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智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。
档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。
2 智慧档案管理系统的资源
智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。
2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。
2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。
2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。
3 智慧档案管理系统功能设计分析
根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展，其中扩展体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。
3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。
3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。
3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。
3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。
实现智慧化的城市服务和管理，是21世纪初以来在全球开展的未来城市的新实践。概括来讲，智慧城市包含无处不在的网络环境、无所不包的海量数据环境与共享、无所不容的业务管理和服务模式。随着国家大数据战略的实施，智慧生活、智慧城市、智慧政府离我们越来越近，也给数字化档案管理新的机遇和挑战。本文仅从几个方面进行论述。
一是数字化档案实现资源共享，消除“数据鸿沟”，推进智慧城市建设。前些年，很多城市规划管理的各类材料均以纸质文件为主，即使各经办人有电子文件，也无统一标准，且零星分散存放于各自电脑中，而且资料版本混乱、共享程度低，形成了严重的信息孤岛和数据鸿沟。为了不断推进规划管理向便捷化、数字化、精细化、高效化发展，确保实现城市规划系统业务档案和图形数据的资源共享。在规划管理信息平台应用之后，首先，项目从报建开始到审批结束，通过“边办理、边归档”，自然而然地形成了业务档案的累积，使这些数字化档案成为运用高科技手段服务智慧城市的点睛之笔。用户在系统中可方便的查询各类档案，档案利用效率得到很大提升。同时，通过对整个系统内总规、控规、专项规划、规划审批红线等空间数据进行梳理，制定各类标准，建立更新机制，实现统一建库、管理与一张图应用，解决了数据版本混乱、信息孤岛问题，为规划编制审批和管理提供了科学可靠的图形支撑。信息技术普遍在规划部门的应用，促进了“智慧城市”建设。
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互联网+”时代政府社交媒体发挥的作用日益凸显，特别是随着政务微博、官方微信的应用，政府社交媒体逐渐成为公开政务信息的新渠道。目前，公众的参政意识逐渐增强，政府社交媒体的信息资源总量不断增加，加上政府社交媒体本质上具有档案属性，其管理同样涉及信息的采集、识别、归档等过程。[1]在这样的背景下，如何对政府社交媒体文件进行科学的档案化管理，提高政府社交媒体信息资源的效用，发挥集体智慧的作用尤为重要。
一、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的提出
（一）国内外相关研究
社交媒体信息存档研究源于近年来社交媒体的迅速发展与广泛应用，2010年以来，欧美等一些发达国家的政府部门、档案管理机构纷纷开展了不同层次、不同目的、不同形式的政务社交媒体文件归档实践项目，其中一些已经形成了较为成熟的实施流程和管理规范。如英国国家档案馆负责的英国政府网络存档项目[2]在欧洲网络记忆基金的支持下，开发了能够确保社交媒体文件产生背景、结构与内容原始性的信息采集工具，按照《英国国家档案法》的相关规定，与Twitter、You？ Tube等机构合作，对英国中央政府各部门官方Twitter和YouTube公众号上公开的政务信息和政治热点事件等政府社交媒体文件进行档案化管理。目前，该项目归档保存的Twitter文件已达65000多份，You？ Tube文件数量超过7000个，文件类型涵盖文本、图片、音视频等。此外，美国北卡罗来纳州政府社交媒体档案馆项目[3]通过人工选择的方式识别需要归档的州政府部门所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒体账户，参照项目所制定的“页面宏观评估计分表”，对待采集的政府社交媒体文件进行评价和精确计分，根据得分情况来确定采集的页面范围和采集频率。并依托第三方信息服务机构――Archive Social所提供的社交媒体信息捕获和归档服务构建北卡罗来纳州政府社交媒体文件数字档案馆。
与国外相比，我国在社交媒体信息归档保存方面的研究尚处于萌芽阶段。在理论上，如王焕[4]通过系统分析和梳理国外政务社交媒体文件归档工作的流程与管理模式，为我国档案管理机构提供了具有参考价值的政务社交媒体文件归档办法。黄霄羽等[5]探讨了社交媒体文件权属问题，提出社交媒体文件应采用合作共管的归档管理模式。赵跃[6]对政务新媒体文件归档的动因、主体、内容、策略进行了思考，并指出了当前我国政务新媒体文件归档面临的挑战与应对策略。在实践领域，国内相关的实践应用研究尚处于起步阶段，系统应用实践发展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集体智慧。集体智慧即将大量松散的个人、组织或机构集合在一起，通过集体成员间的互动协作所产生的高于个体所拥有的能够进行理性思考、制定决策、执行任务、解决复杂问题的团体性智慧或能力。在信息资源管理与服务领域，集体智慧已广泛应用于社会网络服务、众包服务、信息资源共建共享等多个方面，维基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒体文件。政府社交媒体文件可定义为国家政府机构在履行行政活动或处理事务过程中，使用社交媒体制作或接收的具有保存价值的信息，这些信息符合文件的真实性、可靠性、完整性的基本特点，具有凭证、参考、情报等主要的档案价值属性。[8]目前，政府社交媒体信息的文件属性已经得到很多国家的认可，如加拿大国家档案馆认为政府社交媒体信息是政府文件的重要组成部分，并通过政策法规进行规范，使其与政府电子文件和政府网站信息等数字资源一样成为当前档案部门长期归档保存的重要对象。需要指出的是，与政府办公系统中生成的电子文件和政府网站信息不同，社交媒体文件一般是借助第三方社交媒体平台形成的，政府的社交媒体文件保存在社交媒体平台运营商提供的服务器上，这就决定了政府社交媒体文件对第三方平台的依赖性。因此，与电子文件和政府网站信息的归档保存相比，政府社交媒体文件的归档工作流程和管理模式还应充分考虑到第三方因素。
（三）集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合
政府社交媒体文件归档不仅涉及第三方运营机构的问题，还要面临大量社会公众参与的网络社区中信息交互与公众反馈信息的整理，加上这些信息动态增长、分享与转载导致其更新频繁，且重复、无序内容较多，很难准确识别和捕获，致使政府社交媒体文件归档工作面临巨大的挑战。因此，对政府社交媒体文件的归档不能仅靠某个机构，需要多机构的共同参与，而且有必要吸纳公众加入，发挥集体智慧的优势，协同高效开展政府社交媒体文件归档工作。其中，集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合具体表现为：一是采用公众参与的社交媒体信息采集策略，基于公众、团体的智慧来选择有保存价值的信息，最终建立能够反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆；二是建立分布式合作存档机制，政府社交媒体归档应由文件的形成机构、社交媒体平台运营商、记忆机构共同参与，在各司其职和运用自身特有资源下协同解决政府社交媒体文件归档面临的各种难题。
