中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2012年12月7日
高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，是影响高校评估结果的一个重要因素。提高高校教学档案的管理，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。
一、高校教学档案的内容和特点
教学档案具有来源渠道多，涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：
1、综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。
2、学生类。主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。
3、课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。
4、学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报和审批材料，总结等建设性材料。
5、教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、习题集、实验报告和实习指导书等。
6、招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。
7、制度建设类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。
近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，这就给高校教学档案工作提出了更高的要求。
二、高校教学档案管理中存在的问题
1、教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。
2、对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置方面，还是现代化档案管理条件的完善、人员的培训方面，都较少列入领导的议事日程。
3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性，教学档案被误认为是与其他的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。尽管高校加大了管理改革力度，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。
4、教学档案缺乏专业管理人员。目前许多高校都没有给各部门配备专职档案管理人员，教学档案管理基本上是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。
三、加强高校教学档案管理工作的对策
1、规范和完善教学档案管理制度。高校要进一步制定、完善教学档案管理的规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极性。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。
2、提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。
3、提高高校教学档案现代化管理水平。首先要加强高校电子教学档案的管理。以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。其次要加快高校教学档案信息网络化建设。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学校的教学改革和发展服务。
4、重视培养，加快教学档案技术人才队伍建设。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，应加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。
主要参考文献：
[1]强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育，2007.7.
一、高校教学档案在教学科研工作中的重要作用
高校教学档案是指学校在教学过程和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料总和，通常都是学校办学历史的原始记录。高校在教学、科研、管理中形成的教学档案资料，记录和反映着学校整体的教学工作，是一种不可再生的信息资源，作为承载和记录高校历史沿革的教学档案，是整个高校发展过程中不可忽视的重要成员，记录着重要信息资源的教学档案，其价值越来越被高校档案管理部门和教学科研部门认同，它在教学和科研工作中起着非常重要的作用。作为一种重要的信息资源，高校教学档案的质量和完整程度对一个高校来讲非常重要。系统、规范、完整、的教学档案既是高等学校教学工作的基本要求，也是档案部门对教学档案管理的要求。
二、现阶段高校教学档案存在的问题
1.高校教学档案在管理模式上陈旧
高校教学档案通常是从教学部门和各二级学院进行收集，归档到档案部门进行整理上架，到后期的档案利用，基本上都是以手工操作为主。从教学档案形成过程来看，一是教学活动发生过程中产生的原始记录，很大部分都是手工形成的，没有电子文档，这就不能保证档案来源的完整性和规范性，以及后期的档案信息化的建设；二是档案部门收集的档案资料是将原始记录按照一定的顺序和类别整理出来，存放在固定的地点，也就是所谓的归档，归档过程也以手工完成为主；教学档案后期利用也主要靠人工查找，查找文档准确率低，已不能适应高校改革发展的要求。
2.教学档案管理人员素质普遍不高
档案管理人员的随意性。因为档案不能直接产生经济效益和社会效益，所以不被重视，许多高校把教学档案管理工作简单化，不把优秀人才放在档案管理岗位，致使一些档案员不胜任信息时代的档案工作。高校教学档案管理缺少专职人员管理，档案管理人员处境尴尬，负责教学档案工作的人员通常兼任其他工作，这样教学档案管理就未必是档案员工作的重心，档案管理人员没时间熟悉教学档案业务，工作中难免出现纰漏。另一方面高校档案管理配备人员不稳定工作人员经常流动，这就造成档案管理混乱，给档案利用带来很多麻烦。档案工作是一个专门性工作，有自己一套完整的理论、法规和方法，具有独立的范围、任务和程序，熟悉档案业务需要一个过程。而许多高校档案管理中忽视档案工作的业务性强、专业化程度高的特点，把档案管理工作视为见习岗位，工作人员经常流动，这就造成档案管理混乱，给档案后期利用带来很多麻烦。从目前的档案工作人员现状来看，既掌握信息技术、又懂档案管理的复合型人才很少，现有档案人员专业知识单一， 普通操作型人才居多。从年龄分布来看，中老年占大多数，知识和观念老化等问题突出，缺乏年轻的复合型人才。
3. 教学档案归档的方式被动问题
目前，大多数高校的归档方式都是被动式的，其主要形式是由学校档案管理部门发出归档通知，提出需要建档的详细目录，再由各院系、相关部门根据文件要求，按时将材料整理好，交由学校归档。这种归档方式是被动式的。教学管理部门、院系都处于被动接受状态。而院系级档案更是自成体系，各自为政，档案重视程度、档案归档范围、内容都有较大差别。
三、高校教学档案管理的创新建设
1.改革档案管理模式，顺应时代要求，建立信息化数字化档案管理
随着计算机技术和网络技术的飞速发展，现代办公格局向着自动化网络化发展，这种变化是信息时代带给我们整个工作环境创新的巨大机遇，也为高校档案信息化建设提供了必要的前提。与日俱增的电子文件，使得传统的档案收集、保管方法和利用手段受到了极大的挑战和影响。档案管理信息化成为高等学校档案工作的必然选择。信息化的发展，高校的教学档案也应该运用相应的软件对目录进行数字化检索管理。随着高校办学规模的逐步扩大、学生人数的不断增加、招生形式的日益复杂，教学档案数量在不断增多，内容也在不断扩充，给教学档案管理带来了更大的挑战。可以说，高校教学档案的信息化、数字化发展已经时不待我。随着现代信息化高度发展，教学档案管理现代化、信息化、网络化也将成为一种必然走向。高校应将教学档案信息化建设纳入校园数字化建设总体规划，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的档案信息软件系统，提高档案信息管理与利用效率。
2. 加强档案管理队伍建设
高素质和创新精神的档案人员，是档案事业持续发展的原动，做好任何一项工作都离不开专业人才，做好档案工作也是如此。档案管理人员要树立长期服务于档案岗位的意识，干一行爱一行，在长期的工作中主动开发人力资源信息。档案管理人员要努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，学会使用科学的管理方法，单位要配备优秀的档案专业人员并不断加强对档案管理人员的培训，关心他们的工作、学习和生活只有建立起一支专业的高素质档案管理人才队伍，才能确保档案管理工作长久良好的运行。其次档案工作者必须练就过硬的档案专业知识和计算机网络操作技能，以及对出现的许多新载体的档案和全新领域的管理手段方式，这就要求档案工作者既要有扎扎实实的业务功底，又要适应时代的发展具有较强的管理能力和服务意识，做到利用现代化手段保管和开发利用多种信息资源，实现档案管理信息化。档案事业的发展，要加强档案队伍的信息化知识培训，档案管理人员将逐步成为综合型人才，要不断创新，不断开拓，学习新思维、新理论、新技术，面对新的发展要求、新的课题和新时代的挑战，档案工作者要如何适应？如何掌握？这是档案人员将面临着更加艰苦而繁重的任务，必须要建立一支专业的现代化的管理队伍才能适应新形势的要求。
3.明确归档责任，实行分级管理，提高各级归档部门的积极主动性
现行高校的教学管理部门和各院系分别管理教学档案的模式有利有弊，但是，想让所有的教学档案归口到一个地方管理，在现行的条件下，也是不可行的。所以如何让各个层次各尽其责、各尽所能，最大限度的将现行管理模式的优势发挥出来，需要一个权责明确的顶层设计。根据各个级别的有利与不利因素，划分好各个级别应该管理的范围、内容以及权利与责任及归档时间，教学管理部门和院系在规定时间内主动完成教学档案的归档工作。这样就可以互惠互利，发挥各自所长，取长补短。
教学档案管理是学校教学管理的重要组成部分，高校应该高度重视教学档案管理工作，将其作为学校发展的基础性工作之一。教学档案管理人员更应该从本校校情出发，加强研究，改善服务，扩大宣传，切实提高档案管理工作水平，努力构建一套符合学校特色，为广人师生所需要的，内容齐全、查找方便、检索快捷的教学档案。
参考文献：
[1] 中华人民共和国教育部第27号令.高等学校档案管理办法.2008.
