述就会表现出档案的信息还存在很大的缺失。第三，由于人事档案是隶属于国家档案的，这就需要在人事档案中涉及的内容需要全面。但是在现在企业对档案的登入中所进行信息登入的比较少，应用的资料也很少，这就出现了人事档案不全面的情况。
1.3 完全封闭式的档案管理制度
在人事档案进行保管的过程中，由于具备很大的机密性，使得对认识档案的保管在一个完全封闭的情况下进行。在进行档案保管的过程中，连本人都不可以进行随便的查阅，这种情况就会促使流动人员对企业和自身的工作能力不能清楚的了解。而且这种封闭的档案管理方式还会使得流动人员在更换工作的时候不能得到自己的人事档案。
2 加强流动人员人事档案管理工作的对策
2.1 提高管理要求和对工作重要性的认识
对整个人事档案的管理来说需要企业对流动人员的人事档案有一个清楚的认识，只有这样才能做好对流动人员人事档案的管理。对企业的要求首先要对人事档案的管理有一个清楚的认知，要求企业了解到在现在发展的社会中流动人员的人事档案对企业的发展也能够起到非常重要的作用。而且在进行认识档案管理的过程中还需要企业档案管理人员能够按照国家的档案规定来对流动人员的人事档案进行管理，同时还需要度流动人员的工作状态进行有效的观察，这种观察是作为对人事档案评定的重要依据。其次，还需要提高档案管理人员的职业素养，并对国家规定的档案掌握能够清楚的掌握。而且在企业的新时期还需要对人事档案管理中存在的问题进行一个合理有效的解决，对流动人员的人事档案还要进行更加深入的研究，在管理方面还需要进行创新制度，促使对档案的管理能够有很大的提升。
2.2 加强人事档案管理各环节的规范化和科学化
流动人员按有关规定与原单位办理脱离行政关系手续后，原单位应在30日内按照管理权限将其人事档案移交同级党委组织部门或政府人事行政部门人才交流服务机构。单位根据自己的情况建立一个专门的流动工作人员的人事档案库，进行科学化和规范化的档案管理。
2.3 不断创新档案管理模式
一、流动人员人事档案管理存在的问题
（1）流动人员档案管理法制建设不健全。我国现行档案法律和档案政策存在明显的不足，关于流动人员档案的知情权和隐私权方面存在空白。在档案法规的各项规定中都没有对档案知情权明确界定，流动人员认为有查阅人事档案内容的权利，但大多数管理人员根据多年的档案管理经验认为流动人员不能查阅自身档案，两者之间容易发生冲突。（2）流动人员档案管理体制层层分割。流动人员档案管理机构层层分割，各个行政机构之间的联系较少，各自独立行政，不利于全面把握流动人员的信息，造成流动人员档案管理的滞后性和不合理性。（3）流动人员档案管理环节问题重重。因为流动人员频繁流动的特点，流动人员人事档案管理中各环节问题重重，维护档案的完整与安全并非易事。（4）流动人员档案管理部门现代化程度偏低。对流动人员档案的管理始终要抓住其流动性的特点，这就需要更为快捷、高效的现代化管理手段做支撑。许多流动人员的档案管理部门现代化程度不高，相当数量的流动人事档案管理部门管理手段落后，没有相应的硬件设备。
二、流动人员人事档案管理的改革措施
（1）健全流动人口管理法规。法律是维护社会秩序的有力武器，也是保障公民权利实现的最后一道防线。面对目前流动人口管理法律文件中存在的诸多问题，面对传统体制造成的流动人口与常住人口的法律地位的差异，只有抓住机遇，重新构造相关法律，才能以缩小与宪法“人人平等”原则的差距，真正做到依法管理，从根本上解决流动人口管理的难题。用法律的手段来约束规范流动人员档案管理的行政工作，针对目前我国在流动人员档案法治建设中存在的法律体系不完善、流动人员档案政策滞后和不足和特有档案政策缺乏的问题，应该不断的改善这方面的问题。（2）完善人事档案管理体制。在人员流动速度加快的情况下，人事档案管理中存在“政出多门”、档案多头管理的现象，流动人员档案管理需要进行改制，有必要建立一个统一的机构，或建立人事档案管理的统一政策，从根本上解决人事档案多头管理问题。根据“统一领导，分级管理”的原则，在一定区域内设置流动人事档案管理机构，集中管理该类档案，集中统一管理有利于保证档案的完整与安全，也可以减轻用人单位和国家的负担。（3）加强档案部门之间的沟通。统一流动人员档案管理机构，加强管理部门间的联系，冲破体制的限制加强档案部门间的沟通，加强部门、单位之间的沟通与合作，提高人事档案管理质量。（4）提升现代化管理水平。在信息化时代的大背景下，要想提高档案工作效率，就须加快流动人员档案服务信息化的进程。选取适宜进行信息化，有利于推动人才流动工作的内容进行网络管理，涉及隐私性很强或对于人才工作无意义的内容免予信息化。