综上，我们应借鉴国外实践经验，发挥多个主体协同管理的优势，同时借助政务社交媒体广泛群众基础，征集、内化网络用户的意见和建议，实现集体智慧视角下政府社交媒体文件档案化管理模式的创新，为国内政府社交媒体文件存档工作面临的挑战提供新的解决思路。
二、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的分析
（一）政府社交媒体文件档案化管理的实施主体
如上所述，政府社交媒体文件的归档涉及新媒体运营商、政府机构和档案部门三个实施主体，三者之间的关系如图1所示。这些机构通过分工协作，共同承担政府社交媒体文件的档案化管理工作，从而通过分担责任、降低风险，使效益最大化。
1.新媒体运营商。政府社交媒体文件属于电子文件的范畴，同样具有完整的产生背景、内容、结构等信息，这些信息同元数据一同捕获，成为识别文件真实性与可靠性的重要标识。[9]元数据管理作为社交媒体文件管理的核心，为了实现政府社交媒体文件完整捕获归档与真实保存利用，需要对文件著录的元数据标准提出特殊要求，由于社交媒体文件存储在新媒体运营商提供的服务器上，因此，需要具备技术优势的新媒体运营商提供相应的技术解决方案，满足政府社交媒体文件归档保存的管理需求。
2.政府机构。政府机构作为社交媒体文件的直接形成机构，拥有对文件的管理与处置权，能够在文件的整个生命周期内对其进行管理与控制。同时由于政府机构更了解文件形成的背景信息与内容结构，因此，在文件的真实性与完整性等价值鉴定与识别上具有不可替代的地位。此外，作为政府社交媒体文件档案化管理的领导和监督主体，负责社交媒体文件管理意见与政策的制定，指导并监督档案部门和其他合作机构对政府社交媒体文件的管理。
3.档案部门。档案部门是政府社交媒体文件档案化管理实施的责任主体，一方面，档案部门作为专门的文化记忆机构，在政府社交媒体文件采集内容涉及范围确定、归档工具与技术选择、保存标准体系和流程规范制定、管理平台构建、归档信息服务利用等方面具有天然的优势，通过形成包括方案、标准、规范、程序、技术等诸多要素在内的管理框架体系，可为政府社交媒体文件归档提供必要的制度环境。另一方面，档案部门借助其完善的专业人员配备和资金支持，参照其在文件归档方面成熟的业务流程，可以实现政府社交媒体文件在捕获、处理、存储、利用等环节的标准化操作。
（二）政府社交媒体文件档案化管理的实施流程
政府社交媒体文件作为一种有特定内容、结构、背景信息的文件，在一定程度上属于电子文件范畴，因此，电子文件归档管理的一些理念和方法可以应用到政府社交媒体文件的档案化管理中。根据文件生命周期理论，同样可以把政府社交媒体文件的生成、、捕获、归档视为完整的生命周期，按照相关标准和规范，沿着文件归档管理工作采集、管理、保存的思路对其全程管控，保证政府社交媒体文件从采集到长期保存管理上的连续性和规范性。考虑到开放档案信息系统（OAIS）模型已经成为国际上公认的实现数字资源长期保存与获取的标准，政府社交媒体文件归档的整个流程也可以参考OAIS模型作为其实施档案化管理的逻辑架构，如图2所示。
1.政府社交媒体文件的采集。与常规电子文件不同，政府社交媒体文件依赖于第三方平台具有的深层次的复杂结构，其海量性、复杂性、技术性强等特点导致政府社交媒体文件的采集面临诸多问题，如对动态持续生长信息的实时采集，以及对丰富的社交媒体情境信息的有效获取等。因此，结合政府社交媒体文件的特点，在借鉴电子文件获取相关方法的基础上，还应与社交媒体平台运营商合作，寻求捕获社交媒体文件的有效技术解决方案，包括资源选择标准、网络爬虫工具配置、数据交换格式、元数据编码及转换标准等。以英国国家档案馆对Twitter的捕获为例，该馆在实施信息采集时遵循Twitter提供的REST API标准、数据获取API服务标准等，对收割Twitter信息的网络爬虫工具进行了规范配置，获取以JSON、XML等标准格式数据集形式呈现的包含Twitter信息原始数据及其元数据的档案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒体文件的管理。利用网络爬虫工具捕获的文件多是杂乱无序的，还应通过编目著录与鉴定整理等管理操作使无序信息有序化。比如，欧盟FP7支持的ARCOMEM项目通过构建通用的元数据模型对采集的文件内容、结构、管理过程、形成背景等信息进行统一的资源描述，并将描述的信息以标准的WARC网页档案文件格式保存，实现对采集的社交媒体文件的编目著录。[11]此外，可以借鉴电子文件鉴定理念，将政府社交媒体文件的鉴定整理划分为文件识断与文件可用性判断两个部分。其中，文件识别用于判断文件档案信息包中的元数据、长期保存方式等要素是否齐全。文件可用性判断即对已捕获文件背景信息、内容、结构等特征的可用性检查，确保文件的真实性、完整性、有效性。
3.政府社交媒体文件的归档保存。社交媒体文件的归档保存主要涉及存档方式与存储架构的选择。目前对社交媒体文件进行存档的方式较多，包括直接存档、网络链接存档、内容寻址存档等。[12]社交媒体文件具有数据量大和存取频繁的特点，解决社交媒体文件在海量存储与高效存取方面存在的冲突，可以借鉴澳大利亚Pando？ ra项目采用的社交媒体文件存档方式，将文件归档分为三个部分，即提供访问的存档、长期保存文件的存档以及持续工作所需的存档，通过多个机构共建共享的方式进行分布式存档，提升社交媒体文件归档效率。在存储架构选择方面，社交媒体文件归档作为一项持续性活动，保存文件数量的动态增长对存储管理提出了挑战，云存储作为动态易扩展、安全可靠、易于管理、成本低廉的数据存储方式可为海量政府社交媒体文件的长期保存提供有效的解决方案。
（三）政府社交媒体文件档案化管理的实施策略
1.采用基于群众智慧的归档信息采集策略。集体智慧视角下的政府社交媒体文件档案化管理所采用的信息采集策略应强调“全民参与、共享记忆”。因此，可借鉴美国国家档案与文件署官方网站开展的“公民档案员”项目，[13]提倡国家档案馆等有影响力的文化记忆机构积极建立公众号，鼓励公众参与政府社交媒体文件的采集工作，按照“明确政府社交媒体信息采集主题利用社交平台宣传社交媒体用户自发参与相关主题信息资源的征集与内容评价负责机构有选择地优先采集重要信息建立反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆”的流程，利用群众的智慧决定采集哪些有保存价值的政府社交媒体文件，从而将政府网络信息资源采集与保存转变为基于社会意识和社会驱动的存储模式。[14]
2.开发智能化社交媒体信息存档技术。当前国内在社交媒体信息捕获方面，大多采用截图、手动打印等传统方法，而现有的针对浅层网的网页自动采集方法并不能有效解决这类信息的采集问题。因此，由档案部门与社交媒体平台运营商合作研发智能化的方法和工具来实现社交媒体信息的存档，是我国开展政府社交媒体文件档案化管理工作需要突破的重要问题。国外研发的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒体信息存档工具所实现的技术创新与突破可为国内社交媒体信息存档技术的研发提供参考。国内在开发智能化的社交媒体信息存档技术的过程中，可考虑以国外成功的实践案例为“蓝本”，结合实际需求，对现有的网络信息存档技术和方法进行优化，实现面向我国主流社交媒体信息存档的智能化工具，通过技术创新，来减轻政府社交媒体文件存档的工作量，降低信息保存成本，提高信息归档质量。