随着我国高职教育的快速发展，原来的中等职业学校纷纷成为高等职业院校，在院校数量以及招生人数均大幅增长，占到了高等教育的“半壁江山”。高职规模迅速扩张带来的是规模与质量的矛盾日益突出，教学质量问题也成为高等职业教育发展的羁绊。在高职院校大发展的背景下，教学档案管理能够反映高职教学理念、教学内容以及教学模式的创新发展。所以，提升高职院校教学基层单位教学档案专业水平和规范档案管理有重要的现实意义。
一、院系教学档案管理的现状
1、教学档案管理制度滞后，专业化程度不高
高职院校院系教学档案管理制度相对滞后。院系是学校教学活动的践行者和操作者，学生正常的教学活动绝大部分由院系组织和实施。教学过程中形成的一手档案在二级教学单位积累下来。大多高职院校组建时间不长，院系没有专职教学档案管理人员，由教务干事直接兼任档案管理工作，但兼职的教学干事平日正常的工作事务繁多，对档案管理工作不够重视，对一些对教学有价值的教学档案材料无法及时归档，导致珍贵的一手教学资料白白流失。同时，高职院校教学档案管理制度没跟上，影响兼职档案员的工作积极性。再加上学校对教学档案管理工作不重视，不能保证一手教学材料的完整归档。
2、教学档案管理方法简单，电子化程度不足
高职院校在档案管理的实施过程中，往往存在管理方法简单，停留在手工阶段，不能满足实际工作的需要。随着高职教育越来越受到重视，大部分高职院校大都把经费用在校舍、教学设备、实验条件和实验室的建设上；大量的资金用来采购教学仪器、图书等方面，鲜有学校将资金用在购置现代化电子化的教学档案管理设备上。而在教学管理中，课表的编排、成绩录入系统的教学管理软件已经在教学管理中非常普及，实现了计算机信息管理。但教学过程中的教学档案电子化管理还是比较简单，教学管理中电子档案的管理和普及还要走相当长的路程。目前教学档案利用方式还是以手工为主，导致教学档案管理的效率不高。
3、教学档案管理人员专业素质不高
高职院校档案管理人员大多没有学过档案管理知识，或者未接受档案管理的培训，业务不熟悉，工作流程不熟悉，在管理教学档案的过程中，归档的随意性很大。再加上相当多的老师对档案管理归档的认识不足，就会出现对现有教学档案管理人员的归档任务不配合，这给档案管理工作带来较大的难度。一些档案管理人员工作不认真，结果使该归档的教学档案不能及时归档，久而久之，越拖越多，使得档案不能及时归档，延期归档。
4、教学档案的分类、归档不规范
高职院校的院系教学档案分类管理缺少统一的、相对规范性的目录。由于理解上的不同，类别划分上不规范，加上教学档案管理人员多是兼职，很少有档案管理的专业人士，缺少接受专业机构正规的教学档案专职培训，有的虽然进行了短期上岗培训，但平时不钻研和继续学习，档案业务能力低，对档案的采集、整理归纳不规范，随意性强，这都会带来档案的收集、归档、查阅的不便。从归档的内容看，反映教学管理过程中的学校发文较多，反映院系落实学校下发文件精神过程的支撑性材料较少。
高职院校的档案可以包括学生学籍管理方面的档案，比如新生入学登记表、学生学籍卡，成绩汇总等；关于管理课堂和实验实践教学的文件材料，比如培养方案、教学计划、教学大纲；教学总结，实习计划和总结，实习成果鉴定，课程安排表，教案，各专业题库，社会调查，社会实践，毕业生跟踪调查等；关于毕业生工作方面的文件资料，比如毕业生工作计划，毕业论文，毕业证发放存根、毕业照片等；关于教材建设方面的，比如自主编写教材、主编教材，系部每个专业使用的教材，实习指导书和复习题等；关于教师外出学习，学历学习，教师培养计划，师资发展规划、教学总结、教学质量奖励、教学情况调查表等。
二、完善高职院校院系教学档案管理的对策
1、领导重视，健全院系教学档案管理制度
在院系教学档案的管理中，要重视院系在教学档案的收集、归类和整理等环节，通过建立教学过程中的各项规章制度。收集教学档案时，收集的必须是全体参与教学过程的老师的教学档案，要注重收集第一手的原始教学文件，按照归档的要求，对收集上来的教学档案要及时归类，组卷。在教学档案管理使用中实行严格的登记管理制度。在每学期结束时，进行阶段性总结，及时发现问题，及时整改。在每学期开学时，由各系部教学科带队，对教学档案进行一次全面大检查，保证各种教学过程中教学档案的完整保存。
2、加强档案管理的业务学习，提高档案管理人员素质
教学档案的管理规范是一项具体的、复杂的工作，它服务于教学又指导教学，因此，需要档案管理人员不断加强专业知识培训，不断提高自己的管理水平，以适应新形势下教学档案管理的需要。对教学档案的管理归档、分类要熟练掌握，使教学档案最大限度的发挥教学资源的作用。同时，在工作中，要不断进行现代化管理知识和管理技能的培训，更新传统观念，努力培养教学档案的创新意识和参与意识，提高教学档案管理人员的管理水平。
3、更新观念，推进院系教学档案现代化管理
教学档案的管理，应充分使用现代化的管理手段。随着电子信息技术的普及，教学过程中产生大量的教学文件，档案管理对数字化要求也相对提高。传统的档案管理方法不能适应现代教学实践的工作需要。而网络为我们教学档案管理提供了快捷的管理手段，这可为院系教学资料管理提供有力的现代化保障。在利用现代信息技术的基础上，要对教学档案的管理理念、方法思路进行全面更新。目前一些高职院校的院系也有自己的网页，可以利用网络资源，将教学资料上传网络，做到资源共享。
4、进一步提高教师的教学档案意识
高职院校教学周期长，班级多，很多教师教学档案管理意识薄弱，对教学档案的认识不到位，不配合。这样会丢失和损毁教学档案。为此要通过各种场合，提高广大教师对教学档案管理重要性的认识程度，从而达到提高教师档案意识的目的，为教学档案管理工作营造一个良好的环境。
教学档案既是教学管理中的重要资料和依据，也是体现教学管理水平和提高教学质量的重要标志之一，更重要的也是学校教学管理过程的重要历史见证。规范教学档案管理，日积月累，不断完善，可以使院系形成比较系统、完整的教学档案，这会促使教学档案的管理迈上一个新的台阶。同时要充分利用计算机信息网络这个平台，挖掘教学档案使用的社会价值，保证教学档案更好的被开发利用，使教学档案在教学、科研过程中发挥重要作用。
【参考文献】
[1] 刘红立.关于加强现代高职院校教学档案管理工作的思考[J].广东科技，2012（15）.
[2] 邢欣欣.信息化视野下我国高校教学档案管理探究[J].佳木斯教育学院学报，2012（12）.
中图分类号：G717 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2016.03.009
Abstract Teaching reform of higher vocational colleges which is an important task， and reference material is the management school dean of teaching archives and save. Especially in the context of the era of big data， Dean of records management How can fully enhance the value of archives in the remainder of the effective management of both is a question worth pondering.