实践证明，这些办法都是非常科学的、规范的、有效的，其中包含着前人极其丰富的建库经验，能够帮助单位建立科学、规范、实用的档案内容数据库。基层水管单位要加强与上级档案部门的联系，寻求主管部门的帮助和指导。要注重档案数据库运行安全工作。建立安全运行规章制度，提高网络安全技术手段，定期备份和异地备份档案资源数据信息，实行档案身份认证和密级双重控制机制，合理控制用户权限等，确保档案信息网络传输和利用安全。
开发利用是档案信息化管理的目的档案信息化管理的出发点和归宿是满足利用者的需要，提高利用率。基层水管单位档案信息化管理必须转变服务观念，将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新。在服务机制上，档案管理人员要告别“坐等上门”、“看摊守库”的旧观念和旧习惯，树立“以用户需求为中心”的服务理念，变被动服务为主动服务、跟踪服务，充分发挥档案资源利用潜能。在服务方式上，可以配置档案管理服务器，建立档案服务局域网站，通过权限管理为本单位和上级部门提供双向档案在线服务。一方面本单位人员和上级部门能即时与档案管理人员沟通、交流档案信息，在线查询和调用数据库档案资料。另一方面本单位人员利用网站将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，从而大大提高档案工作效率和管理水平。档案利用工作还必须兼顾安全保密性原则。基层水管单位档案部门除了要应用先进的信息技术手段解决网络安全问题外，还应该加强对电子档案的开放鉴定工作，处理好利用与保密的关系，在《档案法》允许范围内实现资源共享，实现安全合理利用。
1引言
企业档案工作是利用科学的原则和方法直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的综合性工作。以1978年钱学森在上海文汇报发表《组织管理的技术——系统工程》一文为标志，系统工程思想引进中国，并于20世纪90年代到21世纪初由肖汉杰[1]、韩瑛瑾[2]、孙梦芝[3]、廖岚亭[4]、翟素萍等[5]、郑元香[6]和李惠铭[7]等尝试引入档案工作实践中。周贤慧[8]运用系统工程原理将档案工作系统解构为档案工作目标、档案工作管理内容（各流程环节）、档案工作管理资源（人财物等环境）等方面。本研究以中国航发沈阳发动机研究所为例，借鉴现代系统工程模型和梁春华等[9]构建的情报工作体系，构建以愿景为目标，以档案管理、档案编研、档案科研工作需求为输入，以需求体系、操作体系、产品层次体系为核心，以综合保障体系为支撑，以档案产品为输出的基于系统工程思想的企业档案工作管理体系，旨在以更快的速度、更高的质量、更低的成本开展企业档案工作，充分发挥档案的内在价值，为企业发展提供支撑与保障。
2基于系统工程的档案工作管理体系的定义
系统工程思想和方法经过多年的发展，已经由朴素的系统工程思想，发展到以美国系统工程专家霍尔（A.D.Hall）三维结构模型为代表的传统系统工程思想[10]，进一步发展到以美军标准MIL-STD-499A/B和国际系统工程协会的系统工程思想为代表的现代系统工程思想[11]。霍尔三维结构模型的系统工程思想集中体现在时间维、逻辑维和知识维上。时间维以工作流程为基础，以管理内容和管理目标为核心。逻辑维以逻辑思维为基础，以系统工程过程为表现形式。知识维以方法和技术为基础，以解决每一阶段、每一步骤中可能出现的关键问题为目的。基于系统工程理论的档案管理体系是借鉴现代系统工程的理论和思想[11]，将其应用到档案工作中来，优化和丰富档案工作管理体系，使档案工作更加科学、高效。基于霍尔三维结构模型和基于INCOSE系统工程的档案工作管理体系分别如图1和2所示。