3.建立分布式合作保存机制。政府社交媒体文件归档是一项持续而复杂的工程，需要发挥集体智慧的作用来共同解决。结合国情，国内可建立由政府机构为主导、档案部门为责任主体、社交媒体运营商参与，吸纳那些对政府社交媒体文件归档保存的重要性有足够认识、有意向参与这项公益事业的公众和社会组织所组成的分布式合作保存机制。其中，政府机构应发挥引导作用，获得政策法规方面的支持，鼓励公众和社会组织参与政府社交媒体文件管理工作，利用群众智慧来提高文件档案管理的质量。具备技术优势的社交媒体平台运营商需要在技术上改革创新提高社交媒体信息采集的效率与质量，为政府社交媒体文件的归档提供重要的技术支撑。档案部门需要制定科学规范的社交媒体文件采集标准、策略、方案等，确保资金与资源的有效利用与优化配置，与政府机构、社交媒体平台运营商、社会组织和公众合作协调规划任务框架，实现政府社交媒体文件归档工作的有序进行。
*本文为吉林大学研究生创新基金资助项目“大数据环境下政府网站原生数字政务信息长期可存取研究”（项目编号：2016048）的研究成果之一。
注释及参考文献：
[1]万凯莉.论社交媒体信息的档案化鉴定[J].档案学研究，2016（1）：62-66.
[2]UKGovernmentWebArchive[EB/OL].[2016-07-16].http：//nationalarchives.gov.uk/webarchive/.
[3]State of North Carolina- Social Media Archive[EB/ OL].[2016-07-18].http：///.
[4]王焕.国外政务社交媒体文件归档研究[J].档案学研究，2015（6）：99-105.
[5]黄霄羽，钱红梅.你的网上记忆安全吗――社交媒体文件权属问题的思考[J].中国档案，2014（4）：68-69.
[6][8]赵跃.挑战与应对：我国政务新媒体文件归档若干问题思考[J].档案学通讯，2016（3）：80-86.
[7]刘海鑫，刘人境.集体智慧的内涵及研究综述[J].管理学报，2013（2）：305-312.
[9]NARA. White Paper on Best Practices for the Capture of Social Media Records[EB/OL].[2016-07-21]. http：//archives.gov/records- mgmt/resources/social？ mediacapture.pdf.
[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.
[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.
[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].
业务指导人员要适应，学用结合，并注意以下几点:——城建档案业务指导的时效性，即掌握档案形成的最佳指导时间；
——城建档案业务指导的针对性，即去指导什么，要精于什么；
——城建档案业务指导的连续性，即不人为中断对某一档案形成的系统指导；
——城建档案业务指导与法规相并使用的必要性，即指导效果是柔性的，执行法律法规是强制性的。
一、城建档案业务指导的最佳时间千里之行，始于足下，凡事从源头抓起，就能事半功倍，抓工程档案的质量也是这样，档案工作的环节，收集摆在首位，没有收集，就没有档案，收集的多少、好坏就直接影响档案的馆藏与质量，要规范、高效的展开收集工作，必须认真地对待收集的前端工作，即指导要准确、及时、到位。
建设单位与城建档案部门签订承诺书后，即指导工作就开始了，首先告之建设单位下面实施城建档案管理工作的程序及步骤，提示工程开工时及时与城建档案馆业务指导人员联系。开工时进行业务交底时应向建设单位了解，施工单位、监理单位相关管理人员的姓名、电话，然后再与他们保持联系，这样可知道工程的进度，指导抽查产生与工程同步形成准确的资料。指导人员只有精通业务，工作踏实，才能主动去做，做到指导在先、管理在先、服务在先。事实证明，把好指导关的各个环节，提交的三方资料的质量就要好得多，只参加工程竣工验收，未能及时指导的资料就易残缺不全，指导环节把关十分重要。
二、城建档案业务指导的内容
精确的指导方法，是建设工程档案正确形成的关键。建设工程档案涉及单位很多，一个工程会产生多家的建设工程档案，只有准确地指导，才会形成正确的档案。
以一个工程的全套档案为例，至少要有三个部门形成，建设单位、施工单位、监理单位。向这三个部门提供归档资料的内容与要求，指导他们正确地形成档案。
（一）工程开工时业务交底内容
1、宣传《建设工程质量条例》、《城市建设档案管理规定》等有关法律、规章，落实各单位应承担的责任和要求。要明确三方职责，提示建设、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
2、建设单位应交的资料是由多个部门形成的，稍不注意，便可能无法完整移交。交给建设单位应交资料目录，讲解具体内容与要求，了解已经办了哪些手续，产生了哪些资料，告之保存方法等等。
摘要： 本文就对社会保障在档案管理方面法制化的建设现状加以分析，对社会化保障管理档案法制化建设路径加以推进。
关键词 ： 社会保障；改善民生；建设法制化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）03-0318-02
作者简介：张蓟红（1976-），女，河北承德人，研究方向为人事档案信息化。
0 引言
社会保障是一种对民生加以改善的比较基本的制度。党在十的报告中曾明确指出要加强对社会的建设，将改善民生作为社会工作的重点内容之一。在进行民生改建事业构建过程中，也要求各个部门之间要进行相互的协作，在这一构建过程中，社会保障的档案记录过程起着重要的作用，本文基于对我国的社会保障局的档案管理进行现状分析，从而对社会保障档案管理进行法制化建设的实施路径加以探讨。
1 社会保障建立法治档案管理的基础探析
对社会保障管理档案进行立法的建立基础主要是社会档案保障管理相应的法律依据。因为对社会档案保障管理在立法方面的建设，主要还是在社会立法保障以及对档案进行管理立法的交叉范围内。因此在这一过程中的法律依据主要有在社会保障这一方面的法律以及法规，同时对地方性的立法以及一些具有规范性的相关文件。通过立法的角度进行分析，在我国进行社会档案保障管理方面的立法基础主要有以下几方面组成。
1.1 国务院中各部委相关方面档案制定以及社会保障局方面的规章 社会档案在保障管理方面会涉及到人力资源以及国家档案局还有社会保障局和民政部几个部门，一些相关的规定也是围绕着这几个部门展开的。部门中相关的规章比较多，本文重点就两方面展开探析，一是由国家档案局加以实施，通过国务院审批的《档案法实施办法》，这一法规对社会档案在保障管理方面进行立法有着重要的意义。另一项法规就是由人力资源以及社会保障部还有国家的档案管理局一同制定并实施公布的《社会保险业务档案管理规定》，这是目前在我国唯一的一部有关于社会档案保障管理方面的部门规章，是各个地方在进行社会保险的档案管理方面法制性建设的依据。
1.2 省以及自治区和直辖市有关社会保障法制性建设地方性的法规 在进行社会保障档案管理方面相关建设的时候，在省自治区以及直辖市都是有着明确的档案调理的；在对社会进行救助方面，每一个省以及自治区和直辖市都专项制定了“最低生活保障的办法”以及“社会救助办法”这些规章制度。对社会保险进行制定的管理方面，各个省份以及自治区还有直辖市也相应的制定了“失业保险加以实施方法”，在进行各个地方的社会档案保障管理立法建设方面这些地方性立法也提供了比较重要的依据。
2 社会保障在立法管理建设方面现状分析
在党以及政府方面的文件中对于社会保障的表述有着并不统一的特性，但是通常会将社会保障以及社会救助还有社会福利作为比较基础的相关制度。本文就这几方面的制度进行讨论，对社会保障在进行法制性建设管理方面的现状加以分析。