Key words vocational college； office of academic affairs； teaching files management
1 教务处教学档案建立和管理的重要性
高职院校教务处是学校教学核心的管理部门，同时也是学校教学档案的存储部门。教务处的一般正常职责是负责学校教学管理文件和教学管理规章制度的建设工作。根据专业人才培养方案，负责全校的教学运行与管理工作。负责学校教学水平评估和年度教学工作报告的起草工作。负责教师教学工作量的审核工作。负责全校课程建设及与课程建设相关的项目建设与管理工作。负责教改与教研工作的组织与管理。负责各级教学成果奖的组织、评选、推荐和成果认定工作。负责全校教材建设与管理工作。负责学校实践教学基地建设整体规划的制定工作。负责学校实践教学基地建设与管理工作。负责校级以上各类与教学相关的竞赛组织与管理工作。负责学校教学管理委员会日常工作。建立和保持与本部门工作业务相关的学会、协会、研究会的联系与沟通。完成上级主管部门和学校交办的其他工作。
这么多的教学工作，教学档案同样是门类非常多，非常复杂。而且各个二级学院的教学档案最终都会汇总到教务处，需要教务处对这些教学档案加以科学的、分门别类的管理，以备日后随时查询。教务处的科室比较多，其中教学档案的种类也相应地复杂一些。比如教务处的教务科，主要负责学生校内期末考试、校外的大学英语四六级考试、教师的调课等，这些教学档案都是学生非常关心也是必须随时查询的，所以更加要分门别类地整理好。再比如教研科主要针对的是教师，比如教师的教学工作量、教学计划、各类教学成果的评审档案，这些重要的教学档案用于探究教学改革的有效方案和学校将来的评估。不管是教研科、教材科、教务科，还是教务处的其他科室，都有利用档案资料的需求，因此，进行科学合理的档案建立，能够方便各科室利用所需资料，所以说教务处教学档案的建立与管理具有重要意义。
2 教务处教学档案建立的规则和意义
高职院校教务处的建立，不论对于教务处自身，还是各二级学院，甚至于学校都有着重要的意义。然而这些重要意义的背后还有着档案建立自身需要遵守的规则。
其一，教务处档案是学校各个部门汇总的集合，来源非常广泛，不仅包括教务处自身的教学档案，还有各个二级学院的教学档案，其他行政职能部门的文件，涉及到教师、学生各个方面，可以说囊括了学校的各个层次，这些档案如果缺乏有效的分类、保存，可想而知学校的教学会变得多么的混乱。
其二，教学档案的时间也有其自身的特点。即阶段性和不稳定性。所谓的阶段性是指教学档案不是每天每时每刻都有新的档案进入到教务处，而是集中在特定的某一个阶段。比如学生期末考试的成绩会在学期末大量进入，学生大学英语四六级考试成绩会在特定的时间进入。如果教务处没有对这些档案进行规范化的保存，那么档案很可能会丢失，造成损失和教学事故。①教学档案的不稳定性指的是教学档案的时间不是一成不变的、确定的，而是可变的、不稳定的、流动的，所以一旦教学档案进入教务处，就需要档案管理人员按照规定进行整理，以便更好地管理教学档案。
其三，高职院校的教学档案具有鲜明的专业特色。高职院校专业众多、特色鲜明，各专业的教学档案都有其自身的特点和价值，对学校的教学改革具有重要作用。基于此，这些教学档案要按照专业和类别进行整理，这样才能为各二级学院提供了解本专业自身特点的研究材料。基于以上三点，教务处教学档案的建立有其自身的特点和规则，不仅仅因为教学档案本身的繁杂多样化，更重要的是因为这些教学档案在一定的时间之内或者很长的一段时间之内具有非常重要的价值，对于学校的教学改革同样有着重要的参考价值。
3 信息时代档案管理创新
随着社会的发展，信息时代的到来，为档案管理提供了新的契机。教务处的档案不再用以往陈旧的、落后的方式来管理，取而代之的是从信息化、自动化的角度来管理档案，不但节省时间，而且大大提高教务处档案管理人员的工作效率，使其从繁杂的档案管理中解放出来。②
数据的爆炸式增长超乎人们的想象。据预计，2020年全球以电子形式存储的数据量将达35ZB，是2009年全球存储量的40倍。而在2010 年年底，根据IDC 的统计，全球数据量已经达到了120万PB。③这个庞大数据要求现代高职院校教务处的教学档案管理从业人员需要更新观念，实现档案管理科学化、信息化的转变与发展。
3.1 改变思想观念
教务处本身是学校的一线“生产”部门，其职责就是为学校的教师和学生服务的，而以前高职院校教务处的档案管理更加看重的是如何管理，基本没有涉及到服务这个概念。信息时代的到来对于档案管理也是一个重要的挑战和新的机遇。要想让这些教学档案更快更好地得到保存和处理，就必须使得信息有效快速传播出去，这样才能实现教学档案的价值。教学档案的管理需要从“重管理、轻服务”转变成“服务与管理并重”，这样才能适应学校的发展和社会的需求。有了这样的理念，教务处档案管理可以从服务范围和服务措施来着手。所谓服务范围，既包括学校各个部门，又要包括学生和学生的家长。所谓的服务措施指的是教学档案可以实现多样化的操作，比如教务处可以在教务处网站的首页上建立教学档案室，这样教师、学生可以从中获取自己想要查询的档案，这样节省了双方的时间。④另外还可以在某一个时间段中开通教务处教学档案网上在线解答功能，教师、学生需要的档案不用再到教务处进行复印，而是可以在线提问，教务处档案管理人员在线解答，网上服务可以有效解决教师和学生的档案要求，对想要的信息提交申请，就可以足不出户得到想要的资料，十分方便。
3.2 完善档案管理的规章制度
教务处教学档案管理需要得到学校自上而下的重视，学校也应该配套完善的教学档案管理规章制度来确保教学档案管理的规范化和合理化。教学档案规章制度的拟定需要教务处人员的全程参与，根据教务处工作的特点来制定相应的规章制度。经过学校初步拟定后，形成一个操作性和实用性强的对学校发展有利的教学档案管理制度。反之如果没有学校规章制度作为后盾，教务处档案人员对相关工作就不会予以充分的重视，那么教学档案管理同样也得不到很好的发展。因此，健全规章制度对于有效管理教学档案发挥重要的作用。在规章制度的保障下，教学档案的建立和管理工作中出现的纰漏将会大大减少，确保教学档案管理工作得以高质量的完成。
3.3 转变档案管理者的角色
随着大数据时代的到来，高职院校的迅猛发展，对于教学档案工作来说挑战和机遇是并存的。对于高职院校来说，如何培养出一批专业性强的教学档案管理人员，是一个不可忽视的课题。⑤对于教学档案管理者自身来说，要想适应时代的发展，就要不断地更新自己的知识体系，以备在教学档案管理工作中，以与时俱进的思想来为教学工作服务。
4 结语
通过以上的论述可以看出，在现代高职院校中，教务处教学档案有着举足轻重的作用，教务处教学档案管理的科学化、信息化具有重要意义。教学档案管理对于学校的教学工作有着深远的影响，同时也是促进学校教学顺利进行的重要保障。随着大数据时代的到来，教学档案管理工作也要有所创新，要与时俱进，变得更加人性化，不断提高教务处教学档案管理的地位，更好地为高职院校的师生服务。
注释
①③石冬梅.大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].现代商业.