3基于系统工程的档案工作管理体系的构建
以中国航发沈阳发动机研究所为例，借鉴如图1和2所示的档案工作管理体系，构建以愿景为目标，以档案管理、档案编研、档案科研工作需求为输入，以需求体系、操作体系、产品层次体系为核心，以综合保障体系为支撑，以档案产品为输出的基于系统工程思想的企业档案工作管理体系，如图3所示。
3.1以统帅发展为目的，确定档案工作的愿景。
档案工作愿景，旨在为开展档案工作提供目标指引和方向导航，从战略层面解决“做对工作”的问题。档案工作的核心属性是原始记录的管理性和原生知识的支撑性。档案工作就是将过去完好地保存为历史记录，把现在完整地保存为原始记录，为现在与未来提供尽可能多的历史记忆和知识支撑，让历史学家有过去可研究，让政治学家有现在可研究，让档案学家能有现在可把握与有未来可预测。中国航发沈阳发动机研究所确定的档案工作使命是围绕研究所航空发动机和燃气轮机的技术与产品研发和科研管理全生命周期的档案工作需求，开展档案管理、编研、科研工作，发挥档案工作“历史记忆和知识支撑”的作用，为所提供“科研发展保障，管理决策支撑”。档案机构愿景是全面建设产品一流、技术一流、队伍一流、环境一流的中国航空发动机档案研究和保障中心。
3.2以输入需求为目的，构建档案工作需求体系。
档案工作需求体系是围绕企业核心业务，贯穿技术与产品研发和科研管理的全寿命周期，通过档案管理与档案编研工作，实现历史记录的管理性和原生知识的支撑性目标，促进档案机构愿景和“做对工作”目标的达成。需求体系包括档案管理、档案编研和档案科研三个子体系。中国航发沈阳发动机研究所档案管理、档案编研和档案科研需求子体系以航空发动机工作分解结构（WBS）为基础，以航空发动机技术与产品研发和科研管理全寿命周期为主线，以各应用门类、各载体形式、各表现形式的档案管理、档案编研、档案科研为核心，以实现原始记录的管理（查考）性和原生知识的支撑性为目标。
3.3以规范指导为目的，构建档案工作技术操作体系。
档案工作技术操作体系以霍尔三维结构模型的时间维与逻辑维为基础构建并由制度、流程、指导书、检查单、模板、案例等技术操作文件进行指导。
3.3.1档案编研技术操作子体系。档案编研工作的时间维包括课题论证、档案研究、产品应用3个阶段，细化为需求搜集、课题论证、档案检索、档案分析、课题规划、报告撰写、产品评价等7个子阶段。逻辑维引入系统工程V字模型，如图4所示。通过融入企业研发体系，确保档案编研工作对企业各项科研工作提供科学、高效、可持续的知识支撑。
3.3.2档案管理技术操作子体系。档案管理技术操作子体系的时间维包括归档计划制订、文件材料归档、档案保管利用3个阶段，细化为档案归档范围与保管期限的制定、档案归档计划的制订、档案归档计划的确认、档案资料的收集与鉴定、档案资料的整理、档案的保管、档案的检索、档案的利用、档案利用的评价与研究等9个子阶段。逻辑维引入系统工程V字模型，如图5所示。通过融入企业研发体系，确保档案管理工作对企业各项科研工作提供“多快好省”的管理保障。
3.3.3档案科研技术操作子体系。档案科研操作技术子体系的时间维包括P课题论证、专业研究、产品应用3个阶段，细化为需求搜集、现状调研与分析、课题论证、专业研究、课题规划、报告撰写、产品应用等7个子阶段。逻辑维引入系统工程V字模型，如图6所示。这一体系，服务于档案管理子体系和档案编研子体系，以确保档案管理与编研工作科学、高效和持续地发展。
3.4以输出产品为目的，构建档案产品层次体系。