对社会保障档案进行管理的工作是在社会保障工作中比较重要的部分，对其制度化方面的建设相对是比较晚的。浙江省是对社会档案保障管理工作比较重视的，也是比较早在这方面加强建设的省份，其早在十五计划开始之前，就有了“关于加强社会保障档案工作的意见”这样的制定内容。十七大将对民生加快改进步伐作为社会建设的工作重心之后，国家级档案局就了关于加强民生的档案管理方面工作意见，在全国范围进行对社会保障在档案管理方面法制性的建设，中央以及地方政府也都相应的有这一方面立法活动，在民政局以及办公厅都有相关的一些法规建设。地方性的各级政府相继了关于本地区对最低的生活保障方面档案管理的建设办法。社会保障部门以及人力资源，在国家档案局《社会保险业务档案管理》实施之后，地方性各级政府分别推出有关对社会保险业务方面进行规范的档案管理的建设文件。
社会保障的建设过程是一个具有比较广阔包含内容的体制，并对社会保障以及社会救助和社会福利这几大领域进行体系构建。社会保险主要包括五险以及新农合还有新农保这些方面的内容。社会救助是对低保以及五保还有灾害救助方面的内容进行构建。社会福利主要是对老人以及妇女儿童还有残疾人提供一定的福利。不过，就目前的中央以及地方政府的一些联合性社会档案在保障管理方面的法规性文件分析，主要有几方面内容的构建，首先就是对最低保障方面档案管理进行构建。我国的国家性档案局在相关最低保障生活方面的通知中，就曾明确的对最低生活保障档案加以分级进行管理，采用主要将基层作为主导，分级的进行负责，出台相关法律法规的管理细则以及实施办法。目前浙江以及上海还有甘肃多地都已经推出了这一方面的相关文件。其次就是要将社会保险在业务领域方面的档案加以管理。人力资源以及社会保障局推出《社会保险业务档案管理规定》以后，极大程度地推动了各个地方政府对相关方面立法加以推行的积极性。比如北京还有河北和青海很多省份都就社会保险方面的业务档案提出了实施办法，以及管理方案。
3 对社会管理档案进行完善立法管理的途径分析
社会保障在档案管理方面进行法制化的建设是可以通过各个部门之间进行相互协作，从而完成推进作用的，下面本文就具体对社会管理档案进行完善立法管理途径进行分析。
3.1 认识内涵，构建基础 认识内涵主要是对社会保障档案方面内涵要认清。我国的中央政府对于社会保障方面的命名并没有比较明确的法规，以及比较规范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的劳动保障厅以及档案局联合制订了浙江省方面的社会保障管理办法，对有关养老保险以及医疗保险还有失业保险方面业务的办理，通过文字以及影像多种形式进行管理记录。在这样的对保障档案方面的建设，是混淆了保险同保障的概念，这样档案的构建，很大程度上是将进行社会保障的管理范围缩小了，因此加强对社会保障方面的内涵认识，是对档案管理进行立法的重要前提，也是实施法制化基础建设的前提。
3.2 规划统筹，避免分割 对统筹的规划主要就是中央对国家档案局进行统筹的规划，相应的出台一些法规条例对一些救助方面的档案加以管理规范，在进行社会救助方面管理档案建设时应该避免出现分割立法的现象。现在很多立法在低保档案进行管理方面都是有着比较灵活的方法的，但是大部分档案并不包含其他社会救助方面的内容，也就使得出现了分割立法的形式，因此要加强对统筹的规划，尽量避免分割的出现。
3.3 三步战略，循序推进 第一步就是对平行的单项部门法规进行制定，也就是社会保险相关的业务在档案管理方面的规定，社会在业务救助相关的档案规定，社会福利方面档案滚利规定，通过各地方政府统一构建。第二步就是要把相关内容记录在社会保障方面的基本法中，在实施颁布的社会保险法中就有明确规定，对社会人员进行缴费档案的管理要有明确的登记记录以及支付结算方面的凭证。在社会保险的档案建立方面提供了比较完善的法律依据。第三步主要就是要在前两步构建基础之上，当时机成熟时，由国务院对社会保障进行统一的在社会保障档案立法方面管理的建设工作。
4 结语
基于对社会保障多方面建设现状中存在的问题加以分析，本文就这一方面建设提出相应的民生改善方法，对社会保障管理档案的法制性作用加以分析，总结出相应的办法，希望可以有助于我国社会对档案进行法制性建设的立法实施。
参考文献：
当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。
一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性
高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定，指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度，建设会计机构，不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能，落实会计人员的岗位责任制度，并对会计的基础工作做出规范，重视会计档案管理工作，并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法，这就要求档案管理要确保质量，保障所有的会计资料都是准确和客观的，这样才能真正落实高校的内部控制。因此，高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用，能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足
1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位，可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门，无论是科学研究还是人才培养过程中，财务部门都发挥着非常重要的服务作用，是高校的核心部门之一。但是，从实际的情况来看，大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上，包括财务预算、核算和决算等，但是却没有充分认识到档案管理的重要性，对会计档案的认知程度不够，这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少，没有对会计档案进行有效的管理，领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱，这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来，随着我国高等教育的普及化，导致很多高校都在不断扩招，学生数量越来越多，高校的各种经济活动也越来越多样化。所以，会计档案的资源信息也在日渐增多。当前，高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理，随着信息技术的不断发展和进步，这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足，无法对海量的数据存储进行处理。近年来，内部控制规范建设也在不断进步，财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展，由于信息技术的介入，导致档案信息的储存介质也变得更加多样化，而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容，存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此，高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间，在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定，但是，对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目，当前的高校会计档案管理系统还很难实现，这就要求要采用电子查询系统，发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目，同时还可以调取打印已经成像的原始凭据，并且对于电子档案还能够进行加密，能够确保电子档案的真实性和可靠性，这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前，大