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-0-01
一、我校函授学员学籍档案中存在的问题
1.档案管理人员业务素质不高
高等学校档案人员的素质高低是档案管理科学化、标准化、规范化、法制化的重要保证。目前高校具有档案专业技术人员的比例相当少，兼职档案人员频繁调换，档案人员的责任心不高，管理意识不明确，业务技能不熟悉，档案管理人员不仅思想上不重视，对档案的收集、整理、归档、装订也不重视。
2.档案收集整理不规范
函授学员档案有 一定的特殊性，有部分“先上车后买票”的学员。什么叫“先上车后买票”呢？就是先在校接受高等学历教育然后再参加承认高考。这些学员的学籍管理相对就要麻烦得多。档案管理人员不及时整理归档，档案零乱、不装订、不收集甚至损坏和遗失。档案移交脱节、借阅手续不清楚，有的档案不完整，有漏缺现象，档案目录和内容严重不符等现象。特别是函授学员的学籍跨的年度时间很长，毕业时间一致，入学时间参差不齐，有的学院甚至要很多年才取得入学资格，不及时补充完整的资料，给今后的查找造成了很大的难度。
3.档案管理方式和手段落后
函授学员的学籍档案需要自动化管理的同时也需要档案工作人员专业技术和责任心的加强。我校函授学院一直是采用手工管理的方式，难以适应现代化的信息管理要求。很多学员的学籍资料数据不完整，给学员以后的查找增添了麻烦，直接影响学员的切身利益。有的学员学籍变更材料不清楚，学员在校期间的一切活动严重脱节。有的函授学员成绩总册有成绩，学员卡片又无成绩，有的学员毕业了又缺毕业证编号等等问题。没有现代化的管理就难以开展档案信息的开发和利用，不完整的档案就不能更好的发挥档案的参考和凭证作用。加强计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。
二、提高函授学员学籍管理的措施和建议
1.档案工作是党性、政治性很强的工作。为了适应高校档案工作发展和管理现代化的需要，实现高校档案业务建设各个环节标准化和规范化，加强高校档案工作的监督、指导，更好的开发利用档案信息资源，有效的为高校建设服务。必须提高档案管理人员业务素质，档案工作人员要政治上可靠，要有文化水平和一定的专业知识，不仅要学习档案方面的专业知识，管理知识，还要学习自然科学、这会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。档案管理人员要热爱专业，忠于职守，埋头苦干，全心全意为人民服务。稳定档案工作队伍，一般不要轻易调离档案部门，确保档案工作的完整性和持久性。提高档案管理人员的信息化管理技能，以适应高校档案信息化建设和发展的需要。
高校二级学院教学档案是各教学单位教学活动的真实反映，是评估教学成绩和进行学科建设的重要依据，是高校档案资料的一个重要内容。然而在各高校二级学院教学档案管理过程中，存在各种各样的问题，认真分析这些问题并采取相应措施，将对各教学单位的教学管理活动起到一定的促进作用。
一、二级学院教学档案的特征
二级学院教学档案是学院教学工作方面的档案，它不同于其他方面档案，具有如下特征：
1、资料具有明显的周期性
高校教学计划通常是按学制周期来制定的，因此，教学档案也就按学期、学年或学制来管理，从而具有明显的周期性。
2、资料来源零散
教学档案资料涉及的部门多，人员广，有的来自一线教师的各项教学活动，有的来自教学主管部门关于教学、教改等方面的文件、条例等；相关资料可能涉及各教学管理部门，也可能涉及学生管理部门。
3、资料具有较强专业性
高校的教学活动是按专业来进行的，不同专业的教学活动不同，从而使教学档案也不同，具有很强的专业特性。
4．档案资料形式繁多
由于教学信息的多样性，教学档案的形式也就呈现多样性，如纸介质的、胶片的、磁介质等多种形式。
5、大部分为原始资料
通过大量的原始资料，可以真实反映教学活动的实际情况，因此教学档案资料的原始性是教学档案的又一特征。
二、二级学院教学档案管理中的问题
由于二级学院教学档案具有上述特征，从而导致对其进行管理过程中，非常容易出现如下问题：
1、在思想上忽视教学档案管理
二级学院教学档案管理是一种事后行为，容易被人们所忽视。二级学院教学档案管理涉及教学、学生等多种文献资料，是为了实现教学计划、教学目标而形成的文献，当教学计划、教学目标实现以后，形成的文献资料往往被人们所忽视，从而造成文献资料丢失，这在高校许多二级学院中不同程度地存在。二级学院教学档案管理是一种无形的工作，也容易使人忽视该项活动。用固定形式评估无形的教学档案管理是很难的，而有些人认为二级学院教学档案管理很容易，任何人都可以去做，这就导致了用人上的随意性，进而影响了其管理水平和效率的提高。二级学院教学档案管理是一种日常性工作，容易被其他行政事务所取代。由于机构设置的原因，有的二级学院虽有专职教学管理人员，但其职责也经常混淆，让其辅助很多其他事务，从而使其难以全心投入教学档案管理工作。
2、教学档案管理信息化程度低
高等院校在思想上由于长期受计划体制的影响，缺乏服务意识、信息意识，从而导致了教学管理信息资源不能满足相关资料需求者的需求。目前，许多高校对于教学档案的管理，很少关注教学管理信息数据库的建设，而只重视设施、技术的投入，从而使得对教学信息资源的利用缺乏应有的深度。高校的教学档案管理没有完全按照相关教学信息需求者的需求来索引教学信息资源，不能及时地掌握这些需求者需求的变化，使教学信息化缺乏针对性和可操作性，从而造成教学信息资源利用过程中缺乏目的性。。高校的教学档案管理没有把握住教学信息资源的时效性，没有真正充分利用网络技术、通讯技术来及时、准确地形成教学信息资源，从而也就难以形成教学信息资源的网络化、规模化、多元化、自动化的立体模式。
3、教学档案管理手段落后
依据办公自动化、管理科学化的规则，在教学档案管理方面应当运用现代化设备来进行，然而目前有些高校二级学院在教学档案管理中仍实行原始的手工处理方式，尤其是在编制教学档案目录索引方面，还没有选用计算机这种现代化手段进行，这在很大程度上影响了教学档案管理效率。在教学档案管理中，《教学档案目录索引》建立非常重要，它可以使教学档案使用者非常容易地找到自己所需要的资料。如果忽视《教学档案目录索引》的编制，在教学档案管理上就会带来许多不便。如对于学生档案的管理时，学生学籍档案格式不统一，大部分又是活页的，甚至有些材料是残缺的，这样在手工方式下查找起来就比较麻烦，需要把历届学生学籍项目全都浏览一遍，才能挑出相关项目，这样既费时又费力，从而影响工作效率。
三、加强二级学院教学档案管理的措施
高校二级学院教学档案管理工作有益于强化教学管理、深化教学改革，是高校比较基础的管理工作。针对上述问题，各高校可采取如下对策和措施：
1、在思想上要重视教学档案管理
从我国高校发展实践来看，要想保障教学工作的中心地位、教学改革顺利进行、提高教学质量，必须在思想上重视教学档案管理工作，这在教育部组织的对各高校本科教学评估工作中得到了充分的体现。长期以来，各高校二级学院教学档案管理一直没有得到应有的重视，一直被相关领导看作是行政工作的一部分，甚至被认为是可有可无的工作，从而导致了众多具有较高学术价值的信息资料未能及时整理、加工，近而直接影响学科、专业建设。因此，在各高校的二级学院中，从领导到教师、到普通行政人员，都应高度重视教学档案管理工作。
2、各二级学院设置专职高素质教学管理人员
无论什么工作，只有专人负责，才能把工作做好，各二级学院教学档案管理工作也是如此。。。因此，在高校各二级学院中应当设置专职高素质的教学管理人员来负责教学档案管理工作，但要明确其职责从而使其专心于教学档案的管理工作。第一，各学院教学管理人员要加强业务学习，增强工作责任性，从而不断提高业务处理能力，进而促进其综合素质的提高。第二，各学院教学管理人员应及时做好教学档案资料的收集、整理工作，教学档案的借阅要严格按照借阅制度来进行，对于不符合要求的教学档案使用者，不能进行借阅教学档案活动。第三，主动催促相关人员及时完成相应的教学档案资料，以免影响正常教学活动及教学档案管理工作。
3、教学档案工作要按教学要求进行