产品层次体系基于对档案工作的需求，是产品规划的宏观构架和重要组成部分，既是实现档案机构的愿景的保证，又是满足档案专业人才成长的指南和牵引，从战术上解决“做对档案工作”的问题。档案产品层次体系，包括档案编研产品、档案管理产品和档案科研产品等3个子层次体系。档案编研产品层次子体系包括5个层级。第一级为一次编研，如汇编、汇集、文集等；第二级为二次编研，如技术攻关总结、型号研制历程、产品简介、大事记（型号大事记）、工程（项目建设）简介、设备简介、质量事故分析记编、组织沿革、单位情况介绍、成果简介、基础数据汇编、会议简介等；第三级为三次编研，如手册、年鉴等；第四级为四次编研，如所史、专业研究报告等；第五级为五次编研，如专著、专题评述等。档案管理产品层次子体系包括：件、卷、门类、项目/型号和档案全宗。档案科研产品层次子体系包括：资料汇编、综述报告、专业趋势报告、专业研究报告、专业述评报告等。
3.5以支撑为目的，构建档案综合保障体系。
档案综合保障体系以保障档案产品体系和档案技术操作体系的实现为目标，解决“做对工作”的问题。类似于霍尔三维结构模型中的知识维，类似于INCOSE中的项目流程、项目使能流程和协议流程，类似于流程背景中的控制项和使能项。其具体包括制度体系、人才与团队、数字档案平台和安全防护等子体系。
3.5.1档案工作制度子体系。通过制订并实施基于流程和门类（横看成类侧成流）、涵盖总体、技术操作和技术基础三个层级和不同载体类型（宏微虚实各不同）的基于系统思想的档案工作制度体系，提升档案工作的规范性和系统性。
3.5.2档案专业人才与团队子体系。通过引进档案专业与背景专业人才优化专业配置，通过构建基于档案专业知识、档案专业技能、档案基础能力、档案职业素养的4维π形能力素质模型，并通过基于知识与技术的5维5级人才成长模型，造就国内一流的“两专多能”π形能力素质结构档案专业人才和队伍。
3.5.3数字档案平台子体系。通过建设以专/兼职档案人员、项目主管人员、档案形成人员和信息专业人员共同参与为合作机制，以记录、文件、档案作为管理与研究基础的，以与各业务系统高效互联互通完成数字输入，以档案管理与编研工作流程为主线，以大数据采集、挖掘、分析技术为辅助手段的多功能数字化档案工作平台，实现资源的数字化、管理的自动化和服务的知识化，进而全面提升档案工作的效率、质量与水平。
关键词：工程档案管理 项目管理 现状分析 对策
一、传统工程档案管理模式的特点
（一）重视保管工作，忽视档案的重要价值，园林知识薄弱。档案的管理人员主要以工程文件、实体档案保管为重点，且具有较强的封闭性，无法发挥档案管理对工程项目监管的重要价值，也没有体现利用工程文件和档案为工程项目建设提供有效的服务的理念。有些园林档案管理者对园林知识缺乏认识，只是凭借一些常规的理解去收集资料和档案，一直以来收集的档案不齐全，更谈不上完整和系统。所收集的绿化工程档案不能真实、全面、客观地反映园林绿化建设种植的主要活动过程，直接影响了绿化工程档案的整体质量和价值。
（二）大多是事后控制，缺乏全局性的控制。档案管理工作在单位管理运行中处于“鸡肋”的地位，档案管理人员往往身兼数职，缺乏工作积极性。在文件的收集方面，档案管理人员一般不会提前介入工程文件的管理，缺乏全局性管理的理念。同时，大多企事业有关部门“各自为政”，这就造成文件收集的不完整和档案信息的极为分散，利用也极其不便。
（三）单方面追求经济效益而忽视档案管理。目前，工程项目管理相关部门忽视工程文件的收集、整理、保管、利用。企、事业单位通常将经济效益放在日常工作的首位，但是，这种倾向使企、事业单位忽视了对工程文件和档案的全面管理，不利于企、事业单位的健康有序发展。
二、基于项目管理的工程档案管理模式的特色
园林绿化档案作为园林绿化科技，生产活动的记录，是在各项城市园林工作中所形成的的档案与其他档案相比，具有较强的专业性。一般会运用基于项目管理的工程档案管理模式。其是指在有限的时间和资源条件下，以项目管理的理念和原则为理论指导，将工程文件、档案管理和工程项目建设的程序和流程进行有机地结合起来，运用相关管理技术、方法使工程文件、档案管理与工程项目管理之间相互推动。这主要包括以下三个方面：
（一）高效完成工程文件和档案的管理职责。基于项目管理的工程档案管理模式是一种高效的行动，也正是园林绿化工程文件、档案和工程建设的基本要求。园林档案管理人员应在一项工程开展之前就要了解工程文件和工程档案的全部信息，并进行及时地汇总和归档。这项工作可以顺利地保证工程文件和工程档案的完整性，有助于有效完成工程文件、档案的收集和归档等工作，并为下一步工作做好铺垫。