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门，但是，由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高，所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式，真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时，一般是以我国的会计档案管理法来开展工作，高校自行制定的会计档案管理的制度比较少，这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性，并非是纯粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的会计档案管理在实际的工作中，不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行，陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性，导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定，而很多高校并没有结合自身发展的具体情况，来制定健全的财务会计档案管理的制度，最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高，但是，从实际的情况来看，部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员，并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室，和其他的业务科室相比，会计档案管理受到的重视不够，缺乏专业的会计档案管理人员，很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职，导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理也朝着数字化的方向发展，这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于会计档案管理人员的专业化水平比较低，导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现，不符合内部控制建设的要求。
三、高校财务会计档案管理的内控制度建设
1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视，深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性，重视预算管理，并在预算管理的过程中做好各项经费预算，结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时，一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去，对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算，确保基本建设有充足的经费，建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范，并建立健全的会计档案管理制度，以制度为导向，让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法，同时，也要结合高校的实际情况来进行调整，详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作，形成系统、规范工作流程，通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设，在会计档案管理的过程中，如果管理的层级比较多，那么将会导致管理的力量分散，会严重影响管理的效果。当前，高校会计档案在管理过程中，档案职能在业务科室，在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达，这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点，要按照制衡性的原则来进行管理，而会计档案的管理当前功能不独立，没有形成平等的关系，这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响，使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来，影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况，就要求高校会计档案要独立设置科室，由会计管理部门直接领导，会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系，相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中，一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范，尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室，并选择2～3人来做好会计档案管理的专职工作，会计档案保存和查询有专门的人员负责，建立台账，会计档案的查阅都要做好登记备案，建立对应的台账和查阅制度流程，想要查账要先提交申请，经过财务管理部门的人员签字之后才能查账，并且只能在档案室查账和拍照，以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要经过内部授权审批才能执行，会计管理相关的负责人同样需要签字，并且要约定好归还的时间，使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统，提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制，升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此，会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级，使其和财务核算的平台能够相适应，将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中，以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施，不仅要对传统的纸质档案进行存档，同时还应该利用扫描仪扫描原始单据，并进行存档，这样在档案查阅时就更加便捷，只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外，还应该提升会计档案管理人员的专业素质，加强信息化建设，对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训，不断提升会计档案管理人员的综合素养。
四、结语
当前，高校财务部门面临着新的挑战，在内部控制制度的背景下，财务部门要加强对会计档案的管理工作，将其当成核心的业务，并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作，让会计档案的管理效率和质量得到显著提升，以此来适应当前社会的需求和环境变化。
参考文献：
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第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。
第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十条社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。