高校教学工作有许多环节，都要涉及教学资料的采集、加工处理。首先，要注意对教学档案管理的全面性。对于培养目标、教学改革、学制等方面的指标、规定等方面的教学档案资料要永久保管，对于学校等上级主管部门下达的教学文件、教师工作量核算、教师任课安排、教学经验总结、教案、教学改革等教学档案要长期保管，而对于课堂教学材料、教学情况调查、教学运行表、调研报告、各级优秀教学质量评奖材料、优秀实习报告等等可视具体情况而定，通过这种分级管理方式，就保证了教学档案资料的完整性。其次，将教学档案按要求分类保管。各二级学院教学管理人员应坚持按制度要求做好资料登记，随时将资料分类存放，同时应把教学档案的收集、整理、积累工作纳入教学管理工作程序，做好材料的收集、整理工作，确保教学档案的准确、完整。对于各种教学档案资料要标明完成者、完成时间，这样有利于教学档案的管理与利用。
因此，高校各二级学院的教学档案管理工作应该充分引起相关领导的重视，在认清存在问题的基础上，通过统一思想认识、设置专职教学管理人员、充分利用先进管理方法来不断提高高校各二级学院教学档案的管理水平，从而为教学活动提供优质的教学信息服务。
参考文献：
[1]刘玉明，档案管理的新挑战[J]，《档案管理》，2003（4）
1 教学档案管理的类型和内容
1.1综合管理类档案
包括上级部门下达的教学指导材料；学校教学管理；学院教学会议记录；教学管理制度；教师教研活动；教学工作计划；专业建设规划；师资队伍建设情况；教学管理队伍情况等。
1.2专业实验室建设类档案
包括实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料、仪器设备的购置计划、报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用故障记录、使用情况统计等。
1.3教学与实践类档案
包括教学计划、教学大纲；教学日历；教案、多媒体课件；教学任务书；课表、学生测评；试卷管理；调课记录；期末考试安排；学生成绩；毕业论文；毕业实习考核表等。
1.4学生管理类档案
包括专业学生名册；学籍更改；各门课程成绩册；学生个人档案，学位清册；就业指导；毕业生去向；毕业生调查等。
2 教学档案的作用
2.1查考与凭证作用
教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载。它是全体师生员工在教学活动中直接形成的。因此，在查考材料和处理问题时，它可以为人们提供无可质疑的证明材料。高校在开展教学研究活动、编写校史、查阅学生情况等都起着重要的历史凭证作用。
2.2为提高教学质量提供依据
一所学校和学院的教学质量如何，这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。
2.3为加强教学管理提供参考
教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、从宏观上明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划。
2.4教学档案是教学经验交流的有利工具
学校要发展，有时需要接受兄弟院校的建设经验，要了解学校的规划、专业设置、教学计划、教学大纲等等。将这部分档案进行科学地集中统一管理后，势必方便兄弟院校间的经验交流，促进教育事业的发展。
3 二级学院教学档案管理存在的问题
3.1教学档案材料收集不全面
二级学院教学档案工作规范程度低，层级归档机制不明，师生员工的档案意识不强，不少教学档案散存于部门或个人手中，没有定时收集整理；档案材料不归、漏归现象严重。
3.2数据不统一，材料不规范
统计数据繁多，相互间不一致现象严重。诸如学生学籍异动、毕业论文答辩、科研获奖统计、历年考研学生人数统计等各类数据出处甚多，相互不一；有的教学档案未按档案归档要求进行规范。
3.3教学档案服务方式落后
当今的时代是一个利用计算机网络技术的全新时代，但很多学院的教学档案信息仍停留在运用传统的纸质档案管理方式，信息化管理手段明显滞后。
4 二级学院教学档案管理策略
4.1树立正确的教学档案管理思想
教学档案的管理应由主管教学的院长具体领导负责。加强教学档案工作应从几个方面着手:一是要建立教学档案室，按照集中统一管理的原则，把分散在教学部门和个人手里应归档保存的教学文件材料集中起来，进行统一管理；二是要配备专职教学档案管理人员；三是要把教学档案工作真正纳入学院教学工作计划，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓。
4.2建立健全完善合理的教学档案管理制度
制定严格的制度，使档案管理能够做到按章办事。将教学材料的归档工作同年终考核及职务晋升、职称评聘等挂钩，从而增强档案工作的责任感和归档的积极性。教学档案要确定保管价值与保管年限，同时要从长远利益出发，不断依据变化了的实际情况对库存资料、分类原则、目录编码等进行调整，使教学档案在数量与质量两方面保持动态平衡，以便于开发利用。
4.3提高教学管理人员素质与水平
教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏，档案人员不仅要精通档案管理业务，还要了解所涉及的专业知识；不仅要熟悉手工管理方式，还要掌握档案现代化管理的基本技能；不仅要会立卷归档保管，还要有科学管理、主动服务、有效提供信息资源的意识。为此，就要加强对高校档案管理人员的业务培训工作，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。
4.4教学档案信息化管理，提高工作效率
充分利用计算机进行档案的编目管理，实现自动检索，提高查询效率。建立了一批电子教学档案数据库。另外要充分利用校园网络资源优势，实现档案材料的远程检索与鉴定利用，真正实现资源共享，从而提高教学档案的利用价值。
二级学院教学档案管理是高校管理的重要组成部分，它是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。
参考文献
[1]明艳.初议院系教学档案的管理[J].考试周刊，2008，（14）：169-171.
[2]曾菊君.高校系部教学档案管理刍议[J].长治学院学报，2008，（1）:84-86.
[3]武艳芹.浅谈教学档案建设与管理的重要性[J].宿州学院学报，2008，（2）：132-134.
现代远程教育是指学员和教师、学员和教育机构之间主要采用多种媒体手段进行教学和通信联系的教育形式。学员可以不受空间和时间的限制进行学习，受教育者可以扩展到全社会。由于参加现代远程教育的主要对象是成人学员，其在档案管理方面具有流动性、分散性、广泛性、模糊性等特点。
现代远程教育是随着现代信息技术发展而产生的一种新的教育模式，它利用网络和信息技术的手段使得传统教育向教育的开放性、广泛性和终身性发展。目前中央广播电视大学的开放教育就是现代远程教育的一种模式，其本质是人人享有终身接受教育的权利。意味着：教育对象的开放；教育观念开放；教育资源开放；教育过程开放。正是由于这些特点电大的开放教育实行完全学分制管理，具有允许学生自主选课，选择学习时间及个性化考试等特点，体现了对学生个性化服务的教学管理制度。但正是这种教学管理模式给传统的学籍管理方式带来了新的挑战。
一、远程教育教学现况
远程教育：遥距教育(Distance education)，又称远距教学、远程教育，是指使用电视及互联网等传播媒体的教学模式，它突破了时空的界线，有别于传统需要往校舍安坐于课室的教学模式。使用这种教学模式的学生，通常是业余进修者。由于不需要到特定地点上课，因此可以随时随地上课。学生亦可以透过电视广播、互联网、辅导专线、课研社、面授(函授)等多种不同管道互助学习。
从狭义上来看，远程教育是指由特定的教育组织机构，综合应用一定社会时期的技术，收集、开发、设计、制作和利用各种教育资源、建构教育环境，并基于一定社会时期的技术、教育资源和教育环境为学生提供教育服务，以及出于教学和社会化的目的进而为学生组织一些集体会议交流活动(以传统面对面方式或者以现代电子方式进行)，以帮助和促进学生远程学习为目的的所有实践活动的总称。在所有活动中，教师是以教育资源的形式或学习帮促者的身份与学生保持着一种准永久性分离的状态而学生与教育组织机构(教师)或学生与学生之间将通过建立双向或多向通信机制保持即时会话。
现代远程教育在我国刚刚起步，又是超常规“跨越式”地发展，所以出现了一些质量问题。目前远程教育基本上有如下几种教学模式一种是与现有教学模式完全相同的课堂教学模式，一种是面授和网络教学结合的模式另一种是师生在时空上分离、完全通过网络或多媒体光盘授课的模式。完全分离的教学实际上并不是完整意义上的网络教育，而是网络自学。