（二）规范完成工程项目建设活动流程及各项业务。绿化效果的最佳状态不是在建成之时，而是在日后。所以园林工程档案人员要充当工程建设活动的“监察员”。工程文件和档案管理人员能够利用工程文件和档案的流程来控制工程项目的有效运行。这是因为工程文件和档案的各项工作要经过档案管理人员的审阅和批准，而工程文件的生成、流转和利用分别指导着工程项目建设过程中不同工作环节的具体工作的施行。当一项工程建设的基本工作结束后，工程文件和档案管理人员应及时督促相关工作人员提交合格的工程文件的信息和数据，若文件未及时整合，整个工程建设是无法进入下一个阶段的。
（三）为档案管理工作及工程项目建设出谋划策，提供多项渠道。园林绿化档案的载体不仅有纸质、感光材料、磁性材料等制成的档案，还有一些实物，奖杯，图片，光盘之类的需要存档的资料，这给档案管理增加了难度，这需要园林档案管理人员创新自己的工作方式和为本工作出谋策划，提高本职工作以及工程项目建设的效率。这种特性是工程文件和工程档案最大价值的体现，也是档案管理工作的最终目标。在“基于项目管理的工程档案管理模式”下，工程文件和工程档案管理人员应进一步挖掘工程文件和档案内在价值，并将相关工程文件在适宜的时间提供给需要的单位或个人，以实现有效地配置和优化工程文件和工程档案信息资源。
三、构建基于项目管理的工程档案管理模式的对策
（一）建立标准的工程档案
有效进行和开展工程档案管理工作，必须建立标准的工程档案。其一，在填写相关工程档案时，档案管理人员应依照标准化的内容进行填写，明确提交工程文件方的责任，保证工程档案中的信息和数据的完整性和真实度；其二，改革工程档案的管理制度。项目管理建设时，是一项复杂而庞大的工程。必须制定有效的管理制度，日常规范工程档案管理工作，不断促进工程档案管理的标准化进程。
（二）建立项目管理的组织文化
1、明确工作目标。为确保工程档案管理工作能够顺利开展，档案管理工作人员首先应全面分析工程档案的意义和作用，并明确制定管理的目标和方向，然后分工协作来完成档案管理工作的任务，通过管理人员工作上的沟通与交流，有利于创造良好的工作氛围，有助于不断创新管理方式，进而提高档案管理工作的效率。
2、 建立健全相关奖励机制，提高管理人员的专业知识。相关企业和部门应建立奖励机制，以提升管理人员的工作热情，使他们能够更加重视档案工作的重要性，最大程度刺激管理人员发挥他们的创造力，优化管理方式和工作流程。而且要加强对档案管理人员专业知识的培养，特别是对园林、绿化方面的知识，促使从事档案管理的工作者能够清楚的了解本行业的相关运作流程，更利于做好本职工作
3、增强责任意识，构建和谐的企业文化。档案管理工作不仅是档案部门的工作，也是全体工作人员都应该参与的工作，增强部门之间沟通与交流，增强他们对档案管理工作的责任意识，有利于不断完善档案管理部门的工作，为工程建设的开展提出有效地建议。总之，项目管理是一项任重而道远地系统工程，必须从易到难、有顺序地开展。
近年来，随着人事制度改革的发展，人才流动日趋加速，人员的隶属关系不断变化，干部档案管理工作也出现了一些值得重视的问题。县政府对档案管理工作非常重视，针对档案管理中存在的关系混乱、人档脱离、管理无序的现状，及时召开干部人事档案工作协调会议，根据《干部档案工作条例》和《陕西省人才市场条例》的有关规定，明确了组织、人事、教育、卫生、人才交流中心的档案管理权限，尤其是对流动人才的档案工作做了具体的要求，从20__年全县的所有大中专毕业生和社会各类流动人才的人事档案交由县人才中心管理。人才中心在具体工作中将人事人才档案管理纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，把档案工作列入中心的长远规划、年度计划、年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，选配了一名具有较高素质的工作人员负责档案管理工作，制定了人事档案整理、调转、查阅程序，建立了档案管理工作网络，形成了以领导挂帅、业务协作、专人负责、流水作业的四级档案管理网络。真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。