第十一条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十二条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第十三条社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。
第十四条社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；
（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
（三），造成档案遗失、毁损的；
一段时期的政治形势，重要领导的某些思想常能影响整个社会的风气，甚至能掀起很大的社会浪潮。而档案管理就深受上个世纪以及时期的影响，出现许多造假、虚报、编造等许多不规范的社会管理现象。管理不规范现象形式变化多端，但这些管理造假者大都有着相似或者相同的目的，即表现自己的工作绩效或者突出领导的“政绩”以及获取利益。
（二）形式主义
在我国经济政治以及综合国力的高速发展的同时，社会管理的形式主义就是一个比较突出的的现象，这种现象已经引起人们的高度注意，大众也已经意识到这种现象所能带来的社会危害。文字性文件和领导会议讲话是管理的根本。但现实的管理过程中，常常被形式主义的管理方式所掌控：不少文件和领导讲话缺乏创新性与现实性，大假空是其基本特点。
（三）记录失误
对于使命和责任的把握程度上的不足与失误常常出现在现代管理工作当中，管理人员不负责任管理态度是造成这一现象重要原因之一。目前社会存在的管理不足、记录失误以及模糊概括等情况，这与现在有些人私利心态严重，被金钱和权力蒙蔽了正义的双眼现象有关。
二、社会管理不规范对管理档案价值的影响
（一）造假对管理档案价值的影响
档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。档案的属性决定了档案的真实性，一份档案如果失去了真实性，则该档案也就失去了它所具有的价值。管理档案价值中，档案的真实记录性质被造假管理严重削弱，对于需要通过档案来评估的人和事造假档案也就失去了其本身的意义所在
（二）形式主义对管理档案价值的影响
形式主义是现代社会的档案管理过程中普遍存在的一种现象，档案管理者往往以一种不负责任的态度进行档案记录，使得档案与真实情况有着较大的差距，在实际管理中的指导思想、战略以及统筹规划等不能通过档案管理真实有效的体现出来。档案的形式主义管理不但使档案丧失真实性还会导致管理的抽象化。档案的形式主义管理造成许多管理者对档案管理利用失去动力，管理者往往抛弃现有档案，以一种主观的态度思想去指导工作，造成有档不用，档案摆设现象的出现。然而，管理档案的目的就是使后来者能够很好的依据利用它，被充分利用就是它的价值所在。
（三）记录失误对管理档案价值的影响
现在社会管理存在管理要求低、规范力弱的普遍现象，相关管理领导任由隐瞒真实情况或避重就轻记录的现象出现在管理档案过程中，这样的行为会严重导致档案社会记录不足，档案工作在实际社会中的作用也得不到体现。
三、针对社会管理不规范现象的对策
（一）管理规范化
对档案的社会管理进行规范化，从源头上杜绝档案造假现象的发生。相关管理部门要制定详细的档案管理制度并严格实施，成立档案管理监督部门，对档案的社会管理进行严格的监督。另外，各地的档案管理部门还应根据当地档案管理出现的问题针对性的进行分析讨论，听取专家意见，同时还可以通过向有关部门提出创新性意见或者建议，引起领导以及政府的重视。
（二）立卷归档审查
建立完善的立卷归档审查系统，及时补充管理档案的不足，以免因档案的缺漏造成重大失误。严格的立卷归档审查工作能够及时有效的帮助管理档案发现问题，从而针对性的提出科学有效的解决方案。对查出的档案造假、真空记录等问题，要求相关部门及时修改补救。
中图分类号：F761 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0354-01
一、疾病控制中心的档案规范化管理的必要性
近年来由于疾控中心改革的原因，科室变动较大，管理人员兼职，事务性工作任务繁重。每个科室设1名兼职档案员，在收集及管理中不尽相同，为了工作方便，材料往往在个人手中，使档案归档的不完整性突出。加强疾病控制中心的档案规范化管理势在在必行，根据《档案法》及档案管理规范规章，根据行业特点、工作性质，有理有据的制定部门和单位档案管理规定，建立健全档案管理工作制度，达到规范化标准，使档案管理工作达到完整、准确、安全和有效利用的要求。
1、做好档案管理工作的基础前提是抓好上级发文的甄别和本单位公文制发环节。办理文件过程必须按程序标准进行，存档的文件，必须保证文件内文字字迹清晰、鲜明，文件真实、连贯性性强。
2、做好档案管理工作要做好文件的归档。为了疾病控制中心档案管理利用的最大化、查找方便化和案卷的完整化，保证“以本单位形成文件为主”，上级与同行单位文件为辅这一工作原则，并且重点明确对文件和资料进行分类归档。
3、做好档案管理工作的重要环节是案卷的整理质量。案卷整理以利于分类、检索、利用，按照本单位制定的档案标准化管理的要求，不断完善档案质量标准。根据单位经济情况，提升档案计算机技术，逐步实施电子档案管理工作程序，利于档案有效利用。
4、做好档案管理工作的服务，利于单位阅档和借阅。建立健全档案借阅制度及程序，按照规章制度制作 “档案借阅登记表”，为查阅、借阅档案的人员提供满意的服务。对档案信息利用效果要进行及时的跟踪、统计，并进行电话回访，进一步完善档案信息资源有效利用效果的反馈机制。
5、档案的安全是档案管理的保障，应采取一定的防范措施，加强重点设施安全排查，避免安全事故的发生，明确责任，措施到位，确保档案的安全性。
二、加强疾病控制档案的规范化管理
疾病控制中心档案的规模越来越大，社会发展越来越多样化，档案的内容越来越丰富，我们首先着手规范统一了各种传染病、地方病、寄生虫病流行报告、防治方案、规划、总结；监测点、防治点数据记录等有关材料；其次对传染病爆发流行防治工作记事、照片、录像、总结等文件材料提升；第三是对疫情报表和统计材料；环境卫生监测材料强化征集；第四扩大了射线防护、设计方案；实验数据图表、专题调查、总结报告、仪器制作有关材料，职业病危害现场调查、测定及劳动条件评价、职业病防治；急慢性职业中毒报告、报表及统计数据等卫生档案的管理。
（1）疾控中心档案工作纳入每年考核目标，老师责任，建立档案考核办法，把档案工作完成情况与个人挂钩，使档案工作人员更有责任心。
（2）凡需要归档的文件材料，必须遵循文件材料的自然形成规律，保持归档材料之间有机联系，便于保管和利用的原则直接性系统整理，组卷。必须保证归档材料文件的完整性、真实性系统性。
三、档案规范化管理后的收效与成绩
1.疾控中心档案管理工作规范化、制度化、有序化，使档案入档齐全，管理有序，提高了疾控的声誉，促进了疾控中心的发展。在国家实验室的评审中，提供了大量的资料和档案。
疾控中心档案资料齐全、系统，给科技人员的研究提供可靠的数据。近几年来，疾控中心工作人员在国家级刊物430余篇，省级刊物330余篇，其中相当一部分与利用档案资料有关。如“青岛市食物中毒案例分析”，“青岛市慢性病发病动态分析”等均在国家级刊物上发表。其中“青岛市流感流行特点分析”以及“青岛市艾滋病的探讨”等均在查阅大量档案资料，分析规律，并结合近年的发病新动向，开展研究工作。.对疾控中心186名专业技术人员建立了技术档案，为全面、系统反映出专业人员技术水平、工作业绩，在人才使用考核、评审职称等方面提供了可靠依据。
四、疾控中心档案管理工作的几点感悟
1.疾控中心领导重视是搞好档案管理的关键。由于领导重视档案管理工作才会建立健全档案管理体系，把档案管理工作列入议事日程，在办公用房和资金较紧张的情况下，增加对档案工作的物资和经费的投入，这是搞好工作的重要保证。
中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）29-0191-02.