为及尽快提高网络教育的教学质量，教育部将2003年定为“远程教育质量保证体系建设年”。教育部有关领导已经明确指出教学质量已成为现代远程教育前进的最大障碍，认为应该“逐步建立校外远程教育公共服务体系，规范管理，加强资源共享和质量控制”，这正是目前网络学院建设非常缺乏的一个体系和质量标准。教育部已经在着手制定网络教育的办学教学标准，提高办学门槛，加大对各高校网络学院的质量检查，如组织专家对网络学院的专业、课程进行认证，对师资、教学设施、多媒体课件建设以及设立的校外教学点进行评价，定期抽查网络学院学生的培养质量，对无法达标的网络学院取消办学资格等。
远程教育在中国的发展经历了三代第一代是函授教育，这一方式为我国培养了许多人才，但是函授教育具有较大的局限性第二代是80年代兴起的广播电视教育，我国的这一远程教育方式和中央电视大学在世界上享有盛名；90年代，随着信息和网络技术的发展，产生了以信息和网络技术为基础的第三代现代远程教育。
现代远程教育由于其兴起时间较短，在学员档案管理方面还存在不少问题。
一是远程教育管理工作者的档案意识淡薄，对学员档案管理工作缺乏正确的认识；
二是档案管理内容不完善
三是档案管理模式陈旧，高校远程教育学员档案管理基本上还采用传统的、原始的、手工操作的实体管理模式；
四是档案管理队伍薄弱。
二、建立高校远程教育学员档案的几点建议
(一)完善学员档案内容。
高校远程教育学员档案应包括学校对学员的考察、录用、培养、教育和学员德、智、体、美、劳等方面的第一手材料，既要涵盖学员素质的全貌，也要体现当代高校学员的时代风貌。学员素质档案内容应分为两大类，一类是学员人事档案，一类是素质拓展档案。另外，在形式上，学员档案应包括文字档案与电子档案。学员档案还应该按专业、类别分层次建档，有学科、年级等集体档案，也有学员个人档案。学员档案个体化与集体化的相互转变，使学员档案呈主体型、多边型、多角型展现在管理者和学员的面前，为促进学习、研究教学、搞好管理提供便捷。
(二)建立远程教育学员档案数据库。
网络化已成为时代的主旋律，网络技术的应用更推动了档案事业的发展。档案数据库的建立是网络时代的要求，是实现数字化档案馆―个重要步骤，也为其它门类档案的数字化提供了一种可行的模式。建立学员档案数据库能提高学员档案的管理效率、检索速度和查准率，沿用传统的手工目录查询学员的档案已经不能适应当前形势发展的要求。
(三)提高档案管理人员素质。
档案管理人员的素质包括职业道德素质与业务素质。职业道德可以概括为：履行职责、保护历史资料、保守机密、周到服务。在业务素质方面，由于设备的现代化、档案种类及载体的多样化，档案管理水平的不断提高，学员档案管理人员除了应具备广博的知识外，还应熟悉并掌握档案学、档案管理学、档案保护技术等专业知识，随着电子文件等多种新型载体的大量出现，要掌握计算机、光盘存储、缩微技术及网络技术等先进的管理手段，这样才能使学员档案管理从经验管理、科学管理过渡到现代化管理。
三、远教队伍专业化建设刻不容缓
当前远程教育学习中心特别是各个站点的管理水平相对滞后，并且没有引起有关部门的足够重视。远程教育的分散性与由此带来的不稳定性，决定了它的管理难度较大，即使在传统教育系统中获得了博士学位的毕业生，也未必能胜任远程教育领域中的岗位。因为远程教育的办学理念和办学规律与传统的面授教育都很不相同。
远程教育的学生主体是在职人员。由于平常自主学习，学生与班主任、站点管理人员很少见面，所以在班集体的形成、缴费、发教材、论文的提交、面授辅导的组织、各种数据资料的汇总上报等方面常受分散性、不稳定性的影响，而很难按时落到实处，有的站点甚至每学期的学费都不能按时收齐。这些管理上的难度，就要求班主任与管理人员要有较高的水平、较强的责任心、较好的工作作风。一句话，要求管理者具备专门的技能。
远程教育是一项年轻的事业，与国外相比，我国远教起步晚，缺乏经验，其管理队伍也大多是临时拼凑，尤其是各站点管理人员的成分、学历参差不齐，许多人缺乏对远程教育的对象、过程和方法的认识。各站点对从业人员的管理方法也不甚相同，很多站点由于没有正式编制，即使是正规高校的网院，管理人员的编制也很少，只在需要时从社会上临时招聘，因此造成管理队伍来源的多元化，管理上的非专业化，思想素质上差异化，再加上其他种种原因，造成这支队伍的管理水平不到位，相对稳定性较差。有的网院由于部门及办事人员频繁变动，致使下属站点对口管理出现混乱，甚至出现脱节现象。
我国目前有六十多所远教试点高校网院，拥有分布在全国各地的三千多个学习中心(站点)以及数万管理人员，这是一支庞大的队伍。从某种意义上讲，这支队伍的水平、素质、能力在很大程度上影响着远教的质量。所以，远教队伍的专业化建设应该刻不容缓地提到议事日程上来。
随着教育事业的发展，远程教育作为一门独立的学科，其从业人员必须具备教育传播学的基本知识，掌握职能所需的信息技术能力是势所必然的。有专家预言，未来五年远教发展需要的十三类人才中，包括教学教务、学习资源等方面的管理者。遗憾的是，目前国内远程教育专业人才的培养不但没有一个比较成形的体系，甚至很多人连要培养远程教育专业人才的意识都没有。
四、远程教育促进档案教育和谐发展
一.相关内容研究
教学档案是在教学管理实践活动中形成的全部档案,是对教学活动的客观反映与总结。随着科技的发展与高校教育体制改革,使得高校教学档案内容更加丰富。高校教学档案对学校教学工作的考评起到重要作用,是教学活动管理总结经验的重要参考资料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工农业社会向信息社会演变的动态过程。我国学术界对此进行了较长时间的研讨。1997年，首届全国信息化工作会议召开，将信息化定义为培育发展以职能化工具为代表的新生产力造福社会的历史过程。美国的档案信息化管理利用方面发展起步较早，其档案管理机构分为国家档案馆及各地分馆组成的联邦档案管理机构和由各社会机构自行设立的档案管理机构。美国档案管理体制中包括分散于各地机构的文件中心,其档案、图书、资料的一体化管理模式使美国档案信息化建设位于世界前列。70年代末我国档案界开始尝试使用计算机进行档案管理，80年代中期，国家逐步出台档案编目与机读目标制作方面的规范标准，推动了机读目录数据库的建设发展。21世纪以来，电子政务发展迅猛，国家相继出台了一系列的档案信息化建设制度。信息化建设事业全面展开。现代信息技术在国民经济社会发展中扮演重要的角色，高校档案必将随着人类进步不断发展，传统的档案管理模式受到严峻的挑战。随着信息化时代的发展，信息技术的广泛应用为高校教学档案管理提供了有力条件。档案信息化管理是一种现代信息化档案管理技术。将原本纸质档案转化为电子数据存储,以方便不同部门间的档案信息传递。档案管理的信息化建设依托于计算机技术发展,基于计算机处理数据功能进行档案信息存储处理。随着计算机技术的发展档案管理信息化水平不断提高,提高信息化管理必须建立数据信息计算存放相关规章。要实现高校教学档案的信息化管理，首先应构建完备的档案管理体系，制定完善的电子档案管理制度，不断提高高校档案管理水平。使高校档案信息化管理更加规范高效，其次要建立完善相关档案管理安全制度，保障档案管理信息化安全。第三要加强信息技术建设,实现高校档案信息化必须依靠技术支持。要加强对档管人员的专业技能培训，促进档高校案管理信息化建设发展。
二.高校教学档案信息化管理的意义
在高校教学档案管理中运用现代信息技术使传统教学档案工作为现代管理手段代替，档管人员通过运用计算机进行档案立卷等工作,打破了传统教学档案管理模式。传统的查阅方式要到相关档案保管部门进行纸质档案查阅，高校各部门职能不同，会对教学档案信息进行多次重复查阅，降低了高校档案管理工作效率，浪费了大量的人力时间资源,加速了纸质档案的磨损。推行高校教学档案信息化管理,实现教学档案信息的储存索引数字化管理，可以降低教学档案原件利用率,减少教学档案原始材料的人为磨损。高校档案工作综合性较强，其较一般档案部门具有更繁多的档案类型。需更高效更科学的信息化手段进行管理，因此，高校教学档案管理必须加快信息化建设步伐。传统的高校教学档案管理重藏轻用，信息时代的今天社会对信息资源的利用提高了要求。高校教学档案工作者必须积极改变传统的档案管理理念。主动为学校社会提供利用服务。目前大多高校教学档案工作仍沿用传统的管理方式,相关管理部门以纸质档案保管为主,部分高校实现了网络化,但网络上较少传输教学档案信息资源，必须优化高校教学档案管理手段，以增强高校教学档案信息化管理效果。信息化建设在高校教学档案管理工作中的应用现代信息技术，使教学档案工作管理环境发生巨大变化，高校管档人员原有的专业知识技能已不能适应时展的需求。因此，高校档管人员必须学习掌握运用现代信息技术进行档案管理知识技能，提高档案管理效率。