为了进一步加强流动人才档案工作管理，我们克服各种困难，加大硬件投入，在办公用房十分紧张的情况下，按照档案管理的要求，把档案室和办公地点完全分开，专门租赁了县档案局三间办公用房，设立了流动人才档案室；面对资金匮乏的窘境，挤出专用经费，购置了铁质档案柜36节，配置了计算机等专用设备，配备了灭火器、打孔机、湿度计、干燥剂等档案专用物品，投入资金购买安装了汇杰人事档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强档案管理制度建设，规范档案管理程序，我们按照《档案法》的要求，从管理入手，整章建制，制定了档案管理程序、借阅查阅工作制度、管理人员工作职责。明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使工作人员对档案的接收、积累、收集、整理有据可依，从制度管理上做到了有章可循，以章办事，严格管理，合理使用，没有出现档案损毁和丢失现象，保证了档案管理工作的正常运转。同时，制定了《岗位责任制》和考核、奖惩制度，充分发挥和调动了档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，20__年，我们根据人才市场的需求和工作实际的需要，在全市率先安装了《汇杰人事档案管理系统》软件。对所有的档案信息经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在调档、归档过程中，全部使用计算机查询，按照提示信息查阅，工作效率明显提高，使我局的档案工作逐步走向了规范化、科学化、现代化的管理轨道。
三、集中归类整理，完善档案内容
为了有效地发挥档案的作用，首先，我们每年都要对当年接收和采集到的档案内容进行一次全面的整理。对移交的档案实行逐人清理，按序编排，造册登记。在整理过程中，我们印制了有“___县人才交流中心档案专用”的统一标识档案袋和档案专用封签，对规格不一的档案袋全部更换，重新编号登记，进入微机管理，这样以来，档案的外表更整洁，内容更充实，便于查阅，便于利用。其次进行分类管理。将大中专学生、非普通高校毕业生、离职退职人员和社会中介机构管理人员的档案采取分类整理，统一归档。按照人事的要求，按时为各类人才办理转正定级、工龄认定、评职调资等手续，____对流动人才培训进修所取得的档案材料进行甄别审核，并将有关材料归入本人档案。三是严格整理程序。严格按照有关要求采购档案用品，虚心向专业人员请教，按章操作，及时归档。截止目前，共接收各类人事档案2983份。其中大中专毕生2790份，非普通高校毕业生169份，离职退职人员3份，社会中介机构管理人员21份。累计收集各类档案材料1137份，无一起档案泄密、丢失、损毁事件发生。
四、加强业务培训，提高工作效率
为了进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我们在配备档案管理人员时，选择了一位具有较高政治素质、原则性强、作风正派、吃苦耐劳，服务意识强的女同志承担次项工作。为了使从事档案专职人员具有较强的业务能力，能够掌握现代化的管理技术和方法，就派送她多次参加市县业务部门举办的档案培训班和电脑培训班。为档案室征订了《陕西档案》等业务杂志，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇
编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，为我县的流动人才档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