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0 引言
党的十报告指出：“必须从维护最广大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服务体系，加强和创新社会管理，推动社会主义和谐社会建设”[1]。创新社会管理是指在现有社会资源和管理经验的基础上，引入新的社会管理理念、知识和方法，对传统的社会管理模式和管理方法进行完善，以实现社会管理新目标的活动[2]。中职学校是我国教育机构的重要力量，培养了大量技能型人才，为国家的建设与发展作出了应有的贡献。中职学校档案管理是教育事业的一项重要内容，是社会管理的重要组成部分。在国家加快发展现代职业教育、全面提高技能型人才培养质量的背景下，以创新社会管理为理念，深入研究中职学校档案管理，努力办好人民满意的职业教育，具有非常重要的现实意义。
1 中职学校档案的重要作用
中职学校档案是指中职学校在从事党政管理、教学、科研等活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中职学校档案涉及内容广泛，包括教学研究与实践、实验室建设、招生与毕业生工作、学籍管理、财务管理、人事管理、综合管理等。中职学校档案在记载学校历史、传承学校文明、促进学校发展等方面发挥了重要的作用：中职学校档案翔实记录了学校的设立、校址变迁、机构设置、领导任免、学校重大活动等，是学校历史的见证者；中职学校档案翔实记录了学校办学理念、学校精神、学校艰苦创业和不断发展的历程，可以让师生对积淀的校园文化产生认同感，对活跃校园文化生活、振奋师生精神有着积极的引导作用，是校园文化的助推者；中职学校档案翔实记录了学校各个历史阶段的工作成果、经验与教训，可以为学校进一步发展提供重要的参考依据，是学校发展的参谋者。
2 中职学校档案管理存在的问题
中职学校档案管理工作，从狭义上说，主要是指档案的收集、整理、保管、鉴定、编目、编研、统计、提供利用等八个环节。当前，中职学校档案管理工作已取得一定的成绩，为学校的教学、教研、管理和服务社会等作出了重大贡献，但仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。
2.1 档案意识淡薄 与其他单位的档案管理工作一样，中职学校档案管理工作在思想认识上长期处于“说起来重要、干起来次要、忙起来不要”的尴尬境地。行政主管部门注重的是学校行政、教育教学、学生管理工作，经常对学校教育教学工作进行检查评估，但对学校档案工作管理得较少。行政主管档案部门虽然是学校档案业务的主管部门，但一直以来较为忽视对中职学校档案工作的指导，业务检查流于形式，就是指导也是按照机关档案的标准来要求[3]。部分中职学校领导对学校档案管理工作缺乏重视，只有在上级检查或需要利用档案时才会过问，平常对学校档案管理工作关心较少。大多数教职工不同程度地存在着“重教学、轻档案”的现象，档案归档意识不强，不善于利用学校档案资源。
2.2 管理制度不完善 当前，国家并没有制定出专门针对中职学校档案管理的规定，大多数中职学校也没有建立起完整、规范的档案管理制度，中职学校档案管理工作缺乏有效的制度保证。有的学校虽然根据主管部门或国家档案局制定的《机关档案管理办法》制定了本校档案管理制度，但中职学校在档案范围、保管期限等方面与机关存在很大的区别，简单以《机关档案管理办法》指导中职学校档案管理工作，势必造成档案管理的不规范。有的学校对档案管理的环节没有做出系统规定，往往单凭习惯或直觉开展工作。有的学校缺乏监督考核机制，对档案管理人员难以进行有效管理。
2.3 管理人员素质不高 中职学校一般将档案管理工作划入办公室，配置一名兼职档案管理人员，而配置专职档案管理人员的学校更是凤毛羚角。现有的档案管理人员大多数不是档案管理专业毕业，缺少专业培训，业务水平较低，在具体的档案管理中，只能应付工作，对档案的分类、归档、整理、保管、利用等业务知识不能熟练地掌握与运用，难以达到规范化管理的要求。有的档案管理人员学历较低、思想观念落后、工作积极性不高、创新意识不强。有的档案管理人员身兼数职，既担任教学工作，又担任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入档案管理工作的时间较少[4]。
2.4 管理手段落后 受传统管理观念的影响，当前很多中职学校的档案管理手段落后，信息化程度低，无法适应信息时代背景下中职学校档案管理的需求。文件立卷归档后，多数档案管理人员乃采用手工作业的方式对档案进行整理与编目。手工作业方式工作量大、速度慢、时间长，效率低，致使档案管理人员无暇顾及档案资料的开发利用。查阅档案也因管理手段落后，案卷调动频繁，而导致检索速度慢、查找准确率低、查全低，档案资料磨损严重。
3 创新中职学校档案管理的对策
加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，可以更有效地处理社会矛盾，妥善协调各方面的利益关系，维护社会秩序，促进社会和谐，保障人民安居乐业。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须“强化企事业、人民团体在社会管理和服务中的职责”[5]。新形势下，中职学校档案管理的任务是以服务为主题，科学管理档案，有效开发利用档案信息资源，最大限度地满足学校和社会对档案信息的需求。要以科学发展观为指导，以创新社会管理为理念，积极探索与创新中职学校档案管理对策，用人性化、科学化、制度化的管理确保中职学校档案管理工作健康发展。
3.1 创新思想观念，树立全员档案意识 创新思想观念是创新社会管理的前提和根本。思想高度决定行动力度。创新中职学校档案管理首先应进行思想观念创新，树立全员档案意识。一是加强宣传，充分利用校园网、校园广播、校刊、板报、微信、飞信、QQ群等宣传平台，广泛宣传学习《中华人民共和国档案法》等法律法规，增强全校师生员工档案意识，使得人人知档、存档、用档，保证学校档案管理工作进入良性循环。二是加强领导，学校领导要主动关心档案工作，建立健全学校档案管理机构，增加经费投入，协调解决工作中存在的各种实际问题。三是全员参与，学校各职能部门都要设置兼职档案员，负责本部门档案管理工作；教职工要树立“以我为主”的归档意识，主动收集、整理、上交具有保存价值的文件资料，要善于挖掘利用学校档案资源，形成齐抓共管的档案工作局面。
3.2 创新体制机制，规范档案管理 体制机制创新是创新社会管理的有力措施和可靠保证。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强体制机制建设[6]。创新中职学校档案管理应进行体制机制创新，坚持用制度管事管人，使档案工作实现规范化管理。一是建议国家教育行政管理部门、档案行政管理部门联合制定《中职学校档案管理办法》，为中职学校档案管理工作提供法律依据。二是档案行政管理部门联合中职学校主管部门对学校档案进行定期指导监督。三是建立健全《档案人员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案室管理制度》等档案管理规章制度，做到切实可行、职责明确、管理规范，确保学校的档案管理工作有章可循。四是建立科学的奖惩激励机制，把档案管理工作列入档案工作人员的目标考核中，对做出突出贡献的人员给予奖励，而对工作不力的人员给予追究相应责任。