三.高校教学档案信息化管理中存在的问题
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03
教学档案是指各类教学活动中形成的具有保存价值并归档保存的教学文件材料。教学档案是学校教学活动的真实记录，是改进教学工作，强化教学管理，规范教学活动、深化教学改革，不断提高教学质量必不可少的管理环节，同时也是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。随着高校学科建设、教学科研评估等重大活动的需要，教学档案的利用率也随之提高，其地位和作用越来越重要。因此，加强教学档案管理工作研究，对于进一步规范教学管理和教学活动，深化教学研究以及提高教育教学质量等方面具有重要意义。
1 高校教学档案管理概况
1.1 高校教学档案的内容
高校教学档案涉及面很广，主要包含以下几方面：教育主管机关下达的指导性文件；综合性教学管理材料（制度、规定、统计表等）；招生工作材料、教学计划、大纲、总结；学籍管理材料；学生奖惩材料；课堂教学材料；教学实习材料；教学实验材料；师资培训、业绩材料；教学质量材料；优秀教案；学位授予材料；毕业论文；教材目录与自编教材；在职教育材料（学历教育、继续教育、远程教育及各类研讨班、培训班）；涉外教育材料等。
1.2 高校教学档案的特点
（1）内容广泛、综合性强
教学档案涉及的内容庞杂，仅与教学紧密相关的就包括专业设置、教学计划、教学大纲、教学总结、教材、课程信息、师生信息等。
（2）材料来源分散性较大
有来自上级主管部门的材料，有来自本校教学行政管理部门的材料，如学工处的招生、分配名册，教务处的学籍管理材料；有来自教师的教材、教案、辅导资料听课评课记录、科研成果等；有来自学生的优秀毕业论文、毕业设计、实验报告等。
（3）多样性、多学科性明显
高校教学档案的载体多种多样，以纸质材料为主，同时还有照片、图表、录像带、录音带、光盘、奖旗、奖杯、获奖证书、奖状等实物材料。
（4）周期性、层次性、成套性
高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培训班等多层次的教育模式并存，还有联合办学、跨校办学、国际合作办学等教学形式，使得教学档案的层次日趋多样化。由于教学周期的长短，教学活动的周期性、规律性，决定了教学档案的成套性。
1.3 高校教学档案传统管理模式
从管理方法上，现有的高校教学档案管理模式主要是分级、分类管理。分级管理的教学档案管理模式，是指对教学档案实行两级管理：校级管理和院级管理，即在校级主要对各教学档案部门做统一管理，各院系则设立具体的教学档案管理部门。具体分工：校级管理的重点是对教学档案的总体管理上，主要任务是制定教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序做出明确的规定；院系管理的重点是对教学档案的细节管理上，主要任务是保管各院系所产生的教学计划、教学管理文件及研究成果等。
分类管理的校级教学档案管理，主要负责教学文件及规章制度、教师档案、科研成果档案、教务考务档案、学籍档案、学位档案等。分类管理的院级教学档案管理，主要负责教学建设档案，包括教材档案、课程档案、教学档案和实习档案；教学管理档案，包括教学质量评估、课程表、考试安排等教学过程档案；教学成果档案包括科技制作、毕业生论文等三大类的教学档案。
1.4 高校教学档案三级管理模式
《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。高校教学档案分级管理符合这一原则。模式是指某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式，简单说，模式类似于定式，就是遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案。建立教学档案管理模式目的就是实现教学管理的统一和规范。
2 高校教学档案传统管理模式的优缺点
2.1 高校教学档案传统管理模式的优点
（1）组织体系
目前，大多数高校教学档案采用校、院两级管理，各职能部门在教学管理和教学实践活动中形成的具有一定保存价值的教学档案，由相关职能部门集中统一保管和利用；二级学院或教学部在教学管理活动中形成的具有一定保存价值的教学资料由二级学院或教学部集中统一保管和利用，这些材料由职能部门和院系或教学部的办公室秘书保管，等过了利用高峰期，再转交给档案馆保存。
（2）规章制度
健全了相应的管理规章制度。组织体系是管理工作的基础，有效的管理工作还要以规章制度为保障。规章制度由校档案馆统一制订。通过相关规章制度的贯彻执行，规范教学档案管理工作行为，使之形成良好的运行机制。
（3）人员素质
重视了档案人员的水平提高。目前各高校为提高教学档案管理人员自身素质与水平，都加强了对档案管理人员的业务培训，通过各种形式的培训，拓展档案工作人员的思维、知识面，提高其业务素质，使其能够熟练掌握新的档案管理技能和方法。
2.2 高校教学档案传统管理模式的缺点
（1）教学档案管理部门权责不明
由于教学业务部门与档案部门是两个独立的部门，而教学档案主要来源于业务部门。现实状况是，关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，档案部门并不能参与到文件材料积累过程中，势必造成收集到的材料不全面。还有，部分二级学院或教学部领导对教学档案管理工作的忽视，没有把教学档案管理工作当成一项常规性的工作来做？，造成了教学档案建档困难，不能做到统一管理，资源共享，统一利用的良好运行模式。
（2）教学档案管理制度不够完善
在日常的教学管理工作中，各二级学院或教学部缺乏有效的管理规定和监督措施。各二级学院或教学部教学办公室和教师缺乏建立及保存教学档案的意识，不能保证按时完成建档工作，相关的管理制度中对参与教学活动的全体人员责任和任务不明，规定时限要求未得到充分执行，未辅以相应的考核和奖惩措施。并且各个二级学院或教学部之间教学档案管理缺乏相互借鉴和交流。
（3）教学档案管理人员素质欠佳
一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性。二是有些教学部门、二级学院的档案管理是由兼职档案员做，这些兼职人员一方面忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余时间和精力学习档案专业知识；也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理，致使移交到档案馆教学档案材料不规范，不完整。
3 开展教学档案三级管理模式的对策和建议
笔者就高校教学工作的实际情况，认为解决办法是建立第一级：档案馆，第二级：教务部门，学务部门、招生就业等部门，第三级：各二级学院或教学部的三级管理模式，从而优化教学档案的建档质量。
根据文件生命周期理论的含义：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的过程；根据文件的价值属性，文件生命周期可以划分为几个不同的运动阶段；在每一个运动阶段里，文件特定的价值属性，与文件的管理方式、存放场所之间存在着一种固有的内在关系。因此，高校档案馆根据高校全部教学档案的价值形态、服务对象来划分保存范围、场所，采取三级管理模式是符合文件生命周期理论的，完全具有可行性。
3.1 实行教学档案三极目标管理责任制
高校应成立 “教学档案管理领导小组”，领导小组按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校教学文件材料归档范围》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规和上级文件，统一制定本校的档案馆工作职责、档案馆馆长工作职责、各二级学院（部门）分管档案工作领导工作职责、各二级学院（部门）兼职档案员工作职责、以及本校档案管理办法实施细则、教学档案工作基本原则，教学档案归档范围和归档要求，教学档案的部门立卷和归档流程，教学档案的文件整理等各项规章制度，并且明确各级档案管理职权的分配，实行三级目标责任制，以便各教学管理部门、各二级学院、各教学部的档案材料能够按期保质向学校档案馆移交。