【摘要】社会管理失范是常见的社会问题，对档案价值管理产生了较大的影响。本文通过对社会管理失范进行论述，并分析了社会管理失范对档案价值管理产生的影响，从而提出了提升档案价值的方法，具体阐述如下。
关键词 社会管理；档案价值；影响
社会失范主要指不规范的社会行为，而人们对行为规范标准有着不同的理解，社会失范管理状况对档案价值影响颇深。档案是企业运行轨迹的真实反映，也是了解信息资源的有效途径。因此，为了最大限度地发挥档案的价值，必须加强对社会失范行为的管理工作。
1 社会管理失范概述
从字面意义上讲，社会失范就是没有或缺少社会规范。从社会学方面讲，就是由于社会生产力与生产关系不平衡引起的社会现象，即人们的物质生活水平发展速度较快，而精神文化程度有待进一步提升。总之，社会失范是对人们价值观的反映，社会失范是任何社会时期都会存在的一种现象。当社会分工发展水平和道德发展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，从而产生了失范现象。在被动遵守行为向主动拥护转化的过程中，人们处于一个全新的生活环境中，他们赖于生存的准则与规范失去了意义，人们的生活环境和价值结构发生了根本性的改变，同时现行文化和道德中没有明确规定达成目标所应采取的方法和形式。当人们不能用符合规定的手段去实现这些目标时，就会通过虚构、机械服从、形式主义、逃避以及反抗等方式来达到目的，社会失范因此产生。
2 社会管理失范对档案价值管理产生的影响
2.1 档案记录形式呆板，缺少创新性
管理形式雷同性强是社会失范的突出症结之一，也称作“形式主义”。社会管理失范促生了呆板的档案管理形式，严重降低了档案的内在价值。现阶段，信息互动频率逐渐增加，单位之间的信息互补性进一步加强，因此，档案管理方案和管理模式范本就会流行于各个单位之间。会议和文件是管理的主要方式，无论是领导的言论，还是文件的内容都要求具有真实朴质的特点，严禁出现“套话”和“管腔”等形式主义的语言模式，然而受社会中形式主义的影响，领导演讲和文件中大多出现了缺乏实用性、创造性的观点，从而导致档案中出现重复记录的现象。比如在不同级别的文件中屡次出现“科学发展”、“人本主义精神”和“和谐团队”等方面的内容，极大地降低了档案的保存价值。档案管理方式也是提升档案价值的关键因素之一，然而单位档案管理模式多是沿用社会上通用的管理模式进行管理，对增强单位竞争力无益，不利于企业的个性化发展。
2.2 档案信息失真，可靠性降低
真实性体现了档案的基本价值，但由于受各种社会失范形式的影响，档案管理中出现明显的信息失真和浮夸现象。比如，在现代社会中，某些单位为了逃避税收，篡改经济数据；有些行政领导为了减少自身责任，少报或者隐报管辖内的安全责任事故或者自然灾害造成的损失，从而致使档案记录缺乏真实性，不利于国家及时做出指导政策。为了局部利益而背离客观事实的做法较为常见，是形成管理失范现象的根源之一，客观的社会实践记录才是确保档案生命力的源泉。档案失真包括两个方面，即记录内容失真和管理过程失真，后者是前者的保障。内容失真主要是指档案记录没有真实反映社会实践过程和实践情况，以造假和虚构出的文字或者数字记录活动情形，无实质性的档案价值。管理过程失真，是为达到某种不正当的目的，而将真实的记录进行销毁或者更改，弱化档案的原有属性，不能真实地反映不规范的实践过程。
2.3 档案内容缺失，完整性差
在现实的社会活动中，管理理性程度较弱，严重影响了档案管理内容的完整性。社会失范易导致人们做出一系列的不规范行为，比如，在会议上，某些单位领导为了推脱自身责任，而使用模棱两可的语言作为处理意见，或者谈话时避重就轻，甚至要求相关记录人员对自己的发言不予记录。在这种情况下，档案内容缺失较大，一些重大事项的处理决策和方案没有得到及时、完整的记录，或者方式较为含糊，不能为日后提供的参考依据。在社会管理缺失的环境下，各级领导对档案管理工作的重视程度普遍降低，因此，不利于日后成绩的发展。
受管理缺失的影响，由于各种背景因素的影响，档案记录长期处于一种片面的记录状态，若不加以制止，不但降低了档案价值，而且容易造成档案管理短板，人们对档案完整性的追求也会逐渐消退，对社会的长远发展及其不利。
3 提升档案价值的方法
3.1 优化管理内容，改变虚假的记录习惯
在不同的社会中，档案始终发挥着重要作用，传统的档案是密闭的、独有的，档案中的技术和经验可以成为企业对外竞争的优势，也容易导致企业陷入孤独的境况。在现代社会中，随着信息公开程度逐渐加深，档案内容日益透明化，单位之间的信息互动越来越多，并在相互借鉴中取得共同进步。如何使公共的档案管理经验成为单位特有的竞争性力，必须结合单位实际情况，对档案管理办法进行革新。比如，对于单位内外部的技术文件、重大过失的处理方法进行收录，并进行长期保存，然而，档案的保存期限并不是越长越好，对于价值较为一般的档案通过鉴定文献类型，设定保存期限，同时按照国家相关档案保存管理条例，定期评定档案的价值，及时更新和消除“过期”文件。
3.2 建立档案管理体制，灵活创建管理机构
开展档案工作，必须要有相应的组织机构保障，专门的档案管理部门也是提高档案价值的重要途径。一般情况下，档案管理组织形式分为以下两种，即集中式和分散式，档案管理形式必须与企业的发展情况相对应。目前，管理体制均有了很大的转变，从单位的发展趋势来看，一方面，单位内部各部门之间的联系日益紧密，朝着团队化组织方向发展，企业档案的管理权逐渐公开化，单位领导需要进行统一设定设置专业的管辖部门，强调档案管理的独立性。另一方面，越来越多的单位采取单位总部档案管理和项目管理档案管理相结合的方式，即单位内部设立自上而下的档案管理机构体系，任命总部的管理人员为档案部门主管，各项目的档案管理员为部门成员，进行综合管理。
3.3 创新档案管理方法，吸收时代元素
档案管理方法关系到信息的有效收集量和保存价值的大小，单位应不断更新档案管理观念，及时吸纳优秀的管理方法。传统的档案管理方法已经成形若干个范式，并在相应的时期促进了单位的发展。但是随着社会的不断前进，信息化逐渐成为当今的发展趋势，又创造出更多的档案实体形式，为了更好地开展实体档案和电子档案工作，人们进行了多次尝试，但管理效果仍然没有发生根本性的改变。要向同时做好不同类型的档案管理工作，管理人员应根据不同的档案种类，确定相应的档案管理方法。比如，对于数量较大的、使用频率高的档案，使用胶片或者磁盘的形式进行存储，对于数据原始档案，通过建立数据库进行存储，对于机密性较强的档案则可利用以上两种方法进行储存。
4 结束语
综上所述，文中主要通过“档案记录形式呆板，缺少创新性”、“档案信息失真，可靠性降低”、“档案内容缺失，完整性差”三个方面论述了社会管理失范对档案价值的影响，并提出相应的方法，以提高档案管理工作的质量。
参考文献
［1］艾旭．论中国社会转型时期的社会失范[D].湘潭大学，2011．
［2］李洁怡．浅析管理档案价值中社会管理失范的影响与对策探讨[J]．文史月刊,2012,(S3):76-77C．