3.2 建立教学档案三级管理的体制
教学档案三级管理是由档案馆、教务处、学生处、以及各二级学院、教学部等组成的服务网络。借助这个网络体系建立一个良好的合作平台，在教务处、学生处、各二级学院和教学部设立专门的教学档案资料室和教学档案管理岗位，使得学校、教学管理部门、教学人员、各二级学院、教学部的档案工作能够遵守统一的规范和归档程序，按照本校的档案管理办法实施细则、文书档案归档范围和保管期限、本科教学档案管理办法等要求，并且按照形成者―时间―类别等分类标准收集、保管有关教学和学生管理方面的档案材料。定期由各二级学院、教学部将归档材料上交到学校教学管理部门进行信息汇总审核，审核后由学校教学管理部门把档案材料信息再次汇总后（纸质版和电子版）统一上交到学校档案馆，最后由学校档案馆进行合理规划、统一编目，入库上架，从而保证了教学档案的准确、完整、系统，使得高校教学档案管理工作走上有序化、科学化、规范化的轨道。
3.3 健全各层级档案管理人员约束机制。
要加强监督指导，对存在的问题和困难给予指导和帮助，对教学档案材料的积累进行督促。采取行政干预手段，把教学人员、学院和教学管理部门教学档案的归档情况与年终考核挂钩。并且制订出一套行之有效的教学档案管理业务考评制度和实施办法，定期或不定期地对本校教学档案的管理进行业务考核和评估，适时进行必要奖罚。
3.4 提高教学档案管理人员的工作能力
加强对高校专兼职档案人员进行档案意识的培养和档案管理专业化培训，不断提高其业务素质，提高专业管理水平。在教学档案管理的实际工作中摸索出一种教学档案管理人才培养的新模式，建立管理员的培训上岗制度、健全管理员的考核与激励机制，有计划定期对档案管理人员进行爱岗敬业教育、业务培训和理论研究，缩短档案管理人员能力与档案事业发展需求之间的差距，不断提高终身学习的意识和能力，使其成为具有较高的业务素质，较强的技术技能、管理能力和创新能力的新一代档案管理者。
主要参考文献
[1]何玉艳，郑慧. 高校科研档案三级管理模式研究[J].兰台世界，2013（6）.
中图分类号:G647文献标识码:A文章编号:1009-2374(2010)06-0039-02
高校教学档案是高校教学工作中工作之一。教学档案是教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的材料。教学档案的编研与管理,是加强教育管理与教学质量基础工作。高校教学档案建设及编研和管理水平,能够体现人才培养质量和效益。
一、高校教学档案的编研
高校教学档案编研工作,是以教学档案的馆藏档案文献为主要物质对象,以主动提供或报道教学档案信息内容,满足高校教学利用为主要目的,在深入研究教学档案内容的基础上,按专题对档案文件进行收集、筛选、加工,使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。教学档案编研工作的特点,是能够使教学档案通过编研具有研究性、思想性和政策性。
(一)高校教学档案编研的目的
高校教学档案编研的主要目的,是为了满足高校在教育教学和各项管理工作中对教学档案信息的利用需求,编研工作能够主动提供报道教学档案信息内容为宗旨,以一定的成果真实系统的形式为社会、高校的发展和建设提供有效服务为目的。
(二)高校教学档案编研工作的意义
高校教学档案编研工作,是高校教学档案工作开发利用教学档案信息资源的有效方式;是高校教学档案工作提高教学档案管理工作水平重要途径;是高校教学档案工作中保护教学档案原件,并使教学档案内容长远流传的有效措施。
(三)高校教学档案编研工作的基本原则
开展教学档案编研工作,应坚持编研原则,是搞好教学档案编研工作的前提。实践证明,要使教学档案编研工作顺利有效地开展,就要不断提高编研成果的质量,更要遵循以下原则:
存真求实的原则;编以实用的原则;立足教学馆藏的原则。
二、高校教学档案的管理
高校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对高校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容丰富多样。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学水平和教学质量的一个重要标志,是学校教学工作的真实记录。高校教学档案管理是提高高校教学质量的重要保证。
(一)高校教学档案的内容
主要内容包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件。工作中严格按国家教育部、国家档案局的《高等学校教学文件材料归纳范围》执行。
(二)高校教学档案的特点
一是内容广泛。一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使之教学档案的内容也越来越广泛。
二是教学内容越来越丰富,多学科互相渗透、交差不断出现,使教学内容多学科越来越明显,与之相适应的教学档案材料也越来越丰富。
三是材料来源分散,高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,既有学校下发的有关教育教学有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、人才培养方案、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部的日常教学中形成的教学档案等。
四是归档时间不同。文书档案是年度归档,而教学档案是按学年度进行归档。
五是高校的教学档案统一按国家教育部办公厅的《高等学校档案分类法》进行。
(三)高校教学档案管理存在的问题
高校教学档案管理存在的主要问题有:
一是领导重视不够。对于档案建设的重要性、紧迫性缺乏认识。
二是开发利用的方式和手段落后。在电子文件统一归档方面,只是进行了系统化的初步处理,缺乏统一的、规范的、标准的管理软件和完善的管理制度。
三是普遍存在专职档案人员少的问题。教学档案日常管理工作繁琐,一个人要身兼数职,工作无法细分,档案工作人员大多毕业于非档案管理专业,多数是半路出家,缺乏档案管理理论知识和相关的信息技术知识等,基于以上问题的存在,不同程度地影响了高校教学档案管理工作的开展。
三、高校教学档案编研与管理的有效结合
只有高校教学档案编研与管理有效结合才能促进教学档案的有效利用,服务服从于教育教学改革,更好地为高校各项事业的发展做好服务,体现教学档案在高校教育事业的地位和作用。
一是加强教学档案材料的收集与管理的有效结合,促进编研工作的顺利开展。只有加强教学档案材料的收集与管理相结合,才能促进教学档案材料的完整、齐全、立卷、归档,达到管理的有效利用;只有在教学档案达到齐全完整,才能更好的使有价值的教学档案编研工作更好的发挥作用。
二是加强高校教学档案信息化建设与编研工作有效结合,促进教学档案的规范化工作的开展。随着科技信息的日益发展,高校教育教学档案在高校教育教学中所占的地位日益提高,高校旭高校教学、科研、学生管理、后勤及其他各项工作中的直接形成的具有保存了价值的决定、图表、音像等不同载体的历史记录,是学校发展历史的缩影和真实写照,也是衡量一所学校管理水平高低的因素之一,加速教学档案信息化建设,让教学档案信息化建设在高校教育教学深化改革中起到应有的作用。
三是加强高校教学档案编研与管理的有效结合,促进教学档服务教学和教育科研工作。编研是为了更好的管理与服务,教学档案编研工作是档案部门根据馆(室)藏档案和社会、高校需求,在研究档案内容的基础上,编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志。包括教育教学改革大事记、基础数字汇编等。通过对教学档案原件的收集、挑选、加工、编排,汇编成书,向利用者提供的是与档案原件内容一致的文献资料,有很强的真实性、可靠性。现在大量公布的历史档案选编、选集,现代文件汇编,政策法规文件汇编都属于此类。为了能够更加系统、祥实的反映高校教育教学发展情况,达到有效管理利用目的,能够使高校教学档案主动、系统、广泛地提供利用服务,只有把高校教学档案编研与管理工作有效结合起来,才能更好地服务于教育教学改革和教育科研,使教育教学和科研等各项工作顺利开展提供有效服务。
参考文献
[1]陈兆,等.档案工作实务全书[M].中国三峡出版社,2000.
[2]高校档案实务.
[3][87](教办字016)文件《高等教学文件归纳范围》.
